ÜGYVITEL, ÜGYIRATKEZELÉS I. A közigazgatási ügyvitel helye, szerepe Szervezetek 2 fő feladatrendszere 1. Alap vagy szakmai feladatok A szervezet azért végzi, hogy megvalósítsa azt a célt, amelynek érdekében létrehozták. Pl.: iskola – oktatás, kórház – gyógyítás, közigazgatás – önkormányzati, államig. ügyek intézése. 2. Szervi vagy ügyviteli feladatok Működés személyi, tárgyi, információs, technikai, biztonsági és feltételeit biztosítják. Érdemi ügyintézéshez szükséges formai és technikai feltételek teljesítését foglalja magában. Jellemzői •
•
•
•
•
Adminisztrációs munkák hasonlósága Többsége hasonló módon, azonos technikával, metodikával végezhető, függetlenül attól, hol, milyen szervezetben végzik. Ez magyarázata is annak, hogy a szervezetek tevékenységében fokozatosan elkülönül és önállósul ez a feladat. Szervezetek általános ügyviteli feladatai egyre bővülnek. XXI. században technika robbanásszerű fejlődése révén teljesen új területeken jelentkeztek feladatok, pl. sokszorosítás, irodai grafika, irodai kommunikáció gépírás, gyorsírás → számítógép, szövegszerkesztő programok telex, fax → e-mail Információs technológia hatása → nehézség is: papíralapú és elektronikus ügyintézés összehangolása (jellemző a kettős technológia jelenléte: a kettő párhuzamosan él egymás mellett, illetve meg kell vizsgálni és elemezni, hogy a két rendszer összehangolható, illetve fejleszthető-e) Elkülönülnek, önállósulnak az ügyviteli feladatok, DE: ugyanakkor elindult az érdemi és leíró tevékenység integrálódása. (Egy személyhez kötődik a kétféle tevékenység: az érdemi feladatot ellátó ügyintéző a határozatot maga írja le és ki is nyomtatja.) Cél: integrált érdemi tevékenység, az ügyviteli feladatok integrálódása. A hatékony adminisztráció záloga az ügyviteli rendszer professzionális és intézményes megszervezése – egységes koncepció szerint és jogszabályoknak megfelelően.
II. A közigazgatási ügyvitel területei A közigazgatási szervezetek általános irodai munkafajtái: 1. ügyiratkezelés Papíralapú (hagyományos) és elektronikus ügyviteli elemek egymásmellettisége él 2. szövegfeldolgozás – irat előállítása, szerkesztése, többszörözése
Írógép → szövegszerkesztő programok, szövegsablonok használata: célszerű intézményesíteni, karbantartani, egységes használatát megoldani. 3. általános adatkezelés (nyilvántartások, táblázatok kezelése, adatfeldolgozás, statisztika készítés) redundancia tapasztalható, rendszerek nem kompatibilisek 4. irodai kommunikáció telefonálás, fax, elektronikus posta kezelése ÜGYIRATKEZELÉS Története: • Hivatali írásbeliség = II. Béla király – királyi kancellária létrehozása: államügyi döntések okiratokba foglalása Ekkor is voltak már formai, ügyviteli szabályok, de nem különültek el a készítéstől • Első önálló ügyiratkezelési szabályzat alig 200 éve, II. József uralkodása alatt készült el. Ügyiratkezelés fogalma: Technikai cselekményekből álló tevékenységfolyamat, amelyek az iratok törvényes védelmét biztosítják, az iratokkal végzett műveletek rendjét rögzítik és a hatósági munka mennyiségi és minőségi jellemzőit mérik. Célja: - a közigazgatási szerveknél keletkezett iratokat nyilvántartásba kell venni, hogy az ügyintézés gyors, biztonságos és bizonyítható legyen (ügyfelek beadványai az illetékes ügyintézőhöz kerüljenek, beiktassák