Ir. Anon Mirmani, SIP., MIM-Arc/Rec
Key Factors In The Establishment of Archives Office Of University of Indonesia
Bandung, 24 Januari 2014 Universitas Kristen Maranatha
Arsip Universitas Indonesia Latar Belakang • • • • • • • •
World Class Research University Good Corporate Governance Terdiri dari 14 Fakultas, +70 Program Studi Diploma, Sarjana, dan Pascasarjana. Menampung ± 36.000 mahasiswa (s.d. tahun akademik 2008); 3.513 pengajar; dan 2.800 karyawan. Penetapan UI sebagai PT-BHMN (2000). Renstra Diknas 2004-2009: Penguatan tata kelola, akuntabilitas, dan pencitraan publik. Instruksi Mendiknas tentang penyerahan arsip statis Perkembangannya UU No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
timeline overview
Badan Akreditasi Nasional mewajibkan seluruh Perguruan Tinggi dilakukan Akreditasi 1997
Penerapan Sistem Tata Kearsipan di lingkungan unit kerja UI, sebagai pedoman dan kebijakan arsip UI. 2004
Kerjasama dengan Kepala Perpustakaan UI untuk alokasi pendanaan 2008
UI berprestasi menjadi Teladan Kedua dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi Diknas 2007
Kantor Arsip Universitas Indonesia 2010
1997 | 1999 | 2000 | 2004 | 2006 | 2007 | 2008 | 2009 | 2010 1999 Pengajuan pembentukan “University Archives” kepada Rektor Universitas Indonesia
2006 Kemendiknas tahun 2006 Tata Kearsipan, Pedoman Jadwal Retensi Arsip dan Pola Klasifikasi di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional 2000 Pengajuan Sistem Kearsipan: 1. Kebijakan terpadu pengelolaan arsip 2. Jadwal Retensi Arsip 3. Skema Klasifikasi Peraturan Pemerintah No.152 tahun 2000, tentang Penetapan Universitas Indonesia sebagai Badan Hukum Milik Negara
2009 Surat Keputusan Rektor tentang Struktur Organisasi Sekretaris Universitas Indonesia
Struktur Kantor Arsip Universitas Indonesia Struktur Organisasi Kantor Arsip Universitas Indonesia 22 Juni 2009 SK Rektor 189/SK/R/UI/2009 dan SK Rektor 283/SK/R/UI/2009
Sekretaris Universitas
Kepala Kantor Arsip Kelompok Arsiparis UI
Staf Pengelolaan Arsip Aktif-In-aktif
Unit kerja Kearsipan PAUI (lantai 6)
Unit kerja di Fakultas (Central File dan Unit Kearsipan)
Staf Pengelolaan Arsip Permanen
Arsip Universitas Indonesia
Staf Pengembangan dan Layanan Kearsipan
Landasan Hukum dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi
Pasal 27 Arsip Perguruan Tinggi (1) Arsip Perguruan Tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi (2) Perguruan tinggi negeri waib membentuk arsip perguruan tinggi (3) Pembentukan arsip perguruan tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan (4) Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: (1) Satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; dan
(2)Civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi
Pasal 28 Selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam pasal 27 ayat (4), arsip perguruan tinggi memiliki tugas melaksanakan: a. Pengelolaan arsip in-aktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruantingg; dan b. Pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan
NSPK (Norma Standar Pedoman Kriteria)
Pasal 40 ... (4) Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
Permendikbud No.60 Tahun 2012
tentang Pengelolan Arsip dan Dokumentasi serta Informasi Publik
Permendikbud No.6 Tahun 2013
tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
Tentang TATA PERSURATAN DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS INDONESIA
•Memberikan pedoman kepada semua unit kerja di lingkungan UI dalam tata persuratan dan penanganan surat keluar dan surat masuk. • No surat berdasarkan kode unit kerja dan permasalahan (skema klasifikasi) dari fungsi dan kegiatan UI. • Jenis dan bentuk surat baku • Kewenangan penanda tangan surat
Contoh penomoran surat yang lama 0.600/PT.02.H4.FISIP UI/Q/2009 PT.02 : H2.F9.D Q :???
