Iratkezelési Szabályzat
2012.
Tartalomjegyzék 1.
Bevezetés ........................................................................................................................................ 5
2.
Értelmező rendelkezések .............................................................................................................. 5
3.
Az iratkezelés belső felügyelete................................................................................................. 10
4.
Az iratkezelés megszervezése.................................................................................................... 11
5.
A küldemények átvétele ............................................................................................................. 12
6.
A küldemény felbontása ............................................................................................................. 14
7.
A küldemény érkeztetése ........................................................................................................... 16
8.
A küldemények szétosztása ....................................................................................................... 17
9.
Iktatás ........................................................................................................................................... 17
10. Az ügyiratok szerelése ................................................................................................................ 22 11. A mutatózás.................................................................................................................................. 23 12. Az előadói ív használata.............................................................................................................. 23 13. Szignálás ....................................................................................................................................... 25 14. A határidők nyilvántartása.......................................................................................................... 25 15. Az elintézés tervezet ................................................................................................................... 26 16. Az iratok átadása ügyintézés céljából....................................................................................... 28 17. Kiadmányozás............................................................................................................................... 29 18. Expediálás ..................................................................................................................................... 31 19. Irattározás..................................................................................................................................... 33 20. Selejtezés ...................................................................................................................................... 35 21. Elhelyezés a Magyar Országos Levéltár „Y” szekciójában ..................................................... 37 22. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme ............................................................................ 38 23. Rendelkezések a Magyar Országos Levéltár valamely szervezeti egységének megszűnése esetére.................................................................................................................... 39 24. Átmeneti rendelkezések.............................................................................................................. 40 25. Záró rendelkezések...................................................................................................................... 40 I. Melléklet: A Magyar Országos Levéltár Irattári Terve................................................................. 41 II. Melléklet: Iratmintatár.................................................................................................................... 64
1. Bevezetés 1.1.
A jelen Szabályzat a Magyar Országos Levéltár iratkezelését szabályozza.
1.2.
A Szabályzat személyi hatálya kiterjed a Magyar Országos Levéltár valamennyi munkavállalójára, valamint minden személyre, aki a Magyar Országos Levéltárral megbízási jogviszonyban áll.
1.3.
Az Iratkezelési Szabályzat a köziratokról, közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet alapján készült.
1.4.
A jelen Szabályzatot a Magyar Országos Levéltár főigazgatója a Szervezeti és Működési Szabályzat 5. számú mellékleteként adja ki.
1.5.
A minősített adatokat tartalmazó iratok kezelése a Magyar Országos Levéltár „Biztonsági Szabályzat a minősített adatok védelmére” című külön szabályzatában foglalt előírások szerint történik.
2. Értelmező rendelkezések 2.1.
Átmeneti irattár: a Magyar Országos Levéltár által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik.
2.2.
Átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása.
5
2.3.
Csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása.
2.4.
Elektronikus adathordozó: elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz.
2.5.
Előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz.
2.6.
Expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása.
2.7.
Érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele.
2.8.
Iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően.
2.9.
Iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik.
2.10. Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a Magyar Országos Levéltár látja el az iktatandó iratot.
2.11. Irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja.
6
2.12. Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység.
2.13. Iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból.
2.14. Irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely.
2.15. Irattári anyag: rendeltetésszerűen a Magyar Országos Levéltárnál maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége.
2.16. Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a Magyar Országos Levéltár feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.
2.17. Irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak.
2.18. Irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód.
7
2.19. Irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre.
2.20. Kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata.
2.21. Kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások.
2.22. Kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez.
2.23. Közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott.
2.24. Központi irattár: a Magyar Országos Levéltár több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár.
2.25. Küldemény: az irat vagy tárgy - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el.
2.26. Küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele.
2.27. Levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat.
8
2.28. Maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat.
2.29. Másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek.
2.30. Másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat.
2.31. Megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése.
2.32. Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól - elválasztható.
2.33. Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól.
2.34. Savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz.
2.35. Selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése.
2.36. Szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása.
9
2.37. Szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása.
2.38. Továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is.
2.39. Ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti.
2.40. Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat.
2.41. Ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy.
2.42. Ügykör: a Magyar Országos Levéltár vagy az ott alkalmazott személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja.
3. Az iratkezelés belső felügyelete 3.1.
Az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok, valamint az irattári tervek és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért a Magyar Országos Levéltár főigazgatója felelős.
10
3.2.
Az iratkezelés felügyeletét a főigazgató-helyettes II. látja el, aki:
3.2.1.
irányítja, vezeti, felügyeli és ellenőrzi a Magyar Országos Levéltár iratkezeléséhez kapcsolódó feladatokat;
3.2.2.
gondoskodik az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását;
3.2.3.
gondoskodik az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről;
3.2.4.
gondoskodik az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról;
3.2.5.
gondoskodik az irattári terv évenkénti felülvizsgálatáról.
4. Az iratkezelés megszervezése 4.1.
A Magyar Országos Levéltár az iratkezelését vegyes rendszerben szervezi meg.
4.1.1.
A küldemények felbontását és érkeztetését a Központi Postázó végzi.
4.1.2.
Az iktatás, a szignálás, a kiadmányozás, az expediálás és az átmeneti irattározás az ügyeket intéző szervezeti egységeknél történik.
4.1.3.
A központi irattárat a Főigazgatói Titkárság működteti.
11
4.2.
4.3.
Iratkezelést a Magyar Országos Levéltár alábbi szervezeti egységei végeznek:
4.2.1.
Főigazgatói titkárság
4.2.2.
Gazdasági hivatal
4.2.3.
Szakmai főosztályok
4.2.4.
Könyvtár
A szabályzat 4.2. pontja szerinti felsorolás alól a Magyar Országos Levéltár
4.3.1.
főigazgató-helyettesei
4.3.2.
13. Biztonsági Főosztálya
4.3.3.
15. Informatikai Főosztálya
4.3.4.
17. Oktatási és Közművelődési Főosztálya
kivételt képeznek, ezek iratkezelését a 14. Főigazgatói Titkárság látja el.
5. A küldemények átvétele 5.1.
A Magyar Országos Levéltárhoz érkezett küldemények átvételére jogosult:
5.1.1.
a Központi Postázó
5.1.2.
a címzett vagy az általa megbízott személy;
5.1.3.
a levéltár főigazgatója (helyettese) vagy az általa megbízott személy;
5.1.4.
a szervezeti egység vezetője (helyettese) vagy az általa megbízott személy;
5.1.5.
az iratkezelést felügyelő vezető vagy az általa megbízott személy;
5.1.6.
a postai meghatalmazással rendelkező személy.
12
5.2.
A munkaidőn kívül érkező küldeményeket a Magyar Országos Levéltár telephelyein működő portaszolgálatoknál kell átvenni, és ezeket a munkaidő kezdetekor el kell juttatni a Központi Postázónak.
5.3.
A Központi Postázó gondoskodik arról, hogy a Magyar Országos Levéltár postafiókjából a küldeményeket minden nap 830 és 1000 óra között elhozzák.
5.4.
5.5.
A küldeményt átvevő köteles ellenőrizni:
5.4.1.
a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát;
5.4.2.
a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét;
5.4.3.
az iratot tartalmazó zárt boríték, vagy zárt csomagolás sértetlenségét.
Az átvevő köteles gondoskodni a Magyar Országos Levéltár főigazgatója által előírt biztonsági követelmények szerinti feladatok elvégzéséről.
5.6.
Az átvevő a papír alapú iratok esetében a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az "azonnal" és "sürgős" jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell.
5.7.
Amennyiben iratkezelésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át a küldeményt, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén az illetékes iratkezelési egységnek az iratkezelési szabályzat szerinti kezelése céljából átadni.
5.8.
Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt értesíteni kell.
13
5.9.
A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, illetőleg azt a szignálásra jogosultnak soron kívül be kell mutatni.
5.10. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.
6. A küldemény felbontása 6.1.
A Magyar Országos Levéltárhoz érkezett küldeményt - a minősített adatokat tartalmazó iratok kivételével
6.1.1.
a Központi Postázó,
6.1.2.
a címzett, vagy
6.1.3.
az iratkezelést felügyelő vezető által írásban felhatalmazott személy, vagy
6.1.4.
a szervezeti és működési szabályzatban meghatározott szervezeti egység dolgozója bonthatja fel.
6.2.
6.3.
Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket
6.2.1.
amelyek „s. k.” felbontásra szólnak,
6.2.2.
amelyeknél ezt az iratkezelést felügyelő vezető elrendelte,
A küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldeménynek a jelen szabályzat szerinti iktatásáról.