őket, ügyfél megkapja a hivatal írásbeli intézkedését); - több telephelyen lévő szervezet, szervek esetén fontos az iratok mozgatásának, szállításának, a belső eljuttatás, belső kézbesítés szabályozása, korszerű megszervezése; - ügyirat-nyilvántartás adatai alapján: ellenőrizhető a működés, hatósági statisztika és ügyirathátralék kimutatása és összeállítása - közigazgatásban - fontos érdek a hivatalos és személyes iratok védelme: egyrészt szakszerűen kezelt, rendezett, jól használható forrásanyag legyen szervezeten belül, másrészt cél, hogy a dokumentumok a jövő nemzedéke számára is fennmaradjanak. Jogszabályi környezet közfeladatot ellátó szerv: állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy 2 fő jogszabály: - 1995. évi LXVI. törvény – a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről (Ltv.) - 335/2005.(XII.29.) korm. rendelet – közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről
2
Korábban: ágazatonként külön-külön jogszabály (rendelet) rendezte egyrészt a minisztériumok, országos hatáskörű államigazgatási szervek, másrészt a helyi önkormányzatok, továbbá az egészségügyi intézmények vonatkozásában – iratkezelési mintaszabályzat formájában Közfeladatot ellátó szervek iratkezelésével összefüggő követelmények megfogalmazására a kormány kapott felhatalmazást → egységesítés: a kormány rendeletben szabályozza a szükséges követelményeket - mintaszabályzatként meghatározni felesleges, de kötelező a szabályzatok jóváhagyása → erre született a 335/2005.(XII.29.) korm. rendelet, amely fő szabály szerint 2006. január 1-jén lépett hatálya, valamint ezzel összhangban a Ltv. is módosításra került. Egyedi iratkezelési szabályzatot és irattári tervet kötelező készíteni. • Irattári terv az iratkezelési szabályzat kötelező melléklete, évente felül kell vizsgálni és feladat-, hatáskör-változás esetén módosítani kell; Az irattári terv egységesítése érdekében a helyi önkormányzatok vonatkozásában: 12/2006.(XII.18.) ÖTM rendelet született. Ez az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre, tárgyi csoportokra tagolva sorolja fel, igazodva az egyes szervezetek feladat- és hatásköréhez. • Szerv vezetőjének a szervezeti és működési szabályzatban kell meghatároznia a szervezeti rendet, a feladat- és hatásköröket, továbbá ki kell jelölni az iratkezelés felügyeletét ellátó személyt. • Hatálybalépés jóváhagyáshoz kötött: - központi államigazgatási, országos hatáskörű szervek – önkormányzati és területfejlesztési miniszter(ÖTm) hagyja jóvá Magyar Országos Levéltárral + illetékes szaklevéltárral - helyi önkormányzatok – illetékes közigazgatási hivatal az illetékes közlevéltárral egyetértésben Ügyiratkezelés irányítása • •
levéltárakkal kapcsolatos tevékenység, levéltári anyag védelmének irányítása: a kultúráért felelős miniszter (jelenleg az oktatási és kulturális miniszter) felelősségi köre (levéltárat is irányítja és felügyeli) közokiratok kezelésének szakmai irányítása: önkormányzati és területfejlesztési miniszter 2006. január 1-től hatályos rendelkezés = szemléletváltozás: állam szolgáltató funkciójának kiszélesítése, közérdekű adatok megismerhetősége → kormányzati feladatnak minősül. Az ÖTM szervezeti keretein belül működő Kormányzati Iratkezelési Felügyelet (KIF) útján látják el a feladatokat.
