Rapport naar aanleiding van het Thematisch Toezichtbezoek aan Bureau Jeugdzorg Zeeland en Jeugd GGZ-instelling Emergis/Ithaka op 2 november 2005
Rijswijk, februari 2006
Inhoudsopgave 1
Inleiding
3
2
Resultaten inspectiebezoek
4
2.1
Inleiding
4
2.2
Aanmelding en screening
4
2.3
Diagnostiek binnen BJz
6
2.4
Indicatiebesluit BJz
7
2.5
Aanmelding bij J-GGZ/uitvoering indicatiebesluit
8
2.6
Opstellen hulpverleningsplan binnen de J-GGZ
10
2.7
Uitvoeren en volgen van de geïndiceerde zorg door BJz
10
3
Beschouwing
12
3.1
Inleiding
3.2
Inzet deskundigheid
3.3
Informatie en registratie
12
3.4
Invulling casemanagement
12
12 12
Bijlage: Bijlage 1: Toelichting score-classificaties Bijlage 2: Overzicht gebruikte documenten
2
Inleiding
1
Deze rapportage omvat de resultaten van het gezamenlijke thematisch toezichtbezoek van de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) en de Inspectie jeugdzorg (IJZ) aan BJz Zeeland en aan de J-GGZ-instelling Ithaka. Het toezicht is op 2 november 2005 uitgevoerd door mevrouw drs. M.A. Schippers (inspecteur IGZ) en mevrouw ir. R. Vervoordeldonk (inspecteur IJZ). Het doel van dit toezichtbezoek is om zowel BJz als de J-GGZ-instelling te scoren op de kwaliteit van hun onderlinge samenwerking. Het inspectieonderzoek is toegespitst op de toegangsfunctie waarlangs jeugdigen met GGZ-problematiek via BJz worden doorgeleid naar de J-GGZ. In dit licht zijn de volgende zes thema’s bij BJz Zeeland én bij J-GGZ-instelling Ithaka onderzocht: 1.
aanmelding bij BJz/screening;
2.
diagnostiek (basis/indicatiediagnostiek);
3.
indicatiebesluit;
4.
aanmelding bij de J-GGZ-instelling/uitvoering indicatiebesluit;
5.
opstellen hulpverleningsplan;
6.
uitvoeren en monitoren van de verleende GGZ door BJz.
Om tot een oordeel te komen maken de inspecties gebruik van het instrument ‘thematisch toezicht samenwerking Bureau Jeugdzorg – J-GGZ 2005’. Dit instrument is gebaseerd op bepalingen uit de Wet op de Jeugdzorg, het Uitvoeringsbesluit, het Referentiewerkmodel, het HKZ-certificatieschema Jeugdzorg/J-GGZ, de Wet BIG en de Kwaliteitswet Zorginstellingen. Deze rapportage is gebaseerd op: a.
Gesprekken met: -
Het afdelingshoofd aanmelding en preventie, de voorzitter van het indicatieorgaan en het afdelingshoofd
-
Het hoofd ambulant Oosterschelderegio, het hoofd kliniek, de sectordirecteur Ithaka Kind & Jeugd en de
begeleiding en bescherming (tevens waarnemend voorzitter Raad van Bestuur) van BJz Zeeland; voorzitter van de Raad van Bestuur van Ithaka/Emergis. b.
Documenten zoals weergegeven in bijlage I.
Op basis van de bezoekronde langs in totaal 15 koppels van BJz en J-GGZ-instellingen stellen de inspecties een geaggregeerde rapportage op. Op grond van de scores die zijn opgenomen in deze rapportage op instellingsniveau wordt de regionale samenwerking tussen BJz Zeeland en Ithaka in de geaggregeerde rapportage getypeerd en vergeleken met samenwerkingsrelaties die elders in het land operationeel zijn. In de geaggregeerde rapportage worden - naast de presentatie van vergelijkingsmateriaal - conclusies en aanbevelingen geformuleerd en gemeenschappelijke aandachtspunten nader toegelicht. Zowel deze rapportage op instellingsniveau als de geaggregeerde rapportage zijn openbaar.
3
2
Resultaten inspectiebezoek
2.1
Inleiding
In dit hoofdstuk leest u hoe BJz Zeeland en Ithaka scoren op de kwaliteit van hun onderlinge samenwerking, toegespitst op de manier waarop jeugdigen met GGZ-problematiek via BJz worden doorgeleid naar de J-GGZ. Per thema treft u telkens eerst een beschrijving van de streefsituatie en vervolgens een tabel met scores, die in de tekst worden toegelicht. Zie bijlage 1 voor de gehanteerde score-classificaties.
