Gedragscode. Presteren met Integriteit. 1 mei Copyright: SAUDI BASIC INDUSTRIES CORPORATION All rights reserved

Gedragscode “Presteren met Integriteit” 1 mei 2010

Copyright: SAUDI BASIC INDUSTRIES CORPORATION 2010. All rights reserved.

Integriteitsboodschap van de CEO Presteren met integriteit! Dat is de fundering waarop SABIC is gebouwd en de fundering waarop we verder zullen groeien om de doelstellingen van SABIC 2020 te verwezenlijken. We moeten onszelf iedere dag aan de hoogste normen van ethisch gedrag houden, in elke transactie en overal waar we zaken doen . . . zonder compromis. We moeten een cultuur creëren waarin werknemers er zeker van zijn dat alle compliance problemen zullen worden aangepakt en dat er geen negatieve gevolgen zullen zijn voor diegenen die problemen naar voren brengen. De Code zal een uniforme basis vormen voor groei onder onze 1 SABIC-waarden. De Code zal: • Onze werknemers inspireren door ze een duidelijk en algemeen inzicht te bieden in de ethische grenzen waarbinnen we moeten werken. • Ons personeel engageren door ervoor te zorgen dat we een respectvolle en uitnodigende werkomgeving handhaven. • Een duurzaam compliance- en integriteitskader creëren om de innovatie van producten, processen en oplossingen in een uiterst gereguleerde wereld te ondersteunen. • Groei genereren door het vertrouwen van onze werknemers, klanten en zakenpartners te winnen dat we altijd een bedrijfsbeleid voeren dat gebaseerd is op compromisloze integriteit. Als we er geen sterke compliance cultuur op nahouden, kunnen de gevolgen dramatisch en pijnlijk zijn. We hoeven maar de krant te openen en daar vinden we nieuws over imploderende bedrijven, managers die veroordeeld worden en werknemers die hun job verliezen door illegale kartelvoming, omkoperij van overheidsambtenaren of boekhoudschandalen. Wij dragen allemaal een verantwoordelijkheid om een compliance cultuur in stand te houden waarin dit soort activiteiten geen wortel kunnen schieten. Om ervoor te zorgen dat we deze cultuur in stand houden, vraag ik drie dingen van elke werknemer: (1) Onze Gedragscode lezen en begrijpen; (2) De Gedragscode naleven (naar letter en geest) bij alles wat u doet. Geef het goede voorbeeld door uw leiding geven en laat uw integriteit door niets of niemand in gevaar brengen; en (3) Het melden van alle compliance problemen via een van de vele kanalen waarover u beschikt. U bent de “ogen en oren” van dit bedrijf wat betreft de compliance. Het is in ons bedrijf ten strengste verboden om tegen iemand vergeldingsacties te ondernemen voor het ter sprake brengen of het helpen aanpakken van een integriteitsprobleem. Bedankt voor uw inspanningen voor het opbouwen en in stand houden van een integriteitscultuur van wereldklasse bij SABIC. Mohammed Al Mady Vice President en CEO, Saudi Basic Industries Corporation

2

Inhoudstabel INTEGRITEITSBOODSCHAP VAN DE

i

CEO

4

ONZE VERPLICHTINGEN ONZE WERELDWIJDE OMGEVING

5

Concurrentiewetgeving (Antitrust)

6

Internationaal Handelstoezicht

10

Productrisicobeheer

12

Zakelijke Relaties met Derde Bedrijven

14

Werken met Overheden

16

ONZE WERKOMGEVING

18

Milieu, Gezondheid, Veiligheid & Beveiliging

19

Eerlijke Tewerkstellingsspraktijken

22

Belangenconflicten

24

Privacy / Gegevensbescherming

26

BESCHERMING VAN ONZE BEDRIJFSMIDDELEN

28

Intellectuele Eigendom

29

Controllership

31

Witwassen van Geld

33

Handel met Voorkennis & Stock Tipping

35

RAPPORTERING VAN COMPLIANCE PROBLEMEN

37

Rapportering van compliance problemen

38

3

Onze verplichtingen 1. De Gedragscode lezen en begrijpen: • Onze Gedragscode geldt voor alle werknemers, directeuren, managers en derden die Saudi Basic Industries Corporation en haar volledig aangesloten filialen (“SABIC” of het “Bedrijf”) vertegenwoordigen. • Een grondig inzicht verwerven in het beleid dat in onze Gedragscode staat beschreven. • De details lezen van de Codebeleidslijnen die relevant zijn voor uw specifieke job, evenals de plaatselijke beleidslijnen en procedures die het Codebeleid ondersteunen. • Volg tijdig de integriteitstraining die aan u is opgedragen.

2. De Gedragscode naleven (naar letter en geest) bij alles wat u doet: • Geef het goede voorbeeld – Creëer een compliance cultuur en houd deze in stand, en neem persoonlijk de leiding van compliance inspanningen op u. • Neem compliance prestaties in overweging bij het aanwerven, het beoordelen en het belonen van werknemers. • Bouw een infrastructuur op om compliance problemen te voorkomen, te detecteren en erop te reageren. • Herken compliance risico’s voor het bedrijf en roep procedures in het leven om deze risico’s te voorkomen en/of te beheersen. • Neem deel aan periodieke compliance evaluaties. • Pak compliance problemen aan zodra ze zich voordoen. • Raadpleeg de bedrijfsjurist als medewerking wordt verzocht bij welke noodzakelijke openbaarmakingen aan regelgevende- en rechtshandhavinginstanties dan ook.

3. Compliance problemen onmiddellijk melden: • Laat van u horen - hoe sneller problemen aangepakt worden, hoe beter. • Realiseert u zich dat er vele kanalen beschikbaar zijn voor het melden van compliance problemen. • Verleen medewerking bij onderzoeken naar compliance problemen of schendingen. • Onderneem geen vergeldingsacties tegen personen omdat ze een probleem gemeld hebben.

4

ONZE WERELDWIJD E OMGEVING

Concurrentiewetgeving (Antitrust) Ons Beleid Concurrentiewetgeving, soms ook mededingingswetgeving of antitrustwetgeving genoemd, heeft een invloed op elk aspect van het zakendoen op de regionale en wereldwijde markten van vandaag. Deze wetten zijn complex, hebben een wereldwijd bereik en kunnen leiden tot verschillende resultaten, afhankelijk van de specifieke situatie. Volgens ons beleid moeten wij bij alles wat wij doen de concurrentiewetgeving naleven, voldoende geïnformeerd zijn om een schending hiervan proactief te voorkomen en het advies opvolgen van onze bedrijfsjuristen om de compliance te verzekeren. Houd er rekening mee dat niet-naleven van de concurrentiewetten onze bedrijfsbelangen en reputatie ernstig kunnen schaden. Het kan het Bedrijf blootstellen aan hoge boetes die worden opgelegd door de desbetreffende autoriteiten, evenals aan schadevorderingen door onze klanten en leveranciers. Het kan individuele werknemers eveneens blootstellen aan persoonlijke aansprakelijkheid, inclusief mogelijke strafrechtelijke sancties.

Onze verantwoordelijkheid De bespreking hieronder beschrijft enkele belangrijke vereisten van de concurrentiewetgeving. Elke persoon die handelsactiviteiten uitvoert voor SABIC moet een inzicht hebben in hoe concurrentiewetten van toepassing zijn op zijn of haar activiteiten, en om specifieke hulp vragen aan de bedrijfsjurist wanneer nodig. Alle werknemers moeten: BEGRIJPEN hoe de concurrentiewetgeving van toepassing is op onze dagelijkse activiteiten. Bijvoorbeeld, concurrentiewetgeving moet: • overeenkomsten of afspraken tussen concurrenten verbieden, als deze de concurrentie ondermijnen. Alle bedrijfsplanning en besluitvorming moet onafhankelijk plaatsvinden, met het oog op de behoeften van ons bedrijf en zonder communicatie of coördinatie met concurrenten. Er moet in het bijzonder opgelet worden bij activiteiten waarbij de concurrenten aanwezig zijn, zoals trade shows, industrieverenigingen en normeringsorganen. De volgende onderwerpen (en verwante gegevens) mogen niet besproken of gedeeld worden met concurrenten: • Prijzen; • Offertes; • Verkoopgebieden, klantentoewijzing of productlijnen; • Verkoopvoorwaarden; • Productiecapaciteit/-opbrengst of omzet; • Kosten, winsten of winstmarges; • Marktaandeel; • Aan te bieden producten of diensten; en • Distributiemethodes.

6

Alvorens enige activiteiten te ondernemen met Industry Groups omtrent de verzameling van Industry-gegevens, dient u eerst te overleggen met de bedrijfsjurist om de naleving van de toepasselijke Concurrentiewetgeving te verzekeren. • Het gedrag regelen van bedrijven die alleen of met klanten handelen. De concurrentiewetgeving kan geschonden worden door een eenzijdige handeling of door afspraken met klanten. Bijvoorbeeld: • Bedrijven met een dominante positie voor een bepaald product of marktsegment mogen deze positie niet misbruiken om de verkoop van andere producten te doen toenemen. • In bepaalde landen, zoals de V.S., schrijft de concurrentiewetgeving algemeen voor dat onze klanten die met elkaar concurreren dezelfde prijzen en voorwaarden moeten krijgen als ze op of rond dezelfde tijd hetzelfde product aankopen. • Er kunnen beperkingen zijn aan onze mogelijkheden om de wederverkoop van onze producten door klanten te beperken, of om de prijzen of de voorwaarden van de wederverkoop van onze producten te beïnvloeden. • Fusies, overnames en joint ventures regelen. Concurrentiewetgeving vereist ook van veel voorstellen tot bedrijfscombinaties en joint ventures dat ze gecontroleerd worden door overheidsinstanties voor ze tot stand gebracht worden, om te verzekeren dat ze de concurrentie niet in aanzienlijke mate verminderen. Bij deze controles wordt vaak de nadruk gelegd op interne documenten, om de doelstellingen van de betrokken bedrijven te bepalen. Onze bedrijfsplannen, marktanalyses en business development voorstellen moeten altijd getuigen van onze wens om te groeien door in nieuwe marktsegmenten te werken en nieuwe manieren te ontdekken om onze klanten van dienst te zijn, en niet door de concurrentie te proberen verminderen. Joint venture activiteiten en communicaties moeten beperkt blijven tot het verwezenlijken van de goedgekeurde doelstellingen van het samenwerkingsverband. OPNEMEN van de naleving van de concurrentiewetten in onze bedrijfsprocedures. Elk proces waarbij klanten, leveranciers of concurrenten betrokken zijn, moet zo worden ontworpen dat het in overeenstemming is met de concurrentiewetgeving. We moeten ons houden aan SABIC’s richtlijnen met betrekking tot het implementeren van prijsverhogingen, contacten met concurrenten, het verkrijgen en de behandeling van concurrentie-informatie en de deelname aan handels- of beroepsverenigingen. Bij het ontwerp van welk nieuw handelsproces ook, moet in een vroeg stadium de bedrijfsjurist worden betrokken. Onmiddellijk MELDING MAKEN aan de bedrijfsjurist van elke kennelijke niet-naleving van de concurrentiewetgeving, door een werknemer of een opdrachtnemer, of door de werknemer van een concurrent. Als u benaderd wordt door een concurrent met een onrechtmatig voorstel voor een overeenkomst, moet u uw deelname actief weigeren, de communicatie indien nodig volledig verbreken en de benadering onmiddellijk melden aan de bedrijfsjurist. De bedrijfsjurist RAADPLEGEN als u een vraag of probleem hebt of als u niet zeker bent van de toepassing van de concurrentiewetgeving op uw activiteiten. Blijf up-to-date met online en live trainingen op dit gebied.