Ügyiratkezelés felügyelete Szervezeten belül két fő szerepe jelentkezik: 1. közfeladatot ellátó szerv vezetője (önkormányzatnál a jegyző) felelős - iratkezelési szabályzat elkészítéséért, jóváhagyatásért, szabályszerűségéért és célszerűségéért; 3
-
szervezet működési és ügyrendi szabályainak, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, az irattári tervek és iratkezelési szabályok előírásainak folyamatos összhangjáért; iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért; iratkezeléshez szükséges tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért;
2. iratkezelés felügyeletével megbízott vezető gondoskodik: - iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzése, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szabályzat módosítását kezdeményezi; - iratkezelést végzők szakmai és egyéb irányú továbbképzése; - iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, iratminták, kézbesítőkönyv) biztosítása; - elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságai naprakészen tartása; - hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működése. Iratkezeléssel szemben támasztott ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK Az iratkezelést úgy kell megszervezni, hogy az érkező, keletkező, illetve továbbított irat - azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető, visszakereshető legyen; - tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető; - irat kezeléséért fennálló személyi felelősség megállapítható legyen; - kezeléshez, nyilvántartáshoz, kézbesítéshez, védelemhez megfelelő feltételek meglegyenek; - beérkezett irat megváltoztathatatlansága biztosítva legyen; - történjen rendszeres selejtezés → felesleges felhalmozódás megelőzése érdekében + a maradandó iratok megőrzését biztosítani kell; - legfontosabb, fő cél: a szervezet rendeltetésszerű működését kell támogatnia. Ügyiratkezelés szervezeti felépítése Az ügyiratkezelés megszervezése történhet: 1. központilag (centralizáltan): egy adott szervezet valamennyi belső egységének az iratait ügyiratkezelésre szakosodott központi iktatóiroda kezeli 2. osztott módon (decentralizáltan): belső szervezeti egység maga végzi az iratok kezelését 3. vegyes rendszerben: a központi és a osztott módú ügyiratkezelés kombinációja, ha egyes szervezeti egységeket nem lehet központi iktatásba bevonni (pl. nem a központi épületben található és nagy a távolság) Az iratkezelés szervezetét, az iratok nyilvántartásának módját, rendszerét megváltoztatni, módosítani csak a naptári év kezdetén az illetékes levéltár és a közigazgatási hivatal egyetértésével lehet. Iratkezelés feladatait az iratforgalom nagysága alapján egy vagy több iratkezelő végezheti. Iratkezelésben legalább középfokú végzettségű, lehetőség szerint iratkezelő, irattáros szakképesítésű munkaerőt kell alkalmazni.
4
irat – fogalmának változása (2006. január 1.) - korábbi elavult volt: szöveg, szám, adatsor, térkép, tervrajz és vázlatra szűkíti. - új: szerv működése vagy személy tevékenysége során létrejött bármilyen anyagon, alakban, bármilyen eszköz felhasználásával és bármely eljárással rögzített információ, adategyüttes (Pl. ilyen a mágneses, elektronikus adathordozó is, tartalma pedig lehet hang, kép, mozgókép is.) irattár – irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely
ÜGYIRATKEZELÉS FOLYAMATA Az ügyiratkezelés folyamata az ügyiratok átvételétől, átadásától, iktatásától az irattározásig és a selejtezésig, valamint a maradandó értékű iratok levéltárba adásáig tartó folyamatot jelenti. Szakaszai: I. Nyilvántartásba vétel (iktatás) II. Ügyintézés folyamatában III. Ügyintézés lezárulta utáni ügyiratkezelés (archív ügyiratkezelés) I. Nyilvántartásba vétel (iktatás) Küldemények érkezése - ügyirat állampolgártól (pl. beadvány), jogi személytől, társhatóságtól (pl. megkeresés) érkezhet és keletkezhet hivatalból (pl. feljelentés), módját tekintve pedig postai úton, kézbesítő, futár útján, illetve az ügyféltől közvetlenül vehető át; - Átvételi elismervény, kézbesítőkönyvben való aláírás, átvétel tényének ügyiraton vagy másodpéldányon történő rögzítése igazolhatja az átvételt; olvasható aláírás + átvétel dátumának feltüntetése; - „azonnal” és „sürgős” jelzés: átvételi időt óra, perc pontossággal megjelölni, az érintettnek vagy postabontásért felelősnek azonnal továbbítani kell. - Ha nem hivatali időben érkezik, akkor haladéktalanul, de legkésőbb az átvételt követő első munkanap kezdetén át kell adni az illetékesnek. - sérült küldemény: sérülés tényét átvételkor rögzíteni kell és a küldemény tartalmának meglétét soron kívül ellenőrizni kell, hiányzó iratról vagy mellékletről a küldő személyt vagy szervet jegyzőkönyv felvételével értesíteni kell; - téves címzés vagy helytelen kézbesítés: címzetthez továbbítani, ha pedig nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Ha ez sem lehet, akkor irattározni és selejtezni kell. Postabontás, küldemények ellenőrzése - a szerv ügyrendjében meghatározott vezető vagy az általa megbízott személy jogosult. - Érkeztető bélyegzővel kell ellátni a küldeményt; - Küldemény borítékját véglegesen az irathoz kell csatolni, ha (benyújtás időpontjának megállapítása így biztosítható): az ügyirat benyújtásához
