KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang telah menganugerahkan nikmat dan rahmat-Nya, sehingga kita dapat menjalankan aktifitas sesuai dengan peran dan fungsi masing-masing dengan sebaik-baiknya. Shalawat dan salam kepada Nabi Besar Muhammad SAW sebagai uswatun hasanah dalam kehidupan keseharian, khususnya dalam memerankan tugas kita sebagai dosen dan pegawai di Universitas Islam Negeri Sumatera Utara. Transformasi IAIN menjadi UIN Sumatera Utara menghendaki adanya upaya-upaya percepatan dalam membangun budaya akademik dan manajemen kerja yang profesional dan berkualitas. Oleh karena itu dituntut adanya panduan dan Standard Operating Procedure (SOP) untuk dijadikan sebagai pedoman bagi pelaksanaan berbagai kegiatan dimaksud. Harus digarisbawahi bahwa SOP ini bukan hanya kumpulan instruksi semata, tetapi semua unit pelayanan teknis, baik di tingkat fakultas, lembaga, unit bisnis, maupun di tingkat universitas perlu memahami dan menjadikannya sebagai pedoman dalam memberikan pelayanan ke publik maupun non-publik. Disamping itu, untuk penyempurnaan pelayanan jangka penjang, SOP ini akan terus menerus direview sesuai dengan perkembangan UIN Sumatera Utara sehingga kualitas kegiatan dan layanan akan tetap bisa terjaga, dan memberikan dampak positif baik bagi lembaga maupun warga kampus. Dalam penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) ini, terimakasih yang setinggitingginya diucapkan kepada Tim Zona Integritas Pokja Pelayanan Publik, Dr. Azhari Akmal Tarigan, MA, Dr. Chuzaimah Batubara, MA, Dr. Inom Nasution, M.Pd, Dr. Sukiati, MA dan Dr. Isnaini Harahap, MA yang telah bekerja keras menyiapkan dan menyempurnakan berbagai SOP yang ada di lingkungan UIN Sumatea Utara. Semoga kerja kerasnya untuk membangun universitas yang kita cintai ini menjadi amal saleh dan mendapat perkenan Allah SWT. Amin.
Medan, Desember 2016 Ketua Lembaga Penjamin Mutu UIN Sumatera Utara Medan
Dr. M. Syahnan, M.A
i
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)…………………………………………. SK PEMBERLAKUAN SOP ………………………………………………………………. 1. SOP TATA PERSURATAN…………………………………………………………… 2. SOP PEMBAYARAN SPP…………………………………………………………….. 3. SOP PENYUSUNAN KRS…………………………………………………………….. 4. SOP PERKULIAHAN…………………………………………………………………. 5. SOP UJIAN TENGAH SEMESTER DAN UJIAN AKHIR SEMESTER…………….. 6. SOP UJIAN UAS (TULIS) ……………………………………………………………. 7. SOP PENERBITAN KHS……………………………………………………………… 8. PELAKSANAAN UJIAN KOMPREJENSIF …………………………………………. 9. PENGAJUAN DAN PEMBIMBINGAN PROPOSAL SKRIPSI…………………….. 10. PEMBIMBINGAN SKRIPSI………………………………………………………….. 11. PELAKSANAAN SEMINAR PROPOSAL SKRIPSI………………………………… 12. PELAKSANAAN UJIAN MUNAQASYAH………………………………………….. 13. PASCA UJIAN SEMINAR PROPOSAL……………………………………………… 14. PASCA UJIAN MUANAQASYAH…………………………………………………… 15. BEASISWA BIDIK MISI……………………………………………………………… 16. BEASISWA BANK INDONESIA…………………………………………………….. 17. BEASISWA PRESTASI/DIPA………………………………………………………… 18. BEASISWA UMUM…………………………………………………………………… 19. PENGADUAN MELALUI KOTAK SARAN…………………………………………. 20. PELAYANAN TERHADAP TAMU PIMPINAN…………………………………….. 21. PENGADUAN LANGSUNG………………………………………………………….. 22. PELAKSANAAN UJIAN PPL…………………………………………………………
i ii 1 4 10 16 20 25 31 35 39 43 47 51 55 60 64 69 73 77 81 85 89 93 97
KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA MEDAN NOMOR: 417E TAHUN 2016 TENTANG PEMBERLAKUAN SOP PELAKSANAAN UJIAN TENGAH SEMESTER ( UTS ) DAN UJIAN AKHIR SEMESTER (UAS) REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA MEDAN Menimbang
:
a.
Mengingat
:
1. 2. 3. 4. 5.
6.
