Halaman 1 WARTASDMUGM Edisi 2015 DALAM ANGKA

Halaman 1 | WARTASDMUGM Edisi 2015 DALAM ANGKA

PENGANTAR REDAKSI Untuk kedua kalinya, Warta SDM menyampaikan laporan tahunan. Untuk edisi kali ini, Warta SDM akan menyampaikan kinerja Direktorat Sumber Daya Manusia UGM yang telah diraih di tahun 2015 yang lalu. Hasil kinerja Direktorat SDM tersebut akan dipaparkan dalam tiga bagian sesuai dengan jumlah sub Direktorat, dan disetiap bagian dibagi lagi menjadi sub bagian sesuai dengan seksi dibawah masing-masing sub direktorat. Hasil capaian Direktorat SDM di tahun 2015 yang dipaparkan dalam Warta SDM kali ini tidak terlepas dukungan dan kerjasama yang baik dari para stakeholders. Tiada ungkapan selain ucapan terima kasih yang dapat disampaikan. Selain itu, seluruh jajaran pimpinan dan staf Direktorat UGM juga mohon maaf yang sebesar-besarnya apabila ada hal-hal yang kurang berkenan dalam memberikan pelayanan dan capaian yang tidak sesuai dengan target.

Terima kasih,

Salam, Redaksi

STAF REDAKSI Ratminto Sri Endah Setia Lestari Evi Noor Widiyaningsih Tyurina Cahya Florencys Iwan Sutantyo

KONTAK Direktorat Sumber Daya Manusia Universitas Gadjah Mada Gedung Pusat Lt.1 Sayap Selatan, Bulaksumur, Yogyakarta 55281

WEBSITE

DAFTAR ISI

sdm.ugm.ac.id

Kata Pengantar Direktorat SDM UGM Dalam Angka Tahun 2015 Sub Direktorat Pengadaan dan Remunerasi Sub Direktorat Mutasi Sub Direktorat Data dan Administrasi Pendidikan dan Pelatihan


Halaman 2 Halaman 3 Halaman 4 Halaman 18 Halaman 23

Direktorat Sumber Daya Manusia

Universitas Gadjah Mada Sebagai penyelenggara urusan di bidang administrasi dan pengembangan sumber daya manusia, Direktorat Sumber Daya Manusia Universitas Gadjah Mada telah menjalankan beberapa kegiatan sepanjang 2015. Kegiatan tersebut, antara lain 1) menyusun, mengimplementasikan, dan mengembangkan sistem pengelolaan sumber daya manusia, 2) memantau, menyusun, dan mengoordinasi pelaksanaan sistem evaluasi kinerja, 3) sistem reward and punishment, 4) perencanaan pengembangan karir, serta 5) mengelola sistem informasi sumber daya manusia yang terintegrasi. Berikut paparannya.

DALAM ANGKA Tahun 2015


SUB DIREKTORAT PENGADAAN DAN REMUNERASI

1. Seksi Perencanaan dan Pengadaan Dokumen Perencanaan SDM Pada 2015, Seksi Perencanaan dan Pengadaan telah menyelesaikan penyusunan dua dokumen perencanaan SDM. Pertama adalah penyusunan dokumen bezetting. Proses penyusunan kebutuhan ketenagaan (formasi) di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan ini dilakukan sejak Maret sampai April 2015. Kedua, penyusunan dokumen Perencanaan Kebutuhan SDM UGM untuk tahun 2016-2020. Proses penyusunan dokumen ini dilakukan melalui empat rangkaian workshop, yakni Workshop Pemetaan dan Kebutuhan SDM di Ruang Kertanegara, FEB UGM pada 7 Mei 2015, Workshop Penghitungan Kebutuhan SDM di The Alana Yogyakarta Hotel and Convention Center pada 11 Agustus 2015, Workshop Penghitungan Kebutuhan Sumber Daya Manusia Berdasarkan Visi Keilmuan Universitas Gadjah Mada di Ruang Bulaksumur, University Club Hotel pada 21 September 2015, serta Presentasi Kebutuhan SDM oleh Fakultas dan Sekolah di Lingkungan Universitas Gadjah Mada di Ruang Sidang MWA UGM mulai 21 Oktober sampai 23 Oktober 2015.

Rekrutmen Dosen dan Tenaga Kependidikan Di bidang pengadaan, Seksi Perencanaan dan Pengadaan telah melaksanakan proses rekrutmen sejumlah 16 orang Dosen dan 85 orang Tenaga Kependidikan (dari 92 orang yang diizinkan untuk direkrut oleh Universitas) dengan perincian sebagai berikut. Tabel Rekrutmen Dosen No.

Bulan

Unit Kerja

Jumlah

1.

Juli

Fakultas Psikologi

5

2.

Oktober

Fakultas Hukum

11

TOTAL

16

Tabel Rekrutmen Tenaga Kependidikan No

Bulan

1.

Februari

2.

Februari

3.

April

4.

Juni

Unit Kerja

Jumlah

Keterangan

Kantor Hukor

2

1 Tendik Tidak Tetap, 1 Kontrak

Direktorat PUI

1

1 Kontrak

Direktorat Aset

2

2 Tendik Tidak Tetap

RS UGM

9



5.

Juni

Direktorat SDM

1


6.

Juli

Kantor Hukor

1


7.

Juli

Direktorat SDM

1


8.

Agustus

Direktorat SSDI

8

8 Tendik Tetap

9.

Oktober

PIAT

3


10.

Oktober

Bagian Humas

3


11.

November

PKKK

35

35 Kontrak

12.

Desember

RS UGM

19


TOTAL

85

Penerbitan SK Pengangkatan Dosen dan Tenaga Kependidikan Hingga akhir November 2015, Seksi Perencanaan dan Pengadaan telah memproses SK Pengangkatan bagi 471 Dosen dan 2.131 Tenaga Kependidikan. Tabel SK Pengangkatan Dosen No

Status

Jumlah

1.

Dosen Tetap

65

2.

Dosen Tidak Tetap

268

3.

Dosen Tidak Tetap (Purna Tugas)

119

4.

Dosen Tidak Tetap (S1)

19

TOTAL

471

Grafik SK Pengangkatan Dosen Tetap Berdasarkan Unit Kerja

7

Sekolah Vokasi

9

Fakultas Teknik 1

Fakultas MIPA

2

Fakultas Kehutanan Fakultas Kedokteran Hewan

1

Fakultas Kedokteran Gigi

1 23

Fakultas Kedokteran 3

Fakultas ISIPOL

6

Fakultas Hukum 1

Fakultas Geografi

10

Fakultas Ekonomika dan Bisnis 1

Fakultas Biologi 0

5

10

15


20

25

Grafik SK Pengangkatan Dosen Tidak Tetap Berdasarkan Unit Kerja

2

Sekolah Pascasarjana Fakultas Teknik

4

Fakultas Kehutanan

3


4 160

Fakultas Kedokteran Fakultas ISIPOL

1

Fakultas Ilmu Budaya

1 8

Fakultas Geografi 1

Fakultas Farmasi

84


20

40

60

80

100

120

140

160

Grafik SK Pengangkatan Dosen Tidak Tetap (Purna Tugas) Berdasarkan Unit Kerja

Sekolah Pascasarjana

3

Fakultas Teknik

3 2

Fakultas Kehutanan

1

Fakultas Kedokteran Hewan

12


77

Fakultas Kedokteran

9

Fakultas ISIPOL

8

Fakultas Ilmu Budaya 3

Fakultas Geografi 1

Fakultas Farmasi 0

10

20

30

40

50

60

70

Grafik SK Pengangkatan Dosen Tidak Tetap (S1) Berdasarkan Unit Kerja

14

Fakultas Teknik

5

Fakultas MIPA

0

2

4

6

8

10


12

14

80

Tabel SK Pengangkatan Tenaga Kependidikan No

Status

Jumlah

1.

Tenaga Kependidikan Tetap

15

2.

Tenaga Kependidikan Tidak Tetap

1.736

3.

Tenaga Kependidikan Kontrak Penuh Waktu

344

4.

Tenaga Kependidikan Kontrak Paruh Waktu

36

TOTAL

2.131

Grafik SK Pengangkatan Tenaga Kependidikan Tetap Berdasarkan Unit Kerja

5

RS UGM

2

P2L

3

Direktorat SSDI

4

Direktorat PUI 1

Direktorat KAUI 0

1

2

3

4

5

Grafik SK Pengangkatan Tenaga Kependidikan Tidak Tetap Berdasarkan Unit Kerja (Kantor Pusat dan Pusat-pusat Studi)

75

Pusat-pusat Studi UGM Press TURT RS UGM P2L Protokol PKKK PKKH PIKA PIAT Perpustakaan LPPT LPPM KJM HUMAS HUKOR GMC Arsip Dit. SDM DSSDI Dit. PUI Dit. Aset Dit. Kemahasiswaan Dit. KAUI Dit. Akademik

26 12 123 6 1 114 2 4 25 2 7 12 1 8 2

18 2 2 4 3 22 1 6 3

0

20

40

60

80

100


120

140

Grafik SK Pengangkatan Tenaga Kependidikan Tidak Tetap Berdasarkan Unit Kerja (Fakultas dan Sekolah)

62

Sekolah Vokasi 36

Sekolah Pascasarjana 22

Fakultas Teknologi Pertanian

196

Fakultas Teknik 9

Fakultas Psikologi

20

Fakultas Peternakan

34

Fakultas Pertanian

40

Fakultas MIPA 18

Fakultas Kehutanan

21


71


273


Fakultas ISIPOL 15

Fakultas Ilmu Budaya Fakultas Hukum

26

Fakultas Geografi

27 4

Fakultas Filsafat

39

Fakultas Farmasi

281


Fakultas Biologi

0

50

100

150

200

250

300

Grafik Kontrak Kerja Penuh Waktu Tenaga Kependidikan Berdasarkan Unit Kerja (Kantor Pusat dan Pusat Studi)

