Kölcsönzési szabályzat
I. BEIRATKOZÁS, TAGSÁGÉRVÉNYESÍTÉS Beiratkozni és a már lejárt tagságot újra érvényesíteni csak érvényes okirattal lehet (személyi igazolvány1, lakcímkártya). A kedvezményekre jogosító iratokat be kell mutatni: diákigazolvány, nyugdíjas törzsszelvény, munkáltatói igazolás (pl. könyvtáros, múzeumi vagy levéltári dolgozó esetén). Az olvasó beiratkozáskor adataival kitölti az olvasói törzslapot és aláírásával tudomásul veszi a gépi nyilvántartást. Tagságérvényesítéskor az évenként és ábécében tárolt törzslapok közül azt visszakeressük és az olvasót a megváltozott adatok javítására, módosítására kérjük. A törzslapon feltüntetett és az adatbázisban rögzített adatoknak meg kell egyezniük, a nehezen olvasható adatokra rá kell kérdezni. Hívjuk fel az olvasók figyelmét a szolgáltatásokra és díjakra, hogy megválaszthassa tagsága időtartamát, csak jogos igény esetén jelöljünk adataik között (pl. e-mail-értesítés, „Előjelző”). Aki régen nem volt már a könyvtárban, a változások miatt a tájékoztatás szintjén kezeljük új beiratkozóként, adjunk újra szóróanyagot. Az átiratkozók (személyazonosító okmányokkal, lakcímkártyával rendelkező, 14. életévét betöltött gyerekek) esetén a gyermekkönyvtárban tárolt törzslapot kérjük ki, szükség esetén adjunk újat kitöltésre. Ne feledjük, hogy a tagság kezdete ez esetben a gyerekkönyvtárba történő beiratkozás éve. (Lásd még „Átiratkozók olvasójegyének cseréje” c. fejezetet.) Általános és középfokú tanulmányokat nappali tagozaton végzők esetén ellenőrizzük a jótállási nyilatkozat hiánytalan kitöltését (és legyen aláírva). Ezekre és a Könyvtárhasználati szabályzatban foglaltakra tekintettel járunk el a következőkben. I. 1. Új olvasó beiratkozása A TextLib-ben az új olvasók adatainak rögzítése az Olvasószolgálat / Olvasók nyilvántartása / Beiratkozás+érvényesítés menüpontban történik:
Hiányában érvényes jogosítvány, útlevél. A beiratkozás, kölcsönzés részleteit, díjszabását lásd a Könyvtárhasználati szabályzatban! 1
A Beiratkozás / érvényesítés / adatmódosítás ablakban automatikusan a „Név” mező aktív. Kezdjük el beírni a nevet. Rögtön megjelenik az „Olvasók nevei” index:
A beírt név egyidejűleg a „Mintá”-ban is megjelenik. Ha az olvasó még nem szerepel az adatbázisban, a név írását befejeztük és Enter-rel tovább szeretnénk lépni, a következő figyelmeztetés jelenik meg:
A jóváhagyással egyúttal beemeljük a „Név” mezőbe. Kihagyhatjuk ezt az ellenőrzési lehetőséget, ha a helyes név beírása után „Mintá”-ra kattintunk. Kezdjük el a mezők kitöltését az iratok és az olvasói törzslap alapján. Kötelező mezők: Név, Születési hely, Születési idő, Anyja neve. Az ügyintézés akadálytalansága miatt kötelező kitölteni a születési nevet (Szül.név), a személyi igazolvány számát2 (Szem.ig.), az Állandó címet és tartózkodási helyét (Levelezési cím). A programbeállítás ez utóbbit használja levélcímzéshez. (Ez eltérhet a lakcímkártyán feltüntetett címtől, azt a címet írjuk be, ahol leginkább megtaláljuk postai úton, és erre a „Megjegyzés”-ben utalhatunk). 2
jogosítvány, útlevél száma.
Hiányában
Az olvasók nem és foglalkozás szerinti megoszlása célzott szolgáltatásokra ad lehetőséget, ezért a lenyitható fülek segítségével adjuk meg Nemét. F9 és beírás útján is választhatunk Foglalkozást. Problémás esetek miatt van jelentősége a Munkahelynek és a munkahely címének (Mh.címe), de az olvasó nem kötelezhető megadására. A Mobil és E-mail cím kitöltéséhez szolgáltatások kapcsolódnak. Az Értesítéssel az első felszólítást a program automatikusan küldi, ha bejelöltük az „email” kockáját:
Előjelző esetén bejelölt „email” vagy „sms” kocka a határidőre figyelmeztet a megadott paraméterek szerint:
Sms küldéséhez kötött formátumban kell megadnunk a mobilszámot: 36-XX-YYYYYYY.
Ennél több olvasói adatot jellemzően nem regisztrálunk. Vonalkód: Az olvasó azonosítása miatt szükséges, az olvasójegyről beolvasott olvasói vonalkód. A kölcsönzéssel összefüggő ablakokban „Azonosító”-ként van feltüntetve. Kategória: Megadása kötelező a sávos és adott időtartamra megszabott tagsági díjak és díjkedvezmények miatt. Az olvasó igénye, a fizetendő beiratkozási díj összege szerint választunk.3 A beállított paraméterei szerint megszabott pl. a kölcsönözhető darabszám (könyvtáros vagy olvasó) és az állomány, amelyből kölcsönözhet.
3
Könyvtárhasználati szabályzat mellékletében.
A részleteket lásd a
Ne automatikusan Enter-ezzünk! Ügyeljünk a határesetekre, pl. ha éppen betölti a 16. vagy a 70. évet.
Állomány: Az adott állományból csak akkor tud az olvasó kölcsönözni, ha itt megadjuk.4 Feltétel, hogy előbb a „Kategóriá”-t állítsunk be! Vagy az adott mezőben jobb egérgomb, „Állomány regisztráció”, „Beszúrás”/F9, Enter:
és még egyszer Enter:
Vagy az adott „Állomány” mezőben kétszer F9 leütésével jutunk az adott indexhez:
Enter vagy „Választ” beemeli a kívánt állományt a mezőbe. „Gyermek” kategória esetén csak „Gyermek” állományt választunk. 16 év felett minden kategória estén „Gyermek”, „Felnőtt” és „Leltározatlan” állományt regisztrálunk. Figyelem! „Leltározatlan” állomány esetén mindig megjelenik a regisztrációs díj, amit törölnünk kell5, mert a kategória szerinti (adatlapján feltüntetett) regisztrációs díjat fizeti az olvasó, nem az állományonkéntit.
4
Figyelembe kell
venni az írott és a helyi szokáson alapuló könyvtárhasználati szabályokat. 5
Ennek akkor lenne értelme, ha állományonként más-más regisztrációs díjjal vennék igénybe az olvasók a könyvtár szolgáltatásait, de ez nem bevezetett a megyei könyvtárban. 6
Az Állomány: beiratkozás ablakban töröljük az összeget:
Az egyes állományok regisztrálása után „Rendben”. Az állományregisztráció az érvényesség idejével együtt látható lesz az olvasó adatlapján:
A program már ennyi adattal enged egy olvasót letárolni:
De cím nélkül nem tudjuk felszólítani, elérhetőségek nélkül nem tudjuk előjegyzéséről értesíteni, állományregisztráció nélkül nem tud kölcsönözni, probléma esetén nem indíthat a könyvtár hivatalos eljárást és egyéb adatai nélkül részleges lesz a statisztika, célzott szolgáltatásra nem alkalmas.
7
Így nézhet ki egy több szempontból releváns adatlap:
Ellenőrizzük végig, látjuk a fizetendő regisztrációs díjat:
„Rendben”-ezéssel aktiválódik a „Tartozás” ablak. Fizetés esetén az adott összeget töröljük, számlázás előtt kérdezzünk rá a számlaigényre és a „Tatabánya kártyá”-ra, amely 10 % kedvezményt jelent. Amikor már minden adat ki van töltve, átadtuk a laminált olvasójegyet és röviden ismertettük a legfontosabb könyvtárhasználati szabályokat, akkor tud az olvasó kölcsönözni. Jelszavát azonban még regisztrálni kell. Ezt megtehetjük a pulttól való távozása után is, törzslapját addig ne tegyük el!
8
Nagy forgalom esetén, egymás után több olvasó (pl. könyvtári órán gyerekek) beiratkozásakor „Másik”-kal választhatunk rögtön új adatlapot:
I. 1. 1. Jótálló bevitele Az általános illetve a (nappali tagozaton tanuló) középiskolás diákoktól kérünk jótállási nyilatkozatot. A könyvtár nyomtatványát önálló jövedelemmel rendelkező felnőtt tölti ki függetlenül attól, hogy hozzátartozó-e. Kötelező mezők: Név, Születési hely, Születési idő, Anyja neve, Lakcím ill. Tartózkodási hely és Személyi igazolvány száma6. A hátoldalon kötelező az aláírás, a kezességet vállaló ezzel veszi tudomásul felelősségét. „Jótálló” mezőre állunk, jobb egér gombbal „Beszúrás”-t kérünk:
A megnyílt indexben „Személy”-ekre tudunk keresni, találat esetén „Ablakos”-ban ellenőrizzük az adatokat és egyezés esetén „Választ”-juk az adott személyt. Ha nincs még a jótálló az adatbázisban a Személy ablakban „Bevitel”-t kérünk:
Hiányában
6
jogosítvány, útlevél száma. 9
Értelemszerűen regisztráljuk a jótállási nyilatkozaton feltüntetett (legalább kötelező) adatokat. „Gyerek” kategória esetén a jótálló e-mail címét kérjük megadni, és azt írjuk az e-mailes „Értesít”-és miatt a gyerek adataihoz. A rögzített adatokat „Tárol”-juk!
