IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Ady Endre Városi Könyvtár és Mővelıdési Központ

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Baja, 2009. május

Letenai Mária igazgató

- 2. -

I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK Készült: A közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl szóló 1995. évi LXVI. (VI. 30.) törvény, valamint a minisztériumok és az országos hatáskörő államigazgatási szervek iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 40/1998. (III. 6.) Korm. rendelet alapján.

1. A szabályzat alkalmazása 1.1. A szabályzat a Ady Endre Városi Könyvtár ésMővelıdési Központ /a továbbiakban intézmény/ a minısített és nyílt iratok átvételének, készítésének, iktatásának, nyilvántartásának, tárolásának, irattározásának, selejtezésének, levéltárba történı átadásának valamint az államtitok és szolgálati titok védelmének alapvetı szabályait rögzíti. 1.2. A gazdálkodás során keletkezı bizonylatok, a költségvetési beszámoló valamint az azt alátámasztó dokumentumok, nyilvántartások tekintetében a számvitel bizonylatokról szóló rendelkezéseket kell figyelembe venni. (Számviteli törvény, valamint az államháztartás szervezeteinek számvitelét szabályozó kormányrendelet.)

2. Iratkezelési fogalmak meghatározása 2.1. Iratnak kell tekinteni és e szabályzatban elıírt módon kezelni az intézmény valamennyi szervezeti egységéhez érkezett, valamint az intézmény mőködése során keletkezett írott szöveget, számadatsort, térképet, tervrajzot, kép- és hangfelvételt, amely az intézmény mőködése során bármilyen anyagon, alakban és bármilyen eszköz felhasználásával keletkezett. Iratnak kell tekinteni továbbá az ügyviteli segédkönyveket (iktatókönyv, nyilvántartó könyv) és az irathoz csatolt mellékleteket. Nem kell iratnak tekinteni a rendszeresen kapott hivatalos lapokat (közlönyöket) napilapokat, folyóiratokat, könyveket, reklám- és propagandaanyagokat. 2.2. Minısített irat: az államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó és emiatt szigorúan titkosnak vagy titkosnak minısített irat. (Az államtitokra és a szolgálati titokra vonatkozó jogszabályi elıírások alapján.) 2.3. TÜK: Titkos ügykezelés 2.4. Küldemény az intézmény vagy annak dolgozói nevére érkezı vagy kimenı irat, sajtótermék, értesítés, csomag…stb. 2.5. Iratkezelés: az iratok átvétele, átadása, nyilvántartásba vétele (iktatása, mutatózása) továbbítása, irattározása, selejtezése, a nem selejtezhetı iratok levéltárba történı átadása.

- 3. 2.6. Irattár: az intézmény mőködése során keletkezett iratok, küldemények rendezett forgalmának nyilvántartó, győjtı és biztonságos megırzı helye. A kézi irattár a két évnél nem régebbi iratok ırzésére, tárolására szolgál, mely az iratkezelést végzı személy irodájában van kialakítva. Központi irattár a két évnél régebbi kelető iratok tárolására szolgáló helyiség. 2.7. Irattári anyag: az intézmény mőködése során keletkezett, az irattárba tartozó iratok együttese. 2.8. Iratkezelı: az a személy, aki az iratkezelés fogalmába tartozó tevékenységet végzi. 2.9. Levéltári anyag: a gazdasági, társadalmi, politikai, honvédelmi, jogi tudományos, mőszaki, mővelıdési vagy egyéb szempontból jelentıs, történeti értékő iratokat levéltári anyagnak kell tekinteni, melyek nem selejtezhetık. 2.10. Irattári terv az intézmény mőködése során keletkezett iratok csoportba sorolását és selejtezését határozza meg. Az intézmény irattári tervét a melléklet tartalmazza.

II. AZ IRAT MINİSÍTÉSE 1. Az államtitkok körbe, illetve szolgálati titok körbe tartozó adatot tartalmazó iratot minısíteni kell. 2. Államtitkot illetve szolgálati titkot tartalmazó iratnak minısül az, amit az , intézményvezetı annak minısít. 3. Az államtitkot tartalmazó iratot "szigorúan titkos", a szolgálati titkot tartalmazó iratot pedig "Titkos" jelöléssel kell ellátni. A minısítési jelöléssel egyidıben fel kell tüntetni a minısítés idıbeli hatályát, ha az nem lehetséges "visszavonásig" jelölést kell feltüntetni. A minısítés idıbeli hatályát az iktatókönyvben is jelezni kell. 4. A minısítés érvényességi idıpontjának lejártát követıen az irat minısítése külön intézkedés nélkül megszőnik. Ezt követıen az iratot az általános szabályok szerint kell kezelni.

- 4. -

III. AZ IRATKEZELÉS SZERVEZETE ÉS FELADATAI l. Az intézménynél az iratkezelés centralizált, központosított rendszerben történik. A központi iratkezelést a Titkárság keretében mőködı irattár végzi. Az iratok központi kezelését az iratkezeléssel és irattározással megbízott dolgozó (adminisztrátor) látja el. Az iratkezelés irányításáért és ellenırzéséért az intézményvezetı a felelıs. 2. A titokvédelmi feladatok irányítását az intézmény vezetıje végzi. 3. Az iratkezelı feladata: - A külsı szervtıl érkezett iratok átvétele, és továbbítása az intézményvezetıhöz, - az intézményen belül készített iratok átvétele és posta vagy kézbesítı útján történı továbbítása a címzetthez, - az intézmény iratainak iktatása, nyilvántartása, kezelése, ırzése, tárolása és selejtezése, illetve a levéltárnak történı átadása, - az iratok kiadása és visszavétele, - személyi vagy munkaköri változások esetén az iratok visszavétele és kiadása, - az iratkezeléshez használt eszközök nyilvántartása, tárolása.

