KESEKRETARISAN untuk Sekolah Menengah Kejuruan
Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen Pendidikan Nasional 2008
Tjandra, Sheddy N., May Yulianingsih, Dear Liana.
KESEKRETARISAN Untuk SMK
Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah
i
Hak Cipta pada Departemen Pendidikan Nasional Dilindungi Undang-undang
KESEKRETARISAN Untuk SMK : Tjandra, Sheddy N.,
Penulis
May Yulianingsih, Dear Liana. Ilustrasi, Tata Letak
:
Perancang Kulit
:
Ukuran Buku
: 20 x 28 cm
410 HAR m
HARININGSIH, Dwi Membuka Jendela Ilmu Pengetahuan dengan bahasa dan sastra Indonesia 2: SMP/MTs Kelas VIII/oleh Dwi Hariningsih, Bambang Wisnu, Septi Lestari. ---- Jakarta:Pusat Perbukuan, Departemen Pendidikan Nasional, 2008.
Diterbitkan oleh Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Departemen Pendidikan Nasional Tahun 2008
ii
KATA SAMBUTAN
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, berkat rahmat dan karunia Nya, Pemerintah, dalam hal ini, Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen Pendidikan Nasional, pada tahun 2008, telah melaksanakan penulisan pembelian hak cipta buku teks pelajaran ini dari penulis untuk disebarluaskan kepada masyarakat melalui website bagi siswa SMK. Buku teks pelajaran ini telah melalui proses penilaian oleh Badan Standar Nasional Pendidikan sebagai buku teks pelajaran untuk SMK yang memenuhi syarat kelayakan untuk digunakan dalam proses pembelajaran melalui Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 12 tahun 2008. Kami menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada seluruh penulis yang telah berkenan mengalihkan hak cipta karyanya kepada Departemen Pendidikan Nasional untuk digunakan secara luas oleh para pendidik dan peserta didik SMK di seluruh Indonesia. Buku teks pelajaran yang telah dialihkan hak ciptanya kepada Departemen Pendidikan Nasional tersebut, dapat diunduh (download), digandakan, dicetak, dialihmediakan, atau difotokopi oleh masyarakat. Namun untuk penggandaan yang bersifat komersial harga penjualannya harus memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh Pemerintah. Dengan ditayangkannya soft copy ini akan lebih memudahkan bagi masyarakat untuk mengaksesnya sehingga peserta didik dan pendidik di seluruh Indonesia maupun sekolah Indonesia yang berada di luar negeri dapat memanfaatkan sumber belajar ini. Kami berharap, semua pihak dapat mendukung kebijakan ini. Selanjutnya, kepada para peserta didik kami ucapkan selamat belajar dan semoga dapat memanfaatkan buku ini sebaik-baiknya. Kami menyadari bahwa buku ini masih perlu ditingkatkan mutunya. Oleh karena itu, saran dan kritik sangat kami harapkan.
Jakarta, Direktur Pembinaan SMK
iii
Kata Pengantar
Kami panjatkan puji syukur kepada Yang Mahakuasa yang telah melimpahkan pada kita semua kesehatan dan keselamatan sehingga kami dapat menyelesaikan penulisan buku kejuruan ini. Berikutnya kami ingin menyampaikan terima kasih kepada Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah, Departemen Pendidikan Nasional yang telah mempercayakan penulisan buku kepada tim kami. Tim penulis buku ini terdiri dari dosen Universitas Indonesia, Dr. Sheddy N. Tjandra, M.A. (Ketua Tim dan Penanggung Jawab), dengan anggota Ike Iswary Lawanda, S.S., M.Hum., dan guru Sekolah Menengah Kejuruan yang berasal dari kota Depok, May Yulianingsih, S.Pd. (SMK Prisma), Dear Liana, S.Pd. (SMK YPPD), Ir. Royhan Benasetya (SMK Prisma), Meirianti, S.Pd. (SMK Fajar), dan Dewi Achniasari, A.Md. (SMK Prisma). Penulisan buku juga dibantu oleh Dra. Devi Puspitasari, M.Pd. (SMK N 25 Jakarta) dan Dra. Sri Swarna (SMK YPPD Depok). Pemeriksaan naskah buku dilakukan oleh editor Dra. Siti Aisyah, M.M. dari ASMI Jakarta. Selain ini, kami juga ingin menyampaikan terima kasih sebesar-besarnya kepada Bapak Kolonel Pur. Sabeni Kelly, Pimpinan Yayasan SMK Prisma, Depok yang telah membantu melancarkan penulisan buku dengan menyediakan fasilitas tempat dan lain-lain, dan kepada Ibu Dra. Nanis Setyowati, M.Si., staf dari Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan yang banyak membantu tim dalam penyelesaian penulisan buku.
Depok, Januari 2008 Dr. Sheddy Nagara Tjandra, M.A.
iv
DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan Kata Sambutan Kata Pengantar ...........................................................................
1
Penulis dan Editor .......................................................................
2
Daftar Isi ......................................................................................
3
Bab I: Pendahuluan ......................................................................
9
Bab II: Organisasi dan Kantor ......................................................
33
2.1 Pengertian Organisasi ............................................................
33
2.1.1 Pengertian ...........................................................................
33
2.1.2 Unsur-unsur Organisasi ......................................................
33
2.1.3 Asas-asas Organisasi .........................................................
34
2.2 Macam Organisasi ..................................................................
37
2.2.1 Organisasi Politik .................................................................
37
2.2.2 Organisasi Bisnis .................................................................
37
2.2.3 Organisasi Profesi ...............................................................
38
2.2.4 Organisasi Sosial .................................................................
38
2.2.5 Organisasi Lain ....................................................................
39
2.3 Kantor dan Manajemen ............................................................
40
2.3.1 Kantor ...................................................................................
40
2.3.2 Manajemen ...........................................................................
41
2.3.2.1 Arti dan Istilah Manajemen ................................................
41
2.3.2.2 Pengertian Manajemen ......................................................
42
2.3.2.3 Sasaran Manajemen ..........................................................
43
2.3.2.4 Prinsip-Prinsip Manajemen ................................................
44
2.3.3 Manajemen Perkantoran ......................................................
47
2.3.3.1 Pengertian Manajemen Perkantoran .................................
47
v
2.3.3.2 Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran ..........................
48
2.3.3.3 Fungsi Manajemen Perkantoran .......................................
50
2.4 Pekerjaan Kantor .....................................................................
52
2.4.1 Pengertian Pekerjaan Kantor ...............................................
52
2.4.1.1 Arti Bekerja ........................................................................
52
2.4.1.2 Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor ............................................
52
2.4.1.2.1 Pekerjaan Tulis Menulis .................................................
53
2.4.1.2.2 Mengetik ........................................................................
53
2.4.1.2.3 Menghitung ....................................................................
54
2.4.1.2.4 Pekerjaan Membuat Jadwal, Grafik, dan Chart .............
55
2.4.2 Peranan Pekerjaan Kantor ..................................................
56
2.4.3 Ciri-ciri Pekerjaan Kantor .....................................................
57
2.4.4 Perincian Pekerjaan Kantor .................................................
57
2.5 Sumber Daya Manusia ...........................................................
59
Bab III Sarana Kantor ...................................................................
62
3.1 Peralatan Kantor ....................................................................
62
3.1.1 Perabot Kantor ....................................................................
63
3.1.2 Mesin Kantor .......................................................................
71
3.1.2.1 Penggunaan Mesin Kantor ...............................................
74
3.1.2.1.1 Komputer .......................................................................
76
3.1.2.1.2 Mesin Tik Biasa .............................................................
81
3.1.2.1.3 Mesin Tik Elektrik ...........................................................
82
3.1.2.1.4 Mesin Fotokopi ..............................................................
83
3.1.2.1.5 Mesin Penghancur Kertas .............................................
84
3.1.2.1.6 Printer ............................................................................
85
3.1.2.1.7 Mesin Penjumlah ...........................................................
88
3.1.2.1.8 Mesin Stensil .................................................................
91
3.1.2.1.9 OHP ...............................................................................
94
vi
3.1.2.1.10 Proyektor LCD .............................................................
96
3.1.2.1.11 Mesin-Mesin Lain ........................................................
98
3.1.2.2 Mesin-Mesin Kantor untuk Komunikasi ............................ 105 3.1.2.2.1 Interkom atau Aifon .......................................................
105
3.1.2.2.2 Telepon .........................................................................
106
3.1.2.2.3 E-mail ...........................................................................
111
3.1.2.2.4 Ponsel (HP) ................................................................... 113 3.1.2.2.5 Faksimili ......................................................................... 116 3.1.2.2.6 Voice Over Internet Protocol (VoIP) .............................. 117 3.1.2.3 Perawatan Mesin Kantor .................................................. 120 3.2 Tata Ruang Kantor ................................................................. 123 3.2.1 Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor ................................. 124 3.2.2 Penyusunan Tata Ruang Kantor .........................................
125
3.2.2.1 Tata Ruang Kantor Berkamar ........................................... 125 3.2.2.2 Tata Ruang Kantor Terbuka ............................................. 126 3.2.2.3 Tata Ruang Kantor Berpanorama ....................................
128
3.2.3 Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Perkantoran .....
129
3.3 Sarana Modern untuk Pengolahan Informasi ......................... 131 3.3.1 Otomatisasi Kantor .............................................................. 132 3.3.2 Pemanfaatan Komputer ......................................................
134
Bab IV: Organisasi dalam Kantor .................................................
137
4.1 Asas-Asas Pokok Pengorganisasian ...................................... 138 4.1.1 Asas Sentralisasi .................................................................. 138 4.1.2 Asas Desentralisasi .............................................................. 140 4.1.3 Asas Campuran Sentralisasi dan Desentralisasi ................. 142 4.2 Bentuk-Bentuk Organisasi ...................................................... 144 4.2.1 Organisasi Garis .................................................................. 145 4.2.2 Organisasi Staf .................................................................... 147 vii
4.2.3 Organisasi Garis dan Staf ...................................................
148
4.2.4 Organisasi Fungsional ......................................................... 150 4.2.5 Organisasi Kepanitiaan .......................................................
152
4.3 Komunikasi dalam Organisasi Kantor ....................................
153
4.3.1 Komunikasi dengan Pelanggan ..........................................
155
4.3.2 Komunikasi dengan Pimpinan ............................................
155
4.3.3 Komunikasi dengan Kolega ................................................
156
4.4 Klasifikasi Komunikasi ...........................................................
157
4.4.1 Menurut Lawan Komunikasi ...............................................
157
4.4.2 Menurut Jumlah yang Berkomunikasi ................................
157
4.4.3 Menurut Cara Penyampaiannya .........................................
159
4.4.4 Menurut Maksud Komunikasi .............................................
159
4.4.5 Menurut Kelangsungannya .................................................
160
4.4.6 Menurut Perilakunya ...........................................................
160
4.4.7 Menurut Ruang Lingkup ...................................................... 161 4.4.8 Menurut Arah Informasi ....................................................... 162 4.4.9 Menurut Jaringan Kerjanya .................................................
Bab
164
V Perencanaan Kerja Kantor, Efisiensi Pekerjaan dan ................................................................................ 166
5.1 Pengertian Perencanaan Kerja ..............................................
166
5.2 Proses Perencanaan Kerja ....................................................
168
5.3 Sifat, Fungsi, dan Sumber Perencanaan ...............................
169
5.4 Jenis-Jenis Rencana ..............................................................
173
5.5 Cara Mendapatkan Persetujuan Rencana .............................
177
5.6 Efisiensi Pekerjaan Kantor .....................................................
178
5.7 Efisiensi dalam Kantor ............................................................ 182 5.8 Perencanaan Kerja, Efisiensi Kerja, dan Pekerjaan Kantor .... 185 5.9 Kerja Sama ............................................................................. 186 viii
Kerja
Sama
Bab VI Tata Kerja, Sistem kerja, Hubungan ..................................................................
Kerja,
dan Kepemimpinan 189
6.1 Pengertian .............................................................................. 189 6.2 Manfaat dan Asas-Asas .......................................................... 190 6.3 Pengaturan Pokok .................................................................. 191 6.4 Prinsip-prinsip dan Cara Penyusunan .................................... 192 6.5 Hubungan Kerja dan Kepemimpinan ...................................... 193 6.6 Kepemimpinan dan Kepengikutan .......................................... 196 6.7 Hubungan Atasan dan Bawahan ............................................ 196 6.7.1 Hanya ada Satu Atasan ....................................................... 196 6.7.2 Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab .............. 197 6.7.3 Pembagian Tugas ................................................................ 198
Bab VII Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan Kerja .............. 199 7.1 Keselamatan dan Kesehatan Kerja ......................................... 199 7.1.1 Pengertian ............................................................................ 199 7.1.2 Kecelakaan Kerja ................................................................. 202 7.1.3 Kebersihan ........................................................................... 204 7.1.3.1 Air Minum .......................................................................... 205 7.1.3.2 Makanan ............................................................................ 205 7.1.4 Ventilasi dan Pendinginan .................................................... 207 7.2 Keamanan .............................................................................. 208 7.2.1 Keamanan Kerja .................................................................. 208 7.2.2 Pencegahan Kebakaran ...................................................... 210 7.2.3 Pencegahan Kecelakaan ..................................................... 211 7.3 Keselamatan dan Keamanan Kerja ........................................ 214 Bab VIII Profesi Sekretaris, Manajer Kantor, ....................................................................
ix
dan
Pegawai 216
Administrasi
8.1 Sekretaris ...............................................................................
216
8.1.1 Sekretaris dalam Organisasi ...............................................
216
8.1.1.1 Pengertian dan Jenis Sekretaris ......................................
216
8.1.1.1.1 Penggunaan Istilah Sekretaris ......................................
216
8.1.1.1.2 Klasifikasi Jabatan Sekretaris .......................................
218
8.1.1.2 Tugas Sekretaris sebagai Manajer ..................................
220
8.1.2 Sekretaris Profesi berdasarkan Tempat Kerja ....................
221
8.1.2.1 Sekretaris sebagai Pimpinan Kantor ................................ 221 8.1.2.2 Sekretaris Perorangan .....................................................
223
8.1.3 Sekretaris Politik di Jepang ................................................
223
8.2 Tugas Manajer Kantor ...........................................................
225
8.3 Profesi sebagai Pegawai Administrasi ...................................
227
8.4 Peranan Sekretaris ................................................................
228
8.5 Pegawai Administrasi ............................................................
230
8.5.1 Bidang Tata Persuratan ......................................................
230
8.5.2 Bidang Perlengkapan .........................................................
231
8.5.3 Bidang Kerumahtanggaan Kantor ......................................
232
8.5.4 Bidang Hubungan Masyarakat ...........................................
232
8.5.5 Bidang Organisasi dan Tata Kerja .....................................
234
Bab IX Kompetensi Khusus dan Moral Sekretaris .......................
236
9.1 Sepuluh Kompetensi ..............................................................
236
9.1.1 Menerima Tamu dan Bertamu ............................................. 236 9.1.2 Menerima Telepon dan Menelepon ..................................... 237 9.1.3 Membuat Surat .................................................................... 238 9.1.4 Menerima dan Menggandakan Surat ..................................
239
9.1.5 Menata Arsip .......................................................................
241
9.1.6 Mengatur Penggandaan dan Pengumpulan ................................................................................. x
Dokumen 242
Kantor
9.1.7 Mempersiapkan dan Membuat Notula Rapat ...................... 243 9.1.8 Mengatur Perjalanan Dinas/Bisnis Pimpinan dan Kolega ...
246
9.1.9 Menciptakan dan Mengembangkan Naskah ............................................................................
untuk 247
Dokumen
9.1.10 Mencatat Dikte untuk Mempersiapkan Naskah (steno) ..... 250 9.2 Nilai-Nilai Moral Sekretaris .....................................................
254
9.2.1 Disiplin ................................................................................. 255 9.2.2 Jujur ..................................................................................... 255 9.2.3 Layak Dipercaya .................................................................. 255 9.2.4 Setia ..................................................................................... 255 9.2.5 Sopan .................................................................................. 255 9.2.6 Sabar ................................................................................... 255 9.2.7 Rajin ....................................................................................
255
9.2.8 Patuh ................................................................................... 256 9.2.9 Tanggap ..............................................................................
256
9.2.10 Resik .................................................................................
256
Bab X Empat Kemahiran Bahasa ................................................
257
10.1 Pandai Membaca dan Menulis ............................................. 257 10.1.1 Membaca ........................................................................... 257 10.1.2 Menulis ..............................................................................
261
10.2 Pandai Mendengarkan dan Berbicara .................................. 266 10.2.1 Mendengarkan ................................................................... 266 10.2.2 Berbicara ............................................................................ 269 10.3 Kemahiran Dengar-Bicara dalam Menelepon dan Menerima Tamu/Bertamu .................................................. 273 10.4 Kemahiran Baca Tulis .......................................................... 10.4.1 Kemahiran Baca-Tulis E-mail, Faksimil, .................................................................. xi
276
dan Korespondensi 277
10.4.2 Dalam SMS Ponsel ............................................................ 278 10.5 Kemahiran Tulis dalam Membuat Notulen dan Laporan ....... 279 10.6 Kemahiran dengar dan Tulis dalam Mencatat ....................................................................................
Dikte dengan 281
Steno
Bab XI Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan ....................... 283 11.1 Pengetahuan Dasar Kearsipan ............................................. 283 11.1.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan ......................................... 283 11.1.2 Jenis-Jenis Arsip ................................................................. 285 11.1.3 Ruang Lingkup Arsip .......................................................... 288 11.1.4 Nilai Guna Arsip .................................................................. 288 11.1.5 Syarat Petugas Arsip .......................................................... 290 11.1.6 Organisasi Kearsipan, Kedudukan, dan Pekerjaan dalam Organisasi ........................................................................... 291 11.1.7 Masalah Pokok dalam Kearsipan dan Pemecahannya ...... 292 11.2 Memilih Sistem yang Sesuai ................................................. 294 11.2.1
Sistem Penyimpanan dan Tujuan Sistem ..................................................................................
Penyimpanan 294
Arsip
11.2.2 Ciri Pokok Sistem Filing yang Baik .................................... 295 11.2.3 Asas Kearsipan .................................................................. 295 11.2.4 Prosedur Filing ................................................................... 300 11.2.5 Analisa Kebutuhan dan Alat ............................................... 300 11.3 Mengimplementasikan Sistem Kearsipan ............................. 312 11.3.1 Penyortiran Surat atau Dokumen ...................................... 312 11.3.2 Pencatatan Dokumen ........................................................ 313 11.3.3 Prosedur Distribusi ............................................................
315
11.3.4 Langkah Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip ..... 317 11.3.5 Jadwal Retensi .................................................................. 341 11.3.6 Prosedur Penilaian, Penjualan dan ..........................................................................
xii
Pemusnahan 342
Dokumen
11.3.7 Prosedur Pemindahan ....................................................... 343 11.3.8 Prosedur Pemusnahan Arsip ............................................. 344 11.4
Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan Menggunakan Media Komputer ........................................ 345
11.4.1 Pengolahan arsip yang berasal dari pekerjaan dengan menggunakan komputer ................................................... 346 11.4.2 Pengolahan arsip eks komputer yang .................................................................................. 11.4.3 Pengolahan arsip eks komputer yang ..................................................................................
berbentuk 346 berbentuk 347
Bab XII Proses Transaksi Akuntansi ............................................
349
12.1 Dokumen-Dokumen .............................................................. 349 12.1.1 Dokumen-Dokumen Transaksi .......................................... 349 12.1.2 Jurnal ................................................................................. 353 12.1.3 Buku Besar ........................................................................ 355 12.1.4 Neraca Saldo ..................................................................... 357 12.1.5 Laporan Keuangan ............................................................ 357 12.2 Kas Kecil ............................................................................... 361 12.2.1 Pembentukan Dana Kas Kecil ........................................... 361 12.2.2 Kelengkapan Dana Kas Kecil ............................................ 361 12.2.3 Buku Kas Kecil ..................................................................
362
12.3 Rekonsiliasi Bank ................................................................. 363 12.3.1 Bentuk Rekonsiliasi Bank .................................................. 363 12.3.2 Jurnal Penyesuaian ........................................................... 364 12.4 Sistem Voucher ....................................................................
364
Bab XIII Keterampilan Komunikasi dan Korespondensi ............... 367 13.1 Keterampilan E-mail dan Faksimil ........................................ 367 13.2 Keterampilan Bahasa Tulis SMS Ponsel .............................. 376
xiii
hand-copy soft-copy
13.2.1 Informasi dan Bahasa Tulis ............................................... 377 13.2.2 Bahasa Tulis SMS Ponsel ................................................. 379 13.3 Keterampilan Korespondensi Indonesia ............................... 386 13.3.1 Korespondensi Biasa ......................................................... 389 13.3.2 Korespondensi Niaga dan Perkantoran ............................. 391 13.4 Keterampilan Korespondensi Luar Negeri ............................ 410 13.4.1 Korespondensi Inggris ....................................................... 411 13.4.2 Korespondensi Jepang ...................................................... 419 13.4.2.1 Surat Pribadi Berformat Lengkap ................................... 419 13.4.2.2 Surat Pribadi Berformat Tidak Lengkap .........................
424
13.4.2.3 Surat Niaga dan Perkantoran ......................................... 426 Daftar Pustaka .............................................................................. 442
xiv
Bab I Pendahuluan Buku ini berjudul Kesekretarisan sehingga sepintas lalu seperti buku ini yang membahas materi tentang sekretaris, tetapi sebenarnya buku ini membahas materi administrasi perkantoran; sehingga materi tentang profesi sekretaris hanya merupakan salah satu bagian. Buku ini disusun berdasarkan kompetensi yang ditentukan sesuai kurikulum Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) tahun 2004 untuk Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran. Ada 18 kompetensi di dalam kurikulum itu, yang kemudian dijadikan sebagai titik tolak penulisan buku. Ke-18 kompetensi tersebut adalah sebagai berikut: 1. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan. 2. Mengikuti prosedur keamanan, keselamatan, dan kesehatan kerja. 3. Berkomunikasi melalui telepon. 4. Menggunakan peralatan kantor. 5. Merencanakan dan melakukan pertemuan. 6. Melakukan prosedur administrasi. 7. Mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan kerja. 8. Menjaga dan melindungi budaya kerja. 9. Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen. 10. Menangani surat masuk dan keluar. 11. Membuat dan menjaga sistem kearsipan untuk menjamin integritas. 12. Mencatat dikte untuk mempersiapkan naskah. 13. Menghasilkan dokumen sederhana. 14. Menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen. 15. Mengatur perjalanan bisnis. 16. Memberikan pelayanan kepada pelanggan. 17. Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi. 18. Memproses transaksi keuangan. Berdasarkan 18 kompetensi yang ditentukan di dalam kurikulum, buku ini membahas secara meluas materi-materi perkantoran yang berkaitan dengan pekerjaan tiga jenis profesi: sekretaris, manajer kantor, dan pegawai administrasi yang menjadi target buku ini. Materi-materi tersebut adalah: kantor, organisasi, manajemen perkantoran, sarana kantor, tata ruang kantor, pengorganisasian dalam kantor, perencanaan kerja, efisiensi pekerjaan, efisiensi dalam kantor, tata kerja, sistem kerja, hubungan kerja, kepemimpinan, kepengikutan, pengamanan, keselamatan kerja, kesehatan kerja, profesi sekretaris, profesi manajer kantor, profesi pegawai administrasi, kompetensi khusus sekretaris, moral sekretaris, empat keterampilan bahasa yang harus dikuasa oleh sekretaris, manajer kantor maupun pegawai administrasi, kearsipan dan
1
pengarsipan yang juga harus dikuasai oleh ketiga profesi itu, akuntansi dasar dan keuangan, dan keterampilan komunikasi dan korespondensi dan sebagainya. Khususnya bahasan yang berkaitan dengan materi korespondensi, dalam buku ini, selain membahas korespondensi bahasa Indonesia dan korespondensi bahasa Inggris; juga dibahas korespondensi bahasa Jepang. Korespondensi bahasa Jepang dianggap perlu untuk diajarkan mengingat bahwa korespondensi Jepang, akhirakhir ini, pemakaiannya mempunyai frekuensi yang sangat tinggi. Hal tersebut, ditandai sejalan dengan semakin berkembangnya hubungan bisnis antara Indonesia dan Jepang. Sementara itu, bobot materi yang diajarkan, diserahkan sepenuhnya kepada sekolah dan tenaga guru yang ada di masing-masing sekolah. Berdasarkan 18 kompetensi yang ditentukan di dalam kurikulum dan isi materi, buku ini bertujuan mencetak tenaga lulusan yang nantinya sanggup dipekerjakan sebagai: 1. Sekretaris, yaitu sekretaris organisasi atau sekretaris kantor, atau sekretaris perorangan pimpina, atau sekretaris pribadi tokoh masyarakat; 2. Manajer kantor, yaitu pimpinan sebuah kantor administrasi baik pemerintah maupun swasta, kantor lembaga pemerintah maupun kantor badan usaha swasta; 3. Pegawai administrasi yaitu karyawan kantor yang menangani urusan administrasi perkantoran, baik pemerintah maupun swasta. Delapan belas kompetensi yang ditentukan di dalam kurikulum tersebut, kemudian diramu menjadi materi pelajaran sebanyak 12 bab. Bab I : Pendahuluan Bab II : Organisasi dan Kantor Bab III : Sarana Kantor Bab IV : Organisasi Dalam Kantor Bab V : Perencanaan Kerja Kantor, Efisiensi Pekerjaan, dan Kerja Sama. Bab VI : Tata Kerja, Sistem Kerja, Hubungan Kerja dan Kepemimpinan Bab VII : Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan kerja Bab VIII : Profesi Sekretaris, Manajer Kantor, dan Pegawai Administrasi. Bab IX : Kompetensi Khusus dan Moral Sekretaris Bab X : Empat Kemahiran Bahasa Bab XI : Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan Bab XII : Proses Transaksi Akuntansi Bab XIII : Keterampilan Komunikasi dan Korespondensi. Isi ringkas dari masing-masing bab beserta kompetensi kurikuler diintegrasikan di dalamnya, kemudian dijabarkan melalui bab demi bab sebagai berikut.
2
Bab II Organisasi dan Kantor Sinopsis: Bab ini menyediakan pengetahuan tentang kantor dan berbagai macam organisasi tempat para siswa belajar setelah lulus, juga mengenai pengetahuan kantor dan manajemen termasuk manajemen perkantoran, kemudian pekerjaan kantor berikut relasinya dengan kolega dan pelanggan, lalu fungsi-fungsi manajemen, pengetahuan tentang profesi sekretaris kantor atau sekretaris organisasi dan kesekretariatan, manajemen perkantoran dan manajernya, kemudian keterampilan manajemen perkantoran dan keterampilan bekerja secara benar sebagaimana mestinya. 1. 2. 3. 4.
Kompetensi Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan. Mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan kerja. Melakukan prosedur administrasi. Menjaga dan melindungi budaya kerja.
3
Inti dari Bab II Pengetahuan tentang kantor dan organisasi,kemudian pengetahuan kantor dan manajemen, pekerjaan berikut kolega dan pelanggan, fungsi-fungsi manajemen, profesi sekretaris kantor, sekretaris organisasi dan kesekretariatan, manajemen perkantoran dan manajernya, penngetahuan serta keterampilan bekerja sabagai mana mestinya.
Kompetensi dan isi bab 1. Pengetahuan tentang kantor dan organisasi menumbuhkan kesiapan siswa untuk bekerja, setelah lulus sekaligus membentuk kompetensi bekerja bersama dengan kolega, pimpinan kantor dan pelanggan. 2. Pekerjaan kantor yang dilakukan mengikuti manajemen membentuk kompetensi melakukan prosedur administrasi dan kompetensi menjaga dan melindungi budaya kerja. 3. Pengetahuan kantor dan manajemen, fungsi-fungsi manajemen, profesi sekretaris atau manajer kantor membentuk kompetensi bekerja sama dengan pelanggan. 4. Pengetahuan dan keterampilan manajemen perkantoran dan pengetahuan profesi sekretaris di kantor atau sekretariat membentuk kompetensi bekerja dengan mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan kerja.
Kata-Kata Kunci kantor, organisasi, manajemen, perkantoran, pimpinan, kolega, manajer, kesekretariatan, pelanggan
4
Bab III Sarana Kantor Sinopsis: Bab ini menyediakan pengetahuan tentang: 1. sarana kantor yang mencakupi peralatan kantor dan tata ruang kantor, peralatan kantor terdiri dari perabot kantor dan mesin kantor, penggunaan dan perawatan sederhana mesin kantor, perabot dan mesin kantor mulai dari yang umum dipakai sampai dengan pada mesin modern berteknologi tinggi produk mutakhir, kelebihan dan kekurangan masing-masing mesin dan perabot; 2. pengetahuan tentang tata ruang kantor mencakup azas-azas pokok dan penyusunan tata ruang; kemudian adalah sarana modern untuk pengolahan informasi yang mencakupi otomatisasi kantor dan pemanfaatan komputer; 3. jabatan sekretaris yang dikaitkan dengan keterampilan menggunakan mesin kantor. Kompetensi 1. Menggunakan peralatan kantor. 2. Berkomunikasi melalui telepon. 3. Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen. 4. Menjaga dan melindungi budaya kerja. 5. Memberikan pelayanan kepada pelanggan.
Inti dari Bab III Pengetahuan tentang sarana kantor, peralatan dan tata ruang kantor, perabot dan mesin kantor, penggunaan dan perawatan sederhananya, kelebihan dan kekurangan; azas-azas pokok dan penyusunan tata ruang, otomatisasi kantor, pemanfaatan komputer untuk pengolahan informasi, jabatan sekretaris dan keterampilan menggunakan mesin kantor.
5
Kompetensi dan isi bab 1. Pengetahuan tentang peralatan kantor akan membentuk keterampilan menggunakan alat-alat kantor. 2. Keterampilan menggunakan peralatan kantor membentuk kompetensi menggunakan peralatan kantor secara benar dan tepat. 3. Pengetahuan tentang tata ruang kantor berikut azas-azas pokok penyusunannya membentuk kompetensi menjaga dan melindungi budaya kerja. 4. Pengetahuan dan Keterampilan menggunakan komputer, telepon, serta ponsel membentuk kompetensi berkomunikasi melalui telepon. Di samping itu, juga melalui E-mail dan ponsel. 5. Pengetahuan dan keterampilan menggunakan mesin fotokopi, mesin cetak dan yang sejenis membentuk kompetensi mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen. 6. Keterampilan menggunakan peralatan kantor membentuk kompetensi memberi pelayanan kepada pelanggan.
Kata-Kata Kunci sarana, kantor, peralatan, tata ruang, perabot, mesin, penggunaan, perawatan, azas, pengolahan, otomatisasi
6
Bab IV Organisasi Dalam Kantor Sinopsis: Bab ini menyediakan pengetahuan tentang organisasi yang ada di dalam kantor, relasi antara kantor sebagai organisasi yang bertujuan dengan pimpinannya, azas-azas pokok dalam pengorganisasi, bentuk-bentuk organisasi; pengetahuan dan keterampilan tentang komunikasi dalam organisasi, komunikasi antara kolega, komunikasi dengan pelanggan dan pimpinan, serta pengetahuan tentang jenis-jenis komunikasi. Kompetensi 1. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan. 2. Melakukan prosedur administrasi. 3. Menghasilkan dokumen sederhana. 4. Mengatur perjalanan bisnis. 5. Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi. 6. Memberi pelayanan kepada pelanggan.
Inti dari Bab IV Bermacam-macam pengetahuan tentang organisasi di dalam kantor, relasi antara kantor dan pimpinan serta kolega dan bermacam-macam pengetahuan dan keterampilan tentang komunikasi dalam organisasi, komunikasi antara kolega, komunikasi dengan pelanggan dan pimpinan.
7
Kompetensi dan isi bab 1. Bermacam-macam pengetahuan tentang organisasi di dalam kantor dan komunikasi dalam organisasi akan membentuk keterampilan berkomunikasi di dalam organisasi. 2. Pengetahuan tentang perencanaan kerja, pengertian, proses perencanaan, sumber perencanaan dan sebagainya membentuk kompetensi bekerja dengan mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan kerja dan kompetensi mengikuti prosedur keamanan, keselamatan, dan kesehatan kerja. 3. Pengetahuan tentang perencanaan kerja membentuk kompetensi merencanakan dan melakukan pertemuan. 4. Pengetahuan tentang efisiensi pekerjaan, pemikiran bekerja efisien, dan efisiensi kerja dalam kantor membentuk kompetensi menggunakan peralatan kantor secara benar dan tepat. 5. Pengetahuan tentang perencanaan kerja, dan pemikiran bekerja efisien membentuk kompetensi menghasilkan dokumen sederhana (misalnya notulen laporan). 6. Pengetahuan dan keterampilan kerja sama membentuk kompetensi bekerja sama dengan kolega dan pelanggan.
Kata-Kata Kunci perencanaan, kerja, pekerjaan, efisiensi, efisien, usaha, kesadaran, keahlian, disiplin, pemeliharaan, pemakaian.
8
Bab V Perencanaan Kerja Kantor, Efisiensi Pekerjaan dan Kerja Sama Sinopsis: Bab ini menyediakan pengetahuan tentang perencanaan kerja yang mencakup pengertian, proses perencanaan, sumber perencanaan, macam-macam rencana, dan berbagai hal lain, yaitu seperti perencanaan; pengetahuan tentang efisiensi pekerjaan yang mencakup pengertian, syarat-syarat, dan azas-azas efisiensi kerja, serta pemikiran untuk bekerja efisien; kemudian usaha efisiensi dalam kantor yang mencakup pemeliharaan, pemakaian barang, upaya penghematan di segala bidang dan sebagainya. Kemudian adalah tentang kerja sama di dalam kantor, dengan pimpinan, kolega dan pelanggan. Kompetensi 1. Mengikuti prosedur keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja. 2. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan. 3. Melakukan prosedur administrasi. 4. Merencanakan dan melakukan pertemuan. 5. Menggunakan peralatan kantor. 6. Menghasilkan dokumen sederhana. 7. Mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan kerja.
9
Inti dari Bab V Pengetahuan tentang perencanaan kerja, pengertian, proses perencanaan, macammacam rencana dsb.; pengetahuan tentang efisiensi pekerjaan, syarat dan azas efisiensi kerja, pemikiran bekerja efisien, dan efisieni dalam kantor menyangkut pemeliharaan, pemakaian barang dan upaya penghematan dan sebagainya; kerja sama di dalam kantor dengan pimpian kolega dan pelanggan.
Kompetensi dan isi bab 1. Perencanaan, sumber perencanaan dan sebagainya membentuk kompetensi bekerja dengan mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan kerja dan kompetensi mengikuti prosedur keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja. 2. Pengetahuan tentang perencanaan kerja dan efisiensi pekerjaan serta efisiensi kerja dalam kantor membentuk kompetensi melakukan posedur administrasi sebagaimana mestinya. 3. Pengetahuan tentang perencanaan kerja membentuk kompetensi merencanakan dan melakukan pertemuan. 4. Pengetahuan tentang efisiensi pekerjaan, pemikiran bekerja efisien, dan efisiensi kerja dalam kantor membentuk kompetensi menggunakan peralatan kantor secara benar dan tepat. 5. Pengetahuan tentang perencanaan kerja dan pemikiran bekerja efisien membentuk kompetensi menghasilkan dokumen sederhana. (misalnya notulen dan laporan)
Kata-Kata Kunci perencanaan, kerja, pekerjaan, efisiensi, efisien, usaha, kesadaran, keahlian, disiplin, pemeliharaan, pemakaian.
10
Bab VI Tata Kerja, Sistem Kerja, Hubungan Kerja, dan Kepemimpinan Sinopsis: Bab ini menyediakan pengetahuan tentang tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang mencakup pengertiannya, azas-azas, prinsip-prinsip dan teknik penyusunannya; pengetahuan tentang hubungan kerja atasan dan bawahan, komunikasi pimpinan dan staf, pendelegasian wewenang, tanggung jawab dan pembagian tugas, kepemimpinan sebagai inti manajemen, dan hubungan antara kepemimpinan dan kepengikutan. Kompetensi 1. Bekerj sama dengan kolega (dan pimpinan kantor) 2. Menjaga dan melindungi budaya kerja. 3. Menghasilkan dokumen sederhana. 4. Mengatur perjalanan bisnis. (pimpinan dan kolega)
Inti dari Bab VI Pengetahuan tentang tata kerja, prosedur kerja, sistem kerja, hubungan kerja atasan-bawahan, komunikasi pimpinan dan staf, pendelegasian wewenang, tanggung jawab dan pembagian tugas, kepemimpinan sebagai inti manajemen, dan hubungan antara kepemimpinan dan kepengikutan serta pelanggan.
11
Kompetensi dan isi bab 1.
2. 3.
4.
Pengetahuan tentang hubungan kerja atasan-bawahan, komunikasi pimpinan dan staf, dan hubungan antara kepemimpinan dan kepengikutan membentuk kompetensi bekerja sama dengan kolega dan pimpinan kantor. Pengetahuan tentang tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja membentuk kompetensi menjaga dan melindungi budaya kerja. Pengetahuan tentang hubungan kerja atasan-bawahan, komunikasi pimpinan dan staf, pendelegasian wewenang, tanggung jawab dan pembagian tugas membentuk kompetensi menghasilkan dokumen sederhana (notulen dan laporan). Pengetahuan tentang kepemimpinan sebagai inti manajemen dan hubungan antara kepemimpinan sebagai inti manajemen dan hubungan antara kepemimpinan dan kepengikutan membentuk kompetensi mengatur perjalanan bisnis untuk pimpinan dan kolega.
Kata-Kata Kunci kerja, tata, prosedur, sistem, azas, prinsip, teknik, hubungan, atasan, bawahan, komunikasi, pimpinan, staf, manajemen, kepemimpinan, kepengikutan.
12
Bab VII Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan Kerja Sinopsis: Bab ini menyediakan pengetahuan tentang pengamatan, keselamatan, dan kesehatan kerja, mencakupi kecelakaan kerja, kebersihan air minum dan makanan ransum yang disediakan oleh kantor; ventilasi dan pendinginan udara untuk kerja. Kompetensi 1. Mengikuti prosedur keamanan, dan keselamatan kerja. 2. Menggunakan peralatan kantor.
Inti dari Bab VII Pengetahuan tentang pengamanan keselamatan, dan kesehatan kerja; peralatan ventilasi dan pendinginan udara untuk ruang kerja.
Kompetensi dan isi bab 1. Pengetahuan tentang pengamanan dan kesehatan kerja membentuk kompetensi bekerja dengan mengikuti prosedur kemanan, keselamatan, dan kesehatan kerja. 2. Pengetahuan dan keterampilan tentang peralatan ventilasi dan pendinginan udara untuk ruang kerja membentuk kompetensi menggunakan peralatan kantor secara benar dan tepat.
Kata-Kata Kunci pengamanan, keamanan, keselamatan, kesehatan, kecelakaan, kebersihan, ventilasi, pendingin udara.
13
Bab VIII Profesi Sekretaris, Manajer Kantor, dan Pegawai Administrasi Sinopsis: Bab ini menyediakan pengetahuan tentang profesi sekretaris, manajer kantor, dan pegawai administrasi, persamaan dan perbedaannya, tugas sekretaris, tugas manajer kantor, tugas pegawai administrasi dan klasifikasi sekretaris. Kompetensi 1. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan. 2. Memberikan pelayanan kepada pelanggan.
Inti dari Bab VIII Pengetahuan tentang profesi sekretaris, manajer kantor, pegawai administrasi, tugas sekretaris, tugas manajer kantor, tugas pagawai administrasi, dan klasifikasi sekretaris.
Kompetensi dan isi bab Pengetahuan tentang profesi sekretaris, manajer kantor, pegawai administrasi, tugas sekretaris, tugas manajer kantor, dan tugas pegawai administrasi membentuk kompetensi bekerja sama dengan kolega dan pelanggan, dan kompetensi memberikan pelayanan kepada pelanggan.
Kata-Kata Kunci profesi, tugas, sekretaris, manajer kantor, pegawai administrai, klasifikasi.
14
Bab IX Kompetensi Khusus dan Moral Sekretaris Sinopsis: Bab ini menyediakan pengetahuan dan keterampilan tentang kompetensikompetensi khusus yang harus dimiliki seorang sekretaris beserta moralnya, berturut-turut adalah merencanakan dan melakukan pertemuan, menerima telepon dan menelepon, memberi pelayanan kepada pelanggan, menerima dan mengembalikan surat, membuat dan menjaga sistem kearsipan untuk menjamin integritas, mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen kantor, mempersiapkan rapat dan membuat notulen, menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen (laporan), mengatur perjalanan dinas/bisnis pimpinan dan kolega, dan mencatat dikte untuk mempersiapkan naskah (steno); nilainilai moral seorang sekretaris di luar agama, antara lain adalah disiplin, jujur, layak dipercaya, setia, sopan, sabar, rajin, patuh, tanggap, dan resik. Kompetensi 1. Merencanakan dan melakukan pertemuan. 2. Berkomunikasi melalui telepon. 3. Memberikan layanan kepada pelanggan. 4. Menangani surat masuk dan keluar. 5. Membuat dan menjaga sistem kearsipan untuk menjamin integritas. 6. Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen. 7. Menghasilkan dokumen sederhana.(notula) 8. Menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen (membuat laporan). 9. Mengatur perjalanan bisnis, (untuk pimpinan dan kolega). 10. Mencatat dikte untuk
15
Inti dari Bab IX Pengetahuan dan keterampilan tentang sepuluh kompetensi khusus seorang sekretaris, yaitu kompetensi no. 1 s.d. 10; pengetahuan dan keterampilan tentang menerima tamu dan bertamu, memakai telepon untuk berkomunikasi, pelanggan adalah tamu kantor, menerima dan menyimpan surat, menata arsip, mengerjakan fotokopi dll, rapat dan notula, membuat laporan, mengurus perjalanan dinas/bisnis, menulis dengan steno dan sebagainya.
mempersiapkan naskah (steno). 11. Menggunakan peralatan kantor. 12. Menjaga dan melindungi budaya kerja. 13. Mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan kerja.
Kompetensi dan isi bab 1. Sepuluh kompetensi sekretaris mulai dari No. 1 s.d. 10 telah sedia. 2. Kompetensi mempersiapkan rapat dan membuat notula membentuk kompetensi menghasilkan dokumen sederhana (notulen) 3. Kompetensi no. 2,5,6 ikut membentuk kompetensi menggunakan peralatan kantor secara benar dan tepat. 4. Kompetensi no. 2 membentuk kompetensi berkomunikasi melalui telepon. 5. Kompetensi no. 6,7 ikut membentuk kompetensi menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen (membuat laporan). 6. Sepuluh nilai moral sekretaris ikut membentuk kompetensi menjaga dan melindungi budaya kerja. 7. Kompetensi no. 10 ikut membentuk kompetensi mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan kerja dan kompetensi menghasilkan dokumen sederhana. (naskah steno)
Kata-Kata Kunci kompetensi, moral, sekretaris, pertemuan, telepon, pelayanan, pelanggan, surat, arsip, penggandaan, dokumen, rapat, notula, naskah, laporan, perjalanan, dikte, steno, disiplin, jujur, layak dipercaya, setia, sopan, sabar, rajin, patuh, tanggap, resik.
16
Bab X Empat Kemahiran Bahasa Sinopsis: Bab ini menyediakan pengetahuan dan keterampilan dalam berbahasa terutama bahasa Indonesia; empat kemahiran bahasa yang diperlukan: dengar-bicara dan baca-tulis; empat kemahiran bahasa dalam penyampaian informasi, dan pelaksanaan komunikasi berkaitan dengan tugas-tugas sekretaris, manajer kantor, dan pegawai administrasi. Kompetensi 1. Berkomunikasi melalui telepon. 2. Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi. 3. Menghasilkan dokumen sederhana (notula). 4. Menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen (laporan). 5. Mencatat dikte untuk persiapan naskah. 6. Membaca, mendengarkan, dan berbicara secara pandai.
Inti dari Bab X Pengetahuan dan keterampilan dalam 4 kemahiran bahasa Indonesia: dengar-bicara dan baca tulis; 4 kemahiran bahasa Indonesia dan penyempaian informasi serta pelaksanaan komunikasi yang berkaitan dengan tugas sekretaris.
Kompetensi dan isi bab 1. Empat kemahiran bahasa Indonesia secara otomatis membentuk kompetensi membaca, mendengarkan dan berbicara secara pandai dan kompetensi mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi. 2. Kemahiran dengar-bicara dalam penyampaian informasi dan pelaksanaan komunikasi membentuk kompetensi berkomunikasi melalui telepon termasuk mengumpulkan informasi dengan telepon. 3. Kemahiran baca-tulis dalam penyampaian informasi dan pelaksanaan komunikasi ikut membentuk kompetensi
17
menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen. 4. Kemahiran tulis dalam penyampaian informasi dan pelaksanaan komunikasi ikut membentuk kompetensi menghasilkan dokumen sederhana. (notulen dan laporan) 5. Kemahiran dengar dan tulis dalam penyampaian informasi dan pelaksanaan komunikasi ikut membentuk kompetensi mencatat dikte untuk mempersiapkan naskah.
Kata-Kata Kunci kemahiran, dengar-bicara, komunikasi.
baca-tulis,
18
penyampaian,
informasi,
Bab XI Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan Sinopsis: Bab ini menyediakan pengetahuan dan keterampilan tentang kearsipan; mulai dari pengertian, obyek, kearsipan, keperluan pengarsipan, teknik pengarsipan, hubungan antara kearsipan dan pekerjaan atau tugas, dua jenis pengarsipan: kearsipan manual dan kearsipan elektronis. Pengetahuan tentang kearsipan adalah dasar dari pekerjaan rutin seharihari, hubungan antara kearsipan dan isi, serta cara penyelesaian pekerjaan, prinsip kearsipan: inti dari kearsipan yang mementingkan prinsip mudah menyimpan dan mudah mencari dokumen, keterbukaan dan ketertutupan informasi dalam pengarsipan, prinsip mudah dimafaatkan oleh yang berkepentingan, cara pengarsipan yang tidak boleh kaku, dan sebagainya. Kompetensi 1. Membuat dan menjaga sistem kearsipan untuk menjamin integritas. 2. Menggunakan peralatan kantor. 3. Menangani surat masuk dan keluar. 4. Menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen. 5. Menjaga dan melindungi budaya kerja.
Inti dari Bab XI Pengetahuan dan keterampilan kearsipan; pengertian, obyek kerasipan, keperluan pengarsipan, teknik pengarsipan dan pekerjaan, prinsip-prinsip kearsipan, keterbukaan dan ketertutupan informasi dalam pengarsipan, cara pengarsipan yang luwes dsb.
Kompetensi dan isi bab 1. Pengetahuan dan keterampilan tentang kearsipan membentuk kompetensi membuat dan menjaga sistem kearsipan untuk menjamin integritas. 2. Keterampilan pengarsipan ikut membentuk kompetensi menggunakan peralatan kantor secara benar. 3. Pengetahuan kearsipan dan keterampilan pengarsipan ikut membentuk kompetensi menangani surat masuk dan keluar. 4. Pengetahuan kearsipan khususnya hubungan antara kearsipan
19
dan pekerjaan atau tugas ikut membentuk kompetensi menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen. 5. Keterampilan kearsipan ikut membentuk kompetensi menjaga dan melindungi budaya kerja.
Kata-Kata Kunci manajemen, arsip, kearsipan, pengarsipan, teknik, tugas, manual, elektronis, dokumen, keterbukaan, ketertutupan, menyimpan, mencari.
20
Bab XII Proses Transaksi Akuntansi Sinopsis: Bab ini menyediakan pengetahuan dan keterampilan tentang akuntansi dasar; beberapa konsep mengenai keuangan dan akuntansi seperti cek, giro, bilyet, cek perjalanan, debet-kredit (uang keluar-masuk), saldo, kredit(pinjaman dari bank dengan bunga), slip pembayaran, bon, kuitansi, transfer, neraca keuangan, cara pembuatan neraca, kas, register, register penutupan kas berikut cara pembuatannya, rekonsiliasi, cara pembuatan rekonsiliasi, dan sebagainya yang menyangkut pengetahuan minimal mengenai pemakaian uang. Kompetensi 1. Memproses transaksi keuangan. 2. Menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen. 3. Melakukan prosedur untuk dokumen. 4. Melakukan prosedur administrasi. 5. Memberikan pelayanan kepada pelanggan.
Inti dari Bab XII Pengetahuan dan keterampilan tentang pemakaian uang dan sejumlah konsep mengenai keuangan dan akuntansi.
Kompetensi dan isi bab 1.
Pengetahuan dan keterampilan mengenai keuangan dan akuntansi membentuk kompetensi memproses transaksi keuangan. 2. Keterampilan membuat neraca keuangan, ikut membentuk kompetensi menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen. 3. Pengetahuan dan keterampilan mengurusi keuangan ikut membentuk kompetensi melakukan prosedur administrasi semestinya dan kompetensi memberikan pelayanan kepada pelanggan. Kata-Kata Kunci
21
akuntansi, keuangan, perbankan, cek, giro, bilyet, kredit, debet, saldo, bon, kuitansi, transfer, neraca, kas, register, rekonsiliasi.
22
Bab XIII Keterampilan Komunikasi dan Korespondensi Sinopsis: Bab ini menyediakan pengetahuan dan keterampilan dalam berkomunikasi antara sekretaris atau manajer kantor atau pegawai administrasi dan pelanggan, kolega, maupun pimpinannya melalui keterampilan korespondensi, SMS (short message service atau “pelayanan pesan pendek”) ponsel (telepon seluler), atau E-mail komputer dalam bahasa Indonesia, bahasa Inggris, atau bahasa Jepang, termasuk faksimili. Kompetensi 1. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan. 2. Memberikan pelayanan kepada pelanggan. 3. Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi. 4. Menggunakan peralatan kantor. 5. Menghasilkan dokumen sederhana. (surat)
Inti dari Bab XIII Pengetahuan dan keterampilan berkomunikasi dengan memakai sarana korespondensi, E-mail komputer atau SMS ponsel dalam bahasa Indonesia, bahasa Inggris, atau bahasa Jepang secara tertulis termasuk faksimil.
Kompetensi dan isi bab 1. Pengetahuan tentang korespondensi, E-mail komputer, SMS ponsel dan faksimili akan membentuk keterampilan berkomunikasi dengan sarana surat-menyurat, E-mail komputer atau SMS ponsel. 2. Pengetahuan dan keterampilan berkomunikasi itu dibarengi dengan kemahiran bahasa Indonesia, bahasa Inggris, atau bahasa Jepang secara tertulis untuk keperluan korespondensi, Email komputer atau SMS ponsel. 3. Keterampilan berkomunikasi dengan korespondensi, Email komputerm, SMS ponsel dan faksimil akan membentuk kompetensi mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi. 4. Keterampilan berkomunikasi dengan empat sarana itu akan berfungsi dalam membentuk kompetensi bekerja sama dengan kolega dan pelanggan dengan korespondensi yang terampil.
23
5. Keterampilan berkomunikasi dengan sarana SMS ponsel juga ikut berfungsi dalam membentuk kompetensi bekerja sama dengan kolega dan pelanggan. 6. Keterampilan berkomunikasi dengan empat sarana itu juga akan berfungsi dalam membentuk kompetensi memberikan pelayanan kepada pelanggan dan kompetensi menghasilkan dokumen sederhana yang sehat. (surat) 7. Keterampilan berkomunikasi dengan sarana E-mail komputer, SMS ponsel, dan faksimil ikut membentuk kompetensi menggunakan peralatan kantor secara benar dan semestinya.
Kata-Kata Kunci komunikasi, korespondensi, sekretaris, manajer kantor, pegawai administrasi, pelanggan, kolega, pimpinan, SMS, ponsel, E-mail komputer, faksimil.
24
BAB II Organisasi dan Kantor
2.1 Pengertian Organisasi 2.1.1 Pengertian Ada banyak pngertian tentang organisasi dan kantor, disini secara ringkas akan dijelaskan sbagai berikut. Organisasi adalah satu jnis wadah perlengkapan di masyarakat yang dibikin oleh orang-orang dengan tujuan dapat memperoleh efesiensi kerja tertntu yang sebesar-besarnya. Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi. Berarti segala macam urursan di dalam organisasi harus melewati kegiatan kantor dan keluar masuknya informasi menyangkut organisasi juga harus melalui kantor. Organisasi itu sendiri dibentuk oleh orang-orang dengan tujuan tertentu yang dapat dipetik hasilnya secara bersama-sama, berarti cukup ditangani secara sendiri perorangan, maka orang-orang tidak akan membuat wadah yang disebut organisasi. 2.1.2 Unsur-unsur Organisasi Kalau kita memperhatikan penjelasan di atas tentang pengertian organisasi maka dapatlah di katakan bahwa setiap bentuk organisasi akan mempunyai unsur-unsur tertentu, yang antara lain sebagai berikut : Sebagai wadah atau tempat untuk bekerja sama. Proses kerja sama sedikitnya antara dua orang Jelas tugas dan kedudukannya masing-masing Ada tujuan tertentu 1.
Sebagai Wadah Atau Tempat Untuk Bekerja Sama Organisasi adalah merupakan merupakan suatu wadah atau tempat dimana orang-orang dapat bersama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan tanpa adanya organisasi menjadi saat bagi orang-orang unutk melaksanakan suatu kerja sama, sebab setiap orang tidak mengetahui bagaiman cara bekerja sama tersebut akan dilaksankan. Pengertian tempat di sini dalam ari yang konkrit, tetapi dalam arti yang abstrak, sehingga dengan demikian tempat sini adalah dalam arti fungsi yaitu menampung atau mewadai keinginan kerja sama beberapa orang untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam pengertian umum, maka organisasi dapat berubah wadah sekumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan tertentu misalnya organisasi buruh, organisasi wanita, organisasi mahasiswa dan sebagainya.
33
2.
3.
4.
Proses kerja sama sedikitnya antar dua orang Suatu organisasi, selain merupakan tempat kerja sama juga merupaka proses kerja sama sedikitnya antar dua orang. Dlam praktek, jika kerja sam atersebut di lakukan dengan banyak orang, maka organisasi itu di susun harus lebih sempurna dengan kata lain proses kerja sama di lakukan dalam suatu organisasi,mempunayi kemungkinan untuk di laksanakan dengan lebih baik hal ini berarti tanpa suatu organisasi maka proses sama itu hanya bersifat sementara, di mana hubungan antar kerja sama antara pihak-pihak bersangkutan kurang dapat diatur dengan sebaik-baiknya. Jelas tugas kedudukannya masing-masing Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masingmasing orang atau pihak hubngan satu dengan yang lain akan dapat lebih jelas, dengan demikian kesimpulan dobel pekerjaan dan sebagainya akan dapat di hindarkan. Dengan kata lain tanpa orang yang baik mereka akan bingung tentang apa tugas-tugasnya dan bagaimana hubungan antara yang satu dengan yang lain. Ada tujuan tertentu Betapa pentingnya kemampuan mengorganisasi bagi seorang manajer. Suatu perencana yang kurang baik tetapi organisasinya baik akan cendrung lebih baik hasilnya dari pada perencanaan yang baik tetapi organisasi tidak baik. Selain itu dengan cara mengorganisiasi secara baik akan mendapat keuntungan antara lain sebagai berikut : - Pelaksanaan tugas pekerjaan mempunyai kemungkinan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif Secara ringkas unsur-unsur organisasi yang paling dasar adalah : Harus ada wadah atau tempatnya untuk bekerja sama. Harus ada orang-orang yang bekerja sama. Kedudukan dan tugas masing-masing orang harus jelas. Harus ada tujuan bersama yang mau dicapai.
·
Ada wadah atau tempatnya Ada orang-orangnya Kedudukan dan tugas yang jelas Ada tujuannya
Unsur-unsur Organisasi
2.1.3
Asas-asas Organisasi Agar suatu organisasi dapat berjalan baik perlu adanya asas-asas atau prinsip-prinsip tertentu. Atau dengan kata lain suatu organisasi yang baik perlu dilandasi oleh suatu asas-asas atau prinsip-prinsip tertentu. Dengan pengetahuan tentang asas-asas atau prinsip-prinsip organisasi maka dalam setiap usaha untuk mengorganisasi kalau tidak
34
mau mengalami kesulitan atau kegagalan maka prinsip-prinsip tersebut harus kita perhatikan. Adapun beberapa asas atau prinsip organisasi yang perlu diketahui antara lain adalah sebagai berikut : o Asas perumusan tujuan o Asas pembagian kerja o Asas pendelegasian wewenang o Asas koordinasi o Asas efesiensi pengawasan o Asas pengawasan umum 1. Asas perumusan tujuan Dalam menyusun suatu organisasi, maka asas yang harus diperkirakan adalah asas perumusan tujuan. Dengan asas tersebut maka berarti bahwa sebelum organisasi tersebut disusun, maka terlebih dahulu harus mengetahui tujuan dari organisasi itu dibentuk. Dengan lain menyusun organisasi tersebut bermaksud agar tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai secara efisien dan efektif. 2. Asas pembagian kerja Dimuka telah dikemukakan bahwa, dalam pembentukan atau penyusunan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif. Karena suatu organisasi selalu membutuhkan tenaga-tenaga orang lain yang kadang-kadang tidak sedikit jumlahnya, maka perlu adanya pembagian kerja yang baik. Dengan adanya pembagian kerja maka tiap orang / bagian akan dapat mengetahui secara jelas tugas dan tanggung jawab serta kedudukannya masing-masing dalam organisasi tersebut. Dengan demikian, akan dapat diharapkan tidak terjadinya kesimpang siurang dalam pekerjaan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif. 3. Asas pendelegasian wewenang Bagi manajer sulit untuk melakukan seluruh pekerjaan seorang diri baik karena keterbatasan kemampuan waktu dan sebagainnya. Untuk itu perlu bagi seorang menajer dalam melakukan tugas dan tanggung jawabnya menyerahkan sebagian yang tidak begitu penting kepada bawahan-bawahannya. 4. Asas koordinasi Dengan adanya pembagian kerja dalam suatu organisasi maka diharapkan dalam pelaksanaan tugas-tugasnya jangan sampai terjadi kesimpang siuran. Akan tetapi, dalam praktek adanya koordinasi yang baik maka kemungkinan kesimpang siuran itu tetap ada, sebab kecenderungan setiap orang atau setiap bagian mempunyai egoisme untuk berusaha melaksanakan tugasnya sebaik mungkin. Tindakan ini pada prinsipnya adalah baik, tetapi kalau tindakan ini berlebih-lebihan artinya tidak memperhatikan kegiatan-kegiatan lain maka justru dapat menyulitkan, misalnya
35
bagian produksi berusaha untuk meningkatkan produksinya sebanyak mungkin tanpa memperhatikan bagian penjualan, maka ini berarti akan menimbulan over produksi (produksi yang berlebihan). 5. Asas batas efisiensi pengawasan Dalam meningkatkan tugas masing-masing orang / bagian tersebut mempunyai beberapa orang yang dibawah pengawasannya untuk itu batas-batas efisiensi pengawasan harus betul-betul diperhatiakan, artinya bila batas pengawasan orang hanya lima orang maka janganlah orang tersebut dibebani untuk mengawasi delapan orang. Bebrapa batas yang tepat sebenarnya tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing yang tidak dapat dibaut standar secara tegas. Perbedaan kecakapan yang memimpin, sikap pekerjaan dan faktor-faktor lain ikut pula menentukan beberapa batas yang paling baik 6. Asas pengawasan umum Suatu organisasi tidak dapat terjamin kelancarannya bila pengawasannya kurang baik untuk itu maka dalam penyusunan organisasi harus dilakukan sedemikian rupa misalnya diusahakan penyusunan organisasi yang sederhana sehingga dengan demikian pimpinan akan mampu melakukan pengawasan secara keseluruhan.
Asas-asas penyusunan organisasi
Perumusan tujuan jelas Pembagian kerja jelas Pendelegasian wewenang jelas Koordinasi jelas Ada efisiensi pengawasan Ada pengawasan menyeluruh
36
2.2 MACAM ORGANISASI 2.1.1 Organisasi Politik - Ruang lingkupnya - Macam-macamnya - Pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan organisasi politik - Organisasi politik Ruang linkupnya : 1. kekuasaan eksekutif : pemerintah 2. kekuasaan yudikatif : pelaksana / penegak 3. kekuasaan legislative : pelaksana pembuat undang-undang (DPR-MPR) Macam-macamnya : 1. Bentuk Monarki : Suatu bentuk negara yang dikuasai seseorang yang disebut raja. 2. Bentuk Oligarki : Negara yang dikuasai oleh bebrapa orang elit politik. 3. Bentuk Demokrasi : Negara yang didasarkan oleh kedaulatan rakyat. Pekerjaan yang berkenaan dengan organisasi politik (partisipasi politik). Polittik artinya proses penyelenggaraaan negara. Macammacamnya: 1. Menduduki jabatan politik atau administrasi 2. Menjadi pejabat suatu organisasi politik 3. Menjadi anggota suatu organisasi politik 4. Menjadi pejabat pemuli (KPU) 5. Menjadi anggota pejabat penyelenggaraan pemilu. Organisasi politik adalah organisasi yang bertugas dalam penyelenggaraan negara 2.2.2
Organisasi Bisnis Bisnis masa depan dalam menghadapi lingkungan / iklim bisnis pada abad XXI, menunjukan alternatif terbaik harus terdiri dari tenaga kerja yang kompetitif dan berkualitas, mampu menunjukan eksistensi organisasi yang kompetitif, sebagai jawaban terhadap tantangan bisnis di masa datang. Organisasi seperti itu adalah memiliki karakteristik sebagai berikut: 1. Mampu menjaring, menganalisis dan meanfaaatkan informasi. Informasi dari sumbernya secara tepat dapat sampai dan mempengaruhi kehidupan manusia di tempat-tempat yang jauh. 2. Organisasi harus mampu memberikan respon yang tepat sebagai jawaban terhadap tantangan lingkungan / iklim bisnis. Memilih bisnis baru yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan konsumen sekarang dan di masa mendatang. 3. Organisasi harus mampu memberikan respon secara cepat. Kecepatan sangat penting agar kesempatan / peluang bisnis
37
sebagai hasil analisis informasi. Tidak direbut / dimanfaaatkan lebih dulu oleh organisasi bisnis yang lain sebagai pesaing. 4. Organisasi harus mampu menghindari atau memperkecil resiko bisnis. Resiko tidak sekedar berkenaan dengan bidang material dan finansial. Jika keliru atau gagal dalam respon, tetapi juga pada aspek-aspek manusiawai SDM, baik dari segi fisik maupun psikologis. 5. Dari segi material dan finansial, organisasi harus mampu mewujudkan rasio yang menguntungkan, mampu menyelenggarakan dan membiayai program-program. 2.2.3
Organisasi Profesi Organisasi ini menghimpum orang-orang yang bekerja sesuai dengan profesi mereka, juga ada kode esik untuk menjaga agar profesi mereka selalu dihargai dan dihormati. Contoh: a) I.S.I : Ikatan Sekretaris Indonesia b) I.D.I : Ikatan Dokter Indonesia c) I.C.M.I : Ikatan Cendekiawan Muslim Indonesia. d) Parfi : Perhimpunan Artis Film Indonesia dll.
Macam Organisasi
2.2.4
Organisasi politik Organisasi bisnis Organisasi profesi Organisasi social Organisasi lain
Organisasi Sosial Dr. Koentraningrat membagi-membagi organisasi sosial kemasyarakatan menjadi 8 macam: a) Organisasi yang betujuan memenuhi kebutuhan kehidupan kekerabatan (kinship) atau domestic institution, misalnya: pelamaran, perkawinan, keluarga, pengasuhan anak dll. b) Organisasi yang bertujuan memenuhi kebutuhan manusia untuk mata pencaharian hidup (ecomonic institutions), misalnya: pertanian, perternakan, perburuhan, industri, dll. c) Organisasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan ilmiah manusia (scientific institutions), misalnya: metode ilmiah, penelitian, pendidikan ilmiah, dll. d) Organisasi yang bertujuan memenuhi kebutuhan pendidikan (educational institutions), misalnya: TK, SD, SMP, SMA, Pondok Pesantren, dll. e) Organisasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan ilmiah, menyatakan rasa keindahan dan rekreasi (aisthelic and
38
recreational institutions), misalnya: seni rupa, seni suara, seni drama, dll. f) Organisasi yang bertujuan memenuhi kebutuhan manusia untuk berhubungan dengan Tuhan atau alam gaib (religus institutions). Misalnya: Gereja, Masjid, Doa, Kenduri, dll. g) Organisasi yang bertujuan memenuhi kebutuhan menuasia untuk mengatur kehidupan berkelompok atau bernegara (political institutions), misalnya: pemerintahan, demokrasi, kehakimam, kepartaian, kepolisian, dll. h) Organisasi yang bertujuan mengurus kebutuhan jasmani manusia (cosmetic institutions), misalnya: pemeliharaan, kecantikan, kesehatan, kedokteran, dll. Dalam perkembangan masyarakat dan kebudayaan kita mengenal organisasi sosial atau lembaga kemasyarakatan, misalnya: organisasi kekeluargaan, ekonomi, pendidikan, ilmiah, keindahan dan rekreasi, keagamaan, pemerintah, dan kesehatan jasmani. Adanya organisasi tersebut dimaksud untuk memenuhi berbagai kebutuhan pokok dari kehidupan masnusia. Organisasi itu ada di dalam setiap masyarakat tanpa memperdulikan apakah masyarakat tersebut mempunyai taraf kebudayaan sederhana atau modern. 2.2.5 Organisasi Lain 1) Organisasi Islam A. Muhammadiyah Salah satu organisasi islam yang terpenting di Indonesia adalah Muhammadiyah. Organisasi ini di dirikan di Yogyakarta pada tanggal 18 Nopember 1912 oleh Kyai H. Ahmad Dahlan atas saran yang diajukan oleh murid-muridnya dan beberapa orang anggota Budi Utomo, untuk mendirikan suatu lembaga pendidikan yang besifat permanen. (Noer, 1980), sejak pembentukannya pada tahun 1912 di Yogyakarta, Muhammadiyah dianggap sebagai perkumpulan kaum pedagang muslim kelas menengah ke atas yang kebanyakan memang menetap di kota. Upanyanya untuk tetap berada di luar politik praktis barang kali ikut berperan dalam membesarkan gaung syarikat. Muhammadiyah menyatakan diri tidak mempunyai ikatan apa pun dengan partai politik pada tahun 1971. Sejak tahun 1980-an, Muhammadiyah mengalami kemajuan yang lebih pesat. Amien Rais pengganti Ahmad Azhar Basyir sebagai ketua PP Muhammadiyah dari tahun 1994 sampai 1998. Muhammadiyah mempunyai 2.134 cabang dan mengklaim memiliki enam juta simpatisan.
39
B.
Nahdhatul Ulama (NU) NU merupakan organisasi politik atau organisasi sosial kemasyarakatan. Organisasi ini pernah terlibat dalam pemilu 1955 dan 1971. Bahkan pada tahun 1955 NU berhasil menjadi pengumpul suara banyak ketiga. NU merupakan unsur yang mempunyai basis massa yang paling besar. NU berkonsentrasi pada pengembangan umat pada era reformasi NU melahirkan sebuah partai politik yang bernama Partai Kebangkitan Bangsa yang mendapat restu dari tokoh NU, bahkan ketua NU waktu itu (KH. Abdurrahman Wahid) menjadi deklarator partai tersebut. 2) Organisasi olah raga Adalah organisasi yang dibentuk berdasarkan olah raga yang diselenggarakan oleh masyarakat. Contoh : KONI PBSI
: Komite Olah Raga Nasional Indonesia : Persatuan Bulu Tangkis Seluruh Indonesia.
2.3 KANTOR DAN MANAJEMEN 2.3.1 Kantor A. Pengertian Kantor Seperti yang disebutkan di muka bahwa kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi, lebih lanjut lagi dapat disebutkan bahwa kantor adalah pusat pengolaan data dan keterangan serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai) melakukan aktivitas manajemen. Apabila memperhatikan definisi-definisi di atas pengertian kantor ditinjau dari dua segi, yaitu: - Dari segi fisik : Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang bersifat statis, yaitu suatu tempat penyelenggaraan kegiatankegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan warkat (records keeping) dan pengurus informasi (information handling). - Dari segi aktivitas : Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin adanya pembagian pekerjaan diantara mereka yang bekerja sama unutk mencapai tujuan tersebut. B. Ciri-ciri Kantor a) Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan b) Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, penyederhanaan sistem management, motede kerja, mencapai efisiensi dalam pekerjaan tata usaha. C. Unsur-unsur Kantor a) Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung
40
b) Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot-perabot kantor. c) Personil, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari pesuruh sampai pimpinan. 2..3.2 MANAJEMEN 2.3.2.1 Arti dan Istilah MANAJEMEN 1. Arti Kata Manajemen Kata manajemen berasal dari bahasa Inggris “management” yang diambil dari kata manage. Sebenarnya kata manage, berasal dari bahasa Italia yaitu kata managgio. Kata managgio pun berasal dari bahasa latin “mannaggiare” yang diambil dari kata manus yang berarti hand atau tangan. Sehingga secara etimologi (segi bahasanya) kata “manage” diartikan sebagai: a) House Keeping yang berarti rumah tangga b) To train a horse yang berarti melatih kuda dengan menghentakhentakan kakinya. c) To direct and control yang berarti memimpim dan mengawasi. Berdasarkan uraian di atas, management diartikan sebagai the act or art of managing conduct, direction and control (sebagai tindakan atau seni pengurusan, pengaturan, pengarahan, dan pengawasan). 2. Istilah-istilah manajemen di Indonesia Sampai saat ini belum ada keseragaman penulis istilah management ke dalam bahasa Indonesia. Diantaranya ada yang menulis menejemen, ada pula yang menulis management dan sebagian lagi lebih suka dengan istilah manajeman. Istilah yang terakhir ini dipakai dalam buku ini, dengan pertimbangan istilah tersebut sudah umum digunakan dan sesuai dengan ucapan dalam bahasa Indonesia. Meskipun demikian, pada beberapa lembaga ditemukan sejumlah istilah yang pada dasarnya mempunyai maksud dan pengertian yang sama dengan istilah management, yaitu pada : a) Lembaga Administrasi Negara (LAN) menggunakan istilah Kepemimpinan. b) Universitas Indonesia (UI) menggunkan istilah Ketatalaksanaan. c) Universitas Gajah Mada (UGM) Yogyakarta menggunakan istilah Pengurusan. d) Lingkungan Militer Angkatan Darat menggunakan istilah Pembinaan e) Balai Pembinaan Administrasi (Universitas Gajah Mada Yogyakarta) menggunakan istilah manajemen.
41
f) g) h)
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan (Depdikbud) seringkali menggunakan istilah Pengelolaan. Komisi istilah bahasa menganjurkan istilah management. Dr. Winardi.S.E. menyesuaikan ucapan bahasa Indonesia dengan istilah manajemen.
2.3.2.2
PENGERTIAN MANAJEMEN Dijelaskan bahwa manajemen merupakan inti dari administrasi. Administrasi merupakan proses penyelenggaraan dsn pengendalian dari suatu badan usaha secara keseluruhan, sedangkan manajemen merupakn proses penggerakan dan pengawasan unsur manusianya. Untuk lebih jelasnya, berikut ini diberikan beberapa definisi manajemen yang dikemukankan oleh beberapa sarjana dari Indonesia dan sarjana barat sebagai bahan perbadingan. 1. Definisi manajemen dari beberapa sarjana Indonesia. a) Sukamto Reksohadiprodjo. M. COM. Manajemen adalah suatu usaha merencanakan, mengorganisasikan, menggerakan, mengkoordinasikan, serta mengawasi kegiatan dalam suatu organisasi agar tujuan organisasi tercapai secara efien dan efektif. b) Prof. Dr. Sondang P. Siagian. MPA. Manajemen adalah kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka mencapai tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. c) Drs. Sukarno K. Manajemen berarti proses pembimbingan dan pengawasan terhadap segala kegiatan yang dilakukan oleh orang-orang untuk mencapapi tujuan yang dikehendaki. d) Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo. Menejemen adalah menyelenggarakan sesuatu dengan menggerakan orang-orang, mesin-mesin, dan alat-alat sesui dengan kebutuhan. e) Drs. The Liang Gie. Manajemen adalah proses yang menggerakan tindakantindakan dalam usaha kerja sama manusia sehingga tujuan yang telah ditentukan benar-benar tercapai. 2. Definisi manajemen dari beberapa sarjana barat a. George R Terry. Manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain. b. John D. Millet Manajemen adalah proses penyediaan fasilitas-fasilitas kerja dan pembimbingan terhadap orang-orang yang tergabung dalam suatu organisasi resmi untuk mencapai sesuatu tujuan.
42
c.
Harold Kcontz dan Cyrill O’donnel Manajemen adalah penyelesaian pekerjaan melalui kegiatankegiatan dari orang lain. Pengertian manajemen yang dikemukakan para ahli tersebut dapat dikatakan bersifat universal (umum). Dalam arti bahwa, manajemen dapat ditetepkan dalam berbagai bidang usaha manusia, baik dalam pabrik, sekolah, bank, hotel, rumah sakit, kantor bahkan sampai kepala kehidupan rumah tangga. Manajemen merupakan proses pencapaian tujuan melalui kegiatan orang lain. Tujuan yang dimaksud adalah sasaran manajemen yang harus dicapai secara efektif dan efisien. Dalam mencapai tujuan, kegiatan manajemen harus dapat menyatukan pikiran, perasaan, kemauan, bahan-bahan, tenaga (orang-orang), uang, mesin dan segala fasilitas lainnya yang dibutuhkan, sehingga apa yang diharapkan dapat benar-benar tercapai dengan efektif (tepat guna)dan efisien (daya guna). Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah suatu proses penggerakan kerja sama dengan orang lain dan segala fasilitas yang diperlukan
2.3.2.3 SASARAN MANAJEMEN Sasaran adalah rincian singkat dan tegas mengenai apa yang akan dicapai. Sedangkan manajemen merupaka suatu proses kegiatan yang di laksanakan orang-orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya tersebut merupakan sasaran manajemen. Dengan demikian, sasaran manajemen merupakan suatu perincian yang jelas dalam kegiatan manajemen guna memperoleh suatu cara, tekhnik, metode yang sebaiknya di lakukan agar dengan sumbersumber atau sasaran yang terbatas (=modal, bahan-bahan, dll) dapat diperoleh hasil yang sebesar-besarnya. Dalam ilmu ekonomi dikenal dengan prinsip ekonomi, yaitu: dengan pengorbanan yang sekecilkecilnya guna memperoleh hasil yang sebesar-besarnya. Secara garis besar, sasaran manajemen ini merupakan suatu cara untuk memperoleh hasil yang efisien (hemat guna) dalam bidang: 1. Tenaga dan pikiran. 2. Material dan biaya yang diperlukan. 3. Waktu yang tepet, cepat dan hemat. Dalam pengertian sasaran manajemen tersebut sudah disinggung tenteng pengertian efisien dan efektif. Dalam arti, segala sesuatunya dilakukan dengan berdaya guna dan tepat guna (= tepat, cepat, hemat, dan selamat). Efisien : Perbandingan yang terbaik antar suatu haisil dengan usahanya atau anatara pemasukan dengan pengeluaran. Efektif : Suatu kemampuan untuk dapat menyelesaiakn tugas-tugas yang diserahkan sesuai dengan rencana (tepat waktunya).
43
Tepat : Menunjukan kena sasarannya; Apa yang di kehendaki tercapai atau menjadi kenyataan. Cepat : Menunjukan waktu; Tidak banyak waktu terbuang, selesai pada waktunya. Hemat : Berarti dengan biaya yang sekecil-kecilnya diperoleh hasil yang sebesar-besarnya, tanpa adanya pemborosan atau penghamburan biaya, bahan, tenaga, waktu dan pemikiran. Selamat : Menunjukan kelancaran proses; Segala sesuatunya sampai pada tujuan yang dimaksud tanpa mengalami hambatanhambatan, kelambatan atau kemacetan-kemacatan. Jadi berdasarkan pengertian tadi, dapat dijelaskan kembali bahwa ssuatu yang efektif belum tentu dikatakan efisien. Karenanya menitik beratkan pada hal-hal yang berbeda. Efektif : Pada tujuan yang akan dicapai sesuai rencana, kurang memperhatikan usaha atau biaya yang dipergunakan. Dengan biaya berapa saja asal tujuan tecapai. Hal ini memungkinkan terjadinya pemborosan atau penghamburan-penghamburan yang tidak perlu. Efisien : Pada segi usaha atau biaya yang dipergunakan, kurang memperhatikan tujuan yang akan di capai sesuai rencana. Kapan tujuan itu akan tercapai tidak menjadi masalah, asal biaya bisa di hemat seminimal (sekecil) mungkin. Dari uraian –uaraian tersebut, dapat disimpulkan bahwa suatu sasaran manajemen dapat di capai secara efektif dan efisien bila dapat melaksanakan prinsip-prinsip dengan usaha yang sekecil-kecilnya bisa mendapakan hasil yang sebesar-besarnya. 2.3.2.4 PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN Prinsip dapat diartikan sebagai suatu kenyatan atau kebenaran umun dan dijadikan pedoman (petunjuk arah) terhadap pikiran dan tindakan yang akan dilakukan. Prinsip-prinsip manajemen merupakan suatu pedoman dasar tetapi tidak mutlak untuk diterapkan terhadap proses manajemen dalam segala bentuk kegiatannya (top, middle, dan lower management). Sehingga penyimpangan atau kesalahan-kesalahan yang pokok dalam pekerjaan dapat terhindar. Prinsip-prinsip manajemen yang dikemukakan oleh Henry Fayol hanya menampilkan garis-garis besarnya saja, diantaranya terdapat 14 (empat belas) prinsip-prinsip umum manajemen yakni: 1. Pembagian Kerja Dalam organisasi / perusahaan yang sudah maju, sebagai akibat dari perkembangan masyarakat dan kemajuan teknologinya yang menuntut adanya spesialisasi / pengelompokan tenaga kerja yang teratur dan tepat. Karena spesialiasai orang-orang inilah, maka diperlukan adanya pembagian kerja / tugas yang sesuai dengan
44
2.
3.
4.
5.
6.
7.
kemampuan, keahlian, dan bakat yang dimilikinya. Sehingga tujuan organisasi yang akan dicapai, menjadi lebih terarah, efektif, dan efisien. Kekuasaan dan tanggung jawab Dengan adanya pembagian kerja yang baik didalam organisasi tersebut, sudah tentu dalam pelaksanaannya mereka diberi kekuasaan (wewenang) dan tanggung jawab sebagai kepercayaan dari pihak atasan. Pelimpahan kekuasaan dan tanggung jawab yang dilakukannya itu, tiada lain untuk memudahkan tekknik pengawasan agar diperoleh hasil yang efektif dan efisien. Disiplin Peraturan dan disiplin yang diterapkan merupakan pedoman khusus untuk menggerakan dan mendorong kepatuhan serta kesediaan para pegawai dalam melaksanakan tugasnya dengan baik, tertib, dan tepat sesuai dengan tujuan yang diinginkan sehingga bisa menghemat waktu. Disiplin harus dilaksanakan secara formal terhadap semua anggota manajemen, tidak boleh dibeda-bedakan. Kesatuan Perintah Setiap anggota bawahan hanya mempunyai seorang atasan (pimpinan) langsung, yakni kepada siapa ia akan memberikan laporan dan pertanggung jawabannya, serta dari siapa ia menerima perintah, instruksi, bimbingan, dan pedoman kerja. Semua itu perlu untuk kelancaran dalam melasanakan tugasnya, sehingga tidak membingungkan para bawahan. Kesatuan Pengarahan Setiap unit / satuan tugas organisasi yang mempunyai fungsi dan tujuan yang sama harus dikoordinasikan pada satu arah dan satu rencana. Dalam arti, semua kegiatan, semua sumber dana, pemikiran, kehlian dan kemampuan (bakat) ditunjukan hanya kepada satu arah, yaitu pencapaian tujuan dengan cara seefektif dan seefisien mungkin. Sehingga, rencana semula yang telah dirumuskan sasarannya dapat terlaksananya dengan sempurna. Mengabdikan Kepentingan Sendiri Kepada Kepentingan Umum Manusia sebagai unsur pelaksanaan rencana dalam setiap kegiatan organisasi perusahaan, mempunyai andil besar didalamnya. Oleh karena itu, setiap anggota bawahan diusahaan agar mau diajak untuk lebih mengutamakan kepentingan bersama dari pada kepentingan pribadi. Hal ini perlu, disamping untuk menciptakan suatu iklim kerja sama yang baik, juga agar setiap kegiatannya berjalan sesuai dengan rencana bersama. Penggajian Pegawai Gaji merupakn pengaruh yang sangat besar terhadap status sosial seseorang. Pembayaran gaji/upah pegawai harus adil, menarik, dan cukup untuk memenuhi pegawai sendiri maupun kebutuhan keluarganya. Karena, semua itu akan memberikan motivasi (dorongan semangat) yang tinggi kepada setiap pegawai dalam
45
menyumbangkan tenaga dan pikirannya terhadapa perkembangan organisasi perusahaan yang bersangkutan. 8. Pemusatan koordinasi Agar para pegawai tidak dibingungkan oleh kesimpangsiuarang dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang dibebankannya, perlu adnya pemusataan (Sentralisasi) kekuasaan (wewenang) dalam kelompok tunggal, dan kepemimpinannya diserahkan kepada satu orang pemimpin, tanpa menimbulkan sifatsifat kediktatoran saat menjalankan kepemimpinaannya. 9. Jenjang Bertingkat Agar pembagian tugas-tugas dan kekuasaan dapat terlihat dengan jelas, perlu disusun satuan-satuan tugas organisasi yang bertingkat-tingkat secara vertikaldan horizontal. Sehingga terdapat rantai jenjang bertetangga tiap bagian organisasi hal ini dapat memberikan pedoman dari masa printah / instruksi itu diterima dan kepada siapa pertanggung jawaban harus disampaikan. Usahakan agar tingkat-tingkat jenjang organisasinya (seperti pimpinan puncak, kepala bagian, kepala seksi) berjumlah sedikit, sehingga saluran hubungan dari atasan sampai kebawahan tidak terlampau panjang. 10. Ketertiban Keteraturan dan kelancaran kegiatan suatu organisasi sangat penting. Oleh karena itu, setiap anggota pegawai yang terikat dalam kegiatan usaha pencapaian tujuan bersama harus mau mematuhi dan mentaati segala ketentuan-ketentuan yang ada, seperti mematuhi prinsip-prinsip pembagian kerja kesatuan arah, penggajian pegawai, disipli kerja dsb. 11. Keadilan Unit pimpinan tidak boleh memperlakukan pegawai bawahannya dengan semena-mena, tetapi harus adil dan bijaksana seperti mem-PHK (pemutusan hubungan kerja) tanpa alasan yang kuat. Hargailah setiap prestasi pegawai yang dicapainya sebagai karya nyata. Berilah kesempatan mengeluarka saran / ide, pendapat, kritik dan informasi yang membangun, dalam upaya pengambilan keputusan yang lebih tepat. Tidak ada satu orang pun yang diistimewakan, karena hal itu dapat menimbulkan pertentangan. 12. Stabilitas Kondisi Pegawai Manusia sebagai anggota organisasi, dihadapkan kepada keterbatasan-keterbatasan baik dari segi fisik maupun mental. Dari keterbatasan itulah, maka dalam setiap kegitannya pegawai perlu menjaga kestabilan kondisi kerja pegawai, yakni menjaga / memelihara hubungan yang harmonis diantara sesama anggota, menjaga kesehatan, menjaga keselamatan kerja, dan sebagainya yang dapat menimbulkan kelancaran dan kelangsungan proses kegiatan manajemen. 13. Prakarsa
46
Setiap pimpinaan hendaknya selalu mengharga saran-saran, ide / gagasan, kritik dan informasi yang dikemukakan oleh anggota bawahan. Karena semua itu merupakan suatu prakarsa yang dapat menciptakan cara-cara kerja (pikiran-pikiran) baru yang lebih efektif dan efisien dalam mencapai tujuannya, sehingga organisasi lebih cepat berkembang. 14. Semangat Kesatuan Organisasi merupakan kegiatan kerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Agar tujuan tersebut dapat tercapai dengan baik dan lancar, maka perlu pembinaan bimbingan, dan motivasi yang terus menerus terhadap pegawai agar mereka memiliki jiwa kesatuan dan rasa setia para pegawai agar mereka memiliki jiwa kesatuan dan jiwa setia kawan yang tinggi. Dengan rasa kesetiakawanan yang tinggi inilah, lahir suatu tata hubungan yang harmonis diantara sesama anggota, memiliki semangat persatuan-persatuan, senasip sepenaggungan dalam upaya mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan bersama.
