Inkoopvoorwaarden materialen en onderaanneming versie 2015-01 Hefas Inhoudsopgave Artikel 1 Opdracht Artikel 2 Vertegenwoordiging en overleg Artikel 3 Documentatie & Certificaten Artikel 4 Markering Artikel 5 Materialen Artikel 6 Meetapparatuur, gereedschappen Artikel 7 Kwaliteit Artikel 8 VGW/M en VCA Artikel 9 Voorzieningen Artikel 10 Prijs Artikel 11 Betalingsvoorwaarden Artikel 12 Uitvoeringsschema Artikel 13 Voortgangscontrole Artikel 14 Boete Artikel 15 Overdracht rechten en plichten Artikel 16 Garantie Artikel 17 Aansprakelijkheid Artikel 18 Verzekering Artikel 19 Taal Artikel 20 Intellectuele eigendom
Artikel 1 Opdracht 1.1 HEFAS draagt op aan de Opdrachtnemer gelijk de Opdrachtnemer in opdracht aanvaardt, de uitvoering van alle noodzakelijke werkzaamheden en levering van goederen en/of diensten ten behoeve van installaties zoals; brandmeld-/ontruimingsinstallaties, noodverlichtingsinstallaties ,blusmiddelen en -installaties, etc. 1.2 De geleverde goederen en/of diensten dienen te voldoen aan de normering zoals vermeld in de bijlagen en/of op de tekening. Daar waar onduidelijkheid is zal de Opdrachtnemer informatie inwinnen bij de Opdrachtgever. 1.3 Het Werk moet voldoen voor het doel waarvoor het is bestemd, in alle opzichten voldoen aan hetgeen HEFAS en HEFAS opdrachtgever mogen verwachten en voorts in overeenstemming zijn met alle van toepassing zijnde wetten, voorschriften, normen en overige regelgeving van bevoegde instanties. 1.4 Werkzaamheden, goederen en diensten die niet, dan wel niet uitputtend zijn beschreven in de inkoopopdracht/bestelling, doch die naar hun aard en/of de verkeersopvattingen geacht moeten worden deel uit te maken van de normale verplichtingen van de Opdrachtnemer worden door de Opdrachtnemer uitgevoerd en geleverd, zonder dat dit aanleiding is voor wijziging van de inkoopopdracht/bestelling. 1.5 In geval van tegenstrijdigheden tussen deze voorwaarden en de bijlagen prevaleren deze voorwaarden. In geval van tegenstrijdigheden in de bijlagen prevaleert het eerstgenoemde document. De Opdrachtnemer zal nadat de tegenstrijdigheid hem redelijkerwijs bekend had kunnen zijn HEFAS binnen 5 werkdagen informeren over de tegenstrijdigheid. Indien de tegenstrijdigheid niet binnen deze termijn wordt gemeld zal dit geen aanleiding kunnen zijn voor wijziging van de voorwaarden. 1.6 Verkoopvoorwaarden van opdrachtnemer worden bij voorbaat afgewezen. 1.7 De plaats van uitvoering van de werkzaamheden is Nederland. Artikel 2 Vertegenwoordiging & overleg De Opdrachtnemer zal een (1) vertegenwoordiger aanstellen die in alle aangelegenheden bevoegd is om de Opdrachtnemer te vertegenwoordigen. De aanstelling en vervanging behoeft de voorafgaande instemming van HEFAS. INKOOPVOORWAARDEN ONDERAANNEMING Versie 2015-01 Hefas Pagina 1 van 6
Artikel 3 Documentatie en certificaten De Opdrachtnemer verzorgt de werkbon, onderhoudsrapporten, inspectierapporten en certificaten indien en voor zover is overeengekomen. Artikel 4 Markering Alle documenten en goederen die door de Opdrachtnemer in het kader van de inkooporder/bestelling geleverd worden dienen voorzien te zijn van: locatiegegevens, installatienummer en omschrijving. Artikel 5 Materialen Het gebruik van toegelaten of voorgeschreven materialen laat onverlet dat de Opdrachtnemer volledig verantwoordelijk blijft voor een juiste uitvoering van de inkoopopdracht/bestelling. Artikel 6 Meetapparatuur, gereedschappen. Op verzoek van HEFAS dient de Opdrachtnemer aan