IV. A KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELE ÉS FELBONTÁSA 1. Az iratok, küldemények átvétele 1.1. Az intézmény címére vagy annak munkatársai nevére postán vagy kézbesítıvel érkezı iratokat vagy küldeményeket az iratkezelı veheti át. Az intézmény bármely dolgozójához közvetlenül érkezı (kézbesített) hivatalos küldeményeket az átvétel után haladéktalanul továbbítani kell az iratkezelıhöz. 1.2. A küldemények átvételével megbízott, úgynevezett postai meghatalmazással rendelkezı dolgozó feladata minden munkanapon 9 óráig a bérelt postafiók kiürítése (a küldemények postahivatalban történı átvétele), az átvett postaanyag zárható táskában történı hiánytalan beszállítása és átadása az iratkezelı részére. A postai meghatalmazás kiadásáról és nyilvántartásáról a gazdasági vezetı köteles gondoskodni. 1.3. A hivatalos munkaidı lejárta után, illetve munkaszüneti napokon érkezett iratokat csak az ügyeletes veheti át. Az így átvett iratot, küldeményt bontatlanul, a legközelebbi munkanap munkakezdésekor át kell adni az iratkezelınek.

- 5. 1.4. Az "express", "sürgıs" , "azonnal kézbesítendı" iratokat, küldeményeket és táviratokat az iratkezelınek azonnal el kell juttatni a címzetthez. 1.5. A küldeményeket átvevı személy köteles ellenırizni, hogy: - a címzés alapján jogosult-e a küldeményt át venni, - az átadási okmányban és a küldeményben lévı iktatószám azonos-e, - az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlen-e, - az iraton jelzett mellékletek meg vannak-e. 1.6. Ha sérült vagy felbontott irat, küldemény érkezik, akkor arra az átvevı "sérülten érkezett" vagy "felbontva érkezett" jelzést köteles rávezetni. A minısített iratok, küldemények átvételekor az átvételre jogosult olyan sérülést észlel, amely arra utal, hogy azt felbontották vagy megkísérelték felbontani, az átadó (közbensı) jelenlétében a küldeményt felbontja, a tartalmát ellenırzi, és az eseményrıl két példányban jegyzıkönyvet készít. A jegyzıkönyvet mindketten aláírják, majd a küldı szerv minısítıjének egyik példányt átadják. 1.7. A TÜK iratot tartalmazó küldeményt - a névre szóló "saját kező felbontásra" jelzéssel ellátott küldemény kivételével - a TÜK iratok kezelésével megbízott személy vehet át. 1.8. A postahivataltól történı átvétel során az ajánlott, tértivevényes és csomagküldemények sérülése vagy a tapasztalt egyéb rendellenességet a posta alkalmazottjával a postakönyvbe be kell íratni. 1.9. A téves címzés vagy helytelen kézbesítés következtében érkezett küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges vissza kell küldeni a feladónak. 1.10. A tértivevénnyel érkezett küldemény átvételénél a kézbesítés igazolására szolgáló rovatot ki kell tölteni és a tértivevényt a feladónak vissza kell küldeni. 1.11. Az intézménynek címzett, a gazdálkodásra vonatkozó pénzügyi és számviteli bizonylatokat (bankbizonylatok, szállítói számla stb) az iratkezelı érkeztetı bélyegzıvel látja el, és iktatás nélkül továbbítja a gazdasági vezetıhöz. 2. A küldemény felbontása 2.1. Az intézmény címére érkezett iratokat - a névre szóló küldemények kivételével – az intézményvezetı bonthatja fel. 2.2. A névre szóló küldeményeket - amennyiben "Saját kező felbontás" (sk.) jelöléssel van ellátva - minden esetben felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani. 2.3. Amennyiben a névre szóló sk. jelöléssel ellátott küldemény a szervezetet érintı hivatalos iratot tartalmaz, a címzett azt felbontás után tartozik iktatás, illetve nyilvántartásba vétel céljából azonnal iratkezelıhöz eljuttatni. 2.4. Az iratok, küldemények felbontása során ellenırizni kell, hogy az irat és annak mellékletei hiánytalanul megérkeztek-e, az észlelt hiányt - a felbontást végzı dolgozónak az iratra rá kell vezetni.

- 6. 2.5. A "titkos" és szigorúan titkos" jelzéső iratokat csak az intézményvezetı bonthatja fel. 2.6. Az irat téves felbontásakor, valamint abban az esetben, ha a felbontás után derül ki, hogy az irat a titkos ügykezelés szabályai szerint kezelendı, a borítékot újra le kell zárni. A felbontás tényét az irat borítékján "tévesen felbontva" jelzéssel, keltezéssel és aláírással kell ellátni, majd a címzetthez vagy a TÜK iratok kezelıjéhez kell továbbítani. 2.7. Ha az irat határidıben történı továbbításához jogkövetkezmény főzıdik (pályázati, fizetési, fellebbezési határidı stb), vagy ha a küldı adatait csak a borítékról lehet megállapítani, a borítékot minden esetben az irathoz kell rögzíteni. 2.8. A felbontott postát az intézményvezetı (a postabontó 2.1. pont) név szerint (vagy szervezeti egység megnevezésével) szignálja.

V. AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSBA VÉTELE 1. Az iratok nyilvántartásba vétele 1.1. A küldeményeket és a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó ügyiratokat iktatni kell. Kivételt képeznek a visszaérkezett tértivevények, hivatalos lapok, propaganda és reklám célokat szolgáló kiadványok, azok az iratok, amelyek tárolása és nyilvántartása nem az iktatókönyvön alapul. 1.2. A nyílt iratok iktatása sorszámos- alszámos rendszerbe történik. Minden ügy kezdı iratának numerikus sorrendben iktatószámot (sorszámot) kell adni. A sorszámot minden évben 1-gyel kell kezdeni és megszakítás nélkül kell folytatni az év végéig. Az ügy következı fázisában keletkezett újabb ügyiratok az ügyben keletkezett elsı ügyirat sorszámát és 1-gyel kezdıdı, folyamatosan növekvı alszámot kapnak. 1.3. Egy ügyben 3 ízben iktatható irat úgy, hogy az ügy sorszáma nem változik. Ha az iktatókönyv egy ügyiratszámhoz tartozó alszáma elfogyott, az új ügyiratokat új sorszámra kell iktatni és az elızı számon iktatott iratokat az új sorszámra iktatott irathoz kell csatolni. Ugyanúgy kell eljárni, ha a második illetıleg a további iktatószám alszámai is felhasználásra kerültek. Az ügyirat csatolását az új sorszámra való hivatkozással az iktatókönyv megjegyzés rovatába be kell jegyezni. 1.4. Az iratokat - a hivatali okokból szükséges soronkívüli iktatástól eltekintve az érkezés napján, de legkésıbb a következı munkanapon iktatni kell. 1.5. Az irat iktatása elıtt meg kell állapítani, hogy van-e a folyamatban levı ügynek a folyó évben elızıleg érkezett irata (elıirata). Az újonnan érkezı ügyiratot (utóiratot) a sorszám következı alszámára kell feljegyezni.

- 7. 1.6. A szervezethez érkezett, iktatásra kötelezett iratokat az iratkezelı iktató bélyegzıvel látja el. A bélyegzı lenyomatot az irat elsı oldalára úgy kell elhelyezni, hogy írást ne fedjen és rovatait pontosan ki lehessen tölteni. Az iktató bélyegzı lenyomata a következı adatokat tartalmazza: - a szervezet nevének, - az iktatókönyv sorszámának - alszámának. - az irat érkezés keltének, - a mellékletek sorszámának feltüntetésére szolgáló rovatokat. 1.7. Az iratok iktatására az év kezdetén újonnan nyitott, bekötött, oldalszámozott és hitelesített iktatókönyvet kell használni. (1. számú melléklet) Az iktatókönyvet az intézményvezetı hitelesíti. 1.8. Az iktatóbélyegzı lenyomatának kitöltésével egyidejőleg és azzal megegyezıen az iktatókönyvbe be kell jegyezni - a sorszámot, - az érkezés idejét, - a beküldı adatait, - az ügy tárgyát, - a küldı szerv iktatószámát, ha az nincs "Sz.n." bejegyzést kell alkalmazni, - az ügyintézı nevét. 1.9. Az ügy tárgyát csak egyszer, mégpedig a sorszámra bejegyzett elsı irat iktatásánál kell a "Tárgy" sorba (tárgyrovat) rövid, de érthetı szöveggel beírni. A bejegyzésnek az ügy tárgyát legjobban jellemzı szavakat kell tartalmaznia. 1.10. Az alszámra iktatás esetén a tárgyrovatba újabb bejegyzést nem kell írni. Ha az ügy tárgya az újabb beérkezı irat alapján megváltozik, vagy jelentıs mértékben kiegészül, az ügyiratot új sorszámra kell iktatni, s az elızı iratokat csatolni kell. 1.11. Az ügyiraton (elıadói íven) elıírt határidıt az iktatókönyv "határidı" rovatába a kitőzött hónap és nap feltüntetésével grafitceruzával kell bejegyezni. A határidıs ügyiratokat a kitőzött határnapok szerint elkülönítve, a számuk sorrendjében kell kezelni. Ha a válasz a kitőzött határidıre vagy a határidı lejárta elıtt beérkezik, az ügyiratot a határidıs ügyiratok közül ki kell emelni, és a határidı feljegyzést az iktatókönyv "határidı" rovatában ceruzával át kell húzni. A határidı lejártának napján azt a határidıs ügyiratot, amelyre válasz nem érkezett, az iratkezelı kiemeli a határidıs ügyek közül és átadja az ügyintézınek. 1.12. Azokat az intézkedéseket, amelyekre több szervtıl válaszok, jelentések érkeznek győjtıív egyidejő megnyitásával kell iktatni és beérkezésüket ezen kell feljegyezni. A győjtıívre elıre fel kell jegyezni az intézkedés számát, tárgyát, valamint azoknak a szerveknek a nevét, amelyektıl jelentéseknek kell érkezniük. 1.13. A gyakran elıforduló azonos jellegő ügycsoportok iratait egy-egy sorszámon (győjtıszámon) kell iktatni.

- 8. A győjtıszámra iktató ügyköröket az intézményvezetı jelöli ki. Egy győjtıszámra csak azonos irattári jelő iratokat lehet iktatni. A győjtıszámos iktatáshoz a 3.számú melléklet szerinti nyomtatványt kell használni.