14 Prinsip Manajemen
Ada pembagian kerja yang jelas Wewenang dan tanggung jawab seimbang Bekerja secara disiplin Ada kesatuan perintah Ada kesatuan pengarahan Mendahulukan kepentingan umum Ada pengupahan yang menarik Ada pemusatan koordinasi Ada jenjang bertingkat atasan-bawahan Bekerja tertib Ada keadilan Perlu stabilitas kondisi pegawai Pimpinan punya prakarsa Ada semangat kesatuan
2.3.3 Manajemen Perkantoran 2.3.3.1 Pengertian Manajemen Perkantoran Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan
47
terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran. (Office Management). Manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai kekuatan yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang merencanakan, mengorganisasi dan mengkoorganisasikan manusia, uang, metode, material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan, serta tujuan organisasi tercapai. 2.3.3.2 Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran 1. Aktivitas Kantor Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing-masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang aktivitas apa saja yang harus menjadi funngsi seorang manajer kantor. Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitaskativitas yang berhubungan dengan. a. Perencanaan perkantoran (Office Planning) b. Pengorganisasian perkantoran (Office Organizing) c. Pengawasan perkantoran (Office Controling) a) Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang : 1) Perencanaan gedung, yang meliputi : letak gedung dan bentuk gedung 2) Tata suara 3) Tata warna 4) Tata ruang kantor 5) Ventilasi 6) Penerangan / cahaya 7) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor 8) Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor 9) Anggaran (Budgeting) perkantoran b) Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing) Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi serta orang atau pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb. c) Pengawasan Perkantoran. Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi: 1. Kualitas pekerjaan kantor 2. Waktu pekerjaan kantor
48
3. 4. 5. 6. 7.
Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor. Biaya perkantoran Alat perlengkapan dan perabotan kantor Pelayanan kantor Pengawasan dokumentasi.
2. Sarana / Fasilitas Kerja Perkantoran Sebagaimana telah diuraikan dimuka, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun barbagai tugas dinas lainnya. Berdasarkan pengertian di atas, apabila dikembangkan menjadi perkantoran berarti yang dimaksud disini adalah “kantor beserta semua sarana yang saling terkait didalamnya”, yaitu: a) Lokasi Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain: 1. Faktor lingkungan tetangga. 2. Faktor dekat. 3. Faktor harga. 4. Faktor dekat labour market. 5. Faktor jalan keluar masuk pegawai. 6. Faktor keamanan. b) Gedung 1. Dapat memberikan fasilitas. 2. Menjamin kesehatan 3. Berkesan yang baik. 4. Fleksibel. 5. Keseimbangan biaya keuntungan. c) Peralatan Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu: 1. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, lacilaci, dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administrative. 2. Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus dan peralatan habis pakau lainnya. d) Interior Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor. e) Mesin-mesin Kantor Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.
49
3. Tujuan Manejemen Perkantoran Dalam proses manajemen, sasaran yang dituju adalah tercapainya tujuan secara efisien. Yang dimaksud efisien disini adalah memenuhi persyaratan baik ditinjau dari segi ekonomis, teknis, dan pisikologis. Ekonomis. Bukan berarti murah dari segi biaya, tetapi pantas dan sesuai. Misalnya kita pergi memancing ikan dengan tujuan mendapatkan ikan kakap. Agar biaya murah kita gunakan cacing untuk umpan (bahkan tanpa biaya). Hal hasil tujuan mendapatkan ikan kakap tidak pernah tercapai, bahkan kita sudah rugi waktu dan tenaga. Teknis. Dalam arti berdaya guna atau bermanfaat. Pisikologis. Dalam arti terdapat kepuasan. Tujuan dapat dicapai, tetapi apabila dalam mencapai tujuan itu tidak sesuai denga perncanaan. Dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan-pemborosan, maka hal tersebut perlu dihindari untuk mencetak hal-hal seperti di atas, maka sumbersumber daya (resources) yang akan dimanfatkan. Dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsifungsi manajemen. Sumber-sumber daya dimaksud terdiri dari manusia, uang, mesin-mesin, material, metode, dan pasar. Berdasarkan kajian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa. Tujuan manajemen perkantoran antara lain: 1. Berikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna pelaksanaan. Tugas organisasi secara efisien. 2. Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai . 3. Membantu organisasi / perusahaan, memelihara serta memenuhi kebutuhannya. 4. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja. 5. Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat dipertanggung jawabkan. 2.3.3.3 Fungsi Manajemen Perkantoran Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas organisasi, didalamnya terhadap manusia, uang, material, metode, dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya tersebut diperuntuhkan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanaan, dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan kantor tersebut dapat tercapai tujuan, yaitu tersedianya informasi yang siap pakai, maka hendaklah diterapkan. Fungsi-fungsi manajemen terhadap sumber daya tersebut. Manajemen kantor berarti suatu pengelolaan data dan informasi tertulis yang dilakukan secra teratur, sistematis dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi, dengan tujuan untuk membantuk keberhasilan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian fungsi
50
manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya, di mana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor. Fungsi Manajemen Yang Diterapkan Pada Kantor 1. Perencanaan Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi / kantor adalah menyusun perencanaan. Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegitan-kegiatan yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud, perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi. Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan. Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan keahlia yang diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya, agar tercipta tata hubungan yang efisien. 2. Pengorganisasian Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran . 3. Penggerakan Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan motif bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai) yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk / sistem yang telah digariskan sehingga memerlukan penggerakkan. Dalam rangka penggerakkan tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan, antara lain: a. Mendorong atau memberi semangat kerja b. Memberi pengarahan dan bimbinga kepada seluruh pegawai. c. Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas organisasi. 4. Pengawasan Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi: a) Kualitas pekerjaan kantor b) Waktu pekerjaan kantor
51
c) d) e) f) g)
Meode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor Biaya perkantoran Alat peralatan dan perabotan kantor Pelayanan kantor Dokumentasi.
2.4 Pekerjaan Kantor 2.4.1 Pengertian Pekerjaan Kantor 2.4.1.1 Arti Bekerja Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Melakukan bidang pekerjaan tersebut dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan. Bagi seseorang pegaai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan / tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada prosedur kerja. 2.4.1.2 Jenis-jenis Pekerjaan Kantor Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadiankejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesinmesin maupun maual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu. Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut: a. Mengumpulkan / meghimpun , yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan. b. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai. c. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
52
d. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan. e. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman. f. Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan tugastugas rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaa tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chard. 2.4.1.2.1
Pekerjaan Tulis-menulis. Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila mana diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagi bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata). Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta, besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirirm surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada knator yang sempit ruang lingkup usahanya. Namum semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan keprcayaan dari pihak luar / masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai haislnya dapat menambah relasi / hubungan lebih luas. Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis-menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
2.4.1.2.2
Mengetik Pekerjaan mngetik pada dasarnya merupakan pekrjaan juru tulis. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan. Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain: a) Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat. b) Mempercepat pekerjaan itulis menulis. c) Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.
53
d)
Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak. e) Praktis. Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan syarat dasar untuk melaksanakan pekrjaan kantor. Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata usaha (terutama juru tik) diharapakan memiliki kemampuan dengan kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus memiliki pengetahuan tentang jenis-jenis mesin tik, teknik yang baik, bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran kertas. 2.4.1.2.3 Pekerjaan Menghitung Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana di ketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang oerganisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-perkerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah amupun swasta) antara lain terdiri dari: 1) Balanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya. 2) Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin. 3) Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan sebagainya. 4) Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya. Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku. Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macammacam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha, seperti menerima tagiahan, membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang dibank, mengambil uang
54
-
simpanan dibank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya. Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya. Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa saja buku kas dikantor buku A tidak sam degan bentuk buku kas dikantor B. berikut diberikan satu contoh seerhana tentang cara mengerjakan buku kas. Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri diberi nama Debet yang memuat penerimaan-peneriamaan sedang kolom kanan diberi nama Kredit yang memuat pengeluaranpengeluaran. Keterangan : Sisi Debet di bagi atas : lajur tanggal lajur uraian penerimaan lajur jumlah uang yang diterima Sisi Kredit dibagi atas : lajur tanggal lajur uraian pengeluaran lajur jumlah menutup dan membukua kembali buku kas : 1) Menutup buku kas dilakukan tiap akhir bulan. 2) Jumlahkan dulu Debet Dan Kredit pada kertas tersendiri, kemudian hitung selisih jumlahnya. 3) Jika jumlah saldo Debet lebih besar dari jumlah kredit, selisihnya ditempatkan pada kolom kredit lebih besar, selisihnya ditempatkan pada kolom Debet. 4) Lajur jumlah Debet dan Kredit diberi garis dua. Hasil penjumlahan dan garis dua tersebut harus terletak pada satu garis lurus. 5) Buku kas akan dibuka kembali pada tanggal 1 bula berikutnya, yang dimulia dengan saldo awal. Saldo Debet ditulis pada kolom Debet dan saldo Kredit ditulis pada kolom Debet.
2.4.1.2.4 Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serat adanya perkembangan atau kemajuan yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan operasional yang harus dilakukan. Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, prektis dan efisien. Untuk maksud tersebut maka diperlukan adalah
55
analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan berbagai car, antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel). a. Jadwal Jadwal merupakan perencanaan terhadap penyelesaian pekerjaan yang memerlukan proses tindak lanjut.jadwal juga diartikan sebagai pembagian setangkain pekerjaan berdasarkan waktu. Jadwal yang telah disusun yang biasanya ditulis pada papan atau kertas yang lebar dan khusus dan digantung disekitar ruang kantor yang strategis, agar semua pegawai kegiatankegiatan apa saja yang akan dilakukan disamping pekerjaan rutin. Format jadwal dibuat sesuai dengan kebutuhan kantor yang bersangkutan, jadi mungkin saja format jadwal pada kantor A berbeda dengan format kantor B. 2.4.2 Peranan pekerjaan kantor Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan asala kata “peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan. Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan oerganisasinya. Berdasarkan uraian diatas, penulis membahas peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu: 1. Bantuan bagi pimpinan (staff function) Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran. 2. Pelayanan bagi masyarakat (public service) Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public). Tugas-tugas poko kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurabg tepat atau keliru. Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi.
56
Berdasrkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah : a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi. b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan orgasasi sebagai suatu keseluruhan. 2.4.3 Ciri-ciri pekerjaan kantor 1. Bersifat pelayanan Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan membantu pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna. Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satua organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhail melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut. 2. Merembes segenap bagian organisasi Olehkaren pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua perkerjaan operatif. 3. Dilakukan semua pihak Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannay) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa
57
mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi. Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pkerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulia dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif seharihari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan. 2.4.4
Perincian pekerjaan kantor Pekerjaan kantor yang meliputi aktifitas manajerial yang didalamnya terdapat 5 jenis kegiatan pokok (menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan dan menyimpan). Apabila masing-masing jenis kegiatan diperinci merupakan pekerjaan kantor. Menurut leffingwell dan EM Robinson , yang dikutip Drs. Soedaryonopekrjaan kantor dapat diperinci dalam kegiatan sebagai berikut: 1. Menerima pesanan-peanan mengantarkan dan mengirimkan dengan kapal 2. Membuat rekening 3. Menyimpan warkat 4. Menyampaikan utang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai. 5. Mengurus, membagi- bagi, mengirimkan dan menyurat pos. 6. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membutuhkan alat (duplicating and addressing work ) 7. Macam- macam pekerjaan seperti penelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh ( meycelianecus, such as telephone, receiving visitors, messengerservice) 8. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan system, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu. 9. surat menyurat, mendikte, mengetik 10. membuat warkat, mencatat data yang diinginkan GR. Terry telah mengadakan penyelidikan pada perusahaanperusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui banyaknya masing- masing kegiatan pekerjaan kantor. Hasil penyelidikan
58
menunjukan bahwa waktu kerja itu mempergunakan tujuh macam kegiatan pekerjaan kantor yang pokok dengan perbandinngan waktu dalam presentase sebagai berikut : 1. Mengetik ( typing ) = 24,6% 2. Menghitung ( calculating) = 19,5% 3. Memeriksa ( checking ) =12,3% 4. Menyimpan warkat ( filling ) = 10,2% 5. menelpon ( telephoning ) = 8,8% 6. Menggandakan ( duplicating) = 6,4% 7. Mengirim surat ( mailing ) = 5,5% 8. lain-lain = 12,5% ________________________ Jumlah =100% Berdasarkan penelitian pekerjaan kantor menurut Leffing Well dan GR. Terry di atas, penullis menambahkan pekerjaan kantor senyatanya dengan bahan baku dan pembekalan serta hasil yang diperoleh,sbb : 1. pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi : - Mengetik - Menyalin - Menghitung - Memilah-milah ( sortir ) - Memeriksa - Melekatkan - Menstensil - Menandai - Membubuhkan cap / stempel - Menyampul - Menelepon - Membagi- bagi 2. Bahan baku Bahan baku yang yang lajim digunakan delam pekerjaan kantor adalah : - Abjad / huruf - Tanda baca - Angka - Tanda hitunng, dan - Garis - Tulisan 2.5 Sumber daya manusia Pengertian sumber daya manusia Berikut ini di tengahkan tiga pengertian yang masing- masing menyatakan sebagai berikut : a. Sumber Daya Manusia (SDM) adalah manusia yang bekerja di lingkungan suatu organisasi ( di sebut juga personil, tenaga kerja, pekerja atau katyawan ) b. Sumber Daya Manusia adalah potensi manusia sebagai penggerak organisasi dalam mewujudkan eksistensinya. c. Sumber daya manusia (SDM) adalah potensi yang merupakan asset dan berfungsi sebagai modal (non Material /non financial ) di dalam organisasi bisnis yang dapat diwujudkan eksistensi organisasi. Ketiga pengertian tersebut tidaklah bertentangan, meskipun pengertian yang pertama dan kedua sifatnya sangat sederhana untuk itu akan
59
diketengahkan beberapa identifikasi mengenai unsure-unsurnya sebagai berikut : 1. Unsur manusia yang dilihat dari potensinya disebut sumber daya, berbeda dengan sumber daya material. Manusia sebgai sumber daya bersifat potensi/abstrak, tidak dapat di ukur dari jumlahnya. Potensi itu marupakan proses dan hasil. Interaksi subtansi fisik dan psikis, berupa kemampuan mencipta, kemampuan menghayal, kemampuan berpikir yang menghasilkan gagasan, kreativitas, inisiatif, kemampuan memecahkan masalah, memproduksi, wawasan ke masa depan, keterampilan dan keahlian, dan lain0lain. Kemampuan itu sangat tinggi nilainnya, jika dikongkritkan menjadi kegiatan bisnis yang kompetitif sebgai kemampuan yang tidak dimiliki manusia . Oleh karena itu jumlah yang banyak tidak akan berarti apabila bukan terdiri dari SDM yang potensial dan berkwalitas. Sebaliknya seorang atau beberapa orang-orang saja yang potensial mengantarkan organisasinya dalam mencapai sukses. 2. Manusia adalah Sumber daya yang lurus disediakan pembiayaannya untuk imbalan atas pekerjaan dan jasa-jasanya kepada organisasi/perusahaan imbalan tersebut pada dasarnya merupakan penghargaan, dan sekaligus ganjaran akan memberikan kontrribusinya secara maksimal pada usaha mencapai tujuan organisaisi/perusahaan. Oleh karena itu jumlah dana yang dibayarkan berupakan kompensasi langsung dan tidak langsung akan menjadi sangat besar, yang secara langsung akan mempengaruhi harga dasar pokok (barang atau jasa) yang dipasarkan. Dengan kata lain pembiayaan (Cost) tersebut secara otomatis berfungsi sebagai modal. Sumber Daya Manusia seperti itu keahliannya sangat terbatas dipasar tenaga kerja. Sumber Daya Manusia seperti itu mengharuskan perusahaan memprogramkan dan membayarkan kompensasinya secara bersama dengan organisasinya/perusahaan sejenis oleh karena itu Sumber Daya Manusia di lingkungan perusahaan ditempatkan juga sebagai modal (non material/non financial) yang harus diperhitungkan dalam pembiayaan (Cost) agar tujuannya untuk meriah ke untungan dapat diwujudkan. 3. Didalam ketiga pengertian diatas terdapat juga unsure kketiga yakni potensi nyata (real) secara fisik dan psikis yang dimiliki manusia sebagai makhluk yang unik dan kompleks. Manusia sebagai sumber daya material dan financial bagai sebuah perusahaan (organisasi). SDM merupakan subyek yang aktif dan menentukan, bukan obyek yang pasif dan di tentukan sebagaimana kedua psikis yang dimilikinya Sumber Daya Manusia melakukan berbagai kegiatan, yang salah satu diantaranya disebut bekerja sebagai usaha mewujudkan ekstensi organisasi/perusahaan. Untuk itu manusia mempergunakan Sumber Daya Material dan financial sebagai alat
60
guna mencapai tujuan strategis organisasi /perusahaan. Dalam usaha SDM memaksimalkan pencapaian tujuan tersebut. Fungsi-fungsi manajemen SDM di lingkungan organisasi, khususnya perusahaan/Industri. Fungsi-fungsi manajemen SDM dimaksud adalah : 1. Pelayanan (Service) Manajemen SDM berfungsi untuk membeikan pelayanan kepada para pekerja dalam rangka meningkatkan dan mengembangkan kemampuannnya, agar menjadi sumber daya manusia yang kompetitif. Pelayanan diberikan dengan menyelenggarakan program-program yang berisi kegiatan perluasan wawasan, menciptakan rasa aman dan kepuasan bekerja. 2. Kontrol Manajemen SDM berfungsi untuk mengontrol perwujudan kontribusi para pekerja dalam mencapai tujuan bisnis perusahaan/industri, melalui prose mempaartisipasikan diri dari cara memberikan kesempatan untuk berpartisipasi dalam meningkatkan produktivitas. 3. Pengembangan Fungsi ini diwujudkan manajemen SDM melalui proses memberikan kesempatan pada pekerja untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan profesionalitasnya dalam berkerja melalui berbagai kegiatan , diantaranya berupa usaha pekerja yang bersangkutan dengan mendapat dorongan dan dukungan perusahaan/industri. 4. Kompensasi dan akomodasi Fungsi ini dalam manajemen SDM pada dasrnya bermaksud untuk mewujudkan dan mengembangkan rasa aman dan kepuasan kerja di lingkungan para pekerja, rasa aman dan kepuasan itu merupakan kondisi dan memungkinkan para pekerja bersedia bekerja keras dengan disiplin dan moral kerja yang tinggi. 5. Advis Funsi ini di wujudkan manajemen SDM berupa pemberian Informasi, bantuan, saran dan pendapat kepada para manajer dan bahkan manajer tertinggi (stop manager) dalam mengambil keputusan atau menyelesaikan masalah SDM di lingkungannya masing-masing.
61
BAB III Sarana Kantor 3.1
Peralatan Kantor Sebuah kantor tak bisa berfungsi dengan baik tanpa adanya peralatan kantor yang memadai sesuai dengan kebutuhan. Selain fungsi dan peranan sumber daya manusia, untuk mencapai kelancaran dalam suatu pekerjaan juga sangat tergantung pada sarana prasarana dan sistem pengelolaan yang efektif. Memfasilitasikan kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk mencapai produktifitas pekerjaan kantor yang seefesien mungkin secara tenaga, biaya maupun waktu. Oleh karenanya penggunaan peralatan dan mesin-mesin kantor yang tepat sangatlah penting dalam sebuah perusahaan. Menurut Ensiklopedi Administrasi, perlengkapan kantor (office equipment) adalah segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha, yang terdiri perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi, dapat dikatakan bahwa peralatan kantor merupakan suatu media dalam upaya mencapai tujuan yang diinginkan. Secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan dengan peralatan atau perlengkapan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan perkerjaan kantor. Istilah-istilah dalam peralatan kantor adalah sebagai berikut : 1. Perabot kantor (office furniture) Yaitu benda-benda yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha dan termasuk perlengkapan kantor tahan lama. 2. Mesin kantor (office machines) Yaitu segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas tata usaha seperti mesin-mesin kantor. 3. Perbekalan kantor (office supplies) Yaitu benda-benda yang akan habis dalam pemakaian sehari-hari di kantor. Benda-benda tersebut umumnya
62
dipergunakan untuk keperluan tulis-menulis seperti kertas, tinta pensil, pulpen dan lain-lain. 4. Hiasan kantor (office ornament) Hiasan kantor adalah benda-benda kantor yang pada umumnya ditujukan untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor yang secara tidak langsung mempengaruhi kinerja di dalam kantor. 3.1.1
Perabot Kantor Perabot kantor (office furniture) merupakan sarana prasarana yang yang menunjang kegiatan administrasi dalam suatu kantor seperti meja, kursi, lemari dan sebagainya. Perabot kantor merupakan sarana kantor yang tidak habis pakai dan dapat digunakan berulang-ulang dalam jangka waktu panjang. Biasanya terbuat dari bahan kayu, besi ataupun bahan lainnya yang tahan lama. Furniture dengan ukuran dan bahan yang tepat akan meningkatkan produktivitas kerja pekerja kantor. Dalam desain hal ini disebut dengan fungsi ergonomis. Kursi yang nyaman misalnya akan membuat penggunanya betah dalam melakukan pekerjaannya. Selain itu furniture yang ergonomis akan mencegah terjadinya cedera bagian tubuh akibat pekerjaan yang berulang (repetitive stress injuries). Dalam kesempatan ini hanya akan dibahas beberapa perabotan kantor yang secara umum dipakai di Indonesia. Diantaranya adalah : meja, kursi, lemari kabinet, laci-laci kartu, rak filing dan sebagainya. 1.
Meja Meja tulis atau meja kerja : a. Ukuran luas permukaan mejanya : Luas sempitnya permukaan meja hendaknya disesuaikan dengan kedudukan dan jabatan orang yang mempergunakannya. Tapi yang penting harus diperhatikan ialah bahwa permukaan meja tidak boleh terlalu besar agar segala sudutnya dapat dijangkau dengan tangan oleh orang yang mempergunakannya. b. Tingginya :
63
Untuk golongan meja di Indonesia, lazim dipakai yang mempunyai ukuran tinggi lebih kurang 0,75 m, yakni yang dapat membentuk jarak antara mata orang yang sedang menulis atau membaca (dengan duduk diatas kursi) dengan permukaan meja kira-kira 32 cm. Contoh beberapa jenis meja : Meja Staf Meja yang biasa digunakan oleh staf, terutama bagian administrasi atau tata usaha.
Meja Resepsionis (penerima tamu) Meja yang digunakan untuk menerima tamu ataupun untuk dijadikan tempat memberi dan mengetahui informasi yang berhubungan dengan perusahaan
Meja Direksi Meja yang dipakai pimpinan perusahaan dengan bentuk dan desain yang dapat mewakili gambaran seseorang yang mempunyai jabatan penting dalam perusahaan tersebut.
64
Meja Rapat Meja ini digunakan pada saat pertemuan rapat
Meja Samping Meja yang biasanya digunakan oleh seorang sekretaris pimpinan, biasa disebut meja return.
2. Kursi Untuk kursi kerja ataupun kursi ketik ukuran besar dan tinggi serta modelnya harus disesuaikan dengan orang yang hendak mempergunakannya. Di Indonesia tinggi kursi rata-rata 0,46 m
65
Contoh beberapa jenis kursi
Kursi hadap
Kursi Staf
Kursi Pimpinan
3. Lemari
a. Lemari–lemari warkat, dengan ukuran besarnya (volume) antara 0,5 m³ sampai 1 m³ adalah termasuk lemari golongan B. lebih besar dari itu
66
termasuk golongan A. dan lebih kecil dari golongan B termasuk golongan C. lemari ini biasanya dipergunakan untuk menyimpan warkat (papers) yang belum diolah atau belum di file. b. Lemari rak, yakni untuk menyimpan map dan bundel laporan ataupun dokumen lainnya yang sudah disusun ke dalam map besar (ordner). Juga untuk lemari rak ini ukuran dan golongannya sama dengan lemari warkat. c. Lemari Brandkas (cash-box), untuk menyimpan uang , check dan surat berharga lainnya. 4. Filing Cabinet Filing Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari bawah keatas, gunanya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25 x 35 cm.
filing kabinet menyamping
filing kabinet beroda
5. Laci-laci kartu Bentuknya adalah semacam lemari rak dengan laci-laci yang lebih kecil daripada laci-laci filing cabinet.
Laci penyimpan kartu indeks
67
6. Peralatan Selain perabot yang disebut pada bagian terdahulu, dapat pula disebutkan adanya peralatan (facilities) kantor seperti pesawat telpon, pesawat pendikte (dictaphone), pesawat pemanggil (megaphone), pesawat radio, pesawat TV, pesawat perekam suara (tape recorder), papan tulis, gambar kepala negara, peta bumi, globe dan sebagainya. Perlu ada pedoman tertentu tentang penempatan fasilitas tersebut serta penggunanya, disamping untuk memenuhi ketentuan jabatan seseorang, asas keserasian, juga tetap perlu diperhatikan untuk meningkatkan efesiensi. Contoh lain dari perabot kantor :
Lemari laci arsip beroda
lemari laci arsip beroda Bagian kecil perabot dengan lereng-lereng atau kaki, dengan laci yang biasanya ditaruh di bawah bangku atau meja
Kabinet peraga
68
Kabinet peraga Kabinet biasanya dengan lipatan, ada raknya, untuk memeragakan dan menyusun buku, majalah, dan brosur
Kabinet penyimpan alat tulis
Kabinet alat tulis Kabinet besar dua-pintu dengan rak, untuk menyimpan peralatan kantor dan berbagai keperluan sehari-hari
Panel yang dapat dipindahkan
Panel yang dapat dipindah Pembatas yang biasanya ada kakinya dan digunakan untuk menyekat berbagai ruang kerja
69
loker
Loker Kabinet besar dua-pintu dengan daun untuk menggantung pakaian dan menaruh berbagai barang
Lemari pendek
Lemari pendek Perabot kantor panjang-pendek dengan laci atau kompartemen untuk menyimpang berbagai barang
70
Kualitas Tentang kualitas perabotan kantor yang bagaimanakah yang akan dipergunakan oleh sesuatu instansi adalah tergantung kepada kemampuan keuangan, daya muat ruangan, sifat bidang kegiatan, dan beban kerja instansi yang bersangkutan. Untuk itu maka pemikiran dan perencanaan yang setepat-tepatnya dalam menentukan kualitas perabotan yang manakah yang akan dipergunakan perlu dilakukan jauh sebelum tindakan pembelian dilakukan. Penggolongan ukuran maupun kualitas perabotan yang dimaksud dapatlah dipakai sebagai pedoman, baik dalam rangka perencanaan pembelian maupun dalam rangka melaksanakan penelitian bidang perabot kantor. Perlu pula diterapkan ilmu ergonomi, yaitu ilmu yang mempelajari keserasian perbandingan antara manusia (pegawai) dengan alat-alat/perabotan kerja sehingga ikut menjamin adanya suasana kerja yang menggairahkan. Meja kerja seorang pegawai perlu dilengkapi bermacammacam perlengkapan dan alat-alat penting guna pelaksanaan dan penyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya. Perlengkapan meliputi barang yang awet pakai dan barang yang habis pakai. Pengertian awet pakai adalah barang-barang yang tahan lama dalam pemakaiannya, misal : alat pelubang kertas yang lama kelamaan bisa rusak. Sedangkan benda yang habis pakai, tak selalu berarti benda tersebut menjadi musnah atau habis tanpa bekas, misal : karet penghapus yang dapat dipakai berulang kali. Pada umumnya untuk benda-benda keperluan yang habis dalam pemakaian disebut : Office Supplies (bekal tata usaha). 3.1.2
Mesin Kantor
Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efesien. Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat mekanik, elektrik dan magnetik. Dewasa ini, di kalangan dunia usaha, banyak perusahaan, baik perusahaan, baik pemerintahan
71
maupun swasta yang dalam usahanya, semakin mengandalkan mesin kantor guna memungkinkan didapatkan hasil yang optimal. Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efesiensi disegala bidang. Menghadapi perkembangan tersebut, tentu saja diperlukan usaha untuk memiliki keterampilan menggunakan mesin-mesin kantor akan mendapat keuntungan serta manfaat yang banyak. Hal penting dalam rangka memilih sarana perkantoran yang akan dipakai adalah fungsi alat termaksud beserta jaminan dari pihak penjual terutama yang menyangkut masalah pembelian, pengadaan suku cadang, bahan yang dipakai serta pelayanan perbaikan kerusakan yang cepat dan tidak membuat banyak kesibukan. Untuk memutuskan perlu atau tidak diadakannya mesin kantor, hendaknya perlu diperhatikan hal-hal berikut: 1. Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan. 2. Jenis mesin hendaknya praktis. 3. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan. 4. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan. 5. Mutu mesin harus baik. 6. Mesin tersebut dapat dipergunakan untuk berbagai macam pekerjaan. 7. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah. 8. Mesin tersebut dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai. 9. Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan. 10. Perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin tersebut. Tidak bisa disangkal lagi bahwa mesin dan perlengkapan kantor (office machine and equipment) sangat diperlukan dalam rangka membina kelancaran prosedur dan tata kerja setiap instansi baik pemerintah maupun swasta. Oleh sebab itu, masalah penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan dalam usaha memperlancar prosedur dan metode kerja itupun harus mendapat perhatian pula.
72
Dipergunakannya mesin dalam suatu proses pekerjaan adalah untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan tugas-tugasnya baik yang bersifat rutin maupun yang bersifat insidental, baik untuk pekerjaan-pekerjaan yang bersifat industrial (engineering) maupun yang bersifat teknis catat mencatat atau paperwork. Dan ini tidak lain adalah dalam rangka menyadari arti pentingnya manusia dalam organisasi. Penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan dalam suatu instansi hanya dapat dibenarkan terhadap jenis pekerjaan yang mempunyai ciri sebagai berikut : 1.
2. 3.
4. 5.
Harus dikerjakan berulang-ulang dalam jumlah yang cukup banyak dan dalam bentuk serta ukuran yang sama, sehingga tampaknya (seolah-olah) membosankan orang yang mengerjakannya. Misalnya saja pembuatan formulirformulir dengan mesin stensil. Sifat dan jenis pekerjaan terlalu berat bagi tenaga manusia, misalnya alat-alat besar sebagai mesin-mesin penarik atau pengangkut barang berat. Akan terlalu lambat apabila dikerjakan dengan tangan. Misalnya pembuatan surat-surat rangkap (dengan tembusan) bisa mempergunakan mesin tik, juga pencetakan buku dan brosur dalam jumlah yang banyak, perlu dipergunakan mesin cetak. Harus ada formalitas misalnya surat-surat dinas harus diketik. Memerlukan ketelitian yang sempurna sehingga jika dikerjakan dengan otak manusia bisa terjadi kesalahan. Dengan demikian, maka perlu ada mesin-mesin untuk otomatisasi pekerjaan rutin. Misalnya saja mesin hitung ataupun komputer untuk menghitung, menjumlahkan, mengumpulkan ataupun meng-golong-golongkan dan menyortir data.
Singkatnya jenis pekerjaan yang membutuhkan penggunaan mesin adalah : -
Pekerjaan berulang-ulang dalam jumlah banyak Pekerjaan yang berat bagi manusia Pekerjaan yang lambat bila dengan tangan Hasil pekerjaan yang berformat rapi Pekerjaan yang harus teliti
73
Macam-macam mesin Berdasarkan kelima pokok alasan untuk penggunaan mesin maka dapatlah dibedakan pula adanya tiga jenis mesin dan perlengkapan, yaitu : 1. Mesin untuk menghemat fisik, tenaga, dan pikiran manusia disebut sebagai Labour Saving Machine, misal alat-alat besar : fork-lift pada unit-unit pergudangan dan depo-depo peralatan atau bangunan sedangkan komputer, kalkulator dan sebagainya pada pekerjaan-pekerjaan administratif (paperwork). 2. Mesin untuk menghemat pengeluaran uang, disebut Money Saving Machine, yakni mesin-mesin untuk massproduction. Jadi disamping mesin-mesin yang bersifat teknis engineering seperti mesin pintal, mesin-mesin komputer (dalam jangka panjang), mesin-mesin penggandaan dan sebagainya. 3. Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu, disebut Time Saving Machine, misalnya komputer, mesin photocopy, mesin penggandaan, mesin atau alat komunikasi dan transportasi dan sebagainya. Pada dasarnya mesin-mesin kantor yang banyak diperlukan, dan banyak dipergunakan dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas-tugas perkantoran adalah: 1. 2. 3. 4. 5. 3.1.2.1
Komputer Mesin tik Mesin tik elektronik Mesin fotokopi Faksimil
6. Mesin penghancur kertas 7. Printer 8. Mesin Stensil 9. OHP 10. Proyektor LCD dan lain-lain
Penggunaan Mesin Kantor
Pada umumnya, bila menggunakan mesin-mesin kantor walaupun melalui tahap perencanaan terlebih dahulu, ditemukan beberapa keuntungan dan kerugian. Keuntungan penggunaan mesin kantor: 1. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan. 2. Dapat menghemat tenaga dan waktu.
74
3. Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan. 4. Memudahkan pengawasan. 5. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi. 6. Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak. 7. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan. 8. Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan. Kerugian penggunaan mesin kantor: 1. Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi 2. Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya. 3. Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka. 4. Kadang-kadang fleksibilitas daei beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan. 5. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan. Peralatan atau mesin-mesin kantor, lazim disebut juga pesawat kantor, yaitu semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik dilingkungan sendiri (intern) maupun dengan lingkungan luar (ekstern) kantor. Dengan adanya mesin komunikasi dalam kantor, dapat diperoleh keuntungan, diantaranya : • • • •
Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efesien. Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan dilingkungan kantor. Meningkatkan produktivitas kerja. Mempercepat proses pekerjaan.
75
3.1.2.1.1
Komputer
Komputer
Secara umum komputer telah menggantikan fungsi mesin tik sebagai alat untuk membuat warkat dan dokumen sekaligus menggandakannya dengan alat pencetak yang disebut printer. Komputer dibagi menjadi 2 bagian, yaitu perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) Berikut beberapa contoh yang termasuk dalam kelompok perangkat keras (hardware) 1. CPU (Central Processing Unit) Merupakan bagian penting pada sebuah komputer seperti halnya otak pada manusia yang berfungsi sebagai pengolah informasi yang dimasukkan oleh pengguna ke dalam komputer. CPU sendiri di dalamnya adalah gabungan dari beberapa perangkat keras (hardware) seperti : processor, harddisk, vga card, sound card yang tersusun diatas sebuah motherboard (papan induk) 2. Monitor Adalah layar sebagai alat yang digunakan untuk menampilkan hasil komunikasi antara pengguna komputer dengan CPU, sehingga
76
pemakai akan mengetahui apakah hasil dari komunikasinya benar atau salah (sesuai atau tidak) akan terlihat melalui layar monitor
3. Papan tuts (keyboard)
Yaitu bagian komputer yang terdiri atas deretan tuts huruf dan angka serta tombol lain. Keyboard adalah alat yang digunakan untuk perantara komunikannya. Apapun yang dikehendaki oleh pengguna diinformasikan kepada CPU dengan menekan tuts-tuts pada keyboard. 4. Mouse
Digunakan oleh komunikan sebagai penggerak kursor pada layar monitor agar lebih mudah dalam memindahkan kursor dan memilih objek, biasanya posisi diperlihatkan dengan gambar panah yang bergerak seiring pergerakan mouse. Dengan 3 (tiga) buah tombol di depannya, kanan, tengah (scrolling) dan kiri Disamping itu ada beberapa peralatan pelengkap dari komputer yang mempunyai fungsi yang sama penting dalam mendukung kegiatankegiatan yang berkaitan dengan komputer.
77
Contoh beberapa peralatan pelengkap dari komputer : Printer
Digunakan untuk mencetak hasil komunikasi antara pengguna dengan CPU seperti yang nampak pada layar monitor ke dalam selembar kertas, bisa berupa tulisan atau gambar. CD/DVD ROM Drive
Alat ini digunakan untuk membaca CD/DVD agar kita bisa ketahui isinya CD/DVD dengan melihat pada layar komputer. Biasanya tergabung dengan CPU, namun ada pula yang diluar dengan kabel yang terhubung pada komputer.
78
CD/DVD itu sendiri adalah sebuah piringan optik yang digunakan untuk menyimpan data digital, yang pada awalnya dikembangkan untuk menyimpan audio digital. Cakram padat diperkenalkan pada tahun 1982, dan tetap menjadi format standar pemutaran rekaman audio komersial per pertengahan 2006. CD/DVD bersifat read only (hanya dapat dibaca, dan tidak dapat ditulisi). Perkembangan CD/DVD terkini memungkinkan CD/DVD dapat ditulisi berulang kali (Re Write / RW) yang lebih dikenal dengan nama CD/DVD-RW. USB Flash drive
USB flash drive adalah perangkat komputer yang sangat populer saat ini. USB flash drive (sering juga disebut flash disk) pelan-pelan menggantikan fungsi disket sebagai alat penyimpan data kerja portabel. Ukurannya kecil, ringan, bentuknya pun sangat beragam. Penggunaannya pun amat mudah. Tinggal dicolokkan pada port USB, yang merupakan standar perangkat antarmuka komputer sekarang ini. Umumnya berkapasitas 128 MB sampai 2 GB, dan terus bertambah sesuai kemajuan teknologi. Saat ini sudah ada yang berkapasitas 32 GB. Bandingkan dengan sebuah disket yang hanya berkapasitas 1,44 MB. Dibandingkan dengan disket dan cakram padat (CD), flash disk memiliki kelebihan karena praktis, lebih awet, relatif lebih banyak menyimpan data, serta bisa dibaca dan ditulisi dengan mudah. Kekurangannya adalah karena ukurannya yang kecil (biasanya 8 sampai 2 cm), flash disk gampang jatuh, hilang atau tercecer apalagi bagian penutupnya jika tidak hati–hati menyimpannya. Oleh karenanya flash disk sering dikaitkan dengan kalung, gantungan kunci dan sebagainya. Sedangkan perangkat lunak (software) diartikan sebagai program-program atau aplikasi, biasanya setiap komputer telah dipersiapkan aplikasi-aplikasi ini, berikut
79
contoh-contoh aplikasi yang biasa digunakan komputer kantor yang menggunakan sistem windows : 1. Pengolahan kata (microsoft word) Suatu program atau aplikasi yang lebih sering digunakan di kantor-kantor pada saat ini dalam mengetik dan mengedit naskah, membuat tabel, dokumen, warkat atau surat-surat lain untuk mendukung kegiatan yang berbentuk administrasi 2. Pengolahan angka (microsoft excel) Program atau aplikasi ini biasa digunakan dalam pembuatan dokumen yang mengenai perhitungan atau berkaitan dengan angka-angka dan keuangan seperti neraca, laporan akuntansi, statistik dan sebagainya 3. Pengolahan data (microsoft access) Program ini digunakan untuk pengolahan pendataan suatu informasi, menjadi database. program ini digunakan oleh orang yang sudah mempelajari secara mendalam penggunaannya. 4. Presentasi (powerpoint) Program aplikasi yang berfungsi untuk membuat sebuah presentasi menjadi lebih menarik, biasanya digabungkan dengan LCD proyektor Cara penggunaannya adalah Menyalakan komputer : tekan tombol on pada CPU dan monitor lalu tunggu sampai proses selesai, kemudian jalankan aplikasi atau program yang akan digunakan. Mematikan komputer : usahakan dulu menutup atau keluar dari aplikasi atau program yang sedan digunakan kemudian klik start>klik turn off computer>kemudian klik turn off bila benar-benar akan dimatikan, lalu secara otomatis komputer akan mati dengan sendirinya, setelah itu cabut stop kontak
80
3.1.2.1.2
Mesin Tik Manual
Mesin tik manual
Mesin tik manual (mekanik) yaitu mesin tik biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor. Mesin tik ini dikenal dengan 3 (tiga) model, yaitu : 1. Standar, yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran panjang rol/gandaran mulai dari 13” (13 inci) sampai dengan 27”. Mesin tik ini dapat dipergunakan untuk mengerjakan segala pekerjaan dengan menggunakan ukuran kertas dobel folio. 2. Semi standar, yaitu mesin tik berukuran 13”. Mesin tik ini juga dilengkapi tabulator penuh. Mesin mampu mengerjakan pekerjaan dengan menggunakan kertas berukuran 1½ kali folio. 3. Portabel, yaitu mesin tik yang menggunakan panjang rol/gandaran antara 9½” hingga 10”. Mesin ini dianggap sangat praktis karena bentuknya yang mudah dibawa ke mana-mana. Cara menggunakannya sangat mudah Masukan selembar kertas kosong yang akan diketik ke dalam mesin tik melalui rol/gandaran lalu putar tombol rol/gandaran yang letaknya ada pada sebalah kanan dan kiri rol/gandaran hingga kertas masuk. Perawatan alat ini cukup membersihkan balok huruf dan angka yang terbuat dari baja yang tersusun rapi seperempat lingkaran. Juga memberikan pelumas pada sendi-sendi balok huruf agar ketikan tuts ditekan tidak menimbulkan kemacetan akibat karat.
81
3.1.2.1.3
Mesin Tik Elektrik
Mesin tik elektrik
Mesin tik elektrik adalah mesin tik yang cara kerjanya digerakkan dengan mempergunakan tenaga listrik. Mesin tik elektrik memiliki ciri-ciri, antara lain: 1. Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik 2. Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis 3. Tuts-tutsnya seperti yang terdapat pada mesin tik manual ditambah saklar (on-off switch) Pada mesin tik elektrik ada 2 jenis huruf, yaitu : 1. Mesin tik elektrik dengan sistem huruf batang 2. Mesin tik elektrik dengan sistem huruf bola Cara pengoperasian mesin tik elektrik pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan mesin tik manual, perbedaannya terletak pada sistem kerjanya saja. Karena tenaga yang dipergunakan adalah tenaga dari aliran listrik, maka mesin ini kita hubungkan dengan aliran listrik melalui stop kontak dan voltase-nya harus disesuaikan dengan aliran listrik rumah atau kantor. Setelah mesin menyala kita masukan selembar kertas dan mulailah kita mengetik, namun kita harus tahu bahwa tulisan yang akan kita ketik tidak langsung tercetak pada kertas, melainkan disimpan terlebih dahulu dalam memori mesin tersebut, bila kita telah yakin untuk dicetak di atas kertas cukup tekan tombol enter maka mesin akan mencetak tulisan yang ada pada memori ke atas kertas.
82
3.1.2.1.4
Mesin Fotokopi Adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil ukuran dari aslinya.
Naskah asli yang digandakan dengan mesin fotokopi ini akan menghasilkan rekaman naskah yang baik Mesin fotokopi kualitasnya dan mirip atau mendekati aslinya, tetapi berwarna hitam tulisannya. Oleh karena itu, banyak orang yang mempergunakan jasa fotokopi untuk menggandakan naskah, baik untuk keperluan pribadi, dinas, maupun kepentingan pendidikan. Salinan dapat dibuat pada kertas biasa atau kertas khusus, transparansi atau master duplikasi. Cara pengoperasian mesin fotokopi pada prinsipnya tidak terlalu sulit dengan syarat sebelum mengoperasikan kita harus mempelajari terlebih dahulu petunjuk manual atau buku petunjuk penggunaan mesin tersebut. Teknik operasional dari mesin fotokopi melibatkan 3 bagian utama, yaitu : 1. Bagian bak kertas kosong Kertas dari bak ditarik satu per satu dengan peralatan penarik kertas sehingga di dalam mesin fotokopi terjadi proses perekaman naskah yang diletakkan pada papan kaca dimana kertas tersebut harus diletakkan terbalik 2. Bagian mesin pemroses Kertas yang terkena proses foto dengan kekuatan sinar khusus dan alat elektronik, maka terjadilah perekaman naskah asli dipindahkan ke atas kertas yang telah terkena tinta.
83
3. Bagian bak penampung hasil Pada bagian bak penampung hasil ini, kertas hasil fotokopi diletakkan Di bawah ini kita akan pemeliharaan mesin fotokopi, yaitu :
menjelaskan
cara
1. Setelah selesai dipakai, kita harus melepaskan mesin fotokopi dari sakelar listrik agar tidak terlalu panas mesinnya. 2. Kita harus membersihkan mesin fotokopi tersebut pada bagian papan kaca dan lainnya setiap seminggu sekali. 3. Sesudah mesin fotokopi dipakai, diharapkan ditutup kembali agar terbebas dari debu dan air 3.1.2.1.5 Mesin Penghancur Kertas Mesin penghancur kertas diperlukan untuk menghancurkan arsip-arsip atau dokumen yang sudah tidak terpakai lagi atau nilai gunanya (kadaluarsa). Mesin Karena fungsinya sebagai penghancur kertas penghancur kertas, maka peranannya sangat besar, sehingga rahasia yang ada di dalam dokumen tersebut tidak dapat diketahui oleh orang lain. Dengan hancurnya kertas dalam bentuk kecil, sangat sulit kerahasiaannya diketahui oleh orang lain, apalagi sebelum dibuang sobekan kertas tersebut diaduk terlebih dahulu. Umumnya daya potong mesin penghancur kertas sebanyak 20 halaman sekaligus dengan memotong memanjang berukuran 2-2,5 mm dan besar cacahan ukuran folio dapat menjadi 46 hingga 144 cacahan karena penggunaan sistem gigi piranha pada mesin ini.
84
Cara pengoperasiannya sebagai berikut :
sangat
mudah,
yaitu
1. Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, namun sebelumnya hilangkan dahulu klip atau steples yang ada pada kertas 2. Masukan kertas ke dalam mesin, dan tekan tombol on agar mesin menyala dan siap memotong 3. Setelah selesai tekan tombol off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang Perawatan mesin ini cukup sederhana yaitu hanya dengan selalu membersihkan pada bagian pisaunya dari kotoran yang berupa sisa-sisa kertas yang tinggal diselasela gerigi 3.1.2.1.6
Printer
Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik, di atas kertas. Printer biasanya terbagi atas beberapa bagian, yaitu picker sebagai alat mengambil kertas dari tray. Tray ialah tempat menaruh kertas. Alat ini beroperasi apabila dihubungkan dengan komputer atau alat lain yang dapat mendukung seperti kamera digital. Printer menghasilkan cetakan yang lebih berkualitas dan terang sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan. Ada beberapa macam jenis printer, antara lain : 1. Dot Matriks Sistem kerja pencetak ini adalah menubrukkan sekelompok titik kecil ke atas pita karbon sehingga bergabung membentuk karakter ke atas kertas (impact system), seperti pada mesin ketik. Umumnya dari segi kualitas tidak terlalu baik, tetapi lazim digunakan. Pencetak matriks dengan
85
kepadatan ganda (double density) menggunakan struktur bintik yang lebih halus sehingga menghasilkan karakter dengan kualitas yang lebih baik.
Printer dot matrik
Printer dot matrix masih banyak digunakan karena biaya operasionalnya rendah. Karena bekerja dengan sistem impact, hasil ketikan dapat langsung dibuat tembusan memakai kertas karbon seperti mesin ketik. Selain itu dot matrix juga dapat dipakai untuk kertas bersambung (continuous paper), maupun kertas khusus yang memiliki lubang disampingnya (tractor feed). Kekurangannya adalah dot matrix umumnya menghasilkan suara yang bising pada waktu beroperasi. Hasilnya juga tidak bagus untuk mencetak grafik maupun foto, kemampuan warnanya sangat terbatas, serta umumnya lambat dalam mencetak. 2. Pancaran tinta atau Ink jet Sistem cetak printer ini ialah menyemprotkan cairan tinta yang berukuran sangat kecil dari cartdrige tinta ke media cetak. Saat ini tipe inkjet merupakan jenis printer yang paling banyak dipakai karena relatif murah biayanya, hasil cetak yang baik termasuk untuk warna yang tajam serta kemudahan pemakaiannya.
86
Printer tinta
Cartdrige Printer tinta
Dibandingkan dengan dot matrix, printer inkjet lebih tenang suaranya waktu bekerja. Bisa mencetak lebih detail dan hasilnya lebih halus, bahkan ada yang sampai berkualitas sebaik foto. Jika dibandingkan dengan laser printer, inkjet dapat langsung mencetak tanpa waktu pemanasan (warming-up)yang berarti. Printer ink-jet dapat diisi ulang (refill) tintanya saja tanpa harus membeli keseluruhan catridge. Kekurangannya adalah, tinta ink-jet amat rentan terhadap air. Oleh karena itu hasil cetakannya sebaiknya dikeringkan terlebih dahulu sebelum dipakai. Tinta asli dari pabrik yang disebut original cadridge biasanya cukup mahal. Oleh sebab itu banyak yang menyediakan jasa pengisian ulang tinta yang relatif lebih murah, walaupun terkadang kualitas cetaknya jauh di bawah tinta asli.
3. Laser Printer ini mencetak memakai toner dalam satu catridge khusus yang bekerja dengan elektro magnetik seperti pada mesin fotokopi.
Printer laser
87
Dibandingkan dengan printer dot matriks maupun ink-jet yang dapat langsung mencetak data, laser printer mengumpulkan dulu image yang hendak dicetak dalam satu halaman ke memory buffer. Hal ini menyebabkan halaman pertama butuh beberapa detik sebelum dapat mencetak. Namun untuk halaman berikut yang sama sangatlah cepat, karena selanjutnya tinggal mencetak yang telah ada di memory. Oleh karena itu laser printer cenderung tidak dapat dipakai untuk format kertas besar maupun halaman yang kaya akan informasi grafik seperti foto, kecuali apabila ditambahkan kapasitas memory. Kertas yang digunakan tidak boleh terlalu tipis karena akan cenderung melengkung maupun kusut akibat panas dalam proses pencetakannya. Laser printer lazimnya digunakan dalam suatu kantor yang banyak mencetak dokumen. Bila dihitung-hitung, laser printer amat irit dalam biaya operasional karena sebuah catridge toner dapat digunakan untuk ribuan halaman. Kecepatan cetaknya pun amat tinggi sampai ratusan halaman per menit. Selain itu hasil cetaknya pun amat tajam, sehingga dokumen yang dihasilkan terkesan professional. Cara pengoperasian printer pada umumnya adalah dengan : 1. Mengaktifkan file dokumen yang akan dicetak, biasanya menggunakan aplikasi microsoftword 2. Setelah itu, kita harus memastikan printer telah siap untuk digunakan (dalam keadaan menyala dan terkoneksi dengan komputer) 3. Klik file> lalu klik print, atau langsung dengan mengklik tombol yang mempunyai simbol gambar printer 3.1.2.1.7
Mesin Penjumlah
88
Fungsi mesin ini adalah sebagai alat bantu guna mempermudah dan memperlancar pekerjaan khususnya bagi pegawai bagian keuangan atau kasir, karena dengan menggunakan peralatan bantu mesin penjumlah, kita dapat mengurangi kesulitan-kesulitan pekerjaan serta dapat mengurangi pengeluaran energi yang besar. Ada beberapa jenis mesin penghitung, diantaranya : 1. Mesin Penghitung Uang
Mesin penghitung uang
Di kantor khususnya pegawai bank, sering melakukan pekerjaan hitung-menghitung uang dalam jumlah besar yang tentunya hal ini memerlukan ketelitian dan kejujuran dari pegawai yang bertugas. Agar pekerjaan menghitung uang dapat dilakukan dengan cepat dan akurat maka diperlukan alat khusus yang dapat digunakan untuk menghitung uang dalam jumlah banyak. Alat seperti ini disebut dengan money counter.
Calculator pocket Kalkulator saku
2. Mesin Hitung Saku (kalkulator) Mesin hitung saku atau yang biasa disebut kalkulator adalah mesin hitung yang menggunakan tenaga baterai atau ada pula yang menggunakan tenaga matahari.Mesin hitung saku memiliki ukuran dan bentuk yang bermacam-macam, begitu juga
89
dengan jumlah digit yang berbeda-beda, antara lain memiliki digit 6, 10, 12, 14 dan 16 tergantung kebutuhan. Berdasarkan kegunaannya kalkulator dibagi menjadi 3, yaitu : a. Office calculator, yaitu kalkulator yang banyak digunakan di kantor atau dunia perdagangan, kalkulator ini hanya digunakan untuk operasi sederhana seperti menambah, mengurangi, mengkali dan membagi. b. Scientific calculator, kalkulator yang memiliki tombol-tombol khusus yang hanya digunakan untuk hitungan matematika.
Scientific calculator Kalkulator matematika
c. Financial calculator, yaitu kalkulator yang memiliki tombol-tombol yang dapat digunakan untuk menyimpan hitungan dan menampilkan kembali hitungan yang biasa digunakan untuk hitungan keuangan. 3. Printing Kalkulator
Printing calculator Printing kalkulator
Ini adalah kalkulator yang dilengkapi dengan printer untuk
90
mencetak hasil hitungan. Mesin hitung elektronik jenis ini sering digunakan di kantor perusahaan atau toko-toko. 4. Mesin kasir (cash register) Mesin cash register adalah alat yang digunakan untuk menyelesaikan transaksi secara tunai. Mesin ini ada 2 (dua) macam, yaitu :
Cash Register
a. Mesin cash register dengan infra merah (scanner) Jenis mesin ini banyak digunakan di toko swalayan besar, seperti hypermarket. Penggunaan mesin ini lebih mudah, kasir hanya tinggal menyorot scanner ke arah barcode barang yang terdapat pada kemasan. Otomatis pada mesin cash register ini akan muncul kode, nama barang dan harganya karena sebelumnya data atau informasi mengenai itu sebelumnya telah dimasukan dalam memori mesin ini. b. Mesin cash register manual Jenis mesin ini banyak digunakan di kantor atau toko kecil, apotik dan sebagainya. 3.1.2.1.8
Mesin Stensil
Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang
91
disebut dengan stensil sheet atau sit stensil. Bila dua warna atau lebih diperlukan pada salinan akhir, stensil yang terpisah harus dibuat dan penduplikasian yang terpisah harus dijalankan untuk setiap warna.
Mesin stensil manual
Mesin stensil manual dan elektrik
Ada 2 macam mesin stensil, yaitu : mesin stensil manual dan mesin stensil listrik. Terdapat pula model dengan bantalan-dasar, yang merupakan jenis duplikator stensil termurah dan memadai bila volume kerja yang harus dilakukan sedikit. Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000 lembar. Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan baik. Duplikator stensil kerap dibatasi untuk memproduksi salinan pada kertas isap yang agak tebal. Model kertas ini cocok untuk jenis laporan, spesifikasi, daftar harga, tetapi kurang cocok untuk katalog dan formulir. Cara pengoperasian mesin stensil adalah sebagai berikut :
92
1. Sebelum mengetik pada sit stensil sebaiknya huruf pada tuts dibersihkan terlebih dahulu dengan sikat kawat halus karena sering kotor terkena endapan beas karbon atau tip-eks. 2. Sit stensil harus benar-benar rata pada roll mesin tik agar menghasilkan bekas ketikan yang baik di sit stensil. 3. Pengetikan pada sit stensil sebaiknya tidak perlu tergesa-gesa. Hal ini dikarenakan kesalahan pengetikan memang dapat dibetulkan dengan koreksi, tetapi akan menghasilkan cetakan yang kurang memuaskan. 4. Di dalam menghentak tuts tidak perlu ekstra kuat, tetapi denga normal hentakan saja sudah cukup untuk menghasilkan cetakan yang baik. 5. Senantiasa membaca dulu hasil ketikan sebelum kita melepaskannya dari mesin. 6. Stensil terdiri atas suatu lapisan bahan dengan pelapis yang kedap tinta. Stensil digores, entah dengan mesin tik (tanpa tinta) atau dengan tulisan tangan atau digambari menggunakan pena khusus. Master dapat pula disiapkan dengan proses pengopian pemindahan-panas atau dengan pemotong stensil elektronik. 7. Tinta ditekan menembus goresan pada stensil ke kertas yang melekat rapat. Mesin putar, kemudian dioperasikan, bisa menggunakan tangan atau listrik. Cara perawatan mesin stensil adalah sebagai berikut : 1. Selalu dibersihkan dari kotoran yang berupa debu, serbuk kertas dan lain-lain. 2. Diletakkan pada tempat yang kering dan tidak terkena sinar matahari langsung.
93
3. Rol perataan tinta/cairan (inpression roller) dibersihkan dengan sabun (untuk mesin stensil jangan menggunakan bensin atau minyak tanah). 4. Kain penyaring dengan bensin
(silk
screen)
dibersihkan
5. Setelah dibersihkan, pada bagian berputar diberi minyak pelumas. 3.1.2.1.9
yang
Proyektor OHP
Overhead Projector (OHP) adalah alat yang digunakan untuk menjelaskan presentasi secara visual. OHP adalah media komunikasi visual yang dipergunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparancy film yang diletakkan diatas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar. Perbedaan yang mendasar dari OHP (Overhead Projector) dengan LCD Projector adalah presentasi yang ditayangkan dengan OHP, dapat dibuat atau ditulis langsung pada transparansi filem. Overhead Projector (OHP) digolongkan menjadi dua, yaitu :
OHP
dapat
1. Classroom Overhead Projector (OHP kelas) Bentuknya lebih besar, untuk dipergunakan dalam kelas/ruang rapat secara tetap (tidak perlu dipindah-pindah) 2. Portable Overhead Projector (OHP kecil) OHP ini bentuknya lebih kecil dan dibuat khusus untuk pembicaraan yang berpindahpindah Transparancy film (transparansi) adalah sebuah media yang memuat tulisan atau gambar yang hendak diproyeksikan dengan OHP, berbentuk plastik. Macammacam transparansi :
94
1. Menurut proses pembuatannya, dapat dibedakan menjadi 3, yaitu : a. Dengan tangan, yaitu menulis atau menggambar langsung pada lembaran transparansi dengan menggunakan marking pen b. Dengan mesin fotokopi, transparansi yang dibuat dengan mesin fotokopi ini adalah transparansi khusus yang disebut PPC film c. Dengan mesin transparancy maker, yaitu mesin yang dipergunakan untuk membuat transparansi khusus infrared film 2. Menurut bentuknya, dapat dibedakan menjadi 4, yaitu : a. Transparansi biasa atau sederhana yang terdiri dari 1 lembar transparancy film dan dibingkai, untuk menyampaikan informasi sederhana yang diperlihatkan sekaligus b. Transparansi rol yaitu transparansi yang terbuat dari transparansi rol film untuk menyampaikan informasi yang berturut-turut atau seri c. Transparansi overlay yaitu yang terdiri dari 2 lembar dengan salah satu bagian tepinya dijadikan satu berfungsi untuk menyampaikan informasi yang ditambahkan pada transparansi dasar d. Transparansi flap yaitu transparansi yang ditutup dengan beberapa kertas yang berfungsi untuk menyampaikan informasi yang lebih jelas jika disampaikan sebagiansebagian. Langkah-langkah pengoperasian OHP dibagi menjadi 2 (tiga) tahap, yaitu persiapan, penyajian dan selesai penyajian : 1. Persiapan a. Meletakkan dan membuka layar di tempat yang mudah terlihat kira-kira 1,2 m dari lantai (rata-rata orang duduk) b. Letakkan OHP di tempat yang tidak mengganggu penglihatan dengan posisi lurus menghadap layar.
95
c. Aturlah transparansi di dekat OHP agar mudah menggunakan sesuai dengan urutannya d. Mengatur tempat duduk agar jelas, terdepan paling dekat dengan layar ± 3 m dan paling jauh dengan layar ± 9 m. 2. Penyajian a. Letakkan transparansi dengan tepat pada saat lampu OHP dimatikan b. Penyaji (komunikator) tetap menghadap terus ke arah peserta (komunikan), tidak perlu menghadap layar atau membelakangi peserta kecuali kontrol ketepatan fokus dan letak tulisan/gambar c. Tidak menunjuk sesuatu di permukaan layar, tetapi cukup menunjuk pada permukaan transparansi dengan pensil atau pulpen yang tidak menggelinding d. Mematikan lampu untuk mengalihkan perhatian peserta (komunikan) bukan untuk menghemat listrik e. Menutup dengan sebagian tulisan atau gambar yang belum diperlukan untuk menuntun perhatian presentasi Cara pemeliharaan OHP adalah : 1. Bagian luar dibersihkan dengan kain halus, tidak diletakkan di bawah sinar matahari langsung dan tidak diletakkan pada sembarang tempat 2. Bila tidak dipergunakan, ditutup untuk menghindari debu dan bersihkan lensa dengan tissu pembersih lensa 3.1.2.1.10
Proyektor LCD
Alat ini hampir sama fungsinya dengan OHP, yaitu memperbesar tampilan gambar, foto maupun data dari komputer ke layar atau bidang datar lainnya. Data atau informasi yang akan ditayangkan langsung harus berbentuk digital , oleh karena itu alat ini dihubungkan
96
dengan alat digital lain seperti : kamera, komputer atau laptop.
LCD proyektor
Dibandingkan dengan OHP (Overhead Projector) keunggulan alat ini lebih kepada visual yang ditampilkan, karena dokumen yang akan dipresentasikan dibuat dengan aplikasi powerpoint atau aplikasi lain, maka presentasi dapat lebih menarik di visualisasikan, selain dapat menggunakan efek audio yang dihubungkan ke speaker. Keunggulan lainnya data yang di-presentasikan juga dapat dihapus dan diubah tanpa memerlukan tranparansi film. Cara pengoperasian LCD : Secara umum penyajiannya hampir sama dengan OHP namun pengoperasian alat ini adalah menghubungkan LCD dengan komputer 1. Pasang layar putih di depan LCD proyektor dengan jarak ± 9 m 2. Pastikan proyektor LCD dan komputer dalam keadaan tidak menyala 3. Hubungkan satu ujung kabel VGA dengan konektor ”VGA in” pada proyektor LCD, lalu hubungkan ujung yang lainnya dengan konektor VGA pada komputer 4. Hubungkan satu ujung kabel dengan sokel daya AC pada proyektor lalu hubungkan ujung lainnya dengan sumber listrik 5. Buka tutup lensa LCD dan nyalakan proyektor terlebih dahulu lalu komputernya 6. Sesuaikan posisi fokus dan zoom
97
3.1.2.1.11 Mesin-mesin lain Mesin Scanner Pemindai atau scanner merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti dokumen, foto, gelombang, suhu dan lain-lain. Hasil pemindaian itu pada umumnya akan ditransformasikan ke dalam komputer sebagai data digital.
Scanner Pemindai
Komputer juga harus di install dengan aplikasi khusus scanner tersebut, sehingga scanner dapat digunakan Terdapat beberapa jenis pemindai bergantung pada kegunaan dan cara kerjanya, antara lain: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Pemindai gambar Pemindai barcode Pemindai sinar-X Pemindai cek Pemindai logam Pemindai Optical Mark Reader (OMR)
Di antara jenis-jenis pemindai tersebut, pemindai gambar adalah yang paling sering disebut sebagai pemindai. Cara penggunaanya: 1. Scanner atau pemindai dihubungkan ke komputer dan nyalakan tombol kontak 2. Buka aplikasi scanner yang terdapat di dalam komputer
98
3. Buka tutup scanner lalu masukan file atau dokumen lain dengan halaman yang akan di-scan menghadap ke bawah, lalu tutup dan tekan scan, maka aplikasi scanner yang ada di komputer secara otomatis men-scan data tersebut dan menaruhnya di dalam komputer Mesin Binding
Mesin binding listrik
Dalam menjilid buku atau diklat maupun data untuk keperluan persiapan rapat sangat diperlukan kerapian. Penjilidan dapat dilakukan dengan mempergunakan penjepret yang besar untuk buku atau diklat. Selain mempergunakan alat jepret untuk kertas atau steples, dapat pula menggunakan mesin penjilid khusus terutama untuk buku atau diklat yang mempunyai ketebalan tertentu yang tidak dapat dilakukan dengan menggunakan steples, namun mesin ini menggunakan kawat penguat yang biasanya berbentuk spiral atau plastik berbentuk spiral.
Mesin binding manual
Penggunaan mesin ini lebih praktis, mengingat kemampuan menampung yang besar, karena penjilidan dengan
99
mesin binding dapat dilakukan dari jumlah 10 halaman hingga 100 halaman atau dengan perkiraan ketebalan 4 cm. Namun, hal ini tergantung dari kemampuan besar atau kecilnya kawat/plastik spiral yang akan dipergunakan Mesin penjilid dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam, yaitu : a. Mesin penjilid buku mesin ini bentuknya lebih besar dan berfungsi untuk menjilid buku-buku dalam jumlah besar, biasanya terdapat di percetakan-percetakan b. Mesin penjilid laporan bentuknya lebih kecil dan dipergunakan untuk menjilid laporan dengan penjilid plastik atau kawat spiral, biasanya terdapat di kantor-kantor Dari tenaga yang dipergunakan sebagai pengerak mesin ini dapat dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu : a. Mesin penjilid manual, yaitu yan digerakkan dengan tangan (tenaga manusia) b. Mesin penjilid listrik, yaitu yang digerakkan dengan tenaga listrik. Cara kerja mesin binding adalah sebagai berikut : 1. Susun Dokumen yang akan dijilid sesuai nomor atau urutannya 2. Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis 3. Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian ke dalam lubang-lubang kertas sampai seluruhnya rapi 4. Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi plastik penjilid Cara mempergunakan mesin penjilid : 1. Posisi gagang (handle) tegak lurus, kertas yang akan dijilid diratakan, penuntunan kertas diletakkan pada papan kertas dan dimasukkan pada tempat pelunak sampai menyentuh tepi bagian dalam (sekali melubangi 15 lembar). 2. Tangan kiri memegang kertas, tangan kanan menarik dan menekan gagang ke depan sampai kertas itu berlubang, kemudian posisi gagang dikembalikan tegak lurus.
100
3. Plastik penjilid dipasan pada gigi pemegang plastik dengan posisi ujung gigi ring plastik di depan dengan punggung di belakang. 4. Gagang didorong kearah belakang mesin secukupnya untuk membuka gigi rin plastik penjilid. 5. Kertas yang akan dijilid dimasukkan secara tegak sedemikian rupa agar tiap-tiap lubang kertas tepat pada ujung gigi ring plastik penjilid dengan cover menghadap kedepan. 6. Kertas yang akan dijilid diletakkan mendatar dengan cover dibawah dan gagang ditarik kembali pada posisi tegak lurus hingga ujung gigi ring plastik penjilid menutup lagi. 7. Tariklah kertas laporan yang baru dijilid ke atas sampai lepas. Cara pemeliharaan mesin penjilid 1. Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat. 2. Setelah dipergunakan, laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihkan 3. As dan per mesin sesekali diberi pelumas. Mesin Laminating
Mesin laminating
Mesin laminating menggunakan tenaga listrik dimana panas yang dihasilkan berasal dari energi listrik. Mesin laminating digunakan untuk melapisi dokumen, sertifikat atau kartu-kartu identitas dengan plastik tipis agar tidak mudah rusak bila terkena noda, kotoran, air atau dimakan kutu rayap.
101
Cara kerja mesin ini seperti alat setrika, yaitu menggunakan energi panas yang dihantarkan melalui 2 (dua) rol yang bergerak sehingga lembar plastik yang akan melapisi dokumen, sertifikat atau kartu-kartu identitas akan merekat pada dokumen tersebut. Cara penggunaannya : 1. Nyalakan mesin dengan menghubungkan stop kontak ke aliran listrik. 2. Tunggu sampai mesin terasa panas sebelum digunakan (sama seperti setrika pakaian). 3. Lapisi dokumen atau kartu-kartu identitas yang akan dilaminating dengan selembar plastik tipis yang khusus dibuat untuk laminating 4. Lapisi juga dengan kertas agar plastik tidak menempel pada rol penghantar panas 5. Lakukan berulang-ulang hingga plastik laminating merekat pada dokumen atau kartu-kartu identitas.
Mesin Absensi Karyawan merupakan asset yang terpenting bagi suatu perusahaan, untuk itu biasanya perusahaan memiliki divisi atau bagian yang khusus menangani masalah manajemen karyawan (pegawai), yaitu HRD (Human Resource and Development). Fungsi divisi ini menangani permasalahan manajemen karyawan mulai dari perekrutan, penempatan, evaluasi kerja, absensi, dan sebagainya yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan mengenai karyawan tersebut. Untuk itu kegunaan dari mesin ini adalah menangani data absensi dan timesheet untuk melakukan pencatatan kehadiran karyawan (waktu masuk dan waktu keluar). Proses pencatatan bisa dilakukan dengan entry langsung atau import dari data yang lain (biasanya dari mesin absensi, barcode, finger scan). Ada 3 (tiga) jenis untuk mesin semacam ini, yaitu: 1. Yang menggunakan kartu absensi
102
Mesin absen kartu
Mesin dengan sebuah jam analog yang terdapat di depan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu 2. Yang menggunakan ID card atau kartu tanda pengenal
Mesin absen ID card
Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat di depan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu dan tempat menggesek kartu tanda pengenal magnetik (biasanya terdapat di samping atau di atas mesin) 3. Dan yang menggunakan pengenalan sidik jari
Mesin absen Finger scan
Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat di depan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu dan
103
tempat untuk men-scan sidik jari (biasanya terdapat di depan mesin)
Mesin ini juga dilengkapi dengan report daily attendance dan periodic attendance (khusus untuk absensi finger scan). Informasi yang dihasilkan dapat menjadi history atau catatan kehadiran karyawan, jam kerja karyawan dan menjadi dasar perhitungan gaji dan lembur karyawan Untuk mesin absensi sidik jari (finger scan) kita mesti menghubungkannya dengan suatu aplikasi absensi yang diinstal ke dalam komputer sehingga secara otomatis data mengenai kehadiran sehari-hari dan periode kehadiran karyawan atau pegawai dapat diketahui secara cepat tepat dan akurat Cara penggunaan tiap mesin ini adalah : 1. Mesin absen kartu Untuk mesin ini kartu absen telah dibuat khusus, dimana kita tinggal mengisi nama pegawai, jabatan, bulan dan keterangan lain (tiap kartu berbeda). Kartu biasanya ditempatkan pada tempat yang telah disediakan dan tidak jauh dari mesin ini, kita tinggal mengambil kartu atas nama kita dan memasukkannya ke dalam mesin tersebut lalu secara otomatis kartu akan tercetak tanggal dan jam yang bisa kita lihat di depan mesin ini pada saat kita memasukkan kartu 2. Mesin absen ID card (tanda pengenal) Untuk mesin ini masing-masing pegawai dan karyawan menggesek ID card atau tanda pengenalnya dimana tanda pengenal ini dilengkapi semacam pita magnetik dibalik tanda pengenal tersebut, lalu secara otomatis data akan terkirim ke komputer untuk diproses 3. Mesin absen sidik jari (finger scan) Untuk mesin ini masing-masing pegawai dan karyawan men-scan sidik jarinya kemudian menekan nomor pegawai yang mana secara otomatis data waktu kehadiran dan pulang akan terkirim ke komputer untuk diproses
104
3.1.2.2
Mesin-mesin Kantor untuk Komunikasi
Saling berkomunikasi sesama manusia pada dasarnya adalah untuk bekerjasama yang berkaitan dengan kebutuhan dan kegiatan manusia itu sendiri. Komunikasi dalam suatu perkantoran sangatlah penting, karena berbagai kegiatan seperti menanyakan informasi, membuat janji, memperkenalkan perusahaan bahkan juga dalam memasarkan barang atau jasa merupakan salah satu bentuk komunikasi. Komunikasi pada masa ini banyak melalui sebuah media alat bantu yang canggih sehingga informasi atau data dapat cepat disampaikan dalam waktu yang singkat dan dengan biaya yang kecil 3.1.2.2.1 Interkom atau Aifon Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti hubungan di dalam. Intercom sering disebut juga dengan istilah interphone atau intertelepon. Beudrat adalah kabel yang berfungsi untuk menyalurkan suara dari pesawat intercom yang satu ke pesawat intercom yang lainnya. Menurut pandangan masyarakat, Intercom merupakan alat komunikasi intern yang menghubungkan rumah yang satu dengan rumah yang lain, antara desa yang satu dengan desa yang lain atau antara satu kota dengan kota lain. Sedangkan menurut pengertian di kantor, Intercom atau lebih dikenal dengan sebutan aiphone, merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri, dari suatu bagian ke bagian yang lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain. Fungsi intercom Intercom sebagai alat atau sarana komunikasi berfungsi sebagai berikut. 1. Fungsi intercom di kantor Fungsi intercom di lingkungan kantor, yaitu : • Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak kepihak liannya. • Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor.
105
• •
Menghindari mondar-mandirnya para pegawai. Menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
2. Fungsi intercom pada masyarakat umum Dalam masyarakat umum, intercom berfungsi sebagai berikut : • Sebagai media informasi, Intercom berguna untuk membina kerukunan sosial. • Sebagai media pengetahuan, Intercom berguna untuk mendengarkan pengetahuan-pengetahuan yang disiarkan oleh organisasi intercom. • Sebagai media hiburan, Intercom sematamata hanya bersifat menghibur melalui acara yang disusun oleh organisasi intercom. Cara mengoperasikannya Untuk mengoperasikan intercom, dapat dilakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Intercom yang digunakan di kantor-kantor • Angkat handset (gagang telepon) • Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud atau yang diinginkan • Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C (Call)”, sehingga terdengar nada panggil • Lakukan pembicaraan 2. Intercom yang digunakan pada masyarakat umum • Nyalakan tombol On untuk menghidupkan pesawat • Pilih atau cari saluran yang dituju • Lakukan pembicaraan dengan orang yang dituju. 3.1.2.2.2
Telepon Pengertian Telepon Telepon berasal dari kata tele yang berarti jauh dan phone yang artinya
106
phone
suara berhubungan telepon yaitu penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor. Pesawat telepon adalah alat yang digunakan untuk menyampaikan dan sekaligus berfungsi untuk mendengarkan suara atau pembicara. Sedangkan penyampaian informasi dari jarak jauh dengan mempergunakan pesawat telepon sering disebut dengan istilah telephoning atau peneleponan. Sejak ditemukannya telepon oleh Alexander Graham Bell tahun 1874 hinggasaat ini telah banyak mengalami perubahan. Kini, dibeberapa negara penelepon tidak perlu lagi memutar nomor telepon. Mereka cukup masukan kartu khusus, bahkan kita dapat melihat wajah lawan berbicara pada saat menerima telepon. Sejarah perkembangan telepon Secara kronologis, sejarah perkembangan telepon adalah sebagai berikut : a. Tahun 1874, pertama kali telepon ditemukan oleh Alexander Graham Bell b. Tahun 1892, pertama kali telepon digunakan sebagai alat komunikasi jarak jauh yaitu antara New York dan Chicago c. Pada tahu 1915, terpasang trans Pacific sebagai jalur baru untuk komunikasi jarak jauh d. Tahun 1906, dipergunakannya telepon sistem tabung vacum e. Tahun 1948, mulai dipergunakan telepon dengan sistem transistor f. Tahun 1951, mulai digunakan sistem tenaga baterai g. Tahun 1956, mulai dikembangkan telepon mobil Macam-macam pesawat telepon Ada beberapa macam pesawat telepon, antara lain. a. Pesawat tunggal, yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah
107
b. PMBX (Pesawat Manual Brand Xchange), yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator (tidak langsung) c. PABX (Private Automatic Brand Xchange), yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator.
Wireless Telephone
Cara penggunaan telepon dapat dibedakan, yaitu sebagai berikut: 1.
2.
Penggunaan telepon untuk percakapan lokal Penggunaan telepon untuk percakapan lokal dapat dilakukan melalui dua cara yaitu: a. Melalui pesawat sendiri b. Melalui pesawat umum Penggunaan telepon untuk interlokal dan internasional
percakapan
Untuk mengadakan percakapan interlokal dan internasional, ada beberapa cara yaitu sebagai berikut: a. Melalui pesawat sendiri, dengan memutar kode wilayah yang dikehendaki, dilanjutkan dengan memutar nomor telepon yang dikehendaki. Hal ini dapat dilakukan jika pesawat itu memiliki sentral otomatis. b. Melalui pesawat dengan mengajukan permintaan kepada operator interlokal pada kantor telepon setempat, dengan menyebutkan: • Nomor telepon dimana kita akan bicara; • Nama kita dengan jelas; • Nama kota dan nomor telepon orang atau instansi;
108
• Nama orang atau pejabat yang hendak diajak bicara. c. Melalui KBU (Kamar Bicara Umum) di kantor telepon. KBU adalah sebuah pos telepon yang disediakan untuk umum agar yang berkepentingan dapat melakukan percakapan dengan aman dan tenang. 1. Pelayanan telepon dengan SLJJ (Sambungan Langsung Jarak Jauh) Untuk meningkatkan pelayanan dalam bidang telekomunikasi, Perumtel telah memasang suatu jaringan telepon otomatis dengan fasilitas SLJJ. Dengan SLJJ ini dapat diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya: a. Dapat berhubungan langsung ke kota-kota besar seluruh Indonesia; b. Percakapan tidak di kenakan minimum 3 menit; c. Tidak perlu membuang waktu untuk menunggu; d. Menghemat tenaga dan waktu. Percakapan dengan SLJJ ini biayanya di hitung berdasarkan lama pulsa, sedangkan banyaknya pulsa tergantung dari jarak berhubungan. Makin jauh dan makin lama hubungan, biaya semakin tinggi. Biasanya pengguna SLJJ pada malam hari akan lebih murah (50%) dari pada percakapan SLJJ pada siang hari. Cara menelepon dengan SLJJ, sebagai berikut: a. Siapkan kode wilayah dan nomor telepon lokal yang dituju; b. Putar kode wilayah SLJJ; c. Putar nomor telepon lokal. 2. Langkah-langkah menggunakan telepon Dalam menggunakan telepon, ada beberapa langkah yang harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut: a. Tata cara menangani telepon ke luar 1) Sediakan pensil dan kertas untuk mencatat seperlunya!
109
2) Siapkan nomor telepon yang dikehendaki, jangan mengangkat telepon sebelum nomor telepon di ketahui! 3) Setelah di angkat, dengarkan nada pilih dan barulah memutar nomor telepon yang di kehendaki! 4) Kalau yang dipanggil kedengaran mengangkat teleponnya, katakanlah nama kantor atau instansi dan nomor telepon yang kita kehendaki! 5) Bicaralah secara singkat, sopan, dan jangan bicara yang bukan-bukan! 6) Jika pembicaraan kurang memuaskan karena adanya gangguan telepon, jangan mengetukngetuk kait telepon! 7) Jika pembicaraan sudah habis, letakkan telepon secara perlahan dan jangan sampai dalam keadaan miring! 8) Perlu diketahui pada waktu memilih nomor telepon jangan sekali kali menggunakan pensil atau benda lainnya, tetapi pergunakanlah jari telunjuk! b. Tata cara menangani telepon masuk 1) Begitu telepon berdering, harus segera diangkat dan jangan membiarkan telepon berdering lebih dari 3 kali! 2) Angkat telepon dengan tangan kiri, sedangkan tangan kanan memegang alat tulis dan block note! 3) Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas dan hormat misalnya: “Selamat siang, SMK PRISMA Depok“. Hindarkan menjawab dengan mengatakan “halo”! 4) Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon dengan penuh perhatian. 5) Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit. 6) Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus di ulang agar dapat dicek kebenarannya. 7) Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.
110
3.1.2.2.3
E-mail
Surat elektronik (disingkat ratel atau surel atau surat-e) atau pos elektronik (disingkat pos-el) atau nama umumnya dalam bahasa Inggris "e-mail atau email" (ejaan Indonesia: imel) adalah salah satu cara komunikasi modern saat ini, yaitu dengan kirim mengirim surat melalui jalur internet. Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan internet. Tapi ada perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman. Bila hendak mengirim pesan melalui media ini, sebaiknya harus mengetahui program atau aplikasi untuk menjelajahi website-website yang ada di internet, atau sering kita sebut browser. Salah satu browser yang terkenal adalah microsoft internet explorer, namun ada juga yang komputer lain yang menggunakan mozilla firefox, opera, netscape navigator sebagai aplikasi browsernya. e-mail dianggap yang paling cepat dan termurah karena registerasi pembuatan e-mail masih ada yang gratis, namun terbatas dalam kapasitasnya, e-mail lebih mirip seperti kotak surat hanya saja dalam dunia maya (internet) Cara membuat e-mail (contoh membuat e-mail dengan situs yahoo.com) : 1. Jalankan aplikasi browser (internet explorer atau mozilla) dan pastikan komputer kamu terhubung dengan jaringan internet, Lalu ketik pada address, ketikan alamat yahoo.com
halaman depan www.yahoo.co.id
111
2. Kemudian klik mail lalu akan muncul halaman log-in untuk mengisi ID e-mail dan passwordnya, bagi yang belum mempunyai email terlebih dahulu mendaftarkan diri dengan mengklik daftar
Email halaman depan pada saat log-in/sign up
3. Ikuti semua pertanyaan dengan keterangan-keterangan yang ada
mengisi
Halaman e-mail untuk mengisi keteranganketerangan sebelum mendaftar
4. Bila pengisian serta petunjuk diikuti dengan benar, lalu klik buat akun saya, maka pembuatan e-mail akan berhasil 5. perlu diingat ID yahoo atau passwordnya agar tidak kesulitan pada saat membuka e-mail
112
6. Selebihnya ikuti petunjuk yang ada 7. Pada saat membuka e-mail kembali terlebih dahulu menulis ID yahoo dan passwordnya kemudian klik log-in atau sign-in tidak perlu meng-klik sign-up lagi, atau bisa langsung menekan tombol enter 3.1.2.2.4
Ponsel (HP)
Handphone/ mobilephone
Handphone saat ini bukanlah hal baru dalam dunia komunikasi. Handphone sudah menjadi bagian terpenting dalam dunia komunikasi, karena dinilai lebih cepat dan lebih portabel, dengan kata lain lebih praktis, tidak menggunakan kabel, dan dapat dibawa kemana-mana. Perubahan yang sangat cepat dalam perkembangan teknologi telepon selular menjadikan telepon selular tergolong dalam beberapa generasi. Ada pun perkembangan teknologi selular ini dapat dirangkum sebagai berikut: 1. Generasi pertama: analog, kecepatan rendah (lowspeed), cukup untuk suara. Contoh: NMT (Nordic Mobile Telephone) dan AMPS (Analog Mobile Phone System) 2. Generasi kedua: digital, kecepatan rendah menengah. Contoh: GSM dan CDMA2000 1xRTT 3. Generasi ketiga: digital, kecepatan tinggi (highspeed), untuk pita lebar (broadband). Contoh: WCDMA (atau dikenal juga dengan UMTS) dan CDMA2000 1xEV-DO.
113
Antara generasi kedua dan generasi ke-3, sering disisipkan Generasi 2,5, yaitu digital, kecepatan menengah (hingga 150 Kbps). Teknologi yang masuk kategori 2,5G adalah layanan berbasis data seperti GPRS (General Packet Radio Service) & EDGE (Enhance Data rate for GSM Evolution) pada domain GSM dan PDN (Packet Data Network) pada domain CDMA. Ponsel atau biasa kita sebut handphone dibuat dalam berbagai bentuk dan ukuran yang dilengkapi dengan dengan perangkat-perangkat canggih seperti radio dan kamera digital bahkan permainan (game) namun itu tergantung nilai harga ponsel tersebut, makin mahal harga ponsel makin banyak fiturfitur yang terdapat dalam ponsel tersebut. Terdapat berbagai fitur-fitur komunikasi atau istilah-istilah dalam teknologi ponsel, seperti : 1. SMS (Short Message Service) Adalah sebuah layanan yang dilaksanakan dengan sebuah telepon genggam untuk mengirim atau menerima pesan-pesan pendek yang berupa teks. 2.