7. 8. 9. 10
bahwa dalam rangka peningkatan mutu pelayanan akademik UIN SU perlu diberlakukan SOP Tata Persuratan UIN Sumatera Utara Medan yang telah disusun oleh Tim Penyusun dipandang memadai sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan dimaksud. Undang-Undang RI Nomor: 20 Tahun 2003, tentang Sistem Pendidikan Nasional; Undang-Undang RI Nomor: 14 Tahun 2005, tentang Guru dan Dosen; Undang-Undang RI Nomor: 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; Peraturan Pemerintah RI Nomor: 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan; Peraturan Pemerintah RI Nomor: 19 Tahun 2005 jo Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 2013 tentang Standar Nasional Pendidikan; Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pencegahan dan Penanggulangan Plagiat di Perguruan Tinggi; Peraturan Presiden RI, Nomor 131 tahun 2014, tentang Perubahan IAIN Sumatera Utara menjadi UIN Sumatera Utara; Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 63 Tahun 2009 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan; Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 49 Tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi; Peraturan Menteri Agama RI Nomor 55 tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja UIN Sumatera Utara Medan;
23
11 12
13
14
Peraturan Menteri Agama RI Nomor 10 tahun 2016 tentang Statuta UIN Sumatera Utara Medan; Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor: 190/PMK.05/2012, tentang Tata Cara Pembayaran dalam rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; Keputusan Menteri Agama RI Nomor B.II/3/1604 Tahun 2016 tentang Pengangkatan Rektor Universitas Islam Negeri Sumatera Utara Medan Surat Keputusan Rektor Nomor 396 tanggal 28 Oktober 2016 tentang Tim Kerja Pembangunan Zona Integritas menuju Wilayah Bebas Korupsi dan wilayah Birokrasi bersih dan Melayani . MEMUTUSKAN
MENETAPKAN
Pertama Kedua
Ketiga
: KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA MEDAN TENTANG PEMBERLAKUAN SOP UJIAN TENGAH SEMESTER DAN UJIAN AKHIR SEMESTER DI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA MEDAN. : Menetapkan pemberlakuan SOP Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester di UIN Sumatera Utara Medan. : SOP Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester di UIN Sumatera Utara Medan ini agar dipergunakan sebagai panduan pelaksanaan kegiatan akademik di UIN SU Medan oleh segenap pihak yang terkait dengan kegiatan tersebut. : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan ketentuan bahwa jika dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam Keputusan ini akan diperbaiki kembali sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di
:Medan
Pada Tanggal : 20 Desember 2016 Rektor,
Prof. Dr. Saidurrahman, M.Ag NIP. 19701204 199703 1 006
Tembusan : 1. Sekjen Kementerian Agama RI di Jakarta 2. Dirjen Pendidikan Islam Kementerian Agama RI di Jakarta 3. Direktur Pendidikan Tinggi Islam Kementerian Agama RI di Jakarta 4. Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara di Medan 5. Kepala Biro AUPK UIN Sumatera Utara Medan
24
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA MEDAN
No Tanggal Tanggal Revisi Tanggal efektif Disahkan oleh
Un.11. JSOPP.14-14.Ro 20-12-2016 22-12 2016 LPM
SOP PELAKSANAAN UJIAN TENGAH SEMESTER ( UTS ) DAN UJIAN AKHIR SEMESTER (UAS)
1. Tujuan
2.
3.
4.
5.
1.1. Untuk menjelaskan persyaratan dan tata cara persiapan dan pelaksanaan Ujian Tengah Semester (UTS) dan dan ujian AKhir Semester (UAS) 1.2. Memberikan pedoman kepada pihak terkait tentang mekanisme pelaksanaan UTS dan UAS pada setiap fakultas di UIN SU 1.3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan serta proses pelaksanaan UTS dan UAS di Fakultas Ruang Lingkup 2.1. Persiapan Ujian tengah semester dan ujian akhir semester 2.2. Pelaksanaan ujian tengah semester dan ujian akhir semester 2.3. Pihak-pihak yang terlibat dalam ujian tengah semester dan Ujian akhir semester Definisi 3.1. Ujian Tengah Semester (UTS) adalah ujian sumatif yang dilaksanakan pada pertengahan semester (setelah 7 kali perkuliahan) 3.2. Ujian Akhir Semester (UAS) adalah