IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

11. számú melléklet az SZMSZ-hez NYUGÁLLOMÁNYÚ LÉGVÉDELMI TÜZÉREK BAJTÁRSI EGYESÜLETE

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

NAGYOROSZI 2012.

Iratkezelési Szabályzat

1. BEVEZETŐ (1) Az iratkezelési szabályzat a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény és a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet vonatkozó rendelkezései alapján készült. A szabályzat hatálya kiterjed a Nyugállományú Légvédelmi Tüzérek Bajtársi Egyesület (a továbbiakban: Egyesület) tevékenységével összefüggésben keletkezett minden iratra. (2) A szabályzat előírásait az Egyesület teljes ügyvitelében megvalósuló minden iratkezelési tevékenységre alkalmazni kell. Az előírások betartásáról az Egyesület elnöke köteles gondoskodni. 1.1. Az iratkezelés rendszere (1) Az egyesületnél az iratkezelés központilag történik. 1.2. Az iratkezelés, értelmező és fogalmi meghatározások (1) Az iratkezelés feladata: az iratok átvétele, vagy elektronikus rendszeren keresztül történő fogadása (annak kinyomtatása), posta bontása, postázása, rendszerezése, iktatása, kiosztása, nyilvántartása, az ügyintézés során keletkező produktumok leírása, továbbítása, valamint az elintézett ügyiratok irattári kezelése, megőrzése, selejtezése, illetve levéltári őrizetbeadása. (2) Az Egyesület iratkezelését a titkár, akadályoztatása esetén az elnök által kijelölt személy végzi. (3) Kezelését tekintve iratnak minősül minden olyan írott szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat, amely az egyesület működésével, illetőleg tagság tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban és bármilyen eszköz felhasználásával keletkezett beleértve a gépi adatfeldolgozás útján rögzített adatokat -, kivéve a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kéziratot. 1.2.1. Egyéb értelmező rendelkezések (1) Bizonylat: számviteli bizonylat minden olyan az alapítvány által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) – függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától –, amely a gazdasági esemény számviteli elszámolását (nyilvántartását) támasztja alá. (2) Beérkező irat: az Egyesület és munkavállalói címére (nevére) postán (postafiókcímre) vagy kézbesítő útján, valamint futárral, illetve elektronikus úton (faxon), számítógépen beérkező mindennemű irat. (3) Kimenő irat: az Egyesület által postán vagy egyéb úton továbbított mindennemű irat.

Nyugállományú Légvédelmi Tüzérek Bajtársi Egyesülete

Oldal 2 / 24

Iratkezelési Szabályzat (4) Átmenő irat: az az irat, melyet szignálás alapján az intézkedésre jogosult szervezeti egység véleményezés vagy tájékoztatás céljából egy másik szervezeti egységnek megküld. (5) Közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott. (6) Magánirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévő irat. (7) Magánjellegű irat: névre szólóan érkező küldemény, amelynek címzése a személy nevével kezdődik és a Egyesület szervezeti egységeinek elnevezése semmilyen formában nem szerepel a címben. Ezen iratokra a jelen iratkezelési utasítás nem terjed ki. (8) Minősített irat: jogszabály által államtitoknak-, szolgálati- vagy üzemi titoknak minősített adatot, információt tartalmazó irat. (9) Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával – elektronikus formában rögzített – elektronikus úton létrehozott, érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak. (10) Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. (11) Érkeztetés: az a nyilvántartás, amelynek segítségével meg lehet állapítani, hogy mikor és milyen küldemények érkeztek az Egyesülethez. (12) Szignálás: az ügyben eljárni illetékes ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása. (13) Ügyintéző: az ügy(ek) érdemi intézését végző személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti. (14) Ügyintézés: az Egyesület feladatkörébe tartozó ügyek elintézését célzó érdemi munkavégzés. (15) Továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is, naplózással biztosítva az adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása. (16) Expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása, a kiadmányoknak (küldeményeknek) a postaszabályzatban foglaltak szerinti elküldése. (17) Kézbesítés: a küldemény eljuttatása a címzetthez kézbesítő szervezet, személy vagy adatátviteli eszköz útján. (18) Iratkezelési segédletek: Iktatókönyv: Az Egyesület rendeltetésszerű működése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és megőrzött) ügyviteli iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, évenként hitelesítetten megnyitott és lezárt iratnyilvántartó könyv. Nem selejtezhető! Nyugállományú Légvédelmi Tüzérek Bajtársi Egyesülete

Oldal 3 / 24

Iratkezelési Szabályzat (20) Gyűjtőív: a több más szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkező válaszokat - külön új iktatószám adása nélkül - együttesen nyilvántartó ív, amely az ügyirat részét képezi, abban van elhelyezve. A gyűjtőív tartalmazza az alap(kezdő)irat iktatószámát, tárgyát, továbbá a rovatokat a beérkező válaszok sorszámainak, a beküldők iktatószámainak (azaz az idegen iktatószámoknak) és a beérkezés keltének nyilvántartását. (21) Iktatás: az iratok nyilvántartásba vétele, iktatószámmal való ellátása. (22) Iktatószám: az iratkezelő által adott azonosító szám. Alszám: egy iktatószámon belüli dokumentumkeletkezések megjelölésére szolgáló szám. (23) Az iratot el kell látni iktatószámmal és az irat egyéb azonosító adataival. A levél, a jegyzőkönyv, a telefax-iratok iktatószámaként az évenkénti l-gyel kezdődő folyamatos sorszám, illetve a pályázatoknál az azonosító számjel használandó fel. Az iratokon feltüntetett iktatószámokat ki kell egészíteni az évszám megjelölésével. (24) Az iktatószám a sorszámból (alszámból), és az évszámból áll: (sorszám)(alszám)/(évszám) (pl.: 234-2/2012). (25) Az Egyesülethez érkezett iratokat csak egyszer szabad iktatni, illetve minden iratnak csak egy iktatószáma lehet. (26) Iratkapcsolás: Az azonos szervezettől, személytől megegyező témakörben már érkezett irat (előirat) korábbi időszakban nyilvántartott bejegyzésénél indokolt esetben feltüntetendő az újabb irat (utóirat) iktatószáma, illetve az utóirat iktatókönyvi bejegyzésénél hivatkozni kell az előirat iktatószámára. (27) Iratkezelő: az Egyesület kijelölt tagja, aki az iratkezelés konkrét részfeladatait ellátja. (28) Irattári anyag: az Egyesület működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárba tartozó iratok összessége. (29) Irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség/ek. (30) Irattári terv: az iratok megőrzésének, rendszerezésének és selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot irattári tételekre (tárgyi csoportokra, esetenként iratfajtákra) tagolva az Egyesület szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. (31) Irattári tételszám: csoportok/tételek jelzőszáma.

