Hetnieuwefinancieren, contracteren&inkopen! Eeninteractievetoekomstvisieophetbeheersbaarhoudenvaninkoop binnenhetsocialedomein.
1
2
Inhoud 1.
Controle bestaat niet meer
2.
Anders denken en werken
3.
Resultaatgericht werken, monitoren en bijsturen
4.
Vraaggericht inkopen in de praktijk
5. Over PIANOo, De Have kennisdelers, Robbe & Partners en Stipter 6.
3
Meer informatie, reageren en aanmelden bijeenkomsten
1.Controle bestaat niet meer De informatie in dit rapport is bestemd voor iedereen die belang heeft bij het efficiënt, effectief en klantgericht organiseren van maatschappelijke ondersteuning. Binnen de Wmo maar eigenlijk over het gehele sociale domein heen.
Bent u werkzaam binnen gemeenten en verantwoordelijk voor beleidsvorming, inkoop of de dagelijkse uitvoering van de Wmo? Met de transities van persoonlijke begeleiding, verzorging, de Participatiewet en Jeugdzorg heeft u er de komende jaren uitdagende taken bij. Extra uitdagend vanwege de grote bezuinigingen waarmee de decentralisaties gepaard gaan.
Laten we daarbij de wens om op maat, gekanteld en integraal te werken niet vergeten. Met de Wmo beogen we problemen van burgers- die onvoldoende deel kunnen nemen aan de samenleving- te compenseren. De Wmo staat echter niet op zichzelf maar maakt onderdeel uit van een breed sociaal domein. Een domein dat draait op en rond mensen.
Inwoners die we meer bewust willen maken van hun eigen kracht, hun sociale netwerk, algemene en collectieve voorzieningen en de mogelijkheid tot individuele compensatie.
Zorgverleners die vanuit hun jarenlange ervaring het beste kunnen beoordelen welke aanpak werkt bij welke mensen.
En als laatste uw medewerkers die zich (terecht) afvragen hoe zij de toenemende complexiteit het hoofd moeten bieden. Met minder geld, meer doen staat voorop. Maar kun je met minder geld wel meer doen?
Het antwoord daarop is ja!
4
Wekunnendietoenemendecomplexiteitaan.Deformule? • accepteer alle onzekerheden, laat los; • leg de regie bij uw inwoners; • omarm het specialisme van de zorgverleners; • investeer in flexibel financieren, flexibel contracteren en de mogelijkheid tot maatwerk; • maak onderhandelen, monitoren en bijsturen tot uw belangrijkste kerncompetenties.
Watwillenwemetditrapport? Het geeft de toekomstvisie weer van PIANOo, DE Have Kennisdelers, Robbe & Partners en Stipter. Met dit rapport willen we een discussie op gang brengen. We willen u uitdagen om anders te kijken naar de toekomst van Wmo, het sociale domein en uw rol als gemeente. Onze visie is niet in beton gegoten. We bieden u inspiratie en een ander geluid op weg naar vernieuwing. Hebben wij de wijsheid in pacht? Nee, maar samen met u kunnen we die wel vergaren. Laten we ‘kan niet’ buiten de deur houden en ’samen onderzoeken’ met open armen ontvangen.
Uwinputtelt! We willen u uitdagen om anders te kijken naar de toekomst van de Wmo, het sociale domein en uw rol als gemeente.
We organiseren bijeenkomsten
Graag horen we hoe u er tegenaan kijkt. Uw blik op de
waar we samen met u van ge-
toekomst van inkopen binnen het sociale domein, gaan we
dachten wisselen. De resultaten
verwerken in dit rapport.
delen
we
breed
met
uw
collega’s bij andere gemeenten. Bijvoorbeeld via het levende document dat nu voor u
Alles begint bij een open geest, vertrouwen en samenwerken!
5
ligt. En uiteraard via diverse sociale media.
2.Andersdenkenenwerken Onbekend maakt onbemind, zo luidt het gezegde. “What you see is all there is”, zegt Professor Kahneman. We begrijpen het onbekende niet, we zien het niet en we vinden het meestal niet leuk. Het onbekende lijkt onbeheersbaar. We missen de controle en worden zenuwachtig. Dat is geen fijn gevoel.
Sommigen ontkennen het ‘onbeheersbare’ en doen net of het wel beheersbaar is. Ze ondernemen geen enkele actie. Anderen gaan daadkrachtig aan de slag om het ‘onbeheersbare’ te overmeesteren. Voor beide groepen geldt dat zij hun visie en aanpak uiteindelijk vastomlijnd verankeren in een meerjarig beleidsdocument. Met als belangrijkste doel: het vastzetten van een - bij voorkeur door iedereen gedeelde - stip op de horizon. Daarmee doen ze een poging om een zekere toekomst te creëren.
Kom,wegietenhetinbeton Op zich is er niets mis met het uitspreken en samen delen van een droombeeld. Of het zetten van een stip op de horizon. We gaan er alleen in de meeste gevallen uitermate star mee om. Dat is de visie dan, zo moet het beleid blijven en deze regels gelden nu en altijd. Als er dan onverhoopt iets verandert en de visie niet meer klopt, starten we het gehele traject gewoon weer opnieuw op. We maken een nieuwe visie en bedenken een nieuwe aanpak waarmee het nu zeker gaat lukken.
Illusie Zo blijven we onszelf overtuigen van de illusie van een zekere toekomst. Die vaste stip aan de horizon waar we in een rechte lijn op afstevenen. Helaas, we kunnen de politiek, de maatschappij en het draaien van de wereld niet beheersen. Het punt aan de horizon is nooit voor iedereen gelijk en is daarom niet te fixeren. Laat staan dat we er in een rechte lijn op aan kunnen vliegen.
Waarom accepteren we binnen het sociale domein de verschillende zienswijzen, complexiteit en onbeheersbaarheid eigenlijk niet? Waarom proberen we levend materiaal - het gaat uiteindelijk altijd om mensen - onwrikbaar in beton of wel een visie te gieten? Waarom bewegen we niet mee met de steeds veranderende maatschappij?
6
Timmer gewoon een tafel
Vergelijk het met een timmerman die houten delen met veel ijver bij elkaar brengt. Met schroeven en spijkers wordt een waar kunstwerk afgeleverd in de vorm van een hoogwaardige tafel. Tijdens dit proces weet de timmerman dat hij werkt met levend materiaal. Materiaal dat hij nooit helemaal kan beheersen.
