KERETMEGÁLLAPODÁSOS ELJÁRÁS MÁSODIK FORDULÓJÁNAK AJÁNLATTÉTELI FELHÍVÁSA

KERETMEGÁLLAPODÁSOS ELJÁRÁS MÁSODIK FORDULÓJÁNAK AJÁNLATTÉTELI FELHÍVÁSA

Ajánlatkérı: Magyar Állami Operaház 1061 Budapest, Andrássy út 22.

A beszerzés tárgya: „Tanúsított, elektronikus dokumentumkezelı rendszer beszerzése a Magyar Állami Operaház részére”

Budapest, 2008. december 30.

1

Tisztelt Ajánlattevı!

A Magyar Állami Operaház mint Ajánlatkérı a Közbeszerzésekrıl szóló 2003. évi CXXIX. Törvény (a továbbiakban: Kbt.) értelmében a jelen eljárás tárgyát képezı dokumentumkezelı rendszer beszerzése tekintetében a központosított közbeszerzések, és így a központosított közbeszerzési rendszerrıl, valamint a központi beszerzı szervezet feladat- és hatáskörérıl szóló 168/2004. (V. 25.) számú Kormány rendelet hatálya alá tartozik. A központosított közbeszerzések lefolytatásának szerve a Központi Szolgáltatási Fıigazgatóság 2008. december 15-i kezdı hatállyal keret megállapodást kötött a jelen eljárásban meghívásra kerülı szervezetekkel egységes dokumentumkezelı rendszerek szállítása tárgyában. Jelen eljárás a – Központi Szolgáltatási Fıigazgatóság elıírásai szerint – a leszerzıdtetett három Ajánlattevı újbóli versenybe hívásával, és a köztük való rangsor újbóli felállításával hivatott kiválasztani az Operaház szükségleteihez mérten legmegfelelıbb rendszert nyújtó szervezetet. A következıkben részletezett ajánlattételi felhívás, az ajánlattételi felhíváshoz megküldött ajánlati dokumentáció és a Közbeszerzésekrıl szóló 2003. évi CXXIX. Törvény (a továbbiakban: Kbt.) alapján ezúton tisztelettel kérjük fel Önt ajánlattételre: 1./ AZ AJÁNLATKÉRİ ADATAI (Kbt. 136/C. § (1) bek a) pont): Az ajánlatkérı neve: Magyar Állami Operaház Ajánlatkérı címe: 1061 Budapest, Andrássy út 22. Ajánlatkérı telefonszáma: 06 (1) 332-6150 Ajánlatkérı telefax száma: 06 (1) 354-0730 Ajánlatkérı e-mail címe: [email protected]

2./ A KERETMEGÁLLAPODÁSOS ELJÁRÁS ELSİ RÉSZÉT MEGINDÍTÓ HIRDETMÉNYRE TÖRTÉNİ HIVATKOZÁS (Kbt. 136/c. § (1) bek b) pont) A Központi Szolgáltatási Fıigazgatóság jelen eljárás alapját képezı keretmegállapodást a közbeszerzésekrıl szóló 2003. évi CXXIX. törvény értelmében lefolytatott, az Európai Unio hivatalos lapjában TED 2008/S 84-114178 azonosítószámon megjelentetett hirdetménnyel indított eljárás eredményeként kötötte.

2

3./ HIVATKOZÁS A MEGKÖTÖTT KERETMEGÁLLAPODÁSRA (Kbt. 136/c. § (1) bek c) pont) KSZF iktatószám: KIG01/44/151/2008. Keretmegállapodás azonosító szám: KM0101ISZR08 Megnevezés: „Tanúsított iratkezelési szoftverekhez kapcsolódó szolgáltatások és szoftverek beszerzése” Hatálya: 2008. 12. 15-tıl 48 hónapig bezárólag 4./ A KÖZBESZERZÉS TÁRGYA, MENNYISÉGE (nómenklatúra) (Kbt. 136/C. § (1) bek d) pont): A közbeszerzés tárgya, mennyisége: a Magyar Állami Operaház tanúsított Elektronikus Dokumentumkezelı Rendszerének kialakítása, beüzemelése, testre szabása, az iratkezelésre vonatkozó szabályok elkészítése valamit a felhasználók oktatása, termékkövetése és támogatása a jelen Ajánlattételi felhívásban, illetve dokumentációban részletezettek szerint. Nómenklatúra: Fı tárgy: 30240000-3 Szoftverek 30244000-1 Ügyviteli szoftverek 30248000-9 Szoftvertermékek

