Országos Idegtudományi Intézet Amerikai út 57, H-1145 Budapest Fıigazgató: Dr. Gusztonyi Ágnes T:1-467-9300, fax: 1-251-5678 E-mail:
[email protected], internet: www.oiti.hu
IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT
Jóváhagyta: 2010....................................
Dr. Gusztonyi Ágnes Fıigazgató
2 I.
Általános rendelkezések
Az Országos Idegtudományi Intézet Iratkezelési Szabályzatának (továbbiakban: Szabályzat) hatálya az Intézmény szervezeti egységeire és dolgozóira terjed ki és Budapest Fıváros Levéltárának (továbbiakban Levéltár) jóváhagyásával kerül bevezetésre. A Szabályzatot az Intézmény valamennyi munkatársával ismertetni kell, betartásáért minden dolgozó munkajogi felelısséggel tartozik. A Szabályzat a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl szóló 1995. évi LXVI. törvény, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirıl szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet rendelkezéseinek figyelembevételével készült. A Szabályzat hatálya kiterjed minden iratra, ami az Intézmény mőködése során keletkezik. Iratnak tekintendı mindaz, amit a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl szóló 1995. évi LXVI. törvény annak határoz meg, így az egészségügyi dokumentáció is. Az iratkezelés során a személyes adatok védelmérıl és a közérdekő adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvényben, az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvényben, az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezelésérıl és védelmérıl szóló 1997. évi XLVII. törvényben, az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezelésének egyes kérdéseirıl szóló 62/1997. (XII.21.) NM. rendelet, valamint az Intézmény Adatvédelmi Szabályzatában foglaltakat be kell tartani. Az iratkezelés szervezetét, nyilvántartásának módját, rendszerét megváltoztatni, módosítani csak a naptári év kezdetén Budapest Fıváros Levéltárának egyetértésével lehet.
II.
Értelmezı rendelkezések
A szabályzat alkalmazása során: 1. átmeneti irattár: a közfeladatot ellátó szerv által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott idıtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás elıtti ırzése történik; 2. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása; 3. beadvány: valamely szervtıl vagy személytıl érkezı papíralapú vagy elektronikus irat; 4. csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegő összekapcsolása;
3
5. egészségügyi dokumentáció: az egészségügyi szolgáltatás során az egészségügyi dolgozó tudomására jutó, a beteg kezelésével kapcsolatos egészségügyi és személyazonosító adatokat tartalmazó feljegyzés, nyilvántartás vagy bármilyen más módon rögzített adat, függetlenül annak hordozójától vagy formájától; 6. elektronikusan aláírt irat: az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat; 7. elektronikus tájékoztatás: olyan kiadmánynak nem minısülı elektronikus dokumentum, amely az iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidırıl, az ügy ügyintézıjérıl és az ügyintézı hivatali elérhetıségérıl értesíti az ügyfelet; 8. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minısülı elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételérıl és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldıjét; 9. elıadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képezı, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz; 10. expediálás: az irat kézbesítésének elıkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és idıpontjának meghatározása; 11. érkeztetés: minimálisan az érkezett küldemény sorszámának, küldıjének, az érkeztetés dátumának és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítójának (különösen kód, ragszám) nyilvántartásba vétele; 12. gépi adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz; 13. iktatás: az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történı ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követıen az iktatókönyvben, az iraton és az elıadói íven; 14. iktatókönyv: olyan nem selejtezhetı, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik; 15. iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot; 16. iratkezelı: az a személy, aki az írásbeli ügyintézés során a szervek (személyek) irataival és azok gondozásával foglalkozik; 17. iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból; 18. irattári tétel: az iratképzı szerv vagy személy ügykörének és szervezetének
4 megfelelıen kialakított legkisebb - egyéni irattári ırzési idıvel rendelkezı - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak; 19. irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetıség szerinti csoportosítását meghatározó kód; 20. irattárba helyezés: az ügyirat irattári tételszámmal történı ellátása és irattárban történı dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követı vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti idıre; 21. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelınek szóló vezetıi vagy ügyintézıi utasítások; 22. kézbesítés: a küldeménynek kézbesítı szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történı eljuttatása a címzetthez; 23. központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás elıtti ırzésére szolgáló irattár; 24. küldemény: az irat vagy tárgy -kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el; 25. küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenırzése, felnyitása, olvashatóvá tétele; 26. levéltárba adás: a lejárt helyben ırzési idejő, maradandó értékő iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak; 27. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az elsı példánnyal azonos módon hitelesítettek; 28. másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhő formában, utólag készült egyszerő (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat; 29. megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetıségét kizáró módon történı hozzáférhetetlenné tétele, törlése; 30. mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól -mint kísérı irattól elválasztható; 31. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítı része, amely elválaszthatatlan attól; 32. selejtezés: a lejárt megırzési határidejő iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történı elıkészítése; 33. szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elı- és utóiratok) végleges jellegő összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell;
5
34. szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintézı személy kijelölése, az elintézési határidı és a feladat meghatározása; 35. továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz. 36. ügyintézı: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy elıadója, aki az ügyet döntésre elıkészíti; 37. ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat; 38. ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja.
