IATMI 2005-24 PROSIDING, Simposium Nasional Ikatan Ahli Teknik Perminyakan Indonesia (IATMI) 2005 Institut Teknologi Bandung (ITB), Bandung, 16-18 November 2005.
IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PERGERAKAN MATERIAL SERTA PENGARUHNYA TERHADAP NEGARA DAN KONTRAKTOR KONTRAK KERJA SAMA (HTTP://INVENTORY.BPMIGAS.COM) Ridzki Simanjuntak; Dinas Manajemen Aset – Divisi PMA BPMIGAS Pelumas dan Bahan Bakar Minyak (BBM), Laporan sewa/milik kontrak barang, pemantauan daftar material pada suatu fasilitas proyek produksi migas dimana memberikan kontribusi kepada negara yang besar dalam mengurangi biaya produksi. Alhasil, pengurangan jumlah surplus material terjadi di KKKS sebesar ± US$ 50 Juta sejak Januari 2004 hingga Agustus 2005 dari US$ 131,9 Juta hingga US$ 81,9 Juta disertai dengan penurunan nilai total persediaan sebesar ± US$ 38.2 Juta dari US$ 606,3 Juta hingga US$ 568,1 Juta. Nilai pemanfaatan material (transfer of material) sangat tinggi dengan total sebesar ± US$ 76 Juta dan Rp 1,180 Miliar mulai dari Januari 2004 sampai Agustus 2005. Pemanfaatan material bekas pakai (junked) antar KKKS, seperti Casing/Tubing untuk tiang pancang, shoreline protection, dsb terjadi. Turn over ratio meningkat, dan rata-rata diatas 2 (dua) dengan service level mencapai 95%. Kelanjutan penggunaan sistem ini mendorong pasar penggunaan produksi dalam negeri, khususnya persediaan pelumas dimana informasi rencana kebutuhan dan realisasi penggunaannya dapat dipantau dan dianalisa dimana saat ini sedang dilakukan pengujian kehandalan persediaan pelumas dalam negeri terhadap salah satu engine di KKKS.
ABSTRAKSI Sesuai amanat UU Migas No 22/2001, Badan Pelaksana Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi (BPMIGAS) mempunyai tugas untuk melakukan pengawasan terhadap Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS) dimana mempunyai tantangan sangat berat dalam menaikkan produksi minyak dan gas bumi serta menurunkan biaya produksi (cost per barrel) seminim mungkin. Penggunaan barang dalam meningkatkan hasil produksi minyak dan gas bumi sangat besar mengingat teknologi peralatan dan barang operasi perminyakan menjadi faktor utama. Investor yang melakukan investasi di sektor hulu migas berupaya melakukan optimasi biaya terhadap hasil produksi melalui penggunaan barang. Menurunnya produksi minyak memberikan tantangan bagi praktisi perminyakan dalam merancang teknologi baru dan menggunakan barang berlebih (surplus) mengingat 70% biaya yang dikeluarkan merupakan pembelian barang. Biaya ekstra operasi terhadap penyimpanan barang surplus memberikan tantangan kepada pihak manajemen di BPMIGAS dan KKKS untuk menjawabnya. Tantangan yang harus dikerjakan adalah melakukan pengaturan dan pengontrolan semaksimal mungkin terhadap pemakaiannya di lapangan sehingga terjadi pengurangan biaya produksi (Blue Print BPMIGAS). Proses Manajemen Aset merupakan siklus mulai dari pembelian, penerimaan, pencatatan, pengendalian, perawatan, pemanfaatan sampai pada tahap penghapusan barang. Seni pengaturan barang operasi perminyakan sangat mempengaruhi jumlah surplus material yang dihasilkan dalam satu proses. Oleh karena itu, BPMIGAS membangun sebuah Sistem Informasi Pergerakan Material berbasis web guna mengawasi persediaan barang di KKKS dan sedang dilakukan pengembangan tahap kedua dalam melakukan pemantauan Persediaan
PENDAHULUAN Biaya investasi yang ditanamkan untuk pembelian (pengadaan) barang cukup besar. Hal ini menantang para praktisi Supply Chain Management untuk memanfaatkan surplus material yang ada di setiap KKKS. Jumlah persediaan material yang bernilai kurang lebih US$ 568,1 Juta serta surplus material yang bernilai hampir US$ 82 Juta diseluruh KKKS, menjadi perhatian utama bagi manajemen BPMIGAS. Persediaan barang yang tidak bergerak mengakibatkan surplus dan kemudian 1
