INSTALACE DEMOVERZE ZE SAMOROZBALUJÍCÍHO SwanDemo.exe : Před vlastní instalací programu doporučujeme ukončit všechny běžící aplikace Windows. Instalace programu probíhá standardně jako instalace jiných programů ve Windows Vlastní instalace programu Správa nemovitostí je jednoduchá a veškeré potřebné operace za vás provede instalační program. Stačí spustit program SwanDemo.exe ve složce kam jste ho uložili. Při instalaci se nabízí složka WinMbdDemo. Instalaci ovládáte tlačítky Zpět, Další, Storno, Instalovat, Dokončit. Tlačítkem Storno můžete kdykoliv rozběhnutou instalaci ukončit.. Průběh instalace : 1. Nejprve se objeví titulní obrazovka Po kliknutí na tlačítko Další vám průvodce nabídne Licenční a záruční podmínky. Pokud s podmínkami souhlasíte, klikněte na tlačítko Další a pokračujte v instalaci. Jinak instalaci ukončete tlačítkem Storno. 2. Po kliknutí na tlačítko Další se zobrazí informace o zákazníkovi. 3. Na dalším formuláři vybíráte cílovou složku programu, tj. adresář, kam bude program nainstalován.
Nabízenou cílovou složku můžete změnit kliknutím na tlačítko Změnit. Program je možné instalovat i na síťový disk. Název složky může být libovolný, jen se v něm nesmí vyskytovat mezery a vykřičník. Výběr složky potvrdíte kliknutím na tlačítko OK. Pokud cílový adresář neexistuje, bude automaticky vytvořen. 4. Po potvrzení cílové složky a kliknutí na tlačítko Další je průvodce již připraven zahájit instalaci programu. Tu spustíte kliknutím na tlačítko Instalovat. Probíhající instalace je graficky znázorněna. 5. Celou instalaci dokončíte kliknutím na tlačítko Dokončit. Po úspěšné instalaci programu je na ploše Vašeho počítače vytvořen zástupce pro spuštění. Rovněž ve Vašem Start menu je položka Správa nemovitostí Poznámka : jen při prvním spouštění demoverze se automaticky spouští akce Kontrola databáze. Program je dodáván pro rozlišení monitoru 1024x768.
Odinstalování programu Proveďte prostředky Windows a pak smažte složku disk:\WinMbdDemo.
STRUČNÝ PRŮVODCE DEMOVERZE : Základní principy programu : V jednom programu lze kombinovat správu různých typů právnických osob - bytová družstva / společenství vlastníků / příspěvkové organizace / obecní byty / majitele domů. Většina akcí v programu je shodná pro všechny typy spravovaných organizací, rozdíly jsou hlavně ve způsobech zaúčtování pro odlišné typy právnických osob, při použití střediskového účtování, pro plátce DPH. V programu je na sobě nezávisle vedena evidence objektů (byty, garáže, nebytové prostory,..) a uživatelů těchto objektů (členové, vlastníci, nájemci,...). K vlastnímu propojení, tj. "zabydlení" uživatele do objektu dochází až v předpisu nájemného. Nezávislost je dána jednoznačným očíslováním uživatelů a objektů a má své nesporné výhody při výkonu správy, protože jeden uživatel je stále veden pod jedním číslem i když užívá několik objektů nebo se přestěhuje. V evidenci uživatelů má tento uživatel uvedenu adresu na které skutečně bydlí a kam mu je doručována korespondence. Číslo uživatele je 5místné. Číslo objektu (variabilní symbol) je celkem 10místné a je složeno z čísel : středisko (3) + vchod (4) + byt/nebyt (3). Pro práci s platbami v bance, pokladně lze v programu pro potřebu uhrazování plateb za byty zadat i další (druhý) variabilní symbol bytu, na který je uživatel zvyklý. Program je ve všech částech postaven obecně kromě rozsahu základních identifikací - viz předcházející bod, nic není "napevno", vše si zákazník zadává podle svých podmínek. Při správě více organizací je možný přenos dat - seznamů (např. položky předpisu, účtová osnova...) mezi jednotlivými organizacemi kliknutím na tlačítko Import dat
a nemusí se data zadávat vícekrát.
