WINSTROM – Kniha jízd
17. Kniha jízd 17.1
Vlastnosti a možnosti modulu Program lze použít pro evidenci jízd jak fyzickou, tak i právnickou osobou. V programu lze zaznamenávat a vyhodnocovat údaje o jízdách firemním nebo soukromým vozidlem. Je však možné zaznamenávat i soukromé jízdy, u kterých ale nejsou vypočítávány náhrady jako daňově uznatelné náklady. Výpočet náhrad je automatizován za pomoci časově závislých číselníků sazeb, dle kategorie vozidla a průměrných cen PHM. Dále lze evidovat průběh nákupu PHM a stav nádrže (každý záznam nákupu PHM aktivuje přepočet stavu nádrže). Program je také schopen rekonstrukce knihy jízd zpětně (podle skutečných nákupů PHM, zaznamenaných jízd a pravidelných tras, požadované vzdálenosti a období).
Obr.86 Pro zadávání jízd lze zvolit přednastavené hodnoty a způsob jejich opakování pro následně zaznamenávané jízdy. Novou jízdu lze také zadat zkopírováním již uložené jízdy. To umožňuje zadávat jízdy rychle, bez neustálého vypisování již jednou zadaných dat. Program disponuje dalšími vlastnostmi jako je číselník stálých tras, implicitní hodnoty, posunování datumu odjezdu jízdy, automatický výpočet náhrad za PHM a ujeté kilometry (dle cen PHM stanovených vyhláškou MPSV 119/1992 Sb. nebo skutečných cen PHM dle nákupních dokladů - paragonů), automatická kontinuální návaznost počátečního a koncového stavu tachometru, přepočet návaznosti stavů tachometru a teoretické spotřeby ve zvoleném období po provedené změně v jízdě atd. Programem lze také hlídat a plánovat termíny pro STK, emise, výměn olejů, přezkoušení řidičů a jejich lékařské prohlídky.
17.2
První start programu Kniha Jízd Program Kniha jízd je integrován do ekonomického systému WinStrom jako další modul tohoto systému. To znamená, že Kniha jízd kromě způsobu ovládání sdílí s WinStromem stejná data (střediska, zakázky, specifikaci firmy apod.). Knihu jízd lze provozovat i samostatně bez návaznosti na ekonomický systém WinStrom. Instalace Knihy jízd je stejná, jako instalace programu WinStrom a provádí se spuštěním programu SetUp.Exe, který najdete na CD-disku. Po spuštění instalace se zobrazí okno, ve kterém musíte zadat složku (adresář včetně úplné cesty), do které bude program překopírován. Implicitně se nabízí domovská složka C:\WinStrom.
17.3 17.3.1
Popis jednotlivých funkcí Základní nastavení
Obr.88 Pokud chcete využít možnosti přednastavení některých údajů, nejvíce se opakujících pro novou jízdu, pak je v tomto formuláři vyplňte (lze vyplnit jen Vámi požadované údaje)
17.3.2
Číselník řidičů Seznam osob, které mají ve firmě oprávnění řídit služební vozidlo (v jednotlivých jízdách je však možně použít operativně i řidiče, který v tomto číselníku nefiguruje)
Obr.89
17.3.3
Číselník vozidel Údaje o vozidle vyplňte odpovědně, zejména údaje o kategorii vozidla, druhu vlastnictví - řídí způsob výpočtu náhrad. Údaje o PHM, průměrné spotřebě dle technického průkazu (pokud je v průkazu více hodnot, vypočtěte z nich aritmetický průměr), počátečním stavu PHM v nádrži - slouží pro výpočet teoretické i skutečné spotřeby.
Obr.90 Pokud máte potřebu sledovat jízdy vozidel dle zakázek nebo středisek a jízdy konkrétního vozidla jsou převážně jízdami pro jednu zakázku nebo středisko, pak jej zde uveďte. Nebudete muset tyto údaje v jízdách opakovaně zadávat, protože se vyplní sami výběrem vozidla z tohoto číselníku. Kontrolní data STK a emisí pak využijete na plánování odstávek vozidel z důvodů provedení prohlídek. U polí:Kategorie vozidla a Druh vlastnictví jsou hodnoty předepsané a volí se z rozevírací nabídky (tzv. combobox).