2

PS Biioteknologi

4

PSKK

8

Wisma MM

56

UGM Residence 1

P2L

41

PKKK 2

Senat Akademik

18

RS UGM

10

GMC Perpustakaan

2

LPPT

2

KJM

2

HUKOR

4

Dit. SDM

4 2

Dit. Perencanaan 1

Dit. Pengabdian Masyarakat Dit. Kemahasiswaan

2

Dit. PUI

2

29

Dit. KAUI 8

Dit. Aset

0

10

20

30

40


50

60

Grafik Kontrak Kerja Penuh Waktu Tenaga Kependidikan Berdasarkan Unit Kerja (Fakultas dan Sekolah)

29 1

Fakultas Pertanian

11 4


83 9

Fakultas ISIPOL 2 5


10

20

30

40

50

60

70

80

90

Grafik Kontrak Kerja Paruh Waktu Tenaga Kependidikan Berdasarkan Unit Kerja

2

Dit. SSDI

11

Dit. Perencanaan 5

Dit. Pengabdian Kepada Masyarakat 4

Dit. Kemahasiswaan

14

Dit. KAUI 0

2

4

6

8

10

12

14

SK CPNS Formasi Umum dan K2 Hingga Laporan Kinerja SDM ini diterbitkan, Universitas Gadjah Mada telah menerima SK Pengangkatan CPNS Formasi Umum Tahun 2014 bagi 159 orang dan SK Pengangkatan CPNS Kategori II bagi 434 orang dari 435 orang Tenaga Honorer UGM yang diusulkan. Tabel SK Pengangkatan CPNS Formasi Umum Tahun 2014 No

Tanggal

Tahap

Jumlah

1.

22 September 2015

1

92

2.

5 Oktober 2015

2

17

3.

5 November 2015

3

47

4.

26 November 2015

4

2

5.

12 Januari 2016

5

1

TOTAL

159

Tabel Usulan CPNS Kategori II No.

Jabatan

Jumlah

1.

Dosen

19

2.

Tenaga Kependidikan

416

TOTAL

435 Halaman 9 | WARTASDMUGM Edisi 2015 DALAM ANGKA

Grafik Usulan CPNS Dosen Kategori II Berdasarkan Unit Kerja

12 10 8 6 4 2 0

10 6 2

1 Fakultas ISIPOL

Fakultas Kedokteran

Fakultas Pertanian

Sekolah Vokasi

Grafik Usulan CPNS Tenaga Kependidikan Kategori II Berdasarkan Unit Kerja (Kantor Pusat)

15

Gama Press Pusat Pengembangan Pendidikan LPPM Kantor Hukum dan Organisasi Kantor Audit Internal GMC Health Center Direktorat SDM Direktorat Aset Direktorat Keuangan Direktorat Kemahasiswaan Direktorat Pendidikan dan Pengajaran Bagian TURT

1 1 1 1 8 1 1 18 1 2 6 0

5

10

15

20

Grafik Usulan CPNS Tenaga Kependidikan Kategori II Berdasarkan Unit Kerja (Fakultas / Sekolah)

11

Sekolah Vokasi Sekolah Pascasarjana Fakultas Teknik Fakultas Peternakan Fakultas Pertanian Fakultas MIPA Fakultas Kehutanan Fakultas Kedokteran Fakultas ISIPOL Fakultas Ilmu Budaya Fakultas Hukum Fakultas Geografi Fakultas Farmasi Fakultas Ekonomika dan Bisnis

4 36 2 19 3 2 116 26 1 4 1 6 108 0

20

40

60

80


100

120

Grafik Usulan CPNS Tenaga Kependidikan Kategori II Berdasarkan Unit Kerja (Pusat Studi)

1

Transportasi dan Logistik

4

Perencanaan dan Pembangunan Regional 1

Pengelolaan Sumber Daya Hayati

2

Pedesaan dan Kawasan 1

Pariwisata

8

Kependudukan dan Kebijakan Ilmu Teknik

1

Farmakologi Klinik dan Kebijakan Obat

1

Ekonomi Kerakyatan

1

Ekonomi Kebijakan Publik

1

Bencana

1 0

1

2

3

4

5

6

7

8

Tabel SK Pengangkatan CPNS Kategori II No

Tanggal

Tahap

Jumlah

1.

30 Maret 2015

1

29

2.

3 Juni 2015

2

89

3.

1 Juli 2015

3

35

4.

24 Agustus 2015

4

1

5.

9 September 2015

5

30

6.

5 Oktober 2015

6

110

7.

5 November 2015

7

100

8.

14 Desember 2015

8

36

9.

28 Januari 2016

9

1

10.

12 Februari 2016

10

2

11.

5 April 2016

11

1

SK Belum Turun

1

TOTAL

435

Pengalihan Pegawai ke Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Pada Juli 2015, Seksi Perencanaan dan Pengadaan membantu proses pengalihan pegawai dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan ke Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.

Permohonan Mutasi ke UGM Seksi Perencanaan dan Pengadaan hingga 2015 menerima permohonan PNS mutasi ke UGM dari unit kerja lain dalam departemen atau dari luar departemen sebanyak 19 permohonan. Sebanyak 2 (dua) permohonan telah selesai (SK Mutasi ke UGM sudah terbit), 2 (dua) permohonan masih proses di BKN dan Kementerian, 4 (empat) permohonan dalam proses melengkapi berkas, dan selebihnya ditolak. Halaman 11 | WARTASDMUGM Edisi 2015 DALAM ANGKA

Grafik Permohonan Mutasi ke UGM

12 10 8 6 4 2 0

11

4 2

2

Selesai

Proses BKN

Melengkapi Berkas

Ditolak

Pengembangan Layanan Setiap akhir tahun, Seksi Perencanaan dan Pengadaan menerima dan memproses permohonan perpanjangan SK Pengangkatan Dosen dan Tenaga Kependidikan Tidak Tetap. Verifikasi berkas usulan secara manual yang selama ini dilakukan cukup menyita banyak tenaga dan waktu. Untuk itu, Seksi Perencanaan dan Pengadaan mengambil langkah inisiatif dengan membuat sistem perpanjangan SK Pengangkatan Dosen dan Tenaga Kependidikan Tidak Tetap berbasis teknologi informasi. Sistem yang terintegrasi dengan HRIS ini akan diuji coba mulai tahun ini untuk perpanjangan SK Pengangkatan tahun 2016. Dengan sistem ini diharapkan proses perpanjangan SK Pengangkatan akan lebih efektif dan efisien dari segi sumber daya manusia dan waktu, serta dapat meminimalkan human error (sepanjang data di HRIS valid).


Tampilan Sistem Perpanjangan SK Pengangkatan Dosen dan Tenaga Kependidikan Tidak Tetap

Rencana Kerja Tahun 2016 Berdasarkan program Rektor yang mencanangkan 2016 sebagai tahun SDM, Seksi Perencanaan dan Pengadaan berencana untuk mengembangkan sebuah sistem rekrutmen secara menyeluruh, dari aturan, SOP hingga pengembangan web based e-recruitment system. Seksi Perencanaan dan Pengadaan juga akan melakukan revisi Kamus Jabatan Fungsional Umum, serta membuat aturan-aturan terkait, seperti perubahan jabatan dan kenaikan level jabatan.


2. Seksi Remunerasi dan Pembinaan

Realisasi RKAT Direktorat Sumber Daya Manusia

Grafik Realisasi RKAT Direktorat Sumber Daya Manusia Berdasarkan Sumber Dana

80,000,000,000

71,293,873,912

70,000,000,000 60,000,000,000 50,000,000,000

46,764,105,223

40,000,000,000

46,608,123,069

32,404,331,182 24,685,750,843

30,000,000,000

Realisasi Sisa

14,359,774,041

20,000,000,000

RKAT

10,000,000,000 BPPTNBh

Damas

Grafik Realisasi RKAT Direktorat Sumber Daya Manusia Per Triwulan

7,116,836,422

Triwulan IV

9,904,888,854

21,392,299,081

Triwulan III

13,476,326,460

BPPTNbh Damas

3,831,066,431

Triwulan II

15,888,126,120

64,129,248

Triwulan I

7,338,781,635

-

10,000,000,000

20,000,000,000

30,000,000,000

Berdasarkan UU Nomor 24 Tahun 2011 tentang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial, setiap pegawai wajib ikut serta dalam BPJS Kesehatan maupun BPJS Ketenagakerjaan. Untuk itu, UGM memindahkan pengelolaan asuransi kesehatan dari GMC ke BPJS Kesehatan, sementtara pengelolaan asuransi purna tugas dari Bringin Life dan Takaful ke BPJS Ketenagakerjaan. Khusus pemindahan pengelolaan asuransi purna tugas, UGM membentuk taskforce berdasarkan SK Rektor No. 1029/PIV/SK/KP/2015 yang beranggotakan staf Direktorat SDM, Direktorat Keuangan, dan Kantor Audit Internal. Tim ini telah bekerja sejak Agustus 2015.


