A
Kisvállalkozások könyvelése Könyvelés a gyakorlatban (Perfekt, 2014) című könyv esettanulmányának megoldása az
Infotéka Kft. programjaival Készítette: Hauserné Dénes Éva A programok letölthetők: http://infoteka.hu/ugyviteli-szoftverek/ A legördülő menüsorból kiválasztjuk az első szükséges programot a Kontír FB-t, a DEMO-ra kattintunk, majd megadjuk a kért adatokat, s utána a lap alján a DEMO verzió letöltésére kattintunk. A többi programnál (Bér, Tárgyi eszköz, Kalmár.NET) hasonlóan járunk el.
1
Tartalomjegyzék A programok telepítése, frissítések Az Infotéka Kontír FB program használata Beállítások, paraméterezések Könyvelés, műveletek végzése Könyvelés a 2014-es évben Könyvelés a befektetett eszközök fülön Fordított áfás könyvelés technikája (a bejövő számláknál) A készletvásárlással kapcsolatos számlák könyvelése Sztornó tétel alkalmazása Az Infotéka Kalmár.NET program használata Beállítások, paraméterezések Analitikus kartonok létrehozása Szállítói bizonylatok rögzítése Saját felhasználás rögzítése Folytatjuk a munkát a Kontír FB programban Készlet változások könyvelése Könyvelés a bank naplóban A bér program használata Évnyitás, paraméterezések, beállítások Adatkarbantartás – számfejtés A számfejtés előkészítése Számfejtés Listák, lekérdezések Feladás a főkönyv felé és egyéb feladatok végzése Tárgyi eszköz program használata Beállítások, paraméterezések Analitikus karton létrehozása, aktiválás Értékcsökkenések elszámolása Listázások és egyéb feladatok Folytatjuk a munkát a Kontír FB programban Feladatok végzése a vegyes naplóban Listázások, lekérdezések Könyvelési sor(ok) utólagos törlése, indoklással Főkönyvi kivonat listázása, tartalma Átvezetési számlaszámok Táblázatok készítése, használata a beszámoló készítésekor Eredménykimutatás készítése Mérleg készítése, paraméterezése Adatrögzítési statisztika Számviteli zárás, nyitás Mentés, archiválás Utószó Felhasznált irodalom
3 5 7 16 22 23 25 29 31 34 34 36 36 39 43 43 45 50 51 62 65 66 67 71 71 71 71 80 82 84 84 85 86 94 97 101 102 104 110 110 118 119 120
2
A programok telepítése, frissítések A programok telepítéséhez szükséges: - a programtelepítő CD, - a telepítéssel kapcsolatos feladatok ismerete, - az Infotéka Software Kft. cég által kiadott szoftvervédelmi kulcs (DEMO változathoz) és - természetesen a megfelelő számítógép. A cég elérhetősége: 1043 Budapest, Lorántffy Zsuzsanna utca 15/B., tel: +36-1-452-1051. Azok az oktatási intézmények, amelyek a pénzügyi-számviteli oktatáshoz ezt a szoftvercsomagot használják, a programok telepítésére felkészültek. Segítséget tudnak adni a hallgatóknak, hogy az otthoni gyakorláshoz telepíteni tudják a programokat. Ha a cégtől megkaptuk a programtelepítő lemezt, azon megtalálhatjuk a telepítéssel kapcsolatos információkat, valamit az egyes programok használati útmutatóját is pdf változatban. Röviden tekintsük át a telepítési folyamatot! A telepítő lemezt a CD lejátszóba tesszük, ezután az install.exe futtatására kattintunk, majd a fájl futtatását engedélyezzük.
Ezek után láthatjuk a telepítő CD-n lévő programok listáját. Nekünk innen a Kontír FB-re, a Tárgyi, a Bér és a Kalmár.NET programra lesz szükségünk. Kiválasztjuk az elsőt, amelyet telepíteni akarunk, pl. a Kontír FB-re kattintunk.
Ekkor is egy listát látunk: 3
alkalmazás telepítése dokumentáció olvasása Adobe Reader 9,3 Firebird adatbázis szerver telepítése és vissza
A lista sorrendjében telepítjük a lemez által felajánlott programokat. Ha mindezekkel végeztünk, akkor a vissza billentyűre kattintva újra látjuk a telepítő lemez tartalmát és a következő szoftvert kiválasztva folytatjuk a telepítéseket.
4
Ha a telepítéssel készen vagyunk, akkor egyenként használatba vesszük a programokat. Ügyeljünk arra, hogy egyszerre csak egy programot nyissunk meg, ha egyszerre több program is nyitva van, az gondot okozhat a működésükben. Megfelelő beállításokkal azonban problémamentesen működhetnek a programok. Az Infotéka Kontír FB program használata A Start menüben kiválasztjuk a minden programon belül az Infotéka ügyviteli szoftvereket, rákattintunk. Ekkor látjuk a telepített szoftvereket. Kiválasztjuk az Infotéka Kontír FB-t.
Egy figyelmeztetés jelenik meg arról, hogy ennek az alkalmazásnak létezik egy újabb verziója, s a program legfrissebb változatát letölthetjük a www.infoteka.hu honlapjáról. A szoftverfrissítéshez szükségünk van a cég által megadott regisztrációs számra, a szoftvervédelmi kulcsra, valamint arra, hogy regisztráljunk a cég honlapján. A frissítések előtt kilépünk programból.
5
Ha a telepített programokat frissítettük, - a már megismert módon (Start, minden program, Infotéka ügyviteli szoftverek, Kontír FB) - újra belépünk a Kontír FB programba, majd létrehozzuk egy új céget - a Ferenc-bau Kft-t - az új cég billentyűre kattintva.
A regisztráció típusa általános. Majd a regisztrál gombra kattintva beírjuk azt a jelsorozatot, amit a cég szoftvervédelmi kulcsként megadott, majd a regisztrál szóra kattintunk, megjelenik egy tábla, mely jelzi, hogy a regisztrálás sikerült-e vagy sem.
Majd a cégnyitást elvégezzük az OK gombra kattintva. Majd belépünk a programba.
Most nem fogunk jelszót használni, hogy még véletlenül se zárjuk ki magunkat a programból. Éles könyvelésnél mindenki a saját jelszavával lép be a programba és felelősséget is vállal mindenért, amit a jelszó alatt lekönyvelt, módosított, sztornózott, stb. 6
Most Tulajdonos névvel, teljes jogkörrel fogjuk a programot használni. Tehát az OK-ra kattintva már a programban vagyunk.
Beállítások, paraméterezések Ha végignézzük a vízszintes menüsor tartalmát, akkor többet között azt látjuk, hogy ezek belső szerkezetének túlnyomó része még nem aktív. A paraméterek menü tartalmából aktív: a felhasználók és jogok a munkaállomás paraméterek időszak cégadat és időszak váltás. Most a következő sorrendben haladunk: bevisszük a cégadat almenübe a cégadatokat és a vállalkozás címét.
Majd az időszak almenüben létrehozzuk az első könyvelési időszakot, lehet ennek szöveges elnevezése is pl. az alakulás éve, de lehet 2013. év is. Választunk hozzá egy alap 7
számlatükröt, amit majd úgyis átalakítunk a saját igényeinknek megfelelően. Ha már a második évre könyvelünk, (a második évet nyitjuk) akkor az időszaknyitás alapja mindig az előző időszak legyen.
Majd az időszak váltásánál beállítjuk, aktuálissá tesszük az alakulás évét a 2013-as évet.
Lényeges változást tapasztalunk: az eddig nem aktív menük és almenük egyből aktívvá válták, tehát ezeket a 2013. év könyvelése során már tudjuk használni. A paraméterek menün belül a felhasználók és jogok almenüben – tudunk új felhasználókat létrehozni. Ha egy programban több könyvelő is könyvel, akkor külön felhasználói névvel és jelszóval lépnek be a programba. Ezt részükre a rendszergazda kialakítja, meghatározott jogokat is kapnak a programban, de általában nem teljes jogkört. Így a felhasználói név minden – a programban végzett – tevékenységük mellé hozzárendelődik, s ebből lehet tudni, hogy az egyes tételeket ki könyvelte, ki módosította. Ha csak egy könyvelő használja a programot, akkor érdemes neki teljes jogkört adni, hiszen csak ő fogja a szoftvert használni, nem érdemes a jogait korlátozni. Itt azon kívül, hogy most Tulajdonos néven könyvelünk - (teljes jogkörrel) egy kis módosítást végzünk: beállítjuk az egyes naplókban az ellenőrző értékek bekérését, úgy hogy a megfelelő helyre kitesszük a pipákat. Más változtatást nem végzünk.
8
Utána a paraméterek menü általános paraméterezések almenüjében megnézzük, hogy milyen módosításokat kell elvégeznünk. A főkönyvi számok fülön a fordított áfa technikai számla számát - a mi számlatükrünkben 4799, - aktualizáljuk.
9
Ezt az oldalt – a főkönyvi számok – fület, még majd a fordított áfa könyvelése előtt egy kicsit átalakítjuk. (lásd később a fordított áfás könyvelés technikájánál) Megnézzük, hogy az egyéb fülön milyen rovatoknál kell változtatnunk: az áfa intervallumot negyedévesre, az elszámolásra kiadott összeg főkönyvi számát 3613-ra módosítjuk, majd a beállításokat letároljuk.
10
A harmadik fülön az áfa gyűjtőkódoknál most nincs szükségünk beállításra, mert sem közösségen belüli termékbeszerzést, sem közösségen belüli termékértékesítést nem fogunk most könyvelni. Ha erre szükségünk lesz a későbbiekben, akkor lesz lehetőségünk ezt is beparaméterezni. A Kontír FR program pdf, illetve Excel táblázatokat készít kimenetként. A paraméterek menü munkaállomás paraméterek almenüben állíthatjuk be azt a könyvtárat, ahová ezek a listák kerüljenek. Ugyanitt a szöveg és a háttér színét is be tudjuk állítani.
A paraméterek menü vezérlő rekord almenüjében a pipák kitételével engedélyezzük a 2013as év 10-12. hónapjára a könyvelést. Egy-egy lezárt hónap után érdemes a pipát kivenni, s ha mégis kell arra a hónapra könyvelni – pl. önrevízió miatt – akkor a pipát visszatesszük. Ha a könyvelést lezárt hónapra nem engedélyezzük az biztonságot jelent, hogy tévedésből (dátum elírás) nem tudunk a lezárt időszakra könyvelni. Alapszabály: mindig csak arra az időintervallumra érdemes engedélyezni a könyvelést, amilyen időintervallumra vonatkozóan készítjük az áfa bevallást. Most ez az időintervallum: negyedév.
A törzsadatok menü áfa típus almenübe betekintünk. Érdemes a fordított áfás értékesítésre egy nulla százalékos új sort létrehoznunk.
11
A törzsadatok menü munkaszám, költséghely, költségviselő almenüben lehetőség lesz valamilyen gyűjtés megvalósítására.
Ezután kialakítjuk a megfelelő számlatükröt. Ez a munkafolyamat a törzsadatok menü számlatükör almenüjében törtéhet, vagy könyvelés közben. A programban lévő számlatükröt a saját számlatükrünkre alakítjuk. A számlatükör adatoknál tudunk új számlát létrehozni, a meglévőn módosítani, illetve meglévőt törölni (ha még erre nem történt könyvelés). Fontos, hogy az összesítő főkönyvi számot pipával (√) jelöljük. Tudnunk kell, hogy csak a kartonokra tudunk könyvelni, az összesítő főkönyvi számlákra nem. Az összesítő főkönyvi szám jelölés I, karton jelölése N (nem összesítő főkönyvi szám) Meg kell adnunk, hogy az egyenleg számítása a T–K vagy a K–T kategóriába tartozik-e. Ebben nagy segítség, ha tudjuk, hogy a létrehozandó számlának milyen a jellemző egyenlege. Ha Tartozik, akkor a T–K-t állítjuk be, ha Követel, akkor pedig a K–T-t. Bemutatunk egy új karton, a 211301-es számla létrehozását.
