Handleiding verwerking bankafschriften Versie 0.1
december 2011
INHOUD INHOUD ................................................................................................................................................................ 2 1
Inleiding ......................................................................................................................................................... 3
2
Het downloaden van het bestand ................................................................................................................. 4
3
2.1
Downloaden ING .................................................................................................................................... 4
2.2
Downloaden ABN AMRO ........................................................................................................................ 4
2.3
Downloaden Rabobank ........................................................................................................................... 4
Gedownloade betalingen verwerken in Allunited ...................................................................................... 5 3.1
Nieuw afschrift maken ............................................................................................................................. 5
3.2
Een bankafschrift opzoeken ..................................................................................................................... 8
3.3
Een bankafschrift wijzigen ...................................................................................................................... 9
3.4 Nieuwe afschriftregels maken bij een bestaand afschrift ...................................................................... 12 3.4.1 Het toevoegen van extra regels bij een bankafschrift. ................................................................... 12 3.4.2 Het aanvullen van een bankafschrift met nieuw gedownloade gegevens. ..................................... 12 4
5
Referentietypes ............................................................................................................................................ 14 4.1
Factuur .................................................................................................................................................. 14
4.2
Grootboekrekening ................................................................................................................................ 14
4.3
Debiteuren ............................................................................................................................................. 14
4.4
Crediteuren ........................................................................................................................................... 15
4.5
Overboeken ........................................................................................................................................... 15
4.6
Inkoopfactuur ........................................................................................................................................ 15
4.7
Auto Inc./Bet.......................................................................................................................................... 15
4.8
Terugtrekking Incasso ........................................................................................................................... 16
Instellingen controleren .............................................................................................................................. 17
Handleiding verwerking van bankafschriften Versie 0.1
2
1
Inleiding
Het geautomatiseerd verwerken van bankafschriften is mogelijk in AllUnited voor de volgende banken: Rabobank ING ABN AMRO Hiervoor dient via internet bankieren een download van het bestand gemaakt te worden. Belangrijk is dat u de juiste gegevens download in het juiste formaat. In hoofdstuk 2 wordt beschreven hoe u de download kunt maken. In hoofdstuk 3 beschrijven we hoe u een bankbestand verwerkt. In hoofdstuk 4 geven we uitgebreide uitleg over de referentietypes bij de bankbestanden In hoofdstuk 5 geven we aan welke instellingen belangrijk zijn voor het verwerken van het bankbestand. Vereffenen In deze handleiding komt een aantal keren het woord vereffenen voor. Voor niet administrateurs misschien een onbekende term. Vereffenen wil zeggen dat een openstaande post betaald wordt. Als de post direct vereffend wordt, dan worden de betaling en de openstaande factuur tegen elkaar “weggestreept”. In de lijst openstaande debiteuren/facturen is deze post niet meer zichtbaar. Wordt een betaling niet vereffend, dan komen zowel de factuur als de betaling in de lijst openstaande debiteuren/facturen te staan. Gevolg hiervan is dat de factuur in de aanmaanprocedure wordt meegenomen. Zie voor het aanmanen de handleiding boekhouding.
Belangrijk: Zolang het bankbestand niet is opgeslagen bent u de gegevens kwijt zodra u het scherm verlaat. Kies altijd voor [nieuw venster] om naar een ander scherm in AllUnited te gaan. Het scherm met het bankafschrift blijft dan staan en als u hiernaar terug komt, kunt u verder met het bankafschrift. Omdat het niet mogelijk is om tussentijds een bankafschrift op te slaan adviseert AllUnited om geen grote bankbestanden te downloaden, maar dit in een aantal delen te doen. U kunt een bestaand bankafschrift altijd aanvullen met nieuwe regels.
Handleiding verwerking van bankafschriften Versie 0.1
3
2 Het downloaden van het bestand Als u een bestand gaat downloaden is het belangrijk om het juiste formaat te kiezen. Daarnaast is het belangrijk om ter controle het saldo van de rekening op te schrijven. Onthoud ook waar u het bestand heeft weggeschreven. Om te voorkomen dat u dubbele bankafschriften in AllUnited importeert is het goed om de datum van de export op te schrijven of in de bestandsnaam te verwerken. Op die manier weet u altijd vanaf welke datum u de gegevens moet downloaden. Hieronder wordt kort aangegeven hoe u de gegevens kunt downloaden.