Grafik Kepersertaan BPJS Kesehatan BPPTNbh (Fakultas dan Sekolah)

82 82

Sekolah Vokasi 11 11



10

Fakultas Teknik

43

48

11 11

Fakultas Psikologi Fakultas Peternakan

5 5

Fakultas Pertanian

5 5 20 18

Fakultas MIPA 3 4

Fakultas Kehutanan 1 1


5 6

Fakultas Kedokteran Gigi Fakultas Kedokteran

141

125 31 28

Fakultas ISIPOL 12 11


11 13

Fakultas Hukum 3 3

Fakultas Geografi -

Fakultas Filsafat

7 7

Fakultas Farmasi

18 21

Fakultas Ekonomika dan Bisnis 4 5

Fakultas Biologi -

20

40

60

80

100

Jumlah Premi (dalam juta rupiah)

120

140

160

Rata-rata Orang

Sementara itu, Universitas melalui dana BPPTNbh telah mengeluarkan subsidi pembayaran premi kepersertaan BPJS Kesehatan sejumlah Rp443.353.127,00 bagi 643 pegawai di Kantor Pusat. Grafik Kepesertaan BPJS Kesehatan Damas (Fakultas dan Sekolah)

26

Sekolah Vokasi 11



71

25

13 76

Fakultas Teknik 7

Fakultas Psikologi

197

20

1 2

Fakultas Peternakan

12

Fakultas Pertanian

28

15

Fakultas MIPA 5

Fakultas Kehutanan

36

16 8


24 28


71 57


Fakultas ISIPOL 6


13 9

Fakultas Hukum

116

46

22

10

Fakultas Geografi

26

6 7

Fakultas Filsafat

12

Fakultas Farmasi

30 115


Fakultas Biologi 0

234

20 50

100 Jumlah Premi (dalam jutaan rupiah)

150 Rata-rata Orang


200

250

Sementara itu, dari sumber dana Damas, Universitas telah mengeluarkan subsidi pembayaran premi BPJS Kesehatan sebesar Rp16.933.660,00 bagi 45 pegawai di Kantor Pusat. Tabel Iuran BPJS Kesehatan No.

Sumber Dana

Pemberi Kerja (UGM)

Peserta

Total

1.

BOPTN

3%

2%

5%

2.

Dana Masyarakat

4%

0,5%

4,5%

4%

1%

5%

Keterangan

1 Januari 2014 s.d. 30 Juni 2015 1 Juli 2015 dst. (Perpres 111 Tahun 2013 Ps. 16C)

Iuran tersebut bagi 5 orang keluarga inti, yaitu: -

Yang bersangkutan

-

Suami/istri

-

Tiga orang anak (maksimal usia 21 tahun dan belum menikah. Jika masih kuliah, maksimal 25 tahun dengan Surat Keterangan Kuliah)

Grafik Kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan BPPTNbh (Fakultas dan Sekolah)

74

Sekolah Vokasi

81

9 11


910


40 43

Fakultas Teknik 910

Fakultas Psikologi

45 45

Fakultas Peternakan Fakultas Pertanian

17 18

Fakultas MIPA 34

Fakultas Kehutanan 1 1


57


118

Fakultas Kedokteran

126

2729

Fakultas ISIPOL 10 11 1113

Fakultas Ilmu Budaya Fakultas Hukum 23

Fakultas Geografi --

Fakultas Filsafat

67

Fakultas Farmasi

19 22


Fakultas Biologi -

20

40

60

Jumlah Premi (dalam juta rupiah)

80

100

120

140

Rata-rata Orang

Tabel Iuran BPJS Ketenagakerjaan No.

Program

Iuran Tenaga Kerja

Iuran Perusahaan

Jumlah

-

0,24%

0,24%

1.

Jaminan Kecelakaan Kerja

2.

Jaminan Hari Tua

2%

3,7%

5,7%

3.

Jaminan Kematian

-

0,3%

0,3%

2%

4,24%

6,24%

Jumlah


Pembinaan Pegawai

Grafik Permasalahan Pembinaan Pegawai

14 12 10

4

Disiplin Masuk Kerja Hutang Piutang

8

1 1 1

6

Narkoba Judi Penyalahgunaan Wewenang

4

3

Perceraian

2

2

1

0 PNS

Non-PNS

Grafik Permohonan Izin dan Surat Keterangan Perceraian

7

6

6 5 4 3

2

2 1 0

Izin Melakukan Perceraian

Surat Keterangan Perceraian

Rencana Kerja Tahun 2016 Berikut adalah rencana kerja Seksi Remunerasi dan Pembinaan di tahun 2016:  Sistem Remunerasi 2016  Pengembangan aplikasi payroll level fakultas untuk tunjangan dan honorarium lainnya  Aplikasi sistem surat masuk dan surat keluar  Pengadaan tambahan inventaris LDC  Proses pembayaran dana asuransi PT. Asuransi Jiwa BRINGIN JIWA SEJAHTERA dan PT. Asuransi Takaful Halaman 17 | WARTASDMUGM Edisi 2015 DALAM ANGKA

SUB DIREKTORAT MUTASI

1. Seksi Mutasi Dosen

Sepanjang 2015, Seksi Mutasi Dosen Direktorat Sumber Daya Manusia telah memroses 135 usul kenaikan jabatan (KJ) dan/atau kenaikan pangkat (KP) Dosen UGM. Dari usul yang masuk, sejumlah 122 usul disetujui dan 13 usul ditunda.

Grafik Usul KJ/KP per Bulan

1

Desember

8 2

November

21

0

Oktober

7 1

September

3

0

Agustus

7

0

Juli

16

3

Juni

Disetujui

5

2

Mei

11

0

April

6 1

Maret

10 2

Februari

17

1

Januari 0

Ditunda

11 5

10

15

20


25

Grafik Usul KJ/KP berdasarkan Unit Kerja

Disetujui 5

Sekolah Vokasi Sekolah Pascasarjana

4

Teknologi Pertanian

4 31

Teknik 1

Psikologi Peternakan

4

Pertanian

4 5

MIPA Kehutanan

4

Kedokteran Hewan

4

Kedokteran Gigi

4 28

Kedokteran 4

ISIPOL 1

Ilmu Budaya

6

Hukum 4

Geografi 1

Filsafat 0

Farmasi

3

Ekonomika dan Bisnis

5

Biologi

0

5

10

15

20

25

30

Grafik Usul KJ/KP Berdasarkan Kategori

60 54 50 40 30 20

26

27

KJ

KJ-KP

15

10 0 KP


KP TAK

35

Grafik Usul KJ/KP Berdasarkan Jabatan Fungsional

80 68

70 60

50 40 31 30 20 10

10

10

AA ke L

L ke LK

3

0 TP ke AA

TP ke L

Tetap

2. Seksi Mutasi Tenaga Kependidikan Sepanjang tahun 2015, Seksi Mutasi Tenaga Kependidikan Direktorat Sumber Daya Manusia telah memroses 886 usul kenaikan pangkat Tenaga Kependidikan Fungsional Umum UGM, dan telah terbit SK-nya yang terbagi dalam 2 periode: April 2015 sebanyak 674 SK, dan Oktober 2015 sebanyak 212 SK.

Grafik Kenaikan Pangkat Reguler Bagi Tenaga Kependidikan Fungsional Umum

800 700

674

600 500 400 300 212 200 100 0 Periode April 2015

Periode Oktober 2015


Grafik Kenaikan Pangkat Reguler bagi Tenaga Kependidikan berdasarkan Unit Kerja (Fakultas dan Sekolah) 120

100

15

80

60 43

Okt-15

91

40 4

4

20 2 14

5 10

15

0

24

22

2 9

5 34

33

2

5

7 22

21

8

0 20

Apr-15

15

4

5

4

3

19

19

35 26

23

33

0 3

1 0

Grafik Kenaikan Pangkat Reguler bagi Tenaga Kependidikan berdasarkan Unit Kerja (Kantor Pusat) 80 70

11

60 50 40 30

63

6 4

20 10 0

3

24 2 0

1 2

2 4

1

11

19

29

19 1

4 2

1 0

30

21 0

1 2

6 6


Okt-15 Apr-15

3 0

Di tahun 2015, Seksi Mutasi Tenaga Kependidikan juga telah menyelesaikan proses kenaikan pangkat bagi tenaga kependidikan fungsional tertentu seperti terlihat pada grafik di bawah ini:

Grafik Kenaikan Pangkat Tenaga Kependidikan Fungsional Tertentu

60

56

50

40

30

20 14 10

5

0 PLP

Pustakawan

Arsiparis

Selain SK kenaikan pangkat, Seksi Mutasi Tenaga Kependidikan juga telah menyelesaikan proses penerbitan SK berikut ini: 

SK mutasi antar unit kerja sebanyak 89 SK



SK pemberhentian karena mengundurkan diri sebanyak 30 SK



SK pensiun sebanyak 26 SK

Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil (PUPNS) Berdasarkan Perka BKN No 19 Tahun 2015, Universitas Gadjah Mada telah melakukan pendataan ulang sebanyak 4.723 PNS secara elektronik, dan berkas telah disampaikan ke BKN pada awal tahun 2016.


SUB DIREKTORAT DATA DAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

1.

Seksi Data dan Statistik

Seksi ini bertanggung jawab terhadap sistem informasi sumber daya manusia berbasis teknologi informasi dan senantiasa berupaya untuk terus mengembangkan dan menyempurnakannya. Human Resource Information System (HRIS) misalnya, sebagai basis data infomasi sumber daya manusia bagi Direktorat SDM maupun unitunit lainnya. Demi menjaga validitas data HRIS, Seksi Data dan Statistik secara rutin memantau pembaruan data SDM UGM melalui workshop maupun pendampingan enumerator di masing-masing unit kerja. Selain kegiatan rutin tersebut, ada berbagai kegiatan lainnya yang dilakukan sepanjang 2015, yakni: 1) Pelatihan blog untuk dosen Guna mengoptimalkan pemanfaatan Blog UGM sebagai media pembelajaran, kegiatan pelatihan pembuatan blog diselenggarakan. Pelatihan dilaksanakan dalam dua gelombang. Gelombang pertama pada Kamis, 17 September 2015 dan diikuti oleh 25 perserta, sementara gelombang kedua pada Selasa, 22 September 2015 yang diikuti oleh 31 peserta. Pelatihan diselenggarakan di Laboratorium Komputer Direktorat Sistem dan Sumber Daya Informasi UGM. Adapun materi pelatihan, antara lain Overview Penggunaan Blog untuk Mendukung Proses Pembelajaran,

Dasar-Dasar

Penggunaan

Blog,

Praktek

Pembuatan

Blog

di

domain

http://staff.ugm.ac.id/, Dasar-Dasar Customize Web Blog, dan Praktek Customize Web Blog. 2) Pengembangan aplikasi perjalanan dinas luar negeri Guna meningkatkan pelayanan permohonan izin perjalanan dinas luar negeri, maka dikembangkanlah aplikasi permohonan izin perjalanan dinas luar negeri yang berbasis web. Aplikasi ini juga terintegrasi dengan aplikasi yang serupa di level kementerian. 3) Workshop Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) Tahun 2015 merupakan tahun kedua pelaksanaan sistem Sasaran Kinerja Pegawai secara online. Kendala-kendala yang terjadi dalam pelaksanaan sistem SKP Online pada tahun sebelumnya dibahas dalam Workshop SKP untuk perbaikan sekaligus penyempurnaan sistem SKP sehingga bisa lebih baik lagi. 4) Pendampingan Pandataan Ulang Pegawai Negeri Sipil (PUPNS) Halaman 23 | WARTASDMUGM Edisi 2015 DALAM ANGKA

Pada akhir 2015, Badan Kepegawaian Negara (BKN) melaksanakan program Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil atau PUPNS secara nasional. Program ini dilakukan secara online. Seksi Data dan Statistik Direktorat SDM UGM dalam hal ini bertugas sebagai verifikator data di tingkat universitas, sekaligus menjadi pendamping bagi verifikator tingkat pertama yang telah ditunjuk di unit-unit kerja.

