INSPECTIEHANDLEIDING

INSPECTIEHANDLEIDING

INHOUDSOPGAVE Opdrachten, doelstellingen en waarden van de inspectiedienst De opdracht van de Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie. De opdracht en de doelstellingen van de inspectiedienst De opdracht van de inspectiedienst

P.3

De doelstellingen van de inspectiedienst De strategische doelstellingen De operationele doelstellingen

P.3 P.4 P.5

Het waardenkader

P.6

Het recht op maatschappelijke integratie Juridische en administratieve controle P.7 Beschrijving van de gevolgde procedure De wettelijke en administratieve bronnen Het doel van de controles De voorbereiding van de controles De inhoud van de controles Het gevolg gegeven aan de inspectie Varia

P.7 P.7 P.8 P.9 P.12 P.13

Criteria voor het vastleggen van de jaarlijkse planning Steekproef voor de selectie van de dossiers P.16 De hypergeometrische methode P.17 De binomenale methode P.19 Keuze van de methode voor de controle van de sociale dossier P.21 OCMW’s met op maandbasis een gemiddelde van < 1.000 dossier P.21 Integratie van de module « Inspectie » in het PRIMA-programma P.21 Scherm voor het inbrengen van gegevens voor de aselecte keuze van dossiers die moeten gecontroleerd worden tijdens een inspectie bij een ocmw P.22 Toegang tot reeds bestaande schermen P.24 OCMW’s met op maandbasis een gemiddelde van > 1.000 dossiers P.25 Controlerooster

P.26

1

Boekhoudkundige controle

P.27

Wettelijke basis 3 Omschrijving van de controle activiteiten Jaarlijkse planning De voorbereiding van de controle De controle ter plaatse De rapportering De opvolging en het jaarverslag

P.27 P.28 P.28 P.29 P.29 P.34 P.35

2

OPDRACHTEN, DOELSTELLINGEN EN WAARDEN VAN DE INSPECTIEDIENST 1. DE OPDRACHT VAN DE PROGRAMMATORISCHE FEDERALE OVERHEIDSDIENST MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE, ARMOEDEBESTRIJDING EN SOCIALE ECONOMIE De opdracht van de POD Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie bestaat erin het federaal beleid inzake maatschappelijke integratie, met inbegrip van sociale economie, armoedebestrijding en grootstedenbeleid, voor te bereiden, uit te voeren, te evalueren en op te volgen. De POD heeft als hoofdopdracht ervoor te zorgen dat de sociale grondrechten van iedereen worden gewaarborgd. Van de federale administratie wordt verwacht dat ze bijdraagt tot de strijd tegen sociale uitsluiting en armoede en dat ze instaat voor de gelijke behandeling en de bescherming van de gerechtigden. Om deze opdracht te kunnen vervullen, beschikt de POD over een inspectiedienst die, op zijn beurt, een specifieke opdracht heeft.

2. DE OPDRACHT EN INSPECTIEDIENST

DE

DOELSTELLINGEN

VAN

DE

De opdracht van de inspectiedienst houdt verband met de globale opdracht van de POD Maatschappelijke Integratie.

De opdracht van de inspectiedienst De opdracht van de inspectiedienst omvat drie aspecten, namelijk: ‰ ‰

‰ ‰

Toezien op de toepassing van de federale wetgeving inzake maatschappelijke integratie door middel van juridische, administratieve en financiële controles (functie van controle). De OCMW's inlichten en advies verstrekken over het wettelijk kader en over de concrete toepassing van de geldende wetgeving en reglementering ter gelegenheid van controles (functie van informatie, advies en opleiding). Bijdragen tot de beleidsvoorbereiding wat betreft de wetgeving inzake maatschappelijke integratie (functie van kenniscentrum). Erover waken dat de diverse reglementeringen die tot de bevoegdheid van de POD behoren en waarop een toelage aan de OCMW’s wordt uitgekeerd worden nageleefd..

3

De doelstellingen van de inspectiedienst Wat betreft de doelstellingen van de inspectiedienst, wordt een onderscheid gemaakt tussen de op middellange termijn gewenste resultaten (de strategische doelstellingen) en de meer specifieke, meetbare resultaten die op relatief korte termijn moeten behaald worden (de operationele doelstellingen) om de strategische doelstellingen te bereiken. De strategische doelstellingen zijn beperkt in aantal, geven aan welke algemene veranderingen zullen optreden en zijn evenwichtig gespreid over de verschillende componenten van de opdracht. Bij het definiëren van de strategische doelstellingen moet men zich ook afvragen in welke mate ze bijdragen tot het bereiken van de doelstellingen van het managementplan van de POD. De strategische doelstellingen van de inspectiedienst zijn bijgevolg « gedeeltelijke doelstellingen ». Ze verwijzen naar actuele prioritaire beleidsthema's, waaraan bijzondere aandacht moet worden geschonken en ze geven de kernactiviteiten van de instelling weer. De operationele doelstellingen moeten aan sommige minimale kwaliteitsvoorwaarden voldoen. Ze zijn vooral SMART : Specifiek, Meetbaar, een Akkoord daarover moet worden bereikt (mededeelbaar), Aanvaardbaar (realistisch, haalbaar), Resultaatgericht en Tijdsgebonden. De operationele doelstellingen zijn concrete projecten van beperkte duur, wat niet inhoudt dat ze allemaal binnen het jaar moeten bereikt worden. 1. De strategische doelstellingen De inspectiedienst heeft volgende strategische doelstellingen: ‰ ‰

‰ ‰

Bijdragen tot de eenvormige en correcte toepassing van de wetgeving en reglementering inzake maatschappelijke integratie. De eenvormige organisatie van de controle en het verrichten van periodieke doelgerichte controles van de OCMW's, zowel op boekhoudkundig als op administratief en juridisch vlak, controles die moeten bijdragen tot een gelijke en rechtmatige behandeling van de gerechtigden en rechthebbenden. Bijdragen tot het beheersen van informatie en inzicht in de uitvoering van de wetgeving inzake maatschappelijke integratie. Het aanknopen van structurele en kwalitatieve relaties met de OCMW's (de klanten van de federale administratie) en het onderhouden van goede communicatie en van een voortreffelijke dienstverlening.

4

2. De operationele doelstellingen De operationele doelstellingen zijn ingedeeld of samengevoegd op basis van de strategische doelstellingen. Bijdragen tot de eenvormige en correcte toepassing van de wetgeving en reglementering inzake maatschappelijke integratie. ¾ Een betere interne controle in de OCMW's bevorderen door een grotere coördinatie tussen de federale administratie en de toezichthoudende overheden van de OCMW's (samenwerkingsakkoorden met de Gewesten). ¾ De inspecteurs toegang geven tot de voor hun opdracht nodige informatie (wetten en decreten, besluiten, parlementaire documenten, bestaande overeenkomsten, boekhoudplannen van de Gewesten, omzendbrieven, …). ¾ De door de OCMW's beheerde sociale dossiers uniformeren en harmoniseren (wat betreft vorm en inhoud). Deze uniformering is nodig om snel en op een doeltreffende manier te kunnen nagaan of de rechten van de gerechtigden en rechthebbenden werden nageleefd en of de toelagen die in het kader van de verschillende wettelijke maatregelen aan de OCMW's werden gestort, wel degelijk verschuldigd zijn aan de betrokken OCMW's. ¾ De door de inspecteurs op het terrein gemaakte vaststellingen benutten bij de voorbereiding, de uitstippeling, de uitvoering, de evaluatie en de aanpassing van het federaal beleid. ¾ Een handleiding over de uitvoering van de controleopdrachten opmaken en bijwerken. ¾ Bijdragen tot het verrichten van een interne controle van de POD. ¾ Een methodologie voor de inspecties vastleggen (de doelstellingen van controles bepalen, systematische analyses verrichten, statistische technieken toepassen). ¾ Een jaarlijkse planning van de controles opmaken door middel van een risicoanalyse waarbij systematische gegevens worden verzameld. ¾ Een syntheserapport opmaken over het bereiken van de doelstellingen bepaald in de jaarlijkse planning. ¾ Meer gebruik maken van informatie- en communicatietechnologieën (ICT's) bij de controles. ¾ Het intern structureel overleg organiseren (dienstvergaderingen). ¾ De dienst toegang geven tot grote databanken zoals het Rijksregister, de Kruispuntbank. ¾ Een interne code met de te volgen procedures samenstellen.

