IdőgazdálkodásHatékonyságEredményesség
Időgazdálkodás-Hatékonyság-Eredményesség
HOGY HOVÁ TARTASZ FONTOSABB, MINT AZ HOGY MILYEN GYORSAN HALADSZ! A MINŐSÉGI ÉLETHEZ VEZETŐ UTAT NEM LEHET LERÖVIDÍTENI
Az időgazdálkodás kényes téma. Azt gondoljuk, hogy az időt kellene helyesen beosztani, valójában azonban saját magunk szabályozását kell megtanulnunk. Ha úgy érezzük, semmire sincs időnk, igazából saját magunkat nem vagyunk képesek irányítani.
A jó szokások kialakítása A szokásokkal az a baj, hogy a cselekvést kiváltó inger nem tudatos, gyakran még a cselekvés is automatikus. A rossz szokások természetszerűen rossz eredményt szülnek. Ha el akarjuk hagyni rossz szokásainkat, először fel kell ismernünk, majd tudatos szintre kell hoznunk őket. Sokat ábrándoznak arról, milyen jó lenne elhagyni ezt vagy azt a rossz tulajdonságot, de igazából ennél többet nem is tesznek az ügyért. A változást valóban akarni kell. Ehhez nagy energiákat kell majd mozgósítani, és ha nincs meg a kellő akarat, már az első lépés előtt kudarcra van ítélve a kísérlet. Ha elszántad magad a változtatásra, először alaposan elemezd a viselkedésedet! Jelölj meg egy rossz szokásodat, amin változtatni szeretnél. Minden változás alapja, hogy el tudd képzelni magad a kívánt jó szokás birtokosaként. Látnod kell magad az új szerepedben a lehető legrészletesebben. Lehetséges, hogy tevékenységeid elemzésekor azt látod, hogy bizony sok mindenen változtatnod kell. Ilyenkor ne lét türelmetlen. Egyszerre csak egy szokást változtass meg!
Gyakori tévhit, hogy a sok munka garancia az eredményre. Sajnos azonban ez a legtöbb esetben nem így van. Egy hasznos segédeszköz lehet időbeosztásunk tervezésénél,de mint minden eszközt, ezt is meg kell tanulnunk helyesen használni. Az első hibába akkor esnek használói, amikor úgy érzik, hogy minden teendőjük a Fontos mezőkbe kell, hogy kerüljön. Ez természetesen nem igaz. Ha valaki úgy érzi, hogy amiket tennie kell kizárólag fontos dolgokból áll, az máris talált egy fejlesztendő területet: el kell tudni különíteni a fontos dolgokat a sürgőstől. 1
Időgazdálkodás-Hatékonyság-Eredményesség
Második hiba lehet, hogy a sürgős dolgokra koncentrálunk a fontosak helyett. Gyakran ezt még az is nehezíti, hogy az igazán fontosa dolgok ritkán sürgősek. A sürgős dolgok viszont ott világítanak és dobolnak agyunkban, amitől minden mást elfelejtünk. Ahhoz, hogy eredményeket érjünk el, először a fontos dolgokra kell összpontosítanunk.
A hatékonyság gazdasági meghatározása: Az adott eszközökkel a lehető legnagyobb jövedelem elérése, vagy adott jövedelem létrehozása a lehető legkisebb eszközráfordítással. A hatékonyság nem egyenlő a hatásosság fogalmával. A hatásosság csak az eredmények mérésén alapul, míg a hatékonyság esetében az eredmények és a ráfordítások mérése együttesen történik. Nézzük a költséghatékonyságot: a költséghatékonyság azt vizsgálja, hogy egy egységnyi nyereség elérése milyen módszerrel kerül kisebb költségbe. Az igények, elvárások minden esetben magasabbak, mint a lehetőségek. Ezért van szükség az időgazdálkodásra, a hatékonyság és eredményesség növelésére.
