GEBRUIKSOVEREENKOMST
Tussen enerzijds het Stadsbestuur van Kortrijk en anderzijds ……………………. (naam van de Kortrijkse jeugdvereniging): 1. Partij enerzijds, zijnde het Stadsbestuur van Kortrijk, alhier vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen voor wie optreden de heren Stefaan Declerck en Geert Hillaert, respectievelijk burgemeester en stadssecretaris, handelende in hun gezegde hoedanigheid, in toepassing van artikel 182 van het gemeentedecreet;
2. Partij anderzijds, zijnde ………………………….. (naam van de Kortrijkse jeugdvereniging), gevestigd te ………………………., alhier vertegenwoordigd door ……………………… (naam van ondertekenaar(s)) die optreedt/optreden in de functie van ……………………… (functie), en niet ten persoonlijke titel;
WORDT HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN: Artikel 1 – Partij enerzijds geeft in gebruik aan partij anderzijds, die aanvaardt, ……………… ………………………….. (voorwerp van de gebruiksovereenkomst), gelegen te ……………… ……., zoals aangeduid op het plan in bijlage.
Artikel 2 – Voorbeschreven lokalen worden door partij enerzijds per loutere gedoogzaamheid in gebruik gegeven aan partij anderzijds, zonder dat er sprake kan zijn van eigendomsoverdracht, verpachting of verhuring. Deze ingebruikgeving wordt afgesloten voor onbepaalde duur. Beide partijen hebben evenwel het recht om te allen tijde een einde te maken aan het gebruik, bij middel van een gewoon schrijven mits een opzegperiode van drie maanden en zonder dat dit enig recht op schadevergoeding kan doen ontstaan in hoofde van de andere partij.
Artikel 3 – Er wordt geen gebruiksvergoeding, noch kosten voor het normaal energieverbruik (*) aangerekend. Partij anderzijds verbindt zich ertoe bij de ondertekening van huidig contract de naam van de energieverantwoordelijke van de accommodatie door te geven, het is aangewezen dat deze persoon tevens sleutelverantwoordelijke is. De energieverantwoordelijke bezorgt eerste dag van iedere maand de tellerstanden energie (elektriciteit, water, gas en/of stookolie) aan de verantwoordelijke van jeugdinfrastructuur van het stedelijk team Jeugd. (*) Een normaal verbruik is een gemiddelde van 12 maanden rekening houdende met de graaddagen en oppervlakte van het lokaal met een marge van 5 %.
Het normaal energieverbruik (N.E.) wordt berekend aan de hand van de 6 jaarlijkse gebouwenscan die een jeugdvereniging, samen met de gebiedsverantwoordelijke van de jeugddienst, invult. Voor verenigingen die in stadsgebouwen of in gebouwen gehuurd door de stad Kortrijk zijn gehuisvest, zal op het einde van het jaar, de meerkost van het energieverbruik gefactureerd worden. Indien een vereniging minder gebruikt, dan het voorziene N.E., wordt dit plus 20 % van het N.E. opgenomen in het persoonlijke energiefonds van de vereniging. Dit fonds kan de jeugdvereniging gebruiken voor diverse investeringen ifv duurzaam beheer van hun lokaal. Voorwaarden: • Indien een jeugdvereniging niet beschikt over de energiegegevens van de afgelopen drie jaar zal de Stad Kortrijk aan de hand van de technische gegevens van het lokaal het normaal energieverbruik vaststellen. • Wanneer meerdere verenigingen gebruik van één gebouw met een gemeenschappelijke teller zal het op het einde van ieder werkjaar het energiefonds verdeeld worden op basis van het gemiddeld aantal uren bezetting per week. Opvragen budgetten energiefonds: • Het beheer van het energiefonds van elke jeugdvereniging gebeurt door de verantwoordelijke jeugdinfrastructuur van het Team Jeugd van de Stad Kortrijk. • De onroerende voorheffing en eventueel andere belastingen met betrekking tot de ingebruikgegeven lokalen zijn volledig ten laste van partij enerzijds. Artikel 4 – De ingebruikgeving geschiedt met als exclusief doel de lokalen te gebruiken in het kader van jeugdwerk, erkend door de Stad Kortrijk. Jeugdwerk wordt gedefinieerd als groepsgerichte, sociaal-culturele initiatieven met de jeugd in de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en georganiseerd door hetzij particuliere jeugdverenigingen, hetzij door lokale openbare besturen.
Artikel 5 – Partij anderzijds verbindt er zich toe om de in gebruik gegeven ruimte te onderhouden als een goed huisvader. De ruimte zal dus in elk geval in een permanente verzorgde en propere toestand gehouden worden. Het onderhoud binnen de lokalen is dan ook volledig ten laste van partij anderzijds, het betreft ondermeer: - Schoonmaak gebouw - Opname tellerstanden energie (elektriciteit, water, gas en/of stookolie) aan de verantwoordelijke van jeugdinfrastructuur van het stedelijk team Jeugd. - Optimaal instellen regeling verwarming volgens de voorschriften van de directie Facility van de Stad Kortrijk - Naleven exploitatievoorschriften brandveiligheid en I.D.P.B. - (niet-limitatieve opsomming). Bij de ontruiming dient de ruimte volledig opgekuist te worden. Partij enerzijds zal instaan voor het preventief onderhoud, het betreft hierover ondermeer: - afsluiten jaarlijkse preventief onderhoudscontract verwarming en reinigen schoorsteen - afsluiten jaarlijks preventief onderhoudscontract branddetectie/gasdetectie indien aanwezig.