7

Problemen waarvoor u moet oppassen ELKE TOENADERING DOOR EEN CONCURRENT die een overeenkomst wil afsluiten of een afspraak wil maken met betrekking tot prijzen, verkoopvoorwaarden, offertes, gemeenschappelijke klanten of het moment, de plaats of de wijze van de verkoop van onze producten of van de onderlinge concurrentie. ELKE COMMUNICATIE MET EEN CONCURRENT met betrekking tot de bovenvermelde onderwerpen, of waarin getracht wordt informatie te verkrijgen of te delen over onderwerpen met betrekking tot de concurrentie, zoals onze distributiemethodes, productiecapaciteit/-volume, bronnen of kosten van grondstoffen of productontwikkelingsplannen. ONGEPASTE CONTACTEN OF ACTIVITEITEN TUSSEN CONCURRENTEN die betrokken zijn bij handels- of beroepsorganisaties of normeringsorganen. ELK VERZOEK VAN EEN KLANT OF LEVERANCIER om een exclusieve regeling te treffen die mogelijk een nadelig effect inhoudt voor zijn of onze concurrenten. POGINGEN OM DE STERKE POSITIE VAN EEN PRODUCT OF MARKTSEGMENT TE GEBRUIKEN om een aandeel te verwerven in een ander product of marktsegment, bijvoorbeeld door te eisen van een klant dat deze een bepaald product koopt om toegang te krijgen tot een tweede product. DE EIS DAT EEN KLANT ZICH VERPLICHT TOT DE AANKOOP VAN EEN PRODUCT om een technologielicentie te ontvangen. SELECTIEVE KORTINGEN DIE LEIDEN TOT VERSCHILLENDE PRIJSSTELLING voor klanten die met elkaar concurreren, vooral wanneer SABIC een sterke marktpositie bekleedt. KORTINGEN DIE LOYALITEIT OPLEVEREN, waarbij de klant een grotere korting krijgt indien hij gedurende een langere periode andere of meer producten aanschaft. EEEN BEPERKING OP DE KLANT’S KEUZES voor het wederverkopen van SABIC’s producten. ONZORGVULDIG GESCHREVEN DOCUMENTEN die een verkeerde indruk geven van onze huidige concurrentiesituatie of onze toekomstplannen. Vragen & Antwoorden V. Ik heb zonet een grote klant op de hoogte gesteld van een belangrijk nieuw product dat wij spoedig op de markt gaan brengen. Hij wil met mij overeenkomen het nieuwe materiaal niet te verkopen aan zijn concurrenten tijdens de eerste vijf jaar na de lancering. Hij beweert ermee akkoord te gaan alles te kopen wat wij produceren, opdat wij geen nadeel ondervinden van deze regeling. Mag ik ingaan op dit voorstel tot een exclusiviteitsovereenkomst? A. Nee. Wij mogen niet overeenkomen met een klant om een nieuw product niet aan te bieden aan zijn concurrenten. Onder bepaalde omstandigheden (bijvoorbeeld als een klant een wezenlijke bijdrage levert aan de ontwikkeling van een nieuw product), kan aan de klant een korte periode van exclusiviteit toegekend worden. Raadpleeg de bedrijfsjurist om te bepalen wanneer en voor hoe lang dergelijke exclusiviteit mag worden toegekend.

8

V. Ik maak deel uit van een commissie die fysieke normen helpt op te stellen voor motorvoertuigmaterialen. Er is een rubberfabrikant die voor een bepaald materiaal een goedkeuring probeert te verkrijgen, om het te kunnen gebruiken in dashboards ter vervanging van thermoplasten. Het rubbermateriaal voldoet aan alle functionele vereisten voor deze toepassing. Een lid van de commissie die werkt voor een andere kunststoffabrikant wil aan de norm een niet-functioneel vereiste toevoegen, waaraan het rubbermateriaal niet kan voldoen. Het gevolg hiervan zou zijn dat het rubbermateriaal niet op de markt kan worden gebracht. Mag ik hiermee instemmen? A. Nee. Industriegroepen en normeringsorganen mogen geen niet-functionele normen opleggen louter om de lancering van nieuwe producten op de markt te beperken. V. Een klant heeft me zonet de laatste offerte van onze concurrent door gemailed, met inbegrip van de prijzen die de concurrent aanbiedt voor acht verschillende producten die rechtstreeks met onze producten concurreren. Op de voorpagina staat “Kunt u dit verbeteren?” Ik denk dat ik lager kan bieden, maar ik maak me zorgen dat ik onbetamelijke informatie heb ontvangen over mijn concurrent. Wat moet ik doen? A. Maakt u geen zorgen. Onder de meeste omstandigheden is het volkomen aanvaardbaar om concurrentie-informatie te ontvangen van een klant. In dit geval deelt de klant de informatie om de concurrentie te bevorderen, niet om ze te beperken. Raadpleeg de bedrijfsjurist om informatie te verkrijgen over de wijze waarop u de e-mail van de klant moet documenteren en behandelen, maar het mag normaal gezien geen probleem zijn om deze informatie te gebruiken om een concurrerende offerte op te stellen.

9

Internationaal Handelstoezicht Ons Beleid Wetten over het toezicht op de internationale handel (TIH), die in de meeste landen waar wij handel drijven bestaan, reguleren de overdracht van goederen, diensten en technologie over de nationale grenzen. TIH wetten bevatten klantenregels voor invoer, embargo’s die de handel met bepaalde landen verbieden, handelsmaatregelen zoals antidumping en compenserende heffingen, ontworpen om oneerlijke handelspraktijken tegen te gaan, en uitvoerbeperkingen voor goederen die gereguleerd worden omwille van nationale veiligheidsredenen (bijv. militair gebruik). Deze TIH wetten gelden voor veel aspecten van SABIC’s activiteiten, niet alleen voor de verzending van producten. De uitwisseling van informatie en gegevens kan, ongeacht het medium (bv. telefoon, e-conferenties, e-mail enz.), onderworpen worden aan handelstoezicht. De niet-naleving van TIH wetgeving kan ernstige reputatie en financiële gevolgen hebben voor SABIC. Onze verantwoordelijkheid ONZE TIH PROCEDURES VOLGEN, ontworpen om de naleving te verzekeren van de voorschriften van alle landen waar wij actief zijn. BEGRIJPEN WELKE TRAININGS- EN COMPLIANCE VEREISTEN onder uw verantwoordelijkheid vallen in uw functie. Deze vereisten kunnen o.a. de volgende zijn: • Er voor zorgen dat SABIC (of de vertegenwoordigers ervan) nauwkeurige en volledige uitvoer- en invoerinformatie verstrekt aan de juiste overheidsinstanties. • Er voor zorgen dat SABIC juiste en volledige gegevens verschaft aan overheidsinstanties in het geval van een antidumping of compenserende heffingen kwestie binnen de vereiste tijdspanne. • Vóór de uitvoer de uitvoerclassificaties van het product/de technologie controleren, om na te gaan of een speciale goedkeuring vereist is. • Vóór het indienen van octrooien de toepasselijke uitvoer- en invoerbeperkingen en vergunningsvereisten voor de technologie controleren en in orde brengen. • Samenwerken met leveranciers om ervoor te zorgen dat de juiste uitvoerlicenties en toezicht beschikbaar zijn zodat SABIC toegang heeft tot export-gereguleerde producten en systemen. • De exportwetten begrijpen en naleven die mogelijk bepalen dat u geen technologie mag delen met buitenlanders – waaronder collega’s van SABIC in eigen land en in het buitenland. De uitvoerwetgeving van een ander land kan van toepassing zijn op het door u delen van technologieën, zelfs indien u zich in een land bevindt dat dergelijke export niet verbiedt. • Transacties controleren (inclusief alle klanten en leveranciers) op beperkingen voor bepaalde landen, personen en verboden eindgebruiken. • Beperkingen begrijpen en naleven die kunnen gelden voor militaire toepassingen of munitiegebruik, waaronder de daaraan verbonden technische gegevens. • Alle INCO-voorwaarden (Internationaal contract) begrijpen en in acht nemen die vaak de verantwoordelijkheid regelen voor de naleving van de uitvoer- en invoervereisten. • Voldoen aan alle toepasselijke vereisten voor het bewaren van documenten. BEDRIJFSJURIST RAADPLEGEN indien u een verzoek ontvangt om in te stemmen met beperkende handelspraktijken of belemmeringen; deze kunnen onder de toepasselijke nationale en internationale wetgeving verboden of bestraft worden, of kunnen onderworpen worden aan bepaalde nationale rapporteringsvereisten.

1 0

Problemen waarvoor u moet oppassen Indien u enige van de volgende problemen ondervindt, raadpleeg onmiddellijk de bedrijfsjurist om u te helpen de feiten te beoordelen. ALLE FEITEN OF “RODE VLAGGEN” die aangeven dat een klant of leverancier mogelijk probeert de TIH wetgeving te omzeilen, of ontwijkende, aarzelende of onbevredigende antwoorden van een klant op vragen over het eindgebruik, de eindgebruiker, de leveringsdatums of de leveringslocaties van producten. BETROKKENHEID OF CONNECTIES van partijen of activiteiten die verband houden met de ontwikkeling van biologische, chemische of nucleaire wapens, of ballistische raketten. TRANSACTIES WAARBIJ EEN LAND WAARAAN EEN EMBARGO IS OPGELEGD, een burger of vertegenwoordiger van een dergelijk land of een persoon of entiteit die onderworpen is aan een overheidssanctie, betrokken is. Gezien SABIC’s wereldwijde organisatie kunnen er mogelijk conflicten optreden tussen de wetgevingen van landen waarin we actief zijn. Raadpleeg de bedrijfsjurist voor hulp. TEGENSTRIJDIGHEDEN OP FACTUREN VAN INGEVOERDE GOEDEREN als de vermelde prijs niet de volledige waarde voorstelt, als de beschrijving van de goederen niet volledig is of als het land van oorsprong niet correct geïdentificeerd is. ONJUISTE IMPORT PROCEDURES – bv. een invoertariefclassificatie die geen nauwkeurige beschrijving geeft van de ingevoerde goederen, of de inklaring van goederen onder een programma voor preferentiële rechten (GSP, NAFTA enz.) zonder documentatie die naleving van de vereisten van het programma verzekert. Vragen & Antwoorden V. Een klant uit de VS wil dat wij materiaal ontwikkelen om te voldoen aan de specifieke vereisten van een defensiegerelateerde militaire toepassing. De klant bezorgt ons informatie over de toepassing met een label ‘onderhevig aan uitvoercontrolewetten’. Mag u deze informatie doorsturen naar een productontwikkelaar in India zodat hij/zij het werk voor de materiaalontwikkeling kan beginnen? A. Nee. De ontwikkeling van materiaal voor defensiegerelateerde toepassingen is onderhevig aan strikte uitvoercontrolewetten. Voordat u met de activiteiten verdergaat, moet u eerst de specifieke feiten bespreken met de bedrijfsjurist. Bovendien kunnen er speciale voorzieningen noodzakelijk zijn voor het ontvangen of het verzenden van klanten data die onderhevig zijn aan een uitvoercontrole. U mag de informatie NIET verzenden naar andere personen of ze opslaan op een open server zonder de bedrijfsjurist te raadplegen. V. U ontvangt een letter of credit (LC) van een klant in een ander land waar een certificaat vereist is dat verklaart dat onze producten niet worden geproduceerd in bepaalde landen of dat het transporterend schip een verbod tot aanleggen heeft in bepaalde havens. Mag ik dit certificaat gewoon verstrekken? A. Nee. Vele van onze activiteiten zijn onderhevig aan ‘anti-boycotwetten’ die het ingaan op dergelijke boycotverzoeken ten strengste verbieden. U moet dit verzoek onmiddellijk melden aan de bedrijfsjurist, die u instructies zal verschaffen over hoe u in dit geval kunt handelen. V. U bent technoloog in Japan en werkt met technische gegevens waarover Japan uitvoertoezicht houdt en die een licentie vereisen om naar China te kunnen worden uitgevoerd. U wilt graag de inbreng van een collega over deze gegevens, die staatsburger is van Japan en momenteel op doorreis is in China. Is er een vergunning vereist om haar te bellen of een e-mail naar haar te verzenden voor haar inbreng ten aanzien van de gegevens? A. Ja. Het vrijgeven van de uitvoer-gecontroleerde gegevens per telefoon of email aan een Japans staatsburger terwijl zij in China verblijft zou worden beschouwd als uitvoer en bijgevolg een licentie vereisen.

