Het reisbureau
Informatica Project A.J .T ramp er
Het r eisbu reau
Inleiding. Het project is bedoeld om een volledig automatiseringstraject te doorlopen. In hoofdstuk 13 van het boek vind je terug hoe projectmatig werken in de informatica gaat. Dit hoofdstuk moet je eerst goed doorlezen. Het project beslaat zo’n 45 SLU. Deze handleiding beschrijft niet alleen het onderwerp, maar geeft ook verwijzingen naar de bijbehorende leerstof in het boek. Ook wordt er een globaal tijdpad gegeven, met daarin een aantal verplichte inleverdata. Het project wordt uitgevoerd volgens de opzet van SDM (System Development Methodology) uit hoofdstuk 15, de verschillende fasen zijn in het kort opgesomd op blz 307 en worden in de rest van die paragraaf verder uitgewerkt.. Het project wordt in groepjes van ca 5 personen uitgevoerd. De docent is de opdrachtgever en zal als zodanig een aantal malen moeten worden geraadpleegd / geïnterviewd. Regelmatig zal er dus overleg nodig zijn tussen het groepje en de “opdrachtgever”. In die gesprekjes wordt besproken: S de voortgang (inhoudelijk); S wensen van de opdrachtgever; S voorstellen van jullie voor beperkingen, veranderingen of uitbreidingen. S tevens kun je vragen stellen aan de “opdrachtgever” ter verduidelijking. In gesprekken met de docent komen aan de orde: S de voortgang (procesmatig); S theorie uit het boek; S nieuwe sub-opdrachten; In het FASE-overleg wordt definitief de beoordeling voor die fase vastgesteld. Dit FASE-overleg vindt plaats direct na voltooiing van de fase door de groep, iedereen van de groep is daarbij aanwezig. Zorg dat je op tijd een afspraak maakt voor dit FASE-overleg, en houd je aan die afspraak ! Zie hiervoor ook het planningsoverzicht op bladzijde 6. Mocht je vragen hebben terwijl de “opdrachtgever” of docent niet aanwezig is; dan kun je zijn emailadres gebruiken (
[email protected]) of een briefje in zijn postvak doen. We bootsen met dit project de werkelijkheid na. Zorg dat je een goede planning maakt en op tijd je werk af hebt. Denk er aan dat je met een groepje SAMENwerkt. In je eentje kun je dit nooit tot een goed einde brengen. Ook is het niet leuk als je al het werk aan de anderen overlaat.
Albert Tramper
-2-
Informatica Project A.J .T ramp er
Het r eisbu reau
Het onderwerp: het reisbureau. John en Erica van Hamelen hebben in hu leven veel gereisd. Ze zoeken nu naar enige rust. Ze besluiten hun kennis van de wereld en het reizen te gebruiken om een reisbureau te beginnen. In het centrum van Numansdorp kunnen ze een aardig pandje huren. Ze willen allerlei soorten reizen gaan aanbieden, van geheel verzorgd tot alleen overnachting en van reizen per vliegtuig tot voetreizen. Ze zoeken daarom contact met allerlei vakantieparken, campings, hotels enz. Om hen te mogen opnemen in hun bestemmingsbestand. Ook benaderen ze vrienden en kennissen met de vraag of die via hen hun reizen willen gaan boeken. Zo proberen ze een klantenbestand op te bouwen. De derde groep die ze benaderen zijn de bedrijven die voor vervoer kunnen zorgen: vliegmaatschappijen, busmaatschappijen, autoverhuurders enz. Dit vormt het vervoerbestand. Als een klant komt reserveren of boeken vloeien de gegevens samen in een reserveringbestand. Daar ze te weinig verstand van automatiseren hebben besluiten ze iemand in te huren die voor hen de volledige automatisering gaat verzorgen. Ze komen uiteindelijk bij jullie terecht. John stelt samen met Erica een wensenlijstje samen: *
* * * *
* *
* * *
* *