5
-
-
jogkövetkezmény fűződik, a beküldő nevét vagy pontos címét a borítékról lehet megállapítani, a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett, ajánlott vagy ajánlott-tértivevény jelzettel érkezett küldemény; Felbontás nélkül továbbítani kell a címzettnek az „s.k.” felbontásra szóló, - ha a küldemény jellegéből kitűnik - magánjellegű küldeményeket, a pályázatra utaló felirattal ellátott küldeményeket, valamint azokat, melyeknél ezt a vezetők elrendelték; Téves bontás: borítékot újból leragasztani, rá kell vezetni a téves bontás tényét, idejét és a bontó nevét és küldeményt címzetthez kell eljuttatni; Pénzt vagy egyéb értéket tartalmazó küldemény: iraton vagy ahhoz csatoltan feltüntetni és a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak kell átadni. jelzett mellékletek meglétének és olvashatóságának ellenőrzése;
Érkeztetés - Év, hó nap adatokat tartalmazó dátumbélyegzőnek az iratra való rányomása és az érkezető-könyvbe történő bevezetése; ez még nem iktatás, ekkor az irat még semmiféle számot nem kap. - Érkeztető könyvben kell nyilvántartatni az iratot – kap egy érkeztető számot, amelyet az iraton is rögzítenek. Rögzítik továbbá a küldemény küldőjének nevét, címét, az érkeztető és a címzett nevét, az érkeztetés dátumát, a küldemény formáját és érkezési módját. Szignálás - munkamegosztás érvényesítésére szolgáló olyan vezetői feladat, amelynek során kijelölik azt az előadót, aki az ügyet érdemben elintézi; - lehetőség van utasítást is adni az ügyintézőnek az elintézés módjára vonatkozólag (sürgős, választervezetet kérek, beszéljük meg, stb.) - szignálás joga átruházható. Előzményezés - Az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni vagy új ügyiratként kell nyilvántartani. - iktatás előtt kell megállapítani. Adott ügy első iratdarabja a kezdőirat, minden további utóirat. - Fontos hogy az egyazon ügyhöz tartozó iratdarabokat egy helyen, egy sorszámon kezeljük. - Az ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot, főszámot kap. A további iratváltás a főszám alszámain kerül nyilvántartásba. Iktatás - az ügyiratok nyilvántartásának módja az iktatás. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyv szolgál. Év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatás után le kell zárni, (papír alapú: lap aljáig vízszintes vagy átlós vonallal, pecséttel és aláírással ellátva, számítógépen: zárolni) ezután iktatni már nem lehet. - Az iktatást minden évben 1-es sorszámmal kell kezdeni, év elejétől az év végéig folyamatos – megszakítatlan – sorrendben kell végezni; - Iktatás során rögzíteni kell: iktatószám, iktatás időpontja, irat beérkezésének/elküldésének pontos ideje, módja, küldemény adathordozójának típusa, küldő/címzett megnevezése és adatai, mellékletek száma, ügyintéző és szervezeti egység megnevezése, tárgy, ügyintézési határidő, irattári jel;
6
-
-
-
-
Iratot az átvétel napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. Soron kívül iktatni és továbbítani: rövid határidős iratok, táviratok, elsőbbségi küldemények, „sürgős” jelzésű iratokat. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani; Iktatószám tartalmazza az iktatási főszámot, az alszámot, valamint az iktatószám kiadásának évét. Pl: 567/4/2007. esetében iktatási főszám: 567 alszám: 4 iktatás éve: 2007. A különböző szervezeti egységek iktatószámait pl. római számok, illetőleg betűjelek különböztethetik meg egymásból. Ebben az esetben az iktatószám lehet: VI-567/4/2007. vagy C-567/4/207. Iktatás főszámra vagy gyűjtőszámra történhet. Gyűjtőszám: olyan ügycsoportok esetén, melyek rendszerint egy intézkedéssel lezárulnak, továbbá ha lényegesen sok ügyfél várható (pl. választási iratok) és az iratok együtt tartása indokolt. Iktatásnál az előzményt ki kell keresni és az utóirattal össze kell kapcsolni. Mivel az előzmény már iktatva van, ezért az utóirat ennek a sorszámnak a következő alszámán került iktatásra. (régen véges korláta /99/ volt az alszámoknak, mára ez szinte határtalan nagyságrendű is lehet) a) csatolás: összetartozó iratok ideiglenes célú, átmeneti összekapcsolása. (ha az előzmény ismerete szükséges az ügy elintézéséhez, de nem hasonló tárgyú az irat) b) szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő-és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell. Nem kell iktatni és más módon sem kell nyilvántartásba venni pl. könyveket, reklámanyagokat, tájékoztatókat, meghívókat, közlönyöket. Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon kell kezelni pl. számlákat, pénzügyi bizonylatokat, munkaügyi nyilvántartásokat, bérszámfejtési iratokat. Téves iktatás: bejegyzést áthúzással érvényteleníteni, illetve elektronikus iktatás esetén naplózással dokumentálni. Lényeg, hogy az eredeti bejegyzés kétséget kizáróan olvasható maradjon, azt kiradírozni, olvashatatlanná tenni nem szabad. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra!