2.2
Aanmelding en screening
Streefsituatie Een adequate werking van de keten begint bij voldoende toegankelijkheid van de jeugdzorg voor alle doelgroepen en een goede relatie met en dienstverlening aan verwijzers. Onder voldoende toegankelijkheid voor alle doelgroepen wordt verstaan: heldere informatie aan potentiële cliënten, zoveel mogelijk één toegangspoort (geringe omvang rechtstreekse verwijzingen naar de J-GGZ), voldoende deskundige bejegening en beoordeling van de problematiek bij de aanmelding/screening, voldoende snelheid in handelen. Artsen/verwijzers mogen bij het vermoeden van ernstige psychiatrische problematiek rechtstreeks naar de J-GGZ verwijzen. Het gaat hierbij om huisartsen of artsen naar wie de huisarts doorverwijst, een BIG-geregistreerde behandelaar of een arts verbonden aan een JJI ten behoeve van daar door de rechter geplaatste jongeren. Ook dient de J-GGZ of de verwijzer gegevens over die rechtstreekse verwijzingen aan te leveren aan BJz (de aard van de vermoedelijke stoornis en de reden van het vermoeden). Daarnaast heeft BJz de taak om 7 x 24 uur bereikbaar te zijn. Onder een goede relatie met en dienstverlening aan verwijzers in de fase van aanmelding wordt verstaan: heldere informatie aan mogelijke verwijzers over de actuele procedures en wachttijden, accurate terugkoppeling van informatie (wettelijk vereist voor huisartsen). Aanmelding
Score a:
Score b:
Vormgeving voordeur
Score c:
Score d:
√
Bekendheid met gedeeld/gebruik van √
aanmeldingsformulieren of procedures Bereikbaarheids/crisis dienst
√
√
Deskundigheid voor beoordeling psychiatrische problematiek bij de voordeur Informatie en terugkoppeling naar de
√
verwijzers Omlegging cliëntenstroom/
√
zij-instroom J-GGZ Terugkoppeling gegevens naar BJz over rechtstreekse aanmeldingen bij J-GGZ
√
4
Vormgeving voordeur BJz en de J-GGZ werken vanuit het principe dat cliënten met psychiatrische problematiek zich kunnen aanmelden bij BJz. Medewerkers van BJz weten dat zij signalen van psychiatrische problematiek moeten kunnen herkennen. Tot voor kort waren medewerkers van de J-GGZ fysiek aanwezig op het aanmeldspreekuur van BJz. Sinds 1 oktober is het aanmeldspreekuur opgeheven en kunnen cliënten zich altijd aanmelden tijdens kantoortijden. De deelname van de J-GGZ in het spreekuur stuitte op verschillende bezwaren. In de praktijk bleek er minder ruimte voor kennisoverdracht dan men had gehoopt. Daarnaast hadden medewerkers van de J-GGZ moeite met de (verplichte) checklist waardoor ze weinig cliënten spraken per dag. Ook beschikken medewerkers van BJz naar hun eigen idee over voldoende expertise voor het herkennen van psychiatrische problematiek. Bekendheid met/gedeeld gebruik van aanmeldingsprocedure De J-GGZ voert een contractueel vastgelegd aantal analyses/screeningen uit op verzoek van BJz en maakt gebruik van het rapportageformat van BJz. Bereikbaarheids/crisisdienst BJz en de J-GGZ beschikken beiden over hun eigen bereikbaarheids/crisisdienst. De bereikbaarheidsdienst van BJz kan niet rechtstreeks contact opnemen met de GGZ crisisdienst; daarvoor is de tussenkomst nodig van een huisarts. Deskundigheid voor beoordeling psychiatrische problematiek bij de voordeur BJZ heeft vertrouwen in de (groeiende) deskundigheid van het eigen personeel om psychiatrische problematiek te signaleren en zo nodig door te verwijzen naar de J-GGZ. Men wil de psychiatrische expertise in huis versterken door intensieve samenwerking met de J-GGZ (intervisie, cursus psychopathologie). Zodra er bij aanmelding het vermoeden van psychiatrische problematiek is, wordt de cliënt zo mogelijk ingepland voor een screening bij een medewerker van de J-GGZ. Betrokkenen bij de J-GGZ hadden de indruk dat aanvankelijk het aantal verwijzingen vanuit BJz daalde sinds het gezamenlijke aanmeldspreekuur is opgeheven. Dit was het geval in 2004. Anno 2005 – 2006 kan worden gesteld dat inmiddels het overgrote deel van de aanmeldingen via het BJz plaats vindt. Het percentage rechtstreekse aanmeldingen ligt momenteel tussen de 10 en 20%. Men heeft beperkt zicht op de expertise van de aanmeldmedewerkers bij BJz en heeft enige zorg of de signalen die wijzen op een psychiatrische aandoening voldoende herkend worden. Dit wordt ondervangen doordat alle analyseverslagen in het indicatieorgaan (waarin GZ-psycholoog en een arts van Ithaka participeren) worden besproken. In de praktijk blijkt dat het door BJz opgestelde analyseverslag slechts in incidentele gevallen aanscherping behoeft. Informatie en terugkoppeling naar verwijzers BJz en de J-GGZ hebben dit jaar een gezamenlijke brief verstuurd aan de Zeeuwse huisartsen met informatie over de nieuwe aanmeldprocedures. Omlegging cliëntenstroom/zij-instroom J-GGZ Uit cijfers van 2004 van de J-GGZ blijkt dat circa 90% van de aanmeldingen via de huisarts gebeurde. De J-GGZ cijfers melden overigens minder aanmeldingen vanuit BJz dan verwacht mag worden op basis van het aantal J-GGZ indicatiebesluiten. Wellicht is sprake van een verschil in registratiemethodiek. Op dit moment (2005 – 2006) is dat niet meer het geval en vindt het overgrote deel van de verwijzingen plaats via het BJz. Op dit moment vindt geen overleg plaats tussen beide organisaties over de ontwikkelingen in de cliëntstromen. Daarnaast zijn er diverse particuliere praktijken gestart welke een substantieel aandeel van GGZ-behandeling voor hun rekening nemen. Terugkoppeling gegevens naar BJz over rechtstreekse aanmeldingen bij J-GGZ
5
Momenteel stuurt de J-GGZ, ondanks herhaalde verzoeken, geen informatie / cijfers over het aantal rechtstreekse verwijzingen naar BJz.