17.3.4
Číselník náhrad
Obr.91 Časově závislý číselník sazeb základních náhrad dle zákona č. 119/1992 Sb. a vyhlášky Ministerstva práce a soc. věcí č. 448/2000 Sb. a pozdějších znění umožňuje automatizovat výpočet náhrad za ujeté km v závislosti na období platnosti sazeb a období realizace jízdy dle data odjezdu. Stačí proto sazby platné například pro zimní období zaznamenat do nového řádku číselníku s datumem, od kterého sazby platí. Program automaticky užije nové sazby pro výpočet náhrad v jízdách realizovaných od data platnosti sazeb včetně.
17.3.5
Číselník cen PHM
Obr.92 Číselník cen PHM má obdobné vlastnosti jako číselník sazeb náhrad, co se týče časové závislosti a použití v něm stanovených aktuálních cen pro výpočet náhrad za PHM dle vyhlášky MPSV č. 448/2000 Sb. Každý druh PHM musí mít zaznamenanou aktuální cenu k datu, od kterého cena platí. Program na vkládané jízdě dle zvoleného druhu PHM a data odjezdu příslušnou cenu v tomto číselníku vyhledá a užije ji pro výpočet náhrad za PHM.
POZOR
Tento způsob výpočtu je však programem použit pouze tehdy, je-li ve formuláři “Základní nastavení” zatržena položka Náhrady za PHM počítat z cen stanovených vyhláškou MPSv.
INFO
17.3.6
Náhrady za PHM a ujeté kilometry se vypočítávají pouze u soukromých vozidel. U firemního vozidla, tj. u vozidla v majetku firmy, pronajatého z půjčovny nebo vozidla pronajatého od výrobce nebo leasingové spol. formou finančního leasingu se žádné náhrady nevypočítávají.
Stálé trasy Číselník opakujících se pracovních cest (jízd) slouží pouze k usnadnění práce uživatele. Předchází otrockému vypisování údajů ze shodných pracovních cest. Vkládejte do tohoto číselníku pouze ty cesty, o kterých víte, že se často opakují. Rozsáhlý seznam stálých tras znemožňuje rychlou orientaci a výběr při jeho použití.
Obr.94
17.4 17.4.1
Aktualizace Knihy jízd Vkládání údajů
Obr.95 Režim vkládání dat je zcela na volbě uživatele. Věcně lze programem pořizovat údaje o jízdách vozidel více firmám a ve firmě pak za neomezený počet vozidel. To je nejvhodnější užití z hlediska zaúčtování celkových náhrad za PHM a ujeté kilometry jako nákladů dle jednotlivých firem. Z toho vyplývá, že lze program používat i u větších firem, disponujících desítkami služebních, či soukromých vozidel. Je však možný i jiný režim, kdy každý pracovník, odpovědný za svěřené vozidlo, povede knihu jízd sám na svém počítači a měsíční výsledky vypočtených náhrad a najetých kilometrů odevzdá účtárně k zaúčtování formou datového souboru v distribuované verzi nebo vytisknuté měsíční sestavy. Detailní popis polí editačního formuláře jízdy je popsán v kapitole Přidání nové jízdy
17.4.2
Přidání nové jízdy Je aktivován editační formulář nové jízdy, ve kterém je vyplněn Datum odjezdu a příjezdu aktuálním datem. Čas počátku a konce jízdy
INFO
Datum odjezdu a čas odjezdu musí být vždy vyplněn, neboť tyto údaje chronologicky zařazují jízdu do knihy jízd příslušného vozidla a řídí výpočet spotřeby stavu PHM v nádrži.Program testuje jednoznačnost a nedovolí již existující jízdu přidat. Trasa, Účel, Vzdálenost, čas odjezdu případně čas příjezdu jsou použity z formuláře pro zadání “ základních údajů”, pokud je máte vyplněné. 0 Tlačítko Trasa - ulož umožňuje zavedení nově pořízené trasy a účelu včetně vzdálenosti do číselníku stálých tras. 1 Ostatní údaje je třeba vyplnit, zejména pole SPZ pomocí již naplněného číselníku vozidel. Tím se vyplní i pole Řidič, PHM, Cena za litr, Středisko a Zakázka, pokud je má vozidlo na svém záznamu v číselníku vozidel vyplněny . 2 Pokud pracujete s 1. záznamem jízdy zvoleného vozidla, je dobré vyplnit počáteční stav tachometru v poli Počátek a Vzdálenost. Koncový stav tachometru se již vypočítá sám za pomoci vzdálenosti. Můžete však vyplnit konečný stav tachometru a tentokrát se vypočte ujetá vzdálenost. U dalších záznamů jízd se již budou údaje o stavu tachometru vyplňovat sami. Nestane-li se tak, použijte tlačítko “?” vedle pole pro počáteční stav tachometru. Vyplňte či změňte i ostatní údaje dle skutečnosti a potřeby. 3 Bylo-li při jízdě tankováno, zaznamenejte stav tachometru, počet natankovaných litrů a účtuje-li Vaše firma náhrady za PHM dle skutečných cen, použijte skutečnou jednotkovou cenu za 1
litr PHM z nákupního dokladu (paragonu). Program dopočte pro kontrolu vložených dat finální cenu zakoupených PHM a zpřístupní pole pro korekci stavu PHM v nádrži před jízdou a tankováním. Pole je předvyplněno koncovým stavem PHM z předchozí jízdy.
