Pavel Ranc
Business Success, spol. s r. o. | Türkova 2332/1, 149 00 Praha 4 Tel.: +420 242 447 624 | Fax: +420 242 447 600 | www.success.cz © 2011 Business Success, spol. s r. o. Všechna práva vyhrazena.
Jak získat čas? Průvodce úspěšného manažera
Jak získat čas?
Podle průzkumu 84 % manažerů nemá potřebnou technologii toho, jak být nad časem příčinou, a jsou tedy nuceni zažívat situace, kdy jim ve firmě, v rodině nebo v jiné oblasti života „ujíždí vlak“. Některé události se jednoduše dějí a oni mnohem spíše doufají v dobrý konec, než aby měli stav pod kontrolou a sami určovali směr a tempo vývoje v oblastech, za které jsou zodpovědní. Není to tím, že by člověk nepracoval, nesnažil se naplno, seč může. Je velmi zapálený, má možná velké ambice, věnuje se práci zcela naplno, často na úkor sebe a své rodiny, a přesto všechno – nestíhá. Čas je horké téma dnešní doby a naším záměrem je inspirovat vás několika jednoduchými praktickými tipy k poznání, že je možné ho pro sebe získat více a hospodařit s ním. Přejeme vám příjemnou četbu a odvážným čtenářům přejeme mnoho úspěchů při aplikaci cvičení, která jsou za každou kapitolou.
www.success.cz
2/3
Cíle
Cíle Jedním z největších nepřátel času je nejistota člověka ve vlastních cílech. Je jisté, že se člověk během života neustále pohybuje nějakým směrem. Bohužel to vždy neznamená, že se pohybuje vědomě a koordinovaně s ostatními lidmi, kteří jsou součástí jeho života. Položte průměrně schopnému, průměrně vzdělanému člověku otázku: „Jaké jsou vaše cíle v životě? Jak konkrétně má vypadat váš život, vaše rodina, vaše práce, vy osobně za 5 let?“ Vsadím se s vámi, že v devíti případech z deseti přijde jako reakce na vaši otázku dlouhé mlčení nebo velmi neurčitá, nejistá odpověď. Pak se ten člověk možná rozzlobí a vpálí vám zpátky: „Copak já vím, co se stane za 5 let, všechno může být jinak, prosím vás...“ Ano, věci se mohou zkomplikovat, něco může být jinak, než si člověk přeje, dokonce i když plánujete. Ale vy stále víte, kam jdete. Jak ovlivní množství času, které máte k dispozici pro svůj život, absence přesných, konkrétních cílů? Když svůj pohyb neřídíte vy sami, vědomě, potom ho nemáte pod kontrolou. Řešíte mnoho původně nezamýšlených situací, zbytečných odboček, a na to je třeba čas. Řiďte například auto se zavřenýma očima. Máte ruce na volantu, usměrňujete ho. Ale nevidíte, kam se pohybuje. Kolik času vám zabere vyproštění auta, jeho odtah, oprava atd.? Cvičení: Položte si otázku – jak přesně vypadá můj život za 5 let? Specifikujte si velmi přesně, čeho dosáhnete, i kdybyste tomu v aktuálním okamžiku příliš nedůvěřovali. Já a povýšení? Copak si můžeme dovolit větší dům? Jak si může syn zlepšit známky, když nemá na učení buňky? Napište si to a chvíli nad tím uvažujte, skutečně to nejde, nebo je nějaká i mlhavě vzdálená možnost, jak toho dosáhnout?