2.1
Downloaden ING
Log in op Mijn ING Ga naar 'Betalen' Klik in het linkermenu op 'Rekeningen raadplegen' Selecteer de Betaalrekening waarvan u af- en bijschrijvingen wilt downloaden Klik op de link 'downloaden' Selecteer een begin- en einddatum Kies het formaat (ASCII) Klik op de knop 'Downloaden' Er wordt nu gevraagd of u het bestand wilt 'Openen' of 'Opslaan'. Kies voor 'Opslaan' en kies de map waarin u het document wilt opslaan Als het downloaden voltooid is, klikt u op 'Sluiten' Onthoud waar u het bestand heeft opgeslagen.
2.2
Downloaden ABN AMRO
Log in op Internet Bankieren. Kies 'mutaties downloaden' (in de linkerkolom onder 'betalen' en 'overzichten') Selecteer de rekeningen waarvan u gegevens wilt downloaden. Kies in welk formaat u de mutaties wilt opslaan (TXT). Sla het bestand op op uw eigen computer.
2.3
Downloaden Rabobank
Log in op internet bankieren. Klik links in het menu op [Betalen & Sparen], selecteer de rekening door op het rekeningnummer te klikken Noteer het rekeningsaldo om het later met het saldo in AllUnited te vergelijken Klik onder “Betalen & Sparen” op [Download] in het menu links op je scherm, het venster het bestandsformaat [Kommagescheiden] is al aangevinkt. Volg de stappen om het bestand te downloaden en kies vervolgens voor opslaan. Sla het bestand op op uw eigen computer.
Handleiding verwerking van bankafschriften Versie 0.1
4
3 Gedownloade betalingen verwerken in Allunited U kunt in Allunited de bankmutaties op verschillende manieren verwerken. U bepaalt zelf wat voor u het handigst is. Dit is afhankelijk van het aantal mutaties dat te verwerken is. Zijn het veel mutaties dan is het raadzaam dit op te splitsen in een download per dag of per week. Per keer dat u een download maakt. In dat geval is het belangrijk dat u noteert wanneer de laatste download is geweest , zodat u geen dubbele gegevens download en inleest. Als u een download per keer maakt heeft elke download een willekeurig volgnummer maar wel oplopend. Download 1 = bankafschriftnummer 1, download 2 = bankafschriftnummer 2. Elk jaar kan gestart worden met nummer 1. Per week of per maand. Wilt u per week of per maand een bankafschrift in AllUnited dan kiest u voor een volgnummer per week of per maand. Bij het downloaden van de gegevens houdt u rekening met de einddatum van de week of de maand. Wilt u tussendoor een download verwerken, dan moet u goed de einddatum van de vorige download noteren of opzoeken in AllUnited, om geen dubbele gegevens te downloaden. Week 1 = bankafschriftnummer 1, week 2 = bankafschriftnummer 2 Maand 1 = bankafschriftnummer 1, maand 2 = bankafschriftnummer 2
3.1
Nieuw afschrift maken
Voor het verwerken van de betalingen kiest u het menupad [Boekhouding] en vervolgens [Bank/kasafschriften] • Kies links bovenin het venster [Nieuw] • Selecteer bij “Bank/kas rekening” de juiste rekening. De omschrijving van de grootboekrekening wordt hier getoond. • Selecteer het jaar • Klik op [Controle]. Er komt nu een extra balk op het scherm onderaan waarin het mogelijk is het bankbestand in te lezen.
Via bestand kiezen zoekt u naar het bestand op uw computer. Als u het bestand gevonden hebt, klikt u op start. U hebt nu een nieuw bankafschrift gemaakt. Het afschrift bestaat uit de volgende onderdelen: 1. 2. 3. 4.
Bankafschriftkop (algemene gegevens van het afschrift). AllUnited kiest automatische het eerstvolgende nummer voor een nieuw bankafschrift Afschriftregels. Hier staan de reeds geïmporteerde regels als u een bestaand bankafschrift aanvult met nieuwe gegevens. Als u elke keer een nieuw bankafschrift maakt, dan staat hier niets. Nieuwe afschriftregels (hier staan de betalingen die geïmporteerd zijn, maar nog niet in AllUnited zijn verwerkt) Bankafschrift opladen
U kunt nu starten met het verwerken van het bankafschrift. Zo’n te verwerken bankafschrift ziet er als volgt uit:
Handleiding verwerking van bankafschriften Versie 0.1
5
AllUnited heeft automatisch het eerstvolgende nummer voor het bankafschrift ingevuld. In bovenstaand voorbeeld 161. Ook de valuta en de afschriftdatum wordt automatisch gevuld. Alle regels zijn gevuld met de omschrijving en ook het bedrag is ingevuld. Alleen het referentie type en het daarbij behorende gegeven moet nog worden ingevuld.
