HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE

KOMMUNIKÁCIÓS TERV

HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE

KEOP-7.2.1.2./09-2009-0011

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011

1


TARTALOMJEGYZÉK

TARTALOMJEGYZÉK __________________________________________________________________ 2 BEVEZETŐ_________________________________________________________________________ 4 I. KOMMUNIKÁCIÓS TERV __________________________________________________________ 5 1. Helyzetelemzés _______________________________________________________________ 5 2. Kockázatok __________________________________________________________________ 6 Lakosság ______________________________________________________________________________ 6 Zöld és civil szervezetek __________________________________________________________________ 6 Média ________________________________________________________________________________ 6

3. Célkitűzések meghatározása ____________________________________________________ 7 4. Célcsoportok azonosítása_______________________________________________________ 8 5. Célcsoportok – üzenetek – eszközök ______________________________________________ 9 6. Kommunikációs stratégia ______________________________________________________ 10 7. A Kommunikációs Terv és a Feladatterv összhangja_________________________________ 12 8. Kommunikációs hatások ______________________________________________________ 13 9. A tájékoztatás során használt publikációs eszközök _________________________________ 14 9.1. Előkészítési szakasz: ________________________________________________________________ 14 9.2. Projekt megvalósítási szakasz_________________________________________________________ 15 9.3. A projekt megvalósítását követő szakasz ________________________________________________ 16 9.4. Kiemelt célcsoport: a civil szervezetek__________________________________________________ 16

10. Időzítési terv _______________________________________________________________ 16 10.1. Előkészítési szakasz ________________________________________________________________ 17 10.2. Megvalósítási szakasz ______________________________________________________________ 18 10.3. A projekt megvalósítását követő szakasz_______________________________________________ 19

2

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE 11. A kivitelezés módja _________________________________________________________ 19 12. Kötelező arculati elemek _____________________________________________________ 20 13. Költség terv ________________________________________________________________ 21 13.1. Előkészítési szakasz ________________________________________________________________ 21 13.2. Megvalósítási szakasz ______________________________________________________________ 22

II. KOMMUNIKÁCIÓS VÁLSÁGKEZELÉSI TERV __________________________________________ 25 A válság kialakulásának lehetséges okai ____________________________________________ 25 A válságkezelés alapelvei ________________________________________________________ 26 A válságkommunikáció folyamata _________________________________________________ 26 A válságkezelés eszközei ________________________________________________________ 28 A válság megelőzése____________________________________________________________ 28 III. KOMMUNIKÁCIÓS HATÁSTANULMÁNY _________________________________________________ 30 Általános rész __________________________________________ Hiba! A könyvjelző nem létezik. Kommunikációs hatások ________________________________________________________ 30 A.

A projekt előkészítése és megvalósítása során alkalmazott kommunikációs eszközök __________ 30

B.

A projekt megvalósítása során alkalmazott kommunikációs eszközök _______________________ 33

3


BEVEZETŐ A Hernád-folyó mentén fekvő Hernádkak Község Önkormányzatának Képviselő-testülete az elmúlt évek jelentős árhullámaira és az azok következtében keletkezett károk nagyságrendjére tekintettel pályázatot nyújtott be a Környezet és Energia Operatív Program „Önkormányzati árvízvédelmi fejlesztések” (kódszám: KEOP-7.2.1.2.) kétfordulós pályázati konstrukció keretében. A projekt megvalósításának hatékonyságához, a későbbi fenntartó tevékenység sikeréhez elengedhetetlen a kommunikáció eszközeinek megfelelő kombinációban történő alkalmazása a projekt külső és belső környezetének informálása érdekében. A nyilvánosság tájékoztatásának sikere, a kommunikációs feladatok számba vétele és ütemezése, a célcsoportok azonosítása, az egyes csoportoknak szóló üzenetek megfogalmazása és a lehetséges kockázatok felmérése céljából az Önkormányzat Kommunikációs Tervet készített. A projektgazda a projekt előkészítési, megvalósítási és fenntartási időszakában is eleget tesz a hatályos jogszabályokban meghatározott tájékoztatási és nyilvánossági kötelezettségének. A követelményeket a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség honlapjáról letöltött „Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei” című dokumentumban, valamint az „Arculati Kézikönyv”-ben leírtak alapján végzi. A kommunikációs tervben foglaltaknál szem előtt tartja a pályázati útmutatóban meghatározott, vonatkozó vállalási kötelezettségeket is. A projekt előkészítése során a III. sz. kommunikációs csomagban előírt kötelező feladatokat, valamint az I. számú kommunikációs csomagból „Lakossági fórum, közmeghallgatás szervezése” és „Önkormányzatnál elhelyezett hirdetmények, képek, tájékoztató” kommunikációs feladatokat valósítja meg. A pályázó honlapján projektoldal megvalósítását tervezi a W3C szabvány szerinti infokommunikációs akadálymentes előírások szerint. A projektgazda a fejlesztéshez kapcsolódó nyilvános eseményeken, kommunikációjában és viselkedésében esélytudatosságot fejez ki: nem közvetít szegregációt, csökkenti a csoportokra vonatkozó meglévő előítéleteket. A projekt megvalósítása során szintén a III. sz. kommunikációs csomag által előírt kötelező vállalásokat valósítja meg. Elkészítteti és az előírásoknak megfelelő időpontban kihelyezi a „B” típusú tájékoztató táblát (a projekt kivitelezésének megkezdésekor) és a „D” típusú emlékeztető táblát (a megvalósítást követően). A táblák elkészítésénél figyelembe veszi, hogy másodnyersanyagból, vagy újrahasznosított anyagból készüljenek, legalább a tömegük 90%-ában. A sajtótájékoztatók körülményeiben esélytudatosságot tükröznek majd, és helyszínük akadálymentes lesz. A honlapja W3C szabvány szerint akadálymentesített. 4


A projekt megvalósítását követő fenntartási szakaszban is a III. sz. kommunikációs csomagban előírt kötelező elemeket alkalmazzuk majd.

I. KOMMUNIKÁCIÓS TERV 1. Helyzetelemzés

Hernádkak község a Hernád folyó völgyében helyezkedik el. A település alacsonyabb szinten lévő belterületi részei a Hernád folyó bal partján lévő 2.11 számú „Hernádnémeti” árvízvédelmi öblözetében fekszenek. Az öblözet három település belterületét érinti, melyek közül árvíz esetén Hernádnémeti község egészén, Hernádkak község déli részén a területileg illetékes Észak-magyarországi Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóság az általa kezelt állami fővédvonalon, a többi szakaszon pedig a helyi önkormányzatok végzik az árvíz védekezési, mentési, helyreállítási tevékenységet. Hernádkak település védelemmel nem érintett, de árvízzel veszélyeztetett területén szükséges a fejlesztés megvalósítása. Árvízi kockázat csökkentése a társadalmi és természetvédelmi értékek megőrzése érdekében. A településen – a régiós és kistérségi tendenciákkal ellentétben – jelentős mértékű, népességnövekedés történt. A település fejlődőképes, mutatói általában kedvezőbbek, mint közvetlen környezetéé. A további fejlődés egyik fontos feltétele a térség/település infrastruktúrájának, közte az árvízvédelmi helyzetének a javítása. A nyílt ártérben lévő települést körtöltés nem védi. A Hernád folyón 2004, 2006. és 2008. években levonuló árvizek a lakosságban veszélyeztetettség érzetét keltették. Az árvizek a lakosság számára súlyos lelki, fizikai megterhelést jelentettek. Az elöntött lakóépületekből való kiköltözés, a gazdasági javak mentése, a rendszeres munkából való kiesés, bizonytalansági érzést hoz létre. Az árvízi veszélyeztetettség fennmaradása a település jövőjét is károsan befolyásolja.

