ILLEM-ETIKETT-PROTOKOLL Bevezetés
A protokoll komoly dolog • A történelmi személyek, események, a hatalom múlékonysága mellett a protokoll örök, változékonyságában is állandó és főképpen, szükséges, fontos dolog. • A protokollos szükséges, tevékenysége fontos, személye azonban múlékony. • Alap az illem, az udvariasság, a társasági élet, a műveltség és jó modor polgári követelménye, erre épül rá a hivatalosságokkal való kapcsolattartás szokás- és szabályrendszere, majd a hivatalosságok egymás közötti viszonyai, kapcsolattartása.
Illem, etikett • E felosztás szerint az illem, az udvariasság a társadalmi életben, a magánéleti viszonyokban való viselkedési szabályok követését írja elő, míg • az etikett a hivatalokon belüli, a hivatalok közötti és a hivatalok és a magánemberek közötti viselkedési szabályok összessége.
Protokoll • A protokoll pedig ez esetben a központi államhatalmat saját állampolgárai, illetve belföldi szervei felé, valamint az államközi kapcsolatokban más államok, illetve azok képviselői irányában követendő eljárási(szertartásrendi), rangsorolási szabályait jelenti. • Míg a társadalmi élet íratlan szabályainak megsértése – szélsőséges esteket kivéve – nem jár jogszabályi szankciókkal, addig a hivatali viselkedési normák többnyire szabályozottak és megsértésük szankciókkal jár.
A protokoll elvek megsértése • A protokoll nemzetközileg elismert és nemzetközi szerződésbe foglalt (Bécsi szerződés a diplomáciai kapcsolatokról, 1961) szabályainak akaratlagos megsértése mindig súlyos következményekkel jár. • Emiatt gyakran mondják, hogy a protokoll a nemzetközi kapcsolatok eredménye, gyümölcse, ugyanúgy, ahogy az udvariasság, jólneveltség a társadalmi kapcsolatoké. • Mindkettőnek célja, hogy egyének és közösségek között – egyetemesen elfogadott szokások, konvenciók keretén belül szervezze a békés együttműködést.
A protokoll feladata • Egy átalakuló társadalomban a protokoll is követi a változásokat, az alapvető szabályok figyelembe vételével módosítja a szertartásrendet, • a közjogi változásoknak megfelelően tisztázza a rangsorolási kérdéseket. • Egy átalakuló társadalomban átalakul az értékrend, sok olyan értéket is megkérdőjeleznek napi szinten, amely pedig a társadalmi együttélés, ( a mi szempontunkból a protokoll) alapja: a méltányosság, az egyenlő elbánás, igazságosság stb. • A protokollnak a működési területén mégis helyre kell állítania a rendet, megteremteni arra az alkalomra azt a társadalomképet, amelyben mindenki a rangjának megfelelő helyén van, a szertartásban rangjának megfelelő szerepet tölt be,a szimbólumok a helyükön vannak, és az így kialakított társadalom képet „üzenetet” úgy az adott alkalom, rendezvény résztvevői, mint azt a médián keresztül követő társadalom helyeslően elfogadja.
A protokoll • mindig kétarcú: az egyik, amely a kifelé, a külföldi államok és azok képviselői felé mutat, az a diplomáciai szertartásrend nemzetközi gyakorlatán kialakult rendet rögzíti. • A másik, befelé forduló fele a nemzeti protokoll, amely a közjogi személyiségek, alkotmányos testületek rangsorolását, nyilvános, hivatalos alkalmakkor történő megjelenésüket szabályozza. (Szertartásrend)
A protokoll változásai 1 • A protokoll tevékenységének gyakran 80-90 %-a a rendezvény- és utazásszervezés. Mégis miben más ez, mint egy utazási iroda ? • Államot képviselnek • Szimbólumok szerepe • Vendéglátó személye: maga gondoskodik személyesen vendégéről • Kötelező ceremoniális elemek
A protokoll változásai 2 • A vezetők gyakori utazása, találkozásaik megváltoztatta magatartásukat, hozzáállásukat, többségük nem a szertartások rajongója. Általában kerülik a felesleges, céltalan időtöltést, szeretnek modernnek,dinamikusnak, hatékonynak mutatkozni. A szó régi értelmében nincs „udvari” etikett, nem emeltetik ki magukat a választóik közül. • A túlzás itt is megbosszulhatja magát: ha megszűnik a hatalmat körülvevő aura, misztérium, könnyen sebezhetővé válik a politikus, az ember. Ahol a protokoll, a szertartásrend védelme megszűnik, oda más, biztonsági megoldás kell a bekiabálók, a hajigálók, a tömeg mozgása, megindulása ellen.