MMS (Multi Media Message Service) Adalah jasa layanan pesan yang memfasilitasi para pengguna telepon selular untuk melalukan pertukaran pesan multimedia. MMS dapat dikatakan sebagai bentuk evolusi dari SMS atau Short Messaging Service, dimana pada layanan pesan tersebut terdapat transmisi jenis media tambahan yang meliputi teks, image, audio, animasi, videoklip atau kombinasi antar media-media tersebut.
3.
Voice Mail adalah fitur pesan berupa suara yang tersimpan pada provider yang digunakan dan fitur ini berfungsi ketika ponsel yang dihubungi tidak dijawab (diangkat). Biasanya pesan yang ada akan diberitahukan oleh provider melalui SMS (Short Message Service). Bila pesan ingin di dengar, kita menghubungi nomor yang telah ditunjuk oleh provider yang kita gunakan
4.
Bluetooth Adalah spesifikasi industri untuk jaringan kawasan pribadi (personal area networks atau PAN) tanpa kabel.
114
Bluetooth menghubungkan dan dapat dipakai untuk melakukan tukar-menukar informasi di antara peralatan-peralatan. Spesifiksi dari peralatan Bluetooth ini dikembangkan dan didistribusikan oleh kelompok Bluetooth Special Interest Group. Bluetooth beroperasi dalam pita frekuensi 2,4 Ghz dengan menggunakan sebuah frequency hopping traceiver yang mampu menyediakan layanan komunikasi data dan suara secara real time antara host-host bluetooth dengan jarak terbatas. Kelemahan teknologi ini adalah jangkauannya yang pendek dan kemampuan transfer data yang rendah. 5.
GPRS (General Packet Radio Services) Adalah suatu teknologi yang memungkinkan pengiriman dan penerimaan data lebih cepat, Sistem GPRS dapat digunakan untuk transfer data (dalam bentuk paket data) yang berkaitan dengan e-mail, data gambar (MMS), dan penelusuran (browsing) Internet. Layanan GPRS dipasang pada jenis ponsel tipe GSM dan IS-136, walaupun jaringaan GPRS saat ini terpisah dari GSM. Dalam teorinya GPRS menjanjikan kecepatan mulai dari 56 kbps sampai 115 kbps, sehingga memungkinkan akses internet, pengiriman data multimedia ke komputer, notebook dan handheld computer.
6.
PDA/Smartphone Personal Digital Assistants disingkat PDA adalah sebuah alat elektronik yang berbasis komputer dan berbentuk kecil serta dapat dibawa kemana-mana. PDA banyak digunakan sebagai pengorganisir pribadi pada awalnya, tetapi karena perkembangannya, kemudian bertambah banyak fungsi kegunaannya, seperti kalkulator, penunjuk jam dan waktu, permainan komputer, pengakses internet, penerima dan pengirim surat elektronik (e-mail), penerima radio, perekam video, dan pencatat memo. Selain dari itu dengan PDA (komputer saku) ini, kita dapat menggunakan buku alamat dan menyimpan alamat, membaca buku-e, menggunakan GPS dan masih banyak lagi fungsi yang lain. Bahkan versi PDA yang lebih canggih dapat digunakan sebagai telepon genggam, akses internet, intranet, atau extranet lewat Wi-Fi atau Jaringan Wireless. Salah
115
satu ciri khas PDA yang paling utama adalah fasilitas layar sentuh. Cara pengoperasiannya sama dengan telepon biasa pada umumnya, yaitu menekan nomor tujuan lalu tunggu hingga tersambung. Bila telah selesai tekan tombol off atau tombol yang bergambar gagang telepon berwarna merah, bila akan menerima telepon tekan tombol yang bergambar gagang telepon berwarna hijau 3.1.2.2.5
Faksimili
Faximile
Faksimili adalah mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar. Mesin ini dikombinasikan dengan pesawat telepon karena peralatan yang dipakai merupakan sistem komunikasi sambungan kabel. Untuk penggunaan faksimili yang mempergunakan pesawat telepon, maka terlebih dahulu teleponnya harus menggunakan sistem sambungan SLI (Sambungan Langsung Internasional) dan untuk memperoleh sambungan ini harus mendaftarkan terlebih dahulu kepada perumtel. Cara penggunaannya Mengirim faksimili 1. Letakkan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah pada tempatnya, di ADF 2. Memasukkan nomor tujuan dengan menggunakan fitur one-touch, speed dial, search atau memasukan secara manual 3. Setelah itu tekan tombol start Menerima faksimili 1. Angkat gagang telepon 2. Tekan start jika terdengar bunyi nada faksimili (bunyi beep)
116
3. Ketika muncul tulisan “receive” pada layar telepon, letakkan gagang telepon 3.1.2.2.6
Voice over Internet Protocol (VoIP)
Dengan makin majunya perkembangan teknologi khususnya internet, sekarang ini selain penggunaan e-mail untuk komunikasi tertulis, makin marak komunikasi suara melalui telepon menggunakan jaringan internet yang disebut Voice over Internet Protocol (VoIP), VoIP tidak menggunakan jaringan telepon biasa (analog). Suara kita diubah kembali menjadi kode digital dan dialirkan melalui jaringan internet, ditempat tujuan sinyal digital diubah kembali sehingga dapat terdengar oleh lawan bicara.
Untuk menggunakan VoIP, kita perlu jaringan internet kecepatan tinggi (broadband). Bentuknya bisa berupa telepon khusus VoIP, melalui perangkat komputer, maupun dengan telepon biasa yang dihubungkan ke adaptor VoIP khusus. Apabila melalui komputer , kita memerlukan mikrofon dan perangkat lunak (software) khusus VoIP. Sekarang ini ditempat-tempat tertentu seperti : airport, mall, café tersedia layanan “hotspot” dimana kita di area tersebut kita bisa menggunakan VoIP secara nirkabel (wireless)
117
Keuntungan dari penggunaan VoIP (Voice over Internet Protocol), adalah : 1. Biaya lebih rendah untuk sambungan langsung jarak jauh. Dengan dua lokasi yang terhubung dengan internet maka biaya percakapan menjadi sangat rendah. 2. Memanfaatkan infrastruktur jaringan data yang sudah ada untuk suara. Berguna jika perusahaan sudah mempunyai jaringan. Jika memungkinkan jaringan yang ada bisa dibangun jaringan VoIP dengan mudah. Tidak diperlukan tambahan biaya bulanan untuk penambahan komunikasi suara. 3. Penggunaan bandwidth yang lebih kecil daripada telepon biasa. Dengan majunya teknologi penggunaan bandwidth untuk voice sekarang ini menjadi sangat kecil. Teknik pemampatan data memungkinkan suara hanya membutuhkan sekitar 8kbps bandwidth. 4. Memungkinkan digabung dengan jaringan telepon lokal yang sudah ada. Dengan adanya gateway bentuk jaringan VoIP bisa disambungkan dengan PABX yang ada dikantor. Komunikasi antar kantor bisa menggunakan pesawat telepon biasa. 5. Berbagai bentuk jaringan VoIP bisa digabungkan menjadi jaringan yang besar. Contoh di Indonesia adalah VoIP Rakyat. 6. Variasi penggunaan peralatan yang ada, misal dari PC sambung ke telepon biasa, IP phone handset Namun ada pula kelemahan dari penggunaan VoIP (Voice over Internet Protocol), yaitu : 1. Kualitas suara tidak begitu jernih, ini merupakan efek dari kompresi suara dengan bandwidth kecil maka akan ada penurunan kualitas suara dibandingkan jaringan PSTN konvensional. Namun jika koneksi internet yang digunakan adalah koneksi internet pita-lebar / broadband seperti Telkom Speedy, maka kualitas suara akan jernih bahkan lebih jernih dari sambungan Telpon dan tidak terputus-putus. 2. Ada jeda dalam berkomunikasi. Proses perubahan data menjadi suara, jeda jaringan, membuat adanya jeda dalam komunikasi dengan
118
3. 4.
5.
6.
menggunakan VoIP. Kecuali jika menggunakan koneksi Broadband (lihat di poin pertama). Jika belum terhubung secara 24 jam ke internet perlu janji untuk saling berhubungan. Peralatan relatif mahal. Peralatan VoIP yang menghubungkan antara VoIP dengan PABX (IP telephony gateway) relatif berharga mahal. Diharapkan dengan makin populernya VoIP ini maka harga peralatan tersebut juga mulai turun harganya. Berpotensi menyebabkan jaringan terhambat/Stuck. Jika pemakaian VoIP semakin banyak, maka ada potensi jaringan data yang ada menjadi penuh jika tidak diatur dengan baik. Pengaturan bandwidth adalah perlu agar jaringan di perusahaan tidak menjadi jenuh akibat pemakaian VoIP. Penggabungan jaringan tanpa dikoordinasi dengan baik akan menimbulkan kekacauan dalam sistem penomoran
Bagan dari penggunaan VoIP (Voice over Internet Protocol)
119
Multi Function Device (MFD) Kecenderungan mesin kantor dengan makin canggihnya perkembangan teknologi serta semakin mahalnya biaya sewa ruangan kantor, membuat berkembangnya mesin yang menyatukan beberapa fungsi administrasi perkantoran sekaligus. Mesin ini umumnya disebut Multi Function Device (MFD) atau AllIn-One (AiO) yang di dalamnya terdapat fungsi print, fax, scan dan fotokopi. Sebagian MFD bahkan bisa berfungsi sebagai e-mail center dan memory card reader. Harganya amat beragam, tergantung dari fitur-fiturnya, spesifikasi teknis dan kemampuan jaringannya. Fungsi printer bisa berupa tinta ink-jet atau laser, hitam putih maupun berwarna. Untuk penggunaan di rumah, printer ink-jet hitam putih yang murah sudah memadai, sedangkan untuk kantor besar cenderung memakai printer laser berwarna dengan kapasitas jaringan yang besar. Keuntungan memakai MFD adalah menghemat ruangan dan lebih murah dibandingkan dengan membeli beberapa mesin dengan fungsi berbeda. Kita tidak perlu mengadakan mesin printer, fax, scanner, fotokopi secara terpisah tetapi cukup dengan membeli satu MFD saja. Kebutuhan pengolahan dokumen dapat dilakukan di satu tempat. Demikian juga dengan daya listrik serta ruangan yang dibutuhkan dapat dihemat. Kekurangannya adalah apabila salah satu bagian dari mesin rusak, kemungkinan besar seluruh fungsi lainnya tidak bisa dipakai. Kerusakan di satu bagian bisa menyebabkan seluruh sirkuit di dalamnya harus diganti. Selain itu biasanya kualitas fungsi MFD hasilnya tidak sebaik mesin yang khusus. Contoh dari mesin Multi Function Device (MFD)
Samsung SF-565P Multi-Function Fax/Laser Printer
3.1.2.3 Perawatan Mesin Kantor Didalam penggunaan, mesin kantor harus dipelihara dengan baik agar dapat dipergunakan secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan.
120
Yang dimaksud pemeliharaan disini ialah pemeliharaan terhadap harta benda, baik yang bergerak, dalam usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atau harta benda tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai dengan maksud dan tujuan tertentu. Biasanya ada buku petunjuk dari mesin-mesin tersebut yang memberikan pencegahan agar tidak terlalu cepat terjadi kerusakan pada mesin seperti cara penggunaan yang baik atau sebagainya. Namun tidak ada salahnya dibuat jadwal pemeliharaan rutin. Oleh sebab itu perlu jadwal waktu sebaik-baiknya untuk diadakan service/perbaikan dalam rangka pemeliharaan dan peningkatan penggunaan mesin-mesin kantor, yaitu : a. Pemeliharaan Perawatan terhadap perlengkapan materil dengan tujuan agar perlengkapan itu dapat lebih awet (mengurangi kecepatan rusak). Pemeliharaan ini lebih ditekankan pada pencegahan sebelum terlanjur rusak, dengan pertimbangan biaya yang lebih ringan. b. Reparasi Yaitu perbaikan terhadap perlengkapan materil, agar dapat berfungsi lagi sebagaimana mestinya. c. Peningkatan Yaitu mengusahakan perlengkapan materil pada kondisi yang lebih baik lagi sehingga umurnya dan nilainya juga bertambah. d. Penggantian Yaitu mengganti perlengkapan yang telah ada dengan perlengkapan lain yang lebih cocok/baru. e. Penambahan Yaitu menambah jumlah perlengkapan yang fungsinya sama sehingga nilai total dari perlengkapan yang sejenis itu bertambah. Pemeliharaan atau barang-barang tidak bergerak relatif lebih mudah daripada terhadap barang yang bergerak, baik bergerak ditempat (mesin-mesin) maupun bergerak dengan
121
menempuh suatu jarak (mobil, kapal, kereta api, pesawat terbang dan lain-lain). Apabila jenis barang yang bergerak lebih banyak dari barang tidak bergerak, maka di dalam pemeliharaan lebih banyak jenis keahlian yang terlibat di dalamnya. Bukan hanya jenis barang-barang dan keahlian saja yang banyak pada barang bergerak ini tetapi juga frekuensi pemeliharaan terhadap barang tersebut melebihi dari frekuensi pemeliharaan terhadap barang tetap. Hal ini berpengaruh dalam usaha-usaha yang efesien mengenai pemeliharaannya artinya dalam hal pemeliharaan barang-barang yang bergerak lebih meminta perhatian yang sungguh-sungguh supaya efesien. Apakah dalam pemeliharaan ini terdapat juga pemborosan, sehingga diperlukan usaha-usaha untuk penghematan? Jawabnya adalah ya, seperti halnya dalam pekerjaan persuratan, disinipun terdapat pemborosan. Pemborosan dalam hal ini tiada terpakainya suatu peralatan, sehingga jauh dari hasil yang dapat dicapai dalam waktu tertentu. Beberapa kelemahan atau perbuatan yang menimbulkan pemborosan, dalam pemeliharan/pemakaian barang dapat disebutkan antara lain: 1. Kelengahan penanganan bahan atau alat-alat dalam proses produksi. 2. Kegagalan dalam perlindungan barang terhadap udara, panas, debu, cairan yang tajam dan lainlain. 3. Pemuatan yang berlebih, pada alat angkutan yang menyebabkan cepatnya kerusakan. 4. Pemakaian barang berlebih, dan kelebihan itu tidak dikembalikan ke gudang. 5. Cara penggunaan atau pengoperasian mesin/alat yang tidak tepat. 6. Pemakain yang kasar atas alat-alat. 7. Kesalahan dalam kemampuan.
batas
8. Kehilangan atas alat-alat kecil.
122
kecepatan
atau
9. Pemakaian mesin atau barang yang tidak sesuai dengan tujuannya. 10. Keteledoran terhadap perbaikan kecil yang dapat dilakukan sendiri oleh operator. 11. Kelambatan dalam sistem laporan jika terjadi kerusakan pada mesin. 12. Kelalaian pengurusan atau barang-barang atau mesin yang tidak dalam pemakaian. 13. Penghapusan barang sebelum waktunya. Sebagai contoh bagaimana terjadinya pemborosan atau ketidak-efesienan dalam pemeliharaan dan pemakaian, seperti komputer yang merupakan mesin vital dan memegang peranan dalam seluruh sistem pengoperasian mesin-mesin kantor lain dalam pekerjaan perkantoran.
3.2
Tata Ruang Kantor A. Pengertian Akibat perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini, mengakibatkan penerapan tata ruang kantor ditujukan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Dari beberapa pakar yang mengutarakan tentang pengertian tata ruang, diantaranya George R. Terry dalam buku office management and Control tahun 1958 menyatakan sebagai berikut : “Office layout in the dertemination of space requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the officework within reasonable cost”. (tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhankebutuhan ruang dan tentang penggunaanya secara terinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak). Dengan kata lain, arti tata ruang kantor dapat pula diutarakan sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat
123
perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efesiensi kerja. B. Tujuan Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah serta akhirnya dapat mencapai efesiensi kerja. Apabila dirinci, maka tujuan tata ruang kantor antara lain adalah : 1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat. 2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. 3. memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efesien. 4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya. 5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai. 6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.
7. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi : a. Gerakan pegawai yang sedang bekerja. b. Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu. c. Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan dikemudian hari. 3.2.1
Asas-asas Pokok Tata Ruang Kantor
Dalam buku Pratical Plan Layout tahun 1955, Richard Muther mengutarakan tentang Azas-azas Pokok Tata Ruang adalah sebagai berikut : 1. Azas Jarak Terpendek : Merupakan jarak terpendek antara 2 titik dalam garis lurus. 2. Azas Rangkaian Kerja :
124
Yaitu penempatan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan. 3. Azas Penggunaan Segenap Ruang : Apabila mungkin, tidak ada ruang yang tidak terpakai, tidak hanya yang berupa luas lantai, tetapi juga vertikal ke atas maupun ke bawah 4. Azas Perubahan Susunan Tempat Kerja : Apabila diperlukan dapat dirubah dengan mudah, misalnya tata ruang kantor terpaksa dirubah, karena : a. Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor b. Penemuan teknologi baru, dan lain-lain. 3.2.2
Penyusunan Tata Ruang Kantor Pada dasarnya, dikenal adanya 4 macam tata ruang kantor, yaitu : 1. Tata ruang kantor berkamar (Cubicle Type Offices) 2. Tata ruang kantor terbuka (Open Plan Offices) 3. Tata ruang kantor berhias atau berpanorama / bertaman (Landscape Offices). 4. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.
3.2.2.1
Tata Ruang Kantor Berkamar Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Berkamar adalah ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja.
125
Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah : • Konsentrasi kerja lebih terjamin • Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi. • Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan. • Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki. Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah: • Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang. • Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya. • Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi. • Mempersulit pengawasan. • Memerlukan ruangan yang luas. 3.2.2.2
Tata Ruang Kantor Terbuka Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersamasama diruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.
126
Keuntungan tata ruang kantor terbuka • Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi • Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahanruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi • Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja. • Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan : ruangan kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon dan lain-lainnya. Kerugian tata ruang kantor terbuka • Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan • Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi • Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas • Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan • Kemungkinan nampak adanya tumpukantumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.
127
3.2.2.3
Tata Ruang Kantor Berpanorama Yang dimaksud dengan Tata Kantor Berpanorama adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benarbenar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.
Keuntungan tata ruang kantor berhias atau berpanorama : • Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja • Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan • Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan • Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efesien sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai Kerugian tata ruang kantor berhias atau bertaman/berpanorama : • Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya. • Biaya pemeliharaan tinggi • Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah
128
•
3.2.3
Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias. Tata ruang gabunagn ini perlu dipertimbangkan karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai keuntungan dan kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan
Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Perkantoran
Yang termasuk lingkungan fisik di dalam tata ruang perkantoran antara lain adalah sebagai berikut : 1. Penerangan/cahaya Karena penerangan sangat besar manfaatnya untuk keselamatan bekerja dan kelancaran kerja bagi para pegawai, maka perlu diperhatikan adanya penerangan (cahaya) yang terang tetapi tidak menyilaukan. Cahaya yang kurang jelas (kurang cukup) mengakibatkan penglihatan kurang jelas, sehingga pekerjaan akan lambat, banyak kesalahan terjadi, dan tentu saja hal ini menyebabkan kurang efesien dalam melaksanakan pekerjaan, sehingga tujuan organisasi tersebut tidak dapat dicapai secara efektif. Pada dasarnya, cahaya dapat dibedakan menjadi dua, yaitu : a. Cahaya alam yang berasal dari sinar matahari b. Cahaya buatan, berupa lampu Cahaya buatan dapat dibedakan menjadi 4 macam, yaitu : • Cahaya langsung • Cahaya setengah langsung • Cahaya tidak langsung • Cahaya setengah tidak langsung Untuk mengukur kesatuan jumlah cahaya disebut “Foot Candle”. Foot-Candle adalah banyaknya cahaya yang dipancarkan dari sumber cahaya sebuah lilin berukuran biasa yang jatuh disuatu benda yang berjarak satu kaki (30,48 cm) dari sebuah lilin berukuran biasa. 2. Tata warna Menata warna dalam ruangan kerja perlu dipelajari dan direncanakan dengan teliti dan sebaik-beiknya. Meskipun pada kenyataannya tata warna tidak dapat dipisahkan dengan
129
penataan dekorasi. Hal ini dapat dimaklumi, karena warna mempunyai pengaruh besar pada perasaan. Sifat dan pengaruh warna kadang-kadang menimbulkan rasa senang, sedih dan lain-lain, sehingga di dalam sifat warna itu sendiri dapat merangsang perasaan manusia. Di bawah ini terdapat daftar beberapa warna yang dapat merangsang/mempengaruhi perasaan manusia.
Warna
Sifat
Pengaruh
Untuk Ruangan Pekerjaan sepintas lalu (singkat)
1. Merah
Dinamis, merangsang dan panas
Menimbulkan semangat kerja
2. Kuning
Keanggunan, bebas, hangat
Menimbulkan rasa gembira dan merangsang urat syaraf mata
Tenang, tentram dan sejuk
Mengurangi tekanan atau tegangan
3. Biru
Gang-gang jalan lorong
Berpikir konsentrasi
Selain warna itu merangsang emosi atas perasaan, warna juga dapat memantulkan sinar yang diterimanya, adapun banyak atau sedikitnya pantulan dari sinar tersebut tergantung dari macam warna itu sendiri. 3. Ventilasi/pengatur udara Pegawai akan sulit dapat bekerja dengan baik, senang dan efesien, apabila mereka bekerja di ruang kantor yang udaranya panas, pengap sehingga sulit bernafas. Sedangkan pekerjaan kantor dengan suhu udara yang dianggap baik bekisar 13-24 °C. oleh karena itu perlu diusahakan adanya ventilasi cukup, yang dapat membantu pertukaran udara dengan lancar, sehingga para pegawai di ruang kerjanya tetap mendapat udara segar dan nyaman.
130
4. Dekorasi Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna yang baik, karena itu dekorasi tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan kerja saja tetapi harus diperhatikan cara mengatur letaknya, susunan dan tata warna perlengkapan yang akan dipasang atau diatur. 5. Suara bising Karena pada umumnya pekerjaan yang ada membutuhkan kosentrasi, maka suara bising hendaknya dihindarkan agar supaya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar, dan efesien sehingga produktivitas kerja akan meningkat. 6. Musik Menurut para peneliti, musik yang nadanya lembut sesuai dengan suasana, waktu dan tempatnya dapat membangkitkan dan merangsang bekerja. Oleh karena itu lagu-lagu dapat dipilih dengan teliti untuk dikumandangkan ditempat kerja. Kalau tidak justru akan mengganggu konsentrasi kerja. 7. Keamanan Perlu diingat bahwa di dalam merencanakan Tata Ruang Kantor hendaknya selalu diperhatikan adanya keamanan dalam bekerja, oleh karena itu faktor keamanan perlu betulbetul dipertimbangkan secara hati-hati dan teliti. 3.3
Sarana Modern untuk Pengolahan Informasi Dalam dunia modern dengan perkembangan teknologi yang luar biasa dewasa ini, pekerjaan perkantoran dapat dikatakan mengalami perubahan corak dan sifat. Kalau zaman dahulu perlengkapannya cukup berupa lembaran kertas dan alat tulis, kini kertas itu dilengkapi dengan pita rekaman, layar gambar, papan magnetik dan lembar film, sedangkan alatnya dapat berupa berbagai macam mesin perkantoran. Yang mana sangat membantu dalam mengolah informasi. Mencatat, memberikan, dan menyebarluaskan informasi/data kepada setiap orang, merupakan salah satu bentuk dari pengolahan informasi/data. Mesin perkantoran sebagai sarana pembantu kegiatan manusia dalam melaksanakan kegiatan administrasi banyak ragamnya dan terus berkembang sesuai dengan perkembangan
131
teknologi itu sendiri yang mana sangat membantu dalam pengolahan informasi /data. Namun secara umum penggunaan sarana modern dalam pengolahan informasi adalah untuk efesien tenaga, waktu dan biaya dan juga diharapkan dapat meningkatkan kinerja pegawai 3.3.1
Otomatisasi Kantor Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi modern, maka mengakibatkan pola perkembangan dan kemajuan di bidang perkantoran akan lebih baik. Kemajuan teknologi modern khususnya di bidang elektronika membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas perkantoran. Untuk kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dan memiliki volume kerja yang cukup banyak, penggunaan sarana tersebut akan sangat membantu mempercepat proses. Pengaruh teknologi modern, menunjukan atau memungkinkan pemakaian mesin-mesin serba otomatis. Salah satu akibat positif dari kemajuan dibidang teknologi adalah dimungkinkannya pengiriman dan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat. Kecepatan tersebut mengakibatkan pula bahwa keputusan atau masalah-masalah yangsangat mendesak dapat segera diselesaikan. Dengan semakin banyaknya atau besarnya volume data yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisa, diinterpensikan, disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, maka pada abad teknologi modern seperti sekarang ini, terbukti bahwa penanganan informasi akan lebih efesien bila dilakukan dengan menggunakan alat-alat elektronis. personil yang mengelola informasi harus mempunyai sistem otomatisasi sesuai dengan tuntutan yang ada. Otomatisasi adalah cara pelaksanaan prosedur dan tata kerja secara otomatis, dengan pemanfaatan yang menyeluruh dan seefesien mungkin atau mesin, sehingga bahan dan sumber yang ada dapat dimanfaatkan. Otomatisasi atau sering juga dipakai istilah mekanisasi adalah merupakan usaha penyempurnaan pelaksanaan prosedur kerja yang dilakukan dengan cara mengurutkan masing-masing bagiannya sehingga prosedur itu akan berjalan “sendiri” secara otomatis. Berarti pula bahwa prosedur dapat diterapkan, baik untuk bidang-bidang pekerjaan teknik maupun administratif, terutama
132
untuk pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan secara tetap dan terus-menerus (misalnya karena adanya sistem, skema prosedur kerja, dan buku pedoman kerja). Tujuan otomatisasi adalah : 1. Pemanfaatan yang se-efesien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin atau alat-alat kerja. 2. Pemeliharaan kecepatan dan ketetapan prosedur kerja. 3. Meningkatkan produksi. Dalam rangka menerapkan otomatisasi, yang perlu diperhatikan adalah: 1. Mengenai segi kerjanya : a. Tujuan dari kerja termaksud b. Jenis pekerjaan yang diperlukan c. Volume dan frekuensi kerja per hari (per minggu) d. Skema arus kerjanya 2. Mengenai segi mesin yang akan digunakan : a. Cara mendatangkan/mengadakan mesin termaksud b. Sistem kerja mesin (termaksud operator dan kapasitas kerja) c. Pemeliharaan spare-partsnya d. Pengadaaan/pengisian sumber data e. Ruang untuk menempatkan mesin f. Tenaga operatornya g. Pengaruh bagi operator mesin atau tenaga kerja lainnya. Penggunaan media otomatisasi bukan saja menjamin efesiensi, tetapi juga mengurangi atau mengembangkan kebutuhan duplikasi apabila hal itu diperlukan dengan bantuan mesin cetak. Oleh sebab itu maka penentuan pola otomatisasi informasi perlu memperhatikan 4 hal, yaitu : 1. 2. 3. 4.
Sifat pengguna informasi Lingkungan informasi Cara menggunakan informasi Tujuan pengguna informasi
133
Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan dan penemuan kembali informasi dapat dilakukan melalui sistem yang bekerja secara otomatis. Bila kesemuanya telah diperhitungkan dengan sungguh-sungguh yang kemudian secara teknis dapat memenuhi kebutuhan otomatisasi, maka berbagai kemudahan akan dapat diberikan kepada pengguna informasi baik dalam jumlah besar maupun dalam jumlah kecil, atau bahkan kebutuhan akan jenis informasi tertentu yang sangat rinci, dari sistem tangan (manual) dapat diganti dengan sistem otomatis (menggunakan mesin). Potensi yang canggih melalui otomatisasi menyebabkan pengolahan informasi dapat terjadi atas bermacam-macam pengelompokan dalam berbagai format dan dalam berbagai media penyimpanan. Didalam otomatisasi, semua pengelompokan dapat disatukan kedalam satu pangkal data dan dapat ditempuh jalan pintas untuk meningkatkan kecepatan dalam memperoleh informasi. Otomatisasi memungkinkan informasi disusun dalam berbagai macam pola sesuai dengan berbagai kebutuhan calon pengguna. Otomatisasi dapat mengumpulkan secara cepat berbagai informasi yang penyimpanannya terpisah melalui indexing yang tepat dan canggih. Sistem pengelolaan informasi secara otomatis telah berkembang sehingga mempunyai banyak variasi, dan membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas. Untuk kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan volume kegiatan yang tinggi, menggunakan alat modern akan meringankan atau mempermudah proses. 3.3.2
Pemanfaatan Komputer Modernnya peralatan yang diciptakan, seperti komputer tidak menyebabkan pengetahuan dan masalah penanganan informasi dengan sistem tangan atau manual ditinggalkan begitu saja. Komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan. Ketepatan suatu komputer bekerja tergantung pada ketepatan manusia dalam memberi umpan informasi. Pada dasarnya, koputer adalah merupakan suatu alat yang akan salah
134
berfungsi apabila tidak digunakan dengan benar, walaupun kesalahan dapat bersumber pada alat tersebut. Penggunaan atau penerapan teknologi komputer dalam pekerjaan kantor adalah merupakan tuntutan dan kewajaran yang dibutuhkan, walaupun tanpa menghilangkan sistem tangan atau manual. Teknologi komputer, termasuk salah satu teknologi yang berkembang dengan pesat, oleh sebab itu perlu segera dimanfaatkan. Penggunaan komputer dapat meningkatkan efesiensi kerja dalam rangka menunjang kegiatan organisasi. Sehubungan dengan hal tersebut, yang perlu dipersiapkan dan ditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa penggunaan komputer membawa serta metode baru dalam pencatatan dan penyimpanan informasi, yang mempengaruhi cara bagaimana informasi dikumpulkan, dikelola, dihasilkan dan didistribusikan kepada yang membutuhkannya. Dunia perkantoran membutuhkan komputer dalam menunjang pengelolaan informasi secara terpadu, sehingga sekarang sudah waktunya untuk membekali diri dalam menghadapi tantangan teknologi canggih. Komputer mempengaruhi pelaksanaan kerja, secara elektronis dapat menyimpan data apabila disajikan dalam suatu bentuk atau format yang dapat diinterpretasikan komputer melalui wujud baca mesin. Kurang dapat dimanfaatkannya komputer secara maksimal, dapat dikatakan sebagai pemborosan yang sulit untuk dipertanggungjawabkan, mengingat komputer merupakan mesin modern yang terbilang cukup mahal. Dengan demikian dalam hal penentuan atau merencanakan penggunaan komputer, perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut : 1. Apakah sudah waktunya menggunakan komputer atau penggunaan komputer hanya pemborosan saja? 2. Menentukan jenis komputer apa yang harus dipergunakan sesuai dengan kebutuhan. 3. Pengadaan atau penggunaan komputer, apakah dengan cara : a. Membeli komputer. b. Menyewa komputer atau menggunakan jasa suatu pusat data. c. Memakai komputer bersama-sama dengan organisasi lain (time sharing).
135
Karena komputer merupakan alat, sehingga tak dapat menggantikan peranan manusia dalam proses pengambilan keputusan. Supaya komputer dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan, maka disebut program. Komputer tidak dapat menggantikan peranan manusia sebagai mahluk yang dapat berfikir dan dapat menentukan berhasil tidaknya organisasi mencapai tujuannya dengan efesien. Tegasnya, berhasil atau tidaknya proses komputerisasi, akan sangat tergantung manusia yang merupakan unsur terpenting dalam setiap organisasi.
136
BAB IV Organisasi Dalam Kantor Organisasi adalah alat atau wadah dimana orang-orang melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Organisasi merupakan struktur tata pembagian kerja dan hubungan kerja antara sekelompok orang, yang memungkinkan mereka dapat bekerja sama secara efektif dalam mencapai tujuan. Organisasi tidak akan ada jika tidak ada unsur-unsur seperti manusia, sasaran/tujuan, tempat kedudukan, pekerjaan, teknologi, struktur dan lingkungan. Unsur-unsur dalam organisasi tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Manusia Manusia adalah factor penentu adanya organisasi. Organisasi baru ada, jika ada manusia (orang-orang) yang bekerjasama. Misalnya : ada pimpinan, ada pekerja 2. Sasaran/ Tujuan Organisasi ada karena ada tujuan atau sasaran yang akan dicapai 3. Tempat Kedudukan Organisasi baru ada apabila ada tempat kedudukannya, karena organisasi memerlukan tempat sebagai tempat/wadah tempat berkumpulnya Manusia (orang-orang) 4. Pekerjaan Organisasi baru ada , jika ada pekerjaan yang akan/harus dikerjakan serta ada pembagian kerjanya. 5. Teknologi Organisasi baru ada, jika ada unsur-unsur tehnis 6. Struktur Organisasi baru ada, jika terdapat hubungan-hubungan antar manusia yang satu dengan yang lainnya, sehingga tercipta organisasi 7. Lingkungan Organisasi baru ada, jika ada lingkungan yang saling mempengaruhi. Sebagai kelanjutan dari BAB II unsur organisasi jika diuraikan lebih jauh, akan mempunyai unsur-unsur sebagai berikut. ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
Unsur- unsur Administrasi
137
Ada orang-orangnya Ada tujuan bersama Ada tempat kedudukan Ada pekerjaan atau tugas Ada teknologi yang diterapkan Ada Struktur koordinasinya Ada lingkungan mendukung
Kantor dalam bahasa Inggrisnya “Office” dan Bahasa Belandanya yaitu “Kantoor”. Menurut Ensliklopedia Administrasi, Kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan dimana dilaksanakan tatausaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya dari pimpinan suatu organisasi. Organisasi kantor adalah suatu tempat dimana diadakannya suatu kegiatan yang teratur (adanya penetapan wewenang dan tanggung jawab) dari sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi kantor harus direncanakan, kemudian ditetapkan dengan sebaik-baiknya. Karena organisasi yang baik berdasarkan perencanaan yang hati-hati mengenai apa, siapa pelaksana dan pengawas dan bagaimana melaksanakan pekerjaan dengan cara yang paling efisien. Organisasi yang tepat, tugas-tugas pekerja dapat ditetapkan sehingga tanggung jawab dapat dipastikan dengan serta merta. Lebih dari itu, melalui organisasi pekerjaan yang efisien dapat dilaksanakan dengan prinsip spesialisasi yang lebih tajam dan komunikasi yang lebih lancar. Organisasi kantor akan terikat kepada sifat-sifat dari “Office Work” oleh karena setiap organisasi menyangkut pengaturan kerja, pembagian atau pemilihan aktivitas-aktivitas dan fungsi-fungsi serta penentuan dari kewajiban-kewajiban, kewenangan dan tanggung jawab. Dengan demikian menunjukan bahwa pekerjaan kantor yang beraneka ragam perlu diorganisir dengan baik. Dimana seluruh kegiatan dibagi kepada semua orang yang terlibat, sehingga setiap orang mempunyai tugas dan kewajiban sesuai dengan kekuasaan, wewenang dan tanggung jawabnya menurut kedudukan mereka agar pekerjaan dapat berjalan dengan lancar dan efesien. 4.1. ASAS – ASAS POKOK PENGORGANISASIAN Pengorganisasian merupakan penentuan dan penggolongan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk tujuan organisasi/perusahaan, pengelompokan kegiatan-kegiatan tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang kepala/manajer, serta pelimpahan wewenangwewenang tertentu kepada pihak tertentu untuk pelaksanaanya. Pengorganisasian pekerjaan kantor bila dihubungkan dengan organisasi secara keseluruhan, maka dapat menggunakan 3 (tiga) asas , yaitu asas Sentralisasi, Desentralisasi dan asas campuran antara Sentralisasi dan Desentralisasi. 4.1.1. Asas Sentralisasi (pemusatan) Asas Sentralisasi adalah pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu (kelompok tunggal dan manajemennya diserahkan kepada satu orang yang khusus bertanggung jawab dalam bidang aktivitas perkantoran.
138
Jadi semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah organisasi yang berdiri sendiri, sedangkan kelompok lain (dalam hal ini kelompok operatif) tidak boleh mengerjakan tugas-tugas pekerjaan kantor. Semua kegiatan dalam bidang tatausaha dilaksanakan oleh satuan pelayanan, misalnya bagian sekretaris atau bagian TU. Asas sentralisasi ini mempunyai kelebihan sebagai berikut : a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran. b. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya. c. Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat diterapkan secara cepat dan seragam). d. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatakan e. Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat f. Adanya fleksibilitas dalam organisasi g. Dapat Mencegah duplikasi fungsi h. Dapat dipekerjakan tenaga spesialisasi yang cakap Sedangkan Kekurangan asas sentralisasi, antara lain sebagai berikut : a. Kegiatan yang disentralisasikan belum tentu dapat menjamin dan melayani kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiaptiap bagian. b. Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam waktu). c. Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit. d. Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh. e. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi. f. Dapat menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat. Pada asas ini manajer kantor memegang peranan yang menentukan, artinya kepala kantor bertanggung jawab akan keberesan pekerjaan kantor kepada Top Manajer. Di bawah ini dapat kita lihat bagan asas pemusatan secara skematis:
139
SENTRALISASI PEKERJAAN KANTOR Manajer Tertinggi (General Manager)
Manajer Keuangan
Tehnis
Ka TU
Manajer Kantor
Menejer Tehnik
Pusat
TU Umum
Ka TU
Teknis
Garis Koordinasi Organisasi Kekuasaan teknis 4.1.2. Asas Desentralisasi Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran atau penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan-akan berdiri sendiri. Pada asas desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor terdapat di seluruh unit atau bagian organisasi. Hal ini berarti kegiatan kantor terpencar (tersebar) ke seluruh unit atau bagian organisasi. Jadi masing-masing unit (bagian) melaksanakan kegiatan kantor. dan setiap manajer (kepala kantor) bertanggung jawab terhadap kegiatan kantor yang berada dibawah pimpinannya serta setiap bagian tidak melewati batas tanggung jawabnya. Misalnya kepala bagian keuangan hanya beertanggung jawab atas pekerjaan kantor pada bagian keuangan. Dalam asas ini pula masing-masing satuan organisasi dan seluruh organisasi selain melaksanakan tugas-tugas induknya juga melaksanakan semua kerja ketatausahaan yang terdapaat dalam lingkungan sendiri. Misalnya bagian produksi dalam suatu perusahaan melaksanakan pula tugas-tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat dan sebagainya.
140
Keuntungan sistem Desentralisasi ini adalah a. Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing. b. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan c. Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian/unit yang sesuai dengan syarat-syarat tertentu. d. Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif e. Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan Kelemahan menggunakan desentralisasi adalah : a. Pekerjaan akan terlalu bebas b. Tidak terdapat harmonisasi dalam organisasi c. Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip d. Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor (adanya pemborosan biaya). Contoh bagan Asas Desentralisasi
DESENTRALISASI PEKERJAAN KANTOR
Manajer Tertinggi
Manajer Keuangan
Tehnis
Ka TU
Manajer Kantor
Pusat
TU Umum
141
Menejer Tehnik
Ka TU
Teknis
4.1.3. Asas Campuran Sentralisasi dan Desentralisasi Umumnya sebuah organisasi yang sudah berkembang dapat dibentuk unit pelayanan pusat untuk melaksanakan dan bertanggungjawab tentang pekerjaan kantor yang berada pada seluruh organisasi, Sebaliknya pekerjaan kantor yang kurang tepat bila dipusatkan perlulah tetap dikerjakan oleh unit bersangkutan. Pengorganisaian pekerjaan kantor tersebut merupakan sistem kombinasi antara sentralisasi dengan desentralisasi. Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan praktis, umumnya organisasi kantor menggunakan asas kombinasi. Oleh karenanya dapat dikatakan bahwa sedikit sekali organisasi kantor yang hanya/khusus menggunakan sistem sentralisasi atau desentralisasi. Masalah pemilihan sistem-sistem organisasi tersebut di atas tergantung sistem mana yang paling menguntungkan bagi organisasi yang bersangkutan. Hal ini tentu saja setelah diadakannya peninjauan dan penilaian dari segala macam segi, terutama ketepatgunaannya dapat berjalan atau tidak. Sebaiknya setiap organisasi diselenggarakan sesederhana mungkin, tanpa melepaskan/melupakan kemungkinan perkembangan di kemudian hari. Namun demikian, untuk menghindari banyaknya gangguan terhadap unit pekejaan operatif, sebaiknya unit-unit operatif mendapat bantuan dan petunjuk dari tenaga-tenaga ahli perkantoran yang terdapat pada unit pelayanan pusat. Menurut Dr. Sedarmayanti, M.Pd. dalam bukunya Manajemen Perkantoran. Asas-asas Pokok Pengorganisasian adalah sebagai berikut : a. Asas Pembagian Tugas Asas dalam pembagian tugas menentukan perlunya tugas untuk dibagi habis sehingga dapat dijamin adanya bagian yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan tugas termaksud. Oleh karena itu maka perlu adanya perumusan tugas yang jelas sehingga dapat dicegah duplikasi, benturan dan kekaburan b. Asas Fungsionalisasi Asas ini menentukan bahwa dalam penanganan suatu masalah dan dalam rangka mewujudkan koordinasi yang mantap antar kegiatan, maka bagian fungsional berkewajiban memprakarsainya. c. Asas Koordinasi
142
d.
e.
f.
g.
h.
Asas ini menekankan perlunya setiap bagian menserasikan, memadukan dan menyelaraskan baik dalam kegiatan, waktu, maupun perumusan kebijakan serta pengawasan, pemrograman dan penganggaran, pengendalian serta pengawasan tugas dan fungsi yang diembannya. Asas Kesinambungan Asas kesinambungan mengharuskan bahwa tugas-tugas harus berjalan secara terus menerus sesuai dengan kebijakan dan program yang telah ditetapkan, tanpa tergantung pada diri pejabat tertentu. Asas Akrodion Asas akrodion menentukan bahwa organisasi dapat berkembang atau mengecil sesuai dengan tuntutan tugas dan beban kerjanya. Asas Pendelegasian Wewenang Asas ini mengharuskan setiap pimpinan untuk melimpahkan sebagian tugas dan kewenangannya kepada pejabat bawahannya. Asas Keluwesan. Asas keluwesan menghendaki agar organisasi selalu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan perkembangan dan perubahan keadaan, sehingga dapat dihindarkan kekakuan dalam pelaksanaan tugas. Asas Rentang Pengendalian Dengan asas rentang pengendalian ini dimaksudkan agar dalam menentukan jumlah satuan organisasi atau orang yang dibawahi oleh seorang pejabat pimpinan, diperhitungkan secara rasional mengingat terbatasnya kemampuan seorang pimpinan, atasan dalam mengadakan pengendalian terhadap bawahnya. Jika perlu diusahakan adanya perbandingan (rasio) Unit kerja yang secara hirarki berbentuk piramida, dengan angka-angka perbandingan misalnya 1 : 3 - 7, sebagai berikut ;
143
Pimpinan tertinggi Eselon 1 3-7 Eselon II 4-49 Eselon III 27-343 Eselon IV 81-2401
i.
j.
Hal tersebut penting, dalam hubungan dengan penggolongan jabatan, uraian pekerjaan, analisis pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Dan juga penting, demi menghindari adanya pekerjaan yang tumpuk, macet, serta terbengkalai. Jadi jangan sampai ada pekerjaan atau unit kerja yang berada di luar jangkauan pengendalian dan setiap pimpinan, sebab dalam diri setiap pimpinan melekat fungsi pengawasan Asas Jalur dan Staf Asas jalur dan staf adalah asas menentukan bahwa dalam penyusunan organisasi perlu dibedakan antara satuansatuan penyusun organisasi perlu dibedakan antara satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas pokok instansi, dengan satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas-tugas bantuan. Asas Kejelasan dalam Pembaganan Asas Pembaganan mengharuskan setiap\organisasi mengambarkan susunan organisasinya, agar setiap pihak yang berkepentingan dapat segera memahami kedudukan dan hubungan dari setiap satuan organisasi yang ada.
144
4.2. BENTUK-BENTUK ORGANISASI Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama. Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu ; 1. Pembagian kerja 2. Rantai perintah 3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan 4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan 5. Tingkatan manajemen Bentuk-bentuk pengorganisasian dapat dibedakan menjadi : 4.2.1. Organisasi Garis/Lini Dalam tipe organisasi garis, kekuasaan berjalan secara langsung dari atasan kepada bawahan, langsung dari manajemen/manajer kepada orang-orang/pegawai, sampai setiap orang tercakup di dalamnya. Suatu perintah datang dari atasan kepada bawahannya dalam garis langsung. Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang di dalamnya terdapat garis wewenang, yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dengan bawahannya. Semua bagian mulai dari pucuk pimpinan sampai yang terendah dihubungkan dengan suatu garis wewenang/komando. Setiap kepala bagian/departemen/divisi mempunyai tanggung jawab untuk melapor kepada bagian atau unit yang berada satu tingkat di atasnya. Bentuk organisasi garis/lini disebut juga bentuk lurus atau bentuk militer (military organization). Sistem ini adalah yang paling praktis, karena tata hubungannya sangat sederhana sekali. Dari Top Manajer sampai bawahan yang paling bawah, segala sesuatunya berlangsung menurut garis komando biasa, sehingga tidak ada kompleksitasi di dalam sikap pimpinan. Pada sistem ini organisasi kantor dibagi dalam satuan-satuan yang bulat pada tingkat jenjang yang diperlukan. Kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dalam suatu garis lurus dari bagian puncak ke bagian terbawah dengan tanggung jawab yang paling besar (top manajer), dan makin berkurang atau kecil pada tingkat manajemen yang yang lebih rendah (pekerja). Masing-masing kepala satuan organisasi memegang wewenang bulat dan memikul tanggung jawab mengenai segala hal yang termasuk bidang kerja satuannya. Semua pegawai menerima perintah dan instruksi langsung dari pimpinan satuan serta mereka hanya bertanggung jawab kepadanya, arus wewenang dan tanggung jawab berjalan melalui saluran yang tunggal secara lurus dan vertikal, sehingga strukturnya sederhana.
145
Dalam sistem ini tentu saja pucuk pimpinan dan kepala-kepala bagian harus cakap, tangkas dan ahli dalam segala bidang urusan termasuk dalam bidang pekerjaannya . Ciri-ciri organisasi lini. 1. Hubungan antara atasan dengan bawahan bersifat langsung yang dihubungkan suatu garis wewenang/komando 2. Struktur organisasi sederhana dan stabil 3. Jumlah pegawai sedikit, sehingga memungkinkan diantara mereka untuk saling mengenal 4. Masing-masing pimpinan unit/bagian mempunyai tanggung jawab dan wewenang penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada dalam unitnya 5. Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan yang bersangkutan, sehingga dianggap mempunyai sumber kekuasaan tunggal 6. Tingkat spesialisasi biasanya belum begitu tinggi 7. Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil 8. Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan) Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah : 1. 2. 3. 4.
Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan) Koordinasi lebih mudah dilaksanakan Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat 5. Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan 6. Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi 7. Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat 8. Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan. 9. Adanya penghematan biaya 10. Pengawasan berjalan efektif Kelemahan-kelemahan organisasi garis 1. Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi 2. Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri 3. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).
146
4. Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri 5. Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan 6. Kurang tersedianya saf ahli Contoh bagan organisasi garis / lini BAGAN ORGANISASI KANTOR SISTEM GARIS/LINI
Manajer Kantor
Arsip / Ekspedisi
Arsip
Eksvedisi
Tik /Penggandaan
Penggan daan
Tik
RT / Inventaris
RT
Inventaris
4.2.2. Organisasi Staff. Organisasi staf adalah suatu bentuk organisasi yang hanya mempunyai hubungan dengan pimpinan tertinggi. Bawahan hanya berfungsi memberikan bantuan untuk kelancaran tugas pimpinan.Staf tidak mempunyai garis komando kebawah. Didalam praktek, organisasi kantor yang murni menjalankan sistem/bentuk staf tidak ada, karena tidak ada pekerjaan kantor yang seratus persen terdiri atas pekerjaan pikiran saja. Bentuk ini biasanya sangat cocok bila digabungkan dengan bentuk organisasi lainnya.
147
BAGAN ORGANISASI STAF
Manajer kantor
Staf
Staf
4.2.3 Organisasi Garis dan Staf Dalam bentuk organisasi garis dan staf, asas kesatuan komando tetap ada. Wewenang dilimpahkan secara vertikal dari pimpinan tertinggi sampai kepada unit yang ada paling bawah. Para staf hanya bertugas memberikan bantuan, saran-saran dan pelayanan kepada pimpinan dalam mengambil keputusan atau kebijakan. Dipakai atau tidaknya saran dari staf tergantung keputusan pimpinan sendiri. Diperlukan tenaga staf karena pada organisasi yang besar, pimpinan tidak mungkin dapat menguasai pekerjaan yang sangat luas, ia membutuhkan tenaga khusus sebagai penasehat ahli di bidang perkantoran. Ciri-ciri organisasi garis dan staf : 1. Biasanya organisasi adalah besar, dan mungkin juga bersifat kompleks 2. Jumlah pegawai biasanya cukup banyak 3. Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak bersifat langsung 4. Terkadang pimpinan tidak mengenal semua karyawan/pegawainya. Mungkin pula diantaranya pegawai pun terjadi tidak saling mengenal 5. Banyak spesialisasi pekerjaan yang diperlukan dan digunakan secara maksimal 6. Kesatuan perintah tetap ada setiap atasan membawahi sejumlah pegawai tertentu. 7. Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu wewenang garis dan wewenang staf.
148
Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf: 1. Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan. 2. Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana 3. Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil. 4. Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf. 5. Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas. 6. Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya 7. Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya. 8. Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi garis dan staf: 1. Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat 2. Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal 3. Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting 4. Pimpinan lini mengabaikan advis staf 5. Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang 6. Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar 7. Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini 8. Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.
149
Contoh bagan : BAGAN ORGANISASI GARIS DAN STAF
Manajer kantor Staf
Persuratan
Tik
Arsip
Humas/ Protokol
Humas
Dokumen
Penerbitan
Perencanaan
Distribusi
4.2.4. Organisasi Fungsional Organisasi fungsional biasanya disusun berdasarkan sifat dan macam-macam fungsi yang harus dilaksanakan. Pada tipe organisasi fungsional ini masalah pembagian kerja (spsialisasi) benar-benar diperhatikan. Pembagian kerja didasarkan pada spesifikasi, sehingga setiap pejabat hanya mengerjakan suatu tugas tertentu saja Pimpinan tertinggi mendelegasikan wewenang kepada pimpinanpimpinan yang ada di bawahnya, kemudian sesuai spesialisasinya diteruskan kepada para pelaksana. Para bawahan/pelaksana akan mendapat perintah dari beberapa atasan yang masing-masing menguasai suatu keahlian khusus dan bertanggung jawab sepenuhnya atas bidang masing-masing. Ciri-ciri organisasi fungsional : a. b. c. d.
Adanya pembidangan tugas yang jelas dan tegas Spesialisasi pegawai dapat dikembangkan Bawahan menerima perintah dari beberapa atasan Koordinasi menyeluruh ada pada eselon atas
150
e. Koordinasi antara pegawai yang menjalankan tugas atau fungsi yang sama dapat dilakukan Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasdi fungsional : a. Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal b. Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masingmasing c. Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan d. Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib e. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi. f. Pembidangan tugas menjadi jelas Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional: a. Pekerjaan seringkali sangat membosankan b. Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja c. Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan Contoh BAGAN ORGANISASI BENTUK FUNGSIONAL
Manajer Tertinggi (General Manager)
Manajer Keuangan
Manajer Personalia
Karyawan
151
Menejer Tehnik
4.2.5. Organisasi Kepanitiaan Oranigasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut Keuntungan dari organisasi kepanitiaan : a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu tim Kelemahan–kelemahan dari organisasi kepanitiaan: a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama c. Kreativitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kolektivitas lebih dipentingkan. Contoh
BAGAN ORGANISASI BENTUK KEPANITIAAN
Presiden Direktur
Direktur Perencanaan
Ka Bag
Ka Bag
Direktur Teknik
Ka Bag
Ka Bag
152
Direktur Personalia
Ka Bag
Ka Bag
4.3. Komunikasi dalam Organisasi Kantor Komunikasi adalah suatu proses pengiriman atau penyampaian berita/pesan dari komunikator kepada komunikan untuk mencapai suatu tujuan dan pesan dapat dimengerti sedangkan organisasi adalah alat atau wadah dimana orang-orang melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Organisasi merupakan struktur tata pembagian kerja dan hubungan kerja antara sekelompok orang. Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor, sebab kantor merupakan pusat pengolahan keterangan, tempat orang berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor, tempat para pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau tata usaha. Seorang manajer kantor harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor, baik secara horizontal maupun secar vertikal atau diagonal. Pengurusan informasi yakni penyampaian dan penerimaan berita akan dapat berjalan dengan baik, apabila dalam kantor tersebut terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif akan menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi para pegawai kantor. Kegiatan kantor tidak terlepas dari tulis menulis, membaca, berbicara dan mendengarkan. Semua kegiatan itu mengandung informasi atau; keterangan yang berarti bagi kepentingan kantor. Oleh karena itu komunikasi kantor atau tata hubungan kantor ialah komunikasi yang dpat berlangsung setiap saat, dimana saja kapan saja, oleh siapa saja dan dengan siapa saja. Agar komunikasi dapat berjalan egektif, komunikator harus memiliki ketrampilan dalam berkomunikasi. Tehnik keterampilan komunikasi tersebut mencakup cara berbicara, cara berpikir dan cara menggunakan sarana komunikasi. Dalam berkomunikasi harus memeperhatikan etika. Etika berkomunikasi adalah penyampaian pesan atau berita antara komunikator dan komunikan dengan memperhatikan perilaku, sikap yang baik dan yang tidak baik untuk dilakukan ketika berkomunikasi. Dalam berkomunikasi harus memperhatikan beberapa hal untuk menghindari kegagalan, yaitu : a. Persepsi (pengertian pikiran) b. Ketepatan c Kreadibilitas ( unsur kepercayaan kepada orang lain) d. Pengendalian e. Kecocokan/keserasian Faktor yang sangat mempengaruhi keberhasilan dalm kegiatan bisnis ialah ketrampilan berkomunikasi, yang mencakup : a. Keterampilan berbicara
153
b. Keterampilan mendengarkan c. Keterampilan membaca d. Keterampilan menulis Agar keterampilan berkomunikasi terus meningkat, hal yang harus dilakukan adalah: a. Menilai diri sendiri secara jujur b. Meningkatkan kemampuan berkomunikasi melalui latihan-latihan atau praktek-praktek c. Menentukan setiap tujuan komunkasi secara jelas Berkomunikasi dalam organisasi dibutuhkan komunikasi yang efektif . Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara yaitu kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan balik. Dijaman modern ini komunikasi merupakan subjek penting maka perusahaan-perusahaan besar biasanya menggunakan ahli komunikasi untuk membantu memecahkan masalah-masalah komunikasi internal. Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan yang komunikatif dalam organisasi. Dalam hal ini para manajewr harus aktif. Penggunaan manajemen pertisipatif dan komunikasi tatap muka merupaklan cara meningkatkan efektifitas komunikasi melalui penggunaan umpan balik. Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus memberikan latihan-latihan dalam bentuk penulisan maupun penyampaian berita secara lisan dengan maksud untuk meningkatkan pemahaman akan symbol-simbol, penggunaan bahasa yang baik dan benar, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang pernerima berita. Salah satu alat yang digunakan adalah active lestening yang digunakan untuk mengembangkan keterampilan manajemen para manajer. Sebagai dasar peralatan ini adalah menggunakan reflective statements (pernyataan balik) oleh para pendengar. The American Managemnt Association (AMA) menyusun sepuluh pedoman efektifitas komunikasi organisasi sebagai berikut : 1. Cobalah menjernihkan gagasan Anda sebelum berorganisasi. 2. Teliti kegunaan sebenarnya dari setiap komunikasi. 3. Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara keseluruhan bilamana anda berkomunikasi. 4. Berkonsultasi dengan orang lain, bila perlu dalam merencanakan komunikasi.
154
5. Berhati-hati ketika anda berkomunikasi, mengenai nada maupun isi pokok dari pesan anda. 6. Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan sesuatu yang dapat membantu atau bernilai bagi penerima. 7. Lakukan tindak lanjut komunikasi Anda. 8. Berkomunikasi untuk hari esok sebagai hari ini. 9. Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi Anda. 10. Berusahalah bukan saja untuk dimengerti tetapi juga untuk mengerti serta jadilah pendengar yang baik. 4.3.1 Komunikasi dengan Pelanggan Pelanggan adalah orang atau instansi/lembaga/organisasi yang membeli barang/jasa secara rutin atau berulang-ulang, karena barang dan jasa yang dibeli mempunyai manfaat.. Ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam menjaga hubungan baik dengan pelanggan, yaitu: a. Senantiasa memberikan perhatikan yang tulus dan sungguhsungguh terhadap pelanggan. b. Senantiasa melaksanakan pelayanan yang prima terhadap semua kebutuhan pelanggan. c. Menerima dengan baik semua masukan, saran dan kritikan yang diberikan oleh pelanggan bahkan harus ditindaklanjuti agar memberikan keputusan kepada pelangan. d. Memberikan diskon atau hadiah-hadiah pada hari-hari tertentu. e. Fleksibel dalam kekurangan pembayaran atau menunda waktu pembayaran (berhutang). Mengenai keluhan pelanggan secara lebih dini adalah suatu sikap yang bijaksana dan tepat karena perusahan akan lebih mampu mengantisipasi hal-hal yang dapat merugi. Sekecil apapun kekecewaan pelanggan adalah merupakan keluhan yang harus segera ditangani. Disinilah para petugas pelayanan harus mampu mengatasi keluhan tersebut agar tidak semangkin membesar dan berdampak kurang baik lagi bagi perusahaan. 4.3.2. Komunikasi dengan Pimpinan Komunikasi dengan pimpinan dapat dilakukan dengan komunikasi vertikal. Komunikasi vertikal adalah komunikasi ke atas dan atau ke bawah dengan rantai komando. Komunikasi ke bawah dimulai dari manajemen tingkat atas sampai pada karyawan bukan supervisor. Kegunaanya antara lain untuk memberikan perintah, petunjuk dan lainlain serta membuka informasi kepada anggota organisasi tentang tujuan dan kebijakan organisasi. Sedangkan komunikasi ke atas memberikan
155
informasi kepada tingkatan yang lebih tinggi tentang apa yang terjadi pada tingkatan yang lebih rendah. Komunikasi dengan pimpinan yaitu komunikasi yang dilakukan dari bawahan atau pegawai kepada pimpinan untuk memperoleh informasi, keterangan tentang kegiatan dan pelaksanaan tugas/pekerjaan yang akan dan telah dilakukan oleh bawahannya. Bentuk-bentuk informasi yang disampaikan pegawai atau bawahan kepada pimpinannya berupa laporan, keluhan, saran dan pendapat. Komunikasi antara bawahan dengan atasan yang harmonis dapat meningkatkan semangat kerja dan kemauan bekerja secara efektif dan efisien. Dalam pelaksanaan komunikasi antara bawahan dengan atasan dilaksanakan secara wajar, jujur terbuka serta komunikasi yang harmonis. Dalam melakukan komunikasi dengan pimpinan perlu memahami tehnik berkomunikasi dengan cara berpikir positif yang dikembangkan menjadi komunikatif, efektif dan efesien, maka dapat dilakukan sebagai berikut : 1. Topik pembicaraan telah ditentukan sebelumnya. 2. Lawan bicara diberi kesempatan untuk menanggapi setiap reaksi, saran dan unsur atau gagasan. 3. Menyesuaikan situasi dengan topik pembicaraan. 4. Berbicara dengan gaya atau sikap yang menyenangkan lawan bicara. 5. Menghargai dan menghormati lawan bicara secara konsisten. 6. Menghindari percakapan yang bersifat basa-basi. 7. Menghindari ucapan yang bersifat menilai. 8. Menghindari respon yang melemahkan atau mengancam. 9. Menghindari respon yang mengandung pemberian nasehat. 10. Menghindari respon yang monoton. 4.3.3 Komunikasi dengan Kolega Kolega adalah teman atau rekan kerja. Jadi komunikasi dapat dilakukan secara horizontal, meliputi pola aliran dalam organisasi yang terjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama atau para pekerja pada organisasi yang sama atau perusaaan yang sama. Kegunaannya menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan pemecahan masalah organisasi. Hal ini untuk menghindari keterlambatan dalam pengarahan dan untuk membentuk hubungan dengan rekan mereka.
156
4.4 Klasifikasi Komunikasi Komunikasi dapat diklasifikasikan menjadi beberapa macam yaitu sebagai berikut : 4.4.1. Menurut lawan Komunikasi a. Komunikasi umum, dibagi menjadi 3 macam : 1) Satu lawan banyak Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh seorang komunikator dengan sekelompok komunikan untuk menyampaikan suatu informasi, kebijakan, pemecahan masalah atau yang lainnya. Biasanya dilakukan pada saat rapat, seminar dimana pimpinan rapat atau nara sumber memberikan informasi kepada sekelompok komunikan 2) Banyak lawan satu Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh sekelompok komunikator dengan satu komunikan. Contoh para demonstran kasus pembebasan tanah menginginkan berbicara dengan walikota 3) Banyak lawan banyak Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh sekelompok komunikator dengan sekelompok komunikan. Contoh para demonstran yang akan memasuki istana presiden dihalangi oleh para PASPAMPRES. b. Komunikasi pribadi Komunikasi yang dilakukan oleh satu komunikator lawan satu komunikan, dimana orang lain tidak boleh mengetahuinya pembicaraan tersebut. Biasanya informasi tersebut bersifat rahasia. Misalnya seorang psikolog sedang berkomunikasi dengan pasiennya membicarakan tentang permasalahan yang dialaminya. Atau pimpinan sedang berbicara pada bawahnya yang bersifat rahasia. 4.4.2. Menurut Jumlah yang Berkomunikasi, dibagi menjadi 2 macam : a. Komunikasi perseorangan Komunikasi yang dilakukan oleh seorang komunikator dengan seorang komunikan. Informasi yang diberikan bisa bersifat rahasia bisa juga tidak. Komunikasi pribadi disa dikategorikan komunikasi perorangan. Media yang biasa digunakan adalah surat prive maupun telepon. Contoh seorang pelajar sedang ujian lisan, biasanya dilakukan satu siswa dengan satu penguji. b. Komunikasi dalam kelompok
157
Seperti kita ketahui bahwa manusia sebagai individu di dalam pergaulannya setiap hari harus bergaul dengan kelompok rekannya. Dalam kehidupannya kadang-kadang terjadi kelompok orang untuk melakukan hubungan dengan seseorang atau dengan sekelompok orang lain. Kita sering melihat adanya diskusi, baik yang sengaja seperti dalam rapat, persidangan, seminar, lokakarya atau diskusi tidak disengaja, seperti ngobrol di warung, dipinggir jalan, di lapangan olah raga , dihalaman rumah dihalaman kantor dan alin sebagainya. Berdiskusi atau bertukar pikiran sekelompok orang tersebut dinamakan komunikasi kelompok (Group Communication). Sedangkan yang dimaksud dengan pengertian kelompok adalah sesuatu kumpulan manusia yang mempunyai hubungan sosial yang nyata dengan sesamanya. Komunikasi kelompok (Group Comunication) berarti komunikasi itu dapat berlangsung antara seseorang komunikator dengan sekelompok orang yang jumlahnya lebih dari dua orang dan bersifat lebih terbuka dalam membicarakan masalahmasalah yang menyangkut kepentingan orang banyak. Apabila jumlah orang di dalam kelompok komunikasi sedikit, dinamakan komunikasi kelompok kecil (small group communication), dan jika jumlah orang di dalam komunikasi kelompok banyak dinamakan komunikasi kelompok banyak ( larke group cominication). Komunikasi kelompok kecil (small group communication) adalah ditujukan kepada kesatuan psikologis, interaksi dan prosesnya berlangsung secara dialogis. Dalam komunikasi kelompok kecil maupun keomunikasi kelompok besar tidak berdasarkan hitungan banyak tidaknya jumlah orang yang berkomunikasi melainkan berdasarkan pada kualitas proses komunikasinya. Sedangkan yang dimaksud dengan komunikasi besar adalah komunikasi yang di tujukan kepada perasaan komunikan dan prosesnya berlangsung secara linier (lurus). Contohnya: untuk komunikasi kelompok besar adalah rapat raksaksa di sebuah lapangan atau ruangan yang cukup luas. Seperti kita ketahui bahwa keberhasilan orang di dalam kehidupan sehari-harinya, dikarenakan adanya kepandaian berkomunikasi dengan kelompoknya. Hubungan yang baik antar manusia adalah merupakan jembatan keberhasilan di dalam komunikasi kelompok.
158
4.4.3. Menurut Cara Penyampaiannya a. Komunikasi lisan dapat dibagi menjadi dua : 1) komunikasi langsung, yaitu komunikasi yang dilakukan secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak,antara komunikator dan komunikan bertatapan langsung dalam pemberian dan penerimaan informasi secara lisan. Misalnya pada saat rapat, wawancara, seminar dll. 2) Komunikasi secara tidak langsung yaitu komunikasi yang diatasi oleh jarak, antara komunkator dan komunikan tidak bertatapan langsung dalam memberikan dan menerima informasi secara lisan tapi dengan menggunakan media, misalnya Televisi, telepon, radio, dll. b. Komunikasi tertulis Komunikasi yang dilakukan secara tertulis bisa dalam bentuk surat, gambar, lukisan, bagan atau diagram, peta. 4.4.4. Menurut Maksud Komunikasi
a.
b. c.
d.
e.
Komunikasi menurut maksud merupakan komunikasi yang dilakukan dengan maksud-maksud tertentu. Yang dapat dibedakan sebagai berikut : Memberi perintah Komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan sebagai komunikator yang memberi perintah kepada bawahannya sebagai komunikan mengenai tugas tugas yang harus dijalankan Memberi nasehat Komunikasi yang dilakukan seorang guru yang memberikan nasehat pada siswa yang melakukan pelanggaran tata tertib Berpidato Suatu media komunikasi untuk mengungkapkan pikiran dalam bentuk kata-kata yang ditujukan kepada orang banyak. Contoh: pidato kenegaraan dan pidato pengukuhan guru besar Memberikan ceramah Suatu media komunikasi yang diberikan oleh seorang komunikator di hadapan banyak pendengar yang membicarakan suatu hal berupa pengetahuan yang akan diberikan kepada komunikan. Rapat Rapat merupakan suatu media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah. Jadi Rapat (conference atau meeting) merupakan pertemuan antara para anggota lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau
159
menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. f. Perundingan Perundingan adalah suatu media komunikasi yang diadakan karena dua atau lebih orang atau organisasi yang mempunyai kepentingan bersama, sebab apabila tidak diadakan perundingan pasti akan menimbulkan perselisihan. Dalam perundingan ini yang menjadi pokok pembicaraan adalah memberikan kepuasan kepada pihak-pihak yang terkait. g. Pertemuan Pertemuan adalah Jenis media komunikasi audial visual dalam komunikasi kelompok yang bersifat langsung. Pertemuan merupakan jenis media yang sangat penting dalam organisasi baik dalam hubungan vertikal maupun horizontal h. Wawancara Wawancara adalah jenis media komunikasi audial visual dimana komunikasi berlangsung dengan tatap muka dua arah. Jenis media komunikasi ini banyak dipakai dalam organisasi vertikal antara pihak atasan dengan bawahan. 4.4.5. Menurut Kelangsungannya Berdasarkan kelangsungan komunikasi maka komunikasi dapat dibagi menjadi 2 macam, yaitu : a. Komunikasi langsung Komunikasi langsung adalah komunikasi yang tidak dibatasi oleh jarak dan tanpa bantuan perantara atau media komunikasi, misalnya : tatap muka b. Komunikasi tidak langsung Komunikasi tidak langsung adalah komunikasi yang dibatasi oleh jarak sehingga dalam pelaksanaannya membutuhkan bantuan media komunikasi 4.4.6. Menurut Perilaku Komunikasi dilihat dari sudut prilaku dapat dibagi menjadi 3 macam, yaitu : a. Komunikasi formal Komunikasi formal yaitu komunikasi yang terjadi dalam lingkungan organisasi yang secara resmi telah diatur dalam stuktur organisasi. Ciri-ciri komunikasi formal : 1. Informasi mempunyai sangsi resmi, tegas dan jelas. 2. Komunikasi dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu secara resmi.
160
3. Ada prosedur tertentu. 4. Objek pembicaraannya tentang masalah organisasi atau masalah proses penyelenggaraan kerja. 5. Media yang sering digunakan adalah surat. 6. Komunikasi formal datang dari orang yang mempunyai wewenang dan komunikasi ini berlangsung dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Contoh rapat dan konferensi b. Komunikasi Informal Komunikasi informal yaitu komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisai tetapi tidak direncanakan dan tidak ditentukan dalam suatu organisasi. Komunikasi tidak mengikuti prosedur yang ada terkadang tidak menggunakan media informasi yang disampaikan pun lama-lama menjadi kabur dan tidak jelas. c. Komunikasi Non Formal Komunikasi non formal, yaitu komunikasi yang terjadi dalam pergaulan masyarakat sehari-hari di luar kantor. Komunikasi non formal juga merupakan komunikasi diantara para anggota organisasi atas dasar keinginan pribadi yang tidak didasarkan atas ketentuan-ketentuan dalam struktur organisasi atau peraturan-peraturan tertentu. Cirri-ciri komunikasi non formal adalah : 1) 2) 3) 4) 5)
Waktu dan tempat tidak menentu Tidak ada prosedur yang mengikat Tidak ada hierarki tertentu Objek pembicaraannya tidak menentu Diwujudkan dalam bentuk tertulis atau lisan
4.4.7. Menurut Ruang Lingkup Menurut ruang lingkupnya, komunikasi dibagi menjadi 2 macam, yaitu: a. Komunikasi internal Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi dalam lingkungan organisasi atau perusahaan tertentu. Komunikasi internal ini dapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu komunikasi vertikal, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal b. Komunikasi eksternal Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang berlangsung antara organisasi dengan masyarakat yang ada di luar organisasi atau perusahaan. Pelaksanaan komunikasi eksternal dilakukan dengan cara mengunakan radio, televisi atau media lain. Komunikasi eksternal ini berupa bakti sosial, sunatan masal, pengabdian masyarakat, dsb.
161
Komunikasi eksternal atau keluar mempunyai 2 fungsi yaitu: 1) fungsi ke luar, yaitu meinmbulkan kepercayaan dan bertujuan mendapatkan dukungan dari masyarakat 2) Fungsi ke dalam, yaitu fungsi yang bertujuan untuk mengetahui sampai dimana keinginan dan tanggapan masyarakat tentang kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. 4.4.8. Menurut Arah Informasi Komunikasi menurut arah informasi dapat dibedakan menjadi : a. Komunikasi ke atas yaitu komunikasi yang dilakukan oleh bawahan kepada atasan untuk memperoleh informasi masalah tugas yang akan dilakukan dapat juga berupa laporan, pendapat atau saran. b. Komunikasi ke bawah Komunikasi yang dilakukan dari pimpinan kepada bawahannya atau dari manajemen puncak ke manajemen menengah kemudian ke manajemen bawah, informasi yang diberikan berupa perintah, petunjuk, teguran atau pujian dalam menjalankan tugas c. Komunikasi horizontal yaitu komunikasi yang berlangsung antara pegawai yang mempunyai tugas , wewenang dan tanggung jawab yang sama dan sederajat. Misalnya, pembicaraan antara sesama pegawai administrasi, pembicaraan antara guru dan guru d. Komunikasi Diagonal Yaitu komunikasi yang berlangsung antara pegawai pada tingkat kedudukan, tugas, dan fungsi berbeda dan tidak mempunyai wewenang secara langsung terhadap pihak lain. Misalnya, pembicaraan antara kepala bagian personalia dengan kepala bagian keuangan e. Komunikasi satu arah Komunikasi satu arah disebut juga komunikasi monologis yaitu komunikasi yang hanya berlangsung satu arah, yaitu dari komunikator sendiri yang tidak memberikan kesempatan kepada orang lain (komunikan) untuk berbicara atau menyampaikan reaksi. Jenis komunikasi satu arah hanya menekankan penyampaian pesan untuk diketahui, dipahami dan dilaksankan oleh komunikan. Komunikasi ini sangat biasa berlangsung dalam suatu birokrasi, baik pemerintah maupun swasta, antara seorang pejabat yang memiliki wewenang tinggi kepada bawahannya, komunikasi jenis ini juga dapat berlangsung antara bawahan dan atasan
162
Keuntungan komunikasi satu arah: 1. Berlangsung top down, cepat dan efisien 2. Dalam hal-hal tertentu kemungkinan dapat memberikan kepuasan tersendiri dari pihak komunikator, karena pihak komunikan tidak ada kesempatan untuk memberikan reaksi 3. Dapat menjaga kewibawaan pimpinan, karena pihak penerima berita (bawahan) tidak dapat mengetahui secara langsung atau menilai terhadap kesalahan-kesalahan serta kelemahan pimpinan. Kelemahan komunikasi satu arah: 1. Tidak memberikan kepuasan bagi penerima berita, dan penerima berita dibiarkan dalam keadaaan tidak jelas karena tidak ada kesempatan untuk bereaksi. 2. Memberikan kesan kepada pemimpin yang bersifat otoriter 3. Dapat menimbulkan kesalahpahaman, ketidakjelasan, sehingga menimbulkan ketegangan. f.
Komunikasi dua arah: Komunikasi satu arah ini disebut juga dengan komunikasi dialogis yaitu komunikasi yang berlangsung dari dua arah dimana komunikator memberikan informasi kepada komunikan. Komunikan diberikan kesempatan untuk memberikan tanggapan atau feedback sehingga terdapat saling pengertian antara kedua belah pihak. Dalam komunikasi ini, komunikator dapat menilai apakah komunikan memperhatikan, mendengarkan, memahami, menyetujui atau menolak pesan atau informasi yang disampaikan. Keuntungan komunikasi dua arah :
1. Ada kejelasan antara kedua belah pihak sehingga merasa puas 2. Semua informasi dapat diterima dengan lebih jelas, akurat dan tepat karena segala sesuatunya dapat dimintakan penjelasan 3. Kesalahpahaman dapat dihindari 4. Dapat menimbulkan suasana kerja yang penuh keakraban, kekeluargaan dan demokratis Kelemahan komunikasi dua arah: 1. Informasi disampaikan secara lambat, tidak efesien. 2. Memberikan kesempatan kepada pihak penerima berita (komunikan) bersikap menyerang kepada komunikator (pimpinan) yang akan menimbulkan suasana kerja yang tidak sehat
163
3. Memberikan kemungkinan timbulnya berbagai macam masalah yang tidak ada relevansinya dengan persoalan yang sebenarnya 4. Keputusan tidak dapat diambil dengan cepat dan tepat sehingga akan memperngaruhi kewibawaan pemimpin. 5. Umpan balik yang disampaikan kepada komunikan sangat sulit diukur kebenarannya. 4.4.9. Menurut Jaringan Kerjanya a. Jaringan kerja rantai Disebut juga kerja rantai karena berbentuk rantai atau saluran informasi melalui jaringan/rantai komando, melalui saluran hierarki organisasi. Dengan demikian dalam jaringan kerja rantai saluran informasi mengikuti pola komunikasi formal. b. Jaringan kerja lingkaran Disebut jaringan kerja lingkaran karena saluran komunikasi melalui saluran yang berbentuk seperti lingkaran. Jaringan kerja lingkaran merupakan kebalikan dari jaringan kerja rantai. Saluran komunikasi lebih singkat atau lebih pendek c. Jaringan kerja roda/bintang Saluran yang dilalui jaringan kerja roda/bintang sangat pendek. Dalam hal ini komunikasi hanya melalui satu sentral saja d. Jaringan saluran total Jenis hubungan ini melihat jumlah hubungan yang dilakukan oleh seseorang kepada pihak-pihak lain, atau jumlah hubungan yang dilakukan oleh seorang pemmpin dengan para bawahannya.
164
Sehubungan daengan hal tersebut, yang dipersiapkan dan ditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa penggunaan computer membawa serta metode baru dalam pencatatan dan penyampian informasi, yang memperngaruhi cara bagaimana informasi dikumpulkan, dikelola, dihasilkan dan didistribusikan kepada yang membutuhkannya. Dunia perkantoran membutuhkan computer dalam menunjang pengolahan informasi secara terpadu sehingga sekarang sudah waktunya untuk membekali diri dalam menghadapi tantangan teknologi canggih. Komputer mempengaruhi pelaksanaan kerja, secara elektronis dapat menyimpan data apabila disajikan dalam suatu bentuk atau format yang dapat diinterprestasikian computer melalui wujud baca mesin. Penggunaan komputer yang mahal harganya tidak mempunyai cukup pekerjaan atau kurang dapat dimanfaatkan secara maksimal. Kurang dapat dimanfaatkannya computer secara maksimal dapat dikatakan sebagai pemborosan yang sulit untuk dipertanggungjawabkan. Dengan demikian dalam hal penentuan atau merencanakan penggunaan computer, yang perlu dipertimbangkan antara lain adalah : 1. Apakah sudah waktunya menggunakan computer atau penggunaan computer hanya pemborosan saja ? 2. Menentukan jenis computer apa yang harus dipergunakan sesuai dengan kebutuhan. 3. Penggandaan atau penggunaan computer, apakah dengan cara : a. Membeli computer b. Menyewa computer atau menggunakan jasa suatu pusat data c. Memakai computer bersama-sama dengan organisasi lain (time sharing) Karena computer merupakan alat, sehingga tidak dapat menggantikan perananan manusia dalam proses pengambilan keputusan. Supaya computer dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan, maka disebut program. Komputer tidak dapat menggantikan peranan manusia sebagai mahluk yang dapt berfikir dan dapat menentukan berhasil tidaknya organisasi mencapai tujuannya dengan efesien. Tegasnya, berhasil atau tudaknya proses komputerisasi, akan sangat tergantung manusia yang merupakan unsur terpenting dalam seriap organisasi.
165
Bab V Perencanaan Kerja, Efesiensi Pekerjaan Dan Kerja Sama 5.1 Pengertian Perencanaan Kerja Perencanaan kerja adalah suatu proses mempersiapkan usaha atau kegiatan yang akan dilakukan secara sistematis dan logis untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya oleh pimpinan. Sistematis dalam arti teratur, dan logis dalam arti masuk akal sehingga bisa dipertanggung jawabkan. Tujuan yang dimaksud sudah tentu dalam arti bukan tujuan individual (perorangan) melainkan merupakan tujuan kolektif (ramai-ramai) atau tujuan organisasi (kelompok) yang secara tepat dapat dikatakan sebagai tujuan kantor sesuai dengan pembahasan di dalam buku ini. Perencanaan mengahasilkan rencana sebagai bentuk kongkritnya. Jadi, perencanaan kerja adalah suatu proses mempersiapkan usaha untuk melaksanakan suatu pekerjaan secara sistematis dan logis, sampai pekerjaan itu selesai dan membuahkan hasil yang diharapkan bersama. Kongkritnya adalah rencana kerja. Untuk menyusun dan melaksanakan perencanaan atau perencanaan kerja, harus dilakukan serangkaian kegiatan kongkrit sebagai berikut : i. mengumpulkan informasi dan data yang diperlukan. ii. Mengumpulkan pemikiran-pemikiran tentang materi yang direncanakan. iii. Menentukan tujuan yang hendak dicapai iv. Menentukan apa saja yang harus dilakukan berikut urutan pelaksanaan untuk mencapai tujuan. v. Menentukan fasilitas yang diperlukan. vi. Menentukan kapan dan di mana harus dilaksanakan. vii. Menentukan oleh siap dan berapa lama harus dilaksanakan. viii. Menentukan mengapa dan bagaimana cara melaksanakannya. Keterangan : (i) informasi dan data yang diperlukan adalah informasi dan data yang akan dipakai untuk menyusun rencana dengan tujuan tertentu. (ii) Pemikiran-pemikiran yang dikumpulkan adalah hasil pemerasan otak untuk menyusun rencana yang bertujuan tertentu dan sedapat mungkin berasal dari dalam kantor (maksudnya adalah orang dalam) (iii) Tujuan yang dimaksud sudah tentu merupakan tujuan kantor yang harus bermuara pada keberhasilan atau kemajuan kantor. (iv) Sudah jelas apa yang akan dijalankan berikut urutan pelaksanaan agar supaya tujuan kantor bisa tercapai. (v) Fasilitas yang dimaksud adalah fasilitas atau sarana pendukung yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. (vi) Waktu dan tempat pelaksanaan rencana.
166
(vii)Orang dan jangka waktu pelaksanaan. (viii) Alasan apa dan bagaimana caranya untuk melaksanakan rencana
Kegiatan
Informasi dan data Pemikiran dan ide Tujuan Objek dan urutan Fasilitas Waktu dan tempat Siapa dan jangka waktu Alasan dan Cara
Penyusunan perencanaan kerja
melaksanakan
Contoh : Ada pabrik sepatu ingin merencanakan memproduksi sepatu anak yang diperkirakan bisa laku di pasaran sekarang. Untuk menyusun perencanaan kerja tersebut, dilakukan serangkaian kegiatan sebagai berikut. (i) Mengumpulkan informasi dan data dari masyarakat dan pertokoan tentang sepatu anak yang lagi laku di pasaran . (ii) Mengumpulkan pemikiran dan ide dari dalam pabrik tentang sepatu anak yang mau diproduksi. (iii) Menentukan sepatu anak dengan model dan tipe serta harga perkiraan tertentu yang diperkirakan bisa laku di pasaran. (iv) Menentukan apa-apa saja yang harus dilaksanakan misalnya pemasokan beberapa macam bahan baku berikut urutan kerja yang diperlukan. (v) Menentukan fasilitas atau sarana pendukung yang diperlukan misalnya mesin-mesin apa saja yang diperlukan. (vi) Menentukan perkiraan waktu dan tempat memproduksi sepatu yang dimaksud pada tujuan. (misalnya pabrik yang dimiliki lebih dari satu lokasi) (vii)Menentukan penanggungjawab proyek dan jangka waktu percobaan mulai dari produksi sampai masa aktif percobaan pemasaran untuk dievaluasi (dinilai dan dipertimbangkan) kembali. (viii) Menentukan alasan hendak memproduksi sepatu yang dimaksud pada tujuan berikut cara pelaksanaan rencana.
167
5.2 Proses Perencanaan Kerja Proses perencanaan kerja memerlukan beberapa tahapan kegiatan sebagai berikut : (i) Melaksanakan langkah-langkah pendahuluan a) Meninjau keadaan termasuk kemungkinan. b) Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyusun rencana. c) Memastikan adanya peraturan kebijaksanaan atau usaha-usaha lain yang berkaitan dalam arti mendukung rencana atau kebalikannya. d) Memastikan pengesahan rencana yang merupakan tahap akhir persiapan menyusun seluruh rencana. (ii) Menyusun rencana Pada tahap ini seluruh persiapan rencana selesai dibicarakan, lalu dilakukan penyusunan rencana yang mencakup tujuan, kegiatan yang diperlukan, pembiayaan, penanggungjawab dan bagian dari kantor yang melaksanakan dan sebagainya. (iii) Melaksanakan rencana Pada tahap ini perencanan kerja yang sudah selesai disusun dilaksanakan dalam operasi-operasi kerja kongkrit sesuai dengan yang tercantum di dalam perencanaan kerja. (iv) Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan Pada waktu pelaksanaan, pengawasan perlu dilakukan yang bertujuan : a) Memastikan pelaksanaan rencana berjalan sesuai dengan yang direncanakan. b) Mengecek ada tidaknya penyimpanan dalam pelaksanaan. Jikalau ada, harus buru-buru diambil tindakan perbaikan. Sebelum itu, perlu dipelajari dulu apakah penyimpangan itu masih bisa diperbaiki atau tidak, lalu apa yang menjadi penyebab penyimpangan itu. Sudah tentu perbaikan dilakukan jikalau disimpulkan masih bisa diperbaiki, sebaliknya jikalau tidak, maka ada kemungkinan pelaksanaan itu dihentikan. (v) Mengadakan evaluasi terhadap seluruh pelaksanaan termasuk pengawan. Evaluasi (penilaian, pertimbangan dan penyimpulan) perlu dilakukan terhadap seluruh perecanaan kerja dimulai dari awal sampai selesai. Evaluasi ini juga merupakan alat bantu terhadap pengawasan. Dengan evaluasi yang terus menerus, maka satu perencanaan kerja dalam pelaksanaannya mestinya tidak sampai gagal, karena usaha evaluasi dapat dengan cepat mengetahui jikalau terjadi kejanggalan yang menjurus ke arah kegagalan rencana. Dengan evaluasi, kejanggalan itu bisa diperbaiki.