menjadi “dead stock” menjadi perhatian besar untuk diberdayakan. Awalnya, rasio pergerakan yang rendah (hampir semua KKKS dibawah 2 (dua) dan rasio surplus yang lebih besar dari 8%) perlu diperbaiki. Jumlah penerimaan sangat besar bila barang (received) dibandingkan issued semula dan persediaan yang nyaris tidak terpakai (slow moving ke arah idle) perlu diberi pengertian. Manajemen BPMIGAS dan KKKS memerlukan tools untuk memantau nilai KPI (Key Performance Indicator) dengan menyimak Turn Over Ratio, Service Level dan Surplus Ratio sehingga dapat mengontrol nilai persediaan yang terdapat di KKKS. Sistem Informasi Pergerakan Material berbasis web memberikan salah satu solusi untuk menjawabnya. Adapun tujuan pembuatan tulisan ini, adalah: • Memaparkan success story BPMIGAS dan KKKS dalam memanfaatkan material yang tersedia guna mendukung Visi dan Misi dalam Blue Print BPMIGAS. • Mempermudah manajemen BPMIGAS dan KKKS dalam memantau laporan pergerakan material (Stock Movement Report) sehingga pengontrolan kinerja persediaan yang terdapat di gudang meningkat sesuai dengan standar. • Mempermudah manajemen BPMIGAS dan KKKS dalam mencari surplus material yang terdapat diseluruh KKKS sehingga pemanfaatan (pemberdayaan) barang surplus dimaksud dapat memberikan kontribusi terhadap penurunan biaya operasi. • Memberikan feedback terhadap manajemen KKKS dalam menilai keberhasilan suatu proyek berdasarkan nilai KPI surplus ratio sehingga investasi yang ditanamkan bisa optimal. • Memberikan feedback terhadap manajemen BPMIGAS dalam memberikan persetujuan WP&B dan AFE terhadap keberhasilan proyek atau kegiatan operasi dengan menganalisa data historical yang diberikan.
5 tahun sejak barang diterima. Surplus material merupakan semua kategori material yang dianggap berlebih dan dalam kondisi slow moving kearah idle sehingga terjebak kedalam daerah “dead stock”. Penyebab terjadinya Surplus: • Penghentian penggunaan suatu sehingga peralatan (Parent Unit) berlebihnya (Excess) suku cadang yang telah disimpan • Perubahan program kerja • Perubahan proses produksi • Kesalahan perhitungan peramalan (forecast) penggunaan yang akan datang • Pembelian yang terlalu banyak • Penggunaan formula yang kurang tepat • Pencatatan data persediaan yang kurang akurat • Pemesanan barang yang salah saat diterima • Pengiriman barang yang salah saat diterima • Pembelian barang yang tidak standar • Perubahan penentuan barang standar • Turun mutu selama persediaan • Material yang tinggal guna (Obsolesence) • Terlalu banyak menetapkan persediaan pengaman (buffer stock) • Long Lead Time item material untuk material tertentu Sistem yang dibangun dapat memberikan informasi detil dari surplus material tersebut. Misalnya, jumlah kuantiti barang, kondisi barang, deskripsi barang (tipe spesifikasi), nilai perolehan (harga purchase order) dan gambar (display barang material). 3. Tolok ukur kinerja persediaan yang dipakai yaitu Turn Over Ratio, Surplus Ratio dan Service Level. Nilai-nilai tersebut dalam laporan pergerakan material dapat menggambarkan kemampuan gudang (warehouse) untuk memenuhi permintaan barang dari end user dimana tetap menjaga nilai Total Cost Ownership (TCO) seminim mungkin.
RUANG LINGKUP 1. Sistem kerja manajemen logistik dalam kegiatan usaha hulu minyak dan gas bumi di Indonesia. 2. Surplus Material adalah persediaan (stock) barang yang tidak ada pengeluaran selama 2
barang dan informasi di seluruh perusahaan
MANAJEMEN LOGISTIK VS MANAJEMEN RANTAI PASOK (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT) Manajemen Logistik mempunyai definisi: “The process of planning, implementing, and
Tabel 1. Perbedaan antara Manajemen Logistik dan Manajemen Rantai Pasok (Supply Chain Management)
controlling the efficient, effective flow of storage, goods, services and related information from point of origin to the point of consumption for the purpose of conforming to customer requirements” (The Council of Logistics
Dari pengertian tersebut diatas, maka didapat suatu siklus atau proses suatu persediaan material mulai dari material tersebut diadakan hingga material tersebut dihapus dan dilepas (from Born to the Grave) seperti pada gambar 1.