2.3
Diagnostiek binnen BJz
Streefsituatie Een adequate werking van de keten vergt een goede en gedegen beoordeling van de problematiek. Daarvoor is voldoende diagnostische kennis en vaardigheden van de professionals nodig en voldoende mogelijkheden om diagnostiek uit te voeren. Wanneer BJz niet voldoende mogelijkheden heeft voor (specialistische) toegangsdiagnostiek van psychische problematiek en indien op voorhand al een sterk vermoeden is dat GGZ is geïndiceerd, dan kan het voor die taak ook een J-GGZ-instelling inhuren. Ook kunnen hiervoor medewerkers van de J-GGZ gedetacheerd worden bij BJz. Volgens het Referentiewerkmodel is sprake van een specialistische diagnose als voor het bepalen van het diagnostisch beeld gebruik wordt gemaakt van een specialistisch classificatiesysteem. In deze definitie is het stellen van een specialistische diagnose voorbehouden aan een gedragswetenschapper/BIG-geregistreerde professional. De specialistische diagnose van BJz is ter ondersteuning van het bepalen van het diagnostisch beeld. Indien de aard van de problematiek dit vergt, vindt multidisciplinaire beoordeling (dat wil zeggen dat de gedragswetenschapper/BIG-geregistreerde professional wordt ingeschakeld) van de gegevens plaats conform vastgestelde afspraken. Diagnostiek
Score a:
Score b:
Uitvoering diagnostiek
Score c:
Score d:
√
Bekendheid met gedeeld/gebruik van diagnostische instrumenten
√
Deskundigheid voor beoordeling
√
psychiatrische problematiek Multidisciplinaire beoordeling Positionering toegangsdiagnostiek
√
√
en behandeldiagnostiek
Uitvoering diagnostiek BJz beschikt over een standaard procedure voor de analysefase (= screening in J-GGZ termen) die leidt tot een diagnostisch beeld. BJz-medewerkers en medewerkers van de J-GGZ maken gebruik van dezelfde formulieren, het enige verschil is dat de GGZ medewerkers de aanvraag voorzien van een DSM IV classificatie. In het geval dat BJz medewerkers een J-GGZ indicatietraject uitvoeren, voegen vertegenwoordigers van de J-GGZ in het indicatieorgaan de DSM IV classificatie toe, zodat het latere traject bij de J-GGZ vlot kan verlopen. Indien de screening te weinig informatie oplevert voor een indicatiebesluit, dan kan een medewerker specialistische diagnostiek aanvragen bij het multidisciplinair overleg (MDO).
6
Bekendheid met/gedeeld gebruik diagnostische instrumenten J-GGZ medewerkers maken gebruik van het BJz formulier ‘analyse en besluit’, maar dit is eerder een checklist met aandachtspunten dan een diagnostisch instrument. Deskundigheid voor beoordeling psychiatrische problematiek Medewerkers van BJz beschikken naar hun eigen oordeel over voldoende deskundigheid om signalen van psychiatrische problematiek op te merken. De inbreng van de J-GGZ bestaat op dit moment uit het uitvoeren van screeningen en deelname aan het indicatie-orgaan. De J-GGZ heeft enige zorg over de beperkte inbreng van GGZ expertise in het indicatieproces bij BJz en de consequenties die dit heeft voor kinderen met lastig te signaleren psychiatrische problemen. Positionering toegangsdiagnostiek en behandeldiagnostiek De beoordeling die binnen de BJz-toegang plaatsvindt, leidt vooral tot een sectorkeuze. Behandeldiagnostiek voor J-GGZ-cliënten vindt plaats binnen de J-GGZ instelling.
