PEDOMAN PENGOPERASIAN Aplikasi e-Procurement Untuk Penyedia Barang/Jasa Versi 1.0
Aplikasi Sistem e-Procurement PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)
DAFTAR ISI : I
II
PENDAHULUAN...................................................................................................................
1
1. Tujuan...............................................................................................................................
3
2. Alur Proses.......................................................................................................................
3
APLIKASI PENYEDIA.........................................................................................................
4
1. Registrasi ………………………………………………………………………………………
4
2. Data Administrasi, Keuangan dan Teknis Rekanan.......................................................
6
2.1 Data Administrasi Umum..........................................................................................
7
2.2 Data Administrsi Ijin Usaha.......................................................................................
8
2.3 Data Administrsi Landasan Hukum ..........................................................................
9
2.4 Data Administrsi Pengurus Perusahaan.....................................................................
10
2.5 Data Administrsi Keuangan Perusahaan.....................................................................
11
2.6 Data Administrsi Rekening Koran.. ..........................................................................
15
2.7 Data Teknis Tenaga Ahli............... ..........................................................................
16
2.8 Pengalaman ............................................................................................................
18
2.9 Peralatan .................................................................................................................
19
2.10 Sertifikat Lainnya ........................ ..........................................................................
20
3.1
Detail Paket Lelang ...............................................................................................
21
3.2
Daftar Paket Lelang ...............................................................................................
21
3.3 Mengikuti Tahap-tahap Pelelangan.........................................................................
22
3.4 Informasi Paket Lelang yang Tidak Dapat Diikuti Rekanan ....................................
30
4.
Ganti Password ........................................................................................................
30
5.
Lupa Password .........................................................................................................
31
6.
Log Out ………………………………………………………………………………………
31
1
I.
PENDAHULUAN Sistem e-Procurement PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) selanjutnya disingkat e-Procurement adalah proses pengadaan barang dan/atau jasa di lingkungan PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) secara elektronik berbasis web/internet dan dilakukan secara online. 1. TUJUAN Pelaksanaan e-Procurement perusahaan adalah untuk lebih meningkatkan, transparansi, kecepatan proses, efisiensi waktu dan biaya, akuntabilitas, memudahkan pengendalian dan pengawasan. 2. ALUR PROSES a. Untuk dapat mengikuti proses pengadaan melalui e-Procurement, Penyedia barang dan jasa harus sudah terdaftar sebagai rekanan perusahaan (DRP). b. Untuk mendaftar sebagai rekanan perusahaan, Penyedia barang dan jasa harus melakukan registrasi secara online terlebih dahulu melalui e-Procurement dan selanjutnya menyampaikan dokumen perusahaan sebagaimana yang dipersyaratkan untuk dilakukan verifikasi data oleh Biro Pengadaan Barang dan Jasa/Panitia Pengadaan. c. Setelah dokumen Penyedia barang dan jasa yang disampaikan dinyatakan valid (disetujui) maka akan diberikan User Login dan Sertifikat Digital melalui email dan Penyedia barang dan jasa tersebut terdaftar dalam DRP. d. Selanjutnya Penyedia barang dan jasa dapat melakukan Login untuk melengkapi data perusahaan dan mendaftar paket pekkerjaan.
2
Gambar 1. Alur Proses Penyedia barang/Jasa dalam e-Procurement II. APLIKASI PENYEDIA Aplikasi Penyedia adalah fasilitas yang disediakan aplikasi e-Procurement untuk dipergunakan oleh Penyedia barang dan jasa untuk mendaftar menjadi DRP (Daftar Rekanan Perusahaan) PT.Pelabuhan Indonesia III (Persero) dan mengikuti proses pengadaan secara online. Berikut ini petunjuk pengunaan aplikasi untuk Penyedia: 1. Registrasi Untuk dapat terdaftar dalam DRP, Penyedia harus melakukan registrasi secara online terlebih dahulu di Aplikasi e-Procurement. Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah: 1. Pada halaman muka website e-Procurement PT.Pelabuhan Indonesia III (Persero), klik toolbar
.
3
Gambar 2. Tampilan Home e-Procurement PT.Pelabuhan Indonesia III (Persero) 2. Selanjutnya muncul halaman ”Registrasi Penyedia”, sebagai berikut :
Gambar 3. Halaman Registrasi Penyedia 3. Klik link Prosedur Pendaftaran, untuk mendownload mengenai syarat dan ketentuan penggunaan sistem e-Procurement.
