Jodiumprofylaxe Prédistributie huis-aan-huis
Opsteller drs ing Garib Bouziani, projectleider Versienummer 1 Datum 26 juni 2013
1. Inleiding Geacht MT, In dit rapport wordt u geïnformeerd over de (tussen)resultaten van het project Jodiumprofylaxe en wordt u gevraagd een besluit te nemen over de uitvoering van enkele openstaande activiteiten. De afgelopen maanden heeft de projectgroep Jodiumprofylaxe voorbereidende werkzaamheden verricht ten behoeve van de predistributie van jodiumtabletten cf. het besluit van AB VRZ op 28 februari jl. Daarmee zijn de nodige voorwaarden gecreëerd voor een succesvolle ex ante verspreiding van jodiumtabletten onder inwoners van de desbetreffende gemeenten. Projectdoelstellingen Op 28 februari jl. heeft AB VRZ ingestemd met de volgende projectdoelstellingen: - Een succesvolle predistributie van jodiumtabletten binnen de doelgroep o.b.v. het vastgestelde risico-verspreidingsgebied; - Bewustwording en bekendheid met (het doel en belang van) predistributie onder de doelgroep; - Dat het merendeel van deze doelgroep te tabletten op de juist manier bewaart en ingeval van een nucleaire ramp weet hoe ermee om te gaan.
2. Uitvoering en resultaten Resultaten In de uitvoeringsfase van het project heeft samenwerking en afstemming plaatsgevonden met de betrokken Zeeuwse en Brabantse gemeenten. Op hoofdlijnen is daarbij vooral aandacht geweest voor de volgende onderdelen: - Vaststellen van het totaal aantal huishoudens per gemeente; Uit hoeveel huishoudens (adressen) bestaat de doelgroep1? -
Analyse en beleidsonderbouwing van voorgenomen maatregelen middels gesprekken met deskundigen, instanties en d.m.v. vastgestelde rapporten (extra check); Strookt projectopzet met eerder vastgesteld beleid?
-
Opdrachtformulering en -verlening (aanbestedingsproces); Hoe luidt de opdracht en welke externe partij(en) kan/kunnen zorgdragen voor samenstelling en verspreiding van de informatiepakketten?
-
Borgen van een actieve (project) communicatie, via de werkgroep communicatie : Welke communicatieboodschap dragen we via welke communicatiekanalen uit naar verschillende belanghebbenden, hoe anticiperen we op vragen/reacties en hoe organiseren we het proces?
-
Wie draagt zorg voor welke taak; Welke werkafspraken maken we ter uitvoering v.d. acties en hoe monitoren we de voortgang?
Op 4 juni 2013 is een persbericht naar buiten gebracht over het verspreiden van de jodiumtabletten en zijn brieven verspreid naar betrokken gemeenteraden, cvdK (Zeeland en Noord-Brabant), huisartsen en apothekers, betrokken ministeries en overige belanghebbenden om hen te informeren over de uitvoering van deze preventieve maatregel. Daarnaast zijn sociale media ingezet als volwaardig 1
We verstaan hieronder alle huishoudens waar één of meerdere mensen wonen in de leeftijd t/m 40 jaar. Jodiumprofylaxe, prédistributie huis-aan-huis, versie 1, 26 juni 2013
1
communicatiemiddel. In de week van 17 juni 2013 zijn de informatiepakketen met ingesloten jodiumtabletten verspreid onder de desbetreffende gemeenten (zie bijlage 1: aantallen en wijken per gemeente).
