KNIHY 2.0 (Program pro evidenci knih a jejich výpůjček)
Tento program dokáže vést kompletní evidenci o knihách a o jejich výpůjčkách. Umožňuje uchovávat data o knihách (autor, název, cena, klíčová slova pro vyhledávání, anotace apod.), o jejich výpůjčkách, návratech, vyřazeních apod. Dokáže tisknout protokoly o výpůjčkách a návratech stejně dobře jako dokáže tisknout i sestavy knih. Program také disponuje propracovaným vyhledávacím mechanismem, který Vám dovolí velmi rychle nalézt požadovanou knihu podle zadaných kritérií. Všechny nejdůležitější funkce programu se odehrávají na třech základních “pohledech” programu, které se během jeho běhu automaticky přepínají podle potřeby a podle požadavku uživatele. Těmito pohledy jsou: Zadávací pohled Zde se přidávají nové knihy do databáze, odstraňují se (vyřazují se) a lze zde také opravovat nebo aktualizovat informace o uložených knihách. Dále se zde provád ějí vlastní výpůjčky a vracení knih – vše na příslušných kartách.
Pohled na sestavu Zde se zobrazují vyžádané knihy (typ zobrazených dat je zvolen z menu anebo je výsledkem pokročilého vyhledávání).
Vyhledávací pohled Zde se provádí pokročilé vyhledávání, které je klíčem k nalezení, zobrazení a vytištění sestavy knih, odpovídajících zadaným kritériím.
V hlavním menu programu se nacházejí všechny funkce pro tzv. číselníky, což jsou vlastně seznamy (kategorií knih, jako např “beletrie”, “učebnice” apod. a klientů – tedy lidí, jež jsou vedeni v databázi a mohou si knihy vypůjčovat). Číselníky jsou užitečné hlavně proto, že Vám velice urychlují práci a podstatně zvyšují přehlednost a také vyhledávací schopnosti programu. Dále se v menu mimo jiné nacházejí funkce pro tisk a navigaci v databázi. Více informací o menu v programu KNIHY 2.0 se dozvíte v podrobných informacích o Programovém menu . Na obrazovce ze obvykle (pokud ji záměrně nevypnete) zobrazuje nástrojová lišta a v dolní části stavový řádek. Více informací na toto téma se můžete dočíst v podrobných informacích o Panelu nástrojů .
Panel nástrojů a stavový řádek Panel nástrojů slouží k rychlému vykonání příkazů bez nutnosti hledání v menu. Lze ho skrýt (volbou “Panel nástrojů” v menu “Zobrazení”) a toutéž volbou ho lze opět zobrazit. Lze ho uchopit levým tlačítkem myši a přemístit libovolně kam. Stavový řádek zobrazuje stručnou nápovědu při procházení menu, pokud program čeká a nemá zrovna nic na práci, ukazuje text “Připraven”. Lze ho skrýt, podobně jako panel nástrojů z menu “Zobrazení”. Ve své pravé části signalizuje stav zapnutí numerické klávesnice a stav zapnutí velkých písmen (NumLock a CapsLock).
Význam jednotlivých tlačítek je následující (popořadě): • Tisk sestavy – vytiskne sestavu, je-li aktivní pohled na sestavu. Pokud tento pohled aktivní není, je toto tlačítko nepřístupné • Zadávací pohled – přepne do zadávacího pohledu. • Vyhledávací pohled – přepne do vyhledávacího pohledu. • Uzamčení – uzamkne program za běhu – viz. ochrana heslem. • Skok na začátek – v sestavě a v zadávacím pohledu na stránce “Prohlížení” přejde na první záznam. V ostatních případech je toto tlačítko nepřístupné. Tlačítko je někdy nepřístupné i v sestavě, a to tehdy, nemá-li jeho stisk smysl – je zobrazen první záznam. • Předchozí stránka – posune se o 40 záznamů vzad. • Předchozí záznam – posune se o 1 záznam vzad. • Další záznam – posune se o 1 záznam vpřed. • Další stránka – posune se o 40 záznamů vpřed. • Skok na konec – posune se na poslední záznam. • Konec – ukončí program. Pokud se ukazatel myši na chvíli zastaví nad libovolným tlačítkem na panelu nástrojů, objeví se “plovoucí nápověda” se stručným vysvětlením.