Mutatózás - iktatás után – legkésőbb az azt követő napon – az iktatókönyv tárgyrovatába bejegyzett szöveget tárgy és/vagy névmutatókönyvbe be kell írni. Cél a visszakeresés lehetőségének biztosítása. Ha az ügy tárgya lényegesen megváltozik, akkor az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti is felismerhető maradjon. Előadói ív megnyitása - nyilvántartásba vétel utolsó mozzanata kettős rendeltetésű: egyrészt az irat fizikai védelmét szolgálja, másrészt az ügyiratkezelés fontos információit tartalmazza; - tartalmazza: iktatási adatokat (sorszám, érkezés, ügyintéző neve, határidő), ügyirat tárgyát, az ügyintéző iratkezelési, ügyviteli utasításait (leírónak, postázónak), irattári jelet, irat helyét.
7
II. Ügyiratkezelés az ügyintézés folyamatában Ügyintéző kijelölése - Nyilvántartásba vétel, illetve szignálás után ügyintézőhöz kerül az irat – ezt is bizonylatolni kell kézbesítőkönyvben + az ügyintéző is rögzíti az előadói munkanaplóban, amely az általa intézett iratok nyilvántartására szolgál. Döntéstervezet készítése - érdemi mozzanat, amikor a szignálásra kijelölt ügyintéző elkészíti a tervezetet. - a kiadmányozásra előkészített irat a tervezet. Kiadmányozás - A már felülvizsgált végleges kiadmány, a döntéstervezet jóváhagyásának, letisztázhatóságának, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről. Azt igazolja, hogy az irat a jogszabály által feljogosított szervtől származik, annak érvényes döntését tartalmazza. - A kiadmányozás átruházható: ügyrendben és a munkaköri leírásban kell rögzíteni; - Külső szervhez vagy személyhez iratot csak a kiadmányozási joggal rendelkező személy aláírásával és csakis hitelesen lehet továbbítani; - A kiadmány hiteles, ha a) a kiadmányozó saját kezűleg aláírja vagy b) a kiadmányozó neve mellett s.k. jelzés szerepel és a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, c) továbbá ha a kiadmányozó vagy a felhatalmazott személy aláírása mellett szerepel a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata. Nyomdai sokszorosítás esetén (pl. azonos tartalmú, nagyszámú értesítőlevél küldése) elegendő: a) a kiadmányozó neve melletti s.k. jelzés vagy a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és b) a szerv bélyegzőlenyomata Kiadmány tisztázása - A közigazgatási szerv jóváhagyott döntését tartalmazó irat a kiadmány, amelyet hivatalos nyomtatványon, levélpapíron kell elkészíteni. Minden esetben tartalmazza: a közigazgatási szerv nevét, címét, telefon-, fax-számát, e-mail elérhetőséget, az ügyintéző nevét, a kiadmányozó nevét, az ügyirat tárgyát, a mellékletek számát, az iktató- és a hivatkozási számot. Postázás (expediálás) - Az irat kézbesítésének előkészítése: a küldemény címzettjének, a fejtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása; - elküldés előtt ellenőrizni kell, hogy végrehajtottak-e minden kiadói utasítást és a mellékleteket csatolták-e. - ügyintézőnek a postázás módjára utasítást kell adni az előadói ív megfelelő rovatában (pl. sima, ajánlott, tértivevényes) - a továbbítás keltét és tényét az irat másolatán, valamint átadókönyvben kell rögzíteni;
8