3. Vervolgfase Het accent in de predistributiefase lag, zoals eerder aangegeven, bij verspreiding onder de inwoners (huishoudens t/m 40 jaar). Nu verspreiding onder deze doelgroep heeft plaatsgevonden dient de balans te worden opgemaakt. Daarbij dient ook de vraag te worden beantwoord of openstaande activiteiten een projectmatige (vervolg)aanpak vereisen of als (reguliere) taak binnen de bestaande lijnorganisatie kunnen worden opgepakt. Hieronder een opsomming van nog openstaande activiteiten. 2
A. Verspreiding onder ISOR objecten
In het bestuursvoorstel is aangegeven dat verspreiding van jodiumtabletten onder zorg- en onderwijsinstellingen alsmede grote bedrijven, buiten de scope van de predistributie huis-aan-huis wordt gelaten. De distributie onder bedrijven en instellingen is reeds in gang is gezet en wordt uitgevoerd i.s.m. GGD Zeeland. Rondom het verspreidingsproces wordt geconstateerd dat duidelijke statusinformatie ontbreekt. Signalen hierover zijn afgegeven en besproken met betrokkenen, maar hebben nog niet geleid tot tijdige en duidelijke informatie omtrent de voortgang. Hoewel de uitrol naar ISOR objecten niet noodzakelijk synchroon hoeft te verlopen met de burgerverspreiding, is afstemming over de opzet en uitvoering wel relevant. Met name op communicatief vlak is het van belang om de communicatieboodschap consistent te laten zijn met de inhoud van de brief en folder die we aan inwoners hebben gericht. Tegen de achtergrond daarvan dient antwoord te worden gevonden op onder andere de volgende vragen: - Om welke objecten gaat het precies, uitgaande van de zonering cf. het RNI3? - Welke ISOR en noodstopbedrijven zijn reeds voorzien en welke nog niet?; - Hoe en wanneer worden bedrijven en instellingen aangeschreven? - Is nagedacht over goedkeuring vooraf door ouders van schoolgaande kinderen voor het innemen van tabletten? B. Decentrale Opslagzones (DOP)
In het RNI wordt vermeld dat naast predistributie een 'postdistributieplan' dient te worden opgezet (scenario ná predistributie). Dat laatste valt buiten de scope van het huidige project. Vast staat dat onduidelijk is welke precieze strategische locaties, binnen de voorgeschreven 20 kilometer ring rond Borssele, als zgn. DOP zone worden ingezet. Dit zal bestuurlijk moeten worden vastgesteld. De benoeming en bevoorrading van DOP zones dient nader te worden uitgewerkt in een postdistributiesysteem/-plan incl. begroting. C. Projectevaluatie
Het AB VRZ heeft ingestemd met het advies een projectevaluatie uit te voeren van de predistributie. De evaluatie zelf valt buiten de scope van de huidige projectopzet. Eerste gedachten zijn om in een plan van aanpak (incl. begroting) een bestuursevaluatie op te zetten met daarin herkenbare en praktische onderzoeksvragen en uitgangspunten en die te zijner tijd ter instemming aan het MT voor te leggen. Indien financiële middelen worden gevonden zal naast een bestuursevaluatie ook een evaluatieonderzoek onder burgers uitgevoerd worden. Er zijn twee onderzoeksvragen. Hoe 2
ISOR objecten zijn, bijvoorbeeld; gevangenissen, wooncomplexen met niet-zelfstandige bewoners, onderwijsinstellingen en kinderdagverblijven 3 Rampenbestrijdingsplan Nucleaire Installaties Jodiumprofylaxe, prédistributie huis-aan-huis, versie 1, 26 juni 2013
2
percipiëren bewoners in de jodiumprofylaxezone in Zeeland en Brabant de risico’s op een grootschalige incident met een kerncentrale (Borssele en Doel) en welke handelingsperspectieven (met name ten aanzien de maatregel jodiumprofylaxe) zien zij zelf in de acute fase van een grootschalig incident? De tweede onderzoeksvraag is hoe de maatregel jodiumprofylaxe, met name in communicatieve zin, verbeterd kan worden.
4. Financiën Voor uitvoering van de predistributie was een budget vastgesteld van €80.500,- (ex. BTW) met verdeling op basis van aantal adressen: Midden- en West Brabant 40% en Zeeland 60%. Voor de uitvoering van de predistributie is ruim onder het budget gebleven. Hieronder treft u een opsomming aan v.d. tot nu toe gemaakte kosten:
Opdrachtverlening aan Grafimedia meerwerk) Ophalen brieven en enveloppen bij de desbetreffende gemeenten; Bedrukken van de enveloppen; Vormgeven en drukken folders; Leveren van 50.000 plastic bewaarzakjes; Samenstellen, verpakken en ter post aanbieden van de pakketten Verspreiding postpakketen door PostNL Inzet sociale media Aanpassen website Overig (onvoorzien)
€ 16.347,- (ex.
ca. € 21.000,€ 5.000,€ 825,€ PM
Totaalkosten -Deel VRZ -Deel VR MWB (nog te verrekenen)
ca. € 43.197,€ 25.918,20 € 17.278,80
Begroot
€ 80.500,-
Restbudget (VRZ + VR MWB)
ca. € 37.303,-
Opmerking: Werkelijke kosten vinden plaats op basis van nacalculatie. Daarmee zijn bovenstaande bedragen indicatief op basis van offertes. Vanwege de dynamiek in het proces moet rekening worden gehouden met onvoorziene situaties of veranderingen. Zo is bijvoorbeeld het totaal aantal te verspreiden pakketten tijdens het proces naar beneden bijgesteld, heeft een enkele gemeenten brieven in de enveloppen aangeleverd (in plaats van separaat) en diende als gevolg van een drukfout nieuwe enveloppen besteld en aangeleverd te worden. Dit bracht financiële consequenties met zich mee (o.a. extra afhandelingskosten). Geconcludeerd kan worden dat de uitgaven wel ruim binnen de begrote kosten zijn gevallen. Voor uitvoering van de openstaande activiteiten zou het restbedrag beschikbaar kunnen worden gesteld.