6.4.
A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni, majd gondoskodnia kell a küldemény címzetthez való eljuttatásáról.
14
6.5.
A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét rögzíteni kell, és erről tájékoztatni kell a küldőt is.
6.6.
Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni.
6.7.
A pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket – elismervény ellenében – a Magyar Országos Levéltár Pénzkezelési Szabályzatában pénzkezeléssel megbízott dolgozójának kell átadni, és az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.
6.8.
Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen.
6.9.
Papír alapú küldemény esetében, amennyiben csak a borítékról állapítható meg az ügy szempontjából valamely fontos adat vagy tény, amely jogkövetkezménnyel bírhat, a borítékot a küldeményhez kell csatolni.
6.10. Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni.
15
7. A küldemény érkeztetése 7.1.
A küldemények érkeztetését a Központi Postázó végzi. Amennyiben a küldemény átvétele a Szabályzat 5.1.2. – 5.1.4. pontjai szerint történt meg, az átvevő köteles a küldeményt a Központi Postázóba érkeztetésre továbbítani.
7.2.
Minden beérkezett küldeményt a beérkezés időpontjában – ha pedig iratkezelésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át, az érkezést követő első munkanap kezdetén – érkeztetni kell.
7.3.
A visszaérkezett tértivevények érkeztetését a Központi Postázó külön, erre a célra megnyitott érkeztető-könyvben végzi.
7.4.
Az érkeztetési nyilvántartás tartalmazza minimálisan az alábbi adatokat:
7.4.1.
a küldő neve,
7.4.2.
a beérkezés időpontja,
7.4.3.
könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám),
7.4.4.
A Magyar Országos Levéltár által képzett, folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító.
Példa az érkeztetési számra: 1087/2012.
7.5.
Papír alapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen, vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni.
16
7.6.
Azon beadványt, amelyet a Magyar Országos Levéltár foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az a Magyar Országos Levéltár hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul.
7.7.
A személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulást tartalmazó, illetve a közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelmek kezeléséről a Magyar Országos Levéltár Adatvé-
delmi Szabályzatában kell rendelkezni.
8. A küldemények szétosztása 8.1.
A küldeményeket a Központi Postázó által megállapított illetékesség szerint, az intézkedésre illetékes vezetőhöz, illetve szervezeti egységhez kell továbbítani.
8.2.
A küldemények szétosztása – a szervezeti egységenként vezetett – kézbesítőkönyvek segítségével történik. A kézbesítőkönyvben rögzíteni kell az érkezés keltét, a feladó nevét és az irat érkeztetési számát. Az átvételt a címzettnek, illetve a szervezeti egység ezzel megbízott dolgozójának a kézbesítő könyv megfelelő rovatában aláírással és dátummal kell igazolnia. Az iratforgalom keretében az átadás-átvételt minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratot.
9. Iktatás 9.1.
Az ügyirat iktatását – a Szabályzat 4.3. pontjában foglalt kivételekkel – a Magyar Országos Levéltárnak az ügy elintézésére illetékes szervezeti egysége végzi.
9.2.
Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. 17
9.3.
A megnyitás szövege a következő:
„A Magyar Országos Levéltár [szervezeti egység neve]-nek/nak … évi iktatókönyvét az 1/1-es számmal megnyitom.”
9.4.
A megnyitás szövegét a keltezést követően a szervezeti egység vezetőjének aláírásával, továbbá a Magyar Országos Levéltár hivatalos bélyegzőlenyomatával kell hitelesíteni.
9.5.
Az iktatókönyv tartalmazza az alábbi, az iktatókönyvben nyilvántartott iratokra vonatkozó adatokat, azok rendelkezésre állása esetén:
9.5.1.
iktatószám,
9.5.2.
iktatás időpontja,
9.5.3.
beérkezés időpontja, módja, érkeztetési azonosítója,
9.5.4.
adathordozó típusa (papír alapú, elektronikus), adathordozó fajtája,
9.5.5.
expediálás időpontja, módja,
9.5.6.
küldő adatai (név, cím),
9.5.7.
címzett adatai (név, cím),
9.5.8.
hivatkozási szám (idegen szám),
9.5.9.
mellékletek száma, típusa (papír alapú, elektronikus),
9.5.10. ügyintéző megnevezése, 9.5.11. irat tárgya, 9.5.12. elő- és utóiratok iktatószáma, 9.5.13. kezelési feljegyzések, 9.5.14. intézés határideje, módja és az elintézés időpontja, 9.5.15. irattári tételszám, 9.5.16. irattárba helyezés.
18
9.6.
Ha saját kezdeményezésű irat iktatására kerül sor, a „küldő adatai” rovatba „H” (hivatalból) jelzést kell tenni.
9.7.
A hivatalból keletkező ügyiratok tárgyát a szervezeti egység ügyrendje alapján az ügyintéző határozza meg.
9.8.
Amennyiben a beérkező iraton olvasható tárgymegjelölés nem fejezi ki jól az ügy lényegét, vagy nincs feltüntetve, az ügykezelő határozza meg az ügyirat tárgyát.
9.9.
Az iraton és az előadói íven fel kell tüntetni az irat egyértelmű azonosítást lehetővé tevő egyedi azonosító adatát.
9.10. Az iktatóbélyegzőt az iratokon oly módon kell elhelyezni, lehetőleg a hátlapon, hogy az irat szövegét ne takarja és rovatai egyértelműen kitölthetők legyenek. A belső ügyviteli iratra és a kiadmányra az iktatóbélyegzőt rányomni nem kell.
9.11. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:
9.11.1. a Levéltár nevét, továbbá 9.11.2. a szervezeti egység számát, 9.11.3. az iktatás évének, hónapjának, napjának, 9.11.4. az iktatószámnak, és az alszámnak, 9.11.5. a mellékletek darabszámának, 9.11.6. a tételszámnak, és 9.11.7. az ügyintéző nevének feltüntetésére szolgáló rovatokat. 9.12. Az iktatóbélyegző lenyomatán a mellékletek mennyiségét 10 darabig számmal, ezen felül „iratcsomó” jelzéssel kell feltüntetni.
19
9.13. Egy ügyirat iktatószáma a szervezeti egységnek a Szervezeti és Működési Szabályzatban maghatározott sorszámából, a főszámból és (több iratváltás esetén) alszámból, valamint az évszámból áll, ebben a sorrendben. A szervezeti egység sorszámát és a főszámot, valamint az al(fő)számot és az évszámot („/”), a főszámot és az alszámot kötőjel („-”) választja el egymástól. Amennyiben a szervezeti egység azonosítója egyszámjegyű, a szervezeti egység azonosítója elé „0” kerül.
Példa: 04/2-1/2012.
9.14. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.
9.15. Egy iktatókönyvön belül az iktatószámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.
9.16. Az iratkezelést végző szervezeti egységek évente 1-el újrakezdődő főszámokon iktatnak.
9.17. Az ügyirathoz tartozó ugyanabban az évben keletkezett utóiratokat a főszám alatt folyamatos, zárt, 1-el kezdődő emelkedő sorszámos rendszerben kiadott alszámokon kell nyilvántartani.
9.18. Külön alszámra kell iktatni az ügyhöz tartozó minden iratváltást.
9.19. Az ügyirat tárgyát - illetőleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot - az iktatókönyv „tárgy” rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az - az irat tartalmát nem érintően - lényegesen megváltozott, ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon.
9.20. Az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján név- és tárgymutató könyvet kell vezetni. 20
9.21. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni.
9.22. A lezárás szövege a következő:
„A Magyar Országos Levéltár [szervezeti egység neve]-nek/nak … évi iktatókönyvét a … számmal lezárom.”
9.23. Az iktatókönyv lezárását az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással, továbbá a Magyar Országos Levéltár hivatalos bélyegzőlenyomatával kell hitelesíteni. Ezt követően a lezárt iktatókönyvben nem lehet iktatást végezni.
9.24. Az ügykezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat.
9.25. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani:
9.25.1. könyveket, tananyagokat; 9.25.2. reklámanyagokat, tájékoztatókat; 9.25.3. meghívókat; 9.25.4. nem szigorú számadású bizonylatokat; 9.25.5. bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; 9.25.6. nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat; 9.25.7. munkaügyi nyilvántartásokat; 9.25.8. anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; 9.25.9. közlönyöket, sajtótermékeket; 9.25.10. visszaérkezett tértivevényeket.
21
9.26. Téves iktatás esetén a papír alapú iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye - az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett - kétségtelen legyen.
9.27. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra.