INFO
Provádíte-li dodatečné úpravy typu změny datumu odjezdu či času odjezdu, je nutné provézt po uložení takovéto změny přepočet tachometru tlačítkem z MENU přehledového okna Současně se v zaslepených polích, které nelze editovat, zobrazí u soukromého vozidla vypočtené částky náhrad za ujeté kilometry a náhrad za spotřebované PHM. Pro výpočet náhrad je nutné vyplnit pole pro ujetou vzdálenost (pokud se nevypočetla z uvedených stavů tachometru) a jednotkovou cenu PHM.
POZOR
Dalším povinným údajem z hlediska výpočtu je průměrná spotřeba, která se však zaznamenává u vozidla v “číselníku vozidel“. Jedná-li se o soukromou jízdu, zatrhněte parametr Soukromně, tím se vypne výpočet náhrad a ty pak jsou rovny 0. Naopak, zatrhnete-li parametr Přívěs nebo Město, objeví se velikost procentního navýšení a to ovlivní výsledek vypočtených náhrad. Procenta navýšení pro použití přívěsu nebo městkého provozu je opět zaznamenáváno u vozidla v číselníku vozidel. Pokud máte nárok a budete chtít tisknout cestovní příkaz, vyplňte i pole počátku a konce pracovního výkonu, Jízdné, Stravné, Nocležné, Vedlejší výdaje, Celkem a případně Upraveno příslušnými hodnotami a částkami. Ty pak budou použity při tisku cestovního příkazu. Druh dopravního prostředku lze volit pomocí tzv. comboboxu, rozbalovací nabídky. Jedná se o následující výčet: Osobní vlak, Rychlík, Autobus, Letadlo, Auto služební, Auto vlastní, Motocykl služební, Pěšky. Použijete-li SPZ, program nastaví příslušný typ dopravního prostředku dle nadefinovaní kategorie vozidla.
17.4.3
Funkce pro usnadnění vkládání údajů. Zadávání nových jízd si můžete usnadnit několika způsoby.
17.4.3.1
Způsob opakování. Jednotlivá nastavení mají následující vliv:
·
nic Neopakovat Po automatickém přidání nové jízdy je editační formulář vyplněn jako při přidání nové jízdy (viz výše)
·
Následující den Po automatickém přidání nové jízdy je editační formulář předvyplněn pouze údaji o vozidle, PHM, řidiči, časech a stavu tachometru z předcházející jízdy. Program jakoby vytvoří částečnou kopii předcházející jízdy a posune datum odjezdu a příjezdu o jeden den. Narazí-li na sobotu nebo neděli, posune data až na nejbližší pondělí.
·
Následující den-Vše Po automatickém přidání nové jízdy je editační formulář předvyplněn shodnými údaji z předcházející jízdy, program jakoby vytvoří kompletní kopii předcházející jízdy a posune datum odjezdu a příjezdu o jeden den. Narazí-li na sobotu nebo neděli, posune data až na nejbližší pondělí.
·
Tentýž den Přidání je stejné, jako v předchozím případě, ale data odjezdu a příjezdu zůstanou jako na předcházející jízdě. Jde tedy o další jízdu v ten samý den.
17.4.3.2
Kopie aktuální jízdy Obr.98 Pomocí tlačítka z MENU v přehledovém okně. Program vytvoří kopii aktuální jízdy, na kterou jste před užitím tohoto tlačítka posunuli řádkový (zvýrazněný) kurzor. Můžete tak rychle pořídit shodnou jízdu pouhou změnou datumu odjezdu a příjezdu nebo podobnou jízdu provedením potřebných změn, např.: změnou SPZ atd.…
17.4.3.3
Uložení jízdy do pravidelných jízd Z editačního formuláře po vyplnění jízdy nebo kdykoli po tom lze pomocí tlačítka Uložit do pravidelných jízd (vpravo dole) zařadit tuto jízdu mezi pravidelné, Ty pak slouží jako zdroj jízd pro rekonstrukci knihy
17.4.3.4
Přepočet tachometru Přepočet stavu tachometru a stavů nádrže Obr.101 Po stisku tohoto tlačítka program nabídne přepočet jízd aktuálního vozidla za celý rok nebo měsíc. Rokem nebo měsícem se rozumí období extrahované z data odjezdu aktuální jízdy. Chcete-li přepočítat knihu jízd jiného vozidla než toho, na jehož záznamech právě stojí řádkový kurzor, vyhledejte jízdu pro SPZ a datum odjezdu a aktivujte přepočet výše uvedeným tlačítkem z nástrojové lišty.