11

Productrisicobeheer Ons beleid Wij verbinden ons ertoe hoogwaardige producten te leveren die voldoen aan de behoeften en verwachtingen van onze klanten. Feitelijke of potentiële risico’s die met onze producten worden verbonden (ook al ontstaan deze pas nadat onze producten opgenomen zijn in de toepassingen van onze klanten), kunnen onze goede naam aantasten, onze klanten teleurstellen en resulteren in de aansprakelijkheid van het Bedrijf. Als verantwoordelijke werknemers is het onze plicht om de risico’s die zijn verbonden aan onze producten en het gebruik ervan in toepassingen van klanten te herkennen, te beperken en te rapporteren. Onze verantwoordelijkheid BEGRIJPEN WAT ONZE FUNCTIE IS – wij zijn experts voor onze producten, maar niet wat de toepassingen en eindgebruik omgeving van onze klanten betreft. Wij geven informatie aan onze klanten on hen te helpen bij de materiaalselecties en de ontwerpkeuzes. Wij nemen geen beslissingen met betrekking tot de geschiktheid voor onze klanten. RISICOFACTOREN VAN PRODUCTEN EN TOEPASSINGEN LEREN IDENTIFICEREN EN BEOORDELEN zodat u vertrouwen kunt ontwikkelen in de werking van ons product in de doeltoepassing. ONZE STANDAARD VERKOOPSOVEREENKOMSTEN, STANDAARD VERKOOPSVOORWAARDEN EN STANDAARD VRIJWARINGSVERKLARINGEN GEBRUIKEN voor elke verkoop in overeenstemming met de betreffende plaatselijke richtlijnen voor contracten. Wijzig ze niet of aanvaard geen alternatieve voorwaarden zonder voorafgaande goedkeuring van de bedrijfsjurist. ER VOOR ZORGEN dat de productinformatie die u verstrekt of beschikbaar stelt aan klanten of anderen (met inbegrip van online informatie) up-to-date, nauwkeurig en volledig is. Meld onmiddellijk alle onjuistheden aan de managers van de Business Unit die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de desbetreffende producten. LEREN HOE TE COMMUNICEREN over onze producten (zowel mondeling als schriftelijk) op een manier die duidelijk, volledig en nauwkeurig is. Houd u bij de feiten en vermijd speculaties of meningen. DUIDELIJK DEFINIËREN van de verantwoordelijkheden omtrent productaansprakelijkheid bij het aangaan van licentie- of marketingovereenkomsten met andere bedrijven. DE BEDRIJFSJURIST RAADPLEGEN ALS U EEN ‘RODE VLAG’ ZIET VOOR EEN PRODUCT (bv. problemen in verband met de mogelijkheid van persoonlijk letsel, een juridische procedure, een terugroepactie) of als u problemen of vragen hebt met betrekking tot productrisico’s. Problemen waarvoor u moet oppassen MOGELIJKE CONFLICTEN OF ONJUISTHEDEN in interne technische gegevens of andere productinformatie. EEN JURIDISCHE PROCEDURE of de mogelijkheid daartoe (ook al zijn wij geen partij) waarbij onze producten of de toepassingen van onze klanten betrokken zijn. KLANTEN DIE ONS VRAGEN HET ONTWERP, het materiaal, de matrijsmaker, de spuitgieter enz. te selecteren voor hun toepassing.

1 2

VERZOEKEN VAN KLANTEN OM “SAMEN TE WERKEN” met hen bij de ontwikkeling van hun product of verzoeken om “garanties” of uitgebreide garanties inzake productprestaties of andere waarborgen dat ons product zal “functioneren” of “geschikt” is voor hun toepassingen of dat ons product of het product dat zij vervaardigen aan de hand van ons product voldoet aan bepaalde regels of voorschriften. ONERVAREN KLANTEN met weinig of geen technische expertise in de ontwikkeling van nieuwe producten en/of met een gebrek aan een coherente strategie voor een geschikt ontwerp, tests van eindproducten, productverwerking en naleving van de voorschriften. VRAGEN VAN KLANTEN om eindgebruiksprotocols te ontwikkelen of algemene foutanalyses uit te voeren voor hun producten. HET GEBRUIK VAN ONZE PRODUCTEN in toepassingen die ernstige schade kunnen veroorzaken als ze niet werken of in toepassingen die aanleiding geven tot problemen in verband met de mensenrechten (bv. landmijnen). BERICHTEN VAN KLANTEN waarin gesuggereerd wordt dat wij op de ene of andere manier verantwoordelijk zijn voor hun problemen met producten.

Vragen & Antwoorden V. Uw klant vertelt u dat hij ons benaderd heeft omdat hij weet dat wij ‘de besten in de branche’ zijn en omdat hij ‘vertrouwen heeft’ in onze expertise in kunststoffen. De klant wil vervolgens dat u beslist welk resin ‘het beste is’ voor zijn nieuwe toepassing. De klant zegt dat hij grote hoeveelheden zal kopen van het resin dat u voor hem uitkiest. Moet u het resin uitkiezen voor uw klant? A. Nee. Wij selecteren geen resins voor onze klanten. Het is onze verantwoordelijkheid onze klant te helpen begrijpen wat de prestatiekenmerken zijn van onze materialen. De klant moet daarna zelf beslissen welk resin hij nodig heeft. V. Uw klant heeft een Data Sheet gevraagd met een omschrijving van de fysieke prestatiekenmerken van een van onze platstaalproducten voor gebruik in een automobieltoepassing. Voor u het Data Sheet verstuurt merkt u dat er een foute waarde op is vermeld voor de trekvastheid van het materiaal. U maakt zich niet zoveel zorgen over deze fout, omdat u gelooft dat de trekvastheid geen belangrijke overweging is voor de toepassing van de klant. Moet u het Data Sheet verzenden naar de klant zonder de fout te verbeteren? A. Nee. Wij mogen nooit informatie verzenden naar een klant waarvan we weten dat die onjuist is, ongeacht het feit of ze al dan niet relevant is voor de toepassing van de klant. U moet er samen met de verantwoordelijke BU leader voor zorgen dat het Data Sheet correct is en het dan pas verzenden naar de klant. V. Uw klant, een klein beginnend bedrijf, is een veeleisende toepassing met een hoge belasting aan het ontwikkelen, waarbij de waarschijnlijkheid op persoonlijke verwondingen groot is als er een onderdeel defect raakt. Omwille van de beperkingen van de productontwikkelingstijd en de slechte cashflow wil de klant niet de benodigde testen van het eindproduct uitvoeren om de geschiktheid van het materiaal te bepalen. Ondanks de garanties van de klant dat het hun product en bijgevolg hun probleem is als het product niet werkt, maakt u zich zorgen. Moeten wij materiaal verkopen voor dit soort toepassingen? A. Waarschijnlijk niet. Deze klant lijkt technisch onervaren en zal een duur terugroepings- of vervangingsprobleem in het veld hoogstwaarschijnlijk niet kunnen oplossen. Er bestaat een gegronde bezorgdheid over de werking van deze toepassing, en de klant is niet bereid de tests uit te voeren die zijn vereist om deze bezorgdheid te verminderen. In deze situatie wegen de mogelijke opbrengsten zo goed als zeker niet op tegen de risico’s bij een verkoop van materialen voor deze toepassing. Onder deze omstandigheden moet u uw manager inlichten, die u zal helpen beslissen hoe u verder moet handelen.

13

Zakelijke Relaties met Derde Bedrijven Ons Beleid Onze zakelijke relaties met derde bedrijven, of dit nu klanten, leveranciers, distributeurs of vertegenwoordigers zijn, moeten gebaseerd zijn op wettige, ethische en eerlijke praktijken. Wij mogen nooit iets waardevols aanbieden om een ongepast voordeel te verkrijgen bij de verkoop van onze producten of diensten, de verrichting van zakelijke transacties of de vertegenwoordiging van onze belangen. Wat onze relaties met leveranciers betreft, mogen we alleen zaken doen met leveranciers die de toepasselijke wetgeving naleven, met inbegrip van de wetgeving betreffende eerlijke tewerkstelling en de milieu-, gezondheids- en veiligheidswetten. De integriteit van onze zakelijke relaties met derden is van fundamenteel belang voor het tot stand brengen en het behouden van de goede naam van SABIC en zijn mensen. Omgekeerd kunnen onethische zakelijke transacties met derden onze goede naam ernstig aantasten. Onze Verantwoordelijkheid DE TOEPASSELIJKE WETTEN EN ONZE BELEIDSREGELS VOLGEN en van elke leverancier of derde die ons bedrijf vertegenwoordigt eisen dat hij/zij de toepasselijke wetgeving en onze beleidsregels naleeft. Raadpleeg de bedrijfsjurist voor de correcte formuleringen in alle contracten met leveranciers en derde partijen. EEN ‘OGEN WIJD OPEN’-BELEID VOLGEN en ervoor zorgen dat de gepaste zorgvuldigheidsprocedures gevolgd worden wanneer leveranciers of derden (bv. distributeurs en handelsvertegenwoordigers) worden uitgekozen om ons te vertegenwoordigen. ERVOOR ZORGEN DAT WE EEN GEPASTE ‘KEN JE KLANT’ EVALUATIE HEBBEN OPGEMAAKT voor we overgaan tot handelstransacties met een nieuwe klant. NOOIT IETS WAARDEVOLS (GELD, PRODUCTEN OF DIENSTEN) GEVEN OF AANBIEDEN, aan een derde, of hier uw goedkeuring aan geven, zij het rechtstreeks of onrechtstreeks, om een onbetamelijk voordeel te verkrijgen. NOOIT ‘FACILITERENDE BETALINGEN’ VERRICHTEN (betalingen om routineuze bestuurshandelingen uit te laten voeren waar u recht op hebt) zonder goedkeuring van uw manager en de bedrijfsjurist. NOOIT EEN ZAKELIJKE GUNST AANBIEDEN OF AANVAARDEN zoals een geschenk, een bijdrage of vermaak, onder omstandigheden die zelfs maar de schijn van onbetamelijkheid zouden kunnen opwekken. Als het onder de omstandigheden toegelaten is een geschenk of vermaak te geven of te ontvangen, zorg er dan voor dat het geschenk of vermaak redelijk en beperkt is en voldoet aan de toepasselijke wettelijke vereisten, de voorschriften van de derde en de richtlijnen van ons Bedrijf met betrekking tot zakelijke geschenken. WANNEER MOGELIJK GEBRUIK MAKEN VAN EEN TENDERPROCEDURE om leveranciers de mogelijkheid te bieden een deel van ons aankoopvolume te verwerven, inclusief kleine en onbevoorrechte bedrijven. In bepaalde omstandigheden zullen overheidsvoorschriften van toepassing zijn op de tenderprocedure.

1 4

Problemen waarvoor u moet oppassen ELKE ACHTERGROND INFORMATIE over een klant, leverancier, distributeur of agent die wijst op de mogelijkheid van onbetamelijke handelspraktijken, of familieleden of andere kennissen die op onbetamelijke wijze de besluitvorming zouden kunnen beïnvloeden. ELK VERZOEK TOT DE BETALING VAN EEN COMMISSIE voor er een overeenkomst wordt gesloten om zaken te doen. ELK VERZOEK TOT DE DOCUMENTERING VAN EEN TRANSACTIE met een derde op een wijze die niet economisch zinvol lijkt of waarvoor geen rechtmatige zakelijke rechtvaardiging bestaat. SELECTIE VAN LEVERANCIERS op andere gronden dan open tenderprocedures waarbij een tenderprocedure het juiste selectieproces zou zijn. MOGELIJKE BELANGENCONFLICTEN BIJ DE SELECTIE VAN EEN DERDE of het toekennen van transacties aan een derde bedrijf dat eigendom is van of geleid wordt door een goede vriend of familielid. ONVEILIGE OMSTANDIGHEDEN, NIET-INACHTNEMING VAN MILIEUNORMEN OF TEWERKSTELLING VAN MINDERJARIGEN in het bedrijf van een leverancier of een ander derde bedrijf. Vragen & Antwoorden V. U werkt in de VS, waar een grote klant is uitgenodigd om één van onze kantoren te bezoeken voor het bijwonen van een klantevenement, en die u heeft gevraagd of u voor hem/haar tickets kunt kopen voor een groot sportevenement dat één van de volgende dagen plaatsheeft terwijl hij in de stad is. Mogen wij het volledige uitstapje betalen? A. U mag akkoord gaan om het klantevenement op het hoofdkantoor te betalen, maar u mag niet akkoord gaan met de betaling van de tickets voor het sportevenement, tenzij u hierover eerst uw manager hebt geraadpleegd en zijn/haar goedkeuring hebt gekregen. V. Een nieuwe goedkope leverancier biedt goede kwaliteit en een betrouwbare levering voor zeer concurrerende prijzen. U maakt zich zorgen over de werkomstandigheden die deze leverancier aan zijn werknemers biedt. Gaat u zaken doen met deze leverancier? A. Onze goede naam vereist van ons dat we alleen zaken doen met leveranciers die op een verantwoorde manier omgaan met hun werknemers en hun directe omgeving. In het kader van uw bezorgdheid moet u overleggen met uw manager en de bedrijfsjurist raadplegen om de juiste stappen te bepalen voor het evalueren van de geschiktheid van de leverancier. V. U werkt in Nederland. Uw leverancier biedt u tijdens het eerste bezoek aan zijn fabriek in Duitsland een geschenk aan ter waarde van 500 euro. Mag u dit aanvaarden? A. Hoewel onze Europese activiteiten doorgaans het aanvaarden van Geschenken met nominale waarden toelaten, is de waarde van dit Geschenk duidelijk niet nominaal en moet het beleefd worden geweigerd, tenzij een weigering in strijd zou zijn met de vaste gewoonten van het land. In dit geval moet u de aanvaarding van het geschenk aan uw manager melden. Raadpleeg de bedrijfsjurist om de locatie-specifieke “nominale” waarde die op u van toepassing is te bepalen.