9.28. A papír alapú iktatókönyvbe ceruzával beírni, sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.
9.29. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye.
9.30. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.
10. Az ügyiratok szerelése 10.1. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papír alapú irat esetében az iraton is jelölni kell. Az ilyen iratok a tárgyban keletkezett utolsó irat főszámán kerülnek irattárazásra.
10.2. Az előiratok szerelésének az iktatáskor kell megtörténnie.
22
10.3. Az iratok ügyiraton belüli rendje: az egy főszám alszámaihoz tartozó iratok előadói íveit egymásba kell helyezni úgy, hogy legalul legyen az első, legrégebbi iratokat összefoglaló előadói ív, legfelül pedig a legutolsó, ami egyben összefogja az egész főszámot.
11. A mutatózás 11.1. A mutatózás az ügyintézést végző szervezeti egység ügykezelőjének a feladata.
11.2. Az iktatott ügyiratokat minden év kezdetén nyitott, bekötött regiszteres név- és tárgymutató könyvben kell mutatózni. A mutatókönyvbe a beküldő nevét, az irat tárgyát, iktatószámát alfabetikus sorrendben kell bevezetni. Ha az irat több személlyel, vagy intézménnyel kapcsolatos, vagy a tárgynak több – e szempontból értékelhető – eleme van, akkor valamennyi adat szerint el kell végezni a mutatózást.
11.3. Az iratok mutatózását az iktatás napjától számított tizenöt munkanapon belül kell elvégezni.
12. Az előadói ív használata 12.1. Az iktatott ügyiratokkal kapcsolatos intézkedések rögzítésére, a levéltervezet elkészítéshez és az ügyirathoz tartozó iratok együttkezelésének biztosításához előadói ívet kell használni.
12.2. Az ügyiratokat az illetékes szervezeti egység ügykezelője látja el előadói ívvel.
12.3. Az előadói ív első, nyomtatott oldalán az iktatószám, az érkezés kelte, a beadvány száma, kelte, a beadó neve és címe, a tárgy, a mellékletek száma rovatait az illetékes szervezeti egység ügyintézője tölti ki. 23
12.4. Az előadói ív
12.4.1. az ügyirat (beleértve az előiratokat is) borítólapjául szolgál, 12.4.2. az előnyomott első oldalt az ügyirat legfontosabb adatainak feljegyzésére, 12.4.3. a belső oldalait pedig a belső feljegyzés („pro domo”) rögzítésére, a kiadmánytervezet leírására kell használni.
12.5. A „pro domo” feljegyzéseket, illetve az elintézést előkészítő feljegyzéseket az előadói ív bal hasábján kell vezetni. Amennyiben az elintézés-tervezet az előadói íven történik, az elintézés-tervezetet a jobb hasábra kell írni. Az elintézés-tervezet után, de ismét a bal hasábra kell írni a kiadói utasításokat (a csatolt iratok közül mit kell mellékelni a levélhez, a másolat hitelesítéséről szóló utasítást, továbbá miként kell postázni stb.).
12.6. A külön lapokra írt és az ügyirathoz tartozó feljegyzéseken vagy kinyomtatott elektronikus leveleken fel kell tüntetni az ügyirat iktatószámát „ad….” jelzéssel.
12.7. Ha az előadói ív belső oldalai beteltek, és az ügy még nem zárult le, betétíven kell folytatni a feljegyzéseket, illetve az elintézés tervezetét. Az előadói ív utolsó beírt oldalának a végén fel kell tüntetni, hogy „Folytatás az 1. betétíven”, a betétív felső szélén pedig fel kell jegyezni, hogy „1. betétív a … számú MOL ügyirathoz”.
12.8. Ha több betétív tartozik az ügyirathoz, akkor az előző betétív végén – a 12.7. pontban meghatározott formában – a folytatás tényét fel kell tüntetni.
12.9. Az ügy lezárásakor az előadói íven a betétívek számát fel kell tüntetni.
24
13. Szignálás 13.1. Az ügykezelő az érkezett iratot köteles a jogosult szervezeti egység vezetőjének átadni, aki kijelöli az ügyintézést végző személyt (szignálás). 13.2. Az irat szignálására jogosult meghatározza az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (feladatok, határidő, sürgősségi fok stb.). Ezeket a szignálás idejének megjelölésével írásban teszi meg. 13.3. Az ügyintéző szervezeti egység vezetője az előadói ív belső részének bal felső sarkában dátummal láttamozza az iratot, és ott kijelöli az egyes ügyek előadóit. A főigazgató vagy a főigazgató-helyettesek által személyre szólóan szignált iratokat is be kell mutatni az adott szervezeti egység vezetőjének.
13.4. A szignált iratokat az ügyintézők előadói munkakönyveibe kell beírni, amelyek az egyes szervezeti egységek ügykezelőinél vannak. Ennek rovatai: kelt; iktatószám, tárgy. Az ügyintéző az átvételt, az ügykezelő a visszavételt keltezett aláírásával igazolja.
14. A határidők nyilvántartása 14.1. Az ügyiratokat a szignálást követően 30 naptári napon belül kell elintézni, kivéve, ha jogszabály ennél rövidebb időt állapít meg. A főigazgató, főigazgató-helyettesek, a szervezeti egység vezetője az előadó kijelölésekor 30 napnál szűkebb vagy azon túli elintézési határidőt is megszabhat. Ezt az előadói íven szembeötlő módon fel kell tüntetni, és a szervezeti egység ügykezeléséért felelős dolgozója által határidő nyilvántartásba kell venni az ügyiratot.
25
14.2. A határidő nyilvántartást bekötött könyvben vagy elektronikusan kell vezetni. A nyilvántartásba be kell jegyezni a határnapok szerint az ügyirat iktatószámát, és a kijelölt előadó nevét. Az ügyintőző szervezeti egység ügykezelője a határidő lejárta előtt öt nappal tartozik felhívni az előadó figyelmét a határidőre.
14.3. Ha meghatározott határidőre kell a válasznak beérkeznie, vagy az ügy elintézését egyéb oknál fogva várakoztatni kell, az ügyiratot átmenetileg határidő-nyilvántartásba kell tenni, feltüntetve azt, hogy mikor szükséges azt ismét az ügyintézőnek bemutatni.
14.4. Ez utóbbi iratokat is fel kell venni a határidő nyilvántartásba, jelezve azt, hogy ezek az iratok az irattárban vannak. Ekkor is fel kell tüntetni az ügyiratok tételszámát és iktatószámát, valamint azt, hogy kinek kell a határidő előtti napon ismét bemutatni.
15. Az elintézés tervezet 15.1. Elintézés előtt az ügyintéző köteles a szükséges közbenső intézkedéseket (véleménykérés más szervezeti egységektől, a nem teljesen egyértelmű kérdések tisztázása stb.) megtenni. Ha erre lehetőség van, a közbenső intézkedés telefonon és elektronikus levélváltás útján is történhet. A telefonon adott vagy kapott intézkedés, tájékoztatás lényegét, az érintett előadó nevét, munkahelyét és a beszélgetés időpontját az előadói íven fel kell jegyezni, az elektronikus levélváltást pedig kinyomtatva kell szerelni az ügyirathoz.
15.2. Ha az ügy elintézése eltér a szabályos ügymenettől, az elintézés-tervezet indoklásáról – összefoglalva az esetleges szóbeli tárgyalások eredményét is – tájékoztató feljegyzést kell készíteni.
26
15.3. Elintézés-tervezet készíthető
15.3.1. előadói íven, 15.3.2. formanyomtatványon, 15.3.3. számítógépen a fogalmazvány elkészítésével.
15.4. Az elintézés történhet
15.4.1. tisztázásra kerülő elintézés-tervezet készítésével, 15.4.2. az eredeti irat másolatát illetékes elintézés végett kísérőlevéllel más szervhez továbbítás útján (illetékességi áttétel), 15.4.3. irattárba helyezéssel, 15.4.4. láttamozással, 15.4.5. élő szóban történt intézkedéssel, amelyet pro domoban rögzíteni kell.
15.5. Az elintézés-tervezet elkészítésével egyidejűleg az ügyintéző meghatározza
15.5.1. a kiadmány címzettjének nevét és pontos címét, 15.5.2. a kiadmány példányszámát, 15.5.3. azon szervezeti egységeket, amelyeknek a kiadmány (vagy egyes mellékleteinek) másolatait tájékoztatásul meg kell küldeni, 15.5.4. a mellékletek számát és fajtáját, 15.5.5. a határidős nyilvántartásba helyezést és a határidő napját, 15.5.6. a kapcsolatos iratok irattározásának módját, 15.5.7. az ügyirat kiadmányozás előtti, elküldés előtti vagy irattárba helyezés előtti láttamozását (megjelölve ezek körét), 15.5.8. a kiadmány postai továbbításának módját (elsőbbségi, ajánlott, tértivevénnyel, fax, e-mail stb.), 15.5.9. az esetleges pénzügyi intézkedést (pl. számla készítésére és mellékelésére).