Bijdragen tot het beheersen van informatie en inzicht in de uitvoering van de wetgeving inzake maatschappelijke integratie. ¾ Uitwisseling van informatie organiseren tussen de inspectiedienst en andere interne diensten van de POD.

5

¾ De in PRIMA geregistreerde gegevens benutten om deze gegevens optimaal te kunnen gebruiken, inzonderheid voor risicoanalyse en -beheer en voor het beheer van de controle en van de opvolging ervan. ¾ Opleidingen organiseren voor de personeelsleden van de inspectiedienst in verband met de wetgeving, de methodologie van onderzoeken, informatica, statistieken. Het aanknopen van structurele en kwalitatieve relaties met de OCMW's (de klanten van de federale administratie) en het onderhouden van goede communicatie en van een voortreffelijke dienstverlening. ¾ Akkoorden voor structurele samenwerking sluiten met de toezichthoudende overheden van de OCMW's. ¾ Bijdragen tot het opmaken van een webpagina waarop alle voor de OCMW's nuttige informatie hun op een gebruiksvriendelijke manier ter beschikking wordt gesteld (FAQ's en andere informatie). Het bijdragen aan de interne informatie uitwisseling tussen de diensten van onze POD. Het realiseren van een informatieoverdracht tussen de diensten doormiddel van het intranet, dienstvergaderingen, procedurehandleidingen en interne vergaderingen

C. Het waardenkader De POD Maatschappelijke Integratie en de inspectiedienst zijn inzonderheid attent voor: ¾ Respect voor de klant en een voortreffelijke dienstverlening. Deze waarde sluit aan bij een van de hoofdopdrachten van de inspectiedienst, namelijk advies kunnen verstrekken en informatie mededelen aan de OCMW's tijdens de inspecties. ¾ Gelijke behandeling en eenvormige controles.

6

HET RECHT OP MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE De juridische en administratieve controle Beschrijving van de gevolgde procedure De wettelijke en administratieve bronnen ¾ Organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn ¾ Wet van 2 april 1965 betreffende het ten laste nemen van de steun verleend door de openbare centra voor maatschappelijk welzijn ¾ Wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie ¾ Koninklijk besluit van 11 juli 2002 houdende het algemeen reglement (AR) betreffende het recht op maatschappelijke integratie ¾ De verschillende koninklijke en ministeriële besluiten betreffende tewerkstellingsmaatregelen Op te merken valt dat inspectiedienst, om zijn werkzaamheden te optimaliseren, op de hoogte moet zijn van alle nieuwe wettelijke en reglementaire bepalingen die rechtstreeks of onrechtstreeks te maken hebben met het recht op maatschappelijke integratie, door het Staatsblad en alle omzendbrieven regelmatig te lezen.

7

Evenzo moeten de personeelsleden van de dienst regelmatig overleg plegen voor een gemeenschappelijke en identieke interpretatie van de wettelijke bepalingen. Het doel van de controles Door middel van de juridische en administratieve controles moet worden nagegaan of de OCMW's de bepalingen van de wet betreffende het recht op maatschappelijke integratie correct toepassen. De controles gaan zowel over de vorm (naleven van de procedure) als over de inhoud (onderzoek van de toekenningsvoorwaarden en rekening houden met de filosofie van de wet betreffende het recht op integratie door middel van een tewerkstelling). De controles gebeuren op basis van een steekproef van dossiers geopend door het bezochte OCMW. De voorbereiding van de controles ¾ Een keer per jaar, in de loop van de maand december, maakt de dienst de jaarlijkse planning op voor de controles van het volgend kalenderjaar (zie hierover het hoofdstuk betreffende het vastleggen van de jaarlijkse planning, bladzijde 11) ¾ Volgens deze planning maakt de dienst iedere week een afspraak met de OCMW's waar een inspectie moet gebeuren. Een OCMW zal steeds minimum een week op voorhand verwittigd worden van het geplande inspectiebezoek. ¾ De effectieve controle wordt voorbereid door middel van het informaticasysteem dat bij de POD Maatschappelijke Integratie wordt gebruikt. Op basis van een vooraf bepaalde reeks criteria selecteert het informaticasysteem automatisch de dossiers die zullen worden gecontroleerd. Het gaat om dossiers die actief zijn geweest tijdens het jaar dat voorafgaat aan het jaar van de inspectiedatum (zie hierover het hoofdstuk betreffende de steekproef voor de selectie van de dossiers, bladzijde 16) ¾ De lijst van de te controleren dossiers wordt het OCMW per fax of per e-mail toegezonden opdat deze dossiers kunnen worden voorbereid en de inspecteurs ter beschikking kunnen worden gesteld op de dag van de inspectie. ¾ De inhoud van het verslag van de vorige inspectie bij dit OCMW wordt doorgenomen om bij de controle te kunnen nagaan of rekening werd gehouden met de verschillende gemaakte opmerkingen.

8

De inhoud van de controle ¾ De controle begint met het onderzoek van de geselecteerde sociale dossiers. Aan de hand van een controlerooster wordt nagegaan of alle wettelijke bepalingen inzake het recht op maatschappelijke integratie werden nageleefd bij het samenstellen van dit dossier (zie hierover het hoofdstuk betreffende het controlerooster, bladzijde 20) Onderstaande tabel bevat de verschillende elementen die worden gecontroleerd en de manier waarop ze worden gecontroleerd. GECONTROLEERDE ELEMENTEN De inhoud van het sociaal dossier

ONDERWERP VAN CONTROLE

De aanwezigheid van de verschillende documenten waaruit het sociaal dossier moet bestaan worden gecontroleerd: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

Ontvangstbewijs Aanvraagformulier Verslagen van sociaal onderzoek Beslissingen Kennisgevingen Bewijsstukken

Het geïndividualiseerd maatschappelijke integratie Het onderzoek toekenningsvoorwaarden (artikel 3 van de wet)

van

voor

de Heeft het OCMW de zes vereiste voorwaarden voor het toekennen van het RMI onderzocht ? ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

De categorieën (artikel 14 van de wet)

project

Leeftijd Nationaliteit Verblijfplaats Werkbereidheid Geen of ontoereikende bestaansmiddelen Recht op andere sociale zekerheidsuitkeringen

Is volgens de gezinssamenstelling in het sociaal dossier de categorie door het OCMW correct bepaald ?

9

¾ ¾ ¾ ¾ ¾

Samenwonende Alleenstaande Alleenstaande verhoogd bedrag (gesupprimeerd 01/01/2005) Gezin ten laste Samenwonend kind ten laste (gesupprimeerd)

De aanrekening van de bestaansmiddelen en Heeft het OCMW correct rekening met de verschillende de berekening van het toe te kennen bedrag gehouden van het RMI. (artikel 16 van de wet en bestaansmiddelen van de aanvrager ? ¾ Loon of vervangingsinkomen artikels 22 tot 35 van het Besluit) ¾ Bedrijfsoverdracht ¾ Kadastraal inkomen van bebouwde of onbebouwde goederen ¾ Roerende kapitalen ¾ Voordeel in natura ¾ Onderhoudsgeld ¾ Inkomsten uit sociaalprofessionele integratie ¾ Overdracht van goederen ¾ Elk ander bestaansmiddel Heeft het OCMW de vrijstellingen bedoeld in artikel 22 van het KB wel toegepast ? Heeft het OCMW de vrijstellingen bedoeld in artikel 35 van het KB wel toegepast ? Het geïndividualiseerd project voor maatschappelijke integratie. (artikels 11,33 en 34 van de wet en artikels 10 tot 21 van het besluit)

Werd een GPMI binnen de voorziene termijn opgemaakt ? Bevat het alle verplichte vermeldingen ? Werd het door alle partijen ondertekend ? Zijn de voorwaarden voor een verhoogde toelage vervuld ? Worden er trimestriële evaluaties gemaakt en geformaliseerd ?

Het onderzoek van de inkomsten van de onderhoudsplichtigen bij de toekenning van een RMI gekoppeld aan een GPMI voor een student. (artikel 26 van de wet en artikels 42 tot 55 van het Besluit).