12
Itt látjuk a számlatükör egy kis részletét, és azt is jól látni, hogy csak a N-nel jelölt kartontokra tudunk könyvelni.
A törzsadatok menü automatikus kontír-kód almenüjébe megyünk. Éles könyvelés során a könyvelők vagy itt, vagy könyvelés közben minden naplóhoz kialakítják a kontír-kódokat. Ennek nagy a jelentősége, mert akkor könyvelésnél az automatikus kontír-kódokat használják és csak a változó adatokat (dátum, bizonylatszám, összeg, stb.) rendelik a könyvelendő tételhez. Okosan használva ez sok hibalehetőséget kiszűr. Oktatás során viszont pont a gyakorlás a cél, tehát itt az a javaslat, hogy a hallgató minden egyes könyvelési tételt külön-külön megszerkesszen, átgondoljon. Bemutatunk egy automata kontír-kód szerkesztést. Pl. a bérköltség könyvelési tételénél az 541. Bérköltség számla T oldalára, valamint a 471. Jövedelemelszámolási számla K oldalára könyvelünk. Ez egy a vegyes naplóban könyvelt tétel. A naplók közül bejelöljük a vegyes naplót, (.) majd kitöltjük a táblázatot. Az automata kontír-kód azonosítója lehet egy sorszám, mint pl. 001., de lehet egy max. 10 karakter hosszú szöveg is.
13
Tehát, amit összerendeltünk: Sorsz. 001
T számla 541
K számla 471
Megnevezés Bérköltség
A törzsadatok menü késedelmi kamat almenüjénél tudjuk a késedelmi kamat mértékeket beállítani. A Ptk. szerint ennek a mértéke a félév első napján érvényes jegybanki alapkamat (az egész félévre vonatkozóan), vagy ennek hiányában a pénzpiaci kamat. A késedelmesen fizető partnereknél a program a késedelmi kamat mértékét automatikusan kiszámítja, ha ezt a táblát rendszeresen feltöltjük a szükséges kamat adatokkal. Ezután, már csak a cég vezetésén múlik, hogy érvényesíti-e a késedelmi kamatot a partnerrel szemben, vagy sem.
A befektetett eszköz almenüt majd később – ha már aktiváljuk a tárgyi eszközöket, immateriális javakat – ismerjük meg. A törzsadatok menü átvezetési számlaszámok almenüjében csak később, a számviteli zárás időszakában fogunk dolgozni. Ha már minden beállítást elvégeztünk és aktualizáltuk a számlatükrünket, akkor érdemes a létrehozott paraméterek és törzsadatok bevitele után a tools menüben az időszak nyitáshoz paraméter állomány előállítását elvégezni.
14
Ha a cégben létrehozott beállításokat más cég nyitásánál is szeretnénk alkalmazni, akkor érdemes a beállítások után egy állományt készíteni ezekből. A paraméter állomány nevének pl. Általános paraméterek nevet adunk. Majd a mentés ikonra kattintva az elérési útban ugyanezt a nevet célszerű megadni. Majd az export billentyűre kattintva elkészül a paraméterek előállítása. Új cég nyitásakor lehetőség van erre, hogy ezt a nyitás műveletében beolvassuk a programba a paraméterek – időszak menüpontban.
Megtekinthetjük az elkészített állományt a C/Program Files/Infotéka/Infotéka Kontír FB könyvtárstruktúrában, íme:
15
Ezután kezdhetjük a könyvelést, mert a legfontosabb dolgokat a munka elkezdéséhez kialakítottuk, a többit majd a könyvelés folyamatában végezzük el.
Könyvelés, műveletek végzése A műveletek menü könyvelés almenüjébe megyünk. A könyvelést a pénztár könyvelésével kezdjük a pénztár-naplóra. Meg kell tanulnunk, hogy ez a program már használ fiókokat. Minden napló további 6 fiókra bontható, ezekkel további elkülönítéseket lehet végezni. Foglalt a pénztár, bank, vegyes 4-es fiók, ezt kézi (manuális) nyitáskor kell használunk, a 6-os fiók idegen adatok fogadására alkalmas. A munkafolyamatba ellenőrzést, listázást és véglegesítést építettek, ezeket is megismerjük. Az első oldalra bevisszük a törzstőke befizetésével kapcsolatos pénztári adatokat: a pénztár naplóra könyvelünk, az 1-es fiókra. Bevisszük a dátumot, (2013.10.11) a pénztár bizonylatszámot, (VJ 0630501) az ellenszámla jellegét (K) és összegét, (3 000 000) valamint még a megnevezés rovatba beírjuk az esemény szövegezését, (Törzstőke befizetése) majd a tárol billentyűre kattintunk. Ezután sorra rögzítjük a többi bizonylatot a pénztár-naplóban. Ügyeljünk arra, hogy minden szükséges adatot kitöltsünk.
16
17
Az utolsó pénztár bizonylat könyvelésénél a tárol gombra kattintunk, majd a mégse gombra. A képernyő alja kibővül az ellenőrzés, lista és véglegesítés gombokkal. Ellenőrzést az összes most könyvelt tételre kérünk, a program üzenete szerint hibátlan, majd pdf listát kérünk és azt tételesen is végignézzük. Érdemes még megnézni a T forgalmat (3 000 000) a K forgalmat (2 710 700) és a pénztár záró egyenlegét, ez 289 300 Ft, egyezik a pénztárjelentés záró-egyenlegével. Majd – ha minden rendben van - a véglegesítés billentyűre kattintunk. A program felajánlja az összes bizonylat halmozott forgalmát (5 710 700), az alatta lévő sorba beírjuk ezt az ellenőrző számot és letároljuk a tételeket. A véglegesítés után javítani már csak sztornó tétellel tudunk. Majd később megismerkedünk egy másik javítási lehetőséggel is. Ezután a bejövő számlákat kezdjük könyvelni a szállító naplóban. Az első számla egy bejövő számla, egy beruházás, (08-as bizonylat) majd ezután a beruházást is aktiváljuk. A bizonylatra az alábbi kontírozásokat jegyezzük fel: Dátum 2013.10.18 2013.10.18 2013.10.18
T 161 466 143
K 4551 4551 161
Összeg 105 000 28 350 105 000
Meg kell határoznunk, hogy ez egyes sorokat hol, milyen naplóban rögzítjük. A beruházás tételét (az első két sor) a szállító folyószámla fülön, az aktiválást (harmadik sor) pedig a befektetett eszközök között rögzítjük. Először a szállítói fülön rögzítjük a beruházási számla adatait. Rögzítés után ellenőrzés, listázás és a véglegesítés következik.
Majd az aktiválás következik, tehát a befektetett eszközök fülre megyünk. Az aktiválás folyamatában felvesszük az első (001.) befektetett eszköz analitikus adatait. 18
Ha már tudunk hivatkozni a 001-es eszközre, akkor befejezzük az aktiválást. Beruházásnál a tárgyi eszköz értéke növekszik, tehát a mozgás nem 1-es lesz.
Rögzítés után ellenőrzés, listázás, majd véglegesítés következik. Ezután megnézzük a listák menüben a befektetett eszközök listáját. Tehát az aktivált eszköz már belekerült a tárgyi eszköz analitikába. Listázáskor a következő eredményt kapjuk:
19
Hogyan történik a bérleti díj és a hozzá kapcsolódó levont szja (17-es bizonylat) könyvelése? A bérleti díj könyvelése egyszerűen a szállítói fülön történik. Miután azt elmentettük mehetünk a vegyes naplóra. Amit be kell állítanunk: a bizonylatszám, az összeget kézzel írjuk be előre (30 240), mert nem a program által felkínált 210 000 Ft-ra van szükségünk. Az áfa beállítást nem-en hagyjuk. (ez tehát nem lehet áfás tétel) A partnert beírjuk, beemeljük (Ferenc László) majd a program felajánlja a BD9H-Z 459801 számú számlát, de azt mégse válasszal elutasítjuk. Majd a hivatkozási számhoz újra a bizonylatszámot írjuk, kontírozunk, (T4541 – K 4621) majd választani kell, hogy ez a tétel folyószámlás (FO) tétel-e, vagy kiegyenlítés. (PB) Ez utóbbit választjuk, mert a szállítói tartozásunkat csökkenti a levont szja, tehát olyan, mint egy kiegyenlítés a szoftver részéről. Lássuk ennek a képét!
Majd megkapjuk a vegyes rögzítési listát. A lenti listán megtaláljuk a leírtak elemeit. 20
Nézzük meg azonnal, hogy ez miként is jelenik meg a folyószámán? A listákon belül a folyószámla kimutatásnál kijelöljük a szállítók, majd a kijelölt partnerek billentyűvel megjelöljük Ferenc Lászlót a partnerek közül és a listáz szóra kattintunk. Itt az eredmény. Egy kicsit érdekes a lista, de azért jól lehet látni, hogy a bérleti díj (210 000 Ft) után egy levont szja sor következik (30 240 Ft) és ez végül is a tartozást módosítja 179 760 Ft-ra. Ezt a sor elején látjuk a partner összesen szöveg mellett. Tehát sikerült a kissé bonyolult rögzítés.
Az első telefonszámla könyvelése (16-os bizonylat) természetesen a szállítói fülön történik. Az öt könyvelési sor három ablakba kerül. Telefonszámla 70%-a Levonható áfa Telefonszámla 30%-a Internethasználat Áfa 27%
5213 466 5213 5227 466
4541 4541 4541 4541 4541
5 110 1 380 2 781 8 950 2 417 Összesen:
6 490 2 781 11 367 20 638
A számlaszám nagyon hosszú (nem fér be a cellába) azért az utolsó 10 számjegyét írjuk a bizonylatszám helyére. (102040 2068) Kontírozásnál szétbontottuk a számlát, hogy minden esetben jó összeggel kezdjük (bruttó összeg) a könyvelést a három ablakban. 21
Az első bruttó összeg tehát 6 490 Ft. Ezt jól kell bevinnünk, mert ezt adóalapra és áfára felbontja már a program, nekünk elegendő az ellenőrzést elvégezni. A második ablakban az áfa főkönyvi számot üresen kell hagynunk, itt csak a bruttó 2 781 Ft-tal kell dolgoznunk. A program megmutatja a partner kiválasztásánál a bizonylatszámra eddig könyvelt sort, de a mégse szóra kattintsunk, hogy ez egy önálló sor legyen. A harmadik ablakban újra áfás részszámlát kell könyvelnünk 11 367 Ft értékben, ez az internethasználat, itt eltérő a kontírozásnál a költségszámla. Az utolsó enterrel a könyvelési sorba került az utolsó rész is, majd mégse és következhet az ellenőrzés, listázás és véglegesítés. Itt ne kapkodjunk, lehetőleg vegyük észre, ha hiba került a könyvelésbe. Itt a szállítói rögzítési lista.
Az utolsó ellenőrzés, akkor történik, amikor látjuk a számla végösszegét és beírjuk a jó, azaz ugyanazt a számot.