Účetnictví je v programu podvojné s roční účetní uzávěrkou s možností opakování a nadefinovanými výkazy výsledovka a rozvaha, internetovým bankovnictvím, databáze jsou pro každý rok samostatné. V nabídce Změna / Nastavení účetního roku se lze nastavit do zvoleného účetního roku nebo založit rok nový. V části programu Správa (evidence, předpisy, úhrady, vyúčtování) se při změně roku předpisy neuzavírají. Správa a účetnictví jsou v programu oboustranně propojené, detailní informace o stavu bytu jako předpisy, úhrady plateb na byty, přeplatky/nedoplatky, poplatky/úroky z prodlení a vyúčtování jsou uvedeny v části programu Správa. Z praxe našich zákazníků - v účetnictví zákazníci účtují předpisy a platby na byty na jednom analytickém účtu 311.AU, tzn. účet 311.AU je veden do úrovně domu (střediska, SVJ), tj. NE na jednotlivý byt. Při pravidelné práci s programem je proto vhodné po zpracování každého měsíce zkontrolovat stav na účtu 311.AU (zůstatek v součtu za všechny byty) s tiskem z úhrad – Saldo (podrobně po jednotlivých bytech) a to musí být stejné. Všechny tisky se nejdříve zobrazí v náhledu a z něho lze tisknout nebo exportovat do PDF, Word, Excel a LibreOffice a přímo odeslat mailem. Doplnění dalších spravovaných organizací nebo doobjednání dalších modulů do programu je bezproblémové, řešíme obratem mailem. Popis programu - doporučujeme : - případné krátké seznámení s programem v nabídce Nápověda / Základní návody - další nápovědy jsou na jednotlivých formulářích, většinou vpravo nahoře - další vysvětlení je na jednotlivých tlačítkách při podržení myši na tlačítku - v nabídce Nápověda / Návody … v PDF - jsou popsány některé části programu s ukázkami
Data v demoverzi : V demoverzi jsou zadány celkem 4 organizace – viz nabídka programu Soubor / Organizace / Výběr organizace. Data v demoverzi v organizaci č. 001 : Pro lepší orientaci v programu jsme do demoverze zadali do organizace data do všech částí programu. Demoverze obsahuje uživatele objektů (byty, …) s předpisy a platbami od 10/2014 do 12/2014 včetně vyúčtování služeb za toto období. Také je zde částečně zadáno účetnictví za dané období včetně zaúčtování vyúčtování v roce 2015 a roční výkazy za rok 2014. Uvedené zaúčtování vyúčtování v r. 2015 je jednou z možností jak lze zaúčtovat. Při zaúčtování vyúčtování je s výhodou využita funkce Uzavírání účtů (ve spojitosti se seznamem Uzavírané účty), která vytvoří automatizovaně doklad do účetnictví. Úhrady bytů jsou provedeny přes SIPO, bankou a pokladnou. Je vyplněno 12 bytů z toho 1 byt v pronájmu, 1 byt v osobním vlastnictví a 10 družstevních bytů. Byty mají spoluvlastnické podíly, plochy pro výpočet tepla, TUV, celkové plochy včetně místností jednotlivých bytů. Do této organizace nelze již byty přidávat, protože je plně vyčerpán limit. Ostatní organizace po 5 objektech si můžete naplnit podle svého na zkoušku. Tato demoverze může být na počítači nainstalována současně s ostrou verzí a lze se tak v začátcích inspirovat touto demoverzí při řešení konkrétních problémů. Program může zpracovávat společenství vlastníků, bytová družstva, příspěvkové organizace i fyzické osoby (liší se především v účetní osnově podvojného účetnictví). Kombinace organizací je libovolná, každá se jeví samostatně, mohou mít různé položky předpisu nájemného, pevné i zálohové, střediskové účetnictví, DPH…. Přecházení z jedné organizace do druhé lze na mnoha místech programu. Evidence - v nabídce Evidence/Uživatelé objektů se zadávají uživatelé objektů, lze navolit formulář pro SVJ nebo družstva. V Evidence/Objekty se zadávají vlastní byty, nebyty, garáže apod. Předpisy - v Předpisy/Jednotlivé předpisy je přehled všech předpisů včetně jejich historie, lze je vytvářet i dopředu, platí v rozsahu od-do. Předpisy se převádějí každý měsíc do úhrad v Úhrady/Převod předpisu a do účetnictví v Účetnictví/Převody