INTRASHIP FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV
DHL INTRASHIP
TARTALOMJEGYZÉK I. BELÉPÉS ÉS ELŐZETES TEENDŐK ..................................................................................................... 2 II. KÜLDEMÉNY LÉTREHOZÁSA ............................................................................................................. 4 1. 2. 3. 4. 5. 6.
CÍMEK .................................................................................................................................................. 4 CSOMAG ............................................................................................................................................... 5 SZOLGÁLTATÁS .................................................................................................................................... 8 DOKUMENTUMOK (KIZÁRÓLAG VÁMÁRU ESETÉN) ............................................................................... 8 NYOMTATÁS....................................................................................................................................... 10 FUTÁRRENDELÉS ................................................................................................................................ 10
III. IMPORT MEGBÍZÁSOK LEADÁSA .................................................................................................. 13 1. 2. 3. 4. 5.
CÍMEK ................................................................................................................................................ 13 CSOMAGOK ........................................................................................................................................ 15 SZOLGÁLTATÁSOK ............................................................................................................................. 16 MEGBÍZÁS ELKÜLDÉSE ....................................................................................................................... 17 MEGBÍZÁSOK NYOMON KÖVETÉSE ..................................................................................................... 18
IV KÜLDEMÉNYEK ÁTTEKINTÉSE/KERESÉSE................................................................................. 19 V NAP VÉGI ZÁRÁS/EOD .......................................................................................................................... 21
1/24
DHL INTRASHIP
I. Belépés és előzetes teendők A DHL Intraship oldal elérhető a www.intraship-dhl.hu weboldalon, vagy a MyDHL oldalról (www.mydhl.dhl.com) egyaránt. Közvetlen belépés esetén az alábbi weboldalon adja meg a felhasználónevét és jelszavát, majd kattintson a belépés gombra. Ha szeretnénk megváltoztatni jelszavunkat, pipáljuk ki a „Jelszó megváltoztatása” menüpontot.
A MyDHL oldalról a Státusz képernyőn válasszuk a „Küldemény Szállítás előkészítése” ikont:
2/24
DHL INTRASHIP
Ahhoz hogy a programból sikeresen nyomtassunk fuvarleveleket, engedélyezni kell a FELUGRÓ ABLAKOKAT a www.intraship-dhl.hu webhelyről!
3/24
DHL INTRASHIP
II. Küldemény létrehozása Új küldemény létrehozásához a bal oldali menüsorban kattintsunk a „Küldemény létrehozása” gombra:
1.
Címek
Új küldemény létrehozásához végig kell Dokumentumok, Futárrendelés pontokon.
haladni
a
Címek,
Csomag,
Szolgáltatások,
Első bejelentkezéskor egy üres képernyő fogad minket. A cím kiválasztásához első alkalommal kattintsunk a „Cím keresése” gombra. A későbbiekben a legutoljára használt feladó cím lesz az alapértelmezett. A 10 utoljára használt cím, pedig meg fog jelenni a legördülő menüben. Új feladó cím felvitele esetén kattintsunk a „Cím mentése” gombra. A feladó cím összes adatának megadása után kattintsunk a „Következő lépés” gombra. A címzett képernyőre jutottunk. Amennyiben Önnek már van feltöltött címzett adatbázisa, úgy a „Cím keresése” gombra kattintva kereshet a címzett adatbázisban. A cég nevére kattintva a cím beillesztésre kerül. Új címzett esetén a megfelelő adatok bevitelét követően kattintsunk a „Cím mentése” gombra. Amennyiben a felvitt címet a cégen belül mások is láthatják, úgy globális címzésként mentsük le. Amennyiben csak mi fogjuk használni a címet, és nem akarjuk hogy a cégen belül más felhasználó is lássa, akkor privát címként mentsük le. Ha szeretnénk, hogy a címzett értesítést emailben a küldeményről, úgy kattintsunk a jelölőnégyzetbe az Email értesítés a címzettnek feliratnál. A címzett keresésénél van lehetőség a keresési találatok szűkítésére a cég nevének, a kapcsolattartónak stb megadásával. A 10 utoljára használt cím itt is elérhető a legördülő menüben.
4/24
DHL INTRASHIP
2.
Csomag
A csomagok részben a küldemény részleteit adhatjuk meg, úgy, mint a csomag(ok) súlyát, méreteit,tartalmát, valamint a referenciát.