az

Irattári

Tervben

meghatározott

egyes

tárgyi

(32) Irattárba helyezés: az ügyirat irattári tételszámmal történő ellátása és irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti időre. (33) Küldemény: a postabontói tevékenységben előforduló, nem iratként kezelt levél, értesítés, prospektus, sajtótermék, csomag.


Oldal 4 / 24

Iratkezelési Szabályzat (34) Csomag: az a papírmennyiség, mely a levélboríték méretét meghaladja, illetve a levélboríték méretű, de a súlyhatárt meghaladó küldemény, amely dokumentumok, nyomtatványok vagy kisebb műszaki áruk továbbítására szolgáló forma. (35) Távirat, fax: az Egyesület működéséhez nélkülözhetetlen – postai úton vagy telefax vonalon továbbított – gyorsított hírközlés. (36) Számítástechnikai adathordozó: számítástechnikai eljárással adatokat rögzítő, tároló adathordozó (mágnesszalag, hajlékony és merevlemez, CD stb.), amely az adatok nyilvántartását, azonosítását, tárolását, kezelését, visszakeresését és archiválását biztosítja. (37) Maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat. (38) Levéltár: a maradandó, történeti értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény. 2. AZ ÜGYIRATKEZELÉS NYILVÁNTARTÁSA 2.1. A küldemények beérkezése (1) Az irat, levél, távirat, érték, tárgy, csomag, stb. (a továbbiakban: küldemény) postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai- telekommunikációs eszköz, illetve magánfél személyes benyújtása útján kerül az Egyesülethez. (2) Az Egyesület címére érkező küldemények postai átvételére az elnök, az ügyvezető alelnök és a titkár jogosult. (3) Az Egyesülethez személyesen benyújtott iratok átvételére az az elnök és az ügyvezető alelnök jogosult. A személyesen benyújtott iratok átvételét kérelemre igazolni kell. (4) Amennyiben a küldemény címzéséből megállapítható, hogy az nem az Egyesületet illeti, felbontás nélkül kell a címzetthez eljuttatni, vagy a postára visszaküldeni. 2.2. A küldemény ellenőrzése (1) A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni: a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát; a kézbesítőokmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét; az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét, ha a küldemény nem borítékban érkezett; az iraton jelzett melléklet meglétét. 2.3. Sérült, hiányos küldemény kezelése (1) Sérült - feltehetően hiányos - küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell és ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. Irathiány esetén ennek tényét jegyzőkönyvben kell rögzíteni.


Oldal 5 / 24

Iratkezelési Szabályzat 2.4. A küldemények felbontása - postabontás, szignálás, érkeztetés 2.4.1. A küldemények felbontása, postabontás (1) A beérkező küldeményeket a titkár rendszerezi és bontja fel. (2) Felbontás nélkül a címzetthez kell továbbítani: a névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű; s.k. felbontásra szóló; azon küldeményeket, melyeknél ezt elrendelték. (3) Az "s.k. felbontásra!" jelzésű küldemények csak abban az esetben bonthatók fel, ha erre a címzett - tartósabb távolléte esetén - szóban vagy írásban felhatalmazást ad, vagy elrendeli, hogy a részére ilyen jelzéssel érkezett küldeményeket az iratkezelési szabályzat előírásai szerint kezeljék. (4) A tévesen felbontott küldeményeket ismételten le kell zárni és rá kell vezetni a "Téves bontás!" szöveget, a keltet és a felbontó nevét (aláírását), majd a továbbítás szabályai szerint kell eljárni. (5) A küldemények felbontása után a jelzett mellékletek hiányának megállapítása után a melléklet hiányát az iratra is rá kell vezetni. Ha a küldemény értéket (pénzt, csekket, stb.) is tartalmaz, azt az iraton is fel kell tüntetni, és az értékküldemény átadás-átvételét - a pontos összeg feltüntetésével - külön kell lebonyolítani. (6) A borítékot mindig az irat mellé kell csatolni, ha a postára adás időpontjához jogkövetkezmény fűződhet, vagy a feladó neve és pontos címe az iratból nem állapítható meg. (7) Sürgősség kezelése: a gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt azonnal továbbítani kell az elnöknek, vagy az ügyvezető alelnöknek. (8) Elektronikus úton, E-mailen érkező információt, levelet, beérkező levélként kell kezelni. (9) Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen: papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával biztosítható; elektronikus úton érkezett irat esetében a benyújtás időpontjának az érkezési dátum felel meg. 2.4.2. Szignálás, érkeztetés (1) A titkár feladata a küldemények nyilvántartásba vétele, az érkeztetés. A küldeményeket a postakönyvbe kell bejegyezni. A postakönyvben fel kell tüntetni az érkezés keltét, az érkeztetőszámot, a küldő megnevezését és hivatkozási (iktató) számát, ajánlott levél esetén a ragszámot is és az irat tárgyát. (2) A küldeményt el kell látni a beérkezés dátumát tartalmazó bélyegzővel. Az érkeztető szám minden évben 1-től kezdődő sorszám. (3) A fel nem bontható küldeményeket - a borítékon történő érkeztetés után - külön kell nyilvántartani és aláírás ellenében átadni a címzettnek.


