Handleiding voor het actueel houden van de inventaris regioscreening
Mei 2014 1
Vooraf Deze handleiding wil u helpen bij het actueel houden van de gegevens uit de inventaris regioscreening. In de handleiding vindt u volgende informatie: - Inleiding: waarvoor is de inventaris bedoeld? - Wat moet er gebeuren? - Welke samenwerkingsverbanden zijn opgenomen in de inventaris en welke niet? - Wie vult welke informatie aan en houdt ze actueel? - Welke inforubrieken zijn opgenomen in de inventaris? - Werken met de database in enkele stappen - De eerste keer gegevens wijzigen, aanvullen of schrappen - Hoe informatie wijzigen, aanvullen of schrappen? - Welke naam geef ik aan een samenwerkingsverband? - Structuur van de database - Timing voor het actueel houden van de gegevens - Wat te doen bij problemen? Doorheen de handleiding gebruiken we bepaalde afkortingen en termen. Hierbij een korte uitleg waarvoor ze staan of wat ze betekenen. Afkortingen: ‐ ABB: Agentschap voor Binnenlands Bestuur ‐ Id: identificatie ‐ Frm: formulier ‐ KBO: Kruispuntbank Ondernemingen ‐ Qry: query ‐ SWV: samenwerkingsverband Termen: ‐ Webplatform, webportaal: toepassing op de website van ABB waar gegevens uit de inventaris regioscreening kunnen aangepast, verwijderd of toegevoegd worden (in de maak) ‐ Inventaris regioscreening, database regioscreening: overzicht van lokale samenwerkingsverbanden, voor elk SWV is een fiche met informatie over dat SWV opgenomen De database is opgemaakt in Access 2010. Indien u met een lagere versie van Access werkt, kan het zijn dat u problemen ondervindt. In dat geval kan u ons contacteren, zie ook punt 12 van deze handleiding “Wat bij problemen”.
2
Inhoud Vooraf ......................................................................................................................... 2 1. Inleiding .................................................................................................................. 4 2. Wat moet er gebeuren? .......................................................................................... 5 3. Welke samenwerkingsverbanden worden opgenomen in de inventaris? ............... 5 4. Wie vult welke informatie aan en houdt ze actueel? ............................................... 7 5. Welke inforubrieken zijn opgenomen in de inventaris? ........................................... 8 5.1 Naam invoerder ................................................................................................ 8 5.2 Naam SWV ....................................................................................................... 8 5.3 KBO-nummer SWV ........................................................................................... 9 5.4 Beleidsdomein .................................................................................................. 9 5.5 Kernopdracht .................................................................................................... 9 5.6 Juridische vorm ................................................................................................. 9 5.7 Decretale/wettelijke basis................................................................................ 10 5.8 Vertegenwoordiger van de gemeente ............................................................. 10 5.9 Categorie ........................................................................................................ 10 5.10 Partners ........................................................................................................ 10 5.11 Startdatum .................................................................................................... 11 5.12 Zetel SWV ..................................................................................................... 11 5.13 Website SWV ................................................................................................ 11 5.14 Contactpersoon SWV.................................................................................... 12 5.15 Deelnemende gemeenten ............................................................................. 12 6. Werken met de database in enkele stappen......................................................... 14 7. De eerste keer gegevens wijzigen, aanvullen of schrappen ................................. 18 7.1 Nieuwe inforubrieken ...................................................................................... 18 7.2 Zoeken naar SWV’s die u moet actueel houden ............................................. 19 8. Hoe informatie wijzigen, aanvullen of schrappen? ................................................ 21 9. Welke naam geef ik aan een samenwerkingsverband? ....................................... 24 9.1 Vermelden van soortnaam en afkorting .......................................................... 24 9.2 SWV’s met een KBO-nummer ........................................................................ 25 10. De structuur van de database ............................................................................. 26 11. Timing ................................................................................................................. 26 12. Wat bij problemen? ............................................................................................. 27
3
