JÁSZAPÁTI VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE

„JÁSZAPÁTI VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE” az ÁROP-1.A.5-2013-2013-0004 kódszámú projekt szakmai tevékenységeinek megvalósulása, az eredménytermékek létrehozása

TÁMOGATÓ INFRASTRUKTÚRA ÉS A SZERZŐDÉSES KAPCSOLATOK FELÜLVIZSGÁLATA

2014. június

HUNGARO SUPPORT KFT. 6087 Dunavecse, Fő út 79. +36-78-437-449 [email protected]

1.

Tartalomjegyzék Vezetői összefoglaló .................................................................................................................................... 3 Bevezetés ....................................................................................................................................................... 4 A tanulmány indokoltsága ........................................................................................................................... 4 A tanulmány szerkezeti felépítése .............................................................................................................. 4 I. Támogató infrastuktúra bemutatása ...................................................................................................... 5 A felülvizsgálat célja ..................................................................................................................................... 5 A felülvizsgálat módszertana ...................................................................................................................... 5 Vizsgálati szempontok ................................................................................................................................. 9 Helyzetelemzés ........................................................................................................................................... 10 Intézmények infrastrukturális háttere ...................................................................................................... 10 Intézmények épületeinek infrastrukturális állapota .................................................................. 10 Az intézményi kérdőív eredményeinek bemutatása ................................................................. 13 A Polgármesteri Hivatal infrastrukturális háttere .................................................................................. 27 Hivatali kérdőív eredményeinek bemutatása ............................................................................ 27 Fejlesztési javaslatok .................................................................................................................................. 41 II.Szerződéses kapcsolatok bemutatása .................................................................................................. 44 A felülvizsgálat célja ................................................................................................................................... 44 A felülvizsgálat módszertana .................................................................................................................... 44 Vizsgálati szempontok ............................................................................................................................... 46 Az önkormányzat szerződéses kapcsolatai ............................................................................................. 47 A felülvizsgálat eredményei....................................................................................................................... 48 Fejlesztési javaslatok .................................................................................................................................. 51 Mellékletek................................................................................................................................................... 53

2.

VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ Mind a támogató infrastruktúra, mind a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata során felszínre kerültek a hivatal, az önkormányzat, és az intézmények szempontjából a jövőbeni működésre vonatkozó, a gyakorlatban is alkalmazható tapasztalatok, helyenként hiányosságok, fejlesztendő területek, de jó gyakorlatok is. A támogató infrastruktúra felülvizsgálata kapcsán az intézmények leginkább az intézmények takarításának ellátásával voltak elégedettek, melyet saját munkatárssal látnak el. Fejlesztendő területként felmerült a karbantartások megszervezése és véghez vitele, illetve az informatikai infrastrukturális háttér korszerűsége és karbantartása. Az intézmények továbbá több erőforrást szeretnének fordítani az irodai és szakmai tevékenységek ellátáshoz szükséges eszközökre. A hivatali munkatársak által kitöltött infrastruktúrával és létesítményüzemeltetéssel kapcsolatos kérdőív eredményei nagyban megegyeznek az intézményvezetők meglátásaival. A hivatali dolgozók is nehézkesnek érzékelik az informatikai eszközök karbantartását és javítását, továbbá úgy vélik, hogy korszerűbb eszközökre lenne szükség a precíz munkavégzéshez. Szintén kiemelkedő igény mutatkozott az irodai tároló helyek bővítésére. A szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata során összefüggést találtunk a kérdőívben megjelölt problémás területek és a szerződésekben feltüntetett hiányos szolgáltatási szintek között. Sok esetben nem pontosan meghatározottak a szolgáltatás teljesítésének kritériumai, ez a szolgáltatás minőségének csökkenését vonhatja maga után, amely az intézményi vagy hivatali dolgozók növekvő elégedetlenségére adhat okot. A feltárt eredményekkel összhangban, javaslatot tettünk a karbantartási feladatok ellátásánál egységes szolgáltatási szint meghatározására és egy kézben tartására (pl.: Városüzemeltető Kft.). Ehhez hasonlóan, javasoljuk az intézmények számára a közös beszerzést, mellyel tehermentesíthetőek az intézményvezetők és a beszerzési árak is alacsonyabb szinten tarthatóak. A szerződések esetében szükségesnek tartjuk egységes szerződés-sablon kidolgozását, melyet az esetek többségében minden terület vezetője biztonsággal használhat. Ezen túl, javasoltuk a szerződésekben meghatározott szolgáltatási szint körülhatárolt rögzítését, illetve az adott feladatok ellátására szerződött különböző alvállalkozók párhuzamosságainak feltárását és kiküszöbölését.

3.

BEVEZETÉS Jászapáti Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala (továbbiakban Hivatal) a Hungaro Support Kft-t bízta meg az ÁROP-1.A.5-2013-2013-0004 azonosítószámú pályázat 2-es tevékenységének keretében az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálatára. A felülvizsgálati feladat kötelezően teljesítendő azon önkormányzatok számára, amelyek az ÁROP-1.A.5 pályázaton támogatást nyertek el szervezetfejlesztési tevékenységek megvalósítására.

A TANULMÁNY INDOKOLTSÁGA Jászapáti Város Önkormányzatának ÁROP-1-A.5-2013 pályázat keretében elkészített szakmai koncepciója bemutatja azokat a problémákat, amelyek indokolják a második tevékenységi terület felülvizsgálatát. A fő elemzési témakör, amelyre a tanulmány rá kíván mutatni, azok a rejtett, ki nem használt hatékonysági tartalékok, amelyek az önkormányzat működésében találhatók. A tanulmány célja ezért elemezni a támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok eddig figyelmen kívül hagyott fejlesztési lehetőségeit. A tanulmány készítése során a Hungaro Support Kft. feladata, hogy az önkormányzattól kapott adatok alapján felmérje a jelenlegi helyzetet, rámutasson azokra a hiányosságokra, amelyeken érdemes változtatni.

A TANULMÁNY SZERKEZETI FELÉPÍTÉSE Mivel a második intézkedési terület két külön egységre bontható így a támogató infrastruktúrát és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálatát bemutató tanulmányt két különálló fejezetben taglaljuk. I. Támogató infrastruktúra bemutatása II. Szerződéses kapcsolatok bemutatása

4.

I. TÁMOGATÓ INFRASTUKTÚRA BEMUTATÁSA A FELÜLVIZSGÁLAT CÉLJA Az első fejezet célja a pályázat második tevékenységének megvalósítása, ezen belül az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra bemutatása és felülvizsgálata. A fejezetben elemzésre kerül minden olyan felhasználható információ, amelyet Jászapáti Város Önkormányzata rendelkezésünkre bocsátott infrastrukturális ellátottságával, hátterével kapcsolatban.

A FELÜLVIZSGÁLAT MÓDSZERTANA A tanulmánykészítés során különböző módszertanok segítették az adatgyűjtő és elemző tevékenységeket. Ezek főként dokumentum alapú elemzések, kérdőív kiértékelések, és személyes interjúk során valósultak meg. Az

önkormányzat

infrastrukturális

hátterének

jobb

megismerése

érdekében

összeállítottunk egy adatbekérő táblázatot, amely specifikusan az önkormányzat, azon belül a Hivatal infrastrukturális állapotára, főként a következő területekre terjedt ki. 

bútor,



gépjármű,



irodai eszközök, berendezések, felszerelések,



IT eszközök,



telekommunikációs eszközök,



irodai fogyóeszközök,



egyéb, nem irodai célokra használt eszközök



irodaépületek, egyéb, hivatali használatban lévő épületek, kiszolgáló épületek Az 1. táblázat bemutatja, mely adatokat kértünk be az önkormányzati tulajdonú eszközökre

vonatkozóan. 1. 2. 3. 4. 5.

alleltár vagy egység megnevezése eszközcsoport eszköz megnevezése mennyiség beszerzés éve

6. 7. 8. 9.

bruttó érték nettó érték nyilvántartott érték értékcsökkenés

5.

alleltár eszköz beszerzés v.egység eszközcsoport mennyiség megnevezése éve megnevezése

bruttó érték

nettó érték

nyilvántartott écs érték

1. 2. 3. …

1. táblázat Infrastruktúrára vonatkozó excel adatbekérő táblázat A 2. táblázat pedig bemutatja kifejezetten az IT infrastruktúrára vonatkozó információkat, az eszközök specifikációja mentén: alleltár v. egység megnevezése

eszköz típusa

eszköz megnevezése

specifikáció beszerzés éve

bruttó érték

1. 2. 3. 4. 2. táblázat IT infrastruktúrára vonatkozó excel adatbekérő táblázat A 3. táblázat az Önkormányzat összes intézményére vonatkozóan tartalmazza az épületi, infrastrukturális sajátosságokat. Ezzel kapcsolatban a következő adatokat tartottuk fontosnak bekérni az Önkormányzat részéről. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Intézmény és telephely Férőhelyek száma Ellátottak száma Építés éve Felújítás éve Energetikai korszerűsítés éve Építmény (hasznos nm) Építmény (légköbméter) Épület energetikai besorolása Fűtés típusa

6.

nettó érték

Ezek közül az építés, és felújítás évével és az, energetikai korszerűsítéssel foglalkozunk mélyebben a támogató infrastruktúra elemzésekor. Ellátottak Férőhelyek Intézmény száma/ügyforgalo Energetikai Építmény száma Építés Felújítás Építmény és m (éves, fő; korszerűsítés (hasznos nm, (amennyiben éve éve (légköbméter) telephely amennyiben éve szintterület) releváns) releváns)

Épület energetikai besorolása (betűjel)

Fűtés típusa

1. 2. 3. …

3. táblázat Infrastruktúrára vonatkozó excel adatbekérő táblázat Az adatgyűjtés szakasz során összeállítottunk két kérdőívet a létesítményüzemeltetés és a közös beszerzés értékelése céljából. Az egyik kérdőív a hivatali dolgozók, a másik az intézményvezetők részére szólt. A két kérdőív a mellékletekben található. Mindkét kérdőívben 6 fokozatú értékelési skálát alkalmaztunk az elégedettség felmérésére. A 6-os érték jelenti a teljes mértékben elégedett vagyok / egyetértek kategóriát, míg az 1-es érték az egyáltalán nem vagyok elégedett / nem értek egyet értékelés. A kérdőívek nagy része zárt kérdésekből épül fel, ennek célja, hogy ezáltal minél jobban számszerűsíthető adatokat képezzünk, és tudjunk elemezni. Emellett lehetőséget biztosítottunk a megkérdezettek számára egyéni fejlesztési javaslatok megfogalmazására is, nyitott kérdésekre adható válaszok formájában. A kérdőívek kiértékelése a nagyobb egységek összesítésén keresztül történik. Kérdéscsoportonként az átlagértékeket, a leggyakrabban előforduló értékeket, azaz a móduszt elemezzük, az igen / nem válaszok megoszlásának arányát az eldöntendő kérdések esetében. Az intézményi kérdőív legfőbb kérdéscsoportjai a következők: 

üzemeltetési feladatok ellátásának módja



létesítményüzemeltetés



beszerzések lebonyolítása

7.

Az intézményi kérdőív a létesítményüzemeltetés témakörén belül további alcsoportokra tagolódik, ezek: 

takarítás



karbantartás, épületüzemeltetés



portaszolgálat



irodai környezet és iroda felszerelések biztosítása



informatika, telekommunikáció



munkahelyi étkezés



gépjárművek biztosítása



munkabiztonság A két kérdőív közötti legfőbb különbség a kérdéscsoportonként feltett kérdések száma. Az

intézményvezetők számára összeállított kérdőív részletesebb, egy-egy témakörön belül több kérdést tartalmaz, és több témakört is felölel. A hivatali kérdőív a következő témaköröket tartalmazza a létesítményüzemeltetésen belül: 

takarítás



intézményi zöldfelületek, épületen kívüli területek karbantartása, hóeltakarítás, síkosságmentesítés



portaszolgálat



irodai környezet és iroda felszerelések biztosítása



informatika, telekommunikáció



munkahelyi étkezés



gépjárművek biztosítása

Jól látható, hogy a hivatali kérdőív nem tesz fel kérdéseket sem az üzemeltetés feladat ellátásának módjával, sem a beszerzések lebonyolításával kapcsolatban. Ezekről a kérdésekről leginkább a vezetőknek van információja, viszont a hivatali kérdőív nem csak vezetők részére szól.

8.