Oldal 6 / 24

Iratkezelési Szabályzat (4) A nyilvántartása adatai: kelet (érkezés kelte); címzett; küldő szerv vagy személy; hivatkozási szám; átvétel igazolása. (5) A titkár az érkezett iratot köteles az elnöknek átadni, aki kijelöli az ügyintézést végző személyt (szignálás). Az irat szignálására jogosult meghatározza az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (feladatok, határidő, sürgősségi fok stb.). Ezeket a szignálás idejének megjelölésével írásban teszi meg. 2.5. Az elektronikus úton érkezett küldeményekre vonatkozó külön szabályok (1) E-mailben érkezett küldemények esetében a titkár elküldi a feladónak az átvételt igazoló elektronikus visszaigazolást, amennyiben ezt a feladó kifejezetten kérte (2) Elektronikus iratot elektronikus adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM, DVD ROM, stb.) elküldeni vagy átvenni csak papíralapú kísérőlappal lehet. A kísérőlapot az adathordozó mellékleteként kell kezelni. A kísérőlapnak tartalmaznia kell a címzést, az adathordozón lévő iratok tárgyát. Az adathordozó átvételét követően ellenőrizni kell a kísérőlapon jelzett adatok valóságtartalmát. (3) Az elektronikus úton érkezett küldeménynek ellenőrizni kell a megnyithatóságát (olvashatóságát). Amennyiben a rendelkezésre álló eszközökkel a küldemény nem nyitható meg, a küldőt három napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről. (4) Amennyiben az elektronikusan érkezett iratnak csak egyes részeit nem lehet megnyitni a rendelkezésre álló eszközökkel, a küldőt erről tájékoztatni kell, továbbá közölni kell vele a hiánypótlás szükségességét és lehetőségeit. 2.6. Az iratok iktatása, továbbszignálás, az átmenő iratok kezelése (ügyintézés) (1) Minden, az Egyesülethez beérkező irat, levél, számla, telefax, telex stb. az érkezés napján iktatásra kerül. Ha az irat a munkaidő végén (vagy utána) érkezik be, az ezt követő munkanap megkezdésekor történik az irat iktatása. Ez alól kivétel a munkaidő végén beérkezett bírósági irat, amelynél az iktatás időpontja a tényleges átvétel napja. (2) Az Egyesület valamennyi tagja köteles a hozzá közvetlenül beérkező (vagy közvetlenül részére átadott) iratot haladéktalanul - az ügyintézés, illetve intézkedés megkezdése előtt - iktatás céljából a titkárhoz továbbítani. (3) Az iktatás kézi iktatással történik. (4) A kézi iktatást egy iktatókönyvben, folyamatos sorszámmal kell vezetni. Az iratok iktatása alszámokra tagolódó sorszámos rendszerben történik. (5) Az ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot kap, míg a többi irat ennek a sorszámnak az alszámaira kerül. Amennyiben az iratnak van sorszámos előzménye, ebben az esetben az újonnan beérkező iratot a korábbi sorszám, következő alszámára kell iktatni. (6) Abban az esetben, ha időközben betelnek az adott sorszámhoz tartozó alszámok, az érkező iratot a következő üres sorszámra kell iktatni, az elő- és utóiratok összetartozását jelölni kell az iktatókönyvben. Nyugállományú Légvédelmi Tüzérek Bajtársi Egyesülete

Oldal 7 / 24

Iratkezelési Szabályzat (7) A már egyszer beiktatott iratra adott vagy kapott válaszlevélre külön iktatószámot adni tilos. Egy iratot csak egyszer szabad iktatni, vagyis minden iratnak csak egy iktatószáma lehet. Megjegyzés: a fel nem bontható küldemények nyilvántartása (iktatása), ügyintézése a címzett hatás- és feladatköre. (8) Faxon érkezett irat esetében gondoskodni kell a tartósan őrző másolat készítéséről. Az Egyesület elektronikus postaládájába munkanapokon 15 óráig megérkezett elektronikus levelet (E-mailt) aznapi beérkezettnek kell tekinteni. Az elektronikus úton érkezett iratok kezelése azonos a hagyományos úton érkezettekével, ezeket kinyomtatás után ugyancsak iktatni kell. (9) Iktatáskor az iratra az alábbiak feltüntetése kötelező: az iktatás dátuma; az iktatószám; a mellékletek száma. (10) Iktatás nélküli iratot sem az Egyesületen belül, sem külső szervekhez továbbítani nem szabad, kivéve az iktatásra nem kerülő iratokat, amelyek a következők: a/ Iratnak nem minősülő küldemények: a sajtótermékek (napilapok, folyóiratok közlönyök, hivatalos lapok, stb.); a könyvek, tananyagok, hivatalos kiadványok (tarifa- és árjegyzékek, katalógusok, menetrendet, stb.); a reklám- és propagandaanyagok (prospektusok, szórólapok, termék- és gyártmányismertetők, ajánlati árakat tartalmazó jegyzéke, stb.); b/ a jogkövetkezményekkel nem járó tömeges értesítések és meghívók, c/ a levélmásolatok (xerox- és fénymásolatok stb.), ha azok tartalma csupán a tájékoztatás (információközlés stb.) célját szolgálja. 2.6.1. Külön nyilvántartásba vett iratok (1) E körbe tartoznak mindazok az iratok, amelyekről a vonatkozó jogszabályok értelmében, illetve a célszerűség és az áttekinthetőség érdekében külön nyilvántartást kell vezetni. (2) A külön nyilvántartásba vett iratok iktatószámát (nyilvántartási számát) az irat jellege (pl. gépi adathordozó) határozza meg. Az irat jellegétől függően minden iratot el kell látni nyilvántartási számmal. A nyilvántartó szám feltüntetése a jogszabályi előírások, illetve a nyilvántartást vezető titkár utasítása alapján történik. 2.6.2 Egyesületi iratok (1) Az Egyesületnél előforduló, az iratkezelés rendszerébe tartozó fontosabb iratok a következők: az Egyesület alapításával, működésével kapcsolatos különféle hatósági, funkcionális, törvényességi, és egyéb szabályozások; egyéb beérkező levelek és kimenő levelek; közgyűlési, elnökségi határozatok; különféle jegyzőkönyvek, emlékeztetők; külső és belső bizonylatok;