VI. IRATKEZELÉS AZ ÜGYINTÉZÉS FOLYAMATÁBAN 1. Elıadói ív 1.1. Az írásbeli ügyintézéshez elıadói ívet kell használni 1.2. Az iktatott ügyiratot elıadói ívben kell elhelyezni. A hivatalból kezdeményezett irat fogalmazványát is az elıadói ívben kell elhelyezni. 1.3. Az elıadói ívet az iratkezelı nyitja meg. 1.4. Az elıadói ív - az irat borítójaként - elınyomott elsı oldalán az ügyirat legfontosabb adatainak, továbbá az ügyintézıi kiadói utasítások és egyéb iratkezelési mozzanatok feljegyzésére, - belsı oldalai a kiadmány-tervezet, valamint feljegyzések leírására szolgál. 2. Fogalmazvány készítése 2.1. A fogalmazvány valamely írásbeli elintézésnek a tervezete. 2.2. A fogalmazvány készülhet - az elıadói ív belsı oldalain, - külön lapokon, amelyeket csatolni kell az elıadói ívhez. 2.3. Ha kettı vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre intéznek el, a fogalmazványban fel kell tüntetni mindegyik irat iktatószámát. Az együtt intézett iratokon fel kell tüntetni, hogy az ügyet milyen szám alatt intézték el. 2.4. "Hivatkozási szám"-ként az érkezett irat iktatószámát fel kell tüntetni. Ha ugyanabban az ügyben két vagy több irat érkezett, s azokra egy átirattal válaszolunk, valamennyi hivatkozási számot fel kell jegyezni és a válasziratot másolatban valamennyi ügyirathoz csatolni kell. 3. Kiadmány hitelesítése 3.1. Az ügyiratot (fogalmazványt) jóváhagyás céljából a kiadmányozóhoz kell átadni. A körbélyegzıt csak aláírás után szabad rányomni az iratra. 3.2. Ha az írásbeli intézkedés aláírására (kiadmányozására) jogosult személy a fogalmazvány aláírásával egyidejőleg úgy dönt, hogy a letisztázott, sokszorosított iratot saját kezőleg kívánja aláírni, akkor ezt a tényt a tervezet aláírásakor "Kh" (Kiadmány hozzám) betőkkel

- 9. kell jelezni. 3.3. Abban az esetben, ha a kiadmányozó a fogalmazvány jóváhagyásakor úgy dönt, hogy a tisztázatot nem írja alá, akkor azt kiadmányozás során névaláírás elıtt "K" (Kiadtam) jelzéssel kell ellátni; a kiadmányra pedig a név után "sk" jelet kell tenni. 3.4. A gyakran elıforduló ügyekben - illetve ha azt jogszabály elrendeli - a kiadmány elıre elıállított nyomtatványon is elkészíthetı. 3.5. A fogalmazványnak illetve a kiadmánynak az alábbi adatokat kell tartalmazni: - az irat bal felsı sarkán = a szervezet megnevezését, címét, postai irányítószámát, postafiók számát, a távbeszélı és a telefax, számát = az iktatószámot = az ügyintézı nevét - az iktatószám, valamint az ügyintézı neve alatt = a címzett szerv (vezetıjének nevét, beosztását) címét - az irat jobb felsı sarkán = a tárgyat (magánszemélyekkel folytatott levelezés kivételével) = hivatkozási számot vagy jelzést = mellékletek számát - a szöveg alatt baloldalon = a keltezést (hely, év, hó, nap) = az "sk" jelzéső kiadmányon a kiadmány hiteléül záradékot és az iratkezelı sajátkező aláírását - a szöveg alatt jobb oldalon = a kiadmányozó nevét és beosztását - a kiadmányhoz készített melléklet jobb felsı sarkán "Melléklet a ... számú irathoz" szöveget. 4. Az irat továbbítása 4.1. A kiadmányozott ügyiratokat a tisztázatokkal együtt kell átadni az iratkezelınek. 4.2. Az irat továbbítása (expediálása) elıtt ellenırizni kell - ha az iratkezelı nem lezárt borítékban kapja a kiadmányt -, hogy az iktatószám és a címzés a fogalmazványon levıvel azonos-e. Az egyeztetés és a borítékolás után az elıadói ív "Exp." soránál fel kell jegyezni a továbbítás keltét. 4.3. A postázó iratkezelı az iratokat a továbbítás módja szerint csoportosítja (posta, kézbesítés stb.) 4.4. A postai továbbítás esetén a borítékokat közönséges, express, express - ajánlott, ajánlott, érték nélküli küldemény stb. szerint különválasztja, majd a szükséges bérmentesítésrıl gondoskodik. A küldemény tértivevényét csatolja a borítékhoz. 4.5. A küldemények postai úton történı továbbítása esetén a posta által rendelkezésre bocsátott feladókönyvet kell használni. 4.6. A kézbesítı útján továbbított (címzetthez eljuttatott) küldeményeket a - sorszámozott és

- 10. hitelesített - kézbesítı könyvbe kell bejegyezni. A címzett által történı átvételt abban kell igazolni. 4.7. A helytelen címzés, átvétel megtagadása stb. okból visszaérkezett iratokat és küldeményeket az iratkezelı az illetékes ügyintézı szervezeti egységhez (személyhez) soron kívül köteles továbbítani, aki a további intézkedésrıl gondoskodik. 4.8. A szervezeti egységek, ügyintézık között ügyiratokat csak átadókönyvvel lehet átadni. Az átadott iratokat újból iktatni nem szabad, nyilvántartásuk az eredeti iktatószámon történik.