1. Inleiding In het kader van het project gebiedsdekkende regioscreening maakte het Agentschap voor Binnenlands Bestuur een inventaris op van samenwerkingsverbanden waar Vlaamse gemeenten/OCMW’s aan deelnemen. De inventaris is te raadplegen op de site van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur (rubriek interne staatshervorming/regioscreening). De inventaris geeft een zicht op de lokale samenwerking in Vlaanderen. De inventaris werd voltooid begin 2012. We hebben nadien aan de lokale besturen gevraagd (via een oproep op de website) om wijzigingen aan de inventaris door te geven. We merken dat dit slechts sporadisch gebeurt. We mogen er dus van uit gaan dat een oproep via de site niet voldoende is om zekerheid te hebben dat het actueel houden van de gegevens effectief gebeurt. Om te vermijden dat de inventaris op termijn zijn waarde verliest door verouderde gegevens, heeft ABB het initiatief genomen om het actualiseren van de gegevens wat anders te organiseren. In eerste instantie hebben we nagegaan wie het best geschikt is om de gegevens actueel te houden. We houden daarbij in het oog dat het werk verdeeld wordt over verschillende instanties, zodat overbevraging van één enkele instantie vermeden wordt. Daarnaast willen we ook af van de huidige omslachtige manier om de gegevens actueel te houden. Nu sturen de lokale besturen een mailtje naar ABB, die vervolgens de wijzigingen aan de database aanbrengt en een nieuwe versie van de database op de site publiceert. We wensen daarom een webplatform te ontwikkelen waar de personen die de gegevens actueel houden dit via onze website zelf kunnen aanpassen. De informatie, waarover ABB beschikt, wordt automatisch opgenomen in de inventaris, zodat de personen, verantwoordelijk voor het actueel houden van de inventaris dit niet zelf moeten doen. Momenteel zijn we bezig met de uitbouw van een dergelijk webportaal. Vermoedelijk zal het ongeveer nog een jaar duren eer dit portaal operationeel is. Als we wachten met de gegevensactualisatie tot het webportaal er is, zal dit zeer veel werk met zich meebrengen. Omdat we die tijd niet zomaar willen verliezen, opteren we voor een tussenoplossing. Dit houdt in dat er een accessbestand ontwikkeld is met dezelfde structuur als het webportaal en waar dezelfde informatie moet in ingevoerd worden. Het is de bedoeling dat het actueel houden van de gegevens voorlopig gebeurt via dit accessbestand. Van zodra het webportaal operationeel is, zal het actualiseren kunnen gebeuren via het portaal. Tot slot wensen we een meerwaarde te creëren voor de personen die de gegevens actualiseren. We gaan de gegevens uit de inventaris meer aanwenden voor verdere kennisopbouw rond lokale samenwerking in Vlaanderen. Dit betekent dat wij de 4
gegevens uit de inventaris gaan verwerken, ze gaan combineren met relevante gegevens uit andere databases. Nu is dit deels gebeurd met het analyserapport dat werd opgemaakt. We wensen op dit pad verder te gaan. Onze ambitie is dat de besturen en andere geïnteresseerden de gegevens kunnen verwerken om zo kennis op te bouwen die ze kunnen hanteren bij het voeren van een lokaal beleid. Daarom wensen we de inventaris uit te breiden met een module rond gegevensverwerking en kennisopbouw. De resultaten hiervan zullen we via onze website ontsluiten. Om dit te realiseren starten we een samenwerking op met de Studiedienst van de Vlaamse Regering. Zij hebben de nodige expertise en tools in huis. Een eerste voorproefje kunt u nu reeds bekijken op onze website. U kunt er onder andere volgende rapporten raadplegen: Algemeen ‐ Grafiek: Tijdsreeks oprichting SWV’s ‐ Grafiek: Tijdsreeks oprichting intergemeentelijke samenwerkingsverbanden ‐ Kaart: Clusters van gemeenten die 25% van hun SWV delen ‐ Kaart: Clusters van gemeenten die 50% van hun SWV delen ‐ Kaart: Clusters van gemeenten die 75% van hun SWV’s delen Info per gemeente ‐ Kaart: Intensiteit van samenwerking met andere gemeenten in Vlaanderen ‐ Tabel: Overzicht van SWV’s waar de gemeente aan deelneemt Benchmarking ‐ Grafiek: Aantal SWV’s naar inwonerscategorie ‐ Tabel: Aantal SWV’s naar inwonerscategorie ‐ Grafiek: Aantal SWV’s naar Belfiusclusters ‐ Tabel: Aantal SWV’s naar Belfiusclusters Alle rapporten zijn te raadplegen op de site van ABB, bij de rubriek interne staatshervorming/regioscreening.
2. Wat moet er gebeuren? -
Gegevens van de bestaande SWV’s actueel houden Gegevens invoeren van nieuw opgerichte SWV’s Gegevens van SWV’s die opgedoekt worden schrappen uit database1
3. Welke samenwerkingsverbanden worden opgenomen in de inventaris? In de database worden volgende SWV’s opgenomen: - Juridische of feitelijke SWV’s van een gemeente of een OCMW samen met andere gemeenten of OCMW’s van andere gemeenten en/of andere publieke actoren en/of semi-private of profitorganisaties.
1
Ter informatie de gegevens blijven behouden in de database, maar krijgen de status “ontbonden”. Er wordt informatie opgenomen over de reden van het ontbinden van het betrokken SWV.
5
-
-
Het gaat daarbij steeds om een SWV tussen minstens 2 lokale besturen van een verschillend grondgebied. o Samenwerking tussen een gemeente en haar eigen OCMW wordt dus NIET opgenomen. o Op deze regel zijn een aantal uitzonderingen: Alle OCMW-verenigingen worden opgenomen, ook die waar slechts 1 lokaal bestuur aan deelneemt. Alle politiezones, ook de eengemeentepolitiezonesworden opgenomen. Alle onderwijszones, ook die die slechts 1 gemeente omvatten worden opgenomen. Daarnaast worden ook gebiedsomschrijvingen opgenomen.