Werd het onderzoek naar de bestaansmiddelen van de onderhoudsplichtigen uitgevoerd ? Werd er een beslissing inzake terugvordering genomen ? Werd ze aan de aanvrager en aan zijn schuldenaars betekend ?

Dakloze

Zowel voor de 100 % betoelaging van het LL gedurende één jaar als voor de toekenning van de installatiepremie moet een gemotiveerd sociaal verslag vermelden dat de persoon dakloos was en dit statuut niet meer

10

heeft omdat hij nu over een persoonlijke woning beschikt – een kopie van de huurovereenkomst zal in het dossier opgenomen worden alsook het eventueel bewijs van de inschrijving op dit nieuw adres. De gerechtigden niet ingeschreven in het Een uittreksel uit het Rijksregister is vereist bevolkingsregister om vast te stellen dat betrokkene sinds minder dan vijf jaar in het vreemdelingenregister is ingeschreven. In geval van een inschrijving sinds meer dan vijf jaar, heeft het OCMW de persoon verzocht zich bij het gemeentebestuur aan te melden om een aanvraag voor een vestigingsvergunning in te dienen ? De tewerkstelling in het kader van artikel 60, De controle slaat op verschillende niveaus: § 7 van de wet 08/07/1976 ¾ beslissing van de Raad voor maatschappelijk welzijn over de tewerkstelling in het kader van artikel 60, § 7 en kennisgeving van deze beslissing ¾ de arbeidsovereenkomst: data – handtekeningen – minimumloon – naleving van de regels van het arbeidsrecht – voltijdse of deeltijdse arbeidsovereenkomst, overeenkomst als beroepservaring of om een recht op andere sociale uitkeringen te doen ontstaan ¾ de overeenkomst voor de ter beschikking stelling ten behoeve van een externe gebruiker (naleving van de regels van het arbeidsrecht) ¾ financiële tegemoetkoming van de externe gebruiker ¾ duur van de arbeidsovereenkomst ¾ eventuele ziekteperiodes eventuele periodes van arbeidsongeval De overeenkomsten opgemaakt in het kader Is het een geschreven overeenkomst van artikel 61 van de wet van 08/07/1976 ondertekend door de partijen ? Is de gebruiker een privé-werkgever in de economische betekenis van het woord ? Welk begeleiding -of vormingsproces werd er vastgelegd ? Welke evaluatieperiodes zijn voorzien ? Werden deze evaluaties uitgevoerd en geformaliseerd ? De activering De controle gebeurt op verschillende

11

niveaus: ¾ Beslissing van de Raad voor maatschappelijk welzijn over de tewerkstelling in het kader van een activeringsmaatregel ¾ Het type activering en de duur ervan ¾ De arbeidsovereenkomst (voltijds, deeltijds, naleven van de regels van het arbeidsrecht) De maandelijkse facturering van de werkgevers Werd er een sociaal onderzoek uitgevoerd om vast te stellen dat de toekennings voorwaarden niet meer vervuld zijn ? Werd een kennisgeving van intrekking verzonden ? Heeft het OCMW artikel 22, § 2 van de wet toegepast ?

Het effectief afsluiten van de dossiers

Het gebrek aan een maatschappelijke integratie

recht

op Werd er een verslag van sociaal onderzoek opgemaakt om vast te stellen dat de toekenningsvoorwaarden niet vervuld zijn ? Werd een kennisgeving van weigering naar de aanvrager verzonden ?

¾ Samen met het onderzoek van de inhoud van deze dossiers gebeurt er een controle voor de toelage die in dit kader door het OCMW wordt gevraagd. ¾ Tijdens de controle of op het einde ervan worden de daaruit voortvloeiende opmerkingen uitgelegd ofwel aan de leidinggevende maatschappelijk assistent, ofwel aan gans het sociaal team. Het is eveneens op dat ogenblik dat de inspecteur de verschillende vragen van het sociaal team van het OCMW beantwoordt. ¾ Indien het noodzakelijk is worden de gegevens uit de dossiers vergeleken met deze uit ons informatica programma om hun overeenstemming te onderzoeken.

Gevolg gegeven aan de inspectie ¾ Een intern verslag wordt opgemaakt over de gecontroleerde dossiers, de verschillende vastgestelde fouten en de geformuleerde opmerkingen. ¾ Indien de gegevens niet overeenstemmen, wordt een document voor de dienst die de gegevens registreert opgemaakt, waarin de door de inspectiedienst gevraagde aanpassingen worden toegelicht.

12

Dit document wordt sinds 2006 ingebracht in een boordtabel. De documenten die noodzakelijk zijn om deze correctie uit te voeren worden afzonderlijk geklasseerd met als doel om deze nadien gemakkelijk te kunnen controleren . ¾ Een brief als verslag van de inspectie wordt verzonden naar de voorzitter van het OCMW. Hij bevat zowel algemene informatie over de vastgestelde procedures als gedetailleerde vaststellingen betreffende de verschillende onderzochte dossiers. Indien het OCMW correcties moet aanbrengen in sommige dossiers of bijkomende informatie moet worden medegedeeld aan de administratie, is een termijn voorzien voor het mededelen van deze informatie. Deze brief bevat ook zoveel mogelijk informatie om te voorkomen dat de vastgestelde fouten in de toekomst nog zouden worden gemaakt. Na afloop van de toegestane termijn wordt een herinneringsbrief gestuurd indien het OCMW de gevraagde informatie niet heeft medegedeeld. ¾ De verschillende voormelde documenten worden opgenomen in een dossier dat op elk moment kan worden geraadpleegd. ¾ Een opvolgingsrooster van de jaarlijkse inspecties wordt opgemaakt, met de volgende elementen: • De inspectiedatum • De datum waarop de brief ter attentie van de voorzitter van het OCMW werd ondertekend • De datum waarop de brief naar de voorzitter van het OCMW werd verzonden • De datum waarop de aanvraag om correctie werd bezorgd aan de dienst die de gegevens registreert • De termijn waarover het OCMW beschikt om correcties aan te brengen of informatie mede te delen • Het aantal vastgestelde fouten of geformuleerde opmerkingen • Het soort vastgestelde fouten of geformuleerde opmerkingen • Het bedrag van de eventuele correctie van de toelage ¾

Een jaarverslag wordt opgemaakt samen met de boekhoudkundige inspectie. Dit verslag bevat een overzicht van de verschillende vaststellingen naar aanleiding van de inspecties, waarbij ze worden geanalyseerd.

Varia ¾

Naast deze controles zorgt de inspectiedienst voor de opvolging van de brieven, faxen en e-mails verzonden door de OCMW's ; in dit kader is overleg met de collega's van dezelfde dienst of van andere diensten van de administratie van het allergrootste belang.

¾

De dienst treedt vaak op als tussenschakel wanneer een probleem zich stelt tussen een OCMW en een dienst van de administratie (probleem in verband met het overbrengen van gegevens, informaticaproblemen, boekhoudkundige problemen, …)

13

Criteria voor het vastleggen van de planning Op 1 januari 2003 beheerden de 589 OCMW's voor gans het Belgisch grondgebied 77.811 dossiers betreffende het recht op maatschappelijke integratie (RMI). De jaarlijkse toelage die de Belgische Staat aan de OCMW's stort voor het beheer van deze dossiers bedraagt 329.180.000 €. Vier inspecteurs zijn voltijds bezig met de controle op het beheer van deze RMI-dossiers bij de OCMW's zelf; deze controle slaat op: ‰ Het onderzoek en de naleving van de toekenningsvoorwaarden voorzien bij de wet van 26 mei 2002 en haar uitvoeringsbesluit ‰ De naleving van de procedures waarin deze wettelijke bepalingen voorzien ‰ De toewijzing door de Staat van de werkelijk verschuldigde toelage voor de gecontroleerde dossiers De gecontroleerde dossiers hebben betrekking op het RMI in de vorm van : Een leefloon ‰ Een geïndividualiseerd project voor maatschappelijke integratie gekoppeld aan een leefloon ‰ Een tewerkstelling (tewerkstelling door het OCMW in het kader van artikel 60, § 7 van de organieke wet van 08/07/1976, tewerkstelling in de vorm van een activering van het leefloon, tewerkstelling in het kader van de sociale economie, tutoraatovereenkomst gesloten tussen het OCMW en een werkgever) ‰

Het aantal inspectiedagen is vastgelegd op 135 / jaar voor iedere inspecteur. Het aantal gecontroleerde dossiers tijdens de inspecties wordt als volgt bepaald: GEMIDDELD MAANDELIJKS AANTAL DOSSIERS IN HET OCMW 0 Æ 100 101 Æ 200 201 Æ 500 501 Æ 1.000 1.001 Æ 3.000 > 3.000

AANTAL GECONTROLEERDE DOSSIERS 10 dossiers 10% 10% 10% met maximum 75 dossiers 100 dossiers 150 dossiers

AANTAL DAGEN NODIG VOOR DE CONTROLE 1 1 2 3 4 5

(De Brusselse OCMW's met meer dan 1.000 dossiers zullen in 4 dagen in de plaats van 5 dagen worden gecontroleerd, waarbij twee inspecteurs de controle gezamenlijk uitvoeren.)