5./ A SZERZİDÉS MEGHATÁROZÁSA, AMELYNEK MEGKÖTÉSE ÉRDEKÉBEN TÁRGYALNI KÍVÁNNAK (Kbt. 136/C. § (1) bek e) pont): Szállítási szerzıdés az ajánlattételi felhívás és dokumentációban részletezettek szerint. 6./ A SZERZİDÉS IDİTARTAMA, VAGY A TELJESÍTÉS HATÁRIDEJE (Kbt. 136/C. § (1) bek f) pont): A szállítás határideje: a komplett beüzemeléssel és az oktatás befejezésével kapcsolatosan 2009. március 20; a szoftverkövetéssel és egyéb támogatási szolgáltatással kapcsolatosan folyamatos.

3

7./ AZ TELJESÍTÉS HELYE (Kbt. 136/C. § (1) bek g) pont): 1061 Budapest, Andrássy út 22. NUTS kód: HU1

8./ AZ ELLENSZOLGÁLTATÁS TELJESÍTÉSÉNEK FELTÉTELEI, ILLETVE A VONATKOZÓ JOGSZABÁLYOKRA VALÓ HIVATKOZÁS (Kbt. 136/C. § (1) bek h) pont): Ajánlatkérı a komplett beüzemelés vonatkozásában (bevezetési költségek) az ellenszolgáltatást egy összegben, az igazolt teljesítéstıl számított 30 napos fizetési határidın belül fizeti meg, termékkövetés és támogatás vonatkozásában (fenntartási költségek) évente utólag a tárgyévet követı év január 31-ig fizeti meg. Elılegfizetésre és részszámla benyújtására nincsen lehetıség 9./ ANNAK MEGHATÁROZÁSA, HOGY AZ AJÁNLATTEVİ TEHET-E TÖBBVÁLTOZATÚ (ALTERNATÍV) AJÁNLATOT (Kbt. 133. § (1) bek i) pont): Nem.

4

10./ AZ AJÁNLATOK BÍRÁLATI SZEMPONTJA A KBT. 57. § ALAPJÁN (Kbt. 136/D. § (2) bek b) pont): Az összességében legelınyösebb ajánlat (a Kbt. 57. § (2) bekezdés b) pontja) bírálati szempontja szerint az alábbi rész- illetve alszempontok alapján. Bírálati részszempontok Megnevezés

Bírálati alszempontok Súly

Megnevezés Bevezetési költségek

1. Ellenszolgáltatás

2. Kiegészítı funkciók

(15)

Fenntartási költségek

20

Work-flow megoldás

5

Dokumentumok verziókövetése Csoportos mőveletek támogatása

5

Relatív módszer: (1-100)

Abszolút módszer: (1-100)

5

2,5

(5) Helyszíni hibaelhárítás megkezdése bejelentéstıl számítva

4. Felhasználói értékelés

20

(40)

Telefonos rendelkezésre állásnál segítségnyújtás ideje 3. Támogatási szolgáltatások

Súly

Értékelési módszer (Adható pontszám)

Relatív módszer: (1-100) 2,5

Relatív módszer: (1-100)

40

5

Ellenszolgáltatás Alszempontonként a legalacsonyabb összeg kapja a maximális 100 pontot, a legmagasabb arányosabb kevesebbet, de legalább 1-et, a köztes összegek pontszámai pedig e két pont által meghatározott egyenesre esnek (értékarányosítás). Az ellenszolgáltatás részszempont súlyozott pontszáma a két alszempontra kapott, súlyszámokkal (20) megszorzott pontszámok összege. P= Alegjobb (Pmax - Pmin) / Avizsgált + Pmin ahol: P: a vizsgált ajánlati elem adott szempontra vonatkozó pontszáma Pmax: a pontskála felsı határa Pmin: a pontskála alsó határa Alegjobb: legalacsonyabb érték Avizsgált: a vizsgált ajánlat tartalmi eleme 45 db felhasználóra kalkulálva (nettó Ft-ban)