Könyvelés a 2014-es évben A második telefonszámla rögzítése már a 2014. évben kell, hogy megtörténjen. Ehhez meg kell nyitnunk a 2014-es évet. Ehhez a paraméterek menü időszak adatok almenüben kell dolgoznunk és ki kell alakítanunk a 2014. évet. Itt a program is helyesen az időszaknyitás alapjánál az előző időszaki számlákat ajánlja fel. Letároljuk. Majd átlépünk a 2014-es évre. Innentől nagyon ébernek kell lennünk, mindig meg kell nézni, hogy melyik évre könyvelünk, illetve, ha most befejeztük a munkát a telefonszámla és a villanyszámla könyvelésével, akkor érdemes a vezérlőrekordot passzív állapotba helyezni a 2014. év január hónapjában. 22
Ezután a paraméterek menü időszakváltásnál tudunk átlépni a 2014-es évre.
Majd a paraméterek menü vezérlő rekord almenüben engedélyezzük – most csak a január hónapra –a könyvelést. Ez egy plusz biztonság, hogy ne keverjük össze a két évet könyvelésnél.
Ha átléptünk a 2014. évre lekönyveljük a szállítók fülön a második telefonszámlát (18-as bizonylat) és a villanyszámlát (19-es bizonylat). Utána a vezérlő rekordnál letiltjuk a 2014. január hónapra történő további könyvelést és visszalépünk a 2013. évre. Könyvelés a befektetett eszközök fülön A programból lekönyveljük a két écs. leírást. A befektetett eszközök menüben dolgozunk. A bizonylatszámot magunk határozzuk meg, (pl. écs/12) és beírjuk a bruttó összeghez az első eszköz értékcsökkenési leírás összegét, azaz 7 120 Ft-ot. A könyvelés dátuma 2013.12.31, ki kell jelölnünk a befektetett eszköz számát, ez most 001. Beállítjuk a mozgás-nem kódot: ez most 3, az értékcsökkenési leírás nő tartalommal. Szöveget írunk a gazdasági eseményhez: éves écs. leírás, a bruttó érték, ha a cellába érünk, automatikusan átíródik. Az üres cellákon végig enterezünk, majd ellenőrzés, lista és véglegesítés következik. 23
A következő értékcsökkenési leírás könyvelésénél könnyebb a dolgunk. Amely cellákban azonos az adat, mint az előző sorban, ott csak az F2 billentyűvel előhozzuk (másoljuk) az előző sor adatát, pl. itt a bizonylatszám, a dátum, a kontírozás, a mozgás-nem és a szöveg. Ami változik itt az előzőhöz képest: az értékcsökkenési leírás összege, a befektetett eszköz száma. Majd mind a két sort ellenőrizzük, listázzuk, és ha hibátlan, véglegesítjük.
Majd részletes listát kérünk a befektetett eszközökről a lista menü befektetett eszközök almenüjében. A listán láthatjuk mind a három tárgyi eszköz analitikus kartonját. Elkülönül ezeken az aktiválás és a lekönyvelt écs. leírás. A szoftvernél – mint kisértékű eszköznél - a használatbavétel napján könyveltük el az azonnal értékcsökkenési leírást. Lássuk a befektetett eszközökről lekért analitikus adatokat! 24
Fordított áfás könyvelés technikája (a bejövő számláknál) A könyvelési tételeket kissé átalakítjuk: a 4541-es számla helyett a 4542-es számlát fogjuk használni, ha belföldi szállítóknál fordított áfás tételünk lesz. Tehát a kontírozás: T 271 – K 4542. Létrehozzuk a számlát, ha előtte esetleg külföldi szállítók neve volt, átalakítjuk, átnevezzük.
Ezt a paraméterezésben is átalakítjuk. A 4542-es számla csak a belföldi szállítóknál szerepelhet. Tehát így néz ki az általános paraméterek almenü az átalakítás után: 25
Először a fordított áfás tételt áfa nélkül lekönyveljük a szállítók naplón.
Majd a tárol billentyűre kattintunk, ekkor megjelenik az alábbi tábla a fordított áfa automatikus könyvelésének beállításához, mely a vegyes naplón jelenik meg. Ez a tábla minden egyes ilyen fordított áfás könyvelésnél megjelenik. Az áfa gyűjtő-kódhoz a 70-es számot írjuk, mert a fordított áfás témák közül ez vonatkozik az új ingatlan építésére.
26
A beállításokat letároljuk. Ekkor a vegyes naplóban automatikusan elkészül a két fordított áfás tétel. Most ezeket csak ellenőriznünk, listáznunk és véglegesítenünk kell, ha hibátlan mindkét könyvelési tétel a naplóban. Ezt látjuk a vegyes naplóban. A kép közepén már megjelenik a két fordított áfás sor. Ebből a program mindent automatikusan állított elő.
Nézzük meg közben a listázott könyvelési sorokat! Ez a tétel a szállítói naplóról való.
27
Ez a két tétel a vegyes naplóról készült tételeket tartalmazza.
Ha minden helyes, akkor véglegesítünk és a vegyes naplón beírjuk az ellenőrző számot is, ez itt 1 720 000 Ft.
Ezek után az áfa analitikában tudjuk megnézni, mert mind a levonható, mind pedig a fizetendő áfa analitikába meg kell jelennie a sornak és jelölve is van, hogy fordított áfás. A két analitikából nézzük meg, hogyan jelenik meg a levonható és a fizetendő áfa. A levonható áfa analitikában (466.) csak a rögzítés napjára vonatkozóan kérjük le a tételeket. Ez egy két oldalas lista.
A sor elején látjuk a VA (egymás alatt) a fordított áfa jele. Itt tehát már látjuk a listában a hozzárendelt áfát. Ugyanennek a listának a második oldalán mutatja a program, mint nem rendezett szállítói tartozást. A tartozás, áfa-mentes tétel, 3 200 000 Ft.
28
Nézzük meg ugyanezt a tartalmat a fizetendő áfa analitika listájában. Ugyanúgy kérjük le a listát, csak a könyvelés napjára, hogy más tételek ne zavarják a tisztánlátásunkat. Itt is látjuk a listázott sor elején a VA betűket (egymás alatt), ami a fordított áfát jelenti. Tehát a fordított áfás tétel jól lett lekönyvelve, mindkét áfa nyilvántartásból (analitikából) ezt látjuk.
A készletvásárlással kapcsolatos számlák könyvelése Ez a könyvelés egy kicsit összetettebb is lehet, mint a megoldásban. Most a 9. bizonylat könyveléséről beszélünk, amelyen a Budai Cserép Rt-től kétféle építési anyagot vásároltunk. Ezzel kapcsolatosan ezt a kontírozást találjuk az esettanulmány megoldásában: Anyagbeszerzés - burkolólap Áfa 27% Anyagbeszerzés - tégla Áfa 27%
211301 466 211304 466
4541 4541 4541 4541
1 050 000 283 500 347 760 93 895
Ugyanilyen készletvásárlást tartalmaz még a 11. sz. bizonylat is, ahol csak burkolóanyagot vásároltunk. Ennek a kontírozása: Anyagbeszerzés - burkolólap Áfa 27%
211301 466
4541 4541
1 050 000 283 500
Ezeket a számlákat könyvelnünk kell a szállítói folyószámla fülön is és a készlet analitikus programban is. Most csak a könyvelés elméletével foglalkozzunk! 29
Ha így könyvelnénk le a készletbeszerzéseket mind a két helyen, s utána még a készletprogramból feladással még egyszer bekerülne ez a főkönyvi programba, akkor lennének duplikált megjelenések. Már alkalmaztunk ilyen technikát, amikor egy technikai számla segítségével két tételt csináltunk egy tételből. pl. a pénztár és bank könyveléseknél a 389. Átvezetési számlát alkalmaztuk, vagy a tárgyi eszközöknél a 161. Befejezetlen beruházások számlát, vagy az immateriális javaknál a 116. Technikai számlát. Tehát a szállítói naplóban technikai számlával szemben (218. Készlet technikai számla) könyveljük a szállítói tartozást és a levonható áfát. Anyagbeszerzés - burkolólap Áfa 27% Anyagbeszerzés - tégla Áfa 27%
218 466 218 466
4541 4541 4541 4541
Anyagbeszerzés - burkolólap Áfa 27%
218 466
4541 4541
1 050 000 1 333 500 283 500 347 760 441 655 93 895 615 000 166 050
781 050
A készlet programban pedig csak a készlet-növekedést könyveljük, - amikor a készleteket bevételezzük a raktárba, - a technikai számlával szemben. Így végül a technikai számla egyenlege nulla lesz, és az egyes érintett számlákon mindenütt helyes tartalom jelenik meg. Anyagbeszerzés - burkolólap Anyagbeszerzés - tégla Anyagbeszerzés - burkolólap
211301 211304 211301
218 218 218
1 050 000 1 050 000 347 760 347 760 615 000 615 000 összesen: 2 012 760
Tehát a szállítói fülön könyvelünk:
Véglegesítjük a tételt, beírjuk az ellenőrzőszámot.
30
Most egy nagyon jó gyorslistázási lehetőséget ismerünk meg. Listázzuk ki a 218. Készlet technikai számla egyenlegét! A lista menü főkönyvi törzs részletes lekérdezése almenüben a keresésnél beírjuk a keresett számla számát. A kért egyenleg megjelenik a 10. hónap lekönyvelt adataként és az összesen rovatban is. Az egyenleg tehát 2 012 760 Ft. Az összeg helyes, mert 1 050 000 + 347 760 + 615 000 = 2 012 760 Ft.
Listázzuk le a Budai Tégla Cserép Rt-vel szembeni tartozást a folyószámla analitikából! A beállításnál a szállítók közül jelöljük be ezt az egy szállítót. A lista a következő:
Láthatjuk, hogy a céggel szembeni tartozás összesen 2 556 205 Ft, a három készlet beszerzési tétellel kapcsolatosan. Sajnos egy hiba is látszik a listán: az első sorban egy rossz másolás következtében a bizonylatszám helyett a cég bankszámlaszáma látszik. Ez gondot jelenthet a szállítói kiegyenlítéskor, tehát javítani kell. Akkor nézzük meg a sztornó tételt, és a jó tétel könyvelését, majd utána a listákat. Sztornó tétel alkalmazása A tégla beszerzését fogjuk sztornózni. Negatív módú sztornót fogunk végezni. Ez azt jelenti, hogy mindent úgy könyvelünk, mint rögzítéskor, csak a szöveg mellé meg sztornót is írunk és a könyvelendő összeg elé egy „̶ ” jelet. 31
A sztornó tételben mindent úgy kell rögzítenünk, mint az eredeti hibás tételben, tehát a hibás bizonylatszámot is ugyanúgy, mint az eredeti tételben. Vigyázzunk, a szövegben jelenjen meg a sztornó szó is és az összegek előjele „-„ legyen. Itt a sztornó tétel könyvelése:
Itt a helyes könyvelési tétel képe, most már a helyes bizonylatszámmal:
Nézzük meg a két sor könyveléséről, a szállítói rögzítési listát!
32
Az ellenőrző számnál 0-át kell, hogy a program felajánljon.
Biztonság miatt ellenőrizzük a 218. számla egyenlegét és a folyószámla listát csak erre a szállítóra! A 218. számla egyenlege jó a folyószámla listán.
Ha helyes a sztornó (teljesen azonos a két bizonylatszám) akkor a program egymás alá helyezi a rontott sort és annak a sztornóját. Majd utána következnek a jó tételek. Itt is ezt látjuk. A céggel szembeni tartozás is helyes: 2 556 205 Ft. Most már nem lesz gondunk a szállítói tartozás rendezésénél. Megszakítjuk a Kontír FB programban történő munkát, hogy megismerkedjünk a Kalmát.NET programmal.