www.success.cz
4/5
Týdenní a denní plánování Všeobecná znalost přesných cílů v hlavních oblastech vašeho života, tedy v práci, v rodině a vašich osobních cílů, vám umožňuje jednotlivé aktivity směrem k cílům spolu vzájemně koordinovat. Představte si liduprázdný hypermarket, do kterého právě dorazili dva zákazníci, kteří chtějí jen pořídit to, co je třeba, a rychle odjet. Oba si vzali nákupní košík, čeká je velký nákup. Jeden z nich má v kapse přesný seznam s přibližně čtyřiceti položkami, který mu sepsala jeho žena. Druhý zákazník seznam nemá, pamatuje si, co má nakoupit, je toho přibližně stejně, jako v případě prvního zákazníka. Otázka, který z nich je první u pokladny s kompletním nákupem, je zbytečná. Bude to první ze zákazníků. Dobré je se zamyslet nad tím, proč je tam první? Je totiž vždy z hlediska času úspornější hledat jen to, co skutečně chci, než procházet všechno a vzpomínat. Dále mohou do hry vstupovat různí prodejci, kteří mají v hypermarketu své stánky a nabízejí své produkty. První zákazník je jednoduše porovná se svým seznamem, a když tam není jako jedna z položek právě jejich zboží, jde pryč. Druhý zákazník zauvažuje, vypadá to výhodně, a pak jde také pryč. První zákazník je se svým nákupem už dávno doma…
Týdenní a denní plánování
Cvičení: Vypracujte si dnes pečlivě seznam všech věcí, které chcete zítra zvládnout a zařídit. Seřaďte si položky v pořadí, v jakém je chcete vykonat, a naplánujte si je na určitý čas. Na konci zítřejšího dne si všimněte, že jste věci zvládli rychleji než obvykle a máte z toho lepší pocit. Pokuste se z toho udělat návyk a vaše okolí bude žasnout nad tím, jak vše zvládáte.
Máte na každý týden (den) přesný seznam věcí, které chcete zvládnout a které vycházejí z vašich dlouhodobých cílů? Máte ho před sebou na stole nebo v diáři? Plánujete svůj čas po hodinách, nebo dokonce po minutách? Je každá vaše půlhodina určena pro konkrétní záležitost? Čas je jako peníze – pokud nejsou na nic předem plánovaného určeny a alokovány někde bokem, utratíme je za něco jiného. Důsledně trvejte na svém harmonogramu, který u manažerů samozřejmě musí zahrnovat i čas určený ke kontrole a práci s podřízenými. Jistě se může stát, že harmonogram nedodržíte, protože náhlá urgentní záležitost vás zaměstná na dva dny, ale víte, co jste původně chtěli, můžete se k tomu vrátit a navázat na to, nebo delegovat část vašeho harmonogramu lidem kolem sebe.
www.success.cz
6/7
Síla rozhodnutí
Síla rozhodnutí
Život je vlastně řetězcem našich vlastních rozhodnutí. Utváříme ho tím, že v danou chvíli dáváme přednost jedné variantě před jinou, jednomu zaměstnání před druhým, jednomu člověku před dalším. Někdy se může stát, že už tento mechanismus nevnímáme a pak upadáme do pocitu, že ne my, ale někdo jiný rozhodl o tom, kde právě jsme. Po takové amnézii máme pak tendenci obviňovat okolí, kritizovat, stěžovat si a naříkat, že rozhodnutí, které nás dovedlo právě sem, jsme neudělali my. Pravdou zůstává, že my držíme svůj život v ruce každou setinu vteřiny. To nás přivádí k jedné obrovské černé díře, která hltá náš čas. Je to stav „možná“. Jinými slovy – ani ANO, ani NE. Nerozhodnost ohledně čehokoli v životě je způsob, jak přijít někdy o celé roky, v práci i v soukromí. Řešení? Zjistěte si maximum dat v množství relevantním k důležitosti věci a rozhodněte se co nejdříve. Také dejte pryč svou minulou špatnou zkušenost, situace, kdy jste se spálili nebo jste byli podvedeni, nenechte se zastavit. Stav „možná“ je hrobem motivace vašich lidí, když nedokážete rozhodnout ve věcech, které oni potřebují pro svou práci. Stav „možná“ je ničitelem vztahů, ve kterých člověk setrvává jen proto, že neví, zda zůstat, nebo odejít. Pamatujte si, že i když se rozhodnete nesprávně, vždy můžete své rozhodnutí znovu změnit. Nelitujte nesprávných rozhodnutí. Každé rozhodnutí posouvá váš život dopředu a to, že jste zjistili svůj omyl, považujte za součást průzkumu a buďte rádi, že jste opět o něco moudřejší. Cvičení: Napište si 3 příklady situací, kde váháte. Zjistěte si potřebné informace a pak se rozhodněte, jak nejlépe umíte.