5

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE A projekt célja Hernádkak község védelmére árvízvédelmi körtöltés kiépítése mértékadó árvízszint + 1 m-es magassági biztonsággal. Hernádkak község előírásoknak megfelelő biztonságú árvízvédelmi fejlesztés, az árvízi biztonság növelése, az árvízi kockázatok csökkentése, az árvízvédelem legjobb gyakorlati ajánlásainak figyelembevételével. A projekt az Operatív Program és az akciótervnek megfelelően az árvízvédelem legjobb gyakorlatának ajánlásait szem előtt tartva az árvízi biztonság növelését és az árvízi kockázatok csökkentését tűzte ki célul a nyílt ártéri öblözetben élő emberek és javaik, valamint a projekt területen létesült egyéb vagyonértékek védelmének céljából. A település veszélyeztetett részét 900 m hosszú árvízvédelmi töltés kiépítésével lehet megvédeni. 2. Kockázatok A nagy értékű beruházások előkészítése, megvalósítása során számtalan kérdés merülhet föl, melyek figyelmen kívül hagyása, nem megfelelő kezelése konfliktusok, viták kiindulópontjává válhat, ezért szükséges azok előzetes felmérése. Lakosság A szóban forgó projekt esetében a lakossági elutasítás nem jelent reális kockázatot, ugyanakkor a helyben élők tarthatnak attól, hogy •

az építkezés átmeneti/tartós kellemetlenségekkel jár (sár, zaj, az építkezést végző nehéz gépek miatt megrepednek a környező ingatlanok, utak);

•

a projekt keretében megvalósuló létesítmény nem nyújt kellő biztonságot.

Zöld és civil szervezetek Kockázatot jelent a zöld és civil szervezetek esetleges tájékozatlansága, mert ellenséges fellépésük elbizonytalaníthatja a lakosságot a projekt támogatottságát illetően, veszélyeztetve ez által a projekt sikeres megvalósítását. A civil szervezetek képviselőivel történő kapcsolatfelvétel ezért már a projekt előkészítő szakaszában megtörténik. A zöld szervezetek meggyőzésének érdekében hangsúlyt kap a projekt környezetvédelmi előnyeinek bemutatása. Média A pontatlan, hiányos, késve, esetleg idejekorán megjelent híradások aggályokat ébreszthetnek a lakosság és a további érintettek körében. Ezért különösen fontos a média képviselőinek megfelelő időben történő, pontos tájékoztatása.

6

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE Politikai és helyi érdekcsoportok A kommunikációs tevékenység üzeneteinek megfogalmazása során törekedtünk arra, hogy a megvalósuló fejlesztés, mint közös érdek jelenjen meg minden célcsoport számára. Ily módon elkerülhetővé válik, hogy a különböző politikai meggyőződésű felek a tervezett projekt sikerét politikai kérdéssé formálják. A kockázatok válsággá alakulásának megelőzése érdekében a pályázó szervezet folyamatosan figyelmet fordít a médiában megjelenő, kockázatot rejtő híradásokra, a közvélemény alakulására, változására és ezekre minden esetben időben reagál. Az elkerülhetetlen válságok levezénylése érdekében válságkezelési terv készül. 3. Célkitűzések meghatározása

Stratégiai célkitűzések

Belső kommunikáció céljai

Az érintett területen élők és tevékenykedők település iránti elkötelezettségének növelése Potenciális beköltözők, befektetők település iránti bizalmának megnyerése Megfelelő és hatékony információáramlás a projektgazda és a projektmenedzsment szervezet között rendszeres belső jelentések/beszámolók segítségével Megfelelő és hatékony információáramlás az egyes tevékenységeket végző személyek/szervezetek között rendszeres belső jelentések/beszámolók segítségével Megfelelő időben történő, teljes körű tájékoztatás a projekt tartalmi elemeiről és az elért eredményekről, a végrehajtás ütemezéséről, a lakosságot érintő közvetlen hatásokról

Külső kommunikáció céljai

Zöld és civil szervezetekkel, a médiával való folyamatos kapcsolattartás a hiteles, pontos információszolgáltatás érdekében Az árvízvédelem szükségességének hangsúlyozása, rávilágítani, hogy a megvalósuló projekt a megfelelő megoldás Támogató Szervezet tájékoztatása a végrehajtásról

7

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE A megfogalmazott alapelvekre épülő, külső és belső kommunikáció jelentős mértékben hozzájárul a projekt sikeres, ütemezés szerinti megvalósításához, ezáltal a stratégiai célkitűzések teljesüléséhez. A belső kommunikáció a belső egység megteremtése által a külső kommunikációt is erősíti, megteremtve az abszolút bizalmat, tisztázva az információ hiányból eredő esetlegesen felmerülő kérdéseket.

4. Célcsoportok azonosítása

Fő kategóriák

Szegmentált alábontás Árvízkárral veszélyeztetett, állandó lakosok

Hatásterületen élők és tevékenykedők

Árvízkárral veszélyeztetett intézmények Árvízkárral veszélyeztetett gazdálkodók A község projekttel nem érintett lakossága A községben nem a projektterületen működő valamennyi vállalkozó, gazdálkodó

A projektjavaslat által közvetve érintett csoportok

Ingázók Idegenforgalmi szolgáltatást igénybe vevők A településre betelepülni szándékozók A miskolci kistérség lakossága, gazdálkodó szervezetei. Támogató civil szervezetek

Partnerek Beszállítók Nők Esélyegyenlőségi csoportok

Kisebbségi csoportok Hátrányos helyzetűek

Támogató és közreműködő

Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium 8

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE Fő kategóriák

Szegmentált alábontás

Szervezet

Fejlesztési Igazgatóság Helyi

Média Kistérségi Működési környezet Parlamenti pártok helyi vezetői

Egyéb

Ágazati és felügyeleti szervek

5. Célcsoportok – üzenetek – eszközök

Fő célcsoportok

Üzenetek

Eszköz

Hatásterületen élők és tevékenykedők

Az árvízvédelmi gát megépítésével Nyomtatott tájékoztatók megelőzhetőek a fenyegető elkészítése és lakossági veszélyek és kockázatok terjesztése, önkormányzatnál A biztonságosabb környezet elhelyezett tájékoztatók, hatására növekedhet az sajtómegjelenések, lakossági ingatlanok értéke, a község fórumok élhetőbbé válik, tőkevonzó képessége nő

A projektjavaslat által közvetve érintett csoportok

Az árvízvédelmi gát Nyomtatott tájékoztatók megépítésével elkészítése és lakossági megelőzhetőek a fenyegető terjesztése, önkormányzatnál veszélyek és kockázatok elhelyezett tájékoztatók, A megvalósítandó projekt sajtómegjelenések, lakossági elősegíti a település fórumok fejlődését, növeli vonzerejét

9

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE Fő célcsoportok

Partnerek

Üzenetek A település önkormányzata felelősségteljes, tisztességes partner

Eszköz Személyes kapcsolat, belső kommunikációs eszközök, sajtómegjelenések, írásos megállapodások