VIZSGÁLATI SZEMPONTOK A fejezet célja a legfőbb vizsgálati szempontok bemutatása a támogató infrastruktúra kapcsán. Az adatok vizsgálata annak megállapítására irányul, hogy a meglévő, használt eszközök, épületek mennyisége, minősége megfelelő, lehetővé teszik a megfelelő munkavégzést, gazdaságosan üzemeltethetőek. A Hungaro Support Kft. szakértői a következő vizsgálati szempontokat alkalmazták a támogató infrastruktúra elemzése során. 1. Az eszközök, ingatlanok kora, jellemzői, minősége lehetővé teszi a megfelelő munkát? 2. Az eszközök, ingatlanok megfelelnek a vonatozó jogszabályi előírásoknak? 3. Az eszközök elérésének, igénylésének módja és használatuk szabályozott, használnak formanyomtatványokat, sablonokat ennek során? 4. Az esetleges károkozásra vonatkozó szankciók, a kártérítési folyamat megfelelően szabályozott és alkalmas a kártérítési kötelezettség érvényesítésére? 5. Az eszközök, ingatlanok mennyisége, minősége elégséges a feladatok ellátásához – ha nem, milyen minőségi, mennyiségi problémák vannak? 6. Az eszközöket, ingatlanokat használó munkatársak elégedettek a körülményekkel, a rendelkezésre álló eszközökkel? 7. Melyek a legfontosabb hiányosságok a meglévő ingatlanokkal, eszközökkel kapcsolatosan? 8. Vannak kritikus területek, amelyek nem teszik lehetővé a munkavégzést, vagy akár veszélyt jelentenek (pl. nem megfelelő állapotú elektronikai eszközök, épületek)? 9. Az utánpótlás, a karbantartás, a fogyóeszközök pótlása megfelelően zajlik vagy vannak hiányosságok, időbeli csúszások az ellátásban - ha igen, milyenek és milyen mértékűek? 10. Használnak korszerű, hatékony, takarékos eszközöket (pl. energiatakarékos világítás, takarékos tisztítószerek), törekednek a lehető legnagyobb megtakarításra (pl. karbantartással az eszközök használati idejének növelése, a munkatársakban a takarékosság-tudatosság növelése)? 11. Az eszközökre, karbantartásra, ingatlanok fejlesztésére, állagmegóvására rendelkezésre álló források megfelelő nagyságúak - ha nem, abban az esetben milyen nagyságú a hiány, ennek milyen következményei vannak (pl. melyek az elmaradt beruházások, milyen konkrét következményei vannak az eszközhiánynak – pl. új belépők nem tudnak dolgozni, nincsen elég papír az iratok nyomtatásához stb.)? 12. A leltári és egyéb eszköz nyilvántartások megfelelően részletesek, pontosak, megfelelnek a jogszabályi előírásoknak?

9.

HELYZETELEMZÉS A helyzetelemzés során bemutatásra kerülnek az előzőekben meghatározott vizsgálati szempontok szerint azok az adatok, információk melyeket Jászapáti Város Önkormányzata a rendelkezésünkre bocsátott. Ahogyan a módszertani részben is leírtuk, az adatgyűjtés több formában történt, az alábbiak alapján elemezzük Jászapáti Város Önkormányzatának infrastruktúrára vonatkozó adatait. 1. Hivatal infrastrukturális állapotára vonatkozó excel tábla 2. Intézmények épületeire és infrastrukturális állapotára vonatkozó excel tábla 3. Hivatali és intézményvezetői infrastruktúra kérdőív

INTÉZMÉNYEK INFRASTRUKTURÁLIS HÁTTERE Intézmények épületeinek infrastrukturális állapota A következő alfejezet célja az önkormányzati fenntartású intézmények épületei esetében az infrastrukturális állapot bemutatása.

Jászapáti Város Önkormányzata

esetében alábbi

intézményeket vizsgáltuk meg ebből a szempontból: 1.

Idősek Ellátása (Egyesített Szociális Intézmény)

2. Városi Könyvtár és Művelődési Központ 3. Városi Bölcsőde (Egyesített Szociális Intézmény) 4. Csiga-biga Óvoda 5. Margaréta Óvoda 6. Szivárvány Óvoda A következő diagram bemutatja, hogy jellemzően mely időszakban épültek az intézmények.

Intézmények építési éve 2

1 jellemzően mely időszakban épültek az épületek

0

1. diagram

10.

Az építés éve alapján szórt értékeket mutatnak az adatok. Az önkormányzat épületei nagyrészt 1945 előtt és az 1970-es években épült. Kördiagramként ábrázolva %-os megoszlást elemezhetjük. Az intézmények nagy része, 83%-a 1979 előtt épült.

Jellemzően mely időszakbna épültek az épületek 0% 0% 17% 1945 előttt épült

33%

1946-1969 között épült 1970-79 között épült 1980-89 között épült 1990-2003 között épült

33%

2003 után épült

17%

2. diagram

Szinte minden intézmény évtizedekkel korábban épült, azonban felújításuk 2010 óta végbement. Egyedül, azon szociális intézmény, mely az Idősek Ellátásáért felelős az, amelynek felújítása és energetikai korszerűsítése az adatok alapján javasolt. 4. táblázat Intézményi épületek építési és felújítási éve Intézmény

Építés éve

Felújítás éve

Idősek Ellátása (Egyesítet Szociális Intézmény) Városi Könyvtár és Művelődési Központ Városi Bölcsőde (Egyesített Szociális Intézmény) Csiga-biga Óvoda Margaréta Óvoda Szivárvány Óvoda

1930 1863 1952

2014 2013

1974 1976 1980

2013 2012 2010

11.

A bölcsődei és az óvodai ellátás helyszínéül szolgáló épületek területi megoszlását az alábbi diagramok szemléltetik. Az oszlopdiagram alapján megállapítható, hogy Jászapátiban a Városi Bölcsőde biztosítja a legoptimálisabb teret a gyermekek gondozására. Vélhetően, összefüggésben azzal a ténnyel, hogy a bölcsőde új épülete a tavalyi évben került átadásra, így az ellátással kapcsolatos eddigi tapasztalatokat és modern igényeket vehették figyelembe már az épület megtervezésekor is.

3. diagram

Az óvodában az egy gyermekre jutó hasznos négyzetméter sajnos nem annyira kedvező, illetve a tag óvodák között is mutatkozik eltérés. Vélhetően azért, mert az óvoda épületei még a múlt században épültek, így azokat csak korszerűsíteni és az igényeknek megfelelően igyekszik kihasználni Jászapáti.

4. diagram

12.

Az intézményi kérdőív eredményeinek bemutatása Jászapáti Város Önkormányzat intézményeinek infrastrukturális hátterével kapcsolatosan, miután az intézmények épület, építmény adatai több szempontból is elemzésre kerültek, az intézményi kérdőív eredményeit tekintjük át. Jászapáti Város Önkormányzat esetében a kérdőívet az alábbi 4 intézmény vezetője töltötte ki: 1.

Városi Bölcsőde

2.

Önálló Óvodai Intézmény (3 tagóvoda)

3.

Városi Könyvtár és Művelődési Ház

4.

Egyesített Szociális Intézmény (ESZI) A módszertani összefoglalóban taglaltuk a kérdőív felépítését, a kiértékelés módszertanát.

A következőkben a kérdésekre adott válaszok értékeit elemezzük kérdéscsoportonként. Az intézményüzemeltetés és a közös beszerzés szervezeti modelljének értékelése kapcsán 2 átfogó kérdésre adott válaszok átlaga szerint (5,0) arra következtetünk, hogy az intézmények számára egyértelműek az üzemeltetés és beszerzés tekintetében a feladatok, illetve a folyamatok összességében szabályozottan működnek. A két kérdésre adott válaszok átlagát a következő diagram mutatja be.

5. diagram

A kérdőívben az üzemeltetési feladatok ellátásának módjával kapcsolatban adott válaszok előzményként szolgálnak arra vonatkozóan, hogy az egyes intézmények üzemeltetési feladatok kapcsán kit értékelnek az intézményvezetők: saját munkatársukat, vagy külső szolgáltatót.

13.

Mivel a feladatellátás módjául a következő kategóriák közül választhattak, több alternatívát is megjelölhettek egy kérdés esetében:

Intézmény

Bölcsődei Intézményegység Önálló Óvodai Intézmény Könyvtár és Művelődési Központ Egyesített Szociális Intézmény



nincs / nem megoldott



saját munkatárs



egyéb munkatárs



intézmény külső szolgáltatója



önkormányzat külső szolgáltatója.

Takarítás

Saját munkatárs

Saját munkatárs

Saját munkatárs

Saját munkatárs

Zöldfelületek, épületen kívüli Telekommuniká Tervezett Épületgépészet, területek Informatikai Irodai környezet Hibaelhárítás Portaszolgálat ciós karbantartás fűtés karbantartása, szolgáltatások és eszközök szolgáltatások hóeltakaírtás, síkosságmentesí Önkormányzat Nincs/Nem Nincs/Nem külső Nincs/Nem Nincs/Nem Nincs/Nem Nincs/Nem Saját munkatárs megoldott megoldott szolgáltatója megoldott megoldott megoldott megoldott Saját Saját Intézmény külső munkatárs/Intéz munkatársIntéz Intézmény külső nincs/Nem Intézmény külső Intézmény külső szolgáltatója/Saj mény külső mény külső szolgáltatója Saját munkatárs megoldott szolgáltatója szolgáltatója át munkatárs Önkormányzat Önkormányzat Önkormányzat Önkormányzat külső külső Intézmény külső külső Nincs/Nem külső Intézmény külső szolgáltatója szolgáltatója szolgáltatója szolgáltatója megoldott szolgáltatója szolgáltatója Saját munkatárs Önkormányzat Nincs/Nem Nincs/Nem külső Nincs/Nem Nincs/Nem Nincs/Nem Nincs/Nem Saját munkatárs megoldott megoldott szolgáltatója megoldott megoldott megoldott megoldott

Munkahelyi étkeztetés

Nincs/Nem megoldott

Gépjárművek biztosítása

Nincs/Nem megoldott

Munkahelyi biztonság és egészség

Nincs/Nem megoldott

Intézmény külső Nincs/Nem szolgáltatója megoldott

Intézmény külső szolgáltatója

Nincs/Nem megoldott

Nincs/Nem megoldott

Nincs/Nem megoldott

Nincs/Nem megoldott

Nincs/Nem megoldott

Nincs/Nem megoldott

5. táblázat Intézmények funkcionális feladatellátása A létesítményüzemeltetésen belül a takarítást minden intézmény saját munkatárssal látja el. Az összes többi üzemeltetési vagy karbantartási feladatnál azonban, látható, hogy egy adott feladaton belül is az intézmények legalább két vagy több különböző erőforrásból oldják meg. Egyrészt, megállapítható, hogy az üzemeltetési feladatok ellátása nagy mértékben széttagozódik, illetve előfordulnak olyan üzemeltetési feladatok, amely nem megoldott néhány intézményben.

14.

A továbbiakban az egyes feladatok ellátásának értékelését mutatjuk be.

6. diagram

Az intézményvezetők összességében elégedettek minden területen végzett takarítói munkával. Ez nagyrészt azzal indokolható, hogy minden intézményben saját munkatárs végzi a takarítást, így az intézményvezető napi szinten ellenőrizheti a takarítás minőségével való elégedettséget és közvetlenül hathat rá. Az intézményvezetők válaszai között a szórás is alacsony volt, mivel a válaszok 4-6-ig terjedő skálán mozogtak. A karbantartás, épületüzemeltetésen kérdéskör kapcsán nem tervezett karbantartást és hibajavítást az elmúlt egy évben négy intézményből három igényelt, így a bölcsőde kivételével, a többi intézmény meglátásaira támaszkodtunk az adatok elemzésekor. A hibaelhárítás módjában változóan vesz részt mind a három intézménynél vagy az intézmény, az intézmény külső szolgáltatója vagy az önkormányzat külső szolgáltatója, esetlegesen nincs ilyen alkalomra kész megoldás.

15.

A nem tervezett karbantartás, hibajavítással kapcsolatban a hibajavítást végző munkatárs egy válaszadó számára nem jelzett vissza arra, hogy mikor fogják a hibát elhárítani. Azon intézményvezetők, akinek jelezték előre a hiba elhárításának idejét, nagyrészt elégedettek voltak az előre jelzett időponttal, mivel válaszaik átlaga 5,0.

7. diagram

A válaszadók azonban kevéssé voltak elégedettek a probléma bejelentésének módjával, az azzal kapcsolatos visszajelzéssel és a visszajelző munkatárs hozzáértésével, mert átlagosan 4,3-as érték született. Ezen túl, meg kell említeni, hogy a válaszok között magas volt a szórás, mivel kizárólag, az óvodák vezetője adott 6-os értékeket, akik külső szolgáltatóval látják el a hibaelhárítást. A másik két intézmény, aki önkormányzati szolgáltatóval vagy saját munkatárssal látja el, 3-as és 4es értékeket adott, így az „inkább elégedetlen” és az „elégedett” határán mozogva. A tervezett karbantartásokat szintén több módon oldják meg az intézmények. Van olyan intézmény, amely kizárólag önkormányzat külső szolgáltatója által látja el a feladatot, míg mások a külső szolgáltató mellett saját munkatársukat, és / vagy az intézmény külső szolgáltatóját veszik igénybe a karbantartási munkálatok elvégzéséhez. A kérdésenkénti átlagot a következő diagram szemlélteti:

16.

8. diagram

Az eredmények átlagainak értelmezésekor itt is fontos kiemelni, hogy egyedül az óvoda értékelte a tervezett karbantartási munkálatok elvégzését 6-os értékűre a kérdések nagy többségében, ami azt jelenti, hogy a külső szolgáltatójával elégedett. Azonban a másik két intézményi kitöltő, a Könyvtár és Művelődési Ház, illetve az ESZI ennél sokkal alacsonyabb pontokat adott 2-4-ig terjedő skálán, vagyis az „inkább elégedetlen” kategórián belül mozogva. A kapott eredmények alapján elmondhatjuk, hogy az intézmények inkább elégedettek a karbantartási kérelem bejelentésének módjával és az arra való visszajelzéssel. Míg inkább kevéssé elégedettek vagy elégedetlenek a keletkezett zaj és törmelék keletkezésének kezelésével (3,7), a felújítások ütemezésével, az azokról való visszajelzéssel, az épület megfelelő felmérésével és a tervezett karbantartások az előzetesen jelzettek szerinti megvalósulásával. Az épületgépészet, fűtés feladatainak ellátásánál fele-fele arányban elmondható, hogy amennyiben megoldott az intézményeknél a fűtés üzemeltetése, akkor külső szolgáltató látja azt el. Az épületgépészet, fűtés témakörében a válaszok átlaga 4,7, ezen belül legtöbbször az 5-ös érték fordult elő a válaszadók között.

