Statuten/h.h.reglement NAAM EN ZETEL Artikel 1. 1. De vereniging draagt de naam: Ondernemersvereniging Wekerom – De Valk. De vereniging kan zich in het maatschappelijk verkeer bedienen van de verkorte naam: “OWV”. 2. De vereniging is gevestigd te Wekerom (gemeente Ede). DOEL EN MIDDELEN Artikel 2. 1. De vereniging heeft tot doel de belangen te behartigen van de ondernemers, die gevestigd zijn binnen of in de directe omgeving van de kernen Wekerom en De Valk van de gemeente Ede. Deze doelstelling betreft de ondernemers in het algemeen en de leden van de vereniging in het bijzonder. 2. De vereniging streeft dit doel na langs wettige weg en wel voor zover mogelijk en gewenst, door: a. het bevorderen van onderling contact, overleg en samenwerking met het doel het uitwisselen van ervaringen en denkbeelden; b. het informeren van haar leden over onderwerpen, die naar het oordeel van het bestuur van algemeen belang kunnen zijn voor hun bedrijfsvoering; c. het bevorderen van het overleg tussen het gemeentebestuur, andere overheden of instanties enerzijds en de ondernemers of de vereniging als hun vertegenwoordiger anderzijds; d. het onderhouden van contacten met diverse organisaties, die het belang van de ondernemers aangaan;
e. het
gevraagd en ongevraagd uitbrengen van adviezen aan onder andere overheden, officiële en particuliere lichamen; f. het zo mogelijk vaststellen van eenzelfde gedragslijn of het innemen van een gemeenschappelijk standpunt; g. het instellen en beheren van fondsen voor speciale doeleinden; h. alle andere middelen die aan de verwezenlijking van het doel kunnen bijdragen. 3. De vereniging kan in het kader van haar doelstelling ten behoeve van de leden rechten bedingen en in rechte optreden. LIDMAATSCHAP Artikel 3. 1. Als leden van de vereniging kunnen uitsluitend worden toegelaten natuurlijke personen, rechtspersonen en personenvennootschappen zonder rechtspersoonlijkheid, welke binnen of in de directe omgeving van de kernen Wekerom en De Valk van de gemeente Ede een bedrijf dat ingeschreven is bij de Kamer van Koophandel of een vrij beroep uitoefenen. Bij huishoudelijk reglement kunnen nadere regels worden vastgesteld voor de toelating als lid. Aanmelding als lid geschiedt schriftelijk bij het bestuur. 2. Het bestuur beslist omtrent de toelating van leden. Een beslissing dient binnen drie maanden na een aanvraag ter kennis van de betrokkene te worden gebracht. Bij niet-toelating door het bestuur kan de algemene vergadering alsnog tot toelating besluiten.
BEËINDIGING LIDMAATSCHAP Artikel 4. 1. Het lidmaatschap eindigt: a. door de dood van het lid; b. wanneer het lid in staat van faillissement komt te verkeren of wanneer het ophoudt te bestaan; c. door verlies van de in artikel 3 lid 1 omschreven kwaliteit door het lid; d. door opzegging door het lid; e. door opzegging door de vereniging; f. door ontzetting. 2. Opzegging door het lid kan geschieden zonder opgave van redenen. Opzegging van het lidmaatschap kan slechts geschieden bij aangetekend schrijven aan de secretaris. Opzegging door het lid kan slechts geschieden tegen het einde van een boekjaar, waarbij een opzegtermijn van ten minste drie maanden in acht moet worden genomen. In afwijking van het vorenstaande kan een lid zijn lidmaatschap met onmiddellijke ingang beëindigen indien van het lid redelijkerwijs niet verlangd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren alsmede binnen een maand nadat hem een besluit is meegedeeld tot omzetting van de vereniging in een andere rechtsvorm of tot fusie. Een lid is niet bevoegd zijn lidmaatschap met onmiddellijke ingang op te zeggen in het geval van wijziging van geldelijke rechten en verplichtingen. 3. Opzegging door de vereniging geschiedt door het bestuur en is slechts mogelijk: a. indien een lid zijn verplichtingen jegens de vereniging niet nakomt; b. wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. 4. Ontzetting geschiedt door het bestuur en kan slechts plaatsvinden indien een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt. 5. Het bestuur brengt een besluit tot opzegging van het lidmaatschap door de vereniging en een besluit tot ontzetting onder opgave van de redenen ten spoedigste ter kennis van het betrokken lid. Hem staat binnen een maand na ontvangst van bedoelde kennisgeving beroep open op de algemene vergadering. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst. Een besluit van de algemene vergadering tot ongedaanmaking van de opzegging van of de ontzetting uit het lidmaatschap kan slechts worden genomen met een meerderheid van tenminste drie/vierde deel van de geldig uitgebrachte stemmen. 6. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een boekjaar eindigt, blijft niettemin de jaarlijkse bijdrage voor het geheel verschuldigd. LEDENREGISTER Artikel 5. Het bestuur houdt een register waarin de namen en adressen van de leden zijn opgenomen. De leden zijn verplicht er voor te zorgen dat hun adres bij het bestuur bekend is. JAARLIJKSE BIJDRAGEN Artikel 6. 1. De leden zijn gehouden tot het betalen van een jaarlijkse bijdrage, waarvan de hoogte door de algemene vergadering zal worden vastgesteld.