168
Langkah pendahuluan menyusun rencana kerja
Menyusun rencana
Bagaimana keadaan dan memungkinkan Berapa lama waktunya Bagaimana peraturan atau yang lain Pengesahan Tujuan apa Kegiatan apa yang perlu Pembiayaan berapa Penanggung jawab siapa Pelaksananya bagian kantor apa Waktunya kapan Tempatnya dimana Makan waktu berapa lama Caranya bagaimana Pengawasan bagaimana Evaluasi bagaimana
Melaksanakan rencana
Operasi-operasi kerja konkret sesuai rencana
Melakukan pengawasan
Apakah pelaksanaan sudah sesuai? Apakah terjadi penyimpangan?
Mengadakan evaluasi
Penilaian, pertimbangan dan penyimpulan seluruh perencanaan kerja awal sampai akhir Juga sebagai alat bantu pengawasan
5.3 Sifat, fungsi dan Sumber Perencanaan Perencanaan merupakan fungsi utama dari manajemen, maka perencanaan juga merupakan fungsi utama dari manajer atau pimpinan. Yang paling menentukan dalam perencanaan adalah faktor manusia, karena perencanaan dibuat, dijalankan, diawasi dan dievaluasi oleh manusia, sehingga semua itu pun adalah mengenai manusia, karena faktor manusialah yang menentukan berhasil tidak perencanaanitu. Oleh
169
karena itu, seseorang pimpinan atau manajer harus mengetahui sifat dari perencanaan. Sifat Perencanaan Perencanaan memiliki sifat sebagai berikut : (i) Melekat pada fakta atau kenyataan yang ada di depan mata. (ii) Dapat memperkirakan kejadian-kejadian mendatang yang berasal dari fakta atau kenyataandi depan mata. (iii) Mengikuti akal sehat yang ada. (iv) Dapat berkembang mengikuti situasi dan kondisi yang ada. (v) Berkesinambungan sehingga semakin lama semakin sempurna. (vi) Peningkatan atau perbaikan atau penyempurnaan Keterangan : a) Perencanaan dibuat justru berdasarkan fakta atau kenyataan atau kejadian yang ada di depan mata, jadi tidak dibuat-buat begitu saja, atau dibuat berdasarkan khayalan. b) Berangkat dari fakta atau khayalan atau kejadian yang ada di depan mata, dalam perencanaan semestinya dapat diperkirakan kejadian-kejadian yang akan datang sehingga perencanaan itu dapat dibuat dengan menyesuaikan diri atau mengatasi kejadiankejadian mendatang itu. c) Sudah jelas perencanaan dibuat berdasarkan akal sehat kita, yang sering disebut orang ‘secara rasional’, jadi bukan dibuat-buat tanpa ada yang dasar yang bisa dipertanggung jawabkan. d) Justru perencanaan dibuat berdasarkan fakta atau kenyataan atau kejadian yang ada sekarang, maka perencanaan itu mesti dibuat sedemikian rupa sampai dapat dikembangkan sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada dan ada kemungkinan berubah-ubah. e) Perencanaan harus dibuat menjadi sesuatu yang bersifat dapat dilanjutkan di kemudian hari pada tahap yang lain, sudah tentu dengan tujuan baru yang dibuat berdasarkan tujuan lama dengan maksud supaya sambung-menyambung. f) Ada perencanaan dibuat dengan tujuan peningkatan, yaitu tujuan meningkatkan apa yang sudah ada sekarang misalnya peningkatan mutu barang. Ada juga perencanaan dibuat dengan tujuan perbaikan, yaitu tujuan memperbaiki sesuatu yang dianggap buruk, sudah tentu dengan target supaya menjadi baik, dan ada juga perencanaan dibuat dengan tujuan penyempurnaan, yaitu tujuan membuat sesuatu yang sudah baik tetapi masih ingin dibuat menjadi lebih baik lagi.
170
Sifat perencanaan
Menempel pada kenyataan Dapat menduga kejadian mendatang Menurut akal sehat yang ada Tidak dibuat-buat begitu saja Dapat mengikuti situasi dan kondisi Dapat sambung-menyambung Semakin lama semakin sempurna Ada yang peningkatan Ada yang perbaikan Ada yang penyempurnaan
Fungsi Perencanaan : Perencanaan mempunyai berbagai fungsi, tetapi yang paling penting adalah sebagai berikut : (i) Sebagai pedoman kerja (ii) Sebagai alat koordinasi (iii) Sebagai alat pengawan kerja Keterangan : 1. Sebagai pedoman kerja, perencanaan dapat menjadi pegangan sekaligus petunjuk bagi semua yang diikutsertakan di dalam perencanaan bagaimana semestinya pekerjaan yang dimaksud di dalam perencanaan dikerjakan secara benar untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. 2. Koordinasi yang dimaksud adalah penguasaan sekaligus pengarahan oleh atasan kepada bawahan. Perencanaan dapat digunakan oleh seorang pimpinan sebagai alat untuk mengkoordinasi bawahannya dalam rangka mencapai tujuan yang sudah ditentukan. 3. Sebagai alat pengawasan kerja, perencanaan dapat dijadikan patokan bagi mereka yang ditugasi sebagai pengawas untuk memeriksa para pekerja yang diikutsertakan apakah mereka semua bekerja sesuai dengan ketentuan yang digariskan di dalam perencanaan untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan.
Fungsi perencanaan
Sebagai pedoman kerja Sebagai alat kordinasi Sebagai alat pengawasan
171
Sumber Perencanaan : Sebagai seorang pimpinan atau pembantu pimpinan seperti sekretaris dan manajer kantor, selain dituntut mengetahui sifat dan fungsi perencanaan, dia juga dituntut mengetahui sumber-sumber perencanaan. Maksudnya adalah titik tolak yang menjadi dasar untuk membuat satu perencanaan. Ada beberapa macam sumber perencanaan , antara lain adalah : (i) Kebijaksanaan dan pengarahan dari pimpinan. (ii) Kebutuhan yang mendesak untuk mengatasi suatu masalah. (iii) Hasil evaluasi yang menuntut perbaikan atau penyempurnaan. (iv) Akibat dari usulan yang diajukan pihak-pihak tertentu yang terkait. Keterangan : 1. Pimpinan yang dimaksud di sini adalah atasan langsung atau orang lain yang berwenang. Pimpinan itu mengeluarkan kebijaksanaan yang menuntut perlu penyusunan satu perencanaan dengan tujuan yang dijelaskan lebih dulu. 2. Muncul masalah, akibatnya masalah itu perlu diatasi. Untuk mengatasi masalah tersebut, perlu penyusunan satu perencanaan yang matang dan pimpinan atau orang yang berwenang menyadari hal tersebut, sehingga keluarlah keputusan untuk menyusun satu perencanaan. 3. Ada usaha atau kegiatan yang sudah dan / atau sedang berjalan, tetapi hasilnya tidak memuaskan, akibatnya keluar kebijaksanaan dari pihak pimpinan untuk menyusun satu perencanaan baru yang bertujuan untuk memperbaiki usaha tersebut atau menyempurnakan usaha itu. 4. Pihak-pihak tertentu yang dimaksud di sini ada kemungkinan adalah pihak yang berwenang (pemerintah), atau masyarakat terkait, atau pegawai kantor sendiri dan sebagainya. Mereka dengan inisiatif sendiri mengajukan usul kepada kantor agar membuat sesuatu perencanaan dengan tujuan tertentu.
Sumber perencanaan
Kebijakan pimpinan Kebutuhan yang mendesak Melanjutkan dari evaluasi Usulan dari pihak tertentu
172
5.4 Jenis-jenis Rencana Perencanaan berwujud kongkrit sebagai rencana dan perencanaan kerja berwujud kongkrit sebagai rencana kerja. Perencanaan adalah suatu proses mempersiapkan usaha atau kegiatan, wujud kongkritnya yang memuat isi usaha atau kejadian itu adalah rencana. Perencanaan kerja adalah suatu proses mempersiapkan usaha untuk melaksanakan pekerjaan, maka wujud kongkrit dari isi perencanaan mengenai pekerjaan itu adalah rencana kerja. Dalam perencanaan ada bermacam-macam rencana. Ciri-ciri rencana itu ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut : b) Ruang Lingkup c) Jangka waktu d) Materi e) Administrasi pemerintahan f) Kemasyarakatan atau keseluruhan masalah •
Ruang Lingkup Macam rencana yang ditinjau dari ruang lingkup antara lain adalah 1) Rencana kebijaksanaan Rencana ini hanya memuat pokok-pokok pikiran mengenai materi rencana berikut metode pelaksanaannya. 2) Rencana program atau proyek Rencana ini bersifat lebih nyata, sudah memuat hal-hal kongkrit mengenai pelaksanaan rencana karena sudah dilengkapi dengan perhitungan biaya 3) Rencana operasional Rencana ini merupakan rencana pelaksanaan, memuat kegiatankegiatan operasional yang nyata berikut sasaran yang mau dicapai sesuai tujuan rencana.
•
Jangka waktu Ditinjau dari segi jangka waktuada tiga macam rencana : 1) Rencana jangka panjang Rencana ini membutuhkan waktu yang lama sekali dalam pelaksanaannya sampai selesai dan biasanya merupakan rencana mengenai suatu usaha atau suatu masalah yang berukuran besar. 2) Rencana jangka pendek Rencana ini biasanya dibuat untuk mengatasi masalah yang muncul seketika dan bersifat mendesak secepatnya untuk dilaksanakan. 3) Rencana jangka sedang Rencana ini merupakan rencana yang bersifat di antara rencana panjang dan rencan pendek
173
•
•
•
Materi Ditinjau dari segi materi ada bermacam-macam rencana antara lain adalah 1) Rencana finansial Tentang keuangan 2) Rencana pendidikan Tentang pendidikan 3) Rencana produksi Tentang pembuatan barang di dalam satu perusahaan 4) Rencana penjualan Tentang usaha pemasaran barang oleh satu perusahaan Administrasi pemerintahan Macam rencana ditinjau dari segi administrasi pemerintahan antara lain adalah ; 1) Rencana nasional Mencakup seluruh negeri 2) Rencana daerah Antara lain berukuran propinsi 3) Rencana perkotaan Mengenai kota-kota 4) Rencana pedesaan Mengenai desa-desa. Kemasyarakatan atau keseluruhan masalah Macam rencana ditinjau dari segi kemasyarakatan atau keseluruhan masalah antara lain adalah ; 1) Rencana umum Mencakup lapisan masyarakat atau keseluruhan masalah yang dibicarakan. 2) Rencana khusus Hanya mengenai sebagian dari masyarakat atau sebagian dari masalah yang dibicarakan.
Profesi sekretaris, manajer kantor maupun pegawai administrasi perlu memiliki pengetahuan tentang macam-macam rencana seperti yang diuraikan di atas. Khususnya profesi manajer kantor yang secara struktural di dalam kantor merupakan profesi pimpinan, maka pemilikan pengetahuan tersebut tidak dihindari. Profesi Sekretaris pun karena berkedudukan sebagai pembantu dekat seorang pimpinan, maka dituntut juga memiliki pengetahuan itu. Profesi pegawai administrasi meskipun tidak seketat profei manajer kantor dan sekretaris, tetapi karena kemungkinan besar terlibat di dalam kegiatan penyusunan rencana, maka pemiilikan pengetahuan itu menjadi mutlak.
174
Macam-macam rencana
Dari segi ruang lingkup
Rencana kebijakan Rencana program atau proyek Rencana operasional
Dari segi jangka waktu
Rencana panjang Rencana pendek Rencana sedang
Dari segi materi
Rencana finansial Rencana pendidikan Rencana produksi Rencana penjualan
Dari segi administrasi pemerintahan
Rencana nasional Rencana daerah Rencana perkotaan Rencana pedesaan
Dari segi kemasyarakatan / keseluruhan masalah
Rencana umum Rencana khusus
Pengetahuan tentang macam-macam rencana seperti yang diuraikan di atas diperlukan dengan perhitungan kantor tempat kerjanya adalah kantor pemerintahan maupun kantor swasta secara umum. Jiks kita mempersempit permasalahan menjadi macam-macam rencana yang ada di dalam satu kantor perusahaan bisnis sebagai contoh, maka hasil pembahasan yang menjadi pengetahuan itu adalah sebagai berikut : Macam-macam rencana di dalam kantor perusahaan bisnis sebagai contoh yang ditinjau dari segi. a) Ruang lingkup b) Jangka waktu c) Materi d) Keseluruhan masalah
175
•
Ruang lingkup 1) Rencana kebijaksanaan 2) Rencana program 3) Rencana operasional • Jangka waktu 1) Rencana panjang 2) Rencana pendek • Materi Ada banyak macam-macam rencana yang ditemukan, antara lain adalah : 1) Rencana produksi 2) Rencana penjualan 3) Rencana perekrutan pegawai 4) Rencana peningkatan mutu 5) Rencana pengembangan usaha 6) Rencana perbaikan pabrik • Keseluruhan masalah 1) Rencana umun 2) Rencana khusus Dari segi ruang lingkup, rencana kebijaksanaan yang dimaksud adalah rencana kebijaksanaan perusahaan yang hanya memuat pokok-pokok pemikiran dari pimpinan perusahaan mengenai sesuatu masalah di dalam perusahaan. Rencana program adalah rencana yang sudah diisi dengan pemikiran-pemikiran lebih kongkrit mengenai apa yang hendak dicapai di dalam program dan juga sudah diberi perhitungan pembiayaannya. Pelaksanaan dari rencana program itu adalah rencana operasionalnay. Dari segi jangka waktu, biasanya di perusahaan hanya membuat rencana yang pendek dalam arti langsung dilaksanakan dan membuahkan hasil. Dari segi materi, di dalam perusahaan bisnis ada cukup banyak rencananya, antara lain adalah rencana produksi tentang pembuatan barang, rencana penjualan tentang pemasaran barang, rencana perekrutan pegawai tentang usaha mengambil tenaga kerja sebagai pegawai, rencana peningkatan mutu usaha tentang usaha meningkatkan mutu barang produksi, rencana pengembangan usaha tentang upaya mengembangkan kegiatan usaha perusahaan, rencana perbaikan pabrik tentang upaya melakukan perbaikan sarana produksi seperti mesinmesin. Dari segi keseluruhan masalah, ada yang merupakan rencana umum yang bersifat menyeluruh dan ada yang hanya mengenai sebagian dari perusahaan saja yang merupakan rencana khusus.
176
Rencana produksi Rencana penjualan Rencana perekrutan pegawai Rencana peningkatan mutu Rencana pengembangan usaha Rencana perbaikan pabrik
Macam rencana dari segi materi di dalam perusahaan bisnis
5.5 Cara mendapatkan persetujuan rencana Sebuah rencana yang sudah disusun dengan bersusah payah perlu mendapatkan persetujuan dari pihak pimpinan kantor atau pihak lain yang berwenang.Tanpa persetujuan itu, rencana tersebut akan menjadi mubajir atau percuma, sebab tidak bisa dilaksanakan. Dalam hal ini diumpamakan gagasan tentang penyusunan rencana berikut pembuatan rencana itu bukan datang dari pihak pimpinan yang berwenang, melainkan dari pihak lain yang tidak memiliki wewenang memutuskan, misalnya adalah manajer kantor dan bawahannya atau sekretaris perusahaan dan kawan-kawannya. Maka, dalam kasus ini, pengesahan rencana harus dimintakan kepada pimpinan yang berwenang supaya rencanaitu dapat dilaksanakan. Pada waktu rencana bersangkutan hendak dimintakan kepada pimpinan yang berwenang, maka sebaiknya rencana itu dilengkapi dengan beberapa sarana pendukung sebagai berikut : (i) Waktu penyerahan Rencana diserahkan pada waktu yang tepat, misalnya pada saat masalah yang dipersoalkan masih belum reda. (ii) Rekomendasi dari orang penting Rencana terlebih dahulu dikinsultasikan kepada orang penting yang punya relasi dengan pimpinan berwenang. Setelah itu meminta persetujuan sekaligus rekomendasinya kepada pimpinan berwenang. (iii) Penulisan rencana yang pandai Rencana yang hendak dimintakan pengesahan itu sebaiknya ditulis mengikuti ketentuan berikut ini: a) Bahasa yang mudah dibaca Kata-kata, tata bahasa maupun gaya bahasanya dipilih yang mudah-mudah. b) Tidak banyak uraian panjang, melainkan dilengkapi dengan gambar, grafik, diagram dan lain-lain yang mudah dibaca. c) Data yang cukup dan jelas Rencana dilengkapi dengan data berjumlah cukup dan jelas serta mudah diperiksa d) Kesimpulan dan argumentasi tidak rewel.
177
Kesimpulan dirumuskan secara sederhana, dan argumentasi (alasan yang diajukan sebagai bukti) dimuat secukupnya saja. (iv) Pembiayaan yang rasional Rencana dalam pelaksanaan pasti membutuhkan biaya dan biaya ini sudah tentu selesai dihitung pada waktu rencana diajukan. Dengan pengertian ini, jumlah pembiayaan itu sedapat mungkin dikemukakan secara rasional dan dapat dipertanggungjawabkan.
Cara meminta persetujuan rencana
Waktu yang tepat Ada rekomendasi Penulisan yang pandai Pembiayaan yang rasional
Penulisan rencana yang pandai
Bahasa yang mudah Dilengkapi gambar, diagram dll Data cukup dan jelas Kesimpulan sederhana Alas an masuk akal
5.6 Efesiensi pekerjaan kantor Efesiensi memiliki arti secara singkat “hemat segala-galanya”. Secara singkat efesiensi adalah usaha menghemat materi, tenaga, waktu dan sebagainya dalam rangka mengerjakan sesuatu untuk mencapai tujuan tertentu. Efesiensi kerja adalah pelaksanaan pekerjaan dengan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuan yang dikerjakan dengan cara paling mudah mengerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikit tenaganya, paling ringan bebannya dan paling singkat waktunya. Di dalam kantor,seorang pegawai yang bekerja efesien pasti memiliki kecepatan kerja yang tinggi, atau kebalikannya, jika dia ingin menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu singkat, dia harus bisa meningkatkan kecepatan kerjanya, berarti dia harus bekerja dengan efesien. Seorang pegawai yang bekerja tidak efesien, sudah pasti kecepatan kerjanya lamban, sehingga sering disebut orang menjadi malas. Asalkan punya motivasi, cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawai untuk semua pekerjaan kantor baik yang besar maupun yang kecil. Efisiensi pekerjaan kantor dapat mempercepat pencapaian target yang telah digariskan dengan menghemat waktu dan tenaga. Maka dari
178
itu, semua pegawai di dalam kantor dituntut agar bekerja dengan efisien dengan maksud semuanya bisa mencapai keberhasilan bersama secara kolektif. Dalam moralnya, setiap pegawai di dalam kantor, tidak boleh punya pikiran pembocoran atau penghamburan, tidak boleh punya pikiran bekerja lamban, tidak boleh punya pikiran semaunya, karena semua itu akan mempengaruhi hasil kerjanya. Seorang pegawai yang hasil kerjanya jelek, sudah tentu akan mendapat teguran dari pimpinannya, bahkan bisa diputuskan hubungan kerjanya apabila dianggap sudah parah. Pegawai macam ini termasuk pegawai tidak efisien, atau pegawai yang memiliki efisiensi kerja rendah. Efisiensi pekerjaan harus yang tinggi. Pegawai yang tidak menyukai penghamburan, umumnya akan bekerja dengan efisien, dan pegawai yang bekerja efisien tidak mengeluh walaupun banyak yang harus dikerjakan. Sebaliknya, pegawai yang tidak efisien akan mengeluh jika ia diberi pekerjaan agak banyak, bahkan sedikit banyak saja ia sudah mengeluh. Pegawai macam ini jelas adalah yang malas dan ini tidak termasuk di dalam lingkaran efisiensi pekerjaan. Oleh sebab itu, cara bekerja yang efisien harus terus menerus dipraktekandan diterapkan agar supaya jiwa efisiensi benar-benar bisa melekat pada diri setiap orang sehingga keseluruhan kantor menjadi berpotensi (memiliki tenaga) besar. Tujuan dan target tidak berubah
Paling mudah mengerjakannya Paling murah biayanya Paling sedikit tenaganya Paling ringan bebannya Paling singkat waktunya
Efisiensi pekerjaan
Biaya jadi murah Tenaga jadi sedikit Beban jadi ringan Waktu jadi singkat Jarak jadi pendek
Bekerja dengan efisien
179
Bekerja tidak efisien
Biaya jadi mahal-boros Tenaga jadi banyak-cape Beban jadi berat-payah Waktu jadi lama-panjang Jarak jadi panjang-jauh
Pegawai yang efisien
Pegawai yang rajin & teladan
Pegawai yang tidak efisien
Pegawai yang malas & tidak boleh dicontoh
Pengertian efisien Efisien tidaknya suatu kegiatan kerja dapat dilihat dari dua segi, yaitu segi usaha dan segi hasil. Dari segi usaha : suatu hasil dapat dicapai dengan usaha yang kecil atau sedikit. Dari segi hasil : dengan usaha tertentu memperoleh hasil yang banyak. Dengan demikian, sesuatu dapat dikatakan efisien bila terjadi dengan usaha yang kecil diperoleh hasil yang banyak.
efisien
Usaha kecil
Hasil banyak
Asas-asas efisiensi pekerjaan kantor Di dalam kantor, perlu diterapkan efisiensi pekerjaan agar suoaya sesuatu dapat berjalan lebih baik. Untuk mencapai tujuan itu, ada beberapa azas yang perlu diterapkan. Asas-asas yang perlu diterapkan sebagai berikut : (i) Asas perencanaan Segala sesuatu kegiatan harus punya perencanaan, supaya bisa dijalankan dengan benar, tepat, dapat dikontrol dan juga dapat
180
dievaluasi, sehingga dapat diperoleh hasil yang maksimal (sebesarbesarnya) (ii) Asas penghematan Penyerderhanaan dilakukan dengan tujuan supaya suatu pekerjaan menjadi lebih mudah atau lebih ringan untuk dikerjakan. (iii) Asas penghematan Pemakaian biaya, bahan, benda sedapat mungkin diusahakan tidak berlebihan, cukupkan sesuai dengan yang dituntut atau dibutuhkan. (iv) Asas penghapusan Menghapus atau meniadakan sesuatu kegiatan yang dianggap kurang perlu, sudah tentu yang tidak punya hubungan dengan hasil yang hendak dicapai (v) Asas penggabungan Menggabungkan atau menyatukan beberapa kegiatan yang memiliki persamaan dalam kemungkinan bisa dikerjakan sekaligusatau bersamaan sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga kerja.
Direncanakan lebih dulu Disederhanakan jika bisa Dihemat segalanya Dihapus yang tidak perlu Digabung jadi satu
Pekerjaan yang efisien
Syarat-syarat efisiensi kerja : Pelaksanaan pekerjaan yang disebut efisiensi kerja ada syarat-syaratnya. Syarat-syarat itu harus dipenuhi agar supaya efisiensi kerja bisa tercapai. Syarat-syarat efisiensi kerja adalah : (1) Pekerjaan yang dikerjakan berguna Target dari hasil kerja tercapai sesuai dengan yang ditetapkan (2) Dalam pelaksanaan harus ekonomis Bersifat ekonomis dalam arti biaya, tenaga kerja, bahan, waktu, peralatan, ruang dan lain-lain semua dipakai dengan setepattepatnya. Tidak terjadi pemborosan. (3) Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan Semua pelaksanaan dapat dipertanggungjawabkan dalam arti tidak akan terjadi hal-hal yang menyeleweng dari yang telah ditetapkan. (4) Ada pembagian kerja yang jelas Dengan perhitungan tidak mungkin pekerjaan hanya dikerjakan oleh seorang, maka pembagian kerja perlu dilakukan. (5) Wewenang dan tanggung jawab harus sama Yang dimaksud adalah wewenang dan tanggung jawab dari pimpinan bersangkutan (6) Prosedur kerja harus praktis
181
Pekerjaan yang dimaksud memang dapat dilaksanakan dengan lancardan tidak sulit.
Syarat Efisiensi kerja
Berguna Ekonomis Dapat dipertanggungjawabkan Ada pembagian kerja Wewenang dan tanggungjawab sama Prosedur kerja praktis
5.7 efisiensi Dalam Kantor Secara singkat dapat dikatakan bahwa efisiensi yang dimaksud adalah upaya penghematan segala hal di dalam pelaksanaan kerja. Semua pegawai yang ada di dalam kantor harus menyadari bahwa melakukan upaya efisiensi di dalam kantor adalah kewajiban semua orang tanpa kecuali karena mereka semua hidup dari kantor itu, yang berarti kantor merupakan nyawa yang amat berharga, sehingga perlu dipelihara dan dpertahankan sebagaimana mestinya. Seandainya bisa diupayakan menjadi lebih baik, mengapa tidak dilakukan? Justru untuk menjawab pertanyaan iyu, efisiensi dalam kantor menjadi perlu dibicarakan. Berbicara tentang efesiensi dalam kantor, berarti melakukan segala upaya penghematan untuk keperluan kantor, yang bertujuan supaya beban perongkosan yang ditanggung kantor menjadi bisa berkurang, sehingga kantor bisa tumbuh menjadi sehat. Efisiensi dalam kantor bisa dilakukan mengenai segala hal mulai dari alat-alat tulis. Melakukan penghematan tentang alat-alat tulis kantor merupakan salah satu upaya efisiensi dalam kantor. Misalkan kertas.kertas yang dipakai untuk naskah konsep mestinya dipakai secara bolak-balik dua muka. Kalau dipakai hanya satu muka, berarti tidak bekerja dengan efisien, yang juga berarti tidak menjalankan efisiensi dalam kantor. Bolpen harus dipakai sampai habis, baru dibuang. Pensil harus dipakai sampai pendek tidak bisa dipakai lagi. Pendek kata, pemakaian semua alat tulis, tidak ada yang bisa luput dari tindakan efisiensi dalam kantor. Tindakan efisiensi dalam kantor juga mencangkup peralatan mesin. Mesin-mesin kantor yang sehari-harinya berfungsi sebagai alat penunjang pekerjaan kantor harus dipelihara dengan baik. Tanpa mereka, pekerjaan kantor akan macet. Maka, pemeliharaan dan perawatannya perlu dilakukan secara rutin. Perawatan harus dilakukan sendiri, kecuali terjadi kerusakan yang berat di luar jangkauan
182
kemampuan karyawan kantor, baru diserahkan kepada tukang servis dari luar. Dalam hal penggandaan, selain mesin foto kopinya perlu dirawat, kalau melakukan penggandaan pun secukupnya saja, jangan sampai terjadi penggandaan yang berlebihan sehingga terjadi pemborosan. Selain alat-alat tulis dan perlatan kantor, efisiensi dalam kantor juga menjangkau barang-barang lain milik kantor baik yang bergerak maupun tidak bergerak. Benda-benda tidak bergerak seperti tanahdan bangunan lebih mudah untuk dipelihara dan dpertahankan. Seperti bangunan,kalau tidak terjadi kejadian insidental seperti bocor dan sebagainya, lebih mudah untuk dipertahankan. Tetapi, benda-bendabergterak seperti mobil juga tidak luput dari pemeliharaan da perawatan. Tanpa pemeliharaan dan perawatan, benda-benda bergerakitu sulit untuk dipertahankan. Sejumlah kelemahan atau perbuatan yang bisa menimbulkan pemborosan yang menjadi musuh dari upaya efisiensi dalam kantor, dalam hal pemeliharaan atau pemakai barang-barang dapat disebutkan antara lain seperti berikut ini : 1) Kelengahan menangani bahan-bahan mentah sehingga terjadi kerusakan atau kadaluarsa. Jikalau di pabrik, ada banyak bahan-bahan mentah yang harusterus menerus diawasi dan dipantau serta diperiksa, sebab kalau sedikit lengah saja, ada kemungkinan bahan mentah itu menjadi rusak misalnya karena kadaluarsa (sudah lewat waktu pakainya), khususnya adalah bahan-bahan kimiawi. 2) Kelengahan menangani peralatan produksi Mesin-mesin yang dipergunakan di pabrik harus selalu diperiksa kondisinya. Pemeriksaan rutin ini termasuk perawatan. Misalnya minyak pelumasnya apakah masih bagus, rantai penghubungnya apakah masih kuat, suku cadang kollagernya apakah masih berfungsi normal, tidak oblak dan sebagainya. Semua ini kalau lengah, bisa menyebabkan terjadinya kerusakan mendadak yang sudah tentu akan membawa akibat terjadinya pemborosan yang tidak perlu. 3) Pemuatan barang yang berlebihan pada alat angkut Semua alat angkut seperti truk punya kapasitasnya. Oleh karena itu, pemuatan barang yang berlebihan pada alat angkut in bisa menyebabkan timbul kerusakan pada alat angkut itu. 4) Barang yang tidak dipakai karena kelebihan tidak dikembalikan ke tempat asal. Dalam pemakaian barang, sering kali terjadi kelebihan barang sehingga tidak dipakai. Barang-barang yang kelebihan ini mestinya langsung dikembalikan ke tempat asal penyimpanan misalnya gudang, jikalau tidak langsung, ada kemungkinan barang-barang itu menjadi hilang atau rusak atau cacat sehingga terjadi pemborosan. 5) Cara pengoperasian peralatan yang tidak tepat.
183
6)
7)
8)
9)
Semua alat ada cara pengoperasiannya sesuai dengan ketentuan dari pabrik pembuatnya. Jikalau cara pengoperasian ini tidak ditaati, bisa terjadi kerusakan pada peralatan itu. Pemakaian barang atau peralatan yang tidak sesuai dengan tujuannya. Semua barang atau peralatan memiliki tujuan pemakaian sendiri. Tujuan pemakaian ini sudah ditentukan oleh pabrik yang memproduksinya, maka jikalau kita memakai barang atau peralatan itu tidak sesuai dengan tujuan semula, ada kemungkinan akan timbul kerusakan atau kejadian buruk yang lain. Kerusakan kecil dibiarkan. Peralatan seperti alat angkut, jikalau dipakai terus, pada suatu saat pasti akan timbul kerusakan; ada kemungkinan kerusakan itu pasa mulanya adalah kerusakan kecil. Kerusakan kecil ini harus langsung ditangani, sebab jikalau tidak, berarti dibiarkan, kerusakan kecil itu bisa berkembang menjadi kerusakan besar bahkan adalah kerusakan yang fatal sehingga terjadi pemborosan besar. memakai barang berlebihan. Barang-barang yang tidak dipakai, barang apapun juga, semestinya dipakai dalam jumlah secukupnya saja, tidak perlu dilebihkan. Misalnya foto kopi. Penggandaan yang dilakukan hanya berjumlah yang dibutuhkan saja, sebab kalau dilebihkan ada kemungkinan menjadi pemborosan. Jadi, pemakaian barang yang berlebihan adalah suatu tindakan yang berlawanan dengan prinsip efisiensi dalam kantor. Kelambatan dalam laporan Jika ada kejadian dalam kantor, karyawan bersangkutan semestinya dengan cepat membuat laporan kepada atasannya, agar supaya bisa diambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengatasi kejadian itu.pembuatan dan penyerahan laporan ini jikalau terlambat, maka akan ada kemungkinan kejadian itu menjadi tidak bisa diatasi lagi sehingga banyak merugikan kantor.
Delapan butir uraian diatas hanya merupakan contoh dari yang sudah terjadi. Selain, sudah tentu masih ada banyak lagi yang belum sempat dibahas di sini. Pendek kata, semua kejadian buruk itu adalah musuh dari upaya efisiensi dalam kantor.
Penghematan dalam segala hal dan segala bidang di dalam Kantor
Inti dari upaya Efisiensi Dalam Kantor
184
Penghematan yang dimaksud adalah sudah tentu dalam arti tindakantindakan ke arah berhemat, tidak memakai barang secara sembarangan. Di sini ada perbedaan antara pengertian ‘hemat’ dan ‘pelit’. Hemat adalah moral baik manusia yang bertindak untuk diri sendiri memakai barangsecukupnya saja, tetapi ‘pelit’ adalah moral buruk manusia yang betindak tidak mau berbagi sebagian rejekinya kepada orang lain Contoh perbuatan tidak efisien pada efisiensi dalam kantor:
Perbuatan yang perlu diperbaiki untuk Efisiensi Dalam Kantor
Tidak memperhatikan bahan baku Tidak memperhatikan peralatan Pemuatan barang kelebihan Barang tidak dikembalikan ke tempat asal Cara pakai yang tidak sesuai Membiarkan kerusakan kecil Pemakaian barang berlebihan Terlambat dalam laporan
5.8 Perencanaan kerja, efisiensi kerja dan pekerjaan kantor Sebuah kantor atau perusahaan, agar supaya bisa berkembang secara sehat ke arah tujuan dan target yang telah ditentukan, semua karyawannya termasuk sekretaris pimpinan, manajer kantor dan pegawai administrasinya perlu mengetahui dan menyadari misi dan tujuan kantor yang menjadi tempat kerjanya. Untuk mencapai tujuan itu, pekerjaan perkantoran yang kelihatannya tidak berat tidak bisa diremehkan begitu saja, karena kegiatan perkantoran itulah yang mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan kantor atau perusahaan. Semua pekerjaan harus dikerjakan dengan perencanaan yang matang dan sebuah perencanan harus disusun berdasarkan kenyataan yang ada di depan mata yang digabung dengan kebijaksanaan yang sudah digariskan oleh pimpinan atau pihak yang berwenang, dengan satu tujuan supaya bisa mencapai target sebesar-besarnya sesuai dengan cita-cita kantor. Jika sebuah perencanaan kerja sudah selesai disusun, maka rencana kerja itu perlu dilaksanakan dengan cara seefisien mungkin. Dengan perkataan lain, prinsip efisiensi kerja perlu diterapkan pada pelaksanaan darirencana kerja itu. Dengan cara kerja yang sistematis seperti itu, tujuan dan target kantor akan menjadi mudah untuk dicapai. Dengan demikian, perencanaan kerja harus disusun dengan efisiensi kerja yang memadai untuk mencapai tujuan dan target yang sudah ditentukan. Semua ini harus bisa terkontrol dengan pekerjaan kantor yang dilakukan sehari-hari.
185
Sebuah ide bagus yang masih ada di dalam benak, tidak bisa langsung dijadikan sebagai sebuah rencana yang kongkrit. Ide itu harus dijadikan dulu sebuah perencanaan kerja, setelah itu beru bisa dibuat menjadi sebuah rencana kerja yang kongkrit. Perencanan kerja sebelum dijadikan rencana kerja harus mendapat pengesahan lebih dulu dari pimpinan yang berwenang. Sesudah mendapat persetujuan, perencanaan kerja yang mengambil bentuk kongkrit sebagai rencana kerja baru dapat dilaksanakan. 5.9 Kerja sama Salah satu kompetensi di dalam kurikulum disebutkan: ‘Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan’, berarti selain perencanaan kerja dan efisiensi pekerjaan, betapa pentingnya ‘bekerja sama’. Bagi profesi sekretaris, manajer kantor maupun pegawai administrasi, bekerja sama di dalam kantor merupakan suatu usaha dan upaya yang bersifat mutlak, karena siapapun di dalam kantor itu tidak mungkin bekerja sendiri untuk mencapai tujuan bersama yang sudah ditentukan. Bagi ketiga profesi itu, kerja sama di dalam kantor ada tiga macam,yaitu: (i)Kerja sama dengan pimpinan. (ii)Kerja sama dengan kolega. (iii)Kerja samadengan pelanggan. (i)Kerja sama dengan pimpinan. Profesi sekretaris dan pegawai administrasi sudah pasti punya atasan, dan profesi manajer kantor pun masih ada atasannya. Hubungan antara sekretaris, pegawai administrasi maupun manajer kantor di dalam kantor adalah hubungan yang bersifat vertikal struktural. Vertikal dalam arti hubungan atas-bawah antara atasan dan bawahan; struktural dalam arti menurut organisasinya. Dengan demikian, kerjasama dengan pimpinan di dalam kantor harus ditangkap menjadi kepatuhan dan ketaatan kepada pimpinan atau atasan itu. Jikalau tidak ada aturan kerja yang tertulis, profesi sekretaris manajer kantor dan pegawai administrasi harus bekerja mengikuti petunjuk dan perintah dari pimpinan atau atasannya. Kepatuhan dan ketaatan mengikuti petunjuk dan perintah dari pimpinan atau atasan itulah yang bernilai bekerja sama dengan pimpinan atau atasan. Segala penyimpangan dari petunjuk dan perintah pimpinan atau atasan tidak dibenarkan , tidak diizinkan sampai terjadi mskipun menurut hemat yang bersangkutan barangkali dia lebih benar. Inilah yang diartikan menjadi hubungan vertikal struktural. (ii) Kerjasama dengan kolega Seperti yang dijabarkan di dalam kurikulum, salah satu kompetensi bekerja sama adalah kerja sama dengan kolega di dalam kantor. Kolega memiliki arti ”rekan kerja sederajat” dalam arti orang yang statusnya di dalam kantor tidak berada pada garis vertikal struktural. Sudah jelas
186
rekan kerja yang di sebut kolega itu merupakan teman kerja yang kuat untuk bersama-sama menyelesaikan pekerjaan kantor demi tercapainya tujuan bersama. Kerja sama dengan kolega berada pada garis horizontal yaitu hubungan yang sederajat bukan atasan dan bawahan. Maka dari itu, oleh karena di dalam kantor tidak mungkin ada orang yang bisa bekerja sendiri untuk mencapai tujuan kantor, maka kerja sama dengan kolega menjadi amat diperlukan. Kolega ada dua macam: a)kolega satu bagian atau satu bidang. kolega macam ini adalah rekan kerja yang berada di bagian yang sama atau mengenai bidang kerja yang sama.] b)kolega lain bidang atau lain bidang tapi berkaitan. Kolega macam ini adalah rekan kerja satu kantor tetapi tidak berada di bagian yang sama atau bukan berada di bidang yang sama, namun masih berkaitan. (iii) Kerja sama dengan pelanggan Salah satu kompetensi di dalam kurikulum sudah menyebutkan perlu kerja sama dengan pelanggan, berarti betapa pentingnya kedudukan pelanggan itu bagi kantor. Mengenai hal ini ada pepatah dari Inggeris yang boleh kita ingat, yaitu ’customer is a king’ (”pelanggan adalah raja”). Pepatah Inggeris itu menyebutkan bahwa di dalam dunia usaha atau dunia bisnis, pelanggan harus di istimewakan, harus diberi prioritas (hak didahulukan), harus dilayani sebaik-baiknya, agar supaya segala usaha yang dilakukan oleh kantor dengan target yang sudah ditentukan bisa tercapai melalui kerja sama yang baik dengan pelanggan itu. Tentang hal ini, orang Jepang mempraktekkan sebaik-baiknya sehingga sehingga mereka bisa mencapai kemjuan ekonomi seperti yang bisa kita lihat saksikan bersama. Dari sudut pengelolaan, kantor hidup dari para pelanggan, tanpa pelanggan itu, kantor akan menjadi sulit untuk mempertahankan kelangsungan hidupnya, yang berarti juga merupakan kelangsungan hidup dari para pegawainya, karena jikalau kantor mengalami kesusahan, para pegawainya pun akan ikut terbawa dan dalam keadaan yang para bisa menjadi timbulnya PHK (pemutusan hubungan kerja) yang amat merugikan para pegawainya. Dengan demikian, kerjasama dengan para pelanggan sudah bukan lagi merupakan hal yang suka-tidak suka, tetapi merupakan kewajiban dari setiap karyawan di dalam kantor itu. Secara garis besar ada tiga macam pelanggan : a) Pelanggan perorangan. Pelanggan ini bersifat pribadi perorangan. Hubungannya dengan kantor pun secara pribadi. b) Pelanggan kolektif
187
Pelanggan ini tidak punya kantor atau perusahaan atau lembaga hukum yang resmi, namun berasal dari sekelompok masyarakat yang mengadakan hubungan dengan kantor. Kolektif memiliki pengertian secara kelompok atau ramai-ramai. c) Pelanggan kantoran Pelanggan ini adalah pelanggan yang berbentuk badan hukum seperti perusahaan bisnis, termasuk kantor pemerintah maupun lembaga swasta yang lain.
Kerjasama yang benar
Æ Dengan pimpinan
Æ Mematuhi/mentaati
Æ Dengan kolega
Æ Bantu membantu
Æ Dengan pelanggan Æ Memberi servis
Pelanggan
Pelanggan
‘ Customer is a king ‘
Perorangan Kolektif Kantoran
188
BAB VI Tata kerja, Sistem Kerja, Hubungan Kerja dan Kepemimpinan
6.1 Pengertian Tata kerja adalah cara-cara melaksanakan kerja yang seefisien mungkin mengenai sesuatu pekerjaan dengan mempertimbangkan tujuan, fasilitas, tenaga kerja, waktu dan lain-lain yang tersedia. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang saling berkaitan sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap yang harus dikerjakan dalam rangka penyelesaian suatu pekerjaan. Sistem kerja adalah rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang membentuk satu kebulatan pola dalam rangka melaksanakan satu pekerjaan.
Tata kerja
aturan-aturan kerja
Prosedur kerja
tahapan kerja
Sistem kerja
pola keseluruhan kerja
6.2 Manfaat dan asas-asas
189
Manfaat dari tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja: (i) Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja merupakan penjabaran dari tujuan, sasaran, program kerja dan lain-lain ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata. (ii) Dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang bagus, dapat dilakukan pengendalian kerja dengan sebaikbaiknya. (iii) Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dapat dijadikan sebagai pedoman kerja bagi semua orang yang terlibat. Manfaatnya adalah: -
Tata kerja Prosedur kerja
menjadi kegiatan pelaksanaan yang nyata; pengendalian kerja bisa dilakukan; menjadi pedoman kerja.
pelaksanaan kerja menjadi kongkrit Pengendalian kerja menjadi memungkinkan
Sistem kerja Menjadi pedoman kerja -
Tata kerja dan sebagainya menjabarkan kebijaksanaan dan perencanaan menjadi pelaksanaan kerja yang kongkrit. Dengan tata kerja dan sebagainya yang dibuat bagus, pengendalian kerja menjadi bisa dilakukan. Tata kerja dan sebagainya yang dibuat dengan bagus dapat dijadikan sebagai pedoman kerja.
Asas-asas penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja: (i) Harus disusun secara sistematis (teratur). (ii) Harus diberitahukan kepada semua pihak yang bersangkutan. (iii) Harus sejalan dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku. (iv) Harus dapat mendorong pelaksanaan pekerjaan menjadi efisien. (v) Harus bisa ditinjau dan dievaluasi. (vi) Harus bisa direvisi untuk disesuaikan dengan keadaan.
190
Sistematis Semua pihak tahu Azas penyusunan
Sejalan dengan kebijaksanaan Mendorong efisiensi pelaksanaan Bisa dievaluasi Bisa direvisi
(i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi)
Sistematis dalam arti segalanya tersusun dengan teratur dan rapi. Semua pihak dan semua orang yang dimaksud harus diberitahu sehingga menjadi tahu dan memahami. Harus dibuat sejalan dengan kebijaksanaan yang sudah ada dan digariskan oleh pimpinan. Harus dibuat menjadi sesuatu yang dapat mendorong pelaksanaan kerja menjadi efisien. Harus bisa diperiksa, kemudian dinilai, apakah benar-benar baik atau belum baik. Setelah dinilai ternyata masih ada yang kurang, harus bisa diperbaiki menjadi sesuatu yang lebih baik dan cocok.
6.3 Pengaturan pokok Pada umumnya pengaturan pokok untuk tata kerja, prosedur kerja dan system kerja di dalam organisasi adalah sebagai berikut. (i) Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi di dalam tempat kerja masing-masing. Dalam bentuk kongkritnya adalah pemberian petunjuk, perintah dan instruksi kepada bawahan masing-masing yang bekerja mengikuti tata kerja, prosedur kerja dan system kerja yang sedang dilaksanakan. (ii) Setiap bawahan wajib menyampaikan laporan kepada atasan masing-masing. Laporan itu sudah tentu mengenai pelaksanaan kerja beserta hasilnya dengan berpedoman pada tata kerja, prosedur kerja dan system kerja yang sedang dilaksanakan. (iii) Setiap pimpinan wajib memanfaatkan laporan. Laporan yang masuk wajib dipelajari oleh setiap pimpinan, kemudian dijadikan bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan berikutnya. (iv) Setiap laporan harus punya tembusan kepada bagian atau lembaga yang berkaitan.
191
Laporan yang dibuat wajib memberikan tembusan kepada semua bagian dan/atau lembaga lain yang mempunyai hubungan kerja. Pengaturan pokoknya amat sederhana, hanya antara atasan dan bawahan.
Wajib mengkoordinasi Atasan
Wajib mempelajari laporan Wajib memanfaatkan laporan
Wajib membuat laporan Bawahan
Wajib menyampaikan tembusan
6.4 Prinsip-prinsip dan cara penyusunan Cara-cara penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan system kerja mestinya mengikuti prinsip-prinsip sebagai berikut. (i) Tata kerja, prosedur kerja dan system kerja harus disusun dengan memperhatikan tujuan, biaya dan waktu yang tersedia. (ii) Tata kerja, prosedur kerja system kerja harus disusun dengan memperhatikan fasilitas dan bahan yang tersedia. (iii) Tata kerja, prosedur kerja dan system kerja harus disusun dengan memperhatikan sifat dari pekerjaan yang dikerjakan. (iv) Tujuan pokok organisasi, susunan organisasi, dan klasifikasi jabatan harus dijelaskan terlebih dahulu. (v) Dalam pentahapan rangkaian pekerjaan, tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus ada hubungan yang sangat erat dan berkesinambungan. (vi) Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata. (vii) Perlu ditetapkan kecakapan dan ketrampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan. (viii) Penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan system kerja harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi. (ix) Harus ada buku pedoman untuk menerapkan tata kerja, prosedur kerja dan system kerja yang dimaksud
192
Prinsip-prinsip pada cara penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan system kerja: Memperhatikan tujuan, biaya, waktu yang tersedia Memperhatikan fasilitas, bahan yang tersedia Memperhatikan sifat dari pekerjaan Tujuan organisasi dll harus dijelaskan Pentahapan harus berkesinambungan Setiap tahap adalah kerja nyata Kecakapan dan ketrampilan perlu ditetapkan Perkembangan teknologi perlu diterapkan Harus punya buku pedoman 6.5 Hubungan kerja dan kepemimpinan Manajemen perkantoran adalah usaha memanfaatkan manusia yang bekerja di dalam kantor sebaik-baiknya termasuk pembinaan. Yang memanfaatkan dan melakukan pembinaan adalah pemimpin kantor. Berarti kepemimpinan ikut menentukan keberhasilan satu kantor. Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang untuk mengarahkan orang lain sampai orang itu bersedia mengikuti apa yang diarahkan dengan kesadaran penuh. Pimpinan yang efektif adalah seorang yang memiliki kemampuan tersebut. Seseorang yang memiliki bakat kepemimpinan akan dengan mudah melakukan tindakan-tindakan kepemimpinan seperti memberikan perintah, memberikan teguran, memberikan anjuran, memberikan pengertian, menanamkan rasa disiplin di kalangan bawahan, memperkuat identitas kelompok yang dipimpin, membasmi berita yang tidak benar dan sebagainya. Seseorang yang menjalankan fungsi manajemen berkewajiban mengarahkan orang-orang yang di bawahnya agar mereka tetap melaksanakan tugas dengan baik, untuk mencapai tujuan organisasi secara sadar. Berarti keberhasilan manajemen akan ditentukan oleh efektifitas kepemimpinan dari pimpinan kantor. Maka dari itu, kepempimpinan dapat dikatakan menjadi inti dari manajemen perkantoran. Ada 8 ciri kepempimpinan menurut seorang akhli, yaitu: (i) Kesehatan yang baik dan ketahanan fisik.
193
(ii) (iii) (iv) (v)
(vi) (vii) (viii)
Memahami tugas pokok dan tujuan bersama serta percaya diri. Memiliki perhatian kepada orang lain terutama bawahan dan ramah tamah. Memiliki inteligansi yang baik, yaitu pengetahuan umum yang baik dan kemampuan yang siap dan cepat untuk memahami informasi yang masuk. Memahami kewajiban moral dan jujur, punya kemauan untuk menjadikan pencapaian sesuatu sebagai hasil bersama dan punya kharisma sampai bisa menimbulkan rasa hormat dari orang lain. Punya kemampuan mempengaruhi orang lain untuk menerima keputusannya. Bersikap kritis, dan punya kemampuan untuk melihat kelebihan dan kekurangan dari bawahannya sehingga dia bisa memanfaatkan bawahannya itu secara maksimal. Punya perhatian penuh kepada kegiatan bersama dan mampu mempertahankan kelompoknya terhadap serangan dari luar.
Setiap pemimpin dituntut memiliki dua macam ketrampilan sebagai berikut: (a) Ketrampilan teknik. (b) Ketrampilan manajemen. (a) Yang dimaksud dengan ketrampilan teknik adalah pengetahuan dan ketrampilan di bidang teknik tertentu misalnya bidang elektro arus lemah. (b) Yang dimaksud dengan ketrampilan manajemen adalah pengetahuan dan ketrampilan dalam pengelolaan organisasi atau kantor. Berarti intinya adalah masalah pengendalian dan pemanfaatan orang yang ada di dalam organisasi atau kantor. Pada umumnya, semakin tinggi kedudukan seseorang di dalam organisasi atau kantor, semakin kurang ketrampilan teknik yang diperlukan. Berarti semakin banyak ketrampilan manajemen yang dituntut kepadanya, yang juga berarti dia harus semakin pintar dan tangkas dalam mengendalikan bawahannya. Selain itu, seorang pemimpin organisasi atau kantor termasuk manajer kantor masih dituntut memiliki pengetahuan tentang organisasi atau kantor yang dipimpinnya.
194
Pengetahuan tentang kantor itu meliputi hal-hal sebagai berikut: (i) Sejarah kantor beserta pimpinannya. (ii) Masalah-masalah yang dihadapi kantor. (iii) Tujuan kantor. (iv) Kebijaksanaan kantor. (v) Susunan organisasi kantor. (vi) Kekuatan dan kelemahan kantor. (vii) Posisinya di dalam kantor. Dengan demikian, setiap manajer kantor atau pimpinan kantor yang lain misalnya sekretaris yang diserahi tanggungjawab sebagai pimpinan kantor, secara keseluruhan dituntut memiliki empat macam pengetahuan dan ketrampilan sebagai berikut. (i) Memahami dan mampu melakukan fungsi-fungsi manajemen. (ii) Memahami dan mampu memanfaatkan perilaku dan watak orang-orang bewahannya untuk mencapai tujuandan target kantor. (iii) Memiliki pengetahuan dan ketrampilan bidang teknik tertentu. (iv) Memiliki pengetahuan tentang kantornya. (i) Berarti dia harus bisa mengendalikan dan memakai orangorang bawahannya untuk bekerja secara tepat demi pencapaian tujuan kantor. (ii) Sejalan dengan butir satu, dia harus bisa memahami dan memanfaatkan bawahannya dengan berbagai watak dan perilaku yang berbeda. (iii) Dia juga dituntut paling sedikit memiliki pengetahuan tertentu di bidang teknik yang ada kaitan dengan pekerjaan kantornya. Jikalau bisa, dia termasuk harus trampil. (iv) Dia juga dituntut tahu tentang hal-hal kantornya sebanyak tujuh butir seperti yang dijabarkan di atas. Empat macam pengetahuan dan ketrampilan manajer/pemimpin kantor:
Mampu menjalankan manajemen Manajer/pemimpin kantor
Bisa memanfaatkan bawahan Punya pengetahuan teknik tertentu Tahu hal-hal tentang kantornya
195
6.6 Kepemimpinan dan kepengikutan Seorang pemimpin kantor yang diangkat secara resmi memiliki wewenang formal. Tetapi, kalau cuma wewenang formal ini masih belum cukup. Dia pun harus memiliki bakat kemampuan pribadi perorangan untuk mengendalikan bawahannya, sehingga bawahannya memiliki sifatsifat kepengikutan terhadap dia sebagai atasan (yaitu tunduk dan mau menurut kepadanya). Pemimpin kantor yang memiliki kemampuan dimaksud akan mendapat pengakuan dari bawahannya sebagai pemimpin, sehingga bawahan itu dengan sepenuh hati mau menerima perintah, petunjuk, pengarahan dan sebagainya. Secara formal sang anak buah merasa bawahan sekaligus dalam hati mereka merasa sebagai pengikut. Bawahan yang tidak serasi dengan pimpinannya akan mengakibatkan kepemimpinan itu menjadi kurang efektif karena dalam hati para bawahan tidak ada perasaan sebagai pengikut. Menurut akhlinya, ada beberapa hal yang bisa menyebabkan seseorang mau dan bersedia menjadi pengikut, yaitu hal-hal sebagai berikut. Antara lain adalah naluri sejak lahir; agama dan hati nurani; tradisi dan adapt; peraturan hokum; dan pikiran sehat. Sejak lahir manusia sudah mau mengikuti orang tuanya. Kepercayaan agama menyebabkan orang menjadi mau mengikuti apa yang dipercayainya. Ada juga karena adat, orang menjadi mau mengikuti apa yang disebutkan di dalam adapt. Ada lagi karena hokum yang berlaku menyebabkan mau mengikuti. Terakhir karena pikiran yang sehat menyebabkan orang bisa menentukan mana yang benar dan mana yang salah, mana yang baik dan mana yang buruk, mana yang untung dan mana yang rugi. Dalam hal ini, orang akan mengikuti yang benar, baik dan menguntungkan. 6.7 Hubungan atasan dan bawahan 6.7.1 Hanya ada satu atasan Di dalam kantor atau organisasi, hanya boleh ada atasan yang memberi perintah. Atasan atau pimpinan di sini adalah orang yang berkedudukan sebagai pimpinan langsung, dari seorang anggota yang akan menerima perintah atau instruksi dan kepada siapa bawahan itu harus bertanggungjawab. Dalam keadaan yang mendesak, ada kemungkinan atasan dari seorang atasan langsung (misalnya kepala bagian dari kepala seksi) memberi perintah kepada seorang bawahan. Dalam hal ini, bawahan itu menerima perintah itu sama dengan perintah dari atasan langsungnya. Akan tetapi, dalam kondisi ini, ada dua langkah tambahan yang perlu ditempuh oleh pihak atasan maupun bawahan.
196
Dua langkah itu adalah: (a) Atasan yang memberi perintah (misalnya kepala bagian) harus segera memberitahukan kepada atasan langsung (misalnya kepala seksi) dari bawahan yang menerima perintah, bahwa dia telah memberi perintah kepada bawahannya bernama Ali. Lalu, atasan yang memberi perintah harus menjelaskan alas an mengapa ia memberi perintah secara langsung. Dalam hal ini, sama sekali tidak boleh ada faktor pribadi yang melatar belakangi pemberian perintah tersebut. (b) Bawahan yang menerima perintah harus segera melaporkan kepada atasan langsungnya tentang perintah yang diterima dan tindakan atau langkah atau usaha yang dilakukannya berkenaan dengan perintah tersebut. Dengan dua langkah tambahan itu, maka sekalipun terjadi pemberian perintah yang bukan berasal dari atasan langsung, tidak akan terjadi kekacauan pada garis koordinasi di dalam kantor. Singkatnya atasan dari seseorang bawahan benar-benar harus satu, sama dengan dalam ketentaraan bahwa komandan pemberi perintah hanya boleh ada satu.
6.7.2 Pendelegasian wewenang dan tanggungjawab Pendelegasian wewenang artinya adalah “penurunan wewenang atau pemindahan wewenang dari yang satu kepada yang lain menurut garis koordinasi yang ada”. Di dalam kantor ada kalanya terjadi pendelegasian wewenang dari yang atas kepada pihak tertentu yang di bawah. Pendelegasian wewenang ini harus dilakukan sepraktis mungkin dan wewenang didelegasikan oleh pimpinan yang lebih tinggi kepada pimpinan yang lebih rendah, sehingga pihak yang mendapat pendelegasian wewenang itu dapat bertindak secara lebih efisien tanpa perlu selalu minta petunjuk kepada atasan dalam pelaksanaan kerjanya. Dalam hal pendelegasian wewenang, harus ada keseimbangan antara wewenang dan tanggungjawab. Bila terjadi kasus wewenang lebih besar daripada tanggungjawabnya, maka ada kemungkinan terjadi penyalahgunaan wewenang itu yang merugikan kantor. Sebaliknya bila terjadi tanggungjawab yang lebih besar daripada wewenangnya, maka dalam pelaksanaan pekerjaan, kemungkinan akan timbul kemacetankemacetan. Oleh karena itu, pertama-tama semua pihak harus memahami terlebih dahulu apa yang disebut dengan ‘wewenang’ dan ‘tanggungjawab’ di sini. Wewenang adalah hak seseorang untuk menyuruh atau melarang orang lain dalam menggunakan sesuatu alat yang lain.
197
Tanggungjawab adalah kewajiban untuk melakukan tugas serta menggunakan suatu alat atau yang lain yang telah dipercayakan kepadanya, atau memikul suatu beban akibat dari pelaksanaan suatu tugas atau pekerjaan yang dipercayakan kepadanya. Dalam hubungan antara wewenang dan tanggungjawab, hanya pimpinan yang bertanggungjawab terhadap segala yang terjadi di dalam kantornya. Dalam manajemen perkantoran, pimpinan adalah orang yang bertanggungjawab terhadap berhasil atau tidaknya pencapaian tujuan kantor. Oleh karena itu, pimpinan boleh mendelegasikan wewenangnya, bahkan mungkin memang perlu mendelegasikan wewenangnya agar supaya pencapaian tujuan kantor bisa lebih mudah, tetapi dia sama sekali tidak boleh mendelegasikan tanggungjawabnya. 6.7.3 Pembagian tugas Dalam setiap kantor yang besar, pada dasarnya terdapat tiga kelompok tenaga kerja,yaitu: (a) Kelompok pimpinan Kelompok ini bertugas mengendalikan semua kegiatan kantor dan mengkoordinasikan semua perkerjaan dan kegiatan bawahan. (b) Kelompok pembantu pimpinan Kelompok ini merupakan pembantu pimpinan yang bertugas memberikan saran dan pertimbangan pelaksana. (c) Kelompok pelaksana Kelompok ini adalah unsur tenaga kerja yang operasional sehingga setiap kegiatannya berhubungan langsung dengan pencapaian tujuan. Dengan demikian, pembagian pekerjaan atau pembagian tugas secara jelas dan tegas dilakukan sehingga tidak seorangpun di dalam kantor yang tidak mempunyai pekerjaan atau tugas. Atau, bentrokan pekerjaan atau tugas, bisa juga tumpang tindih pekerjaan atau tugas menjadi bisa dihindari. Profesi manajer kantor berada pada kelompok (a) atau (b), dan profesi sekretaris pada umumnya masuk ke dalam kelompok (b), tetapi ada juga sekretaris yang masuk ke dalam kelompok (a). profesi pegawai administrasi sudah jelas masuk dalam kelompok (c).
198
BAB VII Keamanan, Keselamatan dan Kesehatan Kerja 7.1. Keselamatan dan Kesehatan Kerja Keselamatan dan kesehatan kerja perlu diperhatikan dalam lingkungan kerja , karena kesehatan merupakan keadaan atau situasi sehat seseorang baik jasmani maupun rohani sedangkan keselamatan kerja suatu keadaan dimana para pekerja terjamin keselamatann pada saat bekerja baik itu dalam menggunakan mesin, pesawat, alat kerja, proses pengolahan juga tempat kerja dan lingkungannya juga terjamin Apabila para pekerja dalam kondisi sehat jasmani maupun rohani dan didukung oleh sarana dan prasarana yang terjamin keselamatannya maka produktivitas kerja akan dapat ditingkatkan. 7.1.1. Pengertian Keselamatan dan Kesehatan Kerja Keselamatan kerja adalah keselamatan yang bertalian dengan mesin, pesawat, alat kerja, bahan dan proses pengolahannya, landasan tempat kerja dan lingkungannya serta cara-cara melakukan pekerjaan Istilah kesehatan mencakup kedua istilah, yaitu resiko keselamatan dan resiko kesehatan. Keselamatan kerja menunjukan kondisi yang aman atau selamat dari resiko penderitaan, kerusakan atau kerugian di tempat kerja. Resiko keselamatan merupakan aspek-aspek dari lingkungan kerja yang dapat menyebabkan kebakaran, ketakutan aliran listrik, terpotong, lluka memar, keseleo dan lain sebagainya. Semua itu sering dihubungkan dengan perlengkapan perusahaan atau lingkungan fisik dan mencakup tugas-tugas kerja yang membutuhkan pemeliharaan dan latihan. Sasaran utama keselamatan kerja adalah tempat kerja. Tujuan keselamatan kerja adalah : 1. Melindungi tenaga kerja atas hak keselamatannya dalam melakukan pekerjaan untuk kesejahteraan hidup dan meningkatkan produksi serta produktifitas nasional. 2. Menjamin keselamatan setiap orang yang berada di tempat kerja. 3. Sumber produksi dipelihara dan dipergunakan secara aman dan efesien. Syarat-syarat keselamatan kerja adalah : 1. Mencegah dan mengurangi kecelakan 2. Mencegah, mengurangi dan memadamkan kebakaran 3. Mencegah dan mengurangi bahaya peledakan 4. Memberi kesempatan atau jalan menyelamatkan diri dari wasktu kebakaran
199
5. memberikan pertolongan pada kecelakaan 6. Memberi alat-alat perlindungan dari pada para pekerja. Kesehatan kerja adalah Suatu keadaan para pekerja/masyarakat pekerja dimana kondisi jasmani dan rohani dalam keadaan bebas dari berbagai macam penyakit yang diakibatkan oleh berbagai macam faktor pekerjaan dan lingkungan kerja. Masalah kesehatan adalah suatu masalah yang kompleks, yang saling berkaitan dengan masalah-masalah lain di luar kesehatan itu sendiri. Banyak factor yang mempengaruhi kesehatan, baik kesehatan individu maupun kesehatan masyarakat, antara lain : Keturunan, lingkungan, prilaku, dan pelayanan kesehatan. Keempat factor tersebut saling berpengaruh satu sama lainnya, bilamana keempat factor tersebut secara bersama-sama mempunyai kondisi yang optimal, maka status kesehatan akan tercapai secara optimal. Dalam dunia industri, kesehatan juga sangat berpengaruh sekali terhadap pencapaian tujuan/hasil. Karena hasil kerja seseorang akan ditentukan oleh kondisi kesehatan tiap-tiap individu (masyarakta) itu sendiri. Kesehatan kerja adalah merupakan aplikasi kesehatan masyarakat di dalam suatu tempat kerja (perusahaan, pabrik, kantor dan sebagainya) dan menjadi pasien dari kesehatan kerja ialah masyarakat pekerja dan masyarakat sekitar perusahaan tersebut. Ciri pokok dalam kesehatan kerja adalah upaya preventif dan promotif. Pedoman dalam kesehatan kerja adalah “Penyakit dan kecelakaan akibat kerja dapat dicegah”. Maka upaya pokok kesehatan kerja ialah pencegahan kecelakaan akibat kerja. Kesehatan kerja juga mengupayakan agar perusahaan tersebut dapat mencegah timbulnya penyakit yang diakibatkan oleh limbah atau produksi perusahaan tersebut. Upaya promotif berpedoman dengan meningkatkan kesehatan pekerja akan meningkatkan juga produktivitas kerja. Hakekat kesehatan kerja menjadi dua hal, yaitu : 1. Sebagai alat untuk mencegah derajat kesehatan, derajat kerja setinggi-tingginya ( tenaga kerja disini mencakup : buruh, karyawan, petani, nelayan, pekerja sector nonformal, pegawai negeri dan sebagainya. 2. Alat untuk meningkatkan produksi yang berlandaskan kepada peningkatan efesiensi dan produktifitas. Tujuan dari kesehatan kerja adalah: Agar para pekerja/masyarakat pekerja memperoleh derajat kesehataan setinggi tingginya, baik fisik maupun mental, baik idividual maupun social dengan usaha-usaha preventif dan kuratif terhadap penyakit-penyakit / ganguan-ganguan kesehatan yang diakibatkan oleh faktor-faktor pekerjaan dan lingkungan kerja serta terhadap penyakit umum. 2. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan dan gizi tenaga kerja 1.
200
3. 4. 5.
perawatan dan mempertinggi efesiensi dan produktifitas tenaga kerja Pemberantasan kelelahan kerja dan meningkatkan kegairahan serta kenikmatan kerja Perlindungan masyarakat luas dari bahaya-bahaya yang mungkin ditimbulkan oleh produk-produk perusahaan.
Dalam hubungan kondisi-kondisi dan situasi di Indonesia, keselamatan kerja dinilai sebagai sarana utama untuk mencegah kecelakaan, cacat dan kematian sebagai akibat kerja. Keselamatan kerja yang baik merupakan pintu gerbang bagi keamanan tenaga kerja. Untuk memperoleh kesehatan yang baik, usaha-usaha yang harus diperhatikan adalah : 1. Pekerja yang pekerjaannya menhadapi bahaya harus diperiksa kesehatannya setiap 6 bulan sampai 1 tahun sekali. 2. Alat-alat harus diperiksa tiap-tiap minggu atau bulan untuk menilai bahaya-bahaya yang mungkin timbul (antara lain harus dilakukan pengambilan sample udara dan juga pemeriksaannya di laboratorium). 3. Pemeriksaan kesehatan sebelum kerja untuk mengetahui kemungkinkan sakit pernapasan menahun, ginjal dn sebagainya. Kondisi-konsdisi kesehatan yang menyebabkan rendahnya produktivitas kerja antara lain adalah sebagai berikut : 1. Penyakit umum, penyakit yang paling banyak adalah penyakit infeksi, penyakit endemic (cacar, kolera) dan penyakit parasit (disebabkan karena cacing), penyakit alat pernapasan seperti flu dan bronchitis. 2. Penyakit akibat kerja, penyakit seperti keracunan bahan kimia, gangguan mental psikologis akibat kerja. 3. Keadaan gizi buruk pada buruh, yang dikarenakan penyakit endemis dan parasit, kurangnya pengertian tentang gizi, kemampuan pengupahan yang rendah dan beban kerja terlalu besar. 4. Lingkungan kerja yang kurang membantu untuk produkuktivitas optimal tenaga kerja, seperti keadaan suhu, kelembaban dan gerak udara yang memberikan suhu efektif di luar kenikmatan kerja 5. Kesejahteraan tenaga kerja yang kurang baik di karenakan pengupahan yang rendah 6. Fasilitas yang ada diperusahaan belum memenuhi standar. Syarat-syarat kesehatan kerja (menurut UU Nomor 1 Tahun 1970) antara lain adalah sebagai berikut : 1. Mencegah dan mengurangi kebakaran. 2. Mencegah dan mengurang dan memadamkan kebakaran
201
3. Mencegah dan mengurangi peledakan. 4. Memberikan kesempatan atau jalan menyelamatkan diri pada waktu kebakaran atau kejadian-kejadian lain yang berbahaya 5. Memberi pertolongan pada kecelakaan 6. Memberi alat-alat perlindungan diri pada para pekerja 7. Mencegah dan mengendalikan timbulnya penyakit akibat kerja, baik fisik maupun psikis, keracunan, infeksi dan penularan 8. Memperoleh penerangan yang cukup dan sesuai 9. Menyelenggarakan suhu dan lembaban udara yang baik 10. Menyelenggarakan penyegaran udara yang cukup 11. Memelihara kesehatan dan ketertiban 12. Memperoleh keserasian antara tenaga kerja, alat kerja, lingkungan, cara dan proses kerjanya 13. Mengamankan dan memperlancar pengangkutan orang, binatang, tanaman atau barang 14. Mengamankan dan memeilhara segala jenis bangunan 15. Mengamankan dan memperlancar pekerjaan bongkar muat, perlakuan dan penyimpanan barang 16. Mencegah terkena aliran listrik yang berbahaya 7.1.2. Kecelakaan Kerja Kecelakaan kerja adalah suatu kecelakaan yang terjadi pada saat seseoranag melakukan pekerjaan. Kecelakaan kerja merupakan peristiwa yang tidak direncanakan yang disebabkan oleh suatu tindakan yang tidak berhati-hati atau suatu keadaan yang tidak aman atau keduaduanya. Kecelakaan kerja terjadi pada seseorang karena pegawai bertindak tidak hati-hati dan sering membuat keadaan yang tidak aman. Jika seorang pekerja mendapat kecelakaan kerja biasanya kemampuan untuk mencari nafkah hilang untuk sementara waktu. Kecelakaan kerja dapat mengakibatkan seseorang menjadi cacat atau luka. Sebab-sebab yang memungkinkan terjadinya kecelakaan dan gangguan kesehatan pegawai, diantaranya adalah : 1. Keadaan tempat dilingkungan kerja a. Ruang kerja yang terlalu padat dan sesak b. Penyusunan dan penyimpanan barang-barang yang berbahaya kurang diperhatikan keamanannya. c. Pembuangan kotoran dan limbah yang tidak pada tempatnya 2. Pengaturan udara a. Penggantian udara yang tidak baik (ruang kerja yang kotor, debu dan bau tidak enak). b. Suhu yang tidak dikondisikan pengaturannya. 3. Pengaturan penerangan
202
a. Pengaturan dan penggunaan sumber cahaya yang tidak tepat b. Ruang kerja yang kurang cahaya, remang-remang. 4. Pemakaian peralatan kerja a. Pengamanan peralatan kerja yang sudah usang atau rusak b. Penggunaan mesin, alat elektronik tanpa pengaman yang baik. 5. Kondisi fisik dan mental pegawai a. Kerusakan alat indra, stamina pegawai yang tidak stabil. b. Emosi pegawai yang tidak stabil, kepribadian pegawai yang rapuh, cara berpikir dan kemampuan persepsi yang lemah, motivasi kerja rendah, sikap pegawai yang ceroboh, kurang cermat dan kurang pengetahuan dalam menggunakan fasilitas kerja terutama fasilitas kerja yang membawa resiko berbahaya Kecelakaan adalah kejadian yang tak terduga dan tidak diharapkan. Tak terduga, oleh karena di belakang peristiwa itu tidak terdapat unsur kesengajaan, lebih-lebih dalam bentuk perencanaan. Kecelakaan akibat kerja adalah kecelakaan berhubungan dengan hubungan kerja pada perusahaan. Hubungan kerja disini dapat berarti, bahwa kecelakaan terjadi karena oleh pekerjaan atau pada waktu melaksanakan pekerjaan. Bahaya pekerjaan adalah factor-faktor dalam hubungan pekerjaan yang dapat mendatangkan kecelakaan. Bahaya tersebut disebut potensial, jika factor-faktor tersebut belum mendatangkan kecelakaan. Jika kecelakaan telah terjadi, maka bahaya tersebut sebgai bahaya nyata. Dengan adanya kecelakaan/bahaya akibat kerja dapat menyebabkan kerugian-kerugian. Ada 5 jenis yang disebabkan oleh kecelakaan akibat kerja, yaitu : 1. Kerusakan 2. kekacauan organisasi 3. Keluhan dan kesedihan 4. kelainnan dan cacat 5. kematian Kasifikasi kecelakaan akibat kerja menurut Organisasi Perburuan Internasional tahun 1962, adalah sebagai berikut : 1. Klasifiksi menurut jenis kecelakaan seperti : a. terjatuh b. tertimpa benda jatuh c. tertumbuk atau terkena benda-benda d. terjepit oleh benda e. pengaruh suku tinggi 2. Klasifikasi menurut penyebab
203
a. Mesin, seperti : 1) pembangkit tenaga 2) mesin-mesin penyalur 3) mesin-mesin untuk mengerjakan logam 4) mesin-mesin untuk mengolah kayu b. Alat angkut dan alat angkat 1) mesin angkat dan peralatannya 2) alat angkutan diatas rel 3) alat angkutan udara c. Peralatan lain 1) Bejana bertekanan 2) Instalasi pendingin 3) Alat-alat listrik 3. Klasifikasi menurut sifat luka atau kelainan, seperti : a. patah tulang b. dislokasi/keseleo c. rengang otot d. amputasi e. luka bakar 4. Kecelakaan-kecelakaan diselidiki dengan maksud sebagai berikut: a. Menentukan siapa yang bertanggungjawab atas kejadian kecelakaan b. Mencegah berulangnya peristiwa serupa 7.1.3. Kebersihan Kebersiahan perusahaan meliputi kebersihan luar dan dalam gedung. Bagian luar gedung mencakup seluruh area ruangan terbuka di luar gedung, terutama halaman-halaman dan jalanan. Semenatra bagian dalam gedung meliputi lantai dinding, atap gedung dan mesin-mesin serta alat-alat untk bekrja, juga gudang-gudang untuk menimbun bahan baku. Secara rinci, segi-segi kebersihan meliputi sebagai berikut : 1. Persediaan air yang baik sesuai dengan syarat-syarat kegunaanya, yaitu air minum, untuk mandi, untuk proses produksi dan air untuk mengalirkan kotoran-kotoran atau sampah-sampah industri. 2. Keadaan WC (Water Closet) yang baik 3. Pembuangan sampah dan air sampah yang baik 4. Keadaan gedung dan halaman yang tidak menyebabkan kecelakaan dan ledakan-ledakan 5. Keadaan yang tidak menimbulkan bersarangnya nyamuk dan lalat Derajat kesehatan yang tinggi tidak cukup hanya dicapai dengan usaha khusus medis saja, tapi titik berat justru dibidang lain, yaitu pangan, pakaian dan perumahan. Terutama dalammenjaga kebersihannya. Oleh karena itulah harus selalu menjaga kebesihan dan
204
kesehatan seperti dalam pepatah bahwa “ Kebersihat adalah pangkal pandai”. Kebersihan meupakan syarat utama bagi pekerja agar tetap sehat dan dalam pelaksanannya tidak banyak memerlukan biaya, untuk menjaga kesehatan semua aruangan hendaknya tetap dalam keadaan bersih. Peneumpukan abu dan kotoran tidak boleh terjadi. Oleh karena itu semua ruangan kerja, gang dan tangga harus selalu dibersihkan setiap hari. Karena kototan-kotoran yang menumpuk akan menimbulkan berbagai penyakit yang akan menggangu kesehatan pribadi kita. Untuk menjaga kebersihan dalam suatu ruangan/lingkungan kantor harus selalu disediakan tempat sampah dalam jumlah yang cukup, bersih dan bebas hama, tidak bocor dan dibersihkan dengan mudah. Bahkan buangan dan sisa diupayakan disingkirkan di luar jam kerja untuk menghindari resiko terhadap kesehatan. Ruangan kerja harus bebas dan bersih dari tikus, serangga dan binatang lainnya. Karena binatang tersebut merupakan penyebab penyakit. Semua tempat kerja sedapat mungkin harus dibersihkan dan dituup untuk mencegah datangnya seranggan dan nyamuk. Terutama apabila ada kaleng-kaleng bekas harus selalu dibuang untuk mencegah penyakit. 7.1.3.1 Air Minum Pada semua tempat kerja harus disediakan air bersirh yang sumber dan cara pengalirannya disahkan oleh instansi yang ditunjuk untuk mengesahkannya. Tempat minum harus disediakan untuk pekerja-pekerja menurut bentuk yang telah ditentukan oleh yang berwenang dalam perbandingan untuk tiap-tiap 100 pekerja. Kalau dipakai wadah air minum, maka wadah itu harus tertutup rapat dan tidak diperbolehkan memakai gelas yang sama. Air minum harus dijaga kebersihannya, air minum yang besih dari sumber yang sehat secara teratur hendaknya diperiksa dan disediakan secara Cuma-cum dekat dengan tempat kerja. Air yang bersih menjadikan kita tetap sehat. Terutama air putih, air yang kotor akan menyebabkan berbagai macam penyakit. 7.1.3.2. Makanan Pada saat istirahat para karyawan harus makan siang di lingkungan pekerjaan, maka harus disediakan ruang makan yang cukup luas sehingga semua pekerja dapat makan sekaligus atau bergelombang. Pekerja-pekerja tidak diperbolehkan makan dalam ruangan kerja, sebab di tempat-tempat itulah biasanya terdapat bahan-bahan beracun atu bahan-bahan yang dapat membahayakan kesehatan. Kalau dalam tempat kerja diadakan kantin makan, kantin itu harus dibuat, dirawat dan dijalankan sesuai dengan peaturan-peaturan
205
kebersihan. Dapur, tempat makan dan alat-alt untuk keperluan makan harus bersih dan memenuhi syarat kesehatan. Air minum dan makanan yang dihidangkan harus bersih dan sehat. Semua pegawai yang melayani makanan dan minuman harus bebas dari penyakit-penyakit menular dan keshatannya harus diperiksa pada waktu-waktu tertentu menurut peraturan Departemen Kesehatan. Untuk menjaga kebersihan makanan yang kita makan, hal-hal yang haus diperhatikan, yitu : 1. Biasanya untuk mengkonsumsi makanan yang bersih, bervariasi dan bernilai gizi tinggi 2. Biasanya makan teratur 3. Makan makanan yang banyak mengandung selulosa atau sayuran yang berserat tinggi 4. simpanlah makan dengan baik, hindari dari serangga, kotoran dan binatang pengerat 5. Cusilah tangan sebelum makan 6. Cusilah alat masak atau alat makan serta alat minum sebersih mungkin Laksanakan persiapan dan pengolahan makanan dengan baik dan benar Cara bekerja dengan aman dapat dilakukan dengan memperhatikan beberapa hal berikut ini : 1. Lingkungan kerja a. Mengusahakan lingkungan agar memenuhi syarat-syarat lingkungan kerja yang baik (ventilasi, penerangan, cahaya, sanitasi dan suhu udara). b. Meningkatkan pemeliharaan rumah tangga (penimbunan, pengaturan mesin, bejana-bejana dan lain-lain) c. Memelihara keadaan gedung sehingga keselamatan kerja terjamin( memiliki alat pemadam kebakaran, pintu keluar darurat, lubang ventilasi dan laintai yang baik) d. Merencanakan lingkungan kerja dengan bak(pengaturan operasi, pengaturan tempat untuk mesin, e. Proses yang selamat, peralatan kerja yang cukup, pedoman-pedoman pelaksanaan kerja, aturan-aturan kerja). 2. Mengadakan perawatan terhadap msin-mesin dan alat-alat kerja Kurangnya perawatan terhadap mesin-mesin dan alat-alat kerja sering mengakibatkan bencana besar yang mengancam keamanan dan keselamatan kerja (contoh: Peledakan mesinmesin disel). 3. Manusia, yitu dengan meningkatkan kecakapan dan kedisiplinan pekerja, meningkatkan tanggung jawab terhadap pekerjaan, memperbaiki cara kerja melalui pelatihan/pendidikan, mengadakan pemeriksaan keseehatan dan menyelarskan keadaan fisik atau kemampuan seseorang dengan bidan kerja atau alat yang digunakan
206
4. Menggunakan alat pelindung Jenis pekerjaan tertentu mengharuskan para pekerjanya untuk memai alat pelindung kerja. Conoh Alat pelindung kerja adalah helm kerja, pakaian kerja, kaca mata, sarung tangan dan lain-lain. 7. Membatasi makanan yang terlalu merangsang bau badan, seperti bawang merah, bawang putih. Keju, minuman beralkohol dan daging kambing 7.1.4.Ventilasi dan Pendinginan Dalam menata ruangan kantor perlu pula memperhatikan keadaan udara, bagaimana seorang pegawai selalu mendpatkan atau menghirup udara segar. Yang penting dalam factor udara adalah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu. Udara panas dan lembab menekan terhadap perkembangan tenaga dan daya cipta seseorang Pekerjaan kantor lebih bersifat pikiran hingga kesegaran udara harus mendapat perhatian, bila tidak orang akan lebih mudah pusing dan produktivitasnya menurun, karena udara panas membuat orang mudah mengantuk, cepat lelah dan kurang bersemangat. Menurut Prof Soetarman, bahwa “beban panas” yang berlebihan dapat menurunkan prestasi kerja”. Untuk itu maka yang paling mendekati kondisi bekerja dengan enak bagi pekerja ialah udara dengan suhu 25,6 derajat celcius. Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab perlu diperhatikan hal berikut : 1. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC (Air Conditioning), terutama bagi pekerja yang menhendaki ketelitian, alat ini merupakan keharusan apabila dikehendaki mutu pekerjaan yang tinggi. 2. Mengusahakan udara yang cukup dalam ruang kerja. Hal ini dapat tercapai dengan membuat lubang-lubang udara (ventilasi) yang cukup banyak pada dinding-dinding kamar. Demikian pula sewaktu bekerja, jendela-jendela dibuka sebanyak mungkin. 3. Mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oelh para pekerja. Dengan mengatur udara yang tepat dan baik maka akan diperoleh keuntungan-keuntungan di antaranya : 1. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin 2. produktivitas kerja yang lebih tinggi 3. kualitas pekerjaan yang lebih baik 4. semangat kerja yang tinggi 5. kesehatan pegawai terpelihara dengan baik 6. kesan yang lebih baik dari tamu. Ventilasi yang menyeluruh perlu untuk kesehatan dan rasa keserasian para pekerja, oleh karenanya merupakan factor yang
207
mempengaruhi efesiensi kerja. Pengaruh udara panas dan akibatnya dapat menyebabkan banyak waktu yang hilang karena pegawai tiap kali pergi keluar akibat keadaan kerja yang tidak nyaman. Dengan adanya AC (pendingin) akan lebih efesien dalam bekerja. Suhu efektif atau dengan pendingin udara tergantung dari : 1. Lajunya perbaikan udara 2. suhu udara 3. kelembaban Ketiga factor dan radiasi memungkinkan untuk menghitung suhu efektif + ventilasi dapat bersifat alamiah, berupa ventilasi buatan maupun ventilasi yang merupakan kombinasi. Air condition diadakan untuk menolak suhu yang ekstrim atau suhu diatas di bawah rata-rata. Untuk menjaga kebersihan dan kesehatan, maka udara segar dan bersih harus disalurkan ke tempat kerja, sehingga terjadi pergantian udara beberapa kali, tiap jam pergantian udara berkisar antara 6 kali untuk pegawai sambil duduk dan 10 kali untuk pegawai yang bergerak. Untuk tiap pegawai yang bekerja disuatu ruangan, sedikitnya harus mendapat 11,5 m ruang udara. Abu, asap, gas, uap atau kabut yang timbul dan disebarkan oleh proses industri harus segera disingkirkan dan jangan dibiarkan menyebar dalam udara di tempat kerja. Karena akan menimbulkan penyakit, seperti : sesak napas, gangguan pada paru-paru.