14

De geografische verdeling van de te controleren OCMW’s is afhankelijk van de grootte van het OCMW (uitgedrukt in dossiers) en het tewerkstellingsregime (voltijds of deeltijds). Aan de OCMW’s met minder dan 100 dossiers wordt 1 punt toegekend. Aan de anderen worden er 5 punten toegekend. De OCMW’s worden zo toegewezen dat het totaal van de toegekende punten voor een voltijdse tewerkstelling overeenkomt met 280 punten . Bij de toewijzing wordt tevens rekening gehouden met de woonplaats. Gelet op het aantal OCMW's per sector en het beperkt aantal inspecteurs voor al deze OCMW's, kunnen ze niet allemaal ieder jaar worden gecontroleerd. Risicocriteria voor de planning moeten dus worden bepaald. Er wordt rekening gehouden met de volgende criteria: • • •

Het aantal dossiers per OCMW De datum van de laatste controle De fouten die tijdens de controle werden vastgesteld

Op basis van deze criteria zullen de inspecties als volgt worden geprogrammeerd: OCMW's met meer dan 100 dossiers zullen ieder jaar worden gecontroleerd. OCMW's met minder dan 100 dossiers zullen indien mogelijk om de twee jaar worden gecontroleerd. De vastgestelde procedurefouten zullen aanleiding zullen tot opmerkingen in het inspectieverslag dat na de controle wordt verzonden.

Iedere inspecteur beschikt over enkele extra vrije dagen in zijn planning, die moeten dienen voor: 1. het plannen van een of meerdere bijkomende bezoeken bij de OCMW's met meer dan 500 dossiers waarin systematische fouten die een invloed hebben op het recht van de gebruikers of op de financiële tegemoetkoming van de Staat werden vastgesteld. Het OCMW krijgt drie maanden tijd om al zijn dossiers recht te zetten. Bij de tweede inspectie zal de steekproef van de te controleren dossiers er als volgt uitzien: 50% de dossiers onderzocht tijdens de eerste controle en 50% andere dossiers 2. een bezoek bij een OCMW op zijn aanvraag 3. een bezoek bij een OCMW op aanvraag van de directie van de administratie Iedere inspecteur moet vanaf september van het lopende jaar een voorlopige balans opmaken wat betreft het naleven van zijn planning: aantal reeds gecontroleerde OCMW's, tweevoudige of drievoudige bezoeken gepland in functie van de aangetroffen moeilijkheden, aantal nog te controleren OCMW's, raming van het aantal dagen nodig voor deze controle.

15

Indien na deze voorlopige balans blijkt dat de planning niet zal kunnen worden nageleefd (andere feiten kunnen zich voordoen, zoals ziekte, een ongeval, verlof om persoonlijke redenen), moeten bij voorrang OCMW's met meer dan 100 dossiers worden gecontroleerd. De niet-gecontroleerde OCMW's zullen worden opgenomen in de planning van het volgende jaar en bij voorrang in het begin van het jaar worden gecontroleerd.

16

Steekproef voor de selectie van de dossiers Voor de controle van de dossiers gebruiken we 2 methodes : -

Eén heeft betrekking op de ocmw’s met een maandgemiddelde van minder dan 1.000 dossiers. De andere methode betreft ocmw’s met een maandgemiddelde van meer dan 1.000 dossiers.

Enkel de controle van de ocmw’s van meer dan 1.000 dossiers zijn gebaseerd op de statistische methode. De controle van de ocmw’s van minder dan 1.000 dossiers zijn op een pragmatische wijze aangepakt. De keuze van deze twee methodes werd bepaald na een haalbaarheidsstudie in samenwerking met het Nationaal Instituut van de Statistiek (NIS). Tijdens deze studie werden twee benaderingen weerhouden : de hypergeometrische benadering de binomenale methode Hierna volgt een korte uitlegging van de 2 methodes

17

De hypergeometrische verdeling : Deze methode is aangewezen bij populaties van minder dan 100 eenheden. Bv. Stel dat we een ocmw controleren van 150 dossiers met volgende parameters : -

dossiers MI betoelaagd aan 50% : dossiers tewerkgesteld Art 60§7 : andere dossiers verhoogde toelage :

100 20 30

Tijdens de controle worden 20 dossiers betoelaagd aan 50% gecontroleerd, betreffende de variabele het respecteren van de procedures. Uit het onderzoek van deze dossiers blijkt dat er tussen deze 20 dossiers 4 dossiers foutief zijn (bv geen inschrijving in het register). Wanneer we deze gegevens inbrengen in onze statistische formule komen we tot het volgende resultaat : N 100

n 20

I 16

I-LOW 70

I-HIGH 90

Betrouwbaarheidscoëfficiënt 81,9

Een betrouwbaarheidscoëfficiënt van 81,9% is onvoldoende omdat er minimaal een betrouwbaarheidspercentage van 95% geëist wordt.

Als we nu onze steekproef opdrijven tot 30 dossiers waarin we 6 fouten in de procedure vaststellen, bekomen we volgende betrouwbaarheidscoëfficiënt : N 100

n 30

I 24

I-LOW 70

I-HIGH 90

Betrouwbaarheidscoëfficiënt 91

Zelfs bij 30 dossiers is de betrouwbaarheidscoëfficiënt (91%) te laag. Om een betrouwbaarheidscoëfficiënt van 95% met een betrouwbaarheidsinterval van – 10% tot + 10% te bekomen dienen we 38 dossiers van de 100 te controleren. Indien we nu dezelfde oefening doen voor de tewerkstelling art 60§7 waarvoor we bv de duur van het arbeidscontract controleren, bekomen we een volgende betrouwbaarheidsinterval wanneer wij 5 van 20 dossiers controleren waarin 2 dossiers foutief zijn : N 20

n 5

I 3

I-LOW 10

I-HIGH 14

Betrouwbaarheidscoëfficiënt 53

18

De betrouwbaarheidscoëfficiënt (53%) is te laag. We dienen dus onze steekproef uit te breiden. Stel dat we de controle overdoen met 10 dossiers waarin 4 fouten ontdekt werden, dan bekomen we volgend betrouwbaarheidsinterval : N 20

n 10

I 6

I-LOW 10

I-HIGH 14

Betrouwbaarheidscoëfficiënt 77

Nogmaals is de betrouwbaarheidscoëfficiënt onvoldoende. Om een betrouwbaarheidscoëfficiënt van 95% met een betrouwbaarheidsinterval van – 10% tot + 10% te bekomen dienen we 13 dossiers van de 20 te controleren. Laten we tenslotte volgende oefening doen voor de 30 dossiers verhoogde toelage. Veronderstellen we dat de gecontroleerde variabele de toekenningsvoorwaarden zijn; er worden van deze 30 dossiers 10 dossiers gecontroleerd. Geen fout werd vastgesteld in de steekproef. Dan bekomen we volgende betrouwbaarheidsinterval : N 30

n 10

I 10

I-LOW 27

I-HIGH 30

Betrouwbaarheidscoëfficiënt 84

Nogmaals is de betrouwbaarheidscoëfficiënt onvoldoende. Om een betrouwbaarheidscoëfficiënt van 95% met een betrouwbaarheidsinterval van – 10% tot + 10% te bekomen dienen we 15 dossiers van de 30 te controleren. Besluit : Wij stellen vast dat voor een ocmw met een gemiddelde van 150 dossiers, verdeeld over 3 categorieën en onder voorwaarde dat 1 variabele per categorie werd gecontroleerd, een steekproef van 66 dossiers dient genomen te worden om een voldoende hoge betrouwbaarheidscoëfficiënt te bekomen. Indien we vertrekken van het principe dat de controle van de dossiers betrekking heeft op veel meer categorieën (momenteel zijn er 9 bepaald – zie pg 26), en veel meer variabelen (13 verschillende variabelen zijn bepaald – zie pg 10), we moeten besluiten dat het onmogelijk is om de controle van de dossiers via de hypergeometrische methode uit te voeren. Om deze methode toe te passen moeten we telkens minstens 50% van de dossiers controleren. Dit zou op personeelsvlak resulteren in een noodzaak aan het drievoud van het personeel.