z evidence objektů. Doporučujeme prohlédnout tisk Podrobný předpis pro objekt, Přehledy předpisů. Kliknutím na tlačítko Zobrazit úhrady na objekt se nám zobrazí všechny platby na objekt vyzkoušejte kliknutí na levé a pravé tlačítko myši. Tento formulář je ideální a nejčastěji používaný pro telefonické odpovědi klientům, lze se rychle přepínat mezi jednotlivými organizacemi, jsou v něm uvedeny předpisy a platby na jednotlivé objekty. Pokud nezadáváme platby přes účetnictví lze v něm platby zadávat nebo stornovat. Úhrady - v Úhrady/Platby/Prohlížení plateb/Platby pro objekt jsou uvedeny předpisy a platby na jednotlivé objekty (totéž jako v předpisech). Platby na objekty lze zadávat jednotlivě v předpisech, v úhradách, v účetnictví v denících pokladna nebo banka nebo hromadně SIPem nebo Sporožirem. Platby zadané v účetnictví lze změnovat nebo stornovat opět jen v účetnictví v příslušném dokladu. Doporučujeme prohlédnout tisky Dlužnící, přeplatky a saldo, saldo k 31.12.2014 - musí být shodné se zůstatkem účtu 311.100. Vyúčtování – v nabídce Vyúčtování/ Tisky – doporučujeme prohlédnout tisky Vyúčtování pro uživatele, Přehled nákladů pro účetnictví, Rozúčtování podle odečtů měřidel, Přehled vyúčtování záloh, Parametry výpočtu.. Účetnictví : V demoverzi jsou zaúčtovány některé doklady v r. 2014 a v r. 2015 v účetní osnově pro podnikatele, je provedena roční uzávěrka 2014 a výkazy Výsledovka a Rozvaha za 2014.
V nabídce Soubor/ Organizace/ Nastavení organizace/ Účetnictví se zadává např. nastavení pro střediskové účtování, pro DPH, složky pro internetové bankovnictví (formáty ABO), symbol pro párování úhrad objektů (do něho se zapisuje variabilní symbol bytu) a další údaje. Účtuje se do deníků (v programu viz Účetnictví/ Seznamy/ Číselné řady dokladů). Do počátečních stavů se zůstatek na straně DAL se zadává minusem. V deníku banka se debetní částka zadává minusem. V demoverzi jsou doklady zaúčtovány bez středisek. Účetní uzávěrku lze za r. 2014 lze zrušit (v nabídce účetní deník – záznamy vytvořené účetní uzávěrkou) a provést znovu. Doklady zadané v účetnictví lze změnovat v celém účetním období, tj. celý rok. Všechny účetní doklady se zadávají v nabídce Účetnictví/Doklady, každý doklad je rozdělen do 3 částizáhlaví, položky a účetní deník. Zaúčtování předpisu do účetnictví je v dokladech typu Ostatní a provádí se v nabídce Účetnictví/Převody z evidence objektů kde se vytvoří automatizovaně doklad se zaúčtováním. Doporučujeme vyzkoušet např. pro rok 2015, projít si nastavení pro předpis. Přiřazení platby za nájem do úhrad k bytu se provádí v dokladech Pokladna nebo Banka po zapsání dokladu buď hromadně (na horní liště formuláře) nebo jednotlivě (kliknutím pravým tlačítkem myši na částku v časti dokladu položky se vyvolá menu). Zaúčtování platby předpisu v účetnictví se zápisem do úhrad k bytu - v části položky dokladu je zápis do úhrad zatržen ve sloupci U a ve variabilním symbolu je zapsán variabilní symbol bytu. Jako číslo doplňujícího údaje se přenáší číslo dokladu z účetnictví. Párování plateb k fakturám se provádí v denících typu Pokladna a Banka až po zapsání dokladu buď hromadně (na horní liště formuláře) nebo jednotlivě (kliknutím pravým tlačítkem myši na částku v časti dokladu položky se vyvolá menu). Párování je označeno v položce dokladu zatržením ve sloupci P a ve variabilním symbolu je číslo faktury. Data v demoverzi v organizacích č. 003, 004 a 005 : V dalších 3 organizacích je zadán jen začátek předpisu od 1/2015, v evidenci jen středisko a dům a základní data v účetnictví - účtová osnova, směrná účtová osnova, číselné řady dokladů (deníky do kterých se účtuje). Tyto organizace lze použít pro případné odzkoušení práce s programem. ---------------------------------------- Stručný popis konec --------------------------------------------------------
SWAN LIBEREC, s.r.o.
