Sterrenkundevereniging Christiaan Huygens REGIONALE AFDELING ZUID-HOLLAND-ZUID VAN DE KONINKLIJKE NEDERLANDSE VERENIGING VOOR WEER- EN STERRENKUNDE (KNVWS) (conform artikel 17 v/d statuten der vereniging van 9 januari 2006)
HUISHOUDELIJK REGLEMENT Correspondentie adres: Navanderstraat 14c, 3039 VM Rotterdam E-mail:
[email protected] Informatie: 06–53697168 of internet: www.verenigingchristiaanhuygens.nl Bank: Postbank nr 9483326 t.n.v. Ver. Christiaan Huygens Verenigingsregister KvK-Dordrecht nr. 40324517
Lidmaatschap/leden van de sterrenkunde vereniging Christiaan Huygens (nader te noemen "de vereniging") Artikel 1: aanvang en duur 1. Het lidmaatschap gaat in, na ontvangst van de, conform artikel 23 van dit reglement vastgestelde, voor het verenigingsjaar verschuldigde contributie op het rekeningnummer van de vereniging, 2. het lidmaatschap wordt jaarlijks stilzwijgend verlengd. Hoofdstuk 1
Artikel 2: leden Onverlet artikel 6 van de statuten wordt verstaan onder juniorleden: datgene wat geldt voor minderjarige leden/jeugdleden. Artikel 3: rechten en plichten: 1. Onverlet artikel 20a hebben leden het recht: a. verenigingsavonden en algemene ledenvergaderingen bij te wonen, b. na voldoening van de door het bestuur vastgestelde kosten, aan de door de vereniging georganiseerde excursies en bijzondere bijeenkomsten deel te nemen; c. voor zover zij in Nederland woonachtig zijn, na betaling van een door het bestuur vast te stellen borgsom, aan de vereniging behorende boeken en tijdschriften e.d. te lezen, te raadplegen en apparatuur en andere roerende goederen van de vereniging al dan niet tegen een vooraf door het bestuur vast te stellen huursom te huren; d. de AstroNova te ontvangen; e. lid te worden van het waarneemteam. 2. Bezoekers (niet zijnde lid) mogen tweemaal een lezing bijwonen tegen betaling van € 3,= of een ander door het bestuur vast te stellen bedrag, en éénmaal gratis en vrijblijvend een andere verenigingsavond (dwz een andere dan een in de pers aangekondigde lezing) bezoeken. Bij herhaald bezoek worden bezoekers geacht lid te worden van de vereniging, tegen betaling van de op grond van artikel 23 van dit reglement vastgestelde contributie. Deze regels zijn niet van toepassing bij van tevoren aangekondigde publieks-activiteiten, zoals bijvoorbeeld de landelijke sterrenkijkdagen en bijzondere publiekslezingen. 3. alle leden hebben de plicht zich te houden aan: a. de regels vervat in de statuten en dit huishoudelijk reglement; b. de regels gesteld bij of krachtens het bestuur m.b.t. de in gebruik zijnde ruimten; 4. de bestuursleden zien toe op de naleving van de statuten, het huishoudelijk reglement en de besluiten van de bestuurs- en algemene ledenvergaderingen. 5. donateurs of begunstigers die 40% of meer van de contributie (in 2013 €20,- of meer) per jaar doneren ontvangen de AstroNova en mogen 2 verenigingsavonden per jaar naar keuze bezoeken. Artikel 4: verenigingsavonden leden; 1. Tenzij anders vermeld worden de verenigingsavonden op vrijdagavond gehouden op een nader door het bestuur te bepalen locatie; 2. het bestuur brengt de leden tijdig op de hoogte van de locatie van de verenigingsavonden. Huishoudelijk Reglement Christiaan Huygens
Bestuur 07-12-2012
Pagina 1 van 6
