HANDREIKING
T.B.V. PROJECTENDIGITALE KOPIE VAN PAPIEREN BOUWVERGUNNINGEN
P.C.]. Huismans A.J.F. de Looijer 's-Hertogenbosch augustus 2007
VERSIEBEHEER
INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding 2. Projectplan 3. Procedurele aspecten van het scanproces 3.1 Testproject 3.2 Voorbewerken te scannen dossiers 3.2.1 Selecteren te scannen stukken 3.2.2 Indexeren dossiers 3.2.3 Indeling te scannen documenten 3.2.3.1 Het maken van de map 3.2.3.2 Categorie indeling 3.2.3.3 Opschonen van de dossiers 3.2.3.4 Volgorde van de stukken 3.2.3.5 Nummeren van de map 3.2.3.6 Stempels 3.2.3.7 Materiële verzorging 3.3 Scannen 3.3.1 OCR of niet 3.3.2 Kwaliteitscriteria voor de scans 3.3.3 Scanprocedure 3.3.4 Kwaliteitscontrole 3.3.5 Toekennen nietadata 3.3.5.1 Oinschrijving per tekening 3.3.5.2 Omschrijving aard van de vergunning 3.3.6 Autorisaties 4. Technische aspecten van het scanproces 4.1 Beheersomgeving 4.2 Hard- en software tbv scanning 4.3 Bestandsformaat/-formaten 4.4 Instellingen 4.5 Documentatie 5. Publicatie op internet 5.1 Metadata 5.2 Bescherming persoonsgegevens 5.3 Auteurswet 5.4 Zoekmethoden 5.5 Duidelijke communicatie
1. INLEIDING Op verzoek van een aantal aangesloten gemeenten is toegezegd een handreiking op te stellen voor het vervaardigen van scans van bouwvergunningen. Daarbij is uitgegaan van de vervaardiging van een digitale werkkopie ten behoeve van de gemeente zelf. Deze kan dan naar keuze al of niet via de website worden gepubliceerd. Vooropgesteld moet worden, dat voor het aanmaken van een digitale werkkopie geen eisen of richtlijnen bestaan. Er hoeft m.a.w. in principe geen rekening te worden gehouden met de duurzaamheid van bestandsformaten, met de kwaliteit van de scan e.d. Anderzijds is het natuurlijk wel zo, dat de digitale kopieën van een bepaalde kwaliteit en betrouwbaarheid moeten zijn om er zinvol mee te kunnen werken. Zoals bekend zijn de eisen aan bestandsformaten voor duiirzame bewaring van digitale archieven in beweging. Er is echter van afgezien om te proberen aan te geven aan welke (toekomstige) eisen een kopiebestand moet voldoen, om in de toekomst mogelijk toch als vervanging van de papieren documenten te kunnen dienen. Proberen te voorspellen is koffiedik kijken, met een grote kans op wat achteraf als missers zullen worden beschouwd. Uiteraard is het zinvol de procedures en formaten goed te documenteren. Het BHIC gaat uit van overbrenging van geschoonde dossiers (met andere woorden alleen die stukken die volgens de selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen). De gemeente kan het digitale kopiebestand zelf beheren en naar keuze al of niet (gedeeltelijk) op de website zetten. Vanuit het BHIC kan bij publicatie op de gemeentelijke website een link naar die site worden geplaatst op de BHIC-site. Een digitaliseringsproject, hetzij in kopie hetzij als vervanging, is overigens niet iets waar te licht over moet worden gedacht. ICTU zegt hierover: "Het op orde brengen van dossiers en scannen van dossiers moet niet worden onderschat. Hier kan veel tijd en geld i n gaan zitten, vooral als nog gewerkt wordt met geheel papieren dossiers. Goede scan apparatuur en het slim nadenken over het inzetten van middelen (zoals studenten) levert veel tijdswinst op en kostenvoordelen op de lange termijn."' 2. PROJECTPLAN O m zorgvuldig te werk te gaan moet een projectplan worden opgesteld. Het is van belang dat er vanuit de diverse disciplines naar gekeken wordt. Dit kan door een werkgroep in te stellen, waaraan bij voorkeur wordt deelgenomen door of namens: 1. de proceseigenaar of zijn vertegenwoordiger; 2. de gebruikers; 3. vertegenwoordigers uit de vakgebieden Documentaire Informatievoorziening; 4. Informatie en Communicatietechnologie; 5. Administratieve organisatie & Interne controle; 6. Juridische Zaken; 7. eventuele andere belanghebbenden uit de organisatie.
Het projectplan bevat tenminste de volgende onderdelen: * Een beschrijving van het doel en het gebruik van het informatiesysteem (de systemen) en een beschrijving van de informatie;
' ICTUIAdvies Overheid.nl, Internetpublicatiemodel Vergunningen - algemeen deel 3.0, Den Haag 2006, p. 15. 4
e
e
e o o e o
Een beschrijving van de soort en type kopie. Houd bij het kiezen van een of meer bestandsformaten rekening met gebruik van de scans en de beschrijvingen op langere termijn. De gegevens moeten daartoe gemigreerd of geconverteerd kunnen worden. Het resultaat en de bevindingen van de beoordeling op vernietigbaarheid van de betrokken gegevens met de context; Een verschillenanalyse of andersoortige overzichten waarmee aangegeven kan worden waar gegevens uit het oude (papieren) systeem in het nieuwe systeem terecht zullen komen, indien nodig met opgave van de veranderde context en functionaliteit; Een testplan, zodat beoordeeld kan worden of de kopieën een weergave opleveren van de volledige en juiste gegevens, waarin opgenomen zijn: - Een overzicht van de testgegevens, deze kunnen worden samengesteld op basis van steekproeven en een inschatting van te verwachten problemen; Een checklist en de randvoorwaarden voor de test; - Een overzicht van de samenstelling van de testgroep alsmede een beschrijving van de taak van de testgroep; Een procedure waarin een regelmatig moment van testen bepaald wordt; Een tijdpad of planning; Een beschrijving van het gewenste resultaat en de methode van beheer en toezicht; Een beschrijving van de voortgangcontrole van het project; Een opgave van de persoon of instantie die de eindcontrole doet Een begroting van de te verwachten kosten.
.
Bedenk dat digitalisering een arbeidsintensieve en dure aangelegenheid is. Weeg af of het de meest effectieve en efficiënte oplossing is.
3. PROCEDURELE ASPECTEN VAN HET SCANPROCES 3.1 Testproject Het is aan te raden een test uit te voeren, waarin de onderstaande procedures en technische aspecten worden uitgeprobeerd. Aan de hand daarvan kan zo nodig nog bijgestuurd worden, zonder dat het hele project onder druk komt te staan of zelfs mislukt. In deze fase kunnen de gescande documenten stuk voor stuk worden bekeken: - of de gewenste beeldkwaliteit wordt gehaald binnen de vastgestelde foutenmarge. - of de koppeling tussen scans en index voldoen. - of de gegevens goed en gemakkelijk terugvindbaar zijn. Worden de gewenste resultaten behaald, dan kan in het project zelf worden volstaan met steekproeven. 3.2 Voorbewerken te scannen dossiers 3.2.1 Selecteren te scannen stukken Het is niet altijd nodig alle stukken in het dossier te scannen. Voor onderdelen van de vergunning gelden verschillende bewaartermijnen. Ook de behoefte van ambtenaren en publiek kan hierin een rol spelen.
