ELSZÁMOLÓH
Z
ELSZÁMOLÓHÁZ
KARBANTARTÁSI MUNKÁK LEBONYOLÍTÁSÁNAK SZABÁLYZATA
Hatályos: 2014. 04. 01.
A szabályzat célja és hatálya
I.
1. A szabályzat célja - Szabályozni a Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet (a továbbiakban Elszámolóház) és az alapító okiratban felsorolt telephelyei, valamint az Elszámolóházhoz hozzá rendelt költségvetési szervek (továbbiakban: Intézmény) érdekkörébe tartozó ingatlanok (terület, épület, építmény) karbantartási munkáival kapcsolatos – az Elszámolóház közreműködésével folytatott – tevékenységeket. - Szabályozni az Elszámolóház és az alapító okiratban felsorolt telephelyein lévő ingóságok karbantartásával kapcsolatos tevékenységeket, beleértve a Klebelsberg Intézményfenntartó Központ (továbbiakban: KLIK) használatába adott ingóságok karbantartásával kapcsolatos tevékenységeket.
II.
A szabályzat hatálya
1. Tárgyi hatály A karbantartási munkák lebonyolításának szabályzata (továbbiakban: Szabályzat) tárgyi hatálya kiterjed az Elszámolóház érdekkörébe tartozó valamennyi az I.1. pontban körülírt karbantartási feladat lebonyolítására. Az Elszámolóház hatásköre - az alapító okirat alapján – nem terjed ki az ingatlannal kapcsolatos alábbi tevékenységekre: - beruházás (építési beruházás); - felújítás építési tevékenység; - Helyreállítás (újjáépítés). 2. Időbeni hatály A Szabályzat időbeli hatálya a kiadás dátumától érvényes. 3. Alanyi hatály A Szabályzat alanyi hatálya kiterjed az Elszámolóházra, mint szervezetre.
-
4. Területi hatály A Szabályzat területi hatálya kiterjed: PMJV közigazgatási területén belül fekvő alábbi helyszínekre: Elszámolóház székhelye (7621 Pécs, Bercsényi u. 3.); Elszámolóház alapító okiratában felsorolt telephelyeire; Intézmény és tagintézményei helyszíneire; PMJV közigazgatási területén kívül fekvő alábbi helyszínekre: Pécsi Kulturális Központ I.sz. tábor 8646 Balatonfenyves-alsó, Mária u. 53. Pécsi Kulturális Központ II. sz. tábor 8646 Balatonfenyves-alsó, Mészáros L. u. 17. Pécsi Kulturális Központ III. sz. tábor 8646 Balatonfenyves-alsó, Mária u. 55.
III.
Irányadó rendelkezés – alávetettség; Irányadó szerződés
1. Jelen Szabályzat az Elszámolóház SZMSZ-e alapján készült, különös figyelemmel az Elszámolóház SZMSZ 1/a mellékletére (Munkamegosztási Megállapodás). 2. Amennyiben az ingó és ingatlan karbantartási feladatra jogszabály, vagy a PMJV közgyűlési rendelete, más, kötelező előírást tartalmaz, akkor azt kell végrehajtani. 3. Az Elszámolóház a költségvetésében biztosított ingatlan és ingó karbantartási kerete terhére látja el karbantartási feladatait.
4. Az ingatlan karbantartási keret felhasználására az Elszámolóház közbeszerzési eljárást folytatott le, melynek eredményeként az alábbi tárgyú szerződés keretében (továbbiakban: Keretszerződés) valósítja meg az ingatlan karbantartási feladatokat: „Megrendelő a jelen keretszerződés szerint vállalkozásba adja, a Vállalkozó, pedig elvállalja a Megrendelő által közölt intézmények és telephelyeik eseti, azonnal (2 órán belül), illetve sürgősen (2 munkanapon belül) megkezdendő építőmesteri - szakipari - villanyszerelési – gépészeti - egyéb kiegészítő tevékenységek munkáit - külön megrendelés alapján a lefolytatott közbeszerzési eljárás ajánlattételi felhívásának és dokumentációjának megfelelően.” A Szabályzat 1. sz. melléklete tartalmazza azokat a Közös Közbeszerzési Szószedet (CPV) szerint megnevezett munkanemeket, melyeket kizárólag a közbeszerzés alapján szerződött vállalkozástól kell megrendelni. 5. Az Intézmény feladata elvégezni, illetve elvégeztetni saját költségén a napi működéshez szükséges „egyszerű” karbantartási feladatokat, az Elszámolóház költségvetésében erre fedezet nem áll rendelkezésre, e feladatokat nem végzi. IV.
