Richtlijnen voor uitvoering Vreemdelingenwet in de praktijk voor universiteiten, academisch ziekenhuizen en onderzoeksinstellingen Afgestemd met Loket Kennis en Arbeid (IND) Juli 2014
Introductie Naar aanleiding van vragen die Mobstacles heeft ontvangen over hoe MoMi in de praktijk uitgevoerd moet worden, is in nauw overleg met LKA een lijst met richtlijnen geschreven ingedeeld onder de volgende kopjes: Erkend referentschap Zorgplicht Informatieplicht Administratie- en bewaarplicht Formulieren Procedure
Erkend referentschap Nieuwe erkend referenten, betalen per verblijfsdoel €5000 voor een referentschap. Onder het referentschap voor arbeid vallen onder andere de volgende groepen: - Kennismigranten - Onderzoeker i.h.k.v. de Kennismigranten - Gastdocenten Er is een apart referentschap voor het verblijfsdoel Onderzoeker ihkv de richtlijn 2005/71. Als u een referentschap wilt gaan afsluiten voor zowel arbeid als voor onderzoekers ihkv de richtlijn 2005/71, dan kost dat € 10.000. Een referentschap afsluiten is éénmalig, daarna kunt u hier blijvend gebruik van maken. Het referentschap vervalt pas na opzegging van u zelf, of na blijkt dat u ernstig nalatig bent geweest in uw plichten als referent. Als erkend referent heeft u een aantal verantwoordelijkheden. Deze zijn onder te brengen in drie plichten: - De zorgplicht - De informatieplicht - De administratie en bewaarplicht
1
Zorgplicht Onder zorgplicht wordt verstaan: de plicht van de erkend referent om ervoor te zorgen dat de vreemdelingen zorgvuldig worden geselecteerd en de vreemdeling op de hoogte is van zijn rechten en plichten ihkv de immigratiewetgeving. Onder zorgvuldige selectie verstaat de IND dat er zorgvuldigheid is betracht bij het samenstellen van het dossier van de persoon en het beoordelen van de dossierstukken. De erkend referent informeert de vreemdeling afdoende over zijn rechten en plichten, als er informatie wordt versterkt over alle rechten en plichten zoals die ook genoemd zijn in de brochure ‘Coming to work in the Netherlands’. Dit kan door - deze rechten en plichten te bespreken, - door een addendum toe te voegen aan het contract, - door deze brochure mee te geven aan de werknemer en kort toe te lichten waarom het belangrijk - door op de eigen website deze informatie helder te hebben staan en de werknemer daarnaar door te verwijzen.
Als de erkend referent zich aan de zorgplicht houdt, maar de vreemdeling toch iets doet wat niet in overeenstemming is met zijn beperking, dan heeft dit geen gevolgen voor het erkend referentschap. Als de erkend referent weet heeft van de overtreding door de vreemdeling, dan moet de erkend referent dit wel melden bij de IND. Als blijkt dat dingen niet goed lopen dan zal de IND contact met u opnemen. Alleen bij aanhoudende ongeregeldheden of bij ernstige nalatigheid kan dit tot sancties leiden.