VII. AZ IRAT IRATTÁRBA HELYEZÉSE, IRATTÁRI KEZELÉS 1. Az intézménynél mőködı irattárak: a./ kézi irattár, mely a tárgyévi és a tárgyévet megelızı évi iratanyagát tárolja, b./ központi irattár, mely a tárgyévet megelızı évnél régebbi iratanyagot ırzi. 2. Az ügyirat kézi irattárba helyezése 2.1. További érdemi intézkedést nem igénylı, kiadmányozott „irattárba" utasítással, valamint irattári tételszámmal ellátott iratot kézi irattárba kell helyezni. 2.2. Az iratok irattárba helyezése elıtt az iratkezelı köteles átvizsgálni abból a szempontból, hogy - a kezelıi utasítások végrehajtása megtörtént-e, - az elıadói ívben meg van-e valamennyi irat (elıirat, melléklet), - az elıadói ívben nincsen-e olyan ügyirat, amely nem az adott ügyhöz tartozik. 2.3. A postán tértivevénnyel küldött levelek irattári példányait csak akkor szabad irattárba helyezni, ha az átvételt igazoló tértivevény visszaérkezett és az irathoz való csatolása megtörtént. 2.4. Az iratokat az irattári tételszám szerinti csoportosításban, az alapszámok növekvı sorrendjében kell lerakni. 2.5. A kézi irattárban az ügyiratokat szalagos irományfedél-lemezek között kell tárolni, az irattári jelek (tételszámok) szerinti csoportosításban. Minden irományfedélre rá kell vezetni - az iktatás évét, - az irattári tételszámot, továbbá - a csomagban elhelyezett ügyiratok elsı és utolsó iktatószámát. 2.6. Az irattári jeleket (tételszámokat) az irattári terv (melléklet) tartalmazza.

- 11. 3. Az ügyirat központi irattárba helyezése 3.1. A tárgyévet megelızı évnél régebbi kelető, teljes naptári év ügyiratait az azokhoz tartozó iktató- és segédkönyvekkel a központi irattárba kell elhelyezni. A kézi irattár érintett ügyiratainak központi irattárba történı elhelyezését az ügykezelı köteles elvégezni a tárgyévet követı év március 20-ig. 3.2. A központi irattárban az irattári terv szerint elkülönülı csoportokba tartozó iratokat külön-külön kell kötegelni (dobozokban elhelyezni) és minden kötegen (dobozon) fel kell tüntetni az irattári jelet. 4. Az irattár mőködése 4.1. Az irattárat tőz, víz és külsı behatolás ellen védetté kell tenni. Az irattár ajtóinak kulcsát az iratkezelı ırzi. 4.2. Az irattár mőködésének feltételeit, az ügykezelés rendjét a szakmai igazgatóhelyettes évente köteles felülvizsgálni. A megállapításokról jegyzıkönyvet kell készíteni, amit az intézményvezetınek át kell adni. 4.3. A központi irattárban az irattár kezelıjén kívül más személy csak a kezelı jelenlétében tartózkodhat. 4.4. Az irattáros személyében beálló változás esetén az irattárat át kell adni. Az átadásrólátvételrıl jegyzıkönyvet kell készíteni. 4.5. Az irattárból ügyiratot kiadni csak hivatalos használatra, szabályosan kitöltött "Ügyiratpótló" lap ellenében lehet, maximum 30 napra. 4.6. Más szerv (esetleg személy) részére betekintés céljából iratot kölcsönözni csak az igazgató engedélyével lehet. A betekintés engedélyezéséhez is az "Ügyiratpótló" lapot kell használni. A betekintésre engedélyezett ügyiratot az iratkezelı helyiségbıl nem szabad kivinni. Azt az irattárból történı kivétel napján oda vissza kell adni. 4.7. Az "Ügyiratpótló" lapot az irattárban a (betekintésre) kiadott ügyirat helyére kell tenni. A kiadott (betekintésre kiadott) ügyiratról listát kell készíteni, amelybe - az ügyirat számát, - az ügyirat tárgyát, - az átvevı nevét, - a visszaadásra megjelölt határidıt és - a tényleges visszaadás idıpontját kell bejegyezni. A "betekintésre" kiadott ügyiratok esetén a nyilvántartás megjegyzés rovatában meg kell jelölni, hogy "betekintésre". 4.8. Az "Ügyiratpótló"-val kivett anyagokat - legkésıbb - a visszaadásra megjelölt határnappal vissza kell adni az irattár részére. A visszaadási határidı letelte után - rendkívüli esetben - az engedélyezıtıl hosszabbítást lehet kérni.

- 12. 4.9.Amennyiben az ügyirat a visszaadásra megjelölt határidı leteltéig nem érkezett vissza, az ügyirat visszaadását az irattár kezelıjének sürgetni kell. Amennyiben a sürgetést követı 15 napon belül sem érkezik vissza az irattárba az irat, ezt a tényt az igazgatónak be kell jelenteni. 4.10. Az irattárból kivett ügyiratot csak az iratanyag teljességének ellenırzése után lehet irattárba helyezni.