Zadávací pohled Zadávací pohled je tvořen několika kartami, jejichž názvy jednoznačně popisují jejich účel: • Výpůjčky •
Vrácení
• Nové knihy • Opravy • Vyřazení • Prohlížení
Nejprve asi budede do programu zadávat nové knihy, a tedy budete pracovat na kartě “Nové knihy”. Nacházejí se zde editační pole která musíte některá vyplnit. Pole označené navíc znakem (*) “tj. hvězda” jsou dobrovolná a vyplňovat se nemusí, ostatní jsou povinná. Při zadávání všech dat (včetně klíčových slov) lze využívat funkci vkládání historie (lze aktivovat stiskem kombinace kláves
+ <MEZERA> nebo volbou ”Vložit historii” z menu ”Úpravy”. Tato funkce vloží to právě aktivního textového řádku text, který byl pro tentýž řádek zadán pro předchozí zadávanou knihu při stejném spuštění programu. Toto je velice vhodné například při zadávání více stejných knih, které se liší pouze svým kódem. •
Kód knihy – někdy se tato hodnota nazývá jako značka knihy. Může být maximálně 32 znaků dlouhá a může obsahovat libovolné znaky a číslice.
• Přírůstkové číslo – jedná se o číslo, které by mělo od hodnoty 1 (u první knihy) narůstat, a určuje v podstatě počet knih v knihovně. Toto číslo program automaticky generuje jako nejbližší vyšší následující číslo po čísle již přiřazeném některé z knih. Pokud budete chtít toto číslo změnit, můžete ho přepsat, program ho ale bude vždy generovat pro další knihu podle tohoto schématu. Pokud ve vaší knihovně přírůstková čísla nepoužíváte, ponechejte vždy implicitní hodnoty – je to pohodlné. • Datum pořízení – je to datum pořízení knihy do knihovny – ve formátu DD.MM.RRRR.
•
Název a autor knihy – povinné hodnoty popisující knihu.
• Vydavatel, Rok vydání, Počet stran – tyto data nemusí být zadány, ale pokud chcete, zadejte je pro vaši potřebu. •
Pořizovací cena – cena knihy v Kč. Tato hodnota je povinná a může být i nulová.
• Kategorie – knihy v knihovně jsou rozděleny do různých kategorií z důvodu přehlednosti. Kategorie knih si můžete vytvářet a mazat podle libosti, jak je popsáno v nápovědě k číselníkům. Každá kniha musí být prvkem právě jedné kategorie knih, pokud chcete vytvořit kategorii novou, stiskněte tlačítko “Nová kategorie”. Téhož efektu docílíte i stejnou volbou z menu. • Klíčová slova – slouží pro efektivní vyhledávání knih v databázi. Představte si, že vyhledáváte například nějakou určitou knihu – učebnici angličtiny, ale neznáte přesně její kód ani název. Potom, pokud jste zadali vhodná klíčová slova u této knihy, stačí ve vyhledávacím pohledu zadat tato klíčová slova (stačí i pouze některé z nich) a vyhledat tak všechny knihy, které zadanému kritériu odpovídají. V případě učebnice angličtiny by byla například vhodná klíčová slova “učebnice” a “anglický jazyk”. Klíčových slov může mít kniha přiřazeno libovolné množství (vhodné, pokud je záběr knihy širší – například u encyklopedií). Přidáte je tak, že napíšete slovo do řádku “Nové klíčové slovo” a stisknete zelenou šipku. Pokud potřebujete již zadané slovo odebrat, vyberte ho v seznamu a stiskněte žlutou šipku. •
Anotace – toto pole je určené k napsání stručného obsahu knihy a není povinné.