Referentie type Factuur Grootboekrekening Debiteuren Crediteuren Overboeken Inkoopfactuur Auto Inc./Bet. Terugtrekking Incasso Investeringen
Blanco blok (tussen referentietype en BTW) Factuurnummer begint met 4…… Grootboekrekeningnummer Relatienummer debiteur Relatienummer crediteur Grootboekrekening van de bankrekening waar naartoe het geld wordt overgemaakt. Factuurnummer van de inkoopfactuur begint met 6….. Documentnummer automatische incassobatch Documentnummer Incasso terugtrekking Het nummer van de investering
Voor uitgebreide uitleg over de referentietypes verwijzen we naar hoofdstuk 4 Als alle regels zijn ingevuld, dan klikt u op [controle]. Als er geen fouten in het bankafschrift staan dan kunt u het document bewaren door op [bewaren] te klikken. Fouten worden weergegeven door rode velden. Deze moeten eerst opgelost worden voordat u het bankafschrift kunt bewaren. Bovenin ziet u ook in het geel welke gegevens niet kloppen.
Handleiding verwerking van bankafschriften Versie 0.1
6
In bovenstaand voorbeeld is een verkeerd referentietype gekozen en dient dit aangepast te worden. Er is een grootboekrekening ingegeven terwijl het referentietype een factuurnummer verwacht. In de regel boven het bankafschrift zie u ook knoppen voor :
U kunt deze lijsten opvragen door erop te klikken. Ze worden in een apart venster of op een apart tabblad getoond, zodat u ze bij de hand heeft als u de betalingen verwerkt en u zaken na moet zoeken.
Na het bewaren van het bankafschrift kunt u het saldo dat rechtsboven in het scherm bij eindbalans wordt weergegeven controleren met het saldo van de bank.
Handleiding verwerking van bankafschriften Versie 0.1
7
3.2
Een bankafschrift opzoeken
Opgeslagen bankafschriften kunt u terug vinden via het menupad [Boekhouding] kies [Bank/Kas-afschriften] en onderstaand scherm wordt getoond.
• • •
Selecteer bij “Bank/kas-rekening” de juiste rekening. De omschrijving van de grootboekrekening wordt hier weergegeven. Selecteer het jaar Klik op [Weergeven].
Er wordt nu een overzicht van de bankboekingen/afschriften zoals hieronder gegeven.
Door het klikken op één van de afschriften wordt het afschrift getoond. Op deze manier kunt u ook kijken wat de laatste datum is waarop een bankafschriftregel is verwerkt om het volgende bankbestand te downloaden.
Handleiding verwerking van bankafschriften Versie 0.1
8
3.3
Een bankafschrift wijzigen
Het is altijd mogelijk om een bankafschrift naderhand te wijzigen. U kunt regels verwijderen, regels toevoegen, boekingen van de ene debiteur naar de andere veranderen, een grootboekrekening wijzigen. Zoek een bankafschrift dat u wilt wijzigen op zoals hierboven omschreven en u komt in onderstaand scherm. Hier ziet u dat één bankafschrift is opgesplitst in meerdere documenten. Dit maakt het mogelijk om op een eenvoudige manier aanpassingen te doen.
Hier kunt u elk document openklikken en wijzigen. Klik op het documentnummer. U komt dan in onderstaand scherm terecht.
U kunt hier de grootboekrekening aanpassen, de omschrijving wijzigen of het complete document verwijderen.
Handleiding verwerking van bankafschriften Versie 0.1
9
Door het aanvinken van het blokje Vw verwijdert u een regel. Door op de knop [verwijderen] te klikken verwijdert u het hele document. Als u het document niet aan kunt passen, dan is het document misschien al vereffend. Een document ziet er dan als volgt uit. De velden zijn grijs (zoals in onderstaand voorbeeld), waarmee aangegeven wordt dat u het niet kunt wijzigen.
Een document dat al is vereffend zoals bovenstaand voorbeeld moet u “loskoppelen” om het aan te kunnen passen. Dit doet u in het debiteurenscherm van de betreffende relatie zoals in onderstaand voorbeeld is aangegeven.
Handleiding verwerking van bankafschriften Versie 0.1
10
U vinkt de vereffende posten aan – zowel de factuur als de betaling – en klikt op [loskoppelen] . Daarna kan het document aangepast worden. Dit ziet u omdat de velden die eerst grijs waren nu wit zijn en aangepast kunnen worden. Zie onderstaand voorbeeld.