VIII. AZ IRATOK SELEJTEZÉSE, LEVÉLTÁRI ÁTADÁSA 1. A selejtezés 1.1. Az irattári anyag azon részét, amely nem történeti értékő, és amelyre hivatali érdekbıl már nincs szükség, az irattári tervben meghatározott megırzési idı után ki kell selejtezni. 1.2. Az irattárban elhelyezett bármelyik iratot megsemmisítés céljából csak iratselejtezés útján szabad kiemelni. 1.3. Az irattárban elhelyezett iratanyagot - selejtezés szempontjából - évenként felül kell vizsgálni és azokat az iratokat, amelyeknek sem történeti, sem pedig ügyviteli értékük nincs, és az irattári terv szerinti ırzési idejük lejárt, ki kell selejtezni. Az ırzési idı az ügyirat keletkezésének évét követı január 1-jétıl egész évekre kell számítani. 1.4. Az irattári selejtezéssel kapcsolatos munkákat a tárgyévet követı minden év május 31. napjáig el kell végezni. A selejtezés megszervezéséért és lebonyolításáért (a gazdasági vezetıvel együttmőködve) a szakmai igazgatóhelyettes a felelıs. A selejtezés végrehajtásával olyan munkatársat kell megbízni, aki tisztában van az iratok ügyviteli, történeti és tudományos jelentıségével. 1.5. Amennyiben a selejtezés során egyes iratok tartalmának és ırzési idejének elbírálása vonatkozásában kétely merül fel, úgy az ügyviteli döntést a levéltári szakértı véleményének figyelembevételével az intézményvezetı hozza meg. 1.6. A selejtezésrıl, annak megkezdése elıtt 30 nappal értesíteni kell a megyei levéltárat. Az értesítés elküldése az intézményvezetı feladata. 1.7. Az iratselejtezés alkalmával jegyzıkönyvet kell felvenni, amelynek tartalmaznia kell: - az intézmény megnevezését, - a selejtezés idıpontját, - a selejtezésre kerülı iratok iktatószámát, a lapok számát, valamint az irattári tételszámot, - a selejtezést végzı és ellenırzı személyek nevét és aláírását. A jegyzıkönyvben külön tételben kell felsorolni a kiselejtezett kép- és hangfelvételeket valamint a gépi feldolgozás adathordozóit. 1.8. A selejtezési jegyzıkönyvet iktatni kell és két másolati példányt a megyei levéltárnak meg kell küldeni. A kiselejtezett iratok megsemmisítése, nyersanyagként való hasznosítása

- 13. csak a levéltárnak a visszaküldött selejtezési jegyzıkönyvre vezetett hozzájárulása után és alapján történhet. A megsemmisítést két személy jelenlétében kell végrehajtani. A megsemmisítés módját és tényét rá kell vezetni a selejtezési jegyzıkönyvre, amelyet a megsemmisítık kötelesek aláírni. 1.9. A levéltár kiküldötte a kiselejtezhetı iratok közül iratokat kiemelhet abból a célból, hogy azt a levéltár ırizze. Ha a levéltár a kiselejtezett iratok közül valamely iratot további ırzés céljából kiemel, akkor azt a nem selejtezhetı iratok közé vissza kell sorolni, és a levéltári átadásig ott kell ırizni. Ezt a tényt a selejtezési jegyzıkönyvre fel kell jegyezni. 1.10. A selejtezés megtörténtét az iktatókönyvben az adott irat iktatószámával "S" jelöléssel, valamint a selejtezési jegyzıkönyv iktatószámának és a selejtezés idıpontjának feltüntetésével jelezni kell. 2. Az iratok levéltári átadása 2.1. Az irattári tervben levéltári átadásra kijelölt, nem selejtezhetı iratokat - 15 évenként egy alkalommal - a megyei levéltárnak át kell adni. A levéltárnak csak lezárt, teljes évfolyamú iratok adhatók át, ügyviteli segédleteikkel (iktatók, mutatók) együtt, az átadó intézmény költségén. 2.2. Az átadás-átvétel idıpontját az intézményvezetı a levéltárral egyetértésben állapítja meg. 2.3. Az átadás-átvételi jegyzıkönyvet 2 példányban kell elkészíteni, amelybıl a levéltár a szükséges hitelesítés után 1 példányt megıriz.

IX. EGYÉB IRATKEZELÉSI FELADATOK 1. Iratok kezelése az intézmény megszőnése esetén 1.1. Az intézmény megszőnése esetén, annak vezetıje köteles gondoskodni az iratok további elhelyezésérıl. Errıl az illetékes levéltárat az iratátadás elıtt 8 nappal írásban köteles értesíteni. 1.2. Ha a megszőnı szerv más szervbe olvad be, vagy helyette új szervet létesítenek, iratait a feladatot átvevı szerv irattárába kell elhelyezni. 1.3. Ha a szerv jogutód nélkül szőnik meg, feladatait más szerv sem veszi át, az iratok elhelyezésérıl a felügyeleti szerv gondoskodik az illetékes levéltár bevonásával. 2. Az iratok átadása munkakör átadása esetén 2.1. Azt a munkatársat, akinek munkaköre megváltozik, vagy munkaviszonya megszőnik, a részére kiadott iratokkal el kell számoltatni. Az iratokat és egyéb anyagokat az intézményvezetı által megbízott személynek jegyzıkönyvileg köteles átadni.