17.

9. diagram

A válaszok közül legalacsonyabb értékelést az épületgépészeti elemek ellenőrzésének és karbantartásának rendszeressége kapta (4,5), mely valószínűsíti az igényt a fűtés szakember általi gyakoribb ellenőrzésére. A többi kérdésre 4,75-ös átlagpontszámot adtak az intézmények, mely összességében azt jelenti, hogy elégedettek a fűtés biztosításával, és a felmerült problémákkal kapcsolatos megoldásokkal. A zöldfelületek, épületen kívüli területek karbantartása, a hóeltakarítás, síkosságmentesítés kapcsán 3 intézménynél az önkormányzat külső szolgáltatóját jelölték meg a feladatellátás módjául. Ez alól kivétel az óvoda, ahol saját munkatárssal látják el a feladatot. Az intézményi zöldfelületek, épületen kívüli területek karbantartása, hóeltakarítás, síkosságmentesítés témakörénél a válaszok átlaga 4,68-as értéket ért el. Hasonlóan az előzőekhez képest, az átlag számításában a nem releváns válaszok nem szerepelnek. Ezekben a tevékenységekben tehát van még fejlesztési potenciál az önkormányzatra nézve az intézmények szemszögéből, azonban a többi üzemeltetési feladathoz képest, a hóeltakarítással elégedettebbek az intézmények.. A kérdésenkénti átlagokat a következő diagram mutatja be.

18.

10. diagram

Összességében, az intézmények előtti járdák és zöld felületek takarításának minőségével és gyakoriságával a legkevésbé elégedettek az intézményvezetők (4,5). Míg a hóeltakarítás minőségével, a síkosságmentesítés minőségével és azok gyakoriságával inkább elégedettek (4,75). Portaszolgálat egyik intézménynél sem működik, így egységesen nem értelmezhetőek az ezzel kapcsolatos kérdéskörök. Azonban két intézmény javasolta, hogy szükségesnek tartaná a portaszolgálat fenntartását az intézményben (Önálló Óvodai Intézmény, Könyvtár és Művelődési Központ). A kérdőív következő témaköre az irodai környezet és az iroda felszerelések biztosítása. Négy intézményből kettő saját külső szolgáltatóját jelölte meg, egy pedig saját munkatársát. A kitöltők összességében azt válaszolták, hogy inkább elégedettek, mint elégedetlenek az irodai környezettel, ami 4-es átlagot jelent 6-os skálán. Egy kérdéssel kapcsolatos válasz nincs ábrázolva a lenti diagramokon, mivel az az irodák akadálymentesítettségére kérdez rá Mivel ez a témakör 23 kérdést tartalmaz, a megjelenítés átláthatósága céljából két részre osztva ábrázoltuk diagram formájában.

19.

11. diagram

Az intézmények leginkább az irodaszerek rendelkezésre állásával, minőségével és pótlásával a legelégedettebbek, mivel 6-os skálán átlagosan 4,5-re értékelték. Az egyéb irodai felszerelésekkel már kevésbé elégedettek, az átlagok azt mutatják, hogy az irodabútorok gyarapítására szükség lenne, mivel a tárolóeszközök mennyiségét 3,75-re értékelték. Szintén alacsony értékeket kapott az irodai környezet által biztosított 1 főre jutó terület és a nyugodt körülmények biztosítása a munkavégzéshez (3,5).

20.

A második diagram szintén arról árulkodik, hogy az irodai munkavégzés során fellehetőek fejlesztendő területek. Legfőképp az ügyfelek fogadásával kapcsolatban adtak alacsony értékeket. A kitöltők úgy vélték, hogy az ügyfelek fogadására kevéssé megfelelőek a területek (3,5), a terek berendezése is kevéssé alkalmas az ügyfelekkel való megbeszélésre. A válaszok viszont biztatóbbak az egymás közötti megbeszélésekhez biztosított eszközök rendelkezésére állásával és minőségével kapcsolatban (4,5). A szöveges észrevételek között megjelent a több külön irodahelyiség kialakítására vonatkozó javaslat.

12. diagram

21.

A következő kérdéscsoport a szakmai feladatok ellátáshoz szükséges támogató infrastruktúra téma köré épül, ahol a válaszok átlaga összességében 4,1. Minden intézményben, kivéve az Óvodákban a szakmai feladatok ellátására rendelkezésre álló helyiségek akadálymentesítettek, fogyatékkal élők számára is megközelíthetőek.

13. diagram

Összességében 4 egész körüli átlagot kaptunk minden szakmai eszközzel kapcsolatos kérdésre, amely magasabb, mint az irodai eszközökkel kapcsolatos megítélés. A szakmai feladatokhoz használatos bútorok, eszközök ellátottsága és hiánypótlása is miden kérdésben 4,25ös átlagot mutat. Mely tekintve, hogy az intézmény fő funkciójának ellátásáról is képet mutat, fontos lenne, hogy magas értéket képviseljen. A szakmai feladatok ellátáshoz biztosított helyiségekkel sem maximális az elégedettség, ami összefüggésben lehet a korábbiakban már kimutatott kis alapterületű csoportszobával.

22.

A kérdőív következő egysége az informatika és telekommunikáció kérdésköre. A telekommunikációs szerviz tekintetében az intézmények vagy külső szolgáltató támogatását veszik igénybe, vagy nem megoldott náluk ezen feladat szakember általi ellátása. A számítógépekkel való ellátottságra a következő táblázatból nyerhetünk információt az intézményenként összesített adatokból:

Intézmény Bölcsődei Intézményegység Önálló Óvodai Intézmény Könyvtár és Művelődési Központ Egyesített Szociális Intézmény Összesen

5 évnél idősebb számítógépek (DB)

Számítógépek (DB)

Windows XP-t futtató számítógépek

1

1

1

8

4

1

20

4

4

1 30

1 10

1 7

6. táblázat Informatikai infrastruktúra A táblázatból jól látható,hogy a munkavégzéshez használt számítógépek 33%-a 5 évnél idősebb, és a számítógépek 23%-án fut Windows XP operációs rendszer. Ezt a tényt tovább rontja, hogy 2014. április 8.-án megszűnt a Windows XP támogatása és frissítési lehetősége, így ez korszerűtlenségen túl kockázati tényezőt is jelent. A munkatársak részére a munkavégzés során keletkező fájlok tárolására közös hálózati meghajtóval 4 intézményből csak egy (Könyvtár és Művelődési Ház) rendelkezik, amely intézmény tudja biztosítani, hogy a közös hálózati meghajtó interneten keresztül is elérhető legyen, azonban a közös hálózati meghajtó tartalma nincs rendszeresen archiválva. A 4 intézményből 1 sem rendelkezik önálló weboldallal. Arról, hogy hasznos lenne-e frissíteni a munkatársak és saját maguk informatikai tudását vegyes válasz született, 50%-ban támogatták és 50%-ban nem tartottak rá igényt. A többi informatika, telekommunikáció témakörében feltett kérdésekre adott válaszokat szintén két diagramra és témakörre bontva tárgyaljuk a következőkben. Elsősorban, hogy mennyire korszerűek az informatikai eszközök. Az alábbi táblázat eredményei elég alacsonyak lettek, mely azt jelzi, hogy a számítógépeken található szoftverek kevéssé korszerűek (3,75), a nyomtatók száma

23.

és kapacitása alacsony (3,75), úgy, mint a fénymásoló és szkennelő berendezések száma vagy mint a monitorok minősége (3,75).

14. diagram

A táblázat alapján szintén elmondható, hogy egyéb elektronikai eszközöknek híján vannak az intézmények (3,0). A következő táblázat nagyrészt az informatika és telekommunikációs hibajavításokkal kapcsolatos elégedettséget tükrözi. A négyből 3 intézményben az elmúlt 12 hónapban viszonylag gyakori volt az informatikai hibabejelentés, kivéve az óvodákat, ahol szinte elhanyagolható volt.

15. diagram

24.

A diagram szemlélteti, hogy átlagosan 4-es, vagyis épp hogy elégedettebb, mint elégedetlen szintre értékelték a hibabejelentéssel kapcsolatos szolgáltatásokat (munkatárs elérhetősége, szakértelme), illetve a hibajavítás elvégzését is. Az informatikai és telekommunikációs szolgáltatásokkal való elégedettsége összességében az intézményvezetőknek is ezzel vág egybe (4,0). Ezen a ponton is összekapcsolódik a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata a támogató infrastruktúrával. A szerződésekben szükséges kellő részletességgel a szolgáltatási szintet leszabályozni, hogy számon kérhető legyen, és a világosan lefektetett elvárások mentén a nyújtott szolgáltatás minősége javulhat. A kérdőív kitért a meleg étkeztetésre is, amely témakör viszont csak egy intézmény, az óvoda szempontjából volt releváns. Az Önálló Óvodai Intézmény nagyrészt elégedett volt az étkeztetéssel, egyedül két tényezőt érdemes kiemelni. Véleményük szerint kicsi az ételek választéka, illetve a nem biztosítja a speciális táplálkozási igényű ételeket, pl.: az allergiásoknak. A gépjárművek biztosításával kapcsolatban nem adtak választ az intézményvezetők, mivel úgy ítélték meg, rájuk nézve nem releváns, hogy feladataik ellátásához gépjármű igénybevétele szükséges. A létesítményüzemeltetés mellett a másik nagy témakör a beszerzések lebonyolítása, kifejezetten a közös beszerzések szempontjából. A kérdőívből kiderült, hogy az intézmények beszerzéseit nem szervezik meg más intézményekkel közösen. Mind a 4 intézményvezető nemlegest választ adott a közös beszerzésre vonatkozó kérdésre.

25.

Az intézményi kérdőív kérdéscsoportonkénti átlagait a következő táblázat foglalja össze: Kérdéscsoport

Válaszok összesített átlaga

Intézményüzemeltetés és a közös beszerzések

5,0

szervezeti modelljének értékelése Létesítményüzemeltetés: takarítás

5,0

Karbantartás, épületüzemeltetés, nem

4,7

tervezett karbantartás Tervezett karbantartás, hibajavítás

4,0

Egyéb épületüzemeltetés

4,7

Intézményi zöldfelületek, épületen kívüli

4,7

területek karbantartása, hóeltakarítás, síkosságmentesítés Portaszolgálat Irodai

környezet

nincs és

iroda-felszerelések 4,04

biztosítása Szakmai

feladatok

ellátásához

szükséges 4,13

környezet és felszerelések biztosítása Informatika és telekommunikáció

3,82

Étkeztetés (munkahelyi)

4,7

Gépjárművek

nem használnak munkavégzéshez

Beszerzések lebonyolítása

nincs közös beszerzés 7. táblázat Intézményi kérdőív válaszainak átlagai

Összességében elmondható, hogy az irodai és szakmai feladatok ellátáshoz szükséges eszközök és környezet biztosítása esetén és az informatikai szolgáltatások területén szükséges elsősorban fejlesztéseket végrehajtani.

26.

A POLGÁRMESTERI HIVATAL INFRASTRUKTURÁLIS HÁTTERE Hivatali kérdőív eredményeinek bemutatása A kizárólag Jászapáti Város Önkormányzati Hivatala részére kiküldött on-line kérdőív felépítéséről a módszertani leírás során említést tettünk. Az alfejezet célja a hivatali kérdőív eredményeinek bemutatása, elemzése. Jászapáti Polgármesteri Hivatal összlétszáma 36 fő, melyből 27 munkatárs töltötte ki a kérdőívet. Minden területtel való elégedettségét egy 6 fokú skálán tudta megjelölni a kitöltő, melyen a 6-os érték a teljes elégedettséget, az 1-es pedig a teljes elégedetlenséget jelentette. A kérdőív első nagy egysége a takarítással való elégedettség felmérését szolgálja.

16. diagram

27.

A takarítással kapcsolatos kérdések közül az első az irodahelyiségekre vonatkozott. Az adatokból kiderül, hogy a válaszadók átlagosan az irodahelyiségek tisztaságával a legkevésbé elégedettek (válaszok átlaga 4), míg a higiéniai eszközök rendelkezésre állásával a leginkább elégedettek. A 6 fokú skálán megjelölt értékek átlagai alapján kiderül, hogy érdemes lenne javítani az ügyfelek által használt területek tisztaságán (4,4-es átlag), illetve a takarítás időbeni ütemezésén (szintén 4,4-es átlag). Utóbbi megállapítást az írásban tett kiegészítések is alátámasztják, a kitöltők közül többen is megjegyezték, hogy a takarítást hivatali munkaidőben végzik. Ez egyrészt akadályozhatja az ügyintézést, másrészt feltarthatja az ügyfeleket is. Továbbá, javasolták, hogy a takarítást érdemes lenne az ügyfélfogadás és az irodai munka időtartama utánra ütemezni. A következő nagyobb témakör a karbantartás, hibajavítás, és az azokkal kapcsolatos tapasztalatok felmérése. Arra a kérdésre, hogy igényeltek-e nem tervezett karbantartást, hibajavítás az elmúlt 12 hónapban, a kitöltők 37%-a igennel felelt. Tehát, a válaszadók több, mint egy harmada tudta értékelni a nem tervezett karbantartásokkal kapcsolatos további szempontokat.