Oldal 8 / 24

Iratkezelési Szabályzat nyilvántartási okmányok: iktatókönyvek; postakönyvek. gépi adathordozók. 2.6.3. Iratkapcsolás (1) Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy az ügynek a tárgyévben volt-e már előzőleg beérkezett előirata. Ha a beérkezett iratnak már volt előirata, akkor az iratkapcsolás érdekében az iratkezelő köteles azt az iratot kikeresni és az iktatókönyv megfelelő rovatába az előiratnál feljegyezni a beérkezett irat (utóirat) iktatószámát, illetve az utóiratnál az előirat iktatószámát. 2.6.4. Az iktatás rendszere (1) Az Egyesület iktatási rendszere a "számjel és folyamatos sorszám" kombinációja. Ez azt jelenti, hogy az egyesületünknél az irataik nyilvántartásba vételénél a folyamatos sorszámot kell alkalmaznunk. (2) A külön nyilvántartásba vett iratokkal kapcsolatos bármilyen levelezés vagy iratmozgás esetén az irat száma egyenértékű a hagyományos iktatószámmal. 2.6.5. Az iktatószám képzése (1) Az iktatószámot az alábbiak szerint kell kialakítani: az ügyirat tételszáma; a folyamatos sorszám; a tárgyév. (2) Egy adott ügyben többszöri iratváltás esetén a folyamatos sorszám után további számjelöléseket kell alkalmazni. Ezek a számok a levél, illetve iratváltások számát mutatják. Pl.:

alap iktatószám: 234-2/2012, a többszöri iratváltás esetén: 234-2/2/2012, 234-2/3/2012, 234-2/4/2012, stb.

2.6.6. A nyilvántartásba vétel eszközei a/ Iktatóbélyegző (1) Az iktatás része az iktatóbélyegző lenyomatának elhelyezése az iraton. A lenyomaton szereplő adatokat minden esetben ki kell tölteni. (2) Az iktatóbélyegző lenyomatának a következőket kell tartalmaznia: az egyesület neve, székhelyét; az iktatási évet, hónapot, napot; az iktatószámot; az ügyintéző nevének rovatát; az irattári tételszám; a mellékletek száma (mennyisége). b/ Az iktatókönyv (1) Az iktatókönyvet hivatalos okiratnak kell tekinteni, és bármely hatósági eljárásnál az abban történt bejegyzések bizonyítékként felhasználhatók.


Oldal 9 / 24

Iratkezelési Szabályzat (2) Az iktatókönyvnek tartalmaznia kell az iratok azonosításához, az iratok hollétének megállapításához szükséges adatokat. (3) Az iktatókönyvet első megnyitásakor hitelesíteni kell. A könyv fedőlapján fel kell tüntetni az Egyesület pontos nevét, az évszámot. (4) Az iktatókönyv több éven keresztül használható. Az iktatás sorszáma azonban naptári évenként újra kezdődik. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet a felhasznált utolsó sorszámot követően aláhúzással, az utolsó iktatás sorszámának feltüntetésével, a körbélyegző lenyomatával és az elnök aláírásával le kell zárni. (5) Az iktatókönyv kitöltésénél - a teljesség igénye nélkül - a következőket kell figyelembe venni: a beérkezés keltét minden egyes irat iktatásakor ki kell írni, ismétlőjelet (dettójelet) használni, illetve a rovatot kitöltetlenül hagyni nem szabad; az irattárba helyezés idejénél két időpontot kell megkülönböztetni: az Egyesület ún. kézi irattárába történő elhelyezés időpontját; a központi irattárba történő végleges elhelyezés időpontját. E két irattározási formát egymástól elkülönítetten kell feljegyezni: az irattári terv tételszámait az iratra minden esetben rá kell írni, majd ennek alapján az iktatókönyvbe is be kell vezetni; téves bejegyzésnél a téves szöveget (számot stb.) át kell húzni egy vonallal úgy, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon, a javítást kézjeggyel és keltezéssel igazolni kell. (6) Olyan ügyiratcsoportnál, ahol a célszerűség szempontjából az azonos iktatószámon az iratok együtt maradása feltétlenül szükséges, gyűjtőiktatószám és gyűjtőív alkalmazható. (7) Tilos: az utólagos iktatás; az ügyirat nélküli iktatás; a szóbeli megkeresés alapján történő iktatószám kiadása; az átvétel napjától eltérő keltezéssel történő iktatás; a beérkezett és iktatott iratra adott válaszlevélre stb. külön iktatószám adása. 3. AZ IRATOK TOVÁBBÍTÁSA 3.1. A belső továbbítás rendszere (1) E rendszerben minden szervezeti egységnek biztosítania kell, hogy az irat útja (illetve holléte) egyértelműen kiderüljön. 3.2. A továbbítás eszközei (1) Az irattovábbítás céljára - akár az Egyesületen belül, akár a külső szervekhez kézbesítőkönyvet kell alkalmazni. A kézbesítőkönyvben csak a tényleges átadás - átvétel keltét szabad feltüntetni. Az ettől eltérő bejegyzéseket ki kell javítani.