te kunnen tonen dat het gereedschap goed onderhouden en goedgekeurd is. Artikel 7 Kwaliteit 7.1 De Opdrachtnemer dient vakvolwassen onderhoudsmedewerkers in te zetten met aantoonbare ervaring op inspectie en onderhoud van/aan brandmeldinstallaties, ontruimingsinstallaties. De in te zetten onderhoudsmedewerkers dienen in het bezit te zijn van een diploma basisveiligheid VCA. 7.2 Gedurende de duur van de samenwerking, en voor zover overeengekomen, dient de Opdrachtnemer te zijn erkend als onderhoudsbedrijf volgens de Regeling BMI2011 door KIWA-NCP (of een gelijkwaardige instelling) waarin zij erkend wordt aan alle eisen te voldoen voor het onderhouden van brandmeld- en ontruimingsinstallaties geldend in Nederland. 7.3 De Opdrachtnemer verplicht zich voor de een kwaliteitszorgsysteem toe te passen conform of analoog aan ISO-9001. Artikel 8 VGW/M en VCA 8.1 De Opdrachtnemer dient te voldoen aan de wettelijke eisen aangaande de zorg voor de arbeidsomstandigheden en de bescherming van het milieu, alsmede aan de eisen gesteld in de VGW/M Checklist Aannemers (VCA) en de voorschriften welke gelden ten aanzien van het uitvoeren van werkzaamheden op locaties van HEFAS en haar opdrachtgevers. 8.2 Op verzoek van HEFAS zal de Opdrachtnemer een VGW/M-plan waarin alle zaken met betrekking tot de arbo-wet zijn geregeld in overeenstemming met de documentenplanning bij de uitvoering van de opdracht aan HEFAS ter goedkeuring te overleggen. 8.3 De nakoming van verplichtingen ten aanzien van het VGW/M-beleid, de resultaten van de risico-inventarisatie, de opleiding van het personeel, de informatie en communicatie alsmede de beheersing van de VGW/M risico's dienen te allen tijde onmiddellijk te kunnen worden aangetoond. De uit de VCA-eisen voortvloeiende verplichtingen ten aanzien van werkplekintroducties, werkplekonderzoeken, toolboxmeetings, de registratie en behandeling van incidenten zijn tijdens de uitvoeringsfase, voor wat betreft de werkzaamheden van Opdrachtnemer gedelegeerd aan de Opdrachtnemer. HEFAS behoudt zich het recht voor, voorafgaand aan en tijdens de uitvoering van de werkzaamheden, te verifiëren of de beleidsuitgangspunten voldoen aan de wettelijke eisen en of de vereiste verificatiedocumenten in voldoende mate aanwezig zijn. Er dient een VGW/M dossier samengesteld en onderhouden te worden op basis van de eisen uit de VCA, dat op de projectlocatie aanwezig en ter inzage dient te zijn. 8.4 De Opdrachtnemer dient alle meetinstrumenten waarmee de functionaliteit van installaties, onderdelen van installaties en gereedschappen wordt aangetoond periodiek te keuren op basis van de door de fabrikant van de meetinstrumenten opgegeven frequentie en specificaties. Elektrische hulpmiddelen en gereedschappen dienen jaarlijks te worden gekeurd tegen de NEN 3140. Overige hulpmiddelen en gereedschappen die invloed kunnen hebben op de veiligheid dienen tenminste jaarlijks te worden gekeurd. Hieronder vallen tenminste: Hijsgereedschappen, draagbaar klimmateriaal, personen- en materiaalliften, brandblussers, INKOOPVOORWAARDEN ONDERAANNEMING Versie 2015-01 Hefas Pagina 2 van 6
8.5 8.6
hefwerktuigen en transportmaterieel, elektrisch handgereedschap, lasdiesels en lasapparatuur, specifieke persoonlijke beschermingsmiddelen De Opdrachtnemer dient HEFAS onverwijld schriftelijk op de hoogte te stellen in geval van gevaarlijke situaties, risico’s, bijna ongevallen en ongevallen. Alle medewerkers dienen in het bezit te zijn van een geldig diploma.