Pro půjčování knih slouží karta ”Výpůjčky”, kde musíte vyplnit kód knihy, kterou chcete vypůjčit, a stisknout tlačítko “OK” nebo <ENTER>. Pokud kód knihy neznáte, můžete ji nalistovat ze seznamu knih (pouze knih přítomných v knihovně) stisknutím tlačítka “Nalistovat”. Po této akci se pro vaši informaci zobrazí stručné informace o knize (její název, autor a kategorie). Pokud nechcete délku výpůjčky limitovat, nezašktrávejte políčko “Vrátit do”. V opačném případě ho zaškrtněte a vyplňte datum, do kdy by měl klient knihu vrátit. Tento datum bude automaticky generován programem pro každou knihu podle maximální délky výpůjčky zadané v nastavení programu. Zelenou šipkou “Přidat” přidáte knihu do seznamu knih připravených k vypůjčení. Můžete takto přidat více knih a u každé nastavit jiné datum maximálního vrácení. Žlutou šipkou “Odebrat” zvolenou knihu odstraníte z uvedeného seznamu. Až zadáte všechny knihy, zadejte nebo nalistujte kód klienta a proveďte vlastní výpůjčku stiskem tlačítka “Půjčit”. Podle aktuálního nastavení programu se buďto zobrazí nebo nezobrazí výzva k tisku protokolu, nebo se protokol ihned vytiskne. Na kartě “Vrácení” se knihy vrací od klientů zpět do knihovny. Postup je obdobný jako u výpůjček knih, tedy zadání kódu knih nebo jejich nalistování, přidání do seznamu a i vlastní vrácení. Datum vrácení musíte nastavit před přidáním první knihy, neboť jakmile alespoň jednu knihu přidáte de seznamu knih připravených k vrácení, stane se toto pole nepřístupné (datum musí být logicky vždy stejný). Pokud ho chcete opět zpřístupnit, musíte stisknout tlačítko “Storno”. Tím ale také vyčistíte všechna ostatní pole, včetně seznamu. Funkce tohoto tlačítka je stejná na všech kartách v zadávacím pohledu. Vyřazování knih se provádí na kartě “Vyřazení” a je opět analogické s půjčováním a vracením knih. Vyřazené knihy se z databáze nemažou, pouze nejsou vidět a při pokusu o půjčku vyřazené knihy program ohlásí chybu. Tyto knihy zůstávají v databázi proto, aby bylo možně sledovat historii výpůjček klienta, a také proto, že i seznam vyřazených knih je často důležitý. (viz. data v sestavách). Pozor, je-li kniha jednou vyřazena, neexistuje způsob, jak ji do databáze opět přidat (pod stejným kódem) a žádné další knize nemůže být kód vyřazené knihy přidělen. Pokud chcete knihu vyřadit jenom proto, že jste při jejím zadávání udělali někde chybu, raději přejděte na kartu Oprav, kde ji můžete snadno opravit.
Opravy knih lze provádět na kartě “Opravy”. Lze opravovat všechna data o knize, včetně klíčových slov a jejího kódu. Karta “Opravy” se velmi podobá kartě “Nové knihy” a i její ovládání je prakticky shodné. Pokud při opravě chcete obnovit původní data, stiskněte tlačítko “Původní”. Také na této kartě lze provádět “vkládání historie”, které vloží do příslušného editačního pole text, který byl zadán při předcházející opravě, provedené při stejném spuštění programu. Poslední kartou je karta “Prohlížení”, na které si můžete pomocí šipek na panelu nástrojů nebo volbami z menu prohlížet všechny nevyřazené knihy (tj. knihy v knihovně i knihy vypůjčené). Po aktivaci tohoto pohledu je vždy zobrazena kniha s největším přírůstkovým číslem. Pomocí tlačítka “Jdi na…” můžete “skočit” rovnou na vámi požadovanou knihu bez nutnosti listování. Pokud chcete vidět více informací o knize (např. historii výpůjček), zobrazte si knihy v pohledu na sestavu a tam aktivujte detaily o knize. Pohled na sestavu s požadovanou knihou získáte vyhledáním knihy ve vyhledávacím pohledu, kde zadáte její kód nebo přírůstkové číslo (obojí knihu jednoznačně identifikuje).
Nastavení programu Program KNIHY 2.0 je možné si v několika ohledech přizpůsobit vlastním potřebám. Právě k tomuto účelu slouží nastavování programu, aktivované volbou ”Nastavení programu” z menu ”Soubor”. Velmi podobné okno se objeví také ihned po instalaci při prvním spuštění programu.