5/24
DHL INTRASHIP
Küldemény referencia: bármilyen saját azonosító lehet, amely segít a küldeményt beazonosítani a DHL számlán. Legfeljebb 35 karakter lehet. A csomag adatainak a megadása többféleképpen is történhet: a. Ha egyedi küldeményről van szó, akkor egyszerűen adjuk meg a súly és méret adatokat a megfelelő helyen. A COL, a normál küldeményt jelenti, a PAL, pedig a raklapos árut. Több csomag esetén kattintsunk a sárga „Új csomag hozzáadása” gombra, vagy az előzőleg felvitt csomag sorában a „Művelet” oszlopban látható fekete lefele mutató nyílra, ahol további lehetőségeink vannak.
6/24
DHL INTRASHIP
b. Több csomagot egyszerre is létre tudunk hozni a „Csomag generátor” segítségével. Kattintsunk a + jelre a további lehetőségek mellett. Itt adjuk meg a küldemény összsúlyát és a csomagok számát, majd kattintsunk a „Csomagok generálása” gombra. c. Van lehetőség továbbá ún. Csomag sablonok létrehozására, a gyakran használt csomag adatok könnyebb használatához. Ehhez kattintsunk a „Csomag sablon”alatt látható legördülő menüre és válasszuk ki az előzőleg eltárolt sablonok közül a használni kívántat. Új sablon elmentéséhez válasszuk a „Csomag alapértelmezések kezelése” opciót az alábbi helyen.
Itt van lehetőség új sablon létrehozására a „Csomag hozzáadása”, a meglévő adatok szerkesztésére a „Csomag szerkesztése”, vagy a sablon törlésére a „Csomag törlése” gombra kattintva. A csomag hozzáadásánál adjunk egy egyedi nevet a sablonnak, majd adjuk meg a súly és méret adatokat, végül kattintsunk a „Mentés” gombra.
Küldemény Típusa: Ennek a megadása kizárólag az Európai Unión kívülre feladott küldemények esetében szükséges. Deklarált érték: Itt az áru értékét adjuk meg, ami alapján a vámkezelést le fogják folytatni. Csak EU-n kívüli, nem-dokumentum küldemények esetén szükséges megadni. Az összes adat megadása után kattintsunk a „Következő lépés” gombra. 7/24
DHL INTRASHIP
3.
Szolgáltatás
Ezen a képernyőn adhatjuk meg a küldemény feladásának napját, az alap- és kiegészítő szolgáltatásokat. Amennyiben a címzett, vagy harmadik fél fizeti a szállítási díjat, akkor a „Fizetési mód megváltoztatása” részben a legördülő menüben válasszuk ki a megfelelőt, majd adjuk meg a külföldi cég DHL partnerkódját. Ha több küldeményt szeretnénk egymás után ugyanarra a napra létrehozni, akkor a feladás napjának a megadása után válasszuk a dátum mellett látható jelölőnégyzetet. Így a kijelentkezésünkig ez a dátum lesz az alapértelmezett az összes küldeménynél. A következő bejelentkezéssel a rendszer ismét az aznapi dátumot fogja alapértelmezettnek venni.
4.
Dokumentumok (kizárólag vámáru esetén)
Nem-dokumentum küldemények esetén a küldeményhez szükséges egy Pro-forma, vagy Kereskedelmi számla létrehozása.
8/24
DHL INTRASHIP
Kattintsunk az „Új tétel Hozzáadása” gombra. Adjuk meg a tétel súlyát, egységárát és származási országát. További tételek esetén ezt ismételjük meg. A gyakran használt tételek adataihoz van lehetőség sablonok létrehozására.
Kattintsunk a műveletek alatt a fekete háromszögre és válasszuk az „Alapértelmezett tétel szerkesztése” lehetőséget. 9/24
DHL INTRASHIP
Az itt megjelenő felületen van lehetőségünk új sablonok hozzáadására, a meglévők szerkesztésére, törlésére.
5.
Nyomtatás
Az összes adatat megadása után kattintsunk a „Mentés és nyomtatás” gombra. Ekkor meg fog jelenni a küldemény feladásához szükséges fuvarlevél. Az eredeti példányt kérjük helyezze a küldeményre, a másolatot(másolatokat) pedig kérjük adja át a futár kollégának. Vámáru esetén kérjük kattintson az „Export dokumentum nyomtatása” gombra is, a számla kinyomtatásához. A „Mentés és Kilépés” gombra kattintva az eddig berögzített adatokat el tudjuk menteni, majd a későbbiek folyamán tudjuk a dokumentumokat kinyomtatni.
6.
Futárrendelés
A napi első küldeménynél a rendszer automatikusan fel fogja ajánlani a futárrendelés lehetőségét. Ehhez a dokumentumok nyomtatása után kattintsunk a „Következő lépés” gombra. Itt adjuk meg a küldemény felvételének lehetséges idejét, adjuk meg az épületen belüli címet és kattintsunk a „Futárrendelés kérése” gombra. Ha állandó futárrendelés van beállítva, akkor választhatjuk a „Folytatás futárrendelés nélkül” opciót is.
