De Voorkant B.V. Astronaut 22D 3824 MJ Amersfoort Nederland
Telefoon: +31-(0)33-4557485 Fax: +31-(0)33-4557486 Email:
[email protected] Info: www.devoorkant.nl
Gebruikershandleiding
datum: september 2012 versie: 1.3
- Gebruikershandleiding 1
Inhoudsopgave
1
Inhoudsopgave .................................................................................................................... 2
2
Marble ................................................................................................................................. 3
3
4
5
6
2.1
Waarom Marble? ................................................................................................................................... 3
2.2
Wat is Marble? ...................................................................................................................................... 3
2.3
Klant worden? ....................................................................................................................................... 4
Eerste gebruik ..................................................................................................................... 5 3.1
Aanmelden ............................................................................................................................................ 5
3.2
Systeem configuratie Marble Only ........................................................................................................ 5
3.3
Systeem configuratie Marble Connect .................................................................................................. 5
3.4
Vervolg ................................................................................................................................................... 6
Beheer ................................................................................................................................. 7 4.1
Stamgegevens ........................................................................................................................................ 7
4.2
Bedrijfsgegevens .................................................................................................................................... 9
4.3
Projecten ............................................................................................................................................... 9
Bevoegdheden .................................................................................................................. 10 5.1
Timesheet ............................................................................................................................................ 10
5.2
Onkosten ............................................................................................................................................. 10
5.3
Budget en onkosten beheren .............................................................................................................. 10
5.4
Projecten beheren ............................................................................................................................... 11
5.5
HR timesheet ....................................................................................................................................... 11
5.6
Facturatie ............................................................................................................................................. 12
5.7
Rapportage .......................................................................................................................................... 12
5.8
Systeembeheer .................................................................................................................................... 12
Verklarende woordenlijst ................................................................................................. 13
2
- Gebruikershandleiding
2
Marble
Marble is een initiatief van De Voorkant B.V. en biedt een online oplossing voor tijd- en projectregistratie. Hierbij richt Marble zich voornamelijk op kleine tot middelgrote bedrijven en organisaties.
2.1 Waarom Marble? In veel administratieve pakketten ontbreekt vaak een overzichtelijke project- en urenadministratie . De financiële administratie is vaak wel goed geregeld, maar het verzamelen van de tijd besteed aan projecten en het inboeken van facturen is vaak een handmatige activiteit. Marble vult het administratieve gat dat ontstaat tussen de tijd die is besteed aan een klant en het inboeken van de factuur in de financiële administratie. Nu zijn er pakketten in de markt die hier een oplossing voor hebben, maar Marble is uniek door zijn centrale web based oplossing, zijn eenvoud en de zeer lage kosten. Verder verlost Marble, door die centrale web oplossing, organisaties van eigen arbeidsintensieve en dus dure ICT oplossingen.
2.2 Wat is Marble? Marble staat voor een aantal eenvoudige, kenmerkende eigenschappen, die precies duidelijk maken waar het bij Marble om draait.
2.2.1
Het is vanaf elke locatie, met een internetverbinding, voor alle medewerkers mogelijk om op een eenvoudige manier hun uren 1 te registreren . Voor projectmanagers is het ten alle tijde mogelijk om inzicht te krijgen in de uren die medewerkers hebben besteed aan “zijn” projecten. Ook hiervoor is slechts een internetverbinding een vereiste. De aldus verkregen gegevens worden gekoppeld aan de financiële administratie van bedrijven of organisaties die Marble gebruiken. Op dit moment is er een koppeling van Marble met Exact Online beschikbaar.
Marble varianten
Zoals uit het voorgaande blijkt is Marble op dit moment in een tweetal varianten beschikbaar, namelijk Marble Only en Marble Connect. Marble Only heeft een eigen facturatie module, maar geen koppeling met een administratiepakket. Marble Connect heeft wel een koppeling met een administratiepakket, namelijk het online administratiepakket “Exact Online”. Bestaande Exact Online administraties kunnen eenvoudig gekoppeld worden aan Marble Connect, waarbij Marble Connect zo kan worden ingericht dat automatisch facturen en declaraties op de juiste plek in de boekhouding worden opgenomen. Tevens worden relaties en grootboekrekeningen automatisch uit Exact Online overgenomen, zodat deze niet opnieuw opgevoerd hoeven te worden. Dit bespaart handmatige acties en voorkomt fouten.
2.2.2
De Voorkant B.V.