Alapfogalmak (jogszabály, valamint e Szabályzat alkalmazásában)
Építmény: építési tevékenységgel létrehozott, illetve késztermékként az építési helyszínre szállított, – rendeltetésére, szerkezeti megoldására, anyagára, készültségi fokára és kiterjedésére tekintet nélkül – minden olyan helyhez kötött műszaki alkotás, amely a terepszint, a víz vagy az azok alatti talaj, illetve azok feletti légtér megváltoztatásával, beépítésével jön létre (az építmény az épület és műtárgy gyűjtőfogalma). (1997. évi LXXVIII. törvény az épített környezet alakításáról és védelméről 2. § 8. pont) Épület: jellemzően emberi tartózkodás céljára szolgáló építmény, amely szerkezeteivel részben vagy egészben teret, helyiséget vagy ezek együttesét zárja körül meghatározott rendeltetés vagy rendeltetésével összefüggő tevékenység, avagy rendszeres munkavégzés, illetve tárolás céljából. (1997. évi LXXVIII. törvény az épített környezet alakításáról és védelméről Fogalom meghatározások 2. § 10. pont)
-
Építtető: az építésügyi hatósági engedély kérelmezője, az építési beruházás megvalósításához szükséges hatósági engedélyek jogosultja, illetve az építési-bontási tevékenység megrendelője vagy folytatója. (1997. évi LXXVIII. törvény az épített környezet alakításáról és védelméről – Fogalom meghatározások 2. § 4. pont) A fenti fogalom-meghatározás alapján - e Szabályzat alkalmazásában – Építtető: az Elszámolóház;
-
Üzemeltető: Az üzemeltetés célja, hogy biztosítsa az ingatlan (épület, terület), építmény üzemszerű használatát. Az üzemeltető feladata, hogy gondoskodjon a megfelelő állagvédelméről és biztosítsa az épületingatlan, területingatlan, építmény vagy annak elemeinek használhatóságát. Az üzemeltető gondoskodik a létesítmény fenntartási, illetve javítási feladatairól. A fenti célmeghatározás alapján - e Szabályzat alkalmazásában – Üzemeltető: az Elszámolóház; az Önállóan működő Intézmény. Építési napló: az építőipari kivitelezési tevékenység megkezdésétől annak befejezéséig vezetett, hatósági és bírósági eljárásban felhasználható, a szerződés tárgya szerinti építőipari kivitelezési tevékenység jellemzőit – kormányrendeletben meghatározott módon – tartalmazó dokumentum. (1997. évi LXXVIII. törvény az épített környezet alakításáról és védelméről – Fogalom meghatározások 2. § 19. pont) Építési beruházás: az építési tevékenység megvalósításával összefüggésben végzett gazdasági, és építésügyi tevékenységek összessége. (1997. évi LXXVIII. törvény az épített környezet alakításáról és védelméről – Fogalom meghatározások 2. § 30. pont)
Építési tevékenység: építmény, építményrész, épületegyüttes megépítése, átalakítása, bővítése, felújítása, helyreállítása, korszerűsítése, karbantartása, javítása, lebontása, elmozdítása érdekében végzett építési-szerelési vagy bontási munka végzése. (1997. évi LXXVIII. törvény az épített környezet alakításáról és védelméről – Fogalom meghatározások 2. § 36. pont) Karbantartás (állagmegóvás) - e Szabályzat alkalmazásában: meglévő építmény, építményrész, önálló rendeltetési egység, helyiség kármegelőzése, kárelhárítása érdekében végzett, az eredeti állagának visszaállítását szolgáló építési-szerelési munka, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény vonatkozó rendelkezései. Pl. karbantartás a rendeltetésszerű használat érdekében elvégzendő kármentesítés, a csere, amelyet a folyamatos, zavartalan, rendeltetésszerű működés indokol; a rendeltetésszerű használat érdekében az épületen elvégzett külső, belső állagmegóvási munka (a vakolás, a festés, a mázolás) még akkor is, ha az az egész épületre kiterjed (homlokzattatarozás), vagy ha korszerűbb formában és módszerrel történik a javítási munka (például meszelés helyett festenek vagy tapétáznak, vagy falburkolatot helyeznek el, vagy szőnyegpadló helyett parkettát raknak le, vagy fordítva; amennyiben az épület külső hőszigetelése kapcsán, a folyamatos elhasználódás helyreállításaként, a rendeltetésszerű használat