Het schonen van het archief voor het scannen is een kostbare en tijdrovende zaak, die echter de moeite zeker waard is. Zorg bij het schonen voor een standaard opbouw en standaard beschrijving van ieder dossier. Hiermee kunnen de belangrijkste indexen worden gerealiseerd. Dit bespaart bij het scannen aanzienlijk veel geld en voorkomt fouten.
3.2.2 Indexeren dossiers Om in het digitale archief stukken terug te kunnen vinden worden indexen gebruikt. De ervaring leert dat dit indexeren tot op docun~entniveau plaats moet vinden. In feite is dit de beschrijving
van de documenten en hun samenhang. Deze moeten duurzaam gekoppeld worden aan de scans. e Probeer de indexering vóór het scannen te realiseren. Achteraf is namelijk arbeidsintensiever dan vooraf en dus duurder. 0 Maak het indexeren niet complex en kies voor een standaard indexering. e Benoem alle tekeningen met eenduidige en simpele namen De metagegevens die tijdens het proces worden opgenomen zijn de volgende: Dossiernummer * Bouwplannummer Datum van de aanvraag Type document Naam van de aanvrager Korte omschrijving Adresgegevens Opmerkingen * Uitgebreidere omschrijving 3.2.3 Indeling te scannen documenten
3.2.3.1 Het maken van de map Een dossier is als volgt opgebouwd: m Een binnenmap of dossieromslag2,met hierin: Een voorblad, met daarop adres, datum beschikking, omschrijving beschikking en de aanwezige categorieën. m Minimaal 1 en maximaal 8 categorieën op volgorde van tabstrook en barcode of voorloopvel, met daarachter de stukken. m Voor categorie 7 'tekeningen' wordt altijd een tekeningenmap gebruikt, zodat de tekeningen niet - voor zover zij dat al niet zijn - geperforeerd worden. Alle overige stukken worden in de map vastgemaakt met een 'zippel'.
3.2.3.2 Categorie indeling Omdat de documenten in een digitale omgeving niet gewoon door te bladeren zijn, is het goed na te denken over een standaardindeling van de dossiers. Een geschikte indeling luidt als volgt: 1. Categorie 1: aanvraag1 beschikking 2. Categorie 2: mechanica en statica, diverse berekeningen 3. Categorie 3: externe adviezen 4. Categorie 4: interne adviezen 5. Categorie 5: procesverloop 6. Categorie 6: overige bescheiden 7. Categorie 7: (gewaarmerkte)tekeningen 8. Categorie 8: installatiegegevens De indeling kan worden gemaakt m.b.v. tabstroken, waarop t.b.v. de scanning een barcode is aangebracht. De herkenning voor het scanproces kan echter ook d.m.v. voorloopvellen. Het zal, vooral bij oudere dossiers, vaker voorkomen dat niet van alle categorieën stukken aanwezig zijn. Dan worden alleen die categorieën waarvan stukken aanwezig zijn gevuld; als wordt gewerkt met voorbereide mappen worden de lege categorieën (tabstrook en barcode/voorloopvel) uit de map verwijderd.
Indien ervoor wordt gekmen de blijvend te bewaren stukken af te splitsen van de te vernietigen stukken kan ook gewerkt worden met twee binnenmappen: EEn voor de te bewaren en M n voor de (op termijn) te vernietigen stukken.
6
Hieronder volgt een opsomming van documenten die tijdens het bouwvergunningproces (kunnen) worden geproduceerd, ingedeeld naar de verschillende categorieën. Deze kunnen worden gebruikt als kabstrook. overgebracht worden alleen de stukke; achter de tabstroken waar in de kolom "Opmerkingen" staat vermeld: "bewaren t.b.v. overbrenging" (categorie 1, 4, 6 en 7). De stukken die o p termijn vernietigbaar zijn kunnen bij de voorbereidende werkzaamheden desgewenst in een afzonderlijke omslag worden opgeborgen. Ze kunnen ook in één omslag worden gestoken, maar dat betekent dat vóór de archiefwettelijke overbrenging deze dossiers alsnog z d e n moeten worden gesplitst. Zolang geen formele aanpassing van de Selectielijst heeft plaatsgevonden, zullen in het onderstaande overzicht (indeling bouwergunningendossier) de termijnen uit de huidige Selectielijst (1995) worden vermeld. Hierbij wordt dus geen rekening gehouden met de brondocumenten zoals die in het kader van de BAG (gebouwenregister) worden genoemd, en waarbij het voorstel is o m deze voor blijvende bewaring in aanmerking te laten komen. Hieronder volgt een overzicht van de brondocumenten ten behoeve van het gebouwenregister. Bij de selectie van archieíbescheiden adviseren wij om deze documenten vooralsnog uit te zonderen van vernietiging tot aan het moment dat - formeel - meer bekend is over de wijze van bewaring van deze stukken. Als brondocument voor het gebouwenreqister worden aangewezen: a. een beslissing tot verlening van een vergunning of andere publiekrechtelijke toestemming voor het bouwen, veranderen of slopen van een pand of verblijfsobject, alsmede de wijziging of intrekking daarvan; b. een schriftelijke reactie van een bestuursorgaan naar aanleiding van een melding of kennisgeving waardoor het vereiste van een vergunning of toestemming, bedoeld in onderdeel a, wordt opgeheven; c. een schriftelijke melding of kennisgeving van de aanvang en het gereedkomen van bouw- of sloopwerkzaamheden met betrekking tot een pand of verblijfsobject; d. een beslissing tot verlening van een vergunning als bedoeld in artikel 30, eerste lid, of 33 van de Huisvestingswet, alsmede de wijziging of intrekking daarvan; e. een beslissing tot vaststelling van een standplaats, alsmede de wijziging of intrekking daarvan; f. een beslissing tot vaststelling van een ligplaats, alsmede de wijziging of intrekking daarvan; g. een document waarin de geometrie van een pand of verblijfsobject is vastgelegd in overeenstemming met de krachtens artikel 17, tweede lid, aanhef en onderdeel a, van de wet gegeven definitie van het desbetreffende gegeven; h. een rechterlijke uitspraak strekkende tot vernietiging, herroeping, intrekking of wijziging van een in het gebouwenregister ingeschreven brondocument, en i een schriftelijke verklaring van een daartoe aangewezen ambtenaar, strekkende tot: 1". een ambtshalve correctie van een of meer op grond van een ander brondocument in de gebouwenregistratie opgenomen gegevens; 2". een signalering van een wijziging in de feitelijke situatie die van invloed is op een of meer in de gebouwenregistratie opgenomen gegevens en die niet voortvloeit uit een brondocument als bedoeld in de onderdelen a tot en met h, of 3". een wijziging of opneming in het belang van een goede registratie van een of meer gegevens in de gebouwenregistratie die niet voortvloeit uit een ander brondoctiment