2. In bijzondere gevallen kan het bestuur aan leden geheel of gedeeltelijk ontheffing verlenen tot het betalen van een bijdrage. BESTUUR Artikel 7. 1. Het bestuur bestaat uit een oneven aantal van tenminste vijf personen en wordt door de algemene vergadering uit de leden benoemd. 2. Indien het bestuur tijdelijk uit minder dan vijf personen bestaat blijft het niettemin bevoegd onder gehoudenheid zo spoedig mogelijk een algemene vergadering bijeen te roepen waarin in de vacature(s) wordt voorzien. 3. Leden van het bestuur kunnen slechts zijn leden-natuurlijke personen, bestuurders en commissarissen van leden-rechtspersonen, vennoten van personenvennootschappen zonder rechtspersoonlijkheid en procuratiehouders van leden. Bij verlies van deze kwaliteit houden zij van rechtswege op bestuurslid te zijn. 4. De voorzitter wordt in functie benoemd door de algemene vergadering. Het bestuur wijst uit zijn midden een secretaris en een penningmeester aan. De functies van secretaris en penningmeester kunnen worden gecombineerd. 5. Het bestuur stelt een rooster van aftreden vast waarbij, zo mogelijk, jaarlijks een gelijk aantal bestuurders aftreedt. Een tussentijds gekozen lid treedt af aan het einde van het verenigingsjaar waarop volgens het rooster van aftreden zijn voorganger zou aftreden. Aftredende bestuurders zijn terstond herbenoembaar. 6. Een bestuurder kan te allen tijde door de algemene vergadering worden ontslagen of geschorst. BESTUURSBEVOEGDHEID Artikel 8. 1. Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging. 2. Het bestuur is mits met goedkeuring van de algemene vergadering bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen. Het bestuur is niet bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten, waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt. Het ontbreken van de goedkeuring als bedoeld in dit lid kan tegen derden worden ingeroepen. 3. Het bestuur kan adviseurs benoemen voor bepaalde tijd met specifiek door het bestuur op te dragen taken. 4. Het bestuur kan uit de leden commissies/werkgroepen benoemen die tot taak hebben bepaalde onderwerpen die het belang van de vereniging en/of de leden raken te bestuderen en daarvan verslag te doen aan het bestuur en/of de algemene vergadering. VERTEGENWOORDIGING Artikel 9. 1. Het bestuur vertegenwoordigt de vereniging, voorzover uit de wet niet anders voortvloeit. De bevoegdheid tot vertegenwoordiging komt bovendien toe aan ten minste twee leden van het bestuur, tezamen handelend. 2. In alle gevallen waarin de vereniging een tegenstrijdig belang heeft met een of meer bestuurders wordt zij vertegenwoordigd door de persoon of de personen daartoe – al dan niet
jaarlijks – door de algemene vergadering aan te wijzen. 3. Het bestuur kan volmacht verlenen aan één of meer bestuursleden, alsook aan derden om de vereniging binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen. BESTUURSVERGADERINGEN EN BESLUITEN Artikel 10. 1. Het bestuur kan alleen besluiten nemen indien de meerderheid van de bestuurders ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is. Een bestuurder kan een andere bestuurder schriftelijk volmacht verlenen tot het uitbrengen van zijn stem. 2. Iedere bestuurder heeft het recht tot het uitbrengen van een stem. Alle besluiten worden genomen met volstrekte meerderheid van stemmen. 3. Van het verhandelde in de vergaderingen worden notulen gehouden. De notulen worden door de voorzitter en de secretaris vastgesteld en ten blijke daarvan door hen getekend. 4. Het bestuur kan ook buiten vergadering besluiten nemen, mits alle bestuurders in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk, per e-mail of per telefax hun mening te uiten en geen van hen bezwaar maakte tegen deze wijze van besluitvorming. Van een aldus genomen besluit wordt onder bijvoeging van de ingekomen antwoorden door de secretaris een relaas opgemaakt, dat na medeondertekening door de voorzitter bij de notulen wordt gevoegd. BOEKJAAR Artikel 11. 1. Het boekjaar van de vereniging is gelijk aan het kalenderjaar. 2. Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de vereniging zodanige aantekeningen te houden dat daaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen van de vereniging kunnen worden gekend. 