Esélyegyenlőségi csoportok

A település lakói nemtől, kortól, etnikai hovatartozástól függetlenül Sajtómegjelenések élvezik a nagyobb biztonságot

Támogató és közreműködő szervezet

Az Önkormányzat az előírások maradéktalan Kedvezményezetti jelentések, betartása mellett végzi a egyeztetések, ZPEJ fejlesztést

Média

Az Önkormányzat nyitott a médiával történő együttműködésre

Személyes kapcsolat (e-mail, telefon), írásos megállapodások

A megvalósítandó projekt elősegíti a település fejlődését, növeli vonzerejét Egyéb

Sajtómegjelenések, A javasolt projekt megfelel sajtóesemények az EU vonatkozó ajánlásainak és a jogszabályi előírásoknak

6. Kommunikációs stratégia A kommunikációs feladatokat három, időben elkülönülő szakaszra bontottuk az alábbiak szerint: •

a projekt előkészítésének szakasza

•

a projekt megvalósításának szakasza

•

a projekt megvalósítását követő szakasz 10

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE Az első szakasz kulcsüzenete a megvalósítandó projekt szükségességének, időszerűségének hangsúlyozása. A második szakaszban az árvízvédelmi gát kiépítése által nyert előnyök, az abban rejlő lehetőségek (további fejlődés elősegítése) egyértelműsítése lesz kommunikációnk célja, kiemelve az Európai Unió megvalósításban betöltött szerepét. A projekt megvalósítását követően sem szakadhat meg a nyilvánossággal történő kapcsolattartás. Ekkor a projekt eredményeinek bemutatása kerül előtérbe, melynek célja, hogy a potenciális beköltözőkben, beruházókban egy vonzó, élhető és biztonságos település képe alakuljon ki, a helyiek érzelmi kötődése pedig erősödjön. A kommunikációs stratégia során használt fő eszközök: •

Média (nyomtatott és elektronikus sajtó)

•

Nyomtatott tájékoztató anyagok a lakosság számára

•

Lakossági fórumok, közmeghallgatás

•

Pályázati kiírásban megjelölt típusú táblák

Kommunikációs tevékenységünk során a helyi-térségi médiára koncentrálunk, mert a lakosság a mindennapjai során gyakran találkozik ezekkel, ill. ezen médiumok képviselőit sokkal inkább maguk közül valónak tekintik, ezáltal a bizalom és a kételyek eloszlatása is könnyebben kialakulhat. A médián keresztül az elért, jelentősebb eredményekről (mérföldkövekről) kívánjuk a településen és a térségben élőket értesíteni a projekt előkészítése és megvalósítása során rendszeresen. Részletes ismertetést a lakosság az Önkormányzatnál elhelyezett, valamint a háztartásokhoz eljuttatott tájékoztatókból nyerhet. Közvetlen párbeszédre – kérdések, esetleges aggályok felvetésére – lakossági fórumokon és közmeghallgatáson biztosítunk lehetőséget. Ezen rendezvények megszervezésére egyes mérföldkövek elérése után kerül sor. Az esélyegyenlőség közvetítése A kommunikációs stratégia megvalósítása során különös figyelmet szentelünk az esélytudatos kommunikációnak mind az üzenetek, mind a használt médiumok, mind a kommunikációs rendezvények körülményeinek vonatkozásában. Ennek érdekében esélyegyenlőségi munkatárs kijelölésére és alkalmazására kerül sor, aki közreműködik a projektre vonatkozó Esélyegyenlőségi Terv elkészítésében, a projekt megvalósításában részt vevők számára tartott esélyegyenlőségi képzés megszervezésében, továbbá biztosítja az esélyegyenlőségi szempontok érvényesülését valamennyi kommunikációs tevékenységünk során.

11

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE Kommunikációs alapelvek A nyilvánosság tájékoztatása az alábbi alapelvek figyelembe vételével történik: Pontosság: a valóságnak megfelelő, objektív információk továbbítása az érdekeltek felé. Őszinteség: az esetlegesen előforduló, nem tervezett problémák feltárása, megvitatása a projektgazda belső szervezetében és külső környezetében. Hitelesség: számszerű adatokra, szakértői véleményekre épülő (igazolható) információk közvetítése az egyes célcsoportoknak megfelelő, közérthető formában. Időbeli megfelelőség: a túl korán megjelentetett híradások elhúzódó várakozási időt, ezáltal türelmetlenséget, bizonytalanságot szülhetnek, míg a későn nyilvánosságra hozott tájékoztatások válsághelyzet kialakulását okozhatják, ezért az információk megfelelő időzítése különösen fontos. Folyamatosság: a rendszeres, hosszabb szünet nélküli kapcsolattartás célja, hogy megelőzze a projektgazdán kívül álló forrásból származó, nem szakmai, esetleg pontatlan információk teret nyerését. Követhetőség: a pályázat útjának, a végrehajtás résztevékenységeinek folyamatos kommunikálása. Átláthatóság: a pályázati és egyéb források felhasználásának teljes körű bemutatása a nyilvánosság számára. Elérhetőség: a megvalósuló projekttel kapcsolatos hozzáférhetőek, elhallgatott információk nincsenek.

adatok

mindenki

számára

Törvényesség: a törvényi előírások szem előtt tartása valamennyi résztevékenység végrehajtása során. Kétoldalú kommunikáció: a projektgazda biztosítja partnerei számára a visszacsatolási lehetőséget - tevékenységére, és a közvetített információkra vonatkozóan.

7. A Kommunikációs Terv és a Feladatterv összhangja A részletes Feladattervben meghatározásra kerültek – tevékenységekre lebontva – az elvégzendő konkrét feladatok és azok időbeli ütemezése, a végrehajtásért felelős személyek kijelölésével. E feladatterv tartalmazza a kommunikációs stratégia megvalósítása érdekében végrehajtandó tevékenységek ütemezését is, mely oly módon lett kialakítva, hogy az egyéb feladatcsoportok ütemezésével összhangban történjen a kommunikációs üzenetek közvetítése is. A Kommunikációs Terv célja, hogy 12

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE meghatározza a részletes Feladattervben foglalt feladatok sikeres végrehajtásának feltételeit és eszközeit.

8. Kommunikációs hatások

Kommunikációs hatástanulmány készült, amely a Kommunikációs Terv III. fejezetét képezi.

13

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE 9. A tájékoztatás során használt publikációs eszközök

9.1. Előkészítési szakasz:

Tájékoztatási tevékenység szakaszai Kutatás

Tervezés

Kommunikációs feladatok és eszközök

Célérték (darab)

Lehetséges kockázatok felmérése

1

Válságkommunikációs terv készítése

1

Hatástanulmány készítése

1

Cselekvési (kommunikációs) terv

1

o Célcsoportok meghatározása o A projekt kommunikációs tartalmának összeállítása: üzenetek meghatározása és az eszközök kiválasztása o Időzítés meghatározása

Előkészítés

A kommunikációs terv egyeztetése a közreműködő szervezettel

1

Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában

1

Nyomtatott tájékoztatók (brosúrák, szórólapok, stb.) elkészítése és lakossági terjesztése

2

Lakossági szervezése

közmeghallgatás

2

Internetes honlap (projektoldal) létrehozása és folyamatos működtetése, frissítése

1

Önkormányzatnál elhelyezett hirdetmények, képek, tájékoztatók

6

fórum,

14

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE A projektgazda a tájékoztatás és nyilvánosság biztosítása során az „Arculati Kézikönyv” előírásainak betartását vállalja. A projektről szóló tájékoztatások tartalmazni fogják a projekthez kapcsolódó környezeti információkat is. A projektgazda vállalja, a projekthez kapcsolódó nyilvános eseményeken, kommunikációjában és viselkedésében esélytudatosságot fejez ki, nem közvetít szegregációt.