Hatékonyak vagyunk
Eredményesek vagyunk
amikor munkánkat jól végezzük
amikor a megfelelő munkát végezzük
Most mind a magánéletben, mind a munka során jól alkalmazható elvek, paradigmák és gyakorlatok felsorolása következik:
Tudd, hogy mi az, aminek igazán értéket tulajdonítasz, s ezek az értékek legyenek harmóniában a természeti törvényekkel!
A választás (döntés) pillanatában integritással cselekedj - ne pusztán reagálj az eseményekre!
Értékeld az embereket és használd az egymástól való kölcsönös függőségből származó szinergiát! 2
Időgazdálkodás-Hatékonyság-Eredményesség
Az életedet az alapvető emberi szükségletek és képességek (kapacitások) köré szervezd!
Létesíts egyensúlyt a legfontosabb személyes és munkahelyi szerepeid között!
Nem elég, hogy a vállalatod rendelkezik megfogalmazott küldetéssel és jövőképpel dolgozd ki személyes küldetésedet és jövőképedet!
Rendszeresen tűzz ki célokat magad elé!
Tervezz, cselekedj (vagy delegálj) - és ne feledkezz meg a követésről!
Rendszeresen tervezz (a heti perspektíva a legmegfelelőbb)!
Koncentrálj arra, hogy a fontos dolgokon munkálkodj a sürgősek helyett (és tudd, hogy mi a különbség ezek között!)!
Ha valamit meg kell tenned, próbáld azonnal megtenni (például egy papírral lehetőleg csak egyszer foglalkozz)!
Ha a tennivaló túl nagy ahhoz, hogy most azonnal végezz vele, tűzz ki egy időpontot az elvégzésére és ha szükséges oszd fel kisebb egységekre a munkát!
A kisebb, rutin jellegű tennivalókat egy csoportba gyűjtve végezd el!
Rendszeresen delegálj (adj át munkát másoknak)!
Mindennek legyen meg a helye, oda tedd a dolgokat, ahová tartoznak és ne hagyj rendetlenséget magad után (ez vonatkozik az íróasztalra is)!
Jegyezd le tennivalóidat, terveidet, ötleteidet, információidat, hogy a fejedet kreatív gondolkodásra tudd használni! Amikor rengeteg befejezetlen feladat vesz körül bennünket, érezzük a kimerültséget,
valamint az időhiányt. Ezért célszerű számba venni, beosztani feladatainkat a következők szerint, melyhez az alábbi táblázat nyújt segítséget.
I. Sürgős-Fontos - Válságok, - Égető problémák, - Határidős projektek, értekezletek, felkészülés
II. Fontos, de nem sürgős - Felkészülés - Megelőzés - Értékek tisztázása - Tervezés - Kapcsolatépítés - Valódi rekreáció - Felhatalmazás
III. Sürgős, de nem fontos - Félbeszakítás, bizonyos telefonok - Bizonyos postai vagy e-mail küldemények, jelentések - Bizonyos találkozók - Sok közeli, nyomasztó ügy - Számos népszerű tevékenység
IV. Nem fontos, nem sürgős - Apróságok, csip-csup ügyek - Bizonyos telefonok - Időrablók - „Menekülés” jellegű tevékenységek - Túlzott tévénézés
3
Időgazdálkodás-Hatékonyság-Eredményesség
1./ Sürgős és fontos feladatok – azonnal kezdjen hozzá Ezek a legfontosabbak, a napi tennivalóinknak 15 %-át teszik ki. A cél megvalósítása szempontjából azonban értékük 65%-os. Minden napra egy 1. típusú feladat jusson, mert legfontosabb tennivaló CSAK EGY VAN. Ennek a feladatnak a megvalósításával kezdjük a napot. 2./ Nem sürgős, de fontos feladatok – várhatnak A legkevésbé fontosak. Elvégzendő dolgaink 65%-át teszik ki, értékük mindössze 15%. 3./ Sürgős, de nem fontos feladat – várhat velük egy kicsit Ide tartoznak az átlagos fontosságú feladatok. A tennivalók 20 %-át teszik ki, és értékük szintén 20 %-os. 4./ Nem sürgős, nem fontos Amikor rendszerezzük feladatainkat, vagyis átgondoljuk nem befejezett tevékenységünket, fontos, hogy írjuk le őket. Mégpedig úgy, hogy azok befejezhető tevékenységek legyenek. Például: Nem befejezhető feladat: „időpontokat egyeztetni”. Helyette a befejezhető feladat: „tíz időpontot leegyeztetni”. Ez a feladat csak akkor pipálható ki, ha a tíz időpont egyeztetése realizálódott.