Obr.97 Stav tachometru lze kdykoliv přepočítat – a to buď od 1. dne aktuálního roku nebo měsíce Kontrola stavu nádrže (dle průměrné spotřeby z TP nebo skutečné spotřeby vozidla) s barevným odlišením stavu: pod rezervou - OK - nad objemem nádrže. Stav nádrže slouží pro kontrolu - kdy a kde jste čerpali PHM, kolik jste spotřebovali při které jízdě (výpočet z jízdy) a pro evidenci nákladů pro zaúčtování do účetnictví. Výpočet spotřeby vozidla - u každé jízdy vidíte, kolik PHM bylo spotřebováno a kolik PHM v nádrži po tankování a jízdě zbylo. Seznam jízd (se zobrazením čerpání PHM přímo u jízdy). Jízdy se řadí podle SPZ, data a času odjezdu, je však možné volit i jiné řazení (dle data a času odjezdu a SPZ nebo dle řidiče atd.) Hlídání termínů pro vozidla (STK, emise, garanční prohlídky, výměny olejů) a pro řidiče (lékařské prohlídky, přeškolení). Každé vozidlo má stanoveného odpovědného řidiče, ale program umožňuje zadat na jízdu i jiného. U vozidel lze použít všechny druhy PHM - dle uživatelsky editovatelného seznamu PHM přehledný tisk všech potřebných evidencí (export do formátu MS Excel).
17.5
Tisk knihy jízd, spotřeby, formuláře a sestavy Lze je tisknout rovnou na místní nebo síťovou tiskárnu dle vašich potřeb a možností a nebo je zobrazit jen jako náhled.
·
Kniha jízd - SPZ + Měsíc z aktuální věty (jízdy) Přehled jízd za zvolené vozidlo (SPZ) a měsíční období z aktuální jízdy, na které spočívá řádkový kurzor.
Obr.99
·
Kniha jízd - SPZ + Rok z aktuální věty (jízdy) Přehled jízd za zvolené vozidlo (SPZ) a celé roční období z aktuální jízdy, na které spočívá kurzor.
·
Kniha jízd - SPZ + Rok z aktuální věty - jen měsíční součty Tento přehled nezobrazuje záznamy jednotlivých jízdy, ale pouze měsíční mezisoučty a roční součet všech sledovaných položek (vzdálenost, náhrady za km a za PHM ...) - přehledná jednostránková tabulka jako roční výkaz.
·
Kniha jízd - Všechny SPZ + Měsíc z aktuální věty (jízdy) Globální tisk knih jízd všech vámi provozovaných vozidel za zvolené období.
·
Spotřeba PHM - SPZ + Měsíc z aktuální věty (jízdy)
Obr.100 Výpočet spotřeby vozidla v měsíční tiskové sestavě spotřeby (poskytuje přesnější informace o skutečné spotřebě PHM), zobrazuje seznam nákupů PHM, součet množství PHM a celkovou cenu všech nakoupených PHM (za období a jednotlivá vozidla)
·
Spotřeba PHM - SPZ + ROK z aktuální věty (jízdy) Roční výpočet spotřeby s detaily jednotlivých jízd (poskytuje ucelenou informaci o skutečné spotřebě PHM), zobrazuje seznam nákupů PHM, součet množství PHM a celkovou cenu všech nakoupených PHM pro jednotlivá vozidla
·
Spotřeba PHM - SPZ + ROK – jen měsíční součty
Obr. 120 Roční výpočet spotřeby (poskytuje souhrnou informaci o skutečné spotřebě PHM), součty množství PHM a celkových cen všech nakoupených PHM pro jednotlivá vozidla po měsíčních mezisoučtech a ročním souhrnem.
·
Cestovní příkaz (OPIS) – číslo příkazu z aktuální věty (jízdy) Umožňuje kdykoli zopakovat tisk již vyhotoveného cestovního příkazu jako jeho opisu.