Lze nastavovat následující parametry: •
Zabezpečení programu – z důvodu ochrany programu před nežádoucím použitím může být program uzamykatelný. Není to ale nutné. Pokud chcete vyžadovat zadání hesla při spouštění programu, zaškrtněte volbu “Vyžadovat heslo při spuštění programu”, pokud chcete povolit uzamykání programu za běhu, zaškrtněte “Povolit uzamykání programu za běhu”. Pokud budete měnit tyto bezpečnostní parametry, budete muset (pokud má již program nějaké zabazpečení nastaveno) zadat právě platné heslo. Jinak budete muset zadat heslo nové a jeho kopii ještě jednou pro kontrolu. Heslo
lze měnit (pokud je nějaké již platné) stiskem tlačítka “Změnit” a zadáním nových hodnot. Více na téma zabezpečení se dozvíte v nápovědě k ochraně heslem. • Tisk protokolu o půjčce – umožňuje nastavení automatického tisku protokolu o výpůjčce, jakmile nějakou provedete. Máte tři možnosti: ”Tisknout vždy”, což po každé výpůjčce provede ihned aktivaci tiskového dialogu, “Tisknout na vyžádání”, což po výpůjčce zobrazí výzvu s otázkou, zda tisknout a nakonec “Netisknout nikdy”, kdy Vás program otravovat nebude. I když tisk protokolu ihned po výpůjčce neprovedete, máte možnost ho kdykoliv vytisknout později, jak je popsáno v kapitole o tisku. • Tisk protokolu o vrácení – je analogický s předchozím, týká se ale vrácení namísto výpůjček. • Délka výpůjčky – pokud zde zvolíte volbu “Neomezovat”, bude v zadávacím pohledu na stránce výpůjček implicitně volba omezování maximální délky výpůjčky vypnuta. V opačném případě bude zapnuta a zobrazované datum bude vypočteno jako systémové datum vašeho počítače + hodnota zadaná v nastavení do pole “Omezovat na … dní” . • Zobrazení sestavy – protože sestava někdy vyžaduje dost místa na monitoru, můžete si nastavit její automatickou maximalizaci volbou “Vždy na celou obrazovku”, po návratu do původního pohledu bude okno obnoveno na původní velikost. Volba “V normální velikosti” velikost sestavy autamaticky nemění. Pokud budete měnit nastavení programu a budete se chtít vrátit k původním hodnotám, stiskněte tlačítko “Původní”.
Pohled na sestavu Sestava je seznamem knih, které vyhovují požadovaným kritériím. V programu KNIHY 2.0 lze zobrazit sestavy volbou z menu “Zobrazení”, nebo jako výsledek pokročilého vyhledávání.
Volbou z menu je možné generovat následující sestavy: •
Knihy v knihovně – zobrazí všechny nevyřazené a současně nevypůjčené knihy, tedy knihy, které jsou právě fyzicky přítomné v knihovně.
• Knihy vypůjčené – zobrazí knihy, které jsou právě vypůjčené (nezáleží na tom, který klient si knihy půjčil). •
Knihy v knihovně + vypůjčené – zobrazí všechny nevyřazené knihy, tj. knihy právě fyzicky přítomné v knihovně a knihy právě vypůjčené libovolným klientem.
• Knihy vyřazené – zobrazí knihy již vyřazené. • Knihy zvolené kategorie – zobrazí výzvu k výběru kategorie a potom knihy, příslušící do této kategorie zobrazí v sestavě. Zobrazené knihy mohou být vypůjčené anebo přítomné v knihovně, ne však vyřazené. •
Knihy s prodlením – zobrazí výzvu k volbě data, ke kterému bude počítáno prodlení a zobrazí všechny vypůjčené knihy, u nichž bylo omezováno datum maximálního vrácení a toto datum již vypršelo ke zvolenému dni.
• Aktuální výpůjčky klienta – zobrazí výzvu k volbě klienta a potom knihy, které má zvolený klient právě vypůjčené. •
Knihy s prodlením klienta – je vlastně kombinací předchozích dvou možností – zobrazí knihy, které jsou vypůjčené již s prodlením a má je zvolený klient.
•
Historie klienta – zobrazí výzvu k volbě klienta a potom všechny knihy, které měl klient někdy v historii nebo právě nyní má vypůjčené. Pokud měl zvolený klient nějakou knihu vypůjčenou vícekrát, bude v seznamu uvedena pouze jednou. U této knihy však budou v detailech o knize uvedeny i tyto jednotlivé výpůjčky stejným klientem.