9.2. Projekt megvalósítási szakasz


Célérték (darab)

Sajtóközlemény kiküldése a projekt indításáról

1

Sajtóesemények szervezése o Ünnepélyes eseményekhez (alapkőletétel, egyes beruházási fázisok befejezése, átadások, képzés befejeződése) kapcsolódóan sajtónyilvános esemény szervezése, sajtóközlemények kiküldése, háttéranyagok elkészítése o Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában

2

Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése

1

A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla („B” tájékoztató) elkészítése és elhelyezése

1

Információs anyagok, kiadványok készítése

2

Fotódokumentáció készítése

1

A kedvezményezett honlapján (amennyiben van ilyen) folyamatosan utalni kell az uniós támogatásra mind szövegesen, mind pedig a logó elhelyezésével. Bármely nyomtatott vagy elektronikus kommunikációs felületen, ahol a projekt megjelenik a kedvezményezett köteles az EU támogatására folyamatosan felhívni a figyelmet.

1

15


9.3. A projekt megvalósítását követő szakasz


Célérték (darab)

Sajtónyilvános ünnepélyes projektzáró rendezvény szervezése

1

Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és online médiában

3


1

A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla elkészítése és elhelyezése. („D” emlékeztető)

1

9.4. Kiemelt célcsoport: a civil szervezetek

A média szereplőihez hasonlóan kulcsfontosságú az eredményes együttműködés a civil szervezetek képviselőivel, akik egyrészről jelentős vélemény-formáló erővel rendelkeznek a lakosság körében, másrészről az általuk képviselt tevékenység/intézmény árvíz veszélyeztetettséggel közvetlenül is érintett. A település Önkormányzata a jó viszony kialakítása érdekében személyes kapcsolatfelvételt kezdeményez a civil szervezetek képviselőivel, majd az együttműködés kereteinek meghatározása mellett megállapodásokat kötnek.

10. Időzítési terv

A kommunikációs tevékenységek ütemezése során az érintettek rendszeres, folyamatos tájékoztatását tűztük ki célul. A média és a civil szervezetek képviselőivel történő kapcsolatfelvétel már az előkészítő szakaszban megtörténik, párhuzamosan a kommunikációs stratégiára vonatkozó tervek elkészítésével. A kezdeti időszak tehát a tervezés és a kapcsolatkialakítás szakasza, mely a későbbi, aktív kommunikációs tevékenységek alapját képezik. A különböző csatornák, eszközök egyidejű használatával azok egymást erősítő hatását (szinergiáját) kívánjuk hasznosítani.

16


10.1. Előkészítési szakasz

Időzítés 2010.

Feladat/eszköz 01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

Kockázatok felmérése Válságkommunikációs terv készítése Kommunikációs készítése

terv

Kommunikációs terv egyeztetése a KSZ-szel Megjelenés a nyomtatott médiában EU-s támogatás elnyeréséről szóló hirdetmény közzététele a sajtóban Nyomtatott tájékoztatók (szórólapok 2 alkalommal) elkészítése és lakossági terjesztése Lakossági közmeghallgatás szervezése

fórum,

Önkormányzatnál elhelyezett hirdetmények, képek, tájékoztatók Önkormányzati honlapon történő megjelenítés (W3C szabvány szerint akadálymentesített projektoldal)

17

11


10.2. Megvalósítási szakasz Időzítés

Feladat/eszköz Sajtóközlemény kiküldése a projekt indításáról

A Támogatási hatálybalépését követően

Szerződés

Sajtóesemények szervezése o Ünnepélyes eseményekhez (alapkőletétel, egyes beruházási fázisok befejezése, átadások, képzés befejeződése) kapcsolódóan sajtónyilvános esemény szervezése, sajtóközlemények kiküldése, háttéranyagok elkészítése o Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában

Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott és on-line médiában a projekt kivitelezése során.


A projekt megvalósítása során folyamatosan.

A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla („B” típusú tájékoztató) elkészítése és elhelyezése.

A projekt kivitelezésének megkezdésekor, a nyitó rendezvénnyel egyidőben kerül kihelyezésre.


A projekt folyamatosan.


A projekt kivitelezésének folyamán készített fotók felhasználásával a megvalósítási szakasz utolsó rendezvényét követően

A kedvezményezett honlapján (amennyiben van ilyen) folyamatosan utalni kell az uniós támogatásra mind szövegesen, mind pedig a logó elhelyezésével. Bármely nyomtatott vagy elektronikus kommunikációs felületen, ahol a projekt megjelenik a kedvezményezett köteles az EU támogatására folyamatosan felhívni a figyelmet. Hernádkak község honlapján projektoldal működtetése

Nyitó rendezvény tartását a projekt kivitelezésének megkezdésekor.

megvalósítása

során

Folyamatosan a projekt megvalósításának időtartamában, ill. a fenntartási időszakban.

Folyamatosan frissítve a projekt megvalósításának időtartamában, ill. a fenntartási időszakban. 18

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE 10.3. A projekt megvalósítását követő szakasz

Időzítés

Feladat/eszköz Sajtónyilvános ünnepélyes projektzáró rendezvény A projekt követően. szervezése

fizikai

megvalósítását

nyomtatott, A projekt követően.

fizikai

megvalósítását

Sajtómegjelenések generálása elektronikus és on-line médiában

a


Zárórendezvényt követően

A beruházás helyszínén a pályázati Zárórendezvénnyel egy időben kerül dokumentációban megjelölt típusú tábla elkészítése kihelyezésre. és elhelyezése. („D” emlékeztető)

11. A kivitelezés módja A kommunikáció eszközeinek megfelelő alkalmazása jelentősen hozzájárul a projekt megvalósításának hatékonyságához: a projekt feladatairól, eredményeiről a projekt külső és belső környezetét szükséges információkkal ellátni. A település polgármestere, mit a projektgazda képviselője kezdeményezi a kapcsolatfelvételt a térségben működő civil szervezetekkel és a média képviselőivel. Felel a lakosság számára szervezett fórumok és a közmeghallgatás lebonyolításáért, az Önkormányzat hirdetőtábláján elhelyezett, aktualizált tájékoztató anyagok megjelenéséért és a nyomtatott tájékoztató kiadványok lakossághoz való eljuttatásáért. A civil szervezetekkel és a média képviselőivel folytatott tárgyalások eredményességéért, a velük kötött megállapodások létrejöttéért és tartalmáért, valamint a lehetséges kockázatok felméréséért a polgármester és a projektmenedzsment szervezet vezetője közösen tartoznak felelősséggel. A projektmenedzser irányítása mellett a PR felelős – mint az e funkcionális terület feladatait koordináló, végrehajtását figyelemmel kísérő személy – köteles a meghatározott feladatokat koordinálni, az előírásokat betartani, betartatni és követni, a projekt ütemtervben meghatározott feladatokat végrehajtani és végrehajtatni. Beszámolási kötelezettsége a projektmenedzser felé van. Felelős az elvégzett feladatai dokumentálásáért, a vonatkozó jelentések elkészítéséért és a szükséges ellenőrzések elvégzéséért. Felelősségi köre kiterjed a projekt szakmai részeredményeinek minőségére, a határidő és erőforrás keretek betartására. A kommunikáció időbeliségét és formáját a projektmenedzser a PR felelőssel együttesen határozza meg. A projektgazda képviseletét ellátó polgármester jogosult közvetlenül is tájékoztatást kérni tőle, de utasítási jogát csak a projektmenedzseren keresztül gyakorolhatja. 19