4
4. Setelah itu isi data perusahaan dalam form registrasi secara benar, sebagaimana gambar di atas, dan beri tanda check ( √ ) pada kotak pernyataan, jika sudah selesai klik Simpan 5. Jika alamat email telah diisi dengan benar maka sistem secara otomatis akan mengirim No. Registrasi melalui email yang akan dipergunakan untuk melakukan verifikasi.
Gambar 4. Registrasi Berhasil 6. Selanjutnya Penyedia barang/jasa melakukan verifikasi data ke Biro Pengadaan Barang dan Jasa dengan menunjukan Asli dan menyampaikan Copy Data Perusahaan. 7. Apabila data perusahaan dinyatakan valid maka terkirim User Login (User ID dan Password) dan Sertifikat Digital melalui email. 2. Data Administrasi, Keuangan dan Teknis Rekanan Setelah mendapat User Login Rekanan dapat mengubah atau menambahkan Data Administrasi, Data Keuangan dan Data Teknis, terlebih dahulu Rekanan harus masuk ke Halaman Rekanan. Rekanan harus Login terlebih dahulu pada kolom login seperti pada gambar di bawah ini :
Gambar 5. Kolom Login
5
Isikan User dan Password, maka akan muncul halaman seperti pada gambar berikut:
Gambar 6. Halaman Rekanan Untuk menginputkan data pilih toolbar yang terletak di bagian atas Halaman Rekanan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini :
Gambar 7. Toolbar Pada Halaman Rekanan Berikut ini dijelaskan fitur-fitur yang terdapat di dalam Halaman Rekanan: 2.1. Data Administrasi Umum Pada Halaman ini ditampilkan info administrasi umum tentang data perusahaan Rekanan yang telah diinputkan pada saat registrasi. Untuk mengubah data Umum rekanan ikuti langkah-langkah berikut: 1. Klik Toolbar
, akan tampil halaman seperti berikut ini:
6
Gambar 8. Data Administrasi Umum 2. Klik tombol
, maka akan tampil halaman Ubah Data Umum
Gambar 9. Ubah Data Administrasi Umum 3. Untuk mengulang klik 4. Untuk menyimpan klik 2.2. Data Administrasi Ijin Usaha Fitur ini untuk menambahkan data-data mengenai ijin usaha dari Rekanan. Berikut cara penggunaannya : 1. Pada Toolbar klik
7
Gambar 10. Ijin Usaha 2. Untuk menambah ijin usaha klik 3. Isikan data-data anda pada halaman berikut :
Gambar 21. Tambah Ijin Perusahaan 4. Untuk menyimpan klik 5. Untuk mengubah klik 6. Untuk Menghapus klik 2.3. Data Administrasi Landasan Hukum Pada halaman ini digunakan untuk melihat, mengubah atau menambahkan data-data Akta/Landasan Hukum dari perusahaan Rekanan. Langkah-langkahnya dijelaskan sebagai berikut: 1. Klik 2. Kemudian akan muncul halaman seperti di bawah ini
8
Gambar 12. Landasan Hukum Rekanan 3. Untuk menambah data klik 4. Isikan data-data anda di halaman berikut :
Gambar 33. Tambah Data Akta Rekanan 5. Untuk menyimpan klik 6. Untuk mengubah klik 7. Untuk Menghapus klik 2.4. Data Administrasi Pengurus Perusahaan Pada halaman ini digunakan untuk menambahkan data-data Pengurus perusahaan seperti Komisaris dan Direksi. Pada Toolbar Klik
Gambar 44. Data Pengurus Perusahaan
9
1) Komisaris Digunakan untuk menambahkan data-data dari Komisaris perusahaan. Langkahlangkahnya dijelaskan sebagai berikut: 1. Untuk menambah data Komisaris pada tabel Komisaris klik 2. Isikan data-data anda di halaman berikut :
Gambar 55. Tambah Komisaris Rekanan 3. Untuk menyimpan klik 4. Untuk mengubah klik 5. Untuk Menghapus klik 2) Direksi Digunakan untuk menambahkan data-data dari Komisaris perusahaan. Langkahlangkahnya dijelaskan sebagai berikut: 1. Untuk menambah data Direksi di Halaman Direksi klik 2. Isikan data-data anda di halaman berikut :
Gambar 66. Tambah Komisaris Rekanan 3. Untuk menyimpan klik 4. Untuk mengubah klik 5. Untuk Menghapus klik 2.5. Data Administrasi Keuangan Perusahaan
10
Pada Fitur ini digunakan untuk mengatur data-data pemegang saham, laporan pajak dan neraca keuangan perusahaan. Untuk membuka Halaman ini pilih
pada
Toolbar.