De tafel is robuust en staat als een huis. Toch heeft de tafel onderhoud nodig. Het hout is levend materiaal. De luchtvochtigheid en luchtkwaliteit, maar ook ouderdom beïnvloeden het wel en wee van de tafel. Scheuren en barsten zijn niet te voorkomen, wel te herstellen. De timmerman accepteert de werking en charme van het materiaal. Hij houdt zijn gereedschap gewoon binnen handbereik.
Tegenover onbeheersbaarheid staat volgens ons flexibiliteit 2.1 Kritisch kijken naar rollen Flexibiliteit en loslaten, dat klinkt bijna te mooi om waar te zijn. Als we heel eerlijk zijn ook een beetje zweverig en ongrijpbaar. Dat is het echter niet. Het vraagt om anders denken. En in eerste instantie om anders te kijken naar de rol van uw inwoners, uw maatschappelijke partners en uw eigen rol als gemeente.
Onze visie op uw nieuwe rol: • uw inwoner is uw nieuwe inkoper; • werk samen met alle mogelijke zorgverleners; • werk resultaatgericht, houdt toezicht en stuur bij.
7
2.1.1 Uw inwoner is uw nieuwe inkoper Als we het hebben over de “Kanteling”, dan hebben we over containerbegrippen als zelfredzaamheid, eigen kracht, sociaal netwerk, participatie, algemene of collectieve voorzieningen. Laten we eerlijk zijn. Samengevat hebben we het gewoon over kosten besparen. Cliënten meer zelf laten doen - desnoods met hulp - en het verwijzen naar goedkopere ‘voorzieningen’, levert onderaan de streep geld op.
Cultuurverandering Is dit uitgangspunt verkeerd? Nee, het moet en kan anders. We hebben in Nederland een systeem ontwikkeld waarbij het qua rechten niet op kon. Die tijd is voorbij. We staan niet los van elkaar en leveren allemaal een bijdrage aan de maatschappij. Het systeem hebben we echter niet binnen één nacht veranderd. Het gaat om cultuur, normen en waarden. Het gaat om het begeleiden van deze verandering richting burgers en maatschappelijke partners. Het opnieuw vaststellen en overdragen van verantwoordelijkheden.
Koopt u al gekanteld in? Gekanteld werken Zwart-wit gesteld interpreteren veel gemeenten volgens ons de ‘Kanteling’ als het ontzeggen van de toegang tot individuele compensatie en voorzieningen. Dat kan toch nooit de bedoeling zijn? Volgens ons gaat het niet om het beperken van toegang. Het gaat om het faciliteren van eigen regie, zelfsturing en het bij elkaar brengen van vraag en (kwalitatief) aanbod.
Waar u naar zoekt is de beste oplossing op maat voor elke inwoner die dat nodig heeft. Adequate ondersteuning met maximale keuzevrijheid tegen beheersbare kosten, dat is het eigenlijke doel
Gekanteld inkopen Wij denken dat termen als zelfredzaamheid, eigen kracht en regie nu nog te beperkt geïnterpreteerd worden. Qua inkoop kunnen we daar volgens ons best een stapje verder in gaan. Waarom laat u uw inwoners – daar waar het kan- niet zelf direct zaken doen met door u geselecteerde en vooraf objectief beoordeelde leveranciers. Dan geeft u ze echte keuzevrijheid en eigen regie. Bovendien leidt het tot meer bewustwording met betrekking 8
tot de kosten van ondersteuning en gevoel van controle op hun kwaliteit van leven.
Samen op weg naar ‘patient empowerment’
Gemeentealspoortwachterenwaarnodigregisseur We horen u denken: “kan niet!”. Laten we toelichten hoe wij uw nieuwe rol zien. En hoe deze rol zich verhoudt tot het nieuwe financieren, contracteren en inkopen van maatschappelijke ondersteuning. Wij dichten u een belangrijke taak toe als ‘poortwachter’ van de Wmo en het sociale domein.
Uwgemeente: • selecteert continu alle mogelijke leveranciers en toetst hun specialisme en kwaliteit; • begeleidt inwoners bij het bepalen van hun feitelijke probleem; • informeert burgers openbaar over alle mogelijke algemene,
“We hebben het hier primair over de verschuiving van productgericht naar vraagen resultaagericht inkopen.
collectieve en individuele voorzieningen; • compenseert alleen financieel als dat echt noodzakelijk is bijvoorbeeld via een persoonsvolgend of persoonsgebonden budget; • faciliteert een (virtuele) ontmoetingsplaats waar inwoners en leveranciers elkaar ontmoeten (gereguleerde ’marktplaats’) • laat inwoners zelf (of met mantelzorg) de inkoop van individuele ondersteuning regelen waar dat echt noodzakelijk is én kan; • verzorgt de inkoop van individuele voorzieningen alléén nog voor echt niet zelfredzamen. • bewaakt de sector en het welzijn van uw inwoner(s) m.b.v. managementinformatie en stuurt bij waar nodig.
9
Daarnaast gaat het om het verschuiven van rollen waar dat kan. Maak het mogelijk voor het grootste deel van uw inwoners om zelf de best passende ondersteuning in te kopen”.
Wijszedeweg Focus als gemeente op het wegwijs maken van burgers binnen het nu nog mistige land van leveranciers. Help ze bij het achterhalen van het werkelijke probleem samen met daarvoor speciale uitgeruste instanties. Ondersteun uw inwoners financieel en/of qua inkoop waar het echt noodzakelijk is.
Zorg voor goede informatie over de beschikbare voorzieningen of het nu gaat om algemeen, collectief of individueel. Scheid het kaf van het koren qua leveranciers voor ze. En laat ze zelf ‘onderhandelen’ met de leveranciers van hun keuze om uiteindelijk zelf de best passende ondersteuning in te kopen.
Laat de inkoop waar mogelijk los en help waar dat echt noodzakelijk is! Dan is pas echt sprake van een ‘Kanteling’! Focusop20% Kunnen al uw inwoners zelf inkoper worden? Nee, maar wel het merendeel schatten wij in. Stel 80% van uw inwoners kan zelf - of met hulp van mantelzorgers- de best passende ondersteuning organiseren. Dan heeft u uw handen vrij om de andere 20% die afhankelijk is van sterk specialistische zorg en begeleiding maximaal te helpen. Natuurlijk staat u ook altijd aan het roer in situaties waarin de veiligheid van de betreffende inwoner of bijvoorbeeld het kind in gevaar zijn (high risk).