10/24
DHL INTRASHIP
Készenléti idő: Az az időpont, amikor a küldemény a legkorábban felvehető Zárási idő: Az az időpont amikor az adott címen valaki át tudja adni a küldeményt a DHL futár számára. A Speciális instrukciók mezőbe bármilyen információt beírhatunk, ami valószínűleg hasznos lesz a futár számára (pl. rossz a kapucsengő stb). Sikeres megrendelés esetén a program ki fogja írni, hogy a „Futárrendelési kérelem sikeres. Az Ön visszaigazoló száma: 123456”. Futárrendelés lehetséges a bal oldali menüben is a „Futárrendelés”-re kattintva is.
11/24
DHL INTRASHIP
A futárrendelésre kattintva megjelenő ablakban megváltoztatását”, majd kattintsunk a Cím keresésére.
először
válasszuk
a
„Felvételi
cím
Az itt megjelenő ABC sorrendes listából keressük ki a küldemény feladásának helyét és kattintsunk rá.
Adjuk meg a küldemény felvételének lehetséges időpontjait, és az épületen belüli címet, majd kattintsunk a „Futárrendelés kérése” gombra.
12/24
DHL INTRASHIP
FONTOS! Látható, hogy, ha az adott címre már van futárrendelés az adott napon, akkor egy erre vonatkozó figyelmeztetés is megjelenik, hiszen egy címre, egy napon elég egy futárt rendelni.
III. Import megbízások leadása A programban az import megbízások leadása az összes többi küldeményhez hasonlóan zajlik, a bal oldali menü “Küldemény létrehozása” pontjára kattintva.
1.
Címek
A megbízás létrehozását a címek megadásával kezdjük. A feladó és címzett mellett látható lesz egy megbízó cím is, amennyiben a feladó országot valamely Magyarországtól különböző országra állítjuk be.
13/24
DHL INTRASHIP
A program ebben az esetben automatikusan kiválasztja a beállított import partnerkódot. Ha Önöknek több import partnerkódjuk is van, akkor a legördülő menüben lehet kiválasztani a használni kívántat.. A címek mentése a korábban említetthez hasonóan lehetséges. FONTOS! A feladó és címzett adatbázis nem közös a programban, tehát, ha egy címet már használtunk korábban címzettként, azt küldön fel kell vinni feladóként is import esetén. A megbízóhoz mindig a fizető cég adatai kerüljenek. Van lehetőség a címzett cím átmásolására a megbízóhoz, ha a kettő megegyezik.
14/24
DHL INTRASHIP
2.
Csomagok
A címek megadása után a “Következő lépéssel a “Csomagok” fülre jutunk. Itt a szokásos módon adjuk meg a küldemény súlyát, méreteit, tartalmát, valamint a küldemény referenciát. A szokásos csomag sablonok természetesen itt is használhatók.
15/24
DHL INTRASHIP
3.
Szolgáltatások
A csomag adatainak a megadása után a következő lépéssel a szolgáltatások választásához jutunk. Válasszuk ki, hogy légi (EXPRESS WORLDWIDE), vagy közúti (ECONOMY SELECT) megbízást szeretnénk leadni, valamint adjuk meg a biztosítási értéket, ha szeretnénk a küldeményt biztosítani. Aznapi megbízás leadása a feladó országtól függetlenül legkésőbb 13:00 óráig lehetséges.
16/24
DHL INTRASHIP
4.
Megbízás elküldése
Minden adat megadás után a “Mentés és Nyomtatásra” kattintva tudjuk véglegesíteni és elküldeni a megbízást, a “Mentés és Kilépéssel” az eddig rögzített adatokat el tudjuk menteni és később tudjuk azt véglegesíteni. A megbízás véglegesítése előtt adjuk meg a felvételi címen az épületen belüli címet, ha rendelkezésünkre áll. Ha nincs erre vonatkozó információnk, akkor írjunk ide egy tetszőleges karaktert (pl “a” betűt), majd kattintsunk a “Megbízás elküldése” gombra. Ekkor egy referncia szám fog megjelenni a képernyőn, ami azt jelzi, hogy a megbízás sikeres volt. A feladó ekkor egy email-t fog kapni, melyben a DHL tájékozataja, hogy milyen cégtől érkezett egy megbázás, amely alapján neki egy küldeményt kell feladnia. A mellékletben fog szerepelni a fuvarlevél amit kinyomtatva kell a küldeményhez csatolni (A fuvarlevélen nem szerepel a megbízó partnerkódja). A futár érkezése előtt a feladó ország ügyfélszolgálatáról fel fogják hívni a feladót a pontos időpont egyeztetése miatt.
17/24
DHL INTRASHIP
5.