Artikel 9 Voorzieningen 9.1 Indien geen accommodatie aan de Opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld worden alle kosten in verband met de door de Opdrachtnemer zelf te verzorgen accommodatie geacht in de prijs te zijn begrepen. 9.2 De Opdrachtnemer dient de werkplek schoon te houden en vuil en verpakkings-materialen af te voeren. Indien de Opdrachtnemer hierin te kort schiet en op eerste aanzegging van HEFAS niet prompt overgaat tot herstel van de tekortkoming, zal HEFAS op kosten van de Opdrachtnemer door derden laten schoonmaken. 9.3 Werknemers van de Opdrachtnemer dienen zich te gedragen volgens de instructies van HEFAS. Indien medewerkers van de Opdrachtnemer hieraan geen of onvoldoende uitvoering aan geven kunnen zij op eerste aanzegging de toegang worden ontzegd. 9.4 Het gebruik van telefoon, telefax en reproductie faciliteiten van HEFAS en haar opdrachtgevers is niet toegestaan. Het gebruik van kantinefaciliteiten geschiedt in overleg met de projectleider van HEFAS. 9.5 Voor het Werk benodigde gereedschappen, machines, klimmateriaal en rolsteigers behoren tot de levering van de Opdrachtnemer. Artikel 10 Prijs 10.1 De prijs voor de werkzaamheden en leveringen is conform separaat overeengekomen gespecificeerde afspraken en is vast gedurende de gehele looptijd van de samenwerking zoals tussen Hefas en haar opdrachtgever is vastgelegd. Prijsverhoging alleen na overleg en door Hefas schriftelijk akkoord bevonden en indien minimaal 3 maanden voor ingangsdatum verhoging voor het eerst kenbaar is gemaakt. 10.2 Meerwerk is alleen verrekenbaar als het ook voor HEFAS verrekenbaar is bij haar opdrachtgever. Artikel 11 Betalingsvoorwaarden 11.1 Facturatie geschiedt dan pas als het werk gereed is en/of materiaal is geleverd voor 100% en alle benodigde documentatie is afgehandeld. Deze documentatie omvat tenminste een werkbon, onderhoudsrapportage en indien van toepassing het certificaat. 11.2 De betaling van facturen zal plaatsvinden binnen 60 dagen na ontvangst en goedkeuring van de factuur. Alleen facturen waarvan de documentatie compleet is worden in behandeling genomen en zullen worden vrijgegeven voor betaling. Facturatie dient in 2-voud plaats te vinden onder vermelding van: - het juiste HEFAS inkoopordernummer. - Installatienummer, locatie en omschrijving. Facturen die niet aan de hierboven vermelde eisen voldoen, worden teruggezonden. Artikel 12 Uitvoeringsschema 12.1 De uitvoeringwerkzaamheden worden eventueel niet aaneengesloten verricht en dient volledig aan te sluiten bij de planning van HEFAS en haar opdrachtgevers. 12.2 Indien de overall planning door HEFAS wordt gewijzigd zal de Opdrachtnemer deze volgen. HEFAS is in dat geval niet tot enige vorm van schadevergoeding jegens de Opdrachtnemer (en eventuele door hem ingeschakelde derden gehouden). 12.3 De afstemming van de werkzaamheden vindt plaats in overleg met de planner van Hefas. Indien de voortgang niet conform het uitvoeringsschema wordt nagekomen dient de Opdrachtnemer Hefas hiervan terstond in kennis te stellen. Hefas behoudt zich het recht voor om de door haar nodig geoordeelde maatregelen te treffen om schade en/of vertragingen te beperken of te voorkomen. De hieruit voortvloeiende kosten komen ten laste van de Opdrachtnemer. INKOOPVOORWAARDEN ONDERAANNEMING Versie 2015-01 Hefas Pagina 3 van 6
12.4 12.5 12.6
De dagelijkse afstemming van de werkzaamheden vindt plaats in overleg met de planner van Hefas. Afstemming vindt ook plaats wanneer het meerwerk buiten de contractsprijs betreft. Wachttijd wordt niet vergoed. Werkdagen voor preventief onderhoud zijn van maandag tot en met vrijdag van 07.30 uur tot 17.00 uur.