Gambar 77. Data keuangan perusahaan 1) Saham Digunakan untuk mengatur data-data pemegang Saham dari perusahaan Rekanan. Berikut in langkah-langkahnya: 1. Untuk menambah data Susunan Saham klik
Gambar 88. Tambah Data Saham 2. Untuk menyimpan klik 3. Untuk mengubah klik 4. Untuk Menghapus klik 2) Data Perpajakan Berisi data-data tentang perpajakan dari perusahaan. Berikut ini tampilannya : 11
Gambar 99. Data Perpajakan Berikut ini langkah-langkah untuk mengatur data-data Pajak dari perusahaan Rekanan: 1. Untuk mengubah data PKP klik
Gambar 2010. Data PKP
2. Untuk menyimpan klik 3. Untuk Menambah Data SPT Tahunan klik
Gambar 111. Input SPT Tahunan
4. Untuk menyimpan klik 5. Untuk Menambah Laporan Pajak Bulanan klik
12
Gambar 122. Laporan Pajak Bulanan 6. Untuk menyimpan klik 7. Untuk mengubah klik 8. Untuk Menghapus klik 3) Neraca Digunakan untuk mengatur data-data Neraca dari perusahaan Rekanan. Berikut ini tampilan Neraca Perusahaan tersebut :
Gambar 133. Neraca Perusahaan Berikut ini langkah-langkah untuk menambahan data Neraca Perusahaan: 13
1. klik 2. Isikan data-data berikut :
Gambar 144. Tambah Neraca Perusahaan 3. Untuk menyimpan klik 4. Untuk mengubah klik 5. Untuk Menghapus klik 2.6. Rekening Koran Digunakan untuk mengatur data-data rekening tagihan Koran dari perusahaan rekanan. Berikut ini tampilan Rekening koran tersebut :
Gambar 24. Tambah Neraca Perusahaan Berikut langkah-langkah untuk menambah data rekening Koran perusahaan : 1. Klik tombol 2. Isikan data-data berikut :
14
Gambar 25. Tambah Rekening Koran 3. Untuk menyimpan klik 4. Untuk mengubah klik 5. Untuk menghapus klik 2.7. Data Teknis Tenaga Ahli 1) Tambah Tenaga Ahli Pada Fitur ini digunakan untuk menambahkan data-data Tenaga Ahli dari Rekanan. Langkah-langkahnya dijelaskan sebagai berikut: 1. Klik 2. Kemudian akan muncul halaman seperti di bawah ini
Gambar 26. Data Tenaga Ahli 3. Untuk menambah data klik 4. Isikan data-data anda di halaman berikut :
15
Gambar 27. Tambah Data Tenaga Ahli 5. Untuk menyimpan klik 6. Untuk mengubah klik hyperlink nama personil. 7. Untuk Menghapus klik 2) Detail Tenaga Ahli Rekanan juga dapat menambahkan data teknis dari tenaga ahli yang telah diinputkan. Berikut langkah-langkahnya: 1. Ada Tabel Tenaga Ahli di bawah ini:
Gambar 28. Tabel Tenaga Ahli 2. Klik 3. Kemudian akan muncul halaman seperti di bawah ini. Isikan data-data anda di halaman berikut :
Gambar 29. Data Teknis Tenaga Ahli
16
4. Untuk menambah Pengalaman atau pendidikan atau sertifikat keahlian klik 5. Untuk menyimpan klik 6. Untuk menghapus klik 2.8. Pengalaman Pada Fitur ini digunakan
untuk menambahkan data-data pengalaman perusahaan
Rekanan. Langkah-langkahnya dijelaskan sebagai berikut: 1. Klik 2. Kemudian akan muncul halaman seperti di bawah ini
Gambar 30. Data Pengalaman 3. Untuk menambah data klik 4. Isikan data-data anda di halaman berikut :
Gambar 31. Tambah Data Pengalaman
17
5. Untuk memilih Bidang Pekerjaan 6. Untuk menyimpan klik 7. Untuk mengubah klik 8. Untuk Menghapus klik 2.9. Peralatan Pada Fitur ini digunakan untuk menambahkan data-data peralatan perusahaan Rekanan. Langkah-langkahnya dijelaskan sebagai berikut: 1. Klik 2. Kemudian akan muncul halaman seperti di bawah ini
Gambar 32. Data Peralatan 3. Untuk menambah data klik 4. Isikan data-data anda di halaman berikut :
Gambar 33. Tambah Data Peralatan 5. Untuk menyimpan klik 6. Untuk mengubah klik 7. Untuk Menghapus klik
18
2.10. Sertifikat Lainnya Pada Fitur ini digunakan untuk menambahkan data-data sertifikat lain perusahaan Rekanan seperti Sertifikat manajemen mutu, K3, lingkunagan dll. Langkah-langkahnya dijelaskan sebagai berikut: 1. Klik 2. Kemudian akan muncul halaman seperti di bawah ini
Gambar 34. Data Peralatan 3. Untuk menambah data klik 4. Isikan data-data anda di halaman berikut :
Gambar 35. Tambah Data Peralatan 5. Untuk menyimpan klik 6. Untuk mengubah klik 7. Untuk Menghapus klik 3. Paket Lelang Untuk masuk ke dalam fitur Paket Lelang, Rekanan harus Login terlebih dahulu menggunakan User dan Password-nya.