III.
Az iratkezelés szervezete és feladatai
1. Az Intézetnél az iratkezelés vegyes rendszerő iratkezeléssel történik. Az iratkezelés a fıigazgató felügyelete, felelıssége, ellenırzése és irányítása alatt mőködik, a Kórlaparchívum tekintetében a Fıigazgató ápolási helyettese közremőködésével. 2. Az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetı gondoskodik: -
-
az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenırzésérıl, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetésérıl, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását; az iratkezelést végzı, vagy azért felelıs személyek szakmai képzésérıl és továbbképzésérıl; az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, kézbesítıkönyv, iratminták és formanyomtatványok, stb.) biztosításáról; az iratkezeléssel kapcsolatos adatbiztonsági követelményekrıl, és azok betartásáról; a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott mőködésérıl; egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintı feladatokról.
3. A szervezeti egységek iratkezelıinek feladata: -
a szervezeti egységére vonatkozó iratok átvétele, és továbbítása az illetékes címzettekhez, a szervezeti egységen belül készített iratok posta vagy kézbesítı útján történı továbbítása a címzetthez, a szervezeti egység iratainak iktatása, nyilvántartása, kezelése, ırzése, tárolása valamint selejtezésre, illetve a levéltárnak történı átadásra való elıkészítése, az iratoknak a szervezeti egység irattárából történı kiadása és visszavétele, személyi vagy munkaköri változások esetén az iratok visszavétele és kiadása, az iratkezeléshez használt eszközök tárolása.
6
IV.
Az iratkezelés folyamata
Az iratkezelési szabályzat az ügyiratok és egyéb küldemények -
átvételét, postabontását, nyilvántartásba vételét (érkeztetés) és elosztását, iktatását, szignálását, kezelését, ügyintézését, rendszerezését, azaz átmeneti és központi irattározását, selejtezését és a levéltárnak történı átadását
szabályozza.
Kezelésüket tekintve ügyiratnak minısül: -
minden írott szöveg,
-
számadatsor,
-
térkép,
-
tervrajz,
amely az intézet mőködésével, illetıleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban és bármilyen eszköz felhasználásával keletkezett – beleértve a gépi adatfeldolgozás útján rögzített adatokat –, kivéve a megjelentetés szándékával készült könyvjellegő kéziratot. V.
A beérkezı iratok, küldemények átvétele
A postai küldeményeket a postahivatalból munkanapokon reggel 8.00 órakor az Intézet logisztikai munkatársa szállítja be az intézménybe. Az intézménybe beszállított, illetve futárszolgálattal eljuttatott küldeményeket munkaidıben a Fıigazgatói Titkárság vezetıje, munkaidın túl a fıigazgató által kijelölt személy (portaszolgálat) veszi át a kézbesítıtıl. A küldeményt átvevı köteles ellenırizni: -
a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát; a kézbesítı okmányon és a küldeményben lévı azonosítási jel megegyezıségét; az iratot tartalmazó zárt boríték, vagy zárt csomagolás sértetlenségét.
A küldeményeket aznap vagy az átvételt követı munkanap kezdetén haladéktalanul át kell adni a postabontónak, azaz a Fıigazgatói Titkárság vezetıjének. Kivételt képeznek a magánjellegő küldemények, amelyeket a címzettnek kell közvetlenül átadni. Az „express”, „sürgıs", „azonnal kézbesítendı" iratokat, küldeményeket és táviratokat az iratkezelınek azonnal el kell juttatni a címzetthez.