Er moet elk jaar een op naam gestelde catalogus verstuurd kunnen worden aan de vaste klanten. In de catalogus moeten naast info over de hotels, camping, manieren van reizen ook informatie worden opgenomen over de (land)streek waar de bestemming ligt. De reisbestemming, vervoermiddel, vertrekdatum en totale duur van de vakantie moet worden bewaard per klant. De klant moet een duidelijke nota krijgen. Elke klant krijgt na afloop van de reis een evaluatie-formulier thuisgestuurd met het verzoek die ingevuld terug te sturen. De verschillende bestemmingen (hotels, campings e.d.) krijgen jaarlijks een formulier waarop ze de gegevens voor het komende seizoen kunnen invullen. Bijvoorbeeld prijzen, soorten accommodatie, sluitingsperiodes e.d. Ook de vervoersbedrijven krijgen jaarlijks een formulier waarop ze de beschikbare vervoermiddelen, de prijzen en beschikbaarheid kunnen aangeven. Klanten die boeken moeten een bevestiging krijgen en een aanbetaling doen van 10 procent van de totale reissom. De rest van het geld moet minimaal 1 maand voor de vertrekdatum voldaan worden. Klanten kunnen via het reisbureau een annuleringsverzekering sluiten. Dit is niet verplicht. De winstmarge moet gemiddeld tenminste 7,5 procent bedragen. Maandelijks moeten de rekeningen van de schuldeisers (hotels, vervoermaatschappijen e.d.) worden betaald, evenals de huur van het pand. Tevens willen ze elke maand een financieel overzicht waaruit blijkt hoeveel geld ze kunnen onttrekken als inkomen. Ze moeten tenslotte ook kunnen leven. Eens in het jaar moet een jaarbalans worden gemaakt, waarmee de belastingaangifte gedaan kan worden. Er moet reclame worden gemaakt. Erica wil graag een WEBsite, als reclame en met de lastminute-aanbiedingen. Ook moeten er koppelingen komen naar de W EBsites van hotels en campings die in de catalogus voorkomen. Op termijn moeten klanten ook online kunnen boeken.
Dit lijstje is waarschijnlijk lang niet compleet, maar ze hopen dat de automatiseerders daarin kunnen adviseren.
-3-
Informatica Project A.J .T ramp er
Het r eisbu reau
De ontwikkel fases: Een nadere uitleg van de diverse fases volgens SDM kun je vinden in het boek hoofdstuk 15. Vooronderzoek / Analysefase. (0) S Hoe zit een reisbureau-administratie in elkaar ? S Wat wil de eigenaar nu precies ? S Welke hulpmiddelen en/of apparatuur is er aanwezig ? S Welke kennis is er al aanwezig ? S Hoe hoog worden de projectkosten ? Definitiefase. (1) S Welke hardware is nodig ? S Welke standaardsoftware is nodig ? S Welk maatwerk moet er gedaan worden ? S Waar lijkt scholing nodig ? Ontwerpfase.(2,3,4) S Ontwerpen en functioneel maken van de database. S Lay-out en functionaliteit van de invulformulieren en rapporten bepalen. S De standaardformulieren en eventuele macro’s ontwikkelen in een tekstverwerker. S Lay-out, invulling en onderhoudsplan WEBsite bepalen. Testfase (5) S testrapport database. S testrapport spreadsheet. S testrapport standaardformulieren. Invoeringsfase (6) S handleidingen. S cursusmateriaal. S onderhoudshandleiding. Evaluatiefase (7) S Werkt alles zoals gepland ? S Logboek analyse.
-4-
Informatica Project A.J .T ramp er
Het r eisbu reau
Planningstabel. Deze tabel vormt een richtlijn. Je maakt zelf in je groepje een taakv erdeling en een tijd-verdeling. Begin op tijd aan de diverse onderdelen. Gebruik je tijd optimaal. Ga niet niks doen. Help elkaar. Voor het inleveren van de inleverstukken X vind je op blz 8 een voorfase-formulier. Een toelichting bij elk inlevernummer vind je vanaf blz 9. Lees deze toelichting steeds eerst voor je aan het punt begint. Fase
Vooronderzoek / Analysefase. (0)
Definitiefase. (1)
Ontwerpfase. (2,3,4)
Inlevernr
Inlever-stuk
Max. punten
Inlever week
X
Samenstelling projectgroep. Plaats en naam van de projectmap.