Management 1991)
Manajemen Rantai Pasok atau disebut dengan Supply Chain Management mempunyai definisi: “The integration of key business process from
SIKLUS PERSEDIAAN
end user through original suppliers that provides products, services and information that add value for customers and other stakeholders”
ex. IMPOR
D/C, HBMB, HBMT PERGUDANGAN & PENGELOLAAN PPERSEDIAAN
BEA & CUKAI
PEMESANAN ULANG
PENGADAAN
PENGGUNAAN SURPLUS
PENGHAPUS AN
PELEPASA N
Gambar 1. Siklus Persediaan
Dalam siklus persediaan digambarkan proses pengadaan, penerimaan barang, pergudangan dan pengelolaan persediaan barang, penggunaan, sampai ke dalam tahap penghapusan dan pelepasan. Pada saat barang dibeli baik barang lokal dan impor, barang tersebut diterima oleh fungsi penerimaan. Bagian penerimaan barang menggunakan konsep One Door Policy serta terdapat proses yang dilakukan, yaitu: • Tata cara penerimaan barang meliputi: pemeriksaan phisik dan dokumen (PO/Kontrak, Invoice, P/L, BL/AWB, DO) • Quality Control/Quality Assurance • Vendor Performance Rating
Sedangkan yang membedakan antara manajemen logistik dan manajemen rantai pasok (supply chain management) antara lain adalah:
Mengutamakan pengelolaan, termasuk arus barang dalam perusahaan Berorientasi pada perencanaan dan kerangka kerja yang menghasilkan rencana tunggal arus
M ATERI AL PERSEDIAAN
PENERIMAAN BARANG
ex. PEMBELIAN LOKAL
Dari definisi diatas dapat kita simpulkan bahwa aktivitas manajemen logistik merupakan bagian dari aktivitas manajemen rantai pasok (supply chain management) dimana terdapat persamaan dan perbedaan yang hakiki didalamnya dengan tujuan untuk memaksimalkan tingkat layanan (service level) dan meminimkan biaya operasi (operating cost). Persamaan yang timbul adalah: • Menyangkut pengelolaan barang dan jasa • Menyangkut pengelolaan mengenai pembelian, pergerakan, penyimpanan, pengangkutan administrasi dan penyaluran barang • Menyangkut usaha untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan barang
Manajemen Logistik
perusahaan lain dalam bisnis mulai dari pemasok (suppliers) sampai kepada pelanggan (customers)
Manajemen Rantai Pasok
(Supply Chain Mgmt) Mengutamakan arus barang antar perusahaan, mulai dari hulu sampai hilir Mengusahakan hubungan dan koordinasi antar proses dari perusahaan-
Setelah barang diterima maka diterbitkan Bon Penerimaan Barang dan kemudian menyerahkan barang tersebut kepada fungsi pemakai. Proses selanjutnya barang tersebut disimpan dalam gudang dan dilakukan beberapa proses oleh fungsi pergudangan, yaitu:
3
(Company
•
Identifikasi
•
Penatausahaan semua penerimaan, pengeluaran dan material dalam persediaan Penyediaan alur material yang seimbang Memenuhi permintaan kebutuhan material untuk pemeliharaan Penerimaan dan pengeluaran dari material dalam proses dan produk akhir Menerima kembali dan menyimpan material yang tidak dibutuhkan Substitusi material yang dibutuhkan Pemeriksaan persediaan (Stock Checking) dan pelaporan persediaan material
• • • • • •
dan
Standarisasi
Selected Standard/Company Approval Brand)
kinerja persediaan yang menjadi tolok ukur untuk menilai aktivitas operasional serta berpengaruh terhadap biaya operasi. Implikasi biaya finansial yang mempengaruhinya antara lain: carrying cost, ordering cost, stock out cost,
Selected
return on investment (ROI), working capital, asset turn over dan service level cost.