7
Ha sérült vagy felbontott irat, küldemény érkezik, akkor arra az átvevı „sérülten érkezett" vagy „felbontva érkezett" jelzést köteles rávezetni. A minısített iratok, küldemények átvételekor az átvételre jogosult olyan sérülést észlel, amely arra utal, hogy azt felbontották vagy megkísérelték felbontani, az átadó (közbensı) jelenlétében a küldeményt felbontja, a tartalmát ellenırzi, és az eseményrıl két példányban jegyzıkönyvet készít. A jegyzıkönyvet mindketten aláírják, majd a küldı szerv minısítıjének egyik példányt átadják. A postahivataltól történı átvétel során az ajánlott, tértivevényes és csomagküldemények sérülése vagy a tapasztalt egyéb rendellenességet a posta alkalmazottjával a postakönyvbe be kell íratni. A téves címzés vagy helytelen kézbesítés következtében érkezett postai küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. A tértivevénnyel érkezett küldemény átvételénél a kézbesítés igazolására szolgáló rovatot ki kell tölteni és a tértivevényt a feladónak vissza kell küldeni.
VI.
A küldemények felbontása – postabontás, érkeztetés
A küldemények felbontása, postabontás A Fıigazgatói Titkárság vezetıje rendszerezi és bontja fel. Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani az “s.k. felbontásra!” jelzéső, valamint a névre szóló küldeményeket. Ezen küldemények csak abban az esetben bonthatók fel, ha erre a címzett – tartósabb távolléte (szabadsága, betegsége stb.) esetén – szóban vagy írásban felhatalmazást ad, vagy elrendeli, hogy a részére ilyen jelzéssel érkezett küldeményeket az iratkezelési szabályzat elıírásai szerint kezeljék. Amennyiben az “s.k. felbontásra!” jelzéső, valamint a névre szóló küldemény hivatalos küldeménynek minısül, a küldemény címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény iratkezelési szabályzat szerinti iktatásáról. Jelen szabályzat alkalmazása során névre szólónak kell tekinteni minden olyan küldeményt is, amely az intézmény megnevezésén túl egyéb, a címzett személyére vonatkozó megnevezést is tartalmaz. A küldemények felbontása után ellenırizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. A melléklet hiányát az iratra is rá kell vezetni. Az esetlegesen felmerülı problémákról tájékoztatni kell a küldıt is. Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz a felbontó az összeget, illetıleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. A tévesen felbontott küldeményeket ismételten le kell zárni és rá kell vezetni a “Téves bontás!” szöveget, a keltet és a felbontó nevét (aláírását), majd a továbbítás szabályai szerint kell eljárni.
8 Az elektronikusan érkezett iratot iktatás elıtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenırizni kell. Amennyiben az irat a rendelkezésre álló eszközökkel nem nyitható meg, úgy a küldıt az érkezéstıl számított három napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségérıl, és az Intézet által használt elektronikus úton történı fogadás szabályairól. Ebben az esetben az iratokat iktatni nem kell. Amennyiben az iratnak csak egyes elemei nem nyithatóak meg a rendelkezésre álló eszközökkel, úgy a küldıt három napon belül értesíteni kell az elemek értelmezhetetlenségérıl, és az Intézet által használt elektronikus úton történı fogadás szabályairól, illetve a hiánypótlás szükségességérıl és lehetıségeirıl. Érkeztetés A Fıigazgatói Titkárság vezetıjének a feladata valamennyi beérkezett küldemény nyilvántartásba vétele, az érkeztetés. A küldeménynek a fogadó félhez történı beérkezése idıpontjában nyilvántartásban kell rögzíteni a küldıjét, az érkeztetés dátumát, illetve a küldemény számát, azonosítóját. A küldeményeket a Fıigazgatói Titkárság vezetıje iktatja, csoportosítja, majd a szervezeti egységeknek szétossza kézbesítıkönyvben dokumentálva az átadás-átvétel tényét. A Fıigazgató gazdasági helyetteséhez tartozó szervezeti egységek részére érkezett küldeményeket a Fıigazgatói Titkárságvezetı dokumentáltan átadja a fıigazgató gazdasági helyettesének titkárságára, ahol megtörténik az átvett iratok dokumentált továbbítása a címzetthez. A fel nem bontható küldeményeket – a borítékon történı érkeztetés után –nyilvántartásba kell venni és kézbesítıkönyvben dokumentálva el kell juttatni a címzettnek. A számlák, fizetési felszólítók, egyenlegközlı levelek, késedelmi kamatlevelek számítógépes „számlanyilvántartás” alapján kerülnek nyilvántartásba. A nyilvántartás adatai küldemény esetén: -
kelet (érkezés kelte), címzett, küldı szerv vagy személy, hivatkozási szám,
A nyilvántartás adatai számlák, egyéb pénzügyi megkeresések esetén: -
beérkezés dátuma, szállító szolgáltatás megnevezése bruttó összeg számla kelte teljesítés dátuma fizetési határidı felszólításban szereplı összeg
9 Az elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérılappal lehet. Az adathordozót és a kísérılapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérılapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévı irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenırizni kell a kísérılapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. VII.