Artikel 13 Voortgangscontrole 13.1 Indien door Hefas gewenst, zal ten behoeve van de bewaking van de voortgang en de kwaliteit van het Werk, de Opdrachtnemer wekelijks de voortgangsrapportage op donderdag voor 12.00 uur per mail aan de planning van Hefas op emailadres:
[email protected] 13.2 HEFAS is gerechtigd om op elk door haar gewenst tijdstip en op elk door haar aangegeven plaats controles op het Werk uit te (laten) voeren. Bij elke vertraging dient de Opdrachtnemer onverwijld aan Hefas schriftelijk een opgaaf te doen toekomen met vermelding van oorzaak, oplossing en maatregelen om vertragingen in de toekomst te voorkomen. Artikel 14 Boete Indien de Opdrachtnemer de uit de inkoopopdracht/bestelling voortvloeiende verplichtingen niet, nadat hij daartoe door HEFAS schriftelijk is aangemaand, binnen een in de aanmaning te stellen termijn, heeft uitgevoerd dan wel conform de gestelde voorwaarden heeft uitgevoerd, is het HEFAS toegestaan Opdrachtnemer een boete op te leggen van € 250,- per geval en per dag dat Opdrachtnemer in gebreke is. Bij overschrijding van de uiterste keuringsdatum van een installatie, mits verwijtbaar aan de Opdrachtnemer, is de Opdrachtnemer een onmiddelijke boete van € 250,- per dag verschuldigd. Het maximumboete bedrag per geval bedraagt € 25.000,-. Artikel 15 Opzegging en overdracht rechten en plichten 15.1 Indien en voor zover de samenwerking voor een onbepaalde termijn van toepassing is kan opzegging door beide partijen geschieden door middel van een schriftelijke opzegging met inachtneming van een opzegtermijntermijn van minimaal 1 maand. 15.2 De Opdrachtnemer kan zijn rechten en plichten (voortvloeiende) uit de inkoopopdracht/bestelling niet overdragen aan derden, noch een ander bezwaren met beperkte rechten dan na toestemming van HEFAS. Aan voornoemde schriftelijke toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden. Artikel 16 Garantie 16.1 Levering van zaken. Opdrachtnemer garandeert dat de geleverde zaken geschikt zijn voor het gebruik dat HEFAS voornemens is daarvan te gaan maken en verklaart met dit gebruik bekent te zijn. Opdrachtnemer is ingeval van de levering van zaken gehouden om op eerste aanzegging van HEFAS voor eigen rekening alle fouten en gebreken te herstellen, welke zich binnen een tijdsverloop van 12 maanden na inbedrijfneming of uiterlijk 18 maanden na levering van enige zaak, met betrekking tot die zaak manifesteren, tenzij deze het gevolg zijn van normale slijtage of onoordeelkundig gebruik (zulks ten bewijze door opdrachtnemer) en tenzij HEFAS redelijkerwijs mocht verwachten dat de betreffende fout of het betreffende gebrek zich gedurende een langere dan de hiervoor genoemde periodes niet zou voordoen, in welk geval voormelde verplichting tot herstel zich tot die langere periode uitstrekt. 16.2 Opdracht en aanneming van werk algemeen. Ingeval diensten worden verricht, zal opdrachtnemer daarbij tenminste de zorg in acht nemen van een professioneel, vakbekwaam handelend opdrachtnemer. Beschikt opdrachtnemer over bijzondere kwalificaties, dan zal de opdracht in overeenstemming daarmee moeten worden uitgevoerd. Opdrachtnemer garandeert dat alle diensten zullen worden uitgevoerd conform de daarvoor geldende wettelijke (veiligheids-)voorschriften alsmede de voorschriften van de producent/leverancier. 16.3 Onderhoud/aanneming van werk. Alle in het kader van het door opdrachtnemer te verrichten onderhoud (anders dan met betrekking tot programmatuur, maar reparaties daaronder mede
INKOOPVOORWAARDEN ONDERAANNEMING Versie 2015-01 Hefas Pagina 4 van 6