15

Werken met overheden Ons Beleid Bij de uitvoering van onze zakelijke activiteiten werken wij af en toe met overheidsinstanties en regeringsambtenaren. In deze situaties moeten wij de hoogste ethische normen in acht nemen en alle toepasselijke wetten en voorschriften naleven, met inbegrip van de speciale wetten en voorschriften met betrekking tot de verkoop of aankoop van producten en diensten. De schending van een wet of voorschrift met betrekking tot overheidscontacten kan zowel het Bedrijf als de individuele werknemer blootstellen aan strafrechtelijke sancties (met inbegrip van boetes en gevangenisstraffen) of civielrechtelijke sancties (toekenning van schadevergoedingen, boetes en uitsluiting van toekomstige zakelijke transacties). Onze Verantwoordelijkheid DE HOOGSTE NORMEN VAN EERLIJKHEID EN INTEGRITEIT IN ACHT NEMEN en alle toepasselijke wetten en voorschriften naleven, met inbegrip van de wetten die de verkoop van producten en diensten aan een overheidsinstantie regelen. RAAK VERTROUWD MET EN BEGRIJP de toepasselijke regels en voorschriften alvorens zakelijke gesprekken aan te knopen met een regeringsambtenaar of overheidsinstantie. DE NAUWKEURIGHEID EN VOLLEDIGHEID VERZEKEREN van alle communicatie met en voorlegging van gegevens aan regeringsambtenaren of overheidsinstanties. DE TOEPASSELIJKE WETGEVING EN VOORSCHRIFTEN OMTRENT BELANGENCONFLICTEN NALEVEN op het vlak van aanwerving, indienstneming van, of dienstenverwerving van huidige of voormalige overheidsbeambten. EISEN DAT ALLE PERSONEN OF FIRMA’S DIE SABIC VERTEGENWOORDIGEN in verband met overheidsgerelateerde zakelijke activiteiten (zoals adviseurs, vertegenwoordigers, handelsvertegenwoordigers, distributeurs of onafhankelijke contractanten) handelen in overeenstemming met dit beleid. Problemen waarvoor u moet oppassen GESCHENKEN, OOK AL HEBBEN ZE EEN NOMINALE WAARDE. Geef geen geschenken of vermaak aan ambtenaren of werknemers van eender welke overheid (lokaal, provinciaal of nationaal), tenzij u na gesprekken met de bedrijfsjurist hebt vastgesteld dat dit toegestaan is onder het toepasselijk recht. NIET-GOEDGEKEURDE SUBSTITUTIES. Wijk niet af van de vereisten voor de aanbesteding van de overheid of pas geen ongeoorloofde substituties van het contract toe zonder schriftelijke goedkeuring van de relevante overheidsambtenaar. TEGENSTRIJDIGE REGELS. In sommige gevallen kunnen de toepasselijke wetten en voorschriften van twee of meer overheden tegenstrijdig zijn. Als u wordt geconfronteerd met een dergelijk conflict is het belangrijk dat u de bedrijfsjurist raadpleegt om te kijken hoe dit conflict op gepaste wijze kan worden opgelost.

1 6

Vragen & Antwoorden V. Moeten we, aangezien de verkoop door mijn Business Unit aan overheidsinstanties bijna altijd gebeurt via een tussenpersoon (bijv., een distributeur of onderaannemer), toch nog aan dit beleid voldoen? A. Ja. Hoewel onze status als ‘indirecte’ verkoper onze blootstelling aan sommige van de risico’s die onder dit beleid vallen misschien vermindert, blijven de meeste van de hierboven vermelde vereisten - bv. de vereisten van eerlijkheid en integriteit in alle relaties en nauwkeurigheid en volledigheid in alle ingediende stukken - van kracht. V. Als op de order van een overheidsinstantie verwezen wordt naar bepaalde aankoopverplichtingen voor de verkoper, mogen we die dan negeren omdat we ze niet expliciet hebben besproken en er niet mee hebben ingestemd? A. Nee. Van veel overheidsbepalingen wordt verondersteld dat ze automatisch worden aanvaard en dat er automatisch mee wordt ingestemd als ze niet specifiek worden afgewezen. U dient samen te werken met de bedrijfsjurist wanneer u betrokken bent bij de verkoop aan een overheidsinstantie.

17

ONZE WERKOMGEVING

Milieu, Gezondheid, Veiligheid & Beveiliging Ons Beleid De bescherming van het milieu en van de gezondheid en veiligheid van werknemers en personen op het terrein van het Bedrijf is bij wet verplicht. Bij SABIC zijn we echter van mening dat we, in het kader van onze inzet voor het milieu, onze werknemers, mensen in de gebouwen en de maatschappij waarin we leven, zelfs nog meer moeten doen. Via het leiderschap van het management en de inzet van de werknemers moeten we allemaal samenwerken om onze activiteiten op een veilige manier uit te voeren, waarbij ongunstige invloeden voor het milieu tot een minimum beperkt blijven en verwondingen en ongevallen worden vermeden. Wij streven ernaar een wereldleider te zijn in milieu, gezondheid en veiligheidsprestaties. Bovendien moeten we, in een tijdperk van toenemende terroristische bedreigingen, de veiligheid van onze mensen, onze werkomgeving en onze informatiesystemen beschermen. Wij dragen allemaal een verantwoordelijkheid voor het in stand houden en het ondersteunen van een streng en uitgebreid beveiligings- en crisisbeheerprogramma, dat ontworpen is om te voorkomen dat terroristische en andere criminele daden een invloed hebben op onze werknemers, onze gebouwen en onze infrastructuur voor informatietechnologie (IT). Onze Verantwoordelijkheid VOLDOEN AAN ALLE TOEPASSELIJKE WETGEVING EN VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE MILIEU, GEZONDHEID, VEILIGHEID & BEVEILIGING (“EHS&S”, Environment, Health, Safety and Security), en aan het EHS&S-beleid van SABIC. Een veilige en beveiligde werkomgeving CREËREN EN IN STAND HOUDEN, en ongevallen, ziektes en geweld op het werk voorkomen. Onze productie faciliteiten ONTWERPEN EN BEHEREN, om te beschikken over doeltreffende procesveiligheidsprogramma’s en om de kans op ongevallen te verkleinen. EHS&S-RISICO’S INSCHATTEN alvorens een nieuwe activiteit, venture of een nieuw project op te starten, een nieuw product te kopen of te verkopen of een nieuw bedrijf over te nemen. SOLIDE PRODUCT STEWARSHIP TOEPASSEN bij het ontwerp en de productie van onze producten en diensten. ONREDELIJKE EHS&S-RISICO’S VERWIJDEREN uit onze gebouwen, producten, diensten en activiteiten. Volg de praktijken voor het voorkomen van vervuiling en voor het behoud, de terugwinning en de recyclage van materialen, water en energie. VERBETERINGEN BLIJVEN AANBRENGEN in onze EHS&S-systemen en in de prestaties en de training van het personeel; voldoende middelen ter beschikking stellen en de prestaties met het oog op het nastreven van onze EHS&S-doelstellingen verwezenlijken en meten als een integraal onderdeel van onze bedrijfsstrategie. RIGOUREUZE PLANNEN IMPLEMENTEREN voor de beveiliging van werknemers, personen op onze terreinen, gebouwen, informatie, IT-eigendommen en de bedrijfscontinuïteit. DE TOEGANG TOT ONZE GEBOUWEN VERHINDEREN voor onbevoegd personeel, en onze IT-eigendommen BESCHERMEN tegen diefstal of verduistering. Uw Manager of EHS&S-contactpersoon ONMIDDELLIJK ATTENT MAKEN op onrechtmatige of onveilige omstandigheden en fouten in de beveiliging.

19

Problemen waarvoor u moet oppassen ONVEILIGE ACTIVITEITEN EN OMSTANDIGHEDEN, zoals: • het niet gebruiken van een persoonlijke beschermingsuitrusting (schoenen, veiligheidsbril, gehoorbescherming, handschoenen, monitors enz.). • niet-naleving van goedgekeurde werkprocedures voor de procesveiligheid. • niet-gelabelde of niet-goedgekeurde chemische producten. • blootliggende of onveilige bedrading. • onveilig rijden of het niet dragen van veiligheidsgordels. • werken op hoogtes zonder valbescherming. • werken aan elektrische of onder spanning staande apparatuur zonder naleving van de veiligheidsprocedures (bv. ‘lockout, tagout’). • werken op onveilige wijze of onveilige werkomstandigheden aanvaarden in het bedrijf van een klant. • mogelijke blootstelling aan ernstige besmettelijke ziektes. • uitschakeling van veiligheidscontroles of beveiliging op apparatuur en machines. • repetitieve taken uitvoeren zonder goede ergonomische praktijken. NIET-NALEVING van EHS&S voorschriften en procedures. EHS&S-KLACHTEN van werknemers, klanten of buren. NIET GEMELDE milieu-, gezondheids- of veiligheidsrisico’s, ongevallen of bijnaongevallen. GEEN ONMIDDELLIJKE ACTIE NEMEN op mogelijke productveiligheidsproblemen. NIET-NALEVING VAN RICHTLIJNEN EN PROCEDURES voor het beheer, de verzending, het transport, de invoer/uitvoer en de verwijdering van gevaarlijke materialen. RISICO’S EN AANSPRAKELIJKHEID met betrekking tot nieuwe overnames of ventures en nieuwe producten, processen of diensten. ONTOEREIKENDE VEILIGHEIDSPROCEDURES of -praktijken, of verdachte activiteiten die mogelijk een bedreiging inhouden voor de veiligheid van een fabriek, werknemers, personen in onze gebouwen, onze know-how of onze IT-eigendommen. Vragen en antwoorden V. Geldt ons EHS&S-beleid alleen voor de productie? A.Nee. Het EHS&S-beleid geldt voor al onze producten, diensten en activiteiten, en ook voor onze kantoren, voor werkzaamheden in bedrijven van klanten en voor onze transacties. Wij verwachten van onze werknemers, ongeacht de locatie waar ze hun taken uitvoeren, dat ze werken onder veilige omstandigheden en in overeenstemming met alle wetgeving.

20

V. Hoe zit het met landen waar geen milieu-, gezondheids-, veiligheids- of beveiligingswetgeving is, of waar de handhaving van deze wetten zwak is? Wat moeten we in dergelijke landen doen? A. De meeste landen hebben EHS&S-wetgeving en wij engageren ons om de wet volledig na te leven, ook in landen waar de handhaving van de wet zwak is. In sommige gevallen leggen de wetten algemene plichten op, zonder veel specificaties. In deze gevallen moeten we ons professioneel beoordelingsvermogen gebruiken om te bepalen welk niveau en type bescherming geschikt is om te voldoen aan de wetgeving en om de veiligheid van onze werknemers te verzekeren. Om u daarbij te helpen, hebben we uitgebreide instrumenten voor het behandelen van EHS&S-problemen. Als u niet bekend bent met de toepasselijke regelgeving of SABIC beleid of procedure met betrekking to een risico dat u hebt opgemerkt, vraag dan uw EHS&S-manager, uw Compliance Manager of de bedrijfsjurist om raad. V. Ik zie soms werknemers die apparatuur gebruiken op een andere wijze dan de werkwijze die voorgeschreven wordt in onze Standaard Werkprocedures (SOPs, Standard Operating Procedures). Zij beweren dat dit niet erg is omdat de apparatuur ook op deze wijze veilig kan werken. Is dit juist? A. Nee. SOPs en andere fabriekspraktijken worden ontworpen om ervoor te zorgen dat wij veilig werken en de voorschriften in acht nemen. Als een werknemer van mening is dat er een betere manier is om de procedure uit te voeren, moet hij/zij de gepaste weg voor een veranderingsproces volgen. Tot de verandering is doorgevoerd moet deze werknemer de SOPs volgen en moet u elke non-compliance melden aan het EHS&S- management.