Az iratok iktatása, továbbszignálás, az átmenı iratok kezelése (ügyintézés)
Az iktatás az ügyiratkezelés legfontosabb része. Ennek segítségével kísérhetı figyelemmel az irat mozgása és biztosítható fellelhetısége. Általában minden, az Intézményhez beérkezı iratot, levelet az érkezés napján iktatni kell. Ha az irat a munkaidı végén (vagy után) érkezik be, az ezt követı munkanap megkezdésekor az iratot azonnal iktatni kell. Ez alól kivétel a munkaidı végén beérkezett bírósági irat, amelynél az iktatás idıpontja a tényleges átvétel napja. Soron kívül kell iktatni a határidıs iratokat, táviratokat, expressz küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgıs” jelzéső iratokat. Az intézet valamennyi dolgozója köteles a hozzá közvetlenül beérkezı (vagy közvetlenül részére átadott) iratot haladéktalanul – az ügyintézés, illetve intézkedés megkezdése elıtt – iktatás céljából az iratkezelést ellátó személyhez, azaz az iratkezelıhöz továbbítani. Az iktatást minden esetben hitelesített iktatókönyvben, folyamatos sorszámmal kell vezetni. Iktatás nélküli iratot sem az intézeten belül, sem külsı szervekhez továbbítani nem szabad. A téves iktatást dokumentálni kell. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra. Az iktatókönyv Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített soros, folyószámos iktatókönyvet kell használni. Az iktatókönyvnek kötelezıen kell tartalmaznia az alábbi adatokat: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k)
iktatószám; iktatás (érkezés) idıpontja; küldemény adathordozójának típusa (papíralapú, elektronikus), adathordozója; küldı megnevezése, azonosító adatai; érkezett irat iktatószáma (idegen szám); mellékletek száma; irat tárgya; elı- és utóiratok iktatószáma; kezelési feljegyzések; ügyintézés határideje irattárba helyezés idıpontja
10
Az iktatószám képzése A szervezethez és/vagy szervezeti egységekhez érkezett, iktatásra kötelezett iratokat az iratkezelı iktatószámmal látja el. Az iktatószám felépítése: iktatóhely azonosítója/fıszám alszám/év/. Az ügyirat tárgyát - illetıleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot - az iktatókönyv tárgy rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó elsı irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az - az irat tartalmát nem érintıen lényegesen megváltozott, ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhetı maradjon. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani: a) könyveket, tananyagokat, b) reklámanyagokat, tájékoztatókat, c) meghívókat, d) nem szigorú számadású bizonylatokat, e) bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat, f) pénzügyi bizonylatokat, számlákat, g) munkaügyi nyilvántartásokat, h) anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat, i) közlönyöket, sajtótermékeket, j) visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat. k) egészségügyi dokumentációt. Iratkapcsolás Az irat iktatása elıtt meg kell állapítani, hogy van-e elızménye. Az elızményt az irathoz kell szerelni. Amennyiben az irat iktatása nem lehetséges az elızmény fıszámára, rögzíteni kell az iktatókönyvben az elıirat iktatószámát, és az elızménynél a jelen irat iktatószámát, mint az utóirat iktatószámát.
Az iktatókönyv zárása Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni. Az iktatókönyv kitöltésénél – a teljesség igénye nélkül – a következıket kell figyelembe venni: a beérkezés keltét minden egyes irat iktatásakor ki kell írni, ismétlıjelet (dettójelet) használni, illetve a rovatot kitöltetlenül hagyni nem szabad, az irattárba helyezés idıpontját is rögzíteni kell. Tilos: -
az utólagos iktatás, az ügyirat nélküli iktatás, a szóbeli megkeresés alapján történı iktatószám kiadása, az átvétel napjától eltérı keltezéssel történı iktatás,
11
VIII. Belsı-külsı irattovábbítás A belsı továbbítás rendszere E rendszerben minden szervezeti egységnek biztosítania kell, hogy az irat útja (illetve holléte) egyértelmően kiderüljön. Szignálás Az iratkezelı az érkezett iratot köteles az illetékes szervezeti egység vezetıjének vagy a vezetı megbízottjának átadni, aki kijelöli az ügyintézést végzı személyt (szignálás). Azt az iratot, amelynek iktatott elızménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes szervezeti egység már korábban ki volt jelölve, közvetlenül a szervezeti egységhez lehet továbbítani. Az irat szignálására jogosult meghatározza az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (feladatok, határidı, sürgısségi fok stb.). Ezeket a szignálás idejének megjelölésével írásban teszi meg. A szervezeti egység vezetıje elrendelheti az irat bemutatás elıtti iktatását.