3. Het bestuur is verplicht jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een balans en een staat van baten en lasten met een toelichting op te maken. 4. Het bestuur draagt zorg dat voor de aanvang van elk jaar een begroting wordt opgemaakt. ALGEMENE VERGADERING (JAARVERGADERING) Artikel 12. 1. Jaarlijks, binnen zes maanden na het einde van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering, wordt een algemene vergadering – de jaarvergadering – gehouden. 2. In de jaarvergadering brengt het bestuur een jaarverslag uit over zijn in het afgelopen boekjaar gevoerde beleid. Het bestuur legt de balans en de staat van baten en lasten met de toelichting ter goedkeuring aan de algemene vergadering voor. Goedkeuring van de rekening en verantwoording door de algemene vergadering strekt het bestuur tot decharge voor zijn beleid voorzover dat uit die stukken blijkt. 3. Indien omtrent de getrouwheid van de stukken niet een verklaring van een accountant wordt overlegd, dan benoemt de algemene vergadering jaarlijks een commissie van ten minste twee leden, die geen deel mogen uitmaken van het bestuur. Deze commissie onderzoekt de hiervoor bedoelde stukken en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit. Het bestuur is verplicht de commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gewenste inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en inzage van de boeken en bescheiden van de vereniging te geven.
ANDERE ALGEMENE VERGADERINGEN Artikel 13. 1. Andere algemene vergaderingen worden gehouden zo dikwijls het bestuur dit wenselijk oordeelt. 2. Voorts is het bestuur verplicht een algemene vergadering bijeen te roepen op een termijn van niet langer dan vier weken, indien ten minste een/tiende gedeelte van de stemgerechtigde leden dit schriftelijk verzoekt. Indien het bestuur binnen veertien dagen aan dit verzoek geen gevolg heeft gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan. BIJEENROEPING ALGEMENE VERGADERING Artikel 14. Algemene vergaderingen worden bijeengeroepen door het bestuur onverminderd het bepaalde in artikel 13 lid 2. De oproeping geschiedt hetzij schriftelijk aan de adressen van de leden zoals deze zijn vermeld in het ledenregister hetzij door middel van een advertentie in een ter plaatse veelgelezen dagblad onder vermelding van de te behandelen onderwerpen op een termijn van ten minste zeven dagen. In geval van onverwijlde spoed kan op last van het bestuur de oproeping op kortere termijn geschieden. TOEGANG EN STEMRECHT Artikel 15. 1. Toegang tot de algemene vergadering hebben de leden die niet zijn geschorst. Een geschorst lid heeft toegang tot de vergadering waarin het besluit tot schorsing wordt behandeld en is bevoegd daarover het woord te voeren. 2. Over de toelating van andere dan in lid 1 bedoelde personen beslist de voorzitter van de vergadering. 3. Ieder lid van de vereniging dat niet geschorst is heeft één stem. VOORZITTERSCHAP/NOTULEN Artikel 16. 1. De algemene vergaderingen worden geleid door de voorzitter van het bestuur of zijn plaatsvervanger. Ontbreken de voorzitter en zijn plaatsvervanger, dan treedt een andere door het bestuur aan te wijzen bestuurder als voorzitter op. Wordt ook op deze wijze niet in het voorzitterschap voorzien, dan voorziet de vergadering daarin zelf. 2. Van het verhandelde in elke vergadering worden door de secretaris of een door het bestuur aangewezen persoon notulen gehouden. De notulen moeten uiterlijk binnen twee maanden na de dag, waarop de algemene vergadering is gehouden, voorlopig worden vastgesteld en geparafeerd door de voorzitter, de met de notulering belaste secretaris en door twee leden van de vereniging door de algemene vergadering uit haar midden op voordracht van de voorzitter daartoe aangewezen. 3. De voorlopig vastgestelde notulen worden door de eerstvolgende algemene vergadering definitief vastgesteld en ten blijke daarvan ondertekend door de voorzitter van het bestuur. De voorlopig vastgestelde notulen worden ten minste veertien dagen voor de dag, waarop de algemene vergadering wordt gehouden, neergelegd ter inzage van ieder lid tot na afloop van de vergadering. Van deze ter inzage legging wordt in de oproeping tot de algemene vergadering mededeling gedaan.