érdekében történik a falak hőszigetelése és az nem eredményezi a teljesítőképesség közvetlen növelését, akkor az karbantartásnak minősül; a tetőszigetelés kapcsán azt kell mérlegelni, hogy a tervezett munkálatok a korszerű technika alkalmazásával az eredetitől eltérő megoldással növelik az épület gazdaságosságát (felújítás), vagy a tetőszigetelés folyamatos elhasználódása következtében szükségessé vált helyreállításról - ideértve az alkotórészek lényeges elemeinek cseréjét is - van szó (karbantartás); „egyszerű” karbantartási feladat - e Szabályzat alkalmazásában: Egyszerű karbantartási feladat az, amely az Elszámolóház, illetve az Intézmény technikai, fizikai dolgozói állományába tartozó alkalmazott munkaköri leírásába beépíthető, és azt az adott munkavállaló a rendelkezésére bocsátott anyaggal és munkaeszközzel szakszerűen, biztonságosan, jó minőségben képes elvégezni. Ingó karbantartása - e Szabályzat alkalmazásában: Ingó dolog rendeltetésszerű működésének biztosítása érdekében végzett javítási-szerelési munka. Felújítás: meglévő építmény, építményrész, önálló rendeltetési egység, helyiség rendeltetésszerű és biztonságos használhatóságának, valamint üzembiztonságának megtartása érdekében végzett (jó karbantartási) építési tevékenység. Helyreállítás (újjáépítés): építmény rendeltetésszerű és biztonságos használatra alkalmassá tétel érdekében végzett felújítási tevékenység az építmény építményrész, eredeti építészeti, alaprajzi kialakításának lehetséges megtartása mellett. Kivitelező: A vállalkozó kivitelező olyan természetes vagy jogi személy, jogi személyiség nélküli gazdasági társaság, akivel, vagy amellyel az építtető, vagy az építtető nevében a beruházás lebonyolító építési szerződést köt az építőipari kivitelezési tevékenység teljes elvégzésére, vagy egyes építési-szerelési munkák elvégzésére. – E szabályzat alkalmazásában: A vonatkozó közbeszerzés eredményeként szerződött vállalkozó. Egyéb Vállalkozó: E szabályzat alkalmazásában - A vonatkozó közbeszerzés eredményeként szerződött vállalkozóval (Kivitelező) nem azonos, olyan természetes vagy jogi személy, jogi személyiség nélküli gazdasági társaság, akivel, vagy amellyel az Elszámolóház szerződést köthet a 1. sz. mellékletben fel nem sorolt munkanemek elvégzésére. Saját munkaerő: Elszámolóház SZMSZ-ében technikai dolgozóként nevesített közalkalmazott.
Intézmény technikai dolgozója: az Elszámolóházhoz rendelt, intézményekben foglalkoztatott műszaki, karbantartási feladatot ellátó személy, ideértve a gondnok, udvaros munkakörben foglalkoztatott személyt is.
V. -
Karbantartási feladatok
1. A karbantartás feladat típusa: Tervezett karbantartás (éves karbantartási terv alapján megvalósított); Eseti (ad hoc) előre nem tervezhető karbantartás;
VI.
Tervezett karbantartás
1. Karbantartási igény felmérése Az Elszámolóház székhelye és telephelyei tekintetében az Elszámolóház Intézményműködtetési Osztály (továbbiakban: IMO) a tárgyévet megelőző év szeptember 15. napjáig felméri az ingatlan és ingó karbantartási igényt (ingatlanok tekintetében: építészeti, gépészeti, villamossági). Az Intézmény a tárgyévet megelőző év szeptember 15. napjáig elkészíti és az Elszámolóház részére elektronikus formában az
[email protected] e-mail címre megküldi az illetékességi körébe tartozó ingatlanok tárgyévre vonatkozó teljes karbantartási igényét (építési, gépészeti, villamossági), fontossági sorrendbe állítva. A rendelkezésre álló, illetve beérkezett adatokat az IMO elemzi, szakmailag súlyozza, majd igényterv formájában összesíti, melyet felterjeszt a gazdasági vezető részére. A véglegesített igénytervet az Elszámolóház igazgatója hagyja jóvá. Az igény-tervben tételenként rögzíteni kell, hogy a karbantartási feladatot ténylegesen ki végzi el (Kivitelező, Egyéb Vállalkozó, saját munkaerő, Intézmény technikai dolgozója). A Közös Közbeszerzési Szószedet (CPV) szerint megnevezett munkálatokat kizárólag a Kivitelezőtől kell megrendelni.