“U hebt de cruciale taak om
2.1.2Samenwerkenmetallemogelijkeleveranciers
door selectief en flexibel te contracteren- het kaf van het koren voor uw inwoners te scheiden”.
Uw inwoner is straks dus de nieuwe inkoper. Welke rol speelt u als gemeente (in het bijzonder uw inkopers) dan nog richting de leveranciers. Moet u de ‘markt’ volledig loslaten?
Nee, dat vinden wij niet. Iemand moet het proces en de kwaliteit onafhankelijk bewaken en vernieuwing faciliteren. Bovendien blijft u de rekening betalen voor een deel van uw inwoners. 10
>> 2.1.2.1 Gevolgen voor financieren U krijgt door de transities te maken met een toename van: • klanten; • meervoudige problematiek; • zorgsoorten; • en (kleine, specialistische) leveranciers.
Dat is niet niets. Om deze toenemende complexiteit te beheersen volgen veel gemeenten de bekende weg. Ze willen slechts een beperkt aantal leveranciers contracteren of kiezen voor de vertrouwde subsidieregeling. Wij vinden dat echter niet de beste oplossing. Waarom niet? Omdat het lijnrecht tegenover het stimuleren van maatwerk en keuzevrijheid staat.
Iets te kiezen! U helpt uw inwoners door vooraf zoveel mogelijk kwalitatieve en gespecialiseerde leveranciers te contracteren en toe te laten tot de virtuele ontmoetingsplaats. Dan hebben uw inwoners iets te kiezen, iets te onderhandelen en meer kans op maatwerk door een echte specialist. Bovendien verdwijnen de wachtlijsten grotendeels of zelfs volledig.
Wie betaalt? Wij gaan er vanuit dat u het grootste deel van uw leveranciers niet langer zelf betaalt. Dat doen uw inwoners met eigen geld of met geld dat zij van u krijgen ter financiële compensatie. We zeggen bewust het grootste deel van uw leveranciers.
U zult een klein deel wel zelf betalen bijvoorbeeld daar waar de problematiek dusdanig is dat specialistische hulp noodzakelijk is. Het gaat dan om de zwaardere gevallen waar intensieve begeleiding geboden is. Of om hulp die regionaal en zelfs provinciaal wordt ingekocht (Jeugdzorg). Volgens ons gaat dat echter grofweg om 20% van alle klanten die u straks aan uw balie krijgt.
We willen nogmaals benadrukken dat de gemeente aan het roer blijft staan waar het sterk specialistische ondersteuning betreft. Dat geldt ook als de veiligheid van de betreffende inwoner(s) in gevaar is en er dus sprake is van een hoog ingeschat risico.
11
Onderstaand schema maakt helder hoe wij het nieuwe financieren en uw rol daarbinnen zien:
Sterk specialistisch en/of hoog risico Overige zorg en participatie > vaste contracten / arrangementen
> diversiteit en innovatie
> gemeente aan het roer
> raamcontracten met alle aanbieders
> bijvoorbeeld ZG, Jeugdreclassering, e.d. > maatwerk en individuele inkoop
> klant of waarnemer aan het roer, tenzij...
>> 2.1.2.2 Het nieuwe contracteren Samenwerken met alle mogelijke leveranciers, dat vergt wat van uw contractmanagement. Met de transities komen er namelijk een veelvoud aan leveranciers bij. We gaan van zes leveranciers voor bijvoorbeeld huishoudelijk hulp naar misschien wel zeventig voor begeleiding. Wat betekent dat voor het contracteren of aanbesteden?
We onderkennen grofweg de volgende twee methoden van aanbesteden: • Klassiek; concurrentie in contractering, beperking van aanbod • Bestuurlijk; concurrentie in de uitvoering, onbeperkt aanbod
Het gaat te ver om ze in dit rapport uitgebreid te behandelen. Er is in dit kader geen sprake van een goede of foute methodiek. Er is alleen sprake van meer of minder flexibiliteit en faciliteren van keuzevrijheid. Vanuit onze visie gedacht, willen wij het belang van flexibel contracteren benadrukken. Sterker nog, de aanbestedingswet die op 1 april 2013 is ingegaan lijkt dit zelfs voor te schrijven.
Flexibel contracteren als uitgangspunt Maak het mogelijk om gaandeweg partijen toe te laten treden en uit te sluiten qua contracten en deelname aan de ontmoetingsplaats. Zorg voor ruimte om mee te bewegen met de vraag van uw inwoners en de veranderende omgeving. Stimuleer een breed aanbod om maatwerk te realiseren.
12
“Geef lokale, kleine en nieuwe leveranciers meer kans om hun diensten te leveren. Zonder dat zij daarvoor jaren moeten wachten tot u besluit opnieuw aan te besteden.
Waaromflexibel?
De praktijk bewijst, het levert u een hogere klant-
Flexibel contracteren zorgt voor geleidelijke verschuivingen in de markt.
tevredenheid op. Niet in
Bestaande aanbieders voldoen altijd wel aan de door u gestelde kwaliteitseisen.
de laatste plaats door het
Zo voorkomt u schoksgewijze veranderingen zoals destijds met huishoudelijke
wegvallen van wachtlijsten”.
hulp. In de loop der tijd krijgen alle partijen de kans om hun organisatie aan te passen aan de nieuwe situatie na de transitie.
Nieuweaanbestedingswet Vergeet overigens niet dat de nieuwe aanbestedingswet u verplicht om waar mogelijk niet geclusterd in te kopen. U moet het MKB meer kans gunnen. Als u Jeugdzorg, begeleiding en verzorging alleen uitzet onder conglomeraten dan verwachten wij juridische problemen. Het aantal kleinere, gespecialiseerde leveranciers stijgt enorm met het oog op de transitie. Voorkomen is beter dan genezen in dit geval.
Langetermijnrelaties Waar u ook voor kiest, ga met al uw leveranciers bij voorkeur een langdurige relatie aan. Continuïteit en stabiliteit in de relatie geeft rust voor alle partijen. Daarbij stimuleert u innovatie gebaseerd op vertrouwen en wederzijds respect.