Indeling bouwvergunningendossier
ideling boirwergunningendossier
Selectie o.g.v. Selectieliist
tabstrook
Aanvraagt beschikking ouwaanvraag (met toelichting en de daarbij behorende bijlagen
Opmerking
-bewaren t.b.v. overbrenging
B
ouwvergunning: melding ourwergunning, positief besluit
B
.B. inclusief voonvaarden voor verlenen bouiwergunning en ?stekken UW, zonder
vergunning
B
.B. indien dit de feiteiijke situatie weergeeft
orrespondentie die aan é6n van de volgende voorwaarden ddoet:
B
is gebouwd in afwijking van de voonuaarden van de bouiwergunning; college heeft in afwijking van het (ambtelijk) advies toch boinwergunning verleend; college heelt toch boubwergunning verleend ondanks dat Gedeputeerde Staten op grond van artikel 19 Wet Ruimtelijke Ordening weigeren; college de iliegale bouw stilzwijgend gedoogt omdat het juridisch niet mogelijk is een bourwergunning te verlenen .B. bewaren bij bouiwergunning ereedmeidingrbrief
B
.B. of een ander document waaruit blijkt dat gebouw is ibooidlopgeieverd, bijvoorbeeld een aantekening van een jubvinspecteur andhavingdossier - \v.o. inspectienpporten en aanschrijvingen :treffende bouwen zonder, in strijd met, of in afwijking van de !rgunning : anneer Ihandhavingheelt geleid totwijziging van de bouiwergunning i n wel ertoe heeftgeleid dat een bepaalde situatie wordtgedoogd dien handhaving ertoe heeft geleid dat uiteindelijk conform mwergunning is gebouwd, kunnen stukken worden vernietigd
B 5 jaar na afhandeling
S jaar na dien handhaving heeft geleid tot sloop van object, moet aan de hand alhandeling in eventuele precedentiverking worden bekeken of stukken kunnen orden vernietigd 3 jaar ,uwvergunning, ingetrokken
ategorie 2 - ( l )
Let op bepalingen BA( (gebouwenregister) Statica en mechanica, diverse berekeningen
mstructietekeningen
50 jaar
mtructieberekeningen
50 jaar
mdeerrapporten
50 jaar
erkteberekeningen
s 0 jaar
ppeivlakteberekeningen
20 jaar
-vernietigbaar
ndeling bouwvergunningendossier
-vernietigbaar I .
!
Bouwtekeningen, beoordeeld door brandweer: zonder aantekeningen en advies en niet gestempeld en van handtekening voorzien
Direct vernietigbaar
Bouwtekeningen, beoordeeid door welstandscommissie: indien voorzien van aantekeningen, enlof gestempeld enlof advies eniuf Ihandtekening
20 jaar
Bouwtekeningen, beoordeeid door welstandscommissie: zonder aantekeningen en advies en niet gestempeld en van handtekening voorzien
Direct vernietigbaar
Ili . . t i c
.i i i
rnbtshalve weistandsadviezen
Iir
20 jaar
(e)
n erne a vieren -bewaren t.b.v. overbrenging Adviezen (ambtelijke) aan het college m.b.t. hetverlenenvan een bou\wergunningwaaruit blijkt dat:
1--
B
het bouwplan in strijd is met de bestemmingzplanvoo~~c11riRen; het strijdig is met andere wet- en regelgevingzoals de Bou\weroidcning, Bouwbesluit, wet Milieubeheer, wet Bodembescherming, Drank-en horecawet, Brandpreventieverordening en de Monumentenwet- indien dit wordt opgelost door liet verlenen van vrijstelling; het bestuur een zodanige procedure volgt waardoor juridische ruimte tot het verienen van een bouwvergunningwordt geschapen -vaak d.m.v. het verienen van vrijsteliing
envaai- en beroepszaken (tegen aanvragen), informatieverstrekking n advisering door afdeling belast met het bouw- en woningtoezicht etreffende behandeling bezwaar- en beroepszaken, inclusief de
20 jaar
N.B. tenzij de definitieve uitspraak is te beschouwen als een precedent raak o f een principe uitspraak. In dergelijke gevallen de bescheiden bewaren
Bouw, melding aanvang
20 jaar
N.B. of ander document waaruit dil blijkt
Ingetrokken, niet doorgegane en niet ontvankelijk verklaarde bouwaanvragen
3 jaar
Bouwaanvragen, geweigerde
3 jaar
Bouwinspecteurs, aantekeningen gemaakt tijdens de bouw
ZO jaar
Lel op bepalingen (gebouwenregisterl
Selectie o.g.v. Selectielijst
tabstrook
Opmerking
2005
ouwtoestemmingen, -onthefiingen en -vergunningen
20 jaar
Let op bepalingen BA< (gebouwenregister)
20 jaar
Let op bepalingen BA< (gebouwenregister)
.B. geen formeie bouiwergunningen
omwergunnin& meldingen (voor rover nog van toepassing) .B. indien het cultuurhistorisch interessante of beeldbepalende
m w e r k e n betreft stukken bewaren ou\wergunning, vergunningvrije bouwwerken
3 jaar
ou\wergunning, verleend maar niet uitgevoerd en waatvoor een trekkingbeschikking is afgegeven
3 jaar nadat de
ou\wergunningen, verieende voor tijdelijke bouwverken
Let o p bepalingen BA< (gebouwenregister)
intrckkingsbeschikking is afgegeven 3 jaar na vetvallen
Let o p bepalingen BA( (gebouwenregister)
.B. pas vernietigen indien ter plekke is geconstateerd dat de oude tuatie (van voor de vergunningverlening)is hersteld
ouiwergunning, voorbereidingsstukken: beginselaanvragen, skendmakingen en publicaties, bewijzen van oiitvanyt aanvraag, jksgoedkeuringen, schets- en onhverppiannen (-tekeningen), ~oilopigeinlichting, adviesaanvragen
20 jaar
ouwverk, tijdelijk
3 jaar na venvijderen c.q. controle of bouwwerk is venvijderd 20 jaar
.B. Dewaanermijn begint wanneer hoinwerk daadwerkelijk invijderd is; wordt lang niet ahijd venvijderd
iemo's eieidebrieven, toezendingsbrieven
Direct vernietigbaar Overige bescheiden
ategorie G
i het overige dat belangrijk is, maar niet onder een bepaalde itegorie geplaatst kan worden
-bewaren t.b.v. overbrenging
U
lederapbouwwet artikel 20, procedures
let Ruimtelijke Ordening artikel 19 en Woningwet artikel 50, stukken :keffende: aanvraag, besluit Gedeputeerde Staten en tekeningen
Let op bepalingen BA( (gebauwenregister)
-
N.B. ditzijn voorlopers van de art. 19 WRO procedure. I.v.m. reconstructie van de wederopbouw moeten deze stukken worden bewaard N.B. sinds 03-04-2000 verplicht de Wet op de Ruimtelijke Ordening om art. 19 lid 1 vrijstellingen te bewarer als bijlage bij het bestemmingsplan (Zeifstandige Project Procedure -ZPP) (Gewaarmerkte) tekeningen -bewaren t.b.v. overbrenging
ategorie 7
ewaarmerkte tekeningen behorende bij bouwvergunning
B
ostektekeningen
B
Indeling bouwergunnnigendossier
Selectie o.g.v. Selectielijst
tabstrook
Opmerking
2005
Revisietekeningen
B
Detaiitekeningen met onhverpkarakter (bijvoorbeeid van deuren, kozijnen, ornamenten, baikonhekjes etc.)