www.success.cz
8/9
Rychlost akcí
Rychlost akcí Čas souvisí s rychlostí pohybu, s rychlostí, s jakou naplňujeme své sny a cíle v životě. Je známá věc, že když jde někdo rychleji, urazí za stejnou jednotku času větší vzdálenost. Servisní technik, který má „své tempo“ práce, právě nakládá nářadí do svého auta a chystá se na výjezd. Na firemní dvůr vjíždí další technik, který se již ze servisního zásahu vrací. Opravu provedl efektivně, kvalitně, zákazník je spokojený. Stará pravda praví – pokud potřebuješ, aby někdo vyřídil věc rychle, dej to za úkol nejvíce zaneprázdněnému člověku. On nemá čas, aby vymýšlel, proč to nejde, a udělá to. Pokud člověk přistoupí k věcem „svým tempem“, nemůže se divit, že toho moc nestačí a chybí mu čas. Souvisí to i s pocity, které máme ze života. Vzpomeňte si na okamžiky, kdy vás život bavil nejvíc. Byly to chvíle, kdy jste se loudali ulicemi, sledovali televizi, nebo to máte v mysli spojené s akcí, hrou a dynamikou? Jistě, příjemný je i odpočinek, ale skutečné uspokojení má člověk v momentech, kdy svůj život vytváří, vkládá do něj energii, snahu, nápady, ambice, radost, v momentech, kdy člověk život generuje. Zvýšení rychlosti má tedy pozitivní dopad nejen v tom, že stačíme udělat a zvládnout víc, ale zároveň se z toho lépe cítíme. Prosím nepředstavujte si vražedné tempo. Mám na mysli svižný pohyb, kdy nás nenapadají myšlenky typu: „Ježíši, mně se dneska nechce nic dělat.“ Pokud takové myšlenky vykukují ve vaší mysli, víte jednu věc – je akutně třeba zvýšit rychlost akce. Funguje to i takto, zkuste ve chvílích, kdy se necítíte dobře, něco rutinního rychle dokončit, jděte vysypat odpadkový koš, skartovat staré dokumenty, umýt auto, odnést šanony do archivu. Je běžné, že se člověk začne cítit lépe, když je na své „provozní teplotě“ a věci odsýpají. Podle průzkumů dokonce při vyšším tempu produkce klesá chybovost, automobilky a podobné výrobní firmy o tom vědí své a tohoto fenoménu využívají.
www.success.cz
Cvičení: Vyjděte ze své kanceláře a rychle, svižným tempem pozdravte tři své kolegy, potřeste jim rukou a vraťte se hned zpět do kanceláře. Co se stalo s vaší náladou? Teď se pusťte do zvládnutí vašeho denního harmonogramu.