Om direct een misverstand de kop in te drukken: een relatie aangaan betekent niet dat een contract met elkaar minder belangrijk wordt. Goede samenwerking valt of staat met goede afspraken. In de praktijk blijkt dat de kwaliteit van contracten nog wel eens te wensen overlaat. Het gaat om grote belangen en veel geld. Zakelijkheid is op zijn plaats. Zeker nu de wereld om ons heen voortdurend veranderd, is het dus essentieel om contractueel heldere, zakelijke en toch flexibele afspraken met elkaar te maken. 13
“Productinkoop en standaar-disatie past niet in het nieuwe denken. We willen maatwerk en een totaalpakket aan de inwoners bieden. Dat betekent vraag – en resultaatgericht inkopen. Het credo is één gezin, één plan, één regisseur. Als gemeentelijke regisseur wijzen we in de praktijk wel eens één of twee zorgverleners aan als hoofdaannemer. Die regelen
>> 2.1.2.3 Met het oog op maatwerk
de rest. De vraag is of dit in
Bij contractmanagement speelt een belangrijke trend. De vraag naar maatwerk. Binnen het
het belang is van de inwoner.
sociale domein denken we nog veel te veel vanuit de inkoop van voorzieningen, producten
We praten met elkaar over
en diensten. Dat is ook het meest eenvoudig binnen het huidige systeem. Als we leveranciers
wijkgericht werken en meer eigen regie voor de
vragen om hun product te omschrijven en daar een prijs aan te hangen, dan kiezen we
inwoner. Waarom zien wij
feitelijk voor standaardisatie. Dat heeft als voordeel dat de prijs-kwaliteitsverhouding
dat dan vrijwel nergens
gegarandeerd is.
terug in de gehanteerde inkoopstrategie”?
Volgens ons moeten we vanaf nu echt anders gaan inkopen en contracteren. Niet op basis van product of dienst maar op basis van expertise en gestelde kwaliteitseisen. Maatwerk vraagt om keuze en specialistische expertise. Daarom vinden wij het van belang dat u bij het contracteren geen enkele goede potentiële leverancier op voorhand uitsluit.
Van raamcontract naar cliëntcontract Hoe wij het nieuwe contracteren zien? Zoals eerder benoemd moet u volgens ons alle goede leveranciers - over alle mogelijke zorgsoorten heen- vooraf allemaal contracteren in een raamcontract. Beperk u niet tot slechts een paar zorgverleners. Uiteraard stelt u in het bestek vast aan welke eisen de zorgverleners moeten voldoen. Maak het mogelijk voor zorgverleners om tussentijds toe en uit te treden.
14
Vraaggericht inkopen Vervolgens laat u uw inwoner zelf (of met hulp) zijn vraag (integraal) definiëren en uitzetten op de ontmoetingsplaats. Na het uitzetten van de case op de ontmoetingsplaats, kunnen -de vooraf gecontracteerde- leveranciers zelf bepalen welke hulp en ondersteuning zij voorstellen en tegen welke prijs. Zo benut u de expertise van uw leveranciers voortaan volop. Op één vraag kunt u meerdere goede antwoorden verwachten. De aanpak met de beste prijs/kwaliteitsverhouding krijgt de opdracht gegund. Wij noemen dat micro-aanbesteding. U sluit eigenlijk naast het raamcontract een zorgcontract per cliënt.
Uiteraard lenen niet alle cases zich om aangeboden te worden op een (gereguleerde) marktplaats. Simpelweg omdat het aantal leveranciers beperkt is, de benodigde ondersteuning sterk specialistisch is en/of het (veiligheids)risico gewoon te hoog is.
Wie kiest de beste aanpak? Uw inwoner en/of zijn vertegenwoordigers cq. begeleiders (zwaardere gevallen) kunnen bepalen welke aanpak en prijs het beste past. En de verder afspraken maken met de gekozen leverancier. Het zal per gemeente verschillen wie de uiteindelijke beslissing neemt als de klant dat niet zelf kan. Dat hangt af van uw eigen voorkeuren. U kunt uw eigen medewerkers trainen en verantwoordelijk maken. Of u geeft een andere specialist waar u vertrouwen in heeft die bevoegdheid.
Kaders en bijsturing Voor de prijsbepaling kunt u een minimum en maximumplafond instellen. U bepaalt de kaders, faciliteert het proces op uw manier, stimuleert zelfsturing en begeleidt de markt (vraag en aanbod) primair resultaatgericht. U volgt de ontwikkelingen op de voet, stuurt bij waar nodig. Dat hoort bij uw nieuwe rol als poortwachter en waar nodig regisseur.
15
3.Resultaatgerichtwerken, monitorenenbijsturen Het nieuwe beheersen bestaat uit het resultaatgericht werken, monitoren en bijsturen. Dwars door de gehele keten heen.
Wat wilt u eigenlijk sociaal gezien bereiken binnen uw gemeente? Wat willen uw burgers bereiken? Hoe staan uw leveranciers hierin? Wanneer hebben we dat doel bereikt? Is er wel sprake van een vastomlijnd doel , rekening houdend met de complexiteit van de omgeving? Of gaat het meer om de weg er naar toe en het flexibel kunnen inspelen op de uitdagingen onderweg?
Hebben we het over een doel of een gezamenlijke missie? Wij denken het laatste. We hebben een gezamenlijke missie dwars door de maatschappij heen. Iedereen draagt op eigen wijze zijn steentje bij in het realiseren van de missie.
Er is niets mis mee om vanuit eigen belangen samen te spreken over de gedeelde missie. Zolang we maar met elkaar in gesprek blijven. Er is geen wij of zij! Niemand kan meer achterover leunen. U niet, uw burgers niet en ook uw leveranciers niet.
Met onze gedeelde missie op het vizier, kunnen we niet anders dan ingrijpende keuzen maken. Gemeenten voelen de hete kolen meer dan ooit aan hun voeten. Ook u ontkomt uiteindelijk niet aan anders denken en anders werken.
Laten we toelichten wat er volgens ons anders kan aan de hand van de aspecten financiën, beleid, gesprek, indicatie, uitvoering en beheer.