- 14. -

A jegyzıkönyvet 3 példányban kell elkészíteni, melybıl - az elsı példányt az átadó, - a második példányt az átvevı, - a harmadik példányt pedig az iratkezelı kapja. 2.2. Az iratok átadása-átvétele az iratkezelés bevonásával történik. A kiadott iratok, bélyegzık, pecsétnyomók meglétét, az esetleges hiányokat, az átadás megtörténtét az iratkezelı köteles ellenırizni és a jegyzıkönyvben aláírásával igazolni. 3. A hiányzó, illetve elvesztett iratok ügyének rendezése 3.1. Az ügyirat elvesztése, jogtalan megsemmisítése, hiánya munkajogi felelısségrevonást illetve fegyelmi büntetést von maga után. 3.2. Az ügyirat elvesztésének, jogtalan megsemmisítésének, eltőnésének okát és körülményeit - az irat eltőnésének észlelésétıl számított 3 napon belül a szakmai igazgatóhelyettesnek ki kell vizsgálnia. 4. Bélyegzıkkel kapcsolatos rendelkezések 4.1. A szervezetnél címeres körbélyegzıt a hivatalos kiadványokra, a kiadmányozási jogkörrel rendelkezık sajátkező aláírásához, illetve a kiadmányok (másolatok) hitelesítéséhez, valamint a küldemények lezárásához és átvételéhez lehet használni. 4.2. Tilos üres lapokat, ki nem töltött nyomtatványokat bélyegzıvel ellátni, illetve a kiadmányt hitelesíteni, ha azt a kiadmányozó még nem írta alá. 4.3. A bélyegzı használója felelıs a bélyegzı rendeltetésszerő használatáért és biztonságos ırzéséért. Ezért a bélyegzôt - csak hivatali munkájával kapcsolatban használhatja, - a hivatali idı befejezése után illetve a hivatali helyiségbıl való távozáskor köteles elzárni, - munkaviszony megszőnésekor köteles az ügykezelınek visszaadni, - ha elvesztette (vagy az valami oknál fogva eltőnt), köteles munkahelyi vezetıjének azonnal jelenteni.

- 15. -

Melléklet

Irattári terv Általános igazgatási ügyek Sorszám

Az ügykör/iratfajta megnevezése

1

Intézményvezetıi és gazdaságvezetıi tisztség egyéb nem selejtezhetı feladat és hatáskör átadás-átvételével kapcsolatos iratok

15

2

Okmánytár (címer és zászlórajz, díszpolgári cím, helyi nem selejtezhetı kitüntetés adományozása, stb.) Belsı szabályzatok, igazgatói utasítások nem selejtezhetı

15

3

Selejtezhetı

Levéltárba helyezés

15

Szervezet, mőködés, ügyvitel Sorszám


4 5 6

Adatvédelem szabályozása 10 év után Belsı ellenırzési jelentések 5 év után Belsı ügyviteli segédkönyvek (elıadói munkakönyv, 5 év után érkeztetı könyv, iratátadó könyv, postakönyv stb.)

-

7 8

Bélyegzık nyilvántartása Beszámolók, jelentések, munkatervek (éves intézményi) Beszámolók, jelentések, munkatervek (idıszaki intézményi) Biztonsági és egészségvédelmi intézkedések Érdekegyeztetés a szakszervezetekkel, stb. Érintésvédelmi vizsgálati jegyzıkönyvek Hírlap-, folyóirat és könyvrendelés Feladat átadás-átvételi jegyzıkönyvek Iktatókönyv, irattári segédkönyvek Intézményi alapító okiratok, tevékenység változása, megszüntetése, irányítással és mőködéssel kapcsolatos elvi ügyek, szervezeti és mőködési szabályzat, fejlesztési tervek, ellenırzési jegyzıkönyvek

5 év után nem selejtezhetı

15

5 év után

-

5 év után nem selejtezhetı 10 év után 2 év után 10 év után nem selejtezhetı nem selejtezhetı

15 15 15

15 év után

-

10 év után 15 év után

-

nem selejtezhetı 10 év után nem selejtezhetı 2 év után 2 év után 10 év után nem selejtezhetı

15 15 15

nem selejtezhetı

-

9 10 11 12 13 14 15 16

17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

27

Iratkezelési szabályzattal és irattári tervvel kapcsolatos ügyek, iratselejtezési jegyzıkönyvek Kártérítések Kézi irattárból a központi irattárba történı iratátadásátvétel jegyzıkönyvei Kollektív szerzıdés Körlevelek Közalkalmazotti Tanács ügyei Közérdekő bejelentések, panaszok Külföldi kapcsolatok bonyolítása Külföldi kiküldetés, tapasztalatcsere, úti jelentések Külsı szervek, ÁSZ, közigazgatási hivatal ellenırzése, átvilágítás, fenntartói vizsgálatok, szakfelügyeleti vizsgálatok Levéltári iratátadás-átvételi jegyzıkönyvek

Selejtezhetı (év)


- 16. 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42

Munkabalesetek és foglalkozási betegségek nyilvántartása Munka-, szakmai értekezleti jegyzıkönyvek Munkáltatói juttatások elvi ügyei Munkarend és nyitvatartási rend Munkavédelmi ügyek Peres ügyek, jogi képviseleti tevékenység Sajtóügyek, településmarketing Statisztika (éves) Statisztika (idıszaki) Ügyvitelszervezés (elektronikus programleírások, programrendszer) Vezetıi értekezletek jegyzıkönyvei, emlékeztetıi Kapcsolattartás civil, egyházi és ifjúsági szervezetekkel Fenntartó felé adatszolgáltatások, jelentések Intézkedést nem igénylı körlevelek, meghívók, tájékoztatók Alapítványokkal kapcsolatos ügyek