begrepen) te vervangen onderdelen dienen nieuw te zijn en te zijn voorzien van fabrieksgarantie c.q. garantie van de importeur. 16.4 Opdrachtnemer garandeert de goede uitvoering van het door hem verrichte onderhoud en/of uitvoering van het werk alsmede van de in het kader van de uitvoering daarvan gebruikte materialen gedurende een periode van twaalf maanden, te rekenen vanaf de datum waarop de betreffende apparatuur of installatie weer door HEFAS in gebruik is genomen, tenzij de fabrikant of toeleverancier van genoemde materialen daarop een garantie heeft verleend van langere duur, in welk geval de door opdrachtnemer verstrekte garantie tenminste deze langere duur heeft. 16.5 De onder de artikelleden 16.3 en 16.4 verleende garantie omvat het alsnog op juiste wijze verrichten van ondeugdelijk verrichte werk. Indien het onderhoud ondeugdelijk is verricht, zal HEFAS opdrachtnemer hierover schriftelijk informeren. Indien het alsnog door opdrachtnemer uit te voeren onderhoud naar het redelijke oordeel van HEFAS niet meer mogelijk of zinvol is, heeft HEFAS recht op vervangende en aanvullende schadevergoeding. 16.6 De kosten voortvloeiende uit en samenhangende met het voornoemde herstel door derden, zijn voor rekening van opdrachtnemer. Opdrachtnemer is gehouden deze kosten aan HEFAS te voldoen binnen 30 kalenderdagen na verzending door HEFAS van een gespecificeerde factuur, zonder dat opdrachtnemer recht heeft op verrekening. 16.7 Opdrachtnemer zal de plaats waar de werkzaamheden zijn verricht, opgeruimd en schoon opleveren en alle afval (vrijgekomen bouwmaterialen daaronder mede begrepen) op de daarvoor wettelijk voorgeschreven wijze afvoeren en (doen) vernietigen. 16.8 Programmatuur. Ingeval van levering van standaardprogrammatuur, waarvoor door HEFAS een gebruikslicentie wordt verkregen, is deze eeuwigdurend, niet-exclusief en overdraagbaar. HEFAS is tevens gerechtigd sublicenties te verlenen op basis van haar eigen (sub) licentievoorwaarden. Ingeval van levering van maatwerkprogrammatuur berusten de auteursrechten daarop vanaf het ontstaansmoment daarvan bij HEFAS, althans, indien zulks rechtens niet mogelijk blijkt, is opdrachtnemer gehouden om op eerste verzoek van HEFAS de auteursrechten aan HEFAS over te dragen. 16.9 Opdrachtnemer garandeert dat de programmatuur geen inbreuk maakt op enig intellectueel eigendomsrecht van derden en vrijwaart HEFAS terzake iedere (vermeende) aanspraak in dat verband. Opdrachtnemer garandeert voorts dat de programmatuur: • gedurende vijf jaar na acceptatie daarvan door HEFAS de overeengekomen eigenschappen bezit alsmede geëigend is voor het doel waarvoor HEFAS de programmatuur, ten tijde van de aanschaf, gebruikt of voornemens was te gaan gebruiken, welk doel leverancier/opdrachtnemer bekend is; • efficiënt, deugdelijk en onderling samenhangend is geschreven; • geschikt is voor gebruik in samenhang met de door HEFAS overigens gebruikte programmatuur en computerapparatuur, waarvan opdrachtnemer zich op de hoogte gesteld heeft. 16.10 Opdrachtnemer zal op eerste aanzegging van HEFAS gebreken in de programmatuur die zich voordoen in de periode van twaalf maanden nadat de programmatuur door HEFAS in (operationeel) gebruik is genomen, voor eigen rekening herstellen. 16.11 Herstel door derden. Indien geconstateerde fouten of gebreken dan wel ondeugdelijk verricht onderhoud naar het redelijke oordeel van HEFAS onmiddellijk herstel vereist, en opdrachtnemer dit herstel niet onmiddellijk kan uitvoeren, is HEFAS gerechtigd het herstel te laten uitvoeren door een te goeder naam en faam bekend staande derde. Dit zelfde geldt ingeval van niet-nakoming van de verplichting tot herstel van fouten, gebreken of ondeugdelijk verricht onderhoud als bedoeld in de voorgaande artikelleden door opdrachtnemer. De kosten voortvloeiende uit en samenhangende met het voornoemde herstel door derden, zijn voor rekening van opdrachtnemer. Opdrachtnemer is gehouden deze kosten aan HEFAS te voldoen binnen 30 kalenderdagen na verzending door HEFAS van een gespecificeerde factuur, zonder dat opdrachtnemer recht heeft op verrekening