A továbbítás eszközei
Az irattovábbítás céljára – akár az intézeten belül, akár a külsı szervekhez – kézbesítıkönyvet kell alkalmazni. A kézbesítıkönyvben csak a tényleges átadás-átvétel keltét szabad feltüntetni. Az ettıl eltérı bejegyzéseket ki kell javítani. Kiadmányozás
Külsı szervhez vagy személyhez küldendı iratot kiadmányként csak a szervezeti és mőködési szabályzatban, ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkezı személy írhat alá. Külsı szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani. Nem minısül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás Az irat akkor hiteles kiadmány, ha: azt az illetékes kiadmányozó saját kezőleg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzılenyomata szerepel. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendı a: -
a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés, vagy a kiadmányozó alakhő aláírásmintája és a kiadmányozó szerv bélyegzılenyomata.
12
Az Intézet által készített hiteles kiadmányról hiteles másolatot csak a másolatot készítı aláírásával ellátva és a másolat készítési dátumának rögzítésével lehet. Az Intézetnél keletkezett iratokról az iratot ırzı szervezeti egység vezetıje, vagy ügyintézıje hitelesítési záradékolással jogosult papíralapú és elektronikus másolatot is kiadni. A kiadmányozáshoz használt bélyegzıkrıl, érvényes aláírás-bélyegzıkrıl és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást kell vezetni. Az elkészült iratokat kézbesítıkönyvvel vagy az irat másodpéldányával (eredeti aláírással ellátott) kell átadni kiküldésre a kézbesítéssel megbízott munkatárs részére, mellyel igazoltatja az irat átvételének tényét. Más intézményhez, gazdálkodó szervhez, bankokhoz stb. kézbesítéssel küldött iratokat az erre a célra szolgáló kézbesítıkönyvbe kell beírni. Expediálás A szervezeti egység iratkezelıjének ellenıriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e. E feladat elvégzése után dokumentálni kell a nyilvántartással, továbbítással kapcsolatos információkat. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesítı, futárszolgálat stb.). Az elektronikus irat elküldése idıpontját dokumentálni kell. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt -az elektronikus levélcíme megadása mellett -kifejezetten kéri. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.
IX.
Irattározás, iratselejtezés, iratellenırzés és elszámoltatás
Az Intézetnél mőködı irattárak -
kézi irattár, amely a két évnél nem régebbi iratanyagot tárolja, központi irattár, az Intézet kijelölt helyiségeiben, amely a két évnél régebbi iratanyagot ırzi. Kórlaparchívum (továbbiakban archívum), mely szervezetileg a Fıigazgató ápolási helyetteséhez tartozik, annak szakmai felügyeletével mőködik, és kizárólag az egészségügyi dokumentációkat tárolja.
Az ügyirat kézi irattárba helyezése További érdemi intézkedést nem igénylı, utasítással ellátott iratot a szervezeti egységek saját irattárába kell elhelyezni. Az iratok irattárba helyezése elıtt iratot az iratkezelı köteles átvizsgálni abból a szempontból, hogy a kezelıi utasítások végrehajtása megtörtént-e, meg van-e valamennyi irat (elıirat, melléklet), nincsen-e olyan ügyirat, amely nem az adott ügyhöz tartozik.