Poslední způsob generování sestavy je výsledkem pokročilého vyhledávání, spuštěného ve vyhledávacím pohledu. Sestavy lze tisknout kliknutím na ikonu tiskárny na panelu nástrojů nebo volbou z menu ”Soubor”. Šířky sloupců sestavy lze upravovat tažením svislé dělící čáry myší a takto upravené šířky sloupců zůstávají zachovány i pro případný tisk, což je důležité, pokud by bylo nutné pro některou z položek více místa na papíře. Data v sestavě lze snadno seřadit kliknutím na záhlaví sloupce, podle kterého se má řadit. Toto seřazení bude opět uchováno i pro případný tisk. Dvojklikem na položce sestavy nebo stiskem <ENTER> se aktivuje pro příslušnou knihu okno s detailem o knize, kde jsou uvedeny úplně všechny informace, které pro danou knihu lze zjistit. Protože sestava vyžaduje poměrně hodně místa na monitoru, je často vhodné ji maximalizovat přes celou obrazovku. To lze samozřejmě provádět vždy ručně, ale možná že lepší řešení bude nastavit v nastavení programu automatickou maximalizaci sestavy. Potom po přepnutí do jiného pohledu (zadávacího nebo vyhledávacího) bude velikost okna programu automaticky vrácena na původní hodnotu.
Vyhledávací pohled Vyhledávací pohled slouží k vyhledání knih podle zadaných kritérií a k jejich následnému zobrazení v pohledu na sestavu.
V tomto pohledu jsou editační pole, která musíte vyplnit hledanými daty. Můžete vyplnit jedno, několik, všechna nebo i žádné z nich. Ve výsledku však budou zobrazeny vždy takové knihy, které splňují všechny dotazy zde zadané. Zadáte-li například pouze ”Název knihy”, budou ve výsledku všechny knihy s požadovaným názvem, pokud ale vyplníte například i pole ”Autor”, ve výsledku budou knihy z předchozího výběru pouze v případě, že jsou od specifikovaného autora. V případě klíčových slov musí mít nalezená kniha opět všechna uvedená klíčová slova. Některé položky jsou v tzv. ”rozsahovém tvaru”, tj. můžete (ale nemusíte) zadat spodní i horní mez, mezi nimiž se musí příslušný parametr nalezené knihy pohybovat, aby byl zobrazen ve výsledku. Mezi tyto položky patří: Cena, Datum pořízení, Přírůstkové číslo a Datum vyřazení. Parametry těchto položek jsou pro knihy hodnoceny jako nalezené včetně krajních hodnot (tedy uvedete-li cenu od 500 Kč, bude kniha s cenou 500 Kč již vyhovovat výběru). Pokud v rozsahových položkách zadáte pouze jednu mez, bude druhá mez uvažována jako maximální, resp. minimální možná. Zaškrtávací políčka ”Přesná shoda” určují, zda parametry, u kterých se tato tlačítka vyskytují (Kód, Název, Autor a Vydavatel) musí přesně odpovídat hledanému textu anebo zda stačí aby zadaný text byl podmnožinou příslušného parametru knihy. Nebude-li například toto políčko zaškrtnuto u položky ”Název” ani u položky ”Kód knihy” a zadáte-li do pole název knihy ”Angličtina” a jako kód uvedete ”F”, budou ve výsledku všechny knihy, které mají ve svém názvu slůvko ”Angličtina” a jejichž kód začíná písmenem F. Například by takto byla nalezena kniha ”Angličtina pro jazykové školy I.”, která by měla kód ”F-445”. Knihy dále můžete filtrovat podle jejich kategorie, podle stavu jejich vypůjčení (včetně kódu klienta) a také podle stavu jejich vyřazení (včetně data, kdy k vyřazení došlo). Pokud nezadáte žádný parametr a stisknete tlačítko ”Vyhledat”, naleznete v sestavě všechny v databázi zadané knihy bez ohledu na to, jsou-li právě vypůjčené nebo již vyřazené. Pokud si přejete zobrazit podrobné informace (včetně historie výpůjček knihy) o nějaké určité knize, zadejte její kód nebo přírůstkové číslo (uveďte u přírůstkového čísla obě políčka shodná). Tyto parametry totiž každou knihu jednoznačně identifikují. Tím docílíte zobrazení této knihy v pohledu na sestavu, kde můžete snadno zobrazit detaily o knize.