33
Az Infotéka Kalmár.NET program használata A telepítés után a program használatba vétele nagyon hasonló a többi Infotéka programéhoz. A kalmár szó kereskedőt jelent. A programot kereskedelemmel foglalkozó cégek számlázására fejlesztették ki. A kereskedelemmel foglalkozó cég beszerzi az értékesítendő árukat, majd értékesíti azokat. A kimenő számlán tehát minden értékesített árut szerepeltetnek. A program nemcsak a kiszámlázásra alkalmas, hanem a készletek kezelésére, nyilvántartására is. A mi esettanulmányunkban egy építőipai tevékenységet végző cég szerepel. Nem kívánunk számlázó programot használni, hiszen a kiállított számlák száma nagyon csekély, valamint a pénzügyi-számviteli ügyintézői szakképesítés sem írja elő ilyen szoftver ismeretét. Amikor a Ferenc-bau Kft. számlát állít ki, akkor nem részletezi a tevékenységéhez felhasznált anyagot. Ez az építőipari tevékenység esetén lehetetlenség is lenne. A programok használatában most kétféle lehetőség között választhatunk: 1) Az első esetben a programot arra tudjuk használni, hogy kezelje a készletet, és mint „saját felhasználást” tudjuk a készletcsökkenést is kiszámoltatni a programmal. Tehát a készlet programból csak a felhasználás értékét vesszük át és a főkönyvi programban könyveljük. Ezért csak a programnak azokat a részeit mutatjuk be, amelyekre nekünk is szükségünk lesz a leírt feladatok elvégzéséhez. 2) A másik lehetséges megoldás, - ha a szaktanár ezt választja - hogy a vizsgázó nem használja az analitikus készletprogramot, hanem alábontott főkönyvi számlákra könyveli a készleteket a Kontír FB programban. Ekkor a készletcsökkenés értékét a vizsgázó FIFO vagy átlagáras módszerrel, – ahogyan a feladat kéri – kiszámítja, majd utána könyveli. Ebben az esetben az esettanulmány megoldása az irányadó, nem szükséges használni a 218. Készlet-technikai számlát, mert itt ennek nincs funkciója. Beállítások, paraméterezések A készlet programban is felvisszük a cégadatokat:
34
Az általános paramétereknél néhány apróságot módosítunk: az alapértelmezett ártípus a nagykereskedelmi ár, alapértelmezett fizetési mód a banki átutalás, alapértelmezett raktár a központi raktár. Létrehozzuk az első partnert a Budai Tégla Cserlép Rt-t, bevisszük a partner adatait.
A bizonylat típusoknál megnyitjuk az évet. Ha a 2014-es évet ajánlja fel, akkor azt törölni kell először (évnyitás törlése), majd a legördülő menüből kiválasztjuk a szállítói bizonylatok készletmozgással bizonylatot és a sorszámhoz megnyitjuk a 2013-as évet. Ezt látjuk a képen.
35
Analitikus kartonok létrehozása A cikkek ikonra kattintunk majd az új billentyűre és létrehozzuk a két beszerzett építési anyag kartonját, (001 és 002) valamint a második beszerzéshez kapcsolódó újabb kartont. (003) A létrehozott kartonokhoz elkészítjük a mértékegység panelt, (ez m2, vagy darab) valamit hozzárendeljük a beszerzési árakat. Ügyeljünk arra, hogy az aktuális karton mindig kék háttérrel jelenik meg, és azokhoz aktualizáljuk a mértékegységet és a beszerzési árat.
Szállítói bizonylatok rögzítése A bizonylatok menü alatt a szállítói bizonylatok rögzítésénél először a fejléc adatokat töltjük ki, - az aktuális számlával kapcsolatos partner, számlaszám és dátumok, - majd a bizonylati tételek fülre kattintunk, s azt töltjük ki.
36
A kitöltésnél a cikktörzsből emeljük be az adatokat.
A számla adatainak bevitele után a számla összértékét jobb oldalon fent tudjuk ellenőrizni: 1 775 155 Ft, ez az áfás érték. Majd a bizonylatot véglegesítjük: 37
OK. Majd következhet a másik beszerzéssel kapcsolatosan a számla rögzítése. A második számla csak egy cikk beszerzését tartalmazza. A két fül kitöltése után ellenőrzés következik, majd – ha minden rendben van - a bizonylatot véglegesítjük.
Kilistázzuk a két számlát:
38
Két sorban látjuk a két számlát.
Saját felhasználás rögzítése Majd a vevői bizonylatok előállításán belül a saját felhasználást választjuk és előállítjuk a burkolólap felhasználás értékét. Beemeljük az összesen 650 m2 felhasználást, melynek az áfa mentes értéke 1 357 500 Ft. Itt a program a kiszámlázásra van felkészítve, tehát a bruttó, áfás értéket is közli, de nekünk erre nincs szükségünk.
39
A program listázza a saját felhasználás értékét a padlóburkolólapból.
A másik cikk – az égetett tégla - felhasználása 299 000 Ft értékű:
40
Itt a bizonylat a saját felhasználásról:
Lekérdeztük a listák menüből a készletérték listát az égetett téglából:
41
Tehát égetett téglából 212 db a zárókészlet.
42
Folytatjuk a munkát a Kontír FB programban Készlet változások könyvelése A vegyes naplóban lekönyveljük a készletnövekedés adatokat a készlet számlákra. Ha a feladás lehetséges lenne a készlet programból, akkor ezek az adatok a készlet programból így jönnének. Anyagbeszerzés - burkolólap Anyagbeszerzés - tégla
211301 211304
218 218
Anyagbeszerzés - burkolólap
211301
218
1 050 000 1 050 000 347 760 347 760 615 000
615 000
Majd könyveljük a készlet felhasználások értékét is.
Lássuk a könyvelésről a vegyes könyvelési listát!
43
Nézzünk meg két listát a készletek értékéről!
Tehát a padlóburkolólap maradék készlet értéke a könyvelés szerint 307 500 Ft. 44
Az égetett tégla maradék készlet értéke a könyvelés szerint 48 760 Ft. Mindkét zárókészlet adata helyes. Könyvelés a bank naplóban A Ferenc-bau Kft. havi bankszámlakivonatait könyvelünk. Először a bank könyvelésénél a számlakivonatszámot, a dátumot, az összes terhelés és jóváírás összegét visszük be, - a szürke háttérnél - majd soronként ebből a tényleges pénzmozgással kapcsolatos adatokat egyedileg kérdezi: a pénzmozgás dátumát, az ellenszámla számát és jellegét (T vagy K) a megnevezést/partner nevét és megjegyzést és az összeget. Lent a jobb sarokban mindig jó előjellel kell megjelennie a bevitt összegnek, tehát jóváírás esetén előjel nélkül, terhelés esetén pedig „-„ előjellel, ha jól állítottuk be a bank ellenszámlájának jellegét.
45
Ha partnerrel dolgozunk, akkor a kiegyenlítés könyvelésekor a következőket látjuk: a kiegyenlítés dátumát bevisszük, az ellenszámla számát és jellegét, majd kiválasztjuk a partner nevét. Pár karaktert beírva rááll a partner nevére és enterrel bevisszük a cellába. Majd a folyószámlában felajánlja a partnerrel kapcsolatos számlákat, a megfelelő számlaszám elejét beírjuk, majd figyelünk arra, hogy jó összeget válasszunk ki, innen automatikusan megjelenik a kiegyenlítendő összeg, majd tovább enterezünk, amíg a képernyő jobb sarkában jó előjellel megjelenik az aktuális terhelés vagy jóváírás összege.
Ha felhasználtuk az egyes sorok könyveléséhez az összes jóváírás, terhelés összegét, akkor az ellenőrzés, lista, véglegesítés folyamatában a jobb alsó sarokban a bizonylat összesen rovatnál „0” összeget látunk. Fent a bankszámla adatai, a terhelés, jóváírás most megegyezik a bevitt adatokkal (később halmozott adat lesz). Leolvassuk a bank záró-egyenlegét, aminek meg kell egyeznie a számlakivonaton és a könyvelési ablakban, ez most 3 869 073 Ft.
46
Ha mindez rendben van, véglegesíthetjük a bankszámlakivonatot.
Az ellenőrző szám a terhelés és jóváírás együttes összege, (5 802 180 + 1 933 107) tehát most 7 735 287 Ft. Annak sincs akadálya, hogy egybe lekönyveljük a három bankszámlakivonatot, persze egyenként, egymás után az egyes számlakivonatok adataival. Nézzük meg a bank-rögzítési listát a 10. hónapról, mely a véglegesítés után megjelenik, pdf formátumban le is menthetjük.
A 11. havi bankszámlakivonat véglegesítés előtt:
47
A 12. havi bankszámlakivonat véglegesítés előtt:
Lássuk a 12. havi bank-könyvelési bizonylatot!
Kérdezzük le a bankszámla (3841. számla) december 31-ei záró egyenlegét! 48
Ha a könyvelési listákat ellenőriztük és a záró egyenleg is egyezik a bankszámlakivonattal, akkor nagy az esélye annak, hogy jó a bank könyvelésünk.
49
A bér program használata Mielőtt a bérprogramba belépünk, idézzük fel, hogy a pénzügyi-számviteli ügyintézőknek mit kell ismernie a bérszámfejtéssel kapcsolatosan! Követelmény, hogy megadott egyszerű alkalmazási módok esetén (munkaviszony, megbízási jogviszony, főfoglalkozású társas vállalkozói jogviszony, főfoglalkozású egyéni vállalkozói jogviszony, kiegészítő tevékenységű társas vállalkozói jogviszony, nyugdíj melletti jogviszony) a bérszámfejtő programban rögzíteni a megadott dolgozóval kapcsolatos adatokat, majd a bért számfejteni. Fizetési jegyzéket, bérkartont listázni. Nem követelmény a bérfeladás alkalmazása a vizsgán. Tudni, ismerni kell viszont a bérfeladás könyvelési tételeit, megadott adatokkal könyvelni is kell ezt a főkönyvi programban. Ezek figyelembevételével foglalkozunk a bérprogrammal. Belépünk a start menün keresztűl a programba, elolvassuk a tájékozatót a frissítésekről. Kilépünk, és a honlapon elvégezzük a teljes program frissítését. Újra belépünk a programba. Létrehozzuk az első céget a Ferenc-bau Kft-t. Utána a regisztrál gombra kattintunk és megadjuk a szoftverfejlesztés által megadott regisztrációs jelsorozatot. Ha ez sikerrel járt, a program üzenetet ad.
Belépünk a programba. Ha gond van a jogosultsággal, akkor a http://infoteka.hu/ honlapjáról az ügyfélkapun keresztül belépünk, ha már van regisztrációnk. Ha nincs még regisztrációnk, akkor regisztrálunk és a megadott e-mail címünkre elküldik a belépési nevet és jelszót. Belépés után látjuk azokat a szoftvereket, amihez jogosultságunk van. Kikeressük a megfelelő programot, majd a kódfájl oszlopot és letöltjük az XML fájlt. Meg kell adnunk az e-mail címünket és elküldjük a fájlt. A levelező rendszerünkből a megérkezett levélben található fájlt elmentjük a gépünkre (pl. az asztalra). Majd innen kell továbbmásolni a fájlt a c:\Program Files\Infotéka\program könyvtárba rendszergazdai jogosultsággal.
50
Majd belépünk a programba.
Évnyitás, paraméterezések, beállítások Ezután a nézet menüben az ikonsorra kattintunk. Megjelennek a kis ikonok a képernyőn. Majd a paraméterek menüben használjuk az évnyitás, majd az évváltás almenüket, úgy ahogyan azt a Kontír FB programban már megismertük. Az évnyitásnál mindenütt azt az évet állítjuk be, amire számfejteni szeretnénk, ez a 2013. év.
Majd az évváltásnál beemeljük a 2013-as évet.
A paraméterek menü általános paraméterek almenüben a cég ezt a beállítást javasolja:
51
A másik fülön, a cég paramétereken ezt a beállítást hagyjuk.
Az adótábla almenüben elegendő az egysávos 16%-os szja beállítása.