Teendők: 1. Befejezetlen feladatok felsorolása. 2. A táblázat segítségével rendszerezni. 3. A feladatoknak tűzzünk ki időpontokat. 4. Ahogy sorban fejezed be a befejezetlen feladataidat, eszedbe fog jutni még néhány újabb befejezetlen feladat. Ezt is írd le a listádra, hiszen nem lehet annyi befejezetlen feladattal agyunkat terhelni. 5. Minden nap szánj rá kellő időmennyiséget az elvégzetlen feladataid befejezésére. 6. Amennyiben testi tüneteket érzel, pl.: fáradtság, néhány percig foglalkozz valami mással, pl.: sétálj, szívj friss levegőt, stb. 7. Miután „sikerült elkapnod a fonalat” befejezetlen feladataid kezelésében, az fogod tapasztalni, hogy egyre jobban felgyorsulsz. Egyre gyorsabban fejezed be a feladatokat. 8. Egy idő után az is kezded érezni, hogy a korábban befejezetlen feladatok súlya egyre kevésbé nyomja a vállad, ezáltal egyre jobban felszabadulsz. 4
Időgazdálkodás-Hatékonyság-Eredményesség
Amennyiben a leírtakat olvasva az a gondolat jutott eszedbe, hogy neked nincsen elég időd és energiád ahhoz, hogy mindezt végigcsináld, ez annak a jele, hogy jelenleg rengeteg befejezetlen feladat vesz körül. Vizsgáld meg egy napi tevékenységedet. Lehet, hogy egész nap elfoglalt vagy, azonban ez nem jelenti azt is, hogy befejezel feladatokat. Szóval vizsgáld csak meg, hogy hol is megy el az időd! Tanulj meg fókuszálni a feladatra, ne engedj az időrablóknak!
„Egyszer még jó lesz valamire”
Ez a gondolat sok embert megbénít. Ugyanis amikor valamire akár tárgyra, ruhadarabra azt mondjuk, hogy „egyszer még jó lesz valamire”, az valójában egy befejezetlen feladatot jelent. Ezek a nem befejezett feladatok gátolják, megállítják a haladást. A szekrényed tele van ruhával, de ez nem azt jelenti, hogy fel tudod venni őket. Mivel tele van a szekrény, nem veszel másikat, mert nem is tudnád hova tenni. Amint a már nem használatos ruhadarabokat odaadnád pl. egy segélyszervezetnek, máris lenne helye az új ruháknak. És lám ezután kerülnek is bele új ruhák. Tehát a „ruha” feladatod azzal lenne befejezve:
amiket már nem használsz végleg
megszabadulsz tőle, hogy ne foglalja feleslegesen a helyet. Fantasztikus mekkora megkönnyebbülést tapasztalnak azok az emberek, akik kidobják a régi, nem használt dolgaikat. Valahogy az egész élet megváltozik ilyenkor. Az emberek ilyenkor megkönnyebbülést,
felszabadultságot,
nagyobb
mozgásteret,
felgyorsulást
és
jobb
kedélyállapotot tapasztalnak. Az érzelmi kötődés a régi dolgokhoz nagy csapda! Emiatt nem tudnak új dolgok bejönni az életedbe, és ezeknél a régi dolgoknál ragadsz le. Az életed ma zajlik, itt és most alakítod a jövődet. Ha túlságosan ragaszkodsz ezekhez a régi, nem használt dolgokhoz, akkor valójában ezek túlságosan a múlthoz ragasztanak. A múlt az múlt. A jelenben kell élned és a jövődet kell alakítanod.