21

Eerlijke Tewerkstellingsspraktijken Ons Beleid De verscheidenheid in ons personeel, dat bestaat uit mensen met verschillende culturele achtergronden, is een steunpilaar van onze concurrentiekracht. Wij verplichten ons tot het creëren en aanmoedigen van een cultuur van respect en eerlijke tewerkstellingspraktijken, waarin alle vormen van illegale discriminatie verboden zijn. We zullen aanwerven, in dienst nemen, corrigeren, ontslaan, betalen, bevorderen en andere voorwaarden van tewerkstelling verschaffen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en op een manier die de diversiteit van onze werknemers respecteert. We zullen ook voldoen aan de regionale non- discriminatiebeginselen van SABIC die beantwoorden aan plaatselijke vereisten of lokale culturele normen, op voorwaarde dat deze normen stroken met de toepasselijke wetgeving. Ongeacht persoonlijke achtergronden of kenmerken moeten we op elkaar vertrouwen om onze werkplichten uit te voeren zodat wij (en SABIC) ons volledige potentieel kunnen bereiken. Om deze doelstelling te bereiken, moeten alle werknemers bij alle interacties worden behandeld met respect en waardigheid. We verwachten dat al onze werknemers zich bewust zijn van en de culturele verschillen die tussen ons bestaan, aanvaarden. We zullen de arbeidswetgeving naleven, waar we ook werken. Hiertoe behoort ook de toepasselijke wetgeving die betrekking heeft op de vrijheid van vereniging, de privacy, de erkenning van het recht om collectieve onderhandelingen aan te gaan, het verbod op dwangarbeid, verplichte arbeid en kinderarbeid en de wetgeving die betrekking heeft op de uitsluiting van elke onbetamelijke tewerkstellingsdiscriminatie. Onze verantwoordelijkheden CRITERIA INZAKE VERDIENSTEN, KWALIFICATIES EN ANDERE WERKGERELATEERDE CRITERIA GEBRUIKEN (bijv. opleiding, ervaring en competentie) als basis voor beslissingen omtrent tewerkstelling die invloed hebben op werknemers en kandidaten, in overeenstemming met Ons Beleid. ALLE TOEPASSELIJKE ARBEIDSWETGEVING STRIKT NALEVEN, met inbegrip van de wetgeving met betrekking tot de vrijheid van vereniging, de privacy, het recht van werknemers om collectieve onderhandelingen aan te gaan, dwangarbeid, verplichte arbeid en kinderarbeid en non-discriminatie. EEN WERKOMGEVING GARANDEREN DIE VRIJ IS VAN PESTERIJEN, zoals persoonlijke pesterijen op grond van persoonlijke achtergrond of kenmerken. Dergelijke pesterijen kunnen vele vormen aannemen en omvatten ongewenst verbaal en fysiek gedrag (bijv. gebruik van ongepaste stereotypen, etnische opmerkingen, beledigende grappen of verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard) met als doel of effect om de werkprestatie van een individu op onredelijke wijze te beïnvloeden of te verstoren of om een intimiderende, vijandige of beledigende werksfeer te creëren. DE PRIVACYRECHTEN VAN WERKNEMERS RESPECTEREN door bij het gebruik, de bewaring en de verzending van hun persoonlijke gegevens de toepasselijke bedrijfsrichtlijnen en de lokale regelgeving na te leven. Hoewel we proberen de privacy van de werknemers te bewaren, behouden we ons het recht voor om toezicht te houden op het gebruik van de eigendommen en middelen van het bedrijf (bv. computers, e-mail, telefoon, know-how van het Bedrijf enz.), in overeenstemming met het toepasselijke recht. DE TOEPASSELIJKE WETGEVING OMTRENT AANWERVINGS- OF PROMOTIE KANSEN NALEVEN voor zover deze verband houdt met de aanwerving, indienstneming en tewerkstelling van plaatselijke staatsburgers en/of andere groepen.

22

Problemen waarvoor u moet oppassen WERKGERELATEERDE HULP BIEDEN OF WEIGEREN, samenwerking, en/of informatie aan medewerkers bieden of achterhouden op basis van hun persoonlijke achtergrond of eigenschappen. PRAKTIJKEN INZAKE INDIENSTNEMING, VERGOEDING, PROMOTIE EN ONTSLAG die niet beantwoorden aan ons Beleid. VIJANDIG OF VERNEDEREND gedrag (bv. grappen maken die een bepaald ras of een bepaalde etnische groep beledigen of belachelijk maken). ONGEWENSTE SEKSUELE TOENADERINGEN naar een collega. HET VERTONEN OF VERZENDEN (ook bijvoorbeeld een verzending via e-mail) van onbetamelijk materiaal (bv. seksueel suggestieve materialen, haatliteratuur, materiaal waarin op onbetamelijke wijze etnische stereotypes worden gebruikt enz.). DE BEKENDMAKING VAN GEGEVENS OVER EEN DIENSTVERBAND aan een persoon (binnen of buiten het bedrijf) die geen zakelijke behoefte, geen goedkeuring of geen toestemming van de werknemer heeft om hierover te beschikken. Vragen & Antwoorden V. Welke specifieke vormen van discriminatie zijn bij wet verboden? A. De specifieke vormen van discriminatie die bij wet verboden zijn verschillen naargelang het land. SABIC verbindt zich ertoe alle toepasselijke wetgevingen inzake nondiscriminatie in tewerkstelling na te leven en heeft regionale nondiscriminatieverklaringen vastgelegd waar van toepassing. Indien u vragen heeft over de toepasselijke wettelijke vereisten, raadpleeg de bedrijfsjurist. V. We horen veel over de ‘diversiteit van het personeel’. Hoe staat dit concept in verband met de eerlijke tewerkstellingspraktijken? A. Een omgeving waarin eerlijke tewerkstellingspraktijken worden gevoerd, helpt ons in het dingen naar en het aantrekken van hoogwaardig personeel met een steeds grotere diversiteit. Initiatieven met betrekking tot diversiteit vormen een aanvulling op onze eerlijke tewerkstellingsverplichtingen en zijn gericht op de bewerkstelliging van een betere erkenning van de waarde en het grotere concurrentievermogen van een personeelsbestand dat bestaat uit mensen met verschillende culturele achtergronden. V. Wat als er een conflict is tussen dit beleid en de lokale regelgeving of gewoonten? A. Het Bedrijf moet de lokale regelgeving naleven waar het zijn activiteiten uitvoert. Voorts, omdat we actief zijn in zoveel landen met verschillende culturen, moeten we eveneens de lokale culturele normen respecteren op voorwaarde dat ze niet in strijd zijn met onze wettelijke verplichtingen. Indien u zich afvraagt of een bepaalde lokale praktijk aanvaardbaar is, moet u uw bedrijfsjurist raadplegen.

23

Belangenconflicten Ons Beleid Werknemers kunnen wettige financiële, zakelijke en andere activiteiten hebben buiten hun werk voor het Bedrijf. Dit zijn hun persoonlijke zaken. Dergelijke activiteiten moeten echter wel in overeenstemming zijn met het recht en zodanig verricht worden dat ze geen conflicten veroorzaken met de functieverantwoordelijkheden van de werknemers voor het Bedrijf. Onze werknemers mogen geen gebruik maken van SABIC’s bedrijfsnaam of bedrijfsmiddelen voor hun persoonlijke zaken, ze mogen hun positie in het Bedrijf niet gebruiken om persoonlijke voordelen te verkrijgen, ze mogen familieleden of vrienden geen oneerlijke voordelen geven en ze mogen niets doen dat de goede naam en de reputatie van SABIC schade toebrengt. Zelfs als de schijn wordt opgewekt van een belangenconflict, kan dit een negatief effect hebben voor het Bedrijf, en dit moet worden vermeden. Onze verantwoordelijkheden HANDELINGEN OF RELATIES VERMIJDEN DIE MOGELIJK EEN CONFLICT VEROORZAKEN of schijnbaar een conflict inhouden met onze functieverantwoordelijkheden of de belangen van het Bedrijf. Gebruik uw gezond verstand in al uw transacties en handel in overeenstemming met alle toepasselijke wetgeving en met de beleidsregels van SABIC. Lokale arbeidsovereenkomsten of een lokaal zakelijk beleid kan een tewerkstelling of bedrijfsbelang verbieden of beperken buiten het Bedrijf, of kan u ertoe dwingen specifieke procedures te volgen. Als u niet zeker bent of er een conflict bestaat, bespreek de situatie dan met uw manager of breng deze ter sprake bij de bedrijfsjurist. GEEN GEBRUIK MAKEN VAN DE BEDRIJFSNAAM, DE BEDRIJFSMIDDELEN (zoals de intellectuele eigendom, de computers, het materiaal en de kantoren) of uw werktijd voor uw financiële voordeel of, behalve voor zover toegestaan onder locale werk regels, persoonlijke zaken. GEEN PERSOONLIJK PROFIJT TREKKEN UIT ZAKELIJKE KANSEN die toebehoren aan het Bedrijf of waarvan u gehoord hebt tijdens de uitvoering van uw taken als werknemer van het Bedrijf. VOOR U ENIGE POSITIE VAN VERANTWOORDELIJKE, DIRECTEUR OF EEN ANDERE LEIDINGGEVENDE POSITIE AANVAARDT IN EEN ANDER BEDRIJF, EEN NON- PROFITORGANISATIE OF EEN ANDERE ORGANISATIE, MOET U: • de mogelijke impact overwegen die deze activiteit kan hebben op het Bedrijf, met inbegrip van de tijd die dit zal opeisen en de mogelijke belangenconflicten die hierdoor kunnen ontstaan. • begrijpen en overwegen wat uw verantwoordelijkheden zijn in deze functie zoals ze beschreven worden in de toepasselijke statuten en de bedrijfsvoorschriften. • de goedkeuring verkrijgen van uw manager als deze organisatie een zakelijke relatie onderhoudt (of wil onderhouden) met SABIC, of als wordt verwacht dat u uw status als werknemer van het Bedrijf zult gebruiken ten voordele van deze organisatie. UW MANAGER INLICHTEN over externe activiteiten, zoals financiële investeringen, tewerkstelling en andere relaties, als deze mogelijk een belangenconflict veroorzaken of de schijn opwekken van een dergelijk conflict. Maak deze informatie bekend wanneer de situatie zich voordoet, en vraag alle nodige goedkeuringen aan vóór het eigenlijke conflict ontstaat. INDIEN U ZICH BEWUST BENT van een mogelijk of echt belangenconflict waarbij uzelf of waarbij andere SABIC werknemers zijn betrokken, of die mogelijk het Bedrijf schaden, meld dit probleem door middel van de vele beschikbare hulpmiddelen: uw manager, de bedrijfsjurist, Human Resouces of een Compliance Helpline van het Bedrijf.