2
Informatieplicht Onder informatieplicht wordt verstaan de plicht om wijzigingen door te geven aan de IND die van invloed kunnen zijn voor het verblijfsrecht van de vreemdeling. De tekst hierover in Voorschrift Vreemdelingen luidt:
Artikel 4.17 1. De inlichtingen, bedoeld in deze paragraaf, worden binnen vier weken door de vreemdeling, diens wettelijk vertegenwoordiger, diens referent of diens gewezen referent verstrekt, voor zover hij daarvan kennis heeft of kan hebben, in een door de Minister ter beschikking gesteld formulier. 2. In de verklaring wordt in ieder geval melding gemaakt van: - het feit waarover hij inlichtingen dient te verstrekken; - de personalia van de vreemdeling waarop de inlichtingen betrekking hebben; - de relevante feiten en omstandigheden; - vanaf wanneer de wijziging of omstandigheden zich voordoen of voordeden. De erkend referent geeft zaken door via het Meldingsformulier. Dit formulier is te vinden op de website van de IND. De erkend referent voldoet aan zijn informatieplicht als het de gegevens doorgeeft die gemeld kunnen worden via het meldingsformulier. Afmeldplicht De erkend referent moet alle vreemdelingen afmelden die vertrekken bij de erkend referent. Dit geldt nadrukkelijk ook voor de vreemdelingen waarvan de verblijfsvergunning van rechtswege al afloopt. In het verleden was het afdoende als alleen vreemdelingen werden afgemeld die eerder stopten dan hun verblijfsvergunning voor was afgegeven. Dat is vanaf 1 juni 2013 niet langer het geval. Hier is enige verwarring over geweest, maar de beleidsafdeling van de IND heeft hierover een knoop doorgehakt waarbij dus alle vreemdelingen moeten worden afgemeld. Verlengingen Als een VVR bijna afloopt stuurt de IND een bericht dat erop wijst dat de VVR bijna afloopt. Er wordt hard gewerkt om dit bericht te versturen aan de erkend referent i.p.v. naar de vreemdeling. Momenteel is het nog niet mogelijk om te garanderen dat dit in alle gevallen zo verloopt. Het kan zijn dat nu nog alleen de vreemdeling een bericht ontvangt, of dat beide partijen een bericht ontvangen. In het bericht wordt de vreemdeling er wel op gewezen dat de verlenging moet worden gedaan middels een werkgeversverklaring. Er gaat nog gekeken worden of deze verwoording optimaal is.
3
Kostenverhaal De erkend referent is verantwoordelijk voor de vreemdelingen die het aan zich gebonden heeft en die in Nederland verblijven. Zij worden financieel verantwoordelijk gemaakt via het kostenverhaal. Het kostenverhaal houdt in dat de volgende kosten verhaald kunnen worden op de erkend referent: de kosten van uitzetting bij blijk van illegaliteit in Nederland tot maximaal 12 maanden nadat de vreemdeling is afgemeld bij de IND. De IND zet het kostenverhaal met name in bij uitzettingskosten van illegalen die strafbare feiten hebben gepleegd. Kostenverhaal bij overgaan van vreemdeling van ene erkend referent naar andere erkend referent Op het moment dat een vreemdeling bij één erkend referent vertrekt en daarna onder het referentschap valt van een tweede erkend referent geldt het volgende: Erkend referent één meldt de vreemdeling af. Hij blijft nog tot maximaal 12 maanden verantwoordelijk voor het kostenverhaal van de vreemdeling. Erkend referent twee meldt de vreemdeling aan op zijn laatst vanaf de dag dat de werkzaamheden aanvangen. Vanaf dat moment vervalt de verantwoordelijkheid van erkend referent één. Voorbeeld: Yuan Ming is kennismigrant bij TU Twente. Hij stopt daar per 30 april en gaat per 1 juni aan de slag bij TU Delft. TU Twente is verantwoordelijk voor het kostenverhaal totdat TU Delft het erkend referentschap over Yaun Ming heeft overgenomen, uiterlijk op 1 juni. Status wijziging naar vrij op de arbeidsmarkt Als een vreemdeling voldoende jaren aaneengesloten in overeenstemming met de WAV werkzaamheden verricht, dan is hij vrij op de arbeidsmarkt. Dit kan worden geëffectueerd door wijziging van de arbeidsmarkt aantekening. Uw vreemdeling kan dit zelf doen. Voor kennismigranten wijzigt de arbeidsmarkt aantekening naar Andere arbeid vrij toegestaan. Voor richtlijners wordt de arbeidsmarkt aantekening: Andere arbeid vrij toegestaan. Voor gastdocent wordt de arbeidsmarkt aantekening: Andere arbeid vrij toegestaan Als er een dienstverband is, kan de VVR ook worden gewijzigd naar arbeid in loondienst – arbeid vrij toegestaan. (bij aanvraag vvr arbeid in loondienst, kan er op het formulier niet aangegeven worden dat de arbeidsmarkt aantekening ‘arbeid vrij toegestaan’ moet worden. De IND controleert hier automatisch op. U kunt eventueel wel in een begeleidend schrijven de IND hierop attenderen. (relevante wetgeving B6 3.2.2 en artikel 4 lid 2 WAV) Deze wijziging is wellicht prettig voor u om te weten, maar valt niet onder de meldingsplicht.