B
N.B. indien niet gewaarmerkt kunnen deze tekeningen op vernietiging worden afgesteld (20 jaar)
N.O. indien niet gewaarmerkt kunnen deze tekeningen op vernietiging worden afgesteld (20 jaar)
I
Situatietekeningen(overzichtstekeningen)
U
I
N.B. indien niet geivaarmerkt kunnen deze tekeningen op vernietiging worden afgesteld (20 jaar)
nsta atiegegeve ns - vernietigbaar instailatietekeningen, o.a. werktekeningen van elektrische inslailaties, warm water- en CV-installaties
20 jaar
N.B.voor installatiegegevens m.b.t. gemeente-eigendommengeldt W na sloop
3.2.3.3 Opschonen van de dossiers Dubbele stukken mogen vernietigd worden. Als er OD stukken memoblaadies zitten, moeten dc?zeeraf gehaald worden. Als het om belangrijke informatie gaat w&dt een kopie van het blaadje en toegevoegd aan het dossier.
3.2.3.4 Volgorde van de stukken
m
De stukken moeten achter elke tabstrook op chronologische volgorde in de map geplaatst worden met het oudste stuk boven. De tekeningen moeten op numerieke volgorde (geschreven nummer rechtsboven op de tekening) geplaatst worden.
3.2.3.5 Nummeren van de map
m
Het etiket met het vergunningnummer kan rechtsboven in de hoek van het dossier worden geplakt, waarbij je de map op zijn zijkant houdt. Eventueel i.p.v. etiket met potlood ~chrijven.~ Als je meerdere mappen enlof dozen hebt dan moet je hier een volgnummer opschrijven 435 en 435a). (biivoorbeeld , m O p een doos doe je dit aan de zijkant, waarbij je rekening moet houden met het feit dat een doos aan de linkerkant sluit. Natuurlijk moetje dan ook weer het vergunningnummer op de doos noteren.
3.2.3.6 Stempels Bij dubbele tekeningen is het vaak zo dat de tekeningen hetzelfde zijn, maar dat er andere stempels op staan. Denk hierbij aan de welstandsstempel, de stempel met parafen van andere Nb. Bij de overbrenging in de zin van ariikel 12 Archiefwet 1995 moeten de stukken voldoen aan de normen voor goede, geordende en toegankelijke staat.
afdelingen en de brandweerstempel. Als deze stempels op dubbele tekeningen staan, dan gebeurt er het volgende. De gewaarmerkte tekening wordt altijd bewaard in de categorie tekeningen. Met andere tekeningen kan bijvoorbeeld als volgt worden omgegaan: m Indien er ook een welstandstekening met de welstandsstempel aanwezig is, dan wordt die ingevoegd in categorie 3: externe adviezen. Bij een dubbele tekening met de stempel met parafen van andere afdelingen of de brandweerstempel, wordt deze ook toegevoegd aan de categorie 3: externe adviezen. m
3.2.3.7 Materiële verzorging Ten behoeve van de scanning zullen de documenten moeten worden ontdaan van nietjes, paperclips e.d. Dit biedt tevens een goede gelegenheid om de omslagen, bijlagemappen e.d. te vervangen door goede exemplaren voor een bewaring op langere terinijn. Tenminste de te bewaren en de te scannen stukken moeten worden ontdaan van: Nietjes = Paperclips Elastiekjes m Ringbandjes Celiimde kaften a Let op! Bij het verwijderen van ringbandjes en ander hechtmateriaal zal perforatierand met de snijmachine van het papier gaan rafelen. Daarom moet deze rand er afgesneden worden. 3.3 Scannen 3.3.1 OCR of niet In sommige gevallen zal het mogelijk zijn documenten met behulp van een zoekmachine doorzoekbaar te maken na scanning. Dat kan door toepassing van Optical Character Recognition (OCR; optische tekenherkenning). Dit is een applicatie waarmee uit een beeld van een tekst door middel van patroonherkenningeen tek~tbestand.~ Dit maakt documenten doorzoekbaar, wat de toegankelijkheid ten goede Ikomt. De bouwvergunningen waarvan in deze notitie sprake is zullen echter voor het grootste deel nog uit handgeschreven documenten bestaan of uit in handschrift ingevulde formulieren. En OCR is nog niet zover ontwikkeld dat de herkenning daarvan al erg zinvolle resultaten oplevert. Het bewust niet doorzoekbaar maken van documenten is ook een optie in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer: men kan dan niet op naam gaan zoeken, maar alleen op de geboden indexmogelijkheden (wijk, adres e.d.).
3.3.2 Kwaliteitscriteria voor de scans Er mogen geen zwarte of grijze randen aanwezig zijn. De images mogen niet gedraaid op het beeldscherm verschijnen. - f3lauwd;ukkenketen i n negatief worden gescand. - Besluit of grijze puntjes moeten worden weggefilterd (depixeling). Hiermee wordt vervuiling uit de scan verwijderd. Eniaringen uit soortgelijke projecten geven aan dat het aanbeveling verdient om hiermee bij tekeningen zeer voorzichtig te zijn: puntjes die verwijderd worden kunnen zowel vervuiling zijn als informatie. 3.3.3 Scanprocedure 1. voorbereiden: losmaken hechtmechaniek (indien aanwezig), invoegen tussenbladen voor documentscheiding (deze kunnen worden voorzien van de nodige metadatal 2 . tellen aantal gebruikte tussenbladen "ICTUIAdvies Overheidd, Internetpublicatiemodel Vergunningen - algemeen deel 3.0, Den Haag 2006, p. 52
3. 4. 5. 6. 7.