Volgende SWV’s worden zeker opgenomen in de database: - Bekken - Bekkenbestuur - Beschutte werkplaats - Bibliotheekregio - Bosgroep - Bovenlokaal overleg opvoedingsondersteuning - Brandweerzone - Burgemeesteroverleggroepen - Centrum voor algemeen welzijnswerk - Centrum voor basiseducatie - Centrum voor leerlingenbegeleiding - Centrum voor teleonthaal - Deelbekken - Dienst opvanggezinnen - Dienst schuldbemiddeling - Dienstverlenende verenigingen - Erkend regionaal samenwerkingsverband - Europese groepering voor territoriale samenwerking - Forum lokaal werkgelegenheidsbeleid - Gewestelijke maatschappij voor kleine landeigendom - Gewestgrensoverschrijdende intercommunales - Hulpverleningszone - Interlokale verenigingen - Kredietmaatschappij - Lokaal gezondheidsoverleg - Lokaal opvanginitiatief asielzoekers - Lokaal overlegplatform - Meldpunt discriminatie - Netwerk palliatieve zorg - OCMW-verenigingen - Opdrachthoudende verenigingen - Onderwijszone - Operationele prezone - Opvoedingswinkel - Overleg OCMW-voorzitters - Politiezone 6
-
Projectverenigingen Sportregio Regionaal economisch en sociaal overlegcomité Regionaal landschapspark Samenwerkingsinitiatief eerstelijnsgezondheidsoverleg Scholengemeenschap Sociaal economische raad van de regio Sociale huisvestingsmaatschappij Sociaal verhuurkantoor Streektafel Werkwinkel Ziekenhuis Zorggebied Zorgregio
SWV’s die niet in het bestaande lijstje voorkomen worden aan volgende criteria afgetoetst: - Relatief vaste vorm - Formeel of informeel SWV, met of zonder rechtspersoonlijkheid - Het doel van het SWV is te komen tot een grotere schaalgrootte of het verhogen van de bestuurskracht. - Er is inspraak vanuit het lokale bestuur in het SWV. Het kan daarbij gaan om politieke of ambtelijke inspraak. SWV’s die NIET worden opgenomen in de database: - intralokale SWV’s: SWV’s met enkel partners binnen het grondgebied van 1 gemeente (bijvoorbeeld samenwerking tussen een gemeente en haar OCMW) - diensten van de Vlaamse of provinciale overheid die in een bepaalde regio werken
4. Wie vult welke informatie aan en houdt ze actueel? We hebben ervoor gekozen om de informatie over de SWV’s te laten invoeren door de instantie die over de meeste informatie beschikt over het betrokken SWV. In essentie wordt de informatie als volgt ingevoerd - Voor SWV’s die geïnitieerd zijn door de federale overheid, de provinciale samenwerkingsverbanden: diensten van de gouverneurs - Voor SWV’s en gebiedsafbakeningen, die geïnitieerd zijn door de Vlaamse overheid: Agentschap Binnenlands Bestuur - Voor dienstverlenende en opdrachthoudende verenigingen, OCMWverenigingen, gewestgrensoverschrijdende intercommunales, belangenorganisaties en Europese Groeperingen voor Territoriale Samenwerking: het betrokken SWV - Voor alle andere SWV’s: de gemeente Voor deze laatste categorie van SWV’s wordt voor elk SWV een “trekkende” gemeente aangeduid. In regel is dit de gemeente waar de zetel van het SWV is gevestigd. Hierdoor vermijden we dat meerdere gemeenten informatie over het zelfde SWV gaan inbrengen in de database, wat zou leiden tot dubbel werk. 7
Meer in detail leidt dit tot volgende taakverdeling: Diensten van de gouverneur -
Bibliotheekregio Brandweerzone Hulpverleningszone Lokaal opvanginitiatief asielzoekers Operationele prezone Politiezone Sportregio
-
SWV’s geïnitieerd door de provincie
Samenwerkingsverband -
Europese groepering voor territoriale samenwerking Dienstverlenende vereniging Opdrachthoudende vereniging Gewestgrensoverschrijdende intercommunales OCMW-verenigingen Belangenorganisaties
Agentschap Binnenlands Bestuur - Samenwerkingsverbanden en gebiedsafbakeningen geïnitieerd door de Vlaamse overheid Gemeente (waar zetel van het SWV is gevestigd) -
Interlokale vereniging Projectverenging Andere SWV’s, die niet in het lijstje van de diensten van de gouverneur of de SWV voorkomen.
5. Welke inforubrieken zijn opgenomen in de inventaris? In de database wordt per SWV info opgenomen in een aantal rubrieken. In wat volgt krijgt u een korte uitleg van welke info in elk van die rubrieken wordt opgenomen.