17. diagram

28.

A karbantartási munkálatok elvégzésének határidejét az esetek túlnyomó többségében (60%) nem jelezték előre a hivatal dolgozóinak, ami kiszámíthatatlanná teheti a szakmai munka elvégzését.

18. diagram

A szintén hatos skálán értékelhető szempontok közül, elmondható, hogy inkább elégedettek voltak a munkatársak a karbantartás minőségével (4,2) és bejelentésének módjával (4,3). A jelzett határidővel kapcsolatban a válaszok 4,2-es átlagot értek el. Tehát, akinek jelezték is, hogy mennyi időn belül javítják ki a hibát, a visszajelzés információtartamával csak közepesen elégedettek. Az alábbi diagram alapján megállapítható, hogy azon esetekben, amikor előre jelezték a hiba elhárításának határidejét, sem feltétlen történt meg a hiba kijavítása a megadott időpontra (4,0). A szakmai munka akadályozásának kiküszöbölése érdekében, a határidők betartása nagyon fontos lehet. Azon túl, hogy eltolódás tapasztalható az előre jelzett és a valós karbantartási munkálatok elvégzése között, a hibajavítás minőségével sem teljes mértékben elégedettek a válaszadók (4,2-es átlag 6-os skálán).

29.

19. diagram

A hivatal épületén kívüli területek karbantartása, hóeltakarítás, síkosságmentesítés témakörben 2 kérdést tettünk fel, ahogyan az az ábrán is látható.

Hóeltakarítás, síkosságmentesítés

A hó eltakarítása és a síkosságmentesítés megfelelő minőségben történik meg?

3,44

A hó eltakarítása és a síkosságmentesítés időben megtörténik?

3,52

0

1

2

3

4

5

6

20. diagram

30.

A válaszok átlaga mind a hóeltakarítás időben való elvégzésével kapcsolatban és a minőségével kapcsolatban is épphogy eléri a 3,4 és 3,5-ös átlag értékeket. Az összes eddigi terület közül itt jelentkeztek a legalacsonyabb értékelések, amelyek azt jelentik, hogy a többség inkább elégedetlen a hóeltakarítással kapcsolatos munkálatokkal. A következő témakör a portaszolgálat, és a portaszolgálat feladatellátása volt. Az alábbi diagram szemlélteti a kérdésenkénti válaszok átlagát.

21. diagram

A portaszolgálat megítélése az eddigi témakörökhöz képest összességében előnyösebb. A portaszolgálatot végző személyével elégedettebbek (4,8) és a portaszolgálat információ nyújtását is magasabbra értékelték (4,7), mint annak rendelkezésre állási idejét (4,5). Legalacsonyabb értékelést a portaszolgálat egyik funkcióját, mint illetéktelen személyek bejutásának megakadályozását értékelték. Az értékelések összhangban vannak a személyes interjúkon felmerült témákkal, mivel gyakran említették, hogy a portaszolgálat sajnos nem tudja megakadályozni minden esetben, hogy ügyfélszolgálati időn túl is felmenjenek az ügyfelek az ügyintézőkhöz, amellyel megzavarják őket a munkájukban.

31.

Az irodai környezettel és az iroda felszerelések biztosításával kapcsolatos értékek összesítése különböző szempontok szerint történt. Vizsgáltuk az irodaszerekkel kapcsolatos, az irodai környezettel kapcsolatos, az ügyfélfogadással kapcsolatos és az irodai árnyékolással kapcsolatos elégedettségét az irodai munkatársaknak. A következő diagram szemlélteti az irodaszerekkel kapcsolatos kérdésekre adott válaszok eredményeit.

Irodaszerek Az irodaszerek hiányát tudjuk, hogy hol kell jelezni

4,7

Az irodaszerek tervezett időbeni pótlása megfelelően történik

4,407407407

Ön általában elégedett az irodaszerek minőségével?

4,481481481

Ön általában elégedett az irodaszerek rendelkezésre állásával?

4,518518519 0

1

2

3

4

5

6

22. diagram

A válaszadók általában kevéssé elégedettek az irodaszerek rendelkezésre állásával, 4,5-ös átlag született. Kevéssé elégedettek az irodaszerek minőségével is, 4,5-ös az átlag. Az irodaszerek tervezett pótlásával kapcsolatban az a tapasztalatuk, hogy nem mindig megfelelően történik, 4,4-es az átlagérték. Az irodaszerek hiánya kapcsán is elmondható, hogy általában tudják, hogy hova kell fordulni (4,7). Az eredmények alapján, arra következtetünk, hogy az irodaszerekkel kapcsolatos elérhetőségek és pótlások, még nem akadályozzák a munkavégzést, azonban nem elégítik ki teljes mértékben az irodai munkatársak igényeit.

32.

Az irodai környezet megítélése a munkavégzés szempontjából nem teljes mértékben előnyös, mivel az alábbi átlagokat kaptuk a különböző kérdésekre. A témában feltett kérdésekre az alábbi diagramban látható válaszok születtek.

23. diagram

Az irodai környezet és az irodai bútorok tekintetében még kevésbé elégedettek az irodai dolgozók, mint az irodaszerek rendelkezésre állásával kapcsolatban. A munkavégzéshez szükséges irodabútorok, tárolóeszközök számával (4,1) és minőségével (4,0) a legkevésbé elégedettebbek. Hasonló érték körül mozog a munkavégzéshez szükséges személyes tér megfelelőségének értékelése (4,3), mely a korábban készített személyes interjúk tapasztalataival is párhuzamot mutat. A hivatali dolgozók közül az interjú alatt többen is említették, hogy mióta a Járási Hivatallal is megosztják a rendelkezésre álló épületet, azóta sokan osztoznak egy-egy szobán, és amikor az egy szobában dolgozó sok ügyintéző közül valaki ügyfelet fogad, az elvonja a munkatársak figyelmét is a pontos munkavégzésről. A válaszadók közül, a rendelkezésre álló irodai környezet leginkább az egymás közötti megbeszélésekre alkalmas (4,3-as átlag), amely adódhat abból a tényből is, hogy a zsúfolt irodákban gyorsabban és könnyebben áramlik az információ.

33.

Az irodai környezet és az ügyfelek, szakmai megbeszélések kapcsolatáról adott válaszok átlagát a következő diagram szemlélteti.

24. diagram

A hivatali munkatársak úgy vélik, hogy elfogadható a hivatal felszereltsége (4,2), területe (4,1) és helyiségeinek színvonala (4,0) az ügyfelek fogadására, de nem ideális. A megbeszélésekhez szükséges eszközök rendelkezésre állása (4,0) és minősége (4,0) szintén elfogadható, de nem felel meg a megbeszélések lebonyolításához szükséges valós eszközigénynek. A

szakmai

megbeszélésekhez rendelkezésre álló helyiségeket azonban már kedvezőbbnek tekintették (4,5).

34.

Az alábbi diagram foglalja össze az átlagértékeket az irodai árnyékolás és hőmérséklet szempontjából.

Irodai árnyékolás és hőmérséklet szabályozhatósága Az irodák árnyékolása megfelelő

3,692307692

Légkondicionálás esetén a légkondicionálás biztosításának módja nem okoz…

3,777777778

Az irodákban megfelelő hőmérsékletet lehet biztosítani a munkavégzéshez

4,185185185

Az irodák megfelelően világosak a munkavégzéshez

4,666666667 0

1

2

3

4

5

6

25. diagram

Az irodák világossága nagyrészt közelít a megfelelőhöz a válaszok alapján ( 4,6), azonban ezzel ellentétben, az árnyékolhatóságuk nem megfelelően megoldott (3,7). Ezzel összefüggésben, a megfelelő hőmérséklet biztosításával kapcsolatban sem teljes mértékben elégedettek az irodai munkatársak (4,2). Összességében az irodai környezetet és az irodai felszereléseket 4,0-ra értékelték átlagosan az irodai dolgozók. Egyetlen válaszadó sem volt teljesen elégedett (senki nem jelölt 6-os választ), a kitöltők nagy része (63%) 4-esre értékelte a kialakított irodai környezetet.

26. diagram

35.

Az irodai környezettel kapcsolatosan a következő igények fogalmazódtak meg a kitöltők részéről: a meglévő irodabútorok cseréje, az iratok tárolása számára irodabútorok további beszerzése, illetve az irodák tisztasági festése. Az ügyintézés megfelelő színvonalon történő elvégzéséhez megkerülhetetlen az informatikai eszközök rendelkezésre állása és korszerű állapota, így a kérdőívben erre is kitértek kérdéseink. Első sorban az informatikai eszközök és telekommunikációs eszközök minőségét vizsgáltuk.

Informatikai és telekommunikácis eszközök A munkatársaknak megfelelő számban és minőségben áll egyéb elektronikai eszköz rendelkezésére (pl. fényképező)

3,68

A munkatársaknak megfelelő számban áll mobiltelefon a rendelkezésére

4,222222222

A munkavégzés során a munkatársaknak megfelelő telefon kapcsolat áll rendelkezésére

3,814814815

A fénymásoló, szkennelő és nyomtató berendezések elhelyezése megfelelő

3,666666667

A fénymásoló és szkennelő berendezések száma és kapacitása megfelelő

3,592592593

3,444444444

A nyomtatók száma és kapacitása megfelelő

A munkavégzés során használt monitorok minősége megfelelő

3,961538462

A számítógépeken található szoftverek korszerűsége megfelelő

3,777777778

0

1

2

3

4

5

6

27. diagram

A szoftverek korszerűségét tekintve 3,8 az átlagérték, mely azt jelenti, hogy a szoftverek nem felelnek meg a mai elvárásoknak. A monitorokról hasonló véleménnyel vannak a munkatársak, átlagosan 4-esre értékelték azok minőségét. A nyomtatók számát és kapacitását értékelték a legkevésbé megfelelőnek a válaszadók, alacsony értékével (3,4) és annak javításával mindenképp 36.

foglalkozni érdemes. Hasonlóan vélekednek a válaszadók a fénymásolók és szkennelő berendezések számát és kapacitását illetően, az átlagérték e kérdést illetően 3,6. A fénymásolók, nyomtató berendezések elhelyezésével kapcsolatban az átlagérték 3,7. A telefonkapcsolattal is alacsony az elégedettség (3,7), melyet indokolhatja saját tapasztalatom is, mely szerint, a hivatalban gyakran előfordul, hogy nem működik az irodák közötti vonal átadása-átvétele. Ehhez képest, az eredményekből látszik, hogy a mobiltelefonok rendelkezésre állásával már sokkal elégedettebbek a munkatársak (4,2). Az egyéb elektronikai eszközökkel való ellátottságot 3,7-re értékelték, mely szintén alacsonynak bizonyul. Az elmúlt 12 hónapban való informatikai hibák előfordulásának gyakoriságára is rákérdeztünk. Ebben az esetben fordítva értelmezendő az átlag, mivel az 1-es válasz számított a nagyon gyakorinak és 6-os pedig a nagyon ritkának. Jászapátiban az informatikai hibák előfordulását átlagosan 3,8-ra értékelték, ami azt jelenti, hogy gyakrabban előfordulnak hibák. A következő diagram az informatikai hibaelhárítással kapcsolatos kérdésekre adott válaszok átlagát szemlélteti.

28. diagram

37.

A hibabejelentésekkel kapcsolatban 4,1-re értékelték átlagosan a bejelentéseket fogadó munkatársak elérhetőségét, és hasonlóan 4,2-es értéket kapott a bejelentéseket fogadó munkatársak hozzáértése is. Az esetek 73%-ban jelezték, hogy a hibát mennyi időn belül fogják kijavítani, melyet 4,0 mértékben fogadnak el átlagosan. Nagyon hasonló a jelzett határidővel (3,9) és a tényleges teljesítéssel való elégedettség (4,0) átlaga is. A hibajavítást minőségi szempontból átlagosan 4,3-ra értékelték, ezzel megegyező mértékben elégedettek a hibajavítást végző személyzet magatartásával (4,3). Összességében az informatikai és telekommunikációs szolgáltatásokkal az átlagos elégedettség 4,1 érték körül mozog. Fejlesztési javaslatként megjelent a szöveges értékelések között, hogy korszerűbb gépekre és eszközökre lenne szükség a hatékonyabb munkavégzés érdekében, illetve hogy a szervezeten belül használt, telepített programok használatához lenne szükség nagyobb segítségre, információs vonalra, hogy fennakadás nélkül tudjunk haladni a munkákkal. A következő nagyobb egység a munkahelyi étkeztetésre vonatkozó kérdésekre adott válaszokat mutatja be.

29. diagram

38.

A meleg étkeztetési lehetőség színvonalával 4,2 az átlagos elégedettségi szint. Bár elég sokan, a válaszadók 81 %-a nem nyilatkozott a témakörben, ők feltehetőleg nem veszik igénybe a szolgáltatást. A választékkal, és az ételek mennyiségével is kevéssé elégedettek, utóbbira és előbbire is 3,8-as átlagértéket számítottunk ki. A speciális igényeket nem elégíti ki megfelelően az ételek választéka, a válaszok értéke átlagosan 3,0. Az étkezést kiszolgáló személyzet magatartását kevéssé megfelelőnek tartják, 3,5 az átlagérték. Az étkezés körülménye is hasonló értékelést kapott, átlagértéke 3,6. Az étkeztetésre helyiség tágassága, világossága és szellőzése 3,6-os átlagot kapott. A rendelt ételek átvétele megfelelően biztosított, 4,5-re értékelték ennek körülményeit. A kérdőív utolsó témaköre a gépjárművekkel kapcsolatos. A hivatali dolgozók 33%-a használ feladataihoz gépjárművet, a többség 63% nemmel válaszolt.