3.1Financiënenbeleid Deze aspecten zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. In de beleidsvorming hebben we het nu feitelijk steeds over hetzelfde blijven doen maar dan goedkoper. Leveranciers krijgen minder betaald voor hetzelfde werk. 16
Bezuinigen? Dan richten we ons op het verlagen van prijzen1. Op zich niets mis mee, er zit vet onder de huid. Alleen raakt de bodem zo langzamerhand wel in zicht, terwijl we nog steeds achter de feiten blijven aanlopen.
Of vernieuwing? Waarom richt de discussie over geld zich niet op vernieuwing? Los komen van het bestaande. Niet steevast kijken naar het verlagen van tarieven maar besparen door innovatie. Dat moeten gemeenten en leveranciers samen doen. Gemeenten hebben daarin een voortrekkersrol.
Aandacht voor kleinere leveranciers Betrek niet alleen de grootste leverancier of bestaande samenwerkingspartners in dit innovatieproces. Kies ook voor intensieve samenwerking met de kleinere, andere leveranciers. Dat kan natuurlijk tot weerstand leiden bij de grote leveranciers. Zeker als er sprake is van een subsidierelatie of gunning aan een beperkt aantal partijen door aanbesteding.
“Stel de behoefte van de klant centraal en combineer dit met de overlevingsdrang van leveranciers. U zult zien dat er een verrassend en veelal
goedkoper
ontstaat. Stop met het blijven aanbieden
Overlevingskracht De kleinere, andere leveranciers hebben meer noodzaak gekend om innovatief denken te
aanbod
van
‘het
oude
vertrouwde’ in een versleten en steeds verder uitgekleed jasje. Stop met het benaderen
integreren in hun manier van werken. Anders zouden ze het in de bestaande situatie nooit
van het onbekende op de
overleven. Als we het oude systeem van financiering en samenwerking blijven handhaven
manier zoals we dat altijd
dan brengen we nooit de noodzakelijke veranderingen op gang. In feite houden we dan
gedaan hebben”.
kunstmatig een ten dode opgeschreven systeem in leven.
Tijdens het innovatieproces is het uiteraard belangrijk om vooraf aan te geven wat de financiële kaders zijn. Bepaal samen de gedeelde missie en tussentijdse doelen. Partijen kunnen dan hun ideeën toetsen aan de haalbaarheid ervan.
Zet kostenbesparing niet centraal in uw (inkoop)beleid maar samen innoveren. De besparing volgt vanzelf.
1. Vergeet qua besparende samenhang niet tussen voorliggende voorzieningen en de sociale kaart van uw inwoners. Door goed te informeren over het voorliggende aanbod kan veel bespaard worden. Het toewijzen van individuele voorzieningen is pas het laatste stadium.
17
3.2 Gesprek & indicatie We voeren een gesprek om de vraag achter de vraag te achterhalen. Met het stellen van een indicatie maken we inzichtelijk wat we op welke wijze willen compenseren.
We krijgen vanuit het keukentafelgesprek inzicht in het doel en de situatie van de klant. Aan de hand daarvan kunnen we indiceren wat de klant zelf kan organiseren en welke hulp bij nodig heeft.
Nu indiceren we (en kopen in) op uren- of stukbasis (1 traplift). Waarom kantelen we het stellen van de indicatie en de compensatievormen niet? Waarom meestal alleen het gesprek?
Volgens ons gaat het stellen van een echt gekantelde indicatie om het per klant vaststellen van de mate van financiële hulp en hulp bij het organiseren. Dan zijn er in de basis vier opties waar de indicatiesteller uit kan kiezen: 1. Geen recht op ondersteuning 2. Alleen financiële hulp (persoonsvolgend budget); 3. Ondersteuning bij het zelf organiseren en inkopen; 4. Financiële compensatie en volledige of gedeeltelijke begeleiding door specialisten (organiseren en inkopen)
Het nieuwe compenseren Uitgaande van de bovenstaande opties komt het toekennen/inkopen van uren en voorzieningen als belangrijkste doel van de indicatie te vervallen. U koopt als gemeente straks niets meer voor individuele klanten in. Dat doen ze zelf, al dan niet met hulp van mantelzorgers en/of hulp van door u benoemde specialisten.
Wij denken dat de 80-20 regel hier breed van toepassing is. Het grootste deel van uw klanten kan het zelf (of via mantelzorg) regelen. Een beperkt aantal klanten heeft volledige hulp nodig om het te kunnen organiseren. En een beperkt aantal klanten heeft daarbij een bijzondere, zwaardere vorm van ondersteuning nodig.
18
Het gaat dus om het bepalen van de benodigde compensatie in de vorm van geld en hulp om alles te regelen. Hulp om alles geregeld te krijgen, kunt u bieden vanuit de gemeente in de vorm van medewerkers of uitbesteden aan één of twee van uw leveranciers.
Zorg er altijd voor dat u op hoofdlijnen de regie op de uitvoering behoudt. Blijf in controle qua resultaatgericht begeleiden, plannen, monitoren en bijsturen per klant en over de sociale sector heen.
U bent de ‘poortwachter en regisseur’, u faciliteert en bewaakt! 3.3 Uitvoering Wat omvat uitvoering straks? Het is een aspect uit de beleidscyclus wat als nooit te voren verbonden moet worden met beheer. Hierbij gaat het in de basis om het van vertrouwen in uw inwoner maar ook in de leverancier.
Wat doet u straks in de dagelijkse praktijk? Uw gemeente: • selecteert continu via flexibele contractering per zorgsoort alle kwalitatieve leveranciers; • faciliteert een ontmoetingsplaats voor inwoners en door u geselecteerde leveranciers (algemeen, collectief, individueel) waar zij samen prijs- en leveringsafspraken maken; • bepaalt of en welke compensatie er nodig is per inwoner in de vorm van geld en hulp om alles te regelen; • regelt een administratie in ten behoeve van het uitbetalen en verantwoorden van de financiële compensatie (persoonsvolgend budget) • faciliteert hulp om de inkoop te organiseren met eigen medewerkers of via één of twee geselecteerde leveranciers; • toetst vervolgens resultaatgericht of de geformuleerde doelen van de inwoner worden bereikt; • controleert of uw inwoners en uw leveranciers zich houden aan de gemaakte afspraken (kwalitatief en financieel verantwoorden).
