IQDoc.Net iratkezelő
Az IQDoc a hazai intézményi és vállalati ügyfelek igényeihez illeszkedik, továbbfejleszthető, rugalmasan bővíthető moduláris alkalmazás. Teljes mértékben alkalmazkodik a Microsoft Office-alapú irodai szoftverekhez, így felhasználóbarát módon illeszkedik a vállalat informatikai környezetébe. A többrétegű, szolgáltatásorientált architektúra és a kizárólag Microsoft.NET-alapokon megvalósított rendszer teljes körű iratkezelési funkcionalitást biztosít a felhasználók részére, akik webes felületen egy böngésző segítségével végezhetik el feladataikat. Az IQDoc szoftver alkalmazási módszereiben és az informatikai támogatás szintjén is egységes, áttekinthető iratkezelési rend megvalósítását célozza meg. Az iratkezelési szabályzatban rögzített iratkezelési rendhez igazítható, rugalmas alkalmazás. Támogatja az iratkezelési, iktatási feladatok teljes vertikumát (érkeztetés, átadás-átvétel, iktatás, ügyintézés, kiadmányozás, irattárazás), átfogja minden egyes szervezeti egység iratkezelési tevékenységét. Végigköveti az iratok gazdálkodó szervezeten belüli életútját. Az alkalmazás megmutatja, hogy az adott irat hol tart az iratkezelési folyamatban, és megmutatja felelősét, akinél pillanatnyilag található az adott irat.
Üzleti előnyei
¦ Az egyes ügyekhez tartozó elektronikus és papíralapú iratok együtt és egységesen tarthatók nyilván. ¦ A központi érkeztetés modulban automatikus szkennelés segítségével minden küldemény digitalizálása megoldott, ugyanakkor lehetőség van a decentralizált érkeztetési pontokon történő regisztrációra is. ¦ E-mailek, faxok automatikus érkeztetése támogatott. ¦ Az elektronikus tartalmak tárolásával, papíriratok digitalizálásával biztosított a vállalati tudásbázis kialakítása. ¦ Vonalkódolvasás segítésével az iratok érkeztetése, átadás-átvétele, keresése gyorsan és könnyen elvégezhető, automatizálható. ¦ Az ügyintézés és koordináció minden fázisa elektronikusan támogatott. ¦ Lehetőség nyílik a láttamozás, aláírás elektronikus regisztrálására. ¦ A vezetők számára elérhető a beosztottak monitorozása. ¦ Az iratok teljes életciklusa – a keletkezéstől egészen a selejtezésig, levéltárba adásig – elektronikusan támogatott.
Az IQDoc.Net iratkezelő alkalmazásnak köszönhetően: ¦ az eddig rengeteg energiát és időt felemésztő iratkezelési folyamatok automatizáltan funkcionálnak, ¦ egyszerűbbé válik az iratok, levelek, munkaanyagok visszakeresése, ¦ javul a vállalat reakcióideje, pontossága, hatékonysága, mindemellett a vállalati adminisztrációs költségek is jelentősen csökkennek, ¦ a vezetők biztosak lehetnek abban, hogy nem veszhetnek el a számukra fontos iratok, mivel minden irat elektronikusan is rendelkezésre áll, ¦ a felhasználóbarát felületekkel köszönhetően az iratfeldolgozás, ügyintézés ideje akár felére is csökkenthető, ¦ az iratkezelési folyamatok követhetővé válnak, a munkatársak napi feladatai jól szervezhetőek és precízen monitorozhatóak, ¦ az iratmozgások átláthatóak, és a digitalizálás eredményeképpen a papíralapú iratforgalom jelentősen csökken, ¦ a hatályos jogszabályoknak megfelelő mederben tartható a vállalati igények szerint működő iratkezelés.