Oldal 10 / 24

Iratkezelési Szabályzat 3.3. Az iratok kiküldése külső szervek részére - kimenő posta (1) A kiadvány az Egyesület ügyintézés során belső vagy külső ügyfél, szervezet, intézmény stb. számára készült hivatalos irat. (2) Hivatalos irat csak kiadványozási joggal rendelkező vezetőségi tag engedélyével készülhet. Az Egyesületnél kiadványozási (és egyben aláírási) joggal az elnök és ügyvezető alelnök rendelkezik. (3) Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi, a hozzáférést korlátozó, kezelési utasítások alkalmazhatók: „Saját kezű felbontásra!”, „Más szervnek nem adható át!”, „Nem másolható!”, „Kivonat nem készíthető!”, „Elolvasás után visszaküldendő!”, „Zárt borítékban tárolandó!” (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével), valamint más, az adathordozó sajátosságától függő egyéb szükséges utasítás. (4) A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését. (5) A belső és külső iratok továbbítását egy kézbesítőkönyvben kell nyilvántartani. A kézbesítőkönyvbe be kell írni a címzettet, a küldő jelét/iktatószámát és a feladás dátumát. (6) Postai továbbítás esetén a küldeményeket a Magyar Posta Rt. előírásainak megfelelően kell csoportosítani. A titkár a küldeményeket szükség esetén, naponta 14 óráig köteles a postára eljuttatni, vagy elektronikus úton a címzetthez továbbítani. A hálózati levelezést a küldő archiválja. (7) Telexet, telefaxot, táviratot legalább egy másolati példánnyal kell kiállítani, és a kiküldőnek (aláírási joggal rendelkezőnek) a feladás előtt alá kell írni. A másolati példányt az a szervezeti egység őrzi meg, amely a szöveget feladta. Az elküldésre kerülő telex, telefax, valamint a táv írat másolati példány szövegét az azokat leadó köteles nyilvántartásba venni. 4. IRATKEZELÉS FELÜGYELETE, ÁLTALÁNOS IRATKEZELÉSI, TÁROLÁSI ÉS SELEJTEZÉSI FELADATOK, FOGALMAK 4.1. Az iratkezelés felügyelete (1) Az iratkezelés felügyeletét az ügyvezető alelnök látja el. (2) Az ellenőrzés során vizsgálni kell, hogy az Egyesület Iratkezelési Szabályzatában rögzített előírásokat az iratkezeléssel megbízott ügyintézők végrehajtják-e. 4.2. Általános iratkezelési feladatok 4.2.1. Az ügyintézők feladata (1) Ügyintéző az a egyesületi tag, akit az elnök az ügy intézésére kijelöl. Az ügyintéző az irat átvételétől az elintézésig felelős az iratért. Ellenőrzésnél a kért iratokat köteles


Oldal 11 / 24

Iratkezelési Szabályzat bemutatni vagy igazolhatóan bizonyítani, hogy az irat kinél található (illetve kinek került átadásra vagy továbbításra. Felelős a kiküldésre kerülő iratok tartalmáért és a határidők betartásáért. (2) Köteles az Iratkezelési Szabályzatban foglalt előírásoknak érvényt szerezni és a tudomásukra jutott titkot megőrizni. Feladat ellátása során nem fogadhat el a szabályzattól eltérő (kiküldésre, irattározásra kerülő stb.) iratokat és küldeményeket. 4.2.2. Az iratok elkészítése (1) A levelek, számlák, egyéb okmányok, ügyiratok elkészítésénél az irat aláírójának kell meghatároznia, hogy a kiküldésre kerülő irat hány példányban készül (kivéve a nyomtatványokat); kinek kell a végleges elküldés előtt a tervezetet láttamozásra (tudomásulvételre) bemutatni; ki írja, illetve kik írhatják alá a vezető távollétében, figyelembe véve az Egyesület döntési és aláírási szabályait; az aláírás a tisztázaton eredeti lesz-e vagy "s.k." (saját kezűleg); az ügyirat központi irattárba kerül-e vagy továbbra is az ügykezelőnél, kézi irattárban marad. (2) Az ügyintézőnél maradó másolati példányra kell feljegyezni az elosztást, sorszám és címzett szerinti felsorolásban. (3) A másolati példányok számának megállapításánál mindenkor az ésszerű takarékosságot kell figyelembe venni. Az ügyintéző a nála maradó másolati példányt köteles az eredeti irat mellé csatolni és az ügy lezárása után a teljes iratanyagot az irattárnak átadni. (4) Azokban az esetekben, amikor a kiküldésre kerülő iraton az eredeti aláírás helyett a gépelt nevet és "s.k." (saját kezűleg) jelzést tüntetik fel, az ügyintézésre kijelölt személynek kell az irat alsó részén az aláíró (gépelt) nevét az aláírásával és keltezéssel hitelesíteni (pl.: Aláírás hiteles szöveget is feltüntetve). (5) A levél végén az aláírás (illetve az aláíró gépek neve) mellé az Egyesület hivatalos bélyegzőjét kell rányomni. Ezt követően kell a mellékleteket felsorolni. Az irat iktatószámát a csatolt mellékleteken is fel kell tüntetni.

4.3. Az Egyesület hivatalos bélyegzői és alkalmazásuk 4.3.1 A bélyegzők fajtái (1) Keletbélyegző: naponta be kell állítani az aznapi dátumot. A dátumbélyegzők speciális fajtájába tartoznak azok, amelyek a dátumon kívül még egy szót is tartalmaznak, mint például: fizetve, ajánlott, nyomtatvány, másolat, kiadva stb. (2) Iktatási bélyegző: nagyobb méretű, tulajdonképpen egy keretben lévő keltezési bélyegző, amelyben egyéb adatok is helyet kaptak. (lásd: 3. számú melléklet) (3) Névbélyegzők: ezeket az aláírások egyszerűsítésére szokás használni. Név és beosztás szerepelhet rajtuk.


Oldal 12 / 24

Iratkezelési Szabályzat (4) Egyesületi bélyegzők: Körbélyegző:

A körbélyegző szigorú számadású bélyegző, amelyet csak hivatalos levelezésben, kiadmányokon, másolatok hitelesítésekor lehet használni. Körbefutólag az egyesület neve, közepén az alakulás éve. Hosszúbélyegző: az Egyesület nevét, címét foglalja magában. Használható pl. számlákon, régebben borítékon feladó helyett. Kis bélyegző: Az egyesület neve, rövidítve. A tagsági igazolvány érvényesítésére szolgál.

