voorstel aan dagelijks bestuur routing met data: overleg portefeuillehouder dagelijks bestuur commissie wb commissie bcwvm algemeen bestuur
: 9 november 2010 : vergaderdatum : datum : datum : datum ab
steller afdeling portefeuillehouder
: Erik van Putten : Kennis en Advies : Rein Dupont
paraaf: afdelingshoofd secretaris
agendapunt: vergaderdatum: vergaderdatum openbaar: ja
beslissing dagelijks bestuur:
Onderwerp GIS visie Aanleiding Maatregelenpakket uit 2008 ter verbetering van de ICT/GIS functie (DB 8-12-2008). Voorstel Kennis nemen van en instemmen met de GIS visie, in het bijzonder met de voorgestelde taakafbakening. Inleiding In 2008 is geconstateerd dat de geo-informatievoorziening onvoldoende op orde is om de organisatie 1
adequaat te ondersteunen . Belangrijke geografische basisgegevens zijn niet op orde en de dienstverlening naar de organisatie toe is onvoldoende. Naar aanleiding van deze bevindingen is een aantal maatregelen genomen, waaronder een uitbreiding/verzwaring van de formatie en het onderbrengen van de GIS groep bij de afdeling Kennis en Advies. Daarmee alleen is de geo-informatievoorziening niet verbeterd; zo dient er nog een GIS visie te worden ontwikkeld, zodat de kernactiviteiten van de GIS groep worden benoemd en werkzaamheden worden geprioriteerd. De GIS visie is inmiddels gereed en geeft de organisatie aan hoe taken geprioriteerd kunnen worden zonder dat aanvullende middelen nodig zijn. Beoogd effect Goed functionerende geo-informatievoorziening en efficiëntere uitvoering van werkprocessen door een betere dienstverlening naar de organisatie. Daarnaast de bijdrage aan een professionele
1
Verdonck Klooster & Associates, 2008 en Geodan, 2008
1
uitstraling als waterautoriteit. Het beoogd effect wordt behaald met de voorgestelde taakafbakening en het maatregelenpakket in de bijlage. Argumenten (t.b.v. besluitvorming conform voorstel) •
Het uitvoeren van de GIS visie kost geen extra middelen, terwijl het wel zorgt voor een goed functionerende geo-informatievoorziening.
•
De GIS visie geeft zicht op een heldere taakafbakening van de GIS groep: goed functionerende systemen, gegevens van goede kwaliteit en het leveren van meerwaarde door werkprocessen met de inzet van GIS te verbeteren. Daarnaast het opbouwen van een relevant extern netwerk van mede-overheden en andere partijen.
•
Met de GIS visie draagt de geo-informatievoorziening bij aan de professionele uitstraling van regionale waterauthoriteit.
•
Een goed functionerende geo-informatievoorziening is noodzakelijk voor het nakomen van diverse wettelijke verplichtingen.
Kanttekeningen (gevolgen, als niet besloten wordt conform het voorstel) Voor een goed functionerende geo-informatievoorziening is een visie met een heldere taakafbakening noodzakelijk. Als niet wordt besloten conform het voorstel worden de argumenten meegenomen bij het ontwikkelen van een gewijzigde GIS visie. Financiële toelichting De maatregelen bij de GIS visie worden met de huidig beschikbare middelen uitgevoerd. Communicatie De GIS visie wordt intern gecommuniceerd met een bericht op het intranet. Daarnaast wordt voor het management een presentatie gegeven. In de communicatie naar de organisatie wordt ook specifieke aandacht besteed aan het managen van de verwachtingen in de organisatie. Hiertoe wordt door de adviseur GIS een passende strategie ontwikkeld. Personeel en organisatie Geen gevolgen. De beschikbare formatieruimte wordt benut. Uitvoering en planning De GIS visie kan vanaf 2011 in de praktijk worden gebracht. Evaluatie/controle Het functioneren van de geo-informatievoorziening wordt jaarlijks worden geëvalueerd, mede aan de hand van klanttevredenheidsonderzoeken. De adviseur GIS zal de klanttevredenheidsonderzoeken initiëren en afstemmen met het management.
2
Bijlage: Samenvatting GIS visie Inleiding In 2008 is geconstateerd dat de geo-informatievoorziening onvoldoende op orde is om de organisatie 2
adequaat te ondersteunen . Belangrijke geografische basisgegevens zijn niet op orde en de dienstverlening naar de organisatie toe is onvoldoende. Naar aanleiding van deze bevindingen is een aantal maatregelen genomen, waaronder een uitbreiding/verzwaring van de formatie en het onderbrengen van de GIS groep bij de afdeling Kennis en Advies. Daarmee alleen is de geoinformatievoorziening niet verbeterd; er moet nog een GIS visie worden ontwikkeld, zodat de kernactiviteiten van de GIS groep worden benoemd en werkzaamheden worden geprioriteerd. Belang van GIS voor de organisatie Geografische informatie, ook wel geo-informatie genoemd, is van groot belang voor het waterschap: meer dan 80% van de gegevens die worden beheerd hebben een geografische component. Daarmee is geo-informatie noodzakelijk voor de uitvoering van waterschapstaken. De mate waarin de geoinformatie betrouwbaar en volledig is, en in hoeverre zij is ontsloten voor de organisatie bepaalt voor een belangrijk deel de efficiëntie en daadkracht van de organisatie. Daarnaast draagt GIS bij aan de ontwikkeling van de organisatie en communicatie Afbakening van de GIS visie De GIS visie bouwt voort op de bevindingen van eerder uitgevoerde studies, en valt binnen de kaders van het informatiebeleidsplan. Een van de uitgangspunten is het vastgestelde beheermodel IRIS, dat rollen en verantwoordelijkheden ten behoeve van het beheer van IRIS en de onderliggende gegevens benoemt. Omgevingsanalyse Geo-informatie is voor veel in- en externe klanten van belang. Voor ons waterschap gaat het om alle ruimtelijke informatie van ons beheergebied (en soms ook daarbuiten). Door diverse maatschappelijke en technische ontwikkelingen worden steeds meer geografische gegevens en diensten gevraagd, en door allerlei wettelijke verplichtingen is dit niet meer vrijblijvend maar verplicht. Voor ons als waterschap betekent dat dat wij onze gegevens niet alleen meer inwinnen voor onszelf maar ook voor andere partijen. Andersom betekent het ook dat wij niet alles meer zelf hoeven in te winnen, maar dat wij gegevens van anderen kunnen gebruiken. Wij zijn nu nog niet in staat om deze ontwikkelingen te volgen, laat staan er voordeel uit te halen. Rol van GIS in de organisatie Om geo-informatie te kunnen benutten zijn GIS systemen nodig, en medewerkers die gegenereerde oplossingen kunnen interpreteren en toepassen voor hun vraagstukken. Onderstaande figuur geeft de rol van GIS aan in de organisatie.