7.2. Keamanan Keamanan kerja adalah keadaan atau situasi aman yang dirasakan oleh seseorang pada saat melakuakan pekerjaan. 7.2.1 Keamanan Kerja Keadaan yang tidak aman yang dapat menimbulkan kecelakaankecelakaan dan luka-luka dalam hubungan kerja antara lain : 1. Tidak adanya penjagaan, yang dimaksud adalah tempat-tempat yang berbahayam seperti jalan-jalan sempit, tanggal-tanggal yang tidak diberi ril-ril penjagaan, kawat-kawat listrik atau bahan-bahan peledak yang tidak di lingungi atau dituupi dengan cara tertentu. 2. Penjagaan yang tidak cukup terhadap barang-barang yang berbahaya 3. Model atau konstruksi yang tidak aman, disini termasuk mesinmesin, perlengkapan perlengkapan, bangunan-bangunan perusahaan atau fasilitas-fasilitas yang mempunyai struktur yang tidak aman karena adanya suatu kesalahan lahan dalam rancangan atau kstruksi semula 4. aturan yang berbahaya lazimnya dikenal sebagai “pemeliharaan buruk” dalam jenis keadaan tidak aman, termasuk tempat-tempat kerja dan lapangan-lapangan kerja yang tidak teratur,
208
pemasangan mesin-mesin dan fasilitas-fasilitas produksi lainnya yang tidak tepat. 5. Penerangan yang tidak tepat, penerangan yang tidak cukup, terlalu banyak penerangan, cahaya yang berwarna salah (cahaya yang silau atau cara mengatur system penerangan yang menimbulkan adanya tempat-tempat remang atau terlalu banyak berbedaan) 6. Penganginan yang tidak aman, kumpulan uap, debu, gas-gas atau asap, system penganginan yang kapasitasnya tidak sesuai, tempatnya tidak tepat atau mengaturnya tidak cocok atau dpergunakannya udara kotor untuk pertukaran hawa, keadaan panas dan kelembaban yang tidak biasa 7. Pakaian yang tidak aman, disini termasuk sepatu-sepatu tua, pakaian yang robek/penuh minyak, kacamata pengaman, ikat pinggang pengaman dan alat-alata pengaman perorangan lainnya yang tidak tersedia. Yang harus diperbuat terhadap keadaan yang tidak aman adalah : 1. Menyingkirkan segala bahaya Bila ada alat pengangkut yang berat terletak pada suatu panggung kerja dan alat itu mudah jatuh dan melukai seseorang, maka sebaiknya kita memindahkan alat itu dan meletakkannya di tempat yang seharusnya. 2. Peringatan Bila tidak mungkin menggunakan alat penjagaan, berilah peringatan tentang keadaan yang tidak aman itu. Hal ini dapat dilakukan dengan memberikan tugas kepada seseorang di tempat yang tidak aman tersebut atau dengan cara menempatkan tanda bahaya. Alat Bantu yang dapat dipergunakan untuk memberi peringatan tentang keadaan yang tidak aman, misalnya terompet, lonceng, peluit, lampu-lampu sinyal, garis bercat, benderabendera merah atau tanda yang perkataan “bahaya” 3. Anjuran Kita harus membuat anjuran-anjuran tertentu tentang cara untuk mengilangkan keadaan-keadaan yang tidak aman itu Cara bekerja dengan aman dapat dilakukan dengan memperhatikan beberapa hal berikut ini : 5. Lingkungan kerja a. Mengusahakan lingkungan agar memenuhi syarat-syarat lingkungan kerja yang baik (ventilasi, penerangan, cahaya, sanitasi dan suhu udara). b. Meningkatkan pemeliharaan rumah tangga (penimbunan, pengaturan mesin, bejana-bejana dan lain-lain) c. Memelihara keadaan gedung sehingga keselamatan kerja terjamin( memiliki alat pemadam kebakaran, pintu keluar darurat, lubang ventilasi dan laintai yang baik)
209
d. Merencanakan lingkungan kerja dengan bak(pengaturan operasi, pengaturan tempat untuk mesin, e. Proses yang selamat, peralatan kerja yang cukup, pedoman-pedoman pelaksanaan kerja, aturan-aturan kerja). 6. Mengadakan perawatan terhadap msin-mesin dan alat-alat kerja Kurangnya perawatan terhadap mesin-mesin dan alat-alat kerja sering mengakibatkan bencana besar yang mengancam keamanan dan keselamatan kerja (contoh: Peledakan mesinmesin disel). 7. Manusia, yitu dengan meningkatkan kecakapan dan kedisiplinan pekerja, meningkatkan tanggung jawab terhadap pekerjaan, memperbaiki cara kerja melalui pelatihan/pendidikan, mengadakan pemeriksaan keseehatan dan menyelarskan keadaan fisik atau kemampuan seseorang dengan bidan kerja atau alat yang digunakan 8. Menggunakan alaty pelindung Jenis pekerjaan tertentu mengharuskan para pekerjanya untuk memai alat pelindung kerja. Conoh Alat pelindung kerja adalah helm kerja, pakaian kerja, kaca mata, sarung tangan dan lain-lain. 7.2.2.Pencegahan Kebakaran Kebakaran yang tidak terduga, kemungkinan terjadi di daerah beriklim panas dan kering, dilingkungan kumuh, bahkan diperkantoran akibat dari arus pendek. Pencegahan kebakaran merupakan salah satu masalah untuk semua yang bersangkutan dan perlu dilaksanakan dengan cepat. Pencegahan senantiasa lebih baik daripada memadamkan kebakaran, tetapi harus ditekan pada pentingnya peralatan dan perlengkapan lainnya untuk pemadaman kebakaran harus dipelihara dalam keadaan baik. Pihak manajemen dan pengawasan hendaknya diberitahukan tentang apa yang seharusnya dilakukan pegawai jika timbul kebakaran. Kebakaran perusahaan adalah suatu hal yang tidak diinginkan. Bagi tenaga kerja , karena kebakaran perusahaan penderitaan dan malpetaka, khususnya terhadap mereka yang tertimpa kecelakaan dan dapat berakibat kehilangan pekerjaan, sekalipun mereka tidak cedera. Kebakaran dapat terjadi di luar jam kerja ataupun pada jam kerja. Kebakaran di luar jam kerja berpengaruh pada social/ekonomi yang besar. Bahaya-bahaya kebakaran umum terjadi karena hal-hal sebagai berikut : 1. Merokok 2. Nyala api terbuka. 3. Zat cair yang mudah terbakar 4. Ketatarumahtanggaan yang buruk
210
5. mesin-mesin yang tidak terawat dan menjadi panas 6. kabel-kabel listrik Peristiwa-peristiwa yang mengakibatkan terjadinya kebakaran adalah sebagai berikut : 1. Nyala api dan bahan-bahan yang pijar 2. penyinaran 3. peledakan uap dan gas 4. peledakan debu atau noktah-noktah cair 5. percikan api 6. terbakar sendiri 7. reaksi kimiawi Pencegahan dan penanggulangan kebakaran adalah semua tindakan yang berhubungan dengan pengamatan, pencegahan dan pemadaman kebakaran dan meliputi pelindungan jiwa dan keselamatan manusia serta perlindungan harta kekayaan. Pencegahan kebakaran dan penanggulangan korban kebakaran dari lima prinsif pokok, yaitu : 1. Pencegahan kecelkaan sebagai akibat kecelakaan atau keadaan panik 2. pembuatan bangunan yang tahan api 3. pengawasan ayng teratur dan berkala 4. Penemuan kebakaran pada tingkat awal dan pemadamannya 5. pengendalian kerusakan untuk membatasi kerusakan sebagai akibat kebakaran. Apabila kita mendengar alarm kebakaran berbunyi, maka prosedur yang harus diambil untuk mengatasi masalah secara umum adalah : 1. Tenangkan diri 2. Ambil alat pemadam kebakaran tersedia, semprotkan kesumber api 3. bila belum dapat membantu, maka mataikan listrik 4. mintalah orang-orang untuk tidak panik dan secara teratur untuk menyelamatkan diri dan membantu 5. selamatkan dokumen-dokumen ataupun barang-barang yang memiliki nilai tinggi 6. laporkan kepada instansi terkait untuk meminta pertolongan melalui telepon 7. selamatkan diri. 7.2.3. Pencegahan Kecelakaan Seorang tenaga kerja harus lebih waspada mengapa penting untuk mencegah kecelakaan. Karena pencegahan kecelakaan sangat penting dilakukan untuk menjaga keselamatan dan keamanan. Kita harus belajar bagaimana melakukan pekerjaan dengan selamat,
211
mengembangkan sejumlah kontrol naluri atas tidakann kita, sehingga tidak membiarkan diri kita atau orang lain kerugian atau kecelakaan Dalam melaksanakan pekerjaan seorang pekerja perlu mempunyai kesadaran dalam bersikap waspada untuk mencegah terjadinya kecelakaan. Kesehatan, keselamatan dan Keamanan dalam bekerja sangat penting sekali bagi para pekerja. Oleh karena itu sebelum melakukan pekerjaan harus memperhatikan prosedur keselamatan dan keamanan kerja. Untuk dapat bekerja dengan selamat/aman, maka perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1. perlu adanya pelatihan dalam menggunakan berbagai peralatan kerja dan cara menggunakannya 2. menggunakan pealatan dan perlengkapan dengan benar 3. mengunakan peralatan pelindung diri 4. dalam bekerja harus selalu memperhatikan apa yang dikerjakan 5. bersikap tenang dan tidak terburu-buru dalam melakukan pekerjaan 6. menghindari sikap ceroboh 7. gunakan pakaian sesuai dengan jenis pekerjaan Kerja sama pekerja sangat penting dalam pencegahan pengembangan kondisi tidak aman. Kondisi pekerjaan yang tidak aman tidak hanya dengan peralatan yang baik, tetapi semua tergantung pada kerjasama setiap orang dalam tempat kerja yang bersih dan rapi. Anda harus memperhatikan keselamatan diri. Beberapa hal yang harus dilakukan untuk menjaga kerja dan wilayah kerja agar selalu aman. Pikiran beberpa contoh kondisi tidak aman di tempat kerja. 1. lantai licin 2. penerangan buruk 3. tempat kerja kotor dan tidak rapih 4. kerusakan peralatan tangan, dll Kecelakaan dapat dicegah atau diantisipasi dengan menghapus kemungkinan penyebabnya. Orang-orang yang bai akan bekerja dengan orang yang memperhatikan dan menjaga-jaga, hati-hati dan bertanggung jawab. Berikut ini adalah ahl-hal yang akan membantu seorang pekerja dalam pelatihan untuk mencegah kecelakaan, diantaranya : 1. membuat kebiasaan secara umum agar seorang bekerja aman 2. mencegah perkembangan kondisi tidak aman 3. laporkan semua kecelakaan atau kerusakan perlengkapan pada atasan 4. mengetahui apa yang harus dilakukan pada pertolongan pertama 5. memberi tanda atau memasang rintangn untuk menandai wilayah yang tidak aman 6. jangan menganggu siapa saja yang dalam keadaan sedang berkonsentrasi pada pekerjaan 7. pakailah perlengkapan kerja sesuai dengan pekerjaan yang dikerjakan serta memakai perlindungan diri.
212
Pada prissifnya dasar-dasar keselamatan dan kesehatan kerja menekankan beberapa hal, yaitu : a. setiap pekerja berhak memperoleh jaminan atas keselamatan kerja agar terhindar dari kecelakaan b. setiap orang ang berada di tempat kerja harus dijamin keselamatnnya c. tempat kerja dijamin selalu dalam keadaan aman Agar dapat bekerja dengan aman, perlu adanya pembinaan kepada tenaga kerja, pembinaan itu diantaranya adalah : 1. menunjukan dan menjelaskan pada tiap tenaga kerja baru tentang a. kondisi-kondisi dan bahaya-bahaya serta yang timbul dalam tenaga kerja b. semua pengamanan dan alat-alat perlindungan yang diharuskan dalam tempat kerjanya c. alat-alat perlindungan diri bagi tenga kerja yang bersangkutan d. cara-cara dan sikap yang aman dalam melaksanakan pekerjaannya. 2. Menyelengarakan pembinaan bagi semua tenaga kerja yang berada di bawah pimpinannya dalam pencegahan kecelakaan, pemberantasan kebakaran, peningkatan keselamatan dan kesehatan kerja. Menurut undang-undang keselamatan kerja, kecelakaan yang terjadi harus selalu dilaporkan dengan kerentuan sebagai berikut: pengurus diwajibkan melaporkan tiap kecelakaan yang terjadi dalam tempat kerja yang dipimpinnya. Dalam melakukan tugas pekerjaannya tenaga kerja mempunyai hak dan kewajiban , antara lain : 1. memberikan keterangan yang benar bila diminta oleh pegawai pengawas dan atau ahli keselamatan kerja 2. memakai alat-alat perlindungan diri yang diwajibkan 3. memenuhi dan mentaati semua syarat-syarat keselamatan dan kesehatan kerja yang diwajibkan 4. meminta pada pengurus agar dilaksanakan semua syarat keselamatan dan kesehatan kerja yang diwajibkan 5. menyatakan keberatan bekerja pada pekerjaan yang syarat keselamatan dan kesehatan kerja serta alat-lat perlindungan diri yang diwajibkan olehnya tidak sesuai standart. Pencegahan kecelakaan akibat kerja sangat di perlukan guna tercapainya keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja pada suatu perusahaan. Untuk mengetahui prosedur pencegahan agar tujuan K3 dapat tercapai, maka kita perlu memahami prosedur Keselamatan dan Keamanan yang berlaku di Indonesia Pencegahan terhadap bahaya kecelakaan ditempat kerja dapat dilakukan dengan cara :
213
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Peraturan perundangan Standarisasi Pengawasan Penelitian bersifat teknik Riset medis Penelitian Psikologis. asuransi. Latihan-latihan penelitiahan secara statistik
Pencegahan kecelakaan harus diusahakan dengan meniadakan penyebabnya, apakah sebab itu merupakan sebab teknis atau sebab yang datang dari manusia. Upaya kearah itu terlampau beraneka ragam untuk dibahas yakni mencakup upaya memenuhi peraturan dan standar teknis, antara lain meliputi : 1. Pengawasan dan pemeliharaan tingkat tinggi 2. Pemeliharaan hubungan industri yang baik 3. perawatan kesehatan dan kesejahteraan. 4. Pendidikan pegawai di unit kerja. Dalam suatu kantor perlu disediakan tanda bahaya. Tanda bahaya adalah alat yang dibunyikan/dinyalakan secara otomatis ataupun secara manual yang digunakan untuk memberikan peringatan kepada orangorang disekitar tentang akan terjadi bahaya atau terjadi situasi darurat. Alat ini biasanya berbunyi keras, sehingga menarik perhatian orangorang yang ada disekitarnya. Ada beberapa tanda bahaya yang berlaku secara umum, baik di tempat kerja maupun di tempat umum di antaranya adalah: 1. Alarm kebakaran 2. bunyi sirine ambulance 3. alarm kebocoran gas 4. alrm pencurian 5. suara tembakan peringatan Sikap pekerja bila mendengar tanda bahaya : 1. tengan jangan panik 2. cepat dan tanggap 3. perduli 4. menghargai pencegahan terjadinya situasi darurat 7.3
Keselamatan dan Keamanan Kerja
Keselamatan dan keamanan kerja harus selalu dijaga dan dipelihara. Keselamatan dan keamanan perusahaan menjadi tanggung jawab semua orang yang bekerja di dalam perusahaan.Ada beberpa hal yang berkaitan dengan upaya peningkatan keselamatan dan keamanan keja di perusahaan, antara lain adalah sebagai berikut :
214
1. Perencanaan yang baik oelh pimpinan Pimpinan perusahaan harus mampu mengembinasikan produk maksimum dan biaya minimum dengan tepat sehngga proses produksi dapat berjalan dengan efektif. Keselamatan dan keamanan kerja selam pelaksanaan proses produksi harus mendapat perhatian khusus dan tidak boleh diabaikan 2. Penerapan cara-cara kerja yang aman dan semat oleh para pekerja Kebiasaan kerja yang benat harus ditanamankan dalam diri parta pekerja. Hasl ini dapat dilaksanakan dengan mengadakan program pelatihan kerja yang tyepat, sehingga pata pekerja tidak menglami kesulitan pada waktu bekrja 3. Tata rumah tangga yang bai8k Tata rumah tangga yang baik akan membatu usaha peningkatan keselamatan dan keamanan kerja 4. Pemasangan pafar pengaman/pelindung terhadap mesin-mesin yang berbahaya Kondisi tempat kerja yang tenang dan aman akan mempengaruhi aspek psikologi pata pekerja sehingga para pekerja akan merasa aman dalam melakukan pekerjaan. Secara umum, prosedur keamanan dan keselamatan kerja yang ada di perusajaan adalah sebagai berikut : 1. Peranan pimpinan perusahaan Pimpinan perusahaan memegang peranan yang besar dalam usaha menciptakan keselamtan dan keamanan kerja. Seseorang pemimpin harus mampu membentuk pandangan tentang pentingnya keselamatan dan keamanan kerja dalam diri para pekerja. Seorang pemimpin juga tidak boleh memperhatikan sikap ragu-ragu mengenai perhatian dan keterlibatannya dalam usaha menciptakan kondisi kerja yang aman dan selamat kepada pekerja. 2. Peranan pimpinan regu/kelompok Dalam rangka menciptakan lingkungan kerja yang selamat dan aman, seorang pemimpin perusahaan tidak bekerja sendirian. Pimpinan regu/kelompok memegang peranan yang besar dalam mendukung usaha tersebut. Pimpinan regu/kelompok merupakan wakil perusahaan yang bertanggung jawab untuk memimpin sekelompok pekerja agar dapat melaksanakan kerja dengan baik. Seorang pemimpin regu/kelompok harus mampu memberikan contoh yang baik mengenai pelaksanaan kerja yang aman dan selamat. Selain itu, pimpinan regu juga bertanggung jawab untuk mengawasi para pekerja dalam bekerja untuk memastikan bahwa para pekerja melaksanakan kerja dengan baik dan sesuai dengan prosedur. Cara kerja yang benar dan sesuai dengn prosedur akan membentuk lingkungan kerja yang aman dan selamat.
215
BAB VIII Profesi Sekretaris, Manajer Kantor, dan Pegawai Administrasi 8.1 Sekretaris 8.1.1Sekretaris Dalam Organisasi 8.1.1.1 Pengertian dan Jenis Sekretaris Setiap hari kita membaca surat kabar, khususnya kolom iklan lowongan kerja, dapatlah adanya permintaan tenaga kerja sekretaris dengan menyebutkan syarat-syat kepandaian, kemampuan, dan keperibadiaan khusus yang harus di miliki oleh calon pelamar. Apabila iklan khusus yang memuat lowongan seretaris itu dikliping, misalnya dalam waktu satu bulan saja, maka tentu akan dapat dihimpun data tentang jenis perusahaan yamng memerlukan sekretaris tersebut beserta syarat-syarat yang harus dipenuhi. Ini akan memeberikan gambaran bahwa profesi sekretaris dengan citra khusus yang berbeda dengan profesi tenaga kerja lain, ternyata tetap banyak diperlukan oleh dunia usaha. Setiap profesi, termasuk sekretaris seharusnya dijabat oleh seorang yang memiliki pengetahuan, kemampuan, dan kepribadian sesuai dengan profesinya. Semua persyaratan yang harus dimiliki seorang sekretaris, sebenarnya dapat dipelajari, dilatih, dan dikembangkan sehingga senantiasa siap untuk dipergunakan. Citra dan syarat klasifikasi kepribadian serta kecakapan dan bekal-bekal yang perlu untuk jabatan sebagai sekretaris akan dicoba diuraikan dalam buku pelajaran ini. 8.1.1.1.1 Penggunaan Istilah Sekretaris Dalam dunia perkantoran baik itu kantor pemerintah maupu swasta, penggunaan istilah sekretaris sudah umum dikenal. Bagi sorang sekretaris, mengenal istilah saja belumlah cukup memadai. Akan tetapi masih perlu menelusuri jauh lebih dalam lagi akan pengertian istilah tersebut, sehingga seorang sekretaris akan mempunyai pegangan kuat sebagai titik tolak melaksanakan tugas pekerjaannya. Dalam bahasa Latin perkataan sekretaris dikenal dengan kata Secretum yang berarti rahasia. Istilah dalam bahasa Belanda Secretaries, sedangkan dalam dalam bahasa Inggris Secretary. Dalam pengertian rahasia atau kerahasiaan itulah tugas yang harus dilaksanakan seorang sekretaris. Seorang sekretaris diharapkan merupakan orang yang memegang rahasia dalam menjalankan tugas sehari-hari. Oleh karena itu, mereka harus melaksanakan tugas pekerjaan penuh rasa tanggung jawab. Dapat berdiri sendiri dan penuh daya kreasi, agar dapat membantu pimpinan menyelesaikan masalah yang dihadapi.
216
Dalam lingkungan sosial,atau perkumpulan kemasyarakatan istilah sekretaris sering disebut penulis. Dalm kalangan pengadilan negeri untuk istilah yang sama dipergunakan panitera sebagai pengganti istilah sekretaris. Baik penulis maupun panitera tugas pekerjaan serta tanggung jawabnya tidak jauh berbeda. Yang lian adalah bobot berat ringan tanggung jawab serta corak ragam pekerjaannya. Sepintas lalu dengan memang nampak bahwa tugas sorang sekretaris banyak berkecimpung dibidang tulis menulis. Tugas ini meliputi antara lain : surat menyurat, pencatatan pembicaraan, pembuatan notula, laporan rapat, penyimpanan warkat, pembuatan statistik dan masih banyak tugas kesekretarisan yang bersifat tulis menulis lainnya. Sekalipun tugas pekerjaan sekrataris itu berkisar dibidang tulis menulis, akan tetapi perlu ditegaskan bahwa bukan hanya tilis menulis semata tugas pekerjaannya. Masih banyak tugas yang jauh lebih penting yang harus diselesikan oleh seorang sekretaris. Pengguna perkataan penulis kiranya juga diambil dari kenyataan bahwa pekerjaan sekretaris kebanyakan pekerjaan tulis menulis dengan segala seluk beluknya. Perkataan sekretaris juga dikenal dikalangan pemerintahan sebagai suatau predikat tertentu serta identitas yang mempunyai arti khusus. Dapat disebut sebagai contoh, seperti diwilayah pemerintah daerah (SEKWILDA), sekretaris negara, sekretaris presiden, sekretaris menteri,dan masih banyak contuh lainnya. Tentulah tugas dan tangggung jawabnya berbeda-beda, demikian pula aktufitas serta ruang lingkup wewenang dan tanggng jawabnya dibandingkan dengan sekretaris menteri misalnya, tugas pekerjaan SEKWILDA dikalangan Pemerintah Daerah ialah bertanggung jawab kedalam termasuk pekerjaan yang menyangkut masalah ketatausahaan. Disanping sekretaris yang sering disebut penulis atau panitera dikenal pula perkataan secretariat yang sudah tentu pengertian secretariat amat berbeda. Seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas sehari-hari memerlukan tempat sebagai pusat kegiatan. Tempat itu lazimnya disebut kantor secretariat. Kegiatan disekretariat itu berupa pekerjaan rutin perkantoran seperti menghubungi pihak-pihak yang akan berhubungan dengan pimpinan dan untuk hubungan ini diperlukan sarana-sarana seperti : telepon, faks, surat, dan lain-lain. Disekretariat seorang sekretaris mempersiapkan konsep surat pengetikan, kemudian menyerahkan kepada pimpinan untuk ditanda tangani. Sekretaris menerima tamu, serta menghubungkannya dengan pimpinan atau pejabat yang berkepentingan. Demikianlah sekilas kesibukan dibagian secretariat. Tempat sekretaris bekerja disebut secretariat atau kantor, sedangkan secretariat juga berarti tatausaha. Secretariat sebagai bagian tata usaha dapat mudah dipahami dengan pengertian seperti secretariat Universitas Indonesia, secretariat IKIP, dan lain-lain. Aktifitas secretariat adalah dibidang ketatausahaan yang menjadi intisari tugas perkantoran.
217
Secara garis besar pekerjaan tata usaha meliputi pekerjaan pencarian, pencatatan, pengolahan, penggandaan, penyimpanan dan pemusnahan data. Pekerjaan kesekretariatan atau tatausaha umumnya bersifat pemberian jasa pemberian kerja, pelayanan oprasional, seperti : a. Pekerjaan yang berhubungan dengan penyelenggaraan surat menyurat b. Pekerjaan pengurusan arsip, dokumentasi, dan ekspedisi c. Pekerjaan tulis menulis seperti mengetik, menghitung, steno, dikte, dan lainnya d. Pekerjaan pengaturan komunikasi baik horisontalmaupun vertikal, intern maupun ekstern e. Pekerjaan pengaturan penerimaan tamu dengan segala tata caranya f. Persiapan rapat dan pertemuan g. Penyajian angka, statistik, gambar yang memberi petunjuk kerja, pembuatan formulir dan lain –lain Jenis pekerjaan sekretaris secara lebih terperici akan dibahas lebih lanjut. Uraian diatas hanya sekedar memberikan gambaran tentang aktivitas yang terdapat disekretariat. Seorang sekretaris bekerja disekretariat dan pekerjaannya dikenal dengan istilah kesekretariatan. Adapun kesekretariatan itu merupakan isi atau jiwa dari secretariat. Jika dibuat perumpamaan, maka secretariat merupakan wadah aktivitas atau isinya. Sekalipun tidak serupa istilah kesekretariatan hampir sama dengan perkantoran. Kesekretariatan akan membahas tentang aktivitas kantor yang menjadi intinya yaitu ketatausahaan. Maka dapat ditarik kesimpulan, bahwa kesekretariatan adalah aktifitas ketatausahaan juga. Pekerjaan kesekretariatan akan membantu memberi pelayanan kerja operasional yang direncanakan dan mendukung keberhasilan organisasi. Pekerjaan kesekretariatan dari yang bersifat sederhana sampai yang menentukan kebijaksanaan pmpinan akan diolah dikantor yang merupakan pusat pengendalian usaha, oleh karena itu pekerjaan kesekretariatan ada pada suatu organisasi, baik di tingkat bawah, menengah, maupun tinggi. Dengan perkataan lain pekerjaan kesekretariatan itu menjelajahi secara horizontal maunpu vertikal. 8.1.1.1.2 Klasifikasi Jabatan Sekretaris Sekretaris merupakan jabatan profesi yang menuntut syarat – syarat pengetahuan dan kemauan bekerja. Sekalipun sebutanya sama, masing – masing. Sekretaris mempunyai kedudukan, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Perbedaan tingkat kedudukan tergantung tempat dimana dalam organisasi seorang sekretaris bekerja dan bertugas. Seorang sekretaris perusahaan kedudukannya berbeda,
218
jika dibandingkan dengan sekretaris lembaga social umpamanya. Dengan demikian syarat untuk menjadi sekretaris perusahaan sudah barang tentu berbeda dengan syarat untuk menjadi sekretaris lembaga pendidikan atau lembaga social. Sesuai dengan tingkat kedudukan wewenang serta besar kecilnya tanggung jawabnya dapat dibedakan menjadi dua kategori sekretaris yakni : a. Sekretaris yang menjabat sebagai manajer b. Sekretaris yang menjabat sekretaris pribadi Sekretaris yang menjabat sebagai kepala secretariat berfungsi sebagai pemimpin, membawahi pegawai-pegawai yang lain serta bertindak sebagai pimpinan dan melaksanakan kepemimpinan. Sekretaris yang bertindak sebagai kepala secretariat merupakan salah satu anggota dalam organisasi, disamping masih ada juga kelompok pimpinan yang lain. Sebagai kepala tatausaha dalam arti seluas-luasnya bertindak sebagai pelayanan administrasi kepada seluruh organisasi. Sebutan lain bagi sekretaris yang menjabat kepala secretariat adalah executive secretary (sekretaris yang berfungsi sebagai manajer). Dalam perusahaan sekretaris yang berfungsi sebagai manajer dikenal dengan sebutan business secretary. Company secretary sedangkan dilingkungan perhimpunan sering disebut sekretaris partai, sekretaris kementrian, sekretaris dirjen dan masih banyak contoh sekretaris yang menjabat sebagai manajer. Sebagai seorang manajer maka sekretaris yang menjabat kepala mempunyai wewenang dan tanggung jawab lebih luas, tidak hanya khusus menyelenggarakan tata usaha semata melayani pimpinan organisasi saja, namun juga mengelola organisasi. Untuk itu diperlukan mendalami tujuan organisasi dan asas-asas manajemen. Seorang sekretaris yang menjabat kepala secretariat mempunyai wewenang dan tanggung jawab lebih luas, tidak hanya khusus menyelenggarakan ketatausahaan semata, malahan sering menjadi orang yang menentukan kebijaksanaan dan mengambil keputusan. Sekretaris pribadi bertugas memberi pelayanan kepada pimpinan. Sekretaris yang berfungsi demikian disebut sekretaris pribadi dan dalam bahasa inggris disebut private secretary. Seorang sekretaris pribadi tidak mempunyai anak buah, berperan sebagai pembantu untuk meringankan tugas pimpinan, sehingga pimpinan benar-benar dapat memusatkan perhatiannya kepada masalah-masalah pokok guna keberhasilantujuan oeganisasi. Sekretaris pribadi merupakan staf ahli yang khusus mempunyai keahlian dibidangnya. Tugas pekerjaanya membantu pimpinan dalam memecahkan masalah yang berhubungan dengan keahliannya, memberi saran dan pendapat agar pimpinan dapat mengambil keputusan dengan bijaksana dalam memecahkan masalah. Sebagai comtoh sekretaris pribadi dapat dijumpai dikalangan para pejabat yang karena bidang tugasnya demikian luas sehingga untuk
219
menjangkau keseluruhannya diperlukan bermacam-macam keahlian. Umtuk itulah diperlukan sekretaris yang ahli dibidangnya, sehingga pimpinan benar-benar dapat melaksanakantugas sebaik-baiknya berkat bantuan sekretaris yang ahli tersebut. Contoh kongkrit dari sekretaris pribadi antara lain adalah sekretaris pribadi menteri, sekretaris director, sekretaris bupati, sekretaris rector disalah satu universitas yang mempunyai banyak fakultas. Sekretaris pribadi juga dapat berfungsi sebagai pembantu umum dari pimpinan organisasi. Sebagai pembantu umum berarti harus menangani hal-hal yang bersifat umum dan rutin yang sesuai dengan tugas pokok seorang pimpinan. Tugas pekerjaan yang tidak begitu penting dapat diserahkan kepada sekretaris pribadi. Perlu ditegaskan bahwa fungsi bantuan sekretaris-sekretaris itu, baik sekretaris mengepalai sekretaris maupun sekretaris pribadi yang bertugas memberi bantuan adalah mutlak diperlukan dalam menyelesaikan tugas pekerjaan agar berhasil sesuai dengan tujuan yang akan dicapai organisasi. Apabila pimpinan hanya disibukkan dengan masalah-masalah kecil yang harus diselesaikan sendiri, akan banyak menyita waktu untuk tugas pekerjaan tersebut. Masalah tugas pimpinan adalah memikirkan dan mengarahkan agar tujuan pokok dari organisasi dapat dicapai. Halhal tersebut diatas menegaskan perlunya tugas bantuan yang dapat diselesaikan oleh sekretaris. Adapula sekretaris yang menjabat sebagai pegawai biasa dan mempunyai tugas pekerjaan tertentu seperti bidang pengetikan, steno, dikte, dalam bahasa inggris sekretaris demikian dinamakan typist secretary, stenograper secretary, dan audio secretary. Fungsi dari sekretaris dibidang pengetikan, steno, dan dikte adalah membantu seorang atau lebih anggota staff pejabat, didalam organisasi maupun tatahubungan yang cepat dan tepat, bai didalam organisasi maupun dengan masyarakat diluar organisasi. Tugasnya tidak hanya dibidang pengetikan, steno, maupun dikte saja, tetapi masih ada tugas tambahan sebagai layaknya seorang pegawai. Hanya mereka memang ahli bidangnya, yakni mengetik, steno, dan mengambil dikte baik langsung maupun mempergunakan mesin. 8.1.1.2 Tugas Sekretaris Sebagai Manajer Dalam organisasi seorang sekretaris yang berfungsi manajer,non manajer, atau sekretaris yang bertindak sebagai pegawai mempunyai wewenang dan tanggung jawab masing-masing yang saling berbeda. Dalam tubuh organsasi ada pegawai yang bertindak sebagai pimpinan, pengawas, staf, pegawai biasa atau pelaksana. Sekretaris yang menjabat sebagai manajer menjabat kepala secretariat. Kedudukannya dalam organisasi sebagai pimpinan. Sedangkan sekretaris pribadi merupakan staf. Typist secretary, stenographer secretary bertindak sebagai pegawai biasa atau pelaksana.
220
Karena sekretaris merupakan orang yang tugas pekerjaannya berfungsi sebagai tenaga bantuan baik untuk seluruh organisasi maupun khusus pimpinan dan ada yang berfungsi sebagai pegawai biasa, maka sekretaris dapat menjabat baik dalam top organization, middle organization, atau lower organization. Dengan perkataan lain jabatan sekretaris dimungkinkan ada pada tingkat bawah sehingga tingkat atas. Uraian berikut akan memberikan gambaran lebih jelas tentang hubungan sekretaris dalam jenjang organisasi, sehingga akan tercermin bahwa tugas pekerjaan sekretaris sebagai tenaga bantuan cukup penting dalam ikut melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan suatu organisasi. 8.1.2 Sekretaris Profesi Berdasarkan Tempat Kerja Di dalam kantor, ada banyak sekertaris yang berfungsi sebagai tenaga bantu pada pimpinan kantor, sekertaris macam ini adalah sekertaris profesi di tempat kerja. 8.1.2.1 Sekretaris Sebagai Pimpinan Kantor Agar dapat memahami tugas pimpinan dalam organisasi guna memberi gambaran tugas sekretaris yang bertindak sebagai pimpinan, terlebih dahulu akan diuraikan sedikit tentang pokok- pokok pengertian organisasi dan struktur organisasi. Sesuai dengan sifat sosial dan ciri kepribadian masing – masing manusia berhasrat mengelompok, mempertahankan kelangsungan hidup dengan memenuhi kebutuhan baik jasmani maupun rohani. Kelompok manusia yang berusaha meraih tujuannya merupakan wahana menimbulkan hasrat saling membutuhkan, bantu membantu dan mau bekerja sama guna kelangsungan hidup. Sekelompok orang yang bekerja sama mempunyai tujuan yang akan diperjuangkan itu belum mencerminkan unsur dari organisasi. Dalam bekerja sama antar manusia diperlukan sistem serta proses kerjasama yang serasi. Adapun unsur pokok dari organisasi adalah, sebagai berikut : a. Adanya sekelompok orang b. Adanya sistem dan proses kerjasama, dan c. Adanya tujuan yang akan dicapai Kelompok orang yang bekerja sama guna melaksanakan tugas pekerjaannya yang tujuannya sudah diatur sedemikian rupa sehingga masing – masing mempunyai tigas, kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab. Pengaturan itu akan mencerminkan suatu kerangka yang memberi petunjuk hubungan kerja sama. Kedudukan, besar kecil wewenang serta luas tanggung jawab masing – masing pegawai dalam organisasi. Kerangka yang menggambarkan keadaan tersebut dikenal dengan istilah struktur organisasi.
221
Struktur organisasi lazimnya diatur dengan corak tertentu sesuai dengan jenis organisasi dan yang terkenal ada tiga, yaitu: a. Organisasi Garis (Line Organization) b. Organisasi Funsi (Function Organization) c. Organisasi Panitia (Committee Organization) Setelah dipilih struktur organisasi yang cocok, maka organisasi tidak cukup hanya memiliki kerangka saja, masih diperlukan suatu tindakan atau proses pelaksanaan tujuan, kerangka atau struktur organisasi merupakan wadah organisasi yang bersifat statis, sedangkan proses pelaksanaan tugas pekerjaan mencapai tujuan sebagai fungsi bertindak. Dalam organisasi sesuai dengan sifatnya dikenal jenjang kepemimpinan yaitu ada yang dipimpin dan ada yang memimpin. Demikian pula pada suatu kantor, ada kepala dan ada pegawai bawahannya. Adapun tugas kepala atau pimpinan kantor pada umumnya ialah memberi pengarahan dan pengaruh kepada bawahan, agar mau dan bertingkah laku sedemikian rupa sehingga dapat melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan tujuan yang sudah digariskan. Sekretaris yang bertindak sebagai kepala sekretariat pun mempunyai tugas mengarahkan dan mempengaruhi agar tugas pekerjaan sekretariat dapat tercapai. Sekretaris yang memimpin sekretariat berfungsi manajer, sehingga melaksanakan tugas – tugas manajer di bidang tata usaha, guna membantu atau melayani keperluan sekretariatnya. Tugas bantuan ini terdiri dari tugas – tugas pelayanan agar terselenggara tugas kesekretarisan khususnya dan ketatausahaan pada umumnya. Tidak jarang seorang sekretaris yang berfungsi sebagai pimpinan sekretariat juga melaksanakan tugas penting untuk membantu pimpinan, termasuk membuat kebijaksanaan dalam bentuk menetapkan keputusan. Sebagai pimpinan dalam bidang kesekretarisan, maka dia membuat rencana, mengorganisasi baik bawahan dan sarananya, bekerja sama – sama bawahan dan mengadakan pengawasan seperti layaknya pimpinan. Untuk dapat menyelenggarakan fungsi kantor sekretariat yang dipimpinnya, maka perlu memperhatikan faktor bagaimana mempengaruhi serta menggerakan bawahannya agar dapat melaksanakan tujuan sekretariat, antara lain dengan : a. Memberi bimbingan sebaik – baiknya, b. Menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, c. Memberi perintah, instruksi, dan pengawasan, serta d. Memberi fasilitas agar pekerjaan dapat berlangsung dengan sebaik – baiknya. Perlu diperhatikan bahwa tugas pekerja di bidang kesekretarisan memerlukan ketelitian dan kecermatan, sehingga seorang sekretaris yang memegang pimpinan sekretariat di tuntut mempunyai kepribadian
222
dan kecakapan sebagai seorang pimpinan. Kecakapan serta kemampuan menyelesaikan tugas kesekretarisan secara prima menjadi tuntutan seorang sekretaris yang memimpin sekretariat. 8.1.2.2 Sekretaris Perorangan Seorang sekretaris yang membantu pimpinan tidak termasuk pimpinan dalam jenjang organisasi. Sekretaris demikian juga bertindak sebagai pimpinan, tatapi disebut sebagai sekretaris yang berfungsi non manajer. Apabila seorang sekretaris menjabat sebagai pimpinan secretariat, ia mempunyai wewenang, tanggung jawab, dan mempunyai pembantu berupa karyawan-karyawan bawahan. Tugas pekerjaannya adalah pembantu ahli dibidang kesekretarisan. Ia sering dikenal dengan sebutan staff. Adakalanya hanya sebagai tenaga bantuan yang memberi bantuan umum dibidang kesekretarisan. Sekertaris perorangan dirasakan perlu mengingat pejabat pimpinan tidak semuanya dapat menguasai masalah-masalah yang dihadapi. Untuk membantu kelancaran tugas-tugas secara keseluruhan, maka pejabat pimpinan perlu didampingi seorang yang ahli menangani masalah tertentu. Orang ini dinamakan tenaga staf. Tenaga staff adalah tenaga yang ahli dibidangnya. Ia memberi bantuan kepada pimpinan dalam memecahkan masalah khusus yang menjadi tugas pejabat pimpinan. Karena keahliannya itulah pejabat staff diperbantukan kepada pimpnan dan diberi jabatan sebagai sekretaris. Sekretaris non manajer yang berfungsi sebagai pembantu ahli seorang pejabat dan disebut sekretaris pribadi. Bagi pimpinan yang menangani bemacam-macam masalah, kehadiran tenaga sekretaris pribadi sebagai pembantu ahli amatlah penting. Sehingga pejabat pimpinan benar-benar dapat mengambil keputusan untuk menggariskan kebijaksanaannya dengan setepat-tepatnya. 8.1.3
Sekretaris Politik Di Jepang
Di sini diperkenalkan satu jenis profesi sekretaris yang sudah membudaya di Negara tetangga dengan tujuan mudah-mudahan budaya profesi ini dapat ikut menyebar di seluruh tanah air sehingga lowongan kerja bagi lulusan yang hendak bekerja sebagai sekertaris menjadi banyak. Percaturan politik di Jepang banyak menggunakan jasa dari profesi sekretaris. Mereka bekerja sebagai sekretaris yang diperbantukan kepada para tokoh politik seperti anggota legislative, pejabat pemerintah eksekutif, para pejabat di bidang yudikatif, partai-partai politik, organisasiorganisasi yang bernaung di bawah partai politik dan sebagainya, baik di pusat maupun di daerah, baik yang besar maupun yang kecil, secara
223
resmi diakui di dalam undang-undang sehingga merupakan profesi yang sah dan bergengsi. Mereka yang bekerja di bidang politik ini secara taris yang secara umum berkonotasi sebagai profesi dari kaum wanita, tetapi pada kenyataannya, sekretaris politik di Jepang itu banyak dijabat oleh kaum pria. Sekretaris politik di Jepang ada dua macam: 1) Sekretaris resmi organisasi. 2) Sekretaris pribadi (1)Sekretaris resmi organisasi ditetapkan secara resmi dengan undangundang legislative pasal 132 yang berbunyi sebagai berikut: ‘Setiap anggota legislatif dalam bertugas akan dibantu oleh dua orang sekretaris resmi’. Kedudukan sekretaris resmi itu lebih lanjut lagi juga diatur dengan undang-undang pegawai negeri pasal 2 ayat 3 butir 15 yang menyebutkan bahwa sekretaris politik merupakan pegawai negeri khusus yang dibedakan dari pegawai negeri lain. Perbedaan besarnya adalah keikutsertaan sekretaris politik berkiprah di bidang politik yang merupakan salah satu larangan bagi pegawai negeri biasa. Dengan perkataan lain, pegawai negeribiasa dilarang dalam kegiatan politik praktis, tetapi sekretaris politik yang juga berstatus sebagai pegawai negeri tidak dilarang. Sekretaris politik di bidang eksekutif maupun yudikatif kurang lebih sama. Sekretaris politik resmi mendapat gaji resmi dari kas negara. Ada juga sekretaris resmi yang ditempatkan oleh organisasi induknya, dalam kasus ini dia akan mendapat gaji resmi dari organisasi induk sang tokoh politik. (2)Tentang sekretaris pribadi, tidak ditemukan ada undang-undang yang mengaturnya secara jelas. Tidak ada larangan bagi tokoh politik untuk memakainya secara pribadi. Berarti pemakaian sekertaris pribadi seratus persen berjalan berdasarkan kemauan dari pihak yang mempekerjakannya yaitu tokoh politik. Para tokoh politik secara bebas dapat memperkerjakan siapa saja yang disukainya sebagai sekretaris politik dengan tanggungjawah sendiri dan pengupahan yang juga harus ditanggung sendiri secara pribadi. Di sinilah terletak pengertian sekretaris pribadi yaitu sekretaris yang diupah dengan penghasilan sendiri pemakainya. Untuk memahami seberapa jauh penghargaan yang diberikan kepada para sekretaris politik di Jepang, kita bias melihat situasi itu dari angka-angka penggajian resmi yang beredar di masyarakat Jepang. Berdasarkan catatan pada bulan Agustus tahun 2002, ada tiga kelas sekretaris resmi yang diakui oleh undang-undang, yaitu (1)Sekretaris kebijakan (2)Sekretaris kelas satu (3)Sekretaris kelas dua; gaji resmi dari Sekretaris Kebijakan adalah antara 440.000,- yen sampai 670.000,- yen per bulan, untuk Sekretaris Kelas Satu antara 420.000,yen sampai 660.000,- yen per bulan, dan untuk Sekretaris Kelas Dua antara 310.000,- yen sampai 480.000,- yen. Untuk memahami lebih lanjut
224
tentang angka-angka tersebut, kita bisa membandingkannya dengan gaji resmi anggota legistatif. Berdasarkan undang-undang parlemen bulan Januari tahun 2000 pasal 35, seorang anggota parlemen mendapat gaji 1.375.000,- yen per bulan, pada angka ini masih akan ditambah lagi sejumlah tunjangan resmi sehingga seluruh penghasilan seorang anggota parlemen menjadi lebih daripada 2 juta yen per bulan. Untuk mengetahui seberapa jauh nilai uang yen Jepang itu, bisa kita lihat dari nilai kurs mata uang yen terhadap rupiah; pada bulan nopember tahun 2007 ini satu yen Jepang bernilai kira-kira Rp80,-. Berarti penghasilan resmi seorang anggota parlemen Jepang adalah sekitar Rp 165 Juta perbulan dan penghasilan seorang sekretaris resmi sekitar 30 sampai 40 juta rupiah per bulan. Dengan demikian, gaji seorang sekretaris politik di Jepang adalah sekitar 18% sampai 25% dari gaji anggota legislative yang memperkerjakannya. Kalau demikian, hanya dari segi penggajian saja sudah bisa dilihat kedudukan profesi sekretaris di masyarakat Jepang cukup tinggi sehingga bisa disebut sebagai profesi yang bergengsi. Dari perbedaan gaji itupun, bisa dilihat bahwa para tokoh politik Jepang memang mampu menggaji sekretaris pribadinya sendiri karena gaji dari seorang sekretaris pribadi pada dasarnya berada di bawah sekretaris resmi. Tim penulis buku memperkenalkan sekretaris politik di Jepang dengan harapan budaya ini bisa ikut menyebar di seluruh tanah air sehingga kegiatan politik di tanah air bisa mendapat hiasan baru menuju kea rah yang lebih sehat. Hal ini bukanlah isapan jempol cukup hanya dilihat dari sudut penggajiannya saja. Seorang lulusan program administrasi perkantoran SMK dengan usia mudanya cukup hanya digaji sekitar satu juta rupiah per bulan, di pihak lain anggota DPR mendapat gaji resmi lebih dari Rp 20 juta per bulan, Depok sendiri konon menurut kabarnya gaji anggota DPRD Depok adalah sebesar Rp 8 juta. Berarti jumlah sebesar satu juta rupiah itu hanya merupakan 5% sampai 12,5% dari gaji resmi para anggota legislative sehingga kalau dibandingkan dengan kasus serupa di Jepang, dapat dikatakan mereka semua mampu menggaji sekretaris pribadi masing-masing sebab prosentasi selisih gaji masih lebih baik kasus di Indonesia daripada kasus di Jepang dengan perhitungan para lulusan SMK cukup digaji sebesar satu juta rupiah per bulan. Jika budaya Jepang itu bisa diterapkan, berarti kalangan politik di Indonesia bisa ikut menyumbangkan tenaga untuk mengentaskan kemiskinan yang ada di tanah air melalui sumbangan mereka kepada lulusan SMK. Berarti pula mereka ikut memperluas lapangan pekerjaan bagi para generasi muda lulusan SMK. 8.2 Tugas Manajer Kantor 1. Pemahaman informasi :
225
a. Proses memperolah informasi mengenai cara melaksanakan tugas-tugas manajerial (seperti inisiatif atau kreativitas sendiri, pelatihan, pengalaman kerja sebelumnya, dan lain-lain) b. Kemampuan menghimpun dan mendistribusikan informasi bisnis, dan kemampuan mengantisipasinya sekarang dan dimasa datang. c. Jenis tugas-tugas kepemimpinan yang dilaksanakan secara intern. 2. Informasi mengenai kemampuan bekerja : a. Kemampuan menyelesaikan pekerjaan yang menggunakan pemikiran b. Kemampuan mengambil keputusan dan mempartisipasikan bawahan c. Kemampuan membuat perencanaan, mengorganisasikan dan mempartisipasikan bawahan, serta penjadwalan pelaksanaanya d. Kemampuan mempertahankan produktivitas dan mewujudkan keamanan, keselamatan, dan kepuasan kerja serta kebersihan lingkungan kerja e. Kemampuan melakukan pencatatn dan menyusun laporan kerja 3. Informasi mengenai hubungan kerja dengan pihak luar : a. Kemampuan mempromosikan dan menjual atau memasarkan produk atau pelayanan perusahaan b. Kemampuan menyelesaikan masalah dan negosiasi dengan berbagai pihak luar perusahaan c. Kemampuan mendapatkan bahan baku dan perbekalan lainnya 4. Hasil Kerja : a. Prestasi kerja sebagai inisiatif, kretivitas dan prakarsa sendiri sebagai eksekutif b. Hasil kerja yang dicapai melalui bekerja didalam tim 5. Hubungan dengan para pekerja : a. Kemampuan mempengaruhi dalam melaksanakan pekerjaan b. Tugas-tugas kepemimpinan yang telah dilaksanakan 6. Konteks pekerja lainnya : a. Loyalitas b. Disiplin c. Kemandirian d. Kepemimpinan dalam tim kerja
226
7. Karakteristik jabatan, yang menyankut syarat-syarat formal dan informal sebagai manajer seperti sertifikat, tanggung jawab, kontinyuitas dalam bekerja penampilan sabagi eksekutif dan lain-lain. Informasi-informasi untuk menyusun deskripsi pekerjaan atau jabatan manajerial seperti ketengahkan diatas, bukan criteria jabatan manajerial (bukanlah kategori yang mati) Karena pekerjaan atau jabatan tersebut bersifat kulitatif dan dinamis. Selanjutnya untuk melakukan analisis pekerjaan atau jabatan yang penting di lingkungan suatu perusahaan, seperti pekerja manajerial, staf, pekerja-pekerja kunci dalam garis lini dan lain-lain. Yang berhubungan dengan produk dan pelayanan perusahaan, diperlukan pengguna metode relevan, sehubungan dengan itu akan dilakukan pembahasan mengenai metode dalam melaksanakan analisis pekerjaan atau jabatan. Selain tenaga sekretaris sebagai tenaga staf ahli di bidangnya masih banyak jasa sekretaris yang membantu pejabat pimpinan secara umum berupa petugas rutin dari pejabat pimpinan. Akan tatapi, tidak jarang ia dimintai pendapat atau ide-ide rutin dan bahkan sampai hal yang amat pribadi sifatnya. Kehadiran sekretaris pembantu umum pimpinan ini juga tidak kalah pentingnya agar pejabat pimpinan benar-benar terkonsentrasi dalam menghadapi masalah pokok yang menjadi tugasnya. Janganlah pejabat pimpinan direpotkan dengan masalah-masalah kecil baik rutin atau insidental. Adapun fungsi dari sekretaris pribadi baik tenaga staf ahli maupun sebagai pembantu umum pimpinan adalah membantu sekelompok atau seorang pejabat pimpinan tingkat atas agar pekerjaan kantor rutin dapat berjalan sebaik-baiknya. Disamping itu harus bertanggung jawab atas pekerjaan utama yang dibebankan kepadanya juga bertanggung jawab bertanggung jawab akan lancarnya pekerjaan kantor. Sekretaris sebagai pembantu pimpinan sering juga disebut sekretaris senior. Selain membantu pimpinan tingkat atas bagi sekretaris yang befungsi sebagai tenaga staf ahli. Juga berfungsi menyelenggarakan serta mengganti fungsi pimpinan mengambil keputusan, membuat perencana, membantu mengadakan bimbingan dan juga melaksanakan aktivitas manajemen. Masih ada juga jenis sekretaris dalam jenjang organisasi yang tidak menjabat sebagi pimpinan secretariat, pembantu pimpinan, tenaga staf ahli maupun pembantu umum. Akan tetapi sebagai tenaga karyawan biasa. Sekretaris demikian berstatus sebagai karyawan dalam jenjang organisasi. 8.3 Profesi Sebagai Pegawai Administrasi Sekretaris dimanapun tugasnya dalam jenjang organisasi pada dasarnya sama yakni memberi bantuan baik kepada pejabat pimpinan
227
khusus maupun kepada organisasi pada umumnya. Dalam kenyataannya akan dijumpai bermacam-macam tugas sekretaris. Namun kesemuanya adalah untuk membantu memberi pelayanan sebaik-baiknya kepada pimpianan maupun kepada organisasi. Sejumlah besar pekerjaan kesekretarisan memerlukan pegawai atau karyawan yang bertugas melakukan pekerjaan kesekretariatan khususnya dan dikenal dengan nama pegawai secretariat. Dalam bagian disebut pengetikan, sekretaris. Pendiktean dan dalam jenjang hanya sebagai pegawai biasa. Tugas junior dan sering disebut sekretarisan ini merupakan tugas junior secretary atau junior. Sekretaris yang berkedudukan sebagai pegawai biasa bertugas membantu seseorang atau lebih anggota staf pejabat guna menyelenggarakan tata hubungan dengan cepat dan tetap baik intern atau ekstern. Petugas ini lazimnya bertugas mengetik, steno, menerima dikte baik langsung atau melalui mesin, dan lain – lain. Mengingat tugas sekretaris merupakan tugas pokok pelayanan administratif, maka masih banyak juga pegawai sekretaris dengan tugas dan pekerjaan bermacam – macam, sesuai dengan kedudukan dan wewenang yang diperoleh serta tanggung jawabnya. Dapat kiranya diberi contoh pegawai sekretariat yakni : a. Resepsionis yang bertugas membantu agar komunikasi berlangsung lancar baik kedalam organisasi maupun keluar organisasi dengan media pesawat telex menerima tamu perusahaan atau perorangan. b. Juru tulis, dilingkungan pamong desa dikenal dengan jabatan carik desa bertugas membantu lurah dalam masalah catat mencatat, sehingga jabatan carik identik dengan penulis lurah. Perlu ditekankan bahwa juru tulis merupakan ahli bahasa clerk bahasa Inggris yang berarti pegawai secretariat. c. Juru steno, tugas pekerjaan menyalin naskah dari tulisan steno yang diambil dari hasil dikte langsung atau penyalinan dari mesin pendikte, yang kemudian disajikan dalam bentuk naskah yang telah diketik. d. Juru tik, tugas pekerjaannya mempersiapkan surat-menyurat yang akan dikirim, mengerjakan pengaturan masalah pengetikan berupa naskah, table, pengaturan, dengan format yang baik sehingga menarik dan mudah dibaca. e. Juru arsip atau penata arsip, tugas pekerjaannya berhubungan dengan masalah kearsipan dan penataan berkas. Juru telex, juru tulis, juru steno, juru tik, dan juru arsip adalah pegawai secretariat dan masih banyak lagi pegawai secretariat yang lain denga tugas kewajiban yang berbeda. Kedudukan sekretaris dalam jenjang organisasi baik sebagai pimpinan, tenag staf atau pegawai biasa, sebenarnya mempunyai peranan penting. 8.4 Peranan Sekretaris 1. Tugas Pokok
228
Pernan seseorang dalam bidang usaha akan terlihat dari tugas-tugas yang dibebankan kepadanya. Makin besar wewenang makin besar juga tanggung jawab. Dalam mengemban wewenang tersebut seseorang akan melaksanakan kewajiban sesuai dengan wewenang yang ada di pundaknya. Kewajiabn tersebut di laksanakan dalam tugas-tugas pekerjaan. Makin besar wewenang dan tanggung jawab maka tugas pekerjaannya makin besar juga. Tugas pekerjaan itu di laksanakan denganmenggunakan tenaga dan pikirannya. Peranan seseorang nampak dari cara melaksanakan tugas pekerjaan dengan menggunakan tenaga dan pikirannya semaksimal mungkin. Peranan sekretaris pada jenjang manapun, umunya adalah sama yakni, sebagai pembantu yang melaksanakan tugas pekerjaan guna membantu pimpinan atau organisasi. Sebagai pembantu pimpinan selaku sekretaris pribadi ia harus tanggap dalam membantu pimpinan demikian juga sekretaris yang bertugas membantu organisasi. Peranan sekretaris sebagai pembantu tersebut mungkin berupa penyelasaian rutin mempersiapkan tersediannya fasilitas yang cukup guna kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan. Tidak jarang pula sekretaris dalam memberi bantuan bai kepada pimpinan maupun dalam organisasi merupakan kunci keberhasilan pimpinan atau organisasi tersebut. Sekretaris merupakan pembantu pimpinan sejak dari awal sampai tercapai tujuannya. Ia ikut memecahkan masalah yang dihadapi pimpinan, memberi saran dan pendapat, mempersiapkan fasilitas guna kemudahan tugas pimpinan, yang akhirnya tujuan dapat dicapai dengan hasil tanpa mengeluarkan biaya besar atau atau dengan perkataan tujuan dapat dicapai dengan sebaik-baiknya. Sebagai pembantu pimpinan, maka seorang sekretaris merupakan penghubung pimpinan dengan relasi atau pejabat yang akan mengadakan pembicaraan juga perlu menciptakan suasana yang harmonis antara perusahaan atau organisasinya dengan masyarakat luar. Ia memberikan informasi kepada pejabat yang akan berhubungan atau masyarakat yan ingin mengetahui aktivitas organisasi, sehingga akan tercipta yang akan baik dari pimpinan yang bertanggung jawab atas maju mundurnya organisasi yang di pimpinnya. Setelah mengerti peranan sekretaris dalam memberi bantuan pimpinan ecara garis besar maka pernan sekertaris dalam memberi bantuan pimpinan tersebut diperinci dalam tugas-tugas yang bersifat protokoler, disamping masih ada tugas pokok yan sesuai dengan kedudukan sekretaris itu sendiri. Dalam bahasan ini ditekankan tugas pokok sekretaris dibidang pelayanan kantor. a. Menyelenggarkan tugas umum sekretaris untuk meringankan pimpinan seperti menerima dikte dan penyalinannya menjadi bentuk naskah yang terketik rapi.
229
b. Menyelenggarakan surat-menyurat dan membuat konsep surat serta laporan. c. Mengurus masalah pengetikan dan percetakan, penggandaan. d. Mencari informasi dan berkomunikasi. e. Mengurus ketatausahaan lainnya seperti menata arsip, ekspdisi, urusan pos dan lain-lain. Tugas protokoler dapat disebutkan antara lain sebagai berikut : a. Menerima tamu, mengatur perjanjian, menerima pesanan melalui telepon atau surat. b. Mempersiapkan rapat formal maupun informal c. Mengatur jamuan antar pejabat, mengirim surat undangan, memilih tanda mata untuk acara tukar menukar kenangan. d. Menghubungkan bawahan dan atasan yang akan merundingkan aktivitas kerja. e. Mengatur bawahan dan atasan yang akan merundingkan aktivitas kerja. f. Mengatur penerimaan tanu dengan segala fasilitas yang diperlukan. Dengan demikian tugas pokok seorang sekretaris dan selanjutnya masih ada tugas sampingan yang tak kalah pentingnya guna menunjang tugas pokok tersebut. 2. Tugas Khusus Tuga yang tidak termasuk tugas pokok dan tugas protokoler disebut tugas khusus, antara lain ; a. Pengurusan perjalanan dinas Tugas sekretaris dalam pengurusan perjalanan dinas berupa pengurusan rencan, masalah imigrasi (paspor, visa, health certificate, dan lain-lain) tiket, akomodasi, hotel dan lain-lain. b. Pengurusan kas kecil Guna keprluan yang bersifat kecil seperti membeli bunga, memesan minum utuk tamu, ongkos parkir dan lain-lain keprluan sehari-hari. Sekretaris dalam mengurus tugas-tugasnya diperlukan uang yang siap dapt dipergunakan sewaktu-waktu. Dan untuk keperluan tersebut diambil dari dana kas kecil yang menjadi tanggung jawab sekretaris. Sekalipun dana itu kecil, akan tetapi sekretaris wajib mengurusnya biak-baik. 8.5 Pegawai Administrasi 8.5.1 Bidang Tata Persuratan a. Bagian penerimaan dan pengiriman surat
230
-
Menerima surat-surat, mencatat dalam buku agenda, memberi label pada surat atau lembar disposisi, mendistribusikan kepada yang berwenang. Memberi nomor dan tanggal surat yang keluar, mencatat dalam buku agenda menyampul dan mengirimkan, baik langsung maupun melalui kurir. Memberi nomor surat-surat kawat dan telex, mencatat dalam buku agenda dan menyerahkan kepada unit yang bersangkutan untuk dikirim. Membuat statistik atas surat-surat yang masuk dan keluar secara periodik, termasuk surat kawat, dan telex.
b. Bagian pengetikan dan penggandaan - Pengetikan konsep-konsep surat, daftar blanko dan karangankarangan untuk konsumsi keluar organisasi. - Memperbanyak surat-surat dengan stensil, foto copy, atau alat lai atau mesin pengganda yang ada. - Menyusun dan menyimpan berbagai jenis sheet atau master secara teratur. - Memelihara alat-alat yang ada pada seksi itu (pemeliharaan ringan). - Membuat statistik penggandaan. c. Bagian Kearsipan dan Dokumentasi - Mengurus tata kearsipan surat-surat, termasuk menyusun, menyimpan dan memelihara arsip. - Mengatur dan menyimpan serta memelihara surat-surat yang berharga atau dokumen. - Mencatat, memberi kode klasifikasi, dan nomor surat-surat yang disimpan. 8.5.2 Bidang Perlengkapan a. Bagian pengadaan barang - Merencanakan jenis barang yang diperlukan dalam pekerjaan, baik pekerjaan perkantoran maupun pekerjaan lapangan. - Menyediakan barang-barang kebutuhan sesuai dengan keperluan, baik melalui pembelian, pinjaman, hibah, maupun membuat sendiri. - Menerima dan menyimpan, barang-barang sebelum diserahkan kepada unit pemakai. - Membuat catatn dan daftar atas barang-barang inventaris secara keseluruhan, berikut perubahan status dan lokasi barang tersebut. - Merencanakan dalam melksanakan penghapusan barang inventaris, sesuai criteria penghapusan barang inventaris.
231
b. Bagian pemeliharaan - Memelihara barang-barang inventaris kantor, seperti gedung kantor, rumah dinas, mesin-mesin, kendaraan, pesawat telepon atau telex, meja kursi lemari, dan peralatan lainnya. - Memperbaiki kerusakan yang terjadi atas barang-barang inventaris baik dilakukan sendiri maupun oleh pihak ketiga. - Memelihara kebersihan gedung ruang kerja, ruangan-ruangan lain dalam gedung termasuk kamar kecil. - Memelihara halaman, taman, selokan, pagar, lampu-lampu hias dan lain-lain. c. Bagian bangunan - Merencanakan pembangunan rumah-rumah dinas, mess dan bangunan lain dilingkungan kerja. - Mengatur dan mengurus alikasi dan realokasi rumah dinas dan aturan-aturan mengenai penempatan. - Mengurus dan menyelesaikan masalah-masalah yang berhubungan dengan izin-izin bangunan, izin penempatan, dan izin perombakan dan mengurus berbagai fasilitas bangunan tersebut. 8.5.3 Bidang Kerumahtanggaan Kantor a. Bagian pelayanan atau keamanan - Mengatur pemakaian ruang kerja dan ruang rapat, termasuk tata ruang. - Menyiapkan jamuan dan melayani rapat-rapat, pertemuan, konfernsi, dan sejenisnya. - Menyiapkan dan melayani kebutuhan minuman harian bagi pegawai dan tamu. - Mengatur ketertiban tamu-tamu, parkir kendaraan bermotor. b. Bagian perjalanan dinas - Mendapatkan data dan keterangan mengenai aturan perjalanan dalam dan luar negeri dengan menggunakan sarana angkutan yang ada. - Mengurus dan menyelesaikan surat-surat berkenaan dengan perjalanan dalam dan luar negeri, bagi pegawai dan pejabat. - Membuat perhitungan biaya perjalanan dalam dan luar negeri dan menyiapkan surat-surat pembayaran. - Menyelesaikan surat-surat pertanggung jawaban perjalanan. 8.5.4 Bidang Hubungan Masyarakat a. Bagian langganan dan penerbitan - Merencanakan dan menyelenggarakan penerbitan majalah atau buletin serta mengatur pendistribusiannya baik didalam maupun luar kantor.
232
-
Mengurus dan mengatur langganan surat kabar, majalah, atau media cetak lainnya. Membuat catatan-catatan penting atau kliping yang dibuat media cetak yang berhubungan dengan organisasi atau kantor. Menerima dan meneliti semua tulisan untuk dimuat dalam media cetak.
b. Bagian penerangan dan dokumentasi - Mengambil, menganalisa, dan merumuskan berita-berita penting dari harian-harian yang terbit dalam maupun luar negeri. - Menyajikan berita-berita hangat (actual) kepada pemimpin yang terkait. - Mengatur dan menyusun dokumen dan membuat kliping koran yang erat hubungannya dengan organisasi, untuk disimpan agar mudah menemukannya kembali. c. Bagian hubungan masyarakat - Mengatur, menyelenggarakan acara-acara pertemuan dengan badan legislatif baik dalam rangka tukar pendapat maupun konsultasi. - Mengatur dan menyelenggarakan pertemuan dengan pihak ketiga (wartawan atau delegasi). - Menghimpun dan menyimpan data mengenai kebijaksanaan pemerintah dan kegiatan pihak swasta yang berhubungan dengan kantor, dalam rangka koordinasi kerja. - Menggalang usaha kerja sama bidang kehumasan dengan pemerintah dan swasta dalam rangka pengembangan kegiatan kantor atau organisasi. d. Seksi Protokol - Mengatur dan mengurus tamu-tamu yang akan bertemu dengan pucuk pimpinan baik atas perjanjian maupun yang bersifat mendadak. - Mendampingi pejabat tinggi atau pucuk pimpinan yang meninjau unit-unit kerja atau melakukan perjalanan dinas kedaerah lain. Mengatur tata upacara secara protokoler pada pertemuanpertemuan atau upacara yang di hadiri pejabat-pejabat tinggi organisasi. - Mengurus kelengkapan-kelengkapan protokoler pada pertemuan, perjalanan dinas dan lainnya berkenaan dengan aturan-aturan keprotokoleran.
233
8.5.5 Bidang Organisasi dan Tata Kerja a. Bagian organisasi - Menelaah perkembangan organisasi dan kemanfaatan hubungan dengan kemajuan dalam bidang manajemen. - Meneliti data hubungan kerja antara unit guna meningkatkan koordinasi dan kelancaran pekerjaan. - Merencanakan perubahan atau pembaharuan organisasi dan perincian serta perumusan tugas kewajiban unit-unit organisasi. - Mempersiapkan data dan surat-surat keputusan mengenai organisasi kerja, hubungan kerja, perincian tugas, kewajiban dan perumusan ketentuan-ketentuan lain dalam bidang keorganisasian. b. Bagian tata kerja - Merencanakan suatu sistem, tata kerja, metode dan prosedur masing-masing pekerjaan, sehingga diperoleh efisien kerja yang tinggi. - Melakukan penelitian atas pekerjaan mengenai ukuran-ukuran waktu, satuan, jarak, berat, luas, dan lain-lain untuk kepreluan standar pekerjaan. - Melakukan usaha-usaha untuk penyederhanaan kerja, menuju kecepatan, ketepatan, kelancaran, dan kerapihan pekerjaan. - Membantu unit-unit kerja menciptakan formulir-formulir yang diperlukan secara tepat sesuai dengan kebutuhan. c. Bagian pengembangan metode - Mengadakan penelitian atas metode kerja yang telah berjalan, apakah sudah sesuai dengan kebutuhan atau perlu penyempurnaan. - Menciptakan metode baru terhadapa cara kerja sesuai dengan perkembangan teknologi, baik dalam bidang administertif maupun teknik operatif. - Mengadakan penelitian perbandingan terhadap metode dari kantor atau oerganisasi lain yang sejenis, dalam rangka penyempurnaan sistem kerja. - Mengusahakan adanya inovasi dalam kantor atau organisasi. Sekali lagi dikemukakan, bahwa susunan, pengelompokan, nama unit kerja, uraian tugas, dan istilah-istilah yang diebutkan di atas tidak mutlak. Masing-masing organisasi atau kantor dapat melakukan variasi sesuai kebutuhan, ruang lingkup atau besar kecilnya organisasi yang bersangkutan. Paling tidak dengan penyajian susunan organisasi di atas,
234
dapat diketahui macam dan ruang gerak dari manajemen perkentoran dalam keadaan sehari-hari.
235
Bab IX Kompetensi Khusus dan Moral Sekretaris 9.1 Sepuluh Kompetensi 9.1.1 Menerima Tamu dan Bertamu A. Pengertian Tamu Tamu adalah seseorang atau sekelompok orang yang datang untuk mengunjungi instansi atau organisasi, untuk kepentingan pekerjaan baik kedinasan maupun pribadi. Tamu yang berkunjung ketempat dimana kita berkerja harus dihormati dan dihargai. Biasanya tamu yang datang tentu ada keperluan yang berhubungan dengan kedinasan. Tamu yang berkunjung harus kita layani dengan baik, tanpa membedabedakannya. Oleh karena itu, sebagai tuan rumah harus berusaha untuk melayani tamu sebaik mungkin. Menerima tamu merupakan tugas utama seorang sekretaris. Dimana sekretaris harus bersikap ramah, sopan, dan bersedia untuk membantu memberikan informasi yang diperlukan tamu. Hal-hal yang harus diperhatikan pada saat menemui tamu : a. Bersikap ramah memberikan salam dan menyapanya. b. Tanyakanlah maksud kedatangannya, dan berikan informasi yang sejelas-jelasnya. c. Bila tamu harus menunggu, usahakan agar tamu menunggu dengan suasana yang menyenangkan berikanlah bacaan (surat kabar, majalah). d. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat usahakan agar tamu meninggalkan pesan dan catat segera serta beritahukan kepada pejabat yang dituju. e. Biasanya di instansi atau perusahaan ada petugas khusus penerima tamu yang disebut Resepsionis. Tamu yang datang terlebih dahulu harus mengisi buku tamu. Untuk memudahkan petugas untuk menghubungi orang yang dituju oleh tamu. B. Merencanakan Dan Menyusun Jadwal Penerimaan Tamu Jadwal penerimaan tamu harus diatur dan secermat mungkin, perlu dibuat catatan khusus. Buku tamu harus berisi No, Telp, Tanggal, Waktu, Siapa, dan untuk tujuan apa tamu tersebut. Untuk membantu mengingatkan pimpinan. Buatlah perjanjian atau pembatalan dengan tamu apabila ada perubahan sampaikanlah secepatnya.
236
C. Kesalahan Yang Dihindari Dalam melayani tamu yang harus dihindari adalah : 1. Hindari senda gurau, jangan berbisik-bisik ketika menerima tamu. 2. Jangan duduk saat menerima tamu hendaklah berdiri. 3. Janganlah berhias diri saat menerima tamu. 4. Jangan makan pada saat menerima tamu. 5. Kurang sabar dalam melayani tamu. 6. Tidak memberikan keterangan yang lengkap kepada pimpinan tentang tamu. 9.1.2 Menerima Telepon dan Menelepon A. Pengertian Bertelepon Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh. Telepon merupakan alat komunikasi yang paling efektif. Oleh sebab itu, permintaan akan telepon yang semakin meningkat. Telepon merupakan bagian dari kehidupan manusia sarana penunjang bisnis. Pengguna telepon terdapat pada berbagai lapisan masyarakat baik individu atau instansi. Kini telepon sudah dimodifikasi, menjadi alat komunikasi yang multiguna, dan beranekaragam model. B. Etika Menangani Telepon Sekretaris atau Resepsionis dalam pekerjaan sehari – hari adalah menelepon dan menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang. Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan ditelepon. Anda berbicara ditelepon harus tulus dan mau mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara dengan Anda. Kalau Anda berbicara ditelepon membiasakan diri tersenyum. Janganlah sekali – kali beranggapan bahwa orang yang menelepon tidak melihat Anda. Oleh sebab itu, perlu diusahakan berikanlah kesan yang baik, jangan berbicara dengan tergesa – gesa atau marah. Berhati – hatilah agar nada kesal tidak sampai kentara pada suara Anda. Suara Anda mewakili suara pimpinan dan perusahaan. Sering kali orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan Anda berdasarkan relasi yang diperolehnya waktu menelepon. Akibat pelayanan telepon yang kurang menyenangkan bisa menghancurkan seluruh usaha perusahaan. Demikian, sikap yang baik dalam melayani telepon dapat memberikan nama baik kepada kantor.
237
D. Langkah – Langkah dan Pelayanan Telepon 1. Menyiapakan alat tulis, letakkan didekat pesawat telepon. Agar mudah diperlukan. 2. Catatlah nomor – nomor telepon penting yang sering dibutuhkan dan letakanlah di meja kerja, untuk memudahkan bila diperlukan. 3. Janganlah berbicara dengan orang ketiga pada waktu menelepon. 4. Dalam pembicaraan telepon, kata – kata harus diucapkan dengan jelas, perhatikanlah volume suara Anda, bicaralah dengan lancar dan nada suara tidak boleh datar. 5. Angkatlah gagang telepon sebelum ketiga kalinya. 6. Jawablah dengan memberikan identitas Anda, segera tanyakan siapa yang mengajak bicara, apabila penelepon tidak menyebutkan identitas jangan dihubungkan dengan pimpinan, walaupun dalam keadaan mendesak. 7. Apabila pimpinan tidak ada ditempat, dan Anda tidak dapat membantu penelepon mengatasi persoalan, jangan memberitahukan pimpinan bisa ditemui. 8. Apabila panggilan telepon datang, sedangkan Anda sedang melayani pembicaraan dengan telepon lainnya, katakan bahwa Anda harus menerima telepon lain. Mintalah kepada penelepon pertama agar mau menunggu, jawablah panggilan penelepon kedua, mintalah padanya supaya dia mau menunggu sementara Anda menyelesaikan pembicaraan pertama, serta minta maaf karena harus menunggu. Sekretaris yang bertanggung jawab penuh atas kelancaran menerima telepon dan menelepon dapat membina hubungan baik antara kantor dengan kantor lain. 9.1.3 Membuat Surat Surat merupakan media komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama sendiri atau atas nama instansi atau perusahaan. Isi surat atau informasi dapat berbentuk pertanyaan permintaan, laporan, saran, atau konsep yang disampaikan kepada pihak lain. Kegiatan surat menyurat yang dilakukan secara terus menerus antara pihak yang satu dengan pihak lain disebut korespodensi. Agar komunikasi melalui surat lebih efektif dan dapat mempelancar proses komunikasi, maka kedua belah pihak harus mempertahankan tata cara penulisan atau pembuatan surat. a. Isi surat harus jelas maksudnya. b. Surat memiliki tujuan dan maksud yang jelas. c. Surat ditulis dengan gaya bahasa yang baik dan sopan agar mudah dipahami. d. Hindari penggunaan kalimat yang tidak perlu dan membingungkan. e. Pergunakanlah bahasa yang sesuai dengan pemahaman pihak penerima.
238
f.
Tulis dan ketik surat dengan rapi agar si penerima surat tertarik untuk membacanya.
Bahasa surat yang tertera dalam surat memegang peranan penting dalam menentukan lancar tidaknya berkomunikasi. Karena itu, bahasa surat merupakan kunci dalam keberhasilan berkomunikasi dan sekaligus sebagai alat komunikasi yang efektif. Sehubungan dengan itu untuk menangani surat menyurat dikantor atau instansi perusahaan diperlukan tenaga terampil dan memiliki kemampuan khusus agar efektifitas dan efisiensi suatu kantor terjamin mekanisme kerjanya. Menangani urusan surat menyurat dengan baik, berarti memelihara hubungan kerja sama yang baik dengan rekan bisnis, dan secara administrasi mencerminkan bahwa kantor yang bersangkutan bekerja secara professional. Surat menyurat merupakan bagian – bagian dari pekerjaan kantor yang kegiatannya meliputi, pengumpulan dan pengelolaan data, pengiriman dan penerimaan informasi. Surat berfungsi sebagai media komunikasi intern dan ekstern. Surat menunjukkan kinerja kantor atau perusahaan dalam memelihara komunikasi dengan pihak luar (relasi). Dan memiliki peranan yang penting sebagai media komunikasi baik dari lingkungan instansi itu sendiri maupun dari pihak luar. Jadi, jelaslah bahwa surat merupakan media komunikasi tertulis yang sangat penting bagi instansi atau perusahaan untuk melakukan dan memelihara kerja sama dengan pihak lain. Surat merupakan ukuran terhadap kinerja sebuah instansi atau perusahaan. Surat merupakan barometer kemajuan instansi atau perusahaan karena surat merupakan : a. Surat merupakan alat bukti tertulis (yuridis). b. Surat merupakan alat penggerak dan pengendali kegiatan sehari – hari kantor baik intern maupun ekstern. c. Surat merupakan alat pengingat. d. Surat berfungsi sebagai bahan kajian perusahaan. e. Surat sebagai acuan dalam melakukan tindakan atau pelaksanaan. f. Surat sebagai duta atau wakil seseorang atau instansi. 9.1.4 Menerima dan Menggandakan Surat Bagi instansi atau perusahaan, surat memegang peran penting, sebab hampir sebagian besar komunikasi dengan pihak luar ataupun relasi dilakukan dengan surat menyurat. Surat menyurat adalah pekerjaan kantor. Istilah pekerjaan kantor pada dasarnya sama dengan tata usaha yang dalam bahasa inggrisnya disebut sebagai office work atau clerical work, yaitu seluruh rangkaian aktifitas seperti menghimpun, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim, menyimpan keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha dilakukan melalui surat.
239
Menurut GR. Terry Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat – warkat tertulis dengan cepat guna menyediakan suatau landasan fakta sebagai tindakan kontrol dari pimpinan. Menurut William Henry Leffinguell dan Edwin Robinson Bahwa pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang pertama-tama berkenaan dengan warkat dari badan usaha pembuatan warkat – warkat guna dipakai untuk keterangan dikemudian hari. Dari kedua rumusan tersebut, ternyata pekerjaan kantor berhubungan dengan pembuatan surat – surat dan warkat – warkat, serta kegiatan lainnya yang sifatnya memberi bantuan dan layanan kepada pihak – pihak yang memerlukan demi tercapainya tujuan instansi atau perusahaan. Jadi, kantor merupakan pusat kegiatan pemikiran dan komunikasi yang menggerakkan seluruh jaringan. Di kantor pula terdapat bermacam pekerjaan yang menyangkut hidup matinya instansi atau perusahaan. Karena itu, pekerjaan kantor pada dasarnya ada dua jenis yaitu sebagai berikut : a. Pekerjaan kantor yang bersifat ketata usahaan yaitu pekerjaan yang berhubungan dengan tulis menulis, antara lain : 1. Membuat surat . 2. Menerima surat . 3. Penyimpanan surat masuk maupun surat keluar (mengarsipkan). 4. Mengendalikan surat. 5. Pengetikan surat. 6. Penggandaan surat menyurat. 7. Pengurusan keuangan. 8. Pengurusan perlengkapan kantor. 9. Pengurusan kepegawaian. 10. Pembuatan laporan. b. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketata usahaan, yaitu pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan tulis menulis yaitu : 1. Menerima tamu dan bertamu. 2. Menerima telepon dan menelepon. 3. Pelayanan keamanan. 4. Pelayanan kebersihan. Untuk meningkatkan produktifitas pekerjaan kantor, perlu ditunjang oleh tenaga – tenaga terampil dan memiliki kemampuan khusus agar mekanisme kerja suatu kantor dapat berjalan secara efektif dan efisien. Penanganan atau pengurusan surat merupakan sentral dari kegiatan kantor. Bagian ini memegang peranan penting dalam
240
menggerakkan dan mengendalikan kegiatan sehari – hari yang berhubungan dengan surat menyurat. 9.1.5 Menata Arsip Arsip sangat penting bagi tata laksana kantor baik itu dalam instansi atau perusahaan. Arsip disebut dengan kearsipan atau filling merupakan bagian dari kegiatan rutin seorang sekretaris. Arsip merupakan salah satu alat otentik disebuah instansi atau perusahaan, semua dokumen atau arsip akan dipelihara dengan baik dan akan digunakan kembali jika suatu saat diperlukan, sehingga penyimpanan arsip harus disusun sedemikian rupa agar mudah dicari bila dibutuhkan. Untuk itu, perlu dibuat sistem arsip yang sistematis menurut kebutuhan instansi atau perusahaan. Ada beberapa cara dalam pengarsipan diantaranya : 1. Dibagi kedalam kategori perkasus atau permasalah secara sistematis dan logis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi atau perusahaan. Klasifikasi arsip berguna untuk : a. Mengelompokkan arsip yang masalahnya sama kedalam satu berkas. b. Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. c. Memudahkan penemuan kembali arsip. 2. Dibagi perelasi atau alamat. Dimasukkan kedalam arsip yang sama, walaupun kasusnya bermacam – macam. 3. Telitilah kebenaran dan kelengkapan arsip yang akan disimpan dan singkirkanlah bahan – bahan tidak perlu disimpan. Tentukanlah folder dan indeks, bila diperlukan buatlah petunjuk silang. 4. Siapkan folder, lalu tulislah kode dan indeks pada TAB folder sesuai kode dan indeks arsip yang akan disimpan. 5. Masukilah berkas arsip kedalam folder. Buatlah tunjuk silang apabila pada suatu surat terdapat dua atau lebih masalah atau antara berkas yang satu dengan lainnya berkaitan. 6. Simpan dan tatalah folder yang telah berisi berkas arsip kedalam laci arsip dibelakang guide sesuai kode dan indeks. Semua arsip sebaiknya dicatat, dengan cara yang sederhana namun efektif adalah : 1. Bila Anda menerima surat, bubuhkan stempel, tanggal, dan beri nomor urutnya. 2. Catatlah surat kedalam buku agenda dengan lengkap. Penataan atau penyimpanan arsip merupakan suatu sistem karena adanya suatu proses kerjasama, yaitu proses pengaturan atau penyusunan surat dengan menggerakan elemen – elemen yang terdapat didalam aktivitas penyimpanan. Dalam penyelenggaraan sistem kearsipan atau sistem filling yang baik, diantaranya sebagai berikut :
241
1. Tidak memakan tempat, tata letak sarana atau perlengkapan dibuat seefektif dan seefisien mungkin. 2. Sederhana dan praktis. 3. Surat yang disimpan hendaknya mudah dicapai agar mudah digapai. 4. Ekonomis tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya. 5. Fleksibel, mudah dikembangkan dan dilaksanakan. 6. Aman dan bebas dari kerusakan karena penyimpanan. Pola pelaksanaan penyimpan sistem filing umumnya melalui langkah sebagai berikut. Klasifikasi → indeks → kode dengan instansi tertentu → sortir dokumen → penempatan ditempat penyimpanan → transfer → pemusnahan. Pola pelaksanaan system pencarian kembali arsip : Kode dokumentasi tertentu ↓ Menetapkan tempat dokumen ↓ Sortir dokumen yang dicari ↓ Diambil ↓ Dikembalikan ketempat semula Tempat penyimpan arsip lembaran yang lain, yang sering dijumpai diinstansi atau perusahaan antara lain adalah sebagai berikut : a. b. c. d. e. f. g. h.