Berikut adalah prosedur dasar dalam membuat suatu tolok ukur: • Tentukan apa yang penting, beberapa yang kritikal bukan banyak tapi kurang berarti • Buat suatu kesepakatan bersama pengguna (end user) • Tetapkan kinerja acuan sebagai dasar (situasi sekarang) • Buat suatu tujuan perbaikan yang ingin dicapai • Pantau ukuran tersebut secara periodik dan tepat waktu (setiap bulan, kuartalan, semesteran, dsb) • Evaluasi kemajuan disemua tingkatan (komitmen datang dari keikutsertaan) • Evaluasi dan ubah tujuan bilamana dikehendaki
Persediaan yang terdapat digudang perlu dikelola dengan baik sehingga diperlukan suatu manajemen persediaan yang mampu menjawab pertanyaan berapa besar persediaan yang diperlukan untuk menjaga fluktuasi peramalan, kebutuhan pelanggan dan waktu penyerahan (penggunaan) kepada end users dilapangan. Pengelolaan persediaan ini, mengendalikan dan mengatur penentuan prosedur yang optimal dalam pengadaan komoditas untuk memenuhi kebutuhan yang akan datang dimana mempunyai prinsip dasar, meliputi: • Menjamin terpenuhinya kebutuhan operasi • Membatasi nilai seluruh investasi • Membatasi jenis dan jumlah material • Optimalisasi material yang ada
Nilai parameter kinerja persediaan yang selalu diukur dalam dunia hulu migas biasanya dapat diperhatikan melalui: 1. Turn Over Ratio (TOR) merupakan perbandingan jumlah nilai pemakaian selama 1 (satu) tahun terakhir dengan nilai persediaan akhir. Semakin besar TOR, maka persediaan tersebut semakin efisien. Batasan nilai TOR yang ditetapkan dalam dunia kegiatan usaha hulu migas agar persediaan tersebut efisien adalah sebesar 2 (Nilai TOR = 2) 2. Service Level (SL) adalah permintaan barang yang dapat dipenuhi dibandingkan dengan total seluruh permintaan. Semakin besar SL, maka persediaan tersebut semakin efektif. Persentase nilai SL yang ditetapkan dalam dunia kegiatan usaha hulu migas agar persediaan tersebut efektif adalah sebesar 95% (SL = 95%) 3. Surplus Ratio adalah perbandingan nilai surplus terhadap nilai total persediaan. Semakin kecil surplus ratio maka persediaan tersebut semakin baik. Persentase rasio yang ditetapkan dalam kegiatan usaha hulu migas agar persediaan tersebut baik sebesar 8% (1 bulan pemakaian) dari nilai persediaan rata-rata 1 tahun (Surplus Ratio = 8% / 1 bulan pemakaian)
Seorang Stock Analyst akan melakukan analisa terhadap persediaan di gudang untuk menjaga ketersediaan barang dan menjaga investasi sekecil mungkin sehingga pengawasan melekat kepada material menjadi sangat penting. Stock Analyst mempunyai kemampuan dalam: 1. Melakukan perhitungan persediaan (Kapan, Apa, Berapa) 2. Mencari alternatif dan substitusi barang (paham akan peralatan dan barang yang terdapat di gudang) 3. Menjaga kinerja persediaan agar tetap efisien dan efektif agar dapat meminimkan nilai surplus persediaan 4. Menentukan pola penyimpanan & strategi pengadaan 5. Mengelola katalog barang yang baik 6. Memelihara data tetap akurat (up to date) dan dapat dilihat oleh semua bagian di KKKS Hasil yang diperoleh dari keberhasilan suatu analisa persediaan dapat diperhatikan melalui 4
Meskipun persediaan di gudang telah dikelola dengan memenuhi kaidah yang baik, BPMIGAS dan KKKS menyadari akan terdapatnya surplus persediaan dalam satu siklus dimana sangat sulit untuk menemukan dan menentukannya secara pasti. Dalam pencegahan surplus material, perlu diperhatikan perencanaan kebutuhan material secara akurat. Misalnya, melaksanakan strategi pengadaan barang yang efektif dan efisien dengan cara melakukan Aliansi Strategis, Vendor
dilaksanakan dalam memberdayakan surplus material ditempuh dengan cara Transfer Material. Metode Trade in, Buy back dan Substitusi dapat dianggap sebagai cara dalam mendapatkan keuntungan dari pembelian barang dimana terdapat uang cash yang perlu di simpan. Mengingat fungsi BPMIGAS hanya melakukan pengawasan dan tidak diperbolehkan memegang uang yang bukan merupakan hasil dari kegiatan usaha hulu migas maka konsep Transfer Material di tempuh dalam menekan biaya operasi dan penghematan uang negara. Prinsip transfer material hanya merupakan pemindahan pembukuan akuntansi dari satu KKKS kepada KKKS lain dan bukan merupakan praktek jual beli barang. KKKS yang memanfaatkan tidak mengeluarkan uang cash sepeserpun dalam memanfaatkan material. Bayangkan berapa uang negara yang harus keluar untuk membayar material yang dibeli oleh satu KKKS padahal terdapat surplus material sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan di KKKS lain atau mungkin bisa dilakukan interchangeability antara persediaan yang ada dengan kebutuhan spesifikasi teknis yang ada.