2.4
Indicatiebesluit BJz
Streefsituatie In de zorgketen is het indicatiebesluit een kerndocument. Het vat samen wat er aan de hand is, motiveert de keuze voor jeugdzorg en stuurt de uitvoering van de hulp door de zorgaanbieder (o.a. J-GGZ) aan. De zorgaanbieder legt de manier waarop hij de geïndiceerde zorg gaat verlenen vast in een hulpverleningsplan/behandelplan. Op basis van het diagnostische beeld en de wensen en verwachtingen van de cliënt stelt BJz in het kader van de indicatiestelling vast welke zorg nodig is. BJz heeft de taak te indiceren voor onder meer bepaalde vormen van AWBZ-zorg (bijv. J-GGZ). Dit wordt vastgelegd in een indicatiebesluit dat voldoet aan de eisen die de Wet op de Jeugdzorg hieraan stelt (beschrijving van de problemen; ernst en mogelijke oorzaken; beschrijving benodigde zorg; beschrijving korte en lange termijn doelen van die zorg; termijn gedurende welke de aanspraak geldt nadat de in het besluit voorziene zorg is aangevangen; termijn waarbinnen de aanspraak tot gelding moet zijn gebracht; een advies wie de zorg kan verlenen; oordeel over zorgcoördinatie; aanduiding van eventuele vervangende zorg). Voorts wordt in het indicatiebesluit beschreven hoeveel en op welke wijze hulp moet worden uitgevoerd (thuissituatie, bij zorgaanbieder, individueel of in groepsverband, benodigd aantal contacturen, inclusief bandbreedte). Om goed te kunnen vaststellen welke zorg nodig is, dient BJz te beschikken over voldoende deskundigheid over de wijze waarop psychische problematiek kan worden aangepakt. Om deze deskundigheid te verhogen kunnen medewerkers van de J-GGZ hiervoor worden gedetacheerd naar BJz. BJz neemt geen indicatiebesluit voordat een gedragswetenschapper het ontwerpbesluit heeft beoordeeld.
7
Indicatiestelling/indicatiebesluit
Score a:
Score b:
Score c:
Organisatie proces indicatiestelling
√
Vertrouwen in kwaliteit indicatiestelling
√
Specifiteit uitkomst indicatiestelling
√
Tevredenheid samenwerking
√
Gemiddelde doorlooptijd BJz
Score d:
onbekend
Organisatie proces indicatiestelling Het indicatie-orgaan bestaat uit een GZ-psycholoog/jurist (voorzitter), een zorgcoördinator, een kinderarts en vanuit de J-GGZ een GZ-psycholoog (plv. voorzitter) en een basisarts. BJz spant zich in om het indicatie-orgaan te versterken met een kinderpsychiater en vertegenwoordigers vanuit MEE en het speciaal onderwijs. In verband met het grote aantal ontwerpindicatiebesluiten, bespreekt het indicatie-orgaan wekelijks alleen de aanvragen met een complexe achtergrond. De voorzitter bekijkt alle aanvragen en maakt de selectie. Vertrouwen in kwaliteit indicatiestelling De J-GGZ is nauw betrokken bij de indicatiestelling en heeft vertrouwen in de kwaliteit van het proces. Specificiteit uitkomst indicatiestelling Het indicatiebesluit voor de J-GGZ is globaal geformuleerd en kan gezien worden als een sectorkeuze. Tevredenheid samenwerking Beide partijen zijn tevreden over de samenwerking wat betreft de screeningen en het indicatie-orgaan. Nader overleg is nodig over nut en noodzaak van uitbreiding van de inzet van J-GGZ in een eerder stadium en over deskundigheidsbevordering bij BJz. Gemiddelde doorlooptijd BJz De gemiddelde doorlooptijd van het moment van aanmelding tot datum afgifte indicatiebesluit is circa 55 werkdagen. Het ontbreekt aan voldoende betrouwbare landelijke gegevens over doorlooptijden. Daarom is geen score afgegeven die de Zeelandse situatie afzet tegen het landelijke gemiddelde.
8
2.5
Aanmelding bij J-GGZ/uitvoering indicatiebesluit
Streefsituatie Een adequate werking van de keten voorziet in een soepele overgang van indicatiestelling naar hulpverlening door de zorgverlenende instelling. De indicatiesteller ondersteunt de cliënt bij het verkrijgen van die zorg en de uitvoerende instelling accepteert het indicatiebesluit. Het terugverwijzen van cliënten naar de indicatiesteller komt slechts bij uitzondering voor. Bij aanmelding van de cliënt bij J-GGZ moet er een indicatiebesluit zijn zoals bedoeld in de Wet op de Jeugdzorg. Op grond van het indicatiebesluit kan een cliënt aanspraak maken op de zorg die daarin is genoemd. BJz dient de cliënten bij te staan/te motiveren voor het tot gelding brengen van het indicatiebesluit. Alleen als de instelling aan de cliënt kan aantonen dat het verlenen van de zorg niet binnen de opdracht/missie van de instelling past, kan de instelling de cliënt terugverwijzen naar de indicatiesteller. In alle andere gevallen wordt door de instelling met de cliënt een gesprek gehouden waarbij tot een overeenkomst wordt gekomen. Het zorgkantoor toetst de indicatiebesluiten aan de wettelijke vereisten (niet inhoudelijk), zorgt ervoor dat de cliënt de geïndiceerde AWBZ-zorg kan verzilveren en registreert de geïndiceerde en uitgevoerde hulp.