-
49
X
Taakverdeling projectgroep. Naam van het reisbureau
5
49
0-1
Schematisch overzicht van alle te verwachten administratieve handelingen.
10
50
0-2
Analyse door John en Erica geschetste situatie in FCO-IM.
25
02
0-3
Interview met iemand van een reisbureau over hun automatisering.
20
03
0-4
Analyse financiële administratie.
5
51
0-5
Overzicht hardware.
5
51
0-6
Inschatting kennisniveau.
5
51
0-7
Schatting/offerte projectkosten.
5
02
0-8
Advies aan de opdrachtgever.
10
02
1-1
Overzicht aan te schaffen hard- en software, inclusief prijsplaatje.
5
03
1-2
Ontwerp financiële overzichten.
5
03
1-3
Database-ontwerp, strokendiagram, en datatypen.
15
05
1-4
Eerste ontwerp WEBsite.
10
06
1-5
Scholingsoverzicht.
5
05
2-1
Werkende database in MsAcces.
30
08
2-2
Functionerende invulformulieren (invoer) in MsAcces.
15
11
2-3
Queries voor enige basisvragen
15
11
-5-
Af
Informatica Project A.J .T ramp er
Fase
Testfase (5)
Invoeringsfase (6)
Evaluatiefase (7)
LET OP:
Het r eisbu reau
Inlevernr
Inlever-stuk
Max. punten
Inlever week
2-4
Alle standaardrapporten (uitvoer), via MsAcces of MsWord, waaronder een mail-merge voorbeeld.
20
11
2-5
Financiële overzichten m.b.v. MsExcel.
10
11
2-6
WEBsite.
15
11
2-7
Onderhoudsplan soft- en hardware.
5
11
3-1
Testrapport database
5
12
3-2
Testrapport spreadsheet
5
12
3-3
Testoverzicht standaardformulieren
5
12
4-1
Handleiding bij de door gemaakte software in MsAcces
10
13
4-2
Handleiding bij de financiële overzichten in MsExcel
5
13
5-1
Evaluatierapport
10
13
5-2
Logboek
20
13
Totaal aantal te behalen punten:
300
Af
Na iedere fase MOET er FASE-overleg zijn en worden de verdiende punten vastgesteld. Veranderingen of verbeteringen die NA het FASE-overleg plaatsvinden leiden nooit tot een verandering van het aantal gegeven punten.
De hoofdstukken uit het boek. Uit het boek moet je alle tekst van de verschillende hoofdstukken wel gelezen hebben. De inhoud zal in de gesprekken aan de orde komen. Hoofdstuk/paragraaf:
Lezen bij:
kort onderwerp:
13 en 15
Taakverdeling/Vooronderzoek
taakverdeling binnen de groep
14-1 t/m 14-4
analyse-fase
diverse organisatiestructuren
14-5 t/m 14-7
definitie-fase
informatiestromen en -technologie
16
evaluatie-fase
nieuwe ontwikkelingen
-6-
Informatica Project A.J .T ramp er
Het r eisbu reau
De fase-gesprekken. In de tabel hieronder vind je een overzicht in welke week er een fase-gesprek MOET plaatsvinden. Meestal betekent dit dat er een week eerder materiaal ingeleverd moet zijn. Inleveren gebeurt op de volgende manier: S S
Schriftelijk of per email melden dat een onderdeel klaar is (zie gereedmeldingsbriefje blz 8). Zorgen dat het elektronisch beschikbaar is in de afgesproken projectmap.