Programové menu Hlavní menu má tuto strukturu: •
•
•
SOUBOR •
Tisk – tiskne sestavu a protokoly a výpůjčkách a návratech knih (včetně historie)
•
Náhled před tiskem – zobrazuje náhled před tiskem sestavy a protokolů.
•
Nastavení tisku – mění nastavení tiskárny (tisk na výšku / šířku apod.)
•
Zálohování - provádí kompletní zálohu a obnovu dat.
•
Nastavení programu – mění globální nastavení programu
•
Uzamčení – uzamkne program proti použití neoprávněnou osobou
•
Konec – ukončí program
ÚPRAVY •
Zpět – vrátí zpět poslední editační akci
•
Vyjmout – vyjme obsah editačního pole do schránky
•
Kopírovat – zkopíruje obsah editačního pole do schránky
•
Vložit – vloží obsah schránky do editačního pole
•
Odstranit – vymaže text v bloku v editačním poli
•
Vybrat vše – vybere všechen text v editačním poli do bloku
•
Vložit historii – u vybraných editačních polí (všechna pole na stránkách “Opravy” a “Nové knihy” a také všechna pole v dialozích “Nový klient” a “Nová kategorie”) vloží naposledy napsaný text. Je to velmi vhodná technika pro zadávání opakujících se textů – např. při přidávání více stejných knih na sklad. Tuto volbu lze vhodně aktivovat rychle kombinací klávec “Ctrl” + “mezerník”
ZOBRAZENÍ •
Sestava – přepne aktuální pohled na ”Pohled na sestavu”, obsahující zvolená data. Je možné přímo zobrazit několik různých druhů sestav
•
Zadávání – přepne aktuální pohled na Zadávací pohled
•
Vyhledávání – přepne aktuální pohled na Vyhledávací pohled
•
Panel nástrojů – zapne nebo vypne zobrazení Panelu nástrojů
•
Stavový řádek – zapne nebo vypne zobrazení Stavového řádku
• ČÍSELNÍKY •
Nový klient – umožní přidat do databáze nového klienta.
•
Přejmenování klienta –umožní změnu informací o klientovi – osobní i rozšiřující údaje
•
Odstranění klienta – umožní odebrat navždy klienta z databáze – v historii výpůjček knihy však informace o odstraněném klientovi zůstanou.
•
Nová kategorie – umožní přidat novou kategorii knih
•
Přejmenování kategorie – umožní změnit název kategorie
•
Odstranění kategorie – odebere název kategorie z databáze. Tato kategorie musí být prázdná
•
Přesun mezi kategoriemi – umožní dávkovou (tj. hromadnou) změnu kategorie knih
•
Seznam klientů – zobrazí všechny klienty zadané do databáze
•
Seznam kategorií – zobrazí všechny kategorie knih v databázi Podrobnější informace jsou uvedeny v informacích o číselníkách
• NAVIGACE •
Skok na začátek – přejde na první odpovídající záznam
•
Skok na konec – přejde na poslední odpovídající záznam
•
O stránku vpřed – posune se dopředu o 40 záznamů
•
O stránku vzad – posune se dozadu o 40 záznamů
•
Předchozí záznam – přejde na předchozí záznam
•
Další záznam – přejde na další záznam
• NÁPOVĚDA •
O této aplikaci – zobrazí logo programu a užívací práva
•
Nápověda – zobrazí elektronickou nápovědu programu
Tisk a náhled před tiskem V programu KNIHY 2.0 lze tisknout libovolnou sestavu, která je zobrazena v pohledu na sestavu a lze tisknout protokoly o výpůjčkách a vráceních knih, a to buďto přímo (při výpůjčce resp. vrácení), nebo později. Program umožňuje provádět také náhled před tiskem, který se od tisku liší pouze způsobem svého vyvolání (volbou “Náhled před tiskem” a výběrem požadovaného tisku z menu “Soubor”). Tisk se provádí volbou “Tisk”. • Tisk sestavy – je možný spustit kliknutím na tlačítko tiskárny na panelu nástrojů nebo vybráním položky “Sestava” z menu. Pokud vyžadujete, aby sestava měla některé sloupce širší (z důvodu místa pro některé položky – pokud mají Vaše kódy knih např. větší délku), upravte si šířky sloupců sestavy (tažením dělící čáry myší). Takto upravené rozměry sestavy se zachovávají i pro následný tisk nebo tiskový náhled. •