4
Vreemdeling bij twee erkend referenten Soms is een vreemdeling actief bij twee werkgevers. Hoe werkt dit in de praktijk. Situatie 1 – Te gast Een vreemdeling is te gast bij een tweede organisatie, zonder daarmee een zelfstandige relatie op te bouwen. Casus 1: Paola Gonzalez (Argentinië) doet onderzoek aan de Universiteit Twente (dienstverband). In het kader van haar onderzoek wil zij graag de bibliotheek raadplegen in Delft. Zij gaat een half jaar in Delft in de bibliotheek daar 2 dagen in de week onderzoek literatuur doen. Zij wordt niet betaald door de TU Delft. In dit geval hoeft de erkend referent noch de ontvangende partij hier een melding van te maken naar de IND. Wel belangrijk is dat er zowel bij de erkend referent als bij de ontvangende partij in de administratie een overeenkomst ligt waarin is vastgelegd dat de vreemdeling bepaalde werkzaamheden gaat uitvoeren bij een andere organisatie, maar dat die werkzaamheden wel vallen onder het werk bij de erkend referent. Uiteraard is het hierbij van belang dat er aan de voorwaarden voor de verblijfsvergunning voldaan blijft én dat de werkzaamheden bij de andere organisatie uitgevoerd wordt in het kader van de werkzaamheden bij de erkend referent. Situatie 2 – twee zelfstandige relaties Als een vreemdeling twee zelfstandige relaties aangaat met twee verschillende werkgevers/ gastinstellingen en daarbij wel aan de voorwaarden blijft voldoen van het verblijfsdoel? Casus 2: Sharon McFinn (USA) is een professor aan de universiteit van Tilburg. Ze gaat ook 2 dagen in de week lesgeven aan de Rijksuniversiteit Groningen. Beiden in dienstverband. Casus 3: Yasmin Abouat (Jordanië) is onbezoldigd wetenschappelijk onderzoeker aan de TU/e. Ze kan voor één dag in de week les komen geven aan de Radboud Universiteit. De erkend referent is de organisatie die de verblijfsvergunning heeft aangevraagd voor de vreemdeling (werkgever 1). Noch de erkend referent noch de tweede werkgever hoeft iets door te geven aan de IND. Wel belangrijk is - dat de vreemdeling bij de tweede werkgever werkt in overeenstemming met de WAV (dus dat er een TWV aanwezig is als nodig), - dat de vreemdeling bij de erkend referent nog aan alle voorwaarden voor de verblijfsvergunning voldoet, waaronder het minimum normbedrag, - dat de tweede werkgever een kopie heeft van het paspoort en de verblijfsvergunning van de vreemdeling. (m.n. voor andere instanties, niet voor de IND) Deze situatie is gelijkelijk op toepassing voor kennismigranten, gastdocenten en richtlijners.