19
Gambar 36. Halaman Paket Lelang Rekanan 3.1. Detail Paket Lelang Berikut ini langkah-langkah untuk melihat Info Detail tentang Paket Lelang: 1. Pada tabel Paket Lelang klik nama Paket Lelang 2. Lalu akan tampil Halaman Detai Paket Lelang seperti berikut:
Gambar 37. Detail Paket Lelang 3.2. Daftar Paket Lelang Untuk mendaftar Paket Lelang harus memasukan sertifikat digital dari rekanan. Pendaftaran bisa dilakukan dengan dua cara. Berikut ini dijelaskan langkah-langkahnya : 1. Pada Tabel Paket Lelang klik
20
Gambar 38. Daftar Paket Lelang
2. Cara kedua adalah melalui Detail Paket Lelang, klik 3. Kemudian di dalam Detail Paket Lelang pilih
Gambar 39. Daftar Paket Lelang dari Detail Paket Lelang 4.
Apabila Paket Lelang berhasil diikuti maka akan muncul tanda seperti betikut ini :
Gambar 40. Paket Lelang Yang Telah Didaftar
3.3. Mengikuti Tahap-tahap Pelelangan Pada Detail Paket Lelang di Halaman Rekanan terdapat beberapa tombol yang aktifnya diatur oleh jadwal pelelangan. Berikut gambarnya :
21
Gambar 41. Detail Paket Lelang 1) Dokumen Lelang Digunakan untuk men-download Dokumen-dokuman Lelang yang sebelumnya telah di upload oleh Panitia Lelang. Tombol Dokumen Lelang akan aktiv saat waktu pengambilan dokumen lelang. Berikut langkah-langkahnya : 1. Pilih tombol 2. Akan tampil halaman seperti ada gambar berikut ini :
Gambar 42. Dokumen Lelang 3. Pilih salah satu dokumen dengan meng-klik kemudian download file tersebut. 2) Aanwijzing Aanwijzing on-line digunakan untuk menggantikan proses Aanwijzing secara tatap muka. Panitia dan Rekanan bisa berkomunikasi secara aktiv dalam proses penjelasan tentang pekerjaan lelang. Tombol Aanwijzing hanya aktif saat waktu Aanwijzing yang telah ditetapkan oleh panitia. Berikut langkah-langkah penggunaannya : 1. Pilih tombol 2. Akan muncul halaman seperti pada gambar berikut ini :
22
Gambar 43. Halaman Aanwijzing 3. Kolom yang kiri (Kotak Merah) berisi rekaman percakapan antara Panitia dan Rekanan. 4. Kolom yang kanan (Kotak Biru) adalah daftar peserta yang hadir dalam proses Aanwijzing On Line... 5. Untuk mengirim pertanyaan kepada panitia ketikkan pertanyaan anda pada kolom di bawah ini :
Gambar 44. Kirim Pertanyaan 6. Tuliskan pertanyaan anda kemudian tekan tombol 7. Pertanyaan dan jawaban anda akan tertulis pada kolom yang kiri, apabila ada jawaban dari Panitia akan tertulis dibawah pertanyaan anda. Berikut contoh gambarnya :
23
Gambar 45. Pertanyaan dan Jawaban pada Aanwijzing secara berkala untuk meng-update dari pembicaraan
8. Tekan tombol pada proses Aanwijzing. 3) Berita Acara Aanwijzing
Apabila proses Aanwijzing telah ditutup oleh Panitia Lelang dan jadwal Berita Acara Aanwijzing telah aktif, maka Rekanan bisa men-download Berita Acara Aanwijzing di halaman Aanwijzing. Rekanan juga bisa men-download rekaman percakapan dan daftar peserta yang mengikuti proses Aanwijzing tersebut. Berikut ini dijelaskan langkah-langkahnya : 1. Masuk ke halaman Aanwijzing, pilih tombol 2. Kemudian akan tampil Halaman Aanwijzing seperti pada gambar berikut ini :
Gambar 46. Halaman Aanwijzing 3. Pada bagian bawah halaman (kotak merah) tersebut terdapat daftar dokumen yang bisa di-download oleh Rekanan. 4. Pilih Dokumen tersebut kemudian download. 24
4) Evaluasi Kualifikasi Fitur Evaluasi Kualifikasi ini digunakan untuk menampilkan daftar kriteria Evaluasi. Berikut ini langkah-langkah penggunaan fitur Evaluasi Kualifikasi : 1. Pilih tombol 2. Akan tampil halaman Kriteria Evaluasi Kualifikasi seperti pada gambar berikut.