A protokoll változásai 3 • A protokoll, azon belül is a szertartásrend napjainkban egyre inkább egyszerűsödik, s fő területe egyre inkább a nemzetközi érintkezésre szorul vissza. • A mindennapi munkában azonban marad a régi rutin: ültetések, menüsorok készítése, végtelen telefonálgatás, szervezés,várakozás előszobákban és repülőtereken. Így lesz lehetőségünk arra, hogy elsajátíthassuk ennek a kemény és alattomos, de szép mesterségnek az alapjait. • Az új protokollos generáció szereti úgy beállítani tevékenységét, mint egy olajozottan működő gépezetet, amelyben minden hibalehetőséget kizártak. Magukat, mint a külkapcsolatok technikusait tekintik és a „zéró hiba” az elvük.
A protokoll változásai 4 • A modern kor informatikai lehetőségei erősítik ezt a hitet: a számítógépen őrzött és bármikor előhívható, nyomtatható rangsorolt címlisták, ezek alapján szinte a számítógép készíti az asztaloknál, a dísztribünön vagy repülőgépen az ültetési tervet, állítja össze a gépkocsi beosztást. Léteznek rendezvényszervező szoftverek, s ezek alapján azt gondolhatnánk, hogy a jó protokollos, a jó protokollfőnök az, aki legmagasabb szinten űzi a szervezés technikáját. • Valójában a helyzet egy kicsit más.
A protokoll változásai 5 • A protokoll művészete ugyan megköveteli a feladatok tökéletes végrehajtását és az ehhez szükséges technikai/logisztikai segítséget, mégsem merül ki adminisztratív irányításában a dolgoknak. • A szertartások és a formák kötöttsége mögött ezernyi apróság rejtőzik, melyek csak lépésről lépésre tűnnek elő, de adott esetben az egész program sikerét fenyegethetik. • Ilyen lehet egy díszétkeztetés ültetése. Kétségtelen, hogy az adott rangsor alapján a számítógép elvégezheti a nagyját, de mindig át kell nézni, és sok mindent figyelembe véve finomítani kell rajta.
Rangsorolás gyakorlatban • A protokollsorrendet a szokásjog és hézagos jogszabályok szabályozzák, de ez csak az állami intézményekre terjed ki. Ha egy vacsorán ismert művész, akadémikus, egyházi személy kerül a meghívottak közé, máris módosítani kell a sorrenden. Figyelembe véve ugyan a protokollt, de a legfontosabb, hogy a meghívottak jól érezzék magukat. • Ennek ellenére incidensek előfordulnak, különösen a nagyköveteknél, akik lehetnek akár baráti viszonyban is, de ha rangsorolási kérdésről van szó, személyük ellen irányuló hátrányos megkülönböztetést azonnal az országuk ellen irányuló rosszindulatú akciónak fogják fel és teszik szóvá, nem egyszer elhagyva a rendezvényt és írásban tiltakozva.