19

De binomenale methode : Indien de populatie meer dan 100 eenheden bedraagt is deze methode de aangewezen methode. Bv. Stel dat we een ocmw controleren van 520 dossiers met volgende parameters : -

dossiers MI betoelaagd aan 50% : dossiers tewerkgesteld Art 60§7 :

400 120

Bij de controle wordt een steekproef van 40 dossiers, betoelaagd aan 50%, genomen met als variabele het respecteren van de procedures. Op deze 40 dossiers werden 8 fouten ontdekt bv. een inschrijving van de aanvraag in het register. Wanneer we deze gegevens inbrengen in onze statistische formule komen we tot het volgende resultaat : N 400

n 40

I 32

I-LOW 0.7

I-HIGH 0.9

Betrouwbaarheidscoëfficiënt 88%

Een betrouwbaarheidscoëfficiënt van 88% is onvoldoende omdat er minimaal een betrouwbaarheidspercentage van 95% geëist wordt. Om een betrouwbaarheidscoëfficiënt van 95% te bekomen dienen 65 van de 400 dossiers gecontroleerd te worden (met een foutenpercentage van 20%). Indien we de formule toepassen bekomen we de volgende tabel : N 400

n 65

I 52

I-LOW 0.7

I-HIGH 0.9

Betrouwbaarheidscoëfficiënt 95%

Hoe groot de populatie ook is (100,10.000,….) voor een foutenpercentage van 20% volstaat een steekproef van 65 dossiers. Deze zijn steeds voldoende om een betrouwbaarheidspercentage van 95% te waarborgen met een betrouwbaarheidsinterval tussen de 70% en 90%. Zoals hierna blijkt heeft het foutenpercentage slechts een heel beperkte invloed op het betrouwbaarheidspercentage. Stel dat het foutenpercentage van 20% oploopt naar 30%, dan heeft het volgende invloed op het betrouwbaarheidspercentage :

20

N 400

n 65

I 46

I-LOW 0.7

I-HIGH 0.9

Betrouwbaarheidscoëfficiënt 93%

In deze situatie moeten we om een betrouwbaarheidscoëfficiënt van 95% te behalen enkele dossiers extra nemen. Enkel het foutenpercentage bepaalt het aantal te controleren dossiers. Niet de grootte van de populatie. Foutenpercentage 10 20 30

Dossiers 65 65 65

betrouwbaarheidscoëfficiënt 98 95 93

Voor de controle is het foutenpercentage niet gekend. Wij nemen aan dat het ongeveer rond de 20% bedraagt. Dit cijfer is gebaseerd op vaststellingen van de voorbije controles. Wat ook het aantal dossiers van de populatie bedraagt, 65 dossiers zullen steeds voldoen. In het voorbeeld van de 120 dossiers artikel 60§7 dienen in toepassing van deze methode 65 dossiers te worden gecontroleerd.

21

Keuze van de methode voor de controle van de sociale dossiers OCMW’s met op maandbasis een gemiddelde van minder dan 1.000 dossiers. Zoals reeds op pagina 22 bepaald hebben we geen statistische methode voor de ocmw’s met minder dan 1.000 dossiers. We zouden dan immers steeds minstens 50% van de dossiers moeten controleren. Dit is voor onze dienst momenteel onmogelijk. Voor de ocmw’s met minder dan 1.000 dossiers is er een alternatieve methode ontwikkeld (pragmatisch). Deze methode hieronder beschreven, is gebaseerd op de gegevens van ons informatica programma (PRIMA). De keuze van de dossiers gebeurt ad random. Volgens de algoritmen hieronder beschreven. De grens van 1.000 dossiers voor de statistische methode is gebaseerd op volgende elementen : Zoals de voorgaande voorbeelden hebben aangetoond, dat om een voldoende hoge betrouwbaarheidscoëfficiënt te bereiken, de steekproef in verhouding tot de populatie veel te groot wordt indien de populatie veel te klein is. Temeer omdat de dossiers die wij controleren geen homogene groep zijn maar bestaan uit 9 categorieën en voor elke categorie een steekproef dient genomen te worden, wordt onze deelpopulatie vaak te klein. Wanneer de te controleren populatie minder dan 1.000 eenheden bedraagt worden de deelpopulaties bepaalt door de categorieën vaak te klein om de statistische methode toe te passen. Daarom gaan we in dit geval de onderstaande methode toepassen.

Integratie van de module « Inspectie » in het PRIMA-programma Door de integratie van de module « Inspectie » in PRIMA zal de inspectiedienst kunnen beschikken over alle reeds bestaande gegevens die voor zijn activiteiten nodig zijn. De inspecteurs zullen aldus kunnen beschikken over bijgewerkte gegevens over het gecontroleerde OCMW en ze zullen ook reeds bestaande schermen kunnen benutten indien ze daartoe toegang hebben. Onderstaande functiebeschrijvingen zullen ons een overzicht geven van wat in PRIMA specifiek zal geproduceerd worden voor de Inspectie.

22

1. Scherm voor het inbrengen van gegevens voor de aselecte keuze van dossiers die moeten gecontroleerd worden tijdens een inspectie bij een OCMW

Het algoritme ziet er als volgt uit: Het aantal te controleren dossiers hangt af van het aantal dossiers voor dat OCMW tijdens de maand januari van het jaar waarvoor de controle zal worden uitgevoerd. Onderstaande tabel bevat de verschillende mogelijkheden. Aantal dossiers in januari Tussen 0 en 100 Tussen 101 en 200 Tussen 201 en 300 Tussen 301 en 500 Tussen 501 en 1000

Aantal te controleren dossiers 10 dossiers 10 % 10 % 10 % 10 % met maximum 75 dossiers

De dossiers zullen onderverdeeld worden in verschillende categorieën, namelijk 9 categorieën:

Categorie

Soort dossier « Klassiek » leefloon 65%) Artikel 60, § 7 initiatief van sociale economie (100%) Artikel 60, § 7 voltijds (100%) Artikel 60, § 7 deeltijds (100%) Doorstromingsprogramma (100%) Sociaal inschakelingsinitiatief (SINE-activering) (100%) Invoeginterim (100%) Activaplan

(50% -

1 2 2 2 3 3 3 3

23

(100%) Banenplanuitkering (100%) Erkende arbeidsposten (100%) Artikel 61 van de organieke wet van 8 juli 1976 (100%) Geïndividualiseerd integratieproject (70%) Leefloon voor een geïndividualiseerd project voor maatschappelijke integratie met studenten (% van het OCMW + 10%) Dakloze voor de eerste keer ingeschreven in het bevolkingsregister (100%) Verhoogd leefloon (100%) Persoon ingeschreven in het vreemdelingenregister (100%) Weigeringen

3 3 4 5 6

7 7 8 9

50% van de te controleren dossiers zijn zogenaamde « klassieke » leefloondossiers. Deze dossiers worden op een aselecte manier gekozen in categorie 1. Onder de 50 % resterende dossiers, kiest men 1 of meerdere dossiers voor elke categorie, wetende dat: ¾ Indien het aantal categorieën > het aantal te controleren dossiers, er slechts rekening wordt gehouden met de categorieën met de hoogste bedragen ¾ Indien het aantal categorieën < het aantal te controleren dossiers, het aantal te controleren dossiers als volgt zal worden verdeeld onder de verschillende categorieën: Indien het resultaat voor elke categorie een reëel getal is (bijvoorbeeld 3,33), wordt rekening gehouden met het naar onder afgerond getal (3,33 wordt 3). Het aantal resterende dossiers worden samengeteld bij de zogenaamde « klassieke » leefloondossiers

Cijfervoorbeeld: In functie van het aantal gerechtigden in januari moeten 20 dossiers worden gecontroleerd. 10 zullen dus zogenaamde « klassieke » leefloondossiers zijn. De 10 andere zullen worden verdeeld onder de verschillende categorieën. Stel dat er 3 verschillende categorieën zijn Î 10/3 = 3,33.