Artikel 5: adreswijziging Elk lid is verplicht het bestuur onverwijld schriftelijk mededeling te doen van adreswijziging(en). Het bestuur gaat uit van het laatste aan haar bekende adres. Artikel 6: ontvangen brieven en klachten 1. Het bestuur neemt slechts kennis van klachten die bij haar schriftelijk en gemotiveerd worden ingediend. De beslissing van het bestuur daarop, wordt binnen 14 dagen na de eerstvolgende bestuursvergadering, schriftelijk aan de klager meegedeeld; 2. anonieme klachten worden niet in behandeling genomen; 3. het bestuur beslist over behandeling van anonieme, aan haar gerichte brieven, niet zijnde klachten. Artikel 7: royement leden: Gelet op artikel 7, 8e lid van de statuten kunnen 2/3 van de aanwezige leden tijdens de algemene ledenvergadering, op voorstel van het bestuur, leden royeren die zich als zodanig op onaanvaardbare wijze hebben misdragen en/of de vereniging in diskrediet hebben gebracht. Het geroyeerde lid zal schriftelijk binnen 14 dagen na de behandeling in de algemene ledenvergadering door het bestuur met geargumenteerde gronden van de beslissing op de hoogte worden gesteld. Beroep tegen deze beslissing is niet mogelijk. Hoofdstuk 2: Het bestuur en taken van bestuursleden: Artikel 8: de vice-voorzitter In overeenstemming met artikel 11 van de statuten kiest het bestuur uit haar midden een vice-voorzitter, die indien noodzakelijk. de voorzitter kan vervangen. Artikel 9: de voorzitter en vice-voorzitter 1. De voorzitter heeft de algehele dagelijkse leiding van de vereniging en leidt de bestuurs- en algemene ledenvergadering. Hij handhaaft de orde en neemt daartoe alle naar zijn oordeel benodigde maatregelen; 2. bij zijn afwezigheid wordt hij vervangen door de vice-voorzitter. Is ook deze afwezig, dan wijzen de aanwezige bestuursleden uit hun midden een waarnemend voorzitter aan; 3. met inachtneming van het bepaalde in artikel 13 van de statuten, kan de vereniging bij plechtigheden en andere verplichtingen naar buiten worden vertegenwoordigd door andere afgevaardigden dan de (vice) voorzitter, e.e.a. na goedkeuring c.q. met instemming van het bestuur. Artikel 10: de secretaris en 2e secretaris Onverlet het genoemde in artikel 11 van de statuten verdelen de secretaris en de 2e secretaris onderstaande taken in goed onderling overleg: 1. het bijeenroepen van (algemene) leden- en bestuursvergaderingen en het opmaken van verslaglegging daarvan; 2. het voeren van briefwisselingen; 3. de uitvoering van de in die vergadering genomen beslissingen, voor zover niet speciaal aan anderen opgedragen; 4. het opmaken van een jaarverslag van het voorgaande jaar, dat na goedkeuring door het bestuur tijdens de algemene ledenvergadering wordt gepresenteerd; 5. het bijhouden van ledenlijsten. Artikel 11. de penningmeester en 2e penningmeester 1. De penningmeester en 2e penningmeester verdelen onderstaande taken in goed onderling overleg; a. de inning en het beheer van de verschuldigde ledencontributies en van andere verenigingsgelden; b. het doen van, door de algemene ledenvergadering of bestuur goedgekeurde, betalingen; c. het opmaken van een balans per 31 december van het lopende jaar, een financieel verslag over het afgelopen jaar met een toelichting, alsmede een begroting voor het komende jaar dat, na goedkeuring door het bestuur tijdens de algemene ledenvergadering wordt gepresenteerd; f. het beheren van de geldrekening van de vereniging waarvoor zij tekenbevoegd zijn; 2. de penningmeester vermeldt in het financieel jaarverslag een overzicht van het aantal leden bij de aanvang en het einde van het verenigingsjaar, e.e.a. gesplitst in gewone en de verschillende soorten Huishoudelijk Reglement Christiaan Huygens
Bestuur 07-12-2012
Pagina 2 van 6
3.
4.
andere leden; hij houdt, overeenkomstig de van de secretaris ontvangen gegevens een ledenlijst bij. Hij vermeldt bij elk lid de datum van de ontvangst van de contributie en bewaart de gegevens bij beëindiging van het lidmaatschap nog drie jaar in het archief; hij coördineert het contact met de kascontrolecommissie.