2.

Seksi Administrasi Pendidikan dan Pelatihan

Pada 2015, Direktorat SDM UGM memecah tugas serta fungsi Seksi Pengembangan SDM dan Diklat menjadi dua seksi, yakni Seksi Administrasi Pendidikan dan Pelatihan serta Seksi Pengembangan. Ada beberapa tugas yang diemban oleh Seksi Administrasi Pendidikan dan Pelatihan, antara lain: 1) memproses usulan penghargaan bagi para punakarya dan Satyalancana Karya Satya 2) memfasilitasi pemberian beasiswa dari berbagai sumber 3) memfasilitasi pemberian bantuan studi, seminar, dan insentif seminar dan publikasi 4) memproses surat keputusan tugas belajar, izin belajar, dan aktif bekerja kembali 5) memproses permohonan setkab dan surat izin perjalanan dinas 6) menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan (diklat) serta pemilihan dosen dan tenaga kependidikan berprestasi. 7) memfasilitasi pemberian dana hibah inovasi kreatif bagi dosen dan tenaga kependidikan.

Penghargaan Purnakarya dan Satya Lancana Karya Satya

Tabel Pemberian Penghargaan Purnakarya No

Keterangan

1.

Mencapai Usia Pensiun

2.

Meninggal Dunia JUMLAH

Dosen

Tenaga Kependidikan

35

30

5

10

40

40

Tabel Pemberian Penghargaan Satyalancana Karya Satya No

Jenis Penghargaan

Dosen

Tenaga Kependidikan

Jumlah

1.

Satyalancana Karya Satya 30 Tahun

35

16

51

2.


15

21

36

3.


89

38

127

TOTAL


214

Beasiswa Grafik Pemberian Beasiswa

25

22

20 15 15 11 10 5 0

DIKTI

NonDIKTI

LPDP

Beasiswa Dikti

Tabel Pemberian Beasiswa Dikti

No

Beasiswa DIKTI

Dosen

Tenaga Kependidikan

S-2

S-3

S-2

S-3

1.

Luar Negeri

-

5

-

-

2.

Dalam Negeri

-

13

4

-

Total

-

18

4

-

Grafik Negara Tujuan Beasiswa DIKTI Luar Negeri

2.5 2 2 1.5 1

1

1

Amerika

Denmark

Inggris

1 0.5 0 Jepang


Beasiswa NonDIKTI Sumber Dana: 

Australia Awards Scholarship



Australia Development Scholarship



EWHA Woman's University



Graduate School of health Sciences Kobe University Japan



MIECE, University of Melbourne



Monbukagakusho (MEXT)



NIE, NTU



Pemerintah Austria



Program Riset IBS kerjasama UGM dan Agder University



Rutgers Political Science Department Auxiliary Financial Awards



The Netherland Fellowship Programme (NFP)

Grafik Penerima Beasiswa NonDIKTI (Jenjang S-3) Berdasarkan Unit Kerja

8

7

7 6

5 4 3

2

2

2

1

1

1

1

MIPA

Pertanian

1 0

Ekonomika dan Bisnis

ISIPOL

Kedokteran Kehutanan

Sekolah Vokasi

Grafik Negara Tujuan Beasiswa NonDIKTI

4.5

4

4 3.5

3

3 2.5

2

2 1.5

1

1

1

1

1

1

1 0.5 0 Amerika Australia Austria Serikat

Belanda

Jepang

Korea Malaysia Norwegia Singapore Selatan


Beasiswa LPDP Grafik Penerima Beasiswa LPDP Berdasarkan Unit Kerja

3.5 3 2.5 2 1.5 1 0.5 0

3 2

2

1

1

1

1

Grafik Negara Tujuan Penerima Beasiswa LPDP

6 5 5 4 3 2 2 1

1

1

Amerika

Australia

Belanda

1

1 0 Inggris

Jepang

Scotland

Bantuan Studi dan Seminar Tabel Jumlah Dana Bantuan Studi dan Seminar No

Keterangan

Jumlah Pengajuan

Pengajuan (Rp)

Disetujui (Rp)

1.

Studi Luar Negeri

2. 3. 4.

Seminar Nasional

62

-

295.909.000

Total

321

1.899.877.350

5.953.890.849

23

1.533.793.550

Studi Dalam Negeri

33

366.083.800

319.200.000

Seminar Internasional

203

-

4.728.656.849


610.125.000

Insentif Presentasi dan Publikasi Tabel Jumlah Dana Insentif Presentasi dan Publikasi No

Keterangan

Jumlah Pengajuan

Insentif (Rp)

1.

Insentif Presentasi

35

160.000.000

2.

Insentif Publikasi

106

350.000.000

Total

141

510.000.000

Permohonan Setkab Grafik Jumlah Permohonan Setkab

27

30 25

20

20

15 10 5 0 Baru

Perpanjangan

Izin Perjalanan Dinas Luar Negeri Grafik Permohonan Izin Perjalanan Dinas Luar Negeri Berdasarkan Unit Kerja

2

LPPT

7 4 5

KJM

3

Direktorat Sistem dan Sumber Daya Informasi

4

RS UGM

57

1 2 2 1

Direktorat Perencanaan dan Pengembangan

Badan Penerbit dan Publikasi

16

12 16

Sekolah Pascasarjana Teknik

15

Peternakan MIPA 7 9

Kedokteran Hewan

Kedokteran

13

37

22

29

173

26

Ilmu Budaya Geografi

31 28

1

Farmasi

75

22

50

14

116

6

Biologi

0

20

40

60

80

100


120

140

160

180

Grafik Negara Tujuan Perjalanan Dinas Berdasarkan Benua

600

536

500 400 300

174

200 100

78

21

25

0 Afrika

Asia

Australia

Amerika

Eropa

Grafik Negara Tujuan Perjalanan Dinas Berdasarkan Benua

Asia Vietnam

15

2

Turki

14

4

Thailand

35

Singapura

1

81 58

4 2

Nepal Malaysia

76

3

Korea Selatan

12

1

Kamboja

India

139

11

1

Filipina

18

16

39

1 1 2

Brunei Darussalam Arab Saudi

Eropa Swiss

2

4

5 3 2 4 1 3

Spanyol Slovenia Rumania Perancis

1

Malta

11

5

27

5

Italia Finlandia

1

Belgia

28

6 13

42

11

Austria 0

10

20

30

40


50

Australia 70

62

60

50 40 30 16

20 10 0

Australia

New Zealand

Amerika 30 24

25 20

15 10 5 1 0 Canada

USA

Afrika 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0

8

8

2

2 1

Afrika Selatan

Ethiopia

Ghana

Kenya


Mesir

Tugas Belajar Dosen

Grafik Penerbitan SK Tugas Belajar Dosen Berdasarkan Unit Kerja

Sekolah Vokasi

3

1

Teknik

5

Pertanian

3

MIPA

3

Kehutanan

1 0

Kedokteran Gigi

2

ISIPOL

2

Hukum

1 0

Farmasi

1 0

4 0 2 PNS

0

NonPNS 2

Ekonomika dan Bisnis 0 1 0

2

4

6

8

10

Izin Belajar Dosen (PNS)

Grafik Penerbitan SK Izin Belajar Dosen Berdasarkan Unit Kerja

Izin Belajar 8

7

7 6

5 4 3 2

1

1

Hukum

Ilmu Budaya

1 0 Psikologi


Aktif Bekerja Kembali Grafik Penerbitan SK Aktif Bekerja Kembali Berdasarkan Unit Kerja

Sekolah Vokasi Teknologi Pertanian Teknik Psikologi Peternakan Pertanian MIPA Kehutanan Kodekteran Hewan Kedokteran Gigi Kedokteran ISIPOL Ilmu Budaya Hukum Geografi Filsafat Farmasi Ekonomika dan Bisnis Biologi

1

4

20 17

5

20 4

0 9

0 14

8

3 0

7

0 9

PNS

0

3 0 4

NonPNS

0 11

4

10 4

0

1 0

0

3 0 5

0

5

0

0

5

10

15

20

25

Penyelenggaraan Diklat Tabel Penyelenggaran Diklat No

Nama Kegiatan

Jadwal Kegiatan

1.

Diklat Penyusunan Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK) Jabatan Fungsional Pranata Laboratorium Pendidikan (PLP)

11-17 Februari 2015 di Fakultas Farmasi dan LPPT

127

2.

Diklat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (Bahasa Inggris)

30 Maret - 25 Juni 2015 di Ruang Learning Development Center Ghra Sabha Pramana

39

3.

Diklat Pemanfaatan Microsoft Office

15-21 April 2015 di Ruang Sevi dan Laboratorium Komputer DSDI

29

4.