Het inleveren gebeurt via de secretaris of diens vervanger. Fase
Inlevernrs
Week fasegesprek
Vooraf
X
50
Vooronderzoek/ Analyse (0)
0-1 tm 0-8
03
Defnitie (1)
1-1 t/m 1-5
06
Ontwerp (2)
2-1
10
Ontwerp (3)
2-1,2-2,2-4
12
Ontwerp (4)
2-5, 2-6
12
Testen (5)
3-1 t/m 3-3
13
Invoering (6)
4-1, 4-2
14
Evaluatie (7)
5-1 t/m 5-3
14
-7-
Datum fasegesprek
Behaalde Punten
Informatica Project A.J .T ramp er
Het r eisbu reau
Formulieren Voorfase formulier, inleveren week 49 (schriftelijk of per email:
[email protected]) Namen groepsleden:
Taken:
projectleider:
secretaris:
Groepsleden:
Naam reisbureau: Projectmap: Contact-email-adres:
Gereedmeldingsbriefje. (schriftelijk of per email:
[email protected]) Inleveren zodra één of meerder onderdelen af zijn. Reisbureau: Betreft onderde(e)l(en) nr(s) Naamgeving van de onderdelen in de projectmap
Datum melding: Paraaf Secretaris:
-8-
Informatica Project A.J .T ramp er
Het r eisbu reau
Toelichting bij de inleverpunten. Vooronderzoek/Analysefase 0-1 Beschrijf zo goed mogelijk; bij voorkeur via een stroomschema, wat er allemaal administratief gebeurt. Speel desnoods een paar praktijk situaties na om te weten te komen wat er gebeurt. Bijvoorbeeld: er belt een vaste klant op met het v erzoek een zonvakantie in de laatste week van oktober. Wat moet er allemaal gebeuren ? 0-2 Werk nauwkeurig ! Bijvoorbeeld: een week in het Hilton kost voor de klant in het voorjaar i1250 een week in het Hilton kost voor de klant in de zomer i1750 een week in het Grachtenhotel kost voor de klant in het voorjaar i450 een week in het Grachtenhotel kost inkoop in het voorjaar i 325 De Fa OpenTop zit aan de Hammerbaan 13; 1234AB te Dendermonde. P.Boertien reserveert de een plekje op camping “Tboertje” van 13-05-2004 t/m 25-05-2004. Zorg dat zoveel mogelijk ingangen gebruikt worden voor het IDG (Informatie Grammatica Diagram) 0-3 Probeer door middel van gerichte vragen inzicht te krijgen hoe (de automatisering van) een reisbureau in de dagelijkse praktijk werkt. Probeer iemand te spreken te krijgen die er enige ervaring mee heeft. Welke gegevens moeten beschikbaar zijn in een database ? Met welke instanties zijn er rechtstreekse contacten ? 0-4 Beschrijf in het kort hoe de financiële administratie wordt bijgehouden. Welke geldstromen zijn er of worden er verwacht ? Met welke termijnen wordt rekening gehouden ? 0-5 Maak een lijstje met alle apparaten die nodig lijken om de administratie te gaan voeren. 0-6 Probeer aan te geven hoeveel kennis er aanwezig is bij de mensen die in de nieuwe situatie moeten gaan werken; welk soort opleiding(en) hebben ze gevolgd? 0-7 Probeer met behulp van gegevens op internet een reële schatting te maken van wat zo’n soort project als dit in werkelijkheid ongeveer gaat kosten. 0-8 Trek je conclusies uit het gehele vooronderzoek en schrijf een advies aan de opdrachtgever. Op grond hiervan gaat de opdrachtgever beslissen of hij het project (met jullie) gaat doen. Definitiefase 1-1 Maak een lijstje met aan te schaffen hard- en software, de specificaties hiervan en de aanschafkosten. 