A diákigazolványt minden esetben elkérjük, érvényességét ellenőrizzük. Hiányában iskolalátogatási igazolás elfogadható.7 Kedvezményes tagsági díj csak nappali tagozaton érvényesíthető. A jótálló adatainak változására/változatlanságára a tagságérvényesítés megújításakor, hosszabbításakor is rá kell kérdeznünk!
7
Vegyük figyelembe az
érvényben lévő jogszabályokat az érvényesség igazolásáról és tartamáról.
1 0
I. 1. 2. Olvasói jelszó regisztrálása Ahhoz, hogy az olvasó az olvasótérben elhelyezett számítógépeken megnyitott könyvtári (TextLib) katalógusban keresni tudjon, vagy távolról saját neve alatt online bejelentkezve vehesse igénybe a könyvtár szolgáltatásait, beiratkozáskor adnunk kell neki egy jelszót. Nyissuk meg az Olvasószolgálat / Olvasók nyilvántartása / Olvasó keresés menüt.
Aktív mező esetén olvassuk be azonosítóját, vagy „Név” mezőben F9, név beírása, Enter /„Választ”-ással keressük le az adatbázisból:
Ha a kívánt adatot a mezőbe beemeltük, „Keresés”-sel „Találati halmaz megtekintésé”-ből „Ablakos” nézetben jutunk részletes adataihoz. Kattintsunk a „Módosít”-ásra, hogy megadhassuk a jelszavát:
1 1
A jelszó alapértelmezetten a születési dátum nyolc számjegye folyamatosan beírva (pl.: 198507-01 → jelszó: 19850701). Ezt az olvasó az online felületen saját maga módosíthatja. Ha azt elfelejti vagy a bejelentkezéssel probléma adódik, kérésére ugyanezen a felületen, ugyanígy születési dátumára visszaállíthatjuk a jelszót. „Tárol”-juk vagy „Letárol”-juk. Ha ki van töltve, ez látszik:
1 2
I. 2. Tagságérvényesítés Az olvasók kategóriától függetlenül egy egész évre, fél évre vagy negyed évre iratkozhatnak be. A választott tagság érvényességének végét a program a beiratkozás napjától számítja. A tagság megújításához – többek között a gyorsabb ügyintézés miatt - szükséges a vonalkóddal ellátott olvasójegy. Ha az nincs meg, pótolni kell, pótlás esetén olvasószámát új vonalkóddal írjuk felül (Lásd az „Eljárás elvesztett olvasójegy illetve kilépett olvasó esetén” c. fejezetben.) Az olvasó érvényes személyi igazolványát, kedvezményre jogosító iratait be kell mutatnia, Törzslapját visszakeressük, ellenőrzésre/módosításra átadjuk8. Mindezek alapján a gépben rögzített adatokat ellenőrizzük, ha kell, javítjuk, az újabb adatokat bevisszük. Az „Értesít”-ésre és „Előjelző”-re tekintettel tájékoztassuk az olvasót, mérjük fel igényét, ennek megfelelően járjunk el az adatbevitelnél! A tagság érvényesítését családtag csak akkor teheti meg, ha a beiratkozott olvasó akadályoztatva van (pl. olyan idős, hogy nem tud személyesen eljönni). Ebben az esetben a megbízott személynek be kell mutatnia az olvasójegy tulajdonosának személyi igazolványát, lakcímkártyáját, illetve a kedvezményre jogosító iratot. A tagság érvényesítése több ablakból is megközelíthető attól függően, hogy kölcsönzés közben derül-e ki a tagság hosszabbításának szükségessége vagy kimondottan ezért jön az olvasó, már lejárt, vagy lejárta előtt szeretné hosszabbítani tagságát. I. 2. 1. Kölcsönzés során Az a leggyakoribb, amikor már lejárt, vagy az adott kölcsönzési határidőhöz képest egy hónapon belül lejáró tagsággal szeretne valaki kölcsönözni. Az érvényesség dátumán túl a program nem ad határidőt9, nem enged kölcsönözni. Ha beolvastuk az olvasói vonalkódot az Olvasószolgálat / Kölcsönzés / Kölcsönzés ablakban erre külön ablak és hangjelzés figyelmeztet:
„Rendben” után válasszuk az ablak alján az „Érvényesít”-ést:
Lásd a fejezet
8
bevezető szövegét (p.2.) Kivétel az az egy-két napos eltérés, amikor a tagság érvényessége munkaszüneti napra, ill. nem a könyvtár nyitva tartási napjaira esik. 9
1 3
Így jutunk az olvasó adatlapjára. Az adatok ellenőrzésén és módosításán kívül ügyeljünk az esetleg megváltozott kategória (pl. 16 vagy 70 éven felüli lett, már nyugdíjas és nem dolgozó stb.) és az olvasó igényei szerint választott tagság helyes megválasztására! Előfordulhat, hogy új „Állomány”-t kell regisztrálnunk (pl. eddig nem volt „Leltározatlan”, vagy már nem gyerek, így jogosult a „Felnőtt” és „Leltározatlan” állományból való kölcsönzésre is). Lejárt tagság esetén, az olvasó adatlapján az „Érvényesítés” kocka automatikusan bejelölt, de amíg nem „Rendben”-ezzük le, nem hosszabbodik. Ha még nem járt le a tagság, de az olvasó szeretné hosszabbítani, mi jelöljük be az „Érvényesítés”-t. A „Regisztrációs díj”-nál látjuk a választott kategóriának megfelelő aktuális tagsági díjat. Látjuk az új érvényesség dátumát a régi alatt, de az „Állomány”-ok érvényessége csak „Rendben” után változik majd:
Figyelem! A „Leltározatlan” állomány nem változik automatikusan az új érvényesség dátumára, azt minden esetben az adott mezőből az „Állomány”-nál leírtak szerint (p. 5-6.) megnyitjuk és módosítjuk, díját töröljük, az „Új érv(ényesség)” dátumát a többi, már meghosszabbodott állományregisztráció idejére a mezőben átírjuk:
„Rendben”, után a „Regisztr(ációs) díj” megjelenik az olvasó „Tartozás”-ai között.
1 4
Ha fizetett, ne feledjük el törölni a „Tartozás”-t. Fizetés esetén az adott összeget töröljük, számlázás előtt kérdezzünk rá a számlaigényre és a „Tatabánya kártyá”-ra, amely 10 % kedvezményt jelent.
1 5
I. 2. 2. Visszavétel során Ha Olvasószolgálat / Kölcsönzés / Visszavétel ablakból indulunk, vagy az olvasójegyről beolvasott vonalkóddal, vagy az olvasó neve alapján (név mezőben F9, a név beírása és Enter), vagy egyenesen a visszahozott példány vonalkód beolvasásával jutunk el az adott olvasóhoz. Az aktív ablakban az „Érvényesítés”-t választjuk. A továbbiakban ugyanúgy járunk el, mint a kölcsönzésből választott tagságérvényesítés esetén (lásd előbb). I. 2. 3. Beiratkozás+érvényesítés menüből Ha csak a tagság érvényességének idejét hosszabbítjuk, az Olvasószolgálat / Olvasók nyilvántartása / Beiratkozás+érvényesítés menüből indulunk. Azonosító vagy név alapján kereshetjük le a már előző év(ek)ben regisztrált olvasót az adatbázisból. (Név mezőben F9.) Ha megtaláltuk az indexben, Enter-rel megjelenik a teljes adatlapja. Előfordul, hogy több olvasónak azonos a neve:
Ha ilyen névre ütünk Enter-t vagy „Választ”-juk, figyelmeztetést kapunk:
„Rendben” után listában látjuk a neveket születési dátummal és címmel. Ha a keresett olvasó köztük van, kijelölt aktív sor esetén Enter-rel vagy „Választ”-ással nyithatjuk meg teljes adatlapját. (Ha nincs köztük, követjük az utasítást.) Az olvasó adatlapján már - a bevezetőben leírt utasítások (p. 12.) figyelembe vételével - a továbbiakban követjük a kölcsönzésből történő tagságérvényesítés lépéseit (p. 12-13.).
1 6
II. OLVASÓSZOLGÁLAT A könyvtár szolgáltatásait csak érvényes tagsággal lehet igénybe venni. A kölcsönzéshez ezen felül az olvasójegyet be kell mutatni!10 Az olvasó aktuális kölcsönzéseiről, ill. hosszabbítás vagy visszavétel után az olvasó tájékoztatására (határidők, nála lévő dokumentumok, tagság érvényesség) blokkszerű nyomtatványt adunk. Ahhoz, hogy ezt megtehessük minden bejelentkezés után be kell állítani a nyomtatót. II. 1. A nyomtató beállítása Az Egyéb /Nyomtató kezelés / Nyomtató beállítás menüt nyissuk meg.
Jelöljük be „Hová” kérdésre a nyomtatót és a lenyitható füllel kapott indexből válasszuk be „Nyomtató”-nak a STAR TSP700II (TSP743) blokknyomtatót. A többi beállítás alapértelmezett, módosítást nem igényel, de ellenőrizzük:
Ezután az Egyéb /Nyomtató kezelés menüből nyissuk meg a Formátum váltás-t:
A további részleteket
10
a Könyvtárhasználati szabályzat tartalmazza. 1 7
A Nyomtatási formátum ablakban minden beállítás, a „Fejléc” is alapértelmezett, de ellenőrizzük. A „Formátum” helyes megadásával kapunk formázott blokkot a nyomtatás során. Ehhez az ablak alján kattintsunk „Másik formátum”-ra, a kapott indexből válasszuk ki a „XXXBlokknyomtatóhoz” formátumot, amit Enter-rel emelünk az adott mezőbe.