Árstruktúra Szerver oldali saját komponens(ek) licenc díja (Ft/fı) Kliens oldali saját komponens(ek) licenc díja (Ft/fı)

50 db felhasználóra kalkulálva (nettó Ft-ban) Iratkezelési helyzetfelmérés (Ft/szakértıi nap) Iratkezelési tanácsadás, konzultáció (Ft/szakértıi nap) Iratkezelési folyamatszervezés (Ft/szakértıi nap) Telepítés, installálás (Ft/szakértıi nap) Rendszerkonfigurálás (Ft/szakértıi nap) Integrálás más nyilvántartó rendszerekhez (Ft/szakértıi nap) Adatmigrálás költségei (Ft/szakértıi nap) Funkcionális testreszabás (Ft/szakértıi nap) Felhasználói csoport (12 fı) képzése (Ft/szakértıi nap) Üzemeltetıi képzés (Ft/szakértıi nap) Iratkezelési Szabályzat elkészítése (Ft/szakértıi nap) Egyéb szabályzatok elkészítése (Ft/szakértıi nap) Felhasználói támogatás (Ft/szakértıi nap) Üzemeltetıi támogatás (Ft/szakértıi nap) Fejlesztés felhasználói igények alapján (Ft/szakértıi nap) Helyi körülményekhez történı adaptáció (szinkronizálás, portolhatóság) (Ft/szakértıi nap) Bevezetési költségek összesen Éves üzemeltetési költség: licenc díjak (szoftverkövetés, jogszabálykövetés, adatbázis motor, operációs rendszer, alkalmazás, egyéb üzemeltetési szoftverek, támogatás) Fenntartási költségek összesen Összesen ár (bevezetési + fenntartási költségek)

A Központi Szolgáltatási Fıigazgatóság által kiadott iránymutatás értelmében a keretmegállapodásos eljárás második részében, a verseny újbóli megnyitásával történı beszerzés során lehetıség van egy bizonyos felhasználó szám felett díjmentes licenc megajánlására, amennyiben az Intézmény ezt elıírja.

6

A Magyar Állami Operaház, mint Ajánlatkérı él a felkínált lehetıséggel, így elıírja, hogy 45 fı feletti felhasználó szám tekintetében az Ajánlattevık által megajánlott licenc díj – valamennyi szükséges licenc vonatkozásában - 0 FT/fı kell, hogy legyen. Ellenkezı esetben az ajánlat érvénytelennek minısül Ajánlatkérı ezen kikötését fenntartja az esetleges, verseny újbóli megnyitása nélkül megvalósuló bıvítés során is, ui. a rendszer használatába a keretmegállapodás hatálya alatt bevonni kívánt végsı létszám hozzávetılegesen 100 fı. A kiírt mőszaki paraméterekhez mérten Ajánlattevıi mérlegeléstıl függıen szükségesnek tartott adatbázis licenc-ek költségét kérjük a fenti táblázatban megajánlott licencdíjak árába a beépíteni. Kiegészítı funkciók Bírálati alszempontok Megnevezés

Súly

Work-flow megoldás

5

Dokumentumok verziókövetése

5

Csoportos mőveletek támogatása

Értékelési módszer (Adható pontszám)

Pontozás / Értelmezési tartomány

Abszolút módszer: (1-100)

100 pont: megoldott 1 pont: nem megoldott 100 pont: megoldott 1 pont: nem megoldott 100 pont: csoportos mőveletek száma legalább 10 50 pont: csoportos mőveletek száma legalább 5 1 pont: csoportos mőveletek száma 0-4 között

5

A kiegészítı funkciók részszempont súlyozott pontszáma a három alszempontra kapott, súlyszámokkal (5) megszorzott pontszámok összege. Definíciók: - Work-flow megoldás alatt az ajánlatkérı, az iratkezelési szoftver azon lehetıségét, eszközét érti, amelynek segítségével az egyes ügytípusok esetére az iratkezelési (ügykezelési, iktatási stb.) lépéseket elıre konkrét személyekhez, és/vagy szervezetekhez lehet rendelni. - Dokumentumok

verziókövetése az ajánlatkérı értelmezésében az iratok/dokumentumok keletkezésétıl a kiadmányozásáig megvalósult változatainak tárolását, kezelését jelenti.