Orlí ul. 141/9 460 07 Liberec III
Předpisy, Vyúčtování, Dlužníci, Účetnictví, Fondy oprav, Insolvence, Vodoměry, Indikátory, Pasporty domů a bytů, Revize, Úvěry, DPH Správa více organizací! Export tisků! Komunikace mailem! Bez problémů ! 24 let zkušeností - ověřeno praxí NABÍDKA KOMPLETNÍ SPRÁVY BYTŮ A NEMOVITOSTÍ
2016
SPRÁVCI / DRUŽSTVA / SPOLEČENSTVÍ VLASTNÍKŮ / OBECNÍ BYTY/MAJITELÉ
tel. 485 101 008, 485 109 587
www.swanliberec.cz
[email protected]
Vážení, na základě dlouholetých zkušeností naší firmy se zpracováním programů pro správu bytů a nemovitostí Vám nabízíme kvalitní a ověřené programové vybavení za rozumnou cenu, které celé zpracovala naše firma. Program umožňuje správu jak jedné, tak ale i více organizací – bytová družstva, společenství vlastníků, příspěvkové organizace, fyzické osoby (majitelé domů) včetně podvojného účetnictví v jednom programu. Chtěl bych Vás ještě na úvod informovat, že naše programy již využívají stovky zákazníků z celé republiky. Program obsahuje i účetnictví. Právě obousměrné přímé propojení mezi částí bytovou a účetnictvím s sebou přináší velkou úsporu času a zvyšuje efektivitu práce. V programu je možné použít 3 typy účetnictví - pro podnikatele (byt.družstva, s.r.o.; majitelé domů); nevýdělečné organizace (SVJ) a příspěvkové organizace (městské správy, zdravotnická zařízení apod.). Program lze provozovat v síťovém prostředí. FUNKCE PROGRAMU: Program odpovídá poslednímu stavu legislativy – NOZ zákon č. 89/2012 Sb., zákon č. 67/2013 Sb. o službách pro družstva a SVJ, vyhlášky č. 467/2013 Sb. a č. 471/2013 Sb. o účetnictví, zákon č. 90/2012 Sb. pro družstva. EVIDENCE - uživatelů (družstevníků/vlastníků/nájemců/spolumajitelů, základní členské vklady, smlouvy o nájmu a převodu podílu, …), středisek, objektů (byty/garáže/nebyty, evidence ploch včetně spoluvlastnického podílu atd.), číselníky, evidence mailů a další. Evidenční list, Karta objektu (pasport bytu). Evidence spolubydlících osob, funkcionářů, atd. Adresář obchodních partnerů s propojením na Propojení na registry ARES (administrativní registr ekonomických subjektů - spravuje MF) a Registr plátců DPH (spravuje GFŘ). Korespondence - dopisy, smlouvy, seznamy. PŘEDPIS NÁJEMNÉHO - až 20 volitelných položek předpisu, změna předpisu jednotlivě nebo hromadně podle parametrů (Kč, osoby, m2, m3, přičtení, koeficient, atd.), historie předpisů, vytváření předpisů dopředu i zpětně. Nastavení textů pro vlastníky, družstevníky, nájemce atd. Převody předpisu nájemného s přímým zaúčtováním do účetnictví, do SIPO, do sporožira. Stanovení nového předpisu podle vyúčtování. Parametrizované tisky - typ prezenční listina. Předpisy i na dny DPH - nastavení sazby DPH pro položky předpisu, daňové doklady, zaúčtování předpisu i na účty DPH. ÚHRADY NÁJEMNÉHO - vstup plateb pokladnou, bankou, převodem z účetnictví, uhrazování hromadných plateb SIPem, sporožirem s přiřazením plateb k objektu. Přehledy plateb, přeplatky/nedoplatky, dlužníků, upomínka s úrokem z prodlení, penalizační výměr úroku z prodlení (vhodné i pro soud). Karta nájemníka / objektu, finanční stav objektu. SIPO je součástí programu, nemusí se používat program Č.Pošty. Crypta se spouští přímo z programu. VYÚČTOVÁNÍ ZÁLOHOVÝCH PLATEB - vyúčtování zálohových