Ezeket a lépéseket minden bejelentkezés, új belépés után el kell végezni, csak így tudunk blokkot adni az aktuális kölcsönzésekről, kölcsönzési állapotról.
1 8
II. 2. A kölcsönzés menete A kölcsönzést az Olvasószolgálat / Kölcsönzés / Kölcsönzés menüből indítjuk:
Illetve a kívánt felületet akkor is megkapjuk, ha valahol az üres képernyőn a jobb egérgombbal nyitott menükből a „Kölcsönzés”-t választjuk:
Megnyitott Kölcsönzés ablakban csak az „Azonosító” mező aktív. Olvassuk be az olvasójegyen lévő vonalkódot.
1 9
Így megkapjuk az olvasó adatlapját és a „Példány” mező aktív. Olvassuk be egymás után a kölcsönözni kívánt dokumentumok példány-vonalkódjait, ezzel azok hozzárendelődnek az adott olvasóhoz.
Amit beolvastunk, a vonalkódja alatt rögtön láthatjuk is a dokumentum címét, a kölcsönzés határidejét. (Mindig vessünk rá pillantást, hogy az jelenik-e meg, amit kézben tartunk!) A „Kiadva” mezőben ezek az adatok együttesen láthatóak az állományukkal együtt, és az is, hogy a kölcsönözhető darabszámból éppen mennyi van már kölcsönözve:
Aktuális tartozás esetén akkor lehet kölcsönözni, ha a tartozás keletkezésétől számított egy hónapot nem lépte túl az olvasó. Módjára nézve a következő fejezetben tárgyalt „Odaad” gomb használata előfordulhat.
2 0
Ha kölcsönzés közben derül ki, hogy az adott példány nincs még az adatbázisban, akkor a Bevitel menüt használjuk. (Pl. folyóiratok estén. – Lásd az „Időszaki kiadvány példány bevitel” c. szabályzatot). A dupla bevitel elkerülése érdekében azonban előtte ellenőrizzük: Keresés / Azonosító alapján. A kölcsönzés befejeztével (ha már a visszavétel, hosszabbítás is megtörtént – lásd ott), az aktuális olvasói állapotról az olvasónak blokkot nyomtatunk. (Lásd a „Blokknyomtatás az aktuális olvasói állapotról” és „Az olvasói állapot” c. fejezeteket!) . II. 2. 1. A kiadható darabszám túllépése, illetve nem regisztrált vagy olvasótermi állományba tartozó dokumentum kiadása A kiadható darabszám túllépése esetén a program figyelmeztet:
„Rendben” után van lehetőség „Odaad”-ni további dokumentumot, de ez „Könyvtárhasználati szabályok”-ba ütközne:
2 1
Nagyon indokolt esetekben, külön engedéllyel, mellékletek esetén fordulhat elő. Ne teremtsünk precedenst! Nem regisztrált állományba tartozó dokumentum kölcsönzése akkor fordulhat elő, ha pl. egy gyerek felnőtt állományba tartozó dokumentumot szeretne kölcsönözni. Ez esetben a következő figyelmeztetés kapjuk:
„Rendben” után az előzőleg leírt módon „Odaad”-hatjuk. Vegyük azonban figyelembe a gyerekkönyvtár sajátos, írásba nem foglalt szabályait! Olvasótermi dokumentumok kölcsönzése térítés ellenében (díjszabását lásd a Könyvtárhasználati szabályzat mellékletében) egy éjszakára, illetve hétvégére lehetséges. Zárás előtt fél órával az ügyeletes tájékoztató külön kitöltött nyomtatvánnyal küldi az olvasót a kölcsönző pulthoz, amely tartalmazza már a határidőt is. Az olvasótermi kölcsönzések lapjait külön dossziéban tároljuk, visszavételnél onnan keressük ki, statisztikai szempontból tartósan tároljuk. A TextLib-ben „A kölcsönzés menete” c. fejezetben leírtak során, ahogy beolvassuk a példány-vonalkódot, a következő ablak jelenik meg:
A beolvasott vonalkód alatti mezőre jobb egérgombbal kérjünk „Részletezés”-t:
Az így megnyílt pl. Könyv kötet (Megnézés) ablakban „Példányai” mezőben újabb „Részletezés”-sel (vagy előbb Keresés /Azonosító alapján a vonalkód beolvasást követően
2 2
Találati halmaz megtekintése ablak „Ablakos” formátumban) a … példány (megnézés) ablakban „Módosít”-juk a „Kölcsönözhető”-ségét „éjsazkára”:
„Letárol”-juk, az ablakokat becsukjuk és visszatérünk a Kölcsönzés-be, ahol már aktív az „Odaad”. Ha a könyvtár másnap nyitva van, másnapi határidőt, szombaton történő kölcsönzéskor a nyitva tartás szerinti első dátumot adja meg kölcsönzési határidőnek a program. A kölcsönzés díját az aktuális díjszabás szerint előre elkérjük, az olvasó aláírásával elismeri a kölcsönzés feltételeit. (Visszavételét lásd a „Visszavétel” fejezetben.) A kölcsönzés befejeztével (ha már a visszavétel, hosszabbítás is megtörtént), az aktuális olvasói állapotról az olvasónak blokkot nyomtatunk, az olvasótermi kölcsönzésről kitöltött, aláírt nyomtatvány az „Olvasótermi kölcsönzések” c. mappába lefűzzük.
2 3
II. 3. A visszavétel Ha az olvasó dokumentumot hoz vissza, akkor Olvasószolgálat / Kölcsönzés / Visszavétel menüből:
vagy a képernyő üres felületén valahol bal egérgombbal nyitott menüből „Visszavétel”-t választunk:
A Kölcsönzés ablakból „Visszavétel” gombot válasszunk. Az így megnyílt Visszavétel ablakban beolvassuk az olvasó azonosítóját („Azonosító”), és megjelennek a „Nála lévők (darabszám)” mezőben a visszavehető dokumentumok. Alapértelmezetten „Visszavesz” üzemmódban van a program:
2 4
A kölcsönzött példány(ok) vonalkódját (egymás után) beolvassuk, vagy kijelölt dokumentumsor esetén az Enter után aktív „Visszavesz” gombra kattintunk:
Az aktuálisan visszavet dokumentum megjelenik a „Nála lévők” mező alatt:
A „Nála lévők (darabszám)” mező feliratában folyamatosan csökken a darabszám, a mezőben pedig látható mi maradt még az olvasónál. Minden visszavett példány esetén a mező kiürül, a darabszám lenullázódik. Ellenőrizhetjük „Állapot”-ra kattintva is. Ha valamilyen okból marad még dokumentum az olvasónál „Az olvasói állapot” és a „Blokknyomtatás az aktuális olvasói állapotról” c. fejezetekben leírtak szerint blokkot adunk az olvasónak kölcsönzéseiről.
2 5
II. 3. 1. Visszavétel előjegyzett, olvasótermi vagy lejárt határidejű dokumentumok esetén Visszavétel során ügyeljünk a programüzenetekre! Ha egy üzenetet nem „Rendben”-ezünk le, hiába olvastunk be másik vonalkódot, az az olvasónál marad. A visszavett dokumentumokat ne keverjük össze mással! Ha az idő engedi, tegyük rögtön a visszasoroló polcra dokumentum fajtánként. II. 3. 1. 1. Előjegyzésre váró dokumentum esetén Ha olyan dokumentumot veszünk vissza, amelyre valaki előjegyzést kért, a következő figyelmeztetést kapjuk:
„Nem” módosítunk semmit. Megjelenik, kinek tegyük félre:
A dokumentumot azonnal félretesszük. Hogy az olvasót ne tartsuk fel, a munkafolyamatok végén visszakeressük azonosítója (Keresés /Azonosító alapján) alapján és az „Előjegyzés” c. fejezetben leírtak szerint dolgozunk.
2 6
II. 3. 1. 2. Olvasótermi dokumentumok esetén Az aktuális olvasótermi kölcsönzések nyomtatványait a reggeli ügyeletes előkészíti az „Olvasótermi kölcsönzések” mappából. Ha visszahozták, a lap tetején „pipá”-val látjuk el és a mappába lefűzve tovább tároljuk. A visszavett példányok kölcsönözhetőségét a TextLib-ben a Visszavétel során vissza kell állítani. Ezt megtehetjük rögtön akkor, amikor az adott példányra „Visszavétel”-ben Enter-t ütünk, és megjelenik a „Nála lévők” mező alatt. Jobb egérgombbal kérjünk rá „Részletezés”-t:
A …péládány ablakban „Módosít”-juk, „Kölcsönözhetőség”-ét a lenyitható fülekkel állítsuk vissza: „Nem”.
„Letároljuk”, az ablak bezáródik. Visszavétel ablakban „Visszavesz”-szük. „Tartozás” mindenképpen mutatkozik már a lejárat napján is „Értesítési díj”-ként. Megállapodás alapján aznap a késedelem időtartamától függően és a Könyvtárhasználati szabályok mellékletében rögzített díjszabás szerint kérjük el a késedelmi díjat. Fizetés esetén a tartozást ugyanúgy töröljük, mint más esetben. (Lásd a „Tartozások rendezése” c. fejezetben.) Bármi probléma esetén „Megjegyzés”-ben tüntetjük fel, mi történt. (Pl. „nem fizetett olvasótermit! Dátum. Kezdőbetűk.)