Az IQDoc rendszer funkcionális felépítése
¦ Érkeztető modul: érkeztetési, postázási funkciók, azaz a vállalathoz beérkezett vagy onnan feladásra kerülő papíralapú vagy küldemények ¦ Iratkezelő modul: funkciók, iratok létrehozása, kezelése, ügyintézése, szervezetek közti mozgatása ¦ Központi irattár modul: irattárazással kapcsolatos funkciók, lezárt ügyiratok központi tárolása, selejtezése, levéltárba adása ¦ Szervezeti adminisztráció modul: az egyes szervezetekhez kapcsolódó adminisztrációs feladatok ¦ Rendszeradminisztráció modul: a teljes rendszer-adminisztrációja
Érkeztetés Az érkeztetés az érkeztetési adatok felvitelét, illetve a papíralapú iratok digitalizálását és a rendszerbe történő juttatását jelenti. Opcionálisan lehetőség van elektronikus dokumentumok érkeztetésére is, amennyiben az iratkezelési szabályok ezt megkövetelik, illetve lehetővé teszik. Az érkeztető modulban lehetséges a küldemények (központi vagy elosztott) érkeztetése a következő támogatással: ¦ Nagyteljesítményű küldeményszkennelés, amelynek köszönhetően minden bontható küldemény digitalizálásra kerül már érkeztetéskor. ¦ Automatikus, központi érkeztetőszám-generálás. ¦ Küldemények érkeztetőszámmal és vonalkóddal való ellátása. ¦ Vonalkód-nyomtatás és -beolvasás. ¦ E-mailek automatikus érkeztetése Microsoft Exchange integrációval.
Szignáláskor lehetőség van egy szöveges leírás rögzítésére a kiadott feladattal kapcsolatban, amiről az ügyintéző e-mail értesítést is kap. A szignálás következtében előálló feladatlista egy személyre szabott iratlista, amellyel minden felhasználó rendelkezik. Ebben olyan elemek jelennek meg, amelyekkel a felhasználónak tennivalója van (ügyintéző, koordinátor vagy aláíró). A feladatok olvasottsága, elintézettsége a rendszerben monitorozható.
Láttamozás és aláírás A rendszerben regisztrálhatók a láttamozások és aláírások. A láttamozók és aláírók feladatlistájában megjelennek az aláírandó és láttamozandó iratok. Vezetői felhatalmazással az iktatóhelyi adminisztrátorok regisztrálhatják az aláírás, illetve láttamozás megtörténtét. A kimenő iratok feladása előtt minden szükséges aláírásnak meg kell történnie az iraton.
Iktatás, irat- és ügykezelés
Hitelesített elektronikus aláírás
Az iratkezelő modulban lehetséges az iratok iktatása és az iratkezelési folyamatok véghezvitele. Az iktatás lehet centralizált vagy decentralizált. Az iktatószám kiosztása centralizált iktatás esetén központosított, de az iktatószám utalhat a szervezeti egységre, az ügyre. A rendszerbe feltöltött dokumentumok és a leíró adatok egy része másolásvédelem alá kerül az iktatásra vonatkozó szabályok szerint. A rendszer főszám-alszámos iktatási filozófiát használ. A főszám jelenti az ügy sorszámát, az alszám pedig az irat sorszámát az ügyön belül. A rendszerben tehát ügyeket és hozzájuk tartozó iratokat kezelünk. Az ügy és az iratok is külön állapottal rendelkeznek.
A rendszer támogatja a digitális aláírást és időpecsétet, ami annyit jelent, hogy mind a leíró információkat, mind pedig a dokumentumokat képes ellátni digitális aláírással és időpecséttel a későbbi hitelesség igazolására, valamint ellenőrzésére.
Feladatkiosztás, szignálás A rendszer támogatja az iratok szignálását, azaz ügyintézőhöz rendelését, ezzel egyfajta feladatkiosztást megvalósítva: ¦ Az ügyintéző a feladatlistájában megtekinti a kiszignált feladatát. ¦ A feladat megtekintését a rendszer naplózza. ¦ Az ügyintéző elvégzi a szükséges feladatot. ¦ Az ügyintéző elolvassa az anyagot. ¦ Az ügyintéző állásfoglalást készít és csatol (vagy iktat). ¦ Az ügyintéző választ készít és iktat. ¦ Az ügyintéző a koordinátor felé jelzi a feladat elvégzését (telefonon/személyesen vagy az erre a célra készült üzenőfüzetben).
Csatolmányverziók kezelése A rendszerben a csatolmányok módosítása mindig verziózottan történik. Minden csatolmánynak saját verziószáma van, így a dokumentumok verziói külön-külön is végigkövethetők. Egy csatolmány feltöltésekor, ha már létezik megegyező nevű csatolmány, akkor a rendszer automatikusan a már létező csatolmányhoz hoz létre új verziót. Amennyiben még nem létező csatolmányt töltünk fel, akkor egyes verziójú csatolmány jön létre.