Zoals al vermeld, is Marble een initiatief van De Voorkant B.V. In 1997 is De Voorkant B.V. gestart en sinds die tijd met name actief in de financiële sector. De Voorkant B.V. bestaat uit een team van ervaren software
1
Met behulp van Clockworks, een gratis iPhone applicatie van de Voorkant B.V., is het zelfs mogelijk om mobiel uren bij te houden en te registreren in Marble.
3
- Gebruikershandleiding ontwikkelaars en technisch consultanten. De Voorkant B.V. is expert op het gebied van software- en systeemintegratievraagstukken. Bij de professionals van De Voorkant B.V. staan kwaliteit en betrokkenheid altijd voorop.
2.3 Klant worden? Bent u naar aanleiding van het bovenstaande nieuwsgierig geworden en wilt u het gemak van Marble zelf ervaren? Ga naar www.marble-collection.nl en kies voor registreren. U heeft nu de keuze uit een gratis kennismaking of het direct afsluiten van een abonnement. Houdt er rekening mee dat de gegevens die u opgeeft tijdens de registratie, gebruikt worden om uw hoofdaccount aan te maken. Na registratie dient u zich dan ook aan te melden met de opgegeven accountgegevens.
2.3.1
Gratis kennismaking
Indien u kiest voor de gratis kennismaking met Marble, kunt u Marble 30 dagen lang gratis uitproberen. Na deze proefperiode kunt u uw proefabonnement kosteloos laten omzetten naar een definitief abonnement. De administratie die u in de tussentijd heeft opgebouwd blijft daarbij uiteraard behouden.
2.3.2
Direct abonnement afsluiten
Mocht u besluiten om Marble zonder kennismakingsperiode te willen gaan gebruiken, dan kunt u uiteraard ook direct een abonnement afsluiten. De actuele prijzen voor de mogelijke abonnementsvormen voor Marble vind u op de website.
4
- Gebruikershandleiding 3
Eerste gebruik
De gebruiker die is aangemaakt tijdens het registratie proces, is binnen Marble bekend als “Administrator”. Deze “Administrator” heeft automatisch bepaalde bevoegdheden toebedeeld gekregen en dient zich als eerste aan te melden en het systeem gereed te maken voor gebruik.
3.1 Aanmelden Met de tijdens de registratie opgegeven accountgegevens kunt u zich aanmelden, waarna u Marble in een aantal stappen klaar dient te maken voor gebruik. Hierbij is het configuratieproces voor Marble Connect iets afwijkend van het standaard configuratieproces. Beide processen worden hieronder uitgebreid beschreven.
3.2 Systeem configuratie Marble Only De eerste configuratie van Marble Only bestaat uit het invullen van een tweetal tabbladen.
3.2.1
Facturatie
Op dit tabblad kunt u uw BTW-percentage voor het factureren en de facturatie tijd eenheid op te geven. Bij facturatie tijd eenheid heeft u de keuze uit dagen of uren. Let op! De tarieven, die u later in het beheers proces in gaat voeren, zijn gekoppeld aan de facturatie eenheid. Zodra u de facturatie eenheid aanpast moet u ook de tarieven aanpassen.
3.2.2
Reminder
Een van de key-features van Marble is uiteraard het begeleiden van de tijdsregistratie van uw werknemers. Met behulp van de e-mail instellingen die via het tabblad “Reminder” van de Systeem configuratie, worden beheerd kunt u de e-mail samenstellen die na het einde van elke maand verzonden zal worden naar medewerkers die hun timesheet nog niet hebben verstuurd. Tip: In de e-mail tekst kan het keyword ”$naam” worden gebruikt. Marble zal dit keyword dan automatisch vervangen voor de naam van de betreffende medewerker.
3.3 Systeem configuratie Marble Connect De onderstaande systeemconfiguratie stappen moet u uitvoeren indien u voor Marble Connect heeft gekozen.
3.3.1
Exact Online
Met behulp van de Exact Online wizard wordt in vier stappen de koppeling tussen Marble Connect en uw Exact Online boekhouding gerealiseerd. Klik op “Start Configureren” om de wizard op te starten. Let op! Voor het juist uitvoeren van deze stappen is enige kennis van Exact Online onontbeerlijk! Stap 1: Exact Online Account Vul hier uw Exact Online gebruikersnaam en wachtwoord in en druk op “Test Connectie”. Indien de connectie met Exact Online gemaakt kan worden, verschijnt de melding: “Connectie met Exact Online” in beeld. U kunt nu verder met stap 2. Stap 2: Algemeen Voer de valuta code in welke overeenkomt met de valuta code die u in Exact Online voor euro’s gebruikt. “Volgende” brengt u naar stap 3. Stap 3: Onkosten Selecteer hier het inkoop dagboek, de crediteurenrekening en de betalingsperiode welke u in Exact Online gebruikt. Deze gegevens worden door Marble Connect gebruikt voor het versturen van onkosten declaraties van Marble Connect naar Exact Online. Vervolgens gaat u met “Volgende” naar stap 4. Stap 4: Facturatie Selecteer hier het verkoop dagboek, de verkoop BTW-code, de factuur eenheid en de facturatie tijd eenheid welke u in Exact Online gebruikt. Deze gegevens worden door Marble Connect gebruikt voor het versturen van facturen van Marble Connect naar Exact Online.