2 7
II. 3. 1. 3. Késedelmes visszaadás esetén A lejárt határidejű dokumentumok visszavétele során a program figyelmeztet az olvasó tartozására. Ennek mértékét lásd a Könyvtárhasználati szabályzat mellékletében. Az előzőleg leírtak szerint jussunk el a Visszavétel ablakba. Olvassuk be az olvasó vonalkódját. A következő (hangjelzéssel kísért) programüzenet jelenik meg:
„Rendben” után léphetünk csak tovább. Célszerű rögtön rendezni a tartozást. (Lásd a „Tartozások rendezése” c. fejezetben.). (Előfordulhat, hogy csak az „Odaad” gombbal tudunk fennálló tartozás esetén kölcsönözni. Figyeljünk oda!) A lejárt határidejű dokumentumok visszavétele egyebekben nem tér el a többiétől. „Megjegyzés”-ben tüntessük fel, ha az olvasó nem fizetett. (Dátum, kezdőbetűk feltüntetésével.)
2 8
II. 4. A hosszabbítás Ha az olvasó még nem szeretné, vagy elfelejtette visszahozni a dokumentumokat11 és van rá lehetősége, akkor kérheti (ill. kérdezzünk rá!), hogy kölcsönzési határidejét hosszabbítsuk. Egyik módja, ha az Olvasószolgálat / Kölcsönzés / Hosszabbítás menüt nyitjuk meg:
Olvassuk be az olvasó azonosítóját, a „Nála lévők (darabszám)” mezőben a mező megnevezésében látjuk a darabszámot, alatta tételesen a dokumentumo(ka)t. Kijelölt dokumentumsoron állva üssünk Enter-t. A mező alatt megjelenik részletezve a kijelölt dokumentum, látjuk mikor adtuk ki, mi volt az eredeti határideje, és milyen határidőre fogja a program hosszabbítani, hányadszor hosszabbítjuk éppen:
Kattintsunk az aktív „Hosszabbítás” gombra. Enter-rel léphetünk a következőre és folytatjuk az olvasó kívánsága szerint, hiszen előfordulhat, hogy csak a DVD-ket, vagy csak a korábbi lejáratú dokumentumok határidejére kérnek hosszabbítást. Figyeljünk oda! Aminek a határidejét meghosszabbítottuk, az nem látszik tovább a „Nála lévők” mezőben.
11
Amennyiben nincs rá előjegyzés, nem volt még maximális alkalommal hosszabbítva a határideje és/vagy nincs egy hónapnál régebbi tartozása.
2 9
Az eredményről győződjünk meg „Állapot”-ot kérve. A hosszabbítások száma miatt Olvasói állapot ablakban kérjünk részletezést a dokumentumokról („Jelenlegi kölcsönzések”-ben kijelölt dokumentumra jobb egérgomb, „Részletezés”). A Kölcsönzés (Megnézés) ablakban a példány kölcsönzésével kapcsolatos információk között látjuk a hosszabbítás dátumát, a mező megnevezésében zárójelben pedig, hogy hányadik alkalommal történt meg:
A kölcsönzésben maradt példányokról, az aktuális határidők és a hosszabbítások száma miatt az olvasónak mindenképpen blokkot nyomtatunk. (Lásd a „Blokknyomtatás az aktuális olvasói állapotról” és „Az olvasói állapot” c. fejezeteket!) Más módja a hosszabbításnak, ha a képernyőn valamely üres felületén bal egérgombbal „Visszavétel”-t választunk, vagy a Kölcsönzés ablakból (lásd ott megnyitását) kattintunk a „Visszavétel” gombra. Az így megnyílt Visszavétel ablakban ügyeljünk arra, hogy az adott dokumentumok kölcsönzési határidejének hosszabbítása esetén a „Hosszabbít” üzemmódot jelöljük be. (Ez esetben az ablak neve Hosszabbításra változik.)
Enter leütése után a folyamat megegyezik az előzőekben leírtakkal.
3 0
II. 4. 1. A dokumentumok egyidejű határidő hosszabbítása Ha az olvasó minden dokumentum kölcsönzési határidejét hosszabbítani szeretné, az üzemmódok között a „Mindent” jelöljük be:
Ez esetben elegendő folyamatosan a „Hosszabbít” gombra kattintgatni. Egyebekben kövessük a hosszabbítással kapcsolatban már leírtakat.
3 1
II. 4. 2. Programüzenetek a határidő hosszabbítás során Ha előjegyzés miatt nem lehet határidőt hosszabbítani, az adott felületen az adott példány hosszabbítása során a következő figyelmeztetés jelenik meg:
„Nem” hosszabbítunk. Az olvasót tájékoztatjuk a határidőn túl felmerülő késedelmi díjról, blokkján jelöljük, mit kell visszahoznia előjegyzés miatt. Ez a példány megmarad a „Nála lévők” mezőben, „Állapot”-ban látszanak a különböző határidők. Hasonló hibaüzeneteket kapunk pl., ha már háromszor volt az adott dokumentum határideje hosszabbítva:
vagy ha „Elveszett példány” státusz miatt nem lehet határidőt hosszabbítani. Arra az olvasószolgálatban ügyeletesnek kell figyelnie, hogy tartozás esetén, a tartozás keletkezésétől számított egy hónapon túl ne hosszabbítson!
3 2
II. 5. Az olvasói állapot Az olvasók bővebb tájékoztatása és az esetleges reklamációk elkerülése érdekében szóban és a kinyomtatott blokkon jelölve tájékoztatjuk az olvasót aktuális kölcsönzéseinek állapotáról. A blokkon jelöljük pl. ha előjegyzés vagy maximális határidő hosszabbítás miatt a dokumentumot mindenképpen hoznia kell (sorszám előtt sorszám előtt „Előj.!”, „3!”, esetleg a határidő aláhúzásával), ha a tagsága érvényessége hamarosan lejár (aláhúzzuk az érvényesség dátumát). II. 5. 1. Az olvasói állapot megtekintése Álljunk az Olvasói állapot ablakban a „Jelenlegi kölcsönzések” mezőbe. Az első sorra jobb egérgombbal kérjünk „Részletezés”-t. Így minden, a kölcsönzött példányra vonatkozó információt látunk: hányszor lett hosszabbítva, milyen napokon és mennyi felszólítást postáztunk stb.
Minden aktuális, kölcsönzésben lévő dokumentumot ellenőrzünk: F8 előre, F7 vissza.
3 3
Ha egy dokumentumra előjegyzés is van, az csak a hosszabbítás során derül ki, a program figyelmeztet:
„Nem” módosítunk semmit, nem hosszabbítunk. Az olvasó számára kinyomtatott blokkon jelöljük az adott dokumentum sorszáma előtt („Előj.!”), hogy ne felejtse el visszahozni. Online hosszabbításkor az olvasó ugyanígy visszajelzést kap arról, ha előjegyzés miatt nem hosszabbíthat. Más úton az előjegyzésről csak akkor szerzünk tudomást, ha ezen a felületen (Kölcsönzés (Megnézés) az adott dokumentumra („Kölcsönözve” mezőben) jobb egérgombbal „Részletezés”-t kérünk:
Jelen esetben a Könyv példány (Megnézés) ablakban, a tulajdonos „Könyvtár”, „Raktár”, „Állomány” mezők alatt, az előjegyző „Olvasó” neve látszik azzal a dátummal, amikor „elvileg” legkorábban (nem biztos, hogy addig vissza is hozzák!) hozzájuthat. Mivel ez az időpont csak tájékoztató jellegű, a várakozó olvasóval is csak ennek megfelelően lehet közölni. Alatta az Utoljára kölcsönözve” mező az adott dokumentum kikölcsönzésének napját jelöli:
3 4
II. 6. A tartozások rendezése Bármi okból (késedelem, előjegyzés, értesítés, előjelző, térítési díj stb.) az olvasónak tartozása keletkezik, bármelyik felületről azonosítóját beolvasva hangjelzéssel kísért figyelmeztetés jelenik meg:
„Rendben”. Az adott ablakban látjuk a tartozás összegét és aktív a „Tartozás” gomb:
Mielőtt azonban összeget mondanánk az olvasónak, nyissuk is meg a „Tartozás”-t.
3 5
A programhibák és a nyugtaadás/számlázás jogcíme miatt nézzük meg a tételes tartozáslistát. A fenti ábrán azt látjuk, hogy 2012. 05. 11-én lejárt határidejű dokumentumra az adott napig mennyi a fizetendő késedelmi díj összege, valamint 2012. 05. 21-én küldte a könyvtár az első felszólítást, amelynek postaköltsége a késedelmi díjon felül 100 forint. Alapértelmezetten a „Rendezés” művelete bejelölt. Aktív sor kijelölésével („Jelöl) adott tételeket, az összes tartozás rendezése esetén mindent („Mindent jelöl) törölhetünk. A fennálló tartozás összege a kinyomtatott blokkon is látszik. Hívjuk fel az olvasó figyelmét ellenőrzésére, ill. a nyugta/számla megőrzésére a következő látogatásáig. Ha tartozás mellett szeretne kölcsönözni az olvasó, a Könyvtárhasználati szabályok és „A kiadható darabszám túllépése” c. fejezetben leírtak szerint kell eljárnunk („Odaad”). A visszahozott dokumentumokat visszavesszük, ha akadályba nem ütközik, hosszabbítjuk a határidőt. Ha maradt(ak) nála dokumentum(ok), az aktuális „Olvasói állapot”-ról nyomtassunk blokkot számára. (Lásd a „Blokknyomtatás az aktuális olvasói állapotról” és „Az olvasói állapot” c. fejezeteket!)