30. diagram

A gépjármű használók a gépjárművek számával átlagosan 3,5-ös mértékben, a gépjárművek állapotával 3,7-es mértékben elégedettek.

39.

A hivatali kérdőív eredményeiről összességében elmondható, hogy a legkritikusabb terület a karbantartás, annak színvonala, a karbantartó személyzet munkájának megítélése. Viszont kiemelkedően jó a véleménye a dolgozónak a portaszolgálat és a takarítás. A részletes összesített eredményeket a következő táblázatban foglaltuk össze. Kérdéscsoport

6. táblázat kérdéscsoportonkénti átlagok összesítése Válaszok összesített átlaga

Takarítás

4,5

Karbantartás, üzemeltetés

4,3

Hivatal épületeinek karbantartása, hóeltakarítás 3,5 Portaszolgálat Irodai

környezet,

4,6 iroda-felszerelések 4,2

biztosítása Informatika és telekommunikáció

3,9

Étkeztetés (munkahelyi)

3,7

Gépjárművek

3,6

40.

FEJLESZTÉSI JAVASLATOK A támogató infrastruktúra felülvizsgálata, az ezzel kapcsolatos kérdőív eredmények kiértékelése után, az eredmények figyelembevételével az alábbiakban foglaltuk össze a javaslatainkat. 1.

Közös beszerzések lebonyolítása Megoldandó probléma A rendelkezésünkre álló információk alapján a településen a papír-írószer, irodaszer,

számítógépes kiegészítő eszközök, takarító- és tisztítószerek beszerzésének ütemezése ad-hoc jellegű. Az intézményi kérdőív szerint nem valósul meg közös beszerzés, ami a költséghatékonyságot támogatná a méretgazdaságosság miatt. Javaslat leírása A fenti probléma megoldása érdekében javasoljuk, legyen előre ütemezetten és teljes körben centralizált a nagyobb értékű és/vagy mennyiségű tételek beszerzése. Az éves várható igények felmérését követően keret megállapodás típusú közbeszerzési, vagy a jogszabályban előírt közbeszerzési értékhatárok el nem érése esetén, versenyeztetési eljárást érdemes lebonyolítani az önkormányzat által ismert, megbízható szállítók körében. A beszerzés menedzselését javasoljuk az önkormányzatnál megvalósítani az intézmények tekintetében is. A versenyeztetési eljárás eredményeként nyertes szállítókkal minden önálló intézmény külön szerződhet, a szerződéskötéstől önállóan tudja intézni a beszerzés technikai részleteit.

41.

2.

Zöldterületek, hóeltakarítás ellátási színvonalának javítása Megoldandó probléma Az intézményvezetők és a hivatali dolgozók az intézményi zöldfelületek karbantartásával,

és a hóeltakarítás terén látnak fejlesztendő területet az adott válaszok alapján. Javaslat leírása Tekintettel arra, hogy a település kifejezetten a településgazdálkodási feladatok ellátására létrehozta a Városüzemeltető Kft-t, javasoljuk, a feladat társasághoz való delegálását. Így az intézményeknek szervezettebb keretek között lenne lehetőségük az intézményi zöldfelület karbantartás és hóeltakarítás igénybevételére, továbbá meghatározható lenne egy egységes szolgáltatási szint. 3.

Épületfelújítások, karbantartások Megoldandó probléma Aktuális megoldandó probléma, hogy az intézmények többféle képpen oldják meg a

hibaelhárítást és a karbantartást, melynek színvonalával ők maguk sem elégedettek. Továbbá, a hivatal munkatársai sem elégedettek a hibaelhárítási megoldásokkal. Javaslat leírása Javasoljuk a különböző karbantartási vagy hibaelhárítási feladatok megoldására az Önkormányzat számára egységes szerződés megkötését külső szolgáltatóval minden intézmény számára. Így reálisabban elérhető a kedvezőbb áralku, illetve egy egységes szolgáltatási szint meghatározása. Továbbá, a különböző területeken jelentkező problémákat az adott szakterületen kompetens szakember látná el. Amennyiben az Önkormányzat tulajdonában lévő Városüzemeltető Kft.-nek rendelkezésre áll megfelelő kapacitása, esetleg kilátás van kapacitásbővítésre, úgy javasoljuk az Önkormányzatnak, hogy a karbantartási és üzemeltetési feladatokat saját Kft-jének adja ki, és így egységesítse a karbantartási szolgáltatást.

42.

4.

További beruházási források felkutatása Megoldandó probléma A településen lévő idősek otthona épülete energetikai szempontból nem korszerű sem

nyílászárók, sem hőszigetelés szempontjából. Javaslat leírása Ennek okán javasoljuk az intézményvezető számára a még nem korszerűsített épületére vonatkozóan a legfontosabb megoldandó problémák összegyűjtését a szükséges intézkedésekkel, beruházási összeggel, ami alapján lehetséges a KEOP pályázatból támogatott beruházások előkészítése. A projektek előkészítéséhez kapcsolódik a pályázatok folyamatos figyelése, követése. 5. Informatikai és telekommunikációs szolgáltatások Megoldandó probléma Az informatikai és technikai eszközök korszerűségével és karbantartásával a legkevésbé elégedettek az intézmények és a hivatali munkatársak is. Melynek oka, hogy gyakran fordulnak elő az informatikai meghibásodások és elavultak a berendezések. Továbbá, nagy számban kifejezték a kitöltők az igényüket informatikai ismereteik fejlesztésével kapcsolatban. Javaslat leírás Ennek okán, egyrészt javasoljuk az IT infrastruktúrát számon tartó nyilvántartás beszerzési év szerinti frissítését, majd ez alapján az informatikai eszközök beszerzésének priorizálását, mely szerint könnyebben tervezhető további pályázati vagy egyéb forrás elkülönítése. Továbbá javasoljuk, az intézményvezetők és a hivatali munkatársak számára is továbbképzésen való részvétel lehetőségét. A TÁMOP-2.1.2 projektben való részvétel lehetősége ismét elérhető (idegen nyelvi és informatikai kompetenciák fejlesztése), mely pályázat keretében 90 óra képzést biztosít 5 %-os vagy 2%-os önrésszel. További tájékoztatás elérhető: http://www.tudasodajovod.hu/,

regisztráció:

https://eper.hu/eperhir/Kepzett/KepzettBejelentkezes.aspx .

43.

II.SZERZŐDÉSES KAPCSOLATOK BEMUTATÁSA A FELÜLVIZSGÁLAT CÉLJA A második fejezet célja hogy a pályázatban megvalósuló második tevékenységi területen belül az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a szerződéses kapcsolatok bemutatásra és felülvizsgálatra kerüljenek. A felülvizsgálat lehetőséget nyújt, hogy feltárjuk a hiányosságokat, fejlesztendő területeket mind jogi, formai és szakmai szempontból, valamint kiemeljük a jó gyakorlatokat. A tanulmányban törekszünk az önkormányzat, mint szerződő fél szemszögéből értékelni a szerződéseket, az önkormányzat érdekeit képviselni.

A FELÜLVIZSGÁLAT MÓDSZERTANA A tanulmány készítése során különböző módszertanok szerint hajtottuk végre az adatgyűjtő és elemző folyamatokat, amelyek a legtöbb esetben dokumentum alapú elemzéseket és személyes interjúkat jelentettek. A szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata szoros együttműködésben zajlott Jászapáti Város Önkormányzati Hivatalával, az adatgyűjtés során a szerződésekre vonatkozó adatokat a Hivatal adta meg. A kitöltő feladata volt, hogy összegyűjtse azokat a hatályos szerződéseket melyek az önkormányzat és intézményei üzemeltetési, karbantartási, javítási, takarítási feladataira és az informatikai eszközök karbantartására vonatkoznak. A táblázat a következő főbb paramétereket tartalmazta. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Szerződő fél Felelős szervezeti egység neve Érintett folyamat Szerződés tárgya Szerződés típusa Szerződésben meghatározott díj vagy keretösszeg Szerződésben meghatározott egységár Felmondási idő Szerződés kezdete

44.

10. Szerződés lejárta Felelős Szerződésben Szerződésben Szerződő szervezeti Érintett Szerződés Szerződés meghatározott Felmondási Szerződés Szerződés meghatározott fél egység folyamat tárgya típusa díj vagy idő kezdete lejárta egységár neve keretösszeg 1. szerződés 2. szerződés 3. szerződés …

8. táblázat Szerződésekre vonatkozó excel adatbekérő táblázat Az egyes szerződésekre vonatkozóan további kérdéseket is feltettünk. 

Közreműködött-e ügyvédi iroda a szerződések kapcsán?



Egységes sablont használnak-e?



A szerződés közbeszerzés köteles-e? A módszertan utolsó lépésenként elektronikus formátumban bekértük a számunkra

releváns szerződéseket és három fő szempont-csoport szerint elemeztük azokat. A szempontcsoportok megnevezését és jellemzőit az alábbiakban részletezzük. 1. 

Szerződések jogi, alaki megfelelősége, szabályszerűsége az alábbi szempontok szerint: az alkalmazott szerződések mennyiben készülnek egységes minták, sablon alapján

2. Szerződések szakmai, tartalmi megfelelősége, szabályszerűsége, elsősorban pénzügyi, szakmai előírásokat, követelményeket, a teljesítés körülményeit lehet áttekinteni az alábbi szempontok szerint: 

alkalmaznak-e úgynevezett szolgáltatási szinteket és a szolgáltatási szint típusú (SLA) szerződések bevezetésének milyen lehetőségei vannak?

45.

VIZSGÁLATI SZEMPONTOK Az adatok összegyűjtése, és az elegendő mintaszám feldolgozása során a Hungaro Support Kft. csapata az alábbi szempontrendszeren keresztül vizsgálta Jászapáti Város Önkormányzatának szerződéses kapcsolatait. 1. A fenti követelmények mindegyike szerepel a szerződésekben, ha nem, mi ennek az oka (pl. nem jó formanyomtatvány, nem egyértelmű eljárásrend)? 2. Az egyes követelmények megfelelően részletesek, egyértelműek (különös tekintettel a díjazásra és a teljesítés egyértelmű meghatározására)? 3. A teljesítés igazolásának folyamata megfelelően leírt a szerződésben, egyértelműen látható, mikor és milyen módon történik az igazolás, kifizetés, mik a teljesítési határidők? 4. A teljesítés módja egyértelmű, részletes, minden fél számára világos, mikor tekinthető teljesítettnek a szerződés, milyen követelményeket kell teljesíteni? 5. A szerződés formai és tartalmi részei összhangban vannak egymással, megfelelően csoportosítva, jól áttekinthetően tartalmazza a különböző előírásokat? 6. Az önkormányzaton belül ki a felelős az adott szerződésben foglaltak betartatásáért és a felelős alkalmas erre (olyan személy, szervezeti egység legyen, aki ténylegesen meg tudja ítélni szakmailag a teljesítés minőégét)? 7. A nem-teljesítés következményei egyértelműen le vannak írva, és a nem-teljesítést szankcionálják is a gyakorlatban, a kötbéreket, biztosítékokat érvényesítik (ezt indokolt külön megkérdezni, a szerződésekből nem derül ki)? 8. Létezik adatbázis a szerződések nyilvántartására, ha igen, milyen, mi a tartalma és hogyan kezelik, töltik fel, ki a felelős érte, van erre szabályzat, eljárásrend (ha nincsen nyilvántartás, tekintettel a téma fontosságára, indokolt javaslatot tenni ennek megvalósítására)?

A fenti szempontok vizsgálatával láthatóvá válnak a szerződésekkel kapcsolatos problémák egyedileg, rendszer illetve folyamat szinten is. A szempontok alapján az előzetesen kiválasztott, vizsgálatra alkalmas szerződések elemzése után készültek el a szerződésekre és a szerződéskötésre vonatkozó fejlesztési javaslatok.

46.

AZ ÖNKORMÁNYZAT SZERZŐDÉSES KAPCSOLATAI A fejezet célja Jászapáti Város Önkormányzat szerződéses kapcsolatainak felülvizsgálata a rendelkezésünkre álló adatok alapján. Az adatgyűjtés során kiderült, hogy a szerződésekről nincsenek egységesen nyilvántartva adatok, az adatbekérő feltöltése ezért nagy erőfeszítést igényelt az önkormányzat részéről. Az adatbekérő táblázat szerződésekre vonatkozó részébe az önkormányzat összesen 316 szerződésről töltötte fel az alapadatokat, azonban azok nagyobb része már nem volt hatályos. Ebből összesen 23 szerződést kértünk be elektronikus formában, és vizsgáltuk a módszertanban említett szempontok mentén. A részünkre átadott adatbekérőn az üzemletetéssel, karbantartással kapcsolatos szerződésekre helyeztük a hangsúlyt, ebből a körből emeltük ki azt a 23 szerződést, amely részletesebb elemzése összefügg a támogató infrastruktúra elemzésével is. A részletesebb elemzett szerződések tárgyát, és a szerződésben meghatározott díj vagy keretösszeget az az alábbi táblázat foglalja össze. Szerződés tárgya

Szerződésben meghatározott rögzített díj vagy keretösszeg (nettó, Ft)

Háziorvosi ellátás

n.a.

Gyermekorvosi ellátás

n.a.

Sportegyesület működési támogatás

n.a.