- Csoportos mőveletek: a felhasználók által egyszerre elvégezhetı mőveletek pl. átmeneti/központi

irattárba helyezés, mellékletek csatolása, érkeztetés, iktatás, lezárás

7

Támogatási szolgáltatások Bírálati alszempontok Megnevezés

Telefonos rendelkezésre állásnál segítségnyújtás ideje

Súly

Értékelési módszer (Adható pontszám)

2,5

Relatív módszer: (1-100) Helyszíni hibaelhárítás megkezdése bejelentéstıl számítva

2,5

Pontozás / Értelmezési tartomány

Felsı határ: 2 óra, Alsó határ: 15 perc (egész percben megadva). A legalacsonyabb ajánlat 100 pont, a legmagasabb ajánlat arányosan kevesebb, de legalább 1 pont, a köztes átlagpontok pedig e két pont által meghatározott egyenesre esnek. Felsı határ: 4 óra, Alsó határ: 1 óra (egész percben megadva). A legalacsonyabb ajánlat 100 pont, a legmagasabb ajánlat arányosan kevesebb, de legalább 1 pont, a köztes átlagpontok pedig e két pont által meghatározott egyenesre esnek.

A támogatási szolgáltatások részszempont súlyozott pontszáma a két alszempontra kapott, súlyszámokkal (2,5) megszorzott pontszámok összege. P= Alegjobb (Pmax - Pmin) / Avizsgált + Pmin ahol: P: a vizsgált ajánlati elem adott szempontra vonatkozó pontszáma Pmax: a pontskála felsı határa Pmin: a pontskála alsó határa Alegjobb: legalacsonyabb érték Avizsgált: a vizsgált ajánlat tartalmi eleme Helyszíni hibaelhárítás az alábbi esetekre értendı: „A” típusú hiba: - a rendszer (alkalmazás) egyetlen funkciója (modulja) sem mőködik (100%-os rendszerkiesés) - egy vagy több „B” típusú hiba egyidejő fellépése következtében a rendszer (alkalmazás) funkcionalitása (teljesítménye) 80% alá csökken, vagy a hiba megbénítja a felhasználó munkáját. „B” típusú hiba: - a rendszer (alkalmazás) egy vagy több funkciója (modulja) nem mőködik, de ezek kiesése nem eredményezi a rendszer (alkalmazás) teljes mőködésképtelenségét. „C” típusú hiba: - a rendszerben (alkalmazásban) fellépı olyan hiba, amely az adott funkció (modul) kiesését nem eredményezi, a használatot csak kismértékben befolyásolja, azonban javítása a követelmények szerinti mőködéshez szükséges. Felhívjuk az ajánlattevık figyelmét, hogy nyertességük kihirdetése esetén a támogatási szolgáltatásokra tett ajánlat a keretmegállapodásban rögzítésre kerül, illetve hogy ezen szerzıdéses feltételek megszegése kötbér fizetési kötelezettséget von maga után!

8

Felhasználói értékelés Ajánlattevınek az alábbi iratkezelési folyamatot be kell mutatnia egy mintafeladat mentén. A mintafeladat csak a bemutató alkalmával kerül átadásra az ajánlattevıknek. Ajánlatkérı fél órás felkészülése idıt biztosít az ajánlatkérık részére közvetlen a bemutató elıtt. A bemutató során a rendszert a Bíráló Bizottság tagjai lépésenként a megadott kritériumok figyelembevételével különkülön pontozzák, aszerint, hogy a bemutatott rendszert mennyire tartják felhasználó-barátnak. A Bíráló Bizottság tagjai által az egyes ajánlattevıknek adott pontszámok átlagolásra kerülnek és az értékarányosítás értékelési módszer ezen átlagpontokra kerül alkalmazásra, azaz a legmagasabb átlagpontot elérı ajánlattevı kapja e bírálati részszempont tekintetében a legmagasabb 100 pontot, a legkisebb átlagpontszámra arányosan kevesebb, de legalább 1 pont jár, a köztes átlagpontok pedig e két pont által meghatározott egyenesre esnek. A pontszám megszorzásra kerül a súlyszámmal (40). Adható pontszám

Iratkezelési folyamat 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.