A címletek paraméterezése almenüben a készpénzes fizetéshez tudjuk megadni, hogy a fizetésnapon, készpénzen fizetés esetén a dolgozók fizetése milyen címletekben álljon rendelkezésre. Itt bővíthetők a címletek.
52
A programunkban lehetőség van a listák - paraméterezett listák menüpontban, az előre beépített listák mellett bármilyen olyan kimutatás elkészítésére, amelyhez tartozó adatokat bárhol, bármikor, korábban a programunkban rögzítettünk. Az ilyen típusú kimutatások elkészítéséhez kiválóan használhatók a lista változók. A lista változókat itt tudjuk bővíteni.
A paramétereken belül találjuk az egyéb paramétereket. Az egyéb paramétereket itt tudjuk megadni, módosítani. Az alábbi ablakban látható paraméterek a képletekben használhatók. Ha egy képletben szerepel a minimálbér, akkor nem kell az éppen aktuális számértéket beírni, elegendő az "MB" paraméter névvel helyettesíteni. 53
A törvényes munkaidőnaptár menüpontba belépve az év legördülő mezőjében (2013.) lehetőségünk van évváltás nélkül megnézni a kiválasztott év bármelyik hónapjára vonatkozóan a munka-, pihenő-, és ünnepnapjait.
Találunk itt még egy jogcímlistát a távolléti díj számolásához.
54
Ezután a törzsadatok menüvel ismerkedünk meg. A törzsadatok menü cégadat módosítása almenüben kitöltjük a cég azonosító adatait.
A munkaszám almenüben lehetőségünk van munkaszám kialakításával, a bérrel kapcsolatosan bármilyen adatgyűjtést elvégezni. 55
A számlatükrünket – a főkönyvi törzs almenüben – a főkönyvi program számlatükrével szinkronba hozzuk, legalább azokat a számlákat, amelyekre szükségünk lesz a bérfeladáskor.
Az alkalmazási módok karbantartása almenüben ha a magánnyugdíj pénztár oszlopban a négyzetben pipát láthatunk, az azt jelenti, hogy az adott jogviszonyban előfordulhat olyan számfejtés, amely esetében magánnyugdíj-pénztári bevallás válhat szükségessé.
56
Szervezeti egységet is rögzíthetünk a szervezeti egység karbantartása almenüben. Mi szervezeti egységként a központot fogjuk használni.
A jogcímek karbantartása almenüben megtalálunk szinte minden beállítást, amit az adótörvények miatt a bérprogramnak tudnia kell. Itt két fület találunk: a jogcímeket és a paramétereket.
Itt a beállítások közül egyet módosítunk, hogy a tört havi tagi jövedelem és az ahhoz tartozó egészségügyi szolgáltatási járulék arányos, helyes legyen. jogcímkód 1554
megnevezés Egészségügyi szolgáltatási járulék
Változtatás: a csak számolt jogcímről, a számolt, de módosítható beállításra módosítunk, majd ezt letároljuk. (lásd a következő képet)
57
Az alkalmazás minőség karbantartása almenü nagyon fontos része a számfejtésnek. Az alkalmazás minőségét minden esetben meg kell adni a dolgozóval kapcsolatosan. Itt lehet az alkalmazás minősége egyes elemeit módosítani, bővíteni. Két alkalmazási módban fogunk jövedelmet számfejteni: kiegészítő tevékenységű társas vállalkozás, és munkaviszony alkalmazási módban.
58
A biztosítási jogviszony karbantartása almenüben lehet a jogviszonyokat bővíteni, módosítani, törölni. Fontos, hogy a jogviszony biztosítási jogviszonyt keletkeztet-e vagy sem.
TEÁOR kódok karbantartása almenüben tudunk TEÁOR kódot létrehozni, módosítani vagy törölni.
A TEÁOR kód (Tevékenységek Egységes Ágazati Osztályozási Rendszere) a vállalkozás tevékenységeire vonatkozik. Egy vállalkozás olyan tevékenységeket végezhet, amilyen tevékenységeket a cégbíróságon a társasági szerződésébe bejegyeztek. A FEOR kódok karbantartása almenüben tudjuk a foglalkozások kódjait módosítani, bővíteni vagy törölni. Már a dolgozók bejelentésénél is szükség van a FEOR kód (Foglalkozások Egységes Osztályozási rendszere) megadására, de ugyanígy a havi jövedelem bevallásokban (08-as bevallás A08-as és M08-as bevallások része) is legtöbbször megadjuk a dolgozók FEOR kódját.
59
A nyugdíjpénztárak karbantartása almenüben tudjuk kiválasztani a dolgozóhoz tartozó magán nyugdíjpénztárt. A 2010-es törvényi változás miatt a magán-nyugdíjpénztári tagok száma az eredeti létszám kb. 3%-ára csökkent.
A kieső időkód karbantartása almenüben tudjuk a kieső időkódokat bővíteni, módosítani vagy törölni.
A hozott adat jogcímek karbantartása almenüben lehet ezeket a jogcímkódokat létrehozni, módosítani vagy törölni. Ha egy adóéven belül a belépő dolgozó hozza magával az előző munkahely(ek) adatlapját, akkor a bérszámfejtés egyik fontos feladata ezen adatok rögzítése a bérprogramba. Így év végével a kiadott jövedelemigazolás már a dolgozó egész évi jövedelmét tartalmazhatja. A távolléti díj számításához is szükség van a bevitt adatokra. 60
A lista típusok karbantartása almenüben adatokat tartalmazó lista tartalmakat, elnevezéseket tudunk felvenni, módosítani és törölni.
A szakmakódok karbantartása almenüben a dolgozókról készítendő - a KSH által kibocsátott szakmakódok - statisztikai kimutatások meghatározó gyűjtési, csoportosítási szempontját képezik. Ebben a menüpontban ezeknek a szakmakódoknak a nyilvántartására, módosítására, bővítésére van lehetőség.
61
A korkedvezményre jogosító munkakörök karbantartása almenüben tudjuk ezeket bővíteni, módosítani, illetve törölni.
Adatkarbantartás – számfejtés A műveletek menü adatkarbantartás – számfejtés almenüjében kell a bérszámfejtés előkészítésével kapcsolatos munkákat előkészíteni és a bérszámfejtést elvégezni. Mivel a bérügyvitel rendkívül összetett tevékenység, ezért a bérszámfejtés előkészületei is igen sokrétűek. Ebben az almenüben ismerkedhetünk meg a bérszámfejtés és az összes szorosan kapcsolódó tevékenység elvégzésének módszerével, többek között az új belépő dolgozó adatainak felvitelével, a munkaszerződés rögzítésével, a szabadságok nyilvántartásával, és minden olyan adat felvitelének a módjával, amelyre a törvényi kötelezettségeink teljesítéséhez elengedhetetlenül szükség van. Még itt végezzük el a dolgozók bérének törvényes számfejtését, az adó- és tb bevallásokhoz, adatszolgáltatásokhoz szükséges kimutatások elkészítését. A fejezet áttekintése után képesek leszünk önállóan, minden nehézség nélkül, a néhány ismert jogviszony számfejtésére. Tehát ez a legfontosabb része a programnak, ezért ajánljuk ennek a résznek az alapos áttanulmányozását, mert ebben a fejezetben rendkívül sok olyan ismeret kerül bemutatásra, amelynek segítségével a programunk lehetőségei maximálisan kihasználhatóak. Itt tizenöt adatfelviteli fül került elhelyezésre a tizenhatodik maga a bérszámfejtési feladat. Célszerű ezeket az elhelyezés sorrendjében használni, tehát először az alapadatokat. Az adatfelvitelnél használjuk a vezérlő billentyűket (bővít, módosít, tárol, mégsem, bezár, töröl, stb.) A töröl billentyűt csak akkor használjuk, ha a felvitt dolgozó minden adatát törölni kívánjuk! 62
Ferenc László adatait felvittük az alapadatok fülön.
Fényképet is tudunk a dolgozóhoz hozzárendelni, ha a fénykép jpg formátumban áll rendelkezésre és azt bemásoltuk a cég könyvelési könyvtárába, pl. Ceg1. Majd a fénykép billentyűre kattintva tudjuk az előbbi helyen letárolt fényképek közül a megfelelőt kiválasztani. Majd rögzítjük a címadatokat.
63
Majd rögzítjük az egyéb adatokat.
Ezután az alkalmazási módok fülön dolgozunk.
Az első három fül adatainak rögzítése után a tárol billentyűre kattintunk, s csak ezután tudjuk a további fülek tartalmát kitölteni.
64
Ezután az alkalmazási módok 2 fülön dolgozunk.
Az egyes füleken sorra visszük fel az adatokat, majd a számfejtés előkészítése almenübe ugrunk. Fontos figyelmeztetés jelenik meg azzal kapcsolatosan, hogy itt csak olyan adatokat szabad rögzíteni, ami minden hónapban ismétlődik. A számfejtés előkészítése
Itt beállítottunk az állandó adatokat: jogcímkód 8800 8881 0018 0014
megnevezés Bankba utalás (1) Egészségügyi szolg. járulék (1) TB hatálya alá tartozó nyugdíjjárulék mértéke (10) Tagi jövedelem (100 000)
A beállítást úgy végezzük, hogy a megfelelő sort kiválasztjuk, majd adunk egy entert. Egyest (1) vagy nullát (0) kell írnunk, vagy egy konkrét számot, majd enterrel lezárjuk a sort. Majd a számfejtés billentyűre kattintunk. 65
A számfejtés dátumához beírjuk: 2013.10.31, azaz az első számfejtendő hónap utolsó napját. Ellenőrizzük, hogy az előkészítésben beállítottak láthatók-e a programban, ha nem akkor ezeket a beállításokat kell látnunk: jogcímkód 8800 8881 0018 0014
megnevezés Bankba utalás (1) Egészségügyi szolg. járulék (1) TB hatálya alá tartozó nyugdíjjárulék mértéke (10) Tagi jövedelem (50 000)
Az október havi tagi jövedelem 50 000 Ft, tehát ezt bevisszük a 0014-es jogcímkódhoz.
Számfejtés Ezután az átszámol billentyűre kattintunk. A program ebben az alkalmazási módban – I. Társas vállalk. kieg. tev. – nem arányosította az egészségügyi szolg. járulékot, ezt most kézzel mi megtehetjük. A számfejtés után az 1554-es jogcímsoron az aktuális oszlopot (korábban kézzel szerkeszthetővé tettük) most 3 330 Ft-ra módosítjuk. (az összeget az alábbi számítással határoztuk meg: 6 660/30 = 222 Ft/nap, 2013.10.17 – 2013.10.31-ig ez 15 naptári nap, 15*222 = 3 330 Ft) Az 1554-es jogcímkód sorára állunk, az aktuális oszlopban egy entert ütünk, javítjuk az összeget 3 330 Ft-ra, majd enterrel jóváhagyjuk. Majd ellenőrizzük a számfejtés sorait. 66
Az 1554-es jogcímkód soron a kézi módosítást látjuk az aktuális (utolsó) oszlopban.
Listák, lekérdezések Fizetési listát nyomtatunk a listák menü fizetési bizonylat almenüjéből. A banki utalás miatt javítjuk a fizetési bizonylaton lévő szöveget: a bizonylatot átvettem-re. (a legördülő menüből választunk) Lássuk a nyomtatás beállítása képét és a fizetési listát.