27
15.6. Ha az ügy elintézése során levéltári anyagot kell csatolni az ügyirathoz, az ügyintéző gondoskodik az ügyirathoz csatolt levéltári anyag leszámozásáról, jelzeteléséről (beleértve a tulajdonbélyegzővel való ellátást is); a másolati formában kimenő levéltári irat – szükség szerint – hitelesítési záradékkal való ellátásáról; a csatolt, el nem küldendő levéltári irat visszavételéről és reponálásáról, valamint mindennek az ügyiratban való rögzítéséről. A kiadást és a visszavételt a kölcsönzési naplóban rögzíteni kell.
16. Az iratok átadása ügyintézés céljából 16.1. Ha az ügy intézésére kijelölt szervezeti egységen, illetve ügyintézőn kívül másnak is szerepe van az ügy elintézésében, vagy tájékoztatása szükséges, az iratot át kell adni a megfelelő helyre a teendők ellátása céljából.
16.2. Ha a szervezeti egységen belüli másik ügyintézőnek kell átadni az iratot, ez az előadói munkakönyv útján történik; keltezéssel és aláírással kell elismertetni az átvételt.
16.3. A szervezeti egységek közötti iratátadást a postakönyvben kell rögzíteni. Ha másik telephelyen működő szervezeti egységnek kell átadni az iratot, akkor az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető által kijelölt személyen keresztül kell az iratot továbbítani.
16.4. A kézbesítőkönyvbe be kell jegyezni az átvevő szervezeti egység számát, az iktatószámot, az átadás keltét, és az átvevő aláírását.
16.5. A szervezeti egységeken az arra kijelölt dolgozó az intézkedésre megkapott, majd az intézkedést követően a küldő szervezeti egységnek visszaküldendő iratokról naplót vezet („átfutó akták könyve”). Itt kell nyilvántartani a más szervezeti egységektől átvett iratok iktatószámát, a fogadó szervezeti egységnél illetékes előadó nevét, az átvétel dátumát, majd a visszaküldés időpontját.
28
16.6. Az átvétel során meg kell győződni az ügyirat teljességéről.
16.7. Ügyiratot fénymásolni csak a cél meghatározása mellett lehet, és a fénymásolás tényét az ügyiraton dokumentálni kell.
16.8. Ha egy ügy elintézésében több szervezeti egység is közreműködik, akkor a válaszlevelet azon a szervezeti egységen kell elkészíteni, ahol – a Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározott illetékességnek megfelelően – az érdemi intézkedés történt.
16.9. Ha az ügy elintézésében több szervezeti egység működik közre, az ügyintézés határideje a 30 napot akkor sem haladhatja meg.
17. Kiadmányozás 17.1. Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak a Magyar Országos Levéltár Képviseleti és Kiadmányozási Szabályzatában meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhatja alá.
17.2. Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani.
17.3. Az ügyiratban a kiadmány másolatát el kell helyezni.
17.4. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az irat akkor hiteles kiadmány, ha
17.4.1. azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a Magyar Országos Levéltár hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel,
29
17.4.2. a kiadmányozó neve mellett az "s. k." jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a Magyart Országos Levéltár hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel. 17.5. A kiadmányozó távolléte esetén helyettese is aláírhatja a kiadmányt, oly módon, hogy a kiadmányozó beosztása után „h” betűjelet ír.
17.6. A főigazgató, és a főigazgató-helyettes I. által aláírt kiadmányokat a Főigazgatói Titkárságon őrzött körbélyegző lenyomattal kell ellátni. A főigazgató-helyettes II. és a szervezeti egységek vezetői maguk őrzik a számukra kiadott pecsétnyomót s végzik a kiadmányaik lepecsételését. 17.7. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő
17.7.1. a kiadmányozó neve mellett az "s. k." jelzés és a Magyar Országos Levéltár bélyegzőlenyomata, vagy 17.7.2. a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és a Magyar Országos Levéltár bélyegzőlenyomata.
17.8. A Magyar Országos Levéltár által készített hiteles kiadmányról a külön jogszabályban foglaltak szerint lehet hiteles másolatot készíteni.
17.9. A Magyar Országos Levéltárnál keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője hitelesítési záradékolással jogosult papíralapú és elektronikus másolatot is kiadni.
17.10. A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről nyilvántartást kell vezetni.
17.11. A Magyar Országos Levéltár által használt valamennyi bélyegző kezelésének rendjéről és nyilvántartásáról a Magyar Országos Levéltár Bélyegző-nyilvántartási Szabályzata rendelkezik.
30
18. Expediálás 18.1. Az aláírt és lepecsételt tisztázatokat a kiadmányozó szerinti szervezeti egység ügykezelője veszi át a szervezeti egység vezetőjétől, és bevezeti a kézbesítő könyvbe. 18.2. A szervezeti egység ügykezelőjének ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e. E feladat elvégzése után dokumentálni kell a nyilvántartással, továbbítással kapcsolatos információkat.
18.3. A Központi Postázó tartozik borítékolni, csomagolni és lezárni a küldeményeket.
18.4. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesítő, futárszolgálat stb.).
18.5. A továbbítás történhet
18.5.1. kézbesítő útján, kézbesítőkönyvvel, 18.5.2. postai úton, postakönyvvel, 18.5.3. telefax útján, 18.5.4. elektronikus megkeresés esetén elektronikus úton, 18.5.5. az ügyfélnek közvetlen átadással. 18.6. A kiadmányozás szerinti szervezeti egység ügykezelője az ügyirattal együtt adja át a küldeményt a Központi Postázónak. Az átadás kézbesítőkönyvvel történik.
18.7. Postai továbbítás esetén a postai előírásoknak megfelelő (ajánlott és közönséges) postakönyveket kell használni, amelyben a küldeményeket iktatószám és a címzett megjelölésével kell szerepeltetni.
31
18.8. Telefax útján történő továbbítás esetén ezt a tényt a fax keltével, számával együtt az ügyiratban kell feljegyezni. Amennyiben az ügyfél személyesen a Főigazgatói Titkárságon, a Főigazgató-helyettes II. titkárságán vagy a kiadmányozás szerinti szervezeti egységnél veszi át a kiadmányt, ezt a tényt az előadói ív első oldalán kell rögzíteni a következő módon: „A kiadmányt átvettem”, dátum és a fél aláírása, „A kiadmányt a hitelesített másolatokkal együtt ( x oldal) átvettem”, dátum és a fél aláírása.
18.9. A faxon és elektronikus úton továbbított leveleket, ha ahhoz jogbiztosító érdek fűződik, postai úton is el kell küldeni.
18.10. Külföldi szervnek vagy személynek szóló hiteles másolatokat felülhitelesítés és a Külügyminisztérium Konzuli Főosztálya útján való továbbítás céljából a Magyar Országos Levéltár felügyeletét ellátó minisztériumnak kell megküldeni. Ilyen esetben a küldeményhez mellékelni kell a külföldi fél beadványának másolatát is.
18.11. Továbbítás után az előadói ív megfelelő rovatában fel kell tüntetni a továbbítás módját és idejét, majd magát az ügyiratot vissza kell juttatni az illetékes szervezeti egységhez, ahol a kiadmányozó dönt a további ügyintézésről vagy „ad acta” feljegyzéssel jelzi, hogy az ügyirat irattárba helyezhető.
18.12. Az elintézés és a postázás, továbbítás tényét be kell írni az iktatókönyvbe a megfelelő iktatószámnál az elintézés módja rovatba, azaz be kell írni a 18.5. pontban említett lehetőségek közül a megfelelőt és a dátumot.
18.13. A postázással, illetve a kiadmányozó „ad acta” vagy „Irattárba” utasítással lezárt ügyek aktáit irattárba kell helyezni.
32
19. Irattározás 19.1. A Magyar Országos Levéltár szervezeti egységei átmeneti irattárakat működtetnek, melyekben iratanyagukat legfeljebb öt évig őrizhetik helyben.
19.2. Öt év elteltét követően az öt éven túli őrzési idejű iratanyagot a Magyar Országos Levéltár központi irattára átveszi. A központi irattárat a Főigazgatói Titkárság működteti.
19.3. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.
19.4. Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg meg kell határoznia (papír alapú irat esetén az iratra kell rávezetnie) az irattári tételszámot, és meg kell vizsgálnia az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesülését.