Tisk protokolu o výpůjčce – ihned po provedení ho lze spustit na výzvu programu, anebo se může spustit autamaticky, anebo vůbec – záleží to na Vašem nastavení programu. Pokud chcete tisknout protokol později, musíte zvolit volbu “Protokol o půjčce”. Zobrazí se vám tak následující dialog:
Každá půjčka je jednoznačně identifikována Identifikačním číslem výpůjčky, které musíte napsat do příslušného řádku. Pokud toto číslo neznáte, můžete si požadovanou výpůjčku nalistovat pomocí tlačítka ”Nalistovat”. Objeví se dialog, kde musíte zadat rozsah datumů, kdy byla asi vaše hledaná výpůjčka provedena. Toto je nutné proto, že po delším používání programu je v databázi mnoho výpůjček a jejich načítání (všech) by mohlo být zdlouhavé. Proto zadávejte pouze nejmenší možný rozsah datumů, který k nalezení Vámi požadované výpůjčky potřebujete. Impticitně jsou data ”od” i ”do” nastavena na aktuální systémové datum, což v mnoha případech vyhovuje. Data o výpůjčkách lze seřadit podle libovolného sloupce kliknutím na jeho záhlaví. Pokud v dialogu zobrazeném výše dvojitě kliknete na libovolnou knihu, uvidíte okno s podrobnými detaily. • Tisk protokolu o vrácení – je analogický s tiskem protokolu o výpůjčce, pouze se aktivuje volbou ”Protokol o vrácení” z menu ”Tisk”.
Zálohování a obnova dat Jako každý slušný program umí i program KNIHY 2.0 provádět zálohu a obnovu dat. Zálohou se v tomto případě myslí kompletní záloha všech dat v databázi, tj. dat o knihách, výpůjčkách, vráceních i klientech. Obnovou naopak kompletní nahrazení dat v programu daty ze zálohy. Zálohování i obnova dat se provádí volbami z menu ”Zálohování” v menu ”Soubor”. • Export dat – je text položky v menu, která provádí zálohu. Po její aktivaci ze spustí následující dialog:
Máte zde možnosti exportu dat na diskety nebo na pevný disk. Pokud zvolíte volbu ”Export na pevný disk”, budou data uložena do souboru, který si vyberete (je zobrazen v poli ”Cílový soubor” a lze ho změnit stiskem tlačítka ”Změnit”). Program přitom bude tento soubor vytvářet jako jeden celek, bez ohledu na jeho velikost, tj. výsledek může být i tak veliký, že jej nebude možné najednou překopírovat na disketu – samozřejmě, že jej později můžete libovolně zpracovávat vně programu KNIHY 2.0 následným zabalením apod. Druhou možností je ”Export na diskety”, kdy program bere zřetel na velikost diskety (1,44 MB) a v případě, ža dat bude mnoho, bude záloha automaticky rozdělena na více disket. Jméno záložního souboru přitom bude vždy ”zaloha.kzl”. •
Import dat – po volbě této položky jednoduše nalistujte cestu k Vašemu záložnímu souboru a stiskněte tlačítko ”Start”. Pokud se bude jednat o disketovou zálohu na více disketách, budete vždy vyzváni k vložení následující diskety.
Uzamykání programu – ochrana heslem Program KNIHY 2.0 lze uzamykat proti nežádoucímu použití. To, zda program bude uzamykatelný nebo ne, záleží na Vašem nastavení programu. Pokud si zapnete možnost ”Vyžadovat heslo při spuštění programu”, budete muset heslo při každém spouštění zadat. Pokud si zapnete možnost ”Povolit uzamykání za běhu programu”, budete moci zamknout program bez jeho ukončení kliknutím na tlačítko ”Uzamčení” na panelu nástrojů. Tato volba je vhodná pro případ, že někdy musíte odejít z místa, kde máte počítač, a chcete si ho zabezpečit například před klienty, kteří si tam vybírají knihy. Pokud budete chtít změnit nastavení těchto zabezpečovacích parametrů, budete muset zadat vždy i platné heslo pro ověření vaší identity. Heslo je možné také změnit v ”nastavení programu”. V tom případě nové heslo musíte pro kontrolu zadat dvakrát pro minimalizaci rizika překlepu.