5. Conclusies en aanbevelingen A) Verspreiding ISOR objecten dient te worden georganiseerd, waarbij zoveel als mogelijk aangehaakt moet worden op de thans gebruikte communicatieboodschap en -strategie bij de burgerverspreiding en met inachtneming van de landelijke ontwikkelingen (harmonisering beleid met andere Europese landen). Jodiumprofylaxe, prédistributie huis-aan-huis, versie 1, 26 juni 2013
3
Hiervoor is geen projectstructuur vereist aangezien de werkzaamheden niet vragen om een al te grote coördinatie en in te passen zijn binnen de reguliere werkzaamheden van de GHOR Zeeland en GHOR Midden en West Brabant. Ambtelijke afstemming kan plaatsvinden zonder daarvoor een aparte projectgroep op te richten. Belangrijk aandachtspunt is de aanvliegroute inzake goedkeuring ouders om tabletten aan kinderen te verstrekken op scholen. Verwacht wordt dat evt. noodzakelijke kosten gedekt kunnen worden binnen het restbudget. B) Voor de DOP zones dient een postdistributieplan incl. begroting te worden opgesteld en bestuurlijk te worden vastgesteld. Ook deze opdracht zou individueel kunnen worden opgepakt, maar dit kan beter worden ingeschat op het moment dat de werkelijke omvang van zo'n plan inzichtelijk wordt. Daarbij zullen ook de recente landelijke ontwikkelingen i.e. het voorstel van het ministerie van EZ worden betrokken. Bij een grotere coördinatiebehoefte en betrokkenheid van externe partijen ligt een projectaanpak evenwel voor de hand. C) Met betrekking tot de evaluatie volgen, zoals eerder aangegeven, voorstellen. Voortzetting van de bestaande projectgroep is hiervoor niet noodzakelijk, omdat de evaluatie een separate opdracht betreft die buiten de initiële projectopzet valt en die zelfstandig zou kunnen worden opgepakt. De projectgroep is van mening dat het gros van de werkzaamheden, waarvoor medewerking en coördinatie via een projectstructuur nodig was, nu uitgevoerd is en dat bovengenoemde openstaande werkzaamheden in voldoende mate zouden kunnen worden opgepakt binnen de lijnorganisatie van de GHOR. Ten aanzien punt B) DOP zones, zou een startnotitie meer duidelijkheid moeten verschaffen over de aard en omvang van de precieze werkzaamheden rond de DOP-zones en of die door een projectteam zouden moeten worden uitgevoerd ofwel via een individuele opdracht zou kunnen worden opgepakt. Tot slot, cf. afspraak eindigt hiermee de tijdelijke betrokkenheid van de projectleider bij het Jodiumprofylaxe project.
6. Verzoek aan het MT -
-
Kennisnemen van voorliggende rapportage; Bespreken van de mogelijke evaluatievoorstellen en daar eventuele suggesties/opmerkingen voor aanreiken en daarmee het voorstel gewijzigd/ongewijzigd vaststellen; De projectgroep Jodiumprofylaxe opheffen en openstaande activiteiten (A,B en C) op laten pakken binnen de bestaande lijnorganisatie van de GHOR; Met betrekking tot punt B) DOP zones, nadere verkenning laten uitvoeren en op basis van een startnotitie definitief besluit nemen over de aanpak en of daar een (slanke) projectstructuur voor nodig is. Rond de DOP aanpak t.z.t. het AB VRZ informeren, het postdistributieplan en strategische locaties laten vaststellen en Het MT veiligheidsregio MWB informeren over deze voorgestelde aanpak en het verzoek daarmee in te stemmen, om de gezamenlijkheid in uitvoering en financiering te continueren.
Mocht het MT besluiten om uitvoering te laten plaatsvinden via een projectstructuur, dan betekent dit dat daarvoor ook de bemensing voor wordt gezocht binnen (en evt. buiten) de organisatie.
Jodiumprofylaxe, prédistributie huis-aan-huis, versie 1, 26 juni 2013
4
7. Bijlage 1 Aantallen en wijken per gemeenten Gemeenten: -
Bergen op Zoom: hele gemeente Borsele: de hele gemeente Goes: ’s-Heer Arendskerke Hulst: de hele gemeente Middelburg: de hele gemeente Reimerswaal: de hele gemeente Sluis: alleen de kern Hoofdplaat Roosendaal: alleen de Wouwse Plantage Terneuzen: het buitengebied bij de kern Biervliet Vlissingen: Oost-Souburg, Ritthem en omgeving en het Sloegebied Woensdrecht: hele gemeente
# pakketten verspreid 13900 4555 265 5200 10600 4360 210 426 13 2138 4204 Totaal: 45.871
Samenstelling projectgroep Garib Bouziani - Provincie Zeeland (voorzitter/projectleider) Toon Capello - gemeente Borsele Wim Huissen - gemeente Reimerswaal Thorsten Hackl - Brandweer MWB Manon Veroude - Veiligheidsregio Zeeland Toine van Peer - GHOR MWB Inge van Dam - GHOR Zeeland Samantha Wijkhuijs – Veiligheidsregio Zeeland Jan Rotte - GHOR Zeeland
Jodiumprofylaxe, prédistributie huis-aan-huis, versie 1, 26 juni 2013
5