Földhasználati jog

4.500.000 Ft+ÁFA/év

Közvilágítás karbantartása és

6 315 458 Ft + ÁFA/év

díjszabásának megállapítása Informatikai karbantartási szerződés

32.000 Ft + ÁFA/hó

Karbantartási szereződés

15.000 Ft + ÁFA/hó

Riasztó felügyeleti szolgálat

3.000 Ft + ÁFA/hó

47.

Ebek befogása, erdők őrzése

100.000 Ft/hó

Közterület tisztítás/hóeltakarítás

6.000 Ft +ÁFA/hó

Közterület tisztítás/hóeltakarítás

6.000 Ft +ÁFA/hó

Közvilágítás üzemeltetése és korszerűsítése

179.036 Ft+ÁFA / hó

Riasztó berendezés üzemeltetése

6.000 Ft +ÁFA / év

Riasztó felügyeleti szolgáltatás

2.800 Ft + ÁFA/ hó

Testületi ülések közvetítése, támogatási

5.000 Ft + ÁFA/30 perc, 300.000 Ft / hó

szerződés Általános iskolai étkeztetés

300 Ft + ÁFA/adag

Ivóvíz ellátás és szennyvízelvezetés

n.a.

9. táblázat Szerződések tárgy és a szerződésben meghatározott díj

A FELÜLVIZSGÁLAT EREDMÉNYEI Az elkövetkezőkben a szerződések vizsgálata során feltárt általános tapasztalatokat foglaljuk össze. A megkötés folyamatában az összes vizsgált szerződés esetében csak egy esetében működött közre ügyvédi iroda, a többi szerződésen így nem szerepel ügyvédi ellenjegyzés. A bekért szerződések közül 15 esetében nem használtak sablont, a többi szerződésben megállapítható volt az egységes sablon használata. Általában azon megbízási szerződések esetében használtak egységes sablont a szerződés kötéséhez, amelyeknél az Önkormányzat Jászapáti Városon belüli intézménnyel kötött megállapodást valamilyen szolgáltatás ellátása érdekében. A többi szerződés esetében többnyire nem standard minták alapján kerültek megkötésre, általában a megbízott küldte ki az önkormányzat

48.

részére saját sablonját. Ahol nem mintában készültek a szerződések, az egyedi szerződések átláthatósága nem valósult meg. A nem sablon használatával írt szerződések helyenként az önkormányzatra, mint megrendelőre nézve hátrányos feltételeket tartalmaznak. Ilyen például a hóeltakarítással kapcsolatos szerződés, ahol a vállalkozó adatai egyáltalán nem szerepelnek a szerződésben. Néhány esetben még az is tapasztalható, hogy nem szerepel az Önkormányzat által igénybeevendő szolgáltatás térítési díja az aláírt szerződésben. Általánosságban azt tapasztaltuk, hogy a szolgáltatásokra vonatkozóan nincsen rögzítve szolgáltatási szint, nincsenek lefektetve a konkrét minőségi követelmények, így a teljesítés nem válik teljes mértékben ellenőrizhetővé az önkormányzat részéről. Az informatikai karbantartás és hibaelhárítás esetében nincs lefektetve a szerződésben, hogy a meghibásodás bejelentését követően mennyi időn belül kell kiszállni a karbantartónak a helyszínre, hogy mennyi időn belül kell elhárítani a hibát, illetve, a hibaelhárítás ideje alatt (ami napokat is igénybe vehet) szükséges-e cseregépet biztosítani a hivatali munkavégzés zavartalanságának céljából. A korábbiakban már említett, hivatali munkatársak alacsony elégedettsége az informatikai eszközökkel és hibaelhárítással összefüggésben lehet a szerződésből hiányzó szolgáltatási szinttel. Amennyiben nincs meghatározva a szolgáltatási szint a szerződésben, nem is tudnak mire hivatkozni a munkatársak. A szerződések között további párhuzamosságok is felfedezhetőek, ugyanazon szolgáltatás elvégzésére több vállalkozóval is kötött megállapodást az Önkormányzat. Ilyen a közterületek felületének megtisztítása és a hóeltakarítás, amelyekben szintén nincs lefektetve a szolgáltatási szint. Nincs részletezve, hogy pontosan mely utcákban, mely felületeket (járda, út, köztér, stb) kell megtisztítani, a hó leesésétől számítva mennyi időn belül (1 nap, 2 hét) és milyen minőségben. A biztonsági rendszerek üzemeltetésére és riasztás esetén helyszíni kiszállásra is több szerződés van érvényben, Jászapáti Városában, különböző szolgáltatóknál, különböző díjakon. További hibalehetőségre adhat okot, a korábbi szokásokra való hivatkozás a szerződésben, ami szintén hanyagolj a konkrét szolgáltatási szint és igények meghatározása, amikor pl.: az orvosi rendelési idő úgy van meghatározva, hogy a korábbi 20 év gyakorlatára és szokásaira hivatkozik (és nincs konkrétan nevesítve, hogy mit is értenek alatta). Nagyon kevés esetben van lefektetve a szolgáltatási szint konkrét meghatározása, ez azon szerződésekre vonatkozik, amelyet az Önkormányzat Jászapáti Városában működő intézményekkel kötött és sablont használtak. A szerződések egységes kezelésével kapcsolatban kérdéseket vet fel az is, hogy általában nem egységesek az aláírások a szerződéseken. Vannak olyan megállapodások, melyeket a Jászapáti

49.

Város polgármestere írt alá, vannak szerződések, melyeket egy-egy ügyintéző hagyott jóvá. Ezen esetben a felelősségvállalás kérdése is felmerülhet. Vizsgáltunk olyan szerződéseket is, amelyek lejártak, de jó tapasztalatként szolgálnak, hogy mire érdemes figyelmet fordítani a szerződéskötés folyamán a jövőben. Egyrészről a szerződéssel kapcsolatos bármilyen felmerült kérdés, ügyintézés kapcsán megkönnyíti a kapcsolatfelvételt, ha a felelős szervezeti egység, intézmény pontosan meghatározott, azaz névvel, elérhetőséggel megjelölt kapcsolattartó kerül feltüntetésre a szerződésben. Egy már lejárt szerződésnél tapasztaltuk, hogy nem volt megnevezve a kapcsolattartó, az arra kihagyott sor üresen maradt. A szerződéses kapcsolatok témaköre a támogató infrastruktúra során feltárt tapasztalatokra szintén hatással rendelkezik. A legtöbb szerződésben a szolgáltatás szintje, a hibaelhárítás reakcióideje nincsen kellő részletességgel rögzítve, és a kérdőívek eredményei is azt támasztják alá, hogy ezen a téren van fejlesztési lehetőség.

50.

FEJLESZTÉSI JAVASLATOK A szerződéses kapcsolatok vizsgálata alapján az alábbiakban foglaljuk össze fejlesztési javaslatainkat. 1.

Jogászi vizsgálat, ellenjegyzés a szerződéskötés során Megoldandó probléma Azok a szerződések, ahol nincsen jogi ellenjegyzés, nem egységes sablon szerint készültek,

így megfelelőségi szintjük, minőségük alacsonyabb, viszont nő az esélye, hogy az önkormányzatra nézve hátrányos elemeket is tartalmaznak. Javaslat leírása Javasoljuk, hogy a gyakrabban előforduló szerződés típusokra ügyvéd által készített sablont vezessenek be, így csak azon szerződések esetében van szükség jogi ellenjegyzésre, amikor a szolgáltatás specifikussága végett a szerződés sablon használata nem kivitelezhető. Így a szerződés tartalmi megfelelősége nő, és a jogi kontrollal megelőzhetőek az önkormányzatra nézve hátrányos következmények. 2.

Szerződéses adatbázis létrehozása Megoldandó probléma A rendelkezésünkre álló információk alapján az önkormányzat nem rendelkezik olyan

adatbázissal, amely tartalmazza a hatályos szerződések alapvető adatait. Javaslat leírása Javasoljuk a hatályos szerződésekre vonatkozó egységes, részletes adatbázis létrehozását, digitális tárolását, az adatbázis kezelés eljárásrendjének meghatározását, az adatbázis létrehozásáért, kezelésért felelős személy kijelölését. Az adatbázissal a szerződéses folyamatok átláthatósága nő, valamint az adatszolgáltatások gyorsabbá, egyszerűbbé válnak mind a külső partnerek, mind az önkormányzat vezetői, munkatársai számára. 51.

3.

Párhuzamos szolgáltatási szerződések felülvizsgálata és egységesítése Megoldandó probléma A bekért szerződések listája és az alaposabban megvizsgált szerződések alapján

megállapítható, hogy ugyan azon feladat ellátására több szolgáltatóval, különböző díj fejében élnek megállapodások. Javaslat leírása Javasoljuk a különböző feladatok ellátására egységesített elképzeléseket és szolgáltatási szintet meghatározni, melyet minden egyes szerződés megkötésekor felül kell vizsgálni. Így a szolgáltatás szintje és a fizetendő díj is egységessé és ellenőrizhetővé válik az önkormányzatnál.

52.

MELLÉKLETEK 1.sz melléklet

Kérdőív A létesítményüzemeltetés és közös beszerzés értékelése

Tisztelt Kolléga! Jászapáti Város Önkormányzat az ÁROP 1.A5. „Önkormányzatok szervezetfejlesztése” pályázati kiírás keretében támogatást nyert az intézményirányítás, intézményi feladatellátás és az infrastrukturális feltételek vizsgálatára. Ennek keretében szeretnénk megismerni a létesítményüzemeltetési szolgáltatásokkal és közös beszerzésekkel, továbbá az infrastrukturális feltételekkel kapcsolatos véleményüket. Kérjük, hogy a kérdőív kitöltése során az egyes értékelési szempontokat 1-6-ig tartó skálán osztályozzák, attól függően, hogy adott szempont tekintetében mennyire elégedettek, ill. mennyire értenek egyet az adott állítással (értelemszerűen alkalmazandó): 1-es érték = egyáltalán nem vagyok elégedett/nem értek egyet, 6-os érték=teljes mértékben elégedett vagyok/egyetértek. Egyes szempontok esetében igen/nem vagy megadott válasz adható, amit a kérdés melletti jelölőnégyzetekkel jelzünk. Kérjük, hogy a megfelelő értékeket jelöljék aláhúzással,vastagítással vagy X-el! Az Ön esetében nem releváns szempontokat vagy részeket kérjük, hogy jelölje „n.r” jelzéssel.

A kitöltött kérdőíveket kérjük, hogy küldje meg a …………………………………. e-mail címre -ig!

Intézmény neve: Az Ön neve: E-mail cím:

Beosztása: Telefon:

Az intézményüzemeltetés és közös beszerzések szervezeti modelljének értékelése 2

3

4

5

6

1

2

3

4

5

6

Intézmény külső szolgáltatója

Önkormányzat külső szolgáltatója

………….munkatárs a

1

nr nr

1

2

3

4

5

6

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

Saját munkatárs

Ki végzi az Önök intézményében az alábbi feladatokat? Jelölje X-el! Több opciót is bejelölhet egyszerre!

Nincs / nem megoldott

Az üzemeltetés és beszerzések tekintetében az intézményem feladatai és a feladatok elhatárolása egyértelműek Az üzemeltetés, adminisztráció és beszerzések tekintetében az egyes szereplők feladatai és a folyamatok összességében megfelelően szabályozottak Üzemeltetési feladatok ellátásának módja

Takarítás Hibaelhárítás Tervezett karbantartás Épületgépészet, fűtés Zöldfelületek, épületen kívüli területek karbantartása, hóeltakaírtás, síkosságmentesítés Portaszolgálat Informatikai szolgáltatások Telekommunikációs szolgáltatások Irodai környezet és eszközök Munkahelyi étkeztetés Gépjárművek biztosítása Munkahelyi biztonság és egészség

LÉTESÍMÉNYÜZEMELTETÉS Takarítás Mennyire elégedett az irodahelyiségek tisztaságával? Mennyire elégedett az osztálytermek/csoportszobák/ügyfelek által használt területek tisztaságával? Mennyire elégedett a folyosók tisztaságával?

53.