Határidő-nyilvántartás - az iratkezelőnek határidős nyilvántartásba kell helyeznie azokat az iratokat, amelyek meghatározott idő múlva vagy időnként intézkedést igényelnek – ennek a figyelemmel kísérése ügyviteli feladat; - Az iratokat határidős szekrényben vagy irattartókban tárolják, számítógépes nyilvántartás esetén a program automatikusan „figyel”: lejárat napján az iratot megkapja az ügyintéző. - Fontos: ha az ügyintéző az irattal nem dolgozik, annak vagy az irattárban vagy az határidős nyilvántartásban kell lennie. III. Ügyiratkezelés az ügyintézés lezárása után Irattározás - Azon tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi. - Itt az iktatás során alkalmazott sorszámos megoldással szemben a tematikus rendszerű tárolás érvényesül – az ügyirat helyét az irattári jel mutatja meg. Irattári jel mutatja az ügy típusát, ágazati hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti minősítését és a levéltári átadás időpontját. Pl: U319 5 HN a) tételszám: négyjegyű kód, amely meghatározza az ügy típusát (U319) b) selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő iratok megőrzésének időtartamát vagy „NS” jel, amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket (2, 5, 10, 15, 75 NS) c) Lt: levéltári átadás határideje években vagy „HN”, amely ügyviteli érdekből határidő nélkül az önkormányzat irattárában maradó iratok jelzésére szolgál. (15 év, HN) - Átmeneti vagy kézi irattárba kerülnek az elintézett, további érdemi ügyintézést nem igénylő iratok, amelyekre általában két éven belül szükség lehet. - Központi irattár: a két évnél régebbi keletű iratokat központi irattárba kell helyezni. - Irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek meg kell vizsgálnia az ügyirat teljességét, az előírt utasítások teljesülését. (feleslegessé vált munkapéldányokat ki kell venni az ügyiratból) - Az irattárból hivatalos használatra iratkikérővel lehet iratot elhozni. Az irat kikérést utólagosan is ellenőrizhető módon kell dokumentálni. (Látható legyen, hogy ki és mikor kérte ki és szolgáltatta vissza az ügyiratot.) - Az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet az átvevő aláír és ezt a kiemelt irat iktatószáma szerinti helyen kell tárolni. Irattári terv - Iratkezelési szabályzat melléklete – a közigazgatási feladatok teljes körű áttekintését adja; - Az ügyiratok tematikus, különböző selejtezési idők szerinti elkülönített tárolása alapjául szolgáló jegyzék. Meghatározza a kiselejtezhető iratok megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.
9
Selejtezés - Az iratok egy részét bizonyos idő eltelte után, az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével ki kell selejtezni, majd ezt követően kerül sor megsemmisítésre. - A selejtezés az irattári tervben szereplő őrzési idő lejártát követően történő megsemmisítésnek az előkészítése. Az iratselejtezést a vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni, a kiselejtezett iratokról jegyzéket kell készíteni, a tényről pedig 3 példányú selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni és a területileg illetékes levéltár képviselőjét is meg kell hívni. (Ha a levéltár nem vesz részt, akkor a jegyzőkönyvet – elküldés után – engedélyezési záradékkel látja el.) - Selejtezési idők: 2,5,10,15,30, 75 év – a nem selejtezhető iratokat a levéltár meghatározott időközönként elszállítja és véglegesen megőrzi. Megsemmisítés - A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. - Papíralapú iratok esetén zúzással vagy égetéssel oldható meg. Levéltárba adás - A nem selejtezhető iratokat – az irattári tervben meghatározott – őrzési idő után az illetékes levéltárnak kell átadni, aki ezeket véglegesen megőrizni. - az iratokat teljes, lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel és iratjegyzékkel együtt, az irattári terv szerinti átadás-átvételi jegyzőkönyvvel, teljes lezárt évfolyamban kell átadni. A költségeket az átadó viseli. A visszatartott iratokról külön jegyzék készül.
10