19.5. Az ügyirat csak egy tételszám alá sorolható be, az alszámok nem kaphatnak külön tételszámot.
19.6. A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni.
19.7. Az irattárba helyezés alkalmával az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak javításáról. Ezt követően az iktatókönyv megfelelő rovatába be kell vezetni az irattárba helyezés időpontját.
19.8. Az irattárban az ügyiratokat – biztosítva azok gyors és hatékony visszakereshetőségét, selejtezését, valamint átadás-átvételét – évkörök és tételszámok rendjében kell tárolni.
33
19.9. A Magyar Országos Levéltár dolgozói az érvényes belső szabályzatban rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra kölcsönözhetnek ügyiratokat.
19.10. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni.
19.11. Az irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást (kölcsönzési napló) kell vezetni. Az ügykezelő az irattárból iratot véglegesen csak a vezető írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve, ha az iratot más iktatott irathoz szerelik. Az ügykezelő iratot véglegesen csak a központi irattárnak adhat át.
19.12. A kölcsönzési napló rovatai:
19.12.1. kölcsönző neve, 19.12.2. sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos), 19.12.3. a doboz sorszáma, 19.12.4. iktatott iratnál iktatószám/tételszám/év, 19.12.5. más nyilvántartás szerint nyilvántartásba vett iratoknál a nyilvántartás szerinti sorszám (pl. számlasorszám, bizonylatnál könyvelési napló sorszáma/tételszám/évszám), 19.12.6. az irat tárgya, 19.12.7. a kiemelés ideje (év, hó, nap), 19.12.8. a kiemelés alapjául szolgáló irat azonosító száma, 19.12.9. a kiemelést végző neve, 19.12.10. a kölcsönzés határideje (év, hó, nap), 19.12.11. a visszahelyezés ideje (év, hó, nap), 19.12.12. a visszahelyezést végző neve, 19.12.13. engedélyező neve, amennyiben nem a készítő részére történik az irat kiadás.
34
19.13. A központi irattár papír alapú iratot csak a készítő szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, illetőleg engedélyezi a betekintést. Ha más szervezeti egység iratát kérik ki a központi irattárból, illetőleg más szervezeti egység iratába kérnek betekintést, akkor a leadó szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Megszűnt szervezeti egység esetén az engedélyt a központi irattárat működtető szervezeti egység vezetője adja meg. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyv megfelelő rovatában rögzíteni kell.
19.14. Az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni.
20. Selejtezés 20.1. A Magyar Országos Levéltár irattári anyagának azt a részét, amely nem maradandó értékű, és amelyre az ügyvitel érdekében már nincs szükség, kötelesek az irattárak kiselejtezni.
20.2. Az öt évnél rövidebb őrzési idejű iratokat az egyes szervezeti egységek átmeneti irattárai selejtezik, a selejtezésbe azonban kötelesek a központi irattár munkatársait is bevonni. Ha az irattári terv öt évet meghaladó őrzési időről rendelkezik, az irat selejtezése a központi irattárból történik.
20.3. Az irattárban elhelyezett bármely iratot csak selejtezési eljárás útján szabad kiselejtezni. 20.4. Az irattárak anyagát ötévenként legalább egyszer selejtezés szempontjából felül kell vizsgálni. Ennek során ki kell választani azokat az irattári tételeket, melyek őrzési ideje az irattári terv szerint lejárt, tehát selejtezhetők.
35
20.5. Az ügyiratok selejtezését az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni. 20.6. Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, és a Magyar Országos Levéltár körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni. A selejtezési jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell:
20.6.1. a selejtezési jegyzőkönyv felvételének helyét, idejét, 20.6.2. a selejtezéshez alapul szolgáló jogszabály, belső szabályzat megnevezését, 20.6.3. a selejtezést végző és ellenőrző személyek nevét, 20.6.4. a selejtezésre kerülő iratok évkörét, 20.6.5. a kiselejtezett irattári tételek számát, tárgyát, 20.6.6. nyilatkozatot a szabályszerű eljárásról, 20.6.7. az aláírásokat.
20.7. A selejtezést a Magyar Országos Levéltár felügyeletét ellátó minisztérium ellenőrzi és hagyja jóvá.
20.8. A selejtezési jegyzőkönyv egy példányát az iratokat selejtező szervezeti egységnél kell megőrizni.
20.9. A selejtezés jóváhagyása után a kiselejtezett iratokat meg kell semmisíteni, illetve – a Gazdasági Hivatal által biztosított kísérettel – zúzdába kell szállítani.
20.10. A megsemmisítésről a Magyar Országos Levéltár vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik.
20.11. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.
36
21. Elhelyezés a Magyar Országos Levéltár „Y” szekciójában 21.1. A Magyar Országos Levéltár Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott szervezeti egység látja el a Magyar Országos Levéltár levéltári anyagának őrzésével és kezelésével kapcsolatos feladatokat.
21.2. A központi irattár a nem selejtezhető köziratok teljes és lezárt évfolyamait a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig átadja a Magyar Országos Levéltár levéltárának funkcióját ellátó szervezeti egységnek.
21.3. A nem selejtezhető köziratok átadásának-átvételének időpontjáról a központi irattár és a Magyar Országos Levéltár levéltárának funkcióját ellátó szervezeti egység közösen állapodik meg.
21.4. Ha az átadásra kötelezett iratok átadás-átvételére azért nem kerül sor, mert a nem selejtezhető iratokra a Magyar Országos Levéltár valamelyik szervezeti egységnek ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, vagy ha a Magyar Országos Levéltár levéltárának funkcióját ellátó szervezeti egység az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, az irattári megőrzési idő felülvizsgálata keretében az átadás-átvételi határidő a Magyar Országos Levéltár levéltárának funkcióját ellátó szervezeti egységnek egyeztetett időtartammal meghosszabbításra kerül. Ennek időpontját és a további őrzési évek számát dokumentáltan rögzíteni kell.
21.5. A Magyar Országos Levéltár levéltárának funkcióját ellátó szervezeti egység számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatar-
37
tott iratokról készített jegyzéket – a Magyar Országos Levéltár levéltárának funkcióját ellátó szervezeti egységével egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.
22. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme 22.1. Az iratokkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását.
22.2. A Magyar Országos Levéltár alkalmazottai csak azokhoz az iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell tartani.
22.3. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók:
22.3.1. „Saját kezű felbontásra!”, 22.3.2. „Más szervnek nem adható át!”, 22.3.3. „Nem másolható!”, 22.3.4. „Kivonat nem készíthető!” 22.3.5. „Elolvasás után visszaküldendő!”, 22.3.6. „Zárt borítékban tárolandó!” (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével), 22.3.7. valamint más, az adathordozó sajátosságától függő egyéb szükséges utasítás.
22.4. A fent meghatározott kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.
38
23. Rendelkezések a Magyar Országos Levéltár valamely szervezeti egységének megszűnése esetére 23.1. A Magyar Országos Levéltár szervezeti egységének megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).
23.2. A megszűnő szervezeti egység iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott, folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe - az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével - be kell iktatni.
23.3. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan kell megosztani, vagy a központi irattárban elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni.
23.4. A megszűnő szervezeti egység papír alapú lezárt iktatókönyvét a központi irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni.
23.5. Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a központi irattárban kell elhelyezni.
23.6. A megszűnő szervezeti egységre vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egység feladatkörének átadása esetén is alkalmazni kell.
39
23.7. Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni.
24. Átmeneti rendelkezések 24.1. A 2012. január 1-je előtt keletkezett, de a Szabályzat hatálybalépésekor még ügyintézés alatt álló ügyek iratait legkésőbb az ügyintézés befejezéséig a Szabályzat 9.13. pontjában meghatározott formában a Magyar Országos Levéltár illetékes szervezeti egységének 2012. évi iktatókönyvébe át kell iktatni. 24.2. Az átiktatást az alapszámos iktatókönyvben jelezni kell.
25. Záró rendelkezések 25.1. Az iratkezelés rendszerét csak a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni. 25.2. Jelen Iratkezelési Szabályzat 2012. január 1-jén lép hatályba, a 1852/1992. iktatószámú Iratkezelési Szabályzatot és az annak mellékletét képző 55/2003. iktatószámú irattári tervet a 2012. január 1-jétől keletkező iratokra már nem lehet alkalmazni.
40
I. Melléklet: A Magyar Országos Levéltár Irattári Terve Általános rész 1. Általános igazgatási ügyek Tételszám
Tárgy
Selejtezhető (év)
Átadás* (év)
1.1.