5
- Gebruikershandleiding 3.3.2
Reminder
Een van de key-features van Marble is uiteraard het begeleiden van de tijdsregistratie van uw werknemers. Met behulp van de e-mail instellingen die via het tabblad “Reminder” van de Systeem configuratie, worden beheerd kunt u de e-mail samenstellen die na het einde van elke maand verzonden zal worden naar medewerkers die de timesheet nog niet hebben verstuurd. Tip: In de e-mail tekst kan het keyword “$naam” worden gebruikt. Marble zal dit keyword dan automatisch vervangen voor de naam van de betreffende medewerker.
3.4 Vervolg De overige stappen die uitgevoerd moeten worden om Marble gereed te maken voor gebruik zijn in een apart hoofdstuk Beheer opgenomen. Deze stappen kunnen ook in een later stadium uitgevoerd worden of zelfs op termijn aangepast worden, door de beheerder van de stamtabellen.
6
- Gebruikershandleiding
4
Beheer
4.1 Stamgegevens Het beheer van de stamgegevens heeft betrekking op het beheer van gegevens die waarschijnlijk regelmatiger wijzigen dan de gegevens die zijn ingevoerd tijdens de systeemconfiguratie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan zaken als feestdagen, overige activiteiten en klanten. Bij het beheer van de stamgegevens zijn er soms kleine verschillen tussen Marble Only en Marble Connect. Waar dat van toepassing is, zal dat nadrukkelijk vermeld worden. Tip: Met behulp van het vinkje “Actief” kunnen veel van de stamgegevens op actief of juist non-actief worden gezet. Door een stamgegeven op non actief te zetten, is het betreffende gegeven niet langer zichtbaar binnen Marble, maar blijven de bijbehorende gegevens wel bewaard.
4.1.1
Feestdagen
Feestdagen zijn specifieke dagen in een jaar waarop geschreven kan worden. Deze feestdagen worden vervolgens in de timesheet getoond zodra een medewerker zijn timesheet invult. Tip: Bij het kopiëren van de vakantie dagen naar het volgende jaar, worden alle dagen gekopieerd naar het volgende jaar.
4.1.2
Overige activiteiten
Hier kunt u overige activiteiten opvoeren. Overige activiteiten zijn speciale activiteiten welke alle medewerkers van het bedrijf krijgen te zien bij het invullen van de timesheet. Bij het creëren van overige activiteiten moet u denken aan zaken als cursussen, vrije dagen, ziekte enzovoorts. Door middel van het vinkje “Vakantie” kunt u aangeven of de activiteit ten laste komt van het vakantie tegoed van de medewerker (Meer informatie over deze functionaliteit vind u in HR timesheet)
4.1.3
Klanten
Bij het aanmaken van klanten in Marble is er onderscheid tussen Marble Only en Marble Connect. Dit verschil wordt uiteraard veroorzaakt door het feit dat klanten ook in Exact Online opgeslagen zijn. Marble Connect biedt een import functie voor die klanten. Klanten opvoeren in Marble Only Hier kunnen klanten opgevoerd worden. Door op “Toevoegen” te klikken wordt een nieuwe regel aangemaakt waarin de klantgegevens kunnen worden ingevuld. De invoervelden voor het opvoeren van een klant spreken voor zich. Klanten importeren in Marble Connect Hier kunnen klanten uit Exact Online geïmporteerd worden. Door het vinkje Actief te selecteren worden de klanten geïmporteerd. Indien u gegevens in Exact Online aangepast heeft, zullen deze aanpassingen door te klikken op het “Overschrijven vanuit Exact Online” icoon zichtbaar worden in Marble Connect. Let op! Hiervoor dient in Exact Online het vinkje Klant (onder de kop Verkoop) bij elke klant geselecteerd te zijn!
4.1.4
Onkostenrekeningen
Indien uw medewerkers bepaalde budgetten krijgen toegewezen, kunt u hier de rekeningen specificeren waarop onkosten gemaakt kunnen worden. Voor de onkosten geldt uiteraard ook dat deze in Exact Online zijn opgeslagen en dus is er ook hier de mogelijkheid om deze kosten uit Exact Online te importeren. Bij de onkostenrekeningen is er dus ook een verschil tussen Marble Only en Marble Connect.