tellen aantal te scannen bladen/bladzijden scannen voor- en zo nodig achterzijde controle op volledigheid: vergelijken aantal scans met aantal bladenibladzijden controle op volledigheid: vergelijken aantal ingevoegde en verwijderde tussenbladen tussenbladen documentscheiding verwijderen en zo nodig opnieuw hechten
3.3.4 Kwaliteitccontrole Ontwikle Iwaliteitscriteria om het resultaat van het scannen te kunnen beoordelen (acceptabele ioutniarge). Tijdens het scannen: 1. visuele controle van de kwaliteit van de scans 2. zo nodig: opnieuw scannen 3.3.5 Toekennen metadata Bij het scannen wordt een aantal tevoren bepaalde metadata vastgelegd. Deze omvatten o.a. scandatum en identificatie (scannummer) en de applicatie waarmee de documenten kunnen worden gelezen (bijvoorbeeld Acrobat Reader, of TIFF-viewer). Als de scans worden opgenomen in een DMSIRMA waarin ook andere documenten voorkomen dient ook het proces (verlenen bouwvergunning) te zijn benoemd. Aanvullende metadata betreffen de koppeling van de scan met een index waarin bij voorkeur de volgende gegevens zijn opgenomen: onderwerp documenttype (aanvraag, beschikking, advies etc.) inventarisnummer (dossielverwijzing RM) gemeente plaats (dorp, kern) straatnaam (huidig) huisnummer (huidig) evt. toevoeging (huidig) straatnaamiwijkletter bij verlening (optioneel) huisnummeriwijknummer bij verlening (optioneel) kadastrale gemeente (optioneel; van belang indien een gemeente uit meerdere kadastrale gemeenten bestaat of bestaan heeft) kadastrale sectie kadastraal nummer aard van de vergunning (bouw, verbouwing e.d.) evt. eigen registratiekenmerken Een aantal technische metadata kan worden opgeslagen in het digitale docun~ent.Het voordeel is dat ze dan onlosmakelijk met dat document verbonden zijn. 3.3.5.1 Omschrijving per tekening De omschrijvingen van de tekeningen kunnen het beste worden gestandaardiseerd en zeer beperkt gehouden? Het uitgangspunt hierbij is dat het zoeken op soortgelijke tekeningen mogelijk moet zijn. De volgende omschrijvingen (indexen) zijn elders toegepast en blijken zinvol te zijn: - Constructie - Details s Het verwijzen naar de soort tekening (in plaats van
alleen doorlopende nummeriiigi is in de praktijk handiger gebleken, vooral bij grotere hoeveelheden tekeningen per vergunning.
- Doorsneden - Gevelaanzichten Installatie Plattegronden - Situatie - Totaaloverzicht -
3.3.5.2 Omschrijving aard van de vergunning De omschrijvingen per bouwplan kunnen worden opgebouwd aan de hand van een 'blokkenschema'. Onderstaand schema is een voorbeeld wat aangepast en uitgebreid kan worden.
/ I Soort
bouwwerk
1 2
I woning I Vrijstaand bijgebouw
3
I Bedrijfspand
/ I
Aanpassing
I I I Bouwen 12 I Aanbouw/uitbouw l achterzijde
1 3 I Aanbouw/uitbouw
I /1
/2
Constructie Funderin
Woning
I
Winkel
M Overi e
3.3.6 Autorisaties Vastgelegd dient te worden welke medewerker welke rechten heeft met betrekking tot de gescande stukken. Hierin kunnen worden onderscheiden: inzage in de registratie, inzage van de scans, wijziging van de registratie c.q. scan en verwijdering van de registratie c.q. scan.
4. TECHNISCHE ASPECTEN VAN HET SCANPROCES 4.1 Beheersomgeving Uiteraard dient het gescande bestand te worden beheerd. Daarvoor is een of andere vorm van DMS onontbeerlijk. Omdat het om een kopiebestand gaat (de papieren zijn de originelen) is het alleen voor intern gebruik belangrijk dat er volledige en betrouwbare informatie uit kan worden gehaald. Eisen in de zin van inrichting in verband met overbrenging, lange termijnbewaring e.d.
worden dus niet gesteld. Wel is het van belang dat zo nodig ook de papieren bestanden gemakkelijk kunnen worden teruggevonden, liefst door een verwijzing naar de betreffende omslag in de toegang op de scans. Wanneer het de bedoeling is de scans (later) te gebruiken voor een verzoek tot vervanging (in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995) dan zullen de dossiers moeten worden beheerd in een records management applicatie die zowel voor wat betreft de mogelijkheden als voor wat betreft de inrichting voldoet aan de normen van Rernano of NEN 2082. Ongeacht of de intentie is te komen tot toekomstige vervanging is het in verband met het toekomstige beheer van belang goed te documenteren welke hard- en software voor de beheersomgeving wordt gebruikt om in de toekomst de toegankelijkheid optimaal te houden. Bij voorbeeld in geval van noodzakelijke conversie, migratie e.d. 4.2 Hard- en software tbv scanning Indien het scannen in eigen beheer wordt uitgevoerd zal de nodige hard- en software voor scanning moeten worden aangekocht. Bezuinigen op een goede scanner is niet raadzaam: de scanner moet voldoen aan hoge kwaliteitseisen. Natuurlijk kan bekeken worden of de scanner ook in andere processen of projecten kan worden ingezet. Wanneer het project wordt ~iitbesteedis het zaak een beheersomgeving te hebben waarin de digitale documenten kunnen worden beheerd. Het beheer van in opdracht gemaakte scans hoort te worden getest om te zien of er geen fouten in de functies zitten.
Beschrijf: -welk merk en type scanner wordt gebruikt - welke scansoftware wordt gebruikt -welke software wordt gebruikt voor verdere opneming in het DMS (capture) - hoe deze captute in zijn werk gaat (bijvoorbeeld: gescand in TIFF en vervolgens in PDF opgeslagen in het DMS). In het model van E-DAVID worden de volgende (technische) metadatavelden in de TIFF-header,
software voor maken afbeelding DateTime: datum en tijd van scanning
1 306
1
Im
instelling Hostcomputer: hardware en
/
Im
Im
m
m
becturingccysteem Copyright: houder auteursrecht NB. Deze tags bevatten een ASCII-
".
316 33432
1
Boudrez, Digitaliseren van analoge archiefdocumenten, in: Archiefbeheer in de Praktijk, (maart 2005) p. 5065 8-9
15
Metadataveld veld, waarvan de laatste byte "NULL" moet zijn. Private tags
Tekeningen
Tagnr.
Tekst
2 32768
Gebruik wordt afgeraden i.v.m. leesbaarheid en uitwisselbaarheid met andere programma's. Programma's als Photoshop en PageMaker voegen zelf altijd private tags
Beschrijvende metadata worden meestal niet in de header van de scan opgenomen. Dit zou bijvoorbeeld batchbewerkingen kunnen bemoeilijken. De scanconfiguratie dient te worden gekalibreerd alvorens met scannen wordt begonnen. 4.3 Bestandsformaat /-formaten Voor een kopiebestand worden hieraan geen eisen gesteld. Het is afhankelijk van de organisatie welk formaat en welke kwaliteit wordt gekozen. Is het bijvoorbeeld wenselijk om de tekeningen tot A0 maatvast te kunnen reproduceren vanaf de digitale kopie, dan levert dat uiteraard andere kwaliteit en omvang van het bestand op, dan wanneer hiervoor zal worden teruggegrepen op de papieren tekening. Bedenk wel, dat die tekening dan mogelijk in het BHIC berust en niet direct bij de hand is. Het is in elk geval van belang per documenttype vast te leggen: - bestandsformaat en digitaliseringsparameters - structuur van de toe te passen bestandsnamen7 - softwareapplicatie waarmee de gegevens kunnen worden gecontroleerd en gelezen.'