3 6
II. 7. Blokknyomtatás az olvasói állapotról Feltétel a nyomtató és a nyomtatás formátumának beállítása. Lásd „A nyomtató beállítása” c. fejezetet (p. 15.). Ha az olvasó befejezte kölcsönzését, a nála lévő dokumentumokat leadta, határidőt hosszabbított, illetve minden esetben, amikor dokumentum maradt nála, aktuális olvasói állapotáról blokkot nyomtatunk. Ezen tájékoztatjuk arról, mit kölcsönzött, az meddig maradhat nála, mikor jár le a tagság érvényessége, szerepel rajta adott esetben az aktuális tartozás összege. Blokknyomtatás a Kölcsönzés vagy a Visszavétel ablakból is indítható. Kattintsunk az „Állapot”-ra:
Az Olvasói állapot ablakban kérjünk „Nyomtatás”-t:
3 7
Beállított nyomtató és formátum esetén a következő blokkforma jelenik meg. A vonal fölötti részen általános adatok (könyvtár neve, olvasó neve, azonosítója, tagság érvényessége, aznapi dátum), a vonal alatt a kölcsönzésben lévő dokumentumok felsorolása (kölcsönzési határidő, leltári szám, cím és szerző, még nem rendezett tartozása) jelenik meg:
Az ablak fejlécében „Nyomtat”-ra kattintva kapjuk papírformában a blokkot és újra az Olvasói állapot ablakban találjuk magunkat. A blokkon a dokumentum sorszám előtt „!” jelenik meg, ha pl. már elveszett példányként kezel valamit a program. További jelölésekkel az ügyeletes olvasószolgálatos látja el „Az olvasói állapot” c. fejezetben leírtak szerint.
3 8
III. ELŐJEGYZÉS Az olvasó a könyvtár saját kölcsönzés alatt álló dokumentumaira előjegyzést kérhet. Az előjegyzés térítéses szolgáltatás, díjazását a Könyvtárhasználati szabályzat melléklete rögzíti. Előjegyzést a tájékoztatók vesznek fel. Az olvasójegy vagy az olvasó neve alapján az olvasó aktuális kölcsönzéseit (pl. Kölcsönzés ablakból) megnézik, ellenőrzik érvényes-e a tagsága, nincs-e fennálló tartozása, ami akadályozná a szolgáltatást. Az olvasószolgálat feladata, hogy félretegye visszavétel után az előjegyzett dokumentumokat, kezelje a kiértesítéseket, a kölcsönzéssel kiadja az olvasónak, a keletkezett tartozásokat rendezze, eljárjon az elévült vagy nem keresett előjegyzések esetében. Előjegyzés felvétele csak a Kölcsönzés ablakban lehetséges. Visszakeresésére, törlésére külön menü (Olvasószolgálat / Előjegyzés+foglalás) szolgál. III. 1. Az előjegyző és a dokumentum lekeresése A kért dokumentumokat először lekeressük az adatbázisból, hogy bekerüljenek a „Találati halmaz”-ba. Ez után kell eljutnunk az előjegyzést kérő olvasó Kölcsönzés ablakába: Olvasószolgálat / Kölcsönzés / Kölcsönzés menüből, vagy az asztalról jobb egérgombbal nyitott listából „Kölcsönzés”-t kérve olvassuk be az olvasói vonalkódot. Ha a név alapján tudjuk csak az adatbázisból lekeresni az olvasót, akkor gyors módszer az Olvasószolgálat / Kölcsönzés / Visszavétel menüből vagy az asztalról jobb egérgombbal „Visszavétel”-t kérni és név alapján keresni: „Név” mezőben F9, kezdjük el beírni a nevet, az indexben egyezés esetén Enter, majd itt a Visszavétel ablakban kattintsunk a „Kölcsönzés”re. Név alapján kereshetünk az Olvasószolgálat / Olvasók nyilvántartása / Olvasó keresés menüből is: „Név” mezőben F9, az indexben egyezés esetén Enter, „Keres”, majd „Ablakos” vagy Enter. Az így megkapott adatlapról a „Vonalkód” mezőben bal egérgombbal „Noteszbe másolás”-t kérünk. A már említett módon jussunk el a Kölcsönzés ablakhoz, a „Vonalkód” mezőben jobb egérgombbal „Noteszből másolás”, két Enter után jutunk el az adott olvasó kölcsönzéseihez. Az olvasó Kölcsönzés ablakában „Válogat”-unk:
3 9
A Találati halmaz(ok)ból van lehetőségünk beválogatni az adott olvasóhoz az előjegyezni kívánt dokumentumot. Ehhez kérjünk „Halmaz váltás”-t:
A továbbiakban részletezzük mi a teendő egyszerű előjegyzés, több dokumentum egyidejű előjegyzése, ill. adott példányra kért előjegyzés során. III. 2. Egyszerű előjegyzés felvétele Egy egyszerű előjegyzés során – a fenti lépéseket követően - nincs más teendő, mint a „Halmaz váltás”-sal megnyitott Találati halmazokból kiválasztjuk a kívánt dokumentumot és beemeljük (aktív sor és „Választ”/Enter) „A halmaz elemei” mezőbe:
4 0
Enter leütése után figyelmeztetést kapunk:
Nem szoktuk ellenőrizni, hiszen már a tájékoztatás során kiderül, hogy nincs belőle kölcsönözhető példány („Nem”). (Ha kérnénk, Találati halmaz megtekintése ablakban példányonként, vonalkódjuk feltüntetésével látnánk, hogy „kölcsönadva” és részleteket kérhetünk róla.) Így lesz aktív az „Előjegyzés” lehetősége. Az olvasó igényei szerint megadjuk mellette, meddig figyelje a program a kívánt dokumentumot (alapértelmezetten fél év):
Ha kértük az „Előjegyzés”-t, megjelenik a visszaigazolás:
„Rendben”, „Kilép”. Ellenőrizzük az olvasónál!
4 1
Az olvasó Kölcsönzés ablakában kattintsunk „Állapot”-ra az ablak alján. Az Olvasói állapot ablakban jelöljük be az „Előjegyzés” melletti kockát, így megjelenik az előjegyzett dokumentum darabszáma, a „Jelenlegi előjegyzések” mezőben látjuk a szerzőt, címet, és hogy meddig aktív az előjegyzés:
„Kilépés”-sel visszajutunk a Kölcsönzésbe. Az előjegyzést befejeztük. III. 3. A több dokumentumra egyidejűleg felvett előjegyzés III. 3. 1. Több különböző cím előjegyzése Az olvasó kérhet előjegyzést egyidejűleg több kölcsönzött dokumentumra. Lekeresésük során állapotuk látszik, és ezzel mind „Találati halmazok”-ba kerül. Így kezelhetjük őket egyszerre. „Halmaz váltás” után megjelenik a Találati halmazok ablak. Egyszerre több dokumentumot és egyszerre választhatunk „A halmaz elemei” közé, ha a Shift+Space billentyűkombinációval a kívánt sorokat (dokumentumokat) kijelöljük, majd „Választ”-juk vagy Enter-t ütünk:
4 2
Egyenként is megtehetjük persze, de ez esetben az egyszerű előjegyzés lépéseit kell ismételgetnünk: „Halmaz váltás”, „Találati halmazok”-ból kiválasztott dokumentum – az aktív sor esetén - „Választ”/Enter és elölről. III. 3. 2. Egy adott dokumentum különböző kiadásainak előjegyzése Előfordul, hogy egy mű különböző kiadásait (pl. összehasonlítás miatt) kéri az olvasó előjegyezni. Az eljárást a már leírt módon kezdjük. „Halmaz váltás” után a Találati halmazok ablakból beválasztott adott cím esetén ”A halmaz elemei” mezőben annak minden kiadása megjelenik. A Shift+Space billentyűkombinációval válasszuk ki a kívánt dokumentumokat:
Enter-rel beválasztjuk, a figyelmeztető ablak („Csak előjegyezni lehet… Kívánja ellenőrizni?” – „Nem”) után „Előjegyzés”-t kérünk. „Előjegyzés”-re kattintva visszaigazolást kapunk:
„Rendben”. Kölcsönzés-ben az Olvasói állapot ablakban ellenőrizzük az előjegyzést. (Lásd előzőleg.) III. 3. 3. Különböző dokumentumokban megjelent azonos című művek előjegyzése Előfordulhat, hogy egy adott dráma nem csak önállóan, hanem több antológiában, formában jelent meg (Cím és/vagy dokumentumtípust beállítva), vagy egy adott műről például elemzésre van szükség („Téma” mező). Ez esetben a kölcsönzött példányokra az igények szerint keresünk. Ezek kerülnek Találati halmazok-ba. A továbbiakban az eljárás megegyezik a több dokumentumra felvett előjegyzés lépéseivel.