Stocking Program/ Consignment, Outsourcing dan Call Off Order/ Blanket Order kemudian
menerapkan strandarisasi material dan peralatan. Oleh karena itu perlu diidentifikasi material tersebut dan dilakukan prioritas berdasarkan pergerakannya selama ini berdasarkan umur barang, nilai investasi dan perputarannya. Dengan menggunakan analisa Pareto misalnya, menurut total nilai atau volume material maka akan diperoleh daftar material yang menjadi sasaran untuk dimanfaatkan kembali melalui transfer material antar KKKS sehingga tidak perlu dilakukan pembelian material mengingat biaya yang dikeluarkan akan menjadi beban negara melalui Cost Recovery. BPMIGAS dan KKKS berusaha fokus kepada inventory control agar surplus persediaan yang dimanfaatkan semakin tinggi dan nilai penghapusan persediaan semakin kecil.
HASIL PEMANFAATAN MATERIAL ANTAR KONTRAKTOR KONTRAK KERJA SAMA Konsentrasi BPMIGAS dan KKKS pada inventory control dimulai dari tahun 2004 sampai sekarang membuahkan hasil yang memuaskan. Dari catatan mulai Januari 2004 hingga Agustus 2005 tercatat sebesar ± US$ 76 Juta dan Rp 1,180 Miliar dengan perincian sebagai berikut:
PEMBERDAYAAN SURPLUS MATERIAL Dalam memberdayakan surplus material dapat ditempuh dengan beberapa cara, yaitu: 1. Transfer Material, merupakan tindakan pengalihan material dari satu KKKS kepada KKKS lain 2. Trade in, (Tukar tambah), merupakan tindakan tukar menukar material dengan pihak lain agar memperoleh barang sesuai dengan fungsi dan tujuan 3. Buy back, merupakan tindakan untuk pembelian material oleh agen atau distributor kembali sesuai dengan harga yang disepakati 4. Substitusi, merupakan tindakan untuk mengganti material yang ada dengan material pengganti sesuai dengan fungsi dan tujuan yang sama
Nilai (US$) Nilai (Rp)
2004 4,729,220.35 276,126,344.00
s/d Ags 2005 71,410,846.49 903,796,244.68
Tabel 2. Nilai Pemanfaatan Material Antar KKKS
Dari nilai pemanfaatan material antar KKKS tersebut mempunyai makna bahwa KKKS tidak jadi membeli material sejumlah nilai tersebut dalam melaksanakan kegiatan operasional eksplorasi dan ekploitasi migas karena hanya merupakan pemindahan pembukuan (pembebanan) secara akuntansi PSC perminyakan, dari satu KKKS ke KKKS lain mengingat barang tersebut merupakan barang milik negara. Nilai tersebut dapat juga menggambarkan jumlah uang yang dapat dihemat oleh negara dan KKKS karena tidak terjadi pembelian.
Sesuai dengan UU 22/2001, status BPMIGAS merupakan Badan Hukum Milik Negara (BHMN) sehingga bersifat nirlaba (tidak mencari keuntungan) oleh karena itu metode yang 5
Dalam perkembangan nilai total persediaan di seluruh KKKS menurun, selama periode Januari 2004 hingga Agustus 2005 dengan hasil sebagai berikut: Tahun 2000 2001 2002 2003 2004 s/d Ags 2005
Total Persediaan
Surplus Material
(Thousands US$)
(Thousands US$)
560,249 519,848 614,339 312,487 606,376 568,056
35,994 51,352 98,534 131,886 81,929
Fasilitas dalam sistem yang disediakan dapat mempermudah pencarian informasi jenis material, jumlah dan harga dimana sebagai acuan bagi KKKS dalam melakukan rancangan teknis kegiatan terhadap rencana kebutuhan material. Daftar material yang dibutuhkan akan dicari substitusinya (interchangeability) atau kemungkinan penggunaan surplus material yang terdapat di seluruh KKKS sebelum membeli. Metode pencarian dalam sistem berdasarkan pada key in word sesuai dengan material dan dapat dicari dan klasifikasi material. Misalnya: dibutuhkan Casing 9-5/8” 53.5 PPF Premium
Connection Seamless R-3 complete with Threads Connector maka user yang mencari dapat +Casing 9-5/8 dalam mengetik kata
Tabel 3. Perkembangan Nilai Upstream Inventory
Dari hasil tersebut dapat digambarkan bahwa penurunan surplus material senilai ± US$ 50 Juta memberikan dampak yang significant, dimana yang paling utama adalah: tidak perlu dilakukan pelelangan (tender) untuk pembelian, dapat menghemat waktu (lead time) pengiriman barang, material selalu tersedia sepanjang memenuhi spesifikasi teknis kemudian dapat dilakukan interchangeability dan konsep menuju Zero Stock Inventory dalam pengelolaan material akan mudah tercapai.