Handleiding verwerking van bankafschriften Versie 0.1
11
3.4
Nieuwe afschriftregels maken bij een bestaand afschrift
In twee gevallen kan het nodig zijn om extra afschriftregels te maken bij een bankafschrift. • Indien u een bepaald bedrag van het bankafschrift wilt splitsen in meerdere bedragen. Of u moet een incassobatch opsplitsen omdat een één of meerdere incasso’s zijn teruggetrokken. • Indien u er voor kiest om een bankafschrift per week of per maand te maken en u heeft tussentijds een bankafschrift gemaakt en wilt dit verder aanvullen.
3.4.1
Het toevoegen van extra regels bij een bankafschrift.
Indien bij een bestaand bankafschrift regels dienen te worden toegevoegd dan kunt u via het menupad [boekhouding] [bank/kas-afschriften] het bankafschrift opzoeken. Geef het nummer van de grootboekrekening van de bankrekening in, geef het jaar in het klik op [wijzigen]. Selecteer het bankafschrift. Links onder in het bankafschrift ziet u een nul staan bij nieuwe afschriftregels. Geef hier het aantal afschriftregels in dat u nodig heeft en u kunt het bankafschrift daarmee aanvullen.
3.4.2
Het aanvullen van een bankafschrift met nieuw gedownloade gegevens.
Indien u ervoor kiest om bijvoorbeeld een afschrift per maand te hebben, dan kunt u een aantal keren per maand een download maken. U opent dan het bestaande bankafschrift en vult deze aan met de gedownloade gegevens zolang de maand duurt. U dient er dan wel voor te zorgen dat de downloaddatum ook altijd binnen de maand van het afschrift ligt. De datum van de individuele regels van het bankafschrift mogen namelijk niet later zijn dan de datum die in de kop van het document staat.
Handleiding verwerking van bankafschriften Versie 0.1
12
Via het menupad [boekhouding] [bank/kasafschriften] kunt u het bankafschrift opzoeken. Zoek de bankrekening, geef het jaar in het klik op [wijzigen]. Selecteer het bankafschrift. Onderaan het bankafschrift kunt u nu een nieuwe download toevoegen.
U kiest het bestand en drukt op start. De gedownloade betalingen worden nu aan het bestaande bankafschrift toegevoegd. De verwerking hiervan is gelijk aan de verwerking zoals in hoofdstuk 3.1 staat beschreven.
Handleiding verwerking van bankafschriften Versie 0.1
13
4 Referentietypes In dit hoofdstuk worden onderstaande referentietypes uitgelegd. Referentie type Factuur Grootboekrekening Debiteuren Crediteuren Overboeken Inkoopfactuur Auto Inc./Bet. Terugtrekking Incasso Investeringen
4.1
Blanco blok Factuurnummer begint met 4…… Grootboekrekeningnummer Relatienummer debiteur Relatienummer crediteur Grootboekrekening van de bankrekening waar naartoe het geld wordt overgemaakt. Factuurnummer van de inkoopfactuur begint met 6….. Documentnummer automatische incassobatch Documentnummer Incasso terugtrekking Het nummer van de investering
Factuur
Als u betalingen binnen krijgt van uw leden kunnen deze het beste met het referentietype factuur verwerkt worden. Voordeel van dit referentietype is dat de factuur en de binnengekomen betaling gelijk vereffend worden, zodat de factuur uit de openstaande posten verdwijnt. Normaal gesproken zorgt u ervoor dat het factuurnummer duidelijk op de factuur staat en dat dit ook bij de betalingen wordt meegegeven. In dat geval kunt u het factuurnummer overnemen uit de omschrijving. Mocht er een betaling binnenkomen zonder omschrijving, dan kunt u de factuur op diverse manieren zoeken: Via de debiteurenlijst. Deze lijst is op te vragen via een knop bovenin het scherm. Open een nieuw scherm door op de knop nieuw venster rechts bovenin het scherm te klikken. Via het relatienummer. Kies in het menu [Relatiegegevens]. Vul de naam van de betaler in en klik op [Weergeven]. Kies het tabblad [Activiteiten]. Onder de kop Activiteiten Historie staan de activiteiten van het lid en ook het bijbehorende factuurnummer. Onthoud het factuurnummer en ga terug naar het scherm met het bankafschrift en geef achter het relatietype het factuurnummer in. Het factuurnummer kan ook gevonden worden via het tabblad [debiteuren] bij de relatiegegevens.