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE A projektmenedzsment szervezeten belül kijelölt PR felelős felel az Önkormányzat által generált, különböző médiumokban történő megjelenések, sajtótájékoztatók ütemezett előkészítéséért és lebonyolításáért; a lakosság informálása érdekében készülő nyomtatott tájékoztató anyagok tervezéséért és kivitelezéséért, kommunikációs hatástanulmány készítéséért. Értékeli az érintettektől érkező, a korábbi kommunikációs tevékenységekhez kapcsolódó visszacsatolásokat. Megszervezi a projekt ünnepélyes, sajtónyilvános nyitó- és záró rendezvényét. A teljesítések ellenőrzéséről, az egyes tevékenységekről dokumentációk készülnek. Az ezekben a dokumentumokban foglalt adatok, műszaki leírások, szakértői véleményezések jelentik az objektív, hiteles tájékoztatás alapját.

12. Kötelező arculati elemek

Az Új Magyarország Fejlesztési Terv kommunikációs stratégiájában megfogalmazza a kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségeit, mely szerint a projektgazda köteles tájékoztatni a nyilvánosságot az Európai Unió szerepéről a megvalósult fejlesztés támogatása kapcsán. Az ÚMFT emellett a kedvezményezettek számára kommunikációs eszközeikre vonatkozóan kötelező arculati elemek alkalmazását írja elő. Ennek eleget téve: − Az előírásoknak megfelelően az elektronikus és nyomtatott formában megjelenő tájékoztatásokban az uniós támogatás tényét, nagyságát, felhasználásának célját, a pályázati kiírás idejét és azonosítóját a főszövegben tüntetjük fel. − A projekt megvalósulásának helyszínén 1 db „B” típusú hirdetőtábla és 1 db „D” típusú emlékeztető tábla elhelyezésére kerül sor. A hirdető és emlékeztető táblák másodnyersanyagból, újrahasznosított anyagból készülnek, legalább tömegük 90%ában. A táblák elkészítésénél az „Arculati kézikönyv” formai és tartalmi előírásait minden esetben figyelembe vesszük. − A helyben élők és tevékenykedők tájékoztatása érdekében nyomtatott anyagok terjesztésére is sor kerül, melyek formai és tartalmi tervezése szintén az Arculati kézikönyvben foglaltak szem előtt tartásával bonyolódik. − A projekt végrehajtását ünnepélyes nyitó- és zárórendezvény keretezi. Ezen események meghívóinak kialakítása a kötelező tartalmi és formai elemek figyelembe vételével történik.

20

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE − A sajtótájékoztatók körülményei környezettudatosságot tükröznek, és helyszínük kiválasztásánál figyelembe vesszük, hogy azok akadálymentesen megközelíthetőek legyenek.

13. Költség terv

13.1. Előkészítési szakasz

Nettó ár (Ft)

Tevékenység

Megjegyzés

100 000,-

1 alkalommal az előkészítési szakasz félidejében tájékoztatás a projekt támogatottságáról, az előkészítés előrehaladásáról, 2010. június hónapban.

Hirdetmény közzététele

50 000,-

A támogatási szerződés megkötését követően az Európai Uniós támogatás elnyeréséről.

Nyomtatott tájékoztató

100 000,-

Lakossági szórólap 2 alkalommal (2010. január és szeptember hónapokban) újrahasznosított papírra nyomtatva. Szórólap megtervezése, nyomtatása, lakossághoz való eljuttatása.

50 000,-

Közmeghallgatás 1 alkalommal 2010. április hónapban. Lakossági fórum 1 alkalommal 2010. október hónapban. Fórum előkészítése, rendezvényszervezés (meghívó elkészítése, projektgazda részére továbbítása, rendezvény helyszínének előkészítése, lebonyolítása).

50 000,-

2 alkalommal hirdetmény elhelyezése az önkormányzat hirdetőtábláján. A hirdetmény tartalma és kihelyezése megegyezik a lakossági szórólapéval. (2010. január és szeptember hónap)

Sajtómegjelenés

Közmeghallgatás lakossági szervezése

és fórum

Önkormányzatnál elhelyezett hirdetmények

21

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE Tevékenység Tájékoztató

Képek, elhelyezése

Nettó ár (Ft) 50 000,-

helyszínrajz

Megjegyzés 2 alkalommal önkormányzati tájékoztató készítése, 2010. június és október hónapokban, az előkészítési szakasz folyamán, az előkészítési feladatok előrehaladásáról. Kihelyezése az önkormányzatnál történik.

Nincs költsége

2010. március hóban a projektgazda önkormányzat hirdetőtábláján történik meg.

Önkormányzati honlapon történő megjelenítés W3C szabvány szerinti akadálymentesített oldalon

100 000,-

W3C szabvány szerinti megjelenés feltételeinek egyeztetése a honlap kezelőjével, projektoldal tematikájának elkészítése, tematika tartalommal való feltöltése, 2010. június hóig.

Egyéb: Lehetséges kockázatok felmérése, válságkommunikációs terv készítése

100 000,-

Kockázatfelmérés és válságkommunikációs terv elkészítése 2010. április 30-ig

Egyéb: Kommunikációs terv készítése, egyeztetése a KSZ-szel.

100 000,-

Kommunikációs terv elkészítése 2010. április 15ig, egyeztetése KSZ-szel 2010. április 30.-ig

Tevékenységek összesen

700 000,-

13.2. Megvalósítási szakasz

Tevékenység „B” típusú hirdetőtábla

Ár (nettó)

Megjegyzés

500 000,- A hirdetőtábla elkészíttetése a kötelező tartalmi és formai elemek szem előtt tartásával, az UMFT Arculati Kézikönyvének előírásait betartva.

22

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE Tevékenység Emlékeztető tábla „D” típus

Ár (nettó)

Megjegyzés

50 000,- Az emlékeztetőtábla elkészíttetése a kötelező tartalmi és formai elemek szem előtt tartásával, az UMFT Arculati Kézikönyvének előírásait betartva.

Sajtónyilvános nyitórendezvény lebonyolítása

700 000,- Az ünnepélyes nyitórendezvényhez kapcsolódóan sajtónyilvános esemény szervezése, sajtóközlemények kiküldése, háttéranyagok elkészítése, sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és online médiában


150 000,- A projekt megvalósításával kapcsolatban megjelenő sajtómegjelenések, események összegyűjtése és elemzése


400 000,- 2 alkalommal információs anyag készítése a projekt menetéről, aktuális állapotáról (kezdéskor és félidejében)


300 000,- A projekt megvalósítása során, a kivitelezés nyomon követése fotók készítésével. Ezek kronologikus rendezése, albumba helyezése

Sajtónyilvános ünnepélyes projekt zárórendezvény szervezése

800 000,- Az ünnepélyes záró rendezvényhez kapcsolódóan sajtónyilvános esemény szervezése, sajtóközlemények kiküldése, háttéranyagok elkészítése, sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és online médiában.

Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában

600 000,- 3 alkalommal, a projekt kivitelezésének megkezdésekor, félidejében és a fizikai megvalósítást követően.


100 000,- Folyamatosan.

Tevékenységek összesen

3 600 000,-

Megjegyzés: A megvalósítási szakaszra eső költségek becslésen alapulnak. A 2. fordulós pályázati útmutató költségkorlátját figyelembe véve állapítottuk meg a tervezett költségeket, a költségek a pályázatban pontosításra kerülhetnek.

23

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE A kedvezményezett honlapján, valamint az előkészítési szakaszban itt létrehozott projektoldalon folyamatosan utalni kell az uniós támogatásra mind szövegesen, mind pedig a logó elhelyezésével. Bármely nyomtatott vagy elektronikus kommunikációs felületen, ahol a projekt megjelenik a kedvezményezett köteles az EU támogatására folyamatosan felhívni a figyelmet

24


II. KOMMUNIKÁCIÓS VÁLSÁGKEZELÉSI TERV A válság olyan esemény, amely zavart okoz a megvalósítandó projekt előkészítésében vagy megvalósításában, akadályozza vagy késlelteti a végrehajtást, összességében a sikeres megvalósítás meghiúsulását okozhatja. Ha ebben a helyzetben a média is bekapcsolódik, kommunikációs válság alakul ki. („Válság: ha már több mint két sajtóorgánum foglalkozik az üggyel. Súlyos válság: ha a címlapon.”) A válság valamilyen hiányosságot jelez és általában emberi cselekvéshez kapcsolódó rendellenesség, súlyos zavar következménye, végterméke.

A válság általános jellemzői: -

váratlanul következik be, így a csillapításhoz szükséges információk nem mindig állnak azonnal rendelkezésre

-

időtartama véges

-

kezdete visszavezethető társadalmi (politikai, gazdasági), ill. természeti és technogén problémára

-

félelem, bizonytalanságérzet uralkodhat el az érintetteken, külső vizsgálatok indulnak

-

kimenetele lehet pozitív (megnyugvás, siker), illetve negatív (katasztrófa)

-

ismétlődhet, ciklikussá válhat

-

különböző szakaszaiban eltérő intenzitás jellemző: emelkedik vagy csökken, illetve pang. Kezelése az eltérő szakaszokban más és más stratégiát követel meg

-

a környezet érdeklődése erősödik, ugyanakkor a kommunikációs kontroll hiányossá válik.

A válság kialakulásának lehetséges okai 1. Objektív tényezők: -

határidők be nem tartása (kivitelezőknek, projekt szereplőinek felróható okból)

-

műszaki-technikai tévedés 25

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE -

pénzügyi gondok miatt keletkező zavar

-

kormányzati, hatósági, Európai Uniós vizsgálatok, jogi eljárások

-

az érintett szervezeteknél bekövetkező személyi, tulajdonosi változások miatt keletkező feszültségek.

2. Természeti katasztrófák, vis major 3. Szubjektív tényezők: -

ellenérdekű felek kommunikációs akciói (pl.: beruházói tender versenytársai)

-

fejlesztés szereplőinek félreérthető, egymásnak ellentmondó nyilatkozatai.

A válságkezelés alapelvei Mivel a hírek, az információk egy-egy megtörtént eseményről számos torzulási lehetőség után jutnak el a befogadóhoz, ezért a közvélemény reagálása, a nyilvánosság értékelése nagymértékben eltérhet a tényleges helyzettől. A válságkommunikáció alapvető célja ennek a különbségnek a csökkentése, hogy a célközönség által észlelt látszat egyre közelebb kerüljön a valóságos helyzethez. A válságkommunikáció a válság további terjedésének megakadályozása céljából hiteles tények ismertetésével és magyarázatával reagál a kritikus eseményekre, ezzel párhuzamosan tisztázza a félreértett, elhallgatott, hiányosan vagy hibásan közölt információkat.

A válságkommunikáció folyamata

Válsághelyzet bekövetkezésekor olyan tevékenység-sorozatot szükséges kialakítani, amellyel az adott működési zavarok azonnal leküzdhetők, és amelyek elősegítik a válságot előidéző helyzettel kapcsolatban a hiteles információk és döntések napvilágra kerülését. Általában elmondható, hogy az alábbi feladatok kivitelezése elengedhetetlen:

1. Válságstáb felállítása: Olyan munkatársakból (műszaki szakemberek, projekt felelősei, PR felelős, szóvivő) áll, akik minden szempontból ismerik az adott problémát. A stáb tagjai egymással 26

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE folyamatos kapcsolatot tartanak és a projektgazda (polgármester) rendelkezésére állnak. Ehhez biztosítjuk számukra a szükséges kommunikációs eszköztárat (telefon, Internet, irodaszerek). A válságstáb felállításáról, személyi összetételéről a polgármester és a projekt menedzser közösen döntenek. 2. Részletes feladatterv készítése: Személyekre bontva ismerteti, hogy kinek, mi a feladata és milyen határidővel. 3. Helyzetelemzés: -

milyen folyamatok vezettek az adott válsághelyzet kialakulásához?

-

mennyire súlyos válság fenyeget?

-

várhatóak-e további, kockázatot jelentő események?

-

ki(k)nek a támogatására lehet/nem lehet számítani?

4. A nyilvánosság azonnali tájékoztatása: Mi, mikor és miért történt, milyen lépéseket tettünk/tervezünk a hiba elhárítására. 5. Szóvivő(k) kijelölése: Bizalmat keltő, jól kommunikáló, nem feltétlenül szakértő, de mindenképpen hiteles személy. (A kulcsüzeneteket közösen fogalmazzuk meg.) 6. Belső tájékoztatás: Belső hírlevél, kör-e-mail formájában arra az esetre, ha nem a szóvivőt szólaltatják meg. 7. Sajtó lista összeállítása: Tudnunk kell, hogy melyik sajtóorgánumhoz, és azon belül mely munkatárshoz forduljunk, kérve a folyamatos kapcsolattartást. A listát fontossági sorrend alapján állítjuk össze. A leadandó sajtóanyagot előzetesen minden esetben ellenőrizzük. 8. Összegzés pozitív kimenet esetén: A válság lecsengése után mérleget vonunk és sajtótájékoztatót tartunk a történtekről és arról, hogy hogyan oldottuk meg a válsághelyzetet.