1-2 Maak globale (klad) ontwerpen voor nota’s; maand-overzichten; jaar-balans e.d. Dit mag gewoon op papier, maar natuurlijk ook al direct in Excel o.i.d. 1-3 Maak n.a.v. je IDG’s uit 0-2 een strokendiagram en stel de datatypen vast. 1-4 Maak een voorlopige lay-out (schetsvorm, kladje) v an de WEBsite en bepaal globaal de inhoud per pagina. Dit mag gewoon op papier of in een tekstverwerker. Het gaat hierbij om een eerste indruk hoe het er uit mot gaan zien. 1-5 Welke cursussen zullen de opdrachtgevers moeten gaan doen om op een degelijke manier in hun nieuwe situatie te kunnen gaan werken ? Wie gaan die geven ? Ontwerpfase 2-1 Een volledig werkende database; tabelstructuur; compleet ingevulde tabellen; aanwezige relaties; in overeenstemming met het strokendiagram en typeringen uit 1-3. 2-2 Binnen MsAcces moeten een paar invoer-formulieren zijn gemaakt om gegevens in de tabellen te kunnen invoeren. Dus niet de standaardmanier. Bijvoorbeeld voor het invoeren van een reservering, of het v erkocht zijn van 1 of meer artikelen. 2-3 Hierbij moet je denken aan het opvragen van de adresgegevens van een klant, of het opvragen van de reisgegevens van een klant. Maar ook het doorvoeren van een adreswijziging van een klant. Je moet tenminste 3, in basisprincipe van elkaar verschillende, queries maken. 2-4 Hier moet je denken aan bijv oorbeeld een lijst met vakantie-accommodaties; of een lijst met vaste klanten; een reisoverzicht e.d. Dit kan allemaal heel goed via de rapportgenerator van Ms Acces. Ook kun je denken aan een mail-merge-document met MsWord; bijv oorbeeld een -9-
Informatica Project A.J .T ramp er
2-5
2-6 2-7
Het r eisbu reau
Kerstgroet aan al je vaste klanten of een folder op naam gesteld, of stikkers voor op de catalogi. Een spreadsheet leent zich goed voor berekeningen. Maak hierin bijvoorbeeld een begrotingsplaatje met BTW-berekening, een maandoverzicht en een voorbeeld nota voor een klant. Laat zien dat je met Excel kan werken. De WEBsite moet vooral reclame zijn, met wel de mogelijkheid om contact te zoeken en door te klikken naar campings en hotels. Wellicht kun je zelfs zorgen voor elektronisch reserveren. Alle hard-en software verouderd en zal zo nu en dan verzorgt of vernieuwd moeten worden. Schrijf hiervoor een plan, met daarin een opgave van de te verwachten kosten.
Testfase Normaal moet alles getest worden. Daar hebben we geen tijd voor. Laat een aantal tests zien. Noteer wat je test, stap voor stap wat er gebeurt en of dit is wat je ervan verwacht. 3-1 3-2 3-3 Kies een paar invoergegevens. Wat verwacht je dat er gebeurt ? Wat gebeurt er ? Klopt dit ? Zo ja => OKE; Zo nee => OEPS FOUTJE Noteer deze resultaten op ‘papier’. Test je queries, doen ze wat ze moeten doen ? Zo ja => OKE; Zo nee => OEPS FOUTJE Noteer deze resultaten op ‘papier Maak van alle uitvoermogelijkheden een voorbeeld op papier Zien ze er goed uit ? Zo ja => OKE; Zo nee => OEPS FOUTJE Noteer deze resultaten op ‘papier’ Invoeringsfase 4-0 Bij deze fase hoort ook het geven van instructie/cursus om de gebruikers met het nieuwe systeem vertrouwd te maken. Maar dat zullen we niet doen. 4-1 4-2 Hoe moet de klant met je administratie werken ? Maak hiervoor een handleiding van enkele kleine onderdelen. Leg stap voor stap uit wat er aan handelingen moet gebeuren. Laat zien dat je het gebruiken van jouw systeem aan anderen kan leren Evaluatiefase 5-1 Beschrijf je eigen bevindingen over dit project; vond je het leuk ? W as het leerzaam ? W aar ging het goed en waar ging het mis ? Hoe ging het groepsproces ? 5-2 Moet tenminste wekelijks een melding hebben. Uit het logboek moet duidelijk blijken dat iedereen er 45 SLU aan besteed heeft ! Afwijkingen in de taakverdeling moeten hierin worden vermeld, met de reden.
-10-