Číselníky Číselníky jsou jakési ”nabídky možností”, ze kterých je možné si za běhu programu vybírat data. Existují dva druhy číselníků: číselníky klientů a číselníky kategorií knih. Data uložená v číselníkách (tedy data klientů a kategorií knih) lze přidávat, mazat i opravovat. Jejich účelem je nabídnout uživateli rychlou volbu požadované kategorie nebo klienta bez zdlouhavého vypisování a hledání, a tím minimalizují riziko chyb a výrazně urychlují práci. Nejprve něco o číselníkách klientů: Pokud budete chtít knihu půjčovat nějakému klientovi, budete ho muset zadat do databáze a to provedete tak, že požadovaného klienta přidáte do číselníku. Lze to provést volbou ”Nový klient” z menu ”Číselníky” anebo stiskem stejně pojmenovaného tlačítka v zadávacím pohledu na stránce výpůjček. V dialogu, který se objeví, musíte vyplnit alespoň základní údaje o klientovi, což je jeho jméno, příjmení a kód, pod kterým bude v databázi veden. Tento kód může být libovolný, maximálně ale 32 znaků dlouhý text. Máte-li zadaného klienta v číselníku, můžete mu knihy půjčovat, vyhledávat knihy, jež má právě vypůjčené apod., pouhým zadáním jeho kódu (nebo v některých případech dokonce nalistováním kódu) do příslušného pole. Data o klientech lze opravovat volbou ”Přejmenování klienta” z menu ”Číselníky”. Pokud chcete zadat rozšiřující údaje o klientovi, nic Vám v tom nebrání, stačí zaškrtnout v zobrazeném dialogu políčko ”Včetně rozšiřujících údajů”. Klienty lze z číselníků odstraňovat volbou ”Odstranění klienta”. Lze ale odebrat pouze takové klienty, kteří nemají právě vypůjčenou žádnou knihu. Informace o odebraném klientovi však v databázi i nadále zůstávají z důvodu sledování historie výpůjček knihy. Pokud potřebujete vidět všechny klienty zadané v číselníku, zvolte z menu položku ”Seznam klientů”. Číselníky kategorií knih: Slouží pro rozdělení knih do kategorií podle jejich žánru – např. ”Jazykové učebnice”, ”Počítačová literatura”, ”Beletrie” apod. Jména kategorií jsou libovolná, můžete je přidávat, opravovat a mazat pomocí položek umístěných v menu ”Číselníky”. Navíc zde existuje možnost tzv. dávkové změny kategorie knih, kterou lze aktivovat volbou ”Přesun mezi kategoriemi”. Jejím zvolením se zobrazí okno, kde v levé i pravé části můžete zvolit jiné kategorie knih a knihy přesovat pomocí šipek. Toto je často potřebné, pokud některou kategorii knih chcete s postupným nárůstem titulů jemněji rozštěpit. V případě oken “Nový klient” a “Nová kategorie” lze s výhodou využívat možnosti autokompletace textu, kterou lze v libovolném řádku aktivovat pomocí kombinace kláves + <MEZERNÍK> nebo volbou “Vložit historii” z menu “Úpravy”.
Detaily o knihách a klientech Detaily o knihách a klientech se myslí maximální možné a vyčerpávající informace, které lze z databáze o zvolené knize nebo klientovi získat. Dataily o knihách lze zobrazit například dvojklikem nebo stiskem <ENTER> nad položkou knihy v seznamu knih připravených k vypůjčení nebo k vyřazení na příslušných stránkách v zadávacím pohledu. Podobně lze zobrazit detaily o knize ze seznamu knih, který se objevuje v dialogu pro tisk protokolu o výpůjčce nebo o vrácení. Okno s detaily je zobrazeno níže.
Jak je zde vidět, je zde uvedeno vše, včetně historie výpůjček knihy a stavu jejího aktuálního vyřazení a vypůjčení. Údaje o historii výpůjček lze opět seřadit podle libovolného sloupce kliknutím na jeho záhlaví. Detaily o klientech lze zobrazit výběrem položky ”Seznam klientů” z menu ”Číselníky”. Pokud chcete vidět historii výpůjček klienta anebo jeho aktuální výpůjčky, zobrazte si je v sestavě.