A levéltárra vonatkozó jogszabályok, azok végrehajtására tett intézkedések
NS
15
1.2.
Szervezeti és működési szabályzat, kiegészítő szabályzatok
NS
15
1.3.
Szervezeti egységek ügyrendjei
NS
15
1.4.
Főigazgatói utasítások, körrendeletek
NS
15
1.5.
Levéltári Kollégium ügyei
NS
15
1.6.
Magyar Levéltárosok Egyesületének ügyei
10
–
1.7.
Levéltár-igazgatói értekezletek ügyei
10
–
1.8.
Főigazgatói értekezletek
NS
15
1.9.
Főosztályvezetői értekezletek
NS
15
1.10.
Összmunkatársi értekezletek
NS
15
1.11.
Szervezeti egységek munkatervei, beszámolói
NS
15
1.12.
Belső ellenőrzés
10
–
1.13.
Felügyeleti szerv ellenőrzése, a levéltár vagy szervezeti egységei komplex szakmai vizsgálata
NS
15
1.14.
Osztályértekezletek
5
–
41
Tételszám
Tárgy
Selejtezhető (év)
Átadás* (év)
NS
15
5
–
1.15.
A Levéltár jogi képviselete
1.16.
A Levéltár képviselete a sajtó és a nyilvánosság előtt
1.17.
Nyilvános magánlevéltárrá nyilvánítás előkészítése
NS
15
1.18.
Köz- és magánlevéltárak nyilvántartása
NS
15
1.19.
Közlevéltárak gyarapodási jegyzékének közzététele
10
–
1.20.
EKOP pályázati dosszié
NS
15
1.21.
Hazai- és nemzetközi pályázatok
NS
15
1.22.
Nem szakmai jellegű pályázatok
NS
15
42
2. Adminisztratív ügyek Tételszám
Tárgy
Selejtezhető (év)
Átadás* (év)
2.1.
Iratkezelés, ügyintézés felügyelete
NS
15
2.2.
Központi irattár felügyelete, átmeneti irattár átadása
NS
15
2.3.
Iratselejtezések belső irányítása, ellenőrzése
NS
15
2.4.
A MOL minősített adatot tartalmazó iratainak felülvizsgálatával kapcsolatos ügyek
NS
15
2.5.
Bélyegzők nyilvántartása
NS
15
2.6.
Vendégszoba igények koordinálása
5
–
2.7.
Nyomtatványok tervezése, készítése
5
–
2.8.
Iktató- és mutatókönyvek
NS
15
2.9.
Tértivevények érkeztető-könyve, kézbesítőkönyv, postakönyv, előadói munkakönyv, határidő nyilvántartókönyv, irattári kölcsönzési napló
5
–
43
3. Nemzetközi kapcsolatok Tételszám
Tárgy
Selejtezhető (év)
Átadás* (év)
3.1.
Nemzetközi megállapodásokkal kapcsolatos ügyek
NS
15
3.2.
Nemzetközi szervezetek munkájában részvétel
NS
15
3.3.
Nemzetközi szervezetekben való tagság adminisztratív ügyei (belépés, tagsági díj, meghívók, képviselők jelölése)
5
–
3.4.
A Magyar Levéltári Kirendeltségek ügyei
NS
15
3.5.
Külföldi vendégek fogadása
10
–
44
4. Személyzeti és munkaügy Tételszám
Tárgy
Selejtezhető (év)
Átadás* (év)
4.1.
Alkalmazási ügyek (kinevezés, átsorolás, vezetői megbízás, áthelyezés, közalkalmazotti jogviszony megszűnése, illetve megszüntetése)
50
–
4.2.
Megbízási szerződések
10
–
4.3.
Másodállás engedélyezése
10
–
4.4.
Alkalmazottak beosztása szervezeti egységhez
15
–
4.5.
Alkalmazottak munkaköri beosztása a szervezeti egységeknél
5
–
4.6.
Szabadságügyek
5
–
4.7.
Szabadságtervek
2
–
4.8.
Fizetés nélküli szabadság
10
–
4.9.
Jutalmazás, jutalomszabadság
5
–
4.10. Belföldi kiküldetések
5
–
4.11. Segélyügyek
5
–
4.12. Építési, lakásvásárlási kölcsön engedélyezése
15
–
4.13. Fegyelmi ügyek
15
–
4.14. Szolgálati igazolások
5
–
4.15. A dolgozók minősítése
15
–
4.16. Személyi nyilvántartás
NS
15
4.17. Érdekegyeztetés, Közalkalmazotti Tanács, Szakszervezet
NS
15
45
4.18. Munkajogi ügyek
5
–
4.19. Pótlékokkal kapcsolatos ügyek
5
–
4.20. Címek adományozása
5
–
NS
15
5
–
4.21. Kitüntetések 4.22. Munkáltatói intézkedés elleni panaszok
46
5. Gazdasági ügyek Tételszám
Tárgy
Selejtezhető (év)
Átadás* (év)
5.1.
Intézményi költségvetés és mellékletei
NS
15
5.2.
Éves költségvetési beszámoló és mellékletei
NS
15
5.3.
Féléves költségvetési beszámoló és mellékletei
10
–
5.4.
Az intézmény gazdálkodásához kapcsolódó szabályzatok és szabályzatmódosítások
NS
15
5.5.
Közbeszerzési eljárások
15
–
5.6.
Beruházások
NS
15
5.7.
Központosított közbeszerzés keretén belül történt beszerzések
NS
15
5.8.
Nagy értékű tárgyi eszközök beszerzése
NS
15
5.9.
Nagy értékű tárgyi eszközök javítása, üzemeltetése
10
–
5.10. Kisebb értékű tárgyi eszközök, anyagok beszerzése
10
–
5.11. Kisebb értékű tárgyi eszközök, anyagok javítása, karbantartása
10
–
5.12. Felújítások, nagyjavítások
15
–
5.13. Ingatlanok karbantartása
NS
15
5.14. A Magyar Országos Levéltár épületének bérbeadása rendezvényre
10
–
5.15. Lakás-és helyiségbérleti ügyek
10
–
5.16. Szervezeti egységek helyiségeinek kijelölése 5.17. Felügyeleti szerv részére történő adatszolgáltatások
10 5
– –
47
5.18. Kiadványok kezelése
5
–
5.19. Gépjármű ügyek
5
–
5.20. Munkaügyi és bérügyi nyilvántartások
10
–
5.21. Illetményszámfejtési ügyek
15
–
5.22. Illetményelőleg
2
–
5.23. Tárgyi eszközök leltározása
10
–
5.24. Tárgyi eszközök selejtezése
10
–
48
6. Informatikai ügyek Tételszám
Tárgy
Selejtezhető (év)
Átadás* (év)
6.1.
Elektronikus levéltár elvi ügyei
NS
15
6.2.
Levéltári szakmai munkával kapcsolatos alkalmazásfejlesztés és üzemeltetés
NS
15
6.3.
Nem levéltári szakmai számítástechnikai programok
NS
15
6.4.
A MOL belső informatikai ügyei
10
–
6.5.
A MOL részéről informatikai ügyekben kapcsolattartás külső szervekkel
15
–
6.6.
Honlap üzemeltetése
10
–
49
7. Biztonsági ügyek Tételszám
Tárgy
Selejtezhető (év)
Átadás* (év)
7.1.
A Biztonsági Fegyveres Őrség elvi ügyei
NS
15
7.2.
A Biztonsági Fegyveres Őrség adminisztratív, operatív ügyei
10
–
7.3.
Tűzvédelem elvi ügyei
NS
15
7.4.
Tűzvédelem operatív ügyei
10
–
7.5.
Rendészet elvi ügyei
NS
15
7.6.
Rendészet operatív ügyei
10
–
7.7.
Munkavédelmi, baleseti ügyek
15
–
7.8.
Polgári védelem ügyei
10
–
7.9.
Munkaidőn túli benntartózkodás engedélyezése
2
–
50
Különös rész 8. Illetékességi és gyűjtőkör, állománygyarapítás Tételszám
Tárgy
Selejtezhető (év)
Átadás* (év)
8.1.
Illetékességi- és gyűjtőkör meghatározása, elvi ügyek
NS
15
8.2.
Illetékességi körbe tartozó szervek nyilvántartása (szervek felvétele, alapító okiratok, SzMSz-ek, működésre vonatkozó jogszabályok, ügyrendek, szervtörténet, szervek törlése)
NS
15
8.3.
Illetékességi körbe tartozó szervek iratkezelési szabályzata
NS
15
8.4.
Iratkezelési módszertani kérdések. Állásfoglalások, tájékoztatások iratkezelési ügyekben
NS
15
8.5.