Lemari arsip (filing cabinet) Lemari Sortir (sortir deks) Kotak indeks (index box) Meja kartu (card desk) Rak Lemari filing tahan api (file resiting) Folder Odner
Mengelola arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara yang disesuaikan dengan besar atau kecilnya suatu instansi atau perusahaan. Dalam pelaksanaannya pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu sistem buku agenda dan sistem kartu kendali. 9.1.6 Mengatur penggandaan dan Pengumpulan Dokumen Kantor Pekerjaan perkantoran dizaman sekarang lebih efektif dan efisien karena terbantu dengan adanya alat – alat perkantoran antara lain
242
komputer, foto copy, scanner, mesin cetak, duplicator offset – litho printer, OHP. Dalam memiliki peralatan penggandaan dokumen kita perlu memperhatikan beberapa hal antara lain : a. Jumlah penggandaan yang diperlukan. Kebutuhan terpenuhi, jumlah yang sangat besar dapat dikerjakan dengan menyiapkan dua masker. b. Jenis dan kualitas kertas yang digunakan perlu dipertimbangkan harus cocok untuk pengetikan atau tulisan tangan. c. Penduplikasian warna perlu dipertimbangkan untuk gambar, bagan atau sketsa yang diduplikasi. d. Volume penggandaan yang sangat besar memerlukan mesin yang akan digunakan sepanjang hari, maka pilihlah mesin yang berkonstruksi kokoh dan mempunyai penggerak listrik yang hemat energi. Ada beberapa alat yang digunakan dalam penggandaan dokumen atau surat sebagai berikut : 1. Penggandaan dokumen dengan menggunakan duplicator hektografik dengan alkohol mesin ini cocok untuk menggandakan dokumen berjumlah 10 keatas. 2. Penggandaan dokumen dengan duplikator stensil mesin ini menghasilkan lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan alat bantu kertas master yang disebut dengan stensil atau sit stensil. Mesin ini mampu menghasilkan 100 keatas. 3. Duplicator Offset Litho Dapat memproduksi ketikan tulisan tangan, gambar atau foto. 4. Duplikator Typeset Mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpies. Menghasilkan cetakan berkualitas. 5. Mesin Scanner Stensil sit yang diproses dengan mesin Scanner mula – mula diproses dengan kertas biasa lalu dieditdengan foto, gambar, table atau grafik dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara elektronik. 6. Mesin Fotocopy Menggandakan dokumen dengan fotocopy akan menghasilkan rekaman naskah yang mirip mendekati aslinya tetapi tulisannya bewarna hitam. 7. Alat pencetak (Printer) Alat ini harus dihubungkan dengan komputer untuk pengetikan dan hasilnya digandakan melalui printer. 8. LCD atau Citra Elektronis Alat ini untuk menjalin dokumen secara elektronis informasi yang disimpan . mesin ini menggunakan lasser yang dikendalikan oleh pengelola kata. 9.1.7 Mempersiapkan Rapat dan Membuat Notula
243
a. Pengertian Rapat Rapat adalah pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok untuk membicarakan sesuatu masalah. Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan kantor dengan stafnya. Rapat sering diselenggarakan oleh banyak instansi atau perusahaan. Jadi, rapat (conference atau meeting) merupakan pertemuan antara para anggota lingkungan instansi atau perusahaan untuk merundingkan atau menyelesaiakan suatu masalah yang menyangkut kepeningan bersama. Rapat sangat memerlukan tangan sekretaris yang terampil dalam rapat, terutamamempersiapkan dan merekam serta melaporkan kegiatan rapat pimpinan. Tugas sekretaris dalam rapat antara lain meliputi hal-hal sebagai berikut : 1. Persiapan 2. Menyusun acara 3. Menyusun teks pidato pimpinan 4. Membuat notula rapat 5. Mmbuat laporan hasil rapat. b. Persiapan Peyelenggaraan Rapat 1. Membuat surat undangan rapat. Undangan dibuat jauh hari sebelum rapat dimulai. Undangan rapat yang akan dikerjakan lengkap berisi : a. Hari, tanggal, dan jam b. Tempat rapat c. Acara rapat atau bahan (materi) yang akan dibahas didalam rapat 2. Persiapan ruangan rapat Pengaturan tata ruang rapat yang baik sangat besar pengaruhnya terhadap keberhasilan dalam rapat. Tata ruang rapat harus disesuaikan dengan jumlah peserta rapat dan maksud rapat. Penataan ruangan rapat menjadi perhatian sekretaris dalam rangka persiapan rapat. 3. Alat – alat tulis Dalam rapat – rapat yang cukup besar perlengkapan alat – alat tulis sangat penting. Alat – alat tulis yang diperlukan pada saat rapat diantaranya : 1. Map beserta isinya yaitu kertas HVS, jadwal rapat, dokumen – dokumen sehubungan dengan masalah – masalah yang akan dibahas, untuk dibaca para peserta rapatdan lain- lain. 2. Pensil, ballpoint, penghapus dan lain sebagainya. 3. Komputer atau laptop. 4. Perlengkapan Rapat
244
Sound system, overhead projector atau slide, video, tape recorder, whiteboard, alat – alat ini sangat membantu keberhasilan rapat. Agar rapat berjalan lancar, pastikan peralatan – peralatan tersebut siap dipakai sebelum rapat berlangsung. 5. Akomodasi Untuk penyelenggaraan rapat yang cukup lama, maka perlu dipersiapkan akomodasi antara lain, hotel atau penginapan, dan transportasi untuk para peserta rapat. 6. Konsumsi (snack) Hidangan makanan dan minuman (kopi, air putih) saat peserta dating akan menimbulkan kesan penyambutan yang baik bagi peserta rapat. Pelayanan dan penyajian minuman dan makanan sebaiknya : a. Tidak mengganggu jalannya rapat. b. Memperhatikan kebersihan. 7. Kesehatan Penyelenggaraan rapat yang cukup lama perlu di sediakan ruangan kesehatan untuk mencegah terhambatnya pelaksaannya rapat akibat ada peserta yang sakit. Maka, faktor kesehatan peserta rapat perlu di perhatikan. Agar lebih jelas, dibawah ini dibuat bagan persiapan penyelenggaraan rapat sebagai berikut :
Persiapan dan penyelenggaraan rapat
undangan
Ruangan rapat
Alat – alat tulis
Hari, tanggal, jam, tempat dan acara
jumlah peserta rapat, bentuk ruang rapat & maksud rapat
Map beserta isinya,AT K, komputer atau
Perlengkapan
Sound system, overhead projector, video, tape recorder, & white
b. Notula Rapat
245
Akomodasi
konsumsi
kesehatan
Hotel atau penginapan & transportasi
Makanan & minuman
Obatobatan & ruangan kesehatan
Notula adalah catatan singkat atau ringkasan hasil pembicaraan dalam sebuah rapat. Dalam pembuatan notula rapat yang harus diperhatikan antara lain : a. mengetahui tema dan tujuan rapat b. pandai mengolah pendapat menjadi kesimpulan c. berkonsentrasi pada pembicara yang sedang berlangsung, agar tidak terlewatkan hal-hal yang penting d. pandai dan jelas dalam memilih kata yang tepat serta bahasa yang logis dan efektif Catatan rapat yang Anda buat selama rapat berlangsung segera disusun dengan rapi atau diketik. Segera meminta tanda tangan dari pimpinan rapat. Setelah itu notulis ikut menandatangani dan segera memperbanyak dan mendistribusikan kepada para peserta rapat. 9.1.8
Mengatur Perjalanan Dinas atau Bisnis Pimpinan dan Kolega
A.
Mengatur Perjalanan Dinas Atau Bisnis Pimpinan Untuk meningkatkan hubungan serta mengembangkan naskah atau perluasan produktivitas. Maka seorang pimpinan atau pejabat sering melakukan perjalanan dinas diluar kota bahkan pula keluar negeri. Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya. Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan. Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain : 1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas. 2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan. 3. Mengatur tanggal keberangkatan. 4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan). 5. Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan. 6. Mempersiapkan keperluan keuangan. Perencanaan yang baik serta perhatian sekretaris, sepenuhnya sangat mempengaruhi keberhasilan perjalanan pimpinan. Berikan kepada pimpinan Anda rencana perjalanan yang terperinci dan lengkap dengan daftar acara pertemuan. Maksud dan tujuan perjalanan dinas harus jelas, sehingga dapat ditetapkan suatu rencana yang baik dalam rangka mencapai tujuan perjalanan dinas. B.
Persiapan Pertama–tama yang harus dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinannya hendaklah mempersiapkan antara lain :
246
1. Surat tugas atau surat perintah dari pejabat yang berwenang agar sekretaris mengetahui pimpinan atau karyawan akan mengadakan perjalanan dinas, tujuannya dan persiapan apa yang perlu diperlukan. 2. Paspor aspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang warga negara yang diberi izin untuk meninggalkan negara dan untuk pergi kenegara – negara tertentu. Paspor merupakan persyaratan pokok bila akan berpergian keluar negeri sebab merupakan tanda pengenal yang harus ditinjukkan dan distempael diperbatasan suatu negara atau dibandara paspor dibuat dikantor imigrasi. Syarat - syarat membuat laporan adalah : 1. Akte Kelahiran 2. Karu Keluarga 3. KTP ( Keterangan warga negara). 3. Visa Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran – lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara dalam waktu tertentu. Visa dapat diperoleh dari konsulat atau kedutaan negara yang bersangkutan. 4. Yellow Card ( Kartu Kesehatan ) Yellow Card adalah kartu kesehatan yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk diberikan kepada warga negara yang akan keluar negeri. 5. Keuangan persiapan keperluan keuangan pimpinan selama dalam perjalanan sesuai dengan mata uang negara yang akan dikunjungi harus dipersiapkan. Juga harus disipakan pembayaran fiskal (pajak) untuk mereka yang berkunjung ke luar negeri. 6. Siapkan semua Kebutuhan pimpinan dan disatukan dalam satu tempat. Dan buat check list atas barang dokumen yang harus dibawa agar tidak ada yang tertinggal. C.
Laporan Sekembalinya Pimpinan dari Perjalanan Dinas
Sekretaris membuat laporan pertanggungjawaban atas biaya– biaya yang dikeluartkan oleh perusahaan yang telah dikeluarkan pimpinan selama perjalanan. Semua biaya–biaya yang sudah dikeluarkan dihitung, apabila ada biaya – biaya kelebihan harus dikembalikan dan bila kekurangan maka perusahaan membayar kekurangannya. 9.1.9
Menciptakan dan Mengembangkan Naskah untuk Dokumen (Laporan) Laporan yaitu suatu keterangan tertulis yang disampaikan oleh seorang kepada atasannya atau sebuah panitia/tim kepada
247
yang membentuknya yang merupakan akibat dari pelaksanaan pekerjaan. Untuk memperjelas pengertian laporan, berikut akan dibahas : a. Prof. Dr. Prayudi Atmosudirdjo menyatakan laporan adalah setiap tulisan yang berisikan hasil pengolahan data dan informasi. b. J.C. Denyern, laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki. Dari Uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah : Suatu bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses pengolahan data sebagai hasil dari suatu penelitian atau riset terhadap suatu masalah yang biasa. 1. Fungsi laporan Bagi suatu instansi / perusahaan laporan sangat besar sekali manfaatnya. Sebab laporan tersebut berfungsi sebagai 1. alat untuk menyampaikan informasi 2. alat pertanggungjawaban kepada pemberi tugas 3. bahan penentu kebijakan 4. alat untuk membina kerja sama 5. alat untuk memperluas ide atau tukar-menukar pengalaman. 2. Jenis laporan Laporan sangat beraneka ragam corak dan bentuknya, tergantung dari sisi mana kita melihatnya. Dibawah ini akan dibahas laporan sederhana dan terbatas pada taraf yang sifatnya sangat sederhana. 1.) Jenis laporan ditinjau dari segi isi dan maksudnya : a. Laporan informatif, yaitu laporan sebagaimana adanya atau sesuai dengan kenyataan. b. Laporan analisis, yaitu laporan berupa sumbangan pikiran, pendapat, dan saran yang isinya matang dan mendalam. c. Laporan rekomendasi : yaitu laporan yang berisi penilaian sekilas tanpa analisis mendalam. d. Laporan pertanggungjawaban : yaitu laporan yang berupa pertanggungjawaban, yang dapat dikerjakan dengan berpedoman kepada kedua hal : kerjakan dengan 2 hal yaitu : 1. Apabila proyeknya sudah selesai 2. Jika pekerjaan bertahap/laporan kemajuan.
248
2.)
3.) 4.)
5.)
e. Laporan kelayakan : yaitu laporan yang bertujuan untuk menentukan mana yang terbaik setelah menganalisa suatu masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan layak atau tidak. Jenis laporan ditinjau dari segi bentuknya : a. Laporan berbentuk memo, yaitu laporan yang biasa digunakan untuk keperluan intern organisasi/kantor dan hanya memuat pokokpokoknya saja (isi laporan) b. Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat dalam bentuk surat biasa, isinya kira-kira satu sampai tiga, paling banyak 5 halaman. c. Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan bentuk naskah dapat pendek atau panjang penyampaiannya memerlukan memo atau surat pengantar. Jenis laporan ditinjau dari segi sifatnya a. Laporan biasa b. Laporan penting (rahasia) Jenis laporan ditinjau dari segi penyampaiannya a. Laporan lisan b. Laporan tulisan c. Laporan visual Jenis laporan ditinjau dari segi waktu dan perodisasinya. a. Laporan rutin b. Laporan berkala
3. Pengumpulan data Pengumpulan data dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Observasi Pengumpulan data dengan cara observasi bisa diperoleh dengan mengadakan kegiatan penelitian ke lapangan yang memiliki data terkait dengan masalah yang diinginkan. 2. Angket Pengumpulan data berupa angket dapat diperoleh dengan mengedarkan pertanyaan/quisioner kepada responden. 3. Wawancara Pengumpulan data yang bersifat wawancara bisa diperoleh dengan melaksanakan wawancara atau interview 4. Lokasi
249
Pengumpulan jenis ini, dapat diperoleh dari dokumendokumen yang dikumpulkan, dari majalah, buku-buku, surat kabar, arsip dan lain-lain. 4. Penyusunan laporan Laporan harus disusun dengan sempurna dan kumplit, tidak boleh ada hal-hal yang diabaikan bila hal-hal itu diperlukan untuk memperkuat kesimpulan. Laporan yang baik, tidak boleh memasukkan hal-hal yang menyimpang atau mengandung prasangka. Laporan harus disajikan secara menarik. 9.1.10 Mencatat Dikte untuk Mempersiapkan Naskah (Steno) A. Pengertian stenografi dan Perkembangannya Stenografi adalah tulisan pendek dan singkat untuk memepersingkat dan mempercepat pekerjaan yang berhubungan dengan tulis menulia. Stenografi berasal dari bahasa Yunani yaitu kata stenos artinya singkat dan grahein artinya menulis. Perkembangan senogarfi dapat diuraikan secara singkat. 1. Stenografi yang dikarang oleh Timithey Bright pada tahun 1588, John Willis pada tahun 1602 dari Inggris. 2. F.X. Gabelsbelger pada tahun 1820 dari Jerman. 3. I. Pitman pada tahun 1837 dari Inggris. 4. A.W. Groote pada tahun 1899 dari Belanda 5. Pada tahun 1925 diIndonesia terdapat pengarang Karundeng enciptakan steno nasional Karundeng Berdasarkan surat keputusan secara resmi pemerintah dikeluarkannya surat keputusannya No.051/1968 tanggal 1 Januari 1968, telah ditetapkan sistem karundeng sebagai sistem stenografi stendar mata pelajaran dimasukkn kedalam kurukulum SMK. Oleh karena itu, stenografi sistem karundeng merupakan sistem nasioanl. B. Manfaat Stenografi 1. Untuk mencatat atau menerima dikte 2. Untuk mencatat notulen saat rapat 3. Untuk membuat catatan yang bersifat rahasia C. Ukuran Huruf Steno 1. Huruf 1 ruang Terdiri dari abjad : a, h, l, m, dan n.
250
251
252
253
9.2 Nilai-Nilai Moral Sekretaris Sekretaris banyak dibutuhkan oleh instansi atau perusahaan untuk membantu pekerjaan. Tugas sekretaris selain mengerjakan Administrasi juga harus memiliki kemampuan dalam hubungan antar manusia yaitu kemampuan bergaul dan memahami cara berfikir dan memotivasi orang lain. Sekretaris harus memiliki sikap positif,menyenangkan, menghargai, dapat
254
dipercaya dan bertanggung jawab merupakan salah satu moral yang harus dijunjung tinggi. 9.2.1 Disiplin Sekretaris harus dapat berkerja sama dengan orang lain, karena sekretaris tidak bekerja sendiri tetapi dengan orang lain. Dimana tingkah laku seorang sekretaris menjadi contoh bagi yang lain. Apabila seorang sekretaris melaksanakan tugas dengan bermalas-malas akan berpengaruh dengan pekerjaan lain. 9.2.2 Jujur Kejujuran pada seorang sekretaris sangat diperlukan untuk membina hubungan yang baik, karena kejujuran bagian dari moral seseorang atau pribadi untuk mengatakan kebenaran. 9.2.3 Layak Dipercaya Sekretaris harus dapat menarik atau mengundang, menginspirasikan, serta memotivasi orang lain. Orang akan lebih memperhatikan apa yang mereka lihat, seperti cara kita membawa diri, sikap, cara bicara, berpakaian,dan lain-lain. Dengan menunjukkan kepercayaan diri kita juga menunjukkan kepada orang bahwa kita layak dipercaya. Supaya dapat dipercaya, antara lain tidak boleh berbohong. 9.2.4 Setia Tugas sekretaris membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugas, maka sekretaris harus selalu siap membantu pimpinan dalam menghadapi kesulitan. Menjaga nam baik instansi atau perusahaan, tidak memfitnah, menghianati, bersedia berbagi beban demi tujuan bersama. 9.2.5 Sopan Sopan adalah nilai-nilai atau ukuran kaidah, budi pekerti, tingkah laku yang halus dan baik. Bila sekretaris ingin disukai dan dihormati harus menjunjung tinggi kesopanan, dipahami, dihayati dan dilaksanakan dalam kehidupan bermasyarakat. 9.2.6 Sabar Sebagai sekeretaris harus bersikap sabar, lapang dada, harus selalu riang walaupun menghadapi banyak pekerjaan dan tidak disukai banyak orang. Dan harus dapat menyesuaikan diri dari segala situasi untuk buktikan kemantapan pribadi. 9.2.7 Rajin Instansi atau perusahaan membutuhkan sekretaris yang memiliki tingkat intelegensi diatas rata-rata yang membuat, mampu mengerjakan dan mengumban semua tugas, intruksi dari pimpinan, karena itu sekretaris dituntut lebih rajin untuk menyelesaikan pekerjaan, diperlukan
255
dedikasi tinggi untuk membuat tugas rutin yang terkesan membosankan menjadi pekerjaan yang menarik. 9.2.8 Patuh Sekeretaris harus patuh dalam menjalankan tugas dari pimipinan. Tertib dalam tugas, setiap ada pimpinan, teguh dalam memegang rahasia, dapat dipercaya. 9.2.9 Tanggap Sekretaris sekarang diharapkan tanggap yang berari dapat berpikir logis, kritis, analitis, kreatif, dan mampu bekerja mandiri tanpa banyak diperintah pimpinan, sekretaris harus kompeten dalam menangani tugas – tugas dan bisa berfungsi lebih baik. Sekretaris harus mencapai keberhasilan dan bisa berfungsi lebh baik. Dapat berkonsentrasi agar eksekutif puas sehingga dapat dipercaya dan dihargai. 9.2.10 Resik Kebersihan diri dan kerapihan kerja harus selaku diperhatikan karena kebersihan/resik telah menyatu dengan kehidupan sekretaris. Jangan meletakkan minuman atau makanan di meja kerja. Apabila tumpah kertas kerja menjadi basah. Tumpukan kertas kerja ditata di atas meja dengan rapi. Jangan meletakkan barang – barang seenaknya sampai berantakan diatas meja, karena akan memberikan kesan jelek pada yang melihatnya.
256
Bab X Empat Kemahiran Bahasa Secara singkat bahasa adalah alat komunikasi sehari-hari yang digunakan manusia untuk menyampaikan buah pikiran atau perasaan kepada lawan bicara atau orang lain dengan media suara atau tulisan. Bahasa yang memakai media suara menjadi kemahiran mendengar dan berbicara, dan bahasa yang memakai media tulisan menjadi kemahiran membaca dan menulis. Dengan demikian, mendengar, berbicara, membaca, dan menulis merupakan empat kemahiran bahasa manusia yang bersifat universal dan sering disingkat serta dipasangkan menjadi dengar-bicara dan baca-tulis.Kemahiran dengar-bicara memakai organ telinga dan mulut, dan kemahiran bacatulis memakai organ mata dan tangan. Karena bahasa merupakan alat komunikasi bersifat mutlak, akan tidak akan harus dipakai, maka kemahiran menggunakan bahasa menjadi dituntut kepada orang yang berjabatan sekretaris atau menejer kantor atau petugas administrasi, karena ketiga profesi itu bersifat melayani orang yang mempunyai urusan atau kepentingan dengan kantor yang menjadi tempat bekerja mereka.
10.1 Pandai Membaca dan Menulis 10.1.1 Membaca Seperti yang disebutkan di atas, membaca adalah kemahiran bahasa yang menggunakan organ mata dan menulis adalah kemahiran bahasa yang menggunakan organ tangan. Berarti jika kita ingin menjadi pandai dalam membaca, pertama-tama organ mata harus dibuat menjadi sehat. Pembahasan tentang organ penglihatan mata secara khusus merupakan obyek dari ilmu kedokteran sehingga di sini bukanlah tempat untuk melakukan pembahasan itu. Yang hendak dibahas di sini hanyalah pengetahuan umum berkenaan dengan kemahiran membaca. Mata yang sehat, untuk membaca harus dipelihara dengan memperhatikan beberapa hal seperti berikut. 1. Membaca harus menggunakan cahaya yang cukup terang. 2. Cahaya yang terang itu tidak boleh menyilaukan mata karena dapat merusak penglihatan, dan cahaya sebaiknya didatangkan dari belakang kepala. 3. Waktu membaca, obyek baca sebaiknya diletakkan di depan mata dengan jarak pantas kira-kira 25 sampai 30 cm, maksudnya tidak terlalu dekat atau terlalu jauh. Jika terlalu dekat dapat merusak penglihatan dan jika terlalu jauh menjadi kurang jelas.
257
4. Membaca sebaiknya tidak sambil tidur, karena kalau sambil tidur, maka jarak sehat pada butir (3) menjadi sulit dipertahankan. 5. Pada obyek baca sebaiknya dihindari terjadi bayangan karena bayangan ini dapat mengganggu penglihatan yang cendrung memaksa mata bekerja keras. Akibatnya, lama kelamaan mata dapat menjadi rusak. 6. Pada waktu membaca, sesekali hendaknya memejamkan mata sejenak atau melihat ke arah yang jauh dengan tujuan mengistirahatkan mata sebentar supaya tidak terjadi kelelahan. 7. Membaca secara terus-menerus, berjam-jam, juga tidak baik untuk kesehatan, hendaknya setelah sekian lama membaca secara tanpa henti, pada saat yang dirasakan perlu, kegiatan membaca lebih baik dihentikan dulu dengan tujuan dapat mengistirahatkan mata dan juga otak supaya tidak terjadi ketegangan atau stres yang tidak diinginkan. Saat yang tepat untuk bersitirahat itu belum tentu sama untuk setiap orang.Berarti tiap-tiap orang harus dapat memperkirakan sendiri kondisi tubuhnya secara tepat. Jangka waktu istirahat pun relatif, belum tentu sama untuk semua orang. Pada zaman moderen seperti sekarang ini, kegiatan membaca banyak dilakukan oleh orang-orang dari masyarakat yang sudah maju, karena mereka tahu kegiatan membaca membawa manfaat sebagai berikut. Manfaat Membaca 1. Mengetahui buah pikiran, maksud hati atau perasaan dari pihak penulis. 2. Mengetahui informasi yang tersurat (tertulis secara jelas) akanpun yang tersirat (tersembunyi di balik kata-kata dan baru diketahui setelah dikaji) di dalam bacaan. Pada gilirannya kekuatan berpikir menjadi bertambah. 3. Menimba pengetahuan yang dikandung di dalam bacaan. Dengan demikian,dapat dikatakan bahwa kegiatan membaca mempunyai banyak manfaat yang dapat membawa orang ke arah kemajuan untuk meningkatkan kemampuan kerja dan dalam jangka panjang akan dapat meningkatkan taraf hidup ke arah yang lebih baik. Pendek kata, di negara maju, membaca sudah membudaya di tengahtengah masyarakatnya, dan kegiatan membaca itu justru menjadi salah satu ciri dari satu masyarakat maju. Di negara kita yang masih ketinggalan, kegiatan membaca perlu diusahakan menjadi satu kebiasaan bagi setiap orang.
258
Kegiatan membaca adalah kegiatan verbal, dengan tujuan dapat mencapai sasaran yang diinginkan. Untuk itu, diperlukan teknik membaca yang cocok. Teknik membaca 1. Membaca cepat Teknik ini dibutuhkan untuk mengetahui secara cepat atau secara garis besar isi dari bacaan yang menjadi obyek. Teknik ini merupakan cara yang menjalankan mata pada tulisantulisan yang terdapat dalam lembaran dengan cara yang cepat tapi dengan konsentrasi yang luar biasa sehingga daya ingat yang kuat menjadi andalan dalam pelaksanaannya. Jika timbul kelengahan sedikit saja, cara ini tidak akan membawa hasil. Berarti konsentrasi penuh merupakan syarat mutlak untuk menjalankan cara tersebut. 2. Membaca lengkap Teknik ini dibutuhkan untuk mengetahui secara lengkap isi dari bacaan yang menjadi obyek. Pelaksanaan teknik ini memerlukan kesabaran yang mutlak,bahkan harus diterapkan dari awal sampai dengan selesai. Namun, kecepatan membaca adalah suka-suka, tergantung dari pembaca berikut kondisi pada saat itu. Tanpa ada kesabaran yang cukup, target yang hendak dicapai pasti tidak akan terjadi. 3. Membaca detil Teknik ini dibutuhkan untuk mengetahui secara mendetil isi bacaan yang menjadi obyek. Pelaksanaan teknik ini dibarengi dengan cara pengkajian yang mutlak. Maka dari itu, pelaksanaan teknik membaca detil pasti menyita waktu banyak karena selain proses membaca yang dijalankan, proses mengkaji pun perlu dijalankan. Tanpa menjalankan proses mengkaji, target yang hendak dicapai mengenai isi yang mendetil pasti tidak akan berhasil. 4. Membaca selektif Teknik ini dibutuhkan untuk mengetahui secara selektif sebagian dari isi bacaan yang menjadi obyek. Pelaksanaan teknik ini tidak ada kaitan dengan kecepatan membaca akanpun waktu yang dibutuhkan.Kaitannya hanya dengan kepentingan pembaca sesaat. Maksudnya, kebutuhan pembaca yang terkonsentrasi pada hal-hal tertentu yang ada di dalam keseluruhan bacaan yang menentukan pelaksanaan teknik ini. Bagian yang menarik perhatian pembaca itulah yang dibaca, sedangkan bagian lain diabaikan.
259
Contoh penerapan : Membaca cepat
Membaca selektif
a) koran berita koran per halaman
berita koran yang menarik perhatian
. Membaca lengkap
berita koran yang menarik perhatian
b ) buku Membaca cepat
Judul buku, daftar isi, dan keseluruhan
Membaca selektif
Daftar isi buku
Membaca lengkap
Bab atau pasal yang menarik perhatian
Membaca detail
Bab, pasal atau bagian dari pasal yang diperlukan
a) Untuk contoh membaca koran, tidak dibutuhkan tahapan membaca detil. b) Untuk contoh membaca buku, tahapan membaca detil adalah tahapan terakhir. Proses Membaca Proses membaca adalah langkah atau tahapan yang harus dilalui sewaktu membaca. Proses membaca melalui tahapan sebagai berikut 1. Memahami judul untuk memperkirakan isi keseluruhan secara garis besar. Mula-mula memeriksa judul, kemudian berupaya memahaminya dan memperkirakan isi keseluruhan melalui judul.
260
2. Membaca cepat secara garis besar untuk mengetahui isi keseluruhan. Memeriksa daftar isi dan membaca cepat termasuk membaca cepat isi keseluruhan untuk mengetahui secara kasar. 3. Membaca selektif bagian-bagian yang diinginkan terlebih dahulu. Memeriksa kembali daftar isi, lalu memilih secara selektif bagian atau bab atau pasal yang menarik perhatian atau ingin diketahui isinya. 4. Membaca lengkap dari awal sampai dengan selesai. Sesudah diketahui secara kasar, tentunya timbul minat mengenai bagian tertentu. Pada saat ini bagian itu dibaca lengkap dari awal sampai dengan akhir. 5. Membaca detil bagian-bagian yang menjadi sasaran. Sesudah membaca lengkap, lalu timbul kebutuhan ingin mengetahui secara lebih mendalam mengenai sesuatu dari yang baru saja dibaca lengkap, maka lakukan membaca detil dari bagian itu. 6. Membuat rangkuman secara tercatat supaya tidak lupa dan mudah diingat kembali. Terakhir adalah upaya untuk mengawetkan ingatan dengan cara mencatat supaya yang sudah dibaca detil menjadi tidak mubajir gara-gara lupa. Keterangan : Keseluruhan pengetahuan tentang kemahiran membaca perlu diketahui oleh seorang sekretaris atau menejer kantor. Di samping itu mereka perlu menguasai empat ketrampilan teknik membaca. Teknik membaca cepat misalnya diperlukan untuk membaca Email dan SMS ponsel yang masuk; teknik membaca lengkap dibutuhkan misalnya untuk membaca surat yang masuk dari luar kantor; teknik membaca detil dibutuhkan misalnya untuk membaca dokumen perundang-undangan; teknik membaca selektif dibutuhkan misalnya untuk membaca berbagai informasi yang masuk. 10.1.2 Menulis Menulis adalah kemahiran bahasa yang sepasang dengan kemahiran membaca karena kedua kemahiran ini menggunakan tulisan sebagai media. Kemahiran membaca merupakan kemahiran yang bersifat pasif karena ditujukan untuk diri sendiri, tetapi kemahiran menulis merupakan kemahiran yang bersifat aktif karena ditujukan kepada lawan atau orang lain, misalnya menulis notulan rapat, menulis laporan untuk kepentingan kantor, menulis surat untuk pelanggan dan sebagainya. Menulis, menurut Hiroaki Kitamura, pada bukunya, adalah tindakan yang mengingatkan kita
261
terhadap perasaan atau pikiran diri kita sendiri, berarti tindakan berbicara kepada diri kita sendiri. Di situlah terletak daya tarik menulis. Karena kemahiran menulis bersifat aktif, yaitu hasilnya ditujukan kepada orang lain, maka kemahiran ini perlu didampingi dengan sejumlah pengetahuan yang mendukungnya. Pengetahuan yang diperlukan pertama-tama adalah pengetahuan tentang penyusunan 'kerangka tulis'. Kerangka Tulis adalah garis besar dari isi yang akan ditulis. Kerangka Tulis terdiri dari beberapa tahap pemikiran tentang isi penulisan. Tahapan yang dimaksud adalah sebagai berikut. 1. Pikirkan terlebih dahulu apa yang akan ditulis. 2. Pikirkan tema dan subtema mengenai apa yang ingin ditulis. 3. Pikirkan jumlah paragraf berikut urutan paragraf dari tema dan subtema yang akan ditulis. 4. Kumpulkan bahan-bahan mengenai tema dan subtema. 5. Lakukan penulisan.
Kerangka Tulis
Apa yang akan ditulis ?
1. Pikirkan terlebih dahulu apa yang akan ditulis Sebelum menulis, hendaknya perlu dipikirkan terlebih dahulu mengenai yang akan ditulis. Misalnya menulis surat, pikirkan terlebhih dahulu isi surat yang akan disampaikan kepada penerima surat. 2. Pikirkan tema dan subtema mengenai apa yang akan ditulis. Seperti diketahui bahwa setiap tulisan mengandung tema dan subtema. Yang dimaksud dengan tema adalah inti dari informasi atau permasalahan yang ada di dalam tulisan, sedangkan yang di maksud dengan subtema adalah hal-hal lain atau informasi lain atau permasalahan lain yang berkaitan dengan tema yang ditulis. Pada tahap ini, tema yang akan ditulis perlu dipikirkan terlebih dahulu secara matang. Sesudah itu, baru dipikirkan subtemanya. Jika ternyata tulisan tersebut, tidak memerlukan subtema, berarti dianggap cukup dengan memikirkan temanya saja. 3. Pikirkan jumlah paragraf berikut urutan paragraf dari tema dan subtema yang akan ditulis. Pada tahap ini, perlu dipikirkan seluruh penulisan, dan memperkirakan jumlah paragrafnya. Adapun yang dimaksud Paragraf adalah satuan dari teks tertulis yang menjadi satu
262
bagian darinya dan terdiri dari sejumlah kalimat-kalimat yang bermuatan/bermakna mengenai satu inti tema penulisan. Jadi, beberapa paragraf atau sejumlah paragraf membentuk sebuah teks tertulis. Setelah mengetahui perkiraan jumlah paragraf yang dibutuhkan, maka berikutnya perlu diperkirakan tema yang akan ditulis ditempatkan pada paragraf urutan ke berapa. Setelah tema diketahui pada paragraf dengan urutan yang pasti, berikutnya dilakukan pemikiran tentang subtema yang dianggap perlu. Pemikiran tentang subtema dilakukan dengan perhitungan menjadi beberapa paragraf tergantung dari jumlah subtema yang akan ditulis. Dalam hal ini, tidak boleh terdapat beberapa subtema dipaksakan menjadi satu paragraf. Namun, jika subtema itu saling berkaitan, maka dapat ditempatkan pada satu paragraf yang sama, asalkan paragraf itu tidak menjadi terlalu panjang. 4. Kumpulkan bahan-bahan mengenai tema dan subtema. Setelah tema dan subtema berikut urutan penulisannya telah selesai direncanakan,maka berikutnya adalah pengumpulan bahan-bahan mengenai tema dan subtema dari yang akan ditulis. Bahan-bahan tersebut dapat dikumpulkan dari sumber-sumber yang ada di sekitar diri penulis atau tempat kerja penulis. Suatu penulisan jika dilakukan tanpa ada bahan-bahan yang menjadi sumber penulisan, maka ada kemungkinan hasil penulisan itu menjadi tidak berhasil karena tidak mencapai sasaran yang diinginkan atau 'ngawur' (sembarangan saja seperti menulis surat pribadi). 5. Lakukan penulisan. Ini adalah tahap terakhir dari suatu rencana penulisan. Pada tahap ini, penulisan mulai dilakukan mengikuti rencana yang sudah disusun terlebih dahulu. Contoh pembuatan kerangka Tulis dari sebuah surat niaga Sebuah surat niaga yang isinya mengenai jawaban terhadap pesanan barang dari pelanggan. a. Paragraf kesatu Diisi dengan latar belakang dari penulisan surat jawaban,antara lain mengenai waktu penerimaan surat pesanan barang (kapan diterimanya), lalu ucapan terima kasih mengenai pesanan yang dilakukan pelanggan. Jika dipraktikkan akan menjadi seperti berikut ini.: 'Pada tanggal 6 Juli 2006 yang lalu, kami telah menerima surat pesanan barang dari Toko Mujur Makmur dan kami sudah memahami barang yang dikehendaki. Untuk itu, kami mengucapkan terima kasih atas perhatian Bapak yang terus menerus mempertahankan relasi bisnis kita.'
263
b. Paragraf kedua Langsung diisi dengan tema yang menjadi inti surat yang akan ditulis. Tema pada contoh ini adalah pesanan barang (kegiatan pemesanan barang yang dilakukan oleh pelanggan) dan barang pesanan (barang yang dipesan oleh pelanggan) yang dilakukan oleh pengirim surat sebagai pelanggan. Jika dipraktikkan akan menjadi seperti berikut ini. 'Barang-barang pesanan dari Toko Mujur Makmur sudah kami siapkan. Pengiriman akan kami lakukan pada tanggal 15 Juli dengan truk milik kami. Sehubungan dengan itu, melalui surat ini kami bermaksud memberitahukan secara resmi kepada pihak Toko Mujur Makmur tentang barang kiriman tersebut. Mohon kiranya dapat diterima dan diperiksa dengan baik. c. Paragraf ketiga Diisi dengan subtema yang menjadi keterangan tambahan mengenai tema yang sudah ditulis pada paragraf kedua. Subtema pada contoh ini adalah keterangan tentang potongan harga yang diberikan dengan kondisi (atau syarat) yang dikehendaki pihak penulis surat (perusahaan yang menjual). Jika dipraktikkan akan menjadi seperti berikut ini. 'Berikutnya kami informasikan bahwa setiap pemesanan barang berjumlah 10 lusin akan mendapat potongan harga sebesar 5%. Potongan harga ini berlaku untuk kelipatan berikutnya, misalnya jika memesan 20 lusin, potongannya menjadi (5%+5%=10%) dan seterusnya.' d. Paragraf keempat Ini adalah paragraf terakhir yang diisi dengan basa-basi etika bisnis yang berlaku secara umum di masyarakat kita dan/atau basa-basi khusus yang hanya berlaku di antara kedua badan bisnis atau perusahaan tersebut. Jika dipraktikkan akan menjadi seperti ini. : 'Terakhir, kami ingin menyampaikan ucapan terima kasih sekali lagi kepada Bapak yang dengan baik hati telah memesan barang kepada kami.' (penulisan seperti ini mengikuti etika umum) atau ditambahkan lagi menjadi: 'Semoga Toko Mujur Makmur akan tumbuh dan berkembang terus semakin lama semakin besar di bawah kepemimpinan Bapak.' (penulisan seperti ini termasuk etika khusus yang merupakan hasil pemikiran secara khusus yang ada di pihak pengirim surat)
264
Pada kemahiran menulis, perlu diperhatikan pula perbedaan dan pembedaan pengungkapan fakta dan pengungkapan pendapat. Perbedaan adalah hal-hal yang tidak sama di antara dua obyek atau dua benda. Pembedaan adalah usaha untuk membedakan obyek/benda yang satu dari obyek/benda yang lain. Fakta adalah pengungkapan yang dapat dicocokkan dengan suatu bukti nyata. Pendapat adalah hasil pertimbangan atau pemikiran yang dikemukakan seseorang mengenai sesuatu. Jadi, fakta pasti memiliki bukti, tetapi pendapat belum tentu ada bukti. Dalam kemahiran menulis, dalam rangka pengungkapan sesuatu informasi, perlu dibedakan antara pengungkapan fakta dan pengungkapan pendapat. Pada pengungkapan fakta, gaya penulisan harus mengarah kepada pengungkapan sesuatu hal yang ada buktinya. Sedangkan di pihak lain, pada pengungkapan pendapat, gaya penulisan mengarah kepada hasil pemikiran belaka tanpa perlu pengajuan bukti. Contoh pengungkapan fakta dan pendapat : Contoh 1. a. Sepatu ini murah.(pendapat) b. Sepatu ini berharga Rp25.000,-(fakta) Butir (a) adalah pendapat karena itu merupakan hasil pertimbangan. Sedangkan butir (b) adalah fakta karena angka harga adalah buktinya. Contoh 2. a. Sepatu ini cuma Rp25.000,-, sedangkan yang lainnya Rp100.000,-ke atas, jadi murah. (pendapat) b. Sepatu ini murah, berharga Rp 25.000,-, yang lain Rp100.000,- ke atas. (fakta) 'Murah' pada butir (a) adalah pendapat karena merupakan hasil perbandingan dari dua harga yang ada perbedaannya. Tetapi, 'murah' pada butir (b) merupakan fakta yang dikemukakan berikut dua data harga sebagai bukti. Contoh 3. a. Saya kira sistem perkawinan pada zaman Majapahit bukan poligami.(pendapat) b. Sistem perkawinan pada zaman Majapahit bukan poligami.(pendapat) c. Sistem perkawinan pada zaman Majapahit bukan poligami berdasarkan catatan yang ada di dalam kraton. (fakta) d. Menurut ahli sejarah bernama Tomi, sistem perkawinan pada zaman Majapahit katanya bukan poligami. (fakta)
265
Butir (a) jelas merupakan pengungkapan pendapat penutur. Butir (b) pun merupakan pengungkapan pendapat karena tidak ada buktinya dan orang lain dapat mengungkapkan pendapat yang berbeda menjadi: 'Sistem perkawinan pada zaman Majapahit adalah poligami.'(pendapat) Butir (c) adalah pengungkapan fakta karena ada buktinya berupa catatan di dalam keraton. Pada butir (d), pengungkapan 'Sistem perkawinan pada zaman Majapahit bukan poligam' adalah pendapat dari ahli sejarah Tomi. Tetapi, keseluruhan kalimat merupakan pengungkapan fakta oleh penutur kepada orang lain berdasarkan pendapat dari ahli sejarah Tomi sebagai bukti. 10.2. Pandai Mendengarkan dan Berbicara Mendengarkan adalah kemahiran bahasa yang menggunakan organ telinga dan berbicara adalah kemahiran bahasa yang menggunakan organ mulut. Kemahiran mendengarkan dan kemahiran berbicara merupakan sepasang kemahiran bahasa yang menggunakan suara sebagai media. 10.2.1 Mendengarkan Mendengarkan adalah kemahiran bahasa yang menggunakan media suara yang masuk ke dalam telinga. Melalui telinga kita menjadi bisa memahami apa yang dituturkan lawan secara lisan. Mendengarkan adalah kemahiran bahasa yang merupakan suatu usaha memperoleh suatu pemahaman atau pengertian terhadap sesuatu pesan atau informasi atau berita yang didengar. Berarti mendengarkan adalah usaha yang dilakukan oleh pendengar dengan memberi perhatian kepada pembicara dan berusaha menangkap pandangan atau pikiran atau informasi yang diutarakan oleh pembicara. Maka, kemahiran mendengarkan termasuk kemahiran yang bersifat pasif. Ada dua macam mendengarkan. Dua macam mendengarkan yang dimaksud adalah sebagai berikut. 1. Mendengarkan pasif Mendengarkan Pasif adalah mendengarkan sesuatu suara yang membawa isi pesan secara pasif. Suara itu masuk sendiri ke dalam telinga, pendengar menangkap isi pesan begitu saja seperti apa adanya secara alami. Dalam bahasa Inggris mendengarkan pasif disebut hearing. Mendengarkan Pasif misalnya pada waktu menonton film. 2. Mendengarkan Aktif
266
Mendengarkan Aktif adalah mendengarkan sesuatu suara yang membawa isi pesan, secara aktif dari dalam diri sendiri sehingga kita berusaha menggerakkan akal sehat untuk memahami apa yang dibicarakan. Dalam bahasa Indonesia, Mendengarkan aktif ada kalanya disebut menyimak. Dalam bahasa Inggeris Mendengarkan Aktif disebut listening. Mendengarkan aktif misalnya pada waktu kuliah atau ceramah. Ada beberapa butir perhatian yang perlu dilakukan ketika mendengarkan. Butir-butir yang dimaksud, antara lain adalah sebagai berikut. 1.
2.
3.
4.
5.
6.
Berhenti berbicara Pada waktu mendengarkan, kita tidak boleh berbicara kepada siapapun karena akan mengganggu konsentrasi diri sendiri, bahkan mengganggu pembicara jika suaranya besar. Ikut menciptakan suasana tentram bagi pembicara Pada waktu mendengarkan, suasana di sekitar pembicara perlu diusahakan tidak gaduh atau berisik yang secara singkat dapat dikatakan sebagai suasana yang tentram sehingga pembicara dapat melanjutkan pembicaraannya tanpa merasa terganggu. Menunjukkan ada perhatian dan minat untuk mendengarkan Pada waktu mendengarkan,perlu bersikap sungguh-sungguh menunjukkan perhatian mendengarkan pembicaraan oleh pembicara.Ini termasuk etika dalam menjalankan komunikasi. Jauhkan diri dari gangguan Pada waktu mendengarkan, usahakan konsentrasi penuh pada pembicaraan lawan dan tunjukkan sikap tidak ikut terbawa atau terpengaruh oleh gangguan yang ada di sekitar pendengar, misalnya jika diajak bicara oleh teman, diperbolehkan untuk tidak dihiraukan ajakan itu dan sebagainya. Bersabar dan tidak emosi Pada waktu mendengarkan,perlu memupuk kesabaran mendengar,meskipun akan makan waktu yang lama. Jadi, mendengarkan sampai dengan pembicara selesai. Selain itu, perlu menahan emosi seandainya ada pembicaraan yang isinya tidak berkenan di hati. Ini pun merupakan etika dalam mendengarkan. Ajukan pertanyaan pada saat yang tepat Pada waktu mendengarkan, ada kemungkinan muncul hal-hal yang kurang jelas mengenai isi pembicaraan. Pada waktu itu, ketidakjelasan yang dimaksud dapat ditanyakan kepada pembicara melalui suatu kesempatan bertanya yang diberikan oleh pembicara. Misalnya pada saat selesai pembicaraan.
267
6 butir perhatian
Æ Tidak berbicara Æ Suasana tenteram Æ Ada minat Æ Menghindar dari gangguan Æ Sabar dan tidak emosi Æ Bertanya setelah selesai
Ada tiga kendala psikologis yang terjadi pada pendengar, sehingga pendengar tidak bisa melakukan interpretasi dan pemahaman yang sehat. 1. Kendala dalam ketidaksadaran, karena: a. fakta yang ada tidak kelihatan. b. tidak menyadari permasalahan yang ada. 2. Kendala permukaan, karena: a. hanya tertarik pada bentuk dan contoh di permukaan saja. Tidak memikirkan secara mendalam. b. terbelenggu oleh cara berpikir dari pembicara sehingga kesehatan berpikir pendengar tidak bisajalan, 3. Kendala kejiwaan, karena a. tidak mempunya motivasi untuk mendengarkan; b. tidak terkesan sewaktu mendengarkan; c. tidak menaruh perhatian pada yang didengarkan; d. tidak percaya kepada apa yang didengarkan. Ketiga kendala psikologis tersebut harus dibuang ketika melakukan mendengarkan.
Tiga kendala psikologis
Æ Tidak sadar Æ Tidak berpikir mendalam Æ Tidak percaya dan tidak tertatik
Ada empat tipe pembicara yang harus diwaspadai oleh pendengar karena dapat mengganggu pemahaman dan kesimpulannya. Keempat tipe pembicara itu adalah sebagai berikut. 1. Pembicara yang berbicara berlebihan dan sering menyeleweng dari tema pembicaraan semula. Pembicara ini banyak 'ngomong' sehingga sering keluar dari tema pembicaraan yang sesungguhnya. 2. Pembicara yang pintar ngomong tapi isinya tidak jelas.
268
Pembicara ini cara berbicaranya memang pintar sehingga banyak menarik perhatian pendengar, tetapi jika disimak lebih jauh,ternyata yang dibicarakannya tidak berisi, sehingga kalau didengarkan terus menjadi sia-sia. 3. Pembicara yang mulutnya berat dan terlalu berhati-hati. Pembicara ini selalu berbicara secara hati-hati, sehingga laju pembicaraan menjadi perlahan, akibatnya menyebabkan pendengar menjadi malas melanjutkan mendengarkan. 4. Pembicara yang memaksakan pendapatnya. Pembicara ini juga pintar ngomong, sehingga menarik perhatian pendengar. Namun, sikap pembicaraannya selalu hendak membawa pendengar ke arah pendapat yang dikemukakannya sehingga pendengar menjadi tidak dapat menggunakan akal sehat untuk melihat permasalahan yang ada.
4 tipe pembicara jelek
Æ Menyeleweng dari pembicaraan Æ Pintar ngomong tapi isi kosong Æ Terlalu berhati-hati Æ Memaksakan pendapat
10.2.2 Berbicara Berbicara sama dengan menulis adalah kemahiran bahasa yang bersifat aktif. Fungsi berbicara. 1. Sebagai alat untuk mengungkapkan perasaan. Perasaan sedih, seang, takut, aman, kasih sayang, semua bisa diungkapkan dengan kata-kata atau ucapan-ucapan yang diutarakan dari mulut. 2. Sebagai alat komunikasi. Manusia hidup bermasyarakat.Akan tidak akan harus berhubungan dengan masyarakat di sekitarnya.Untuk berhubungan itu, manusia dapat menggunakan kemahiran berbicara. Jadi, berbicara adalah alat komunikasi dalam pergaulan masyarakat. Empat faktor yang mempengaruhi kelancaran berbicara. 1. Pengetahuan
269
2. 3.
4.
Pengetahuan yang dikuasai pembicara jika lebih banyak, maka dia akan dapat lebih lancar dalam berbicara.Berarti dia menggunakan pengetahuan yang dimilikinya dalam berbicara. Pengalaman Pengalaman yang lebih banyak, akan menjadikan pembicara lebih lancar berbicara. Inteligensia (kecerdasan otak) Kecerdasan otak adalah sesuatu yang diturunkan sejak lahir. Otak yang lebih cerdas akan menyebabkan berbicara lebih lancar. Dalam kenyataan, seseorang yang bodoh akan sulit berbicara. Bakat Bakat adalah keterampilan yang diturunkan sejak lahir.Seseorang yang punya bakat berbicara,akan menyebabkan dia lebih lancar berbicara jika dibandingkan dengan orang lain yang tidak berbakat.
Jadi, kelancaran berbicara berbanding langsung dengan pengetahuan, pengalaman yang banyak, dan inteligensia, serta bakat yang tinggi. Lebih banyak pengetahuan atau pengalaman yang ada,lebih lancar berbicara, dan lebih tinggi bakat atau inteligensia yang ada, juga lebih lancar berbicara. Æ Pengetahuan Æ Pengalaman Æ Intelegensia Æ Bakat
4 faktor kelancaran berbicara
Ada Empat usaha berbicara yang efektif (berguna) 1. Menggunakan suara besar dan jelas. Suara yang dipakai jika kecil akan menyebabkan pendengar sukar menangkap yang dibicarakan. Jadi, suara yang besar dan jelas akan lebih berguna. 2. Mengusahakan menarik perhatian atau minat pendengar. Berbicara perlu diusahakan sampai pendengar merasa tertarik atau timbul minatnya. 3. Mengusahakan bisa memenuhi kebutuhan pendengar. Berbicara semestinya bertujuan dapat memenuhi kebutuhan pendengar. 4. Berbicara perlu diusahakan dapat menyertakan hal-hal yang baru bagi pendengar. Berbicara semestinya dapat diusahakan menyertakan hal-hal yang baru bagi pendengarnya, tentu yang bertujuan untuk menarik perhatian mereka.
270
Æ Berbicara dengan suara benar Æ Berbicara yang menarik Æ Berbicara yang dibutuhkan Æ Berbicara yang baru
4 usaha yang berguna
Sama dengan kemahiran menulis, karena berbicara merupakan kemahiran yang aktif, maka pada berbicara pun perlu dibedakan antara pengungkapan pendapat dan pengungkapan fakta. Untuk hal ini harap melihat kemahiran menulis. Pengungkapan pendapat dan fakta dalam berbicara akan lebih sulit pelaksanaannya dibandingkan dengan kemahiran menulis,karena pada kemahiran berbicara tidak begitu banyak waktu untuk berpikir dikarenakan komunikasi yang sudah lancar sampai sekarang, Pada kemahiran menulis, waktu untuk menyusun kata-kata jauh lebih banyak. Dengan demikian,pada pengungkapan pendapat dan fakta dalam kemahiran berbicara yang paling penting adalah pemilihan kata-kata yang tepat. Contoh ; Pengungkapan pendapat Mudah-mudahan nanti sore hujan. Baju itu mahal, bukan ? Si Ani tidak masuk, jangan-jangan sakit.
Pengungkapan fakta Menurut ramalan cuaca, besok hujan. Baju itu mahal, harganya Rp. 500.000,Si Ani tidak masuk, karena sakit. Soalnya kemarin aku menelpon dia.
Seperti yang pernah diungkapkan pada kemahiran menulis, pada pengungkapan fakta harus ada kata-kata yang dijadikan sebagai bukti. Sedangkan pada pengungkapan pendapat, bukti seperti itu tidak diperlukan, malah sebaliknya mengandung makna 'Ini menurut aku, lho! Kalau menurut orang lain, mungkin berbeda.'.
271
Pada ketiga contoh pengungkapan fakta di atas, bukti untuk masingmasing contoh adalah sebagai berikut. a. Menurut ramalan cuaca. b. Harganya Rp500.000,-. c. Kemarin aku menelpon dia. Selanjutnya pada kemahiran berbicara juga ada cara berbicara yang wajar yang bertujuan agar kemahiran berbicaranya itu berjalan lancar tanpa tersendat-sendat. Ada enam teknik berbicara yang wajar: 1. Tentang suara Suara yang normal, tidak terdengar dipaksakan, termasuk suara dari napas pun harus yang normal. 2. Tentang ucapan Vokal dan konsonan yang diucapkan melalui kata-kata harus jelas, terutama tentang ucapan yang dapat membedakan makna kata, ini harus bisa diucapkan secara jelas. Berikutnya adalah tentanq nada dan intonasi yang dipakai pun harus normal, tidak terkesan dibuat-buat. Tetapi, kalau ingin menegaskan, boleh saja menggunakan nada atau intonasi lain yang wajar termasuk besarnya suara. Contoh dari kata-kata yang ucapannya harus jelas 'Rabu' dan 'labu' 'malam' dan 'malang' 'sembilan' dan 'sembilang' (nama ikan) 'Sentul' dan 'Sunter' 'telor' dan 'tolol' dan 'teror'. 3. Tentang kosa kata Pemakaian kata-kata harus dipilih, terutama dalam hal mengungkapkan pendapat atau fakta. Sebaiknya memakai katakata yang sudah umum diketahui masyarakat, sehingga hasil berbicara menjadi tidak menimbulkan kebingungan bagi pendengarnya. Penggunaan kata-kata serapan atau kata-kata pungut yang bersumber dari bahasa asing, sebaiknya dikurangi. Dalam hal ini, pada dasarnya, jika masih ada kata-kata bahasa Indonesia yang masih dapat dipakai, maka itulah yang digunakan, kecuali memang tidak ada. 4. Tentang cara bertanya Jika ketika berbicara diperlukan bertanya,maka cara bertanya ini perlu diatur agar sesuai. Pertanyaan dikemukakan setelah dirasakan pendengar sudah benar-benar siap menerimanya. Dalam hal ini, boleh juga menggunakan kata-kata pembuka pertanyaan antara lain "Maaf Pak, saya ingin bertanya.......°'. 5. Tentang sikap Waktu berbicara, sikap pembicara pun perlu diatur wajar. Tidak berbuat aksi yang berlebihan seperti terlalu sering mengerdipkan
272
mata, secara tidak sadar sering-mengacung-acungkan tangan dan sebagainya.Pendek kata,sikap yang benar adalah sikap yang serius, penuh perhatian, tetapi juga tidak kaku. 6. Tentang mimik dan gerak-gerik badan Mimik dan gerak-gerik badan perlu diperhatikan agar tidak berlebihan yang menyebabkan pendengar menjadi merasa kesal atau menimbulkan antipati. Sebagai contoh, misalnya, tidak boleh menopang dagu, tidak boleh meludah begitu saja, dan sebagainya.
Æ Suara normal Æ Ucapan jelas Æ Kata-kata tepat Æ Cara bertanya luwes Æ Sikap serius tidak kaku Æ Mimik dan gerak wajar
6 teknik berbicara wajar
10.3 Kemahiran Dengar - Bicara dalam Menelepon dan Menerima Tamu/Bertamu Menelpon adalah pekerjaan atau komunikasi yang menggunakan pesawat telepon sebagai media (perantara). Maka dari itu, kemahiran bahasa yang berfungsi adalah kemahiran dengar-bicara. Karena menelpon adalah komunikasi yang hanya memakai media suara,maka hal-hal yang perlu diperhatikan serta diterapkan pun cukup hanya mengenai hal-hal yang berkaitan dengan suara. Kemahiran dengar-bicara yang perlu diterapkan ketika menelpon adalah sebagai berikut. 1. Tidak berbicara ketika menerima/mendengarkan pembicaraan lawan. Hal ini diperlukan untuk memperlihatkan sikap serius kepada lawan. 2. Tidak memotong pembicaraan lawan di tengah-tengah, karena tidak etis. Memotong lawan yang sedang berbicara adalah sikap yang tidak sesuai dengan etika umum yang berlaku,sehingga terkesan tidak sopan bahkan kurang-ajar. 3. Bereaksi secara serius untuk menunjukkan perhatian dan minat yang besar. Pada waktu mendengarkan akanpun berbicara,perlu menunjukkan sikap yang serius dengan perhatian dan minat yang besar.
273
4. Jauhkan diri dari gangguan. Waktu menelpon, jika ada orang yang ajak bicara atau gangguan lain, harus ditolak atau tidak dilayani dengan isyarat tangan atau lain yang bukan suara (karena kalau suara menjadi menimbulkan gangguan). 5. Bersabar dan tidak emosi. Ketika mendengarkan suara lawan,harus bisa bersabar mendengarkannya sampai selesai, dan jika ada pembicaraan lawan yang tidak cocok dengan diri sendiri harus bisa menahan diri tidak langsung emosi. 6. Bertanya pada saat yang tepat. Kalau ingin bertanya, harus melihat situasinya, sebab kalau tidak, akan menjadi gangguan bagi lawan bicara yang sedang menelepon.Situasi yang tepat misalnya ketika ada interval (berhenti sebentar di tengah-tengah) atau sesudah lawan selesai bicara. 7. Memakai suara besar dan jelas. Ketika menelepon, perlu menggunakan suara wajar yang besar dan jelas, agar pihak Iawan tidak harus berteriak-teriak karena suara yang kecil. 8. Bersikap melayani kebutuhan lawan. Ketika menelepon, baik waktu mendengarkan akanpun waktu berbicara, perlu menunjukkan sikap bersedia melayani dan memenuhi kebutuhan lawan.
8 butir kemahiran dengar-bicara pada penelpon
Æ Waktu dengan tidak berbicara Æ Tidak memotong pembicaraan Æ Tunjukkan perhatian dan minat Æ Jauhkan gangguan Æ Sabar dan tidak emosi Æ Suara besar-jelas Æ Bersikap menservis/melayani Æ Bertanya secara tepat.
Selanjutnya dalam kasus menerima tamu atau bertamu,oleh karena pihak lawan berada di depan mata, maka kemahiran dengarbicara yang perlu diterapkan menjadi tidak sama dengan dengar-bicara yang diterapkan pada kasus menelepon, meskipun sebagian ada yang sama. Kemahiran dengar-bicara yang diterapkan ketika menerima tamu adalah sebagai berikut. 1. Suara yang wajar dan tidak perlu keras.
274
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Kalau suaranya besar seperti menelpon,bisa terkesan orangnya kasar dan tidak tahu sopan-santun. Tunjukkan perhatian penuh. Kepada tamu yang datang, perlu menunjukkan perhatian yang penuh terhadap kedatangannya dan ini ditunjukkan dengan katakata. Ucapan harus jelas tapi tidak keras. Ucapan yang jelas diperlukan supaya tidak membuat tamu menjadi bingung mendengarkannya, seperti pada pengucapan kata-kata yang mirip. Sikap melayani yang wajar tidak berlebihan. Menghadapi tamu yang datang, perlu bersikap yang wajar dan tidak dibuat-buat, tetapi juga terkesan luwes. Sikap itu harus bersumber dari sikap bersedia memberi servis kepada tamu sebagai pelanggan dan ini dapat ditunjukkan dengan kata-kata. Mimik dan gerak-gerik yang pantas. Oleh karena tamu berada di depan mata, mimik dan gerak-gerik badan yang tidak wajar dapat membuat tamu menjadi salah tingkah atau membingungkan. Untuk itu, bersikaplah secara normal seperti biasanya tetapi terkesan sopan, ada perhatian, dan bersedia bekerja sama. Sabar dan tidak emosi. Menghadapi tamu harus bersikap sabar. Meskipun terdapat hal-hal yang kurang berkenan di hati atau tidak sependapat. Perasaan itu, sebaiknya disimpan dan tidak ditunjukkan secara terang-terangan. Ini termasuk etika bisnis yang perlu dijalankan terhadap pelanggan. Tidak memotong pembicaraan lawan. Ketika tamu berbicara, tidak diperkenankan memotong pembicaraannya kalau dia belum selesai. Ini pun termasuk etika bisnis yang perlu diperhatikan, supaya tidak menimbulkan kesan tidak sopan atau kurang-ajar. Bertanya secara tepat. Kalau ingin bertanya, harus melihat situasi. Situasi yang tepat adalah ketika lawan berhenti berbicara atau sudah selesai berbicara. Ini pun perlu diawali dengan kata-kata pembuka pertanyaan yang umum dipakai masyarakat seperti "Maaf Pak, saya ingin bertanya..........".
8 butir kemahiran dengar-bicara waktu menerima tamu
Æ Suara wajar-jelas tidak keras Æ Kata-kata penuh perhatian Æ Ucapan jelas tidak keras Æ Kata-kata bersikap menservis Æ Mimik dan gerak-gerik pantas Æ Sabar dan tidak emosi Æ Tidak memotong pembicaraan Æ Bertanya secara tepat
275
Pada kasus bertamu, kemahiran dengar-bicara yang berfungsi tidak sama dengan pada kasus menerima tamu, meskipun ada sebagian yang sama, karena situasi pada waktu bertamu di tempat pelanggan atau di kantor lain tidak sama dengan situasi pada waktu tamu berkunjung ke kantor sendiri. Kemahiran dengar-bicara pada kasus menerima tamu bersifat aktif karena mendatangi tempat lawan. Kemahiran dengar-bicara yang diterapkan ketika bertamu adalah adalah sebagai berikut. 1. Bersikap sopan tapi wajar 2. Mimik dan gerak-gerik pantas 3. Suara wajar-jelas tidak keras 4. Ucapan jelas tidak keras 5. Kata-kata penuh perhatian 6. Berbicara yang menarik. Ketika bertamu, perlu diusahakan berbicara yang bisa menarik perhtian lawan agar tujuan berkunjung bisa tercapai. 7. Berbicara yang dibutuhkan Ketika bertamu, sebaiknya berbicara yang dibutuhkan saja, karena kalau kelebihan, dapat menimbulkan kesan orang yang cerewet, dan orang yang cerewet umumnya tidak disukai. 8. Berbicara yang baru Ketika bertamu, pada waktu berbicara, usahakan pembicaraan mengandung hal-hal baru yang belum diketahui lawan agar dapat menarik perhatian mereka, dan hal-hal baru itu dapat dianggap sebagai oleh-oleh untuk kunjungan hari itu. 9. Bertanya secara tepat. . Æ Besikap sopan-wajar Æ Mimin dan gerak-gerik pantas Æ Suara wajar-jelas tidak keras 9 butir kemahiran Æ Ucapan jelas tidak keras dengar-bicara waktu Æ Kata-kata penuh perhatian bertamu Æ Berbicara yang menarik Æ Berbicara yang diperlukan Æ Berbicara yang baru Æ Bertanya secara tepat
10.4 Kemahiran Baca-Tulis Kemahiran baca-tulis adalah kemahiran bahasa yang menggunakan media tulisan. Jadi, organ yang berfungsi adalah mata dan tangan.
276
Kemahiran baca-tulis diperlukan dalam korespondensi, E-mail, faksimil, dan SMS ponsel. 10.4.1 Kemahiran Baca-Tulis korespondensi
Dalam
E-mail,
faksimili
dan
Sarana E-mail, faksimil dan korespondensi mempunyai satu kesamaan,yaitu merupakan sarana surat-menyurat. Kemahiran membaca yang diperlukan dalam membaca surat yang masuk baik melalui E-mail, faksimil, akanpun korespondensi adalah teknik membaca lengkap dan teknik membaca detil. Karena ketiga sarana itu, dapat menyajikan surat dalam bentuk kertas lembar yang dapat dipegang tangan dalam waktu yang lama. E-mail dapat dicetak keluar melalui printer, faksimil sudah keluar dalam bentuk lembar kertas dan korespondensi sudah pasti dalam bentuk kertas lembar kertas. Mula-mula diperlukan teknik membaca lengkap, membaca surat dari awal sampai dengan selesai, untuk mengetahui keseluruhan isi surat. Sesudah itu, bila perlu, dapat dilakukan teknik membaca detil terhadap bagian surat yang dianggap perlu,supaya dapat diketahui secara lebih mendalam tentang informasi yang hendak digarap. Setelah membaca lengkap dan membaca detil terhadap surat yang masuk,berikutnya adalah menulis surat jawaban yang diperlukan.
Membaca detail
Surat Masuk
Æ E-mail Æ Faksimili Æ Korespondensi
Siap balas
Kerangka Tulis
Menulis
Surat Jawaban Membaca lengkap Surat Keluar
277
Pada waktu akan menulis surat jawaban, perlu dibuat lebih dahulu kerangka tulisnya. Kerangka tulis yang diterapkan untuk membuat surat jawaban tersebut terdiri dari empat tahapan pemikiran sebagai berikut. 1. Pikirkan jawaban apa yang akan ditulis? Jawaban secara garis besar terhadap isi surat masuk yang sudah selesai dibaca. 2. Pikirkan tema dan subtema dari jawaban tersebut. Yang menjadi inti dari jawaban itu adalah tema, dan tambahan lain yang menyangkut tema itu adalah subtema. 3. Pikirkan jumlah paragraf berikut urutannya. Perlu dirancang terlebih dahulu berapa paragraf yang dibutuhkan untuk seluruh isi jawaban; kemudian dipikirkan urutannya sesuai dikaitkan dengan penempatan tema dan subtema pada paragrafparagraf itu. 4. Menulis. Setelah selesai menulis, berarti surat jawaban sudah jadi, maka tinggal dikirim saja. Surat jawaban dikirim dengan E-mail memakai komputer, dikirim dengan faksimil memakai pesawat teleponfaksimil, dikirim melalui kantor pos, atau jasa titipan kilat, atau memakai kurir sendiri. Kini surat jawaban itu menjadi surat keluar. 10.4.2. Dalam SMS Ponsel Kemahiran membaca yang diperlukan dalam membaca SMS ponsel yang masuk adalah: a) teknik membaca cepat, b) teknik membaca lengkap, dan c) teknik membaca detil; karena SMS ponsel tidak bisa menyajikan isi pesan dalam bentuk kertas lembar yang dapat dipegang tangan dalam waktu yang lama. SMS ponsel menampilkan isi pesan dari pengirim dalam bentuk layar kecil pada pesawat ponsel yang hanya dapat dibaca dalam waktu yang singkat. Oleh sebab itu, teknik membaca cepat dibutuhkan. Sesudah itu, diperlukan teknik membaca lengkap dan membaca detil untuk mengetahui dengan jelas isi pesan secara akurat. Setelah mengetahui secara jelas, jawaban perlu dirancang. SMS jawaban perlu dirancang dengan teknik pemakaian bahasa tulis yang bernilai komunikatif. Teknik pemakaian bahasa tulis yang dimaksud adalah sebagai berikut. a. Memakai kata singkatan yang sudah membaku di masyarakat, Misalnya: Depdiknas, AD, AL, AU, menlu, pantura, patas, satgas dll. b. Menciptakan dan memakai kata singkatan dengan cara yang umum dipakai oleh kebanyakan orang. Misalnya: kpd (kepada), utk (untuk), trims (terima kasih), bsk (besok) dll.
278
c. Menciptakan dan memakai bahasa pendek yang masih memenuhi kaidah gramatikal. Misalnya: Ak bsk pul pk 10 pagi. "Aku besok pulang pukul 10 pagi." Kort hrga 10 prsen. "Korting hargal0%"
Rancang Jawaban
Membaca detail
Memakai kata singkatan yang ada
Membaca lengkap
Memakai kata singkatan umum Memakai pendek yang sehat Membaca cepat SMS Jawaban SMS masuk
SMS Keluar
10.5 Kemahiran Tulis Dalam Membuat Notula dan Laporan Notula atau risalah rapat adalah catatan singkat tentang hasil suatu pembicaraan di dalam rapat. Notula rapat ditulis oleh anggota rapat yang ditunjuk dan disahkan oleh ketua rapat, kemudian hasilnya diarsipkan untuk bahan pertimbangan lebih lanjut. Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi atau hasil pemikiran atau hasil kerja secara tertulis (ada juga yang secara lisan tapi tidak dipermasalahkan di sini) dari seorang bawahan kepada seorang atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab di antara keduanya;atau merupakan suatu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Penulisan Notula 1. Notula harus ditulis secara ringkas tetapi jelas dan tegas. 2. Isi notula hanya memuat pokok-pokok isi pembicaraan. Penulisan Laporan
279
1. Laporan harus ditulis secara benar sesuai dengan kenyataan yang ada. Tidak boleh ada kebohongan atau karangan diri sendiri yang tidak ada dasarnya. 2. Laporan harus ditulis secara jelas, tegas, dan cermat mengenai permasalahan yang dilaporkan. Di dalam laporan tidak diperbolehkan terdapat hal-hal yang tidak jelas. 3. Laporan harus ditulis secara lengkap mengenai obyek permasalahan yang ada, dan tidak diperbolehkan ditulis hanya sebagian saja. Oleh karena itu, kemahiran menulis yang diperlukan pada penulisan notulan dan laporan adalah sebagai berikut. 1. Pemakaian kata-kata yang umum dipahami banyak orang. Penggunaan kata-kata khusus,apa.Iagi bersifat perorangan,dan kata-kata asing, serta kata-kata bahasa daerah sebaiknya dihindari dan dikurangi. 2. Pemakaian tata bahasa yang baku. Tata bahasa yang digunakan adalah tata bahasa baku bahasa Indonesia sebagai bahasa Nasional seluruh Nusantara. 3. Pemakaian gaya bahasa yang umum. Gaya bahasa atau ragam bahasa atau ekspresi bahasa(cara penuturan yang dapat dipahami orang) yang digunakan mestinya yang bersifat umum.
Æ Memakai kata-kata umum
Menulis notula dan laporan
Æ Memakai tata bahasa baku Æ Memakai gaya bahasa umum
Æ Ringkas, jelas, tegas Notula
Æ Pokok-pokok pikiran di rapat Æ Kesimpulan di rapat
Æ Benar dan obyektif Æ Sesuai kenyataan Æ Jelas, tegas, cermat Æ Tidak mengandung kebohongan Æ Tidak ada palsu Æ Lengkap
Laporan
280
10.6 Kemahiran Dengar dan Tulis Dalam Mencatat Dikte Dengan Steno Steno adalah sistem mencatat secara cepat dan dikte adalah satu cara penyampaian informasi secara lisan. Maka dari itu, kemahiran bahasa yang berfungsi pada Steno adalah kemahiran menulis dan pada dikte adalah kemahiran mendengarkan. Kemahiran bahasa yang berfungsi pada dikte adalah kemahiran mendengarkan aktif. Mendengarkan aktif adalah kemahiran mendengarkan sesuatu suara yang mengandung informasi secara aktif dari dalam diri sendiri sehingga ada usaha dari pendengar untuk memahami apa yang diucapkan lawan. Mendengarkan aktif seperti ini, sangat dibutuhkan untuk mendengarkan dikte. Pada pelaksanaan mendengarkan aktif, pendengar harus berkonsentrasi sungguhsungguh mendengarkan dan menangkap apa yang diucapkan lawan di dalam dikte. Sesudah menangkap secara tepat, hasil penyimakan (pemahaman) inilah yang dicatat. Seandainya mendengarkan aktif tidak membuahkan hasil yang tepat,maka pada gilirannya pencatatan steno pun akan ikut membawa hasil yang tidak tepat. Agar hasil dari mendengarkan aktif dapat sesuai dengan harapan,ada beberapa butir perhatian yang harus ikut dilakukan untuk mencapai target itu. Lima butir perhatian yang ikut dipraktikkan pada saat melaksanakan mendengarkan aktif, adalah sebagai berikut. 1. Berhenti berbicara. Waktu mendengarkan, dilarang berbicara kepada siapapun. 2. Menunjukkan adanya perhatian untuk mendengarkan. Untuk itu tampilkan sikap yang sungguh-sungguh. 3. Jauhkan diri dari gangguan. Kalau diajak bicara, harus menolak dengan memberi tanda. 4. Bersabar mendengarkan. Ini pun suatu sikap yang harus dipertahankan sampai dikte selesai. 5. Ajukan pertanyaan pada saat yang tepat. Saat yang tepat adalah sesudah selesai dikte atau di tengahtengah dikte jika ada interval (saat berhenti sebentar)-nya. Lima butir perhatian
.
1. Berhenti berbicara. 2. Ada perhatian 3. Jauhkan gangguan 4. Bersabar 5. Bertanya pada saat tepat.
281
Waktu pelaksanaan mendengarkan aktif, kemampuan indera telinga pun harus ditingkatkan, antara lain, mampu menangkap pengucapan yang mirip tapi berbeda makna. Misalnya : ’labu’ dan ’Rabu’ ’telor’, ’tolol’ dan ’teror’; ’memerah’ (memeras susu) dan ’memerah’ (menjadi merah); ’sunter’ dan ’sentul’ dll Jika kemahiran mendengarkan aktif dapat membuahkan hasil baik, kini giliran kemahiran menulis yang harus membuahkan hasil baik pula. Kemahiran menulis ini dilakukan bersamaan dengan keterampilan stenografi (mencatat cepat-tepat). Pada saat melaksanakan pencatatan dikte,kemahiran menulis yang sungguh-sungguh tidak dapat difungsikan sebagaimana mestinya.Yang dapat difungsikan adalah kemahiran menulis: ”Mencatat dengan mengikuti apa yang diucapkan pendikte”.Kemahiran menulis ini, bercirikan kosa kata, tata bahasa akanpun gaya bahasa semuanya mengikuti yang diucapkan pendikte.
Kemahiran menulis Waktu dikte
Æ Kosa kata mengikuti pendikte Æ Tata bahasa mengikuti pendikte Æ Gaya bahasa mengikuti pendikte Æ Semua mengikuti pendikte.
Stenografi
Stenografi adalah keterampilan lain yang tidak termasuk di dalam kemahiran menulis bahasa. Jadi, stenografi harus dikuasai tersendiri.
282
BAB XI Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan 11.1 Pengetahuan Dasar Kearsiapan Sering kita melihat antrian diloket kantor pajak, kantor walikota, kantor pos dan tempat-tempat lain. Kegiatan pelayanan kepada masyarakat memerlukan dukungan data dan informasi arsip. Pelayanan tersebut dapat kita katagorikan sebagai jenis pelayanan ekstern. Jenis pelayanan lain yang memerlukan dukungan data dan informasi dari arsip adalah pelayanan intern, yaitu penggunaan data dan informasi untuk keperluan pekerjaan intern kantor. Baik masyarakat maupun para pekerja menginginkan mendapatkan dan memberikan pelayanan dengan cepat dan tepat, maka diperlukan penataan dan penyimpanan data dan informasi pada arsip kartu, formulir dan sebagainya dapat dilakukan secara manual atau dengan peralataan yang lebih canggih seperti komputer misalnya. Yang penting adalah memperoleh data dan informasi yang diperlukan ditemukan dengan cepat dan tepat. 11.1.1 Pengertian Arsip dan Kearsiapan 1. Pengertian Arsip Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri. dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan. Kata Arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan. Setelah kita mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka sebagai perbandingan dapat di pelajari pengertian arsip dari beberapa sumber. 1. Menurut Ensiklopedi Administrasi , arsip adalah ; ¾ Segenap warkat dari suatu organisasi kenengaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
283
¾ Tempatjdimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertip. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip). 2. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah : ¾ Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembagalembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. ¾ Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dlaam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 3. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa : Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atu kegiatan-kegiatan lain pemerintah atu karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. 4. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs The Liang Gie Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai seseuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adlah himpunana lembaran-lembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus memnyuai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat. Setelah mempelajari arsip menurut kata, asul usul dari beberapa sumber diatas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip adalah Kumpulan data / warkat / surat / naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.
284
2. Pengertian Kearsipan Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa inggrisnya file sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya 1. Menurut kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs The Liang Gie ¾ Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditnetukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding) ¾ Sistem penyimpanan warkat (filing sytem) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana didperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat. 2. Menurut Ensiklopedi administrasi ¾ Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyususnan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat. ¾ Sistem penyimpanan warkat (filing Sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkatwarkat itu dpat ditemukan kembali secara cepat. Jadi dapat disimpulkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemuan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan pemusnaan arsip. 11.1.2 Jenis-jenis arsip Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut : a.
Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu : 1. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup Pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi
285
2. Arsip Keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar 3. Arsip Pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga. 4. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa. b. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya Penggolongan arsip menurut bentuk dan wujudnya, khususnya lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat dibedakan menjadi: 1. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel. 2. Pita rekaman 3. Mikrofilm 4. Disket 5. Compact dist 6. Flast dist c. Arsip menurut nilai gunanya Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, yaitu : 1. Arsip bernilai informasi, contoh: Pengumuman, pemberitahuan dan undangan 2. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan – ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai. 3. Arsip bernilai hokum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan. 4. Arsip bernilai sejarah, Conohnya: Laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa 5. Arsip bernilai ilmiah, Contoh: Hasil penelitian 6. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualam, dan laporan keuangan 7. Arsip bernilai pendidikan, contoh : karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran d. Arsip Menurut sifat kepentingannya Penggolongan Arsip menurut kepentingannya atau urgensinya ada beberapa macam, yaitu : a. Arsip tak bergunak, contohnya surat undangan dan memeo
286
b. c. d.
Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang Arsip penting, Contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, serifikat tanah/bangunan dan ijasah
e. Arsip menurut fungsinya Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu : 1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari 2. Arsip Statis, Yitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. f. Arsip menurut tempat / tingkat pengolhannya Penggolongan arsip berdasarkan tempat atau tingkat pengolahannya dan sekaligus siapa bertanggung jawab, dpat dibedakan menjadi : 1. Arsip pusat, Yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisai yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional Pusat di Jakarta 2. Arsip Unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip Nasional di daerah ibu kota propensi g. Arsip Menurut keahliannya Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keaslian dapat dibedakan menjadi 1. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama. 2. Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli. 3. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan kokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli h. Arsip menurut kekuatan hukum Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hokum atau legalitas dari sisi hokum dapat dibedakan menjadi 2 macam : 1. Arsip autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tandfa tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hokum yang sah.
287
2. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapt berupa fotokopi, film, mikrofiolm dan hasil print komputer. 11.1.3 Ruang lingkup arsip Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah: 1. penciptaan dan penerimaan warkat 2. Pengumpulan dan penerimaan warkat 3. pengendalaian warkat 4. pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip 5. penyimpanan warkat/arsip 6. Pemusnahan arsip 11.1.4. Nilai Guna Arsip Nilai gunaarsip menurut para ahli : 1. Menurut The Liang Gie, nilai guna arsip adalah : 1. Nilai Kegunaan administrasi Seorang pimpinan hendaknya dapat mengurus atau menyelesaikan setiap persoalan yang dihadapi dengan sebaikbaiknya serta membuat keputusan dengan tepat. Untuk dapat membuat keputusan dengan tepat perlu adanya catatan-catatan atas peristiwa yang telah terjadi. Dengan tersedianya warkat yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu persoalan, berarti warkat tersebut dapat mempunyai nilai kegunaaan administrasi. 2. Nilai Kegunaan Hukum Apabila timbul persoalan dan perlu diselesaikan menurut hokum maka sesuatu warkat dapat pula digunakan sebagai bahan pembuktian hokum 3. Nilai Kegunaan Keuangan Warkat mempunyai nilai kegunaan keuangan apabila sesuatu warkat itu dapat menimbulkan akibat atau menyangkut keuangan 4. Nilai Kegunaan haluan organisasi Sesuatu warkat dapat berguna sebagai landasan untuk mengambil kebijakan atau haluan sesuatu organisasi dalam mencapai tujuannya. 5. Nilai kegunaan organisasi Sesuatu warkat dapat pula digunakan untuk dasar pelaksanaan suatu pekerjaaan 6. Nilai kegunaan sejarah Warkat dapat pula berguna sebagai bahan sejarah karena warkat dapat menerangkan peristiwa yang terjadi pada masa lampau 7. Nilai Kegunaan penelitian
288
Warkat dapt berguna sebagai bahan untuk pengembangan ilmu pengetahuan lebih lanjut atau bahan penelitian 8. Nilai kegunaan penerangan Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk memberikan penerangan kepada khalayak ramai. 2.
Menurut Ensiklopedia administrasi Pada pokoknya sesuatu warkat mempunyai empat macam kegunaan: 1. Guna informative, yakni memberikan sesuatu keterangan tentang sesuatu hal atau peristiwa 2. Guna Yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam sesuatu proses 3. Guna histories, yakni mengambarkan keadaan atau peristiwa pada masa yang lampau agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah 4. Guna ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seseorang sarjana atau penemuan-penemuan sesuatu eksperimen ilmiah.
3.
Menurut Arsip nasional Republik Indonesia Ditinjau dari kepentingan penggunaan arsip maka nilai guna arsip didasarkan pad kegunaan nilai guna primer dan nilai guna sekunder. 1. Nilai guna primer Nilai guna primer, yaitu arsip yang didasarkan pada kegunaan pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna primer meliputi: a) Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga atau instansi pencipta aarsip b) Nilai guna hokum, yaitu mempunyai nilai guna hokum apabila berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuasaan hokum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah c) Nilai guna keuangan, yaitu yang mempunyai nilai guna keuangan, berisi segala hal ihwal yang menyangkut keuangan d) Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu bernilai guna ilmiah dan teknologi mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian murni atau terapan. 2. Nilai guna sekunder Nilai guna sekunder, yaitu arsip yang mempunyai pengertian atau sebagai tolak ukur apakah berkas, data atau dokumen itu bernilai bagi kepentingan negara dan ilmu pengetahuan di kemudian hari, Nilai guna sekunder meliputi:
289
a) Nilai guna pembuktian, yaitu apabila mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untk menjelaskan tentang bagaimana instansi itu diciptakan, dikembangkan, diatur fungsi dan kegiatannya. b) Nilai guna informasional, yaitu arsip yang mempunyai nilai guna informasional ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga atau instansi penciptanya, seperti mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya. 11.1.5 Syarat Petugas Arsip Untuk mengelola dan pengurusan arsip di sebuah perusahaan dibutuhkan tenaga-tenaga yang trampil dan paham tentang sistem kearsipan yang baik. Seorang tenaga kearsipan ( arsiparis) harus memiliki syarat-syarat sebagai berikut: a. Menurut Littlefield dan Peterson, seorang arsiparis harus memuhi enam syarat pokok yang mutlak dan harus dimiliku, yaitu : 1. berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan normal 2. memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan nama kecil dan angkaangka dalam warkat. 3. Memiliki kecermatan 4. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yang kecil 5. Memiliki sifat kerapihan dalam bekeja dan 6. Memiliki sifat pertimbangan yang baik b. Menurut Drs Anhar, Untuk menjadi arsiparis diperlukan minimal empat syarat, yaitu ketelitian, kecerdasan dan pengetahuan umum, ketrampilan dan kerapihan. Di samping itu arsiparis harus memenuhi persyaratan sebagai berikut : 1. Menguasai pengetahuan tata kearsipan 2. Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaan, seperti memahami peralatan-peralatan baru yang lebih canggih yang akan membantu tugasnya 3. Mengenal selukbeluk organisasi/instansi dengan tugas-tugas dan jabatan-jabatan 4. Memiliki keterampilan dalam bidannya dan kepribadian yang baik
290
Jadi dapat disimpulkan syarat petugas arsip atau arsiparis adalah sebagai berikut : a. pengetahuan dan keterampilan tentang arsip, surat menyurat, seluk beluk tentang organisasi/instansi dan tata kearsipan atau sistem kearsiapan b. Pendidikan minimal sekolah Menengah Kejuruaan c. Tekun, teliti, rapih, cermat dan sabar dalam menyelesaikan pekerjaan d. Cekatan, cerdas dan kreatif dalam menjalankan pekerjaan e. Disiplin, jujur dan tanggung jawab f. Ramah dan sopan dalam melayani permintaan arsip g. Loyal dan dapt menyimpan rahasia h. Sehat rohani dan jasmani i. Bekerja secara professional 11.1.6 Organisasi organisasi
kearsipan,
Kedudukan
dan
Pekerjaan
dalam
Organisasi Kearsipan Nasional di negara republik Indonesia adalah seperti yang ditetapkan dalam pasal 8 Undang-ungang Nomer 7 Tahun l971 tantang ketentuan ketentuan Pokok Kearsipan yang terdiri atas: a) Unit-unit kearsipan pada lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah pusat dan daerah. b) 1) Arsip Nasional di ibu kota Republik Indonesia sebagai inti organisai dan pada lembaga Kearsipan Nasipna, selajutnya disebut Arsip Nasional Pusat. 2) Arsip Nasional di tiap-tiap ibu kota Daerah Tingkat I termasuk daerahdaerah yang setingkat dengan Daerah Tingkat I selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah. Setiap kantor memandang bahwa petanaan warkat-warkat itu sangat penting dan karena itu perlu diselenggarakan sebaik-baikknya untuk bahan keternangn pada waktu yang akan datang. Jadi dapat dikatakan bahwa kunci pokok dari suatu organisasi kantor tereletak pada penyelenggaraan arsip yang sederhana, sistematis dan efesien. Apabila sistem kearsipan itu dilaksnakan dengan efesien biak, sudah barang tentu tidak akan terjadi kekeliruan administrasi di dalam kantor itu sendiri. Dari uraian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip merupakan sumber informasi dan sumber dokumen. Sebagai sumber informasi arsip dapat mengingatkan dan membantu pimpinan kantor membuat keputusan secara tepat dan cepat, sedangkan sebagai sumber dokumen, arsip dapat dipakai sebagai bahan pembuktian dan dapat melancarkan pekerjaan kantor serta sebagai alat untuk mengembangkan organisasi. Dengan menlaksanakan kearsipan yang baik akan memberikan pula citra yang biak atas penataan kearsipan di organisasi yang bersangkutan.