BESLUITVORMING VAN DE ALGEMENE VERGADERING Artikel 17. 1. De algemene vergadering besluit met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen, tenzij de wet of de statuten anders bepalen. 2. Alle stemmingen geschieden mondeling tenzij de voorzitter van de algemene vergadering een schriftelijke stemming gewenst acht dan wel een van de stemgerechtigden zulks voor de stemming verlangt. Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende gesloten briefjes. 3. Indien bij een benoeming geen volstrekte meerderheid is verkregen, vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten die, zo nodig met toepassing van het bepaalde in lid 3, daarvoor in aanmerking komen. Indien bij de herstemming wederom geen volstrekte meerderheid is verkregen, beslist het lot. 4. Zijn bij een benoeming meer dan twee kandidaten betrokken en heeft geen hunner de volstrekte meerderheid verkregen, dan worden twee hunner als volgt voor deelneming aan de herstemming aangewezen: a. zijn er slechts twee kandidaten die bij de eerste stemming het hoogste aantal stemmen dan wel het hoogste en het op een na hoogste aantal stemmen hebben verworven, dan komen deze voor deelneming aan de herstemming in aanmerking; b. zijn er meer dan twee kandidaten die bij de eerste stemming het hoogste aantal stemmen hebben verworven, dan wordt bij tussenstemming uit deze een tweetal kandidaten aangewezen die voor deelneming aan de herstemming in aanmerking komen; c. heeft bij de eerste stemming een kandidaat het hoogste aantal stemmen verworven doch zijn er twee of meer kandidaten die het op een na hoogste aantal stemmen hebben verworven, dan komt de eerstgenoemde kandidaat voor deelneming aan de herstemming in aanmerking, terwijl bij tussenstemming uit de groep die het op een na hoogste aantal stemmen had verworven nog een kandidaat wordt aangewezen die voor deelneming aan de herstemming in aanmerking zal komen; d. voor zover door een tussenstemming geen uitsluitsel wordt verkregen, beslist het lot. 5. Indien moet worden voorzien in een vacature in het bestuur en slechts een persoon voor de vacature kandidaat is gesteld, zal geen stemming behoeven plaats te hebben indien de algemene vergadering stemming niet nodig acht. 6. Indien de stemmen staken is het voorstel verworpen, behoudens het bepaalde in de leden 3 en 4. 7. Blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht. 8. Schriftelijke stemming vindt plaats, indien moet worden beslist over benoeming, schorsing of ontslag van personen, echter onverminderd het bepaalde in lid 4. Deze regel lijdt echter uitzondering ingeval slechts aanwijzing moet plaatsvinden van personen, die de voorlopig vastgestelde notulen zullen ondertekenen, alsmede ingeval de algemene vergadering zelf een voorzitter moet aanwijzen. Voorts vindt schriftelijke stemming plaats, indien daarom door het bestuur of door ten minste tien leden uit de vergadering wordt verzocht. 9. Het door de voorzitter van de algemene vergadering uitgesproken oordeel omtrent de uitslag van een stemming is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voorzover gestemd werd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel. Wordt onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, indien de meerderheid van de vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk -
geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming. 10. Een eenstemmig besluit van alle leden, ook al zijn deze niet in een vergadering bijeen, heeft, mits met voorkennis van het bestuur genomen, dezelfde kracht als een besluit van de algemene vergadering. HUISHOUDELIJK REGLEMENT Artikel 18. De algemene vergadering kan een huishoudelijk reglement vaststellen. Het huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met de wet noch de statuten. STATUTENWIJZIGING Artikel 19. 1. Een besluit tot statutenwijziging kan slechts door een algemene vergadering worden genomen, welke daartoe speciaal is opgeroepen met mededeling dat een statutenwijziging zal worden voorgesteld. Een besluit tot statutenwijziging kan slechts worden genomen met een meerderheid van tenminste drie/vierde deel van de geldig uitgebrachte stemmen in een algemene vergadering, waarin tenminste twee/derde van de leden vertegenwoordigd is. Is een zodanig gedeelte niet aanwezig, dan kan in een algemene vergadering, welke binnen zes weken zal moeten worden gehouden, over het bedoelde onderwerp met dezelfde meerderheid van stemmen een besluit worden genomen, ongeacht het aantal leden, dat ter vergadering vertegenwoordigd is. 2. Zij die de oproeping tot deze vergadering hebben gedaan, moeten ten minste vijf dagen voor de vergadering een afschrift van dit voorstel, waarin de voorgestelde wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage leggen tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden. 3. Een statutenwijziging treedt eerst in werking, nadat hiervan een notariële akte is opgemaakt. Tot het doen verlijden van die akte is iedere bestuurder bevoegd. ONTBINDING Artikel 20. 1. De vereniging kan worden ontbonden door een besluit van de algemene vergadering. Het bepaalde in lid 1 van het vorige artikel is van overeenkomstige toepassing. Bij het besluit tot ontbinding wordt een bewaarder van de boeken en bescheiden aangewezen. 2. Voorzover de algemene vergadering geen andere vereffenaars benoemt treden de bestuurders als zodanig op ter vereffening van het vermogen van de vereffening. 3. De vereffenaars dragen hetgeen na voldoening van de schuldeisers van het vermogen is overgebleven gelijkelijk over aan de leden. Bij het besluit tot ontbinding kan echter ook een andere bestemming aan het overschot worden gegeven door de algemene vergadering. 4. Na afloop van de vereffening dienen de boeken en bescheiden van de vereniging gedurende de wettelijke termijn te worden bewaard door de in lid 1 bedoelde bewaarder. RESTBEVOEGDHEID Artikel 21. In alle gevallen, waarin deze statuten of het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur bij meerderheid van stemmen.