10/11
Soustředění
Soustředění
Občas se může člověk cítit převálcovaný z množství věcí, které na něj v životě padají a on je musí vzít a řešit. Máme různé pracovní návyky, někomu vyhovuje zvládat věci naráz, jiný člověk z toho má naopak noční můry. Existují lidé, kteří umějí telefonovat současně se třemi dalšími lidmi, do toho řídí auto a smějí se na spolujezdce, který má vtipné komentáře k situaci na silnici a ukazují mu přitom bouli ze včerejšího fotbalu. Je to obdivuhodné, ale dlouhodobě je efektivnější, když člověk zvládá jednu věc po druhé. Umožňuje mu to věnovat plnou pozornost každé z nich, pamatuje si dobře všechny detaily a v celkovém souhrnu je to stoprocentně hotové, není třeba se k tomu vracet. Udělejte si návyk z toho, zvládat věci až do konce okamžitě, když k tomu máte příležitost, jednu po druhé. U dlouhodobých projektů nečekejte, až budete mít kompletní podklady, udělejte okamžitě alespoň další krok, to, co se dá udělat dnes, udělejte dnes. Nesoustředěnost, a tedy delší čas na řešení čehokoliv, vzniká tím, že člověk má rozptýlenou pozornost do mnoha různých záležitostí, které na dořešení teprve čekají. Naopak, pozornost je možné uvolnit a mít k dispozici tak, že dokončujete vše a to co nejdříve. Pokuste se všude, kde je to možné, řešit věci okamžitě, nevkládejte mezi rozhodnutí a akci čas. Čím více odsouváte řešení, byť je nepříjemné, tím více se má tendenci pro vás komplikovat. Nádherným příkladem je hlavní hrdina filmu Forrest Gump, který si s ničím hlavu zbytečně nelámal, nepřemýšlel nad tím, jak to nepůjde, vyhrnul si rukávy a udělal to. Cvičení: Napište si na papír seznam věcí, které jste nedokončili a mohly by být dokončené. Seznam může být dlouhý i několik stran. Potom si ke každé položce napište datum, kdy ji dokončíte, nebo ji vyškrtněte ze seznamu jako nepotřebnou, vědomě ji zrušte. Pozorujte, jak se vám již během sepisování ulevuje. Zabezpečte, že udržíte svou disciplínu a vše dokončíte včas a definitivně. www.success.cz
12/13
Charakter cílů
Charakter cílů
Pokud jde o charakter cílů, za kterými člověk v životě jde, některé se týkají pouze jeho samotného, například zhubnout nebo naučit se plynně anglicky. Jejich dosažení má význam především pro jedince osobně. Pak existují cíle, ze kterých má prospěch nejen jedinec sám, nýbrž i jeho rodina. Například stavba domu, koupě většího auta, společná dovolená. O některých cílech by se dalo prohlásit, že jsou užitečné nejen člověku osobně a jeho rodině, ale i pro jeho firmu nebo zaměstnání. Příkladem může být vybudování pobočky firmy, ve které člověk pracuje, blíže k jeho domovu, povýšení, absolvování dálkového studia, kterým člověk zvýší svou kompetenci. Obecně se dá prohlásit, že čím většímu počtu oblastí našeho života naše cíle pomáhají, tím vyšší je naše motivace a tím méně důležité jsou pro nás překážky. Člověk bojuje za svou rodinu (která zahrnuje i jeho samotného) mnohem více, než by bojoval pouze za sebe. Můžete pozorovat případy, kdy se manželům objektivně zkomplikovaly životní podmínky po narození miminka, méně času, méně spánku, méně prostoru a soukromí. Nicméně mají mnohem větší chuť do života, a dokonce muž je v práci výkonnější než předtím. Pozorovat se dají i opačné situace, vynikající pracovník po rozvodu nemusí být již tak motivovaným odborníkem. Jak tyto faktory zobchodovat za čas?
Cvičení: Prozkoumejte vámi již napsané cíle z hlediska jejich charakteru, a pokud chcete, dejte jim jinou prioritu, upřednostněte ty, které jsou prospěšnější pro větší počet oblastí vašeho života.
VYBUDOVAT POBOCKU RODINNÁ DOVOLENÁ NOVÉ AUTO
Pokud budete uvažovat nad cíli a dávat jim priority, upřednostněte ty cíle, které zasahují větší počet oblastí vašeho života. Získáte mnohem větší podporu svého okolí a vás samotné to bude více bavit, plus opět - bude to rychleji hotové. Dalším pohledem na věc by mohla být otázka cílů, které až tak konstruktivní a prospěšné životu obecně nejsou.