24

Problemen waarvoor u moet oppassen FINANCIËLE BELANGEN HEBBEN IN EEN BEDRIJF terwijl u zich in een positie bevindt om de zakelijke relatie van SABIC met het andere bedrijf te beïnvloeden. EEN DEELTIJD JOB OF EEN ANDERE ACTIVITEIT AANNEMEN waarbij u in de verleiding komt om deze activiteiten te verrichten tijdens uw werkuren of om er bedrijfsbezittingen of -middelen voor te gebruiken. EEN FUNCTIE BEKLEDEN IN DE RAAD VAN BESTUUR VAN EEN ANDER BEDRIJF, EEN UNIVERSITEIT OF EEN LIEFDADIGHEIDSINSTELLING waarin u betrokken bent bij de financiële beslissingen of de beslissingen in verband met investeringen die mogelijk een invloed hebben op SABIC. GESCHENKEN OF SPECIALE GUNSTEN ONTVANGEN, zoals kortingen of gratis diensten van derden, terwijl u een functie hebt waarin u mogelijk een invloed uitoefent op de zakelijke relatie van SABIC met deze andere partij. LEVERANCIERS, KLANTEN EN ANDERE ZAKELIJKE CONTACTEN buiten het Bedrijf vragen om donaties voor een goed doel waarbij u persoonlijk betrokken bent, zonder dat u hiervoor eerst de goedkeuring van uw manager hebt verkregen. ZAKEN TOEWIJZEN AAN EEN LEVERANCIER OF KLANT die eigendom is of wordt geleid door een echtgenoot of echtgenote, een familielid, een goede vriend of een zakenpartner. HET AANWERVEN VAN, HET TOEZICHT HOUDEN OP OF HET NEMEN VAN HR BESLISSINGEN OVER een echtgenoot of echtgenote, een familielid of een goede vriend. Vragen & Antwoorden V. Ik werk bij de facilitaire dienst van één van onze grote fabrieken. Ik heb gehoord dat één van de elektra-aannemers in de fabriek, op wie ik toezicht houd, mij een deeltijdse job wil aanbieden tijdens de weekends. Kan zich hierbij enig probleem voordoen? A. Ja. U moet vermijden dat ook maar de schijn van een belangenconflict opgewekt wordt. Als zich een dergelijke situatie voordoet, moet u uw manager op de hoogte brengen van dit aanbod. Uw manager dient te bepalen of het voor u mogelijk is om het aanbod te aanvaarden, omdat u afstand zou moeten doen van alle supervisieverantwoordelijkheden voor deze aannemer in onze fabriek. V. Mijn echtgenote is net kantoormanager geworden van een klein bedrijf dat onderhoudsdiensten uitvoert voor onze fertilizer fabriek waar ik werk als onderhoudsmanager. In het verleden heb ik af en toe sole-source authorisatie brieven geschreven die het gebruik van deze dienstverlener goedkeuren wanneer we een dringende zakelijke noodzaak hebben. Nu dat mijn echtgenote deze job heeft, moet ik dit dan aan mijn manager laten weten? A. Ja. U bent betrokken in een duidelijk belangenconflict. U moet uw manager en de bedrijfsjurist op de hoogte brengen van de betrokkenheid van uw echtgenote bij deze dienstverlener, en u moet afzien van elke betrokkenheid bij beslissingen in verband met het gebruik van die dienstverlener. V. Een lokale liefdadigheidsinstelling heeft mij gevraagd of ik deel wil uitmaken van de raad van bestuur van deze instelling, die hulp verleent aan kinderen met leerstoornissen. Ik weet dat ik zal worden verzocht om aan de werknemers van het Bedrijf financiële steun te vragen voor dit goede doel. Is dit een probleem? A. Wij moedigen werknemers aan om in hun vrije tijd hun medewerking en steun te verlenen aan non-profitorganisaties. Het is echter belangrijk dat u dit zodanig doet dat u niet de indruk geeft het Bedrijf te vertegenwoordigen. Verzoeken tot financiële steun of schenkingen moeten geval per geval met uw manager en bedrijfsjurist worden onderzocht op mogelijke belangenconflicten.

25

Privacy/ Gegevensbescherming Ons Beleid In steeds meer landen worden voorschriften opgesteld met betrekking tot de verzameling, het gebruik en de openbaarmaking van ‘persoonlijke gegevens’ (bv. naam, contactgegevens thuis en op kantoor, financiële dossiers en nationale identificatienummers). In sommige landen bestaan zelfs voorschriften voor de informatie met betrekking tot ondernemingen. SABIC zet zich in om persoonlijke gegevens op een verantwoordelijke wijze te behandelen, om het vertrouwen van onze werknemers en zakenpartners te winnen en te behouden. Elke werknemer moet zorgvuldig te werk gaan om persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde en onrechtmatige verzameling, gebruik en openbaarmaking. Onze Verantwoordelijkheid BEGRIJPEN EN NALEVEN VAN DE WETGEVING EN VOORSCHRIFTEN INZAKE GEGEVENSBESCHERMING die van toepassing zijn op persoonsgegevens in het land waar de informatie wordt verzameld, verwerkt en gebruikt, inclusief SABIC’s toepasselijke richtlijnen. PERSOONLIJKE GEGEVENS ALLEEN VERZAMELEN, VERWERKEN EN GEBRUIKEN voor legitieme zakelijke doeleinden. Voor de invoering of update van een systeem of proces waarmee persoonlijke gegevens worden verzameld, gebruikt, openbaar gemaakt of verzonden, moet u zich ervan verzekeren dat het voldoet aan alle toepasselijke vereisten voor persoonlijke gegevens. Indien u niet zeker bent, vraag raad aan de bedrijfsjurist. ‘ANONIEME’ en ‘SAMENGEVOEGDE’ GEGEVENS GEBRUIKEN indien mogelijk. Als het risico op de overdracht van persoonlijke gegevens groot is, de noodzaak van de persoonlijke gegevens gering is en als u de gegevens gemakkelijk kunt samenvoegen of anoniem maken, moeten anonieme en/of samengevoegde gegevens worden gebruikt. DE TOEGANG TOT PERSOONLIJKE GEGEVENS BEPERKEN tot personen die ze nodig hebben voor legitieme zakelijke doeleinden. VOORZICHTIG TE WERK GAAN TER VERMIJDING VAN ONGEOORLOOFDE TOEGANG bij verwerking van persoonlijke gegevens, en onbedoeld verlies of vernietiging van persoonlijke gegevens. UW MANAGER, PRIVACYVERANTWOORDELIJKE OF BEVEILIGINGSVERANTWOORDELIJKE OP DE HOOGTE BRENGEN als u ontdekt dat dit beleid niet is nageleefd bij het gebruik van persoonlijke gegevens, of als u ontdekt dat de beveiliging van een systeem dat persoonlijke gegevens bevat in gevaar is gebracht. Problemen waarvoor u moet oppassen ONNODIGE VERZAMELING VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS, vooral van gevoelige gegevens zoals gezondheidsinformatie, nationale identiteitsnummers en persoonlijke financiële gegevens. ONVOLDOENDE VEILIGHEIDS PROCESSEN voor persoonlijke gegevens, zoals e-mailen of het anderszins verspreiden van persoonsgegevens op een andere dan “noodzakelijke” basis, prints achterlaten met persoonlijke gegevens op een open werkplek of persoonlijke gegevens opslaan op een server toegankelijk voor personen die deze informatie niet nodig hebben of op een laptop of draagbare schijf die niet beveiligd is. PERSOONLIJKE GEGEVENS OPSLAAN voor een langere periode dan noodzakelijk is voor legitieme zakelijke doeleinden.

26

PERSOONLIJKE GEGEVENS DELEN met niet-gelieerde derde partijen, zoals leveranciers of klanten, zonder te overwegen of het Bedrijf wettelijk het recht heeft om dit te doen en of de betreffende derden de gepaste beveiligingsmaatregelen en beperkingen op het gebruik van informatie toepassen. PERSOONLIJKE GEGEVENS GEBRUIKEN voor een ander doeleinde dan waarvoor ze oorspronkelijk verzameld werden, zonder te overwegen of het Bedrijf het recht heeft om dit te doen. GRENSOVERSCHRIJDENDE OVERDRACHTEN van persoonlijke gegevens, zelfs binnen de SABIC groep, zonder inachtneming van de toepasselijke wettelijke vereisten. Vragen & Antwoorden V. U bezoekt een vakbeurs in Duitsland, waar een potentiële klant u haar visitekaartje overhandigt, met haar naam en zakelijke contactgegevens. Mag u deze informatie invoeren in een over het gehele Bedrijf beschikbare database waar andere werknemers toegang tot hebben? A. Nee. In veel landen, en in de meeste Europese landen, is dit soort gegevens onderhevig aan een wet voor ‘bescherming van persoonlijke gegevens’, die mogelijk voor u een verbod inhoudt om deze gegevens te gebruiken of te delen, als de persoon in kwestie niet haar expliciete toestemming heeft verleend. U moet uw manager of bedrijfsjurist raadplegen om advies te krijgen over hoe en waar deze informatie kan bewaard worden. V. Uw manager vraagt u om een lijst van alle klanten in de wereld die tijdens de afgelopen 24 maanden een bepaald basis materiaal gekocht hebben, opdat hij de aankooptendenzen per streek kan beoordelen. Moet u bij de verzameling van deze gegevens de namen en contactgegevens van de aankoopverantwoordelijken opnemen? A. Dat hangt ervan af. In sommige landen is de grensoverschrijdende overdracht van persoonlijke gegevens verboden, tenzij wordt voldaan aan bepaalde voorwaarden. Omdat de persoonlijke gegevens niet noodzakelijk zijn voor de evaluatie van uw manager, is het niet opnemen ervan in dit geval de ‘best practice’. V. Het Bedrijf heeft pas een nieuwe lijn resinproducten uitgebracht. Mogen wij een massale e-mail verzenden naar alle potentiële klanten (‘leads’) waarin het nieuwe resin aangekondigd wordt? A. Waarschijnlijk niet. In sommige landen zijn marketing e-mails verboden als hiervoor geen expliciete toestemming werd verkregen van de ontvanger, zelfs al maken deze emails geen deel uit van een grote marketingcampagne. In veel landen zijn er aanvullende vereisten met betrekking tot de juiste identificatie van de verzender en het voorzien van de mogelijkheid voor de ontvanger om de ontvangst van verdere marketingmaterialen op te zeggen. U moet contact opnemen met de bedrijfsjurist om te bespreken wat de beste manier is om in overeenstemming met de toepasselijke privacywetten ‘de boodschap te verspreiden’.

27

BESCHERMING VAN ONZE BEDRIJFSMIDDEL EN

Intellectuele Eigendom Ons Beleid Onze intellectuele eigendom behoort tot de meest waardevolle activa van SABIC. Wij verplichten ons tot het vestigen, de bescherming, de handhaving en de verdediging van onze rechten betreffende alle commercieel belangrijke intellectuele eigendomsrechten, en tot het gebruik van deze rechten op juridisch verantwoordelijke manieren. Wij moeten ook de geldige intellectuele eigendomsrechten van anderen respecteren. Onze nieuwe producten, services, processen en software moeten tijdig en zorgvuldig worden gecontroleerd op mogelijke schendingen van geldige intellectuele eigendomsrechten van anderen. Onze werknemers moeten de bedrijfsjurist raadplegen voor ze enig gebruik maken van de intellectuele eigendom van andere partijen. Onze Verantwoordelijkheid ONZE INTELLECTUELE EIGENDOM IDENTIFICEREN EN BESCHERMEN. Zorg ervoor dat onze handelsgeheimen en andere eigendomsinformatie vertrouwelijk blijven, en werk met de bedrijfsjurist om een gepaste wettelijke bescherming van uitvindingen, auteursrechtelijk materiaal, handelsmerken en andere commercieel belangrijke intellectuele eigendomsrechten te verzekeren. Werk samen met de bedrijfsjurist om alle overeenkomsten inzake intellectuele eigendom op de juiste manier te beschermen en te beheren. BEGRIJPEN WAT UW VERANTWOORDELIJKHEDEN ZIJN TEN OPZICHTE VAN HET BEDRIJF MET BETREKKING TOT NIEUWE UITVINDINGEN en ideeën die u mogelijk ontwikkelt als werknemer van het Bedrijf. Raadpleeg de bedrijfsjurist indien u vragen heeft over deze verantwoordelijkheden. DE BEDRIJFSJURIST RAADPLEGEN VOOR HET OPENBAAR MAKEN van vertrouwelijke informatie aan outsiders of alvorens toestemming te verlenen aan derden om intellectuele eigendom van het Bedrijf te gebruiken. DE GELDIGE WETTELIJKE RECHTEN VAN ANDEREN RESPECTEREN in octrooien, auteursrechten, handelsmerken, handelsgeheimen en andere intellectuele eigendom. Raadpleeg de bedrijfsjurist over licenties of goedkeuringen die noodzakelijk zijn om dergelijke intellectuele eigendom te mogen gebruiken. GEEN POGINGEN DOEN TOT HET OPVRAGEN of het blootleggen van handelsgeheimen of andere know-how van anderen via onbetamelijke middelen. Als u via een vroeger dienstverband of onder een vertrouwelijkheidsverplichting kennis hebt van dergelijke handelsgeheimen of auteursrechtelijk beschermde informatie, moet u de bedrijfsjurist op de hoogte brengen en mag u deze informatie niet gebruiken of aan anderen bekend maken, behalve als u hiervoor een goedkeuring verkrijgt van de bedrijfsjurist. DE BEDRIJFSJURIST RAADPLEGEN indien u vragen heeft over het juiste gebruik van handelsmerken en handelsnamen. Problemen waarvoor u moet oppassen HET AANVAARDEN VAN VERTROUWELIJKE INFORMATIE die toebehoort aan een derde zonder eerst de bedrijfsjurist te raadplegen. ONZE VERTROUWELIJKE INFORMATIE BESPREKEN met derde partijen zonder de bescherming van een ondertekende geheimhoudingsovereenkomst. EEN BEROEP DOEN OP EEN ANDER BEDRIJF voor de ontwikkeling van nieuwe producten zonder een schriftelijke overeenkomst waarin de eigendom en andere rechten op de ontwikkelde intellectuele eigendom zijn vastgelegd.