Iratkezelés és irattárak ellenőrzése. Elektronikus iratkezeléssel kapcsolatos felmérések. Szervek iratkezelési szoftvereinek akkreditációs tanúsítványai
NS
15
8.6.
Az illetékességi körbe tartozó szervek iratselejtezéseinek ellenőrzése
NS
15
8.7.
Maradandó értékű iratok felmérése, irattári jegyzékek. Iratmegosztási megállapodások, a Magyar Országos Levéltár illetékességi körébe tartozó szervek iratanyagának kezelésére vonatkozó vállalkozási szerződések
NS
15
8.8.
Értékhatár-vizsgálatok
NS
15
NS
15
NS
15
8.9.
Illetékességi körbe tartozó szervektől iratok átvétele, beszállítások nyilvántartásba vétele 8.10. Iratvásárlás, vásárlási szakértői bizottság ügyei
51
8.11. Iratajándékozási ügyek
NS
15
8.12. Iratletéti ügyek
NS
15
8.13. Iratcsere
NS
15
8.14. Illetékességből történő átadás/átvétel más levéltárnak/levéltártól
NS
15
8.15. Magántulajdonban lévő iratok védetté nyilvánítása, védettség megszüntetése
NS
15
8.16. Védett levéltári anyag nyilvántartása
NS
15
8.17. Hungarica-feltárás
NS
15
8.18. Hungarica-nyilvántartás
NS
15
8.19. Igazolások kiadása a Hungarica pályázatok ügyében
2
–
8.20. Iratok külföldre vitelének engedélyezésében közreműködés
15
–
52
9. A levéltári anyag feldolgozása Tételszám
Tárgy
Selejtezhető (év)
Átadás* (év)
9.1.
Intézményi nyilvántartások elvi ügyei
NS
15
9.2.
Levéltári anyag rendszerezése, rendezése (Rendezési terv előkészítése, jóváhagyása)
NS
15
9.3.
Levéltári iratselejtezések (iratselejtezési bizottság kijelölése, selejtezési terv, selejtezési jegyzőkönyv jóváhagyása)
NS
15
9.4.
Levéltári segédletek készítésével kapcsolatos ügyek, segédlet-adatbázisok
NS
15
9.5.
Minősített adatot tartalmazó levéltári anyag felülvizsgálata
NS
15
9.6.
Levéltári anyag szervezeti egységek közötti átadása-átvétele
NS
15
53
10. Reprográfia Tételszám
Tárgy
Selejtezhető (év)
Átadás* (év)
NS
15
NS
15
10.1.
Reprográfia elvi ügyei
10.2.
Filmtári ügyek
10.3.
Levéltári anyag biztonsági másolása
NS
15
10.4.
Külföldi magyar levéltári kirendeltséggel kapcsolatos másolási ügyek
10
–
10.5.
Másolatkészítés belső használatra
5
–
10.6.
Hungarica mikrofilmezés és digitalizálás
NS
15
10.7.
Levéltári anyag digitalizálása
NS
15
10.8.
Mikrofilmek digitalizálása
NS
15
nyilvántartással
kapcsolatos
54
11. Állományvédelem Tételszám
Tárgy
Selejtezhető (év)
Átadás* (év)
11.1. Állományvédelem elvi ügyei (fejlesztések, programok tervezése és végrehajtása)
NS
15
11.2. Állományvédelemmel kapcsolatos kutatások, kísérletek, próbák
NS
15
11.3. Iratportalanítás
10
–
11.4. Konzerválási igények felmérése, szükségletek nyilvántartása
15
–
11.5. Restaurálási és konzerválási ügyek
10
–
11.6. Állományvédelmi könyvkötés
10
–
11.7. Egyéb kötészeti munkák
5
–
11.8. Állományvédelmi szaktanácsadás
15
–
11.9. Állományvédelmi szolgáltatások megrendelők számára
15
–
55
12. Levéltári kutatási programok, kiadványok Tételszám
Tárgy
Selejtezhető (év)
Átadás* (év)
NS
15
12.2. A Levéltár kiadványterve
NS
15
12.3. Levéltári kiadványok elvi ügyei
NS
15
12.4. Tudományos pályázatok (OTKA, NKA, egyéb) benyújtása, tervek, beszámolók
10
–
12.5. Levéltári segédletek kiadása
10
–
12.6. Levéltártudományi, módszertani kiadványok kiadása
10
–
12.7. Forráspublikációk kiadása
10
–
12.8. Levéltári ismeretterjesztő kiadványok kiadása
10
–
12.9. Egyéb kiadványok engedélyezése
NS
15
12.10. Levéltári Közlemények kiadása
NS
15
12.11. ArchivNet szerkesztése, megjelentetése
NS
15
12.12. Kiadványcsere elvi ügyei
NS
15
12.13. Kiadványcsere, kiadványok küldése, beérkezése
10
–
12.1. Intézményi, intézményközi kutatási programok
tudományos
56
13. Kutatási ügyek Tételszám
Tárgy
Selejtezhető (év)
Átadás* (év)
13.1. A levéltári anyag kutatásával kapcsolatos elvi ügyek
NS
15
13.2. Kutatások engedélyezése
NS
15
13.3. Kérőlapok iktatókönyve
15
–
13.4. Másolási kérelmek iktatókönyve
15
–
13.5. Kérőlapok
15
–
13.6. Kutatók részére iratelőkészítés
10
–
13.7. Kutatási ügyekkel kapcsolatos panaszok, kutatási engedély megvonása
NS
15
13.8. Felmentés az eredeti iratok használatának tilalma alól
10
–
13.9. A levéltár iratanyagával kapcsolatos közlésiés jogdíjügyek
10
–
13.10. Kutatók részére másolatok készítése, kiadása. Megrendelőlapok
5
–
57
14. Kölcsönzési ügyek Tételszám
Tárgy
Selejtezhető (év)
Átadás* (év)
14.1. Az iratkölcsönzés elvi ügyei
NS
15
14.2. Kutatási célú iratkölcsönzés
10
–
14.3. Működési célú iratkölcsönzés
10
–
14.4. Kiállítási célú iratkölcsönzés
10
–
14.5. Ügyviteli célú iratkölcsönzés
10
–
14.6. A Magyar Országos Levéltár által kezdeményezett kölcsönzés más intézménytől
10
–
58
15. Tájékoztatás Tételszám
Tárgy
Selejtezhető (év)
Átadás* (év)
15.1. Tájékoztatás elvi ügyei
NS
15
15.2. Tájékoztatás kormányzati szervek részére, másolatkiadás
NS
15
15.3. Tudományos érdekű tájékoztatás, másolatkiadás
NS
15
15.4. Ügyviteli érdekű tájékoztatás, másolatkiadás
15
–
15.5. Családtörténeti és helytörténeti tájékoztatás, másolatkiadás
15
–
15.6. Munkaügyi adatszolgáltatás, másolatkiadás
15
–
15.7. Kárpótlási ügyek, másolatok kiadása, kárpótlási statisztika
15
–
59
16. Közönségkapcsolati ügyek Tételszám
Tárgy
Selejtezhető (év)
Átadás* (év)
16.1. Elvi jelentőségű közművelődési ügyek
NS
15
16.2. Önálló kiállítás témájának és forgatókönyvének jóváhagyása
NS
15
16.3. Más intézménnyel közös kiállítás engedélyezése
NS
15
16.4. Bemutatók, konferenciák és más rendezvények
10
–
16.5. Levéltári Múzeum ügyei
NS
15
16.6. Levéltár-látogatás
10
–
16.7. Filmfelvételek készítése a levéltárról és a levéltárban
10
–
60
17. Képzés, továbbképzés Tételszám
Tárgy
Selejtezhető (év)
Átadás* (év)
17.1. A Levéltár közreműködése az egyetemi levéltáros képzésben
NS
15
17.2. Egyetemi levéltárszakos hallgatók szakmai gyakorlata
15
–
17.3. Restaurátor hallgatók szakmai gyakorlata
5
–
17.4. Könyvtári informatikus hallgatók szakmai gyakorlata
5
–
17.5. Tanfolyamok tantervének és tananyagának jóváhagyása
NS
15
17.6. Levéltári kezelői-, irattáros-, és segédlevéltáros tanfolyamok előkészítése, szervezése
10
–
17.7. Szakmai továbbképzések, tanfolyamok szervezése
10
–
17.8. Képesítést nyújtó tanfolyamok anyakönyvei, törzslapjai
NS
15
17.9. Más szervek által indított, munkaidőben folyó, képzésben való részvétel engedélyezése
5
–
17.10. Ösztöndíjügyek
10
–
17.11. Tanulmányi szerződések
15
–
17.12. Tanulmányi kirándulások
5
–
17.13. Nonformális és informális oktatási ügyek
5
–
61
18. Könyvtári ügyek Tételszám
Tárgy
Selejtezhető (év)
Átadás* (év)
18.1. A Könyvtárral kapcsolatos elvi ügyek
NS
15
18.2. Állománygyarapítás (vétel, ajándék)
NS
15
18.3. Kivonás a könyvtári állományból
NS
15
18.4. Állomány nyilvántartása, állomány ellenőrzése
NS
15
18.5. Állomány feltárása
NS
15
18.6. Olvasószolgálat, könyvtárközi kölcsönzés, elektronikus tájékoztatás
10
–
18.7. Könyvtári informatika
10
–
18.8. Muzeális könyvtári dokumentumok ügye
NS
15
18.9. Könyvtári anyag digitalizálása
5
–
18.10. A könyvtár szakmai kapcsolatai. (Együttműködés, látogatások, beszámolók)
10
–
62
19. Közalkalmazotti Tanács ügyei Tételszám
Tárgy
Selejtezhető (év)
Átadás* (év)
19.1. Közalkalmazotti Tanács üléseinek emlékeztetői, jegyzőkönyvei
NS
15
19.2. Közalkalmazotti Tanács határozatai, véleményei
NS
15
19.3. Kapcsolattartás a munkáltatóval, közalkalmazottakkal és a szakszervezettel
NS
15
Megjegyzés és rövidítésjegyzék * Átadandó a Magyar Országos Levéltár levéltárának funkcióját ellátó szervezeti egységének NS = az irattári tétel nem selejtezhető
63
II. Melléklet: Iratmintatár 1. Előadói ív M A G Y A R O R S Z Á G O S
L E V É L T Á R
Iktatószám:…………………………………/…………-……/20….