ujian sumatif yang dilaksanakan pada akhir semester (setelah minimal 13 kali perkuliahan) Pengguna 4.1. Pimpinan Fakultas 4.2. Ketua dan sekretaris jurusan/program studi 4.3. Panitia Ujian 4.4. Pengawas ujian 4.5. Dosen 4.6. Mahasiswa Prosedur 5.1. UJian Tengah Semester (UTS) 5.1.1. Pada minggu kelima perkuliahan, Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kelembagaan mengedarkan surat kepada dosen (online) untuk menyelenggarakan UTS setelah tuntas 7 kali perkuliahan 5.1.2. Bagaian akademik, kemahasiswaan dan alumni fakultas menyiapakan daftaar hadir, daftar nilai, dan lembar jawaban ujian 5.1.3. Masing-masing dosen menyiapkan jenis ujian yang akan dipakai dalam UTS 25
5.1.4. Dosen mengawasi sendiri UTS mata kuliah yang diampunya sesuai perkuliahan 5.1.5. Dosen mengoreksi hasil ujian dan menyerahkan kembali ke mahasiswa beserta feedbacknya pada perkuliahan berikutnya 5.1.6. Nilai UTS disimpan dosen untuk nantinya digabungkan dengan nilai tugas dan UAS menjadi nilai akhir 5.2. Ujian Akhir Semester (UAS) 5.2.1. Persiapan 5.2.1.1. Fakultas mengirimkan surat permintaan soal ujian kepada dosen pada minggu ke 12 masa perkuliahan 5.2.1.2. Dosen menyerahkan soal dalam bentuk print out atau dikirim via email satu minggu sebelum pelaksanaan UAS 5.2.1.3. Fakultas membentuk panitia UAS 5.2.1.4. Fakultas mempersiapkan draf tata tertib UAS 5.2.1.5. Fakultas mengadakan rapat persiapan UAS dengan dihadiri seluruh dosen untuk mempersiapkan UAS 5.2.1.6. Fakultas menyaipkan ruangan ujian dengan mengatur kursi dan member no ujian 5.2.1.7. Fakultas menyiapkan berita acara ujian dan daftar hadir mahasiswa untuk masing-masing mata kuliah 5.2.1.8. Fakultas menyiapkan jaweal UAS dan jadwal pengawas UAS 5.2.1.9. Fakultas memperbanyak soal Ujian sesuai jumlah peserta ujian ditambah cadangan 3 lembar. 5.2.2. Pelaksanaan 5.2.2.1. Mahasiswa memasuki raunagan ujian minimal 5 menit sebelum ujian dimulai dan duduk sesuai nomor urut absen 5.2.2.2. Mahasiswa berbusana putih- hitam dan peci bagi laki-laki 5.2.2.3. Pengawas ujian membacakan tata tertib ujian 5.2.2.4. Pengawas membagikan kertas lembar jawaban diikuti dengan kertas berisi soal 5.2.2.5. Pengawas mengisi berita acara ujian sebanyak dua lembar 5.2.2.6. Pengawas ujian mengedarkan daftar hadir ujian yang harus ditanda tangani mahasiswa peserta ujian 5.2.2.7. Pengawas menulis rekaman kondisi jalannya ujian dalam berita acara ujian 5.2.2.8. Setelah berakhirnya waktu ujian, pengawas mengumpulkan kertas lembar jawaban dan menyerahkannya ke panitia ujian 5.2.2.9. Paniitia ujian menyiapkan lembar jawaban, daftar hadir dan berita acara ujian untuk diserahkan 26
kepada dosen pengampu mata kuliah masingmasing 5.2.2.10.Dosen diwajibkan menyerahkan nilai ke fakultas selambat-lambatnya setelah satu minggu dari pelaksnaan ujian 5.2.2.11.Fakultas/jurusan mengupload nilai yang telah diserahkan dosen 5.2.3. Tata Tertib Ujian Akhir Semester 5.2.3.1. Draf tata tertib Ujian Akhir Semester disiapkan oleh panitia Ujian akhir semester 5.2.3.2. Draf tata tertib ujian akhir semester dibahas dalam rapat persiapan ujian akhir semester dihariri oleh seluruh dosen 5.2.3.3. Tata tertib ujian semester harus mencakup; 5.2.3.3.1. Ketentuan umum 5.2.3.3.2. Kewajiban administrative dan kewajiban lainnya 5.2.3.3.3. Larangan-larangan 5.2.3.3.4. Sanksi-sanksi 5.2.3.3.5. Upaya bandingan mahasiswa 6. Refensi 6.1. ORTAKER UIN SU Medan 6.2. Undang-undang NO 20 Tahun 2003 tentang system Pendidikan Nasional 7. FLOWCHART 7.1. Ujian Tengah semester FLOWCHAT PELAKSANAAN UJIAN TENGAH SEMESTER PELAKSANA NO
AKTIVITAS Wadek I
1
Mengedarkan surat ke dosen untuk menyelenggarakan UTS
2
Menyiapkan daftar hadir, daftar nilai, dan lembar jawaban
3
Menyiapkan jenis ujian yang akan dipakai dalam UTS
4
Melaksanakan dan mengawasi ujian
5
Mengkoreksi hasil UTS
6
Menyerahkan hasil UTS ke mahasiswa
7
Meng-upload hasil UTS
MUTU BAKU
Subbag Akademik
27
Dosen
Syarat/ Perlengkapan
Waktu
Output
7.2. FLOWCHART UAS
Lampiran-lampiran 1. 2. 3. 4.
Format rekapan absensi dosen Format rekapan absensi mahasiswa Format rekapan catatan pertemuan Format daftar hadir dan nilai ujian
28