24

Î 3 dossiers voor elke categorie Î 3 * 3 = 9 dossiers Het resterende dossier wordt over het hoofd gezien en we nemen in de plaats daarvan een ander zogenaamd « klassiek » leefloondossier. Moeten dus worden gecontroleerd : 11 zogenaamde « klassieke » leefloondossiers 3 dossiers voor elke van de 3 in aanmerking genomen categorieën

Indien er onder de 10 resterende dossiers 2 categorieën zouden geweest zijn Î 10 / 2 = 5 => 5 dossiers per in aanmerking genomen categorie. Er zijn echter slechts 8 gevallen voor categorie 2 en 2 gevallen voor categorie 3. 5 gevallen van categorie 2 en de 2 gevallen van categorie 3 zullen dan gecontroleerd worden. De 3 ontbrekende gevallen van categorie 3 zullen gecompenseerd worden door 3 bijkomende gevallen die lukraak gekozen worden onder de zogenaamde « klassieke » leefloondossiers. Moeten dus worden gecontroleerd: 13 zogenaamde « klassieke » leefloondossiers 5 dossiers categorie 2 2 dossiers categorie 3

2. Toegang geven tot reeds bestaande schermen Toegang zal worden gegeven tot de volgende schermen: 1/ Formulieren A, B, C en D: de inspecteurs zullen aldus de inhoud van de door de OCMW's verzonden formulieren kunnen afbeelden 2/

Alle per gerechtigde verrichte betalingen (zonder onderscheid per jaar)

3/

De stand van zaken van de maandelijkse uitbetalingen van de POD voor het OCMW

4/ Schermen voor het afbeelden « Terugvorderingen Inspecteurs »

en

het

inbrengen

van

de

formulieren

25

OCMW’s met op maandbasis een gemiddelde van minstens 1.000 dossiers. Hier wordt de controle uitgevoerd volgens de statistische methode . Het aantal te controleren categorieën wordt beperkt tot 5 : MI dossiers “klassiek” Dossiers tewerkstelling (art 60§7, art 61, activering) Geïndividualiseerde projecten MI Verhoogde toelage (daklozen, vreemdelingen, niet ingeschreven in het BR) Weigeringen

Categorie 1 Categorie 2 Categorie 3 Categorie 4 Categorie 5

De toe te passen methode zal de binomenale of hypergeometrische methode zijn afhankelijk van het aantal eenheden van elke categorie (binomenaal > 100 eenheden en hypergeometrisch < eenheden). Bijvoorbeeld :

26

Stel dat we een ocmw met 3.000 dossiers controleren als volgend verdeeld over de 5 categorieën : Categorie 1 : 2.000 dossiers Categorie 2 : 500 dossiers Categorie 3 : 200 dossiers Categorie 4 : 270 dossiers Categorie 5 : 30 dossiers Voor elk van deze 4 eerste categorieën werden 65 dossiers geselecteerd, zijnde een totaal van 260 dossiers. Voor categorie 5, zal de hypergeometrische methode worden toegepast : volgens deze methode en voor een foutenpercentage van 20%, zullen 15 dossiers moeten worden gecontroleerd. In totaal dienen dus in het ocmw 275 dossiers gecontroleerd te worden. Rekening houdende met het aantal voor de dossiers toegewezen inspecteurs en rekening houdende met hun planning (zie hierboven), zal de uitgevoerde controle volgens deze methodes zich uitspreiden over 2 jaar met een controle van maximum 150 dossiers per jaar. Indien enkel deze statistische methodes worden toegepast in de ocmw’s met op maandbasis een gemiddelde van meer dan 1.000 dossiers, dan zal ongeveer 50% van de totale gerechtigde RMI populatie op het gehele grondgebied volgens deze methodes worden gecontroleerd.

Controlerooster Voor de controles bij het OCMW zullen de inspecteurs door middel van een specifiek scherm hun verslag kunnen inbrengen voor elk van de gecontroleerde gevallen. Dit verslag zal in de tabel worden opgeslagen en later kunnen geraadpleegd worden. Dit scherm voor het verslag zal de volgende informatie bevatten: 1/ Informatie voor elk gekozen dossier De gegevens afkomstig van de selectie, namelijk : -

naam + voornaam nummer van het Rijksregister

Blanco rubrieken die de inspecteurs zullen kunnen invullen, namelijk:

27

-

Inschrijving aanvragenregister Ontvangstbewijs Aanvraagformulier Sociaal Verslag Bewijsstukken Beslissing Kennisgeving Geïndividualiseerd project voor maatschappelijke integratie Toekenningsvoorwaarden

Tevens wordt er plaats voorzien om de belangrijkste bevindingen per dossiers en betrekking hebbend op de gecontroleerde variabelen (zie tabellen p 9-12) hier in te vullen. Er is ook plaats voorzien om algemene opmerkingen te kunnen formuleren die dan kunnen gekopieerd worden in het controle verslag gericht aan de voorzitter van het OCMW.

Boekhoudkundige controle a) De wettelijke basis Wanneer een kant een leefloon aanvraagt, zijn er in de afhandeling een aantal stappen te onderscheiden: -

De aanvraag van de klant Het sociaal onderzoek De raadsbeslissing tot toekenning of weigering van het leefloon De eventuele uitbetaling van het leefloon

Deze stappen worden op wetgevend vlak gereguleerd.Volgende regelgevingen zijn hier voornamelijk van toepassing : -De organieke wetgeving :

28

Deze regelgeving heeft hoofdzakelijk betrekking op de werking van het OCMW en de samenstelling van de raden. -De wet op het leefloon: Deze wet bepaalt de toekenningsvoorwaarden en de vormvereisten met betrekking tot de toekenning van het leefloon. -Het boekhoudkundig reglement: Het bepaalt aan de hand van het rekeningstelsel de wijze waarop de boekhouding gevoerd moet worden. De boekhoudkundige controle situeert zich in de laatste fase van de afhandeling. Ook in deze fase kunnen zich fouten voordoen ondanks het feit dat de vorige stappen (zie controle op de dossiers) correct uitgevoerd werden. Bijvoorbeeld: een uitgegeven cheque wordt door de klant niet geïnd. Deze controle geeft een globaal inzicht in alle uitgaven en terugvorderingen leefloon van het OCMW enerzijds en deze betoelaagd door de POD anderzijds. Enkel de afwijkingen tussen de betalingen en terugvorderingen leefloon tussen het OCMW en deze verrekend door de POD worden hier opgespoord. Een foute raadsbeslissing die leidt tot een verkeerde uitbetaling worden tijdens deze controle niet opgespoord.

b) De omschrijving van de controleactiviteiten 1)De jaarlijkse planning Het doel van de jaarlijkse planning bestaat erin om per inspecteur bij de aanvang van het nieuwe jaar 120 controles te plannen. Er wordt uitgegaan van 220 arbeidsdagen per jaar. Tevens worden er per week 2 dagen binnendienst verricht met als doel de controles voor te bereiden, te rapporteren en op te volgen. Dit komt per jaar overeen met 100 dagen. Naast de opdracht per inspecteur heeft de jaarlijkse planning tevens zicht op de middelen noodzakelijk voor het uitvoeren van de controleopdracht. Hierdoor krijgen we voor de dienst inzicht in het noodzakelijk budget voor de verplaatsingskosten en de dagvergoedingen. De opbouw van de planning