5.1 Naam invoerder -
Hier geeft u uw naam en voornaam - in die volgorde - in. Zo kan later gemakkelijker gezocht worden op naam. Indien het niet de eerste keer is dat u gegevens invoert, zal u uw naam terugvinden door het uitvalmenu open te klikken.
5.2 Naam SWV -
Hier vult u de naam van het SWV in. 8
-
Let op: er zijn een aantal regels opgesteld aan de hand waarvan de naamgeving gebeurt, zie hiervoor punt 9 “Welke naam geef ik aan een samenwerkingsverband?”
5.3 KBO-nummer SWV -
-
Geef het KBO-nummer op van het SWV KBO staat voor Kruispuntbank van Ondernemingen. De KBO is een gegevensbank aangemaakt door en in beheer van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie, waarin de identificatiegegevens van ondernemingen zijn samengebracht. Niet alle SWV’s hebben een KBO-nummer U kunt zoeken in de KBO via volgende link http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoekwoordenform.html?lang=nl.
5.4 Beleidsdomein -
Hier selecteert u het beleidsdomein waarin het SWV actief is. Indien het SWV op meerdere beleidsdomeinen actief is, kan u “beleidsdomeinoverschrijdend” aanvinken. De indeling van de beleidsvelden, zoals gebruikt in de beleids- en beheerscyclus, wordt gehanteerd. Daarbij worden een aantal beleidsvelden geclusterd tot beleidsdomeinen. Voor een overzicht van welke beleidsvelden tot welk beleidsdomein behoren, zie http://binnenland.vlaanderen.be/interne-staatshervorming/actueel-houdeninventaris Voor een toelichting wat onder welke beleidsvelden en beleidsdomeinen valt, zie http://binnenland.vlaanderen.be/sites/default/files/Beleidsvelden_beschrijving_ MB2012_20140206.pdf
5.5 Kernopdracht -
Hier omschrijft u beknopt wat de kernopdracht is van het SWV.
5.6 Juridische vorm -
SWV’s kunnen verschillende juridische vormen aannemen. U maakt via het uitvalmenu een keuze uit: o naamloze vennootschap o commanditaire vennootschap o coöperatieve vennootschap o besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid o vennootschap met sociaal oogmerk o stichting o vereniging zonder winstoogmerk o feitelijke vereniging o projectvereniging o interlokale vereniging o dienstverlenende vereniging 9
o opdrachthoudende vereniging o andere
5.7 Decretale/wettelijke basis -
Sommige SWV’s zijn opgericht in uitvoering van bepaalde wetgeving. In deze rubriek wordt aangegeven wat de wettelijke of decretale basis is van het betreffende SWV. In het uitvalmenu vindt u een aantal mogelijkheden. Klik de juiste aan. De optie “geen wettelijke of decretale basis” is voorzien.
5.8 Vertegenwoordiger van de gemeente -
De geïnventariseerde samenwerkingsverbanden worden vanuit de deelnemende gemeenten opgevolgd. Hier geeft u aan of het SWV wordt opgevolgd door een politieke vertegenwoordiger of een ambtelijke vertegenwoordiger van de deelnemende gemeenten. Een combinatie van beide is ook mogelijk.
5.9 Categorie -
We hebben de SWV’s ingedeeld in een aantal categorieën. De categorieën laten toe gelijkaardige SWV’s bijeen te brengen. Volgende categorieën kunnen aangevinkt worden: o Lokaal: SWV opgericht op initiatief van lokale partners o Provinciaal: SWV opgericht op initiatief van de provincie o Vlaams: SWV opgericht door de Vlaamse overheid met de bedoeling Vlaams beleid op lokaal vlak uit te voeren o Federaal: SWV opgericht door de federale overheid met de bedoeling federaal beleid op lokaal vlak uit te voeren o Belangenorganisatie: SWV, dat opkomt voor de belangen van een bepaalde groep o Grensoverschrijdend: SWV dat landsgrensoverschrijdend werkt en partners heeft buiten België o Gebiedsafbakeningen: verdeling van de Vlaamse gemeenten in groepen, volgens bepaalde criteria
5.10 Partners -
Hier wordt opgelijst welke partners deelnemen aan het SWV De keuzemogelijkheden zijn: o gemeente o OCMW o provincie o Vlaamse overheid o federale overheid o (semi-)private partner o intergemeentelijk samenwerkingsverband (projectvereniging, interlokale vereniging, dienstverlenende vereniging of opdrachthoudende vereniging) 10
-
o andere Er kunnen verschillende partners worden aangeklikt.
5.11 Startdatum -
-
Hier wordt de datum waarop het SWV is opgericht, opgenomen. De datumnotatie is als volgt: DD/MM/JJJJ. D staat voor dag, M voor maand en J voor jaar. Als u met de cursor in het invulvak staat verschijnt rechts van het invulvak een kalender. Hier kunt u de gewenste datum aanklikken.