Huishoudelijk reglement Ondernemersvereniging Wekerom – De Valk Versie : 06-03-2012
Inhoud 1. Inleiding 2. Bestuur 1. Samenstelling 2. Taakverdeling binnen het Bestuur 3. Bevoegdheden van de bestuursleden 4. Kandidatuur en aanstellen bestuursleden 5. Aftreden bestuursleden 6. Rooster van aftreden 3. Leden van de vereniging 1. Aanmelding leden 2. Goedkeuring lidmaatschap 4. Ledenregister 5. Bestuursvergadering en besluiten 6. Financiële administratie 1. Algemeen 2. Rapportages 3. Kascontrole 7. Algemene vergaderingen 1. Algemeen 2. Jaarvergaderingen 3. Convocatie 8. Status en beheer huishoudelijk reglement 1. Beheer 2. Status 3. Vaststelling
1. Inleiding 1. Het huishoudelijk reglement heeft als doel om te voorzien in regels, die de werkzaamheden van het bestuur en het functioneren van de vereniging in de ruimste zin des woords ondersteunen. Daarbij gaat het om: 1. éénduidigheid van beleid om in gelijke gevallen een gelijke handelswijze te hanteren; 2. efficiënte en effectieve werkwijze, zodat met zo min mogelijk inspanning doelmatig gewerkt kan worden; 3. te voorzien in die gevallen, waarin de statuten niets voorschrijven, b.v. omdat daarvoor geen wettelijke basis aanwezig is: in deze gevallen kan er door middel
van het huishoudelijk reglement gekozen worden welke werkwijze voor onze vereniging of bestuur de voorkeur geniet. 2. Het huishoudelijk reglement dient na opstellen in concept, aanpassing en vervolgens goedkeuring door het bestuur, voorgelegd te worden aan de algemene ledenvergadering voor goedkeuring, waarna het reglement formeel van kracht is en toegepast dient te worden. 3. Wijzigingen op het reglement kunnen toegepast worden op basis van bestuursbesluiten, tenzij de statuten aangeven dat hiervoor een besluit van de ledenvergadering vereist is. E.e.a. zal in voorkomende gevallen bij het betreffende artikel in het reglement vermeld worden. 4. Besluiten van het bestuur of de bestuursleden mogen niet strijdig zijn met het huishoudelijk reglement. Indien dit het geval zou zijn mag het besluit formeel niet genomen worden en dient het bestuur desgewenst eerst het huishoudelijk reglement aan te passen, alvorens het beoogde besluit alsnog te nemen.