Mennyire elégedett a mellékhelyiségek tisztaságával? A takarítás elvégzése problémát nem okoz (pl. túl csúszós felület) vagy erre megfelelően felhívják a figyelmet Mennyire elégedett a higiéniai eszközök (szappan, papírtörlő, WC papír) rendelkezésre állásával a mellékhelyiségekben? Tisztasággal kapcsolatos problémákra való reagálási idő megfelelősége Napi takarítást elvégzik a megbeszélt időpontig Takarítás ütemezése az épületben megfelelő A takarítószemélyzet mozgása a szakmai munkát nem akadályozza Elégedett a takarítószemélyzet magatartásával? Általános elégedettsége a takarítással A takarítás rendszerén szerintem a következőket kellene változtatni:

Karbantartás, épületüzemeltetés Nem tervezett karbantartás, hibajavítás Az elmúlt 12 hónapban igényelt nem tervezett karbantartási szolgáltatást, hibajavítást? Elégedett volt a probléma bejelentésének módjával? Megfelelő időn belül visszajeleztek az Ön bejelentésére? Elégedett a bejelentéseket fogadó munkatársak elérhetőségével? A bejelentéseket fogadó munkatársak hozzáértő módon kezelték a bejelentést? Jelezték Önnek, hogy a hibát mennyi időn belül fogják kijavítani? Elfogadható volt az Ön számára a hibajavítás jelzett határideje? A karbantartás/hibajavítás elvégzése a jelzett határidőre megtörtént? Elégedett volt a karbantartás (tényleges) elvégzésének válaszidejével? Elégedett volt a karbantartás/hibajavítás minőségével? Elégedett volt a karbantartást/hibajavítást végző személyzet magatartásával? Tervezett karbantartás és felújítás A tervezett karbantartások tervezése során kikérik az Ön véleményét? A tervezett karbantartások tervezése során Ön szerint megfelelően felmérik az Önök épületének állapotát? A tervezett karbantartások pontos köréről és ezek ütemezéséről megfelelő időben és módon kap visszajelzést? A tervezett karbantartások az előzetesen jelezett módon valósulnak meg? A tervezett karbantartások ütemezése megfelelő módon biztosítja a szakmai munka zökkenőmentes elvégzését? A felújítások tervezése során kikérik az Ön véleményét? A felújítások tervezése során Ön szerint megfelelően felmérik az Önök épületének állapotát? A felújítások pontos köréről és ezek ütemezéséről megfelelő időben és módon kap visszajelzést? A felújítások az előzetesen jelezett módon valósulnak meg? A felújítások ütemezése megfelelő módon biztosítja a szakmai munka zökkenőmentes elvégzését? A tervezett karbantartások, felújítás során keletkező zaj, törmelék, szennyeződés mértéke és ennek kezelése elfogadható az Önök számára? A karbantartások, felújítás elvégzése során megfelelően biztosítják az épület biztonságos használatát? A karbantartások, felújítás során felmerülő problémák, panasz esetén tudják, hogy kihez kell fordulniuk?

nr nr nr nr nr nr nr nr nr

1

2

3

4

5

6

1

2

3

4

5

6

1

2

3

4

5

6

1 1 1 1 1 1

2 2 2 2 2 2

3 3 3 3 3 3

4 4 4 4 4 4

5 5 5 5 5 5

6 6 6 6 6 6

 Igen

 Nem

nr nr nr

1 1 1

2 2 2

3 3 3

4 4 4

5 5 5

6 6 6

nr

1

2

3

4

5

6

nr nr nr nr

 Igen 1 2 1 2 1 2 1 2

3 3 3 3

4 4 4 4

nr

1

3

4

2

 Igen

 Nem 5 6 5 6 5 6 5 6 5

6

 Nem

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

 Igen

 Nem

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

 Igen

 Nem

54.

A karbantartások, felújítás során előfordult, hogy problémát, panaszt  Igen kellett bejelentenie? Amennyiben igen: a karbantartások, felújítás során felmerülő nr 2 3 bejelentésekre megfelelő időn belül visszajeleztek? Elégedett volt a bejelentések megtételének módjával? nr 1 2 3 A karbantartás során felmerült problémát megfelelő időn belül nr 1 2 3 elhárították? Egyéb épületüzemeltetés Az épületgépészeti elemek ellenőrzése és karbantartása megítélésem nr 1 2 3 szerint megfelelő rendszerességgel és minőségben valósul meg Az épület fűtésének biztosítása megfelelő körülményeket teremt a nr 1 2 3 szakmai munka számára Az épület fűtésével és épületgépészettel kapcsolatban felmerült nr 1 2 3 problémák bejelentésének módja egyértelmű Az épület fűtésével és épületgépészettel kapcsolatban felmerült nr 1 2 3 problémák kezelése megfelelő időn belül megtörtént Mennyire elégedett összességében a karbantartással és épületnr 1 2 3 üzemeltetéssel? A karbantartás és épületüzemeltetés rendszerén szerintem a következőket kellene változtatni:

 Nem 4

5

6

4

5

6

4

5

6

4

5

6

4

5

6

4

5

6

4

5

6

4

5

6

Intézményi zöldfelületek, épületen kívüli területek karbantartása, hóeltakarítás, síkosságmentesítés Mennyire elégedett a zöldfelületek karbantartásával?

nr

1

2

3

4

5

6

Mennyire elégedett a létesítmény területén található gyep minőségével és gondozásával?

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr nr

1 1

2 2

3 3

4 4

5 5

6 6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

Az udvarok és a létesítmény előtti járdák takarítása megfelelő időközönként megtörténik?

nr

1

2

3

4

5

6

Az udvarok és a létesítmény előtti járdák takarítása megfelelő minőségben történik meg?

nr

1

2

3

4

5

6

Mennyire elégedett a létesítmény területén található fák, bokrok gondozásával? Mennyire elégedett szezonális kertészeti munkák elvégzésével? Mennyire megfelelő a zöldhulladék összegyűjtése, elszállítása? Mennyire elégedett a létesítmény területén elhelyezett virágok, dísznövények minőségével, gondozásával? A hó eltakarítása és a síkosságmentesítés időben megtörténik? A hó eltakarítása és a síkosságmentesítés megfelelő minőségben történik meg?

Mennyire elégedett összességében a zöldfelületek, épületen kívüli nr 1 2 3 4 5 6 területek karbantartásával, a hóeltakarítással? A zöldfelületek, épületen kívüli területek karbantartásán, a hóeltakarításon szerintem a következőket kellene változtatni:

Portaszolgálat

55.

Működik az Ön intézményében portaszolgálat (vagy alkalmazott  Igen portás)? Amennyiben nem, szükségesnek tartana portaszolgálatot?  Igen Amennyiben igen, kérjük, válaszoljon az alábbi kérdésekre! Elégedett a portaszolgálat rendelkezésre állásával (szolgálati idejével)? nr 1 2 Ha nem elégedett, az Ön által szükségesnek tartott….. kezdési időpont:…………… óra befejezési időpont:……………. óra 0-24 órás szolgálatot tartok szükségesnek  Elégedett a portaszolgálatot végző személyek megjelenésével, nr 1 2 magatartásával, pontosságával? Ön szerint a portaszolgálat megfelelő módon biztosítja az épület nr 1 2 biztonságát? Ön szerint a portaszolgálat megfelelő módon biztosítja, hogy az nr 1 2 épületbe illetéktelenek ne jussanak be? Ön szerint a portaszolgálat megfelelő tájékoztatást tud nyújtani az épületet felkereső látogatóknak, hogy az általuk keresett személyt, nr 1 2 szolgáltatást megtalálják? Ön szerint a portaszolgálat megfelelő tájékoztatást tud nyújtani az nr 1 2 épületet felkereső látogatóknak? Ön szerint a portaszolgálat megfelelő segítséget tud nyújtani a nap nr 1 2 feladatok elvégzéséhez (pl. küldemények, levelek átvétele)? Mennyire elégedett a portaszolgálattal összességében? nr 1 2 A portaszolgálat ellátásán szerintem a következőket kellene változtatni:

Irodai környezet és irodafelszerelések biztosítása Ön általában elégedett az irodaszerek rendelkezésre állásával? Ön általában elégedett az irodaszerek minőségével? Az irodaszerek tervezett időbeni pótlása megfelelően történik Az irodaszerek hiányát tudjuk, hogy hol kell jelezni Az irodaszerek hiányát megfelelő időben pótolják Az irodában az irodabútorok és tárolóeszközök mennyisége, minősége és elhelyezése is megfelelő A munkavégzéshez szükséges asztalok száma, minősége megfelelő A munkavégzéshez szükséges székek száma, minősége megfelelő Szükség esetén a mozgásszervi betegséggel küzdő munkatársak részére is megfelelő irodai körülményeket tudnak biztosítani A tárolók (szekrény, polc, stb.) száma és minősége megfelelő Az irodákban az egy munkatársra jutó terület nyugodt munkavégzést tesz lehetővé és megfelelő személyes teret biztosít Az irodák területe megfelelő körülményeket biztosít a munkatársak egymás közötti megbeszélésére Az épület megfelelő területet biztosít az ügyfelek fogadására Az ügyfelek fogadására szolgáló terek berendezése megfelelő Külső és belső szakmai megbeszélésekre megfelelő számú és nagyságú tárgyaló áll rendelkezésre A megbeszélésekhez szükséges eszközök (projektor, flipchart) rendelkezésre állnak A megbeszélésekhez szükséges eszközök minősége megfelelő Az ügyfelek fogadására megfelelő számú, nagyságú és színvonalú ügyfélfogadó helyiség áll rendelkezésre Az irodák megfelelően világosak a munkavégzéshez

 Nem  Nem 3

4

5

6

3

4

5

6

3

4

5

6

3

4

5

6

3

4

5

6

3

4

5

6

3

4

5

6

3

4

5

6

nr nr nr nr nr

1 1 1 1 1

2 2 2 2 2

3 3 3 3 3

4 4 4 4 4

5 5 5 5 5

6 6 6 6 6

nr

1

2

3

4

5

6

nr nr

1 1

2 2

3 3

4 4

5 5

6 6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr nr

1 1

2 2

3 3

4 4

5 5

6 6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

56.

Az irodákban megfelelő hőmérsékletet lehet biztosítani a nr 1 2 3 4 5 6 munkavégzéshez Légkondicionálás esetén a légkondicionálás biztosításának módja nem nr 1 2 3 4 5 6 okoz kellemetlenséget a munkatársak részére Az irodák árnyékolása megfelelő nr 1 2 3 4 5 6 Az irodák akadálymentesítettek, fogyatékkal élők számára is  Igen  Nem megközelíthetőek Mennyire elégedett összességében az irodai környezettel és nr 1 2 3 4 5 6 felszereléssel? Az irodai környezeten és az irodafelszerelések biztosításán szerintem a következőket kellene változtatni:

A szakmai feladatok ellátásához szükséges környezet és felszerelések biztosítása Ön általában elégedett a szakmai feladatokhoz szükséges eszközök, nr 1 2 3 4 5 6 felszerelések rendelkezésre állásával? Ön általában elégedett a szakmai eszközök minőségével? nr 1 2 3 4 5 6 A szakmai eszközök tervezett pótlása időben történik nr 1 2 3 4 5 6 A szakmai eszközök hiányát tudjuk, hogy hol kell jelezni nr 1 2 3 4 5 6 A szakmai eszközök hiányát megfelelő időn belül pótolják nr 1 2 3 4 5 6 A szakmai feladatok ellátásához szükséges bútorok, berendezés száma nr 1 2 3 4 5 6 megfelelő A szakmai feladatok ellátásához szükséges bútorok, berendezés nr 1 2 3 4 5 6 minősége megfelelő A szakmai feladatok ellátására rendelkezésre álló terület nyugodt munkavégzést tesz lehetővé és megfelelő személyes teret biztosít az nr 1 2 3 4 5 6 ügyfeleknek, ellátottaknak A szakmai feladatok ellátására rendelkezésre álló helyiségek megfelelően nr 1 2 3 4 5 6 világosak A szakmai feladatok ellátására rendelkezésre álló helyiségekben nr 1 2 3 4 5 6 megfelelő hőmérsékletet lehet biztosítani Légkondicionálás esetén a légkondicionálás biztosításának módja nem nr 1 2 3 4 5 6 okoz kellemetlenséget az ügyfelek, ellátottak részére A szakmai feladatok ellátására rendelkezésre álló helyiségek árnyékolása nr 1 2 3 4 5 6 megfelelő A szakmai feladatok ellátására rendelkezésre álló helyiségek  Igen  Nem akadálymentesítettek, fogyatékkal élők számára is megközelíthetőek Mennyire elégedett összességében a szakmai feladatok ellátására nr 1 2 3 4 5 6 rendelkezésre álló helyiségekkel és felszereléssel? A szakmai feladatok ellátására rendelkezésre álló helyiségek, bútorok, berendezések és eszközök biztosításán szerintem a következőket kellene változtatni:

Informatika és telekommunikáció A munkavégzéshez használt számítógépek darabszáma 5 évnél idősebb számítógépek darabszáma Windows XP-t futtató számítógépek darabszáma A számítógépeken található szoftverek korszerűsége A munkavégzés során használt monitorok minősége megfelelő A nyomtatók száma és kapacitás megfelelő A fénymásoló és szkennelő berendezések száma és kapacitása megfelelő

nr nr nr nr

1 1 1 1

2 2 2 2

3 3 3 3

4 4 4 4

5 5 5 5

db db db 6 6 6 6

57.