Aanmelding J-GGZ uitvoeren
Score a:
Score b:
Score c:
Score d:
indicatiebesluit Afspraken BJZ en J-GGZ over overdracht van informatie en
√
cliënten Wachttijd tussen aanmelding bij J-GGZ en eerste face-to face
onbekend
contact Terugverwijzingen
√
Afspraken BJz en J-GGZ over overdracht van informatie en cliënten De gemaakte werkafspraken zijn gericht op een soepele overdracht van cliënten en cliëntinformatie. Wachttijd tussen aanmelding bij J-GGZ en eerste face-to-face contact Na aanmelding door BJz bij de J-GGZ moet de cliënt gemiddeld 21 werkdagen wachten tot het eerste face-to-face contact. Bij 33% van de cliënten loopt de wachttijd op tot meer dan 30 dagen. De wachttijd tussen het kennismakingsgesprek en de start van de behandeling varieert en bedraagt circa 100 dagen. Het ontbreekt aan voldoende betrouwbare landelijke gegevens over wachttijden. Daarom is geen score afgegeven die de Zeelandse situatie afzet tegen het landelijke gemiddelde. Terugverwijzingen Het komt niet of nauwelijks voor dat cliënten vanuit de J-GGZ worden terugverwezen naar BJz.
9
2.6
Opstellen hulpverleningsplan binnen de J-GGZ
Streefsituatie Voor een adequaat werkende zorgketen is continuïteit in de aanpak van de problematiek van cliënten van belang. In het verlengde van de inhoud van het indicatiebesluit, dient de zorgaanbieder i.c. J-GGZ instelling een hulpverleningsplan op te stellen voor de cliënt (zie ook thema 3). BJz heeft de taak dit te bevorderen. Het hulpverleningsplan is afgestemd met eventuele andere zorg- of hulpverleners en op eventuele andere hulpverleningsplannen. Daarnaast legt hij het plan voor aan de cliënt en BJz. Nadat hij hun fiat heeft gekregen start de zorgaanbieder de zorg. Opstellen hulpverleningsplan
Score a:
Score b:
Score c:
Score d:
J-GGZ Afstemmen hulpplan op
√
indicatiebesluit Overleg/toetsing hulpverleningsplan
√
door BJz
Afstemmen hulpplan op indicatiebesluit Het traject bij de J-GGZ neemt het indicatiebesluit en de DSM-IV code als uitgangspunt. De J-GGZ beschouwt in dit geval de DSM-IV code niet als diagnose maar als voorlopige classificatie. Overleg/toetsing hulpverleningsplan door BJz Er zijn nog geen structurele afspraken tussen de J-GGZ en BJz over het volgen van de behandeling door BJz. Op het moment van het toezichtbezoek waren beide organisaties in gesprek over case-management op maat. Waar het kan, beperkt het case-management zich tot het bijhouden van het dossier. De case-manager vervult een actieve rol in geval van (pedagogische) crisis of noodzaak tot vervolghulp. De afspraken die hierover tussen beide instellingen worden gemaakt worden in 2006 ingevoerd.
2.7
Uitvoeren en volgen van de geïndiceerde zorg door BJz
Streefsituatie Een adequate zorgketen wordt door een casemanager gevolgd en vanuit het perspectief van de situatie/problematiek bij aanmelding geëvalueerd. De J-GGZ instelling doet aan BJz mededeling van de aanvang en de beëindiging van de zorg conform het indicatiebesluit. J-GGZ houdt BJz op de hoogte van de voortgang van de zorg, geeft wijzigingen in het zorgaanbod door en kondigt aan wanneer de zorg zal worden beëindigd. BJz kan hierdoor de zorg volgen en de zorg bij beëindiging evalueren (samen met de cliënt en de zorgaanbieder). Op vooraf vastgestelde momenten wordt door BJz bij de J-GGZ instelling en bij de cliënt geïnformeerd hoe de verleende zorg verloopt. De cliënt wordt door BJz bijgestaan bij vragen over de inhoud van deze zorg, alsmede de evaluatie van de zorg. In het kader van de monitoring registreert BJz een aantal vaste gegevens per cliënt (datum van aanvang van de zorg; datum van einde van de zorg; reden van beëindiging van de zorg; gegevens over het wachten na het indicatiebesluit tot de zorg is gestart; gebruik van vervangende zorg; gegevens over het behalen van het in het indicatiebesluit omschreven doel). De tussenevaluatie wordt uitgevoerd conform afspraken tussen het BJz en de aanbieder en in overeenstemming met het indicatiebesluit. Resultaten van de (tussen)evaluatie worden geregistreerd.