SISTEM INFORMASI MATERIAL (SIPM)
deskripsinya atau mencari dengan men-select klasifikasi Drilling and Production di seluruh KKKS sehingga akan muncul semua material casing dengan berbagai ukuran yang diinginkan. DIAGRAM ALIR KERJA PERGERAKAN MATERIAL (STOCK MOVEMENT) Pembagian surplus material persediaan sesuai dengan Buletin Prosedur PERTAMINA BP no. 1063 tanggal 14 Nopember 2000 yang masih digunakan sebagai acuan, menyatakan bahwa surplus material terdiri dari: 1. Material persediaan berlebih (Excess Stock) – merupakan bagian dari material persediaan yang telah melampaui batas tingkat persediaan yang diijinkan, yaitu untuk 12 (dua belas) bulan pemakaian. 2. Material persediaan mati (Dead Stock) – merupakan bagian dari material persediaan yang memenuhi kriteria: a) Peralatan induknya (parent unit) sudah tidak ada. b) Lima tahun tidak bergerak dan tidak ada prospek pemakaiannya, kecuali insurance items.
PERGERAKAN
Dalam pengelolaan material yang terdapat di KKKS, BPMIGAS menyediakan suatu alat (monitoring tools) dalam memantau pergerakan material berupa sistem informasi berbasis web yang dapat diakses oleh semua KKKS dengan http://inventory.bpmigas.com. alamat situs Informasi yang disediakan berupa kinerja persediaan, jenis material dan jumlah yang ditawarkan oleh KKKS lain agar dapat dimanfaatkan sehingga pemberdayaan material dapat optimal. Penggunaan sistem ini menjadi sangat penting dimana setiap bulan Dinas Manajemen Aset BPMIGAS memantau kinerja persediaan material KKKS yang dilaporkan. Jika kinerja menurun, tidak segan-segan BPMIGAS meminta penjelasan terhadap aktivitas yang terjadi di KKKS sekaligus memberikan asistensi guna perbaikan di periode berikutnya. Namun jika kinerja baik, BPMIGAS memberikan ucapan selamat agar kinerja persediaan tersebut terus dipertahankan.
Pembagian tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:
6
kemungkinan rolling material antar KKKS dengan syarat tertentu (seperti jenis dan kondisi barang) untuk menghindari pembelian baru. 2. Sistem Indeks Performa (KPI – Key Performance Indicator) untuk menekan biaya persediaan serta berdasarkan klasifikasi material. Secara umum alur pertanggungjawaban (accountability) dari data material baik dalam operasi maupun surplus antara BPMIGAS dan KKKS adalah sebagai berikut: Gambar 2. Pembagian Persediaan Material
Selain itu juga surplus material terdapat pada material yang tidak terpakai pada proyek-proyek fasilitas produksi migas dan LNG/LPG Plant yang menggunakan AFE, sehingga sebagian besar berada dalam lingkungan material persediaan meskipun tidak tercatat pembukuannya. Tujuan utama dalam pembangunan sistem ini adalah otomatisasi proses pelaporan, pengolahan, serta pengaturan presentasi dari data untuk menunjang pengambilan kebijakan secara tepat berdasarkan data yang terolah secara cepat dan akurat. Oleh sebab itu diperlukan standardisasi alur business process yang dapat diterima semua pihak baik BPMIGAS maupun KKKS. Pada sisi KKKS, surplus material serta persediaan merupakan hasil dari proyek investasi maupun pengoperasian lapangan yang berproduksi. Secara umum biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan material dilakukan For dalam lingkup AFE (Authorization Expenditure) dengan persetujuan dari BPMIGAS. Hal ini akan menjadi persetujuan cost-recovery dari semua atau sebagian biaya investasi kepada Negara setelah lapangan berproduksi dan mendapatkan keuntungan. Biaya cost-recovery akan meningkat seiring dengan jumlah proposal biaya dalam AFE juga apabila terjadi pembengkakan biaya persediaan seperti lambatnya material (slow moving) untuk segera dikonsumsi atau dipergunakan. Untuk itu pengendalian BPMIGAS sangat penting dalam menekan biaya-biaya tersebut secara langsung maupun tidak agar mendapatkan keuntungan sebesar-besarnya bagi negara. Dinas Manajemen Aset BPMIGAS mengidentifikasikan cara untuk mencapai hal tersebut, antara lain: 1. Optimalisasi penggunaan surplus material melalui transparansi data material dan
Gambar 3. Diagram Alur Kerja Pelaporan Persediaan
Dalam perkembangannya surplus material yang tidak terpakai akan menjadi kadaluarsa, sehingga nilai depresiasinya akan terbebankan pada Negara melalui mekanisme cost-recovery setelah lapangan tersebut beroperasi. Dengan demikian material tersebut akan masuk dalam tahap penghapusan (write-off) dari pembukuan. Ide dasar dari pemanfaatan material adalah: • Pencatatan dan pelaporan yang akurat tentang jenis material oleh masing-masing KKKS yang dapat diakses oleh sesama KKKS dengan BPMIGAS sebagai pengatur. • Pemanfaatan material melalui mekanisme rolling material secara online antar KKKS. Secara detil, diagram kerja pelaporan persediaan sampai pemanfaatan material antar KKKS sebagai berikut: 7