Obr. 121
17.6
Rekonstrukce knihy jízd Program zrekonstruuje knihu jízd za zvolené období z pravidelných jízd, zaznamenaných (fixních) jízd včetně nebo bez údajů o čerpání PHM, ze zadaného počtu ujetých kilometrů, stanovených pauz vozidla (dovolená, oprava atd.) a dalších nepovinných parametrů.
17.6.1
Záznam pravidelných jízd a popis nastavení jejich vlastností Pravidelné jízdy lze zaznamenat dvojím způsobem. Buď standardním způsobem přidáte prázdnou větu a vyplníte ji v editačním formuláři nebo vložíte již zaznamenanou normální jízdu do seznamu pravidelných jízd pomocí tlačítka Ulož do pravidelných jízd. To naleznete v editačním formuláři normálních jízd.
Obr. 112 Pravidelné jízdy je však nutné vždy vhodně nastavit dle následujících doporučení.
INFO
Většina údajů zaznamenávaných u pravidelné jízdy je shodná s údaji zapisovanými u normální jízdy. Chybí tam však data odjezdu a příjezdu, počátek a konec stavu tachometru, údaje o čerpání PHM a údaje o vypočtených náhradách. Tato data doplní program při rekonstrukci knihy jízd dle zadaného období a pořadí dne jízdy. Navíc je každá pravidelná jízda opatřena dalšími parametry, kterými můžete řídit způsob jejího použití při rekonstrukci knihy. • Povolené % pro nárůst vzdálenosti Umožní dle potřeby manipulovat se zadanou vzdáleností jízdy a pokud je jízda v rekonstruovaném dni jako poslední, bude pro ni použita právě tímto % navýšená ujetá vzdálenost. Přednastavená hodnota je 10 %. • Trvání jízdy Délka jízdy je definována počtem dnů na rozdíl od normální jízdy, kde je délka stanovena datem odjezdu a příjezdu. Přednastavená hodnota je 1. • Počet opakování jízdy v jednom dni Lze povolit vícenásobné užití pravidelné jízdy v jednom dni s možností stanovit počet opakování. Přednastavená hodnota je 1. • Jízdu lze užít s jinou v jednom dni Zatržením tohoto parametru povolíte užít jízdu s jinou. Stane se z ní tzv. slučitelná jízda. Navíc se zpřístupní následující políčko pro zadání pořadí této (slučitelné) jízdy mezi ostatními jízdami rekonstruovanými v jednom dni. Přednastavená hodnota je 0. Při hodnotě 0 pak bude její pořadí
programem vybráno náhodně. SPZ Vyplněním SPZ můžete rezervovat pravidelnou jízdu jen tomuto určitému vozidlu. Naopak – Nevyplněním SPZ stanovíte, že je pravidelná jízda obecně použitelná pro všechna vozidla firmy. Vytvoříte-li pravidelnou jízdu z normální jízdy tlačítkem Uložit do pravidelných jízd, pak bude tato jízda mít vyplněnou SPZ a bude pro SPZ reservována. Chcete-li, aby byla obecně použitelná, SPZ u ní smažte. • Osobní číslo Tam, kde požadujete, aby byla jízda vázána na určitou osobu, zvolte ji z číselníku osob. Nebude-li osoba vyplněna, program doplní řidiče vozidla, pro které je kniha rekonstruována. • Čas započetí a ukončení pracovního výkonu Zaznamenejte dle potřeby, vždy ale tak, aby navazoval na čas odjezdu a příjezdu. U slučitelných jízd se program snaží o návaznost časů mezi jednotlivými jízdami. •
INFO
17.6.2
Pokud si budete přát zpracovat cestovní příkaz z jízd rekonstruované knihy, je dobré vyplnit i údaje o výši náhrad za jízdné, stravné, nocležné a za vedlejší výdaje. Rekonstruovaná kniha jízd bude pak kompletně vyplněna a připravena pro tisk cestovního příkazu bez nutnosti vašich dalších zásahů. • Rezervace jízdy pro dny Zatržením zvoleného dne (nebo zvolených dnů) stanovíte, že pravidelná jízda je vázána pouze pro zvolený den (nebo dny). • ANO Použít Přednastavená hodnota je ANO a to znamená, že je pravidelná jízda použitelná dle svých parametrů pro rekonstrukci knihy jízd. Nastavíte-li NE použít, pak jste ji přeřadili do skladu pravidelných jízd a takto označená jízda nebude pro rekonstrukci použita. Kdykoli ji však můžete volbou tohoto parametru přeřadit ze skladu zpět mezi použitelné pravidelné jízdy. To je zejména vhodné pro tzv. sezónní jízdy, které jsou realizovány jen část roku. Po zbylou část roku mohou být ve skladu, nemusíte je proto vymazávat a v případě nastalé potřeby je znova pořizovat do seznamu pravidelných jízd a nastavovat jim jejich vlastnosti. Při nastalém novém období jejího použití je jen jakoby ze skladu nastavením parametru ANO použit vrátíte mezi ostatní.