-
De noodzakelijke keuringen door een extern keuringsorganisme (niet-limitatieve opsomming).
Artikel 6 – Specifieke bepalingen mbt de infrastructuur, afhankelijk van lokaal tot lokaal Artikel 7 – Partij anderzijds mag geen enkele verandering, verbouwing of aanpassing doen, noch gelijk welk ander werk verrichten (zoals uitbreiding of wijziging van elektriciteit), zonder de geschreven en voorafgaandelijke toelating van partij enerzijds. Er dient daartoe contact opgenomen te worden met de verantwoordelijke van jeugdinfrastructuur van het stedelijk team Jeugd. Alle veranderingen tot verbetering, alsook alle verbouwingen, al of niet toegelaten door partij enerzijds, zullen van rechtswege aan partij enerzijds verworven blijven, zonder vergoeding voor partij anderzijds. Veranderingen aangebracht zonder de voorafgaandelijke toestemming van partij enerzijds; kan partij enerzijds laten verwijderen op kosten van partij anderzijds.
Artikel 8 – Partij anderzijds verbindt er zich toe om alle eventuele beschadigingen aan de accommodaties, zowel door eigen toedoen als door derden, onmiddellijk aan partij enerzijds te melden. Partij anderzijds neemt er akte van en stemt er mee in dat zij niet gerechtigd is om zelf over te gaan tot herstel van de schade; dit dient steeds te gebeuren via partij enerzijds. Partij anderzijds verbindt er zich in dit verband toe om de nodige voorzorgen te nemen om elke mogelijke schade aan de betreffende lokalen te voorkomen.
Artikel 9 – Partij anderzijds stemt er mede in dat gedurende de gebruiksperiode alle schadegevallen, welke hun oorzaak vinden in de gebruikte lokalen of het gebruik dat ervan gemaakt wordt, exclusief ten hare (van partij anderzijds) laste zijn. Partij enerzijds wordt dan ook ontslagen van alle aansprakelijkheid of medeaansprakelijkheid gedurende deze periode. Partij anderzijds verbindt er zich in dit verband toe om alle nodige verzekeringscontracten te sluiten en hiervan afschrift voor te leggen aan partij enerzijds binnen de veertien dagen volgend op de datum van ondertekening van onderhavig contract. In het bijzonder dient een verzekering burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid afgesloten te worden door partij anderzijds. Voor wat betreft het gebouw werd in de brandpolis van partij enerzijds de clausule ‘afstand van verhaal’ opgenomen ten voordele van de niet-commerciële gebruikers. Voor wat de inboedel betreft oordeelt partij anderzijds zelf of zij het al dan niet nuttig acht om een brandverzekering af te sluiten.
Artikel 10 – Partij anderzijds neemt er akte van en stemt er uitdrukkelijk mee in dat overnachtingen en fuiven enkel kunnen plaatsvinden wanneer de lokalen hiervoor uitgerust en gecontroleerd zijn.
Artikel 11 – Partij anderzijds neemt er akte van dat ze het thans toegestane gebruiksrecht niet kan overdragen aan derden. Partij anderzijds heeft wel het recht om occassioneel de betreffende lokalen voor korte duur gratis te laten gebruiken door andere erkende jeugdverenigingen van de Stad Kortrijk.
Artikel 12 – Partij anderzijds verbindt er zich uitdrukkelijk toe om alle nodige en nuttige voorzorgen te nemen ten einde te voorkomen dat het gebruik van voormelde lokalen overlast/burenhinder medebrengt.
Artikel 13 – Partij enerzijds of haar aangestelden hebben steeds toegang tot het in gebruik gegeven lokaal om het te bezichtigen.
Artikel 14 – Partij anderzijds verbindt er zich toe bij de ondertekening van huidig overeenkomst de naam van de sleutelverantwoordelijke door te geven. Partij anderzijds verbindt er zich tevens toe om, bij wijziging van deze verantwoordelijke, dit onmiddellijk door te geven aan de verantwoordelijke van jeugdinfrastructuur van het stedelijk team Jeugd. Er wordt door partij enerzijds …. sleutel ter beschikking gesteld. Partij anderzijds verbindt er zich in dit verband toe om slechts een sleutel bij te laten maken indien dit strikt noodzakelijk is voor de werking. Bij de beëindiging van de gebruiksovereenkomst dienen alle sleutels terug overhandigd te worden aan partij enerzijds, met inbegrip van deze sleutels die partij anderzijds in voorkomend geval op haar kosten heeft laten bijmaken.
Artikel 15 – In geval van ernstige tekortkomingen door partij anderzijds waaraan niet tegemoetgekomen wordt, ondanks herhaaldelijke aannamingen door partij enerzijds, kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigd worden door partij enerzijds. In geval deze ernstige tekortkomingen gepaard gaan met schade, zal door partij anderzijds een schadevergoeding verschuldigd zijn aan partij enerzijds.
Artikel 16 – Partij anderzijds verbindt er zich toe om een exemplaar van deze gebruiksovereenkomst op een zichtbare plaats uit te hangen in de voorbeschreven lokalen.
Artikel 17 – Deze gebruiksovereenkomst geldt tussen de Stad Kortrijk en ……………(naam van de jeugdvereniging), ongeacht of de vertegenwoordiger van deze vereniging die de overeenkomst onderschreven heeft nog lid is of niet.
Opgemaakt te Kortrijk, in twee exemplaren, op Partij anderzijds,
Partij enerzijds,
Namens
Namens het Stadsbestuur Kortrijk, De Stadssecretaris De Burgemeester,
………………….
G. HILLAERT
S. DE CLERCK