29

Bij de opbouw van de planning dient er rekening gehouden te worden met volgende elementen: de risicoanalyse en de werkdruk. De risicoanalyse Het risico op een financieel verlies voor de overheid is recht evenredig met de grootte van de toelage. Vermits de inspectiedienst elk OCMW voor een aaneensluitende periode controleert, beperkt het financieel risico voor de overheid zich slechts tot het eerder of later invorderen van de te veel ontvangen toelagen. Wij moeten in de planning er rekening mee houden dat elk groot OCMW jaarlijks gecontroleerd wordt. Een groot OCMW wordt gedefinieerd als een OCMW met meer dan 300 dossiers leefloon. Tevens dienen prioritair in de planning de OCMW’s opgenomen te worden waarbij de terugvordering bij de vorige controle meer dan 10.000 euro bedroeg. Tot slot moet de planning kunnen garanderen dat elk OCMW uiterlijk om de 3 jaar gecontroleerd wordt. Wanneer er besloten wordt om nalatigheidintresten aan te rekenen, valt het financieel risico voor de boekhoudkundige controle weg. De werkdruk Voor de grote OCMW’s is het op vlak van werkdruk moeilijk om verschillende jaren te controleren. Vermits deze jaarlijks gecontroleerd zullen worden, stelt zich hier bijgevolg geen probleem. De jaarplanning geeft de inspecteurs wel de vrijheid om naar eigen goeddunken binnen het jaar te plannen. Er moet echter aandacht besteed worden aan het feit dat de werkdruk evenredig over het jaar verspreid wordt en dat de grote OCMW’s niet blijven liggen tot het laatste kwartaal van het jaar. Hierdoor kan eventueel het gevaar bestaan dat indien de planning niet afgewerkt kan worden, hoofdzakelijk de grote OCMW’s niet gecontroleerd worden. Een interne controle-instrument zal dit moeten verhinderen. Met het oog op een tijdige aanvraag van het kilometercontingent dient de planning afgerond te zijn voor 15 december van het jaar voorafgaand aan de planning.

De O.C.M.W.’s van het Hoofdstedelijk Gewest Brussel Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest omvat 12 grote OCMW’s (>300 dossiers). Deze OCMW’s worden met minstens 2 inspecteurs gecontroleerd (1 per taalrol). In de planning wordt per inspecteur nominatief 3 OCMW’s van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest voorzien. De inspecteur is daardoor verantwoordelijk voor de verdere afhandeling van deze controles. 2)De voorbereiding van de controle Met het oog op een controle ter plaatse dient minstens 1 week vooraf een afspraak gemaakt te worden met het OCMW (secretaris of ontvanger). Naast de datum en tijd dient het OCMW op de hoogte gebracht te worden van hetgeen de inspecteur verwacht:

30

• • •

de periode die gecontroleerd wordt de rekeningen en grootboeken dienen aanwezig te zijn op het einde van de controle dienen de resultaten besproken te worden met een verantwoordelijke van het OCMW (secretaris, ontvanger, voorzitter)

Voor de controle dienen de nodige documenten meegenomen te worden: -

Het vorig controleverslag De jaaroverzichten en jaarafrekeningen voor de periode van minstens 1 jaar voor en na de gecontroleerde periode.

3)De controle ter plaatse De essentie van de boekhoudkundige controle bestaat erin om over de gecontroleerde periode de geboekte uitgaven en terugvorderingen leefloon verzameld in de boekhouding van het OCMW te vergelijken met deze betoelaagd door de POD. Hierdoor worden de verschillen tussen de betaling en de betoelaging opgespoord. Deze vergelijking is slechts zinvol indien we voldoende zeker zijn dat de boekhouding op een correcte wijze gevoerd is. In de boekhoudkundige controle zijn er 3 stappen te onderscheiden: 1. Onderzoek of de boekhouding op een correcte wijze uitgevoerd is. 2. Het verzamelen uit de boekhouding van de uitgaven en terugvorderingen leefloon om deze te vergelijken met deze betoelaagd door de POD. 3. Het bespreken en verklaren van de vastgestelde verschillen. 1.De correcte voering van de boekhouding Indien er te veel fouten in de boekhouding zitten (bv.verkeerdelijk gebruik van rekeningnummers) dan heeft het geen zin om de cijfers te vergelijken. De uitgaven en terugvorderingen dienen dan afgepunt te worden en per individu vergeleken te worden met hetgeen betoelaagd is. Voor een groot OCMW kan dit problemen opleveren. Er dient dan minstens een steekproef van 10% van het totaal aantal dossiers genomen te worden. De methode die dan gebruikt wordt dient vooraf met het OCMW besproken te worden. Er dient het OCMW een akkoord gevraagd te worden dat de resultaten van de steekproef geëxtrapoleerd worden naar de gehele populatie. Indicatoren die wijzen op fouten in de boekhouding Met betrekking tot de terugvorderingen dient er gecontroleerd te worden of op volgende artikelen geen leefloon geboekt is: Artikelen van terugvorderingen voorschotten loon, voorschotten invaliditeitsuitkeringen en werkloosheid.Tevens dient het artikel terugvorderingen steun in speciën onderzocht te worden. De grotere terugvorderingen (>1.000 EUR) dienen hier onderzocht te worden. Indien er hier fouten vastgesteld worden, dient het cijfer uit de rekening gecorrigeerd te worden.

31

Met betrekking tot de uitgaven dient er aandacht besteed te worden aan grote jaarlijkse schommelingen in de voorschotten en de steun. Overboekingen (> 1.000 EUR) op het einde van het boekjaar dienen verder onderzocht te worden.

2. Het vergelijken van de cijfers uit de boekhouding met deze van de POD Wanneer we zeker zijn van de correctheid van de boekingen en eventuele aanpassingen doorgevoerd zijn, dan dienen de totalen van de uitgaven en terugvorderingen leefloon verzameld te worden. Momenteel zijn er bij onze controles twee methodes van toepassing : -

Het principe van enkelvoudig boekhouden (kasboekhouding) gebaseerd op de functioneel economische indeling.

-

Het principe van de dubbel boekhouding (bedrijfsboekhouding).

De functioneel economische indeling : In deze boekhouding boekt men alle inkomsten en uitgaven op een verplicht te gebruiken artikel. Dit artikel is op een uniforme wijze opgebouwd : Code 832 = uitgaven sociale dienst Code 104 = uitgaven personeel Elke functie wordt onderverdeeld volgens de specifieke aard van de uitgaven Bv : 832/3331/01 = uitgaven sociale dienst voor het leefloon 832/3343/01 = uitgaven voor vluchtelingen Naast de effectieve uitgaven vinden we in deze boekhouding ook per artikel: - het vastgestelde budget (krediet) - de vastleggingen - het eventueel ongebruikt krediet Bij deze boekhouding kunnen we als we zeker zijn van de correcte boeking, de totalen vergelijken met de totalen die betoelaagd werden door de POD. Deze wijze van boekhouden wordt vanaf 2001 niet meer gebruikt door de OCMW’s. Zij wordt vervangen door het principe van dubbel boekhouden. De dubbele boekhouding Bij deze vorm van boekhouden wordt er in het begin van het boekjaar een beginbalans opgesteld. De verrichtingen gedurende het jaar gebeuren op de actief- en passiefrekeningen (klasse 1 tot 5) en de kosten en opbrengstenrekeningen (klasse 6 en 7).

32

Op het einde van het boekjaar worden de rekeningen afgesloten en een eindbalans opgemaakt. Deze handleiding heeft niet tot doel het principe van de boekhouding te verklaren. Wij zullen enkel ingaan op de voor onze controle belangrijke rekeningen. Er dient tevens opgemerkt te worden dat de boekhoudkundige richtlijnen opgelegd worden door de gewesten. Hierdoor zijn er verschillen tussen Vlaanderen en Wallonië. A) Vlaanderen : Hierna volgt een beschrijving van de boeking van een uitgaven en een terugvordering leefloon. Uitgave leefloon Op 23/11 beslist de Raad om een leefloon toe te kennen voor een bedrag van 500 euro. Op 27/11 ontvangt Peeters zijn leefloon van 500 euro.