5
Időgazdálkodás-Hatékonyság-Eredményesség
Hatékonyság növelése
Nemcsak a befejezetlen feladatok tudják felőrölni az idődet. Ha nem vagy elég hatékony, nem érsz el megfelelő eredményt, bármennyire sok időt is fordítasz rá. A befejezetlen feladataid a legtöbb esetben azért váltak befejezetlenné, mert nem voltál elég hatékony a feladat végzése során. Ha nem vagy elég hatékony egy adott feladatban, az azt jelenti, hogy nem tudod a kívánt eredményt elérni. Vagyis a hatékonyság hiánya önmagában befejezetlen feladatokat eredményez. Nézzünk egy példát: Tegyük fel az a feladat, hogy Budapestről autóval elutazz Győrbe. Elindulsz az autóval, de nem vezeted elég hatékonyan. Útközben különböző akadályok jönnek. Belemész néhány nagyobb gödörbe, megsérül a futómű, és nem tudsz tovább menni. Vagy megállsz minden sarkon kávét inni, enni, stb. Így aztán nem érkezel meg Győrbe, vagy túl későn érsz oda. Ezzel a „Budapestről utazni Győrbe” feladat a hatékony vezetés hiányában befejezetlen maradt, vagy nem megfelelő módon lesz befejezve. A hatékonyság hiánya önmagában képes azt okozni, hogy a feladataid befejezetlenek maradnak vagy rosszul lesznek befejezve. Ha maximális hatékonysággal lenne elvégezve, akkor be is lenne fejezve, időre lenne befejezve, és a megfelelő
kívánatos módon lenne
befejezve. No, de mit is jelent maga a hatékonyság? Egységnyi idő alatt mennyi eredményt sikerül létrehozni.
HATÉKONYSÁG = Eredmény / Idő EREDMÉNY = Hatékonyság x Idő
Mi az eredmény? Az eredmény, amikor egy feladat be van fejezve és a kívánt módon van befejezve.
6
Időgazdálkodás-Hatékonyság-Eredményesség
Pl.: Feladat a tíz időpont egyeztetés, Ez a feladat akkor van befejezve, amikor megvan a tíz időpont. Vagyis az eredmény akkor jelenik meg, amikor a feladat be van fejezve. Azt, hogy mennyi idő alatt tudod a tíz időpontot leegyeztetni . azaz a kívánt eredményt elérni – azon múlik, hogy mennyire hatékonyan csinálod az időpont egyeztetést. A legtöbben úgy próbálnak eredményt elérni, hogy több időt fordítanak a feladat elvégzésére. Ezzel valóban elérhető némi eredménynövekedés, de nem több, mint amennyi plusz időt fordítottak a tevékenységre. Például: Valaki napi 10 órát dolgozik, és még ráhúz 2 órát (+20%), ugyanazon hatékonyság mellett csak 20 %-al több eredményt tud elérni. Hatékonyság x Idő (120%) = Eredmény (120%) Azonban a feladatokra szánt időt nem lehet a végtelenségig növelni. Egyrészt azért nem mert egy nap 24 órából áll, másrészt azért sem, mert a feladatokra fordított idő túlzott növelése elég hamar a hatékonyság csökkenéséhez vezet. Ha például nem étkezel megfelelően, mert több időt kívánsz fordítani a munkára, valószínű éhes és fáradt leszel.