4 3
III. 4. Példányra felvett előjegyzés Egyetemisták például gyakran keresik a kötelező irodalom legfrissebb kiadását, amely korlátozott példányban van meg. Az előjegyzés folyamata megegyezik az előzőekben leírtakkal. Eltérés abban van, hogy az adott kiadás hogyan jelenik meg a Találati halmazokban. Ez csupán a keresés módján múlik. Használjuk például a Keresés / Általános keresés menüt és keressünk „Cím” alapján. A Találati halmazok megtekintése ablakban (ha az Egyéb/Nyomtató kezelés/Formátum váltás beállításában a „Formátum: Olvasói formátum – szakbal”) „Nyomtat”-ásra kattintunk, hogy az állapotukat ellenőrizhessük. Kölcsönzött példány esetén a Találati halmaz megtekintése ablakban a kijelölt dokumentumot „Kihúz”-zuk. Csak az maradjon a mezőben (annak példányai), amit előjegyezni szeretnénk.
A továbbiakban Enter, az ellenőrzésre figyelmeztető ablakban „Nem”, és kattintás az „Előjegyzés”-re. Találati halmazban jelenik meg az adott példány akkor is, ha a Keresés / Példány útján példányazonosítóra kerestünk.
Ebben az esetben – a leírt előzmények és - „Halmaz váltás” után az adott példányt választjuk „A halmaz elemei” mezőbe Enter-rel és a leírtak szerint folytatjuk a műveleteket az „Előjegyzés”-ig. Ekkor a program csak az(oka)t a konkrét példány(oka)t figyeli és fogja hozzárendelni az olvasóhoz, amikor beérkezik. Több példány előjegyzése esetén úgy járunk el, mint a több különböző cím előjegyzése során.
4 4
III. 5. A sikertelen előjegyzés oka Nem tudunk előjegyzést felvenni, ha mégis van kölcsönözhető példány az adott dokumentumból/kiadásból. Ez akkor derül ki, amikor az adott Válogatás ablakban „Halmaz váltás”-sal a Találati halmazokból már beemeltük a dokumentumot „A halmaz elemei” közé, és Enter-t ütünk. Egy mű egyetlen példánya esetén ez esetben a példány a „Kiválasztva” mezőben jelenik meg, és nem aktív az „Előjegyzés” (jobb klikk, „Részletezés”-sel meggyőződhetünk állapotáról):
Ha az adott dokumentumnak több példánya vagy több kiadása is van, akkor az említett Enter után a Találati halmazok megtekintése ablak megnyílik és látjuk, melyik a még elvihető:
4 5
Az adott felületen kölcsönzött példány „Választ”-ásával sem tudunk előjegyezni, mert az alábbi figyelmeztetés jelenik meg:
„Rendben” után nem történik semmi, az „Előjegyzés” nem aktív, nem tudunk tovább lépni, hacsak más előjegyezhető dokumentumot nem választunk „A halmaz elemi” közé, és azzal folytatjuk az előjegyzést. III. 5. 1. Elveszett példány regisztrálása Ha egy dokumentum kölcsönözhetőnek látszik, mégsem találjuk, és emiatt sikertelen az előjegyzés, akkor azt kell elérnünk, hogy az adott példány ne látszódjék elvihetőnek. A …példány ablakban, „Módosít”-juk adatait. Regisztráljuk a „Rendszer mj” és az „Eltűnt” mezőben az elveszett állapot tényét:
Ha a többi példánya kölcsönzésben van, a leírt módon már tudunk rá előjegyzést felvenni.
4 6
III. 6. Az előjegyzés beérkezése Amikor az előjegyzett dokumentumot egy olvasó visszahozza, az adott Visszavétel ablakban megjelenik a figyelmeztetés, hogy félre kell tennünk. Sem az előjegyzési díjat, sem a határidőt „Nem” módosítjuk:
Valóban tegyük félre a dokumentumot! Hogy kinek kell félretenni, ahhoz keressük le a példányt. Leggyorsabb módja a Keresés / Azonosító alapján:
Olvassuk be a példány vonalkódot, a mező legyen aktív:
A példány így találati halmazba kerül, az ablak bezárásával új ablak, a Találati halmazok megtekintése nyílik meg:
4 7
Kérjük az „Ablakos” nézetet, ahol a …példány ablakban látjuk mikor kölcsönözték utoljára, és melyik „Olvasó” vár rá:
Kérjünk jobb egérgombbal „Részletezés”-t az „Olvasó”-ra:
Dátum: Az előjegyzés felvételének dátuma. Beérkezett: Amikor visszahozták. Online: Amikor az olvasó saját maga online úton vette fel előjegyzését. Értesítés: Az a dátum, amikor a program automatikusan értesítette e-mail útján az olvasót (a beérkezéstől számított tíz percen belül), ill. reggelente fájlba nyomtatás után.12
Lásd az Útmutató a
12
nyitás előtt végzendő tevékenységekről c. szabályzatban 4 8
Ezzel párhuzamosan az előjegyzőnél akár Visszavétel, akár Kölcsönzés ablakban vagyunk, szintén figyelmeztetést látunk:
„Rendben”. Az „Elvihető” mezőben feltüntetett példány vonalkód, az aktív „Tartozás” menü, de a tartozás összege is figyelmeztet a beérkezett előjegyzésre:
„Állapot”-ra kattintva - az Olvasói állapot ablakban - az előzőleg is látott információk mellett részletezve látjuk „Jelenlegi elvihetők” mezőben több azonosító adata alapján, hogy mi van félretéve az olvasónak.
4 9
Kiértesítés előtt a „Határidő” (az a dátum ameddig a beállított paraméterek szerint „elvileg”13 visszatartjuk a dokumentumot) nem látszik és csupán az előjegyzés díja mutatkozik tartozásként:
Az előjegyzés díjszabását a Könyvtárhasználati szabályzat tartalmazza. A „Tartozás” az olvasó oldalán ez esetben aktív, rákattintva részletezve látjuk, mikor keletkezett, összegszerűen mennyi, milyen jogcímmel kérjük és melyik dokumentumra vonatkozik:
13
A gyakorlatban az Olvasószolgálat / Előjegyzés+foglalás / Félretettek felszabadítása vagy ui. az Elévült előjegyzések törlése menüben elvégzett folyamat után tudjuk innen eltávolítani. 5 0
Kiértesítés után – akár automatikusan online, akár fájlba nyomtatás után14 - megjelenik a „Határidő” dátuma, ameddig eltesszük a dokumentumot az adott olvasónak, ill. az „Értesítési díj”-jal nő a tartozás összege:
Törlését lásd a „Tartozások rendezése” c. fejezetben. A szolgáltatás díja az értesítés módjától függően a Könyvtárhasználati szabályzatban és az adott megállapodás szerint rendezendő. Lásd az Útmutató a
14
nyitás előtt végezendő tevékenységekről c. szabályzatot. 5 1
A szolgáltatás díját dokumentumonként kell megfizetni, kivéve a dokumentum mellékleteket, hacsak nem kimondottan azt kéri az olvasó. Rendezetlen tartozás esetén (egy hónapon belül) lásd a kölcsönzésnél leírtakat („Odaad”, p. 19.), illetve a Könyvtárhasználati szabályokat. Az előjegyzett dokumentum kölcsönzése megegyezik a kölcsönzésnél leírtakkal. Ha Kölcsönzés ablakban a dokumentum vonalkódját beolvassuk, az eltűnik az „Elvihető” és megjelenik a „Kiadva” mezőben, a kölcsönzött darabszám ennyivel emelkedik. III. 7. Az előjegyzések lekeresése Minden beérkezett előjegyzés - amiről az olvasó nem online kap értesítést - visszakereshető az Olvasószolgálat / Előjegyzés+foglalás / Értesítés elvihetőkről menüből:
Csak az előjegyzők neveinek visszakeresésére van így lehetőség (de ez kiindulópont lehet eljutni más menüből az előjegyzett dokumentumhoz, ha arra van szükség).
5 2
III. 8. Értesítés az előjegyzésről A beérkezett előjegyzésről az olvasó értesítést kap. Az értesítéstől számított 7 napig tesszük félre számára, ez a határidő megjelenik az Olvasói állapot ablakban, ha az „Elvihető” mező jelölt. A TextLib összesíti a naponta beérkezett előjegyzéseket. Amiről az olvasót nem automatikusan online a program értesíti, hanem a mindenkori reggeli ügyeletesnek kell kiértesítenie, azok lekeresését és folyamatát lásd az Útmutató a nyitás előtti tevékenységekhez c. szabályzatban. III. 9. Az előjegyzés törlése Az olvasó bármikor lemondhatja az általa kért előjegyzést. Abban az esetben, ha ezt az előjegyzett dokumentum beérkezése előtt mondja le, a szolgáltatás díját nem kell kifizetnie. Nyissuk meg az Olvasószolgálat / Előjegyzés+foglalás /Előjegyzés törlése menüt:
Az Előjegyzés törlése ablakban alapértelmezetten saját olvasónk előjegyzését tudjuk törölni. Az „Olvasó azonosítója” mezőbe olvassuk be, vagy az azonosító ismeretében F9 billentyűvel nyitott indexből válasszuk be, majd Enter-t üssünk. Így megjelenik az olvasó „Neve” és „Előjegyzései”. Mivel egyidejűleg lehet több előjegyzése, és csak egy adott dokumentumra felvett előjegyzést kíván törölni, „Jelöl”-nünk kell a kiválasztott dokumentumot:
5 3
A „Megjelöltek törlésé”-vel a mező kiürül, vagy abból az adott dokumentum eltűnik. Ezzel párhuzamosan a Kölcsönzés felületén „Állapot”-ra kattintva ellenőrizzük: az Olvasói állapot ablakban nincs jelölt „Előjegyzés” darabszám, ill. azok száma a töröltekkel csökken.