Jogosultságok kezelése Iktatókönyvek nyitása, zárása Irattári terv létrehozása, karbantartása Küldemény érkeztetése, külsıs partner rögzítése, módosítása Érkeztetett küldemény iktatása fıszámra, Irat iktatása alszámra Saját (belsı keletkezéső) irat iktatása Ügyiratok szerelése Iktatás elosztólistával Iktatott irat postázása Határidı kezelése Irattári tételszám kiválasztása, a megadott tételszám módosítása Ügyirat lezárása, lezárás visszavonása Keresések különbözı szempontok szerint az iktatási adatbázisban Átmeneti és központi irattárba helyezés Selejtezés és levéltárba adás Találati lista rendezése, nyomtatása, file-ba exportálása Partner adattisztítás támogatása Iratkezeléshez szükséges iratsablonok elıállítása Helprendszer üzenetei Hibaüzenetek

1-10 1-10 1-10 1-10 1-10 1-10 1-10 1-10 1-10 1-10 1-10 1-10 1-10 1-10 1-10 1-10 1-10 1-10 1-10 1-10 1-10

Az értékelés az alábbi kritériumok figyelembe vételével történik: - a rendszer egészének logikus - az iratkezelési folyamatot követı – felépítése legyen, - a menüpontok, választási lehetıségek könnyő megtalálása, a keresési feltételek könnyen elsajátítható megadása, a keresés gyorsasága, - ergonómiai szempontok (a képernyık áttekinthetısége, rendezettsége, ikonok és betők mérete egyértelmően megkülönböztethetıek a kötelezıen és opcionálisan kitöltendı adatok) - szöveges üzenetek egyértelmő, célratörı megfogalmazása - a rögzített adatok alapján készülı listák, iratsablonok adattartalma, áttekinthetısége - a fenti funkciók mentén a használat egyszerősége (a lehetı legkevesebb képernyıváltással lehessen az adatokat rögzíteni).

9

A bemutatóra az ajánlattevınek biztosítania kell a számítógépet CD meghajtóval, 2003-as office programmal, valamint nyomtatót. Az ajánlatkérı internet csatlakozást biztosít. A mintafeladat bemutatásához Ajánlatkérı kéri a keretmegállapodásos eljárás KSZF által lefolytatott elsı fordulójában kiadott dokumentáció részét képezı „Mintafeladat” mappában található minta iratok, illetve útmutató felhasználását, és a mintafeladat ott írt feltételek szerinti elkészítését, bemutatását. A kész mintafeladatot a bemutatóra már be kell tölteni a rendszerbe. Amennyiben az ajánlattevı a megadott idıpontban tartandó bemutató során nem rendelkezik az elıírt tárgyi, valamint a bemutatáshoz szükséges személyi feltételekkel az ajánlat érvénytelennek minısül!

11./ A HIÁNYPÓTLÁS LEHETİSÉGE, VAGY ANNAK KIZÁRÁSA (Kbt. 133. § (1) bek m) pont): Ajánlatkérı az eljárásban a teljeskörő hiánypótlás lehetıségét biztosítja.

12./ AZ AJÁNLATTÉTELI HATÁRIDİ (Kbt. 136/C. § (1) bek i) pont):

2009. január 15. 12.00. 13./ AZ AJÁNLAT BENYÚJTÁSÁNAK CÍME (Kbt. 136/C. § (1) bek i) pont): Magyar Állami Operaház, Informatikai Iroda (1061 Budapest, Hajós utca 11, VI. emelet) 14./ AZ AJÁNLATTÉTEL NYELVE (Kbt. 136/C. § (1) bek i) pont): Magyar 15./ AZ AJÁNLAT(OK) FELBONTÁSÁNAK HELYE, IDEJE (Kbt. 136/C. § (1) bek j) pont): 2009. január 15. 12.00. Magyar Állami Operaház, Informatikai Iroda (1061 Budapest, Hajós utca 11, VI. emelet) 16./ AZ AJÁNLAT(OK) FELBONTÁSÁN JELENLÉTRE JOGOSULTAK: (Kbt. 136/C. § (1) bek j) pont): A Kbt. 80. § (2) bekezdése szerint, tehát az ajánlatok felbontásánál az ajánlatkérı vagy az általa megbízott személy, az ajánlattevı, valamint az általa meghívott személyek, továbbá a külön jogszabályban meghatározott szervek képviselıi, illetıleg személyek lehetnek jelen.