A fénymásoló, szkennelő és nyomtató berendezések elhelyezése megfelelő A munkavégzés során a munkatársaknak megfelelő telefon kapcsolat áll rendelkezésére A munkatársaknak megfelelő számban áll mobil telefon a rendelkezésére A munkatársaknak megfelelő számban és minőségben áll egyéb elektronikai eszköz rendelkezésére (pl. fényképező) A munkatársak részére a munkavégzés során keletkező fájlok tárolására közös hálózati meghajtó áll rendelkezésre A közös hálózati meghajtó interneten keresztül is elérhető A közös hálózati meghajtó tartalma rendszeresen archiválva van Minden munkatársnak egységes formátumú intézményi elektronikus posta (e-mail) címe van Az intézmény önálló felületű weboldallal rendelkezik Hasznosnak tartaná-e informatikai tudásának frissítését vagy bővítését egy belsős informatikai továbbképzés keretében? Az informatikai üzemeltetést és karbantartást végzi:

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

 Igen

 Nem

 Igen  Igen

 Nem  Nem

 Igen

 Nem

 Igen

 Nem

 igen

 nem

 belsős munkatárs

 külsős szolgáltató

Az informatikai hibák előfordulásának gyakorisága az elmúlt 12 nr 1 2 3 4 5 6 hónapban (1=nagyon magas számú, 6= elvétve, elhanyagolható) Elégedett a bejelentéseket fogadó munkatársak elérhetőségével? nr 1 2 3 4 5 6 A bejelentéseket fogadó munkatársak hozzáértő módon kezelték a nr 1 2 3 4 5 6 bejelentést? Jelezték Önnek, hogy a hibát mennyi időn belül fogják kijavítani?  Igen  Nem Elfogadható volt az Ön számára a hibajavítás jelzett határideje? nr 1 2 3 4 5 6 A hibajavítás elvégzése a jelzett határidőre megtörtént? nr 1 2 3 4 5 6 Elégedett volt a hibajavítás (tényleges) elvégzésének válaszidejével? nr 1 2 3 4 5 6 Elégedett volt a hibajavítás minőségével? nr 1 2 3 4 5 6 Elégedett volt a hibajavítást végző személyzet magatartásával? nr 1 2 3 4 5 6 Mennyire elégedett az informatikai és telekommunikációs nr 1 2 3 4 5 6 szolgáltatásokkal összességében? Az informatikai és telekommunikációs környezeten szerintem a következőket kellene változtatni:

Étkeztetés (munkahelyi) Az intézményi dolgozók részére helyben melegétkezési lehetőség áll rendelkezésre A melegétkezési lehetőség színvonala megfelelő Az ételek választéka megfelelő Az ételek mennyisége megfelelő Az ételek választéka biztosítja a speciális táplálkozási igények (pl. allergia, intolerancia, vegetáriánus vagy vegán) kielégítését Az étkeztetés kiszolgáló személyzetének magatartása megfelelő Az étkeztetés körülményei megfelelők Az étkeztetésre biztosított helyiség megfelelően tágas, világos és jó szellőzésű A munkatársak részére hidegétkeztetés áll rendelkezésre

 Igen

 Nem

nr nr nr

1 1 1

2 2 2

3 3 3

4 4 4

5 5 5

6 6 6

nr

1

2

3

4

5

6

nr nr

1 1

2 2

3 3

4 4

5 5

6 6

nr

1

2

3

4

5

6

 Igen

 Nem

 Igen

 Nem

A hidegétkeztetés rendelkezésre állása:……………. órától …………… óráig A munkatársak részére az intézmény palackozott ivóvizet biztosít

58.

 Igen

A munkatársak az intézményben palackozott ivóvizet vásárolhatnak Az intézmény környékén megfelelő melegétkeztetési lehetőség elérhető Az intézményben a rendelt ételek átvétele és elkülönített étkező helyiségben való elfogyasztása biztosított Gépjárművek biztosítása Az intézmény feladatainak ellátásához gépjármű igénybevétele szükséges A rendelkezésre álló gépjárművek száma megfelelő A rendelkezésre álló gépjárművek állapota megfelelő A gépjárművek rendszeres karbantartása megfelelő A gépjárművek meghibásodását megfelelő időn belül javítják Munkabiztonság Az intézmény épülete általában véve megfelelően biztosítja a munkavállalók biztonságát Az intézmény épületének egyes elemei megítélésem szerint nem kellően biztonságosak A munkavállalók biztonságát érintő veszélyforrásokat megfelelő módon jelzik Az intézmény épülete megfelelő módon biztosítja a munkavállalók egészségét Az intézmény épületének egyes jellemzői megítélésem szerint károsíthatják a munkavállalók egészségét További fejlesztési javaslatok, amelyeket még nem fogalmaztam meg:

 Nem

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr nr nr nr

 Nem releváns  Igen  Nem 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

2. BESZERZÉSEK LEBONYOLÍTÁSA Az intézmény egyes beszerzéseit más intézményekkel közösen  Igen szervezik Amennyiben igen, kérjük, válaszoljon az alábbi kérdésekre! Beszerzést lebonyolító intézmény neve: A közös beszerzés által érintett cikkcsoportok:

A beszerzések tervezése során megfelelően felmérik az intézményünk igényeit A beszerzések tervezése során pontosan meghatározzák a beszerzendő szolgáltatások és/vagy áruk jellemzőit és ezt az intézményünkkel egyeztetik A beszerzések tervezése során a (köz)beszerzési tervben az intézményünk igényei megfelelően jelenek meg Az évközi beszerzések során a beszerzési igényre időben reagálnak Az év elején tervezett beszerzéseket időben elindítják és lebonyolítják Az év közben felmerülő beszerzéseket időben elindítják és lebonyolítják A beszerzést végző munkatársakkal a kommunikáció megfelelő A beszerzés menetéről megfelelő visszacsatolást kapok A beszerzés során a feladatok megosztása intézményünk és a beszerzés lebonyolítója között világos A beszerzések rendszerén szerintem a következőket kellene változtatni:

 Nem

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr nr nr nr nr

1 1 1 1 1

2 2 2 2 2

3 3 3 3 3

4 4 4 4 4

5 5 5 5 5

6 6 6 6 6

nr

1

2

3

4

5

6

Közreműködését és a kérdőív kitöltésére fordított idejét ezúton is köszönjük! 59.

60.

2.sz melléklet

Kérdőív A létesítményüzemeltetés és közös beszerzés értékelése

Tisztelt Kolléga! Jászapáti Város Önkormányzat az ÁROP 1.A5. „Önkormányzatok szervezetfejlesztése” pályázati kiírás keretében támogatást nyert az intézményirányítás, intézményi feladatellátás és az infrastrukturális feltételek vizsgálatára. Ennek keretében szeretnénk megismerni a létesítményüzemeltetési szolgáltatásokkal és közös beszerzésekkel, továbbá az infrastrukturális feltételekkel kapcsolatos véleményüket. Kérjük, hogy a kérdőív kitöltése során az egyes értékelési szempontokat 1-6-ig tartó skálán osztályozzák, attól függően, hogy adott szempont tekintetében mennyire elégedettek, ill. mennyire értenek egyet az adott állítással (értelemszerűen alkalmazandó): 1-es érték = egyáltalán nem vagyok elégedett/nem értek egyet, 6-os érték=teljes mértékben elégedett vagyok/egyetértek. Egyes szempontok esetében igen/nem vagy megadott válasz adható, amit a kérdés melletti jelölőnégyzetekkel jelzünk. Kérjük, hogy a megfelelő értékeket jelöljék aláhúzással,vastagítással vagy X-el! Az Ön esetében nem releváns szempontokat vagy részeket kérjük, hogy jelölje „n.r” jelzéssel.

A kitöltött kérdőíveket kérjük, hogy küldje meg a …………………………………. e-mail címre -ig!

Intézmény neve: Az Ön neve: E-mail cím: Gépjárművek biztosítása Munkahelyi biztonság és egészség

Beosztása: Telefon:

Létesítményüzemeltetés Takarítás Mennyire elégedett az irodahelyiségek tisztaságával? Mennyire elégedett az ügyfelek által használt területek tisztaságával? Mennyire elégedett a folyosók tisztaságával? Mennyire elégedett a mellékhelyiségek tisztaságával? A takarítás elvégzése problémát nem okoz (pl. túl csúszós felület) vagy erre megfelelően felhívják a figyelmet Mennyire elégedett a higiéniai eszközök (szappan, papírtörlő, WC papír) rendelkezésre állásával a mellékhelyiségekben? Tisztasággal kapcsolatos problémákra való reagálási idő megfelelősége Takarítás ütemezése az épületben megfelelő Általános elégedettsége a takarítással A takarítás rendszerén szerintem a következőket kellene változtatni:

nr nr nr nr nr nr nr nr nr

1 1 1 1

2 2 2 2

3 3 3 3

4 4 4 4

5 5 5 5

6 6 6 6

1

2

3

4

5

6

1

2

3

4

5

6

1 1 1

2 2 2

3 3 3

4 4 4

5 5 5

6 6 6

Intézményi zöldfelületek, épületen kívüli területek karbantartása, hóeltakarítás, síkosságmentesítés Mennyire elégedett a zöldfelületek karbantartásával?

nr

1

2

3

4

5

6

A hó eltakarítása és a síkosságmentesítés időben megtörténik? nr 1 2 A hó eltakarítása és a síkosságmentesítés megfelelő minőségben történik nr 1 2 meg? Portaszolgálat Működik az Ön intézményében portaszolgálat (vagy alkalmazott  Igen portás)? Amennyiben nem, szükségesnek tartana portaszolgálatot?  Igen Amennyiben igen, kérjük, válaszoljon az alábbi kérdésekre! Elégedett a portaszolgálat rendelkezésre állásával (szolgálati idejével)? nr 1 2 Elégedett a portaszolgálatot végző személyek megjelenésével, nr 1 2 magatartásával? Ön szerint a portaszolgálat megfelelő módon biztosítja, hogy az nr 1 2 épületbe illetéktelenek ne jussanak be? Ön szerint a portaszolgálat megfelelő tájékoztatást tud nyújtani az nr 1 2 épületet felkereső látogatóknak? Mennyire elégedett a portaszolgálattal összességében? nr 1 2

3

4

5

6

3

4

5

6

 Nem  Nem 3

4

5

6

3

4

5

6

3

4

5

6

3

4

5

6

3

4

5

6

61.

Irodai környezet és irodafelszerelések biztosítása Ön általában elégedett az irodaszerek rendelkezésre állásával? nr 1 2 3 4 5 Ön általában elégedett az irodaszerek minőségével? nr 1 2 3 4 5 Az irodaszerek hiányát tudom, hogy hol kell jelezni nr 1 2 3 4 5 Az irodaszerek hiányát megfelelő időben pótolják nr 1 2 3 4 5 Az irodában az irodabútorok és tárolóeszközök mennyisége, minősége nr 1 2 3 4 5 és elhelyezése is megfelelő Az irodákban az egy munkatársra jutó terület nyugodt munkavégzést nr 1 2 3 4 5 tesz lehetővé és megfelelő személyes teret biztosít Az irodák területe megfelelő körülményeket biztosít a munkatársak nr 1 2 3 4 5 egymás közötti megbeszélésére Külső és belső szakmai megbeszélésekre megfelelő számú és nagyságú nr 1 2 3 4 5 tárgyaló áll rendelkezésre A megbeszélésekhez szükséges eszközök (projektor, flipchart) nr 1 2 3 4 5 rendelkezésre állnak Az ügyfelek fogadására megfelelő számú, nagyságú és színvonalú nr 1 2 3 4 5 ügyfélfogadó helyiség áll rendelkezésre Az irodák megfelelően világosak a munkavégzéshez nr 1 2 3 4 5 Az irodákban megfelelő hőmérsékletet lehet biztosítani a nr 1 2 3 4 5 munkavégzéshez Légkondicionálás esetén a légkondicionálás biztosításának módja nem nr 1 2 3 4 5 okoz kellemetlenséget a munkatársak részére Az irodák árnyékolása megfelelő nr 1 2 3 4 5 Mennyire elégedett összességében az irodai környezettel és nr 1 2 3 4 5 felszereléssel? Az irodai környezeten és az irodafelszerelések biztosításán szerintem a következőket kellene változtatni:

Informatika és telekommunikáció A számítógépeken található szoftverek korszerűsége A munkavégzés során használt monitor minősége megfelelő A nyomtatók száma és kapacitás megfelelő A fénymásoló és szkennelő berendezések száma és kapacitása megfelelő A munkavégzés során megfelelő telefon kapcsolat áll rendelkezésére Megfelelő számban és minőségben áll egyéb elektronikai eszköz rendelkezésére (pl. fényképező) Az informatikai hibák előfordulásának gyakorisága az elmúlt 12 hónapban (1=nagyon magas számú, 6= elvétve, elhanyagolható) Elégedett az informatikai hibabejelentéseket fogadó munkatársak elérhetőségével? A bejelentéseket fogadó munkatársak hozzáértő módon kezelték a bejelentést? Jelezték Önnek, hogy a hibát mennyi időn belül fogják kijavítani? Elfogadható volt az Ön számára a hibajavítás jelzett határideje? A hibajavítás elvégzése a jelzett határidőre megtörtént? Elégedett volt a hibajavítás minőségével? Elégedett volt a hibajavítást végző személyzet magatartásával? Mennyire elégedett az informatikai és telekommunikációs szolgáltatásokkal összességében?

6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6

nr nr nr nr nr

1 1 1 1 1

2 2 2 2 2

3 3 3 3 3

4 4 4 4 4

5 5 5 5 5

6 6 6 6 6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr

1

2

3

4

5

6

nr nr nr nr

 Igen 1 2 1 2 1 2 1 2

3 3 3 3

4 4 4 4

nr

1

3

4

2

 Nem 5 6 5 6 5 6 5 6 5

6

62.

Az informatikai és telekommunikációs környezeten szerintem a következőket kellene változtatni:

Étkeztetés (munkahelyi) A melegétkezési lehetőség színvonala megfelelő Az ételek választéka megfelelő Az ételek mennyisége megfelelő Az étkeztetés kiszolgáló személyzetének magatartása megfelelő Az étkeztetés körülményei megfelelők

nr nr nr nr nr

2 2 2 2 2

 Igen

A munkatársak részére hidegétkeztetés áll rendelkezésre Az intézmény környékén megfelelő melegétkeztetési lehetőség elérhető Gépjárművek biztosítása Feladataim ellátásához gépjármű igénybevétele szükséges A rendelkezésre álló gépjárművek száma megfelelő A rendelkezésre álló gépjárművek állapota megfelelő

1 1 1 1 1

nr

nr nr

3 3 3 3 3

4 4 4 4 4

5 5 5 5 5

6 6 6 6 6

 Nem

1

2 3 4 5 6  Nem releváns  Igen  Nem 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6

Közreműködését és a kérdőív kitöltésére fordított idejét ezúton is köszönjük!

63.