19
Samengevat, u zorgt ervoor dat: • uw front-office klantvriendelijk en vlekkeloos werkt; • u uw inwoners ruim voldoende keuze hebben uit hoogwaardige, kwalitatieve leveranciers; • uw Wmo /sociale domein (administratieve) backoffice efficiënt kan werken; • u investeert in het verkrijgen van waardevolle stuurcijfers en kwalitatieve managementinformatie per klant (volledige begeleiding) en over de sociale sector heen.
Juist dat laatste wordt de komende jaren vrijwel onmisbaar. U moet meer dan ooit de effecten van het beleid en uw werkwijze volgen en bijsturen. Doorbouwen op een flexibel aangelegd fundament.
3.4 Beheer U bewaakt de sociale sector. Als een spin in het web. U bent de ‘poortwachter’.
Financiële controle Dat bewaken kunt u doen door het uitvoeren van financiële, materiële en bestedingscontroles. Maak het mogelijk voor uw inwoners, mantelzorgers en specialisten om de besteding van uw financiële compensatie eenvoudig periodiek te verantwoorden.
Tevredenheidsonderzoek Ook het uitvoeren van tevredenheidsonderzoek onder uw klanten en leveranciers (steekproef) levert een bron van informatie op. Wellicht de meest belangrijke vorm. Klantervaringen en aanbevelingen vormen de beste graadmeter voor de geleverde kwaliteit door een leverancier. Als u de scores van leveranciers openbaar publiceert dan stimuleert u een gefundeerde klantvoorkeur. Dat kan nu al.
20
Rolvaninwoners Moet u straks alles zelf en zeer intensief volgen? Nee, uw inwoners hebben (of hun vertegenwoordigers ) ook een belangrijke rol. Zij maken immers in het merendeel van de gevallen de concrete afspraken met een leverancier. Wie inkoopt, is ook verantwoordelijk voor het bewaken van de gemaakte afspraken in de praktijk.
“Belangrijk is dat we vanuit beheer continu samen zoeken naar geleidelijke
Waar inwoners het zelf regelen, kunt u volstaan met het via steekproeven op hoofdlijnen controleren van de financiële ontwikkelingen en tevredenheid. Waar u of uw leveranciers het voor uw inwoners regelen is uiteraard intensievere controle van het resultaat vanuit
verbetering. De beste innovaties komen niet van de één op de andere dag”
uw kant nodig.
Het ontwikkelen van nieuwe of verbeterde producten van leveranciers die meer aansluiten op de behoefte van uw inwoners gaat stapsgewijs.
We zijn nooit klaar. De wereld om ons heen staat ook nooit stil! 21
4.Vraaggerichtinkopeninde praktijk Werkelijkcase:omgaanmetautismeinwerk Resultaat keukentafelgesprek Klant is alleenstaande, representatieve man van bijna 30. Hij komt wat introvert over, maar kan zijn verhaal goed overbrengen. Hij woont op zichzelf en werkt momenteel op een metaalafdeling als werkervaringsplaats.
Klant heeft ASS. Hij is in het bezit van zijn rijbewijs, maar heeft geen eigen auto. Wel in bezit van een brommer. Klant geeft aan dat hij momenteel slaapproblemen heeft. Hij heeft het gevoel dat hij niet helder kan denken en rusteloos is. Dit is de reden van zijn recente ziekmelding.
Vermoedelijk wordt de klant – door zijn verbale vermogens- vaak overschat door de mensen in zijn omgeving. Klant voelt zich de ene dag beter dan de andere. Op de dag van het gesprek geeft hij zichzelf een 7 op een schaal van 1 – 10. De vrijdag daarvoor was dat een 4.
Het werken op de metaalafdeling vindt klant fijn. Hij is graag bezig en vindt prettig om een ritme te hebben. Klant is aangewezen op een baan met veel structuur en overzicht. De werkomgeving moet prikkelarm zijn. Het werk moet een voorspelbaar karakter hebben en toch afwisseling van taken bieden.
Uitgezettevraagaanzorgverleners Binnen 3 dagen week na publicatiedatum graag voorstel (aanpak & kosten) qua: • 1 op 1 begeleiding, bij voorkeur ook op de werkvloer, met aandacht voor werknemersvaardigheden en communicatie. • regelmatig contact met klant, minimaal eens per 2 weken. • onderzoek naar mogelijkheden op de arbeidsmarkt
22
Voor klant wordt een traject persoonlijke begeleiding ingekocht, met als doel het verbeteren re-integratiepositie van klant. Klant heeft het nodig om concrete handvatten te krijgen hoe hij om kan gaan met zijn beperking. Hij moet bij zichzelf signalen leren herkennen en dit vervolgens vertalen in heldere communicatie naar zijn (werk)omgeving.
Daarbij is het belangrijk te weten waar zijn grenzen liggen. Wat kan wel en wat kan niet? Waar moet een werkomgeving aan voldoen? De begeleider dient veel ervaring te hebben in het begeleiden van mensen met een aan autisme verwante stoornis. Hij fungeert als spin in het web en heeft een centrale rol in het onderhouden van contacten met de casemanager en de coach op de metaalafdeling. Trajectduur is een jaar.
Daadwerkelijk geboden trajecten door zorgverleners: Aanbod 1: € 5.000 Aanbieder zal haar eigen specialisten inzetten om cliënt bij te staan, te coachen en te begeleiden. In het bijzonder zal Gerda cliënt de eerste 6 maanden intensief gaan begeleiden. Zij is specialiste op het gebied van het begeleiden van mensen met een ASS stoornis.
Haar speciale aandacht zal zich richten op: opbouwen van vertrouwen, aanbrengen van structuur en overzicht, aanbrengen van handvatten, omgang met veranderingen, omgang met anderen (sociale interactie), inzicht in probleemgedrag (uiting op beangstigende en verwarrende ervaringen) en zij zal nauw contact onderhouden met de coach van de Metaalafdeling om een juiste afstemming te krijgen van de problematiek van ASS enerzijds en de werkomgeving bij Metaalafdeling anderzijds.
