Károli Gáspár Református Egyetem A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE
ME – 1.0.0 A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE 1. Az eljárás célja „A dokumentumok kezelése” eljárás célja, hogy az egyetem a minıségbiztosítási rendszer számára szükséges dokumentumokat ellenırzés alatt tartsa, hogy mindenki számára egyértelmő legyen, hogy melyik dokumentum érvényes. 2. Alkalmazási terület A jelen eljárás az egyetem tevékenységeit szabályozó elıírások és dokumentumok kiadására, módosítására, kezelésére, nyilvántartására és ırzésére vonatkozik. Az eljárás alkalmazása minden munkatárs számára kötelezı. A dokumentumok szabályozott rendjének fenntartását a minıségbiztosítási vezetı felügyeli. Az egyetem dokumentum-kezelési rendje megkülönbözteti az egyetem mőködéséhez szükséges belsı- és külsı követelményeket tartalmazó dokumentumokat. 3. Felelısség és hatáskör A minıségbiztosítási dokumentumok elkészítéséért, nyilvántartásukért, átvizsgálásáért, módosításáért, megırzéséért és az elavult dokumentumok selejtezéséért a minıségbiztosítási vezetı felel. A minıségbiztosítási dokumentumok ellenırzéséért, jóváhagyásáért, hatályba léptetéséért és visszavonásáért a minıségbiztosítási vezetı felel. 4. A dokumentumok kezelése 4.1 Általános elıírások A minıségbiztosítási dokumentumoknak a következı általános követelményeket kell tartalmaznia: Az egyetem megnevezése a dokumentum egyértelmő megnevezése a dokumentum teljességét bizonyító tartalomjegyzék, lapszámozás a készítés dátuma, az érvényesség kezdete a kiadás jogszerőségét bizonyító jelzet (készítı, ellenırzı vagy jóváhagyó – az egyes dokumentum sajátosságainak megfelelıen). a nyilvántartási szám (a számozott példány sorszáma), a kiadás száma, a módosítás száma minden lapját, illetve minden tovább bontható részét el kell látni azonosítóval. Minıségbiztosítási dokumentumot, belsı szabályozó dokumentumot a minıségbiztosítási vezetı adhat ki, írhat alá. Készítıje, átvizsgálója a minıségbiztosítási vezetı, vagy az általa kijelölt személy lehet. Csak érvényes dokumentumot szabad az egyetem mőködési folyamataiban használni.
1
Károli Gáspár Református Egyetem A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE
ME – 1.0.0 4.2 A dokumentumok kiosztása és visszavonása A minıségbiztosítási dokumentumok közül a Minıségbiztosítási Kézikönyv és a hozzá kapcsolódó minıségügyi eljárás-utasítások aktuális változatából minden egység minıségügyi megbízottja nyomtatott formában kap egy számozott példányt, aki egyben felel a dokumentumok megóvásáért. A kiosztásukért és visszavonásukért a minıségbiztosítási koordinátor felel. 4.3 A dokumentumok tárolása A dokumentumok tárolására dokumentum-tárakat kell fenntartani, amelyeknek kezelıi felelısek a dokumentumok épségének, teljességének megırzéséért, a mindenkori visszakereshetıség fenntartásáért. A minıségbiztosítási dokumentum-tárban elhelyezett dokumentumokhoz csak a minıségbiztosítási vezetı a Minıségbiztosítási koordinátor és a minıségbiztosítási adminisztrátor jogosult hozzáférni. A minıségbiztosítási dokumentum-tárban kell tárolni: az érvényes belsı dokumentumok törzspéldányait, vagyis eredeti aláírást viselı példányait, mágneslemezen vagy más adathordozón tárolt példányt, a belsı dokumentumok bevont (érvénytelen) változatainak egy-egy példányát. A minıségbiztosítási dokumentumok elektronikus formában készülnek és nyomtatott formában kerülnek kiosztásra. A nyomtatott formában kiosztott dokumentumok megóvásáért, tárolásáért az azzal megbízott személy felel. 4.4 A dokumentumok módosítása A dokumentum módosításakor a módosítást jelölni kell a dokumentum minden oldalán. A minıségbiztosítási vezetı gondoskodik arról, hogy a dokumentumok érvényes kiadási állapotának azonosítása, a hatályon kívül helyezett dokumentumok érvénytelenítése megtörténjen. Az eredeti érvénytelen dokumentumokat áthúzással „Érvénytelen” felirattal, dátummal és aláírással látja el a minıségbiztosítási vezetı, melynek egy példányát archiválni szükséges. Az érvénytelen dokumentum papíralapú példányait a szervezeti egység vezetıje visszavonja, helyette az érvényes változatot adja ki. A módosított dokumentumot ugyanazon a szinten kell jóváhagyni, mint amelyen az eredeti dokumentum jóváhagyása történik. A jóváhagyó ellenırzés során a minıségbiztosítási vezetı megvizsgálja, hogy a tervezett módosítás milyen kölcsönhatásban áll más dokumentumokkal. Ezekre a hatásokra tekintettel kell lenni, és szükség esetén a további módosítások végrehajtásáról intézkedni kell. A jóváhagyott módosított változatot az új dokumentumokhoz hasonlóan regisztrálja a minıségbiztosítási vezetı az érvényes dokumentumok jegyzékén. A minıségbiztosítási vezetı feladata, hogy a minıségbiztosítási dokumentumok rendszeres, általában évenkénti felülvizsgálata megtörténjen. A dokumentumok módosítását bárki kezdeményezheti.
2
Károli Gáspár Református Egyetem A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE
ME – 1.0.0 4.5 A dokumentumok kezelése A minıségbiztosítási dokumentumok (kézikönyv, eljárások, stb) kezelésére az itt leírtak szolgálnak. A dokumentumok több esetben tartalmaznak formanyomtatványokat is. A minıségbiztosítási dokumentáció másik típusa a feljegyzések, pl a minıségcélok és egyéb bizonylatok, a kitöltött formanyomtatványok. A feljegyzések kezelésére az „ME-2.0.0 „A feljegyzések kezelése” c. eljárásban leírtak az érvényesek.
4.6 A dokumentumok megırzése A belsı szabályozó dokumentumok és bizonylatok megırzésérıl jogszabályok (pl. számviteli, adóügyi, …), egyebekrıl az iratkezelés rendje, vagy a kiadványozó intézkedései az érvényesek. Ilyenek hiányában a szabályozó dokumentumokat a visszavonástól számított 8 évig, a bizonylatokat 4 évig kell megırizni. A számítógépes dokumentumokat, adatokat olyan adathordozóra kell menteni, amelyek olvashatósága a megırzés elıírt idejéig biztosítható.
Készítette:
Jóváhagyta:
3
Károli Gáspár Református Egyetem A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE
ME – 1.0.0 1. sz. melléklet
Dokumentum nyilvántartási lap (ME-1.0.0./1)
Sorszám
Megnevezés
Iktatószám
Kelt
Aláírás
4
Károli Gáspár Református Egyetem A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE
ME – 1.0.0
KIOSZTÁSI LISTA (ME-1.0.0./2) A példány sorszáma
A dokumentum megnevezése
Az átvétel ideje
Az átvevı aláírása
A leadás idıpontja
A leadó aláírása
5
Károli Gáspár Református Egyetem A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE
ME – 1.0.0
Érvényes dokumentumok jegyzéke (ME-1.0.0./3)
Azonosító A dokumentum megnevezése
Készítette
Ellenırizte
Elfogadás dátuma
Megırzési hely
Megırzési idı
Archiválás helye
Archiválás ideje
Selejtezı
Selejtezés módja
Selejtezés ideje
6