Artikel 12: aftreden bestuur Teneinde te voorkomen dat het voltallig bestuur in één keer gelijktijdig aftreedt, treden onverlet artikel 11, 4e lid van de statuten, maximaal 3 bestuursleden uiterlijk 4 jaar na hun benoeming gelijktijdig af. Zij zijn terstond herkiesbaar. Indien een bestuurslid voortijdig aftreedt, dan benoemt het bestuur voor de resterende periode tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering een lid die de vacante taken vervult. Indien door schorsing of anderszins het voltallige bestuur tegelijkertijd aftreedt, dan benoemt de algemene ledenvergadering uit haar midden onmiddellijk een nieuw bestuur. Artikel 13: zittingsrooster bestuur Het bestuur houdt ter verantwoording aan de leden een zittingsrooster actueel, met daarin minimaal de data van aantreden van de bestuursleden en die van hun beoogde aftreden. Artikel 14: overigen Het bestuur is verder verantwoordelijk voor de volgende, door haar zelf of door andere leden van de vereniging, uit te voeren taken: 1. coördinatie, verwerking en archivering van informatie m.b.t. astronomie; 2. vertegenwoordiging van de vereniging bij andere dan de eigen bijeenkomsten en vergaderingen; 3. het bestuur stelt gelden beschikbaar voor de uitgifte van het minimaal drie keer jaar verschijnende verenigingsorgaan AstroNova en benoemt uit de leden twee redacteurs van de AstroNova. De redactie is onafhankelijk. Het bestuur draagt de eindverantwoordelijkheid voor de inhoud van de AstroNova. Hoofdstuk 3: Financiën Artikel 15a: uitgaven/onkosten 1. Gelet op artikel 14, 3e lid van de statuten kan het bestuur zonder raadpleging en/of toestemming van de algemene ledenvergadering beslissen over uitgaven van maximaal € 500,= per keer; 2. bestuursleden van de vereniging Christiaan Huygens ontvangen volledige vergoeding van de door hen ten behoeve van de vereniging gemaakte onkosten; 3. leden van de vereniging Christiaan Huygens ontvangen volledige vergoeding van de door hen op verzoek van het bestuur verrichte werkzaamheden ten behoeve van de vereniging; 4. de in lid 2 en 3 genoemde onkosten dienen middels een gespecificeerde declaratie, zoveel mogelijk voorzien van de originele nota’s, dan wel betalingsbewijzen bij de penningmeester te worden ingediend. Art. 15b: inkomsten Andere ontvangsten dan die bedoeld in artikel 23 kunnen door de penningmeester worden vastgelegd via een incassoformulier en worden opgenomen in het financiële jaarverslag ter verantwoording aan de ALV. Artikel 16: Lief en leed post 1. De penningmeester neemt jaarlijks in de begroting een Lief en Leed post op; 2. ten laste van deze post kunnen, uitsluitend ter beoordeling door bestuursleden, ten behoeve van de leden van de vereniging éénmalig uitgaven ten bedrage van maximaal € 20,= worden gedaan; 3. het bestuur kan voor andere gebeurtenissen van éénmalig aard, dan die genoemd in het tweede lid, besluiten de Lief en Leed post aan te wenden tot een maximum bedrag van € 50; 4. het bepaalde in artikel 16, 1e lid van dit Reglement is van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat de bevoegdheid ten aanzien van de Lief en Leed uitgaven slechts geldt tot de in het tweede en derde lid genoemde bedrag.