Záznam známých (fixních), datem odjezdu fixovaných jízd Standardním způsobem zaznamenejte vám známé jízdy do knihy jízd. Pokud počítáte náhrady za PHM dle skutečných (doložených) cen, pak je vhodné zaznamenat jízdy s údaji o čerpání PHM, tj. datum jízdy, cena za litr PHM, kde jste čerpali a údaje o trase, účelu jízdy a ostatních náhradách. Ideální je kompletní vyplnění takovéto jízdy, která pak bude fixována datumem realizace (odjezdu) v “budoucí - rekonstruované” knize jízd.
17.6.3
Pauzy vozidel – záznam (dovolená, opravy vozidla atd.) V této funkci zaznamenejte všechny známé pauzy vozidla, jednotlivé dny nebo období, po něž bylo z nějakého důvodu to které vozidlo mimo provoz. Je nutné vyplnit SPZ a oba datumy pro zadání období pauzy. Proto i v případě, že se jedná o jednodenní pauzu vozidla, vyplňte shodně oba datumy. Naopak osobní číslo, příjmení a jméno není nutné vyplňovat. Program při rekonstrukci v pauzách uvedené dny vynechá a pokračuje prvním bezprostředně následujícím dnem. V případě dovolené a potřebě záznamu soukromých jízd, např. z důvodu návaznosti stavu tachometru, uveďte takové jízdy dodatečně v knize jízd jako globální se součtovou vzdáleností bez jednotlivých detailů a následně proveďte přepočet tachometru (viz výše Funkce pro usnadnění záznamu).
Obr. 113
17.6.4
Rekonstrukce jízd Zvolte položku ”Rekonstrukce knihy jízd” z hlavního okna modulu. Zobrazí se prázdné přehledové okno “Rekonstruované jízdy” a přes něj dialogové okno ”Rekonstrukce knihy jízd”. Program nyní očekává doplnění údajů a nastavení parametrů, kterými bude samotná rekonstrukce knihy jízd řízena. Následující 4 údaje jsou nejdůležitější a povinné: • SPZ vozidla Volte nejlépe proti číselníku klávesou F2 nebo myší pomocí tlačítka ”?” • Období zpracování od – do Nejdelší možné období pro rekonstrukci je jeden rok. Optimální délka je však jeden měsíc • Kolik zrekonstruovat – vzdálenost v km Tj. požadovaná vzdálenost, kterou si přejete zrekonstruovat. Pro vaši snažší orientaci program přepočte a zobrazí, jak zvolená vzdálenost ovlivní konečný stav tachometru. Nastavení ostatních parametrů upřesňuje chování samotného průběhu rekonstrukce: • Maximální možná denní vzdálenost Program ignoruje takové pravidelné jízdy, které mají zaznamenanou vyšší vzdálenost, než vámi zadané denní maximum. Maximum bude použito i pro výpočet v případě, kdy je sloučeno více jízd v jeden den. Program hlídá, aby součet jejich vzdáleností opět nepřekročil toto maximum. • Povoleno více jízd v jednom dni Zatržením tohoto parametru povolíte slučování více jízd v jednom dni. Program však respektuje nastavení vlastností jednotlivých jízd. Pokud nebude mít pravidelná jízda povoleno slučování, může být použita jen jako první v rekonstruovaném dni. V opačném případě vyhledá program jinou vyhovující pravidelnou jízdu pro zpracovávaný den.
•
INFO
Obr. 111 Kombinovat (povolit) volné pravidelné jízdy a jízdy s SPZ (vázané na SPZ) Program při zatržení tohoto parametru použije při rekonstrukci užití jak pravidelných jízd opatřených SPZ, tak jízd bez SPZ. V opačném případě bude provedena rekonstrukce jen za pomocí vázaných jízd na SPZ.