Gambar 5. Analisis ABC pada manajemen persediaan
Biaya-biaya yang terkait dalam manajemen inventory untuk MRO diantaranya terdiri dari (1) holding costs atau biaya yang harus dikeluarkan untuk memelihara inventory dan (2) ordering costs atau biaya yang terkait dengan pemesanan. Minimalisasi biaya-biaya tersebut bisa dilakukan apabila KKKS melakukan optimalisasi tingkat inventory (inventory level) sehingga didapatkan titik temu antara komponen biaya tahunan (1) dan (2). Perhatian BPMIGAS ditujukan khususnya pada turn-over ratio (TOR) rendah yang berarti material-material tersebut pergerakannya lambat (slow moving). Identifikasi dari rasio tersebut bisa dirunut berdasarkan klasifikasi material seperti: a) Drilling & Production b) Plant & Machinery General, c) Transportation d) Machinery accessories & instruments e) Building tanks & shop equipments f) Electrical g) Tubular goods, valves & fittings h) Building material, metals & hardware i) Tools and packing j) Medical k) Paint, Oil and Chemicals l) Furniture, Household, Office & Store masing - masing kategori diberikan komposisi nilai yang menggambarkan nilai dari: opening
Gambar 4. Diagram Alur Kerja Pemanfaatan Material Antar KKKS
PERGERAKAN MATERIAL Aktifitas operasi seperti pemeliharaan, reparasi, dan operasi (MRO – Maintenance Repair melibatkan Operation) di setiap KKKS manajemen persediaan terkait dengan sistemsistem diantaranya: • MRP (Material Requirement Planning) • Pergudangan (Warehouse atau Storeroom) • Purchase order material • Inventory move order material • dan sebagainya. Setiap KKKS mempunyai sistem yang berbeda dengan yang lainnya, dari sistem database (seperti pemanfaatan modul ERP – Enterprise Resource Planning, CMMS – Computerised Maintenance Management) hingga manual tergantung dari skala aset operasi. Inventory KKKS yang optimum ditandai dengan minimnya biaya inventory karena pergerakan material onhand yang optimal. Kontrol yang lebih ketat biasanya diberikan pada item-item kelas A pada analisis ABC:
stock, received, issued, closing stock, issued for the last 12 months, average stock, turn over ratio dan closing stock divided by average month consumption.
8
SISTEM KONEKSI INTERNET Sistem koneksi dengan Internet dan kapasitasnya oleh host dalam hal ini BPMIGAS berperan penting untuk menjamin performa sistem. Secara umum, sistem koneksi internet pengaksesan dari user sampai ke host di BPMIGAS (http://inventory.bpmigas/com) dapat dijelaskan pada gambar 8.
Gambar 6. Perunutan data kinerja persediaan
PENGENDALIAN KUALITAS DATA
Application server : • HP Proliant DL 380 G3 • Xeon 3.06 GHz, L2 Cache 512Kb, 1GB DDR Reg DDC, Dual Channel U160 SCSI • O/S Windows Server 2003 • Apache 2, PHP 5, MySQL4 Database, PHP/Pear Object Library Hosting service : • Lokasi Host BPMIGAS (Gedung Patrajasa, Jakarta) • Internet gateway host bpmigas.com (Indosat leased line) http://inventory.bpmigas.com atau URL: http://202.155.21.204/bp.php (alias)
Kualitas data ditentukan dari ketidak-adanya kesalahan dalam berbagai proses data. Identifikasi kesalahan dalam hal ini terutama terkait dalam proses penginputan serta pengupdate-an data. Entiti data terkecil terdapat pada material number, seperti pada sistem penomoran KIMAP, UNSPSC, ICN, dsb. Setiap item akan mempunyai penjelasan singkat (short description) yang sangat penting untuk proses pencarian data. Distribusi tugas upload data dilakukan masing-masing KKKS dengan cara membuka alamat http://inventory.bpmigas.com dan melengkapi template spreadsheet file untuk keseragaman format. Selanjutnya file tersebut di-export ke dalam bentuk XLS (File Excell) yang kemudian diupload dengan menggunakan komponen web yang tersedia. Pada saat proses upload data maka sistem melakukan verifikasi data. Tahap ini diperlukan agar data yang masuk merupakan data yang valid. Verifikasi pertama dilakukan pada saat input data. Sebelum data-data diupload terlebih dahulu dilakukan validasi lokal melalui Excel. Persiapan Data
Persiapan File
Gambar 8. Sistem Koneksi Internet
Masukkan data ke dalam
Validasi data pada FT
Ada erro
Ekspor File ke XLS
Jumlah hops atau network path antara pengguna dengan host didesign seminim mungkin, karena semakin banyak hops akan memperlambat jalannya routing data.