2. Bestuur 1. Samenstelling van het bestuur 1. Statutair is vastgesteld dat het bestuur uit een oneven aantal van tenminste vijf personen moet bestaan. 2. Het bestuur verkiest omwille van ruime vertegenwoordiging en continuïteit van beleid naar een voortdurende samenstelling van zeven personen. 3. De bestuursleden vertegenwoordigen zoveel mogelijk verschillende beroepsgroepen, zoals ondernemers uit de bouw, productie, handel, automobielbranche, detailhandel, vertegenwoordigers van de zakelijke dienstverlening, vrije beroepsuitoefenaren, enz. 4. Het bestuur streeft er naar dat haar samenstelling ook een goede afspiegeling is van het verzorgingsgebied van de vereniging. 5. In het bestuur zullen niet meer dan twee vertegenwoordigers van enige beroepsgroep vertegenwoordigd zijn, e.e.a. ter beoordeling van het bestuur. 6. Het bestuur vergewist zich er van tevoren van dat kandidaat bestuursleden voldoen aan de in de statuten (Artikel 7, lid 3) voor bestuursleden gestelde eisen. 2. Taakverdeling binnen het Bestuur 1. Voorzitter: 1. leiden van de bestuurs- en ledenvergaderingen; 2. formele en informele vertegenwoordiger van de vereniging, daar waar het bestuur “acte de présence” geeft.; 3. onderhouden van persoonlijke contacten met vertegenwoordigers van overheden, publieke rechtelijke organisaties e.d.; 4. is gemachtigd zelfstandig handelend op te treden in het belang van de vereniging, met uitzondering van rechtshandelingen, en legt zonodig achteraf verantwoording af aan het bestuur. 2. Secretaris: 1. opstellen van de verslagen en actiepuntenlijsten van de vergaderingen; 2. agenderen van de vergaderingen; 3. verzorgen van in- en uitgaande post namens het bestuur en de vereniging;
4. schrijven van het jaarverslag van het bestuur voor de algemene ledenvergadering; 5. verzorgen van de notulencontrole voorafgaande aan de algemene ledenvergadering; 6. is gemachtigd zelfstandig handelend op te treden in het belang van de vereniging, met uitzondering van rechtshandelingen, en legt zonodig achteraf verantwoording af aan het bestuur. 3. Penningmeester: 1. administreren van de financiën van de vereniging met het doel een getrouw beeld te onderhouden van het geheel van bezittingen en schulden van de vereniging; 2. is verantwoordelijk voor de overzichtelijkheid, juistheid en volledigheid van de boekhouding; 3. is gemachtigd zelfstandig uitgaven te doen namens het bestuur tot een maximum van € 1.000,=. Voor grotere bedragen moet hij vooraf toestemming verkrijgen van het bestuur; 4. stelt de jaarrekening op van de vereniging met een balans en overzicht van de inkomsten en uitgaven; 5. zorgt voor het innen van de contributie van de leden; 6. opstellen van het financieel jaarverslag van het bestuur t.b.v. de jaarvergadering; 7. verzorgen van de kascontrole voorafgaande aan de algemene ledenvergadering; 8. opstellen ven begrotingen. 4. Vice-voorzitter: 1. vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid. 5. Overige bestuursleden: 1. voeren ad hoc taken uit om bestuursbesluiten uit te voeren. 3. Bevoegdheden van de bestuursleden 1. Overeenkomstig artikel 9, lid 1 tm. 3 van de statuten hebben individuele bestuursleden de bevoegdheid de vereniging en het bestuur slechts informeel te vertegenwoordigen. 2. Formele bevoegdheden, b.v. voor het doen van rechtshandelingen, worden door tenminste twee bestuursleden gezamenlijk uitgeoefend. Deze bevoegdheid zal door het bestuur d.m.v. een bestuursbesluit worden verleend en als zodanig b.v. in de notulen van de vergadering, waarin dit besluit is genomen, worden vermeld, of anderszins schriftelijk worden vastgelegd. 3. Indien één bestuurslid gemachtigd wordt namens het bestuur op te treden zal deze volmacht door het bestuur d.m.v. een bestuursbesluit worden verleend. Deze volmacht moet op schrift worden gesteld en dient als bewijs van het bestuursbesluit ondertekend en gedateerd te worden door de voorzitter en de secretaris of de eventuele plaatsvervanger(s) van (één van) beiden. 4. Kandidatuur en aanstellen bestuursleden 1. Het bestuur zal in haar vergadering uiterlijk drie maanden voor de algemene ledenvergadering vaststellen welke bestuursleden aftreden c.q. al of niet herkiesbaar zijn, e.e.a. overeenkomstig het rooster van aftreden.
2. Het bestuur inventariseert een zgn. “groslijst’ van kandidaten, die men zou willen benaderen voor kandidaatstelling als bestuurslid. De bestuursleden verdelen onderling de taken wie welke potentiële kandidaten zal benaderen. 3. In de volgende bestuursvergadering(en) zal, op basis van de verkregen reacties, besloten worden welke kandidaten voorgedragen worden aan de algemene ledenvergadering. 4. Leden van de vereniging kunnen zich aanmelden als kandidaat bestuurslid. Het kandidaat bestuurslid moet zich daarvoor uiterlijk 48 uur voor het begin van de algemene ledenvergadering aanmelden bij de secretaris van het bestuur. 5. Aftreden bestuursleden 1. De bestuursleden treden af na verloop van hun zittingsperiode van 4 jaar overeenkomstig het opgestelde rooster van aftreden. 2. De bestuursleden zijn terstond en onbeperkt herkiesbaar, overeenkomstig artikel 7, lid 5 van de statuten. 6. Rooster van aftreden 1. Zie Bijlage I: “Rooster van aftreden bestuursleden OWV” 2. Wijzigingen in het rooster van aftreden behoeven geen goedkeuring van de algemene ledenvergadering.