4.3.2 A bélyegzők nyilvántartása, tárolása (1) Az Egyesület bélyegzőiről nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartásának a következőket kell tartalmaznia: a bélyegző sorszámát; a bélyegző lenyomatát; a bélyegző használatára jogosult személy nevét; a bélyegző őrzéséért felelős személy nevét; a bélyegző átvételének keltét és az átvételt igazoló aláírást; a „Megjegyzés” rovatot a változások (visszaadás, megsemmisítés) feltüntetésére.

bélyegzők

elvesztés,

(2) A bélyegzők nyilvántartásáért a titkár a felelős, a nyilvántartást is ő vezeti. (3) A bélyegzőket mindig zárt helyen kell tartani, hogy azokhoz illetéktelen személy ne férhessen hozzá. (4) Az Egyesület hivatalos bélyegzőinek készítésére, használatára az elnök adhat engedélyt. (5) A tönkrement, elavult bélyegzőt az elnök ellenőrzése mellett, meg kell semmisíteni. A megsemmisítésről jegyzőkönyvet kell felvenni. (6) A hivatalos bélyegző elvesztése esetén jegyzőkönyvet kell készíteni, és az elvesztést az elnöknek ki kell hirdetni. (7) Az Egyesület elküldésre kerülő leveleken és más iratokon el kell helyezni az Egyesület megnevezését, címét (esetleg bankszámlájának számát és adószámát) tartalmazó adatokat és a körbélyegző lenyomatát. 4.4. Az irattározás rendje (1) Az elintézett iratokat a titkárnak haladéktalanul el kell helyeznie az irattárban. (2) Az irattári őrzés idejét az irattári terv határozza meg. Az irattári őrzés idejét az irat végleges irattárba helyezésének évétől kell számítni. (3) Az irattárba csak olyan iratot szabad elhelyezni, amelynek kiadványai továbbításra kerültek a címzetthez, és határidős kezelést már nem igényelnek. Ettől eltérni csak az elnök engedélyével lehet. (4) Az irattárba helyezést az iktatókönyv megfelelő rovatában fel kell tüntetni.


Oldal 13 / 24

Iratkezelési Szabályzat (5) Az Egyesület három évnél nem régebbi iratait a kézi irattárban kell kezelni. A kézi irattárban az iratokat évek, ezen belül pedig az iktatószámok sorrendjében kell őrizni. A kézi irattár helye az Egyesület irodája. (6) Három év elteltével az ügyiratokat a központi irattárban (az Egyesület raktárában kialakított helyen) az irattári terv tételszámai szerint történő csoportosításban, ezen belül a sorszámok, illetve az alapszámok növekvő sorrendjében kell elhelyezni. (7) Az irattárban elhelyezett iratokat hivatalos használatra az ügyintézőnek legfeljebb 30 napra, az irattári kölcsönzési füzetbe bejegyezve, és elismervény ellenében lehet átadni. Az elismervényt az irattárban az irat helyére kell tenni. (8) Az irattárban kezelt iratról másolat kiadását csak az elnök engedélyezheti. 4.5. Az iratok selejtezése, levéltári átadása (1) A központi irattár anyagát ötévenként egyszer selejtezés szempontjából felül kell vizsgálni, és ki kell választani azokat az irattári tételeket, amelyeknek őrzési ideje az irattári terv szerint lejárt. (2) Az iratok selejtezését 3 fős selejtezési bizottság végzi. A bizottság elnöke az Egyesület tikára. (3) A bizottságnak csak olyan személy lehet a tagja, aki az iratok jelentőségével tisztában van, áttekintéssel rendelkezik az intézmény működését és ügyiratkezelését illetően. (4) Az iratselejtezés alkalmával 3 példányban selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek tartalmaznia kell az alábbiakat: hol és mikor készült a jegyzőkönyv; mely évfolyam anyagát érinti a selejtezés; mely tételek kerültek selejtezésre, illetőleg a tételekből mely iratok lettek visszatartva; milyen mennyiségű (kg.) irat került kiselejtezésre; kik végezték és kik ellenőrizték a selejtezést. (5) A kiselejtezett iratok megsemmisítésére, értékesítésére csak a vezetőségi határozat jegyzőkönyvre vezetése után kerülhet sor. A megsemmisítésről a selejtezési bizottság az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik. (6) Iratmegsemmisítési jegyzőkönyv: a megsemmisítés megtörtént igazoló dokumentum, amely tartalmazza a megsemmisített iratok nevét, számát, a semmisítést végző személy nevét, megsemmisítés helyét és módját (pl. égetéssel). (7) A szoftver termékeket, valamint a sérült, hibás gépi adathordozókat és az iratnak nem minősülő anyagokat nem kell selejtezési eljárás alá vonni. (8) A ki nem selejtezhető iratokat ötven év után az illetékes Nógrád megyei levéltárnak kell átadni. 5. FELVILÁGOSÍTÁS HIVATALOS ÜGYEKBEN, ADATSZOLGÁLTATÁS (1) Az Egyesület ügyeivel kapcsolatos bármilyen érdemi felvilágosítást csak az elnök, vagy az általa kijelölt egyesületi tag adhat. Nyugállományú Légvédelmi Tüzérek Bajtársi Egyesülete

Oldal 14 / 24

Iratkezelési Szabályzat (2) Hivatalos szervek részére információkat, adatokat csak írásos megkeresés alapján lehet kiadni, rendelkezésre bocsátani. (3) A személyesen benyújtott iratok átvételét - kérelemre- igazolni kell, az igazolásul felhasznált másolat lebélyegzésével aláírásával. Az irat és annak másolatának egyezőségéről az igazolás előtt gondosan meg kell győződni. (4) Ha az ügyet telefonon, vagy személyes tájékoztatással lehet intézni, akkor annak lényegét, az elintézés határidejét az ügyiratra rá kell vezetni. (5) Az egyesületi ügyek intézésekor, illetve azokról való felvilágosítás során ügyelni kell arra, hogy a személyiségi jogok, valamint az adatvédelmi törvény rendelkezései ne sérüljenek.

6. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK (1) Az Egyesület Iratkezelési Szabályzatát a 25/2012 (07.05.) számú Egyesület Elnökségi Határozatával fogadta el. Az új szabályzat mellékleteivel együtt 2012. július 05.én lép hatályba, és a Szervezési és Működési Szabályzat mellékleteként kell kezelni. (2) A Szabályzat előírásait az Egyesület tagjainak kötelező betartani. (3) A Szabályzat aktualizálásáról a titkár köteles gondoskodni.