27


A válságkezelés eszközei A válságstáb birtokában levő információ a válságkommunikációs eszközök segítségével jut el a célközönséghez. A válságstáb meghatározza az üzenet formáját és szerkezetét. A csatorna a konkrét üzenettől függetlenül létező tájékoztatási lehetőség, illetve egy olyan eszköz, amit a válságstáb igénybe vehet, hogy továbbítsa az üzeneteit. A csatornák a válságkommunikációban játszott szerepük alapján lehetnek közvetlenek (pl. előadás, lakossági fórum,) vagy közvetettek (nyomtatott sajtó, elektronikus média, online média). A válságstábnak – annak érdekében, hogy üzenetük megfelelő hatásfokkal érjen célba – figyelembe kell venni a média hatásfokát. Objektív okokra visszavezethető válság esetén őszintén be kell ismernünk esetleges felelősségünket a kialakult helyzetért, egyszersmind biztosítani kell a nyilvánosságot arról, hogy megtesszük a szükséges lépéseket a megoldás érdekében. Nyilatkozatainkban hiteles vizsgálatot végző hatóságok/intézetek/intézmények megállapításaira hagyatkozunk. Ennek megfelelően tájékoztatásra akkor kerül sor, amikor rendelkezésünkre állnak a megfelelő műszaki, technológiai információk, vizsgálati eredmények. A természet okozta válsághelyzetekben a legfontosabb, hogy a találgatások, szakszerűtlen vélemények elterjedését megelőzve tájékoztassuk a lakosságot a bekövetkezett káreseményről és az elhárítás érdekében hozott döntésekről. A szubjektív tényezők által okozott válság esetén meg kell ismernünk az ellenérdekelt fél szándékait és érdekeit. A megfelelő kommunikációs csatorna kiválasztása után szakértőink megszólaltatásával próbáljuk a nyilvánosság számára megkérdőjelezhetővé tenni az ellentétes információk hitelét. Ehhez természetesen az ellenérdekű felek nyilatkozatainak folyamatos figyelemmel kísérése és elemzése szükséges. Kommunikációs tevékenységünk erősítése érdekében törekszünk külső (helyi véleményvezérek) támogatók megnyerésére (ésszerű érveket felsorakoztatva), s ha ez sikerült, nyilvánosságot biztosítunk számukra.

A válság megelőzése Közvetítendő üzeneteinknek a kommunikációs tevékenység kezdeti szakaszától részét képezik megnyugtató jellegű üzenetek (szakmai szempontból alaposan átgondolt, kipróbált fejlesztés jön létre, a kiválasztott vezetők szakmailag felkészültek). 28

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE A projekt előkészítése és megvalósítása során különös figyelmet fordítunk a projekt külső szereplőinek (lakosság, civilek, stb.) véleményére a lehetséges kockázatok tekintetében is. Emellett fontos a média folyamatos figyelése és elemzése, amely a PR felelős feladata. Amennyiben téves, szakmailag nem helytálló híradással találkozunk, azonnal megbízható külső szakértőt kérünk fel az esemény kommentálására. Minden esetben csak akkor reagálunk a médiában megjelenő állításokra, amikor megbízható, vizsgálatokkal alátámasztott műszaki, technológiai információk állnak rendelkezésünkre.

29


III. KOMMUNIKÁCIÓS HATÁSTANULMÁNY A hatástanulmány célja: annak bemutatása, hogy a projekt előkészítés és megvalósítás során a kommunikációs tervben megfogalmazott és alkalmazni kívánt kommunikációs eszközök használatával milyen hatást kívánunk elérni. Ennek érdekében az alkalmazandó eszközökhöz rendelve meghatározzuk a kommunikáció célcsoportját, a kommunikációs célt, a kommunikáció megvalósításban betöltött szerepét. Kommunikációs hatások A. A projekt előkészítése és megvalósítása során alkalmazott kommunikációs eszközök

1. Alkalmazott kommunikációs eszköz: Nyomtatott sajtó A kommunikáció célcsoportja: hatásterületen élők és tevékenykedők, megyében élő/székelő/fiókteleppel rendelkező potenciális befektetők, betelepülők, turisták A kommunikáció célja: a tervezett projekt, annak megvalósulásával a társadalom számára keletkező többletérték bemutatása, közfigyelem felhívása az így élhetőbbé, biztonságosabbá váló településre A kommunikáció szerepe a megvalósításban: potenciális külső támogatók, véleményvezérek bizalmának megnyerése, akik az esetlegesen bekövetkező kockázatok, válságok esetén pozitív irányban befolyásolhatják a közvéleményt. A jelenlegi lakosság számára megfogalmazott kulcsüzenetek egyike a falu vonzerejének növekedése a településen megvalósuló fejlesztés által, s ez a kulcsüzenet válik hitelessé annak tudatában, hogy a tervezett projekt médiaszereplése a jövőben letelepedni szándékozó vállalkozók, lakók figyelmét is felkeltheti. 2. Alkalmazott kommunikációs eszköz: Egyéb rendezvény, konferencia: falugyűlések és közmeghallgatások A kommunikáció célcsoportja: a falu teljes lakossága, zöld és civil szervezetek A kommunikáció célja: kutatás készítése a lakosság körében a projekt és az Európai Unió ismertségére vonatkozóan, a felmerülő kérdések, kétségek, aggályok megvitatása, a kockázatot jelentő, esetleg tájékozatlanságból eredő, szakszerűtlen vélemények elterjedésének megelőzése, részletes tájékoztatás A kommunikáció szerepe a megvalósításban: a megvalósítás szempontjából elengedhetetlen a lakosság, zöld és civil szervezetek megfelelő tájékoztatása és 30

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE lehetősége arra, hogy személyes érintettségével kapcsolatos kérdéseit feltegye, észrevételeit megossza. Ennek hiányában találgatások, szóbeszéd veszi kezdetét, ami bizonyos eljárásokban ellenállást szülhet, késleltetve ezzel a fejlesztés megvalósulását. Rosszabb esetben ez a helyzet válság kialakulásához vezethet. A kétoldalú kommunikáció lehetőségét nyújtó falugyűlések és közmeghallgatások a leginkább alkalmasak a lakosság, a vállalkozások és a különböző szervezetek bizalmának és támogatásának erősítésére, a kétségek eloszlatására. 3. Alkalmazott kommunikációs eszköz: Sajtótájékoztató, sajtóesemények szervezése A kommunikáció célcsoportja: a média képviselői A kommunikáció célja: a sajtó központi tájékoztatása, a felmerülő kérdések egységes kommunikációs tartalommal bíró megválaszolása. Sajtótájékoztatók, sajtóesemények szervezésével kívánjuk elérni, hogy a média a projekt gazdát tekintse az információk első számú forrásának, mert így biztosítható a hiteles tájékoztatás. Az egységes kommunikációs tartalom a kulcsüzenetek érvényesülését segíti elő. A kommunikáció szerepe a megvalósításban: „A legfontosabb szabály, hogy a médiát ne ellenségként, hanem szövetségesként kezeljük.” (Szondi György) A média képviselőivel történő hatékony együttműködés a tájékoztató szerepen túl segítségünkre lehet a kockázatos helyzetek tisztázásában, a belső és külső szereplők (civil szervezetek, támogatók, stb.) érdeklődésének fenntartásában és bizalmuk erősítésében, hozzájárulva ezzel a projekt gördülékeny, zökkenőmentes megvalósításához. 4. Alkalmazott kommunikációs eszköz: Szórólap, vagy egyéb nyomdai kiadvány A kommunikáció célcsoportja: a település lakossága A kommunikáció célja: részletes tájékoztatás a megvalósuló projektről, az eddig elért eredményekről, elkészült tervekről és a további teendőkről. A település valamennyi háztartásához eljutó tájékoztató anyag azt az üzenetet közvetíti, hogy a tervezett fejlesztés a település valamennyi lakójának közös érdeke (politikai meggyőződéstől, érdekcsoportoktól függetlenül). A kommunikáció szerepe a megvalósításban: a háztartások egyenként történő megszólításával, a már megtörtént és a továbbiakban várható események nyílt, őszinte bemutatásával megelőzhetőek a lakosság körében kialakuló bizonytalanságok a projekt kivitelezésére vonatkozóan, s minél inkább személyes ügyének, és emellett biztonságosnak tekinti az egyes lakos a gát megépítését, annál kevésbé valószínű, hogy a megvalósítás során a projektgazda a helyiek ellenállásába ütközik.