3. Leden van de vereniging 1. Aanmelden leden 1. De leden kunnen zich aanmelden door het invullen en ondertekenen van het inschrijfformulier. 2. Mondelinge aanmeldingen hebben geen formele status en worden niet als zodanig behandeld. 2. Goedkeuring lidmaatschap 1. Het bestuur neemt in de eerstvolgende vergadering, maar uiterlijk binnen drie maanden na de datum van aanmelding, hiervan kennis en beslist over toelating. 2. De aanmelding wordt zonder voorbehoud goedgekeurd als het aspirant lid voldoet aan de eisen, zoals geformuleerd in artikel 3 van de statuten, tenzij het bestuur op enig moment nadere regels op dit gebied vaststelt. Deze laatste regels zullen onderdeel uitmaken van het huishoudelijk reglement en behoeven de goedkeuring van de algemene ledenvergadering. 3. Het bestuur stuurt het aspirant lid een bericht van toelating, eventueel afwijzing. 4. In het geval van afwijzing zal het bestuur de redenen van de afwijzing vermelden. Indien het aspirant lid hiertegen in beroep gaat bij het bestuur zal het besluit éénmaal heroverwogen worden.
4. Ledenregister 1. Het bestuur onderhoudt een ledenregister, waarin opgenomen is: 1. naam van de onderneming; 2. adres en vestigingsplaats; 3. contactpersoon voor de vereniging; 4. telefoon- en faxnummers;
5. e-mailadres van de contactpersoon. 2. De gegevens van het ledenregister zijn slechts beschikbaar voor de bestuursleden en zijn bedoeld voor het uitvoeren van bestuurstaken en verenigingswerkzaamheden. De gegevens uit het register zijn niet beschikbaar voor derden en worden niet voor andere doeleinden aangewend. 3. Individuele leden van de vereniging, die zich op energelei wijze ten dienste van de vereniging hebben gesteld, kunnen bij het beëindigen van het lidmaatschap door het bestuur benoemd worden tot erelid.
5. Bestuursvergaderingen en besluiten 1. De secretaris stelt voor de bestuursvergaderingen een agenda samen en zend deze tijdig toe aan de bestuursleden, samen met het door hem opgestelde besprekingsverslag van de laatste bestuursvergadering. 2. Dit verslag ligt in de eerstvolgende bestuursvergadering ter goedkeuring voor. Na bespreking van het verslag door het bestuur wordt dit, al of niet voorzien van de afgesproken correcties en aanvullingen, formeel vastgesteld, ten teken waarvan het verslag door de voorzitter en secretaris wordt getekend en gedateerd.. 3. In het verslag wordt tenminste opgenomen: 1. plaats en tijdstip van de vergadering; 2. opsomming van de aan- en afwezige bestuursleden; 3. de besproken onderwerpen; 4. de genomen besluiten; 5. opsomming van de onderwerpen, die vervolg vereisen en door welk bestuurslid, de zgn. actiepuntenlijst. 4. Formele besluiten van het bestuur worden direct van kracht op het moment dat het besluit wordt genomen en niet pas nadat het verslag is goedgekeurd.
6. Financiële administratie 1. Algemeen 1. De penningmeester van het bestuur voert namens het bestuur de financiële administratie met het doel om tenminste te voldoen aan hetgeen in artikel 11 van de statuten staat vermeld. 2. Het boekjaar van de vereniging komt overeen met het kalenderjaar. 3. De informatie uit de financiële administratie is, behoudens hetgeen hierover in de ledenvergaderingen wordt gerapporteerd, slechts toegankelijk voor leden van het bestuur. 2. Rapportages 1. Na het einde van het boekjaar stelt de penningmeester een overzicht op van de baten en lasten van het voorgaande boekjaar. Daarnaast wordt een overzicht opgesteld van de bezittingen en schulden per einde van het boekjaar. Beide rapportages moeten volledig en overzichtelijk zijn en dienen de werkelijkheid weer te geven. 2. In incidenteel gevallen, b.v. op verzoek van derden, zal de penningmeester een formele balans op (laten) stellen.