Érzékenységek • A másik érzékeny kategóriát azok a személyiségek képezik, akik egyszer magas pozíciójukkal járó rangjukat elvesztvén, mégis jogot formálnak korábbi helyükre. A protokollosnak jó diplomataként meg kell mutatnia a neki járó új helyet, anélkül, hogy az illetőnek módot adna megsértődni és vitába bocsátkozni. • A hölgyek rangsorolására vonatkozó szabályok jórészt elavultak, ezért esetről esetre kell megfelelő döntést hozni. • A protokoll előtt álló legnagyobb és állandó kihívás nem annyira a bonyolult rendezvények megszervezése, hanem mindazon lehetőségek ellenőrzése és irányítása alatt tartása, amelyek a legjobban megtervezett és megszervezett eseményt fenyegetik.
Kihívások • Az államférfiak is emberi lények és elismerve a protokoll szabályok fontosságát, elfogadva a rájuk nézve gyakran terhes következményeit, ők is áldozatai lehetnek - mint bárki - a véletlennek, a félreértésnek, a pillanatnyi kihagyásnak. Ráadásul előfordulhat, hogy néha tesztelik a protokollos reakcióit, hatékonyságát. • A protokollnak pedig helyt kell állnia minden körülmények között, még a legzavarosabb helyzetben is. A jó protokollos, mint gyakran mondják, nemcsak jó szervező, de jó improvizátor is.
Bonyodalmak • A leggyakoribb, hogy ültetett vacsorai meghívóra nem válaszolnak, de megjelennek, minősített esetben feleséggel. Az elnöki vacsorára szóló meghívóra a visszajelzés 4-5 nappal előtte 30 %. Az elfogadási arány 30-50 % az eredeti listához képest. Ez igen nagy teher a protokollra nézve, nemcsak a telefonálgatás, sürgetés, hanem az időhiány, a bizonytalanság. Emiatt az ültetési terv egyre később készülhet el. • üres székek – beültetés vatta – átrendezés • gépjármű lerobbanása, késések repülőgépeknél • hölgyek öltözete • rendezvényről távozó államférfiak – séta • nemzeti sajátosságok
Hogyan lehetünk úrrá a helyzeten? • Felkészültség és gyakorlat (precedensek ismerete): – Minden akció előtt tartsunk önvizsgálatot, hogy: – mindent megtettünk-e a siker érdekében? – ellenőriztünk-e mindent és mindenkit, amit,akit kell? – a forgatókönyvön pontonként végigmenve és újra átgondolva a lehetséges hibaforrásokat: – van-e „B”, esetleg „C” tervünk? – korábbi, hasonló esetben milyen gondok adódtak velünk vagy másokkal? – Azokat mi vagy más hogyan oldotta meg?
Hogyan legyünk úrrá? • A program során legyünk résen: – soha ne rutinból dolgozzunk – minden program új program, más program, s a vendéget akkor becsüljük meg, ha képesek vagyunk (számunkra sokadik) alkalommal is teljes odaadással figyelni rá és a program folyására, – Ezzel becsüljük meg saját munkánkat és a velünk együtt dolgozók munkáját is, mert
Csapatmunka Fontossága: I. A vezető munkatársaival, akiknek alá vagyunk rendelve, akik az információt adják és a programot jóváhagyják, hagyatják. II. Mellérendelt viszonyban :a biztonsági szolgálattal, stb. III. A protokollos a programban alá rendelt érintettekkel együtt, felelősségüket megőrizve és kölcsönösen tiszteletben tartva, de a munkavégzéshez szükséges információkat megosztva lehet hatékony a munkánk • a biztonsági és a protokoll szolgálat együttműködését érintve: – a helyszínek kiválasztásánál egymás szempontjainak figyelembe vétele – a ceremóniarend kialakításánál egymás szempontjainak tiszteletben tartása – a végrehajtás során szoros együttműködés és egymás munkájának támogatása
Megbecsülés, figyelem • Az, hogy a rangban fölöttünk állónak megadjuk a tiszteletet, megbecsülést, az elég egyértelmű. • Életünket, munkánkat nagyban könnyíti, ha hasonló megbecsülést, tiszteletet tanúsítunk a velünk egyenrangú, vagy alacsonyabb rangú ember- vagy munkatársunkkal szemben is, tekintve, hogy joggal várhatunk tőlük viszonzásul megbecsülést és segítőkészséget. „Az élet hosszú.” • Így, túl azon, hogy végül magunkat becsüljük, becsültetjük meg, közös munkánk sikere nagyban függ a közreműködő „egyszerű emberek” hozzáállásától, sőt nem egyszer gépkocsivezető, hostess menti meg a rendezvényt.