Ha nem online, hanem a könyvtárban kérte felvenni az előjegyzését, ne felejtsük el a kérőlapok közül visszakeresni lapját és megsemmisíteni. A szolgáltatás díját ezzel nem töröltük (!), az olvasó tartozásai között az továbbra is látszik. Ha a dokumentum beérkezése előtt kérte előjegyzését törölni, akkor tartozását el kell engednünk (lásd a „Tartozások rendezése” c. fejezetet). Az olvasó azonosítója az előjegyzés törlése miatt már ismert. Jobb egérgombbal másol”-juk „Noteszbe. Kölcsönzés vagy Visszavétel ablakban az olvasó azonosítójához „Noteszből másolás” útján illesszük be. Ügyeljünk rá, hogy csak az előjegyzéssel kapcsolatos díjakat jelöljük és engedjük el!
„Rendben”. Ha az olvasó nem jött előjegyzéséért, vagy nem kérte törlését, tartozását fizetnie kell, az olvasói megjegyzésbe ezt a tényt rögzítjük (Pl. „Nem jött az előjegyzésért. Dátum. Név kezdőbetűk.)
5 4
IV. A FELSZÓLÍTÁS Abban az esetben, ha az olvasó nem hozza vissza a megadott határidőre a kölcsönzött dokumentumo(ka)t, a Könyvtárhasználati szabályzatban foglaltak szerint felszólítjuk. IV. 1. Felszólítás e-mail címre Az e-mail címmel rendelkezőknek a program automatikusan küld felszólítást a határidő lejárta utáni negyedik napon. Feltétele, hogy az olvasó adatai között az „Értesít” „e-mail” kocka legyen bejelölve. Az e-mailben történő felszólítás csak az első alkalommal történik. Díja eltér a postázott felszólító levélétől. (Lásd a Könyvtárhasználati szabályok mellékletét.) Az e-mailes értesítések az olvasószolgálat felületéről nem visszakereshetők, szükség esetén rendszergazda segítsége kérhető. Az Olvasószolgálat e-mail címére érkezett visszajelzések és hibaüzenetek esetén tudunk csak eljárni. Ennek módját az Útmutató a nyitás előtti tevékenységekhez c. szabályzat rögzíti. IV. 2. Felszólítás postai úton Akinek nincs e-mail címe, vagy nem jelöltük be adatai között az „Értesít” e-mail kockáját, és lejárt a kölcsönzési határideje, az lekereshető TextLib-ben. Az Olvasószolgálat /Kölcsönzés / Felszólítás visszahozatalra menüből megnyitható listájuk.
A postai úton továbbított felszólítások munkafolyamatát az Útmutató a nyitás előtti tevékenységekhez c. szabályzat tartalmazza.
5 5
V. ELJÁRÁS ELVESZTETT VAGY RONGÁLÓDOTT DOKUMENTUM ESETÉN Előfordulhat, hogy az olvasó által kölcsönzött dokumentum megsérül, illetve elveszik. Ilyen esetben az olvasó ugyanazon mű megvásárolt példányával vagy a példány „eszmei”, gyűjteményi értékének megtérítésével rendezheti a kárt. Saját érdekében időben kell jeleznie, mi történt. A lehetőségeire pontosan fel kell hívni a figyelmét. A TextLib-ben minden esetben rögzíteni kell az elvesztés tényét, de előtte - ha még lehetséges – hosszabbítsuk meg az elvesztett dokumentum határidejét. Ha nem hosszabbítható, akkor az olvasó adatainál „Megjegyzés” rovatban jelezzük, hogy meddig, ill. az adott aznapi kölcsönzési határidőig adtunk időt a dokumentum értékének megfizetésére vagy a dokumentum pótlására. Addig ne számoljuk fel a késedelmi díj összegét! Az elvesztés regisztrálásához az adott olvasó Visszavétel ablakában kell állnunk. Legyen a „Visszavétel” üzemmód kijelölve. Bal egér gombbal kétszer kattintunk az elveszett dokumentum címére a „Nála lévők” mezőben, a „Visszavétel” gomb aktív lesz:
5 6
Ebben a helyzetben, a „Nála lévők” mező alatt kijelölt „Példány” „szerző: cím” sorában jobb egérgombbal kérjünk „Részletezés”-t és a … példány (Megnézés) ablakban „Nyomtat”-ással adhatunk az olvasónak olyan papírt, amelyen az elvesztett dokumentum pontos kiadási adatai szerepelnek. (Ezzel segíthetjük, ha dokumentummal térítené meg.):
5 7
A megnyitott ablakok bezárásával térjünk vissza az olvasó Visszavétel ablakába. Álljunk az elveszett dokumentumra a „Nála lévők” ablakban, Enter, aktív „Visszavesz” gomb esetén kattintsunk valahol alatta üres felületre jobb egérgombbal, és válasszuk az „Elveszett” menüt az elvesztés regisztrálásához:
A program megkérdezi, hogy valóban ezt szeretnénk-e?
„Igen” válasz esetén megkérdezi, hogy most kívánjuk-e megadni a pótlási árat? Mivel a gyűjteményi (a program szerint pótlási) értéket a könyvtár vezetősége állapítja meg, ezért „Nem”. Az olvasót megkérjük, hogy érdeklődjön kb. egy hét múlva. Az olvasó aktuális kölcsönzéseiről, olvasói állapotáról ezúttal három blokkot nyomtatunk (lásd ott): -
Az olvasónak: tájékoztatásul külön megjelölve a függőben lévő dokumentumot,
-
A vezetőség számára15: tetején feltüntetve, hogy „Térítési ár” vagy „Elveszett”. Jelöljük rajta melyik az adott példány, és szóban is említést teszünk arról, hogy térítési értéket várnak tőlünk.
-
A nyilvántartó csoportban ezért felelősnek: ugyanúgy, mint a vezetőség számára.16
Ne feledjük az olvasó adatainál a „Megjegyzés” rovatot!
A gyűjteményi érték
15
megállapítása aktuálisan az igazgató helyettes feladata. A nyilvántartó csoportban adott személy felügyeli az elveszett dokumentumok térítését. Ügyel rá, hogy ne kallódjon el, ne merüljön feledésbe. 16
5 8
A térítési díj mindenképpen megállapításra kerül. A kölcsönzési felületén „Állapot”-ban kért részletezés mutatja, mikor regisztráltuk az elvesztést, és ha már a térítési díj megállapításra került, annak értékét is:
Egyébként a program hangjelzéssel és külön ablakban figyelmeztet a tartozás tényére, bármelyik felületről olvassuk be az olvasó azonosítóját:
A Kölcsönzés vagy Visszavétel ablakban kattintsunk a „Tartozás” gombra. A Tartozások rendezése ablakban külön sorban jelenik meg a térítési díj, külön a késedelmi díj. Ez utóbbit a „Megjegyzés”-ben feltüntetett határidő figyelembe vételével engedjük el („Jelöl” és „Elengedés”), esetlegesen a határidőn túlit fizetnie kell („Jelöl”, „Rendezés”). A „Megjegyzés”-ben feltüntetett határidőn túl fennálló tartozás esetén a könyvtár szolgáltatásai nem vehetők igénybe.
5 9
V. 1. Megtérítés pénzben Az előzőek figyelembe vételével (lásd ez esetben a késedelmi díj rendezését), amikor az olvasó pénzben téríti meg az elveszett dokumentum értékét, először két blokkot nyomtatunk, és azon jelöljük, melyik példányt téríti meg. Az egyik blokkot a számlához csatoljuk majd, a másik a nyilvántartó csoportba, a törlésekért felelőshöz kerül. A Tartozások rendezése ablakban legyen a „Rendezés” kijelölt, a „Térítési díj”-at „Jelöl”jük és „Rendben”-ezzük le. Ezzel az adott dokumentum eltűnik az aktuális kölcsönzései közül és a program automatikusan selejtezendőként „Olvasó elvesztette” kategóriába teszi azt.
A befizetett összegről ez esetben az olvasó nevére és címére kiállított számlát készítünk. (Az eredeti példány az olvasóé, a másolat a könyvtáré.) A számla mindkét példányára ráírjuk az elvesztett dokumentum címét és leltári számát. A másodpéldány a hozzátűzött olvasói blokkal a napi nyugták mellett elkülönítetten kerül a gazdasági irodába a bevétellel együtt. A törlés miatt nyilvántartó csoportba került blokk tetején tüntessük fel, hogy „Térített” és a térítési árat.
6 0
V. 2. Megtérítés dokumentummal Az olvasó az elveszett vagy megrongálódott dokumentumot pótolhatja azzal azonos művel. Tájékoztassuk azonban, hogy ezt csak azonos, vagy attól frissebb kiadással teheti meg. Szépirodalom esetén elfogadjuk az elvesztett példányú kiadástól eltérőt is (pl. más kiadó, más sorozat – a minőség vagy kötés figyelembe vételével!). Szakirodalom esetén csak az elvesztettel azonos vagy attól frissebb lehet a kiadás. Beszerezheti antikváriumból, könyvesboltból vagy más úton. A pótlásként hozott mű adatait hasonlítsuk össze az olvasónál kölcsönzésben lévő, elveszettként regisztrált dokumentum adataival (ISBN)! Nyomtassunk kölcsönzéséről blokkot, hogy tudjuk melyik példányt pótolta. V. 2. 1. Azonos kiadás esetén Ha az olvasó az elveszett dokumentummal azonos kiadású, azonos ISBN számú művet hoz pótlásként, Visszavétel ablakban az olvasótól egyszerűen csak „Visszavesz”-szük (lásd ott), mintha az elveszett példányt megtalálta és visszahozta volna. A hozott dokumentum példányazonosító vonalkódot kap, az adott helyeken tulajdonbélyegzővel, raktári jelzetekkel ellátjuk, beleírjuk az elvesztett könyv leltári számát. A gépen Keresés / Példány menüben Leltári számra keresünk:
F9 és beír, beválaszt, vagy egyszerűen beírjuk a dokumentumfajta szerinti formátumnak megfelelően és „Keresés”:
6 1
A Találati halmaz megtekintése ablakból „Ablakos” nézetben látjuk a részletezett adatait. „Módosít”-juk és az „Azonosító” mezőbe beolvassuk (ezzel felülírjuk) a példány-vonalkódját, majd „Tárol”-juk.