Doporučujeme pravidelné jízdy nechat jako volné, tj. bez SPZ, pro obecné použití pro jakékoli vozidlo a tento parametr mít zatržený. • Počet jízd v jednom dni S předchozím parametrem bezprostředně souvisí i tato hodnota. 0 Pokud uvedete 0, což je přednastavená hodnota, bude počet jízd v jednom dni omezován jen denním maximem v součtu vzdáleností jízd. 1 Hodnotou > 1 stanovujete počet povolených jízd na den. Jejich součtová vzdálenost však nikdy nepřesáhne povolené denní maximum (viz výše) 2 Zatržení následujících parametrů způsobí, že budou při rekonstrukci jízd v období vynechány soboty, respektive neděle. • Vyloučit SOBOTY • Vyloučit NEDĚLE • Vyloučit SOUKROMÉ jízdy Nepřejete-li si, aby pro rekonstrukci byly použity i pravidelné jízdy označené jako soukromé, zatrhněte tento parametr. V dolní části dialogového formuláře se nacházejí 3 tlačítka pro operativní náhled do pomocných tabulek, které vám zpřístupní vždy jen údaje vážící se k zadané SPZ a období. Tlačítka: Jízdy - zpřístupní tzv. fixní jízdy (SPZ v období) Pauzy vozidla – pauzy (SPZ v období) Pravidelné jízdy – všechny pravidelné jízdy
Obr. 110
INFO
Tímto je vám pohodlně zpřístupněna operativní možnost kdykoli nahlédnout do všech dat, ze kterých se rekonstrukce knihy jízd bude provádět (případně je i upravit). Napravo ve svislém rámečku označeném “Rekonstrukce” se nacházejí velká tři tlačítka. Ta jsou zpřístupněna jen tehdy, je-li možno je dle okolností použít: Rekonstrukce knihy jízd Nastavíte-li SPZ a období, toto tlačítko se zpřístupní a můžete odstartovat samotnou rekonstrukci knihy jízd dle nastavených parametrů. Program vygeneruje ze seznamu stálých tras jízdy do dnů z období vyjma dnů datumem fixovaných - již zaznamenaných jízd, pauz, případně vyjma sobot a nedělí.
NÁMĚT Výsledek si v přehledovém okně můžete detailně prohlédnout a rozhodnout, co s obdrženými rekonstruovanými jízdami udělat. Po provedení této operace se výsledek zobrazí v přehledovém okně “Rekonstruované jízdy”, tlačítko se znepřístupní a naopak dojde k zpřístupnění následujících dvou tlačítek. Odstranění jízd z rekonstrukce Buď odstraníte obdržené jízdy pomocí tlačítka “Odstranění jízd z rekonstrukce”, přehledové okno “Rekonstruované jízdy” se vyprázdní, přenastavíte parametry (např.: změníte denní maximum, počet sloučených jízd v jednom dni nebo zakážete slučování dnů zcela, povolíte soboty, neděle nebo soukromé jízdy atd.) a rekonstrukci poté necháte zopakovat.
INFO
Tyto operace nemají vliv na konečnou knihu jízd, proto je můžete opakovat do té doby, než se vám výsledek bude zamlouvat.. Pro samotné dokončení použijete následující tlačítko. Dokončení rekonstrukce Operace je posledním krokem pro rekonstrukci knihy jízd. Obdržené jízdy jsou chronologicky
zařazeny mezi ostatní jízdy (pokud existují) do knihy jízd pro zadanou SPZ a období. Přehledové okno “Rekonstruované jízdy” se vyprázdní, tlačítka pro dokončení a odstranění se znepřístupní.
POZOR
Tato operace je již nevratná a zařazené rekonstruované jízdy, pokud je nebudete chtít akceptovat, budete muset z knihy jízd odstranit po jedné pomocí tlačítka z nástrojové lišty přehledového okna “Kniha jízd”.
17.6.5
Dokončení rekonstruované knihy jízd Rekonstruovanou knihu můžete dodatečně zkorigovat, zrušit nebo přidat jednotlivé jízdy dle potřeby a případně doplnit chybějící údaje, které jsou potřebné pro výpočet náhrad nebo o údaje pro zpracování vyúčtování cestovního příkazu. Další operace, tj. tisk Knihy jízd, tisk Přehledu spotřeby nebo Vyúčtování cestovního příkazu jsou již shodné.
INFO
Vždy po rekonstrukci knihy jízd, doplnění údajů, mazaní jízd a ostatních úpravách zadávaných údajů musí následovat přepočet tachometru a spotřeby PHM. Program vás na tuto skutečnost vždy upozorní. Navíc je každá taková upravovaná jízda červeně označena ve druhém slouci přehledového okna.