Diklat Laboran Bidang Kimia Gelombang I

24-28 Agustus 2015 di Jurusan Kimia Fakultas MIPA

15

5.

Diklat Laboran Bidang Fisika

18-25 Agustus 2015 di Jurusan Fisika Fakultas MIPA

22

6.

Diklat Laboran Bidang Mesin

24-28 Agustus 2015 di Jurusan Teknik Mesin dan Industri Fakultas Teknik

19

7.

Diklat Pembuatan Weblog

17 & 22 September 2015 di Laboratorium DSDI

56

8.

Diklat Sistem dan Pengelolaan Keuangan

6-8 Oktober 2015 di Ruang Sidang LPPM Gedung Pusat UGM

72

9.

Pelatihan Disiplin Kerja dan Pembudayaan K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja) Bagi Petugas PK3 UGM

13 & 15 Oktober 2015 di Hotel Horisson Yogyakarta

210

10.

Diklat Leadership Bagi Pejabat Struktural

21-22 Oktober 2015 di Balai Senat

54


Jumlah Peserta

Eselon IV Gel I

Lantai 2 KPU UGM

11.

Diklat Pembekalan Dosen Muda di lingkungan Universitas Gadjah Mada

22-23 Oktober 2015 di Ruang Djarum, Pertamina Tower Lantai 6, Fakultas Ekonomika dan Bisnis

74

12.

Diklat Laboran Bidang Kimia Gelombang II

19-27 Oktober 2015 di Jurusan Kimia Fakultas MIPA

11

13.

Diklat Pembekalan Tenaga Kependidikan Tetap Baru

26-27 Oktober 2015 di Ruang Kuliah I, Gedung I, Fakultas Hukum

97

14.

Diklat Leadership Bagi Pejabat Struktural Eselon IV Gel II

28-29 Oktober 2015 di Balai Senat Lantai 2 KPU UGM

52

Hibah Inovasi Kreatif Tabel Pemenang Hibah Inovasi Kreatif Tenaga Kependidikan KATEGORI: LAYANAN LABORATORIUM/LABORAN No

Judul Proposal

Nama Pengusul

Unit Kerja Pengusul

1

Ekstruder Filament "Plastik ABS" untuk Mesin 3D Printer

Anggono Supriyambodo, A.Md.

Jurusan Teknik Mesin dan Industri FT

2

Audio Visual Imunohistokimia terhadap Vektor Nyamuk Demam Berdarah

Suprihatin, S.E.

Bagian Parasitologi Fakultas Kedokteran

3

Peningkatan Sistem Pelayanan di Laboratorium Komputasi Jurusan Teknik Sipil dan Lingkungan Fakultas Teknik UGM Berbasis Web

Dwi Haryati, S.Mn.

Jurusan Teknil Sipil dan Lingkungan FT

4

Efikasi Supernatan Fibroblas sebagai Sumber Growth Factor pada Kultur Human Makrofag

Tri Yuliati, SKM

LPPT

5

Pengembangan Meja Timbangan Analitik Tahan Getar untuk Meningkatkan Efektivitas Lab Kalibrasi

Anom Irawan, S.T.

LPPT

KATEGORI: LAYANAN ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN BERBASIS TI No

Judul Proposal

Nama Pengusul

Unit Kerja Pengusul

1

Sistem Informasi Review Paper secara Online Terintegrasi dengan Single Sign On UGM

Lilik Suyanti, S.Kom.

Jurusan Teknik Elektro dan Teknologi Informasi Fakultas Teknik

2

Low Cost Interaktif LCD Proyektor Sebagai Media Interaktif dalam Kegiatan Pembelajaran

M. Hilmi Wicaksono

Sekolah Vokasi

3

Efisiensi Waktu dalam Pelayanan Bebas Laboratorium dan Bebas Perpustakaan di Fakultas Teknologi Pertanian dengan Memanfaatkan Fasilitas Jaringan LAN Fakultas Teknologi Pertanian

Joni



4

Tata Kelola Organisasi Kemahasiswaan Melalui Sistem Informasi Terintegrasi Direktorat Kemahasiswaan

Aziz Hendra Atmaja

Direktorat Kemahasiswaan

5

Layanan Dokumen Akademik Online

Nuke Hendrati Weningwiranti, S.I.P.


6

Implementasi Portal Informasi Event (Kegiatan) Workshop dan Seminar dalam Sebuah Portal Informasi Berbasis Web

Ferry Teguh Setiawan

Direktorat Sistem dan Sumber Daya Informasi

KATEGORI: LAYANAN ADMINISTRASI KEUANGAN BERBASIS TI No

Judul Proposal

Nama Pengusul

Unit Kerja Pengusul

1

Integrasi Pancatatan Buku Kas Umum (BKU) dengan Database Sistem Informasi Keuangan (SIMKEU) UGM

Bagus Sri Widodo, S.E.


2

Aplikasi Penundaan dan Penurunan Uang Kuliah Tunggal (UKT)

Sigit Hardiyanto

Fakultas Ekonomika dan Bisnis

KATEGORI: LAYANAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN BERBASIS TI No

Judul Proposal

Nama Pengusul

Unit Kerja Pengusul

1

Pengendalian Aktivitas Patroli Keamanan dan Keselamatan Kampus Berbasis Sistem Informasi

Aminudin Arhab

Pusat Keamanan dan Keselamatan Kampus

2

Sistem Manajemen Terpadu Unit Kerja (SMART)

Adi Wibowo, S.T., M.M.

Direktorat Pengembangan Usaha dan Inkubasi

Dosen dan Tenaga Kependidikan Berprestasi Tabel Dosen dan Tenaga Kependidikan Berprestasi Tingkat Universitas No.

Kategori Prestasi

Nama

Unit Kerja

A

Ketua Program Studi Berprestasi

1

Terbaik 1

Prof. Dr.Ing. Ir. Harwin Saptoadi, M.S.E.

Ketua Program Studi S1 Teknik Mesin, Fakultas Teknik

2

Terbaik 2

Noor Akhmad Setiawan, S.T., M.T., Ph.D.

Ketua Program Studi S1 Teknologi Informasi, Fakultas Teknik

B

Dosen Berprestasi

3

Terbaik 1

Prof. Agung Endro Nugroho, S.Si., M.Si., Ph.D. Apt.

Fakultas Farmasi


4

Terbaik 2

Bertha Maya Sopha, S.T., M.Sc., Ph.D.

Fakultas Teknik

5

Terbaik 3

Dr. Iman Santoso

Fakultas MIPA

C

Pengadministrasi Akademik dan Kemahasiswaan Berprestasi

6

Terbaik 1

Franky Argus Adiwena, S.T.

Fakultas Teknik

7

Terbaik 2

R. Anugrahanto Bekti Wicaksono, S.IP.

Fakultas Teknik

8

Terbaik 3

Wakhid Arfianto, A.Md.


D

Pengadministrasi Keuangan Berprestasi

9

Terbaik 1

Bagus Sri Widodo


10

Terbaik 2

R.Aj. Okky Ifiakusuma Widyasari, S.E.

Fakultas Psikologi

E

Pengadministrasi Kepegawaian dan Umum Berprestasi

11

Terbaik 1

Sri Endah Setia Lestari, S.I.P.

Direktorat SDM

12

Terbaik 2

Eva Yolanda


13

Terbaik 3

Bomahasko Rossasih

Fakultas MIPA

F

Pengelola Teknologi Informasi Berprestasi

14

Terbaik 1

Nurdan Darojat Ulya Muttaqin

Sekolah Vokasi

15

Terbaik 2

Galuh Adi Insani, S.Pt., M.Sc.

Fakultas Peternakan

16

Terbaik 3

Sumadi, S.Kom.

LPPT

G

Laboran Berprestasi

17

Terbaik 1

Yusuf Umardani, S.T., M.Eng.

LPPT

18

Terbaik 2

Yaenuri, A.Md.

Fakultas Teknik

19

Terbaik 3

Ashari Priyanto, S.T.P.


H

Arsiparis Berprestasi

20

Terbaik 1

Musliichah, A.Md., S.IP.

Kantor Arsip

21

Terbaik 2

Ully Isnaeni Effendi

Kantor Arsip

J

Tenaga Teknis Berprestasi

22

Terbaik 1

Eddy Murdiyono

TURT

23

Terbaik 2

Sutrisno


24

Terbaik 3

Tri Purnomo

Fakultas Psikologi

K

Pustakawan Berprestasi

25

Terbaik 1

Aprilia Mardiastuti, S.I.P.

Perpustakaan

26

Terbaik 2

Desy Natalia Anggorowati, S.I.P


27

Terbaik 3

Roh Wahyu Widayati

Perpustakaan

Tingkat Nasional No.

Kategori Prestasi

Nama

L

Pendidik dan Tenaga Kependidikan Berprestasi Tingkat Nasional

28

Terbaik 1 Laboran Berprestasi Tingkat Nasional Th 2015

Tri Yuliati, S.K.M.

Unit Kerja

Laboratorium Penelitian dan Pengujian Terpadu (LPPT)


3.

29

Terbaik 2 Pengadministrasi Akademik & Kemahasiswaan Tingkat Nasional Th 2015

Hestining Kurniastuti, S.S.

Fakultas Ekonomika dan Bisnis

30

Terbaik 2 Pustakawan Berprestasi Tingkat Nasional Th 2015

Aprilia Mardiastuti, S.I.P.

Perpustakaan

31

Terbaik 2 Dosen Berprestasi Tingkat Nasional Th 2015

Dr. Deendarlianto, S.T., M.Eng.