položek předpisu nájemného, vyhláška č. 372/2001 Sb., možnost vyúčtování i dalších nákladů. Vyúčtování na uživatele v čase jak bydlel. Zpracování přeplatků B-poukázkami, sporožirem. Zpracování nedoplatků pomocí SIPO, sporožiro, A-poukázky, bankovní účet. Vstupování dat - Kč, osoby, m2, m3 SV/TUV, dílky pro teplo, apod. Přenos nákladů pro vyúčtování přímo z účtu z účetnictví. Převod spotřeby SV/TUV z vodoměrů, z indikátorů, převod z rozúčtování tepla od externích firem. Druhý tisk pro jednotlivce - Rozúčtování podle odečtů měřidel - podrobný přehled o nákladech energií, vhodný pro vysvětlení jednotlivých nákladů pro jednotlivce. PODVOJNÉ ÚČETNICTVÍ pro byty navíc zahrnuje – automatizované zaúčtování předpisů nájmu, úhrad a výsledku vyúčtování. Přímé propojení s bytovou částí programu-úhrady plateb na byty, fond oprav. Vlastnosti účetnictví - volba účetnictví podle organizace, souběžné účtování ve starém a novém účetním období, roční účetní uzávěrka s možností opakování. Nadefinované výkazy Výsledovka a Rozvaha-výstupy v XML pro EPO. Možnost DPH včetně Kontrolního hlášení v XML pro EPO. Internetové bankovnictví - univerzální formáty ABO. Účtování do deníků, předkontace, vytvoření nového dokladu podle původního nebo šablony, automatizované uzavírání účtů, možnost
střediskového účetnictví včetně výkazů, pokladna, fakturace s propojením na ARES, knihy pokladní/ přijatých/ vydaných faktur, saldokonto, hlavní kniha, předvaha, výkazy-možnost úprav výkazů, uživatelské výkazy, inventarizace účtů, podklady pro přiznání a kontrolu DPH. Přehledné tisky pro účty fondu oprav 475/955. Variabilnost. FONDY OPRAV - tvorba, čerpání, rozúčtování fondu pro jednotlivce na předpis nebo podle skutečných úhrad, výdaje podle spoluvlastnického podílu, podle ploch apod. Kontrola záručních dob, součty za vybrané náklady, pro převody bytů. Vhodné i pro evidenci hypoték, úvěrů, revitalizaci, podklad pro přiznání k dani z příjmu z pronájmu pro členy SVJ. Evidence žádanek na opravy. PLÁN ÚDRŽBY - lze plánovat i dlouhodobé opravy se zohledněním běžných ročních nákladů na údržbu, graf ÚVĚRY - plánování úvěrů (anuit) s možností vytvoření úvěrového plánu PASPORTY DOMŮ a BYTŮ spolupracují s ostatními částmi programu – revizemi a evidencí. REVIZE - plánování a evidence revizí (umístění, výrobce, servis), připomínání revizí. MAJITELÉ – pro správu více bytů jednomu majiteli – tisky plateb, dluhů u vybraných bytů, přehledy INSOLVENCE – kontrola na insolvenční rejstřík justice KAUCE - vedení kaucí na objekty včetně vyrovnání, přesunu do úhrad tam i zpět, přehledy čerpání kaucí. JEDNÁNÍ A SCHŮZE - vedení schůze, prezenční listina, hlasování dle spoluvlastnického podílu, zápis o hlasování. TISK A-POUKÁZEK - na laserových tiskárnách-3 poukázky na A4. TISK ADRESNÍCH ŠTÍTKŮ – 5 druhů samolepek, včetně dodejek. KOMUNIKACE Z PROGRAMU - lze zapisovat mailové adresy a www k uživatelům a obchodním partnerům. Přímo v programu jim lze psát maily. Každý tisk lze z náhledu tisku odeslat mailem. Lze spouštět www stránky. SMS posílání z programu – řešeno pomocí www.smsbrana.cz – implementováno v programu. TISKY - na tiskárny nainstalované ve Windows, všechny tisky se zobrazí v náhledu, tisk z náhledu. Každý tisk lze z náhledu převést do