17.7
Příprava podkladů pro zaúčtování Po záznamu všech jízd, čerpání PHM, doplňkových údajů pro zpracování cestovního příkazu, tisku knihy jízd a její kontrole je možné vytisknout vyplněný formulář pro vyúčtování pracovní cesty. Formulář jízd předpokládá vyplnění příslušných polí pro: • Dopravní prostředek • Počátek a konec pracovního výkonu • Jízdné • Stravné • Nocležné • Vedlejší výdaje • Celkem • Upraveno a to u každé jízdy. V poli Celkem bude programem provedený součet všech vyplněných peněžních položek včetně náhrad za PHM a náhrad za ujeté kilometry, pokud je na ně v té které jízdě nárok. V poli Upraveno můžete operativně provést korekci této výsledné částky.
17.7.1
Vytvoření cestovního příkazu Zpracování cestovního příkazu je na základě vámi zvolených parametrů provedeno za zvolené období a za zvolenou osobu (řidiče) bez ohledu na jím použité vozidlo. Získáte tak výtisk cestovního příkazu a tím i výslednou částku za období, kterou můžete např. přes pokladnu vyplatit osobě (řidiči) a tím zaúčtovat částku do účetnictví firmy.
Obr. 122
INFO
17.7.2
Jízdy zařazené do cestovního příkazu jsou tímto uzavřeny a údaje v nich nelze již editovat (měnit). Pouze přepočet spotřeby takto uzavřených jízd lze po potvrzení tohoto požadavku nechat program přepočítat. Program při aktivaci přepočtu na tuto skutečnost upozorní.
Vyjmutí cesty z cestovního příkazu Jedná se opravný prostředek pro případ, kdy zjistíte dodatečně chybu v uvedených údajích u jednotlivých jízd. Jízdu můžete vyjmout a uvolnit ji pro provedení opravy údajů. Po startu této funkce vám program nabídne seznam jízd naposledy tvořeného cestovního příkazu. Ostatní příkazy jsou k dohledání v tabulce v předchozích řádcích (větách).
17.7.3
Kopie cestovního příkazu Lze vytisknout cestovní příkaz pomocí jeho čísla. Neznáte-li jeho číslo, zvolte tlačítko nápovědy ? a vyberte jej jízdou.z cestovního příkazu. Tlačítkem TISK se zrealizuje kopie cestovního příkazu na obrazovku nebo tiskárnu dle potřeby.
Obr. 124 Kopie lze tisknout i přímo z přehledového okna jízd.
17.8
Přehled jízd dle výběru Funkce umožňuje prohlížet nebo tisknout jízdy podle vámi specifikovaných kritérií. V hlavním okně Přehled dle výběru je tabulka jízd, v dalším okně pak zadáváte podmínku výběru. Podrobné informace o této funkci jsou v úvodní kapitole - Společné funkce Win-Stromu.
17.9
Roční statistika dle SPZ (měsíční součty) Funkce umožňuje prohlížet nebo tisknout měsíční součty dle SPZ a vybraného roku. Projdete-li dialogem, ve kterém vyberete SPZ a rok, obdržíte tisk roční statistiky vybraného vozidla se součtovými částkami po jednotlivých měsících na obrazovku nebo na tiskárnu. Obdobný druh roční statistiky, ale za všechna vozidla, lze obdržet, zvolíte-li místo konkrétní SPZ parametr “Všechny SPZ”. Obdržené sestavy dávají ucelený přehled o počtu jízd, ceně a množství čerpaných PHM, ujeté vzdálenosti včetně množství soukromě ujetých kilometrů, sum náhrad za PHM a za km, jejich součet a sumy částek z cestovních příkazů (jízdné, stravné, nocležné, vedlejší výdaje, celkem a upraveno)
Obr. 125
17.10 Archiv jízd Odložení jízd z předchozích období (roků) mimo seznam aktuálních jízd za účelem urychlení zpracování a zvýšení přehlednosti tak, aby se vám tyto jízdy (staré, uzavřené, vyúčtované, pro další zpracování mrtvé) nepletly při zadávání a zpracovávání nových jízd. Archivovat lze vždy celý ročník jízd všech vozidel. To předpokládá uzavření všech jízd, vytištění všech potřebných dokladů, cestovních příkazů atp. tak, abyste se k archivovaným jízdám již nemuseli vracet.
17.11 Odstranění zrušených vět Podrobné informace o této funkci jsou v úvodní kapitole - Společné funkce Win-Stromu.
17.12 Zálohování a obnovení dat Archivace slouží k pravidelnému ukládání vašich dat na disketu nebo více disket podle rozsahu vaší úlohy a typu zvolené disketové mechaniky. Podrobné informace o této funkci jsou v úvodní kapitole Společné funkce Win-Stromu.