Nagy emberek között, mellett • saját feladatunkat, s az eddig vázlatosan ismertetett kívánalmakat (illem, jó modor) szem előtt tartva viselkedjünk természetesen, • tisztelettudóan (méltósággal, nem alázatosan), • tapintattal, őket nem zavarva, • diszkréten, csak akkor tartózkodni hallótávolságon belül, ha szükséges,akkor szólni, ha kérdeznek vagy szükséges, • a hallottakkal. látottakkal kapcsolatban fontos a némasági fogadalom, • saját szakmai felelősségi körön belül előrelátva is segíteni a munkáját, • a környezetével szorosan együttműködve, de bizonyos határt át nem lépve tevékenykedni, • politikai, vallási, faji kérdésekben vélemény nyilvánítástól tartózkodni • nem protokollt érintő kérdésben kéretlenül tanácsot adni, • ajánlott a divat szélsőségeit kerülni, • igen hasznos a kiterjedt kapcsolatrendszer és a jó telefonkönyv, felismerni a rendezvényeken megforduló lehető legtöbb fontos embert.
A protokollos megjelenése – Általános szabályok • A hivatali megjelenés, elsősorban az öltözködés, nem magánügy. A hivatal a tisztviselőktől elvárja az adott munkahelyhez méltó megjelenést, melyhez az ott dolgozók - a hivatali célok megbecsülésének külső kifejezéseként - alkalmazkodni tartoznak. • Szem előtt kell tartani azt is, hogy a megjelenés tükrözi az illető magával és másokkal szembeni igényességét, ezért a tisztviselő, mint a hivatali célok képviselője, legyen tekintettel arra, hogy megjelenésével személyén keresztül az egész hivatalra vet kedvező vagy kedvezőtlen - fényt.
A protokollos hivatali megjelenése 2 • A megjelenés fogalma kiterjed az ápoltságra - a testi tisztálkodásra, a piperecikkek és kozmetikumok kellő használatára - az alkalomhoz illő ruházatra, annak állapotára, minőségére. • Ezzel összhangban kell lenni a kiegészítőknek és a lábbeliknek, valamint ékszereknek, illatszereknek, (sminknek) is. • Alapkövetelmény, hogy a ruházat megfelelő méretű legyen, a viseltes öltözék pedig nemkívánatos. • A hivatalban nem viselhető sem az otthoni, sem a sportos szabadidős, sem az estélyi jellegű ruházat.
Önuralom, önfegyelem, rendezett élet • • • • • • •
Ha képes rá és lehetősége van: a munka megkezdése előtt étkezzen, rendezze dolgait és tisztálkodjon, hogy kiegyensúlyozott fizikai és lelki állapotban végezhesse napi munkáját, hogy különféle testszagokkal ne terhelje környezetét, ruhatárát a napi szükségletnek megfelelően tervezze különösen ügyeljen minderre hölgy vezető mellett, hölgy vezetővel az elvárható udvariasságon túl ne éreztesse hölgy mivoltát és őrizze meg semlegességét és tárgyilagosságát.
A protokollos: a jó modor érték • Szükséges, de nem elég saját szokásaink, szűkebb környezetünk hagyományainak ismerete, célunk legyen • a művelt és udvarias, a világban otthonosan mozgó honpolgár, aki tudja, honnan jött, tisztában saját értékeivel és tiszteli másokét.