Fakultas Teknik

32

Juara I Tingkat Nasional Lomba Karya Tulis (LKT) Bidang Kearsipan yang diselenggarakan oleh ANRI

Musliichah, A.Md., S.IP

Kantor Arsip

Seksi Pengembangan

Tugas dan fungsi Seksi Pengembangan antara lain: 1) melakukan analisis secara periodik terhadap data SIAP dan InEMS 2) melakukan analisis dan pengembangan laman Direktorat SDM 3) mengembangkan dan melaksanakan sistem audit SDM 4) melaksanakan survei kepuasan stakeholders 5) melaksanakan pemantauan dan evaluasi sistem Assessment and Development Center 6) menyusun dan mengembangkan sistem remunerasi, reward and punishment.

Selain melaksanakan tugas pokok dan fungsi tersebut, Seksi Pengembangan juga mendapat amanah untuk melaksanakan beberapa tugas tambahan antara lain: 1) mengembangkan data kompetensi pegawai UGM 2) mengembangkan kurikulum pendidikan dan pelatihan pegawai 3) mengembangkan pola karier SDM UGM 4) membantu pembentukan perilaku SDM UGM yang sesuai dengan nilai-nilai ke-UGM-an 5) menyiapkan berbagai kebutuhan materi presentasi 6) mengembangkan sistem informasi internal untuk mendukung kinerja Direktorat SDM 7) membantu penyusunan Homebase Dosen.

Analisis data SIAP Bidang SDM Analisis data Sistem Informasi Aspirasi Publik (SIAP) merupakan salah satu upaya peningkatan kinerja internal Direktorat SDM UGM. Mengingat, Seksi Pengembangan baru dibentuk pada Februari 2015 serta belum pernah dilakukan analisis SIAP sebelumnya, maka analisis dimulai pada Desember 2013 atau sejak SIAP mulai digunakan oleh publik.


Aspirasi publik yang masuk SIAP terkait kinerja SDM UGM berkembang dinamis dari waktu ke waktu sesuai dengan tren isu saat itu. Misalnya, tren isu pada Desember 2013 adalah soal kenaikan pangkat. Sebulan kemudian atau pada Januari 2014, isu yang banyak dibicarakan adalah soal penerimaan pegawai (dua isu) dan terus menjadi topik hingga Februari. Sementara pada Maret 2014, tema renumerasi menjadi topik. Sebanyak lima pengguna SIAP meminta penjelasan tentang remunerasi. Pada April, isu yang berkembang terkait dengan administrasi kepegawaian seperti presensi serta pengadaan seragam dan kartu pegawai. Namun, pada Mei isu remunerasi kembali menjadi tren.

Jan-14 Mar14

Mei- Jun-14 Okt-14 Nov Des-14 Jan-15 Mar14 2014 15

Remunerasi

SKP

Adm kepeg

BPJS

Finger Print

Penerimaan Pegawai

BPJS

Karpeg

Remunerasi

Remunerasi

Penerimaan Pegawai

Grafik Isu yang muncul berulang pada bulan yang sama

Mei- Des-15 15

Di dua bulan berikutnya, Agustus dan September berkembang beragam isu seperti tes CPNS, lembur, kartu pegawai, laporan KKN, dan remunerasi. Pada Oktober isu terkait BPJS muncul, sementara pada Desember mencuat isu terkait fingerprint sebagai instrumen presensi pegawai.

Pada tahun berikutnya, tepatnya pada Januari 2015 isu BPJS muncul kembali dan merupakan pengulangan dari isu yang sempat berkembang sebelumnya pada Agustus-Oktober 2014. Pada Februari, berkembang isu Standar Kerja Pegawai (SKP) yang kembali berulang hingga Mei.

Dinamika isu dalam SIAP menunjukkan, kanal aspirasi pegawai sangat variatif dan mengikuti perkembangan isu yang sedang hangat dibicarakan baik di lingkungan UGM maupun di level nasional terkait dinamika regulasi kepegawaian. Statistik jumlah aspirasi soal SDM melalui SIAP bisa dilihat di grafik berikut.


Grafik Tren Jumlah Aspirasi Isu SDM per Bulan

11 9

8

5

6

5 3 3 3

7

3

3 3

0

3 0

1

1

Berdasar statistik SIAP, aspirasi terkait isu SDM sebanyak 92 aspirasi. Namun, ada satu aspirasi yang dikirimkan melalui layanan pesan singkat (SMS) sehingga terpotong tujuh aspirasi. Maka, total aspirasi sesungguhnya bagi Direktorat SDM sebanyak 85 aspirasi. Penting untuk diperhatikan pula adalah bagaimana aplikasi SIAP diakses oleh para pengguna. SIAP bisa diakses secara online dengan membuka halaman websitenya di http://aspirasi.ugm.ac.id/portal/ maupun melalui layanan call center di nomor 0274-6492599. Grafik di bawah ini menunjukkan bagaimana SIAP diakses oleh pegawai di lingkungan UGM.

Grafik Media Penyampaian Aspirasi

7

website

sms 78

Sementara itu, pada grafik di bawah ini, terlihat beragam topik aspirasi yang masuk ke dalam SIAP dalam kurun waktu Desember 2013 hingga Mei 2015.


Variasi Aspirasi Periode Desember 2013-Desember2015

Tugas Belajar

1 6

Tes CPNS 4

SKP 2

Seragam Rotasi

1 14

Remunerasi 2

Perpanjangan SK Honorer Perpanjangan Pensiun Pegawai

1

Permintaan Data

1

Penyesuaian Ijazah

1 4

Pengembangan SDM 2

Pengangkatan K2

10

Penerimaan Pegawai Penempatan Pegawai

1

Informasi Lowongan Kerja

1

Lembur

1 3

Laporan KKN Laporan Dugaan Pelanggaran Kode…

1 5

Kenaikan Pangkat Karpeg

4

Finger print

4

Etika

1

Disiplin Pegawai

1 11

BPJS Administrasi Kepegawaian

3

Sebagai kanal untuk menyampaikan aspirasi, SIAP juga memiliki mekanisme guna merespon aspirasi-aspirasi yang telah masuk. Parameter untuk mengukur respon pengelola SIAP dapat dilihat dari durasi waktu respon yang diperlukan. Durasi waktu yang dibutuhkan untuk merespon aspirasi yang masuk rata-rata satu hingga tiga hari. Durasi waktu ini tergolong cukup cepat.

Analisis dan Pengembangan Laman Direktorat SDM Pada 26 Februari 2016, Direktorat SDM UGM meluncurkan website resmi dengan tampilan desain serta fitur yang baru. Salah satu fitur baru yang ditampilkan, yakni statistik data SDM UGM real time seperti jumlah dosen dan tenaga kependidikan UGM dalam berbagai kategori. Website juga didesain kompatibel dengan mobile phone sehingga nyaman tampilannya saat diakses dari handphone. Halaman 39 | WARTASDMUGM Edisi 2015 DALAM ANGKA

Guna

Jumlah Artikel Berdasar Kategori Berita

mendukung

pengembangan

website

sebagai saluran informasi utama Direktorat Kerjasama

SDM

2

Penyerahan SK

berupaya

6

Penghargaan

UGM,

melalui

3

untuk publikasi

agenda.

Pelatihan

Seksi

Pengembangan

mengembangkan beragam

Harapannya,

juga konten

kegiatan

website

dan

mampu

memenuhi kebutuhan informasi para pengguna

8

dengan tampilan yang menarik dan nyaman. Hibah Inovatif

1

Sepanjang

Pembekalan

2015

dilaksanakan

3

berbagai untuk

kegiatan

telah

memperkuat

(reinforcement) dan meningkatkan kompetensi Workshop

6

Diskusi

SDM UGM. Artikel yang dipublikasikan baru sedikit dari rangkaian kegiatan Direktorat SDM

3 0

2

4

6

8

UGM yang berhasil direkam dalam rilis. Ada 32

10

artikel sepanjang tahun ini. Berikut grafiknya.

Jumlah Artikel per Bulan (Feb-Des 2015) 4

Dec-15 2

8

Oct-15

2 3 3 3 3

Aug-15 Jun-15 1

Apr-15

2 1

Feb-15 0

2

4

6

8

Berdasarkan grafik, artikel paling banyak diterbitkan pada Oktober. Kondisi itu menunjukkan kegiatan Direktorat SDM UGM intens dilakukan pada triwulan terakhir. Jika melihat kategorinya, berita kegiatan yang dirilis pada 2015 paling banyak tentang pelatihan, yakni 8 artikel, diikuti berita tentang workshop sebanyak 6 artikel, dan penyerahan SK sebanyak 6 artikel. Kumpulan artikel juga diterbitkan dalam bentuk Majalah Kaleidoskop SDM UGM.


Pengembangan dan Pelaksanaan Sistem Audit SDM Direktorat SDM UGM juga memiliki tanggung jawab besar untuk memastikan pengelolaan sumber daya manusia di seluruh unit kerja UGM diselenggarakan secara akuntabel dan transparan. Guna menjamin kepatuhan terhadap sistem pengelolaan sumber daya manusia tersebut, maka dilakukan audit SDM di lingkungan UGM. Audit SDM merupakan salah satu program kerja dalam Rencana Operasional Direktorat SDM UGM 2012-2017. Mulai 2015, audit SDM merupakan tugas Seksi Pengembangan. Sebelum program audit berjalan, dilakukan diskusi kelompok terarah atau FGD (Focus Group Discussion) bersama Wakil Rektor Bidang SDM dan Aset, Kepala Kantor Audit Internal, Kepala Kantor Jaminan Mutu, Tim Perumus Strategi Pengembangan SDM, dan pihak-pihak terkait lainnya. FGD bertujuan untuk mendapat masukan metode dan alur audit yang sesuai untuk diterapkan. Berdasarkan hasil FGD yang dilaksanakan pada 4 September 2015 di Hotel UC UGM, audit yang dipilih adalah Audit Kepatuhan Unit Kerja terhadap Peraturan Pengelolaan SDM UGM. Atas berbagai pertimbangan, unit pertama yang diaudit adalah Sekolah Pascasarjana yang mengelola 23 program studi. Usai FGD, dilakukan serangkaian diskusi persiapan untuk merumuskan instrumen audit. Setelah instrumen audit berhasil dirumuskan, awal November 2015 dilakukan entry meeting Tim Audit SDM ke Sekolah Pascasarjana. Tim terdiri dari Direktorat SDM serta beberapa perwakilan dari Kantor Audit Internal UGM. Audit dilakukan sepanjang November sampai Desember 2015. Hasil audit digunakan sebagai dasar perbaikan untuk (1) meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia, (2) memperjelas tugas dan tanggung jawab masing-masing unit kerja dan individu pegawai, (3) menelaah dan mengkaji resiko pengelolaan sumber daya manusia pada unit kerja di lingkungan UGM yang tidak sesuai dengan peraturan pengelolaan SDM yang berlaku, serta (4) merumuskan strategi peningkatan pengelolaan SDM pada unit kerja di lingkungan UGM.