Megbízások nyomon követése
A fenti módon leadott megbízásokat nyomon lehet követni az Intraship program segítségével az alábbi módon. A bal oldali menüben a „Futárrendelés” pontot kell kiválasztani. Itt a áttekintése” gombra kattintva a következő képernyő fogad:
“Futárrendelés
A legördíthető menüben kiválasztjuk az “Import/3. országbeli felvétel” opciót és megadjuk a kívánt keresési időszakot. Ezután a „Futárrendelés betöltése” gombra kattintva megjelennek a megadott időszakban leadott import futárrendelések. 18/24
DHL INTRASHIP
A fenti példában egy megbízás látható. Minden megbízásnál látható a “Futárrendelés állapota” ami jelen esetben a „PICKUP STATE INITIAL” azaz ez még egy éppen elküldött megbízás. Erre kattintva egy új ablakban részletes információkat kaphatunk. Például, ha rossz volt a megadott telefonszám a külföldi DHL itt tud üzenni. Ha a státusz „PICKUP COMPLETE” akkor a küldemény felvételre került és a továbbiakban a fuvarlevél szám alapján szokások módon lehet nyomon követni. FONTOS: Amennyiben utólagosan meg szeretné változtatni például a feladó telefonszámát akkor azt a „PRG”-vel kezdődő azonosítószámra hivatkozva megteheti a +361-382-3499-es ügyfélszolgálati telefonszámon.
IV Küldemények áttekintése/keresése A bejelentkezés után, valamint a bal oldali menüben a “Küldemény lista” opcióra kattintva a küldeményeink listáját láthatjuk.
19/24
DHL INTRASHIP
Azonosító: Ez kizárólag a program való azonosításra szolgál, más jelentősége nincs. Feladó ügyfélszáma: A küldemény rögzítésekor megadott DHL partnerkód. Felvételi dátum: A küldemény feladásának dátuma Státusz: A küldemény állapotát jelzi. Előkészített: A küldemény még nyomtatásra vár Nyomtatott fuvarlevelek: A küldemény dokumentumok sikeresen ki lettek nyomtatva. a küldemény be fog kerülni a nap végi zárásba. Manifesztált: A küldemény sikeresen lezárásra került. Törölve: A küldemény törlésre került. A továbbiakban nem szerkeszthető és nem manifesztálható Szolgáltatás kód: A küldeményhez választott szolgáltatás. Címzett: A küldemény címzettjének neve. Felhasználó: A küldeményt létrehozó felhasználó neve Fuvarlevélszám: A DHL 10 jegyű egyedi küldemény azonosítója, amellyel a küldemény nyomon követhető. #db: A küldeményhez tartozó csomagok száma Opciók: Ezek segítségével tudunk a fuvarlevélről emailben másolatot küldeni, illetve a küldeményről másolatot készíteni.
20/24
DHL INTRASHIP
A küldemény lista alapértelmezetten csak az aznapi küldeményeket mutatja. Korábbi, vagy jövőbeli küldeményeket a képernyő tetején látható mezők segítségével kereshetünk ki.
A választható információk lenyitásával további keresési lehetőségeink lesznek. A szűrési feltételek beállítása után kattintsunk a “Keresés” gombra. A szűrési beállítások csak a következő bejelentkezésig lesznek érvényesek. Utána visszaáll a program az alapértelmezett aznapi küldemények mutatására.
V Nap végi zárás/EOD A nap végén, az összes küldemény berögzítése után, ha már nem várható, hogy változni fognak az adatok, szükség van a küldemények lezárására és az összesítő lista kinyomtatására. Erre a bal oladli menüben a Nap végi zárás alatt van lehetőség. Ide kattintva a megjelenő két lehetőség közül válasszuk az felsőt, a Nap végi zárás + Adatátvitelt.
21/24
DHL INTRASHIP
A megjelenő képernyőn látható az aznap rögzített küldemények listája. A nap végi záráshoz és a lista kinyomtatásához kattintsunk a “Nap végi zárás létrehozása” gombra.
Ha több feladó címmel is rögzítettünk küldeményt, akkor a legördülő menüben válasszuk ki a többit és ezekhez is végezzük el a nap végi zárást.
Hiba esetén, vagy, ha később újra szükségünk lenne az összesítő listára, akkor a Nap végi zárás menüpontban válasszuk a Nap végi zárás újra létrehozása opciót. A megjelenő képernyőn adjuk meg a napot, vagy időszakot, amelyre vonatkozó összesítő listát újra szeretnénk nyomtatni, majd kattintsunk a “Betöltés” gombra Itt válasszuk a “Nap végizárás létrehozását” és meg fog jelenni a kérdéses nap/időszak listája.
22/24
DHL Express www.dhl.com