2. Előzetes tervezés Az IMO osztályvezető – a műszaki főelőadó közreműködésével – pontosítja a költségigényt, megbecsülve a reális következő évi pénzügyi költségvetési lehetőséget. Ezek alapján a műszaki állapotot bemutató fényképekkel illusztrált, rövid műszaki leírást, indoklást tartalmazó „20…. évi előzetesen javasolt épület, építmény karbantartási munkák” névvel ellátott dokumentumot állít össze, melyet az Elszámolóház igazgatójának jóváhagyása után, október 31-ig eljuttat a PMJV Önkormányzat Polgármesteri Hivatala Pénzügyi Főosztályának vezetője részére. A tárgyévi ingatlan (épület, építmény) és ingó karbantartási munkák előterjesztésében gondoskodni kell az előre nem látható – előre nem nevesíthető – meghibásodások, balesetveszélyes helyzetek elhárítására szolgáló Elszámolóház vis maior keret biztosításárról, melynek mértéke legalább a tervezett karbantartási költségvetés összértéken 15%-át éri el. 3. Tárgyévi (tényleges) karbantartási munkák jóváhagyásának rendje A tárgyévi költségvetési rendelet elfogadását követő két héten belül az IMO a karbantartásra rendelkezésre álló fedezet ismeretében szakmai szempontból, valamint az Intézmény javaslata alapján újrasorolja az előzetes tervben szereplő, illetve az időközben felmerült igényeket. A műszaki főelőadó a „A 20….. évi javasolt épület, építmény karbantartási munkák” névvel ellátott dokumentumot állít össze papír alapon és elektronikus formában. A IMO osztályvezető által ellenőrzött és a gazdasági vezetővel egyeztetett dokumentumot az Elszámolóház igazgatója hagyja jóvá. A fenti dokumentum alapján az IMO osztályvezetője negyedévente köteles (tárgyidőszakot megelőző hó 20-ig) a gazdasági vezetőt tájékoztatni a következő negyedéves ingatlan karbantartási munkálatokról.
4. Tárgyévi ingatlan karbantartási munkák nyilvántartása Az Elszámolóház műszaki főelőadója naprakészen vezeti ún. Idősoros nyilvántartás (továbbiakban: I-soros nyilvántartás) táblázat formájában, amely tartalmazza (különösen, de nem kizárólag) az alábbi adatokat, amelyekért teljes körű felelősséget vállal: Intézmény hibabejelentőjéből megismerhető alapadatokat (pl.: helyszín, hiba leírása, stb.) Megrendelt munka rövid megnevezése, leírása Munkanem besorolása (építészet, gépészet, villamosság) Kivitelező megnevezése Az elvégzett munkára befogadott számla adatai (pl.:számlaszám, összeg)
VII.
Eseti (ad hoc) karbantartás
1. Az eseti (ad hoc) karbantartás igényt az Elszámolóház, vagy az Intézmény érintett szervezeti egysége által az IMO–nak megküldött un. hibabejelentő értesítésen kell jelezni (e-mail, fax, rendkívüli esetben telefon)
VIII.
A karbantartási feladatok lebonyolításának menete (ügymenet)
1. Valamennyi (tervezet, és az ad hoc) karbantartási feladat elvégzésének munkafolyamatát a 2. sz. melléklet (Folyamatábra) tartalmazza. 2. A karbantartási feladatok elvégzését az IMO osztályvezető, vagy az általa megbízott személy irányítja. 3. Az IMO koordinátora az írásos hibabejelentést az érkezés sorrendjében az I-soros nyilvántartásban rögzíti. 4. A IMO műszaki főelőadója meggyőződik a hiba műszaki jellegéről, és annak ismeretében kezdi meg a karbantartási, illetve hibaelhárítási feladat elhárítását célzó intézkedést. 5. Az IMO műszaki főelőadója a hibajelentés tartalma - szükség esetén helyszíni bejáráson szerzett információ - alapján minősíti a feladatot és javaslatot tesz az adott karbantartás ügymenetére. A közvetlen élet- és baleset veszély, vagy az előre láthatóan nagyobb vagyoni kár veszélye elhárítására haladéktalanul intézkedni kell. 6. Az IMO osztályvezető a javaslat figyelemvételével az alábbi ügymenet végrehajtását rendelheti el: A/ saját munkaerő igénybevétele; B/ Kivitelező igénybevétele; C/ Egyéb Vállalkozó igénybevétele; A/ Saját munkaerő igénybevétele 1. Az Elszámolóház a telephelyein foglalkoztatott saját munkaerővel végzi azokat a szakipari munkák (építőmesteri, gépészeti, villanyszerelési) kivitelezését, melyek technikailag, illetve nagyságrendileg nem igénylik külső vállalkozó (Kivitelező; Egyéb Vállalkozó) bevonását. 2. A műszaki főelőadó az Elszámolóház Munkaügyi Osztályától kapott adatok alapján naprakész nyilvántartást vezet a saját munkaerőről (szakképzettség, munkahely, munkaidő-beosztás).