5
Administratie- en bewaarplicht De erkend referent is verplicht om relevante informatie over haar werknemers te verzamelen en te bewaren (minimaal 5 jaar). Administratieplicht voor ‘oude’ vreemdelingen Stukken die in het verleden zijn overgelegd aan de IND hoeven niet te worden geadministreerd. Erkend referenten beginnen vanaf 1 juni 2013 als het ware met een vers dossier van hun ‘oude’ vreemdelingen. De eerstvolgende procedure die u voor een ‘oude’ vreemdeling zult doen vallen wel onder de administratie en bewaarplicht. U kunt hierbij denken aan melding van relevante wijzigingen, een wijziging beperking, verlenging etc. Middelencheck –resultaatplicht Bij onbezoldigde onderzoekers moet de erkend referent bij de eerste aanvraag een bewijs van voldoende middelen zien. Daarna is de erkend referent ervoor verantwoordelijk dat er jaarlijks aangetoond kan worden dat de onbezoldigd onderzoeker nog over voldoende middelen beschikt. Hoe dit onderbouwd moet kunnen worden hangt af van de middelen die de onderzoeker inzet. Beurs - Als de onderzoeker een beurs meeneemt en u een beursverklaring voor de duur van het onderzoek voorlegt, dan volstaat het dat u jaarlijks aan de onderzoeker vraagt of die nog over de beurs beschikt en de onderzoeker hierop bevestigend antwoord. Dit antwoord hoeft dus niet onderbouwd te worden met stukken. Mocht u beschikken over een meerjarige beursverklaring en er ontbreekt in uw administratie een jaarlijkse bevestiging dat de beurs ook nog voor komend jaar geldt, maar u kunt erop vertrouwen dat er geen rariteiten spelen en de beurs nog gewoon wordt uitgekeerd, dan zal de IND het u waarschijnlijk niet moeilijk maken bij een controle. Eigen middelen / werkgever die salaris doorbetaald / sponsor – Bij deze middelen geldt dat er bij de eerste aanvraag alleen voor één jaar aangetoond hoeft te worden dat de vreemdeling over voldoende middelen beschikt. Er moet daarna dan ook jaarlijks uitgevraagd worden of de onderzoeker nog over voldoende middelen beschikt, en dit moet ook aangetoond worden met onderliggende stukken. Middelencheck tegen oorspronkelijk geldende normbedragen De voldoende middelen waarop gecheckt moeten worden zijn op de normbedragen die van toepassing waren tijdens de laatste aanvraag (1e aanvraag, verlenging, of wijziging beperking). Moment middelencheck Het moment waarop de middelencheck gedaan wordt kan de erkend referent zelf bepalen, zolang er aan alle onbezoldigde onderzoekers maar steeds binnen 12 maanden de vraag wordt voorgelegd. Melding als onderzoeker niet meewerkt Als de onderzoeker nalatig blijft bij het afgeven van de verklaring dat hij nog over voldoende middelen beschikt, dan moet de erkend referent dit melden aan de IND. Dit kan gevolgen hebben voor het verblijfsrecht van de vreemdeling. 6
Dossier opbouw (verplicht in dossier voor IND) 4.36 voorschrift vreemdelingen KM Richtlijner met Richtlijner onbezoldigd dienstverband Eerste aanvraag Arbeids- Arbeidscontract/ - Gastovereenkomst contract/ aanstellingsbesluit waaruit is op te maken aanstellingswaaruit is op te dat iemand tenminste besluit (met maken dat iemand 50% van tijd aan benoeming tenminste 50% van onderzoek besteed. (in UFO-code van tijd aan onderzoek deze overeenkomst zit functie) besteed. o.a. projectinformatie) - Ook gastovk behalve - kopie van het passend Kopie van als alle elementen in diploma van hogergeldig arb ovk zit. (in deze onderwijs dat toegang paspoort overeenkomst zit o.a. geeft tot doctoraalprojectinformatie) programma’s. Toegang tot - kopie van het - Bewijs voldoende salarisadmin. passend diploma van middelen van bestaan hoger-onderwijs dat - Kopie van geldig toegang geeft tot paspoort doctoraalprogramma’s. - Kopie van geldig paspoort - Toegang tot salarisadmin. Documenten handig voor Kopie VVR - Kopie VVR - Kopie VVR andere instanties (niet nodig vanuit IND) Verlenging idem - Idem - idem Wijziging (van ander idem - idem - idem verblijfsdoel naar dit verblijfsdoel) Overnemen van andere idem - idem - Idem erkend referent Deels overnemen van idem - Idem - Idem andere erkend referent (vreemdeling blijft dus voor deel bij vorige erkend referent) Kopie geldig paspoort: De officiële beleidslijn vanuit de IND is dat er naast de houderspagina ook de bestempelde pagina’s van het paspoort moeten worden meegestuurd. In de praktijk wordt de houderspagina als allerbelangrijkste ervaren. Op het moment dat de IND de paspoortgegevens heeft ontvangen en heeft goedgekeurd (en er bij het ophalen van de verblijfsvergunning ook geen ophef over heeft 7