75 év után

-

nem selejtezhetı nem selejtezhetı 5 év után 10 év 15 év után 5 év után nem selejtezhetı 5 év után nem selejtezhetı

15 15 15 15

nem selejtezhetı nem selejtezhetı

15 15


-

nem selejtezhetı

15

Személyzeti, bér- és munkaügyek Sorszám


Selejtezhetı (év)


43 44

Baleseti, rokkantsági ügyek Bér-és munkaügyi kimutatások, nyilvántartások, jelentések Bérnyilvántartás (bérkarton) Fegyelmi ügyek Fizetés nélküli szabadság ügyek Fizetési elıleg Helyettesítések Illetmény ügyek (bérjegyzék, illetményalap, illetménykiegészítés, illetménypótlékok megállapítása, járulék elszámolás, jutalom, munkáltatói kölcsön, távolléti díj, letelepedési támogatás)


-

75 év után 10 év után 75 év után 2 év után 10 év után 10 év után

-

51 52 53

Jelenléti ívek 2 év után Kereseti igazolás 2 év után Kinevezés, besorolás, átsorolás, áthelyezés, minısítés, 75 év után munkaköri leírás, felmentés a képesítési elıírás alól, esküokmányok, hatósági bizonyítványok, címek, kitüntetések adományozása, közszolgálati munkaviszony igazolása, rendelkezési állományba helyezés és megszüntetés, felmentés, munkavégzés alóli felmentés, nyugdíjazás, végkielégítés, eseti megbízások

-

54 55

Közalkalmazotti nyilvántartások Közalkalmazottak egyéb jogviszonyainak engedélyezése Létszám és bérgazdálkodási ügyek (éves) Munkába járás költségeinek térítése Napidíjak Önkéntes nyugdíjpénztári támogatás Pályázati kiírások és beadott pályázatok

nem selejtezhetı 10 év után

HN -

nem selejtezhetı 5 év után 2 év után 75 év után 2 év után

15 -

45 46 47 48 49 50

56 57 58 59 60

- 17. 61 62 63 64 65 66

Szabadságolási rend, szabadságügyek Tanulmányi szerzıdés Továbbképzés, átképzés egyedi ügyei, szakmai gyakorlat Továbbképzési éves és középtávú terv Üres álláshelyekrıl tájékoztatás Polgári szolgálatos, közhasznú alkalmazások egyedi ügyei

2 év után 10 év után 5 év után

-

15 év után 2 év után 15 év után

-

Pénz- és vagyonkezelés

Sorszám


Selejtezhetı (év)


67 68

Adóügyek (saját) Analitikus nyilvántartások (eszköznyilvántartás, könyvelési naplók, leltár, selejtezés) Anyag- és készletnyilvántartás, kisebb beszerzések, megrendelések Banki és pénzügyi levelezés, átutalási megbízások, bankszámlakivonat, bankszámlanyitás Beruházások szervezése és pénzügyi lebonyolítása, épületfenntartás, felújítási terv, felújítások szervezése és pénzügyi lebonyolítása, karbantartás, közbeszerzés lebonyolítása, településüzemeltetéssel, fejlesztéssel kapcsolatos feladatok


-

5 év után

-

5 év után

-

10 év után

-

72

Bizonylatok (bevétel-kiadási bizonylatok, 10 év után pénztárbizonylatok, pénztárnaplók, számlák, számlatömbök tıpéldányai, készpénz ellátmány bizonylatai)

-

73 74 75

Fizetési felszólítás Illetményszámfejtés Ingatlan- és vagyonnyilvántartás, tulajdonjog, szolgalmi jog rendezés Költségvetés és gazdasági beszámoló (éves) Költségvetés és gazdasági beszámoló (idıszaki) Költségvetéssel és pénzkezeléssel kapcsolatos ügyek (adósságrendezés, átcsoportosítás, címzett és céltámogatások igénylése és lebonyolítása, hitelfelvétel és lebonyolítás, hitelnyilvántartás, költségvetés és beszámoló elıkészítése, költségvetési koncepció, pénzmaradvány elszámolása, pótelıirányzat, reorganizáció, számviteli rend, pályázatok pénzkezelése)

2 év után 10 év után nem selejtezhetı

HN

nem selejtezhetı 10 év után 10 év után

15 -

69 70 71

76 77 78

79 80

Leltárfelvételi ívek 2 év után Önkormányzati vagyon kezelésére, elidegenítésére nem selejtezhetı vonatkozó alapiratok, beruházási terv, közbeszerzés alapiratai, tervpályázat

HN

81 82 83 84

Szállítólevél Vagyonbiztonsági rendszer mőködtetése Vagyonbiztosítás (lejárat után) Vagyonhasznosítás pénzügyi lebonyolítása (bérlet, elidegenítés, stb.)

-

2 év után 10 év után 2 év után 10 év után

- 18. FÜGGELÉK

Ügyirat pótló

Az ügyirat száma: _______________________________ Az ügyirat tárgya: ____________________________________________________ _________________________________________________ Az ügyirat irattári jele: ____________________________ Az ügyiratot kérı - az ügyiratba betekinteni szándékozó neve* : __________________________________ Az ügyirat - kiadását - betekintésre történı átadását* engedélyezı aláírása: ___________________________________ Az ügyirat kiadásának idıpontja: ____________________ Az ügyirat visszaadására megjelölt határidı: _________________ Az ügyiratot átvevı (betekintésre átvevı) neve: ______________________________ aláírása: ____________________________

*

A megfelelı szöveg aláhúzandó

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Recommend Documents