13
A postán tértivevénnyel küldött levelek irattári példányait csak akkor szabad irattárba helyezni, ha az átvételt igazoló tértivevény visszaérkezett és az irathoz való csatolása megtörtént. Az iratokat az alapszámok növekvı sorrendjében kell lerakni. A kézi irattárban az ügyiratokat, az irattári jelek (tételszámok) szerinti csoportosításban, iktatási év szerint kell tárolni. A kézi irattárban lévı egészségügyi dokumentációkat év és a paciens neve szerinti csoportosításban kell tárolni. Az ügyiratokat tároló dossziékra, vagy dobozokra rá kell vezetni: -
az iktatás évét, az irattári tételszámot,
Az irattári jeleket (tételszámokat) az irattári tervnek kell tartalmaznia. Az ügyirat központi irattárba helyezése A két évnél régebbi kelető, teljes naptári év ügyiratait az azokhoz tartozó iktatókönyvekkel a központi irattárba kell elhelyezni. A kézi irattár érintett ügyiratainak központi irattárba történı elhelyezését az ügykezelı köteles elvégezni a tárgyévet követı év március 31.-ig A központi irattárban az irattári terv szerint elkülönülı csoportokba tartozó iratokat különkülön kell kötegelni és minden kötegen fel kell tüntetni az irattári jelet. Az irattár mőködése Irattározás céljára, az irattári anyag szakszerő és biztonságos ırzésére alkalmas helyiséget kell kialakítani.. Az irattárban a tőzbiztonsági szabályzat "C" kategóriájára vonatkozó elıírásokat kell betartani. Az irattárat stabil vagy mobil - vasból vagy acélból készült - állványokkal kell berendezni, a munkavédelmi szabályok fokozott figyelembevételével. A nem papír alapú iratok tárolását az adathordozó idıtállóságát biztosító paramétereknek megfelelıen kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. A külön tárolást az iraton és az irattári nyilvántartásokban is jelezni kell. Az irattár ajtóinak kulcsát a kijelölt iratkezelı ırzi. Az irattár mőködésének feltételeit, az ügykezelés rendjét a Fıigazgató gazdasági helyettese vagy az általa kijelölt személy évente köteles felülvizsgálni. A megállapításokról jegyzıkönyvet kell készíteni, amit a fıigazgatónak át kell adni . A kórlaparchívum mőködésének feltételeit, az ügykezelés rendjét a Fıigazgató ápolási helyettese vagy az általa kijelölt személy évente köteles felülvizsgálni. A megállapításokról jegyzıkönyvet kell készíteni, amit a fıigazgatónak át kell adni . A központi irattárban és/vagy a kórlaparchívumban a kijelölt iratkezelın/iratkezelıkön kívül más személy csak a kijelölt iratkezelı(k) jelenlétében tartózkodhat. A kijelölt iratkezelı(k) személyében beálló változás esetén az irattárat és/vagy kórlaparchívumot át kell adni. Az átadásról-átvételrıl jegyzıkönyvet kell készíteni. A központi irattárból és a kórlaparchívumból ügyiratot kiadni csak hivatalos használatra, átadó-átvevı aláírása ellenében a fıigazgató engedélyével, maximum 30 napra lehet, illetve másolat készítése kizárólag az erre vonatkozó fıigazgatói utasítás figyelembevételével megengedett. Más szerv (esetleg személy) által az iratba történı betekintés az adatvédelmi elıírásokra figyelemmel és kizárólag fıigazgatói engedéllyel lehetséges. A betekintés tényét írásban
14 dokumentálni kell. A betekintésre engedélyezett ügyiratot az iratkezelı helyiségbıl nem szabad kivinni. Azt az irattárból történı kivétel napján oda vissza kell adni.
Amennyiben az ügyirat a visszaadásra megjelölt határidı leteltéig nem érkezett vissza, az ügyirat visszaadását az irattár kezelıjének sürgetni kell. Amennyiben a sürgetést követı három napon belül sem érkezik vissza az irattárba az irat, ezt a tényt a fıigazgatónak be kell jelenteni. Az irattárból ill. a kórlaparchívumból kivett ügyiratot csak az iratanyag teljességének ellenırzése után lehet ismételten az irattárba, illetve a kórlaparchívumba helyezni. A megelızı években készült és az irattárból kivett ügyirat alapján tett intézkedést új iktatószámon kell iktatni és az irattárból kivett ügyiratot az új iktatószámhoz kell csatolni. Külön nyilvántartásba vett iratok irattározása A külön nyilvántartásba vett iratokat (pl. minısített iratok, mágneses adathordozók) a központi irattárból elkülönítetten – a hatályos rendelkezések (pl. számítástechnikai védelmi szabályzat stb.) alapján – kell irattározni és kezelni. A minısített adatok kezelésének rendjét a 79/1995. (VI. 30.) Korm. rendelet szerint kell kialakítani. Megszőnı szervezeti egység iratainak átadása-átvétele A jogelıd intézmény vagy megszőnt szervezeti egység iratait elkülönítetten, az irattári rendnek megfelelıen kell elhelyezni. Az iratok ırzésének, tárolásának rendje megegyezik a központi irattár irattározási rendjével. Ha az intézeten belül – átszervezés vagy egyéb okból – szervezeti egység megszőnik, a jogutód szervezeti egység köteles az iratanyagát átvenni, és azt az iratkezelésre (illetve irattározásra) vonatkozó