29

ONDERTEKENING VAN EEN GEHEIMHOUDINGSOVEREENKOMST die is verstrekt door een derde zonder voorafgaande controle door de bedrijfsjurist. INTRODUCTIE VAN, OF VERSTREKKING VAN INFORMATIE over, een nieuw product of een nieuwe service vóór de octrooiaanvragen zijn ingediend of voor er een beslissing is genomen om de aanvragen niet in te dienen. INVOERING VAN EEN NIEUW PRODUCT of een nieuwe service, of een nieuwe product- of dienstnaam alvorens te controleren of er sprake is van een schending van een octrooi of handelsmerk. EEN MOGELIJKE INBREUK OP ONZE INTELLECTUELE EIGENDOM VEROORZAKEN zonder eerst de bedrijfsjurist te raadplegen. ONTVANGST VAN EEN CLAIM VAN EEN DERDE dat wij zijn intellectuele eigendomsrechten schenden. Indien dit gebeurt, breng onmiddellijk de bedrijfsjurist op de hoogte. EEN NIEUWE PERSOON AANWERVEN die vroeger werkte voor een concurrent, zonder te overwegen of er enige voorzorgsmaatregelen moeten worden genomen om te voorkomen dat deze persoon onopzettelijk de vertrouwelijke informatie van zijn of haar vorige werkgever bekend maakt of gebruikt. Wanneer u een werknemer in dienst neemt die voorheen voor een concurrent heeft gewerkt, raadpleeg de bedrijfsjurist. Vragen & Antwoorden V. Ik heb een idee voor een uitvinding, en ik weet niet of het octrooieerbaar is. Wat moet ik doen? A. Deel uw idee mee aan de bedrijfsjurist, ook al bent u niet zeker of uw idee octrooieerbaar is. Het is van essentieel belang dat alle uitvindingen onmiddellijk bekendgemaakt worden aan de bedrijfsjurist voor een beoordeling, zodat indien nodig de octrooiaanvragen tijdig kunnen worden ingediend om onze rechten met betrekking tot de uitvinding vast te leggen en voor te behouden. V. U hebt een vergadering bij een klant en u wordt verzocht om een geheimhoudingsovereenkomst te ondertekenen voor u het gebouw binnengaat. Mag u deze overeenkomst ondertekenen? A. Nee. U moet de overeenkomst laten controleren en goedkeuren door de bedrijfsjurist voor u deze ondertekent. In geheimhoudingsovereenkomsten zijn vaak bepalingen opgenomen die van ons vereisen dat we rechten met betrekking tot intellectuele eigendom op onaanvaardbare wijze in gevaar brengen of weggeven. V. Welke voorzorgsmaatregelen moeten we nemen wanneer we via e-mail onze eigen know-how verzenden naar onze werknemers en naar derden? A. Know-how mag alleen beschikbaar gesteld worden aan onze werknemers op grond van een noodzaak van kennisneming. De openbaarmaking aan ander personeel kan leiden tot concurrentieverlies, aansprakelijkheid of aantasting van onze goede naam. Raadpleeg voor u know-how verzendt de bedrijfsjurist, om te bepalen of er een geheimhoudingssovereenkomst moet worden ondertekend, en op welke manier de informatie moet worden verzonden. Er kunnen zich bovendien uitvoerproblemen voordoen als de informatie naar een ander land moet worden verzonden of als het de bedoeling is dat deze wordt gedeeld met buitenlanders. Raadpleeg de bedrijfsjurist voor hulp.

30

Controllership Ons Beleid Robuuste controllership-processen zijn essentieel opdat ons management deskundige beslissingen kan nemen in verband met de activiteiten van ons bedrijf en integriteit kan verzekeren bij openbaarmakingen aan overheidsorganen en aan de gemeenschap. Controllership bestaat uit drie cruciale onderdelen: (1) een goede classificatie van zakelijke transacties en balansen; (2) rigoureuze interne processen om te verzekeren dat bedrijfsmiddelen worden beschermd en informatie op nauwkeurige en consistente wijze wordt geregistreerd en (3) een eerlijke en tijdige melding van alle transacties en financiële informatie. Onze Verantwoordelijkheid VOLDOEN AAN ALLE TOEPASSELIJKE INTERNE EN EXTERNE BOEKHOUDKUNDIGE PRINCIPES, NORMEN EN VOORSCHRIFTEN die de boekhouding en de financiële rapportering betreffen. ERVOOR ZORGEN dat financiële en niet-financiële informatie en bedrijfsmetriek nauwkeurig en tijdig worden gerapporteerd. ONMIDDELLIJK OPSTELLEN VAN VOLLEDIGE EN WAARHEIDSGETROUWE BESCHEIDEN en rekeningen waarin alle zakelijke transacties, uitgaven en kosten zijn vermeld. BESCHERM DE BEDRIJFSMIDDELEN (fysieke middelen, financiële middelen en intellectuele eigendom) tegen ongeoorloofde toegang, gebruik of verlies. VOLG DE DELEGATIE VAN BEVOEGDHEDEN IN HET BEDRIJF met betrekking tot de goedkeuring en ondertekening van transacties en documenten. VERSCHAF TIJDIGE en onbevooroordeelde ramingen en evaluaties. Volledig MEEWERKEN aan interne en onafhankelijke auditors. BEGRIJP EN VOLG interne procedures voor documentenbeheer. BEVEILIGING VAN DOCUMENTEN die relevant zijn voor aanhangige of in redelijkheid te verwachten rechtszaken, audits of onderzoeken, volgens de aanwijzingen van de bedrijfsjurist. Problemen waarvoor u moet oppassen FINANCIËLE RESULTATEN DIE NIET INZICHTELIJK ZIJN of geen weerspiegeling lijken te zijn van het onderliggende ondernemingsresultaat. VERTEKENDE BESCHEIDEN, zoals overdreven reisonkostenrapporten, onnauwkeurige tijdregistratieformulieren of valse facturen. ZAKELIJKE OVEREENKOMSTEN die zo zijn opgesteld dat ze economisch zinloos zijn. GEBREK AAN PROCESSEN EN CONTROLES om bedrijfsmiddelen te beschermen tegen het risico op verlies. POGINGEN TOT HET OMZEILEN van interne goedkeurings procedures. 31

EEN DERDE PARTIJ LEVERANCIER TOESTAAN om te beginnen met werk voordat een goedgekeurde order is uitgegeven. GEBRUIK VAN ALTERNATIEVE BOEKHOUDKUNDIGE PROCEDURES zonder specifieke rechtvaardiging. GEBREK AAN GEDOCUMENTEERDE ROUTINES en controles in afgelegen vestigingen. VERNIETIGING VAN DOCUMENTEN (met inbegrip van e-mails) zonder erop te letten of de documenten onderhevig zijn aan wettelijke bewaartermijnen. Vragen & Antwoorden V. De winnende offerte voor een onderhoudsproject in mijn regio is een offerte van SR 100.000. Mijn collega is gemachtigd om uitgaven van maximaal SR 75.000 goed te keuren. Hij vraagt me om twee orders op te stellen voor diensten die betrekking hebben op hetzelfde project, één voor SR 60.000 en de andere voor SR 40.000. Is dit OK? A. Nee. De delegatie van bevoegdheden is een belangrijke interne controle. Uw collega probeert mogelijk de interne goedkeuringsprocessen te omzeilen. Aangezien er geen rechtvaardiging is voor de aanvraag, moet u dit melden aan uw manager. V. Een belangrijke grondstoffenleverancier heeft onlangs een prijsverhoging geëist. Om de continuïteit van de leveringen te verzekeren aanvaarden wij de prijsverhoging. Als de leverancier ermee instemt een brief op te stellen waarin de extra kosten beschreven worden als ‘reserveringskosten’ voor toekomstige leveringen, kan het bedrijf deze prijsverhoging dan naar behoren kapitaliseren in plaats van ze te behandelen als een uitgave? A. Nee. Een opzettelijke verkeerde boekhoudkundige classificatie (bv. kosten in plaats van kapitaal) is onaanvaardbaar. Alle financiële transacties moeten geboekt worden in overeenstemming met zowel interne bedrijfsnormen als de externe normen die van toepassing zijn op uw bedrijf (bijv, GAAP, IFRS, SOCPA, enz.). Het gebruik van alternatieve boekhoudkundige benaderingen moet worden goedgekeurd door de financiele afdeling en moet worden gedocumenteerd. V. De verkoopcijfers zijn dit kwartaal gedaald, en het bedrijf heeft moeite om de targets te halen. U hebt een grote klant overtuigd om vooruitlopend op zijn/haar productiebehoeften een extra hoeveelheid producten aan te kopen in ruil voor een aanzienlijke prijskorting, verlengde betalingstermijnen en ons akkoord om het materiaal in voorraad te houden tot zij het nodig hebben. Moet u deze overeenkomst sluiten om uw verkoopcijfers te bevorderen? A. Nee. Er zijn strenge regels voor de omzetverantwoording. Vanuit een boekhoudkundig standpunt kan het extra volume vanwege de eraan verbonden voorwaarden ongeschikt zijn om in het huidige kwartaal te worden ingeboekt als verkopen. U moet de Controller van de betreffende business raadplegen voor u overeenkomsten van deze aard afsluit.

32

Witwassen van Geld Ons Beleid Mensen die betrokken zijn bij criminele activiteiten (bv. terrorisme, verdovende middelen, omkoperij en financiële fraude) proberen mogelijk de opbrengsten van hun misdaden ‘wit te wassen’, om deze te verdoezelen of legaal te laten lijken. Deze activiteit van het ‘witwassen van geld’ is een toenemend probleem in onze wereldeconomie. In meer dan 100 landen bestaan er nu wetten die bepalen dat het aanvaarden of het verwerken van de opbrengsten van criminele activiteiten strafbaar is. Een gerelateerd probleem is dat legale financiële middelen gebruikt kunnen worden om terroristische activiteiten te financieren (dit wordt soms het ‘omgekeerd’ witwassen van geld genoemd). Wij verplichten ons tot de volledige naleving van alle wetten tegen het witwassen van geld en alle antiterrorismewetten in de hele wereld. Wij zullen alleen zaken doen met reputable klanten die betrokken zijn bij legitieme zakelijke activiteiten, gebaseerd op financiële middelen die afkomstig zijn van legitieme bronnen. We eisen van elk van onze businessunits dat ze risicogebaseerde ‘Ken uw klant’-zorgvuldigheidsprocedures implementeren en redelijke stappen ondernemen om onaanvaardbare en verdachte betalingsvormen te voorkomen en te detecteren. Het niet detecteren van relaties en transacties die voor ons het risico inhouden dat we in verband gebracht worden met het witwassen of het onbetamelijk gebruik van geld, kan onze integriteit en onze goede naam ernstig aantasten en een risico tot strafrechtelijke vervolging creëren. Onze Verantwoordelijkheid ALLE TOEPASSELIJKE WETTEN EN VOORSCHRIFTEN NALEVEN WAARIN EEN VERBOD IS OPGENOMEN TOT WITWASSEN VAN GELD en financiering of ondersteuning van terrorisme, en die een melding van transacties in contanten of verdachte transacties vereisen. Begrijpen hoe deze wetten van toepassing zijn op uw business unit of functie. GEPASTE ‘KEN UW KLANT’ PROCEDURES IMPLEMENTEREN EN VOLGEN. Controleer op redelijke en doeltreffende wijze de achtergrond van toekomstige klanten en zakenpartners, om u ervan te verzekeren dat ze betrokken zijn bij legitieme zakelijke activiteiten en dat hun financiële middelen afkomstig zijn van legitieme bronnen. DE REGELS NALEVEN die in uw onderneming gelden met betrekking tot aanvaardbare betalingsvormen. Leer welke soorten betalingen in verband worden gebracht met het witwassen van geld (bijvoorbeeld meerdere postwissels of reischeques, cheques voor rekening van een klant van een onbekende derde, of contanten). ALS U WORDT GECONFRONTEERD MET EEN MOGELIJK TEKEN van een verdachte activiteit, maak uw bezorgdheid dan onmiddellijk bekend aan de bedrijfsjurist en laat de transactie niet verder doorgaan tot het probleem is opgelost. Zorg ervoor dat u de oplossing van uw probleem volledig documenteert. Problemen waarvoor u moet oppassen EEN KLANT, DISTRIBUTEUR, VERTEGENWOORDIGER of andere zakenpartner die onwillig is om volledige informatie te verstrekken, die onvoldoende, valse of verdachte informatie verstrekt, of die rapporterings- of registratievereisten angstvallig ontloopt. EEN KLANT die onwillig is om een bedrijfsbezoek aan zijn bedrijfslocatie toe te staan.