_________________________________ (Csallóközi József) elnök


Oldal 15 / 24


MELLÉKLETEK: 1. számú

IRATTÁRI TERV

2. számú

IRATÁTADÁSI JEGYZÉK központi irattárnak

3. számú

AZ EGYESÜLETI IKTATÁSI BÉLYEGZŐ

4. számú

NYOMTATVÁNYOK JEGYZÉKE

5. számú

SELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV irattárban tárolt anyagokhoz


Oldal 16 / 24

Iratkezelési Szabályzat 1. számú melléklet IRATTÁRI TERV Irattári tételszám

Ügykörök megnevezése

Megőrzési Levéltárba idő adás ideje

I. IGAZGATÁSI ÜGYEK

101.

Alapítással, átalakulással, megszűnéssel kapcsolatos iratok

102.

Egyesületi szabályzatok, belső utasítások

103.

Közgyűlés jegyzőkönyv

104.

Elnökségi ülések jegyzőkönyvei

105.

Éves tervek

106.

Vizsgálati ügyek (APEH, OEP, Ügyészség, stb.)

Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető

15 év

10 év

— 15 év

15 év 15 év 15 év 15 év 15 év

107. II. VEZETÉSI ÜGYEK

203.

Egyesületi, szövetségi tagsággal kapcsolatos ügyek Az Egyesület működésére vonatkozó statisztikai összegzések Egyesületi választásokkal kapcsolatos iratok

204.

Egyesületi bizottságok szervezése és működése

205.

Az Ellenőrző Bizottság munkatervei, jelentései, beszámolói

Nem selejtezhető 20 év Nem selejtezhető Nem selejtezhető

Az Ellenőrző Bizottság ülések jegyzőkönyvei, határozatai, emlékeztetői, hangfelvételei Az Etikai Bizottság munkatervei, jelentései, beszámolói Az Etikai Bizottság ülések jegyzőkönyvei, határozatai, emlékeztetői, hangfelvételei

Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető

10 év

Az Érdekképviseleti és Szociális Bizottság munkatervei, jelentései, beszámolói Az Érdekképviseleti és Szociális Bizottság ülések jegyzőkönyvei, határozatai, emlékeztetői, hangfelvételei

Nem selejtezhető

10 év

Nem selejtezhető

10 év

201. 202.

206. 207. 208. 209. 210.


— 15 év 10 év

10 év 10 év

Oldal 17 / 24


211.

Állami és honvédségi kitüntetések, címek felterjesztésével kapcsolatos ügyek

212.

Belső eljárások, jogi és fegyelmi ügyek

213. 214. 215. 216. 217. 218. 219. 220.

10 év

Nem selejtezhető Bírósági és más hatósági (rendőrségi, ügyészségi, Nem stb.) ügyek és eljárások selejtezhető Nem Egyéb peres ügyek selejtezhető Kártérítési, kötbér, szabálysértési ügyek 10 év Vizsgálati, ellenőrzési ügyek 10 év Nem Belépési nyilatkozat selejtezhető Nem Tagsági igazolvány selejtezhető Nem Kilépési nyilatkozat selejtezhető Nem Csoport alapító okirat selejtezhető

— 15 év 15 év 30 év — — 15 év 15 év 15 év 15 év

221. III. PÁLYÁZATI ÜGYEK 301.

Pályázati anyagok

302.

Pályázatok pénzügyi elszámolása

303.

Támogatási határozatok

Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető

15 év

5 év 10 év 15 év Nem selejtezhető Nem selejtezhető 5 év 5 év

— — —

15 év 15 év

IV. SAJTÓ- ÉS REKLÁMÜGYEK 401. 402. 403.

Hirdetési, reklámügyek Nyomtatott sajtóügyek Könyvkiadási ügyek

404.

Hangfelvétel

405.

Fénykép, film, tv-sugárzás

406. 407. 408.

Posta, távközlési ügyek Hírlap-, folyóirat- és könyvrendelés

15 év 15 év — —

V. GAZDASÁGI, PÉNZÜGYI VONATKOZÁSÚ ÜGYEK 501. 502.

Számlavezető pénzintézet, aláírás bejelentés Egyéb bankszámla, aláírás bejelentés

503.

Devizafolyósítási engedély


10 év 10 év Lejárta után 10 év

— — —

Oldal 18 / 24


504.

Banki és pénzügyi levelezés, átutalási megbízások, bankszámlakivonat, bankszámlanyitás

10 év

—

505.

Bizonylatok (bevétel-kiadási bizonylatok, pénztárbizonylatok, pénztárnaplók, számlák, számlatömbök tőpéldányai, készpénz ellátmány bizonylatai)

15 év

—

5 év

—

5 év

—

20 év 20 év 10 év Nem selejtezhető 20 év

— — —

506. 507. 508. 509. 510. 511. 512. 513. 514. 515. 516. 517.

Reprezentációs ügyek Gépjárművek használatával kapcsolatos ügyek, utazási költségtérítés Kártérítési ügyek Értékpapír-vásárlási ügyek Utalványozási jogkörök Egyesület éves költségvetése és gazdasági beszámoló Tárgyi eszközök beszerzése Irodaszerek, nyomtatványok, fogyóeszközök beszerzése, elszámolása Informatika, rendszerfejlesztés Felújítási, tatarozási ügyek Közbeszerzések iratai Anyag- és készletnyilvántartás, kisebb beszerzések, megrendelések

519. 520. 521.

Analitikus nyilvántartások (eszköznyilvántartás, könyvelési naplók, leltár, selejtezés) Létesítmény üzemeltetés (takarítás, karbantartás) Energiagazdálkodás (áram, víz, fűtés, gáz, stb.) Leltári és raktári ügyek

522.

Belső és külső ellenőrzések ügyei

518.

524. 525. 526. 527.