67
Ezután számfejtjük Ferenc László november havi jövedelmét is. A tagi jövedelme 100 000 Ft, a többi adaton nem kell változtatnunk. A bérbeadásból származó jövedelmét nem tudjuk beletenni a bérszámfejtésbe, mert a programban ehhez az alkalmazási módhoz nincs hozzárendelve a bérbeadásból származó jövedelem és ennek az szja-ja. Ebben az esetben az elkészült 08-as bevallásba majd kézzel fogjuk beletenni a bérbeadással kapcsolatos jövedelmet és annak az szja-ját, illetve azt, hogy Ferenc László ezzel kapcsolatosan 10%-os költséget kíván érvényesíteni. Számfejtjük Ferenc Ádám novemberi és decemberi bérét is, és Ferenc László decemberi jövedelmét. Előtte azonban rögzítjük a munkavállaló adatait. A számfejtés előkészítése részben az alábbiakat beállítjuk: jogcímkód 8800 8898 0018 0004
megnevezés Bankba utalás (1) Szakképzést számoljon-e? I=0, N-1, itt a beállítás igen, tehát (0) TB hatálya alá tartozó nyugdíjjárulék mértéke (10) Havi alkalmazotti bér összege 240 000
68
A bérszámfejtés után listázunk Ferenc Ádám fizetési jegyzékét és bérkartonját. Lássuk!
69
A listák menün belül találjuk még a kimutatás az utalásokról almenüt. Itt lehet vállalkozásonként és időszakonként (pl. havonta) lekérdezni és kinyomtatni az ügyvezetés részére az utalandó adókat. Érdemes a lekérdezés előtt kijelölni azokat az adókat, járulékokat, amelyek a vállalkozásnál előfordulnak.
70
Feladás a főkönyv felé és egyéb feladatok végzése A feladást a könyvelés felé almenüt a tools rendszerek menün belül találjuk. Először az itt felajánlott könyvelési tételeket a mi számlatükrünkre kell módosítani, majd utána kell a programmal elkészíttetni a feladás adatállományát. Ellenőrzés után történhet meg a feladás indítása a főkönyv felé. Amennyiben a vállalkozás használja a programból elkészített bevallásokat, akkor az ezekkel kapcsolatos beállításokat az ÁNYK menüben kell elvégezni. Mi az esettanulmány bevallásait kézzel készítettük el. A pénzügyi-számviteli ügyintézők az elektronikus bevallásokat manuálisan (kézzel) készítik el, hogy a bevallások tartalmát, készítési folyamatát begyakorolják. Ha már ismerik ezt a technikát és megbízhatóan dolgoznak a bérprogrammal, akkor már – megfelelő gondos ellenőrzés után - ők is használhatják a program által elkészített elektronikus bevallásokat.
Tárgyi eszköz program használata Ha nem elegendő a Kontír FB programba épített befektetett eszköz modul tudása, akkor használjuk a Tárgyi eszköz analitikus modult. Például, ha egy cég nagyon sok tárgyi eszközzel rendelkezik, és azt szeretnénk, hogy a havi értékcsökkenés számítását is a program automatikusan végezze, akkor szükségünk van erre a programra. Egy kis cégnek, - ahol kevés a tárgyi eszköz és évente könyvelik az értékcsökkenést és értékcsökkenési leírást, - elég a már korábban megismert program, a Kontír FB program befektetett eszközök füle. A programba való belépés a már megtanult módon történik, a regisztrálás szintén. Már átvette a Tárgyi eszköz program a Ferenc-bau Kft. – az új cég – nevét a főkönyvi programból. Belépünk a Tárgyi eszköz programba. Beállítások, paraméterezések
Kiválasztjuk a tárgyi eszköz alapparamétert, hogy indításkor beolvasásra kerüljön és néhány lépés és bent is vagyunk a programban.
71
A nézet menüben kitesszük az ikonsor ikonjait. Majd a paraméterek menüben megnyitjuk a 2013. évet. Ha van előző évi könyvelt állományunk, akkor a megnyitás annak mintájára is történhet, ha nincs, akkor válasszuk a Tárgyi eszköz paraméter beállítást.
A felhasználók és jogok menüben az évnél legördítjük a korábban megnyitott 2013. évet.
A paraméterek menü általános paraméterek almenüjében először az általános beállítások fülön dolgozunk. A feladatban csak az év végén fogunk értékcsökkenést számolni, tehát az elszámolandó időszakot állítsuk évre. Az automatikus eszközszámot állítsuk 1-re. Majd menjünk az értékcsökkenési módok, tehát a másik fülre.
72
Az értékcsökkenési módok fülön állva átgondoljuk, hogy milyen változtatás szükséges az eredeti beállításokhoz képest. Csak lineáris és kis összegű értékcsökkenést fogunk elszámolni, tehát ennek megfelelően végezzük a beállítást.
Menjünk a paraméterezés menün belül a könyvelés paraméterezésébe. A program a főkönyvi számok használata nélkül is kiválóan működik, tudunk eszközöket nyilvántartani, értékcsökkenést elszámolni. Ha a program lehetőségeit maximálisan ki akarjuk használni, pl. szeretnénk a programunkkal elkészíttetni az eszközökhöz kapcsolódó könyvelési tételekből a vegyes könyvelési feladást, és ezt további adatrögzítés nélkül a főkönyv felé átadni, vagy szeretnénk elkészíttetni a programunkkal a kiegészítő melléklet részét képező befektetési tükröt, abban az esetben szükségünk van a főkönyvi számlaszámok használatára is. 73
Kiválasztunk egy sort, pl. a bruttó érték nő megnevezésű sort. Az érvényesség kezdete: alapértelmezettként ide bármilyen dátumot írhatunk. Az a lényeg, ha szükség lenne a gazdasági esemény módosítására, akkor ezt megtehetjük meghatározott dátum megadásával. Ha a Tartozik vagy a Követel számla részhez pipát teszünk, akkor ehhez a részhez egy makró fog kapcsolódni és akkor a beépített kódok közül választhatunk. Ha nincs pipa, akkor konkrét főkönyvi számot kell itt megadnunk.
A mérleg melléklet paraméterezése almenüben a mérlegsorokhoz tartozó főkönyvi számokat tudjuk hozzárendelni.
A társasági adóbevallás segédlet paraméterezésével a program előállítja azokat az adatokat, amelyeket a társasági adó bevallásban kell szerepeltetnünk.
74
A törzsadatok menüből csak azokkal a részekkel foglalkozunk, amelyekre most szükségünk van. A cégadat almenüben kitöltjük a könyvelendő cég adatait. Erre azért van szükség, hogy minden lista, amit a programból e cégen belül listázunk, nyomtatunk, szerepeljen a cég neve, adószáma, stb.
A gazdasági egység elnevezését a többi programban megadottak szerint, azokkal szinkronban adjuk meg. Az egyes elkülöníthető gazdasági egységeket kell itt definiálnunk.
Az eszközcsoportok almenüben tudunk olyan eszközcsoportokat definiálni, amelyek bizonyos szempont(ok)ból azonos tulajdonságokkal rendelkeznek. pl. a 14s eszközcsoportba a 33,0%-os leírási kulcs alá tartozó számítástechnikai eszközök tartoznak.
75
A beszerzési módok használata nem kötelező, de a statisztikák készítésénél jól használható.
A beszerzési reláció használata sem kötelező, de használatával a beszerzési irányokat tudjuk csoportosítani.
76
A munkaszámokat pl. a beruházások azonosításához tudjuk jól használni. Minden beruházásnak adunk egy jól elkülöníthető munkaszámot. Amikor az egyes beszerzési árhoz tartozó elemeket rögzítjük, akkor mindig hozzárendeljük a megfelelő munkaszámot. A beruházás aktiválása előtt a munkaszám lekérdezhető és részletes listát ad a bekerülési értékről.
A számlatükör vagy főkönyvi törzs egy vállalkozási számlatükör, melyet a főkönyvi programmal szinkronban kell vezetni. Az összesítő főkönyvi számot és a kartont itt is jól kell használni. A lineáris leírás kulcsok törzsben lehet felvenni, módosítani, törölni a leírási kulcsokat.
Még lehet hasznosítási, megszűnési okok és selejtezési bizottsági törzset létrehozni és kezelni a törzsállományok között. A műveletek menüben találjuk az eszközök nyilvántartása almenüt. Az első tárgyi eszközzel kapcsolatos számla a 08-as számla, a 2014.10.18-án beszerzett multifunkcionális irodai berendezésről. Analitikus karton létrehozása, aktiválás Az 1. Nyilvántartásba vétel fülön felvisszük a legfontosabb adatokat. Hozzárendeljük a 14s eszközcsoportot, mellyel az értékcsökkenési leírás összes beállítását megadtuk. Az eszközszámot és leltári számot automatikusan generálta a program, mert az Általános paramétereknél ezt állítottuk be. Ez látszik is a többi fül adatán. Az 1B Tartozékok fül kitöltésére most nincs szükség. A 2. Főkönyvi számok fülön minden automatikusan jelent meg, a korábbi beállítások (eszközcsoport hozzárendelés) következtében. Ugyanígy nincs teendőnk a 3. Értékcsökkenési mód fülön.
77
A 4. Értékváltozás fülön kell az aktiválást lekönyvelnünk, bár szinte itt már automatikusan minden megjelenik a korábbi adatbevitel következtében. Majd a tárol billentyűre kattintunk. Ezután megnézzük, hogy a teljes táblázat minden adata rendben van-e, s ha igen, akkor a lekönyvel billentyűre kattintunk.
78
Ha akarunk, akkor a kartonhoz kapcsolódóan még megjegyzést is írhatunk az aktivált tárgyi eszközhöz.
Majd a lekönyvel billentyűre kattintunk. Egy figyelmeztetést látunk. Rendben, és az aktiválást lekönyveltük.
Még az 5. Üzembehelyezés fülön is van egy kis dolgunk. Meg kell adnunk az üzembe helyezés okmányszámát, (ez itt most a számlaszám, mert nem készült aktiválási jegyzőkönyv) és az üzembe helyezés dátumát. (innen kezdődik majd az értékcsökkenés számítása)
79
Ezek után sorra rögzítjük a többi eszközt.
Értékcsökkenések elszámolása Az üzembehelyezések után az értékcsökkenések elszámolása következik. Napi értékcsökkenést (azonnali használatbavételt) kell elszámolni a szoftvernél, a dátum: 2013.11.12. A program megtalálja az eszközt és elszámolja az értékcsökkenését. Majd indítjuk az éves écs. leírás elszámolását.
A lista a következő: 80
Majd indíthatjuk az adótörvény szerinti értékcsökkenési leírás elszámolásokat. Először a kisértékű eszközét, majd a többi eszközét.
81
Listázások és egyéb feladatok Listázzuk ki a leltározási listát az eszközökről!
A tools rendszerek menü könyvelés a feladás felé almenüben, ha elindítjuk a feladást, a program a fájl nevét megadja (változtathatjuk) és felajánlja a fájl helyét, mindenképpen a program könyvtárba kell elmentenünk. Ezt a feladást most nem fogjuk beolvasni a főkönyvi programba, mert akkor ott a befektetett eszközökkel kapcsolatos könyvelés duplán jelenne meg. A cég könyvelése a Cég1 könyvtárban található.
82
Érdemes még a paraméter állomány előállítása almenüt is használni, ha több cégnek könyvelünk és az egyik cégben előállított paraméter beállításokat más cégekben is akarjuk használni. Csak nevet kell adnunk a fájlnak: pl. tárgyi eszköz paraméterei, és letárolni.