1. UU No. 11/2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik 2. UU No. 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik 3. UU No. 25/2009 tentang Pelayanan Publik 4. Peraturan Kepala ANRI No. 06 tahun 2005 tentang Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara
Central file Unit kerja
PENCIPTAAN
CAPTURE (Ambil)
KIRIM TERIMA DIGUNAKAN
Berkas (Aktif)
Ruang lantai 6 Seleksi dan penilaian
In-akitf DIKIRIM KE ARSIP
Pindah Dinilai ulang Pindah
INVENTORI ARSIP
Musnah
Unit Kearsipan Ruang lantai 6
Arsip Universitas - Perpustakaan
JRA
Surat Keputusan Kantor Arsip
Ruang Arsip Lt.6 Gd. Pusat Administrasi Universitas
Penyimpanan Arsip
Penyimpanan Arsip
Ruang Arsip Lt.2 Perpustakaan Lama Gd.A
Ruang Arsip Lt. 4 Perpustakaan Lama Gd.B
Proses renovasi untuk Lantai 3 & 4 sebagai Repositori Arsip Universitas.
Unit di Pusat Administrasi Universitas & Fakultas-Fakultas di Lingkungan Universitas Indonesia Pusat Administrasi Universitas Terdiri dari :Sekretaris Universitas, 11 Direktur dan 7 Kepala Kantor. 1. Sekretaris Universitas 2. Kepala Pengembangan dan Pelayanan Sistem Informasi 3. Kepala Badan Penjaminan Mutu Akademik 4. Kepala Kantor Internasional Dirangkap oleh Sekretaris Universitas Kepala Kantor Humas & Protokol 5. Kepala Kantor Perencanaan & Pengembangan 6. Kepala Kantor Perpustakaan 7. Kepala Kantor Pelayanan Hukum dan Peraturan 8. Kepala Pelayanan dan Pengembangan Sumber Daya Pembelajaran 9. Kepala Kantor Arsip 10.Ketua Badan Audit Internal 11.Direktur Pendidikan 12.Direktur Kemahasiswaan 13.Direktur Kemitraan dan Inkubator Bisnis 14.Direktur Pengembangan Aset dan Ventura • Direktur Hubungan Alumni • Direktur Umum dan Fasilitas 1. Direktur Pengembangan Akademik 2. Direktur Keuangan 3. Direktur Riset dan Pengabdian Kepada Masyarakat 4. Direktur Pembinaan Sumber Daya Manusia 1. Fakultas-Fakultas di Lingkungan Universitas Indonesia, Terdiri dari : 13 Fakultas dan 1 Program Vokasi 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. • • 1. 2. 3. 4. 5.
Fakultas Kedokteran, Kampus Salemba - Jakarta Fakultas Hukum dan Ilmu Pengetahuan Masyarakat, Kampus Depok Fakultas Sastra, Kampus Depok Fakultas Ekonomi, Kampus Depok Fakultas Psikologi, Kampus Depok Fakultas Kedokteran Gigi, Kampus Salemba - Jakarta Fakultas Ilmu Pasti dan Ilmu Alam, Kampus Depok Fakultas Teknik, Kampus Depok Fakultas Kesehatan Masyarakat, Kampus Depok Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Kampus Depok Fakultas Ilmu Komputer, Kampus Depok Fakultas Ilmu Keperawatan, Kampus Depok Fakultas Pascasarjana, Kampus Salemba - Jakarta Program Pendidikan Vokasi, Kampus Depok
Sarana untuk kerja penataan arsip Pasal 40 ayat 4 UU No 43 2009
• • • •
Tata persuratan Skema klasifikasi Jadwal retensi arsip Klasifikasi keamanan akses arsip
Definisi Pengelolaan arsip di unit kerja atau unit pengolah Mekanisme transfer Mekanisme pemusnahan Sarana dan prasarana penyimpanan Mekanisme akses
Memberikan acuan untuk pemberkasan arsip Sistem klasifikasi bisnis perguruan tinggi: pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat Untuk pengelompokkan dan penyimpanan baik di unit kerja atau di unit kearsipan
Memberikan tentang judul, jenis dan bentuk arsip Memberikan gambaran nilai guna arsip Memberikan petunjuk berapa lama arsip disimpan baik secara aktif maupun in-aktif Keterangan ‘nasib akhir’ arsip yang bersangkutan
SK Tata Persuratan
Kebikan umum manajemen kearsipan dan skema kalsifikasi arsip
Buku Jadwal Retensi Arsip
Koleksi Arsip
Koleksi Arsip
Modul Pelatihan & Kompetensi
Terima Kasih