Egyéb pénzügyi, gazdasági és vagyongazdálkodási ügyek Reprezentációs keret és a vele kapcsolatos ügyek Számlarend Számviteli bizonylatok Főkönyvi kivonatok, könyvelési bizonylatok

528.

Számviteli mérleg, eredmény kimutatás

523.

529. 530. 531.

Egyesületi munkakörök átadás-átvételi jegyzőkönyvei Statisztikai adatszolgáltatások Adóbevallások


15 év —

10 év

—

15 év 10 év 5 év

— — —

15 év

—

20 év

—

10 év 5 év 10 év Nem selejtezhető Nem selejtezhető 10 év 10 év 10 év 10 év Nem selejtezhető

— — — 15 év 10 év — — — — 15 év

20 év

—

10 év 10 év

— —

Oldal 19 / 24

Iratkezelési Szabályzat 532. VI. IRATKEZELÉSI ÜGYEK 601.

Iratkezelési szabályzattal és irattári tervvel kapcsolatos ügyek, iratselejtezési jegyzőkönyvek

602.

Ügyviteli segédkönyvek (érkeztető könyv, iratátadó könyv, postakönyv stb.)

603.

Az intézmény levéltárának elvi ügyei

604.

Iratátadási, -átvételi jegyzőkönyvek

605.

Levéltári segédletek és nyilvántartások

606.

Iratkölcsönzés, kiállítás

607.

Iratselejtezések, rendezések, iratkezelés

608.

Az iratkezelés ellenőrzése

609.

Bélyegzőbeszerzés, -használati ügyek

610. 611.

Bélyegzők nyilvántartása

Nem selejtezhető

15 év

15 év

—

Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető 10 év Nem selejtezhető 10 év

15 év 15 év 15 év 15 év 15 év — 15 év —

VII. KÜLSŐ ÉS BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ ÜGYEI

704.

Rendezvényekkel, ünnepségekkel kapcsolatos ügyek Kapcsolattartás, együttműködés hazai civil szervezetekkel Kapcsolattartás, együttműködés külföldi civil szervezetekkel Egyesület honlap ügyei (WEB)

705.

Közművelődési ügyek

701. 702. 703.

706. 707. 708. 709.

Az Egyesület sport-, kulturális és művészeti élettel kapcsolatos iratok Személyes gondoskodási ügyek (szociális segítségnyújtás) Temetési ügyek

15 év

—

15 év

—

15 év

—

15 év Nem selejtezhető Nem selejtezhető

— 10 év 10 év

10 év

—

5 év

—

10 év 10 év 10 év

— — —

VIII. LEVELEZÉS 801. 802. 803.

Beérkezett levelek Kimenő levelek Beérkezett telefaxok


Oldal 20 / 24

Iratkezelési Szabályzat 804. 805. 806. 807.

Kimenő telefaxok Beérkezett E-mailek Kimenő E-mailek

10 év 10 év 10 év

— — —

15 év

—

IX. VEGYES ÜGYEK 901.

Tételszámmal nem rendelkező iratok


Oldal 21 / 24

Iratkezelési Szabályzat 2. számú melléklet IRATÁTADÁSI JEGYZÉK központi irattárnak Az átadás kelte: ................................................................................................................... Az átadó neve: ..................................................................................................................... Az iratok Csomag száma

Irattári tételszáma, vagy kötésszáma

Megnevezés

Évfolyam

Az iratok átadását engedélyezem: Nagyoroszi, 20 ......... év ...................... hó ........... nap

______________________ elnök

______________________ átadó Az iratok elhelyezési módja:

______________________ átvevő

a/ irattári tételszámsorrend, b/ éven belüli irattári tételszámsorrend, c/ évenként 1-től kezdődő csomagokban.


Oldal 22 / 24

Iratkezelési Szabályzat 3. számú melléklet

AZ EGYESÜLETI IKTATÁSI BÉLYEGZŐ

NYUGÁLLOMÁNYÚ LÉGVÉDELMI TÜZÉREK BAJTÁRSI EGYESÜLETE Keltezés:

Ügyintéző:

Határidő:

Mellékletek száma:

Iktatószám:

Irattári tételszám:

4. számú melléklet

NYOMTATVÁNYOK JEGYZÉKE Soros (folyószámos) iktatókönyv

C.5230-152/a r. sz. nyomtatvány

Előadói munkanapló

C. 5230-58 nyomtatvány (ellenőrzési feladatokhoz)


Oldal 23 / 24

Iratkezelési Szabályzat 5. számú melléklet SELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV irattárban tárolt anyagokhoz Tárgy: Az Egyesület Központi Irattárában tárolt …..….. évi ügyiratok selejtezése. Felvéve: az Egyesület hivatalos helyiségében, ……… év ……… hó ……… nap A selejtezést ellenőrizte: ………………………………………. elnökségi tag A selejtezés az 1995. évi LXVI. törvény és a Magyar Országos Levéltár előírásai, illetve az Egyesület iratkezelési szabályzata és irattári terve alapján készült. Záradék: Az ügyiratokra ügyviteli szempontból nincs szükség. A kiselejtezett ügyiratokat levéltári záradékolás után meg kell semmisíteni. A kiselejtezett iratok mennyisége (segédletekkel együtt) …..…..… folyóméter. Melléklet: ……..……. db tételszintű iratjegyzék. Nagyoroszi, 20 ......... év ...................... hó ........... nap

_________________________ elnök

TÉTELSZINTŰ IRATJEGYZÉK IRATTÁRI JEL ügykör

ágazat

kódjel

IRATTÁRI TÉTEL MEGNEVEZÉSE

SELEJTEZETT ÉVEK –TÓL -IG

A selejtezési jegyzőkönyv melléklete a kiselejtezésre javasolt iratok TÉTELSZINTŰ IRATJEGYZÉKE. Egyszerűbb selejtezési eljárás esetén célszerű az iratjegyzéket a jegyzőkönyv szövegébe belefoglalni.

Készült: 1 példányban Egy példány: 24 lap Kapják: 1. példány: Irattár Nyugállományú Légvédelmi Tüzérek Bajtársi Egyesülete

Oldal 24 / 24

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Recommend Documents