elıírások szerint kezelni vagy központi irattározásra átadni Ha a megszőnı szervezeti egység iratanyagát valamilyen okból (pl. ügykör megszőnése miatt) más jogutód szervezeti egységnek nem lehet átadni, az iratanyagot –a központi irattározásra vonatkozó szabályozás alapján – irattározni kell. Az átadásról, illetve átvételrıl jegyzıkönyvet kell készíteni Selejtezési eljárás Selejtezési eljárás alá kell vonni mindazokat az iratanyagokat, melyek a levéltári törvény alapján iratnak minısülnek, függetlenül attól, hogy azokat az intézet központi irattárában vagy más – a központi irattárból elkülönített – irattárban (tároló helyiségben) tárolják Nem kell selejtezési eljárás alá vonni a szoftver-termékeket (programtárakat stb.), valamint a sérült (hibás) gépi adathordozókat és az iratnak nem minısülı anyagokat. A selejtezési eljárásba (elıválogatási eljárásba) mindazokat az iratokat be kell vonni, amelyek nem maradandó értékőek, levéltári átadási kötelezettséggel nem járnak, melyekre az intézetnek ügyviteli szempontból nincs szüksége, a jogszabályban, illetve az irattári tervben rögzített megırzési idejüket meghaladták. A selejtezési elıkészület alapja az Irattári terv. A selejtezés gyakorlati végrehajtása elıtt a központi irattár kijelölt iratkezelıje köteles meggyızıdni arról, hogy a selejtezni kívánt iratanyag teljes és lezárt tételekbıl áll-e vagy sem. Amennyiben az iratanyagból iratok
15 hiányoznak, a hiányzó tételeket –a késıbbi viták megelızésére – jegyzıkönyvbe kell foglalni. Azoknál az iratanyagoknál, amelyek valamilyen okból hiányosak, az ügyben illetékes szervezeti egységet fel kell kérni a hiány pótlására. A selejtezési elıkészülettel egyidejőleg a fıigazgató gazdasági helyettesének (vagy a részérıl írásban felhatalmazott személynek) legalább 3 tagú ún. selejtezési bizottságot kell kijelölnie. A bizottságot a vagyongazdálkodási osztályvezetı vagy helyettese vezeti. A bizottság állandó tagja a központi irattár kijelölt iratkezelıje. A bizottság többi tagját a szervezeti egységek személyi állományából kell kiválasztani. A bizottság feladatai közé tartozik: -
-
az irattári selejtezés irányítása és ellenırzése, az illetékes levéltár munkatársával a kapcsolat felvétele és a selejtezés megkezdése elıtt a selejtezéssel kapcsolatos kérdések, teendık megbeszélése, valamint a vitás kérdések tisztázása, a selejtezési jegyzıkönyv elkészítése és a levéltár részére záradékolásra megküldése.
A selejtezési jegyzıkönyvet cégszerően kell aláírni. A 3 példányban felvett jegyzıkönyvet (együttesen) az illetékes levéltár részére meg kell küldeni, melyekbıl egyet a levéltár záradékolva visszaküld. A papíralapú adathordozók megsemmisítését lehetıleg zúzással vagy égetéssel, stb. kell megoldani. Amennyiben a levéltár valamely irat visszatartását nem igényli, a jegyzıkönyvre záradékot vezet rá, s közli, hogy a jegyzıkönyvben feltüntetett iratok nem minısülnek levéltári anyagnak, a hatályos jogszabályok figyelembevételével kiselejtezhetık. Ha a levéltár valamelyik irat visszatartását igényli, akkor azt az iratot a kiselejtezett iratok közül ki kell emelni és a helyére visszatenni, a jegyzıkönyvben pedig fel kell tüntetni a visszatartott irat iktatószámát. A selejtezés levéltári záradékolása után lehet csak az iratanyagot megsemmisíteni. A külön nyilvántartásba vett iratok selejtezésénél a selejtezési eljárás megegyezik az elızıekben leírtakkal, azzal az eltéréssel, hogy az eljárásban a központi irattár nem vesz részt. A levéltári (maradandó értékő) iratanyag átadása és kikérése a levéltárból Maradandó értékő iratokat 5 évenként egy alkalommal és legalább 15 év után lehet átadni a levéltárnak. Az átadás idıpontját a levéltárral kell egyeztetni. A levéltár – indokolt esetben – megtagadhatja az olyan iratok átvételét, amelyek állapota nem felel meg a törvényes rendelkezéseknek. Az átadandó iratanyagokról 3 példányos Átadás-átvételi jegyzıkönyvet kell kiállítani és a levéltár részére – a Levéltár részére átadott iratok c. jegyzék 3 példányos másolatát is mellékelve – meg kell küldeni. Az átadás-átvétel jegyzıkönyvnek tartalmaznia kell: -
az intézet megnevezését, az iratok tárgyát és évkörét, az iratanyag mennyiségét (a sorszámozott dobozszámokat és az iratfolyómétert), a szervezeti egységek megnevezését (amelyek iratanyaga átadásra kerül), a segédleteket (iktatókönyveket stb.). A segédleteket is sorszámozni kell, mégpedig az utolsó doboz (iratcsomag) sorszáma után a következı sorszámmal kell folytatni,
16 -
azokat a feltételeket (kikötéseket), melyekben az intézet meghatározza, hogy a levéltár milyen módon használhatja fel az iratanyagot, illetve kinek engedélyezheti az iratanyagba történı betekintést vagy az anyag felhasználását (pl. meghatározott kutatási célra, idıkorlátozási elıírásokat stb.).
A levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt nem fertızött állapotban, levéltári ırzésre alkalmas savmentes dobozokban az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzıkönyv kíséretében, annak mellékletét képezı átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket - a levéltárral egyeztetett módon - elektronikus formában is át kell adni. A levéltár eredeti levéltári anyagot ügyviteli célból az iratot keletkeztetı szervnek, illetve jogutódjának vagy ezek felügyeleti szervének meghatározott idıre köteles rendelkezésre bocsátani. A kölcsönzési kérelem - a kölcsönvevı egyetértésével - másolattal vagy tartalmi kivonat készítésével is teljesíthetı. Iratellenırzés, iratelszámoltatás Az iratellenırzést – kivéve a rendkívüli indokolt eseteket – az ellenırzı szervek írásban közlik, melyben feltüntetik az ellenırzés célját, helyét és idıpontját is. Az intézet dolgozói kötelesek az iratellenırzı szervek képviselıinek munkáját támogatni és a kért anyagokat részükre bemutatni. Az iratellenırzésrıl minden esetben jegyzıkönyvet kell kiállítani. A jegyzıkönyvnek tartalmaznia kell: -
az ellenırzés helyét, idıpontját, az ellenırzés célját, az ellenırzı szerv (illetve képviselıjének) nevét, az ellenırzés megállapításait (esetleg a javaslatokat).
Az intézet részérıl a jelenlévı képviselıknek és az ellenırnek a jegyzıkönyvet alá kell írniuk. A munkakörök átadás-átvételérıl, illetve az intézettıl kilépı dolgozók iratainak elszámoltatásáról belsı utasításban kell rendelkezni. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekrıl, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind a gépi adathordozó esetében. Az Intézet alkalmazottai csak azokhoz az - akár papíralapú, akár gépi adathordozón tárolt - iratokhoz, illetıleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezetı felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell tartani.
17 Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók: -
„Saját kező felbontásra!”, „Más szervnek nem adható át!”, „Nem másolható!”, „Kivonat nem készíthetı!”, „Elolvasás után visszaküldendı!”, „Zárt borítékban tárolandó!” (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével.), valamint más, az adathordozó sajátosságától függı egyéb szükséges utasítás.
A fenti bekezdésben meghatározott kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekő adatok megismerését. X.
Egészségügyi dokumentáció
Az egészségügyi dokumentáció, illetve a zárójelentés tárolásának, megsemmisítésének, archiválásának rendjét az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezelésének egyes kérdéseirıl szóló 62/1997. (XII.21.) NM. rendelet 3.§ (2) bekezdés h) pontja alapján az adatkezelési szabályzat tartalmazza részletesen. Jelen szabályzat rendelkezései az egészségügyi dokumentációk vonatkozásában kizárólag abban az esetben kerülnek alkalmazásra, ha az adatkezelési szabályzat az adott kérdésben rendelkezést nem tartalmaz. XI.
Záró rendelkezések
Jelen szabályzat az illetékes levéltári egyetértést követıen 2010. ……………. napján lép hatályba. Jelen szabályzat visszavonásig hatályos. A jóváhagyott Iratkezelési Szabályzatot a munkatársak elıtt ismertetni kell. A szervezeti egységek vezetıi az ügyiratkezelés rendjét kötelesek ellenırizni az irányításuk alá tartozó területen. A szabályzat végrehajtásáért felelıs az intézet valamennyi érintett dolgozója. Az iratkezelési szabályzat elválaszthatatlan részét képezi az I. számú mellékletként feltüntetett Irattári terv.