291
Kearsipan adalah suatu aktivitas atau kegiatan menata arsip dengan sistem penyimpanan yang berlaku, sehinga dapat ditemukan dengan capat dan tepat. Sedangkan makna organisasi adalah merupakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, yang memepunyai perencanaan, terorganisasi, terlaksana, terkontrol dan terarah, sehingga mencapai tujuan seperti apa yang direncanakan. Organisasi kearsipan merupakan suatu kegiatan yang terencana untuk penyusunan warkat, baik dari saat pengumpulan samapi pemusnahannya. Hal ini dapat dilakukan di masing-masng lembaga, dan lembaga itu terorganisasi, sehingga mempunyai kerja sama antara unitunit yang memelihara arsip sampai kepada orang yang mempergunakan arsip itu. Kedudukan dan pekerjaan kearsipan dalam organisasi, mempunyai peranan yang sangat penting. Karena semua permasalahan penting di kantor dapat ditemukan pada organisasi kearsiapan. Organisasi kearsipan merupakan otak atau alat pengingat dalam segala urusan penting di kantor. Dengan demikian organisasi harus dikelola dengan baik, sehingga semakin terjamin keolancaran ;kerja dari organisasi tersebut. Adapun pekerjaan kearsipan tersebut mencakup empat macam, yaitu : a. Menyimpan arsip/warkat b. Pemeliharaan dan pengendalian arsip/ warkat c. Penemuan kembali arsip/warkat d. Pemeliharaan dan pengendalian arsip/warkat 11.1.7 Masalah pokok dalam Kearsipan dan Pemecahannya Dalam suatu organisasi kantor berbagai problematika kearsipan sering kali muncul sehingga menimbulkan terhambatnya penyelesaian aktivitas surat menurat di lingkunagan kantor itu sendiri. Beberapa ahli berpendapat tentang masalah-masalh yang ada kaitannya dengan kearsipan. a.
Menurut Moekijat Masalah-masalah yang sering dijumpai dalam administrasi kearsipan yaitu : 1. Dipergunakannya sistem penggolongan (klasifikasi) yang salah 2. Organisasi yang kurang baik dn perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas 3. Pegawai-pegawai yang tidak terlatih 4. Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan tertentu
292
5. Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk menyimpan dan menghapuskan warkat-warkat 6. Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan 7. Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat (suratsurat) yang dipinjam atau pengembaliannya b.
Menurut E. Martono Masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara lain: 1. Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang 2. Warkat ditemukan setelah lam mencari dan membongkari seluruh tumpukan data 3. Warkat setiap hari selalu bertambah 4. Tempat penyimpanan warkat terlalu sesak kurang tempat 5. Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat 6. Pegawai di bidang penyimpanan warkat kurang terlatih
c. Menurut The Liang Gie Masalah-masalah pokok dibidang kearsipan yang pada umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal-hal sebagai berikut : 1. Tidak dapat menemkan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi 2. Peminjaman atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya jangka waktunya sering sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan 3. Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya, sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi 4. Tata kerja dan pealatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modrn, seebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur. Setelah mengetahui beberapa permasalahan berkaitan dengan kearsipan, tentu harus dapat mengetahui bagaiman cara memecahkan masalah kearsipan tersebut, yaitu dengan memperhatikan langkahlangkah sebagai berikut : 1. Hrus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat 2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, disamping pengawasan/kontrol dan pengendalian yang ketat 3. Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan serta peralatan yang ada 4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat dan mengikuti perkembangan jaman
293
5. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan 6. Petugas arsip harus memenuhi syarat 7. Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursus atau diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih 8. Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap arsip-arsip yang sudah tidak terpakai 11.2.
Memilih sistem kearsipan yang sesuai
Sistem penyimpanan arsip/warkat adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemuan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan pemusnaan arsip. 11.2.1 Sistem penyimpanan dan tujuan sistem penyimpanan arsip Ada beberapa macam sistem penyimpanan arsip yang dapat dipilih dalam penyimpanan arsip, yaitu : a. Penyimpanan arsip sistem abjad Susunan penyimpanan pada sistem ini, berdasarkan urutan abjad. Umumnya digunakan untuk sistem nama, sistem geografis dan sistem subjek. b. Penyimpanan arsip sistem tanggal Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan waktu surat diterima atau surat dikirim ke luar. Pada sistem ini menyimpan warkat menurut urutan-urutan tanggal. Sistem ini dipilih bagi warkat-warkat yang harus memperhatikan jangka waktu tertentu misalnya surat tagihan c. Penyimpanan arsip sistem nomor Penyimpanan arsip sistem nomor adalah cara penyimpanan menurut urut-urutan angka dimulai dari satu terus meningkat hingga angka yang lebih besar. d. Penyimpanan arsip sistem wilayah Penyimpanan arsip sistem wilayah adalah tata cara penyimpanan arsip menurut pembagian wilayah. Misalnya : Pembagian menurut pulau ( Sumatra, Jawa, Kalimantan) atau menurut wilayah provensi ( DKI, Jawa Barat, Jawa Tengah, Daerah Istimewa Yogyakarta) e. Penyimpanan arsip sistem masalah/subjek Semua naskah/dokumen disusun dan dikelompokan berdasarkan pokok soal/masalah. Masalah-masalah itu dapat dipecah lagi menjadi sub-masalah dan seterusnya. Ada beberapa Pendapat tentang tujuan kearsipan menurut para ahli :
294
a. Menurut Undang Undang nomer 7 tahun 1971 Bab I pasal 3. Arsip adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsanaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah b. Menurut Drs Anhar Tujuan Kearsipan adalah menyimpan warkat sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. c. Menurut Drs Soewito, Tujuan kearsipan adalah sebagai berikut : 1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman 2. Agar mudah mendapatkan kemblai arsip yang dibutuhkan 3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan 4. Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip 5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip 6. Untuk menjaga kelestarian arsip Jadi dapat disimpulkan bahwa tujuan kearsipan adalah 1. Untuk menjamain Keselamatan dokumen/warkat sebagai bahan pertanggungjawaban 2. Dapat menyimpan warkat dengan sistem tertentu secara sistematis dan efesien 3. Untuk mempermudah menemukan warkat dengan cepat dan tepat 4. Dapat menjaga dan memelihara kelestarian dan kerahasian arsip 5. Meningkatkan efesiensi dan efektivitas baik waktu, tempat dan biaya dalam pengolahan arsip. 11.2.2 Ciri pokok sistem filing yang baik Suatu sistem yang perlu diterapkan dalam suatu organisasi yang dapat diandalkan untuk kecepatan dan ketepatan serta ketelitian, yang akan menghasilkan keterangan-keterangan yang diperlukan. Ciri pokok sistem filling yang baik adalh sebagai berikut : a. Tidak memakan tempat b. mudah dicapai bila diperlukan c. sederhana dalam menerapkan suatu sistem d. ekonomis dalam hal biaya, pikiran, tenaga dan peralatan e. sistem yang dipakai harus disesuaikan dengan tujuan, jenis dan besar kecilnya sutu organisasi
295
f. g. h. i. j. k.
Fleksibel dan mudah dalam penyesuaian mudah dilaksanakan mengunakan klasifikasi agar tidk banyak waktu untuk menyimpan dan menemukan kembali lembaran petunjuk silang dapat digunakan bila arsip mempunyai judul lebih dari Satu melakukan retensi sesuai dengan jadwal Out slip digunakan untuk mengetahui siapa yang meminjam arsip tersebut
Untuk memilih sistem filling yang effesien ada beberapa pedoman yang perlu dipertimbangkan yaitu : a. Tetapkan metode filling yang paling cocok dengan bentuk atau badan usaha yang bersangkutan. Suatu metode fillinf yang dianggap tepat dan cocok dengan untuk suatu badan usaha dipengaruhi oleh factor, yaitu ; 1. tujuan atau jenis aktivitas badan usaha 2. besar kecilnya suatu badan usaha b. Tempat orang-orang atau pegawai yang benar-benar akhli atau yang mempunyai pengetahuan dalam bidang filling c. adakan pendidikan kader kearsiapan secara kontinu d. Pergunakanlah perlengkapan teknis-teknis kearsipan sesuai dengan metode filling yang telah ditetapkan e. tetapkanlah organisasi kearsipan sesuai dengan ruang llingkup badan usaha yang bersangkutan f. adakan pengawasan secara terus menerus g. biarkan operator (para arsiparis) untuk bekerja dengan tekun , jangan sampai menunda-nunda pekerjaan (pekerjaan diselesaikan seketika itu) h. ikutilah prosedur filling yang telah ditetapkan 11.2.3 Asas Kearsipan Untuk tugas pengurusan arsip, organisasi kantor dapat memakai dua asas, dari tiga asas berikut ini, yaitu : a. b. c.
asas sentralisasi asas desentralisasi asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi
a. Asas sentralisasi Asas Sentralisasi, artinya pengurusan surat maupun arsip lainnya yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta penyelenggaraan arsipnya dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit tersendiri. Badan ini dikenal dengan nama Unit arsip dan Ekspedisi.
296
Adanya unit khusus ini berarti pula unit-unit lainnya selain dari unit khusus tidak diperkenankan menerima dan mengurus surat-surat secara langsung. Asas sentralisasi arsip ini akan efesien dan efektif bila dilaksanakan oleh kantor yang lingkupnya kecil. Keuntungan asas sentralisasi arsip adalah : 1. 2. 3. 4.
efesiensi alat, alat dan biaya, maksudnya dapat menghemat alat, ruangan dan biaya Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel Sistem penyimpanan arsip dapat diseragamkan Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan
Kelemahan asas sentralisasi : 1. asas sentralisasi hanya efesien dan efektif untuk organisasi yang kecil. 2. unit kerja yang besar akan ;mengalami hambatan dan lambat memeroleh arsip yang dibutuhkan 3. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dalam satu sistem penyimpanan Contoh struktur organisasi dengan asas sentralisasi
297
b.
Asas Desentralisasi (asas Pemencaran ) arsip
Asas desentralisasi artinya segala kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan keluar serta menyelenggarakan kearsipannya dilakukan oleh setiap unit dalam suatu organisasi, sehingga tiap unit dalam organisasi kantor tersebut dapat mengurus masingmasing pekerjaaan ang diperlukan oleh lingkungannya. Pada umumnya asas ini dilaksanakan pada kantor-kantor pemerintah maupun swasta, yang luas unit kerjanya. Tiap unit kerja akan bertanggungjawab atas kegiatan pekerjaan kantor termasuk tugas kearsipan. Tugas kearsipan mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan, dilaksanakan pada setiap unit ;kerja. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Keuntungan asas desentralisasi arsip : Dapat menjaga kerahasiaan kantor, karena pelaksanaannya dapat dilakukan oleh unit kerja masing-masing. Pekerjaan dapat dikerjakan oleh karyawan yang paling sesuai Perencanaan dan pengawasan pekerjaan dapat dilakukan secara efektif Pengolahan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing Untuk memperoleh arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri Pengurutan arsip mudah dikerjakan, karena arsipnya sudah dikenal baik
Kelemahan asas desentralisasi arsip, antara lain : 1. 2. 3. 4.
Penyimpanan arsip tersebar di setiap unit kerja, sehingga dapat menimbulkan pemborosan alat maupun ruangan Pendidikan dan latihan kearsipan perlu diselenggarakan oleh kantor pusat, agar petugas mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan Pemusnahan arsip harus dilakukan pada setiap unit kerja, menimbulkan pemborosan Pengawasan juga dpat dilakukan oleh kantor pusat, sehingga menimbulkan pemborosan.
Walaupun terdapat keuntungan dan kelemahan dari asas sentralisasi maupun asas desentralisasi dalam ;kegiatan kearsipan, namun pelaksanaannya akan disesuaikan dari kebutuhan kantor yang melaksanakannya. Untuk mengatasi kelemahan dari kedua asas tersebut, maka dapat pula dilaksanakan asas gabungan dari kedua asas tersebut. Contoh struktur organisasi dengan mengunakan asas desentralisasi
298
c. Asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi Asas gabungan adalah penyelenggaraan arsip dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dan desentralisasi, sehingga kelemahan-kelemahan dari kedua asas tersebut dapat diperkecil. Pelaksanaan dalam praktik dapaat dilakukan dengan penyimpanan arsip aktip secara desentralisasi, sedangkan penyimpanan arsip inaktif dipusatkan (sentralilasi). Dalam menerapkan asas gabungan ini, perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut : 1. Penyeragaman klarifikasi antara arsip pusat dengan arsip bagian/unit organisasi 2. Ruang arsip pusat tidak jauh letaknya dari masing-masing unit yang ada 3. Hindari penumpukan arsip di pusat kearsipan Contoh Sturtur organisasi dengan menggunakan asas gabungan
299
11.2.4 Prosedur filing Untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan dan penemuan kembali arsip ygang telah disimpan, maka terlebih dahulu perelu dilakukan beberapa kegiatan dan tindakan sebagai berikut : a. mengumpulkan warkat dari berbagai unit organisasi b. memeriksa dan meneliti tanda pelepas (release Mark ) Warkat baru bolh disimpan setelah mendapat tanda pelepas (relese mark) berupa kata-kata, seperti simpan, arsipkan, file, deponeer atau disingkan dep=simpan, maupun paraf dan sejenisnya yang biasa dipakai oleh pimpinan sebagai bukti tanda pelepas c) membaca warkat untuk menetapkan judul (filling caption) sesuai dengan sistem yang digunakan d) Pemberian kode warkat, untuk memudahkan penempatan warkat di laci, dibelakang guide dan difolder mana. e) Penyortiran Penyortiran merupakan kegiatan memisah-misahkan warkat berdasarkan kode yang telah di tetapkan f) Pembuatan lembar petunjuk silang Diperlukan untuk judul surat yang lebih dari Satu g) Pembuatan Follow up slip Follow slip dipersiapkan untuk warkat-warkat yang memerlukan tidak lanjut dikemudian hari. Lembar Tindak lanjut ini disimpan pada berkas peringatan (ticler file) h) Routing Slip (Lembar Beredar) Diperlukan bila satu apabila warkat harus disampaikan lebih dari satu unit/diolah oleh beberapa bagian / pejabat tertentu. Seperti lembar disposisi dan kartu kendali. i) Penggolongan warkat Penggolongan warkat bertujuan untuk memudahkan penyimpanan ke dalam file menurut sistem yang dipahami j) Penyimpanan warkat Warkat yang telah dikelompokan dimasukan ke dalam file masing-masing dan sistemnya dimasukan ke dalam filling cabinet sesuai dengan sistem penyimpanan yang di gunakan k) Pemeliharaan, perawatan dan pemusnahan arsip menurut peraturan yang berlaku. 11.2.5 Analisa Kebutuhan dan Alat a. Jenis dan kegunaan perlengkapan Arsip Ada beberapa jenis dan kegunaan Perlengkapan Arsip yang dibutuhkan untuk proses penyimpanan warkat atau surat, diantaranya adalah :
300
1. Lembar Disposisi, digunakan untuk mengatur proses pengolahan surat yang selanjutnya menjadi alat pengendalai lalu lintas persuratan dan sebagai sarana monitor dalam mekanisme persuratan. Sarana ini merupakan gambaran dari jalur kedinasan antara atasan dan bawahan, atar pejabat secara horizonal. Kegiatan ini menggambarkan peranan dan partisipasi aktif dari staf dalam proses pengolahan surat. 2. Kartu Kendali, digunakan sebagai alat pecatat surat, alat pencar/pelacak untuk dapat menemukan/menetapkan lokasi dan tempat surat. Kartu kendali ini sangat perlu untuk alat pengukur/alat penyampai surat dan sebagai arsip pengganti dari surat dinas penting. 3. Kartu Tunjuk silang, kegunaannya hampir sama dengan kartu kendaliyang diberkaskan atu difile yang fungsinya untuk mengganti atau mewakili permasalahan (subjek) dari sebuah surat, tidak dengan surat aslinya. Pada kartu silang ini dituliskan/dicatatkan dimana adanya surat asli disimpan. 4. Kartu/Lembar Pinjam arsip, dipergunakan untuk meminjam arsip seorang pejabat yang akan meinjam arsip harus mengisi mencatat pada katu lembar yang dimaksud. Kartu/lembar ini digunkan untuk mempertanggungjawabkan siapa yang meinjam arsip, sekaligus berfungsi sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam atau arsip yang pindah dari kedudukannya. 5. Lembar Penerus, digunakan sebagai pengganti buku ekspedisi (lihat kartu kendali), sebagai alat pengendali dan memonitor surat di lingkungan unit pengolah. 6. Kotak penyimpan/pengikat (Tier File), kota yang berukuran sedang untuk menyimpan lembar disposisi, kartu/lembar pinjam a5sip dan lembar penerus. Kotak ini pula berfungsi sebagai pengingat bagi pengola arsip. 7. Map Gantung/Folder, map khusus yang memakai gantungan, untuk ;menempatkan arsip atau sekelompok arsip. Map tersebut berisi himpunan arsip mengenai satu persoalan/ permasalahan . Map folder itu merupakan bentuk fisik dan file atau berkas. 8. Sekat Petunjuk (Guide), Guide disimpan dan diatur di depan folder sebagai penunjuk pembatasan simpanan arsip untuk membedakan/memisahkan antara masalah utama, masalajh dan sub masalah. 9. Perlengkapan lain, berupa : a) Cap tanggal, yaitu cap yang memuat angka dan singkatan nama bulan, yang setiap kali dapat diubah menurut tanggal, bulan dan tahun yang dikehendaki/sesuai dengan keperluannya. b) Cap derajat surat, yaitu cap yang diperlukan untuk memberitahukan bahwa surat perlu ditangani dengan kecepatan tertentu (segea atau amat segera)
301
c) Cap Sifat surat, yaitu cap yang dapat menetapkan apakah surat itu bersifat rahasia, penting dan lain-lain d) Alat tulis Kantor, berupa, Bolpen, Spidol, Lem, Perporater, Paper Clips, pengsil, penggaris, Cutter, gunting dan lain-lain b.
Jenis dan Kegunaan peralatan arsip
Secara Umum Peralatan kearsipan yang digunakan untuk pengurusan arsip adalah : 1. Guide dan Folder Guide atau sekat petunjuk karton atau kertas tebal dengan ukuran tertentu memuat kodepada tabnya yang berfungsi sebagai pembatas kelompok sekaligus sebagai folder yang ada di belakangnya. Macam-macam Guide : a) Menurut ukurannya dapat dibedakan menjadi : ¾ Guide besar berukuran 36 x 25 cm, digunakan untuk menyimpan surat-surat dalam folder ukuran folio ¾ Guide kecil berukuran 16 x 11 cm, digunakan untuk menyimpan kartu berukuran 15 x 10, seperti kartu-kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar, dsb. b)
Menurut fungsinya dapat dibedakan menjadi : ¾ Guide posisi pertama, guide yang dipakai sebagai pembatas dan petunjuk antar caption/subjek ¾ Guide posisde yang dipakai sebagai pembatas dan petunjuk atar sub caption/sub ¾ guide posisi ketiga, guide yang dipakai sebagai pembatas dan petunjuk sub caption/sub sub subjek.
Folder yaitu berkas lipata yang biasanya dibuat dar kertas tebal atau plastik tebal untuk menyimpan arsip.Pengertian Folder ada dua macam, yaitu a) Sebagai nama induk dari jenis berkas lipatan yang terdiri dari: ¾ Brief ordner, yitu berkas lipatan besar terbuat dari karton tebal, didalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Menurut ukuran brief ordner ada 2 macam yaitu Brief ordner folio untuk menyimpan surat dan Brief ordner kuarto untuk menyimpan bukti-bukti keuangan serti kuuitansi, faktur dan lainnya. ¾ Stofmap folio yitu lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik tebal ¾ Snelhecter, yaitu berkas lipatan terbuat dari kertas tebal atau plastik tebal dengan berbagai variasi alat penjepi di dalamnya yang terbuat dari logam. Snelhecter yang terbuat dari kertas
302
tebal biasanya berukuran folio, sedangkan yang terbuat dari plastik tebal terdiri dari ukuran folio dan setengah polio ¾ Portepel, Yaitu berkas lipatan yang terbuat dari katon tebal dengan tali sebagai alat pengikat. • Map tanpa daun,. Yitu berkas lipatan yang terbuat dari 3 kertas tebal dan memakai tab b) Sebagai nama dari salah satu jenis lipatan yang berupa map tanpa daun. Sekarang istilah folder lebih terkenal untuk memberi nama jenis map. Folder ini ada dua macam yitu folder biasa dan folder gantung. Folder gantung untuk diletakkan dalam laci filing cabinet yang bergawang. Kecuali tempat penyimpanan arsip berupa folder seperti tersebut di atas sekatang banyak sekali dipergunakan kardus/doos/box yang terbuat dari karton untuk menyuman arsip in aktif. Kardus/doos/box arsip ini ada yang berukuran tebal yaitu 37, 5 x 26,5 x 9 cm, keduanya memakai tutup.
303
2. Tempat Menyimpan arsip a)
Lemari Arsip (cup board)
304
Lemari ini merupakan tempat penyimpanan arsip berbagai bentuk, terbuat dari kayu atau berbagai bentuk, terbuat dari kayu atau besi baja dan berdaun pintu. Jenis lemari ini paling banyak dikenal, karena dapat untuk menyimpan arsip dengan berbagai macam cara, yaitu : • Swing door cupboard (lemari pintu engsel) • Sliding door cupboard(lemari pintu dorong) • Retracting door cupboard(lemari pintu tarik kembali atu lemari dengan daun pintu yang masuk ke sisi samping). b)
Filing cabinet Filing cabinet afalah tempat penyimpanan folder secara tegak (vertical) terbuat dari besi baja dan terdiri dari beberapa laci. Tiap laci pada bagian dalam umumnya berukuran 50 x 38 x 24 cm, jenis lacinya ada yang bergawang dan ada yang tanpa gawang. Filing cabinet biasanya untuk ;menyimpan folder berisi arsip aktif.
c)
Lemari Gambar Lemari gambar adalah tempat penyimpanan gambar bangunan atau peta yang terbuat dari besi baja. Ada 2 macam lemari gambar, yaitu : ¾ ¾
d)
Lemari gambar dengan laci-laci mendatar, dipergunakan untuk menyimpan gambar secara terbuka, mendatar, dan ditumpuk/flat Lemari gambar dengan tempat penyimpanan tegak, terbuka, dan mengantung (vertical suspension).
Rak arsip Rak Arsip adalah tempat penyimpanan brief ordner atau box arsip secar terbuka, terbuat dari besi baja. Ada 2 macam rak arsip, yaitu : 1)
Rak bergerak (Mobile stacks/Roll-0-Pack) Rak ini adalah tempat penyimpanan yang besar, terbuat dari besi baja memakai roda kecil sehingga dapat digerakan. Menurut besar kecilnya dan tenaga penggeraknyadapat dibedakan menjadi 3 jenis : • Roll-0-Pack yang didorong untuk menyimpan arsip dengan berak mebelnya tidak lebih dari lima ton tiap bloknya.
305
• •
•
2)
Roll-0-Pack yang dilengkapi dengan elektro motor tiap kereta untuk menyimpan arsip seberat 8 ton dengan bebelnya Roll-0-Pack yang digerakan secara mekanis(dilengkapi dengan alat untuk memutar roda bergigi yang berhubungan dengan rantai yang dipasang pada lantai), untuk menyimpan arsip sampai 20 ton beserta mebelnya. Roll-0-Pack / mobile straks biasanya dipergunakan untuk menyimpan arsip inaktif dan arsip statis di gudang arsip.
Rak tidak bergerak (Stationary Stacks) Jenis rak inilah yang paling banyak dikenal di buat dari besi berlubang dan ada pula yang bentuknya seperti lemari tanpa daun pintu.
e)
Kotak /lemari kartu Kotak/lemari kartu ini untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan lainnya, terbuat dari kayu atau besi baja. Macam-macam tempat penyimpanan kartu antara lian ; ¾ Card Indexs Cabinet (cardex) Cardex adalah tempat penyimpanan kartu horizontal, terbuat dari besi baja yang terdiri dari laci-laci (8 atu 15 laci). Tiap lacinya sudah dilengkapi dengan pocket untuk diisi dengan warkat yang berpa kartu. Karena kartu diletakkan secara horizontal dan laci cardex dapat dikeluarkan dari lemarinya maka kita dpaat membaca bahkan menulis di atas kartu yang bersangkutan tanpa mengeluarkan kartunya. ¾
¾
Card cabinet Card cabinet adalah tempat penyimpanan kartu secara vertical yang terbuat dari besi baja atau kayu. Card cabinet ada dua macam, yaitu : • Card cabinet seperti lemari dengan daun pintu untuk menutup laci-lacinya • Card cabinet yang bentuknya menyerupai filing cabinet tetapi laci-lacinya kecil berada di bagian atas dan di bagian bawah berupa rak berdaun pintu kecil. Kotak kartu
306
Kotak kartu ini sebagai card cabinet kecil dengan dua laci untuk menyimpan kartu secara vertical, terbuat dari besi baja Karena bentuknya yang kecil biasanya diletakkan diatas meja atu filing cabinet. ¾
Ticler file Ticler file adlah kotak terbuat dari kayu atau besi baja yang berisi lembar/kartu vertical menunjukan tanggal (31 lembar ), bulan (12 lembar), dan tahun. Tiap pagi lembaran yang menunukkan tanggal digeser sehingga untuk yang didepan menunjukkan tanggal dan bulan hari itu. Ticler file biasa dipergunakan untuk menyimpanlembar dispoisi, bon pinjam arsip atau kartu kartu lainnya yang memuat tanggal jatuh tempo, diletakkan di dapan kartu tanggal yang bersangkutan untuk diketahui pada waktunya. Karena bentuknya kecil ticler file biasanya diletakkan diatas meja.
307
308
Rak bergerak
309
310
311
11.3
Mengimplementasikan sistem kearsipan
Tugas kearsipan adalah tugas-tugas yang harus dilaksankan oleh unit kearsipan dalam suatu organisasi. Ada empat tugas pokok kearsiapn yaitu : a. Menyimpan berkas surat dinas seluruh surat dinas harus disimpan di tempt yang aman dan nyaman serta menggunakan sistem tertentu yang menunjang apabila sesuat arsip diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. b.
Pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan menyediakan sarana dan prasarana yang memadai seperti ruangan, lemari, rak filing cabinet dan lain-lainya Selain melakuakan pemeliharaan, kearsipan harus mampu mengendalikan surat/warkat dengan jalan membuat catatan khusus atau format tertentu sehingga arsip benar-benar terkendali
c. Penyusutan dan Pemusnahan berkas Penyusutan adalah proses pengurungan atau pemindahan arsip aktif ke arsif pasif serta memusnahkan arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi berdasarkan jangka waktu penyimpanan (jadwal retensi) d.
Penemuan kembali berkas surat/dokumen Dengan menggunakan sistem kearsipan yang tepat serta pencatatan yang tertib, arsip yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan akan dapat ditemukan kembali dengan mudah.
11.3.1 Penyortiran surat atau dokumen Penyortiran surat/dokumen adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut. Penyortiran surat/dokumen mempunyai 3 tujuan, yaitu : a. Untuk mengetahui volume atau banyaknya surat masuk b. Untuk menentukan prioritas penangannya c. Untuk mempermudah pengawasan Penyortiran surat/dokumen dilakukan oleh petugas penerima surat di loket penerimaan surat masuk. Dibawah ini akan dijelaskan mengenai tugas-tugas dari petugas penerima surat. Ada 3 tugas yang harus dilakukan oleh petugas penerima surat, yaitu: 1. Menggolongkan surat ke dalam surat pribadi dan surat dinas 2. Memisahkan surat pribadi untuk pimpinan sekertaris atau pimpinan
312
3. Menggolongkan surat dinas atas surat dinas rutin/biasa, surat dinas penting dan surat dinas rahasia. Surat jenis ini dapat diketahui dengan cara : • Meneliti sumber surat dari nama pengirim • Meneliti cara pengiriman (kilat, segera, pos paket atau barang cetakan) Untuk pemisahan surat-surat diperlukan suatu alat yang disebut kotak sortir. Kota sortir ini disediakan sebanyak bagian yang ada pada suatu kantor, dimana tiap kotak diberi kode/nama masing-masing unit, misalnya bagian keuangan, bagian perencanaan, bagian kepegawaian dan lainlain. Surat-surat yang ditujukan kepada bagian keuangan dimasukan ke dalam kotak sortir bagian keuangan, surat yang ditujukan kepada bagian perencanaan dimasukan ke dalam sortir bagian perencanaan dan seterusnya Khusus untuk surat rahasia, surat tercatat, surat kilat, wesel pos dan surat tertutup lainnya diberi stempel jam tanggal terima surat pada amplop bagian belakang 11.3.2 Pencatatan Dokumen Dokumen yang masuk dan dokumen yang keluar akan dilakukan suatu pencatatan. Hal ini dikarenakan pencatatan tersebut sebagai alat buki tertulis bahwa perusahaan atau organisasi tersebut melakukan suatu pengiriman atau penerimaan dokumen dari tau ke organisasi atau perusahaan lainnya. Apabila suatu dokumen tidak dicatat, baik dokumen masuk maupun dokumen keluar maka perusahaan atau organisasi tersebut tidak mempunyai bukti yang otentik. Dalam pencatatan dokumen masuk pada suatu organisasi dapat dicatat dalam buku tersendiri. Bentuk buku tersebut sebagai berikut: Pencatat mempunyai tugas, yaitu : a. membuka amplop, membaca dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat menangkap Inti maksud dari isi surat dengan cara menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting b. Pemeriksaan lampiran c. Membubuhkan cap (time stamp or electric clock dating machine) yang merupakan stempel agenda pada ruang kosong di bagian atas atau bawah halaman pertama surat. Stempel agenda harus memuat tanggal penerimaan surat, hari dan jam penerimaaan surat, nomor agenda, tanggal surat diteruskan, dan tanda tangan petugas agenda.
313
d. Mengagendakan surat masuk, yaitu mencatat surat tersebut dalam buku penerimaan harian untuk surat masuk. Buku ini disebut buku agenda masuk. Sedngkan petugasnya dinamakan agendaris. Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk. Ada 3macam bentuk buku agenda yaitu ; Buku agenda tunggal. Buku agenda kembar, dan buku agenda berpasangan Contoh buku agenda tunggal :
AGENDA SURAT MASUK Tgl. Terima
No. Agenda
Terima dari
Tgl&No Surat masuk
Isi Surat
Lampiran
Diteruskan Ket.
AGENDA SURAT KELUAR Nomor
Tanggal
Dikirim kepada
Isi Surat
Lampiran
Keterangan.
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnaya. • Surat masuk harus disertai atau dilampirkan lembar disposisi oleh sekertaris/kepala tata usaha • Surat masuk yang dilengkapi dengan lembar disposisi diteruskan kepada pimp[inan/kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembaran diposisi tersebut berupa instruksi atau informasi • Surat yang telah memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada sekretaris/ kepala tata usaha, selanjutnya diteruskan kepada unit pengolah untuk diproses sesuai dengan disposisi. Contoh lembar disposisi:
314
Pencatatan dokumen keluar untuk surat-surat yang bersifat rutin atau insidental, biasanya pimpinan menyerahkan pembuatan konsep kepada bawahan/orang yang ditunjuk. Orang yang khusus membuat konsep surat tersebut disebut konseptor. Syarat-syarat dalam pembuatan konsep surat ada 6 macam yaitu : a. Ada persetujuan konsep surat dari atasan. Mungkin ada hal-hal yang perlu ditambahkan atau dikurangi, maupun terdapat kejanggalan b. Mengagendakan surat c. Mengetik konsep surat d. Penandatangan surat e. Pemberian cap dinas f. Melipat surat, penyampulan surat, pengiriman surat dan penyimpanan surat 11.3.3 Prosedur Distribusi Ada 2 macam prosedur distribusi di dalam suatu organisasi yaitu Prosedur distribusi internal dan prosedur distribusi eksternal Prosedur distribusi internal ditempuh melalui 9 kegiatan, yaitu : a. Penerimaan Tugas penerimaan surat dilakukan dengan 4 cara :
315
• • • •
b.
c. d.
e. f. g.
h. i.
Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk Meneliti ketepatan alamat pengirim Menggolongkan surat sesuai dengan jenisnya Menandatangai bukti penerimaan sebagai tanda bahwa surat telah diterima Penyortiran Pekerjaan penortiran meliputi 3 tugas ; • Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekertaris, karyawan dan surat-surat dinas lainnya • Mengolongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin, surat dinas penting dan surat dinas rahasia • Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dan sebaginya. Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri agar dapat diterima oleh orang yang memeng berhak. Pembukaan sampul Pemberian tanggal dan pemeriksaan lampiran Setelah isi amplop dikeluarkan, sebelum dicataat ke dalam agenda, terlebih dahulu harus dibubuhkan stempel agenda atau mesin stempel (time stamps) pada ruang kosong Setelah stempel agenda dibubuhkan, kegiatan selanjutnya adalh pemeriksaan kelengkapan surat yang meliputi : • Apakah nonor surat sesuai dengan nonor amplop • Apakah alamatnya sudah cocok (alamat dalam dan alamat sampul). Bila alamat pengirim tidak ada, satu kan surat dengan sampulnya • Apakah perihalnya ada hubungan dengan surat terdahulu, sertakan surat yang dimaksud • Apakah lampirannya sudah cocok Membaca. Memberi garis bawah, dan membuat catatan penting/memberi tanda Pengagendaan surat Pengarahan surat masuk Bila surat-surat yang sudah selesai diagendakan dan ternayta surat tersebut dibutuhkan oleh beberapa pejabat untuk diketahui, maka untuk surat-surat semacam ini diperlukan pengarahan Penggandaan surat masuk Penyimpanan surat.
Untuk distribusi eksternal adalah suatu tata cara atau aturan yang menyebarluaskan dokumen dimana dilakukan di luar perusahaan atau organisasi. Proses distribusi eksternal mencakup 5 macam kegiatan, yitu : a. Konsep dibuat oleh sekertaris/kepala tata usaha b. Persyaratan dari konsep
316
c. d. e.
f. g.
Beberapa persyaratan dari konsep surat antara lain sebagai berikut : • Bersifat formal/dinas • Objektif • Ringkas dan jelas maksudnya • Sopan dan ramah bahasanya • Seragam dalam bentuknya • Rapih dalam pengetikan pengetikan penandatanganan Pencatatan Ada 3 cara dalam pencatatan,yaitu : • Surat yang telah ditandatangani, dicap dan disertai kelengkapan lainnya (lampiran,amplop) menjadi surat dinas resmi • Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oelh petugas • Setelah selesai pencatatan dalam buku verbal, maka surat siap untuk dikirim Pengiriman surat keluar Penyimpanan berkas/arsip surat
11.3.4 Langkah penyimpanan dan penemuan kembali arsip Sistem penyimpanan arsip/warkat adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemuan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan pemusnaan arsip. Terdapat beberapa macam sistem penyimpanan arsip (sistem filing ), nama yang umum dipakai ada lima macam yaitu : a. Penyimpanan arsip sistem abjad b. Penyimpanan arsip sistem tanggal c. penyimpanan arsip sistem wilayah d. Penyimpanan arsip sistem subjek/pokok masalah e. Penyimanan arsip sistem nomor 1. Penyimpanan arsip sistem abjad Penyimpanan arsip sistem abjad adalah penyelenggaraan sistem kearsipan berdasarkan abjad alfabet, disusun mulai dari A sampai Z, Aa sampaiZz, dan seterusnya.
317
Untuk memahami atau cara penyimpanan warkat dengan menggunakan sistem abjad, terdapat beberapa istilah atau terminology yang perlu diketahui, antara lain : 1. Mengindeks adalah kegiatan membagi nama/judul terhadap beberapa unit 2. Unit adalah bagian terkecil dari suatu nama/judul 3. Caption adalah nama yang sudah diindeks yang kemudian dijadikan tanda pengenal 4. Mengkode (kodifikasi), kegiatan menemukan kode dari nama yang sudah diindeks. Zkode diambil dari huruf pertama dari nama/judul yang sudah diindeks 5. Mengabjad adalah kegiatan menyusun kode menurut urutan abjad dari nama/ judul yang sudah diindeks Kelebihan sistem abjad : 1) 2) 3) 4)
Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama organisasi/instansi/lembaga/operusahaan Menyimpan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat Sederhana dan mudah dimengerti baik pekerjaan maupun pencariannya Perlengkapannya dapat dipergunakan untukbermacammacam dokumen dan cocok untuk tuap-tiap dokumen
Kelemahan sistem abjad : 1) dalam sistem-sistem yang sangat luas memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat/warkat yang diperlukan 2) Sulit apabila terdapat nama yang sama terutama nama orang 3) Sulit memperkirakan persyaratan-persyaratan ruang untuk hurufhuruf abjad yang berlainan Peraturan Mengindeks dan memberi kode a. Mengindeks nama orang Indonesia 1. Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu suku kata, maka diindek sebagai berikut : No. Nama 1 Dearliana 2 Suharto 2.
Unit I Dearliana Suharto
Unit II
Unit III
Kode De Su
Nama ganda adalah nama yang terdiri dari lebih dari satu suku kata, maka diideks berdasarkan suku kata nama terakhir
318
No. Nama 1 Nazhira Idzni 2 Muhammad Muslih 3.
Unit I Andri Erwin
Unit II Sudira Lubis
Unit III
Kode An Er
Unit I Zainuddin Latif
Unit II M A
Unit III
Kode Za La
Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun dibelakang dan diketahui kepanjangannya maka diindeks dengan cara menulis lengkap singkatan tersebut, misalnya :
No. Nama 1 B.j. Habibie 2 A.H. Nasution 6.
Kode Id Mu
Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya, misalnya :
No. Nama 1 M. Zainuddin 2 A. Latif 5.
Unit II Unit III Nazhira Muhammad
Nama keluarga/ suku/ marga adalah nama orang diikuti nama keluarga/suku/marga, maka diindeks berdasarkan nama keluarga / suku/ marga misalnya :
No. Nama 1 Andri Sudira 2 Erwin Lubis 4.
Unit I Idzni Muslih
Unit I Habibie Nasution
Uni II Unit III Baharuddin Jusuf Abdul Haris
Kode Ha Na
Nama yang memakai gelar, yang diutamakan adalah nama asli atau marga dan gelar tidak diindeks, ditempatkan pada unit dalam tanda kurung. Namun apabila gelar tersebut diikuti nama tunggal maka gelar tersebut turut diindeks. Ada beberapa gelar yang umum dipakai, yaitu : a) gelar akademis, sperti Spd, Dra, Dr, Ir, SH, SE,Prof, Phd, Msc, Mpd, MBA, MM,Msi dan lain-lain b) Gelar keagamaan antara lain : Kyai, haji, Hajjah, Ustadz, Bhiksu, Pendeta, Pastor, dan lain-lain c) Gelar Kebangsaan, seperti : Raden, Raden Ajeng, KRT Sunan, Sultan, Andi, Cut, Ida Bagus/Ida Ayu, Cokorde, Lalu dan sebagainya d) Gelar Kepangkatan, Seperti Marsekal, Laksamana, Kapten, Sersan, Kolonel, Jendral, Komisaris Besar dan lain-lain
319
e)
Gelar Jabatan, Seperti, Presiden, Mentri, Gubernur, Direktur, Jendral, Bupati, Camat, Lurah, dan lain-lain. Diindeks sebagai berikut :
No. Nama Unit I Unit Ii 1 Ir H. Iwan Zaiwansyah,MM Zaiwansyah iwan 2 Raden Afif Baskoro Baskoro Afifi
Unit III Kode (Ir,H,MM) Za (Raden) Ba
7.
Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali, diutamakan untuk diideks adalah nama diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran, misalnya : No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode 1 Ida Bagus Putu Oke Oke Putu Ida Bagus Ok 2 I Gusti Made Yono Yono Made I Gusti Yo 8.
Nama yang didahului dengan nama baktis, diindeks mulai dari nama aslinya, kemudian diikuti oleh nama baktisnya, misalnya
No. Nama 1 Yohannes Rumenta 2 Stefani anggraini 9.
Unit I Rumenta Anggraini
Unit II Yohannes Stefani
Unit III
Kode Ru An
Nama wanita yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama suami/ayahnya terlebih dahulu, misalnya :
No. Nama 1 Ny. Sadiah Zainuddin 2 Yuliana Sukoco
Unit I Zainuddin Sukoco
Unit II Sadiah Yuliana
Unit III (Ny.)
Kode Za Su
10. Nama yang memakai kata bin, binti, diindeks dengan cara menuliskan terlebih dahulu nama yang mengikuti nama yang bertalian, misalnya: No. Nama Unit I Unit Ii 1 Fairuz Binti Muhammad Muhammad Fairuz binti 2 Aziz Bin Muslih Muslih Aziz Bin
Unit III
Kode Mu Mu
11. Nama orang yang masih menggunakan ejaan lama, diindeks sebagaimana nama itu ditulis, misalnya : No. Nama
Unit I
Unit Ii
320
Unit III
Kode
1 Ir H. Tjahyono 2 Drs Robby Djayadi
Tjahyono Djayadi
Ir Robby
H
Tj Drs
b. Mengindeks nama-nama orang asing 1. Nama orang Barat, Jepang, Muangthai dan lain-lain, diindeks berdasarkan nama keluarga yang biasanya ditempatkan di bagian belakang nam (Nick name), misalnya No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode 1 Frederick W. Taylor Taylor Frederick W Ta 2 Jawharlal Nehru Nehru Jawaharlal Ne 2. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks nama yang menggunakan tanda penghubung tersebut diindeks sebagai satu kata, misalnya No. Nama Unit I Unit II 1 John Frank Smith Jones Smith-Jones John 2 Sylvia Lopez-Tiana Lopez-Tiana Sylvia
Unit III Frank
Kode Sm Lo
3. Nama orang Eropa yang menggunakan awalan, hendaknya tidak dianggap sebagai suatu unit tersendiri, tetapi merupakan dari nama keluarga. Pengindekan dilakukan dengan cara menempatkan nama yang didepannya diberi awalan, misalnya Va, Vander, Von,De la, Mc, El dan Al dan lain sebagainya No. Nama 1 Marco van Basten 2 Oscar De La Hoya
Unit I Unit II Van Basten Marco De La Hoya Oscar
Unit III
Kode Va De
4. Nama orang cina, Korea, diindeks dengan cara menuliskan sebagaimana ;nama tersebut ditulis, karena baik orang cina, maupun orang Korea nama keluarga selalu dicantumkan di depan, contoh : No. Nama 1 Liem Swi King 2 The Liang Gie
Unit I Liem The
Unit II Swie Liang
321
Unit III King Gie
Kode Li Th
c. Mengindeks nama Perusahaan 1. Mengindeks nama Perusahaan pada umumnya ( Toko, Pabrik, PT, Firma, CV, Kantor, Instansi) diutamakan nama yang dipentingkan baru diikuti jenis badan hukumnya atau kegiatannya, misalnya : No. Nama Unit I 1 PT Adhi Karya Adhi Karya 2 Toko Buku Matahari Matahari
Unit II Kode Perseroan Terbatas Ad Toko Buku Gu
2. Nama Bank atau nama perusahaan yang disingkat, cara pengindekannnya adalah dengan menampilkan kepanjangan dari singkatan itu, terlebih dahulu kemudian diindek sebgaimana nama kepanjannya No. Nama 1 BTN 2 PT KAI
Unit I Unit II Unit III Kode Tabungan Negara Bank Ta Kereta Api Indonesia Perseroan terbatas Ke
3. Nama perusahaan yang menggunakan orang sebagaimana nama tersebut ditulis, kemudian diikuti oleh jenis badan hukum atau kegiatannya, contoh : No. Nama Unit I Unit II Kode 1 RS Cipto Mangunkusumo Cipto MangunkusumRumah sakit Ci 2 Bandara Soekarno-Hatta Soekarno-Hatta Bandar Udara So 4. Nama Perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut, diideks dengan cara menulis angka tersebut sebagai suatu unit dengan yang lainnya, sebagai contoh: No. Nama 1 Restaurant 99 2 Hotel 747
Unit I Unit II Sembilan sembilan Restourant Tujuh Empat Tujuh Hotel
Unit III Kode Se Tu
5. Nama perusahaan yang mengunakan huruf dan bukan merupakan singkatan diideks dengan cara sebagai berikut No. Nama 1 Toko Buku Yza 2 PT ABC
Unit I Yza ABC
Unit II Toko Buku PT
322
Unit III Kode Yz Ab
6. Nama perusahaan yang menggunakan kata penghubung dari, dan , &, tidak dianggap sebagai bagian tersendiri dari nama tersebut, pengindekannya dilakukan sebagai berikut : No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode 1 Beuty Fashion & Make Up Beuty Fashion & Make up Be 2 Lia & Meyti Salon Lia & Meyti Salon Li d. Mengindeks nama instansi pemerintah 1. Nama perusahaan yang menggunakan kata penghubung, dari, dan ,&, tidak dianggap sebagai bagian tersendiri dari nama tersebut, pengindekannya dilakukan sebagai berikut No. Nama
Unit I
Unit II
1 SMK Prisma Depok
Kejuruan Prisma Depok
Sekolah Menengah
Unit III
Ke
Kode
2 UPI Bandung
Pendidikan Indonesia bandung
Univeresitas
Pe
2. Nama instansi / lembaga, diindeks dengan cara meletakan instansi/lembaga tersebut pada unit terakhir pengindekan,misalnya Nama LAN LIPI
Unit I Unit II Administrasi Negara Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Lembaga
Unit III Kode Ad Il
3. Nama yayasan/perkumpulan, diindeks adalah kata pengenal terpenting dari nama yayasan/perkumpulan tersebut, baru kemudian sifatnya No. Nama 1 HMI 2 PKS
Unit I Mahasiswa Islam Keadilan Sejahtera
Unit II Himpunana Partai
Unit III Kode Ma Ke
4. Nama Pemerintah negara asing, diindek adalah unit politik dari negara tersebut No. Nama Unit I 1 Republik Indonesia Indonesia 2 CIA American
Unit II Unit III Kode Republik In Central Intelegence (of) Am
Menyusun Daftar Klasifikasi
323
Setelah mengindeks, buatlah daftar klasifikasiWarkat/arsip berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z. Namun apabila terdpat sejumlah nama dengan abjad yang sama atau hampir bersamaan, maka penyusunan dilakukan bedasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya, misalnya : A,B,C,D………………………………..Z Aa, Ab, Ac, Ad,………………………..Az Aba, Abb, Abc,………………………...Abz Aca, Acb, Acc,…………………………Acz Contoh cara menyusun daftar klasifikasi dari nama-nama dibawah ini : • Rumah Makan 999 • PT Adhi Karya • BTN • Apotik Depok • Rumah Sakit Hasan Sadikin • Hotel Mandarin • IPB
A D H M P S T
Kode Ad De Ha Ma Pe Se Ta
Caption Adhi Karya, Perseroan Terbatas Depok, Apotik Hasan Sadikin, Rumah sakit Mandarin, Hotel Pertanian Bogor, Institut Sembilan Sembilan, Rumah Makan Tabungan Negara, Bank
Menyiapkan Peralatan atau Perlengkapan : a. Filing Kabinet, dipersiapkan untuk menyimpan arsip jumlahnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan . Laci filing kabinet diberi kode pada bagian depannya.. Misalnya filing kCabinet mempunyai empat laci maka kodenya adlah : • Laci I berkode A- F • Lsci II berkode G – L • Laci III berkode M – S • Laci IV berkode T – Z b. Guide, Banyaknya guide yang dibutuhkan bilamenggunakan sistem abjad sederhana 26 buah. Ditempatkan pada folder/map gantung. Tetapi bila suatu organisasi telah berkembang di mana tiap-tiap laci mempunyai satu petunjuk abjad. Mka pada masingmasing laci akan terdapat 26 guide. Sehingga guide dapat yang dibutuhkan sebanya 26 x26 buah = 676 buah. Dalam praktik untuk
324
membatasi jumlah guide dapat pula digunakan kode gabungan. Misalnya kode laci ABC, DEF, GHI dan seterusnya. Pada tiap guide diber tab. Tiap-tiap tab ditulis abjad A sampai Z kemudian disusun berdasarkan abjad pertama, kedua, ketiga dan selanjutnya. c. Folder, banyaknya folder yang dibutuhkan bagi organisasi yang masih sederhana sebanyak 26 buah. Folder tersebut berkode A sampai Z. Tetapi bagi organisasi yang telah berkembang, maka tiap laci akan memuat 26 folder. Dengan perincian sebagai berikut : Di belakang guide a disusun folder Aa, ab, Ac…………..Az Dibelakang guide B disusun folder Ba, Bb, Bc…………..Bz Dibelang guide C, disusun Folder Ca, Cb, Cc……………Cz d. Rak Sortir, Rak Sortir yang dibutuhkan sebanyak 26 Rak. Diberi kode abjad dari A sampai z sehingga meudahkan pemisahan surat e. Kartu Indesks disesuaikan dengan kebutuhkan. Kartu Indeks diseimpan dalam laci kartu indeks f. Rak kartu atau laci Kartu, untuk menyimpan kartu indeks Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Arsip Untuk memudahkan dalam pembahasan ini maka kami akan membuat contoh surat yang akan diarsipkan dengan mengunakan beberapa sistem : Jakarta, 1 Nopember 2007 Kepada Yth Direktur PT Arcon Cipta Pratama Jl Cipinang Cempedak IV No. Jakarta Timur Hal : Lamaran Pekerjaan Dengan Hormat, Membaca iklan di Harian Republika tanggal 30 Oktober 2007 tentang lowongan pekerjaan sekertaris, saya tertarik untuk mengajukan lamaran pekerjaan tersebut. Sebagai bahan pertimbangan dibawah ini saya sampaikan data pribadi saya sebagai berikut :
325
Nama Tempat/tanggal lahir Jenis Kelamin Alamat Kelurahan Depok
: Etty Setiawati : Depok, 12 Febuati 1984 : Perempuan : jl. Citayam Raya No. 15/28 RT 02/02 Kec. Pancoran Mas Kota Depok (16431)
Untuk melengkapi surat lamaran ini saya lampirkan Photocopy suratsurat dan ijasah yang diperlukan. Hormat saya, Pemohon Etty Setiawati Lampiran : • Daftar Riwayat Hidup • Photo Copy Ijasah ASMI • Surat Keterangan Kesehatan • Surat Kelakuan Baik • Pas Photo 4 x 6 = 3 Lembar
Dalam pelaksanaan penyusunan dan penyimpanan surat / warkat berdasarkan contoh surat diatas dapat diambil langkah-langkah sebagai berikut : a. Meneliti dan mengelompokkan warkat-warkat/surat yang masuk . b. Menetapkan indeks dan memberi kode yang diambil dari daftar Klasifikasi arsip untuk masing-masing warkat/surat kemudian warkat/surat dimasukan ke dalam laci, guide dan folder sesuai kodenya. Misalnya surat berkode Se disimpan dilaci berkode S dibelakang guide berkode S dalam folder berkode Se. c. Memberi kode indeks, seperti contoh berikut : Se Indeks : Setiawati, Etty Kode/Tanggal/Simpan : Se / 1 Nopember 2007 Perihal/Masalah : Lamaran pekerjaan Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007
326
d. Kartu indeks disimpan pada Lemari Kartu Indeks pada laci S sesuai dengan hurup S yang tertera pada Tab kartu Indeks Contoh Rak kartu/ laci kartu
A H O V
B I P W
C J Q X
D K R Y
E L S Z
F M T
G N U Kartu Indek dengan indek
Se Apabila ada pihak lain yang meminta / meminjam arsip yang disimpan, petugas arsip harus menempuh langkah-langkah sebagai berikut : a. Menanyakan jenis arsip yang disimpan b. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks c. Melihat kartu Indeks untuk melihat kode arsip d. Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode dan mengantinya dengan Bon Pinjam arsip Contoh Bon Pinjam Arsip 2. Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan tahun, bulan dan tanggal yang dijadaikan sebagai kode. Dengan ketentuan Tahun sebagai subjek, bulan sebagai sub subjek dan tanggal sub sub subjek. Tahun sebagai judul laci, bulan sebagai judul guide, sedangkan tanggal ditetapkan sebagai judul folder. Mengindeks dalam sistem tanggal adalah menetapkan tanggal, bulan dan tahun yang tercantuk dalam surat dijadikan sebagai kode penyimpanan arsip. Langkah-langkah yang ditempuh dalam penyimpanan arsip : a. Persiapan Perlengkapan dan tempat penyimpanan surat, meliputi : 1) Filing Cabinet, Cukup satu laci dalam satu tahun, tapi apabila dibutuhkan dapat ditambah. 2) Guide, dapat disiapkan 12 Buah sebanya bulan dalam satu tahun 3) Map Folder jumlahnya sebanyak hari dalam satu tahun . Dengan demikian harus disiapkan sebanyak 365 buah Map 4) Kota Sortir, disesauikan dengan kebutuhan
327
5) Kartu Indeks disiapkan sesuai dengan kebutuhan, hal ini untuk ;membantu memudahkan penemuan kembali arsip yang disimpan 6) Buku arsip, buku ini diperlukan untuk mencatat warkat yang diterima atau dikirim. b. Menyusun klasifikasi tanggal Klasifikasi tanggal menghendaki warkat-warkat yang bertahun sama disimpan dalam laci yang sama. Warkat yang nama bulannya sama akan terdapat dibelakang guide yang sama dan warkat yang bertanggal sama akan terdapat dalam folder yang sama. Misalnya Tanggal surat 30 Oktober 2007, diindeks sebagai berikut : 2007 = Unit I Kode Laci Oktober = Unit II Kode Guide 30 = Unit III Kode folder c. Prosedur Penyimpanan 1) Pemberian kode, yitu kode diambil dari Tahun, bulan dan tanggal penyimpanan arsip yang bertalian 2) Mengisi kartu induk, seperti contoh dibawah ini Se Indeks : Setiawati, Etty Kode/Tanggal/Simpan : 2007.11.30 / 2 Nopember 2007 Perihal/Masalah : Lamaran Kerja Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007 3) Berdasarkan kode pada contoh kartu indeks tersebut, surat tersebut disimpan dalam laci berkode 2007 dibelakang guide Oktober dan pada folder 30
A H O V
4) Kartu indeks di simpan dalam lemari kartu indeks pada laci S, sesuai dengan huruf Se yang tertera pada Tab kartu Indeks B C D E F G I J K L M N T U P Q R S W X Y Z Kartu Indek dengan indek Se d. Prosedur penemuan kembali Penemuan kembali arsip, dapat ditempuh dengan prosedur sebagai berikut :
328
1) Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks 2) Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks 3) Berdasarkan kode pada kartu ndeks, carilah surat pada laci 2007, guide Oktober dan folder 30. 3.
Penyimpanan Arsip sistem wilayah Sistem wilayah disebut juga dengan sistem geografis, yaitu sisitem kearsipan yang berdasarkan wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat. Sistem ini banyak dipakai oleh kantor atau instansi yang memynyai cabang/perwakilan dibeberapa daerah. Kelebihan sistem wilayah adalah 1. apabila wilayah sudah diketahui, akan mempermudah mencari keterangan 2. apabila terjadi suatu penyimpangan bisa langsung diketahui Kelemaan sistem wilayah adalah : 1. Bisa terjadi kesalahan apabila petugas tidak memiliki wawasan / pengetahuan tentang letak geografis 2. Didalam surat/warkat tidakmenulis alamat secara lengkap, sehingga menyulitkan petugas, karena itu petugas harus mengetahui letak geografis/wilayah 3. Petugas sering mendapatkan kesulitan untuk mengetahui batasbatas wilayah, karena itu dibutuhkan buku petunjuk yang menggambarkan batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing cabang dan perwakilan a. Perlengkapan dan peralatan arsip
329
1) Filing Cabinet, Jumlah lci yang dibutuhkan tergantung wilayah yang akan dijadikan pokok maslah 2) Guide, Banyaknya guide disesuaikan dengan kebutuhan, apabila sistem wilayah ini dibantu dengan sistem tanggal maka guide dibutuhkan 12 buah ( 1 tahun = 12 Bulan) dan apabil a sistem wilayah dibantu dengan sistem abjad maka diperlukan 26 buah 3) Map Folder, harus tersedia sebanyak bagian-bagian diwilayah itu 4) Kartu Indeks, untuk ;membatat data/keterangan yang terdapat dalam surat, disamping sebagai sarana mempermudah penemuan kemali surat-surat 5) Rak sortir, uantuk menyorir surat-surat yang akan disimpan 6) Lemari/rak kartu Indeks b. Menyusun daftar klsifikasi Daftar klsifikasi disusun berdasarkan wilayah. Dalam wilayah Pemerintahan Republik Indonesia tediri dari Propinsi/daerah tingkat I, Kota/Kabupaten / daerah tingkat II, Kecamatan, dan seterusnya. Di dalam sistem wilayah surat yang masuk atau keluar yang alamatnya dalam wilayah yang sama dengan surat yang lainnya maka dapat disimpan dalam satu tempat penyimpanan. Contoh daftar klasifikasi arsip : JWBALI JB 1 A B C D E 2 A B C D 3 A B C D
JAWA JAKARTA Jakarta Pusat Jakarta Barat Jakarta Selatan Jakarta Timur Jakaarta Utara JAWA BARAT Bandung Bogor Cirebon Cianjur JAWA TENGAH Pekalongan Rembang Semarang Solo
330
4
5
6
E Tegal YOGYAKARTA A Bantul B Sleman JAWA TIMUR A Banyuwangi B Jember C Malang D Surabaya BALI A Denpasar B Klungkung C Singaraja
c. Prosedur penyimpanan 1) Pemberian kode surat, setiap surat yang akan disimpan alamatnya, kemudian cantumkan kode sesuai dengan wilayahnya/letak geografisnya berdasarkan daftar klasifikasi ( lihat contoh daftar klasifikasi diatas). 2) Mengisi kartu indeks contoh kartu indeks Se Indeks : Setiawati, Etty Kode/Tanggal/Simpan : JB.1.D / 2 Nopember 2007 Perihal/Masalah : Lamaran Kerja Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007 3) Berdasarjan kode tersebut pada kartu indeks diatas, surat tersebut harus disimpan pada laci jw, dibelakang guide 1Jakarta, dan pada folder D Jakarta Timur
A H O V
4) Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indeks pada laci S, sesuai dengan kode Se yang tertera pada tab kartu indeks. B C D E F G I J K L M N T U P Q R S W X Y Z Kartu Indek dengan indek Se d. Prosedur penemuan kembali
331
Seperi telah disampaikan di muka kearsipan sistem wilayah adalah suatu sistem filing arsip melalui pengklasifiksian surat/warkat berdasarkan letak wilayah dengn berpedoman kepada daerah atau alamat surat. Oleh karena itu, kode arsip ditentukan berdasarkan atas alamat surat , mengacu jepada daftar klasifikasi yang telah dibuat. Penemuan kembali arsip, dapat ditempuh dengan prosedur sebagai berikut : 1) Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks 2) Lihat kide penyimpanan pada kartu indeks 3) Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat pada laci, guide dan folder sesuai dengan kodenya. 4.Penyimpanan Arsip Sistem Subjek / Pokok Masalah Suatu sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan pokok masalah atau perihal surat, maka petugas arsip harus menentukan terlebih dahulu hal-hal apa yang pada umumnya dpermaslahkan dalam surat-surat setiap harinya. Kelebihan Sistem Subjek : a. Apabila Prihalnya sudah diketahui maka mudah untuk menemukan kembali suratnya b. Mudah dikembangkan sesuai dengan kebutuhan Kelemahannya Sistem Subjek : a. Sulit mengklasifikasikannya, karena terdapat beraneka ragam maslah yang hampir sama, padahal berbeda satu sama lainnya. b. Kurang cocok untuk bermacam jenis surat. Menyusun Daftar Klasifikasi Daftar klasifikasi disusun berdasarkan pengelompokkan yang bertitik pada struktur organisasi atau berdasarkan kegiatan sesuai dengan nama satuan oerganisasi yang ada. Dalam sistem ini, permaslahan dibagi menjadi 3 kelompok yaitu maslah utama, masalah, sub maslah, sebagaimana contoh dibawah ini : DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH UTAMA KP
MASALAH Kepegawaian 1 Pengadaan
332
SUB MASALAH a Formasi b Penerimaan
c pengangkatan 2 Ketatausahaan
a Izin/dispensasi b data/Keterangan
3 Pembinaan Pegawai a diktat b penilaian pegawai c screening d pembinaan mental 4 mutasi
a kenaikan golongan b masa kerja c tunjangan keluarga d alih tugas e jabatan
5 kesejahteraan
a kesehatan b cuti c rekeasi/kesenian/olahraga d bantuan sosial e koperasi f perumahan g jemputan
6 Pemberhentian
a pensiun b atas permintaan sendiri c meninggal dunia
Menyiapkan peralatan atau perlengkapan Dalam menyiapkan peralatan atau perlengkapan, hendaknya memperhatikan langkah-langkah sebagai berikut : a. Filing cabinet, disesuaikan dengan kebutuhan sebanyak kelompok Masalah Utama. b. Guide, disesuaikan dengan kebutuhan sebanyak Maslah c. Folder, disesuaikan sebanyak kelompok sub maslalah d. Rak sortir e. Kartu indeks f. Lemari kartu indeks Prosedur penyimpanan dan penemuan kembali : Prosedur penyimpanan surat atau warkat, adalah sebagai berikut :
333
a. Pemberian kode surat, setiap surat yang akan disimpan harus benar-benar diketahui masalahnya, maksud dan isi surat. Apabila maslahnya sudah diketahui, berikanlah kode yang seseuai dengan yang terdapat pada daftar klasifikasi b. Mengisi Kartu Indeks, seperti contoh di bawah berkut Se Indeks : Setiawati, Etty Kode/Tanggal/Simpan : KP.1.a. / 2 Nopember 2007 Perihal/Masalah : Lamaran Kerja Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007 c. Berdasarkan kode tersebut, maka surat disimpan pada laci Kp (kepegawaian) di belakang guide 1 di belakang folder a. Formasi d. Kartu indeks disimpan di lemari kartu ideks pada laci S, sesuai dengan huruf Se yang tertera pada Tab kartu indeks A B C D E F G H I J K L M N T U O P Q R S V W X Y Z Kartu Indek dengan indek Se Prosedur Penemuan Kembali Seperti telah disampaikan di muka bahwa kearsipan sistem masalah/subjek merupakan sistem kearsipan berdasarkan perihal pokok/pokok soal, masalah yang tertera pada surat, oleh karena itu kode arsip ditentukan atas dasar perihal/masalahs surat, sesuai dengan daftar klasifikasi masalah yan g telah dibuat. Penemuan kembali arsip, dapat ditempuh dengan prosedur sebagai berikut : 1)Lihat daftar Klasifikasi dan cri Kartu Indeks 2)Lihat Kode penyimpanan pada kartu indeks 3)Berdasarkan kode pada lartu indeks, carilah surat pada laci, guide dan folder sesuai kodenya 5. Penyimpanan Arsip Sistem Nomor Penyimpana arsip sistem nomor adalah sistem kearsipan yan g dalam penyimpanan dan penyusunan surat/warkat dengan memakai nomor secara berurutan mulai daari nomeor kecil sampai nomor besar. Kelebihan sistem nomor :
334
a. b. c. d. e. f.
Penyimpanan menjadi lebih teliti, cermat dan teratur Penyimpanan menjadi lebih cepat dan tepat Sangat sederhana Dapat digunakan untuk segala macam surat/warkat/dokumen Nomor dokumen dapat digunakan sebagai nomor referensi dalam korespodensi Nomor map atau dokumen dpat diperluas tanpa batas
Kelemahan sistem nomor : a. lebih banyak waktu digunakan untuk mengindeks b. banyaknya map untuk menyimpan surat-surat yang beraneka ragam dapat menimbulkan kesulitan c. perlu ruangan yang luas dan peralatan yang memadai untuk menyuimpan arsip yang banyak. Ada dua macam filing sistem nomor yaitu filing sistem nomor dewey dan filing sistem nomor terminal digit. SISTEM PENYIMPANAN ARSIP SISTEM NOMOR DEWEY Filing sistem nomor dewey diciptakan oleh Melvil dewey, sistem ini disebut juga dengan sistem desimal, dengan menggunakan notasi angka 0 – 9. a. menyusun daftar klasifikasi Daftar klasifikasi adalah daftar yang memat segala persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan kemudian diberi kode. Daftar klasifikasi nomor ini bermanfaat sebagai pedoman : b. dalam pemberian kode c. untuk mempersiapkan penyimpanan
dan
menyusun
tempat
Ada tiga lajur dalam daftar klasifikasi nomor ini, yaitu sebagai berikut: 1.Lajur pembagian utama ( disebut juga lajur kelompok besar) Dalam lajur ini disajikan 10 pembagian kegiatan pokok kantor/perusahaan dengan penomoran kode sebagai berikut : KODE 0
URAIAN HUMAS
335
100 200 300 400 500 600 700 800 900
KEUANGAN KEPEGAWAIAN PEMBANGUNAN KOPERASI PRODUKSI PEMASARAN PENELITIAN DAN LABORATORIUM PERLENGKAPAN PENGANGKUTAN DAN PERBEKALAN Jika persoalan pokok lebih dari 10 maka perlu dilakukan penggabungan dan dicari judul pokok masalah lain yang mencakup persoalan/permasalahan tersebut sehingga jumlah kelompok persoalan tetap berjumlah 10. kemudian masing-masing kelompok pembagian utama ini dibag menjadi 10 bagian yang disebut dengan kelompok pembantu.
2.Lajur atau kelompok pembagian pembantu (sub kelompok) Kelompok ini terdiri dari 10 uraian/persoalan. Jika belum sampai 10 uraian/persoalan, hendaknya tetap dibagi menjadi 10 kelompok dan pada kolom yang belum ada, disiapkan sebagai cadangan. Untuk lebih jelasnya lihat contoh dibawah ini dengan mengambil contoh bagian personalaia/kepegawaian dengan nomer kode 200 KODE
URAIAN
200 210 220 230 240 250 260 270 280 290
FORMASI SELEKSI TATA TERTIB UJIAN KENAIKAN PANGKAT CUTI MUTASI PROMOSI JABATAN KESEJAHTERAAN PEMBERHENTIAN
336
Kelompok seperti contoh diatas, masih dapat dikembangkan menjadi lebih luas lagi masing-masing ke dalam 10 bagian kecil seerti contoh di bawah ini KODE 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209
URAIAN IKLAN LAMARAN PANGGILAN SELEKSI WAWANCARA PSIKOTES PENDIDIKAN DAN LATIHAN PERCOBAAN PENGANGKATAN PENEMPATAN
Dalam sistem dewey, perlu diperhatikan dengan seksama kode angka yang terdapat dalam surat. Yang harus diingat pula ialah pembagian kelompok besart dengan melihat kepada angka kode surat, kita sudah bisa menentukan sesuatu surat masuk kekelompok mana, misalnya bila kepala angka mennjukkan angka 2, ini sudah dapata dipastikan masalah/urusan personalia/ kepegawaian., bila kde menunjukkan angka 5, sudah dpat dipastikan ini maslah produksi dan seterusnya. b. Menyipakan peralatan/perlengkapan Perlengkapan yang harus disiapkan adalah sebagai berikut : a. Filing cabinet, filing cabinet yang diperlukan adalah yang mempunyai 10 laci, tiap laci diberi nomor kode seperti tercantum dibawah ini : LACI DEWEY 0 100 200 300
500 600 700 800
LACI TERMINAL DIGIT 00 - 09 50 - 59 19-Oct 60 - 69 20 - 29 70 -79 30 - 39 80 - 89
337
400
900
40 - 49
89 - 99
berdasarkan daftar klasifikasi judul laci berpedoman kepada nomor pembagian utama ( kelompok besar) mulai nomor 000 sampai 900, demikian pula isi pokok maslah disesuaikan dengan daftar indeks. c. Guide untuk tiap laci dibutuhkan 10 guide sehinga guide yang dibutuhkan kesemuannya berjumlah 100 buah, misalnya untuk laci 000 didalamnya disusun guide bernomor 000, 010, 020 sampai dengan 090, untuk laci 100 didalamnya disusun guide bernonor 100, 110, 120 sampai dengan 190, untuk laci 100 di dalamnya disusun guide bernomor 100, 110, 120 sampai dengan 190, untuk laci bernomor 900, 910, 920 samapi dengan 990 dan seterusnya. d. Map Folder yang diperlukan adlah 10 buah untuk tiap guide, sehingga jumlah folder yang dibutuhkan adalah sebanyak 1000 buah, folder ini disusun di belakang guide bernomor 000 di belkangnya disusun folder bernomor kode 000,001,002 sampai 009, dibelkangnguide bernomor 010,011,012 sampai dengan 019 dan seterusnya samapi guide nomor kode 990 di belakangnya disusun folder 990, 991,992 samai 999. Di dalam folder inilah terdpat surat-surat yang disusun secara berurutan dengan surat paling baru diberi nomer paling besar misalnya terdapat urutan surat nomor 011.4,011.3,011.2 ini berarti surat yang nomer 011.4 adalah surt yang paling baru. e. Karu Indeks yang beisi identitas surat seperti nama, tanggal, nomor, perihal dan kode surat,j berfungsi untuk memudahkan penemuan kembali arsip f. Lemari kartu indeks, berfungsi untukmenyimpan kartu indeks. g. Rak sortir, berfungsi untuk menyortir surat-surat yang akan disimpan. c.Prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip Prosedur penyimpanan adalah sebagai berikut : 1) Pemberian kode pada surat, setiap surat yang akan disimpan harus benar-benar diketahui masalahnya, maksudnya dan isi surat. Jika sudah diketahui, berilah kode yang sesuai yang diambil dari daftar klasifikasi. 2) Mengisi kartu indeks
338
Se Indeks : Setiawati, Etty Kode/Tanggal/Simpan : 201.0 / 2 Nopember 2007 Perihal/Masalah : Lamaran Kerja Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007 3) Berdasarkan kode 201.0 maka surat disimpan pada : Laci 200 urutan laci ke 3 Laci 200 urutan guide ke 1 Laci 201 urutan folder ke 2 Urutan surat ke 1 ( Angka 0 setelah titik merupakan urutan surat ke 1, apabila setelah titik itu angka 1 maka merupakan surat ke 2 dan seterusnya). 4) Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indeks pada laci P sesuai hurup…. Yang tertera pada tab kartu indeks A H O V
B I P W
C J Q X
D K R Y
E L S Z
F M T
G N U Kartu
Indek
dengan indek Se Prosedur penemuan kembali : 1) Mengetahui terlebih dahulu nama pengirim surat (surat masuk) atau alamat yang dituju (surat keluar) dari warkat yang akan dicari. 2) Mencari kartu indeks dari lemari kartu indeks 3) Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks 4) Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat pada laci, guide, dan folder sesuai dengan kodenya. PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM NOMOR TERMINAL DIGIT Sama halnya dengan sistem nomor Dewey, sistem nomer terminal digit juga menggunakan angka 0 – 9 dalam prosedur penyimpanannya tidak menggunakan daftar klasifikasi melainnkan menggunakan buku arsip. Nomor urut pada buku arsip merupakan kode arsip. a. Menyiapkan peralatan/perlengkapan
339
Peralatan atau perlengkapan yang perlu dipersiapkan antara lain sebagai berikut: 1) Buku arsip seperti contoh dibawah ini NO TANGGAL JUDUL NOMOR TANGGAL PERIHAL KET URUT PENYIMPANAN SURAT SURAT SURAT SURAT
Surat pertama dicatat dalam bulu arsip dengan nomor 0000, surat kedua 0001, surat ke tiga 0002, dan seterusnya. 2) Filing cabinet, yang berlaci 10 pada laci tersebut dibubuhkan kode: • Laci pertama kode 00 – 09 • Laci kedua diberi kode 10 – 10 • …dan sterusnya sampai… • Laci kesepuluh, diberi kode 90 –99 4) Guide, pada setiap laci dipasangkan guide dengan diberi kode sesuai dengan urutan nomer. Contoh : Laci berkode 00 – 09 didalamnya dipasang guide nomer 00, 01, 02 dan seterusnya samapi 09 5) Map folder, tiap-tiap folder ditempatkan dibelakang guide sebanyak 10 buah dengan nomor berurutan mulai dari 0, 1,2 samai 9. Agar folder-folder ini tidak tertukarsatu sama lainnya pada guide yang berbeda, mak tiap-tiap folder dapat diberi kode guidenya, sebagai contoh: dibelakang guide 00, foldernya diberi kode 00/0, 00/1, 00/2 dan seterusnya samai 00/9. 6 ) Kartu indeks 7) 8)
Lemari kartu indeks Rak sortir
b. Prosedur penyimpanan dan penemuan kembali 1) Mengisi buku arsip NO TANGGAL URUT PENYIMPANAN
JUDUL SURAT
OOOO OOO1 OOO2 dsb
340
NOMOR TANGGAL SURAT SURAT
PERIHAL SURAT
KET
O173 2 Nop 2007
Setiawati, Etty
30 Nop 2007 Lamaran Pekerjaan
2) Mengisi kartu indeks Se Indeks : Setiawati, Etty Kode/Tanggal/Simpan : 0173 / 2 Nopember 2007 Perihal/Masalah : Lamaran Kerja Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007 3) Berdasarkan kode surat ( 0173) diatas, surat tersebut disimpan pada : a. Laci 70 –79 urutan laci ke 8 b. Guidr 73 urutan guide ke 4 c. Folder 73/1 urutan folder ke 2 d. Surat ke 1
A H O V
4) Kartu indeks disimpanb pada lemari kartu indeks pada laci S, sesuai dengan huruf Se yang tertera pada tab kartu indeks B C D E F G I J K L M N T U P Q R S W X Y Z Kartu Indek dengan indek Se c. Prosedur penemuan kembali l) Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu indeks 2)Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks 3)Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat pada laci, guide dan folder sesuai dengan kodenya.
11.3.5 Jadwal Retensi Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunaan sebagai pedoman penyimpanan arsip yang dipergunkan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas. Untuk menjaga objektivitas dalam menentukan nilai guna tersebut, jadwal retensi arsip disusun oleh suatu panitia dan yang terdiri daripada pejabat yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan instansinya masing-masing. Maksud diterbitkannya jadwal / daftar retensi ini antara lain :
341
• • • •
Memberikan pedoman tentang lamanya penyimpanan arsip pad unit pengolah, pada Unit Kearsipan dan arsip-arsip yang dapat dimusnahkan serta diserahkan arsip nasional Memisahkan penyimpanan arsip aktif dengan inaktif sehingga mempermudah pengawasan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan Melancarkan kegiatan penyusutan arsip yang mengacu ke arah efesiensi pengolahan kearsipan berkaitan dengan perimbangan keterbatasan sarana, prasarana, tenaga dan biaya Meningkatkan bobot dan kualitas arsip-arsip yang disimpan kenati dalam jumlah yang sedikit
Tujuan dari diterbitkannya jadwal daftar retensi antara lain: • Terwujudnya kepastian dan ketertiban serta keakuratan penyusutan arsip guna menghindari terjadinya pemusnahan arsip yang mengandung informasi penting untuk keperluan tanggungjawab ataupun pembuktian • Jadwal retensi arsip, tidak bersifat mutlak, maka pengelola arsip dan unsure terkait akan memperoleh keleluasaan untuk melakuakan penafsiran. Penafsiran dapat secara terkoordinasi dan terpadu sejalan dengan dinamika penyelenggaraan tugas dan fungsi pemerintahan atau Instansi/Lembaga /Kantor organisasi dalam arti luas. 11.3.6 Prosedur Penilaian , Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Keguanaan suatu warkat dapat berakhir, warkat semacam itu dianggap sudah tidak lagi mempunyai nilai untuk disimpan. Penilaian arsip penting untuk menentukan dasar kebijakan dalam melaksanakan penyusutan dan penghapusan arsip. Ukuran bernilai atau tidaknya suatu arsip dapat dinyatakan dengan patokan angka pemakaian. Angka pemakian adalah prosentase dari perbandingan antara jumlah permintaan surat-surat yang diperlukan dengan jumlah surat-surat dalam arsip. Jumlah permintaan surat Angka pemakaian =
X 100 % Jumlah surat dalam arsip
Setiap arsip misalnya terdiri atas 1000 surat selama jangka waktu tertentu ada permintaan untuk mengambil kembali 100 surat, maka perhitungan angka pemakaiannya 100 X 100 % = 10 % 1000
342
Suatu arsip dikatakan baik, apabila : • Persentase angka pemakaian arsip tingggi (minimum 15 %) • Warkat-warkat yang disimpan dalam arsip masih mempunyai manfaat (bernilai) • Masih aktif membantu berjalannya organisasi Kegiatan penilaian arsip in aktif yang akan disusut 11.3.7 Prosedur Pemindahan Pemindahan arsip aktif inaktif dapat ditinjau dari 2 sudut, yaitu : 1. Pelaksanaan Pemindahan dilihat dari segi waktu a. Pemindahan secara bertahap • Satu kali dalam waktu tertentu Arsip dialihkan ke unit kearsipan pada waktu yang telah ditentukan • Dua kali dalam jangka waktu tertentu Tahap pertama, arsip inaktif dipisahkan dari arsip aktif akan tetapi masih ditempatkan dalam ruang kerja pengolah. Tahap kedua, pada saat yang telah ditentukan arsip inaktif tersebut dipindahkan ke unit kearsipan. • Atas dasar waktu minimum – maxsimum Pada waktu yang telah ditentukan arsip akan dipindahkan ( minimum 6 bulan maxsimum 1 tahun) b. Pemindahan secara terus menerus Pemindahan arsip inaktif tidak ditentukan atau jangka waktu tertentu dari arsip aktif ke arsip inaktif 2.Pelaksanaan Pemindahan dilihat dari caranya : • Unit pengolah menyerahkan arsip inaktif beserta kartu kendali merah kepada unit kearsipan. Oleh unit kearsipan kemudian akan dicocokan dengan kartu biru/kuning. Setelah cocok kemudian kartu kendali biru/kuning diserahkan kepada unit pengolah. • Selanjutnya kartu kendali merah akan diserahkan pencatatan untuk dicocokan dengan kartu kendali putih. Apabila cocok kartu kendali putih ;akan diserahkan kepada tim penilai. Tujuan diadakan pemindahan : • Dapat menghemat penggunaaan ruangan • Untuk mengatasi bertumpuknya arsip yang sudah kurang/tidak berguna lagi • Dapat menghemat dalam pemakaian dan perlengkapan kearsipan • Meningkatkan efesiensi dan efektifitas kerja
343
• •
Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban Menghemat biaya dan tenaga
11.3.8 Prosedur Pemusnahan arsip Prosedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilkukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya. Tujuan penyusutan : • Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi • Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan • Mempercepat penemuan kembali arsip • Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah Jika sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan, hanya untuk arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidk dimusnahkan, tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan dan di lestarikan selamalamanya sebagai hasil budi daya bangsa. Jika kantor mempunyai biaya maka arsip inaktip yang akan dimusnakan dapat dibuat microfilm terlebih dahulu, terutama untuk arsiparsip yang dianggap penting Jika sistem penyimpanan dipergunakan dengan benar maka pekerjaan menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan tidak begitu sulit. Sistem penyimpanan arsip inaktif sebaknya sama saja dengan sistem yang dipergunakan untuk penyimpanan arsip aktifnya. Sistem penyimpanan yang dapat dipilih adalh sistem abjad, numeric, geografis atau subjek. Jika pedoman yang dijadikan dasar seleksi adalah jadwal retensi. Jika belum ada jadwal retensi petugas harus memperkirakan sendiri atau meminta pendapat atasan, yang penting pemusnahan harus dilakukan. Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan secara periodic, dan jika berpatokan pada jadwal retensi maka setiap tahun ada pemusnahan. Prosedur pemusnahan arsip umumnya terdiri atas langkahlangkah sebagai berikut : • Seleksi • Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan ( daftar pertelaan) • Pembuatan berita acara pemusnahan • Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi
344
Daftar pemusnahan berisi jenis arsip (misalnya kuitansi), jumlah lembarnya, serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya: arsip tahun 1965). Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dan dua orang saksi dari unit kerja lain. Setelah pemusnahan arsip selesai dilaksanakan maka berita acara dan daftar pertelaan ditandatangani oleh penangung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut : • Pembakaran • Penghancuran dengan mesin penghancur kertas • Proses kimiawi 11.4
Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan Menggunakan Media Komputer
Perkembangan teknologi, khususnya di bidang elektronik terutama komputer sangat pesat. Saat ini, penggunaan komputer sedemikian luasnya. Komputer digunakan hampir di seluruh aspek kehidupan, mulai dari program ruang angkasa hingga urusan rumah tangga begitu pula untuk keperluan administrasi, baik administrasi dalam arti luas maupun dalm arti sempit yaitu ketatausahaan tempat kearsipan menjadi tulang punggungnya. Penggunaan komputer sebagai alat Bantu ketatausahaan antara lain : • Pengolahan kata atau Word Processor yang dapat digunakan untuk kepentingan pembuatan surat, dokumen dan lain-lain • Sarana pengirim informasi termasuk pengiriman surat dan dokumen atau yang lazim disebut dengan E-mail atau surat elektronik • Sebagai sarana penyimpanan data/informasi sebagai arsip dari surat/dokumen (E-mail) yang telah dikirim. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komputer merupakan sarana yang ideal untuk di gunakan dalam kegiatan ketatausahaan. Sebabnya, antara lain : • Menghemat tenaga, mengingat komputer dapat mengerjakan gabungan pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh beberapa orang, misalanya Tiker/juru tik, agenda dan unit kearsipan sekaligus. • Menghemat waktu untuk penataan dan penemuan kembali arsip • Menghemat biaya , karena mengerjakan pekerjaan tata usaha ini tidak diperlukan banyak pegawai. Namaun, selain keunggulannya, tentu saja penggunaan komputer sebagai sarana penunjang ketatausahaan, ada kelemahannya yaitu :
345
•
Adanya ribuan jenis virus komputer yang dpat mengacaukan bahan menghapuskan data/informasi yang berada dalam tempat penyimpanan data yaitu Hardisk. Virus tersebut dapat ditular melallui disket yang sudah tercemar, bisa juga dari microchip yang tercemar saat masih berada di pabrik pembuatannya atau ditularkan melalui intranet atau internet. • Adanya hacker, yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup ke dalam sistem komputer untuk mengambil, mengacaukan atau menghapus data yang berada dalam harddisk. • Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya, baik pembelian Hardwarenya, amupun softwarenya, terutama jika menggunakan sistem Local Area Net Work (LAN). • Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkan oleh banyak hal. Berdasarkan uraian di atas perlu dilakkan tindakan-tindakan pengamanan untuk mengamkan data/informasi yang ada dalam komputer tersebut. 11.4.1 Pengolahan arsip yang mengunakan komputer
berasal
dari
pekerjaan
dengan
Komputer dapat melakukan pekerjaan ketatausahaan secara gabungan yaitu dari pengolah sampai kepengiriman oleh karena itu komputer inipun dapat menghasilkan produk berupa arsip untuk disimpan, yaitu berupa : • Soft copy, produk arsip yang bukan berupa print out, tetapi data tersebut disimpan dalam bentuk magnetic yang disimpan dalam disket atau dalam harddisk pada komputer Stand alone atau dalam hard disk pada server untuk menggunakan sistem LAN • Selain berbentuk software, produk komputer ini menghasilkan pula bentuk soft copy maupun dalam bentuk hard copy, maka tentu saja harus dilakuakan pengolahan penyimpanannya agar mudah ditemukan kembali saat diperluakan • Tidak mudah rusak baik sarana penyimpanannya, maupun isinya (data/informasi) yang ada di dalamnya • Tidak mudah dijangkau oleh orang/pihak yang tidak berhak, sehingga akan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan. 11.4.2 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk hard copy Pengolahan arsip ekskomputer yang berbentuk hard copy, dilaksanakan seperti sistem kearsipan surat/warkar/dokumen yang bukan hasil dari pekerjaan komputer, yaitu bisa menggunakan sistem pengarsipan dengan : • Sistem Kartu kendali • Sistem agenda Mulai dari :
346
• • • • • •
Penciptaannya Pengolaannya Pengirimannya/penerimannya Penyimpanaannya Pengendaliannya Penyusutannya
11.4.3 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk soft copy Sedangkan pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk nonkop, perlu penanganan yang lebih khusus, mengingat rawannya gangguan terhadap sistem komputer ini. Hal-hal yang perlu dilaksanakan dalam rangka pengarsipan arsip soft copy ini, antara lain: • Perlu adanya pengaman terhadap virus komputer, antara lain dengan : 1) membuat peraturan untuk tidak menggunakan diskette dalam pembuatan surat/dokumen, dan lain-lain, kecuali keadaan terpaksa dan disketnya itu sendiri telah diyakini tidak mengandung virus. 2) Menciptakan benteng pertahanan sistem serta data pada komputer dengan cara mengunakan Password, pengunaan Firewall, menginstal program anti virus dan selalu melakukan pengecekan, setiap kali adanya penggunaan diskit serta melakukan up date program anti virus secara berkala. Dan memonitor perkembangan virus baru melalui media informasi yang disimpan dalam harddisk, melalui pembatasan dan penyaringan dalam pemberian password untuk mengakses hanya kepada orangorang yang berkepentingan. • Pemeliharaan arsip soft copy Data / informasi yang berbentuk soft copy, seperti arsip-arsip, perlu pemeliharaan agar data/informasi dlam arsip soft copy selalu dapat ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan utuh. 1) membuat daftar file yang sekurangkerangnya memuat : nama file, subjek file, nama bagian/direktorat/badan yang menciptakan file tersebut, tanggal pembuatan, petugas entry yang mengentry data/ mengolah pembuatan arsip 2) Membuat back-up data dengan cara :
347
•
a) Merekam /mengcopy data tersebut ke dalam disket b) Memberikan lebel indentifikasi yang datanya diambil dari daftar file di atas c) Menyimpan disket tersebut ke dalam boks yang khusus didesain untuk penyimpanan disket d) Disusun dalam lemari penyimpanan, sesuai sistem filling yang dianut e) Tempat penyimpanan arsip harus selalu terjaga kebersihan, suhu dan kelembabannya, tidak langsung terkena sinar matahari serta jauh dari peralatan daya magnet tinggi Penyusutan Arsip Soft copy Seperti hal arsip hard copy, baik yang diolah melalui komputer atau non komputer, perlu dilakukan penyusutan. Untuk menghindari tidak tersedianya lagi space yang diperlukan dalam harddisk sebagai akibat terlalu banyaknya data/informasi berupa file yang disimpan padahal beberpa di antaranya sudah tidak diperlukan lagi. Hal ini disebabkan karena : A. tujuan telah tercapai B. masalah telah terpecahkan C. tidak ada kaitan dengan file lain D. bukan data/informasi yang termasuk kategori arsip permanen Penyusutan dapat dilakukan dengan cara: a. menghapus/mendelete arsip/file data tersebut dari direktori penyimpanannya pada harddisk b. menghapus nama file data yang bertalian dari daftar file.