Het is raadzaam om in te spelen op de laatste archiefstandaarden om de duurzaamheid van informatie te waarborgen. Immers, de informatie moet in principe over vele jaren nog raadpleegbaar zijn. Het inscannen van een A0 tekening dient snel te verlopen maar vooral ook weinig kilobytes in beslag te nemen om snel opvraagbaar te maken op het Internet? Veelal zal daarom gebruik worden gemaakt van een (onbewerkte) moederkopie van een zo hoog mogelijke kwaliteit en afgeleide kopieën (bijvoorbeeld voor raadpleging op intra- of internet). Dit betekent dat het gekozen bestandsformaat open is, gedocumenteerd en stabiel, verder veelgebruikt, platformonafhankelijk, geen informatieverlies oplevert (geen of lossless compressie), bij voorkeur metadata velden mee kan opslaan, de authenticiteitvan de documenten vasthoudt en niet afhankelijk is van de gekozen dragers en apparatuur.'' Wanneer het de bedoeling is de scans (later) te gebruiken als vervanging (in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995) dan zullen de documenten moeten voldoen aan de eisen die de regeling ex artikel 12 Archiefbesluit (geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden). Deze schrijft standaardformaten voor als PDF en (ongecomprimeerde) TIFF, maar zal in een volgende versie verwijzen naar NEN enlof ISO-normen voor bestandsformaten. De bestandsgrootte van de digitale documenten zal hierdoor veel groter zijn dan in het geval van een digitale kopie. Het valt niet te voorspellen welke bestandsformaten en -kwaliteiten straks aan de nieuwe normen voldoen. Daarom kan geen garantie worden gegeven dat de scans op een later tijdstip als vervanging mogen dienen.
' F. Boudrez, Mappenstructuuren bestandnamen voor digitale documenten (Richtlijn e-DAVID nr. 3): http://w.expertisecentrumdavid.be/davidproiectlteksten/Richtliin3.~df. Digitaliseren van analoge archiefdocumenten, in: Archiefbeheer in de Praktijk, (maart 2005) p. 5065 6. ICTUIAdvies Overheid.nl, Internetpublicatiemodel Vergunningen - algemeen deel 3.0, Den Haag 2006, p. 52. ' O F. Boudrez, Digitaliseren van analoge archiefdocumenten, in: Archiefbeheer in de Praktijk, (maart 2005), pp. 5065-5 en 6.
V, Boudrez,
Voor tekstdocumenten is momenteel PDF (bij voorkeur PDFIa) een geschikt formaat. Voor tekeningen geldt TIFF als een goed formaat. Het levert zonder compressie een betrouwbaar bestand, dat echter wel erg groot is. Het kent echter ook compressiemogelijkheden, waaronder een "lossless" methode. Het ]PEG-formaat levert kleinere bestanden op. Hoeveel kleiner is afhankelijk van de toegepaste compressie, die in het geval van JPEG overigens niet lossless is. Daarbij moet worden opgemerkt: hoe minder compressie hoe betrouwbaarder het beeld na decompressie. Omdat het om een kopiebestand gaat is het de vraag hoe erg dat is: er kan zo nodig immers op het papieren origineel worden teruggegrepen. E-DAVID geeft voor tekst en tekeningen de volgende specificaties: 1. Bestandsformaat TIFF 6.0 2. Compressie: geen 3. byte-volgorde: "Intel" TIFF"
4.4 Instellingen Aangeven: kleur / grijswaarden 1 zwart-wit. Hiervan kan worden gesteld dat bij bouwtekeningen kleur van belang kan zijn. Als het de bedoeling is in te zetten op toekomstige toestemming voor vervanging, dan zal hier zeker kleur moeten worden gekozen. Beslist moet worden of al of niet depixeling wordt toegepast.12 Hiermee wordt vervuiling uit de scan verwijderd. Het verdient aanbeveling om hiermee bij tekeningen zeer voorzichtig te zijn: "vlekjes" die het programma herkent als vervuiling kan op een tekening evengoed informatie zijn. Voor wat betreft de leesbaarheid dient gekozen te worden voor een aantal dpi dat een goed leesbare tekst c.q. tekening oplevert. In tot dusver uitgevoerde projecten zijn naar tevredenheid uiteenlopende instellingen gebruikt: voor tekeningen variërend van JPEG 100 dpi tot Tiff G 4 (zwart-wit, 200 dpi). Het verschil tussen 200 en 300 dpi bleek bij tekeningen minimaal te zijn. EDAVID adviseert resoluties van 300-3000 dpi bij een bitdiepte van 24 of 48 bitslpixel (voor kleur), 8 of 16 bitslpixel (voor grijswaarden) en 1 bitlpixel (voor zwartlwit) en sRGB (IEC 61 966-2-1) voor de kleurmodus. Tekst werd in ons bekende projecten veelal zwart-wit gescand op 300 dpi. E-DAVID adviseert voor tekstdocumenten een resolutie van 150-400 dpi bij een bitdiepte van 24 of 48 bitclpixel (voor kleur), 8 of 16 bitslpixel (voor grijswaarden) en 1 bitlpixel (voor ~wart/wit).'~
4.5 Documentatie Het is, zowel voor het aantonen van de authenticiteit als voor het latere beheer van groot belang dat zoveel mogelijk aspecten van het digitaliseringsproces en het beheer van de gescande gegevens vastliggen. Een goede documentatie van de procedures, gebruikte hard- en software (incl. versie), instellingen, opslagmedia, bewerking e.d. is daarvoor essentieel.