10
Uitvoeren en monitoren van zorg
Score a:
Score b:
Verstrekken van vervolggegevens
Score c:
Score d: √
door J-GGZ aan BJz Evaluatie J-GGZ door BJz
√
Verstrekken van volggegevens door J-GGZ aan BJz Momenteel informeert de J-GGZ BJz via een kopie van het behandelplan en brief bij afsluiting van de behandeling. Evaluatie J-GGZ door BJz Op dit moment verricht BJz geen activiteiten in het kader van evaluatie van de J-GGZ behandeling. In de voorstellen over case-management krijgt BJz wel een rol toebedeeld bij de evaluatie van de zorg bij de J-GGZ
11
3
Beschouwing
3.1
Inleiding
Uit het toezichtbezoek blijkt dat BJz Zeeland en J-GGZ-instelling Ithaka/Emergis een lange historie van samenwerking hebben. Al sinds 1996 participeerden beide organisaties in het brede Zeeuwse Netwerk Jeugdzorg (NJZ), dat is opgeheven met de komst van de Wet op de Jeugdzorg. In zekere zin voelt men nog steeds het gemis van het NJZ, dat de mogelijkheid bood voor het bespreken van complexe problematiek met een divers publiek. BJz Zeeland en Ithaka spannen zich in om de samenwerking opnieuw vorm te geven in het licht van de nieuwe regelgeving. Dat vereist veel overleg, denkwerk en overtuigingskracht, zowel binnen als tussen de organisaties. De toegestuurde documentatie en de gesprekken schetsen een beeld van een serieuze aanpak door beide organisaties. Meer aandacht lijkt nodig voor uitwisseling van (soms verschillend ervaren) knelpunten en ieders bijdrage aan het verder stroomlijnen van de toegang en behandeling. Uiteraard is het van belang de toekomstige samenwerking zodanig vorm te geven, dat het recht van cliënten op adequate zorg steeds op de voorgrond blijft staan. In dat kader volgen hieronder een aantal aandachtspunten.
3.2
Inzet deskundigheid
Er bestaan op dit moment verschillende opvattingen over de noodzaak en het juiste tijdstip van de inzet van (meer) J-GGZ expertise in het indicatieproces. Het is van belang dat BJz Zeeland en Ithaka een gezamenlijke visie ontwikkelen op de benodigde deskundigheid voor een adequate en onafhankelijke indicatiestelling.
3.3
Informatie en registratie
Het registreren en uitwisselen van informatie verdient aandacht. Op dit moment beschikken beide organisaties over hun eigen basisinformatie, zoals het aantal doorverwijzingen vanuit BJz Zeeland naar Ithaka. Overeenstemming over én uitwisseling van een aantal relevante gegevens levert een bijdrage aan het ontwikkelen van een gezamenlijke strategie.
3.4
Invulling casemanagement
Op dit moment geeft BJz niet of nauwelijks invulling aan de functie casemanagement voor de cliënten die doorverwezen worden naar de J-GGZ. Het verdient aanbeveling om op korte termijn te starten met het uitvoeren van deze taak. Immers, alleen door cliënten in het zicht te houden kan BJz waar nodig een sturende rol vervullen bij uitvoering van de behandeling en eventuele vervolghulp. Het BJz oriënteert zich momenteel op een aantal casemanagement-varianten waarbij waarschijnlijk de screener een actieve rol zal gaan vervullen. Het waarmaken van deze taak vereist een actieve en coöperatieve houding van beide organisaties.
12
Bijlage 1: Toelichting score-classificaties per onderwerp Aanmelding en screening Aanmelding
Score a:
Score b:
Score c:
Score d:
Organisatie voordeur
Er zijn feitelijk twee voordeuren; er zijn geen op elkaar afgestemde afspraken tussen BJ en J-GGZ over
BJz en J-GGZ hebben onderling afspraken over uitvoering van aanmeldingsfunctie. Ieder neemt grotendeels aanmeldingen voor de ‘eigen’ sector voor eigen rekening.
BJz en J-GGZ hebben de werkwijze t.a.v. aanmelding grotendeels geïntegreerd.
De vormgeving van de voordeur wordt volledig gedragen door BJz en J-GGZ samen; deskundigheid van beide deelsectoren is voldoende aanwezig.
Er wordt gebruik gemaakt van elkaars of gezamenlijke aanmeldings-formulieren en procedures.
Eén team beoordeelt a.d.h.v. een vastgesteld en door medewerkers van BJz en J-GGZ gedragen werkproces alle aanmeldingen.
aanmelding. Bekendheid met/gedeeld gebruik van aanmeldingsformuliere n of –procedures Bereikbaarheids/crisisdienst
Men kent de Men kent het bestaan van gebruikte de gebruikte aanmeldingsaanmeldingsformulieren en formulieren en/of –procedures over en weer procedures over en maar maakt geen gebruik weer niet of van elkaars of gezamennauwelijks. lijke producten. BJz en J-GGZ beschikken niet over een gezamenlijke bereikbaarheids/crisisdienst Onvoldoende deskundigheid bij BJz maar bij twijfel wordt incidenteel overlegd met J-GGZ.