3. A műszaki főelőadónak: - meg kell szervezni, hogy a hiba elhárításához a megfelelő képzettségű szakember rendelkezésre álljon, az illetékes kincstárnokkal vagy gazdasági ügyintézővel a saját munkaerő vezénylését egyeztetnie kell; - gondoskodnia kell arról, hogy a hiba elhárításához szükséges anyagok, szerszámok, egyéni védőeszközök rendelkezésre álljanak. Ennek érdekében az IMO osztályvezető elrendeli az IMO koordinátornál az anyag, eszköz beszerzését. A beszerzést a Közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések szabályzatában, és az Anyag és eszközgazdálkodási szabályzatban foglaltak szerint kell lebonyolítani. - gondoskodnia kell arról, hogy a hiba elhárítása - a személyi és tárgyi feltételek megléte esetén - a lehető legrövidebb időn belül megkezdődjön; - gondoskodnia kell a hibaelhárítás/ok folyamatos szakmai irányításáról, felügyeletéről és ellenőrzéséről; - Karbantartási-esemény Naplóban (3. sz. melléklet) átveszi, és igazolja a munka elvégzését; - a folyamatban lévő, és elvégzett karbantartási feladatokról ellenőrzési nyilvántartást (4. sz. melléklet) vezet (pl.: munkavégzés helye, tárgya) és havonta megküldi e-mailben az IMO osztályvezető részére. 4. Karbantartási-esemény Napló A saját munkaerő által elvégzett karbantartási tevékenységeket minden esetben dokumentálni szükséges! - A dokumentálást a Karbantartási-esemény Naplóban kell elvégezni. - Telephelyenként egy Karbantartási-esemény Naplót kell a karbantartás/javítás időrendjének megfelelően folyamatosan vezetni. - A naplóban minden egyes elvégzett karbantartási tevékenységet időrendben rögzíteni kell, kivéve a játszótéri eszközöket érintő karbantartási tevékenységeket, melyeket a játszótéri eszközök biztonságáról rendelkező jogszabálynak és szabványnak megfelelő üzemeltetői feladatok rendjét rögzítő szabályzat szerint kell dokumentálni. - A Karbantartási-esemény Napló vezetése a telephely technikai dolgozója (karbantartó) feladata. - (Ha telephelynek több karbantartó feladatokat ellátó fizikai dolgozója van, a naplóbejegyzésre az köteles, aki az adott karbantartási munkát ténylegesen elvégezte. Együttes munkavégzés esetén, az adott karbantartási tevékenység tekintetében elegendő egy dolgozó naplóbejegyzése.) - Az IMO műszaki főelőadója negyedévente előírja az Elszámolóház működtetésében lévő intézményeknél kötelező jelleggel elvégzendő karbantartási, illetve karbantartást (káreseményeket) megelőző munkálatokat (pl: ereszcsatorna tisztítása), melynek végrehajtásának ellenőrzéséről gondoskodni köteles azáltal, hogy az IMO osztályvezetője felé a negyedévet követő hónap 20-ig írásban beszámol. A napló vezetésének ellenőrzéséért felelősök (Kontroll személyek): - telephely gazdasági ügyintézője – ellenőrzés gyakorisága: legalább hetente egyszer; - telephely Kincstárnoka – ellenőrzés gyakorisága: legalább havonta egyszer; - IMO műszaki főelőadó – ellenőrzés gyakorisága: helyszíni ellenőrzés alkalmával; - Az ellenőrzés megtörténtét az ellenőrző személynek a naplón aláírás, keltezéssel nyugtáznia kell! 5. Elszámolóház fizikai dolgozói által használt szerszámok, gépek, berendezések Az IMO gondoskodik arról, hogy a karbantartási munkák elvégzéséhez a szükséges anyag, munkaeszköz rendelkezésre álljon. A műszaki főelőadó nyilvántartást vezet a telephelyeken rendelkezésre álló szerszámokról, gépekről, berendezésekről (továbbiakban: szerszám nyilvántartás).