Huishoudelijk Reglement Christiaan Huygens
Bestuur 07-12-2012
Pagina 3 van 6
Hoofdstuk 4: Werkgroepen en commissies Artikel 17: In aanvulling op artikel 14, 2e lid van de Statuten kunnen werkgroepen en commissies worden gevormd uit: a. het bestuur; b. de leden; of gezamenlijk en hebben als taak om namens- en onder verantwoordelijkheid van het bestuur bepaalde, vooraf vastgestelde, onderzoeken, opdrachten en activiteiten uit te voeren en daarover het bestuur schriftelijk te rapporteren tijdens de bestuursvergaderingen. Artikel 18: Met in achtneming van artikel 12 van de statuten zijn werkgroepen en commissies conform artikel 17 van dit reglement, of individuele leden, slechts met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van het bestuur gemandateerd de vereniging in- en buiten rechten naar buiten te vertegenwoordigen. Artikel 19: Taken van, door het bestuur op grond van artikel 14, 2e lid van de statuten ingestelde, werkgroepen en commissies kunnen door het bestuur nader worden geregeld en vastgelegd in bij dit reglement behorende reglementen. Hoofdstuk 5: (Bestuurs)vergaderingen Artikel 20a: 1. De voorzitter of tenminste 2/3 van de bestuursleden beslissen welke zaken tijdens bestuursvergaderingen ter stemming dienen te worden gebracht; 2. besluiten worden vastgesteld bij aanwezigheid van tenminste 2/3 van de bestuursleden. Artikel 20b. Algemene ledenvergadering (ALV) 1. Algemene ledenvergaderingen zijn in principe openbaar, tenzij het bestuur daarover tenminste 2 weken voor de vergaderdatum anders over beslist en dit kenbaar maakt; 2. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 9 van de statuten vinden Algemene ledenvergaderingen één of meerdere keren per jaar plaats; 3. de in artikel 9 van de statuten bedoelde stukken en het in artikel 13 van dit reglement genoemde zittingsrooster van het bestuur, worden minimaal twee weken voor de vergadering aan de leden kenbaar gemaakt; 4. de hoogte van de in artikel 23, genoemde contributie wordt jaarlijks door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld op voordracht van het bestuur; 5. indien bij de te nemen besluiten niet de meerderheid van het aantal leden aanwezig is, dan sluit de voorzitter de vergadering en heropent deze onmiddellijk daarna. Besluitvorming kan daarna bij meerderheid van geldige stemmen van de aanwezige leden plaatsvinden. Artikel 20c Kascontrolecommissie 1. Ter controle op de in artikel 9, 1e lid onder a, b en c van de statuten bedoelde financiële stukken worden op voordracht van het bestuur uit de leden per verenigingsjaar tenminste twee leden voor maximaal 2 jaar in de kascontrolecommissie benoemd; 2. de penningmeester stelt aan de kascontrolecommissie de in het 1e lid genoemde stukken tenminste één maand voor de ALV ter beschikking; 3. de kascontrolecommissie controleert de in het 1e lid genoemde stukken, rapporteert haar bevindingen aan het bestuur ter bespreking tijdens de ALV en verleent geheel of gedeeltelijk schriftelijk decharge aan het bestuur, hetgeen door de penningmeester wordt gearchiveerd; 4. elk jaar treedt tenminste één der leden van de kascontrolecommissie af. Het afgetreden lid is niet terstond herkiesbaar. Uit de leden wordt ter vervanging van het afgetreden lid een nieuw lid benoemd. Artikel 21a: Roken Tijdens vergaderingen en verenigingsavonden mag slechts worden gerookt in speciaal daarvoor aangewezen ruimten e.e.a. in overleg met het bestuur.
Huishoudelijk Reglement Christiaan Huygens
Bestuur 07-12-2012
Pagina 4 van 6
Artikel 21b: Catering Voor de leden die tijdens verenigingsavonden actief bardienst hebben in de catering, geldt een vrijstelling voor het betalen van consumpties tot een maximum van twee consumpties per avond. Hoofdstuk 6: Artikel 22:
Verenigingsjaar, contributies Het verenigingsjaar valt samen met het kalenderjaar.