gemaakt) dan zal de IND er naderhand niet over vallen als blijkt dat er bestempelde pagina’s in het dossier missen. Kopie nieuw paspoort wel gewenst Als het paspoort van de vreemdeling tijdens het verblijf in Nederland afloopt, dan is het wel de bedoeling dat er in de administratie een kopie wordt opgenomen van het nieuwe paspoort, zodat u altijd een kopie heeft van een geldig verblijfsdocument. Mocht het een keer ontbreken in de administratie, dan zal dit niet direct tot sancties leiden. IND in eigen dossier De IND heeft de volgende stukken zelf tot haar beschikking, waardoor deze niet meer in het dossier bij de erkend referent hoeven te zitten: -kopie VVR - antecedentenverklaring - verklaring dat de onderzoeker bereid is om een TBC-onderzoek te ondergaan als nodig Antecedentenverklaring: een gescande versie volstaat. TBC-verklaring: vanaf 1 juni 2013 controleert de IND scherper op de naleving van de verplichting om een TB-test te doen. Als de IND binnen 3 maanden geen bericht heeft ontvangen van de GGZ dat iemand ook daadwerkelijk een TB test heeft gedaan (zo nodig), dan kan dat gevolgen hebben voor de verblijfsvergunning. Er kan dan een voornemen tot intrekking worden uitgevaardigd.
UFO-code bij Kennismigrantenregeling en richtlijner met arbeidsovereenkomst De IND vindt het erg prettig wanneer iemand onder de UFO functiefamilie code 01 valt, als dan de UFO code ook genoemd is in de arbeidsovereenkomst. Mocht het overduidelijk af te leiden zijn dat de functie binnen deze functiecode familie valt, dan zal de IND er geen halszaak van maken als de code ontbreekt. Het wordt wel op prijs gesteld als de code gewoon wel is vermeld in de arbeidsovereenkomst of het aanstellingsbesluit.
8
Formulieren De formulieren zijn beschikbaar op de website van de IND in het Nederlands en het Engels. Kennismigrant – Gastdocent – Blauwe Kaart – arbeid in loondienst: --- tabblad Zakelijk ---onder arbeid: de Nederlandse formulieren voor kennismigranten. Op een zelfde plek op de Engelstalige site vindt u de Engelse formulieren. Onderzoeker in de zin van de richtlijn 2005/71: Onder het tabblad Zakelijk vindt u onder wetenschappelijk onderzoek, doe Nederlandse formulieren die u nodig kunt hebben. Op een zelfde plek op de Engelstalige site vindt u de Engelse formulieren. Regeling hoogopgeleide: Voor de Nederlandse versie: home --- formulieren downloaden – en kies: 'het zoeken naar en verrichten van arbeid al dan niet in loondienst na studie’ (vreemdeling)' Voor de Engelse versie: home --- kies taal English --- download forms ---- en kies: Application for a residence permit with the purpose of residence ‘looking for work and carrying out work whether or not as an employee’ (foreign national)
De volgende vragen en wensen zijn bij de IND neergelegd: Incassoformulieren De incassoformulieren moeten nu voor ieder gezinslid apart worden ingevuld. In de proeftuinformulieren was dat goed opgelost. Zou die werkwijze weer terug kunnen komen? Zou het mogelijk zijn weer een incassokenmerk op het incassoformulier te vermelden? Antwoord: Dit signaal wordt intern uitgezet bij de IND. TBC vragen Moet er een origineel papieren TBC-intentieverklaring aanwezig zijn, of mag het ook gaan om een digitaal document? Antwoord: Ja het mag ook gaan om een digitaal document. Het formulier is overigens niet vormvrij, de IND biedt op haar website hiervoor een format aan.