Indien u de exacte datum van oprichting niet kent, dan vult u 1 januari van het betreffende jaar in.
5.12 Zetel SWV -
In dit vak wordt aangeven in welke gemeente in Vlaanderen het SWV zijn zetel heeft. Indien u het uitvalmenu aanklikt, krijgt u de lijst van alle Vlaamse gemeenten. U kunt snel zoeken door in het invulvak de eerste letter van de gemeente te tikken. Klik de gewenste gemeente aan. Let op: in de database worden enkel SWV’s met een zetel in een gemeente in Vlaanderen opgenomen. Voor de gewestgrensoverschrijdende intercommunales wordt een uitzondering gemaakt. Deze SWV’s worden opgenomen in zoverre ze onder toezicht van de Vlaamse overheid vallen.
5.13 Website SWV -
Hier geeft u het webadres van het SWV op. 11
-
In het webadres wordt een hyperlink voorzien, zodat een gebruiker van de database rechtstreeks naar de website gaat door te klikken op het webadres. Het systeem voorziet deze hyperlink, daar hoeft u zelf als invoerder niets voor te doen.
5.14 Contactpersoon SWV -
Hier vult u de naam en voornaam - in die volgorde - in van een contactpersoon van het SWV. Zo kan later gemakkelijker gezocht worden op naam. Deze persoon kan vragen over het SWV beantwoorden of gericht doorverwijzen.
5.15 Deelnemende gemeenten -
-
Hier worden de gemeenten opgelijst die deelnemen aan het SWV. Bij elke gemeente wordt ook aangeven wie (naam en voornaam) vanuit de gemeente het SWV opvolgt. Gemeente: een deelnemende gemeente kan op 2 manieren worden opgenomen in de lijst. Ofwel door de gemeente in te tikken in het lege vakje, ofwel door de gemeente te zoeken via het uitvalmenu. Vertegenwoordiger gemeente: de vertegenwoordiger van de gemeente ingeven kan ook op twee manieren. Ofwel door de naam en vervolgens de voornaam van de vertegenwoordiger in te tikken, ofwel via het uitvalmenu. o Indien er meerder vertegenwoordigers zijn vanuit 1 gemeente, worden alle namen opgenomen, van elkaar gescheiden door een komma. o Indien het SWV zowel een raad van bestuur als een algemene vergadering heeft, worden enkel de vertegenwoordigers in de raad van bestuur opgenomen. In het uitvalmenu zijn alle gemeenteraadsleden standaard opgenomen. Indien u een gemeente en haar vertegenwoordiger wil verwijderen gaat u als volgt te werk: o Klik op het grijze blokje voor de gemeentenaam o Het blokje kleurt zwart met een witte driehoek erin o Zet uw cursor op dit zwarte vakje met de witte driehoek, klik op uw rechtermuistoets en klik “knippen” aan. o De rij met de gemeentenaam en de naam van de vertegenwoordiger van die gemeente is nu gewist.
12
-
Om een nieuwe gemeente of naam van vertegenwoordiger in te vullen, gaat u onderaan de lijst staan, op de rij die begint met een grijs blokje met een sterretje erin.
-
Helemaal onderaan vindt u een menubalk die u toelaat te zoeken in de lijst of snel van de ene rij naar de andere te gaan.
13
6. Werken met de database in enkele stappen -
Open de database Open het formulier frmSWV. Dit vindt u in het navigatievenster in het linkergedeelte van uw scherm. U kunt dit navigatievenster uitklikken, bovenaan is een zoekvenster opgenomen waar u kunt zoeken op frmSWV.
-
Ga na of het betrokken SWV moet opgenomen worden in de database, zie punt 3 van deze nota “Welke SWV’s worden opgenomen in de inventaris”. Is er voor het betrokken SWV al een fiche aangemaakt in de database?
-
14
o Zoek via de onderste menubalk op naam van het SWV om na te gaan of er voor het SWV al een fiche bestaat
-
-
o Hou rekening met regels inzake naamgeving van de SWV’s, zie punt 9 van deze nota “Welke naam geef ik aan een SWV”. o Indien het de eerste keer is dat u de gegevens van deze fiche actueel houdt, ga dan naar punt 7 van deze nota “De eerste keer gegevens actueel houden” U kunt kiezen uit 3 alternatieven o Bestaand SWV aanpassen o Nieuw SWV opnemen o Bestaand SWV schrappen Bestaand SWV aanpassen o Noteer de naam van het SWV en IdSWV waaraan u wijzigingen wenst aan te brengen. Let op: IdSWV vindt u in de fiche na de naam SWV. Het is niet het recordnummer van het SWV.