V. 2. 2. Más kiadás esetén Ha nem ugyanazt, de az adott mű más, újabb kiadását hozta pótlásként az olvasó, szintén blokknyomtatással kezdjük. Az adott példány törlési jegyzékre kerülése érdekében a blokkon jelöljük a dokumentumot. A blokkot a nyilvántartó csoportban a törlésekért felelősnek adjuk. Az olvasó tartozásaival a Tartozások rendezése ablakban ugyanúgy járunk el, mintha fizetett volna. (Lásd a Megtérítés pénzben c. fejezetet.). A program így regisztrálja selejtezendőként. Ezzel az elvesztett példány az olvasó kölcsönzései közül eltűnik. Az újonnan hozott példányt állományba vesszük és állományba vétele során a példány „Rendszer megjegyzésé”-ben utalunk rá, hogy elvesztett példány helyett vettük állományba.
6 2
VI. ELJÁRÁS ELVESZTETT OLVASÓJEGY, ILLETVE KILÉPETT OLVASÓ ESETÉN VI. 1. Elvesztett olvasójegy esetén Az olvasójegy elvesztésével kapcsolatos tudnivalókra az olvasó figyelmét beiratkozáskor fel kell hívni. Mielőtt elveszettként regisztrálnánk egy olvasójegyet, nézzük meg a kölcsönző pultban, hátha behozták, beadták, itt felejtette és eltettük. (Adott esetben ez rögzítésre kerülhet az olvasó adatlapján „Megjegyzés”-ként is.) Ha egy olvasójegyet lecseréltünk, attól kezdve az új lesz érvényben. (Amennyiben előkerülne az elveszettnek hitt olvasójegy, azt a program nem ismeri fel. Az olvasó legfeljebb elteheti, hogy hasonló esetben térítés nélkül írjuk felül új azonosítóját a régivel.) VI. 1. 1. Letiltott olvasójegy a szolgáltatások felfüggesztésével Letilthatja ideiglenesen, és hogy más ne élhessen vissza vele anélkül, hogy kérne másik olvasójegyet. Ebben az esetben a TextLib-ben az olvasót lekeressük (pl. Kölcsönzés ablakban „Érvényesítés” gombra kattintva vagy Olvasószolgálat / Olvasók nyilvántartása menüből). Az Adatmódosító ablakban módosítjuk olvasószámát: a „Vonalkód” mezőben olvasószáma elé beírjuk, hogy „Elveszett”. Az első karakter leütése után a program hangjelzés kíséretében megkérdezi, hogy biztos lecseréljük-e?
„Igen” után folytathatjuk a módosítást és „Rendben”-nel tároljuk.
A „Megjegyzés” rovatban jelezzük az elvesztés tényét és a bejelentés napját. Természetesen az éppen aktuális állapotát (kölcsönzéseit) is egyeztetjük. Az elvesztés tényét az olvasó telefonon is jelezheti.
6 3
VI. 1. 2. Új olvasójegy igénylése Kérhet az olvasó azonnal új olvasójegyet, hogy szolgáltatásainkat azonnal, továbbra is igénybe vehesse (pl. kölcsönzés). A tagság érvényessége alatt térítési díját a Könyvtárhasználati szabályzat tartalmazza. A lejárattól számított egy hónapon belül még téríteni kell. Új olvasójegyet csak személyes jelenlét során, személyi (fényképes) okirat bemutatása mellett kaphat az olvasható. Az előző módon és felületen a régi „Vonalkód”-ot felülírjuk az új azonosítóval. A „Megjegyzés”-be írjuk be a régi olvasószámát (pl. „R: 99999”) és ugyanígy húzzuk át törzslapján a régit, írjuk rá az újat. VI. 1. 3. Átiratkozók olvasójegyének cseréje Átiratkozók (személyazonosító okmányokkal, lakcímkártyával rendelkező, 14 évet betöltött gyerek) esetén ugyanúgy járunk el, mint amikor új olvasójegyet állítunk ki az olvasónak, hiszen a gyerekeké más színű. Ne feledjük el a gyerekkönyvtárból áthozni törzslapjukat, ellenőrizni a jótálló adatait. Szükség esetén új törzslapot töltetünk ki. „Megjegyzés” rovatban feltüntetjük a gyerekkönyvtári olvasószámát (pl.: „Gy.:00001”). Új törzslap kitöltése esetén ne feledjük, a hátoldalon, hogy a tagság nem a kitöltés, hanem az eredeti belépés évétől számítódik! A gyerek-olvasójegyet megsemmisítjük. Az olvasót tájékoztassuk a felnőtt könyvtár eltérő rendjéről (DVD darabszám, tájékoztató könyvtáros).
VII. Eljárás kilépett, elhunyt olvasó esetén Dönthet az olvasó úgy, hogy már nem kíván tagja lenni a könyvtárnak. Ez esetben az előző fejezetben leírt módon és felületen „Vonalkód”-ja elé a „kilépett” kifejezést írjuk. Természetesen, ha az olvasójegyét megőrizve egyszer meggondolja magát, akkor visszakaphatja a régi számát. (Ekkor a „kilépett” kifejezést töröljük az azonosító száma előtt.) Elhalálozás esetén az előzőekhez hasonlóan jelöljük, egy „M” betűt írunk az azonosító száma elé. Kilépett és elhunyt olvasók esetén az „Értesít” és „Előjelző” mezők minden kockájából vegyük ki az összes jelölést. „Megjegyzés”-be beírjuk, mi történt. (dátummal).
6 4
Tartalomjegyzék I. Beiratkozás, tagságérvényesítés I. 1. Új olvasó beiratkozása I. 1. 1. Jótálló bevitele I. 1. 2. Olvasói jelszó regisztrálása I. 2. Tagságérvényesítés I. 2. 1. Kölcsönzés során I. 2. 2. Visszavétel során I. 2. 3. Beiratkozás+érvényesítés menüből
2 2 8 10 12 12 14 14
II. Olvasószolgálat II. 1. A nyomtató beállítása II. 2. A kölcsönzés menete II. 2. 1. A kiadható darabszám túllépése, illetve nem regisztrált vagy olvasótermi állományba tartozó dokumentum kiadása II. 3. A visszavétel II. 3. 1. Visszavétel előjegyzett, olvasótermi vagy lejárt határidejű dokumentumok esetén II. 3. 1. 1. Előjegyzésre váró dokumentum esetén II. 3. 1. 2. Olvasótermi dokumentumok esetén II. 3. 1. 3. Késedelmes visszaadás esetén II. 4. A hosszabbítás II. 4. 1. A dokumentumok egyidejű határidő hosszabbítása II. 4. 2. Programüzenetek a határidő hosszabbítás során II. 5. Az olvasói állapot II. 5. 1. Az olvasói állapot megtekintése II. 6. A tartozások rendezése II. 7. Blokknyomtatás az olvasói állapotról
15 15 17
III. Előjegyzés III. 1. Az előjegyző és a dokumentum lekeresése III. 2. Egyszerű előjegyzés felvétele III. 3. A több dokumentumra egyidejűleg felvett előjegyzés III. 3. 1. Több különböző cím előjegyzése III. 3. 2. Egy adott dokumentum különböző kiadásainak előjegyzése III. 3. 3. Különböző dokumentumokban megjelent azonos című művek előjegyzése III. 4. Példányra felvett előjegyzés III. 5. A sikertelen előjegyzés oka III. 5. 1. Elveszett példány regisztrálása III. 6. Az előjegyzés beérkezése III. 7. Az előjegyzések lekeresése III. 8. Értesítés az előjegyzésről III. 9. Az előjegyzés törlése
37 37 38 40 40 41 41 42 43 44 45 50 51 51
IV. A felszólítás IV. 1. Felszólítás e-mail címre IV. 2. Felszólítás postai úton
53 53 53
V. Eljárás elvesztett vagy rongálódott dokumentum esetén V. 1. Megtérítés pénzben V. 2. Megtérítés dokumentummal
54 58 59
6 5
19 22 24 24 25 26 27 29 30 31 31 33 35
V. 2. 1. Azonos kiadás esetén V. 2. 2. Más kiadás esetén
59 60
VI. Eljárás elvesztett olvasójegy, illetve kilépett olvasó esetén VI. 1. Elveszett olvasójegy esetén VI. 1. 1. Letiltott olvasójegy a szolgáltatások felfüggesztésével VI. 1. 2. Új olvasójegy igénylése VI. 1. 3. Átiratkozók olvasójegyének cseréje
61 61 61 62 62
VII. Eljárás kilépett, elhunyt olvasó esetén
62
Tartalomjegyzék
63
6 6