17./ A KONZULTÁCIÓ FOLYTATÁSÁNAK EGYÉB SZABÁLYAI (Kbt. 136/c. § (1) bek k) pont): Ajánlatkérı a benyújtott ajánlatok alapján, a meghívott ajánlattevıkkel történı tárgyalás nélkül határozza meg a keret megállapodásos eljárás második fordulójának nyertesét.

10

Az ajánlati kötöttség az Ajánlatok benyújtásától számított 30 napig tart. 18./ AZ EREDMÉNYHIRDETÉS IDİPONTJA ÉS TERVEZETT IDİPONTJA: (Kbt. 136/C. § (1) bek l) pont): Az eredményhirdetés tervezett idıpontja: 2009. január 30., 12.00. A szerzıdéskötés tervezett idıpontja: 2009. február 9., 12.00.

11

A

SZERZİDÉSKÖTÉS

19./ EGYÉB RENDELKEZÉSEK: 1. Rész ajánlattétel lehetısége: Ajánlatkérı ezen közbeszerzési eljárásban rész ajánlattételt nem biztosít. 2. Az ajánlattevı a központi beszerzı szervezet által lebonyolított keretmegállapodásos eljárás elsı részének lezárásaként kötött keretmegállapodásban meghatározottakhoz képest, az ajánlat - az összességében legelınyösebb ajánlat megítélésére szolgáló részszempontokkal összefüggı - tartalmi elemeire vonatkozóan, csak a keretmegállapodásban foglaltakkal azonos vagy a jelen eljárásban Ajánlatkérıként eljáró Magyar Állami Operaház számára kedvezıbb ajánlatot tehet tekintettel a Kbt. 136/C.§ (4) bekezdésére. 3. Ajánlatkérı az eljárás nyertesével köti meg a szerzıdést. 4. Ajánlattevı köteles kifejezetten nyilatkozni ajánlatában a Kbt. 70. § (1) bekezdése, a Kbt. 71. § (1) bekezdés a) és b) pontjai, a Kbt. 71. § (3) bekezdése tekintetében. A Kbt. 71. § (1) bekezdésre nemleges válasz esetén is nyilatkozni kell. 5. Az ajánlatok benyújtására vonatkozó formai követelmények: az ajánlati dokumentációban részletezettek szerint. 6. Az ajánlatnak tartalmaznia kell az ajánlattevı, (közös ajánlattétel esetén a külön- külön), illetve a közbeszerzés értékének 10 %-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó, illetve bevonásuk esetén a Kbt. 66. § (2) bekezdés és a 67. § (4) bekezdés szerinti szervezet (szervezetek) alábbi cégokmányainak egyszerő, másolati példányát: -

az ajánlattételi határidıt megelızı 60 napnál nem régebbi cégkivonat, az ajánlatban szereplı bármely nyilatkozatot aláíró cégjegyzésre jogosult személy aláírási címpéldánya az esetleges el nem bírált változás bejegyzési kérelem cégbírósági érkeztetı bélyegzı lenyomattal ellátott példánya a cégkivonatban nem szereplı kötelezettségvállaló(k) esetében, az erre vonatkozó, a meghatalmazott aláírását is tartalmazó írásos meghatalmazás.

7. Az ajánlatban benyújtásra kerülı igazolások egyszerő másolati példányban is becsatolhatóak. 8. Az ajánlattétel nyelve magyar, így minden idegen nyelven kiállított igazolás mellé, csatolni kell azok hiteles magyar nyelvő fordítását is, a szakfordításról és tolmácsolásról szóló 24/1986. (VI. 26.) MT rendelet és a végrehajtására kiadott 7/1986. (VI. 26.) IM rendelet elıírásainak megfelelıen.

23./ AZ AJÁNLATTÉTELI FELHÍVÁS MEGKÜLDÉSÉNEK IDİPONTJA: (Kbt. 136/C. § (1) bek m) pont): 2008. december 30.

12