15
-
o Breng alle nodige wijzigingen aan, zie ook punt 8 van deze nota “Hoe informatie wijzigen, aanvullen of schrappen”. o Bewaar de database met als bestandsnaam database_uwnaam.mdb. Dit doet u door in het tabblad bestand (links boven) de optie database opslaan als aan te klikken. Aanpassingen aan een fiche worden bewaard door de database te bewaren, er is geen aparte knop voorzien om een fiche te bewaren. o Mail de aangepaste database en de lijst van aangepaste fiches door naar
[email protected]. Nieuw SWV opnemen o Maak een nieuwe fiche aan. Dit doet u door op de onderste menubalk te klikken op het driehoekje met geel sterretje ernaast.
16
o Lijst op welke nieuwe fiche u aanmaakt door zowel de naam van het nieuwe SWV als de IdSWV ervan te noteren. Let op: IdSWV vindt u in de fiche na de naam SWV. Het is niet het recordnummer van het SWV.
o Breng alle nodige wijzigingen aan, zie ook punt 8 van deze nota “Hoe informatie wijzigen, aanvullen of schrappen”. o Bewaar de database met als bestandsnaam database_uwnaam.mdb. Dit doet u door in het tabblad bestand (links boven) de optie database opslaan als aan te klikken. Aanpassingen aan een fiche worden bewaard door de database te bewaren, er is geen aparte knop voorzien om een fiche te bewaren. 17
-
o Mail de aangepaste database en de lijst van nieuw aangemaakte fiches door naar
[email protected]. Bestaand SWV schrappen o Lijst op welke fiche u wenst te schrappen door de naam van het SWV en de IdSWV te noteren. Let op: IdSWV vindt u in de fiche na de naam SWV. Het is niet het recordnummer van het SWV.
o Geef de reden aan waarom dit SWV wordt ontbonden. Kies hiervoor uit volgende opties: financiële redenen stopzetten van de activiteit juridische wijzigingen andere: geef aan welke reden o Geef aan op welke datum het SWV is ontbonden o Mail al deze informatie door naar
[email protected]. U brengt deze informatie dus niet aan in de access database. Gelieve als onderwerp van de mail “inventaris regioscreening” te vermelden.
7. De eerste keer gegevens wijzigen, aanvullen of schrappen 7.1 Nieuwe inforubrieken Ten opzichte van de allereerste inventaris, die dateert van begin 2012, is er in de huidige versie toch wel wat gewijzigd. Zo zijn bepaalde inforubrieken niet meer opgenomen, bijvoorbeeld omdat we merkten dat het zeer moeilijk was om die informatie te verzamelen. Dit was het geval voor de rubriek “aantal personeelsleden die in een SWV werken”.
18
Andere rubrieken zijn toegevoegd. De eerste maal dat u in de inventaris komt, willen we u vragen om informatie op te nemen voor die nieuwe toegevoegde rubrieken en dit voor de SWV’s die u actueel gaat houden. Gelieve dit te doen tegen ten laatste 15 september 2014. Het gaat daarbij om volgende rubrieken: - KBO nummer van het SWV (Let op: sommige SWV’s hebben geen KBOnummer. Voor die samenwerkingsverbanden hoeft u de rubriek KBO-nummer niet in te vullen.) - decretale of wettelijke basis - naam invoerder - naam vertegenwoordiger gemeente - website SWV - contactpersoon SWV - beleidsdomein SWV Voor de decretale of wettelijke basis waarop een SWV is gebaseerd hebben wij zelf al zoveel mogelijk informatie opgenomen in de inventaris. Indien dit voor het betrokken SWV is ingevuld, hoeft u daar dus niets meer voor te doen. In het andere geval vult u dit aan, voor zover het SWV een wettelijke of decretale basis heeft. Voor de rubriek beleidsdomein waarbinnen het SWV actief is, was in de vorige inventaris info opgenomen. In de huidige inventaris zijn we overgeschakeld naar de indeling in beleidsdomeinen, zoals die gebruikt worden in de beleids- en beheerscyclus. Dit betekent dat de informatie moet aangepast worden. Vanuit ABB hebben we dit al zoveel mogelijk proberen aanvullen. Voor sommige SWV’s is dit niet gebeurd. Gelieve deze info dan ook nog aan te vullen. Meer informatie over elk van die rubrieken vindt u in punt 5 van deze nota “Welke inforubrieken zijn opgenomen in de inventaris”.
7.2 Zoeken naar SWV’s die u moet actueel houden Het zoeken naar SWV’s die u actueel moet houden kan door in het onderste zoekvenster van het frmSWV ofwel de naam van het SWV te typen, ofwel uw naam als invoerder. Dit zoekvenster doorzoekt alle rubrieken van alle fiches. De eerste maal dat u in de inventaris aan het werk gaat kan u echter niet zoeken op naam van de invoerder, vermits die informatie nog niet is opgenomen. Daarom hebben we enkele hulptabellen opgenomen in de database. Voor de diensten van de gouverneur: - Als u een invoerder bent uit een dienst van de gouverneur, opent u de qryProv en tikt de naam van uw provincie in. - Vervolgens krijgt u een lijst van alle SWV’s die u actueel moet houden (met telkens naamSWV en IdSWV. - Het gemakkelijkst is dat u die lijst afprint en naast u legt terwijl u in de database de SWV’s uit de lijst aanpast.