Survei kepuasan stakeholders Bertugas meningkatkan kompetensi sumber daya manusia di lingkungan UGM, Direktorat SDM UGM menyelenggarakan beragam program pendidikan dan pelatihan (diklat). Salah satu indikator penilaian kinerja guna meningkatkan kulitas diklat adalah tingkat kepuasan peserta diklat. Tahun ini program survei kepuasan stakeholders difokuskan pada kepuasan peserta diklat. Hasilnya menjadi umpan balik bagi perbaikan dan peningkatan kualitas penyelenggaraan diklat. Untuk mendapatkan gambaran yang komprehensif, ada lima indikator dalam instrumen survei ini, yakni bukti nyata (tangibles), kehandalan (reliability), kesigapan (responsiveness), jaminan (assurance), dan empati (empathy). Survei dilakukan terhadap sembilan kegiatan diklat pada September sampai dengan November 2015. Ada 460 responden yang terlibat dan umumnya mengatakan puas terhadap penyelenggaraan diklat. Selengkapnya, hasil survei bisa dilihat pada grafik-grafik berikut ini. Direktorat SDM. Hasil survey secara garis besar dapat dilihat pada grafik-grafik berikut ini.


Grafik Kepuasan Fasilitas Tempat Ibadah

Grafik Kepuasan Fasilitas Ruang

1%

1% 1% 10%

3% 12%

12% 29%

59% 72% Sangat Setuju

Setuju

Sangat Setuju

Setuju

Kurang Setuju

Tidak Setuju

Kurang Setuju

Tidak Setuju

Sangat Tidak Setuju

Sangat Tidak Setuju

Konsumsi yang Disediakan Sangat Setuju

Setuju

Kurang Setuju 74.2

73.2

16.1

Tidak Setuju

13.0

10.5

11.4 1.4

.3

cita rasa yang baik

jenisnya variatif

Jadwal Tidak Setuju

Kurang Setuju

Setuju

Sangat Setuju

1.1 15.5

Pelaksanaan diklat sesuai dengan waktu yang dijadwalkan

65.4 18.0 1.1

Jadwal pembelajaran tersusun dengan baik

7.0 74.2 17.7


Materi Sesuai Kompetensi yang dituju Ya

Tidak

Kurikulum sesuai dengan kebutuhan peserta diklat Ya 8%

7%

93%

Modul mudah dipahami Ya

Tidak

92%

Modul sesuai dengan perkembangan Ya

10%

Tidak

7%

90%

Materi mudah diakses melalui website SDM Ya

Tidak

Tidak

93%

Materi ujian sesuai dengan materi diklat Ya

Tidak

11%

14%

86%


89%

Pemateri Diklat 95.69

Pengajar memahami kesulitan belajar dan mau… 94.62

Pengajar mampu memberikan motivasi kepada…

94.37

Pengajar memberikan informasi dan jawaban…

95.44

Pengajar mampu memberikan contoh, ilustrasi,…

95.70

Pengajar menggunakan media dan metode…

97.86

Pengajar memiliki kompetensi yang sesuai…

Panitia penyelenggara sabar menghadapi keluh kesah peserta diklat Ya

Panitia penyelenggara mudah dihubungi mengenai informasi pelatihan

Tidak

Ya

Tidak

5%

4%

95%

96%

Evaluasi terhadap Penyelenggaraan Diklat Periode Sebelumnya tidak setuju

Setelah mengikuti Diklat, saya juga menyampaikan materi yang saya dapatkan…

setuju

11.28

12.44

Setelah mengikuti Diklat, kepercayaan pimpinan kepada saya meningkat Setelah mengikuti diklat, saya menjadi lebih percaya diri dalam menyelesaikan pekerjaan Setelah mengikuti diklat, saya dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat

4.59 9.74

Materi Diklat membantu saya meningkatkan kemampuan dalam menyelesaikan pekerjaan

3.06

Materi Diklat dapat saya aplikasikan dalam penyelesaian pekerjaan

2.53


88.72 87.56 95.41

90.26 96.94 97.47

Pemantauan dan Evaluasi Sistem Assessment and Development Center Akhir 2014, Direktorat SDM UGM mengembangkan Assessment and Development Center atau yang lebih dikenal Learning and Development Center (LDC) di area sisi barat Grha Sabha Pramana. Untuk mengoptimalkan fungsi LDC sebagai pusat pembelajaran, maka dilakukan upaya optimalisasi fungsi pada Mei 2015 setelah melalui serangkaian kajian. Optimalisasi dilakukan melalui empat usulan program yang dilakukan bertahap pada 2015 dan 2016, antara lain (1) penyempurnaan infrastruktur (tata ruang dan peralatan), (2) pengembangan sistem informasi LDC, (3) perumusan kelembagaan LDC, dan (4) perumusan SOP berbagai layanan LDC.

Pengembangan LDC

Penyempurnaan Infrastruktur

Pengembangan Sistem Informasi LDC

Perumusan Kelembagaan LDC

Perumusan SOP Layanan LDC

LDC memiliki lima ruang, yaitu dua (2) ruang kelas, satu (1) laboratorium bahasa, satu (1) laboratorium komputer, dan ruang admisi. Berdasarkan hasil observasi terhadap ruang kelas, dilakukanlah pembenahan perlengkapan dan pemasangan sand blasting di pintu untuk mendukung pula estetika ruang. Pembenahan pada laboratorium komputer juga dilakukan dengan memindahkan komputer (PC/personal computer) dari laboratorium bahasa sehingga ruang ini bisa berfungsi penuh. Selanjutnya dilakukan instalasi Local Area Network (LAN) dan jaringan komputer, instalasi software Office dan Windows 8, instalasi server computer, dan pemasangan power motorized screen. Total ada 23 PC di laboratorium komputer. Optimalisasi juga dilakukan dengan pengadaan LCD (liquid-crystal display) khusus dan instalasi software Smart Board yang difungsikan untuk mendukung program pembelajaran. Sementara itu, observasi terhadap laboratorium bahasa merekomendasikan pemasangan peredam suara untuk kenyamanan proses pembelajaran. Mengingat, laboratorium bahasa yang berada di selatan area LDC berbatasan langsung dengan selasar luar GSP. Area tersebut seringkali digunakan untuk beragam aktivitas mahasiswa, misalnya latihan drumband. Suara-suara dari luar laboratorium terdengar jelas sehingga cukup mengganggu. Maka, akhir 2015 dipasanglah soundproofing untuk meredam suara dari luar dan penataan ulang sarana belajar. Pada 2016 juga dilakukan instalasi software dan pengadaat headset. Guna mengotimalkan fungsinya menjadi ruang multimedia, laboratorium bahasa akan dilengkapi dengan fasilitas PC. Untuk ruang admisi dilakukan pembenahan interior front office, penyediaan ruang transit narasumber atau instruktur, dan penyediaan fasilitas PC bagi publik. Selain infrastruktur, hal lain yang perlu diperhatikan adalah database pengembangan kompetensi. Selama ini data kegiatan pendidikan dan pelatihan yang mencakup


peserta pelatihan, materi pelatihan, dan penilaian hasil pelatihan masih tersebar di masing-masing PC pegawai yang bertugas. Akibatnya, penyediaan data diklat tidak efektif karena harus mengumpulkan dari banyak sumber. Terlebih, jika tidak ada transfer knowledge yang baik saat ada pergantian pengelola program diklat. Data yang lama akan semakin sulit ditemukan bahkan bisa hilang. Selain itu, proses pendaftaran diklat selama ini juga masih konvensional, belum melalui sistem informasi. Tak heran, sulit untuk mendeteksi keikutsertaan dalam berbagai pelatihan atau pelatihan yang sama untuk pegawai yang sama. Melihat beragam persoalan tadi dan untuk mendukung efektivitas bisnis layanan LDC, maka akhir September 2015 dilakukan serangkaian diskusi intensif. Dalam diskusi yang melibatkan Direktorat Sistem dan Sumber Daya Informasi (DSDI) ini dirumuskan kebutuhan dan rancangan Sistem Informasi LDC. Sistem informasi yang dikembangkan mencakup proses bisnis pendaftaran program pengembangan kompetensi, sistem informasi akademik pengembangan kompetensi, dan sistem penilaian. Sistem akan diintegrasikan dengan HRIS UGM agar data program pengembangan kompetensi SDM dapat terekam langsung dalam data HRIS. Kemudian terkait masukan agar SDM UGM bisa melaksanakan pembelajaran secara mandiri, maka dilakukan pengembangan sistem informasi pembelajaran elektronik. Pengembangan sistem ini diharapkan selesai pada 2016.

Pengembangan Sistem Informasi LDC

SI Registrasi

HRIS

SI Penilaian

SI Akademik

SI e-Learning

Selain sistem tersebut, akhir 2015 juga berhasil dikembangkan sistem informasi pemanfaatan ruang LDC mengingat ke depan intensitas penggunaan ruang untuk program pengembangan kompetensi akan semakin tinggi. Keseluruhan sistem informasi diberi satu wadah dalam website Learning and Development Center (LDC) UGM.