Határidő:…………………………………………………………………
Szervezeti egység:………………………………………………….
Előadó:……………………………………………………………………
száma:
Elküldte:………………………………, 20….. …………………. –n
A beadvány kelte: beérkezése:
Irattárba érkezett:……………………………………………………
Előirat:..………………………………………………………………… Szervdosszié száma: Utóirat:………………………………………………………………….
Kapcsolatos számok:………………………/…………-……/20… Beadó:
….……………………/…………-……/20… ….……………………/…………-……/20… ….……………………/…………-……/20… ….……………………/…………-……/20…
Tárgy:
Betétívek száma:………db.
Melléklet: Megjegyzés:…………………………………………………………… Tételszám:
……………………………………………………………………………..
64
2. Kiadmányminta Dr. Vezetéknév Keresztnév részére titulus Intézmény Település Utcacím 1000 Budapest, 2012. január 1.
Tárgy: _________ Iktatószám: __/__-__/ 2012 Hivatkozási szám: __/__-__/2012 Ügyintéző: ________ Melléklet: ________
Tisztelt Titulus Úr/Asszony!
Tisztelettel,
Vezetéknév Keresztnév titulus
65
3. Önálló lapon készült belső feljegyzés Belső feljegyzés a … számú ügyirathoz
66
4. Betétív Betétív a … számú ügyirathoz
Folytatás a 2. betétíven
67
5. Jegyzőkönyv és iratjegyzék iratanyag szervezeti egységek közötti, illetve központi irattárba történő átadáshoz SZERVEZETI EGYSÉG NEVE
Iktatószám:
Iratátadás - átvételi jegyzőkönyv
Készült:
dátum, szerv, helyiség megnevezése
Átadó:
az átadó szervezeti egység és személy megnevezése, illetve az átadásért felelős vezető és beosztásának megnevezése
Átvevő:
az átvevő szervezeti egység és személy megnevezése, illetve az átvételért felelős vezető és beosztásának megnevezése
Az átadás-átvétel tárgyát képező iratanyag, iratkezelési segédlet:
az iratanyag keletkeztetőjének, évkörének, mennyiségének megnevezése
Az iratátadás alapjául szolgáló jogszabályok, egyéb normák, megállapodások, stb. felsorolása. Utalás az átadásra kerülő iratanyag mellékelt iratátadás-átvételi jegyzék formájában történő részletes felsorolására.
68
aláírás
aláírás
……………………………………………
……………………………………
átadó
átvevő
(P. H.)
(P. H.)
Látta: …………………………………….. szervezeti egység vezetője
Melléklet: ..... lap iratátadás-átvételi jegyzék Készült:
példányban
Kapják:
átadó megnevezése átvevő megnevezése Irattár
Iratátadás-átvételi jegyzék
Átadási egység sorszáma
Év
Irattári tételszám,
Iktatószámok
tételcím
felsorolása
1. doboz 2. doboz
69
6. Selejtezési jegyzőkönyv és melléklete Iktatószám:
Iratselejtezési jegyzőkönyv
Készült a Magyar Országos Levéltár [szervezeti egység neve] irattárában: (cím), (dátum).
Tárgy: a Magyar Országos Levéltár (az iratok valamilyen leírása: iktatott, nem iktatott, vala-
milyen tárgyú, esetleg irattári tételszámú stb.) iratainak selejtezése. Jelen vannak a selejtezési bizottság tagjai: (min. három)
(személynév, beosztás) (személynév, beosztás) (személynév, beosztás)
A selejtezés alá vont iratok terjedelme:
(iratfolyóméterben)
A selejtezés alá vont iratok évköre:
(1999 - 2004)
A selejtezés az 1995. évi LXVI. törvény 9. § f) pontja alapján, a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 64. §-a, valamint a Magyar Országos Levéltárnak a … számon kiadott Iratkezelési Szabályzata és Irattári Terve szerint zajlik.
A selejtezendő iratok felsorolását a mellékelt jegyzék(ek) tartalmazza(-zák), összesen (1) oldal.
A bizottság megállapítja, hogy a selejtezés a Magyar Országos Levéltárnak a selejtezett iratok keletkezésekor hatályos Iratkezelési Szabályzatának megfelelően folyt le, ezért a selejtezési jegyzőkönyvet, annak mellékleteivel együtt, jóváhagyás végett a [Magyar Országos Levéltár felügyeletét ellátó minisztérium neve]-nak felterjeszti.
Kelt mint fent (k. m. f.) 70
………………………
……………………..
…………………………
bizottsági tagok
(P. H.)
Selejtezendő iratok jegyzéke
Tételszám
Tárgy
Évkör
Raktári egység vagy terjedelem
71
7. Elhelyezés a Magyar Országos Levéltár „Y” szekciójában Iktatószám:
Átadás-átvételi jegyzőkönyv Készült a Magyar Országos Levéltár … épületében (cím, év, hónap, nap)-án.
Jelen vannak: átadó a Magyar Országos Levéltár [szervezeti egység neve] részéről: (név, beosztás), átvevő a Magyar Országos Levéltár levéltárának funkcióját ellátó szervezeti egység részéről: (név, levéltáros) Az átadás alá vont iratok megnevezése: Az átadandó iratok évköre: Az átadandó iratok terjedelme:
… ifm, azaz () doboz, () kötet.
A mai napon az 1995. évi LXVI. törvény 12. §-ában foglaltak, a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 65. §-a, valamint a Magyar Országos Levéltár … számú Iratkezelési Szabályzata alapján a Magyar Országos Levéltár [szervezeti egység neve] átadja a Magyar Országos Levéltár levéltárának funkcióját ellátó szervezeti egység részére a fenti, maradandó értékű iratokat. Az átadás raktári egységek szintjén történik. Az iratok részletes jegyzékét a mellékelt Iratjegyzék tartalmazza, (1) oldalon.
Kelt mint fent (k. m. f.)
72
……………………………
…………………………..
(név)
(név)
(beosztás)
levéltáros
átadó
átvevő
(P. H.)
Iratjegyzék
Raktári egység száma
Tételszám
Iratok tárgya
Évkör
1. doboz 2. doboz
73
8. Ügyiratpótló lap SZERVEZETI EGYSÉG NEVE
Ügyiratpótló lap
Ügyirat: iktatószáma (év megadásával) .................................................................... irattári jele / tételszáma:.............................................................................. tárgya: ....................................................................................................... .......................................................................................................... ..........................................................................................................
Ügyirat kiadva: szervezeti egység megnevezése:................................................................. .................................................................................................................. kikérő neve:................................................................................................ ügyirat szerelve:.......................................................................................... .................................................................................................................. az ügyirat betekintésre kikölcsönözve határidőig: .......................................... .................................................................................................................. .................................................................................................................. ..................................................................................................................
Keltezés helye, ideje
…………………………………………… átvevő aláírása
…………………………………………… kiadó irattáros aláírása
74