19
Voor de gemeenten: - Als u een invoerder bent uit een gemeente, opent u de qryGemeente en tikt de naam van uw gemeente in. - Vervolgens krijgt u een lijst van alle SWV’s die u actueel moet houden (met telkens naamSWV en IdSWV) - Het gemakkelijkst is dat u die lijst afprint en naast u houdt terwijl u in de database de SWV’s uit de lijst aanpast.
Voor de SWV’s: -
Hier werken we niet met een hulptabel. 20
-
U typt onderaan in frmSWV in het zoekvenster de naam van het SWV, vervolgens drukt u op enter. U krijgt de fiche van het gezochte SWV.
8. Hoe informatie wijzigen, aanvullen of schrappen? U opent de database op de site van ABB (www.binnenland.vlaanderen.be rubriek interne staatshervorming/regioscreening. U houdt nauwgezet bij aan welke fiche u wijzigingen aanbrengt, welke fiche u verwijdert en welke fiche u bijmaakt. Dit houdt u bij door zowel de naam van het SWV als de IdSWV te noteren en dit door te mailen naar
[email protected] (zie ook punt 6 Werken met de database in enkele stappen). IdSWV vindt u terug in het formulier SWV net onder de naam SWV. Let op: niet het recordnummer van het SWV opnemen.
Gegevens worden ingevoerd in de database via het formulier SWV. Dit is te vinden in het navigatiedeelvenster, dat u kunt uitvouwen door op het dubbele vinkje bovenaan te klikken. Het formulier draagt de naam “frmSWV”. Indien het navigatiedeelvenster al is uitgevouwen vindt u het formulier bij “SWV” of bij “formulieren”. Het is belangrijk dat u alle gegevens invoert via dit formulier en niet via andere accessnavigatie, bijvoorbeeld de tabellen.
21
U gaat altijd eerst na of er voor het SWV waarvoor u informatie wilt invoeren in de database al een fiche bestaat. Dit doet u door te zoeken op naam van het SWV. Onderaan de pagina in de menubalk bij het venster “zoeken” typt u een trefwoord (de naam of een deel van de naam van het SWV) in om zo het SWV te zoeken. Access gaat vervolgens na in welke fiche het gekozen trefwoord voorkomt. U gaat naar een volgende fiche door in het zoekvenster waar u het trefwoord heeft ingetikt nogmaals op enter te drukken.
Hou daarbij ook de regels rond de naamgeving van de SWV’s in het achterhoofd. Meer informatie daarover vindt u in punt 9 van deze nota “Welke naam geef ik aan een samenwerkingsverband?”. In punt 3 van deze nota “Welke 22
samenwerkingsverbanden zijn opgenomen in de database?” kunt u nagaan of een SWV al dan niet moet opgenomen worden in de database. U voert de gegevens in de gekozen fiche(s) in. U mailt de aangepaste database, samen met de lijst van naam SWV en IdSWV van de aangepaste fiche naar
[email protected]. Let op: voor sommige SWV’s worden bepaalde rubrieken vooraf ingevuld. Voor bepaalde SWV’s die geïnitieerd zijn door de Vlaamse of federale overheid of voor sommige gebiedsafbakeningen worden sommige rubrieken op eenzelfde manier vooraf door ABB ingevuld. De kernopdracht van alle centra voor algemeen welzijnswerk is bijvoorbeeld dezelfde voor al die centra. Dit betekent dat u die informatie niet zelf hoeft in te vullen. Daarvoor zorgt ABB. Het gaat om volgende SWV’s: - bekken - bekkenbestuur - bosgroep - brandweerzone - centrum voor algemeen welzijnswerk - centrum voor basiseducatie - centrum voor leerlingenbegeleiding - deelbekken - erkend regionaal samenwerkingsverband - forum lokaal werkgelegenheidsbeleid - hulpverleningszone - kredietmaatschappij - lokaal gezondheidsoverleg - meldpunt discriminatie - netwerk palliatieve zorg - onderwijszone - operationele prezone - politiezone - regionaal landschap - regionaal sociaaleconomisch overlegcomité - samenwerkingsinitiatief eerstelijns gezondheidszorg - scholengemeenschap - sociaal verhuurkantoor - sociale huisvestingsmaatschappij - streektafel - werkwinkel - zorggebied - zorgregio Als u gegevens wil invoeren voor één van dergelijke fiches dan gaat u voor gelijkaardige fiches na welke rubrieken dezelfde info bevatten. Voor deze rubriek hoeft u dus geen info door te geven.