5. PUBLICATIE OP INTERNET Wanneer een bouwvergunningenarchief digitaal is opgeslagen kan er al of niet voor worden gekozen deze ook via internet beschikbaar te stellen. Sommigen, zoals de gemeente Tilburg, vragen daarvoor een inlog met een een DiglD, anderen, zoals Coevorden en Nijmegen, geven (delen van) de scans zonder meer ter inzage. Indien u overgaat tot publicatie van de vergunningen
" Ibidem, 5065-9. l2 j3
Zie ook p. 12. F. Boudrez, Digitaliseren van analoge archiefdocumenten, in: Archiefbeheer in de Praktijk, (maart 20051, pp. 5065 89.
op internet zal het BHIC graag verwijzen naar de website voor de raadplegingvan de vergunningen. ICTUIAdvies Overheid heeft een uitgebreide brochure samengesteld over de publicatie van vergunninggegevens op internet.14 Het is zeker aan te raden kennis te nemen van deze brochure. Daarnaast is de Juridische wegwijzer archieven en musea online van de Taskforce Archieven lezenswaardig en veel voorzichtiger. De Taskforce raadt eigenlijk aan de auteursrechten van de tekeningen na te trekken en tenminste een disclaimer met klachtenregeling erbij te zetten. Enkele zaken die in het oog springen zijn de volgende, die niet allemaal van toepassing zijn op kopiebestanden van bestaande bouwvergunningen maar nadrukkelijk wel indien de serie ook meer dynamisch gebruikt gaat worden (aanvulling met nieuwe vergunningen). "Uit de leerervaringen die zijn opgedaan bij de spitsprojecten zijn een aantal items veelvuldig naar voren gekomen en vormen daarmee de rode draad tot een succesvolle afronding: 0 Stroomlijning van processen alvorens de IT publicatie architectuur op te zetten: het is van belang om de stroon~lijningvan processen en de onderlinge afhankelijkheden tussen processen in beschouwing te nemen bij het project. De ITArchitectuur dient hier vervolgens op te worden aangepast. Hierbij kunt u denken aan één integraal vergunningen handhavingssysteem. Overbodige processtappen worden verwijderd, afdelingen samengevoegd en IT eilanden samengevoegd tot één integrale oplossing waardoor ook de beheerkosten dalen. Deze aanpak sluit ook prima aan op de eisen die de omgevingsvergunning met zich mee brengt. Een integraal proces is echter geen noodzaak voor succesvolle afronding van dit project. Ook met het in kaart brengen van de tot een goed einde te brengen. bestaande wocessen is het oroiect zeer roed " u e Zorg ervo& dat je backofficedusdanig goed i s ingericht dat je dynamische gegevens kunt ontsluiten (geautomatiseerd publicatieprotocol): Bij publicatie is het van belang om aan te geven in welke fase het proces verkeert. in veel &vallen gaat de productie van een document samen met de overgang van het proces naar een volgende fase. Ook bij al gepubliceerde documenten moet de nieuwe fase worden vermeld waarin het proces verkeerd bijvoorbeeld . Dit betekent dat het sterk aan te bevelen is dat documenten en de bijbehorende fase dynamisch vanuit systemen moet worden ontsloten om de actualiteit en betrouwbaarheid van informatie goed te kunnen waarborgen. Dit kan uiteraard ook handmatig georganiseerd worden, maar dit verhoogt het risico enorm dat de informatie niet meer actueel en betrouwbaar is. Een geautomatiseerde controle is immers beter dan een handmatige controle en werkt veel efficiënter. 0 Integrale benadering voor het registreren en ontsluiten van informatie: veel projecten haken tevens aan op het programma stroomlijning basisgegevens (SBC). Veel vergunningeninformatie maar ook de basisregistraties zelf zoals postcodes, xy coördinaten, persoonsgegevens zijn dubbel uitgevoerd of niet betrouwbaar. Veel efficiencywinst is te boeken door deze gegevens vanuit één bronsysteem te ontsluiten. Daarnaast is de ontsloten vergunningeninformatie maar ook andere informatie veel betrouwbaarder geworden. Het is aan te bevelen om informatie ook integraal te ontsluiten via bijvoorbeeld één CIS viewer. Een gemeente wil immers niet alleen vergunningen informatie via een geografische kaart opvraagbaar maken maar ook WOZ gegevens, publiek rechterlijke beperkingen, bestemmingsplannen, bodeminformatie etc. u
ICTUIAdvies Overheid.nl, Internetpublicatiemodel Vergunningen -algemeen deel 3.0, Den Haag 2006. Behalve dit algemene deel bestaat er ook een technisch deel. Annemarie Beunen en Tjeerd Schiphof,luridische wegwijzer archieven en musea online, Taskforce Archieven 2006. Te downloaden van http:Iiw.taskforce-archieven.nl/document.aspx?id=~IUiJuridische wemviizerIluridischeWemviizerPrint.pdf
l4
Beveiliging van gegevens: het is van groot belang alvorens (vergunningen) informatie te ontsluiten het bronsysteem met alle data van de gemeente optimaal te beveiligen. Eisen rondom beschikbaarheid, vertrouwelijkheid en betrouwbaarheid dienen van te voren goed in kaart te worden gebracht. Maatregelen dienen getroffen te worden om dit ook te waarborgen zoals goede back-up vo~rzieningen."'~ Daaraan zou kunnen worden toegevoegd, dat eerst moet worden vastgesteld welke scans op internet beschikbaar komen. Dit hoeven niet perse alle documenten van elke vergunning te zijn. Er kan ook voor gekozen worden alleen de vergunning en vergunningstekening(en) en eventuele constructieberekeningen op internet te publiceren en de overige documenten alleen intern voor de ambtenaren beschikbaar te stellen. Uiteraard is het ookzaak de vergunningen van daarvoor in aanmerking komende gebouwen niet te publiceren. Te denken valt aan bankgebouwen, politiebureau, gevangenissen e.d. 5.1 Metadata Met standaardisering van de metadata, bij voorkeur gebaseerd op de internationaal erkende Dublin Core en het op basis hiervan opgestelde Handboek 0verheid.nl Webmetadata,"j kan worden bereikt dat vergelijkbare informatie die door andere organisaties wordt geproduceerd ook gevonden wordt (bijvoorbeeld van een buurgemeente, of van een andere overheidsorganisatie) en dat er ook gerelateerde informatie gevonden wordt (bijvoorbeeld wet- en regelgeving waar vergunningen op gebaseerd zijn)." Voor de standaardisering bestaat ook de norm NEN-IS0 23081.