A szerszámok, gépek, berendezések állományát a műszaki főelőadó rendszeresen ellenőrzi. Az ellenőrzés gyakorisága: legalább negyedévente. Az ellenőrzés tényét és megállapításait a műszaki főelőadó a Karbantartási-esemény Naplóban rögzíti. A műszaki főelőadó gondoskodik arról, hogy a szükséges szerszám a telephelyen rendelkezésre álljon. Amennyiben új beszerzési igény merül fel, ezt jelzi az IMO osztályvezetőnek. Az intézmények közötti eszközmozgatás az Anyag és eszközgazdálkodási szabályzat 5. számú mellékletének kitöltésével valósítható meg. A beszerzésekre a Közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések szabályzata, valamint az Anyag és eszközgazdálkodási szabályzat előírásait alkalmazni kell. B/ Kivitelező igénybevétele Amennyiben a tervezett vagy hibabejelentőben igényelt (ad hoc) karbantartási feladat saját munkaerő bevonásával nem végezhető el, vizsgálni kell, hogy a Kivitelezővel kötött vállalkozási keretszerződés hatálya alá (lásd: 1. sz. melléklete CPV –kód lista) tartozik-e a munkanem. A CPV- kód listában szerepeltett munkanemeket a Kivitelezőtől kell megrendelni. A tervezett, vagy az ad hoc karbantartási feladat becsült értékétől, vagy a tényleges árajánlat (kért ellenszolgáltatás) értékétől függően a lebonyolításnak 2 módja van a közbeszerzés eredményeként kötött vállalkozási keret megállapodás alapján: 1. bruttó 400 ezer Ft-ot meg nem haladó kért ellenszolgáltatás esetén az – pénzügyi ellenjegyzést követően - külön szerződéskötés nélkül rendelhető meg a kivitelezés; 2. bruttó 400 ezer Ft-ot meghaladó kért ellenszolgáltatás esetén - az elfogadott árajánlatot követően - külön ún. (Eseti) Vállalkozási szerződés megkötésével rendelhető meg a kivitelezés; C/ Egyéb Vállalkozó igénybevétele Amennyiben a tervezett vagy hibabejelentőben igényelt (ad hoc) karbantartási feladat saját munkaerő bevonásával nem végezhető el, továbbá nem tartozik a Kivitelezővel kötött vállalkozási keretszerződés hatálya alá (lásd: 1. sz. melléklet CPV –kód lista) Egyéb Vállalkozó bevonásával lehet lebonyolítani. A karbantartási feladat lebonyolításra a szabályzat IX. pontjában foglaltakat értelemszerű alkalmazni kell (árajánlatkérés… szerződéskötés stb.).
IX.
A lebonyolítás általános feladatai, szabályai
1. Árajánlatkérés Az árajánlatok kérésére (azonos műszaki tartalomra); 2. Egyeztetés - Az árajánlatot, valamint a költségvetési összesítőt a műszaki főelőadó szakmailag ellenőrzi. Az árajánlat megfelelőségét dátummal és aláírással igazolja. - Írásban egyeztetni szükséges az ajánlattevővel: Kifogásolt, vagy kimaradt tételt; Kifogásolt műszaki megoldást - beleértve az anyagfelhasználást. Egyéb tisztázandó körülményt. - Az egyeztetés eredménytelensége esetén új ajánlatott kell kérni. - A véglegesített árajánlatot írásban lehet csak befogadni. - Amennyiben az egyeztetés a feladat jellegéből adódóan bármely más úton történik, a későbbi dokumentáltság érdekében feljegyzést kell készíteni.
3. Bírálat A beérkezett ajánlatok bírálatára (műszaki, és gazdaságossági szempontok figyelembe vételével) a Közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések szabályzata irányadó. 4. Szerződéskötés - A vállalkozási szerződés előkészítése a szakmailag érintett (építész, gépész, stb.) műszaki ellenőr feladata, (bruttó 400 ezer Ft meghaladó kért ellenszolgáltatás esetén a Kivitelezőtől megrendelt munkálatokra a közbeszerzést követően megkötött Vállalkozási keretszerződés és az (Eseti) Vállalkozási szerződés kikötései érvényesülnek) - Az Egyéb Vállalkozóval karbantartásra irányuló vállalkozási szerződés lényeges tartalmi elemei: o a vállalt építőipari kivitelezési tevékenység vagy építési-szerelési munka pontos megnevezése; o az építési munkaterület pontos körülírása az építményre, építési tevékenységre vonatkozó követelmény (mennyiségi és minőségi mutatók) meghatározásával; o a vállalt teljesítési határidőket; o a kért ellenszolgáltatás (vállalkozói díj) összege mellett az elszámolás formája, módja, a fizetés módja, határideje; o a kapcsolattartó műszaki főelőadó (műszaki ellenőr) vagy koordinátor megnevezése; o alvállalkozó esetleges igénybe vétele; o a kivitelezési dokumentáció szolgáltatására vonatkozó rendelkezést (adott esetben); o a keletkező hulladékok – engedéllyel rendelkező kezelőhöz történő – elszállítására (elszállíttatására) kötelezett megnevezése; o szavatosság, jótállás, nem szerződésszerű teljesítés esetére nyújtott biztosíték kikötése; o az építőipari kivitelezési tevékenység végzése során esetlegesen felmerülő pótmunka díjának elszámolási módját; o határidő a munka pontos befejezésére. 5. A karbantartás elvégzésének (kivitelezés) megrendelése Az I-soros nyilvántartásba vétel után a megrendelőt - a pénzügyi ellenjegyzést és az igazgató aláírását követően - e-mail-en vagy faxon kell továbbítani a Kivitelezőnek, ill. az Egyéb Vállalkozónak, valamint tájékoztatásul az érintett intézménynek. 6. Helyszíni bejárás (adott esetben) A helyszíni bejárás jegyzőkönyvének elkészítése a műszaki főelőadó feladata. A jegyzőkönyv egy példányát meg kell küldeni a résztvevőknek. A jegyzőkönyvnek tartalmazni kell minden lényeges tényt és körülményt. 7. Építési napló Kivitelezőtől megrendelt minden karbantartási munkára építési naplót kell vezetni a vonatkozó keret megállapodás alapján. Elektronikus építési napló vezetése esetén a jogszabály (191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet az építőipari kivitelezési tevékenységről) rendelkezései irányadók. Az IMO műszaki főelőadója ellátja a vonatkozó jogszabály előírásainak megfelelően az eépítési naplóval kapcsolatban az Építtető feladatait.