7
- Gebruikershandleiding Sommige gemaakte onkosten van de medewerkers zijn bedrijfskosten. Doormiddel van het vinkje “Budget kosten” kunt u aangeven of de kosten ten laste komen van het budget van de medewerker. Rekening opvoeren in Marble Only Indien u gebruik maakt van budgetten binnen uw bedrijf kunt hier aangeven welke rekeningen bij de onkosten declaratie terugkomen. Tevens kunnen de rekeningen op actief / non-actief worden gezet. Rekening importeren in Marble Connect Hier kunt u een selectie maken uit de kostenposten die binnen Exact Online benoemd zijn. Door het vinkje “Actief” te selecteren worden de onkosten rekeningen geïmporteerd. Indien u gegevens in Exact Online aangepast heeft, zullen deze aanpassingen door te klikken op het “Overschrijven vanuit Exact Online”-icoon zichtbaar worden in Marble Connect.
4.1.5
BTW-codes
Het aanmaken van BTW-codes is ook verschillend voor Marble Only en Marble Connect gebruikers. BTW-codes opvoeren in Marble Only Hier kunt u BTW-codes opvoeren die gebruikt worden bij het opvoeren van onkosten. Tevens kunnen BTWcodes op actief / non-actief worden gezet. BTW-codes importeren in Marble Connect Hier kunnen BTW-codes uit Exact Online geïmporteerd worden. Deze BTW-codes worden gebruikt bij het opvoeren van onkosten declaraties. Door het vinkje “Actief” te selecteren worden de BTW-codes geïmporteerd. Indien u gegevens in Exact Online aangepast heeft, zullen deze aanpassingen door te klikken op het “Overschrijven vanuit Exact Online”-icoon zichtbaar worden in Marble Connect.
4.1.6
Gebruikers
Tenslotte geld ook voor het opvoeren van gebruikers in Marble, dat er een verschil is tussen Marble Only en Marble Connect. Speciale aandacht verdienen de bevoegdheden die aan een gebruiker worden toegekend. Deze bevoegdheden en de mogelijkheden die daarbij horen staan in een apart hoofdstuk Bevoegdheden beschreven. Tip: Er moet altijd minimaal één medewerker actief zijn met de bevoegdheid "Systeem configuratie". Daarnaast is het niet mogelijk om bevoegdheden aan te passen van de ingelogde gebruiker. Gebruiker opvoeren in Marble Only Door op “Toevoegen” te klikken kunt u een nieuwe medewerker opvoeren. U krijgt dan de mogelijkheid om gegevens als naam, gebruikersnaam, wachtwoord, e-mailadres en bevoegdheden in te voeren. Een reeds ingevoerde gebruiker kunt u wijzigen door op de betreffende gebruikerregel te klikken, waarna u de eerder ingevoerde gegevens kunt wijzigen. Gebruikers importeren in Marble Connect Hier kunnen medewerkers uit Exact Online geïmporteerd worden. Door het vinkje “Actief” te selecteren worden de medewerkers geïmporteerd. Deze medewerker wordt dan een gebruiker binnen Marble Connect. Indien u gegevens in Exact Online aangepast heeft, zullen deze aanpassingen door te klikken op het “Overschrijven vanuit Exact Online” icoon zichtbaar worden in Marble Connect. Let op! Voordat u medewerkers vanuit Exact Online kunt importeren, dient in Exact Online het vinkje Leverancier (onder de kop Inkoop) bij elke medewerker geselecteerd te zijn! Daarnaast kunt u handmatig een nieuwe gebruiker opvoeren door op “Toevoegen” te klikken. Let op dat deze gebruiker dan niet bekend is in Exact Online, wat gevolgen heeft voor de werking van het systeem. Een gebruiker dit niet uit Exact Online komt, kan geen bevoegdheid “onkosten” hebben. De gemaakte onkosten kunnen immers niet verwerkt worden in Exact Online. Door op de gebruikerregel te klikken kunnen aanvullende gegevens zoals naam, gebruikersnaam, wachtwoord, e-mail adres en bevoegdheden toegekend worden.
8
- Gebruikershandleiding 4.2 Bedrijfsgegevens Naast de stamgegevens heeft de beheerder ook de mogelijkheid om de bedrijfsgegevens te beheren. Deze gegevens worden voornamelijk door Marble gebruikt om, indien nodig, contact met u te kunnen opnemen. Indien u gebruik maakt van Marble Only, worden deze gegevens tevens gebruikt als contact gegevens op de factuur.