D 6080 uitgaven leefloon C (23/11) (23/11)

D 4001 indiv. Rekening C

500

(27/11)

500

500

de vastlegging D 5501 Gemeentekrediet C

de betaling

500 (27/11)

Terugvordering leefloon Op 20/11/2003 beslist de Raad dat Peeters 500 euro moet terugbetalen. Op 01/12/2003 betaalt hij 250 euro terug. Op 11/01/2004 betaalt hij het saldo 250 euro. K 7060 Terugvordering leefloon O

D 4001 Indiv rekening C

33

500 (20/11)

(20/11) 500

beslissing (invorderingsrecht)

250 (1/12/03 250 (11/01/04) terugbetaling

D Gemeentekrediet C (1/12/03) 250 (11/01/04) 250 1) Boeking van het invorderingsrecht (beslissing Raad) 2) Boeking terugbetaling op 01/12/2003 3) Boeking terugbetaling op 11/01/2003 Vermits wij bij onze controle enkel de effectieve betalingen en ontvangsten vergelijken stelt zich, voornamelijk bij de terugvorderingen, het probleem welke bedragen geboekt op rekening 7060 ontvangen zijn tijdens het boekjaar. Sommige ontvangers boeken slechts de terugvordering op rekening 7060 op het moment dat de inning is gebeurd. Dit is voor onze controle de gemakkelijkste manier van werken maar is niet toegestaan door de Vlaamse Gemeenschap. Op het moment dat de vordering ontstaat dient rekening 7060 gecrediteerd te worden. Bij de overgang van de oude boekhouding (functioneel economische) naar het dubbel boekhouden dienen we er rekening mee te houden dat de rechten ontstaan in de oude boekhouding bij de inning in de nieuwe boekhouding niet terug te vinden zijn in de rekening 7060, maar op de individuele actiefrekening (40001). Bij de controle dienen we steeds rekening te houden met de rechten geboekt in het vorig jaar en geïnd in het volgende jaar.

De cijfers uit de boekhouding worden verzameld volgens onderstaand schema: Volgens rekeningen OCMW Terugvorderingen Boekjaar 19..

………..

Uitgaven Leefloon …………

34

Boekjaar 20.. Totaal

……….. ----------------------

………… --------------------------

Volgens de POD Jaar 19.. Jaar 19.. Totaal

………. ………. -----------------------

………… ………… -----------------------------

De cijfers van de POD dienen eventueel gecorrigeerd te worden met: -

De rechtzettingen verrekend bij vorige controle: dit zijn de correcties op de lijsten van de POD in het jaar n, maar geboekt in het boekjaar n-1. Zij zijn verrekend bij de vorige controle en dienen hier gecorrigeerd te worden.

-

De rechtzettingen op de lijsten van de POD in het jaar n+1, maar geboekt in de rekeningen in het jaar n.

Wanneer deze correcties doorgevoerd zijn worden de totalen vergeleken en het saldo bepaald. Dit saldo dient gecorrigeerd te worden met a) De terugstortingen op de rekening van de POD: In het verleden werd de OCMW’s gevraagd om 50% van de geïnde terugvorderingen die betrekking hadden op voorgaande dienstjaren te storten op rekening van de POD. De inspectiedienst heeft intern een lijst ter beschikking waarop per OCMW de terugbetalingen vermeld zijn. Deze lijst dient geraadpleegd te worden en het saldo aangepast te worden met de terugbetaling. b) Het saldo van vorige controle : Wanneer de vorige controle afgesloten is met een over te dragen saldo, dan dient dit hier verrekend te worden.

c) Inhoudingen van de vorige controle: Momenteel worden de te veel of te weinig ontvangen toelagen verrekend op de eerstvolgende maandstaat. Bij een volgende controle dient hiermee rekening gehouden te worden en de correctie doorgevoerd worden. d) Rechtzettingen op dossiers:

35

Bij de boekhoudkundige controle dient er ook rekening gehouden te worden met eventuele rechtzettingen in de dossiers. Wanneer deze correcties doorgevoerd zijn, bekomen we het resultaat van de controle.

3. Bespreken en verklaren van de vastgestelde verschillen. Het uiteindelijk resultaat dient besproken te worden met een verantwoordelijke van het OCMW (secretaris of ontvanger). Er dient ernaar gestreefd te worden een akkoord te bereiken over het verschil. Er dient tevens een verklaring gezocht te worden voor het verschil. Het is echter niet te bedoeling om het verschil volledig per dossier te kunnen verklaren. Bijvoorbeeld : -

-

-

Het verschil is te verklaren door de terugvorderingen die niet verrekend zijn bij de POD: er dienen uit het grootboek ter illustratie een aantal gevallen gezocht te worden. Het verschil is te verklaren door een aantal dossiers waarvoor niet tijdig een stopzetting werd doorgegeven. De inspecteur zoekt ter illustratie enkele van deze dossiers. De verschillen kunnen ook een combinatie zijn van een aantal factoren. In dit geval dient er per factor voldoende dossiers gezocht te worden.

4)De rapportering Van iedere controle dient een verslag gemaakt te worden ter attentie van de voorzitter van het OCMW.Dit verslag dient binnen de maand na het definitief afsluiten van de controle bezorgd te worden. Het resultaat van de controle kan het volgende omvatten : •

•

-

Te veel of te weinig ontvangen toelagen die verrekend worden op een volgende maandstaat. Van deze te veel of te weinig ontvangen toelagen wordt een vastgesteld recht opgemaakt. Dit recht wordt medegedeeld aan de administratieve medewerker die via een inbreng in het systeem (PRIMA) het nodige doet om de inhoudingen op de maandstaat te doen. Nadien wordt dit document geklasseerd in de map “vastgestelde rechten” van het jaar x. Te veel of te weinig toelagen die verrekend worden bij een volgende controle. Om de vastgestelde verschillen over te dragen naar een volgende controle dienen aan twee voorwaarden voldaan te worden: Het saldo in verhouding met de totale uitgaven dient gering te zijn < 0,5% met een maximum van 10.000 euro.

36

-

Het verschil vindt zijn oorsprong in rechtzettingen die doorgegeven zijn door het OCMW na de periode waarop de controle slaat. Het verschil zal m.a.w. zich tijdens volgende controle waarschijnlijk rechtzetten.

• •

Geen verschillen vastgesteld tijdens de controle. BELANGRIJKE OPMERKING:

Een compensatie van ontvangsten en uitgaven wordt toegepast als dit mogelijk is, dit wil zeggen, als de inspecteur over individuele gegevens van de gerechtigden beschikt. De uitgaven kunnen dan per individu worden “afgepunt” en vergeleken worden met de toelagen van de Staat. In dit geval kan een eventueel te weinig ontvangen toelage direct worden toegewezen en eventueel worden rechtgezet met de niet aan de Staat doorgegeven ontvangsten. Deze regel dient evenwel aangepast te worden volgens de omstandigheden : • •

men dient de volledige medewerking te hebben van het ocmw. Het ocmw dient zijn goede wil te tonen ten aanzien van de Staat door zijn ontvangsten van de gerechtigden door te geven via de D-formulieren.

Het is belangrijk de ocmw’s er op te wijzen dat zonder deze formulieren het moeilijk is een eventueel te weinig ontvangen toelage te bepalen. Voor de boekhouding zijn er 2 mogelijke vormen van rapportering te onderscheiden: -

Het rapport met cijfergegevens:

dit rapport omvat de vergelijking van de cijfers uit de boekhouding van het OCMW met deze verrekend door de POD. -

Het rapport met de verschillen per naam:

wanneer er tijdens de controle besloten wordt om de cijfers per begunstigde af te punten dan omvat het rapport per leefloontrekker de verschillen in uitgaven en terugvorderingen.

5)De opvolging en het jaarverslag Bij het begin van het nieuwe jaar dient er naast de planning een jaarverslag opgesteld te worden. Dit jaarverslag dient voor eind februari afgerond te zijn. Voor de cijfers in het

37

jaarverslag opgenomen zullen worden, dient er gecontroleerd te worden of de vastgestelde rechten effectief ingehouden zijn op de maandstaat. Het jaarverslag bestaat uit drie delen : 1) De vergelijking met de planning: in dit deel worden de OCMW’s die gepland waren maar niet gecontroleerd werden opgenomen. Er zal tevens een reden voor deze afwijkingen gegeven worden. 2) De cijfergegevens: in dit deel zal er per OCMW het resultaat van de controle aangegeven worden. De indeling is de volgende : OCMW’s in Vlaanderen (TOTAAL) OCMW’s in Wallonië (TOTAAL) OCMW’s in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (TOTAAL) TOTAAL voor België 3) Algemene tendensen/opmerkingen Hier zullen de belangrijkste opmerkingen van de inspectiedienst opgenomen worden. Indien noodzakelijk zal er een onderscheid gemaakt worden tussen de Gemeenschappen.

38