INKOOPVOORWAARDEN ONDERAANNEMING Versie 2015-01 Hefas Pagina 5 van 6
Artikel 17 Aansprakelijkheid 17.1 Opdrachtnemer is aansprakelijk voor en zal HEFAS vrijwaren tegen alle schade die HEFAS lijdt voortvloeiend uit of samenhangend met een toerekenbare tekortkoming zijdens opdrachtnemer in de nakoming van enige verplichting vanuit de inkoopopdracht/bestelling of van een door opdrachtnemer jegens HEFAS, haar ondergeschikten of jegens derden gepleegde onrechtmatige daad. Opdrachtnemer zal zich tegen het risico van verwezenlijking van haar potentiële aansprakelijkheden vanuit de inkoopopdracht/bestelling deugdelijk verzekeren en deze verzekering gedurende de looptijd van de samenwerking prolongeren. Op eerste daartoe strekkende verzoek van HEFAS zal Opdrachtnemer HEFAS inzage verlenen in de originele verzekeringspolis(sen). 17.2 Ingeval van aansprakelijkheid van opdrachtnemer als bedoeld in het voorgaande lid, is opdrachtnemer tevens aansprakelijk voor alle buitengerechtelijke en gerechtelijk kosten die HEFAS in redelijkheid heeft gemaakt teneinde voldoening van haar vordering te verkrijgen, waarbij HEFAS in elk geval gerechtigd zal zijn 10% van de totale vordering met een minimum van €250,aan buitengerechtelijke kosten aan opdrachtnemer in rekening te brengen, zulks tenzij de werkelijke buitengerechtelijke kosten hoger zijn en zulks tevens teneinde opdrachtnemer tot deugdelijke nakoming aan te sporen Artikel 18 Verzekering De Opdrachtnemer dient de volgende verzekeringen te hebben en in stand te houden in verband met de uitvoering van de werkzaamheden. Noch de door HEFAS en/of haar opdrachtgever afgesloten verzekeringen, noch één der hierna genoemde verzekeringen beperkt in enig opzicht de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de Opdrachtnemer: a. Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering met een dekking van ten minste € 2.500.000,-- per gebeurtenis; b. W.A.M. verzekering voor voertuigen, al dan niet in eigendom, met een dekking welke voldoet aan de wettelijk voorgeschreven eisen; c. Bouw- en / of transportverzekering die het risico dekt voor verlies of schade aan apparatuur, materialen en constructies tijdens vervoer en/of uitvoering, welke deel gaan uitmaken van, dan wel gebruikt gaan worden ten behoeve van het Werk. Artikel 19 Taal Alle door de Opdrachtnemer te vervaardigen documenten dienen in de Nederlandse taal te zijn opgesteld. Alle herkenningstekens, waarschuwingen en instructies of andere informatie met betrekking tot de levering dienen ook in deze taal te zijn opgesteld. Artikel 20 Intellectuele eigendom 19.1 Informatie mag zonder schriftelijke toestemming van HEFAS buiten het kader van de inkoopopdracht/bestelling door de Opdrachtnemer niet worden openbaar gemaakt of vermenigvuldigd. Aan deze toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden. 19.2 De door HEFAS aan de Opdrachtnemer verstrekte informatie mag de Opdrachtnemer niet zonder toestemming van HEFAS gebruiken of doen gebruiken voor een ander doel dan voor het Project. 19.3 De Opdrachtnemer vrijwaart HEFAS tegen alle aanspraken van derden ter zake van inbreuken op enig intellectueel eigendomsrecht 19.4 Alle informatie die door HEFAS ter beschikking wordt gesteld dient met de grootste zorgvuldigheid te worden beheerd. Van geen enkel document mogen (foto) kopieën worden gemaakt en alle documenten dragen de security term “confidentieel”.
INKOOPVOORWAARDEN ONDERAANNEMING Versie 2015-01 Hefas Pagina 6 van 6