Artikel 23: Vaststelling contributie 1. De contributie voor meerderjarige leden bedraagt vanaf 2013 met inachtneming van het genoemde onder sub 3, € 50,= per verenigingsjaar; zie ook artikel 20b, lid 4; 2. de contributie voor juniorleden bedraagt vanaf 2013 € 20,= per verenigingsjaar; 3. in het geval dat leden deel uitmaken van een gezamenlijk gevoerd huishouden en/of behoren tot hetzelfde gezin EN woonachtig zijn op hetzelfde adres, bedraagt de contributie voor één der gezinsleden vanaf 2013 € 40,= per verenigingsjaar. Elk volgend lid uit hetzelfde gezin en/of gezamenlijk gevoerd huishouden krijgt per verenigingsjaar € 10,- korting op contributie; 4. gelet op artikel 5 van de statuten betalen juniorleden, die gedurende het verenigingsjaar de leeftijd van 18 jaar bereiken, m.i.v. 1 januari van het daaropvolgende jaar de contributie voor meerderjarige leden als bedoeld in het 1e lid; 5. nieuwe leden zijn bij toetreding voor uiterlijk 30 juni de gehele jaarlijkse contributie verschuldigd, bij latere toetreding is slechts de halve contributie over dat jaar verschuldigd; 6. leden voldoen de verschuldigde contributie uiterlijk 31 januari van het lopende verenigingsjaar; 7. onverminderd het bepaalde in artikel 7, worden leden die de verschuldigde contributie na mondelinge dan wel schriftelijke herinnering van bestuursleden op 30 april van het verenigingsjaar nog niet hebben voldaan of ter beoordeling van het bestuur niet of onvoldoende op de herinnering hebben gereageerd, door het bestuur geroyeerd onder kennisgeving hiervan aan betrokkene; 8. bij tussentijdse opzegging of beëindiging van bet lidmaatschap vindt geen restitutie van de contributie plaats; 9. donateurs of begunstigers betalen minimaal € 5,- per verenigingsjaar; 10. partners van bestuursleden zijn gerechtigd om kosteloos aan verenigingsavonden deel te nemen. Hoofdstuk 7: Eigendommen van de vereniging Artikel 24: 1. In overeenstemming met artikel 8, 1e lid onder g. van de statuten houdt het bestuur voor het einde van het boekjaar een actuele inventaris bij van bezittingen van de vereniging. Dit overzicht bevat zowel de duurzame activa als ook relevante boeken en tijdschriften e.d.; 2. goederen verkregen met gelden van- of door schenking aan de vereniging zijn eigendom van de vereniging en blijven onder beheer van het bestuur; 3. het bestuur: kan op aanvraag van één of meerdere (bestuurs)leden, gedurende een door bet bestuur te bepalen tijdstip, goederen welke aan de vereniging behoren, aan (bestuurs)leden in bruikleen ter beschikking stellen al dan niet tegen een door het bestuur vast te stellen borgsom; 4. leden: voor het conform het 3e lid in bruikleen ter beschikking gestelde goed, verlangt het bestuur een schriftelijke verklaring van de verkrijger dat deze een eigendom van de vereniging in bruikleen heeft ontvangen en het eigendom goed zal beheren, onderhouden en in dezelfde staat als bij ontvangst zal retourneren; schade zal hij (laten) repareren en dit melden aan het bestuur; 5. de bruiklening blijft van kracht, totdat het vooraf bepaalde tijdstip is verlopen, het bestuurslid is afgetreden, het lidmaatschap is beëindigd of het bestuur gemotiveerd aan de gebruiker meedeelt, dat zij de bruiklening wenst te beëindigen; 6. het bestuur kan afwijkende en/of aanvullende voorwaarden stellen ten behoeve van het in bruikleen geven van verenigingseigendommen. Zij kan hiertoe afzonderlijke regelingen, modelformulieren en overeenkomsten vaststellen; 7. het bestuur kan, met in achtneming van het in de leden 3 t/m 6 van dit artikel gestelde, aan de vereniging toebehorende boeken in bruikleen aan leden afgeven.
Huishoudelijk Reglement Christiaan Huygens
Bestuur 07-12-2012
Pagina 5 van 6
Hoofdstuk 8: Publicaties, interviews etc. Artikel 25: Publicaties in lokale, dan wel regionale bladen of anderszins, de vereniging betreffende, geschieden uitsluitend door of vanwege het bestuur. Overige bepalingen: Hoofdstuk 9: Artikel 26: In gevallen waarin dit Reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Artikel 27: 1. Dit Reglement kan aangehaald worden als Huishoudelijk Reglement Christiaan Huygens en wordt aangeduid met de afkorting HR-CH met daarachter de datum van laatste wijziging als werknaam. (bijv. HR-CH 30 maart 2007); 2. de in dit reglement voorkomende begrippen hebben, indien deze eveneens voorkomen in de statuten, de betekenis die de statuten daaraan geven; 3. wijziging of aanvulling van dit reglement kan slechts geschieden na aanneming daarvan met volstrekte meerderheid van geldige stemmen tijdens de Algemene ledenvergadering. Aldus vastgesteld en goedgekeurd in de Algemene Ledenvergadering van 14 december 2012. Namens het bestuur, Frans Rodenburg, voorzitter
Huishoudelijk Reglement Christiaan Huygens
Bestuur 07-12-2012
Pagina 6 van 6