5.2 Bescherming persoonsgegevens "Het stelsel van de Wbp brengt met zich mee dat persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn ter uitvoering " van een wetteliike verdichting" niet zonder meer mogen worden verwerkt. Indien het gegevens van een aanvrager van bijvoorbeeld een vergunning betreffen, kan dit verbod worden weggenomen door een ondubbelzinnig in te stellen. Dit kan door opname .toestemmingssysteem . . van een zinsnede in een aanvraagformulier." Dit geldt uiteraard voor procedures van nieuw te verlenen vergunning. "Bij handhavingverzoeken bestaat echter geen mogelijkheid om vooraf toestemming te vragen. In dergelijke gevallen zullen persoonsgegevens waarschijnlijk moeten worden geanonimiseerd en in niet tot individuen herleidbare vorm moeten worden opgenomen. In de praktijk kunnen overheden problemen op dit gebied voorkonlen door persoonsgegevens van de aanvrager (dus zijn naam) niet te vermelden of zoals gezegd waar mogelijk de aanvrager toestemming te laten geven voor verwerking van de gegevens."'8 V-
In Nijmegen heeft men ervaring opgedaan met het publiceren op internet van bestaande vergunningen, het zogenaamde "B~uwarchief".'~ Voor wat betreft de privacy is door het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) een onderzoek ingesteld, dat zich specifiek richt op emailadres en telefoonnummer, overige persoonsgegevens op het aanvraagformulier bouwvergunning mogen openbaar gemaakt worden via Internet. Een andere conclusie luidde dat openbaarheid via Internet is toegestaan mits gebruik wordt gemaakt van Optout-constructie. Een ICTUIAdvies Overhdnl, InternelpublicatiemodelVergunningen - algemeen deel 3.0, Den Haag 2006, pp. 14-15. http:l/ww.advies.overheid.nl/attachnient.db?5094. Versie 3.0 van het handboek is een conceptversie en vervangt de oude versie 1L l . Deze versie van het handboek bevat de vastgestelde set elementen en hun schrijfwijze. De toelichting bij de elementen en de begeleidende hoofdstukken van het handboek versie 3.0 zijn echter nog niet volledig afgestemd met de verschillende gebruikers van de standaard. Kijk voor meer informatie op http:/iwww.advies.overheid.nlhetadatai " Ibidem, p. 24. ' O ICTUIAdvies Overheid.nl, Internetpublicatiemodel Vergunningen -algemeen deel 3.0, Den Haag 2006, pp. 39-40. l6
" htti~:l/mw.niimesen.nl/~ns/noindexíwebbdwebbaonineving.asp
aanvrager heeft bij aanvraag maar ook op later moment het recht om zijn persoonsgegevens te laten verwijderen uit het b o u ~ a r c h i e f . ~ ~
5.3 Auteurswetn "De [Auteurswet] heeft tot doel de maker van documenten, zoals constructieve berekeningen, bouwtekeningen en externe adviezen te beschermen tegen ongeoorloofde vermenigvuldigingiverspreiding van zijn geestesproducten. Hier kan een conflict ontstaan tussen enerzijds het belang van openbaarmaking van bepaalde documenten en anderzijds het belang van de maker van deze documenten (auteursrechthebbende). Naar de samenloop van de Wob en de [Auteurswet] is onderzoek gedaan. (...) De [Auteurswet] staat niet in de weg aan de passieve of actieve openbaarheid van auteursrechtelijk beschermde documenten. Het is wel wenselijk bij de (elektronische) verstrekkingipublicatie van dergelijke documenten de ontvanger erop te attenderen dat de documenten auteursrechtelijk zijn beschermd en aan te geven wat de consequenties hiervan zijn.22Dit kan naar ons oordeel via een standaardmededeling die ook nu al wordt gebruikt door bijvoorbeeld uitgevers van boeken, cd's en dergelijke. Anderelaanvullende oplossingen zijn echter ook denkbaar. Wij noemen er (niet uitputtend) een paar: * h e t is technisch mogelijk documenten op het Internet te plaatsen die kunnen worden geraadpleegd zonder dat deze "gedownload" kunnen worden; * h e t document kan in een zodanig formaat worden aangeboden dat onmiddellijk duidelijk is dat sprake is van een beschermd document (bijvoorbeeld een verkleining van een bouwtekening van A0 naar A4); * h e t document kan in samengevatte vorm worden aangeboden. Kortom: de Aw vormt geen daadwerkelijke beperking en extra waarborgen zijn in te bouwen om de belangen van de auteursrechthebbende voldoende te b e ~ c h e r m e n . ~ ~ 5.4 Zoekmethoden "Het afbeelden van vergunningen op een digitale kaart gebeurt door een Geografisch informatiesysteem (GIS). Een CIS markeert de locaties waarvoor vergunningsinformatie beschikbaar is met stippen of vlaggetjes op de digitale kaart. Een aantal overheidsorganisaties past deze presentatiewijze al toe."24
"Thematisch zoeken kan heel doelgerichtwerken. Hierbij kun je denken aan het thema Wonen of Milieu of zoals de Provincie Gelderland het heeft aangepakt door "Mijn leefomgeving" als ingang te kiezen. Hierbij dient je eigen postcode en huisnummer te worden ingevoerd en kan daardoor binnen een bepaalde straal alle relevante informatie thematisch opgehaald worden. Zoeken op kenmerken kan ook effectief werken. Vooral specialisten of burgers die hun eigen aanvraag willen volgen kunnen hier veel baat bij hebben."25
Presentatie Bouwarchief gemeente Nijmegen, dia 11. Zie ook C. Dekker, Bouwarchief online, in: Proces&Document nr. 2, juni 2007 (Sdu-uitgevers, ISSN: 1874-5024). In de brochure van ICTU/Advies 0verheid.n is Auteurswet afgekort als Aw. Omdat dit in de DIV-wereld de gebruikelijke afkorting is voor Archiefwet i s de afkorting steeds ingevuld cn tusscn [l gezet. Nijmegen sluit de auteursrechtelijke aansprakelijkheid uit met de volgende disclaimer: "Verder gebruik, waaronder begrepen verspreiding, van de geraadpleegde documenten en de daarin vervatte gegevens i s ondenuorpen aan beperkingen en aansprakelijkheid op grond van het auteursrecht. De digitale documenten hebben de status 'di~itale werkkopie' en aan de inhoud ervan kunt u geen rechten ontlenen." ICTUlAdvies Overheid.nl, Internetpublicatiemodel Vergunningen - algemeen deel 3.0, Den Haag 2006, pp. 41-42. 24 ICTUlAdvies Overheid.nl, Internetpiiblicatiemodel Vergunningen -algemeen deel 3.0, Den Haag 2006, p. 54. Ibidem, p. 55.
''
"'Vrije tekst' zoeken kan ook snel tot de gewenste resultaten leiden."26In de afweging of deze mogelijkheid wordt geboden komt wel weer het eerdergenoemde aspect van bescherming van de persoonlijke levenssfeer om de hoek kijken.27
5.5 Duidelijke communicatie "Naarmate meer vergunningen via Internet worden gepubliceerd zullen ook de vergunningenarchieven meer en meer via het Internet geraadpleegd moeten kunnen worden. Het publiceren van vergunningenarchieven op het Internet kost overheden enige tijd en zal soms in fasen verlopen (bv eerst de milieuvergunningen en daarna de bouwvergunningen, of eerst 2005 en dan 2004). Om te voorkomen dat deze verwerkingstijd tot problemen gaat leiden, is het van belang hierover duidelijk te communiceren met burgers. Als burgers op het moment dat zij gaan zoeken op voorhand duidelijkheid hebben over het deel en de periode van de vergunningen dat al beschikbaar is, kunnen zij hun verwachtingen hierop aanpassen. Dit voorkomt teleurstellingen achteraf, wat een nadelig effect kan hebben op het vertrouwen dat burgers hebben op de beschikbaarheid van vergunningen op het Internet."28
'"Ibidem, p. 55 Zie pagina 12. ICTUIAdvies Overheid.nl, Inrernetpulilicatiemodel Vergunningen - algemeen deel 3.0, Den Haag 2006, p. 21