Formulieren niet beveiligd De zorg wordt uitgesproken dat de formulieren van de erkend referent door iedereen gedownload kunnen worden, waardoor ook niet bevoegde mensen uit naam van referent aanvragen zouden kunnen indienen. Zowel binnen uw organisatie als daarbuiten. Antwoord: de IND bekijkt of er per aanvraag reden is om contact op te nemen met de organisatie. Als er bijvoorbeeld informatie mist, of niet klopt, zal dat gebeuren. Als er geen signalen zijn dat dit een vreemde aanvraag is, dan zal de IND geen contact opnemen. Het bericht dat een MVV wordt afgegeven zal overigens uitgaan naar de erkend referent, niet naar een andere organisatie. Gastovereenkomst: Is er een vast format voor de gastovereenkomst? Antwoord: De IND heeft een format voor de gastovereenkomst. Deze hoeft niet gebruikt te worden, zolang alle elementen die erin opgenomen zijn maar wel terug te vinden zijn in de gastovereenkomst of indien het verwerkt is in de arbeidsovereenkomst, in deze arbeidsovereenkomst.
9
Momenteel is het format van de IND niet te vinden op de www.ind.nl. De IND hanteert nog steeds het format wat ze hebben toegestuurd naar alle instellingen die gebruik kunnen maken van de onderzoekersrichtlijn. Er wordt onderzocht of het mogelijk is om het vast format ook op de website van de IND op te nemen. Startdatum VVR De startdatum op de verblijfsvergunning is de datum is die wordt ingevuld onder kopje ’de verwachte inreisdatum’. Als er hier geen datum wordt ingevuld, wordt de datum aangehouden een dag nadat de MVV is verstrekt. De erkend referent kan hier ook de startdatum van de werkzaamheden invullen, zodat de datum van de verblijfsvergunning overeenkomt met de start van de werkzaamheden. Op die manier voorkom je dat er een gat valt aan het eind van de verblijfsperiode, als nog niet alle onderzoeksweken zijn volgemaakt. Tip: zorg ervoor dat de IND wel voldoende tijd heeft om de aanvraag af te handelen, zodat de verwachte inreisdatum niet in het verleden komt te liggen. Het makkelijkst is een datum die voldoende in de toekomst ligt (bijvoorbeeld twee weken plus 1 dag, of nog iets langer). Het is raadzaam aan te sluiten bij de datum dat iemand daadwerkelijk met de werkzaamheden begint. Het duurt ongeveer 10 werkdagen voordat een verblijfsvergunningspasje is aangemaakt, als alles goed gaat. Invullen duur VVR strikt of ruimer? Vraag: Bij studie krijgt een student een VVR voor de duur van de studie plus 3 maanden. Dat zou ook heel prettig zijn voor richtlijners, dat ze een VVR voor de duur van het onderzoek krijgen plus 3 maanden. Antwoord: voor de IND is dit geen enkel probleem. Het is belangrijk om bij de einddata wel aansluiting te zoeken bij de duur van het onderzoek, maar je mag dat iets ruimer nemen. Het is daarmee prima als je een paar maanden extra meeneemt in de aanvraag. Ook de middelen voor die extra maanden hoeven nog niet aangetoond te worden.
Procedure Vanaf wanneer mag vreemdeling verrichten werkzaamheden: De vreemdeling die in het bezit is van een MVV mag hiermee werken, mist op de MVV staat aangetekend dat arbeid is toegestaan. Een vreemdeling die Nederland mag inreizen zonder MVV, kan mag pas arbeid verrichten wanneer het pasje is afgegeven, of met een sticker die bij de IND kan worden afgehaald. Mobstaclesteam –juli 2014
10