De ene week bij cliënt thuis en de andere week op de werkvloer waarbij Gerda bijzonder aandacht zal geven aan werknemersvaardigheden en communicatie. Naast Gerda zal ondergetekende de mogelijkheden onderzoeken van cliënt op de arbeidsmarkt. Wij zullen alle noodzakelijke informatie verzamelen om uiteindelijk een advies te kunnen uitbrengen aan de gemeente […]
23
Aanbod 2: € 5.000 De intake zal worden uitgevoerd door een re-integratiedeskundige. In de uitgebreide intake bij cliënt thuis wordt ingegaan op de feitelijke situatie, de subjectieve situatie (hoe de situatie op de cliënt overkomt) en wat zijn wensen zijn naar de toekomst.
Naar aanleiding van de intake zal er dossieronderzoek plaatsvinden en overleg plaatsvinden met metaalafdeling. Een participatieplan wordt opgesteld waarin de besproken punten uit de intake worden gerapporteerd. Ook zal worden vastgesteld of het traject wordt ingezet op het aanvragen van een AWBZ indicatie om langdurige begeleiding mogelijk te maken. Tevens zal worden onderzocht of een indicatie dagbesteding passend is.
Hiermee zou hij eventueel in een vergelijkbare situatie als metaalafdeling kunnen gaan werken. Echter in zijn eigen omgeving waarbij de insteek van de werkplek meer gericht is op regulier werk. Set in heeft ruime ervaring in het begeleiden met cliënten die bekend zijn met een stoornis uit het autistisch spectrum. Eventueel kan extra expertise worden ingezet door inhuur van personeel van een van de samenwerkingspartner[……]
Aanbod 3: € 6.000 We zullen met de cliënt een traject ingaan volgens de ‘Stop Denk Doe methode’. De volgende vijf denkstappen voor het oefenen met nadenken staan hierbij centraal: • Stop: Wat gebeurt er? • Denk: Wat zou ik nu allemaal kunnen doen? • Kies: Wat kan ik het beste doen? • Doe: Doe wat je gekozen hebt. • Keur: Was dit een handige oplossing of had je het toch beter op een andere manier kunnen aanpakken?
Veelal is het werken in een “normale” functie best wel mogelijk. Zeker wanneer werkgever van de situatie op de hoogte is. Dan wel dat de werkplek aan bepaalde voorwaarden voldoet en cliënt heeft geleerd (bewust is geworden) hoe met zijn aandachtspunten om te gaan. Rob zal dit traject gaan doen. Hij heeft zelf een zoon van 16 met Asperger en vanuit deze rol veel kennis en ervaring opgedaan. Daarnaast begeleid hij al meerdere cliënten waarvan 2 cliënten met Asperger. De duur van dit traject is lastig te voorspellen en is met name afhankelijk van de leerbaarheid en bereidheid van de cliënt. Mocht blijken dat in aanvraag genoemde doelen zijn bereikt en er zou nog budget over zijn dan zullen we dit inzetten bij begeleiden van de cliënt naar betaald werk. 24
Mogelijkecase,ondersteuningagressie verminderingkind Resultaat keukentafelgesprek Betreft 14 jarige jongen
gemiddeld begaafd. Gaat naar Vmbo (Mavo). Gezin: vader,
moeder, klant (14) en zusje (12) . Klant is al een paar keer besproken in het multidisciplinaire overleg (ZAT) op school vanwege zijn agressieve gedrag. Zowel tegenover leerkrachten als medeleerlingen kan hij soms ‘ontploffen’ en ‘door het lint gaan’. Hij is dan niet meer aanspreekbaar. Alle reacties (strengheid of geruststelling) lijken averechts te werken. Hij gooit met spullen en gooit zich op de grond. De driftbuien hebben meestal te maken met een teleurstelling, machteloosheid of onbegrip bij een ander over hem. Medeleerlingen worden bang en mijden hem daarom enigszins. Klant is in de klas een randfiguur. Hij heeft geen groepje waar hij bij hoort, maar wordt zeker niet gepest. Klant voetbalt en daar heeft dit probleem zich ook twee keer voorgedaan. Er zijn geen noemenswaardige problemen verder met hem of in het gezin. Ouders herkennen het probleem van jongs af aan. Ze zeggen dat ze er mee hebben leren leven en het altijd weer over gaat na 10 a 15 minuten.
Het ZAT maakt zich desondanks zorgen over de agressieregulatie van klant, zowel i.v.m. zijn eigen ontwikkeling als i.v.m. veiligheid andere leerlingen. Deze zorgen worden bevestigd door een screeningsgesprek die de schoolpsycholoog heeft gehouden met klant. Ze denken aan een cursus of training. De ouders vinden niet direct nodig, maar willen wel hun best doen om hun zoon te motiveren. “Ik ben niet zo’n prater”, zegt ie van zichzelf. Toch laat hij weten dat hij wel mee wil werken, nadat de school de noodzaak heeft benadrukt.
Uitgezettevraagaanzorgverleners Binnen 1 week na publicatiedatum graag voorstel (aanpak & kosten) qua: • voorkomen of reguleren van agressiegevoelens om verdere problemen (uitvallen) op school te voorkomen; • ondersteuning van zowel ouders als leerkracht(en) omgaan met agressie; • onderhouden van contacten met ZAT over de voortgang; • contactfrequentie met ouders, school en het ZAT. 25
Mogelijkecase,ondersteuningzelfstandig wonenenwerkenDownSyndroom Resultaat keukentafelgesprek Klant is opgewekte 30-jarige vrouw die graag grapjes maakt. Zij is geboren met het syndroom van Down, maar heeft niet de veel voorkomende lichamelijke afwijkingen. Tijdens haar schooljaren gediagnostiseerd tot onvoldoende gekwalificeerd voor werken in een beschermde omgeving (WSW) of onder begeleiding van een jobcoach. Als 20-jarige maakte zij daarom de overstap van school naar dagbesteding voor volwassenen.
Na ‘rondsnuffelen’ bij de activiteiten die door het DVO geboden worden, werkt ze nu in het restaurant van de VG-instelling. Met een menukaart - waarop pictogrammen staan- kan ze bestellingen opnemen. Het lukt haar ook om de tafels te bedienen, af te rekenen en na afloop schoon te maken. Wel is er voortdurend toezicht nodig. Soms moet haar begeleider ingrijpen, omdat een gast iets vraagt dat niet op de menukaart staat.
Sinds 2 jaar woont klant met een persoonsgebonden budget in een woongemeenschap voor verstandelijk gehandicapten. Hier heeft ze haar eigen appartement. Moeder en zus komen wekelijks op bezoek en helpen met het huis schoonmaken. Veel kan ze zelf, maar er is iemand nodig die haar zegt hoe ze het moet aanpakken. Elke dag geniet ze van haar (eigen) leven.