DOLŮ
Například snížit důvěru konkurenční firmy pomluvami, vrátit manželce její nevěru, postarat se o to, že děti již nikdy nepůjdou do kroužku keramiky, atd. Jste na poli etiky a tam, kde člověk začíná život likvidovat a brzdit, místo aby mu pomáhal, tam se mu to zpravidla velmi škaredě vrátí. Někteří lidé s těmito cíli pracují, faktem ale zůstává, že si tím asi velmi zkomplikují svůj život a o veškerý čas přijdou. Kromě toho, v realizaci těchto cílů je budou podporovat pouze duševně nemocní lidé, protože normální člověk chce, aby život prosperoval a lidem se dařilo. www.success.cz
14/15
NAHORU
Pořádek
Pořádek
Všimli jste si někdy, kolik času vás stojí hledání věcí, které máte ve svém prostoru, ale nějak nevíte přesně, kde se nacházejí? Dále, všimli jste si, že mnohdy vlastníte i věci, o kterých víte, že je pravděpodobně už nikdy nebudete potřebovat? Tyhle dvě otázky spolu souvisí více, než by se zdálo. Redukování přebytečných věcí je užitečná rutina, která nutně neznamená, že musejí být věci vyhozené definitivně. Pokud jsou v dobrém stavu, dá se pro ně najít lepší využití. Je zbytečné mít v šuplíku psacího stolu 20 propisek, 4 gumy, 3 lepidla a 200 kancelářských sponek, když většinu dokumentů stejně posíláte e-mailem. Stejně tak je zbytečné skladovat v garáži náhradní díly na auto, které už 20 let nemáte. Není od věci jednou za čas projít místnosti, ve kterých pracujete, a položit si otázku: „Co je tady navíc?“ Při odpovědi buďte čestní a připravte si odpadkový koš nebo velký pytel. Pokud jste vyřadili nepotřebné předměty, u těch, které vám zbyly, si ujasněte jejich účel. K čemu je to dobré? Jak často to potřebuji? Kde to používám? Kde to vždy pohodlně mohu najít a zároveň to nebude překážet nebo kazit estetický dojem? Ergonomie pracovního místa se netýká pouze výrobní linky nebo boxu Formule 1. Často používané věci si nechte v pohodlném dosahu, naopak předměty, které potřebujete jednou ročně, nemusí být na vašem pracovním stole. Označte si šanony, regály skříní, šuplíky a police a udržte disciplínu v přesnosti zakládání věcí. Po 14 dnech to bude již velmi pohodlné, těžké začátky je třeba překonat. Místy je velmi užitečná i struktura složek v počítači. Pokud přes stovky ikon na ploše již nevidíte pozadí, je čas udělat pořádek i tady. Vytvořte si základní strom složek, oddělte pracovní a soukromé věci, řaďte je podle data nebo obsahu. Jestli vás zdržuje prohledávání elektronické pošty, vytvořte si strukturu složek i zde. Vyřazujte nepotřebná data nebo je uložte přehledně označené do archivu. Své věci udržujte v patřičném stavu také z hlediska jejich použitelnosti. Poškozené nebo zničené věci nahrazujte tehdy, když poprvé zjistíte vadu, ne až tehdy, kdy je nutně potřebujete. Zbrklá řešení na poslední chvíli stojí mnohem víc času a financí. Ze stejného hlediska se dají vnímat i naše auta, domy, zahrady… nejsou teď příliš velké, když už se děti odstěhovaly? www.success.cz
Cvičení: Projděte svou kancelář a dejte pryč všechno, co nepotřebujete. To, co zůstalo, umístěte optimálně vzhledem k četnosti použití předmětů a estetice prostoru jako celku. Udělejte to znovu každý týden, je to otázka 10 minut.
16/17
Vymýcení nedochvilnosti Kolikrát čekáte na odpovědi svých kolegů, zákazníků, kolikrát se lidé, se kterými spolupracujete, opožďují? Právem se zlobíte, ale přiznejte si, že když je řídíte, vy musíte jít příkladem. Buďte na poradách včas, dodržujte časy schůzek a následně to přenášejte i na lidi kolem sebe. Nikdy netolerujte zpoždění, dejte lidem jasně najevo, že dalších 10 kolegů kvůli nim nyní bude pracovat ve stresu. Hodinky nosíme na rukou právě kvůli nutnosti vzájemné koordinace. Když vy budete dodržovat termíny a časy, za krátkou dobu vám v tom budou lidé absolutně věřit a uklidníte tím celou oblast kolem vás. Neznamená to nikdy nemít zpoždění, znamená to eliminovat na naprosté minimum neopodstatněnou nedochvilnost. Oceňujte, když vám lidé odpovídají na e-maily obratem, chvalte včasné dodání podkladů, všímejte si, když se lidé v dochvilnosti zlepšují, a dávejte jim to najevo. Možná budete jedním z mála lidí, se kterými se jim tak dobře spolupracuje. Cvičení: Buďte dnes všude včas. Pochvalte dnes všechny lidi ve svém okolí, kteří dodrželi termíny a časy schůzek.