33

BETALINGEN MET GELDMIDDELEN waarvoor geen identificeerbare link naar de klant lijkt te bestaan, of die bekend zijn als mechanismen voor het witwassen van geld. BESTELLINGEN, AANKOPEN OF BETALINGEN die ongebruikelijk zijn qua type of bedrag, die niet stroken met de handel of de zaken van de klant of die geen werkelijke zakelijke doeleinden weerspiegelen. ONGEBRUIKELIJKE GELDOVERSCHRIJVINGEN naar of van landen die niet betrokken zijn bij de transactie of die niet logisch zijn voor de klant. TRANSACTIES WAARBIJ LOCATIES BETROKKEN ZIJN DIE BEKEND ZIJN WEGENS TERRORISTISCHE ACTIVITEITEN, handel in verdovende middelen of geldwitwasactiviteiten. TRANSACTIES WAARBIJ BUITENLANDSE SHELL OF OFFSHORE BANKEN, inofficiele remittenten of geldwisselaars zonder vergunning, of niet-bancaire financiële bemiddelaars betrokken zijn. STRUCTURERING VAN TRANSACTIES om rapporteringsvereisten te ontlopen (bijvoorbeeld meerdere transacties onder de rapporteerbare drempelbedragen). VERZOEKEN TOT DE OVERSCHRIJVING VAN GELD of terugstortingen naar een derde of een onbekende of niet-herkende rekening. Vragen & antwoorden V: U ontmoet een nieuwe klant op een mediavakbeurs die u meedeelt dat hij een nieuw CD/DVD-kopieerbedrijf aan het opstarten is. Een week later plaatst deze klant een bestelling voor OQ-resin die veel groter is dan u zou verwachten van een nieuw beginnend bedrijf. Voor u de bestelling uitvoert, vraagt u om een bedrijfsbezoek in het nieuwe gebouw van de klant, die dit weigert. Moet u de bestelling toch uitvoeren? A. Nee. U hebt redenen om deze klant verdacht te vinden, omwille van zijn buitengewoon grote bestelling en zijn weigering om u te ontvangen voor een bedrijfsbezoek. Volgens de standaard ‘Ken uw klant’ procedures mag u geen producten verkopen aan deze klant tot u voldoende verzekerd bent dat hij een legaal kopieerbedrijf runt. V. Een Russische klant die in Moskou gevestigd is plaatst een bestelling voor een buitengewoon grote hoeveelheid methanol. De klant vraagt om een directe verzending naar Nederland (‘drop shipment’) waar het bedrijf geen productiegebouw heeft, en biedt een voorschot aan in contanten in de vorm van een postwissel, omdat de bestelling de kredietvoorwaarden van de klant te boven gaat. Moet u deze bestelling aanvaarden? A. Nee. Deze transactie geeft aanleiding tot meerdere ‘rode vlaggen’ - de buitengewoon grote bestelling, de drop shipment en de betaling via een postwissel - die allemaal het vermoeden opwekken van een witwasoperatie van geld. U moet de bestelling weigeren en onmiddellijk de financiële en juridische teams op de hoogte brengen.

34

Handel met Voorkennis & Stock Tipping Ons Beleid Wij houden ons aan de principes van de wereldwijde eerlijke en open markten voor openbaar verhandelde effecten, de markten waar iedereen gelijke slaagkansen heeft. Handel met voorkennis en stock tipping (het gebruik van belangrijke niet-gepubliceerde informatie over een bedrijf voor het verrichten van een transactie van effecten met dat bedrijf) ondermijnen deze principes, en zijn verboden volgens de beleidsregels van SABIC en volgens de wetgeving in veel landen. Onze Verantwoordelijkheid NOOIT OVERGAAN TOT DE AANKOOP OF DE VERKOOP van de aandelen of andere effecten van een bedrijf als u voorkennis hebt over dat bedrijf. NOOIT IEMAND ANDERS AANBEVELEN OF VOORSTELLEN OM OVER TE GAAN TOT DE AANKOOP, DE VERKOOP of het vasthouden van de aandelen of andere effecten van een bedrijf als u voorkennis hebt over dat bedrijf. DE BEDRIJFSJURIST RAADPLEGEN alvorens effecten te verhandelen indien u vragen heeft over de geschiktheid van de transactie, or alvorens informatie vrij te geven over een beursgenoteerd bedrijf indien u niet zeker bent of dergelijke informatie wettelijk kan worden overgedragen aan de bedoelde ontvanger. Problemen waarvoor u moet oppassen HET NIET-HERKENNEN VAN VOORKENNIS. Informatie is ‘voorkennis’ als deze niet is gepubliceerd en als een redelijke belegger deze als belangrijk beschouwt voor het nemen van een beleggingsbeslissing. HET ONJUIST VERONDERSTELLEN dat, omdat SABIC niet beursgenoteerd is buiten het Koninkrijk Saoedi Arabië, beperkingen op het gebruik van interne informatie niet van toepassing zijn op onze werknemers wanneer zij handel drijven in landen (inclusief KSA) met beperkingen op handel met voorkennis. Dergelijke beperkingen zijn van toepassing op de effecten van alle beursgenoteerde bedrijven, en niet enkel het bedrijf waarvoor u werkt. Waar handel met voorkennis verboden is, is het verhandelen van interne informatie over beursgenoteerde bedrijven, inclusief SABIC en onze beursgenoteerde klanten, leveranciers en andere zakenpartners, verboden. BEKENDMAKING VAN VOORKENNIS AAN EEN DERDE, waardoor deze persoon op basis van die informatie aandelen of andere effecten van een bedrijf kan aankopen, verkopen of in bezit houden.

35

Vragen & Antwoorden V. Tijdens de onderhandelingen met een grote leverancier tevens een beursgenoteerd bedrijf werd mij in vertrouwen meegedeeld dat de leverancier in de zeer nabije toekomst een grote overname gepland heeft. Ik zou graag investeren in deze leverancier, gezien de omvang en de aard van de geplande overname. Is dit aanvaardbaar? A. Nee. Als de mogelijke overname niet openbaar is aangekondigd, is dit een geval van voorkennis waarop u zich niet mag baseren om handel te drijven. Als u op basis van uw tip een handelsovereenkomst afsluit over de aandelen van de leverancier, kunnen zowel u als de werknemer van de leverancier die de tip gegeven heeft, worden beschuldigd van handel met voorkennis. V. Ik was onlangs op een vakbeurs, waar ik een vriendschappelijk gesprek voerde met een werkneemster van een grote beursgenoteerde klant. Zij vertelde mij dat ze een nieuw product gaan uitbrengen dat ‘strikt geheim’ is en dat de markt als het ware stormenderhand zal veroveren. Mijn vader speelt graag op de beurs en ik ben er zeker van dat hij deze informatie heel interessant zou vinden. Mag ik de informatie aan hem meedelen? A. Nee. Indien u deze informatie vrijgeeft aan uw vader en hij koopt aandelen van de klant gebaseerd op uw tip kunnen u, uw vader en de werknemer van de klant die u de informatie heeft verschaft allen beschuldigd worden van stock tipping.

36

RAPPORTERING VAN COMPLIANCE PROBLEMEN

Rapportering van compliance problemen Ons Beleid De kern van een robuuste compliance cultuur is een effectief mechanisme dat het mogelijk maakt voor werknemers om zich te laten horen en om feitelijke of mogelijke integriteitsproblemen ter sprake te brengen in een omgeving waar geen represailles worden genomen, zodat de problemen snel en doeltreffend kunnen worden aangepakt. Wij dragen ALLEMAAL een verantwoordelijkheid om integriteitsproblemen of schendingen onmiddellijk ter sprake te brengen. Als we dit niet doen, kan dit aanzienlijke nadelige gevolgen hebben voor SABIC, onszelf, onze collega’s en de gemeenschap waarin we leven. Het is in ons bedrijf ten strengste verboden om tegen iemand vergeldingsacties te ondernemen voor het ter sprake brengen of het helpen aanpakken van een integriteitsprobleem. Onze Verantwoordelijkheid LAAT VAN U HOREN – U bent de “ogen en oren” van SABIC inzake compliance problemen. Breng elke feitelijke of mogelijke schending van integriteit onmiddellijk ter sprake via de rapporteringskanalen die u ter beschikking staan. Hoe vlugger een probleem ter sprake wordt gebracht en wordt aangepakt, hoe beter. Als u niet tevreden bent met de manier waarop uw probleem wordt aangepakt, meld dit dan bij uw manager of de bedrijfsjurist. BEGRIJPEN WELKE VERSCHILLENDE KANALEN u ter beschikking staan voor het ter sprake brengen van integriteitsproblemen, zoals uw manager, HR, de bedrijfsjurist, of de Compliance Helpline: SABIC Regionale Compliance Helplines: KSA en Midden-Oosten: +800 30 22220 Amerika: +1 800 643 1614 Europa: +31 164 29 2256 Azië: +81 285 80 2535 Hoewel u vrij bent om een probleem anoniem ter sprake te brengen, kunnen wij als u ervoor kiest uzelf te identificeren de zaak met u opvolgen en u feedback geven. MEEWERKEN IN ONDERZOEKEN NAAR BELEIDSPROBLEMEN OF NON-COMPLIANCE. Uw identiteit (als u ervoor kiest deze bekend te maken) en de informatie die u verstrekt zullen alleen gedeeld worden op grond van een ‘noodzaak van kennisneming’ met de mensen die verantwoordelijk zijn voor de oplossing van het probleem. GEEN VERGELDINGSACTIES ONDERNEMEN tegen personen omdat ze een probleem hebben gemeld. Vragen & Antwoorden V. Wat definieert een compliance probleem? A. Hieronder volgen enkele voorbeelden van compliance problemen: • Een schending van onze Beleidslijnen en toepasselijke wetgeving. • Een verzoek door anderen om onze Beleidslijnen en toepasselijke wetgeving te schenden. • Het nalaten om een bekende schending van onze beleidsregels of van wetgeving onmiddellijk ter sprake te brengen. • Het nalaten om uw medewerking te verlenen aan onderzoeken naar mogelijke beleidsschendingen. • Vergeldingsacties tegen een andere werknemer voor het melden van een compliance probleem. • Het nalaten om leiderschap en zorgvuldigheid aan de dag te leggen om de naleving van onze beleidsregels te verzekeren.

38

V. Wat gebeurt er wanneer er een compliance probleem ter sprake wordt gebracht? A. Compliance problemen worden grondig onderzocht. Afhankelijk van de aard en de omvang van het probleem, kunnen tijdens de onderzoeksprocedure onder andere de volgende handelingen uitgevoerd worden: (i) een onderzoeksteam benoemen dat bestaat uit personen met een gepaste deskundigheid en objectiviteit; (ii) een onderzoek voeren, met interviews en een bestudering van relevante documenten; (iii) aan de juiste managers corrigerende maatregelen aanbevelen om te implementeren en (iv) feedback geven aan de persoon die het probleem ter sprake heeft gebracht. V. Wat als ik niet zeker ben of mijn probleem een compliance probleem is? A. U moet uw probleem zo snel mogelijk melden. Alle gerapporteerde problemen worden door het compliance team onderzocht. We onderzoeken liever alle problemen dan het risico te lopen een mogelijk compliance probleem niet te melden. Een probleem rapporteren zal het Bedrijf toelaten om een compliance probleem tijdig te beoordelen. Indien het niet om een compliance probleem gaat, kunnen we het beleid verduidelijken of informatie verschaffen aan anderen om zo het probleem op te lossen of aan te pakken zoals nodig.

“Presteren met Integriteit” 39

Saudi Basic Industries Corporation P.O. Box 5101 Riyadh 11422 Saudi Arabia T +966 (0) 1 225 8000 F +966 (0) 1 225 9000 E [email protected]

www.sabic.com