348
Bab XII Proses Transaksi Akuntansi Di dalam dunia bisnis pembukuan sangat penting, karena dengan melihat laporan keuangan perusahaan tersebut dapat menentukan langkah-langkah kedepan untuk perusahaan tersebut. Seorang sekertaspun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebut minimal bukti-bukti transaksi, dan laporan keuangan. Begitupula dengan pembukuan yang berhubungan dengan bank seperti rekonsiliasi bank maupun cara sistem cek register. 12.1 Dokumen-dokumen 12.1.1 Dokumen-Dokumen Transaksi Pengertian transaksi Transaksi adalah suatu peristiwa yang mengakibatkan perubahan harta, utang dan modal. Harta adalah merupakan kekayaan yang dimiliki perusahaan, utang adalah kewajiban yang harus dibayar sedangkan modal adalah kekayaaan yang digunakan untuk suatu kegiatan. Setiap transaksi di dalam perusahaan harus ada bukti transaksi, apabila tidak ada bukti transaksi maka setiap tidak bisa dibukukan. Bukti transaksi dibagi dua jenis yang pertama bukti transaksi yang berasal dari dalam perusahaan dan yang kedua bukti transaksi dari luar perusahaan Bukti dari dalam perusahaan misalnya : nota debet, nota kredit, faktur penjualan maupun kwitansi adanya penerimaan uang. Bukti dari luar perusahaan misalnya : kuitansi adanya pengeluaran uang, faktur pembelian Jenis dokumen-dokumen transaksi a. Faktur Faktur adalah bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit. Yang membuat faktur adalah sipenjual yang diserahkan kepada pembeli bersamaaan dengan barang yang di jual. Contoh faktur
349
______________________________________________________ . Nama perusahaan Alamat perusahaan FAKTUR Dijual kepada : : Alamat : No
Tanggal No Faktur : Syarat pembayaran:
Keterangan
Unit
Diketahui
Harga satuan
Jumlah
Bagian penjualan
b. Kuitansi Adalah bukti transaksi adanya penerimaan uang karena adanya pembayaran. Yang menandatangani kiutansi adalah orang yang menerima uang. Kuitansi dibuat rangkap dua , yang asli diberikan kepada yang membayar yang kedua digunakan untuk arsip Contoh arsip No. ………………………… Sudah diterima dari : ……………………………………... Banyaknya Uang Untuk Pembayaran ………………………………………. ………………………………………………………………. ………………………………………………………………. ………………… Rp.
350
c. Cek adalah surat perintah membayar yang ditujukan kepada bank untukmembayar sejumlah uang yang tertera dalam cek kepada orang yang namanya tertera didalam cek tersebut. Contoh cek
d. Bilyet giro Adalah surat perintah memindahkan pembukuan dari rwkening nasabah suatu bank kepada rekening nasabah bank yang bersangkutan dengan sejumlah uang yang tertulis dibilyet giro tersebut. Contoh Bilyet giro
e. Nota Kontan Adalah bukti transaksi terjadinya pembelian /penjualan tunai, yang asli diberikan kepada pembeli sedangkan yang copy disimpan sebagai arsip.
351
Contoh Nota kontan : Toko Serba Jaya Jl. Ampera No.22
Surabaya ,,,,,,,,,,, Kepada YTH. ..................
NOTA NO : ....................... Banyaknya Nama Barang Harga Satuan
Jumlah
Jumlah Tanda terima
hormat kami
....................
....................
f. Nota Kredit /Debet Bukti transaksi adanya pengembalian barang karena rusak, tidak sesuai pesanan . Nota debet dibuat oleh pembeli karena barang yang dibeli tidak sesuai pesanan, sedangkan nota dkredit dibuat oleh penjual yang menerime barang kembali. Contoh nota debet/nota kredit --------------------------------------------------------------------------------------------Nama perusahaan No : Alamat Tanggal: NOTA KREDIT Kepada : Kami telah mengkredit rekening Saudara untuk barang sebagai berikut : No Nama barang Banyaknya Harga Jumlah satuan
Bagian Akuntansi
Nama perusahaan
(( …
(…………………..)
………..)
352
b. Bukti Memo Adalah bukti transaksi intern yang dibuat oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang bersangkutan kepada bagian akuntansi. Contoh Bukti Memo
MEMO Dari : No : Untuk : Tgl : Keterangan : …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ………………. Bagian Akuntansi
………………….. (……………….) -------------------------------------------------------------------------------------------------12.1.2 JURNAL Jurnal adalah langkah pertama di dalam pencatatan akuntansi dari setiap transaksi dimana pencatatannya secara kronologis. Funsi dari jurnal itu sendiri sama dengan buku harian. Buku jurnal ada dua , pertama jurnal umum dan yang kedua jurnal khusus. Yang dibahas di bawah ini adalah jurnal umum. Bentuk jurnal umum Tgl
Keterangan
Keterangan : Kolom tanggal dan harus Kolom Keterangan dan akun yang
Ref
Debet
Kredit
: diisi sesuai dengan tanggal terjadinya transaksi secara kronologis. ; diisi dengan perkiraan /akun untuk yang debet dikredit akibat transaksi.
353
Kolom Referensi : diisi dengan kode akun yang ada di buku besar Kolom debet dan kredit: diisi sejumlah uang berdasarkan transaksi Contoh pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum Dibawah ini transksi yang terjadi pada perusahaan angkutan Surya pada bulan Juli 2006 : Juli 1 : Pemilik menginvestasikan modal berupa uang tunai sebesar Rp 150.000.000,00 dan mobil senilaiRp 50.000.000,00 2 : membeli perlengkapan kantor secara tunai sebesar Rp 259.000, 00 Membeli peralatan kantor seharga Rp 4.500.000,00 baru dibayar Rp 500.000,00 10 Menerima penghasilan sebesar Rp 300.000,00 14 Menerima penghasilan sebesar Rp 500.000,00 16 Membayar hutang sebesar Rp 750.000,00 25 Membayar gaji pegawai Rp 100.000,00 Buatlah Jurnal umum
Tgl 2006 Juli 2 2
10
PJ . Angkutan Surya Jurnal Umum 31 Juli 2006 Keterangan Ref Debet Kas Rp 150.000.,00 Mobil Rp 50.000,00 Modal Perlengkapan Kas
Rp
Peralatan Kas Utang
Rp
Kas
Rp
Kas
Rp
Utang
Rp
Beban gaji Kas
Rp
354
259,00
Rp Rp
500,00 4.000,00
Rp
300,00
Rp
750,00
Rp
750,00
Rp
100,00
300,00 750,00 750,00
Kas 25
Rp 4.500,00
Pendapatan 16
Rp.200.000,00
259,00
Pendapatan 14
dalam ribuan Kredit
100,00
12.1.3 Buku Besar Setelah mencatat kedalam buku jurnal maka langkah selanjutnya adalah buku besar Tgl Keterangan Ref Debet Kredit Saldo Debet Kredit
Contoh soal dari Perusahaan angkutan Surya Kas Tgl
Keterangan
Juli Modal 1
Ref Debet
Kredit
Rp 150.000,00
2
Perlengkapan
Rp 259,00
2
Peralata
Rp 500,00
10
Pendapatan
Rp.300,00
14
Pendapatan
Rp 750,00
16
Utang
Rp 750,00
25
Biaya gaji
Rp 100,00
Mobil Tgl
Keterangan
Juli Modal 1
Ref Debet
355
Rp 149.741,00 Rp 149.241,00 Rp 149.541,00 Rp 150.291,00 Rp 149.541,00 Rp 149.441,00
122 Kredit
Rp 50.000,00
101 Saldo Debet Kredit Rp. 150.000,00
Saldo Debet Rp. 50.000,00
Kredit
Modal Tgl
Keterangan
Juli Investasi 1
Tgl
Keterangan
Juli Pembelian 1
Tgl
Keterangan
Juli Pembelian 2
Ref Debet
Kredit
Rp 200.000,00
Ref Debet
Perlengkapan Kredit
Rp 259,00
Peralatan Ref Debet Kredit Rp 4.500,00
301 Saldo Debet Kredit Rp. 200.000,00
102 Saldo Debet Rp. 259,00
121 Saldo Debet Rp. 4.500,00
Utang Tgl
Keterangan
Juli Pembelian 2 16 Pembayaran
Tgl
Keterangan
Ref Debet
Saldo Debet
Rp 4.000,00 Rp 750,00
Pendapatan Ref Debet Kredit Rp 300,00 Rp 750,00
356
Kredit
201 Kredit
Juli Tunai 10 14 Tunai
Kredit
Kredit Rp 4.000,00 Rp 3.250,00
401 Saldo Debet
Kredit Rp 300,00 Rp 1.050,00
Tgl
Keterangan
Ref Debet
Juli Pembelian 25
Biaya gaji Kredit
Rp 100,00
501 Saldo Debet Rp. 100,00
Kredit
12.1.4 Neraca Saldo Neraca saldo adalah kumpulan akun-akun atau perkiraan yang ada di dalam buku besar. Bentuk Neraca Saldo
Kode
Perkiraan
Nama perusahaan Neraca Saldo Tgl, Bulan, Tahun Debet
Kredit
Contoh soal Angkutan Surya
Kode 101 102 121 122 210 301 401 501
Angkutan Surya Neraca Saldo 31 Juli 2006 Perkiraan Debet Kas Rp 149.441,00 Perlengkapan Rp 259,00 Peralatan Rp 4.500,00 Mobil Rp 50.000,00 Utang Modal Usaha Pendapatan Biaya Gaji Rp 100,00 JUMLAH Rp 204.300,00
Kredit
Rp 3.250,00 Rp 200.000,00 Rp 1.050,00 Rp 204.300,00
12.1.5 Laporan Keuangan Laporan keuangan adalah laporan yang digunakan untuk informasi tentang keuangan perusahaan yang sangat berguna bagi para pemakai untuk berbagai tujuan.
357
Berdasarkan buku prinsip akuntansi Indonesia ada tiga jenis laporan keuangan yaitu : 1. Neraca 2. Laporan laba rugi 3. Laporan perubahan modal 1. Neraca Adalah suatu daftar yang menunjukkan tentang harta (assets), utang (liabilities) dan modal (capital) Bentuk nereca ada dua yaitu : A Bentuk skontro
Aktiva Aktiva Lancar
Nama perusahaan Neraca Tgl, Bulan, Tahun Kewajiban Utang Lancar
Kas Piutang Usaha Perlengkapan Sewa dibayar dimuka Asuransi dibayar dimuka
Rpxxxxxx Rpxxxxxx Rpxxxxxxx Rpxxxxxxx Rpxxxxxxx
Utang Usaha Utang Gaji Utang Bunga
Rpxxxxxx Rpxxxxxx Rpxxxxxx
Jumlah Aktiva Lancar
Rpxxxxxxx
Jumlah Kewajiban
Rpxxxxxx
Modal
Rpxxxxxx
Aktiva Tetap Kendaraan Rp.xxxx Ak Peny (Rpxxxx) Harga Buku Peralatan Rpxxxx Ak Peny (Rpxxxx) Harga Buku Jumlah Aktiva Tetap Jumlah Aktiva
Rpxxxxxxx Rpxxxxxxx Rpxxxxxxx Rpxxxxxxx
358
Jumlah Utang dan Rpxxxxxx Modal
B Bentuk Stafel Nama perusahaan Neraca Tgl, Bulan, Tahun Aktiva Aktiva Lancar Kas Piutang Usaha Perlengkapan Sewa dibayar dimuka Asuransi dibayar dimuka
Rpxxxxxx Rpxxxxxx Rpxxxxxxx Rpxxxxxxx Rpxxxxxxx
Jumlah Aktiva Lancar Aktiva Tetap
Rpxxxxxxx Rpxxxxxxx
Kendaraan Rp.xxxx Ak Peny (Rpxxxx) Harga Buku Peralatan Rpxxxx Ak Peny (Rpxxxx) Harga Buku Jumlah Aktiva Tetap Jumlah Aktiva
Rpxxxxxxx Rpxxxxxxx Rpxxxxxxx Rpxxxxxxx
Kewajiban Utang Lancar Utang Usaha Utang Gaji Utang Bunga Jumlah Kewajiban
Rpxxxxxxx Rpxxxxxx Rpxxxxxxx Rpxxxxxxx
Modal
Rpxxxxxxx
Jumlah Utang dan Modal
Rpxxxxxxx
359
2. Laporan Laba Rugi Adalah laporan yang menunjukkan pendapatan dan biaya yang dikeluarkan Bentuk Laporan Laba Rugi Nama perusahaan Neraca Tgl, Bulan, Tahun Rpxxxxxxx
Pendapatan Usaha Rpxxxxxxx Rpxxxxxxx Rpxxxxxxxx Rpxxxxxxx Rpxxxxxxx Rpxxxxxxx
Beban-beban yang dikeluarkan Beban bunga Beban gaji Beban penyusutan peralatan Beban Asuransi Beban macam-macam
Rpxxxxxxxx -------------------Rpxxxxxxxx
Jumlah beban usaha Laba bersih
3. Laporan Perubahan Modal Adalah Laporan yang menjelaskan perubahan modal setelah perubahan melakukan kegiatan satu periode. Nama perusahaan Neraca Tgl, Bulan, Tahun
Modal awal (1 Desember 2006) Laba bersih Rpxxxxxxx Prive Rpxxxxxxx ---------------Kenaikan Modal Modal Akhir (31 Desember 2006)
360
Rpxxxxxxxxx
Rpxxxxxxxxx --------------------------------Rpxxxxxxxxx
12.2 Kas Kecil Seperti diketahui di dalam perusahaan perusahaan besar adanya pembentukan dana kas kecil karena perusahaan tersebut dalam kegiatannya selalu menyimpan uangnya di bank. Untuk pengeluaran yang sifatnya tidak bisa menggunakan cek maka perlu adanya pembentukan dana kas kecil dimana tujuannya adalah apabila adanya pengeluaran yang sifatnya kecil tidak perlu ke bank terlebih dahulu, tapi cukup mengeluarkan uang melalui kas yang ada di dalam brankas perusahaan. Uang yang ada didalam kas kecil diambil dari bank. Pengertian dari dana kas kecil sendiri adalah pembentukan kas yang akan digunakan untuk pengeluaran yang sifatnya tidak bisa menggunakan check. Tujuan dibukanya kas kecil oleh perusahaan : 1. Pengawasan terhadap keluar-masuknya uang 2. Mempermudah transaksi keuangan yang sifatnya tidak bisa dengan chek 12.2.1 Pembentukan Dana Kas Kecil Pada saat dibentuknya Dana kas kecil uangnya diambil dari bank dengan menggunakan chek yang diserahkan kepada pemegang kasir perusahaan tersebut. Maka jurnal yang dibuat pada saat pembentukan dana tersebut adalah : Dana kas kecil Rp xxxxx Bank Rpxxxxx 12.2.2 Kelengkapan dana kas kecil Di dalam pengelolaan dana kas kecil perlengkapan yang diperlukan, adalah : 1. peralatan kantor misalnya bolpoin, penghapus 2. peralatan untuk menghitung baik manual maupun elektronik 3. formulir pengeluran kas kecil 4. Buku kas kecil 5. formulir permintaan dana kas kecil 6. formulir penggunaan kas kecil 7. buku jurnal kas kecil 8. buku jurnal pengeluran kas kecil Contoh bentuk formulir pengeluaran kas
361
-------------------------------------------------------------------------------------------------Bukti kas kecil No: Dibayar kepada : Tanggal : Keterangan : Jumlah
:
Disetujui oleh :
Diterima oleh :
-------------------------------------------------------------------------------------------------12.2.3 Buku Kas Kecil Tanggal Nomer Dibayarkan Kode bukti kepada/penjelasan perkiraan
Jumlah
Saldo
Dalam prakteknya sistem kas kecil ada dua yaitu : 1. Sistem dana tetap (Imprest fund sistem) Suatu sistem dimana dananya sudah ditetapkan nilainya, sehingga penjurnalannya hanya ada pada saat pengisian kas itu sendiri. 2. Sistem dana tidak tetap (Fluktuation fund sistem) Suatu sistem dimana dana tetap dan dana tidak tetap adalah sebagai berikut . Perbedaan antara sistem dana tetap dan dana tidak tetap adalah sebagai berikut : No
Transaksi
Pencatatan dalam Sistem Dana tetap
1
Pembentukan dana kas kecil Pengeluaran dari kas kecil (contoh pembelian materai, beban listrik) Pengisian kembali dana kas kecil
Kas kecil Rpxx Kas Rpxx Tidak dijurnal
2
3
B materai B listrik
362
Rpxx Rpxx
jurnal Sistem Dana tidak tetap Kas kecil Rpxx Kas Rpxx B materai Rpxx B listrik Rpxx Kas kecil Kas
Rpxx Rpxx
4
Pengisian kembali Kas kecil dana kas kecil Kas
Rpxx Rpxx
Kas kecil Kas
Rpxx Rpxx
12.3 Rekonsiliasi Bank Apabila suatu perusahaan menyimpan uang dibank dan melakukan transaksi penerimaan maupun pengeluaran melalui bank, maka pada akhir bulan perusahaan tersebut akan menerima rekening koran. Rekening Koran adalah laporan mutasi penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan perusahaan melalui bank. Catatan dari pihak perusahaan disamakan dengan catatan yang ada pada rekening koran. Apabila ada perbedaan maka dibuatlah rekonsiliasi bank. Rekonsiliasi bank adalah catatan yang digunakan pihak perusahaan untuk menyesuaikan saldo pada pihak bank dengan saldo pada catatan perusahaan. Faktor-faktor penyebab perbedaan itu ada beberapa transaksiyang sudah dicatat perusahaan sementara pihak bank belum mencatat, begitu pula sebaliknya beberapa transaksi yang sudah dicatat pihak bank sementara pihak perusahaan belum mencatat, begitu pula sebaliknya beberapa transaksi yang sudah dicatat pihak bank sementara pihak perusahaan belum mencatat. 12.3.1 BENTUK REKONSILIASI BANK PT PRISMA Rekonsiliasi Bank 31 Maret 2005 Saldo kas sebelum rekonsiliasi Saldo kas sebelum rekonsiliasi Rpxx Rpxxxx Ditambah : Setoran dalam proses Rp xxx Ditambah : Koreksi kesalahan Rp xxx` Inkaso bank Rpxxxx Rp xx Jasa giro Rpxxxx Koreksi kesalahan Rpxxxx - Rpxxxx ----------Rpxxxx Dikurang : Cek dalam peredaran Rp xxxx Dikurang : Koreksi kesalahan Rp xxxx Cek ditempat Rpxxxxxx Rp xx Cek kosong Rpxxxxx Biaya bank Rpxxxxx Koreksi kesalahan Rpxxxxx Rpxxxx ----------Saldo kas setelah rekonsiliasi Rpxxxx Saldo bank setelah rekonsiliasi Rp xx
363
12.3.2 Ayat Jurnal Penyesuaian Setelah membuat rekonsiliasi bank maka membuat ayat jurnal penyesuaian. Yang dijurnal adalah faktor-faktor yang mempengaruhi saldo kas perusahaan bukan saldo bank. NO TRANSAKSI AYAT JURNAL PENYESUAIAN 1 Mencatat Inkaso atas Kas Rp xxx tagihan perusahaan Biaya inkaso Rp xxxx Piutang Rp xxxx 2
Mencatat Jasa giro dari bank
3
Mencatat kesalahan
4
Kas
Rp xxxx Pendapatan bunga Rp xxxx
perbaikan Kas
Rp xxxx Piutang
Mencatat cek kosong (Cek Piutang TCD) Kas
5
Mencatat ditempat
penarikan
6
Mencatat beban Administrasi
Rp xxxx Rp xxxx Rp xxxx
cek Pengambilan prive Rp xxxx Kas Rp xxxx Biaya bank Kas
Rp xxxxxx Rp xxxx
12.4 Sistem Voucher Voucher adalah suatu bentuk formulir yang disediakan perusahaan untuk mencatat data mengenai hutang dan cara pembayarannya. Sedangkan sistem voucher sendiri adalah metode atau prosedur untuk pencatatan prosedur itu sendiri. Sistem pencatatan voucher menggunakan voucher register dan chek register. Voucher register Adalah tempat mencatat voucher-voucher yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. Check register Adalah tempat mencatat check-check yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. Contoh : Transaksi-transaksi berikut ini yang terjadi pada sebuah perusahaan PT Prisma selama bulan Oktober 2006 Tanggal 1 Oktober 2006 Dibeli barang dagangan dengan syarat 2/10;n/30 untuk itu voucer no 810 sebesar Rp 750.000,00 dari PT Putri
364
Tanggal 3 Oktober 2006 Dibayar kepada PT Nurul dengan check no 121 Rp 500.000,00 untuk pembelian barang dagang secara tunai voucher no 811 Tanggal 8 Oktober 2006 Dibeli barang dagangan dengan syarat 2/10;n/30 untuk itu voucher no 812 sebesar Rp 600.000,00 dari Firma Silvi Tanggal 10 Oktober 2006 Dibayar kepada PT Putri atas transaksi tanggal 1 Oktober no check 122 Tanggal 15 Oktober 2006 Dibayar biaya iklan pada harian Kompas sebesar Rp 300.000,00 no check 123, no voucher 813 Catatlah transaksi itu ke dalam : 1. Voucher register 2. check register Tgl
No Voucher
Dibayar kepada
Pembayaran Tgl
No Check
Debet Pembelian
Serba-serbi perkir aan
2006 Oktober 1 3
810
PT Putri
10/1 0
122
Rp 750.000,00
811
PT Nurul
3/10
121
Rp 500.000,00
8
812
Firma Silvi
15
813
Kompas
Rp 600.000,00 15/1 0
123
Kredit
Rp 300.000,00
ref
Hutang Voucher
jumlah Rp 750.000,0 0 Rp 500.000,0 0 Rp 600.000,0 0 Rp 300.000,0 0
CEK REGISTER TGL
KREDITUR
NO VOUCHER
NO CEK
DEBET JUMLAH
3/10 10/10 15/10
PT Nurul PT Putri Kompas
811 810 812
121 122 123
Rp500.000,00 Rp750.000,00 Rp300.000,00
365
KREDIT POT UTANG TUNAI VOUCHER Rp500.000,00 Rp750.000,00 Rp300.000,00
Di dalam dunia bisnios pembukuan sangat penting, karena dengan melihat laporan keuangan perusahaan tersebut dapat menentukan langkah-langkah kedepan untuk perusahaan tersebut.Seorang seketarispun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebut minimal bukti-bukti transaksi, dan laporan keuangan. Begitupula dengan pembukuan yang berhubungan dengan bank seperti rekonsiliasi bank maupun cara sistem cek register.
366
Bab XIII Keterampilan Komunikasi dan Korespondensi Ensiklopedia Wikipedia Jepang (Aviana 2007:21) menyebutkan bahwa komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi di antara keduanya. Pada umumnya komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata (bahasa verbal) yang dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, mimik dan sikap tertentu (bahasa nonverbal). Jadi, bahasa verbal adalah kata-kata dan bahasa nonverbal sebenarnya bukan bahasa karena bukan katakata. Pendek kata, komunikasi di antara dua pihak individu dilakukan melalui suatu media tertentu, bahasa verbal atau bahasa nonverbal, atau dengan sarana lain (peralatan) yang dapat menggantikan media tadi. Peralatan itu antara lain adalah surat, E-mail komputer, SMS ponsel atau Faksimili. Bahasa adalah alat komunikasi sehari-hari, sementara itu surat, komputer, serta ponsel adalah alat yang dipakai untuk membawakan bahasa itu. Maka untuk mencapai keterampilan yang tinggi, kemahiran dalam menciptakan bahasa yang dipakai serta kemahiran dalam menggunakan alat yang dipakai juga harus tinggi. Dengan demikian, untuk mencapai kemahiran yang tinggi tersebut, para siswa dituntut akan beberapa hal sebagai berikut. 1. Harus belajar dan melatih dirinya dalam penggunaan bahasa yang diperlukan;sekalipun itu, adalah bahasa Indonesia yang dipakai sehari-hari, tidak boleh diremehkan begitu saja, apalagi bahasa Inggeris dan bahasa Jepang yang merupakan bahasa asing; 2. Harus memperhatikan dan menghafal sampai mahir cara menggunakan alat yang dipakai untuk membawakan bahasa itu, yakni komputer, ponsel, surat dan Faksimili; khusus tentang surat harus menghafal format penulisan surat yang bersifat baku dan sudah lazim dipakai di masyarakat, karena format surat yang tidak lazim atau format surat yang bersifat individualistis (“dibikin sendiri menurut selera sendiri”) ada kemungkinan membawa akibat penerima surat tidak mengerti isi surat atau penerima surat menjadi salah menangkap maksud isi surat yang berakibat akan terjadi kesalah-fahaman yang tidak dikehendaki bersama. 13.1 Keterampilan E-mail dan Faksimili Peralatan kantor, khususnya komputer, telah dibahas secara rinci pada Bab III. Oleh sebab itu, tidak dibahas lagi pada Bab XIII ini. Bab XIII ini, hanya akan membahas tentang e-mail dan Faksimili.
367
E-mail adalah sarana elektronik yang memanfaatkan alat komputer untuk mengirim surat. E-mail adalah istilah bahasa Inggeris yang merupakan singkatan dari electronic mail (“surat dengan sarana alat elektronik”). Surat yang dikirim dengan E-mail akan diterima oleh penerima juga dengan E-mail komputer. Tentang pengoperasian lengkap E-mail komputer harap lihat Bab III sarana komputer. Dibandingkan dengan surat konvensional, yaitu surat dengan pos atau surat melalui perusahaan jasa pengiriman yang biasanya disebut dengan istilah perusahaan ekspedisi, E-mail memiliki satu kelebihan yang luar biasa, yakni paling cepat sampai ke tujuan. Bersama dengan selesainya pengetikan pada komputer, pengiriman dapat dilakukan dengan menekan tombol pengiriman, dan saat itu juga sudah tiba di komputer penerima. Apabila si penerima membuka komputer penerimaannya, maka surat E-mail itu langsung muncul di layar televisi monitor pertanda masuknya surat. Dengan demikian surat E-mail dapat dideteksi dan dikeluarkan sesuai dengan keinginan si penerima. Kelebihan lain dari E-mail : 1. Panjang surat, dapat tak terbatas karena tidak ada pembatasan seperti yang ada pada surat konvensional yang harus memakai sampul sehingga terjadi pembatasan; 2. Penyampaian tidak perlu melalui addres administratif yang diantar oleh kurir atau tukang pos, sehingga kekeliruan atau kesalahan yang terjadi akibat addres, seperti kesalahan addres ataupun kesalahan akibat ulah manusiawi misalnya tidak diantarkan dan sebagainya, dapat bisa dihindari, karena penyampaian E-mail hanya melalui kabel komputer; 3. Secara ekonomis, biaya pengiriman yang paling murah. Kekurangan dari E-mail : 1. Biaya investasi (biaya pengadaan sarana) cukup tinggi karena harus membeli komputer berikut televisi monitornya. Di samping itu, jika dihitung dengan harga pasar yang berlaku sekarang menjadi setidaknya berharga sampai empat-lima juta rupiah; juga harus dilakukan penyambungan kabel internet atau sejenis yang lain dengan memakan biaya yang tidak sedikit. 2. Bila terjadi gangguan pada komputer, maka pelayanan E-mail mejadi terganggu pula; 3. Bila tidak mempunyai keterampilan mengoperasikan komputer, pengiriman E-mail juga tidak mungkin bisa dilaksanakan. Oleh sebab itu, penguasaan E-mail menuntut keterampilan pengoperasian komputer. Keterampilan pengoperasian komputer termasuk satu kompetensi menggunakan peralatan kantor yang dituntut di dalam kurikulum pendidikan. Pada zaman sekarang, pengoperasian komputer sudah menjadi satu keterampilan mutlak yang harus dimiliki oleh orang yang ingin bekerja di
368
kantor, sehingga keterampilan pengiriman dan penerimaan E-mail pun menjadi ikut serta di dalamnya. Jadi, keterampilan E-mail menjadi mutlak harus dikuasai. Contoh E-mail bahasa Indonesia
369
Contoh E-mail bahasa Inggeris: (Ukuran 75% dari asli)
370
‘Yahoo!Mail-kwj
[email protected].’ yang berlokasi di bagian atas surat adalah alamat E-mail dari pihak yang dituju. Pihak yang dituju ada dua orang. Pengirimnya adalah orang Jepang bernama Saburo Ukida. Salah satu perbedaan antara surat Email dan surat konvensional (surat melalui sarana pos atau perusahaan ekspedisi) adalah tidak adanya tanda tangan pada surat E-mail seperti pada kedua contoh di atas. Makna dari E-mail bahasa Inggeris itu:
371
Selain pengiriman surat, E-mail juga dapat dimanfaatkan untuk mengirim dokumen seperti yang dilakukan pada pesawat Faksimili. Hasilnya malah lebih bagus daripada Faksimili sebab E-mail menggunakan kertas HVS yang putih bersih dan tinta, sedangkan Faksimili menggunakan kertas khusus yang lebih tipis dan hasilnya tidak sejernih E-mail. Selain itu, kertas Faksimili bila terkena panas, tulisannya menjadi hilang dan tidak dapat disimpan dalam kurun waktu yang lama karena jika terlalu lama tulisannya akan hilang juga. Khusus tentang pengoperasian Faksimili sebagai salah satu peralatan kantor, Silahkan buka Bab III, tentang sarana kantor. Contoh dokumen dari Jepang yang dikirim dengan sarana E-mail: (Ukuran 75% dari asli berarti diperkecil menjadi 75%) Hasilnya lebih bagus.
372
373
Dokumen di atas berjudul: Graduate School for International Development and Cooperation(IDEC) Hiroshima University Application for Visiting Professor Bermakna: Formulir permohonan guru besar tamu Program Pasca Sarjana Studi Pengembangan dan Kerja Sama Internasional Universitas Hiroshima Seperti yang terlampir, pengiriman dokumen formulir permohonan itu dengan sarana E-mail memang membawa hasil yang bagus. Hasil ini lebih jelas bila dibandingkan dengan hasil pengiriman melalui sarana Faksimili. Karena Faksimili menggunakan kertas peka panas, hasilnya sering kali membawa bercak-bercak hitam atau garis hitam yang menyebabkan dokumen menjadi tidak jernih dan jelas. Selain itu, kertas faksimili bila terkena panas matahari, tulisannya menjadi hilang dan tidak dapat disimpan terlalu lama karena jika terlalu lama tulisannya akan hilang juga. Keadaan ini tidak terjadi pada sarana E-mail. Akan tetapi, Faksimili memiliki kelebihan juga dibandingkan dengan Email. Faksimili lebih mudah dioperasikan karena menggunakan sarana telepon dan nomor telepon. Biaya investasinya pun lebih murah dibandingkan dengan E-mail komputer. Pesawatnya relatif cukup mahal. Pemasangannya cukup dengan kabel telepon, tetapi E-mail komputer harus dengan saluran khusus yang membutuhkan biaya lagi.
374
Contoh dokumen yang dikirim dengan sarana Faksimili: (Ukuran 60% dari asli) Hasilnya kurang bagus.
375
Nampak bahwa dokumen hasil pengiriman dengan sarana Faksimili kurang bagus, huruf-hurufnya tidak jelas, kadang-kadang disertai bercak hitam atau garis hitam dan tulisannya pun ada yang miring-miring serta kejelekan yang lain. Kejelekan-kejelekan tersebut, semua tidak ditemukan pada hasil dari dokumen yang dikirim dengan sarana E-mail seperti yang dicontohkan. Contoh dokumen Faksimili di atas dikirim pada tanggal 14 Juni 2005 oleh University of Hyogo Jepang yang beralamat seperti yang tercantum pada sebelah kanan logo universitas dan bernomor fax 078-794-6166 dan ditujukan kepada Dr.Sheddy Nagara Tjandra dari Universitas Indonesia dengan alamat nomor fax 62-21-7864835. Angka 62 adalah kode negara Indonesia dan 21 adalah kode wilayah Jakarta. Selain mengirim dokumen, Faksimili juga dapat digunakan untuk mengirim surat seperti E-mail, cuma harus dengan alamat nomor telepon pihak yang dituju. Dalam hal ini, biaya pengiriman menjadi lebih mahal daripada E-mail karena dihitung berdasarkan pulsa telepon. Sebagai contoh mengirim faksimili ke luar negeri, misalnya Jepang akan memakan biaya sekitar sebelas ribu rupiah per lembar/halaman dan untuk daerah di dalam Jabotabek (Jsksrta Bogor Tangerang Bekasi) akan memakan biaya sebesar dua ribu lima ratus rupiah per lembar/halaman. Di pihak lain jika mengirim E-mail melalui warnet(“Warung internet”), pengiriman dihitung dihitung hanya dari biaya sewa komputer yang memakan biaya sekitar enam ribu rupiah per jam. Biaya pengiriman dokumen melalui E-mail dan Faksimili sama dengan pengiriman surat. Untuk mencapai keterampilan tinggi dalam pengiriman E-mail dan faksimili, para siswa dituntut harus berpraktik melatih diri. Tanpa pelatihan itu, keterampilan tinggi tidak mungkin dapat tercapai. Tentang penggunaan bahasa dalam pengiriman E-mail maupun Faksimili, tidak ditemukan penggunaan bahas khusus, misalnya pada dua contoh E-mail di atas, tidak ditemukan panggunaan bahasa Indonesia maupun bahasa Inggeris yang bersifat khusus. Untuk surat niaga atau surat resmi perkantoran harap melihat bahasan tentang korespondensi. Cara penyimpanan Faksimili untuk arsip Faksimili yang baru diterima jika hendak disimpan sebagai arsip harus langsung difotocopy dengan tujuan supaya dokumen itu tetap awet. Jika tidak difotocopy, Faksimili tersebut akan hilang tulisannya terkena panas matahari atau dimakan waktu sehingga tidak dapat menjadi arsip. 13.2 Keterampilan Bahasa Tulis SMS ponsel Ponsel (telepon selular) disebut juga sebagai HP (hand phone atau telepon genggam) adalah alat yang digunakan untuk menelpon dan mengirim SMS (short message service atau pelayanan pesan singkat). Yang hendak dibahas di sini adalah sarana SMS-nya. Tentang ponsel itu
376
sendiri sebagai salah satu peralatan komunikasi harap lihat. Bab III, tentang sarana kantor. 13.2.1 Informasi dan Bahasa Tulis Menurut sarjana Jepang bernama Hioraki Kitamura(1997), informasi adalah pengetahuan mengenai situasi dan relasi antara manusia dan lingkungannya ternmasuk segala macam hal ikhwal yang dapat menimbulkan perubahan di dalam situasi itu. Singkatnya informasi adalah pengetahuan yang disampaikan, misalnya keadaan lalu lintas jalan raya, keadaan keluarga tetangga, turun naiknya barang-barang, daftar acara televisi, kegemaran pacarku dan lain-lain yang menyangkut pengetahuan dan kehidupan kita sehari-hari. Semua orang yang ada di dunia selalu mengumpulkan informasi guna mengetahui segala sesuatu yang ada di sekelilingnya kejadian 1 kejadian 2 kejadian 3 pikiran 1 pikiran 2 pikiran 3 perasaan 1 perasaan 2 perasaan 3
informasi
Semua yang dilihat, diduga, dipikirkan, dirasakan dan lain-lain lalu disampaikan kepada prihal lain adalah informasi
Demi kehidupannya masing-masing memperhatikan dan memilah-milah informasi yang diperolehnya dan dijadikan data untuk mengambil tindakan atau langkah yang tepat. Dalam informasi, kita tidak boleh hanya memikirkan pihak penerima saja, kita perlu memikirkan juga pihak pengirimnya. Seperti dalam pemberlakuan ‘5WIH’, kita harus mempertimbangkan media terbaik yang hendak digunakan, harus mempertimbangkan kepada siapa informasi itu ditujukan, dan masa pemberlakuan informasi tersebut sampai kapan, dan sebagainya dalam rangka pelaksanaan kontak antara tindakan penerimaan informasi dan tindakan pengungkapan informasi tersebut. Dua hal tentang tindakan penerimaan dan tindakan pengungkapan informasi merupakan satu kesatuan yang menempel menjadi satu dan tidak dapat dipisahkan menjadi komunikasi.
377
Pengirim
informasi
penerima
Informasi dari pengirim mengalir ke penerima menjadi komunikasi. Pada zaman informasi seperti sekarang ini, di mana-mana dapat ditemukan informasi yang bersumber dari berbagai media, terutama internet. Dewasa ini yang disebut internet merupakan wadah yang menyediakan informasi dalam jumlah besar yang berasal dari dan mengenai seluruh dunia. Informasi itu semua, berkaitan erat dengan kehidupan kita. Akan tetapi, informasi itu sendiri bukan apa-apa, jika tidak kita manfaatkan untuk kehidupan. Informasi yang digeneralisasikan dan dikumpulkan secara abstrak, supaya berguna untuk suatu tujuan tertentu, akan menjadi pengetahuan. Kemampuan penalaran kita untuk mengambil tindakan rasional dengan memanfaatkan informasi dan pengetahuan adalah kemampuan inteligensia. Dalam pengiriman informasi melalui berbagai sarana pada zaman sekarang, dibutuhkan kemampuan inteligensia dan pengetahuan. Kemampuan inteligensia dan pemanfaatan pengetahuan amat dirasakan dalam pembuatan bahasa tulis untuk pengiriman informasi melalui sarana SMS ponsel. Bahasa tulis yang dimaksud adalah bahasa lisan yang digunakan melalui sarana tertulis seperti dalam korespondensi dan SMS ponsel. Bahasa tulis yang ditemukan pada SMS ponsel banyak menggunakan kata-kata singkatan yang kadang-kadang bersifat ideolek (bahasa perorangan). Pengiriman informasi dengan kata-kata singkatan membutuhkan teknik tertentu dalam membentuk kata-kata baru (kata yang berbentuk baru yang merupakan singkatan dari kata biasa atau kata lama yang bentuk lahiriahnya lebih panjang) yang harus memenuhi syarat komunikatif, maksudnya pihak lawan atau penerima dapat memahami makna informasi bersangkutan, supaya isi pesan dapat tersampaikan. Seandainya kata-kata baru yang dikirim tidak dapat dipahami oleh pihak penerima informasi, karena terlalu bersifat ideolek, sehingga tidak komunikatif (atau tidak dipahami oleh pihak penerima), maka pengiriman informasi melalui bahasa tulis bersangkutan menjadi gagal atau bersifat serampangan. Pengiriman informasi melalui bahasa tulis yang berbentuk pendek, sebetulnya sangat menuntut ketelitian pengirim dalam menyusun isi informasi yang padat dengan bahasa yang pendek tapi komunikatif.
378
Untuk itu, diperlukan keterampilan bahasa dan pengetahuan tata bahasa serta kemampuan inteligensia yang cukup. Dalam hal ini salah satu logika secara rasional yang dapat diterapkan adalah logika 5 W 1 H (“lima we satu ha”). Logika 5 W 1 H memuat eman butir penalaran yang berasal dari bahasa Inggeris:. When, Where, Who, What, Why, How When ’Kapan?’ Where ’di mana?’ Who ’Siapa?’ What ’apa?’ How ’bagaimana?’ Why ’mengapa?’
Penalaran When Where Who What Why How
Logika 5 W 1 H Acuan Pertanyaan waktu Kapan dilakukan ? Tempat Dilakukan di mana ? Pelaku Siapa yang melakukan ? Obyek Apa yang dilakukan ? Alasan Mengapa dilakukan ? Caranya Bagaiman dilakukan?
Logika 5W1H dapat diterapkan untuk membimbing pengirim informasi mengirim informasi dengan isi yang padat tapi tepat sesuai dengan kebutuhannya hal ini akan menjadi salah satu pegangan pada pengiriman SMS ponsel. 13.2.2 Bahasa Tulis SMS Ponsel Bahasa Tulis SMS ponsel adalah bahasa yang digunakan secara tertulis pada komunikasi yang menggunakan ponsel atau HP sebagai sarana. Satu ciri penting dari bahasa tulis ponsel adalah bentuk pemakaian yang pendek atau sependek mungkin guna memenuhi tuntutan nilai ekonomis. Prinsip pemakaian bentuk bahasa yang pendek amat berlaku pada penulisan SMS ponsel. Teknik pemakaian bahasa yang pendek ini ada dua yaitu : 1) Bahasa lisan yang berbentuk paling pendek atau pemakaian kata yang berbentuk paling pendek, atau
379
pemakaian satuan bahasa lain (frase, klausa atau kalimat) yang berbentuk paling pendek contohnya : ’telat’ lebih ’terlambar’ ’mau’ pendek ’ingin’ ’pagian’ daripada ’lebih pagi’ ’harap datang besok’ ’anda diharapkan kedatangannya besok’
2)kata-kata yang sengaja disingkat supaya pendek Contohnya : ’saya’ ’sy’ ’tanggal’ ’tg’ ’tgl’ ’daripada’ menjadi ’dp’ ’tolong’ ’tlg’ ’tol’ ’terima kasih’ ’trims’ ’tk’ ’tx’ Kata-kata yang disingkat seperti pada butir (2) di atas merupakan bahasa tulis baru yang ditemukan pada pengiriman SMS ponsel di Indonesia. Bahasa tulis ponsel tersebut merupakan kata-kata singkatan yang bermunculan secara ideolektis, maksudnya secara perorangan, di antaranya yang dapat dikumpulkan adalah sebagai berikut. Bahasa Baku Saya Aku Dari Sampai Terima kasih Telepon ’mbak (kaka orang jawa) Kalau Orang Seperti Jadi Supaya Lebih Hubungi Pulang
Bahasa Tulis Ponsel sy ak, aq dr sp tq berasal dari ’ thank you’ tx berasal dari ‘thanks’ tk berasal dari ‘terima kasih’ ’tel’ ’tlp’ ’telp’ mb klu, klo org spt jd spy lbh hb, hbi pul, plg
380
tg, tgl hr ttg skr bgmn N tol, tlg bsk krn
Tanggal Hari Tentang Sekarang Bagaimana Dan Tolong Besok Karena
Kata-kata di atas dikumpulkan dari SMS ponsel yang ada, contoh-contoh itu diambil langsung dari SMS yang diterima para informan (orang yang memberi informasi) yang adalah teman atau kenalan penulis termasuk penulis sendiri. Kata-kata tersebut, diseleksi dari umumnya yang bersifat komunikatif (dapat dipahami oleh orang banyak) dan kata-kata yang yang diragukan nilai komunikasinya yakni yang cenderung menjadi kata-kata ideolektis (kata-kata pribadi perorangan) tidak ditampilkan. Bila kita pelajari pemakaian bahasa tulis SMS ponsel tersebut, dapat ditemukanada dua teknik pembuat kata itu,yakni: 1. pelesapan vokal; maksudnya vokalnya dibuang, yang tersisa hanya rangkaian konsonan saja; 2. suku kata awal ditambah konsonan awal suku kata kedua; terbentuk kata sinkatan berumuskan suku kata KVK (konsonan-vokalkonsonan). Contoh : (1) besok karena (2) tolong telepon
menjadi menjadi menjadi menjadi
’bsk’ ’krn’ ’tol’ ’tel’
Sebagian besar dari contoh di atas dibuat dengan teknik pertama. Selain contoh kata-kata yang berhasil dikupulkan, masih ditemukan lagi pemakaian bahasa tulis SMS ponsel yang berbentuk satuan bahasa lebih besar daripada kata, dan umumnya berupa kalimat seperti contoh-contoh berikut ini.
381
Bahasa Tulis Ponsel Gpp, tp hrp dtg bsk. Tq faxnya aq bsk pergi Ok aq stju Ok/oke/oke deh Ya, bgs Klu blh tany ap Kau cnt aq ? Gpp klu kau mrh Asal tdk trs
Bahasa Baku Tidak apa-apa pak, tapi besok harap datang. Terima kasih faksimilinya, aku besok pergi. Ya boleh aku setuju. Ya saya setuju. Ya bagus. Kalau boleh tanya, apakah kau cinta aku ? Tidak apa-apa kalau kau marah, asalkan tidak berlanjut terus.
Pada contoh-contoh bahasa tulis ponsel di atas, terdapat bahasa daerah dan bahasa asing (Inggeris) yang menjadi sumbernya. Hal tersebut menunjukkan kreatifitas pengirim informasi, itu bahwa ia sudah berwawasan nasional dan internasional. Contoh-contoh itu, adalah : Tq Tx Ok ’mb Gpp
berasal dari bahasa Inggeris berasal dari bahasa Inggeris berasal dari bahasa Inggeris berasal dari bahasa Jawa berasal dari bahasa Jakarta
’thank you’ ’thanks’ ’okay’ ’mbak’ (kakak) ’nggak (a)pa (a)pa (tidak jadi masalah)
Jika kita amati lebih lanjut, dapat diketahui bahwa ciri yang dominan adalah adanya usaha menciptakan bahasa singkat atau bahasa pendek, dan sebagian besar dengan cara pelepasan vokal (penghilangan vokal), karena penggunaan ponsel membutuhkan waktu yang sesingkat mungkin agar dapat bernilai cepat sehingga menjadi ekonomis, seperti hemat waktu, hemat energi, dan hemat perasaan termasuk hemat biaya. Kreativitas pengirim SMS dapat dipuji karena, antara lain, mempunyai ide dan kreasi yang sehat, dan bersifat progresif (ingin mencapai kemajuan) berkat ditemukan contoh yang menggabungkan pemakaian bahasa Inggeris (bahasa internasional) dan bahasa daerah, yaitu: Gpp tx berasal dari kata ”tidak menjadi masalah, terima kasih.” Gpp berasal dari bahasa Jakarta ’nggak pa-pa’ Tx berasal dari bahasa Inggeris ’thanks’ Kata-kata yang sengaja disingkat dan sudah baku dalam bahasa Indonesia jelas juga menjadi salah satu sumber bahasa tulis SMS ponsel, antara lain adalah :
382
Kata Singkatan AD, AL, AU Depdiknas HAM SMK Yth Dll Dsb Yg Kpd RSC KA Patas Wapres Capres Caleg Jabar Jakbar UI UNPAD
Kata Asal Angkatan Darat, Laut, Udara Departemen Pendidikan Nasional Hak Asasi Manusia Sekolah Menengah Kejuruan Yang terhormat Dan lain-lain Dan sebagainya Yang Kepada Rumah Sakit Cipto Kereta api cepat terbatas Wakil presiden Calon presiden Calon legislatif Jawa Barat Jakarta Barat Universitas Indonesia Universitas Padjajaran
Dalam sejarah bahasa tulis Indonesia sebelum SMS ponsel, ditemukan adanya pemakaian pada sarana telegram yang juga menggunakan bahasa berbentuk pendek dengan mempertimbangkan dua unsur bahasa, yakni unsur gramatikadan unsur kosa kata yang dipakai.Karena sistem pembayaran pada waktu itu (sampai dengan tahun 1990-an) berdasarkan perhitungan kata, sehingga walaupun dilakukan penyingkatan huruf seperti yang terjadi pada pada SMS ponsel, tarif yang dikenakan tidak menjadi murah. Penyingkatan kata dilakukan hanya berdasarkan pertimbangan gramatika. Contoh pengiriman telegram Indonesia pada zaman dulu: ’Besok harap pulang ayah sakit’ yang bermakna “Besok kamu harap pulang karena ayah lagi sakit.” pada bahasa telegram tersebut, terjadi penyingkatan kata konjungsi ‘karena’ yang secara gramatikal tidak menimbulkan kerusakan penyampaian isi pesan. Pada telegram tersebut, tidak terjadi penyingkatan huruf seperti yang terjadi pada SMS ponsel zaman sekarang. Bahasa telegram tidak pernah ditulis seperti berikut ini: ’Bsk hrp plg ayah sakit’ Karena penyingkatan huruf tidak dibutuhkan, sebab penyingkatan huruf tidak mempengaruhi kecepatan penyampaian isi pesan kepada alamat yang dituju (telegram disampaikan kepada penerima oleh tukang pos
383
yang bertindak sebagai petugas kurir) dan juga tidak membuat tarip menjadi lebih murah. Pemakaian telegram di seluruh dunia termasuk Indonesia mempunyai sejarah yang panjang bahkan sebelum negara Republik Indonesia merdeka. Sesudah telegram dan sebelum lahir sarana ponsel pernah ada penggunaan alat telekomunikasi yang disebut dengan istilah teleks. Pemakaian bahasa pada sarana teleks tersebut pada dasarnya merupakan bentuk perpanjangan dari bahasa telegram, maka tidak mempunyai keistimewaan dalam sejarah bahasa tulis Indonesia. Dari bahasa telegram ke bahasa SMS ponsel, dapat dilihat perkembangan yang amat pesat dari pemakaian bahasa tulis Indonesia. Melihat perkembangan ini, berarti setiap insan di Indonesia perlu menguasai teknik penciptaan bahasa tulis SMS ponsel agar supaya tidak ketinggalan zaman atau seperti katak di dalam tempurung. Perkembangan itu, bersifat alami karena berasal dari masyarakat dan untuk masyarakat pula. Seperti yang telah disebutkan di muka, pemakaian bahasa pada SMS ponsel memang membutuhkan bahasa yang pendek. Kebutuhan inilah yang melahirkan bahasa tulis baru. Bahasa tulis baru, antara lain, memanfaatkan kata-kata singkatan yang sudah ada seperti yang juga sudah diperkenalkan di muka, di antaranya ada juga kata-kata singkatan yang telah baku dan berasal dari kata majemuk yang baku pula, antara lain, adalah: Satuan tugas Juru kampanye Telepon seluler Menteri luar negeri Handphone Pantai utara Cepat tapi terbatas Suku dinas
satgas jurkam ponsel menlu HP pantura patas sudin
menjadi
Selain kata-kata singkatan yang telah baku sebelumnya, sebagian besar penggunaan kata-kata singkatan pada SMS ponsel adalah buatan sendiri. Dari sudut kebakuan bahasa, usaha membuat kata-kata singkatan yang bersifat abitrer (mana suka) itu, meskipun tampak ketidak teraturannya, justru dikarenakan sifat abriternya, tetapi pada kenyataannya ada juga yang sempat baku karena diterima oleh masyarakat. Denga sendirinya, kata-kata singkatan yang baku menjadi syarat komunikatif di dalam bahasa. Yang menghilang dari peredaran setelah muncul pertama kali berarti yang tidak berhasil menjadi baku menunjukkan tidak memiliki nilai komunikatif bahasa. Gejala tersebut, menunjukkan penyingkatan kata-kata harus mempertimbangkan nilai komunikatif bahasa karena yang tidak memiliki nilai komunikatif bahasa
384
tidak dapat menjadi sarana penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima. Pengirim yang sekaligus adalah pencipta dari bahasa Tulis yang digunakan pada SMS ponsel harus dapat memanfaatkan teknik pembuatan bahasa tulis yang komunikatif, berarti dia harus dapat memilih bahasa yang berbentuk pendek dan/atau membuat kata-kata singkatan yang komunikatif. Pemilihan satuan bahasa yang pendek dan penguasaan teknik penyingkatan kata yang lazim menjadi syarat mutlak agar dapat mencapai nilai komunikatif. Contoh Bahasa Tulis SMS ponsel yang bernilai komunikatif dan yang tidak adalah sebagai berikut. Contoh-contoh berikut dikutip dari informan yang ada termasuk penulis sendiri. Contoh yang dikumpulkan : ‘ok bgmn dng mu ?’ ‘Gpp tx’ ‘Aq tak ok krn tdk sempt’ Ketiga pemakaian bahasa di atas adalah komunikatif. ‘OK bgmn dgn mu?’ adalah komunikatif, tetapi bila disingkat lagi menjadi: ‘OK bgmn?’ menjadi kurang komunikatif karena pesan yang hendak disampaikan adalah: “saya setuju, bagaimana pendepatmu sendiri?”. ‘Gpp Tx’ adalah komunikatif apabila pihak penerima mengetahui makna ‘Gpp’ adalah “tidak apa-apa’ dan ‘Tx’ adalah “terima kasih”; tetapi penggunaan bahasa singkatan ‘Gpp Tx’ akan menjadi tidak komunikatif dan dianggap sebagai pemakaian yang serampangan apabila pihak penerima tidak mengenal makna ‘Gpp’ dan ‘Tx’, bahkan dapat dianggap menjadi bukan bahasa Indonesia apabila hanya melihat bentuk singkatannya saja. ‘Aq tak OK krn tdk smpt’ adalah komunikatif untuk penyampaian pesan: “Aku tidak setuju karena tidak sempat (tidak punya waktu)”karena memenuhi kaidah-kaidah gramatikal yang dibutuhkan dan ini menjadi kurang komunikatif apabila disingkat lagi menjadi bentuk pemakaian: ‘Aq tak OK tdk smpt’, karena terjadi distorsi (gangguan) gramatikal pada pelepasan konjungsi kausatif ‘karena’ yang menuturkan makna “sebabakibat”;dan apabila disingkat lebih lanjut akan menjadi pemakaian yang sama sekali tidak komunikatif: ‘Aq tak OK smpt’, karena tataran gramatikanya sudah rusak seluruhnya dengan melepaskan dua unsur gramatika yang berasal dari kata ‘karena’ dan kata ‘tidak’. Dengan demikian, kaidah-kaidah gramatikal yang lazim berlaku pun harus dipatuhi. Pelesapan unsur-unsur gramatikal yang lazim terjadi di masyarakat harus diketahui dan ini termasuk perlu diterapkan dalam penciptaan bahasa tulis yang komunikatif.
385
Salah satu contoh di atas adalah : ‘Aq tak OK krn tdk smpt’ adalah komunikatif untuk pengungkapan makna “Aku tidak setuju karena tidak sempat” dan ini masih terasa komunikatif apabila disingkat menjadi: ‘Aq tak OK’ atau ‘Aq tdk smpt’ karena tidak terjadi kerusakan gramatika; tetapi penyampaian informasi dapat menjadi terganggu apabila kaidah gramatikal yang berlaku tidak dipertimbangkan sehingga unsur komunikatifnya menjadi rusak seperti pada contoh jelek berikut : ‘Aq tak OK tdk sempt’ dan ‘Aq tak OK sempt’. Dari contoh-contoh yang dikemukakan di atas, tampak bahwa pemakaian bahasa tulis SMS ponsel yang bernilai komunikatif harus memenuhi persyaratan sebagai berikut sebagai berikut. i) Memakai kata singkatan yang sudah membaku ; ii) Menciptakan kata singkatandengan cara yang umum dipakai oleh kebanyakan orang ; iii) Menciptakan bahasa pendek yang masih memenuhi kaidah Untuk butir ( i ) sudah ada pedomannya, untuk butir ( ii ) sebagian besar menerapkan cara pelepasan vokal, untuk butir ( iii ) pengetahuan tentang tata bahasa Indonesia harus bisa dimantapkan dan diterapkan secara benar. 13.3 Keterampilan Korespondensi Indonesia Surat adalah sarana yang menggunakan kertas yang ditulis dengan tujuan digunakan sebagai alat komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan pernyataan atau informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut, dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, jawaban, permintaan, perintah, laporan, pemikiran, pendapat, sanggahan, bantahan, dan lain sebagainya. Penyampaian secara tertulis itu menggunakan bahasa yang disebut bahasa surat atau bahasa tulis. Bahasa surat adalah bahasa secara tertulis yang digunakan pada sarana surat-menyurat. Bahas tulis adalah bahasa berwujud tertulis yang digunakan sebagai alat komunikasi dalam berbagai sarana di dalam kehidupan masyarakat sehari-hari seperti koran, dokumen, E-mail, SMS ponsel, dan lain-lain. Jadi, pengertian Bahasa Tulis lebih luas daripada bahasa surat. Bahasa surat adalah salah satu jenis bahasa tulis. Korespondensi adalah sarana surat-menyurat yang menggunakan bahasa tulis. Korespondensi Indonesia dapat dibagi menjadi dua kelompok : yaitu surat pribadi dan surat nonpribadi
386
. Surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang secara pribadi, ditujukan kepada pribadi yang lain, isinya mengenai hal-hal tentang dirinya atau yang besifat kekeluargaan, persahabatan atau yang sejenis. Surat semacam ini sering disebut sebagai surat biasa. Surat pribadi ada juga yang bersifat resmi,yaitu surat lamaran kerja, surat permohonan kepada kantor atau yang sejenis. Surat nonpribadi dibagi lagi menjadi dua yaitu surat niaga/bisnis/dagang dan surat perkantoran. Surat niaga adalah surat yang memuat isi tentang hal-hal niaga atau bisnis yang dibuat oleh perusahaan atau badan usaha yang bersifat dagang. Surat perkantoran adalah surat resmi yang dibuat oleh kantor pemerintah atau kantor lembaga lain di masyarakat termasuk kantor perusahaan atau kantor badan usaha. Surat niaga dan surat perkantoran biasanya adalah surat pemberitahuan, surat pengumuman, surat undangan, surat perintah, surat permintaan/permohonan, surat peringatan/teguran, surat panggilan, surat pengantar, surat keputusan, surat perjanjian, surat laporan, surat penawaran, surat permintaan penawaran, surat pesanan, surat penagihan, surat tuntutan, surat referensi, surat perkenalan rekanan, surat rekomendasi, surat tugas, surat kuasa, dan lain-lain. Surat pemberitahuan adalah surat yang isinya memberitahukan sesuatu kepada penerima surat. Surat pengumuman adalah surat yang isinya memberitahukan sesuatu kepada masyarakat umum. Surat undangan adalah surat yang isinya mengundang penerima surat untuk menghadiri suatu kegiatan. Surat perintah adalah surat yang isinya memberi perintah kepada penerima surat untuk melakukan sesuatu. Surat permintaan/permohonan adalah surat yang isinya meminta atau memohon sesuatu kepada penerima surat. Surat peringatan/teguran adalah surat yang isinya memperingatkan atau menegur penerima surat mengenai sesuatu masalah. Surat panggilan adalah surat yang isinya memanggil penerima surat agar datang menghadap untuk suatu keperluan. Surat pengantar adalah surat yang isinya memuat penjelasan singkat tentang sesuatu hal yang berkaitan dengan orang yang dimaksud di dalam surat. Surat keputusan adalah surat yang isinya memuat suatu keputusan yang ditempuh oleh penulis surat mengenai orang yang dimaksud di dalam surat. Surat perjanjian ada beberapa macam, antara lain adalah surat perjanjian sewa-menyewa, surat perjanjian kerja, surat perjanjian utangpiutang dan sebagainya. Surat perjanjian adalah surat yang berisikan kesepakatan dari dua pihak mengenai hak dan kewajiban masing-masing pihak yang saling
387
mengikatkan diri untuk berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu guna mencapai tujuan bersama. Surat laporan adalah surat yang isinya melaporkan suatu hasil kerja yang dilakukan oleh penulis surat. Surat penawaran ( barang ) adalah surat yang isinya mempromosikan atau menawarkan barang yang hendak dijual kepada penerima surat. Surat permintaan penawaran adalah surat yang isinya meminta penjelasan terperinci kepada penerima surat mengenai barang yang ditawarkan termasuk perincian harga yang diminta. Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang yang hendak dibeli dari penerima surat. Surat penagihan adalah surat yang isinya menagih uang bayaran yang belum dilaksanakan oleh penerima surat. Surat tuntutan adalah surat yang isinya menunut kepada penerima surat supaya melaksanakan sesuatu yang pernah dijanjikan atau dinyatakan kepada penulis surat. Surat referensi adalah surat yang isinya memuat keterangan-keterangan yang ditujukan kepada penerima surat mengenai pihak tertentu berdasarkan informasi yang dimiliki penulis surat untuk kepentingan pihak yang bersangkutan. Surat edaran adalah surat pengumuman yang diedarkan. Surat tuntutan adalah surat yang isinya menentut sesuatu. Surat rekomendasi adalah surat yang merekomendasikan seseorang. Surat keterangan adalah surat yang menerangkan sesuatu. Memo adalah catatan singkat yang dibuat untuk suatu peringatan. Nota dinas adalah catatan singkat yang dibuat oleh pejabat untuk bawahannya Surat perkenalan rekanan adalah surat yang isinya merekomendasikan ( mengusulkan dengan iktikad baik ) pihak tertentu kapada penerima surat berdasarkan pengetahuan dan tanggung jawab dari penulis surat. Surat tugas adalah surat yang isinya menugaskan pihak tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dimaksud di dalam surat. Surat kuasa adalah surat yang dibuat oleh penulis surat dengan isi memberi kuasa kepada pihak tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan atau menyelesaikan suatu urusan yang dimaksud di dalam surat untuk kepentingan penulis surat sebagai pemberi kuasa. Surat lamaran kerja adalah surat pribadi yang bersifat resmi, isinya memuat kehedak penulis surat untuk melamar pekerjaan yang dimaksud di dalam surat. Berikutnya akan diberikan contoh-contoh surat kongkret yang biasa digunakan di masyarakat dengan pengertian seperti yang diuraikan di atas. Contoh yang ditampilkan hanya sebagian dari yang telah diuraikan. Contoh-contoh surattersebut, bersifat fiktif, baik yang berkaitan dengan nama perusahaan, pengiriman dan penerimaannya, atau pun kelengkapan notasi yang lainnya. Namun, contoh yang diberikan akan
388
mempunyai variasi penulisan,seperti keadaan yang sebenarnya di masyarakat. 13.3.1 Korespondensi Biasa Seperti yang disebutkan di muka, surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang kepada seseorang tertentu yang sering disebut surat biasa. Surat-surat tersebut, antara lain, adalah surat yang ditulis secara kekeluargaan, misalnya ditujukan kepada orang tua, surat ucapan selamat, surat ucapan terima kasih, surat ucapan turut berduka cita, surat pemberitahuan kepada teman mengenai suatu berita, dan sebagainya. Akan tetapi, di antara surat pribadi,ada juga yang bersifat resmi, misalnya surat lamaran kerja, surat pemberitahuan kepada sekolah atau kantor, surat permohonan tidak masuk kerja, dan sebagainya. Pada zaman sekarang ini, penulisan surat biasa dengan bantuan jasa dari kantor pos sudah semakin sedikit dilakukan orang. Akan tetapi, pengiriman surat biasa melalui sarana E-mail sebaliknya semakin banyak dilakukan orang. Oleh sebab itu, pembahasan di dalam buku ini dianggap masih pantas untuk dilakukan berikut contoh-contohnya karena penulisan e-mail pada dasarnya sama dengan penulisan surat biasa. (1) Contoh surat pribadi yang bersifat kekeluargaan Depok, 17 Mei 2007 Yth. Ayah dan Ibu Di rumah Ayah dan Ibu Tercinta Apa kabar ayah dan ibu selama ini? Moga-moga Ayah dan Ibu sehat wal afiat selalu. Untuk itu ananda selalu memanjatkan doa dan memohon ridho kepada Allah. Sebetulnya besar keinginan ananda untuk datang sendiri ke rumah untuk bertemu dengan ayah dan ibu tercinta, tetapi berhubung sekolah masih belum libur, maka terpaksa niat ini ditunda dulu. Nanti sewaktu liburan Idul Fitri yang akan datang, ananda ingin berkumpul bersama keluarga di sini. Mohon maklum. Pada saat sekarang ini, sepucuk surat ini menggantikan diri ananda bertemu dengan Ayah dan Ibu di rumah. Ananda berada dalam keadaan sehat dan pelajaran pun berjalan dengan lancar tanpa sesuatu halangan apapun. Untuk itu mohon ananda bisa dimaafkan karena belum bisa datang ke rumah. Sekian dulu, mohon doa restu dari Ayah dan Ibu agar ananda dapat berhasil dengan baik dalam menempuh pelajaran di sekolah.
389
Terima kasih. Sembah sujud ananda, Ali Marzali Surat di atas ditulis oleh seorang anak bernama Ali Marzali yang ditujukan kepada kedua orang tuanya yang tinggal di kampung halaman, sedangkan ia sendiri merantau untuk sekolah. Ia memberitakan tentang keadaannya sekarang sambil memberitahukan belum bisa datang ke rumah. Penerima surat ditulis di sebelah kiri atas dan penulis surat ditulis di sebelah kanan bawah, tanggal ditulis di sebelah kanan atas satu atau dua baris di atas penerima surat. Ini adalah format penulisan surat pribadi yang paling umum. (2) Contoh surat pemberitahuan tidak masuk sekolah Depok, 12 September 2007 Yth. Bapak Wali Kelas III B SMK Budi Kayangan Jalan Budi Kayangan No. 18 Depok
saya yang bertanda tangan di bawah ini : nama ; Novi Tanoto kelas : III B memberitahukan bahwa mulai hari ini tanggal 12 September s.d. 14 September 2007, saya tidak dapat masuk ke sekolah karena sakit batuk pilek yang parah sehingga dokter menyarankan saya agar istirahat selama tiga hari. Sebagai bahan pertimbangan Bapak ini, saya lampirkan surat keterangan dokternya. Atas perhatian Bapak, saya ucapkan terima kasih. Hormat saya,
Novi Tanoto
390
Pada contoh surat pemberitahuan tidak masuk sekolah, ditemukan perbedaan dengan contoh surat pertama yang bersifat kekeluargaan, yaitu pihak yang dituju diberi sebutan “Yang Terhormat”, (3) Contoh surat ucapan terima kasih Depok, 12 Juli 2007 Yth. Bapak Suhandi Jalan. Taruna Jaya no. 10 Depok Dengan ini saya menyampaikan ucapan terima kasih kepada Bapak yang dengan murah hati telah meminjamkan kepada saya printer untuk komputer karena printer saya kebetulan berada dalam keadaan rusak. Atas kebaikan hati Bapak, saya dapat menyelesaikan tugas sekolah pada waktunya. Sekali lagi saya ucapkan terima kasih dan semoga Tuhan membalas budi baik Bapak. Hormat saya, Kus Sarbini Pada contoh surat ucapan terima kasih di atas, pihak yang dituju ditulis pada posisi sebelah kanan atas, tapi penulis surat tetap ditulis di sebelah kanan bawah. Berarti pada surat pribadi, posisi pihak yang dituju ada dua variasi, sebelah kiri atau sebelah kanan atas. 13.3.2. Korespondensi Niaga dan Perkantoran Di dalam buku ini digunakan istilah surat pribadi, surat niaga dan surat perkantoran. Jika diperinci lebih lanjut, sebenarnya setidaknya masih ada lagi yang disebut surat resmi dan surat dinas. Surat resmi adalah surat yang dibuat oleh suatu instansi, organisasi atau perusahaan dan lembaga yang isinya berhubungan dengan jabatan, tugas dan wewenang dari pihak yang menulis surat. Surat dinas adalah surat yang yang isinya berhubungan dengan masalah administrasi pemerintahan, dibuat oleh instansi pemerintah berkenaan dengan wewenangnya dan ditujukan kepada pihak lain yang mempunyai hubungan dengannya. Surat perkantoran di dalam buku ini mencakup surat resmi dan surat dinas.
391
Surat niaga adalah surat yang isinya mengenai usaha yang dilakukan oleh perusahaan atau badan usaha lain seperti dealer (agen penjualan), agen (toko cabang), toko, koperasi dan sebagainya. Surat niaga merupakan sarana komunikasi dari berbagai bentuk badan usaha yang dibuat dalam kerangka mengelola kegiatan usahanya. Surat niaga merupakan utusan bagi sebuah perusahaan atau badan usaha lain dalam menjalin kerja sama dengan mitra bisnisnya dalam kerangka kegiatan bisnis yang dilakukannya. Surat niaga mencakup surat penawaran barang, surat permintaan penawaran, surat pesanan, surat penagihan, surat referensi, surat perkenalan rekanan, surat perjanjian transaksi, surat rekomendasi, surat pemberitahuan, surat undangan, surat perintah, surat permohonan, surat peringatan, surat pengantar, surat keputusan, surat laporan, surat tuntutan, surat tugas, surat kuasa dan lain-lain. Di antara jenis-jenis surat tersebut, ada yang bersifat tumpang tindih dan ini sudah lazim karena sesuai dengan kenyataan yang ada di masyarakat. Surat lamaran kerja dan dokumen riwayat hidup adalah surat pribadi yang bersifat surat perkantoran, dan contohnya akan dimuat di dalam Bab ini. Pada zaman sekarang, pengiriman surat niaga dan surat perkantoran masih banyak yang dilakukan melalui jasa dari kantor pos terutama dengan sarana kilat khususnya; tetapi di samping itu, ada juga yang dikirim dengan jasa dari perusahaan jasa dari kurir atau pegawai sendiri. Selain itu, pengiriman dengan sarana e-mail pun mulai banyak dilakukan orang. Berikut ini akan diberikan sejumlah contoh surat niaga dan surat perkantoran yang berhasil dikumpulkan dari masyarakat. Cuma nama alamat serta sebagian dari isi bersifat fiktif.
392
(1) Contoh Surat Pemberitahuan Perusahaan PT Awan Cemerlang Jalan. Kartini Raya no. 63, Jakarta Pusat, Telp/Fax. 451-4567 Jakarta, 8 Juli 2005 No. 012/BPM/07/05 Perihal : pesanan barang Kepada Yth. Toko Mujur Hati Jl. Margonda No. 12 Depok, Jawa Barat, 16420 Dengan hormat, Dengan ini kami memberitahukan bahwa surat pesanan barang dari Toko Mujur Hati tertanggal 8 Juni 2005 sudah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami beritahukan bahwa kini kami sedang berusaha memenuhi pesanan tersebut dan apabila sudah tercapai, akan kami beritahukan lagi dan barang tersebut juga akan dikirim sesuai degan permintaan. Atas perhatian dan kepercayaan dari Toko Mujur Hati kepada PT. Awan Cemerlang, kami ucapkan terima kasih. Kepala Bagian Pemasaran,
Ny. Juli Kristiano Surat niaga di atas ditulis dengan menggunakan kertas berkepala perusahaan yang memuat nama serta alamat yang dapat dihubungi. Tanggal ditulis di sebelah kanan atas, di sebelah kiri bawahnya ditulis nomor registrasi surat berikut hal yang dibicarakan di dalam surat, dibawahnya dimuat pihak penerima surat dan penulisnya dimuat di sebelah kanan bawah surat.
393
(2) Contoh Surat Penawaran Barang PT Pabrik Sepatu Dongki Puma Komplek Industri Pulo Gadung Blok DH I No. 1, Jakarta Telp. 798-5764 / 5 – 8 Fax. 798-8899 Nomor : 45/D/VI/06 Lampiran : Penawaran Sepatu Perihal : Dua Berkas Jakarta, 21 Juni 2006 Yth. Pemilik Toko Sepatu Dunia baru Depok Mal, Lantai I, No.12 Depok 6423 Dengan hormat Beberapa bulan lagi kita akan memasuki hari raya Idul Fitri. Pada masa itu, sudah tentu Toko Sepatu Dunia Baru akan ramai dikunjungi masyarakat. Untuk menghadapi masa itu, ada baiknya pihak toko mempersiapkan diri dalam persediaan barang-barangnya. Untuk menyongsong kedatangan masa di atas, kami dari pabrik sepatu Dongki puma bermaksud menawarkan produk kami kepada Toko Sepatu Dunia Baru. Produk yang ingin kami tawarkan adalah produk dari seri Dongki dan seri Puma, masing-masing terdiri dari beberapa tipe sepatu anak-anak dan sepatu remaja termasuk tipe-tipe terbaru. Sebagai bahan pertimbangan Bapak, bersama ini kami sertakan dua berkas katalog barang berikut harga partai dari pabrik. Kami berharap Toko Sepatu Dunia Baru dapat mempertimbangkan penawaran ini. Pemesanan barang secara partai yang melampaui jumlah tertentu akan mendapat potongan harga khusus. Untuk itu, silahkan menghubungi bagian pemasaran kami. Pada nomor Tlp………. atau Fax ……………… Atas perhatian dari Toko Sepatu Dunia Baru, kami ucapkan terima kasih. Direktur,
Mil Johnson
394
Surat penawaran barang di atas, dibuat sesudah kunjungan salesman ke tempat sasaran. Dalam hal ini, surat dibuat dalam arti hubungan secara resmi. Pada kasus kunjungan salesman, ada banyak transaksi bisnis dilakukan tanpa proses korespondensi lagi. (3) Contoh Surat Pesanan Barang
Depok, 29 Juni 2006 Yth. Manager Pemasaran PT Pabrik Sepatu Dongki Puma Kompleks Industri Pulo Gadung, Blok DH I, No. 1 Jakarta Timur Surat penawaran barang dari PT. Pabrik Sepatu Dongki Puma telah kami terima. Berdasarkan surat penawaran tersebut, kami mengajukan pesanan seperti berikut ini. (1) Sepatu Dongki tipe A 5 lusin ukuran 20-37 (2) Sepatu Dongki tipe B 3 lusin ukuran 20-32 (3) Sepatu Puma tipe A 4 lusin ukuran 20-37 (4) Sepatu Puma tipe B 3 lusin ukuran 20-32 (5) Sepatu Dongki – Puma 4 lusin ukuran 30-37 Total 19 lusin Kami menunggu berita selanjutnya tentang pengiriman barang. Disamping itu, kami berharap sistem pembayaran dapat dilakukan dengan tiga tahap. 1. Tahap pertama akan kami bayar sebesar 25% pada saat pesanan tiba. 2. Tahap kedua akan kami bayar sebesar 25 % setelah 1 bulan. 3. tahap ketiga atau pelunasan sebesar 50% akan kami bayarkan dua bulan kemudian. Atas kerja sama dan perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih. Pemilik Toko Sepatu Dunia Baru (Agustinus Tamara)
395
Surat pesanan barang pada contoh (3) adalah surat jawaban terhadap surat penawaran barang pada contoh (2). Surat pesanan barang tersebut, ditulis tidak menggunakan kertas berkepala, hanya dengan selembar kertas putih biasa dan juga tidak dimuat nomor registrasi surat, perihal maupun lampiran, ini merupakan pertanda bahwa pengirim surat adalah badan usaha yang tidak besar. (4) Contoh Surat Penagihan PT Pabrik Sepatu Dongki Puma Kompleks Industri Pulo Gadung, Blok DH I, No. 1, Jakarta Telp. 798-5764/5-8 Fax. 798-8899 Nomor : 125/Bkeu/IX/06 Lampiran : Pembayaran Perihal : Empat Berkas
Jakarta, 20 September 2006
Yth. Pemilik Toko Sepatu Dunia Baru Depok Mal, Lantai Satu, no. 12 Depok 16423 Sesuai dengan surat pesanan barang dari Toko Sepatu Dunia Baru tertanggal 29 Juni 2006, kami telah mengirim barang pesanan pada tanggal 5 Juli 2006 dengan faktur nomor 0134/Depok yang bernilai transaksi sebesar Rp. 12.500.000,00 (dua belas juta lima ratus ribu rupiah). Kami telah menerima pembayaran sesuai transaksi sebanyak dua kali yang seluruhnya mencapai 2 x 25% dari nilai transaksi, sehingga masih ada sisa uang yang harus dibayar oleh Toko Sepatu Dunia Baru sampai lunas pada tanggal 5 September 2006 sebesar 50% x Rp. 12.500.000,00 = Rp. 6.250.000,00 (enam juta dua ratus lima puluh ribu rupiah). Namun sampai dengan hari ini atau sudah dua minggu lewat dari tanggal yang dijanjikan, kami belum menerima pelunasan tersebut,untuk it, kami mohon dengan hormat agar Bapak dapat melunasinya sesuai dengan kesepakatan kita. Bersama dengan ini kami sertakan foto opi dari surat pesanan Toko Sepatu Dunia Baru tertanggal 29 Juni 2006 dan faktur kami bernomor 0134/Depok serta dua kuitansi pembayaran yang sudah dilakukan oleh Toko Sepatu Dunia Baru sebagai bukti. Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami ucapkan terima kasih. Manajer Keuangan Bagus Supartono
396
Pada surat penagihan di atas tampak bahwa penulis surat ditempatkan di sebelah kanan bawah surat. Jabatan dari penulis surat ditaruh di sebelah atas tanda tangan. (5) Contoh Surat Permintaan Referensi PT BAN TIGA MACAM Jalan. Setia Budi no. 21, Bandung Telp.234-5671 / 5674 No.08/VII/06
Bandung, 17 Juni 2006
Yth. Direktur Utama Bank Putera Arta Jalan. Merdeka no. 12 Jakarta Pusat Melalui surat ini kami beri tahukan kepada Bapak, bahwa perusahaan kami telah menerima pesanan satu partai ban dari Bengkel Mobil Arta Yuda yang berlokasi di Jakarta Pusat. Berhubung bengkel mobil tersebut, belum kami kenal dan telah menunjuk Bank Putera Arta sebagai rekanan. Untuk kami mohon kesediaan Bapak kiranya bersedia menjelaskan tentang bonafiditas dan kemampuan bengkel mobil tersebut dalam pembayaran kreditnya. Perlu kami tambahkan bahwa pesanan ban dari Bengkel Mobil Arta Yuda mencapai nilai sekitar 50 juta rupiah. Atas perhatian dan kesediaan Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Direktur,
Joko Tingkoli
397
Pada surat permintaan referensi di atas tampak tanggal pengiriman ditempatkan satu baris dengan nomor registrasi surat. Perihal dan lampiran tidak ada. (6) Contoh Surat Referensi BANK PUTERA ARTA Jalan. Merdeka no. 12, Jakarta Telp. 721-4236 (hunting) No : 12/D-JKT/VII/06 Hal : Referensi Bengkel Mobil Arta Yuda
Jakarta, 10 Juli 2006
Yth Direktur PT Ban Tiga Macan Jalan. Setia Budi no. 21 Bandung Dengan ini kami sampaikan bahwa Bengkel Mobil Arta Yuda adalah nasabah kami yang selalu berkelakuan baik. Selama ini bengkel tersebut, tidak pernah menunda pembayaran kredit yang kami berikan sejak tiga tahun lalu. Informasi ini kami sampaikan berdasarkan data di tempat kami sampai dengan tanggal 10 Juli 2006. Informasi ini, kami sampaikan agar dapat dipakai sebagai bahan pertimbangan. Demikian surat referensi ini Kami berikan tanpa suatu jaminan apapun. Direktur Bank Putera Arta
Drs. Nyoman Sejahtera Surat referensi di atas adalah surat jawaban dari surat permintaan referensi pada contoh (5). Dari sudut isi, tampak bahwa pihak Bank Putera Arta yang bertindak sebagai pemberi referensi bertindak hati-hati sesuai dengan permainan di dunia bisnis, dia masih membatasi diri mengenai bonafiditas Bengkel Mobil Arta Yuda dengan menyebutkan ‘tanpa suatu jaminan apapun’ sesuai dengan kode etik dunia bisnis yang berlaku.
398
(7) Contoh Surat Rekomendasi Perusahaan BANK PUTERA ARTA Jalan. Merdeka no. 12, Jakarta Telp. 721-4236 (hunting) No : 32/D-Adm/IX/06 Jakarta, 23 September 2006 Hal : Rekomendasi Bengkel Mobil Arta Yuda Yth. Kepala Bagian Tata Usaha Pabrik Jamu Cap Bebek Jalan. Sawah Kecil IV no. 12 Jakarta Pusat 10261 Dengan hormat, Kami bermaksud memberi masukan terhadap pertanyaan Bapak tentang bengkel mobil yang bonafit, khususnya, yang berkaitan dengan kaki-kaki mobil. Untuk itu, melalui surat ini kami mengusulkan bengkel mobil Arta Yuda yang berlokasi di Jakarta Pusat dapat dijadikan sebagai rekanan perusahaan Bapak. Informasi tersebu, kami peroleh dari beberapa orang nasabah kami yang mengatakan bahwa bengkel tersebut layak dipercaya dan pekerjaannya bagus. Demikian refrensi dari kami, semoga dapat membantu Bapak. Direktur Administrasi
Ani Wastukencana Surat rekomendasi tidak hanya dikeluarkan oleh perusahaan di kalangan bisnis, melainkan juga dikeluarkan oleh instansi / organisasi / lembaga bahkan perorangan sesuai dengan kebutuhan yang ada. Contoh di atas adalah surat rekomendasi yang dikeluarkan oleh perusahaan, isinya merekomendasikan bengkel yang ditunjuk.
399
(8) Contoh Surat Undangan Sekolah Menengah Kejuruan Pariwisata Nusantara Jalan.Lodan no. 67, Denpasar Bali Telp. 257-4689 No.z 45/KP/VII/06 Hal
Denpasar, 17 Juli 2006
Yth. Kepala Kantor Wilayah Dinas Pendidikan Propinsi Bali, Denpasar Hal : Peresmian Laboratorium Bahasa Dengan hormat, Sehubungan dengan pembangunan laboratorium bahasa di sekolah kami sudah rampung pada tanggal 14 Juli 2006 lalu, dengan ini kami mengundang Bapak Kepala Kantor Wilayah Dinas Pendidikan Propinsi Bali untuk menghadiri peresmian laboratorium bahasa Sekolah Menengah Kejuruan Pariwisata Nusantara yang akan diselenggarakan menurut rencana sebagai berikut : Hari / Tanggal Tempat Waktu
: Kamis, 25 Juli 2006 : SMK Pariwisata Nusantara Jl. Lodan no. 67 Denpasar : 10.00 WIT
Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah
Putu Agustina S.Pd.
.
400