Perumusan Sistem Remunerasi, Reward and Punishment Bukan hanya kapasitas institusi yang perlu ditingkatkan. Untuk mewujudkan keunggulan UGM, peningkatan kapabilitas individu seluruh unsur SDM di UGM juga perlu dilakukan. Untuk itu, saat ini sedang dirancang konsep yang berbasis kompetensi dan meritokrasi, berkeadilan, memiliki daya tarik yang signifikan untuk menumbuhkan komitmen, serta memiliki daya tarik bagi pencari kerja profesional. Rancangan konsep ini Halaman 46 | WARTASDMUGM Edisi 2015 DALAM ANGKA

diharapkan mampu menjembatani kebutuhan organisasi dengan individsu sehingga berpeluang lebih besar untuk mencapai tujuan kinerja institusi.

Perumusan Pedoman Jalur Karier dan Pengembangan Kompetensi SDM UGM Salah satu tugas tambahan yang diamanahkan pada Seksi Pengembangan adalah merumuskan Pedoman Karier SDM UGM serta Pengembangan Kompetensi SDM UGM. Pada 2015, konsep dasar pola karir telah dirumuskan meski masih perlu untuk dikaji dan dikembangkan lebih lanjut. Rencananya, rumusan dapat dituangkan dalam bentuk pedoman atau peraturan pada tahun 2016.

Program Pembentukan Komitmen SDM UGM Guna mendukung pembentukan perilaku SDM UGM yang sesuai dengan nilai-nilai UGM, maka mulai 2015 dirancang kegiatan pembekalan bagi dosen muda maupun tenaga kependidikan UGM. Tugas membentuk perilaku ini merupakan tanggung jawab yang harus dipikul bersama antara universitas dengan unit-unit kerja. Kegiatan pembekalan perlu dilakukan sejak dini agar pola perilaku SDM UGM benar-benar bisa berlandaskan nilai-nilai yang sesuai dengan mandat dan misi UGM. Pembekalan tak lain merupakan awal dari pembentukan kebiasaan (budaya) seorang pegawai dalam lingkungan kerjanya. Membentuk komitmen tentu bukan hal sederhana, namun juga bukan hal yang tidak mungkin. Beberapa kegiatan pembekalan yang dilakukan sepanjang 2015 ini, antara lain: 1)

Pembekalan Dosen Muda UGM pada 22-23 Oktober 2015

2)

Pembekalan Tenaga Kependidikan UGM pada 26-27 Oktober 2015

3)

Dialog Dosen Muda UGM dengan Rektor pada 24 Desember 2015

Selain itu, dalam rangka menghadapi situasi yang semakin kompetitif baik nasional maupun global, institusi memerlukan langkah-langkah strategis yang tepat. Salah satunya adalah dengan membangun sinergisitas dan harmonisasi antarunit kerja demi memperkuat kapasitas institusi. Untuk itu, Direktorat SDM UGM menyelenggarakan dua workshop, yakni: 1)

Workshop Membangun Sinergi pada 9-10 Oktober 2015

2)

Workshop Peningkatan Sinergi Antarunit Kerja pada 13-14 November 2015

Pengembangan Sistem Informasi Internal Direktorat SDM Beberapa proses bisnis kinerja di Direktorat SDM masih menggunakan metode manual. Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses layanan, maka mulai April 2015 dikembangkan Office Automation System (OASis). Aplikasi ini diharapkan dapat mereduksi dominasi aspek teknis-administratif dalam kinerja Direktorat SDM UGM dalam mengelola dan membangun kapasitas SDM di lingkup UGM. OASis dapat dimanfaatkan oleh para pemangku kepentingan di lingkungan Direktorat SDM untuk berbagai aktivitas yang meliputi pengelolaan surat keluar secara virtual, berbagi data dan informasi, menyimpan berbagai database ke-SDM-an, monitoring dan evaluasi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Perumusan kebutuhan aplikasi diawali dengan serangkaian analisis proses bisnis di Direktorat SDM, identifikasi kebutuhan sistem, analisis desain pemrograman, dilanjutkan pembangunan aplikasi. Pada 24 Juni 2015, dilakukan uji materi aplikasi yang melibatkan seluruh calon user OASis, maupun analis sistem dari DSDI. Masukan dari hasil uji materi menjadi bahan Halaman 47 | WARTASDMUGM Edisi 2015 DALAM ANGKA

pengembangan aplikasi. Tepat 30 September 2015, OASis secara resmi diluncurkan oleh Direktur SDM untuk dimanfaatkan pemangku kepentingan di Direktorat SDM. Pengembangan masih terus dilakukan sampai saat ini dengan memperhatikan masukan dari para pengguna aplikasi.

Tampilan Beranda OASis

Modul yang dikembangkan dalam OASis: 1.

Modul Informasi; sarana berbagi informasi.

2.

Modul MaRs (Manajemen Arsip dan Surat Keluar); memuat fasilitas pengambilan nomor surat keluar, ekspedisi, dan daftar surat keluar.

3.

Modul DigiLib (Digital Library); lumbung/repository untuk menyimpan dan mengelola dokumen digital Direktorat SDM.

4.

Modul Cheklist; mencatat pengajuan usulan proses administrasi kepegawaian.

5.

Modul MoniS SDM; aplikasi monitoring usulan kenaikan pangkat dan jabatan bagi dosen di lingkungan UGM.

6.

Modul Info Grafis; sarana untuk menampilkan data-data ke-SDM-an dalam bentuk grafik maupun chart statis.

7.

Modul Agenda; sarana untuk menyimpan dan mengelola agenda kerja di Direktorat UGM.

8.

Modul AsiK (Administrasi Kepegawaian); untuk mengelola administrasi kepegawaian yang sering dilakukan oleh pemroses kepegawaian. Pada akhir 2015, pada Modul Asik ditambahkan data homebase dosen.

9.

Modul SMS; untuk mengirimkan sms broadcast berbagai informasi atau pengumuman dari Direktorat SDM kepada civitas akademika UGM.

10. Modul Panduan; berisi manual penggunaan OASis untuk mempermudah user memanfaatkan OASis.

Penyusunan Homebase Dosen Pengelolaan homebase dosen yang sebelumnya dilakukan oleh Direktorat Pendidikan dan Pengajaran, mulai 2015 dikelola oleh Direktorat SDM. Berdasarkan surat Kemendikbuddikti No. 4798/E.E2.3/KL/2015 perihal jumlah minimal dosen di prodi dan sanksi, ditetapkan bahwa jumlah dosen minimal di setiap program studi adalah sebagai berikut: Halaman 48 | WARTASDMUGM Edisi 2015 DALAM ANGKA

Dosen tetap merupakan salah satu aspek yang harus dilaporkan oleh setiap prodi perguruan tinggi melalui Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDIKTI). Pemenuham jumlah dosen minimal di setiap prodi adalah salah satu indikator kesehatan dan ketaat-azazan perguruan tinggi. Prodi yang memiliki dosen kurang dari enam (6) orang pada PDDIKTI per tanggal 31 Juli 2015 akan mendapat surat peringatan. Selama proses penerbitan SP 1-3, perguruan tinggi diperkenankan untuk memperbaiki kondisi jumlah dosen minimal sehingga memenuhi persyaratan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Jika pada 21 Januari 2016 jumlah dosen minimal tidak tercapai, maka status prodi pada PDDIKTI akan dinonaktifkan. Prodi yang memiliki jumlah dosen minimal nol (0) pada PDDIKTI juga akan dinonaktifkan statusnya. Dalam masa pemberian SP dan sanksi status nonaktif tersebut, usulan prodi untuk akreditasi ke BAN-PT, sertifikasi dosen, serta pemberian hibah dan beasiswa oleh DIKTI tidak akan diproses atau ditunda sampai ada perbaikan data dan status prodi di PDDIKTI. Berdasarkan itu, maka mulai Juni 2015 dilakukan serangkaian diskusi dan workshop yang dihadiri oleh Pimpinan Univeristas serta Pemimpin Fakultas dan Sekolah di lingkungan UGM guna menyelesaikan persoalan homebase dosen UGM. Tim Homebase Dosen Direktorat SDM UGM bertugas menginput data homebase berdasarkan usulan unit kerja maupun hasil rapat dan menyiapkan SK Rektor terkait homebase dosen. Data diinput ke sistem Forlap Dikti. Untuk mempermudah pengelolaan data tersebut, maka Seksi Pengembangan berupaya mengembangkan sistem informasi homebase yang dihubungan dengan OASis SDM.

Rencana Kerja Seksi Pengembangan Tahun 2016 Dalam rangka mendukung pencanangan 2016 sebagai Tahun Pengembangan SDM, telah dirancang program kerja Seksi Pengembangan, antara lain: 1.

menyelenggarakan program pengembangan bagi pimpinan (Kepala Laboratorium, Kepala Program Studi, dan Kepala Departemen). Perumusan program melibatkan Rektor, Wakil Rektor, Pimpinan Kantor Pusat, serta Tim Perumus Strategi Pengembangan SDM UGM

2.

merumuskan pedoman pengelolaan ke-SDM-an, di antaranya Pedoman Rekrutmen Dosen, Pedoman Jalur Karier, Pedoman/Kamus Pengembangan Kompetensi SDM, Pedoman Pengangkatan Pejabat Struktural, dan Pedoman Tugas Belajar/Izin Belajar

3.

merumuskan pola kompensasi UGM dengan melibatkan pihak-pihak terkait

4.

melanjutkan program optimalisasi fungsi Learning and Development Center (LDC) UGM

5.

melanjutkan pengembangan sistem informasi LDC

6.

mengembangkan konten website SDM untuk mendukung pencapaian WCU

7.

Survei Kepuasan Layanan Direktorat SDM

8.

Audit SDM

9.

melaksanakan tugas rutin lainnya.



Halaman 1 WARTASDMUGM Edisi 2015 DALAM ANGKA

Recommend Documents