2
Verdonck Klooster & Associates, 2008 en Geodan, 2008
3
WPM doelen: Veilige dijken Droge voeten Voldoende en schoon water
Toenemende waarde voor organisatie
De geografische gegevens
De systemen: ICT infrastructuur GIS applicaties
Om geo-informatie in de juiste context te kunnen benutten is een infrastructuur nodig waarbinnen de GIS software kan functioneren (de ICT-GIS infrastructuur). Daarnaast vindt er beheer van geografische gegevens plaats (de gegevens infrastructuur). Hoewel beide infrastructuren noodzakelijk zijn, ligt hierin niet de meerwaarde van GIS voor de organisatie. De meerwaarde van GIS wordt bereikt wanneer medewerkers de GIS systemen en de geografische gegevens toe kunnen passen voor het oplossen van vraagstukken. Deze meerwaarde wordt nu nog onvoldoende gegenereerd, terwijl daar wel grote behoefte aan bestaat. We zetten in de GIS visie stevig in op het genereren van meerwaarde: het vormt het bestaansrecht van GIS binnen de organisatie. Streefbeeld De GIS groep ondersteunt de uitvoering van de taken en het realiseren van de ambities van het waterschap. Wij doen dat op een kostenefficiënte manier en werken vraaggestuurd. De organisatie bepaalt daarbij het ambitieniveau. De toepassing van GIS levert meerwaarde voor het waterschap door (werk)processen efficiënter te laten verlopen. Het is noodzakelijk om te beschikken over gegevens van goede kwaliteit, en over de juiste GIS software. De GIS groep bewaakt de kwaliteit van de ruimtelijke gegevens en zorgt voor de juiste en goed functionerende GIS software. Wij stimuleren, ontwikkelen en adviseren over GIS toepassingen en zijn aanspreekpunt voor de organisatie voor GIS gerelateerde vraagstukken.
4
Wettelijke en maatschappelijke ontwikkelingen vereisen in toenemende mate een externe oriëntatie bij gegevensbeheer en GIS toepassingen. De GIS groep bouwt hiertoe aan een relevant extern netwerk en onderhoudt de contacten. Voortvloeiend uit dit streefbeeld worden voor de komende drie jaar onderstaande doelen gesteld: GIS op Orde •
WPM beschikt over de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van taken en voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen. De gegevens zijn volledig en kwalitatief goed.
•
We gebruiken standaarden voor het inwinnen en vastleggen van gegevens
•
Goed functionerende GIS software, passend bij de behoefte van de organisatie
•
Inzicht in nieuwe technieken voor inwinnen en vastleggen gegevens (incl. kosten – baten analyse)
Daarnaast: •
Extern netwerk met belanghebbenden (overheden, marktpartijen, buurlanden). De organisatie wordt gevraagd en ongevraagd geïnformeerd over relevante (wettelijke) ontwikkelingen.
Voorgesteld maatregelenpakket om streefbeeld te bereiken Basis op orde brengen •
Versterking applicatiebeheer: (tijdelijk) ondersteuning beheer IRIS. Daarnaast wordt voorgesteld om een onderzoek te starten naar de haalbaarheid van samenvoeging van de IRIS beheeractiviteiten met andere waterschappen, bijvoorbeeld in de vorm van een shared service centrum.
•
•
Versterking gegevensbeheer: oprichten “Geodata Inwin en Muteer dienst” o Aannemen medewerker GIS (met muteer- en inwinningstaken) o
Landmeters krijgen GIS taken
o
IRIS beheermodel implementeren (gegevensbeheer)
Uitvoeren Programma GIS op orde (bestaande investeringsprojecten): o Optimalisatie van de GIS-ICT infrastructuur o
Ontwikkelen en vastleggen GIS beheerprocessen
o
Bepalen en vastleggen standaarden en kwaliteitscriteria voor geografische gegevens en GIS software
o
Implementatie van nieuwe technieken voor inwinnen en vastleggen van gegevens
GIS meerwaarde laten leveren •
Inzetten op GIS consulentschap: o Full-time GIS consulentrol i.p.v. GIS analystenrol o o
Meta-gegevensbeheerder krijgt ook consulentrol Gebruikersondersteuning belangrijke activiteit applicatiebeheerder
• GIS adviseur opereert vooral op strategisch vlak en coördineert de GIS activiteiten De maatregelen worden in 2011 uitgevoerd.
5