Deskundigheid voor beoordeling psychiatrische problematiek bij de voordeur
Onvoldoende deskundigheid bij BJz.
Informatie en terugkoppeling naar verwijzers
BJz en J-GGZ hebben geen gezamenlijke voorlichting en informatie verstrekt aan mogelijke verwijzers; huisartsen krijgen (nog geen) standaard terugkoppeling van hun verwijzing naar BJz.
Omlegging cliëntenstroom/
Vaak melden cliënten zich bij BJz en J-GGZ zelf aan. Zij-instroom: >80% aan-meldingen bij J-GGZ.
zij-instroom J-GGZ
Cliëntenstroom is onvoldoende omgelegd. Zij-instroom: 40-80% aanmeldingen bij JGGZ.
Op dit punt vindt geen structurele terugkoppeling Terugkoppeling gegevens naar BJz over plaats. rechtstreekse aanmeldingen bij JGGZ
BJz en J-GGZ beschikken over een gezamenlijke bereikbaarheids/crisisdienst Nog niet voldoende deskundigheid bij BJz maar bij twijfel (aan beide kanten) wordt overlegd. Mede door bijdrage JGGZ neemt deskundigheid bij BJz toe.
Voldoende deskundigheid bij BJz o.a. door uitwisseling en/of detachering van medewerkers over en weer.
BJz en J-GGZ hebben gezamenlijke voorlichting op dit punt verstrekt o.a. door actieve benadering van externe verwijzer (uitleg rol BJz en mogelijkheid rechtstreekse verwijzingen). Cliëntenstroom is grotendeels omgelegd Zij-instroom: tussen 10-40% aanmeldingen bij J-GGZ.
Vrijwel alle J-GGZ-cliënten komen via de integrale toegangspoort bij BJz binnen. Zij-instroom: <10% aanmeldingen bij J-GGZ.
Op dit punt vindt structureel terugkoppeling plaats.
13
Diagnostiek binnen BJz Diagnostiek
Score a:
Score b:
Score c:
Score d:
Uitvoering diagnostiek
Er zijn geen op elkaar afgestemde afspraken tussen BJz en J-GGZ over de uitvoering van toegangs-diagnostiek.
BJz en J-GGZ hebben onderling afspraken gemaakt over de manier waarop diagnostiek wordt gepleegd, waarbij ieder de aan-meldingen die voor de ‘eigen’ sector lijken te zijn, voor de rekening neemt.
BJz en J-GGZ hebben de (eerder bestaande) werkwijzen t.a.v. diagnostiek besproken en op elkaar afgestemd.
De diagnostiekfunctie is georganiseerd en ingevuld door BJz en J-GGZ gezamenlijk aan de hand van een vastgesteld en door medewerkers van BJz en JGGZ gedragen werkproces
Bekendheid met/gedeeld gebruik diagnostische instrumenten
Men kent de (voorheen) gehanteerde diagnostische instrumenten over en weer niet of nauwelijks.
Men kent het bestaan van gebruikte diagnostische instrumenten over en weer, maar men maakt geen gebruik van elkaars/gezamenlijk ontwikkelde of gekozen instrumenten.
Er wordt gebruik gemaakt van elkaars of van gezamenlijk ontwikkelde/ gekozen diagnostische instrumenten.
Eén team behandelt aan de hand van een vastgesteld en door medewerkers van BJz en J-GGZ gedragen werkproces de diagnostiek voor alle cliënten in de toegangsfase.
Deskundigheid voor beoordeling psychiatrische problematiek
Geen specifieke deskundigheid bij BJz.
Geen specifieke deskundigheid bij BJz maar wordt incidenteel ingehuurd door BJz bij JGGZ.
Toenemende deskundigheid bij BJz; aanvullend inhuren van J-GGZ medewerkers of diagnostiek.
Voldoende specifieke deskundigheid bij BJz (mede door inzet J-GGZ in het verleden).
Multidisciplinair e beoordeling
Adequate uitwerking van criteria voor multidisciplinaire beoordeling in de toegangsfase van BJz, maar deze is niet bekend bij de medewerkers van J-GGZ.
Positionering toegangsdiagnostiek en behandeldiagnostiek
Binnen BJz beoordeling die leidt tot ‘sectorkeuze’, diagnostiek voor GGZ-cliënten vinden grotendeels plaats binnen J-GGZ.
Adequate uitwerking van criteria voor multidisciplinaire beoordeling in de toegangsfase van BJz en deze is bekend bij de medewerkers van J-GGZ. Binnen BJz toegangsdiagnostiek. Evt. behandeldiagnostiek binnen J-GGZ. Soms doet J-GGZ diagnostisch onderzoek t.b.v. de toegangs-functie over.
14
Indicatiebesluit BJz Indicatiestelling/
Score a:
Score b:
Score c:
Score d:
Organisatie proces indicatiestelling
Binnen BJz worden vrijwel geen of weinig indicatiebesluiten afgegeven voor J-GGZ.