Értesítések kezelése
A felületek testreszabása
Az IQDoc rendszer bizonyos események megtörténte esetén e-mail értesítéseket tud küldeni az érintett felhasználóknak:
Az IQDoc rendszerben minden egyes nézet tulajdonságai testre szabhatóak. A beállításokat a rendszer felhasználónként menti el. Ezáltal beállítható a nézetekben: ¦ az oszlopok szélessége, ¦ az oszlopok sorrendje, ¦ az oszlopok láthatósága, ¦ a sorok rendezési szempontjai.
Irattári funkciók Az iratkezelő modul biztosítja a napi szintű munkavégzésből már kimaradó, lezárt ügyiratok kezelését. Ha egy üggyel nincs több teendő, le kell zárni azt a rendszerben. Legkésőbb lezáráskor ki kell tölteni az ügy irattári tételszámát. A lezárt ügyet később irattárba lehet helyezni. Az egy ügyhöz tartozó minden iratot együtt kell irattárazni. Az irattárban el lehet végezni az iratok selejtezését, esetleges megsemmisítését, levéltárba adását, kölcsönzését.
A nézetek szűrhetőek, kereshetőek, valamint egy gombnyomással exportálhatók Excelbe.
Jogosultságkezelés Iratok visszakeresése A rendszerben minden küldeményhez, ügyhöz és irathoz kapcsolódó metaadat értékeire lehetséges keresni. A keresési feltételek felhasználónként, személyre szabottan elmenthetőek. Keresésekkor mindenki azok között az iratok között tud keresni, amelyeket a jogosultságai alapján láthat. A rendszer biztosít továbbá egy rendszer-adminisztrátorok számára elérhető funkciót, amelynek használatával globálisan, a rendszer összes irata között lehetséges keresni.
Statisztikák, lekérdezések A rendszer lehetőséget biztosít különböző lekérdezések és statisztikák előállítására: ¦ Nézetek exportálásával Excelben is lehet statisztikát készíteni ¦ A rendszernaplók segítségével tetszőleges statisztika előállítható a rendszerből ¦ Koordinátor szerinti ügyek nézet ¦ Felhasználói aktivitási riport ¦ Részletes keresések eredményeinek exportálása ¦ Érkeztetőkönyv ¦ Iktatókönyv ¦ Postai küldemények feladójegyzéke
Az IQDoc rendszer jogosultságrendszere rendkívül összetett, aminek köszönhetően a legapróbb részletekig szabályozni lehet az egyes felhasználók jogosultságait. ¦ A rendszer körülbelül 40 különböző privilégiumot kezel, amelyek akár iktatóhelyenként külön kioszthatóak. ¦ A rendszer a felhasználók autentikálásához, vagyis azonosításához Windows integrált autentikációt alkalmaz, vagyis indulásakor az IQDoc rendszer. ¦ A Windows operációs rendszerbe való bejelentkezésekor használt neve alapján azonosítja az aktuális felhasználót, így a felhasználónak nem kell sem bejelentkezési nevet, sem jelszót megadnia a rendszer eléréséhez. ¦ A felhasználók szerepköreinek beállítására a rendszer biztosít közvetett, AD-n keresztüli beállítási lehetőséget is.
Naplózás Az IQDoc rendszer aprólékos naplózási rendszerrel rendelkezik. Az IQDoc-ban mindennek nyoma marad, és minden esemény visszakereshető.
¦ Küldemény-, ügy- és iratszintű napló: élettörténet. Ide csak irathoz kapcsolódó kerülnek be, viszont a naplóbejegyzések részletesebbek és informatívabbak.
Kétszintű naplózást valósít meg a rendszer: ¦ Globális, rendszerszintű eseménynapló, ahová minden esemény belekerül.
Vonalkódkezelés Az IQDoc rendszer képes együttműködni vonalkódnyomtatóval és vonalkódolvasóval, valamint vonalkódrendszert képes használni a küldeményekhez és iratokhoz kapcsolódóan. A vonalkódok használata jelentősen meggyorsítja az iratok azonosítását és visszakeresését.
Amennyiben felkeltettük érdeklődését, kérjük, keresse ügyfélmenedzserét, vagy látogasson el a www.t-systems.hu weboldalunkra.