83
Folytatjuk a munkát a Kontír FB programban Még nagyon sok könyvelési feladatunk van. A vegyes naplóban eddig csak keveset könyveltünk. Minden tételt, amely nem pénztár-, bank-, folyószámla-, vagy befektetett eszköz tétel, azt a vegyes naplón fogjuk könyvelni. Feladatok végzése a vegyes naplóban A vegyes naplóban fogjuk még könyvelni: a végzés alapján a társaság bejegyzésének tételét, a három hónap bérfeladását, az időbeli elhatárolásokat, az adótartozásokkal kapcsolatos kerekítési különbözeteket, az adótartozásokkal kapcsolatosan a számlák összevezetését, a 2014-es évben könyvelendő nyitás utáni rendező tételeket, stb. A vegyes naplóban hasonlóan könyvelünk, mint már korábban. Figyelhetünk arra, hogy ezeknél az eseményeknél általában nincs bizonylat, ezért ezeket a könyvelési listákat rögzítés után azonnal nyomtatjuk és lefűzzük a bizonylatok közé. A program a könyvelési dátum beírása után automatikusan beemeli a dátumot a teljesítési időhöz és esedékesség idejéhez is. Ezeket töröljük, hiszen itt most elegendő egy dátum. Lássunk itt is egy könyvelési sort!
84
Listázások, lekérdezések Listázzuk a 10. havi bérfeladással kapcsolatos tételeket a listák menü napló almenüből! Listázásnál mindig gondoljuk át a szűrési feltételeket! Itt a szűrési feltételeink: a vegyes naplót kijelöltük, valamint a könyvelés dátumát adtuk meg. (2013.10.31)
Az időbeli elhatárolások könyvelése után csak ezeket listázzuk. Szűrési feltételként megadjuk: a 2013.12.31. dátumot, főkönyvi szám intervallumként a 482-482-es számlát, és naplóként a vegyes naplót. Lássuk a kért listát!
85
Könyveljük le az összes 2013. évi tételt, majd lépjünk át a 2014. évre és ott is könyveljünk le mindent, amire szükségünk van! Listázzunk egy áfa analitikát a vevői számlákról! Bemutatjuk a lekérdezést és a kapott listát.
Ellenőrizzük, hogy jó-e ez a lista! Azt kell mondanunk, hogy sajnos hibás, mert a lista nem tartalmazza azt a 4 000 000 Ft-os árbevételt, amelyhez nem tartozik áfa, mert fordított áfás. Bizony szükséges lenne, hogy ez a tétel is benne legyen az áfa nyilvántartásban. Mit tehetünk? Könyvelési sor(ok) utólagos törlése, indoklással Van a főkönyvi programnak egy lehetősége, hogy – ha szükséges – tudunk utólag korábban lekönyvelt sorokat törölni és a törlésről is feljegyzés készül. Nézzük meg ezt a lehetőséget! 86
Menjünk a tools menü archív adatok karbantartása almenübe! Meg kell keresnünk a 4 000 000 Ft-os kimenő számlát, mert azt fogjuk törölni. Ezt a vevői folyószámla naplón könyveltük. Először a törzsadatok menü áfa típus adatok almenün belül létrehozunk egy nulla százalékos áfa sort és letároljuk. Az érvényesség végéhez nem írunk dátumot.
Megkerestük a kérdéses számlát és erre a sorra állunk. Majd alul a kontírozás törlésére kattintunk. Majd megjelenik az alábbi megjegyzés ablak. A megjegyzésbe írjuk a törlés indokát.
A 4 000 000 Ft-os könyvelési sor eltűnt. A program üzenete:
A törlési naplóra kattintunk, s az alábbiakat látjuk:
Tehát a törlés megtörtént, de van nyoma annak, hogy mit és miért töröltünk. Most következhet a tétel újrakönyvelése jó áfa státusszal. 87
Menjünk a műveletek menü könyvelés almenü vevői folyószámla naplóba. Újra le kell könyvelnünk a tételt.
Majd véglegesítjük a lekönyvelt tételt. Most nézzük meg az áfa nyilvántartást (analitikát)! Mit is látunk? Ugyanazt, mint az előző áfa listában. Tehát nem volt elegendő, hogy nulla százalékos áfa kulcsot használtunk a könyvelésnél. Mire van még szükség? Mi a hiba oka? A hiba oka: az áfa gyűjtőkód, ami az előzőekben a 25-ös kód volt. (ezt a program automatikusan maga emelte be a könyvelésbe) Olyan kódra van szükségünk, amely adólevonással járó adómentes értékesítést jelent. 88
Nézzük meg, hogy milyen kódokat használhatunk! Menjünk az általános paraméterek menü áfa gyűjtőkódok almenüjébe! Itt láthatjuk az áfa analitikát:
Itt látjuk a használható áfa gyűjtőkódokat:
Jó lesz nekünk a 01-es kód! Könyveljük le ezzel a 4 000 000 Ft-os kimenő számlát! Az áfa gyűjtőkód: 01, az áfa százaléknál kiválasztjuk a 0%-os fordított áfás értékesítést. Majd tárol, mégsem és következik az ellenőrzés, lista és a véglegesítés. Óvatosság miatt azért először töröljük le a 4 000 000 Ft-os kimenő számlát az archív adatok karbantartása almenüből, majd csak utána könyveljük a tételt.
89
Itt látjuk a törlés folyamatát:
90
A könyvelés folyamata:
Itt a helyes fizetendő áfa nyilvántartás, most már azzal a tartalommal, amit vártunk. Tehát ebből a listából már jó áfa bevallás készülhet a fizetendő áfát illetően.
91
Itt a helyes levonható áfa analitika és a nem rendezett szállítói tételek: Kérjünk részletes levonható áfa analitikát!
92
Ez az analitika is helyes tartalmú. Az éves áfa bevallásunk a két áfa listából hibátlan lehet.
93
Főkönyvi kivonat listázása, tartalma Az átvezetések előtt – a költségek átvezetése a 8. számlaosztályba – még listázzunk egy főkönyvi kivonatot, hogy megnézzük, hogyan sikerült a könyvelésünk.
Excel formátumba kértük a főkönyvi kivonatot, hogy tudjunk benne dolgozni. Ha a beállítások jók, akkor először a listáz, majd a nyomtat billentyűre kattintunk és elkészül az Excel állomány, fájl. Az első két oszlop tartalmát (adott időszak nyitó – adott időszak záró) elfedjük. Majd beszúrtunk két üres sort a mérleg és eredményszámlák közé és összeadjuk az egyenlegeket. Ezt kapjuk: A listát csak több részletben tudtuk ide másolni. Az ötödik általunk képzett számoszlopban találjuk a kettős könyvvitel legfontosabb egyezőségét = mind a mérleg, mind pedig az eredményszámláknál ugyanazt a számot kapjuk: 262 898 Ft, ez az adózás előtti eredmény. Ez az egyenlegek összegének a különbsége. Ezt kellett felosztanunk társasági adóra, (a 1329-es bevallásban határoztuk meg ennek mértékét: 26 000 Ft) osztalékra (most nem volt) és mérleg szerinti eredményre (236 898 Ft).
94
95
Ez a főkönyvi kivonat már majdnem a végső. Át kell vezetnünk az 5-ös számlaosztályból könyvelt számlák egyenlegét a 8. számlaosztályba.
96
Átvezetési számlaszámok A számviteli törvény kötelezően előírja, hogy évente legalább egyszer - a tárgyév zárása során - a költség számlák egyenlegeit át kell vezetni a ráfordítások közé. Itt adható meg az átvezetéshez szükséges főkönyvi számok kapcsolata. Ezt a funkciót a törzsadatok menün belül találjuk meg az átvezetési számlaszámok elnevezéssel. Az átvezetések minden korlátozás nélkül szabadon bővíthetők, módosíthatók és törölhetők. Fontos kiemelni, hogy az átvezetés gyűjtő főkönyvi szám esetén az alábontásokra is végrehajtásra kerül. Nézzünk erre egy példát! Az anyagköltségek átvezetésénél elég megadni az 511. Felhasznált anyagok költsége gyűjtőszámlát, s így az átvezetés során minden alábontott alszámla átvezetésre kerül. Az átvezetési és ráfordítási számlánál viszont csak olyan számlát adhatunk meg (kartont) amire lehet könyvelni, gyűjtőszámlát nem.
Az alábbi táblázatba összefoglaltuk az átvezetési összefüggéseket: Megnevezés
Anyagktg.
Költség számla Átvezetési számla Ráfordítási számla
511 59 811
Igénybevett szolg. 52 59 812
Egyéb szolg.
Bérktg.
53 59 813
54 59 821
Szem. jell. egyéb kifiz. 55 59 822
Bérjárulékok
Écs.
56 59 823
571 59 83
97
Ezeket a beállításokat fogjuk majd futtatni a műveletek menü könyvelés almenüjében a vegyes naplón. A vegyes naplón a rögzítési fiók (ezt most 3. fiókra állítjuk) mellett találjuk az átvezetés billentyűt. Erre kattintunk, majd beállítjuk azt a fordulónapot, (2013.12.31) amellyel a program a beállított átvezetéseket elvégzi.
Itt állíthatjuk be az átvezetés dátumát.
A következő oldalon láthatók az átvezetések, illetve az arról készült lista:
98
Az ellenőrzést elvégeztük, az ellenőrzőszám beírása után az átvezető tételeket letároltuk.
99
Lekérünk egy újabb főkönyvi kivonatot. Változás most csak az eredményszámláknál lehet, ezért csak ezekről tettünk ide listát.
Ha helyes az átvezetés, akkor az 51-57. számlacsoportokban a főkönyvi számlák egyenlege nulla lesz, az egyenlegek átkerülnek a 81-83. számlacsoport főkönyvi számláira. Itt ez megtörtént.
100
Táblázatok készítése, használata a beszámoló készítésekor A táblázatok almenüben az import billentyűre kattintunk, majd a program felkínálja az alábbiakat. Kiválasztjuk a Táblázatok.tix fájlt és annak tartalmát beolvassuk a programba.
A legördülő részből (ez itt most nem látható) a változatlanul marad szöveget soronként kicseréljük a program által felkínált beszámoló részekre. (éves beszámoló mérlege, stb.)
101
Eredménykimutatás készítése A listák menü táblázatok almenüben kiválasztjuk egyszerűsített éves beszámoló eredménykimutatását („A” összköltség típusú. változatát). Ahhoz, hogy megállapítsuk, hogy melyik sor képletével van problémánk, először futtatnunk kell. A futtatás során megállapítjuk, hogy melyik sor adata hibás, ott van probléma a képlettel. A hibák a következők: az adófizetési kötelezettség soron nem jelenik meg a társasági adó, (26 000 Ft) e miatt az adózott eredmény és a mérleg szerinti eredmény sora is hibás. Olyan átalakítást végzünk, ami most a beszámoló készítéshez megfelelő.
Néhány képletet módosítani kell ahhoz, hogy az eredmény kimutatásunk helyes legyen és összhangban legyen az eredmény felosztásával: XIII. Adófizetési kötelezettség bázis időszak képlete: tárgyi időszak képlete: sum(’E461’) F Adózott eredmény bázis időszak képlete: sum('E9')-sum('E8')-sum('E5')-sum('E461') Mérleg szerinti eredmény bázis időszak képlete: sum('E9')-sum('E8')-sum('E5')-sum('E461') A módosítást a következőképpen csináljuk: a listák menü táblázatok almenüjében kiválasztjuk az egyszerűsített éves beszámoló eredménykimutatását („A” összköltség típusú. változatát). Majd kiválasztjuk az első módosítandó sort, arra állunk, utána a módosítás billentyűre kattintunk. Ekkor a képleteket tudjuk – remélhetőleg helyesen – módosítani. Érdemes a módosítás előtt a képleteket kimásolni egy Word vagy Excel állományba, ha nem járunk sikerrel, akkor vissza tudjuk állítani az eredeti képleteket. A módosítás után még a frissítés billentyűre, majd a lista billentyűre kattintunk.
102
Amikor futtatjuk az eredménykimutatást, ne ijedjünk meg, ha az első oldalon kevés szöveg van, mert az első két oldal csak borító, a harmadik oldalon találjuk az eredménykimutatást.