23
9. Welke naam geef ik aan een samenwerkingsverband? 9.1 Vermelden van soortnaam en afkorting Voor bepaalde SWV's gelden regels inzake naamgeving. Die regels zijn opgesteld om te vermijden dat eenzelfde SWV onder een andere naam in de inventaris wordt opgenomen. Voor die SWV’s geldt volgende regel: de eigennaam van het SWV wordt vooraf gegaan door de soortnaam en de afkorting van de soortnaam. Dus: Soortnaam SWV
afkorting soortnaam SWV
eigennaam SWV
SVK
Ons Dak
Een voorbeeld sociaal verhuurkantoor
Deze regel geldt voor volgende SWV’s: -
Bekken Bekkenbestuur Beschutte werkplaats Bibliotheekregio Bosgroep Bovenlokaal overleg opvoedingsondersteuning Brandweerzone Centrum voor algemeen welzijnswerk Centrum voor basiseducatie Centrum voor leerlingenbegeleiding Centrum voor teleonthaal Deelbekken Dienst opvanggezinnen Dienst schuldbemiddeling Erkend regionaal samenwerkingsverband Europese groepering voor territoriale samenwerking Forum lokaal werkgelegenheidsbeleid Gewestelijke maatschappij voor kleine landeigendom Hulpverleningszone Kredietmaatschappij Lokaal opvanginitiatief asielzoekers Lokaal gezondheidsoverleg
B BekkenB BW BR BosG Bopvoed BWZ CAW CBE CLB CTO DB DO Dschuld ERSV EGTS FLW GmijL HZ KredMij LOI LOGO 24
-
Lokaal overlegplatform Meldpunt discriminatie Netwerk palliatieve zorg Onderwijszone Operationele prezone Opvoedingswinkel Politiezone Regionaal economisch en sociaal overlegcomité Regionaal landschapspark Regionaal welzijnsoverleg Samenwerkingsinitiatief eerstelijnsgezondheidsoverleg Sociaal economische raad van de regio Sociaal verhuurkantoor Sociale huisvestingsmaatschappij Scholengemeenschap Scholengroep Sportregio Streektafel Werkwinkel Ziekenhuis Zorggebied Zorgregio
LOP Mdiscr NPZ OZ OpZ OpvoedW PZ RESOV RegLand RWO SEL SERR SVK SHM SG Sgroep SR StreekT WW ZH ZG ZR
9.2 SWV’s met een KBO-nummer Voor SWV’s die een KBO-nummer hebben wordt de naam, zoals opgenomen in de Kruispuntbank Ondernemingen, overgenomen. KBO staat voor Kruispuntbank van Ondernemingen. De KBO is een gegevensbank aangemaakt en in beheer van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie waarin de identificatiegegevens van ondernemingen zijn samengebracht. U dient wel rekening te houden met de regels inzake naamgeving die gelden voor bepaalde SWV’s (zie punt 9.1 “Vermelden soortnaam en afkorting”). Concreet betekent dit voor een SWV, waarvoor regels gelden inzake de naamgeving: Soortnaam SWV
afkorting soortnaam SWV
eigennaam SWV, zoals opgenomen in de KBO
Niet alle SWV’s hebben een KBO-nummer. U kunt zoeken in de KBO via volgende http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoekwoordenform.html?lang=nl.
25
link
10. De structuur van de database De database is opgebouwd uit drie tabellen die met elkaar verbonden zijn door gemeenschappelijke gegevens. Het gaat om: - Tabel SWV: daarin zitten alle rubrieken over de SWV’s die in de database zijn opgenomen. Het gaat onder andere om de naam, de kernopdracht, het beleidsdomein, … - Tabel deelnemende gemeenten: daarin zijn voor elk van de 308 Vlaamse gemeenten de naam van de gemeente, het KBO-nummer en de NIS-code opgenomen - Tussentabel: Hierin wordt aangegeven welke gemeente aan welk SWV deelneemt.
Het formulier frmSWV combineert alle gegevens die voor een bepaald SWV beschikbaar zijn. Dit zijn zowel de gegevens over dat SWV uit de tabel SWV als de gemeenten die deelnemen aan het SWV (uit de tussentabel). Om de instanties, verantwoordelijk voor het actueel houden van de inventaris, te ontlasten, wordt de informatie waar ABB over beschikt vooraf in de database opgenomen.
11. Timing Eerste maal aanvullen van bepaalde nieuwe gegevens (zie punt 7 “De eerste keer gegevens wijzigen, aanvullen of schrappen”) - Tegen ten laatste 15 september 2014 Actueel houden van de gegevens: - Continu - Bij voorkeur wijzigt u de gegevens in de database op het moment dat er veranderingen gebeuren aan een bepaald SWV. 26
12. Wat bij problemen? Bij problemen kan u terecht bij het Agentschap voor Binnenlands Bestuur - ABB afdeling Beleidscoördinatie en Kenniscentrum: o Katie Heyse
[email protected]
27