Vymýcení nedochvilnosti
www.success.cz
18/19
Komunikace
Komunikace Někteří lidé mají dar na to, potkat vás a hodinu vám vykládat všechno, co zažili během posledního víkendu. I když je to někdy možná zajímavé, vy máte svůj denní harmonogram. Naznačte jim, že teď není vhodná doba a že si to rádi poslechnete později. Nebojte se, řeknou to někomu jinému, nešlo o to, abyste to věděli právě vy, pravděpodobně to potřebovali jen někomu říct. Dávejte si během společných rozhovorů pozor, že lidé skutečně odpovídají na to, na co jste se jich ptali. Nespokojte se s polovičatými reakcemi nebo nekonkrétní odpovědí. Ukončete všechny nekonstruktivní rozhovory, nenechte lidi, aby vás využívali jako psychologa pro stížnosti nebo vypovídání se tehdy, když jste plánovali dělat něco jiného. Zakažte podřízeným chodit za vámi s problémy, naučte je přijít s vlastním rozumným návrhem řešení, který si s vámi jen odsouhlasí, pokud vás vůbec ještě budou k zvládnutí té věci potřebovat. Naučte se ukončit rozhovor příjemným způsobem, který druhé lidi neuráží. V otázkách pracovní komunikace přimějte kolegy k písemné formě komunikace, kde se jen dá. Písemná komunikace je mnohem kratší, je konkrétně a výstižně stylizována, je jednoznačná a můžete se k ní kdykoli vrátit. Jestli jste zažili situaci, kdy kolegovi třikrát podrobně vysvětlíte úkol a on to stejně z poloviny udělá jinak, víte, o čem mluvím. Jde o rychlé a snadno osvojitelné návyky, ale budete se možná divit, kolik času vám přinesou. Cvičení: Požádejte kolegy, aby vám pracovní věci, které nespěchají, psali na papír nebo e-mailem. Začněte to dělat stejně, šetříte tím i jejich čas. Zvykněte si reagovat na problémy podřízených otázkami: „Co navrhuješ?“ nebo „Jak to chceš vyřešit?“ Je to problém v jejich oblasti a oni jsou těmi lidmi, které platíte za to, aby se problémy z jejich oblasti nedostávaly na váš stůl.
www.success.cz
20/21
Slovo na závěr… Čas je naše velmi cenné aktivum. Dá se využít, dá se vyplýtvat, a bohužel se nedá vrátit. Pokud jste našli několik myšlenek, které vám pomohou ročně ušetřit několik dnů, jsme velmi šťastní, kvůli tomu tato publikace vznikla. Využívejte čas správně, tím vzdáte svému životu čest, budete ho vnímat jako hodnotný a naplněný. Pavel Ranc se narodil v roce 1974 v Rokycanech na Plzeňsku. Do Business Success se dostal v roce 2002 jako klient a jednoduchá funkčnost přednášených principů jej natolik okouzlila, že se přidal k týmu konzultantů v roce 2003. Dnes působí v Business Success jako šéf plzeňské pobočky, konzultant a trenér manažerských seminářů. Často publikuje v časopisech a píše knihy, které čtenáře inspirují a posouvají dál v jejich životech, tak jako to dělá firma Business Success. Jeho specialitou je organizování práce týmů ve firmách a zavádění systémových opatření usnadňujících produkci. Spolupracuje aktivně s vedením Business Success na vytváření dokonalejší budoucnosti českého podnikatelského prostředí.
Slovo na závěr… www.success.cz
22/23