Itt a „nyers eredménykimutatásban” az adatokat forint mértékegységben látjuk. Amikor elkészítjük ebből az egyszerűsített eredménykimutatást, akkor ezt át kell alakítani ezer forint mértékegységre. Itt kerekítenünk úgy kell, hogy az összesen sorok (A, B, C, stb.) értéke helyesen szerepeljen az eredménykimutatásban. Pl. az üzemi tevékenység eredménye
103
262 E Ft lesz, a szokásos vállalkozási eredmény pedig 263 E Ft. Ahhoz, hogy ez utóbbi 263 E Ft legyen, ahhoz a 461 Ft-ot felfelé kell kerekíteni.
Mérleg készítése, paraméterezése Ha készen vagyunk a könyveléssel, akkor készíthetünk egy próba futtatást az éves beszámoló mérlegére, tartalomrészletezéssel sémára. Azért ezt választjuk, mert itt részletező adatokat is kapunk, ami szükséges a kiegészítő melléklet elkészítéséhez. Most a bázis időszakot úgy tudjuk nulla tartalommal feltölteni, ha mindkét helyre az adott időszak nyitó-t emeljük be.
104
A kapott listát sohasem szabad kritika nélkül elfogadnunk, hiszen egy helytelen képlet máris egy-egy helytelen sort eredményezhet. Csak a már bejáratott beszámolórészeket tudjuk igazán biztonsággal használni. A mérleget részletező sorokkal együtt fogjuk megkapni. Majdnem hibátlan a mérlegünk. Attól hibás, az, hogy nem tudtuk a bázis adatokat igazán nullára állítani, (csak látszólag nulla, a mögöttes képletek dolgoznak) a nem nullás tartalmú bázis adatok továbbgyűrűződnek a tárgyi időszak bizonyos soraiba. Két hiba van a mérlegünkben: 1) az eredménytartalék sor nem nulla, mint ahogyan most lennie kellene, hanem az értéke 236 898 Ft, ez a MSZE. 2) A MSZE is hibás, mert értéke 262 898 Ft, tehát tartalmazza a 26 000 Ft társasági adót is. Ha ezt a két képletet megvizsgáljuk, és átalakítjuk, akkor jó lesz a mérlegünk. A képletekbe csak megfelelő tapasztalattal érdemes belenyúlni. A módosítandó mérleg sorok: Eredménykimutatás Mérleg szerinti eredmény
bázis időszak képlete: tárgyi időszak képlete: bázis időszak képlete: sum('E9')-sum('E8')-sum('E5')-sum('E461')
A módosítást a következőképpen csináljuk: a listák menü táblázatok almenüjében kiválasztjuk az éves beszámoló mérlegét, tartalomrészletezéssel táblát. Majd kiválasztjuk az első módosítandó sort, arra állunk, utána a módosítás billentyűre kattintunk. Ekkor a képletet módosítjuk, majd frissítés billentyűre kattintunk. Aztán így járunk el a másik sorral is, majd frissítés, utána a lista billentyűre kattintunk.
105
106
107
108
Ezt a „nyers mérleget” is forint mértékegységben látjuk, ebből kell elkészítenünk az ezer Ft mértékegységű mérleget. Itt is a kerekítést úgy végezzük, hogy először a mérlegfőösszeg sorát kerekítjük: itt a 3 821 832 Ft-ból lesz 3 822 E Ft. Majd az egyes összesen sorok értékét határozzuk meg: pl. a befektetett eszközök értéke 261 352 Ft, ez 261 E Ft lesz, a forgóeszközök értéke 3 560 507 Ft, ebből lesz 3 561 E Ft, mert a kettő összege adja itt a mérlegfőösszeget. (261 E Ft + 3 561 E Ft = 3 822 E Ft) A hiányzó részsorokat úgy kerekítjük felfelé, vagy hagyjuk kerekítés nélkül, hogy az összegük kiadja az összesen sort. Pl: készletek értéke 356 360 Ft, a pénzeszközök értéke pedig 3 204 247 Ft. Ebből kell megkapnunk a forgóeszközök értékét: 3 560 E Ft-ot. Tehát, a két érték 356 E Ft + 3 204 E Ft lesz, amelyek összege kiadja a forgóeszközök értékét. Ugyanígy járunk el a forrás oldalon is.
109
Adatrögzítési statisztika A program alkalmas arra, hogy a belépési név alapján lekérdezzük egy megadott időszakra, vagy napra az adatrögzítési statisztikát. Lekérdezzük a 2013-as évre vonatkozóan a tulajdonos által rögzített tételek számát. A kapott adatokban az átvezetési könyvelési tételek is benne vannak. Ennek a jelentősége nem csak abban van, hogy kapunk egy tételszámot, hanem igazán abban, hogy minden lekönyvelt tétel mellett rögzítésre került a tétel könyvelője. A könyvelő pedig a lekönyvelt tételek helyességéért, hibátlanságáért felel, illetve felelősségre vonható.
Számviteli zárás, nyitás Láttuk azt, hogy ahogyan közeledik az évvége, illetve elkezdődik a következő év, akkor már mindkét nyitott évre könyvelnünk kell és a két nyitott év között tudtunk közlekedni. Amint elkészült az egyszerűsített éves beszámoló, azt elfogadták és már egészen biztos, hogy nem kell könyvelnünk a 2013-as évre, akkor azt le kell zárnunk. Ezt a munkafolyamatot a műveletek menü számviteli nyitás, zárás almenüben végezhetjük. Ezzel a programmal ezek a műveletek tetszés szerinti számban megismételhetők, törölhetők. Bizony előfordulhat, hogy a zárás-nyitás munkafolyamatában vesszük észre, hogy még van könyvelési feladatunk. Ekkor a zárást törölni kell.
110
Mindjárt jobban érthető, mit is kell csinálnunk, ha meglátjuk a következő – számviteli zárás/nyitás - almenü képét:
Nálunk az Adózott eredmény elszámolási számla a számlatükrünkben a 493-as számla, tehát kicseréljük a felajánlott 494-es számlát, 493-as számlára. Ezután a zárás billentyűre kattintunk.
Ha most listázzuk a részletes főkönyvi kivonatot, és ezt a dec. 31-ei dátumra kérdezzük le, akkor egy számlának (mérleg és eredmény) sem maradhat egyenlege, tehát minden számla egyenlege nulla kell, hogy legyen. Listáz, majd a nyomtat billentyűre kattintunk. Valóban minden egyenlegünk nulla.
111
A program ezt írja:
Tehát már dec. 31-én, a zárás után nincsenek listázásra alkalmas adatok. Átlépünk a 2014-es évre és elvégezzük ott az automatikus nyitást. Az átlépést a paraméterek menü időszak váltás almenüben végezzük. Az aktuális időszakot kicseréljük a 2014. évre, majd a tárol billentyűre kattintunk.
Ezután a programfelület alsó részén már ezt látjuk: időszak 2014. év. Menjünk a műveletek menü számviteli zárás, nyitás almenübe. A második fül a számviteli nyitás. Végignézzük a felkínált beállításokat, ha az évnyitásnál minden javasolt számla megegyezik a mi számlatükrünk megfelelő számlájával, akkor a nyitás billentyűre kattintunk.
112
Lekérjük a 2014. évi tételeket a listák menü napló almenüből:
113
Ha a nyitás sikeres, akkor a mérlegszámlák nyitása megjelenik a főkönyvi számlákon a nyitómérleg számlával, mint ellenszámlával szemben. Ezt látjuk itt, a következő oldalon a 2014. évben könyvelt többi gazdasági eseményt látjuk. 114
Majd, hogy rátekinthessünk a nyitásra lekérjük a 2014. évi részletes főkönyvi kivonat adatokat a listák menüből. Elméletileg csak az 1-4. számlaosztály számláit kellene látnunk. Azért látjuk az eredményszámlákat is, hiszen már könyveltünk eredményre is ható gazdasági eseményeket is az 5-9. számlaosztályokban. Az alábbiakat látjuk:
115
116
Évnyitáskor kiderülhet, hogy a két év számlatükre nem egyezik meg teljesen, ilyenkor a program kiírja, hogy milyen számlák hiányoznak még a 2014-es (nyitandó) évből. Ilyenkor az évnyitás csak hibásan tudott elkészülni, hiszen voltak számlák, amelyek hiányoztak és így ezekre nem tudott rákerülni néhány nyitó tétel. Ilyenkor mi a teendő? ezeket az üzeneteket először feljegyezzük, utána a 2014. évben állva – a 2013. évvel egyezően – létrehozzuk a hiányzó számlákat, majd töröljük az évnyitást, ezután, – amikor a számlatükör már nem akadály – újra megismételjük a nyitást. Az esettanulmányból kiderült, hogy a Ferenc-bau Kft-nél a mérlegkészítés napja március 20-a. Ez azt jelenti, hogy 2014. március végéig még könyvelünk mindkét évre, és ha elfogadták a 2013. évi beszámolót, akkor zárhatjuk a 2013. évet. A zárásig is könyvelni kell mindent a 2014-es évre: folyószámlákra, bankot, pénztárt, vegyes naplóra, stb. Bár az egyes programok ezt eltérően oldják meg, ennél a programcsomagnál akkor van csak a pénztár- és banknaplónál nyitó és záró egyenleg, ha az automatikus évzárás, évnyitás megtörtént. Ha nem akarunk „vakon könyvelni” a 2014. évben a bankot és a pénztárt, akkor célszerű kézzel két ideiglenes nyitó tételt lekönyvelnünk a bankkal és a pénztárral kapcsolatosan. Az automatikus évnyitás után viszont ezeket a tételeket vagy sztornóznunk kell, vagy törlési lista mellett törölnünk, hogy ezen nyitóegyenlegek ne duplán jelenjenek meg.
117
Mentés, archiválás A fájl menüben a cég bezár-ra kattintunk és bezárjuk az adatállományt. Ezután már aktív a mentés, visszatöltés almenü. Erre kattintunk, majd a következőt látjuk:
Kiválasztjuk a mentendő cég nevét, majd a mentés billentyűre kattintunk. Majd egy kijelölt könyvtárba, amit létrehoztunk – Mentés - eltároljuk.
118
Ha valamilyen ok miatt az adatokat vissza kell töltenünk, azt is ebben a menüpontban kell végeznünk. A mentést olyan gyakorisággal érdemes végezni, hogy a számviteli munkavégzést biztonságossá tegye.
Utószó Reméljük, hogy az esettanulmány feldolgozásával, lekönyvelésével tudtunk némi segítséget nyújtani elsősorban azoknak, akik most ismerkedtek meg e számviteli szoftverekkel, illetve e szoftvereknek csak korábbi verzióját használták. Mindössze néhány bizonylat könyvelése kapcsán láthattuk a szoftverek működését, megismerkedtünk a lekérdezések, ellenőrzések főbb módszereivel. Reméljük, hogy eme feladatok végzése közben a számviteli összefüggések jobban megvilágosodtak, a számvitel logikája, szépsége is talán sokukat megragadta. Talán az is világos lett a programot használók előtt, hogy a számviteli munka precíz, nyugodt, összeszedett és felelősségteljes munkavégzést igényel. Ezek és a mögöttes felelősség miatt csak azok foglalkozzanak számvitellel hivatásszerűen, akik szívvel, lélekkel és fáradhatatlanul tudják művelni és egyidejűleg szeretni is.
119
Felhasznált irodalom
Infotéka Kontír FB kézikönyv (SQL verzió) Infotéka Tárgyi eszköz kézikönyv Infotéka Bér kézikönyv Infotéka Kalmár.NET (http://dokumentacio.infoteka.hu/kalmardotnet/)
120
121