Koreksi
Upload data ke webserver
Upload selesai
Kapasitas Internet (bandwidth) merupakan hal yang perlu diperhatikan untuk menjamin tersedianya jalur terutama saat beberapa user mengakses sistem secara bersama-sama.
Ada erro
Gambar 7. Mekanisme Upload Data
BEBERAPA CONTOH TAMPILAN SIPM
9
Gambar 9.d. Tampilan Halaman Perkembangan Closing Stock di KKKS
Gambar 9.a. Tampilan Halaman Depan SIPM
Gambar 9.b. Tampilan Halaman Setelah User Login
Gambar 9.e. Tampilan Halaman Pencarian Surplus Material di KKKS
Gambar 9.c. Tampilan Halaman Perkembangan TOR di KKKS
Gambar 9.f. Tampilan Halaman Laporan Pergerakan Material di KKKS
10
5. Sistem Informasi Pergerakan Material dapat dikembangkan lebih lanjut untuk memantau rencana kebutuhan dan realisasi penggunaan persediaan BBM dan Pelumas di lingkungan KKKS serta memasarkan pelumas lokal (produksi dalam negeri) melalui substitusi barang impor yang telah dihasilkan di dalam negeri mengingat dicanangkannya penghematan energi nasional dan menggairahkan pasar lokal dimana dapat menaikkan tingkat ekonomi Indonesia. REFERENSI
Gambar 9.g. Tampilan Halaman Grafik Statistik Kunjungan User pada SIPM
1. BPMIGAS & LPPM ITB (2004-2005), Dokumentasi Rancangan Proyek Pembuatan Sistem Informasi Pergerakan Material, “Analisis Fungsional Kebutuhan”.
KESIMPULAN Dari tulisan tersebut diatas, maka didapatkan kesimpulan sebagai berikut:
2. Buletin Prosedur BP Pertamina-BPPKA No. 1063 tanggal 14 Nop 2000 mengenai “Pedoman Pengelolaan dan Pemberdayaan Surplus Material”
1. Sistem kerja manajemen logistik yang terdapat pada kegiatan usaha hulu minyak dan gas bumi di Indonesia terbukti mempunyai kontribusi besar dalam menurunkan biaya operasi guna menaikkan produksi minyak nasional.
3. Eko Indrajit, Richardus dan Djokopranoto, Richardus (2003), “Manajemen Persediaan”, Grasindo.
2. Penerapan Sistem Informasi Pergerakan Material dapat memberikan masukan kepada manajemen BPMIGAS dan KKKS pada saat merancang program kerja dan anggaran melalui WP&B dan AFE guna pemanfaatan material yang optimal di seluruh KKKS.
4. Farid, M. Affan (2004), “Menuju Zero Stock Inventory”, makalah presentasi dalam FKSC – II di Batam 5. Situs internet: http://inventory.bpmigas.com (2004 – 2005). 6. Soebagio “Training
3. Monitoring persediaan yang terdapat di seluruh KKKS melalui penerapan Sistem Informasi Pergerakan Material dapat memberikan feedback kepada end user (engineering) dalam merancang teknologi eksplorasi dan eksploitasi migas sehingga pemberdayaan surplus material dapat meningkat.
Rob
(2005),
Slide
Presentasi
Material dan Logistik for Production Personnel” tanggal 5 – 9
September Papandayan.
2005,
Bandung,
Hotel
7. Surat Keputusan Direktur Utama Pertamina No. Kpts – 172/C0000/99-S0 tanggal 21 Nop 1999 tentang “Peraturan Perusahaan Di Bidang Kelogistikan”
4. Monitoring kinerja persediaan dengan menetapkan rasio surplus material dalam suatu projek yang diijinkan mampu menilai keberhasilan pembangunan projek tersebut melalui data historis yang tersedia sehingga memberikan masukan terhadap persetujuan program dan anggaran kerja yang diajukan oleh KKKS untuk kedepan.
8. Surat Keputusan Direktur Utama Pertamina No. Kpts – 017/C00000/2002-S0 tanggal 22 Januari 2002 tentang “Pedoman
Pelaksanaan Penghapusan dan Pelepasan Harta Kekayaan Pertamina
11