3. Voor de aanvang van elk jaar stelt de penningmeester een begroting op voor het komende jaar (zie artikel 11 lid 4 van de statuten). 4. Alle rapportages worden voorgelegd aan de algemene ledenvergadering ter goedkeuring. Voorafgaand hieraan zal de penningmeester, uiterlijk in de laatste bestuursvergadering voorafgaand aan de jaarvergadering, deze stukken ter goedkeuring voorleggen aan het bestuur. 3. Kascontrole 1. Jaarlijks wordt de financiële administratie tijdig vóór de jaarvergadering gecontroleerd door twee leden van de vereniging, de zgn. kascontrolecommissie. 2. De commissie controleert de financiële administratie en kas op aanwezigheid, volledigheid en juistheid. 3. De commissie stelt een rapport op overeenkomstig het door het bestuur vastgestelde model. 4. De commissie rapporteert over hun bevindingen in de jaarvergadering. 5. De leden van de kascontrolecommissie worden benoemd door de jaarvergadering na de oproep van de voorzitter aan de vergadering. 6. In verband met de noodzakelijke continuïteit en onafhankelijkheid treden de twee leden van de commissie aan voor twee jaren. 7. Jaarlijks treedt één lid van de commissie af en benoemt de algemene ledenvergadering ter vervanging één nieuw lid. 8. Een lid van de kascontrolecommissie is niet herkiesbaar. 9. Bestuursleden dienen zich te onthouden van het werven van kandidaten voor de kascontrolecommissie, behalve hetgeen procedureel noodzakelijk is tijdens de jaarvergadering.
7. Algemene vergaderingen 1. Algemeen 1. De algemene vergaderingen worden geleid door de voorzitter van het bestuur of dien plaatsvervanger. 2. Van elke algemene vergadering worden notulen gemaakt. 3. Voor verdere statutaire regels wordt hier verwezen naar artikelen 12 tm. 17 van de statuten. 2. Jaarvergadering 1. Op de jaarvergadering worden, in overeenstemming met de statuten, tenminste de volgende onderwerpen behandeld: 1. jaarverslag van het bestuur door de secretaris; 2. notulen van vorige algemene ledenvergaderingen, voor zover zij nog niet zijn vastgesteld; 3. notulencommissie: 1. benoeming twee leden van de notulencommissie (zie statuten artikel 16, lid 2.); 4. financieel jaarverslag van de penningmeester: 1. overzicht van de kosten en baten; 2. overzicht van de bezittingen en schulden; 3. begroting voor het lopende jaar;
5. kascontrolecommissie: 1. rapportage over het afgelopen jaar; 2. benoeming nieuw lid van de kascontrolecommissie; 6. décharge penningmeester voor het gevoerde beleid; 7. aftreden en benoeming bestuursleden; 8. overzicht ledenbestand; 9. overzicht van de plannen en activiteiten voor het komende jaar; 10. goedkeuring wijziging statuten (mits aan de orde); 11. toelichting op het huishoudelijk reglement (mits aan de orde). 3. Convocatie 1. Zie “Bijeenroeping Algemene Vergadering”, artikel 14 van de Statuten. 2. In afwijking van dit artikel in de statuten staat het de secretaris vrij voor de convocaties gebruik te maken van de e-mailadressen van de leden, zoals die in het ledenregister zijn opgenomen. 3. In het geval er geen e-mailadres van een lid bekend is zal een convocatie per gewone post worden verzonden. 4. De secretaris mag afzien van het plaatsen van advertenties ter convocatie 5. Het bestuur verplicht zich bij de eerst volgende statutenwijziging artikel 14 dienovereenkomstig aan te passen.
8. Status en beheer huishoudelijk reglement 1. Status 1. De eerste complete versie van dit huishoudelijk reglement is goedgekeurd in de bestuursvergadering d.d …… 2. De eerste complete versie van dit huishoudelijk reglement is goedgekeurd in de algemene ledenvergadering op d.d. 13 april 2010. 3. Dit huishoudelijk reglement is gewijzigd en aangevuld m.b.t. artikel 7 “Algemene vergaderingen”, lid 7.3. “Convocatie” en is goedgekeurd in de bestuursvergadering op d.d. …………. 4. De volgende gewijzigde versie van dit huishoudelijk reglement is goedgekeurd in de algemene ledenvergadering op d.d. ……………. 2. Beheer 1. Na goedkeuring van het huishoudelijk reglement worden twee exemplaren geparafeerd en ondertekend door de voorzitter en de secretaris van het bestuur. 2. De secretaris bewaart de getekende exemplaren in het archief van het bestuur 3. Vaststelling Aldus vastgesteld door de algemene ledenvergadering van de Ondernemersvereniging Wekerom – De Valk te Wekerom: A.T. van Driesten Voorzitter R.N. Dantuma – Duits Secretaris