PDF, Word, Excel, LibreOffice a odeslat z náhledu tisku MAILem. PŘÍLOHY - ke každému důležitému záznamu lze připojit libovolný počet digitálních fotografií a dokladů.. OSTATNÍ : Správa uživatelů - seznam uživatelů + jejich hesla + práva k jednotlivým částem programu; Pomůcky kalkulačka, daňová kalkulačka, telefonní seznam, výpočet penále; Nápověda. NÁSTROJE - kontrola databáze, bezpečnostní kopie dat, archivace dat (zálohování, obnova),. CENA PROGRAMU : v tabulce jsou uvedeny ceny pro jeden počítač nebo pro první síťovou stanici cena programu pro další počítač nebo další síťovou stanici je 15% z ceny první instalace programu cena je navrhována pouze podle počtu spravovaných bytů bez ohledu na počet spravovaných právnických osob program je dodáván BEZ nebo S podvojným účetnictvím v řádku Bez účetn. je uvedena cena za bytovou část -evidence+předpis+úhrady+vyúčtování+fondy oprav+úvěry+ pasporty domů a bytů+ revize+ plán údržby+jednání a schůze+kauce+Apk+adresní štítky+majitelé+insolvence v řádku S účetn. je uvedena cena za bytovou část + podvojné účetnictví ceny v tabulce jsou uvedeny pro určité meze počtu bytů, konečnou cenu upravujeme pro konkrétní počet bytů ceny pro jeden počítač nebo pro první síťovou stanici : do 50 do 80 do 100 do 200 do 500 do 800 do 1000 Poč.bytů 7.200 8.000 12.000 18.000 24.000 28.000 Bez účet. 5.000 8.000 12.000 14.000 20.900 27.900 35.900 41.900 S účetn. - minimální cena pro program s účetnictvím je 3.200 Kč bez DPH ( do 20 bytů ) - ceny jsou uvedeny v Kč bez DPH ( 21% )
do 2000 36.000 53.900
do 3000 nad 3000 44.000 dle 65.900 dohody
DALŠÍ NABÍDKA : Vodoměry SV, TUV - sledování bytových a patních vodoměrů. Formuláře pro odečty, přehledy. Evidence cejchování. Lze i více měřidel téhož druhu v bytě, výměny vodoměrů, montážní protokoly. Rozdíly patního bytových vodoměrů. Ostatní měřidla- elektroměry, plynoměry. Převod odečtených spotřeb vodoměrů a měřidel do vyúčtování. Indikátory - odečty na radiátorech. Korekce na +- 40% dle vyhl. 372/2001 Sb. - 5 metod. Převod do vyúčtování. Rozúčtování tepla - předávání dat a příjem rozúčtovaných dat (teplo/TUV/SV/servisné) od firem Techem, Ista, I.RTN a dalších. Vstup přijatých dat a jejich převod do vyúčtování. Poradenství, konzultační činnost, vyúčtování služeb – dlouholeté zkušenosti s bytovou problematikou. Ostatní informace + objednávky : ing. Kvapil, ing. Kunický, ing. Haras Dodávka programu : do 3 pracovních dnů na základě objednávky, dodávka na CD s instalačním programem a popisem. Servis : po dohodě se zákazníkem nabízíme v jakékoliv formě, např. navstupování prvotních dat (evidence, předpis), převody dat z jiných programů, zpracování vyúčtování zálohových plateb i zpětně podle dohody, atd. Zaškolení programu. Individuální návštěva dle dohody. V naléhavých případech servis do 48 hodin. DEMOVERZI na požádání Vám pošleme na Váš mail odkaz pro stažení nebo Vám pošleme demo na CD zdarma. Aktualizované verze programu na základě změn legislativy, připomínek zákazníků nebo rozšíření programu. Program je neustále doplňován, zrychlován apod. Prezentace, instalace a zaškolení podle dohody. Reference poskytneme. Slevy pro ty, kteří používají jiné programy. Děkujeme za Váš zájem a těšíme se na spolupráci. ing. Alois Kvapil ředitel společnosti