Uitgezettevraagaanzorgverleners Binnen 1 week na publicatiedatum graag voorstel (aanpak & kosten) qua: • onderzoek participatie mogelijkheden (begeleid) werk. • graag opgave van kosten en aanpak qua voorbereiding naar begeleid werk en tijdens het begeleid werken door klant • bij voorkeur in zelfde werkrichting als klant nu werkzaam is (bediening).
Wij verwachten dat u onderzoekt wat de maximale belastbaarheid van cliënt is. Bijvoorbeeld via een belastbaarheidsonderzoek en via praktijktoetsing (werkervaringsplek). 26
Mogelijkecaseaanzorgverleners: ondersteuningbijdementie Resultaat keukentafelgesprek Klant (66) is al 47 jaar getrouwd. Elf jaar geleden stopte haar man met werken om fulltime voor haar te zorgen. Ze heeft ruim dertien jaar Alzheimer vanaf haar 52ste.
Vijf jaar lang ging zij vier dagen per week naar het Ontmoetingscentrum. Zij volgt -samen met haar man- een ondersteuningsprogramma voor dementerenden en hun mantelzorgers. Toen haar toestand van de klant verder verslechterde, ging dit echter niet meer. Haar man bracht haar voorheen met de auto maar i.v.m. zijn gezondheidsklachten gaat dit niet meer. Nu gaat ze vier dagen per week naar de dagbehandeling aangeboden door zorgverlener X. Opstaan en naar bed gaan zijn de moeilijkste momenten. Haar man maakt mevrouw wakker met een aai over haar wang zodat ze niet schrikt. Daarna helpt hij haar met douchen en met aankleden. Ze voelt zich nog wel veilig bij haar man, maar herkent hem bijna niet meer. Haar man moet altijd in haar zicht zijn, anders wordt ze onrustig.
Tot het einde van haar leven wil haar man voor zijn vrouw blijven zorgen. ‘Dat heb ik haar ooit beloofd en daar houd ik me aan.’ Beiden kalme mensen, niet rokend, met een protestantse achtergrond. Er is geen sprake van bijzonder medicijngebruik of andere (complicerende) factoren.
Uitgezettevraagaanzorgverleners Binnen 2 weken na publicatiedatum graag voorstel (aanpak & kosten) qua: • dagbesteding / dagbehandeling, 5 dagen per week; • maximale reisafstand naar dagbehandeling 1 uur • vervoer van en naar dagbehandeling indien noodzakelijk; • 4 uur ondersteuning (donderdagavond) om man te ‘verlichten’ van zijn taken (momenteel 4 uur begeleiding); • 2 maal per week ondersteuning bij douchen. Douchen gaat steeds moeilijker • ondersteuning van man en klant verloop proces dementeren • bij voorkeur protestante achtergrond 27
5.Over PIANOo, De Have Kennisdelers, Robbe & Partners en Stipter
PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden biedt informatie, advies, instrumenten en praktische tips aan iedereen die zich in de publieke sector bezighoudt met het inkopen en aanbesteden van werken, leveringen en diensten. Het doel: professionalisering van inkoop bij alle overheden. Met oog voor rechtmatigheid én doelmatigheid. PIANOo werkt voor en met een netwerk van ruim 3.500 inkopers en aanbesteders.
De Have is een actief en jong no-nonsense adviesbureau met een gedegen inhoudelijke en bestuurlijke expertise. Buiten de gebaande paden denken op een creatieve en inhoudelijk gedegen manier staat voorop. De Have werkt samen met een groep ervaren professionals op het gebied van mobiliteit, zorg en welzijn. De kracht zit hem in het delen van en het gezamenlijk opdoen van kennis. De Have houdt deze kennis niet voor zichzelf, maar gelooft in het feit dat door delen van deze kennis we gezamenlijk een stap verder komen.
Robbe & Partners is een juridisch en strategisch adviesbureau dat complexiteits-, onderhandelings- en transactiekostentheorie gebruikt om opdrachtgevers te helpen bij het formuleren en operationaliseren van weerbarstige en flexibele strategieën, beleid en contracten in zeer complexe (semi)publieke omgevingen. Bestuurlijk aanbesteden is door Robbe & Partners ontwikkeld.
28
Stipter is een ICT dienstverlener die gemeenten en zorgverzekeraars ondersteunt bij het contracteren van zorg en maatschappelijke ondersteuning. In het bijzonder ondersteunt zij gemeenten bij de dagelijkse uitvoering van de Wmo. Van gesprek, indicatie, toewijzing en financiële controle tot onderzoek naar cliënttevredenheid. Algemeen, collectief & individueel komt op maat bij elkaar. Stipter heeft vraaggricht inkopen mogelijk gemaakt.Monitoren van kwaliteit & beheersbaar houden van kosten kan heel eenvoudig dankzij een schat aan realtime managementinformatie. De kracht van Stipter heeft zich bij ruim 40 Nederlandse gemeenten bewezen.
29
6.Meer informatie, reageren of een bijeenkomst bijwonen? Wilt u meer weten over het nieuwe financieren, contracteren en inkopen binnen de Wmo? Neem dan contact op met:
John van Hal
Tim Robbe
Partner bij De Have Kennisdelers
Oprichter Robbe & Partners
Wethouder Rucphen Wmo, welzijn,
T.06 524 01 681
sociale zaken en financiën
W.www.robbeenpartners.nl
T. 088 777 0 777
[email protected]
M. 06 53 40 31 40 W. www.dehave.nl E.
[email protected]
Marvin Hendrikse
Kees Tazelaar
Adjunct Directeur Stipter
Accountmanager ondernemingen
Docent SBO
T.070 379 82 99
T. 0181-613947
W.www.pianoo.nl
M. 06-1397691
[email protected]
W. www.stipter.nl E.
[email protected]
30
31
Colofon © april 2013
Deze uitgave mag zonder toestemming van de auteurs gedeeld worden met belanghebbenden gebruikmakend van bronvermelding.
Dit is een gezamenlijke uitgave van: het expertisecentrum aanbesteden PIANOo, De Have Kennisdelers, Robbe & Partners en Stipter.
32