Ebből kifolyólag a hatékonyságod is
csökken. Hatékonyság (60%) x Idő (150%) = Eredmény (90%) Ha viszont a hatékonyságodat növelnéd,
akkor képes lennél
ugyanannyi, vagy kevesebb idő alatt több eredményt elérni. A hatékonyságodat akár a többszörösére is növelheted, ellenben idődet csak nagyon korlátozott mértékben tudod növelni. Az idő növelésével sosem vagy képes az eredményeidet duplájára vagy akár többszörösére növelni. A hatékonyságod növelésével azonban eredményeidet sokszorozni is képes vagy. Hatékonyság (300%) x Idő (80%) = Eredmény (240%) + (20% szabadidő) Ez tehát a kulcsa az időgazdálkodásnak. A HATÉKONYSÁG NÖVELÉSE! 7
Időgazdálkodás-Hatékonyság-Eredményesség
A hatékonyságnak van egy másik képlete is: Hatékonyság = Hajlandóság x Képzettség Hajlandóság: Egy belső hajtóerőt jelent ahhoz, hogy elvégezd a feladatot. Képzettség: Az adott feladat vagy tevékenység sikeres elvégzéséhez megszerzett elméleti és gyakorlati szaktudás. Képzettség = Szakmai elmét x Gyakorlat A hatékonyságod tehát azon múlik, hogy: 1. mennyire vagy hajlandó elvégezni a feladatokat 2. mennyire tudod, hogy mit és hogyan kell csinálnod 3. mennyire vagy képes azt megcsinálni, mert begyakoroltad A hajlandósággal az a baj, hogy külső motivációval (lelkesítéssel, ösztönzéssel) nem lehet tartósan növelni. Ugyanis a hajlandóság egy belső motiváltság, belső ösztönző-, hajtóerő.
Visszatérve az időgazdálkodáshoz: Nem azzal tudod növelni az eredményeidet, hogy több időt fordítasz a feladataidra. Azzal tudod növelni az eredményeidet, ha növeled a hatékonyságodat. A hatékonyságodat pedig azzal növeled, hogy alaposan kiképződsz (valódi szakmai elmélet és gyakorlat) és utána növeled a hajlandóságodat. A végső képlet: Hajlandóság x Szakmai elmélet x Gyakorlat x Idő = EREDMÉNY
Képződj! Akkor hatékonyabb leszel és több lesz az időd. Ha pedig úgy érzed, egy szemernyi időd sincs arra, hogy képződj, akkor még inkább képződj, mielőtt teljesen elveszi minden idődet a feladatok tengere a nem megfelelő hatékonyságod miatt.
8
Időgazdálkodás-Hatékonyság-Eredményesség
Bevétel növelése
Többen gondolják „nincs pénzem a képzésemre”. A bevételed elsősorban azon múlik, hogy mennyire tudod befejezni a feladataidat. A befejezett feladat maga az eredmény. A bevételeid pedig az elért eredmények miatt jönnek. Ha tele vagy befejezetlen feladatok tömegeivel, szét vagy csúszva és mindezek miatt alacsony a termelésed, akkor nem is lesz elegendő bevételed. Ha alacsony a bevételed, sürgősen állj neki rendszerezni feladataidat a könyv elején leírtak alapján. Ez nem kerül pénzbe, ez csak elszántság kérdése. Viszont bevételt hoz, hiszen bevételed a befejezett feladatokkal együtt növekszik. Menet közben képződj, mert növelned kell a hatékonyságodat. ⇨ Azonban ha a hajlandóságod annyira alacsony, hogy még képződni sem vagy hajlandó, nemhogy a feladatokat elvégezni, akkor nem leszel képes semmilyen irányú fejlődésre és változásra.⇦ Nincs annál csodálatosabb, amikor valaki igazán kompetens. Az igazán kompetens személy uralja és élvezi az életet. Az egész világ az övé. Az időd értékes. Ne pazarold el feleslegesen! Miért is ne lehetnél igazán sikeres és eredményes, miközben minden másra is jut időd?
9