-
Az e-építési napló körben az Építtető feladatai az alábbiak: az elektronikus építési napló készenlétbe helyezését elektronikusan az OÉNY elektronikus építési napló alkalmazási felületén keresztül kezdeményezi; az építési napló ellenőrzése, észrevételek, megállapítások rögzítése; a műszaki átadás-átvételi és az építési munkaterület átadás-átvételi eljárásában való részvétel, a fővállalkozó kivitelező építési naplóban történő azonnali értesítése, ha az építési szerződésben meghatározott, de még el nem kezdett kivitelezési szakasz ellenértékének
-
-
rendelkezésre álló fedezete olyan mértékben csökkent, ami nem elegendő a még hátra lévő szerződés szerinti vállalkozói díj teljesítésére; az építőipari kivitelezési tevékenységre vonatkozó fővállalkozói szerződés adatainak elektronikus építési naplóban történő rögzítése és a fővállalkozó számára egyszer használatos belépési jelszó generálása; a jogszabályban előírt esetekben építési műszaki ellenőr megbízása. Papír alapú építési napló biztosítása a Kivitelező feladata. Az építési napló tekintetében az Építtető feladatait a műszaki főelőadó látja el (pl.: építtetői észrevételek, megállapítások rögzítése stb.)
8. Munkaterület átadás-átvétel (adott esetben) A szerződéskötést, ill. az ellenjegyzett kötelezettségvállalást követően a műszaki ellenőr a munkaterületet a Kivitelező, ill. az Egyéb Vállalkozó részére átadja, melyet az építési naplóban bejegyeznek. 9. Műszaki ellenőrzés Elsősorban az IMO műszaki ellenőri jogosítvánnyal rendelkező műszaki főelőadóit kell bevonni a műszaki ellenőri feladatok ellátásába. Megfelelő műszaki ellenőri képesítés hiányában, külső szakember bevonása szükséges. A tárgykörben érintett műszaki ellenőr a karbantartási feladat elvégzését (kivitelezését) folyamatában ellenőrzi és megteszi a szükséges bejegyzéseket az az építési naplóban, szükség szerint digitális képfelvételekkel dokumentálja a munkafolyamatokat. 10. A műszaki átadás-átvételi eljárás Az átadás-átvételi eljárás célja annak megállapítása, hogy a szerződés tárgya szerinti karbantartási munka, maradéktalanul megvalósult-e, és a teljesítés megfelel-e az előírt műszaki és a szerződésben vállalt egyéb (pl. minőségi) követelményeknek, jellemzőknek. o A Kivitelező általi készre jelentés után a műszaki főelőadó (műszaki ellenőr) a műszaki átadás-átvételi időpontját (a készrejelentést követő hét csütörtöki munkanapja) kitűzi, melyről a Kivitelezőt írásban (elsősorban e-mail) értesíti. o A tárgykörben illetékes műszaki főelőadó (műszaki ellenőr) köteles a Kivitelezővel a kitűzött műszaki átadás-átvételi eljárás során megvizsgálni az elkészült kivitelezési tevékenységet és a vállalkozási szerződésben foglaltak teljesülését. o A műszaki főelőadó (műszaki ellenőr) köteles bekérni a Kivitelezőtől az elvégzett tevékenység szerződésben meghatározott dokumentációját (pl. beépített anyagok tanúsítványát, kezelési és karbantartási útmutatóját, állapotfeltüntetéssel javított kivitelezési dokumentációt, hulladékok elhelyezésének bizonylatait), felelős műszaki vezető nyilatkozatot arról, hogy a megvalósult állapot a kiírásban meghatározottak szerint, az előírt technológiával, anyagokkal és előírt minőségben valósult meg. A műszaki átadás-átvételi eljárásról 2 illetve önálló működő intézmény esetében 3 példányban jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyv egy-egy példánya az Építtetőt, illetve Üzemeltetőt és a Kivitelezőt illeti. Az átadás-átvételi jegyzőkönyv tartalmi elemeit a 5. a/b sz. melléklet tartalmazza. Ha az átadáskor hibák, hiányok, hiányosságok merülnek fel, az átadás-átvételt meg kell tagadni, és az építési naplóban a kijavítás póthatáridőt kell adni. Sikeres átadás-átvétel esetén a műszaki ellenőr a Kivitelező részére teljesítésigazolást (6. a/b sz. melléklet) állít ki. A műszaki főelőadó (műszaki ellenőr) a teljesítésigazolást akkor adhatja ki, ha az átadásátvételi eljárás sikeres volt.