Gambar 47. Halaman Kriteria Evaluasi Kualifikasi 3. Isi data-data yang diperlukan pada halaman tersebut. 4. Tekan tombol
.
5) Dokumen Penawaran Fitur Dokumen Penawaran ini digunakan untuk mengirimkan file dokumen-dokumen penawaran secara digital kepada Panitia. Dalam hal ini memberi keuntungan bagi Rekanan karena tidak harus bertemu secara fisik dengan Panitia. Berikut ini langkah-langkah pengunaan fitur Dokumen Penawaran tersebut : 1. Pilih tombol 2. Akan tampil halaman Dokumen Penawaran seperti pada contoh gambar berikut ini :
25
Gambar 48. Halaman Dokumen Penawaran 3. Pada tabel yang terletak di sebelah atas (kotak merah) adalah daftar dokumen yang telah kita upload. 4. Untuk menambahkan dokumen, isikan data-data dengan lengkap kemudian pilih file yang akan diupload dengan memilih tombol 5. Selanjutnya untuk mengirimkan dokumen klik tombol
. Maka dokumen
akan muncul pada daftar dokumen seperti pada gambar 63. 6. Untuk menghapus dokumen klik tombol 7. Selanjutnya pada tab Nominal Penawaran, isikan Nilai Penawaran. Selanjutnya tekan tombol
Gambar 49. Halaman Nominal Penawaran 8. Pada tab Dokumen Aritmatika, masukkan dokumen yang berisi detail penawaran atas paket lelang yang berlangsung. 9. Isi nama dokumen dan keterangannya.
26
.
10. Pilih file dokumen aritmatika dengan menggunakan tombol 11. Selanjutnya untuk mengirimkan dokumen klik tombol
.
Gambar 50. Halaman Dokumen Aritmatika 12. Detail dari dokumen aritmatika akan tampil pada tab Data Aritmatika seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 51. Halaman Data Aritmatika 6) Auction Fitur Auction secara on-line ini digunakan untuk menggantikan kegiatan Auction secara fisik. Berikut cara penggunaannya : 1. Pilih Tombol 2. Akan tampil halaman Euction seperti pada gambar berikut ini
27
Gambar 52. Halaman Auction 3. Di sebelah kanan (kotak merah) adalah daftar Rekanan yang mengikuti Auction on-line ini. 4. Pada kolom sebelah kiri (kotak biru) terdapat informasi tentang nilai penawaran di peringkat pertama, rangking dan nilai penawaran dari Rekanan yang bersangkutan. 5. Untuk mengirimkan nilai penawaran, isikan nilai penawaran anda pada kolom berikut ini :
Gambar 53. Kolom Penawaran 6. Untuk mengirim nilai penawaran klik tombol 7) Sanggahan Fitur Sanggahan ini digunakan untuk menampilkan Sanggahan dari Paket Lelang yang bersangkutan. Pada saat anda memilih menu
, maka akan tampil
Halaman Sanggahan seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 54. Halaman Sanggahan 28
3.4. Informasi Paket Lelang Yang Tidak Dapat Diikuti Rekanan Di masing-masing paket lelang, ketika di klik untuk melihat lebih detail, terdapat informasi bahwa rekanan tidak dapat mengikuti paket lelang tersebut dengan beberapa alasan. Seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 55. Halaman Sanggahan 4. Ganti Password Fitur ini digunakan untuk mengganti Password Login Rekanan. Berikut langkah-langkahnya : 1. Pada Halaman Rekanan pilih tombol 2. Masukkan Password lama anda kemudian isikan password baru anda, serta konfirmasi password baru anda di halaman berikut ini:
Gambar 56. Ganti Password
3. Untuk mengganti password tekan tombol 29
5. Lupa Passwoed Apabila rekanan lupa password maka klik link lupa pasword pada home aplikasi ini. Kemudian muncul halaman untuk mengisi alamat email dan klik
, seperti gambar di bawah ini.
Gambar 57. Lupa Password Selanjutnya sistem akan mengirim password yang baru melalui email rekanan. 6. Log Out Untuk Keluar dari Halaman Rekanan klik
30