Er is deelname van J-GGZ aan proces van indicatiestelling binnen BJz, waarbij ieder vooral aan-meldingen voor de ‘eigen’ sector beoordeelt.
Er is deelname van J-GGZ aan het proces van indicatiestelling binnen BJz. Er wordt in feite gezamenlijk een indicatiebesluit genomen.
Het proces van indicatiestelling binnen BJz is door BJz en J-GGZ samen voorbereid en wordt gezamenlijk gedragen. BJz voert het uit.
Vertrouwen in kwaliteit indicatiestelling
J-GGZ heeft geen of weinig vertrouwen in indicatiestelling BJz.
J-GGZ heeft – onder bepaalde condities – vertrouwen in indicatiestelling BJz.
Specificiteit uitkomst indicatiestelling
--
Beoordeling leidt tot ‘sectorkeuze’: zeer globaal geformuleerde indicatiebesluiten.
Er worden globale tot redelijk specifieke indicaties voor J-GGZ gesteld.
Tevredenheid samenwerking
Geen of stagnerende samenwerking, weinig wederzijdse affiniteit.
Samenwerking op papier geregeld, wel kennis werkwijze wederpartij, geen gedeelde werkprocessen.
Intensieve ‘technische’ Gedeelde werkprocessen, integrale teams. ver-bindingen tussen (voorheen) eigen werkprocessen.
Gemiddelde doorlooptijd BJz
Beduidend hoger dan het landelijke gemiddelde
Hoger dan het landelijke gemiddelde.
Op het landelijke gemiddelde.
indicatiebesluit
Er worden specifieke indicaties voor J-GGZ gesteld.
Lager dan het landelijke gemiddelde.
Aanmelding bij J-GGZ/uitvoering indicatie Aanmelding
Score a:
Score b:
Score c:
Score d:
Geen afspraken
Afspraken zijn vooral gericht op zo vroeg mogelijke overdracht van cliënten/niet of minder gericht op informatieoverdracht. Hoger dan het landelijke gemiddelde.
Afspraken zijn gericht op soepele overdracht van informatie en ondersteuning van cliënten bij het verzilveren van indicatiebesluit.
J-GGZ/uitvoeren indicatiebesluit Afspraken BJz en J-GGZ over overdracht van informatie en cliënten Wachttijd tussen aanmelding bij J-GGZ en eerste face-to-face contact
Beduidend hoger dan het landelijke gemiddelde van beide sectoren.
Terugverwijzingen
Terugverwijzing komt regelmatig voor; aantal (beduidend) hoger dan het landelijke gemiddelde.
Op het landelijke gemiddelde.
Lager dan het landelijke gemiddelde.
Terugverwijzing komt vrijwel niet voor; aantal lager dan het landelijke gemiddelde.
15
Opstellen hulpverleningsplan binnen de J-GGZ Score a:
Score b:
Score c:
Afstemming hulpplan op indicatiebesluit
Geen afstemming...
Afstemming maar indicatiebesluit is zeer globaal en biedt veel ruimte.
Intentie om altijd af te stemmen. Maar soms wordt beoordeling aanpak problematiek overgedaan. BJz wordt hiervan dan op de hoogte gebracht.
Overleg/toetsing hulpverleningsplan door BJz
Geen toetsing
Ad hoc/in voorkomende gevallen.
Opstellen hulpverleningsplan
Score d:
J-GGZ Afgestemd op indicatiebesluit: geaccepteerd als uitgangspunt voor hulpplan. Meningsverschillen worden in structureel overleg besproken en leiden tot hernieuwde afspraken. Structureel, aan de hand van geïmplementeerde werkafspraken hieromtrent.
Uitvoeren en volgen van de geïndiceerde zorg door BJz Uitvoeren en monitoren van zorg
Score a:
Score b:
Score c:
Score d:
Verstrekken van volggegevens door
Worden niet verstrekt.
Worden verstrekt en worden gerapporteerd door BJz.
Wordt niet geëvalueerd.
Wordt incidenteel geëvalueerd.
J-GGZ aan BJz Evaluatie J-GGZ door BJz
Wordt structureel geëvalueerd.
16
Bijlage 2: Overzicht gebruikte documenten -
Handboek procedures van Bureau Jeugdzorg Zeeland (2005)
-
Formulieren voor het analyseverslag en indicatiebesluit van Bureau Jeugdzorg Zeeland (2005)
-
Detacheringsovereenkomst en overeenkomst van dienstverlening vanuit Emergis/Ithaka (2005)
-
Een ingevuld exemplaar van de vragenlijst ‘Kengetallen BJz’
-
Aanvullende registratiegegevens over (J-GGZ) aanmeldingen bij Bureau Jeugdzorg Zeeland (2005)
-
Handleiding voor Ithaka-medewerkers. Procesbeschrijving Bureau Jeugdzorg van aanmelding tot indicatiestelling (2005).
-
Een ingevuld exemplaar van de vragenlijst ‘Kengetallen J-GGZ’
17