X.
Azonnali beavatkozást igénylő karbantartási feladatok lebonyolítása
Az éves karbantartási munkák előterjesztésben gondoskodni kell az előre nem látható, valamint a vis major okozta meghibásodások, balesetveszélyes helyzetek elhárítására szolgáló Elszámolóház vis major keret biztosításáról. A váratlan, előre nem látható, azonnali beavatkozást igénylő karbantartási, hibaelhárítási feladatok esetében, különös tekintettel: - a hirtelen bekövetkező élet- vagy balesetveszélyt okozó meghibásodásokra, - a működési képtelenség veszélye esetében, illetve - további károk megelőzésekor, azok keletkezésének elhárításakor. A munka előzetes írásbeli kötelezettségvállalás nélkül megkezdhető, IMO osztályvezetőjének az Intézmény vagy telephely által – telefonon vagy fax útján – történő értesítése mellett. Ezt a bejelentést az Intézménynek/telephelynek utólag 1 munkanapon belül írásban is meg kell erősítenie. Az IMO műszaki főelőadója elkészíti 1 munkanapon belül az írásos megrendelőt, melyet továbbít e-amilen Kivitelezőnek.
XI. Teendők káresemény bekövetkezésekor 1. Kármegelőzés, kárenyhítés Káresemény bekövetkezése esetén azonnali hatállyal foganatosítani kell az indokolt kárenyhítéshez szükséges intézkedéseket, amelyek magukba foglalnak a további károk megelőzésére vonatkozó mindennemű intézkedést (pl. szél által megbontott tetőt a további beázás elkerülése érdekében fóliával kell befedni). 2. Biztosítási ügyintézés A biztosítási káreseményekkel kapcsolatban a PMJV Önkormányzatával szerződött partnerként együttműködő biztosítási alkusz céggel az Elszámolóház IMO osztályvezetője illetve az általa megbízott munkatársa jogosult intézkedésre (kárfelmérés, dokumentálás, bejelentés, kárelhárítás érdekében műszaki beavatkozás, kártérítési összeg beérkezésének vezetése, esetleges kifogások ügyintézése). A biztosítási esemény bekövetkezést követő 5 munkanapon belül, a biztosító cég által rendszeresített formanyomtatvány kitöltésével és elküldésével érvényesítjük a kártalanítási igényünket.
XII. Az ingatlan karbantartásokhoz kapcsolódó számlák ügykezelését és ellenőrzését az e tárgykörben kiadott 5/2014. számú igazgatói utasítás szabályozza.
XIII.
Ellenőrzés
Jelen szabályzatban leírt lebonyolítási feladatok, folyamatok irányítása valamint végrehajtásának ellenőrzése az IMO osztályvezető kötelessége. Az ellenőrzést folyamatba épített ellenőrzésként kell elvégezni. Az IMO osztályvezető minden hónap 15-ig írásban beszámolót készít a Gazdasági vezetőnek az elfogadott költségvetésben szereplő karbantartási keret felhasznált összegéről.
XIV.
Záró rendelkezések
Jelen Szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a jogszabályok, a vonatkozó közgyűlési rendeletek, a Munkamegosztási Megállapodás, az SZMSZ, IMO Ügyrendje, a munkaköri leírások, valamint a kapcsolódó, az adott tárgykörben kibocsátott szabályzatok rendelkezései az irányadók.
A Szabályzat az Elszámolóház igazgatója által történő hiteles aláírás után, az aláírás napján lép hatályba. Egyidejűleg hatályát veszti a műszaki, karbantartási munkák lebonyolításának szabályozására korábban kiadott szabályzat. Pécs, 2014. 04. 01.
P.H.
Borbás Károly igazgató