31

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE 5. Alkalmazott kommunikációs eszköz: Személyes megkeresés A kommunikáció célcsoportja: média képviselői, zöld szervezetek, civil szervezetek, egyéb partnerek A kommunikáció célja: a projekt céljainak, várható hatásainak, eredményeinek bemutatásával a célcsoport bizalmának, támogatásának elnyerése. A civil szervezetekkel partnerségi megállapodásokat kötünk, melynek értelmében az Önkormányzat a civileket folyamatosan informálja a megvalósított eredményekről és a továbbiakban elvégzendő tevékenységekről, a civilek pedig észrevételeikkel, a lakosság véleményének közvetítésével segítik a projektgazda munkáját. A kommunikáció szerepe a megvalósításban: amennyiben a projekt a megvalósítás környezetében nagyobb támogatást élvez, úgy az esetlegesen előforduló fennakadások kevésbé képesek a fejlesztés sikeres lebonyolítását veszélyeztetni. Különösen válságok idején jut fontos szerep támogatóinknak, a média kíméletes hozzáállásának. Személyes megkereséssel szorosabb kapcsolat alakítható ki potenciális partnereinkkel, támogatóinkkal, így nagyobb eséllyel számíthatunk együttműködésükre kockázatos helyzetekben. 6. Alkalmazott kommunikációs eszköz: Önkormányzatnál elhelyezett tájékoztatók A kommunikáció célcsoportja: az Önkormányzat hivatalában megforduló vendégek (lakosság, településen tevékenykedők, egyéb látogatók) A kommunikáció célja: részletes beszámolók közzététele a projekt aktuális megvalósítottsági szintjéről (műszaki-pénzügyi adatok), kiemelve az Európai Unió hozzájárulását a fejlesztés megvalósításához A kommunikáció szerepe a megvalósításban: többször hangsúlyoztuk már a lakosság pontos információkkal történő ellátásának szerepét. Kommunikációs aktivitásunk egyik alapelveként a nyíltságot határoztuk meg, vagyis mindenki számára biztosítjuk az adatokhoz, információkhoz való hozzáférést. Fölöslegesnek tartjuk azonban minden háztartáshoz eljuttatni a pontos műszaki paramétereket, hiszen a többség nem szakértője a kérdésnek. Aki tehát meg szeretné ismerni a fejlesztés műszaki jellemzőit, az Önkormányzatnál kifüggesztett tájékoztató anyagból ezt megteheti, elejét véve a válság-kockázatos, szakmailag nem helytálló állítások megjelenésének. 7. Alkalmazott kommunikációs (www.hernadkak.hu)

eszköz:

Hernádkak

község

honlapja

A kommunikáció célcsoportja: a település és a térség lakói és az ott működő intézmények, szervezetek, honlapot látogatók 32

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE A kommunikáció célja: az aktuális, gyakorlati tudnivalók és híradások minél szélesebb rétegekhez történő eljuttatása, illetve a potenciális betelepülők figyelmének felkeltése . A kommunikáció szerepe a megvalósításban: általánosságban elmondható, hogy a vidéki emberek a helyi médiát hitelesebbnek tekintik a nagyobb médiumoknál, emellett problémás esetekben, kockázatos helyzetekben a világháló biztosítja a leggyorsabb, legolcsóbb módját az eseményekkel kapcsolatos közleményeink megjelentetésére. Az interneten történő tájékoztató tevékenység a hiteles, megbízható információk szélesebb körben való közzétételét, ezáltal a projekt gördülékenyebb megvalósítását szolgálja.

B. A projekt megvalósítása során alkalmazott kommunikációs eszközök

1. Alkalmazott kommunikációs eszköz: Nyitó- és zárórendezvény A kommunikáció célcsoportja: a falu teljes lakossága, a projekt megvalósításának szereplői, parlamenti pártok helyi vezetői, ágazati és felügyeleti szervek és a média A kommunikáció célja: a projekt megvalósításának ünnepélyes megnyitása és lezárása, kitűzött célok és elért eredmények megfogalmazása, köszönetnyilvánítás a támogató partnerek részére, az Európai Unió megvalósításban betöltött szerepének hangsúlyozása A kommunikáció szerepe a megvalósításban: e rendezvények közvetlenül nem szolgálják ugyan a projekt megvalósulást, ugyanakkor hangsúlyozzák a tervezett/kivitelezett fejlesztés súlyát, jelentőségét, mellyel erősíthető a projekt szereplőinek és környezetének elkötelezettsége az árvízvédelmi mű megépítése iránt, közvetett módon támogatva tehát a sikeres megvalósulást. 2. Alkalmazott kommunikációs eszköz: Sajtóközlemények A kommunikáció célcsoportja: a média képviselői A kommunikáció célja: a sajtótájékoztatón elhangzottak összefoglalása, értesítés a fejlesztés megkezdéséről, végrehajtásának fő szakaszairól és befejezéséről annak érdekében, hogy a sajtómegjelenések tartalma az általunk megadott információkra épüljön. A kommunikáció szerepe a megvalósításban: sajtóközleményekkel a médiával történő együttműködési hajlandóságunk kifejezését erősíthetjük. Az írásos, esetleg fotóanyaggal kiegészített sajtóanyagok a tényeknek, más szóval a valóságnak megfelelő tájékoztatást segítik elő. Nem lehet elégszer hangsúlyozni a pontos, hiteles 33

KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE kommunikációs tevékenység fontosságát a lakosság és az egyéb érintettek támogatásának elnyerésében. 3. Alkalmazott kommunikációs eszköz: Sajtómegjelenések összegyűjtése, elemzése A kommunikáció célcsoportja: projektmenedzsment szervezet A kommunikáció célja: 1. A nyomtatott, elektronikus és online híradások figyelemmel kísérése és értékelése a kockázatos nyilatkozatok, állítások kiszűrésére 2. Az eddigi kommunikációs tevékenység eredményességének vizsgálata A kommunikáció szerepe a megvalósításban: 1. Az esetleges válságok kialakulását/elmélyülését tudjuk megakadályozni, ha a kockázatos tartalmú sajtómegjelenésekre a lehető leghamarabb reagálunk. Így elkerülhetjük, hogy kommunikációs válság gördítsen akadályt a megvalósítás útjába. 2. A hatékony kommunikáció egyik feltétele az önellenőrzés, eredménye pedig a projekt körű széles támogatottsága, mely elősegíti a fennakadásoktól mentes megvalósítást. 4. Alkalmazott kommunikációs eszköz: Fotódokumentáció készítése A kommunikáció célcsoportja: a projekt teljes külső és belső környezete A kommunikáció célja: a projekt megvalósítási szakasz egyes lépéseinek, különösen a konkrét kivitelezés dokumentálása A kommunikáció szerepe a megvalósításban: fotódokumentációkkal tehetjük hitelessé és ezzel hatásosabbá az egyes publikációs eszközök alkalmazását. Ezen kommunikációs eszköz tehát a többi csatorna erősítésével, közvetetten járul hozzá a fejlesztés sikeres megvalósításához.

Hernádkak, 2010. április 15. -------------------------------------------

------------------------------------------

Projektmenedzsment PR felelőse

Polgármester

34

HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE

Recommend Documents