4.2
Grootboekrekening
Er kan ook direct op een grootboekrekening geboekt worden bijvoorbeeld bij bankkosten. Ook indien een betaling niet direct juist is te boeken door het ontbreken van gegevens kan de betaling op een tussenrekening geboekt worden, zodat deze later uit kan worden gezocht. De lijst met grootboekrekeningen kan opgevraagd worden via de knop bovenin het scherm.
4.3
Debiteuren
Indien u een vooruitbetaling krijgt, die nog niet te koppelen is aan een factuur, dan kunt u de betaling ook op de relatie boeken. In dat geval kiest u debiteuren en het relatienummer van de relaties. De betaling is dan terug te vinden op het tabblad debiteuren van de relatie. Bij deze keuze wordt een factuur niet automatisch vereffend.
Handleiding verwerking van bankafschriften Versie 0.1
14
4.4
Crediteuren
Indien u een vooruitbetaling doet , die nog niet te koppelen is aan een factuur, dan kunt u de betaling ook op de relatie boeken. In dat geval kiest u crediteuren en het relatienummer van de relaties. De betaling is dan terug te vinden op het tabblad crediteuren van de relatie. Bij deze keuze wordt een factuur niet automatisch vereffend.
4.5
Overboeken
Indien u een bedrag overboekt van de betaalrekening naar de spaarrekening, dan kiest u voor referentietype overboeken. Achter dit referentietype vult u de grootboekrekening in van de spaarrekening waarnaar u het geld overmaakt. Als u later de spaarrekening boekt, dan geeft u daar het grootboeknummer in van de betaalrekening. Op deze manier worden deze “kruisposten” automatisch vereffend.
4.6
Inkoopfactuur
Indien u een betaling doet rechtstreeks via de bank voor een inkoopfactuur, dan kiest u hier het referentietype inkoopfactuur. U zoekt het nummer van de inkoopfactuur op in de crediteurenlijst en vult deze hier in.
4.7
Auto Inc./Bet
Automatische incasso of betalingen vanuit Allunited. Als het bedrag van een incassobatch wordt bijgeschreven, dan dient u het nummer van de incassobatch bij dit referentietype in te geven. Dit nummer vindt u via het menupad [boekhouding] [ auto inc./bet]. U komt dan in onderstaand scherm.
Klik op [start] bij automatische incasso/betaal overzicht. U komt dan in onderstaand scherm.
Handleiding verwerking van bankafschriften Versie 0.1
15
Het nummer van de automatische incasso treft u hier aan. Dit nummer dat begint met 3000….. vult u in achter het referentietype.
4.8
Terugtrekking Incasso
Als een incasso wordt teruggetrokken, dan kunt u bij de bank of via Equens deze informatie vinden. Als een lid zelf de incasso heeft geweigerd dan wordt niet altijd het documentnummer van de incasso gegeven. Als het nummer van de incasso niet wordt gegeven dan kunt u deze via de relatie opzoeken. Kies in het menu [Relatiegegevens]. Vul de naam van de betaler in en klik op [Weergeven]. Kies het tabblad [debiteuren]. Onder de kop Vereffend treft u het documentnummer van de incasso aan. In het voorbeeld hieronder is dit nummer 30002599. Onthoud dit documentnummer en ga terug naar het scherm met het bankafschrift en geef achter het relatietype dit documentnummer in.
Het gevolg hiervan is dat de factuur weer open komt te staan in de openstaande posten lijst als het bankafschrift is geboekt. Voor teruggetrokken incasso’s is het vaak nodig om extra bankafschriftregels aan te maken. In hoofdstuk 3.4.1 staat beschreven hoe u extra regels aanmaakt.
Handleiding verwerking van bankafschriften Versie 0.1
16
5 Instellingen controleren Voordat u bankafschriften kunt inlezen dienen de instellingen van de grootboekrekening aangepast te worden. Via het menupad [instellingen] [onder boekhouding] selecteert u de [grootboekrekening]. U geeft de grootboekrekening in en klikt op weergeven. Als een grootboekrekening geschikt is voor het inlezen van bankafschriften, dan is het tweede blok gevuld zoals in onderstaand voorbeeld. Let op het Rekeningnummer mag alleen cijfers bevatten en geen punten.
Neem contact op met AllUnited om een grootboekrekening juist in te richten, zodat bankafschriften kunnen worden ingelezen. Let op: Het rekeningnummer bij Rekeningnummer in het tweede blok dient altijd zonder punten te worden ingegeven.
Handleiding verwerking van bankafschriften Versie 0.1
17