4.3 Projecten Onder projecten krijgt een beheerder de bestaande projecten te zien. Een beheerder heeft hier alleen het recht om de manager van een project te wijzigen. Een project kan maar één manager hebben. Het beheren van projecten kan alleen uitgevoerd worden door de medewerker, met de bevoegdheid project manager, die manager is van het betreffende project.
9
- Gebruikershandleiding 5
Bevoegdheden
Marble is een applicatie waarbij de functionaliteit van de applicatie gekoppeld is aan bevoegdheden van de gebruikers. Bij het aanmaken en wijzigen van de gebruikers kunnen de verschillende bevoegdheden toegevoegd en verwijderd worden. Om gebruikers te kunnen beheren is de bevoegdheid "Systeembeheer" nodig. De eerste gebruiker binnen Marble heeft altijd deze rechten. Vervolgens heeft deze gebruiker, bij de stamtabellen, de mogelijkheid om de gebruikers te beheren en zo ook de bevoegdheden. Binnen Marble kennen we de volgende bevoegdheden:
Timesheet Onkosten Budget en onkosten beheren Project beheren Rapportage Facturatie HR timesheet Systeembeheer
5.1 Timesheet De bevoegdheid timesheet is voor gebruikers die per maand hun uren moeten opvoeren en versturen. Door op Toevoegen te klikken wordt een nieuwe regel aangemaakt waarin de onderstaande gegevens kunnen worden ingevuld:
Dag - de dag waarop de uren worden geschreven; Project - het project waarop geschreven dient te worden. Dit kunnen ook feestdagen of overige activiteiten zijn; Activiteit - de activiteit van het gekozen project waarop geschreven dient te worden; Subactiviteit - de subactiviteit van de gekozen activiteit waarop geschreven dient te worden; Opmerking - hier kan een opmerking over het project of de activiteit opgegeven worden; Uren - het aantal uren besteedt aan het project of de activiteit; Factureren - geeft aan of de gemaakte uren meegenomen moeten worden op de factuur.
5.2 Onkosten De onkosten bevoegdheid is voor gebruikers die per maand hun onkosten moeten opvoeren en versturen. Door op Toevoegen te klikken wordt een nieuwe regel aangemaakt waarin de onderstaande gegevens kunnen worden ingevuld:
Datum - de datum waarop de onkosten gemaakt zijn; Rekening - de rekening waarop de onkosten gedeclareerd dienen te worden; Omschrijving - hier kan een opmerking over de onkosten opgegeven worden; Bedrag (inc) - het bedrag inclusief BTW van de onkosten; BTW - het BTW percentage van de onkosten; Persoonlijk budget - hier kan worden aangegeven of de onkosten ten laste van het persoonlijk budget van de medewerker dienen te komen.
5.3 Budget en onkosten beheren Voor het beheren van de budgetten van de gebruikers is de bevoegdheid "Budget en onkosten beheren" nodig. Bij deze bevoegdheden zit er een klein verschil in het werken met Marble Only of met Marble Connect. De basis is voor beide situaties gelijk, met de bevoegdheid budget en onkosten beheren kunnen de opgevoerde onkosten van medewerkers worden ingezien. Het is daarnaast mogelijk om deze onkosten te accorderen of af te keuren. Tevens is met deze bevoegdheid mogelijk om de onkosten bij de gebruikers op te voeren die direct door het bedrijf betaald worden (denk hierbij bijvoorbeeld aan een cursus of iets dergelijks). 10
- Gebruikershandleiding Marble Connect In Marble Connect worden de opgevoerde onkosten vervolgens verstuurd naar Exact Online voor verdere afhandeling.
5.4 Projecten beheren Indien u zojuist de configuratie van Marble heeft afgerond, dient een gebruiker met de bevoegdheid "Projecten beheren" zich aan te melden. Gebruikers met deze rol kunnen projecten aanmaken. Dit wordt verder beschreven in de volgende paragraaf. In de paragraaf Project overzicht wordt verder ingegaan op de functionaliteit die de projectmanager ter beschikking heeft.
5.4.1
Project configuratie
Voordat er uren geschreven kunnen worden op projecten, dienen er eerst projecten te worden aangemaakt. Hiervoor klikt u in het menu op “Project configuratie”, vervolgens selecteert u een klant en klikt u op “Toevoegen”. De gebruiker wordt dan ook meteen eigenaar/manager van het project. Vervolgens kunnen de onderstaande gegevens worden opgegeven:
Naam - de naam voor het project; Manager accorderen - indien u wenst dat de ingeleverde uren door een project manager worden goedgekeurd kunt u een vinkje zetten bij manager accorderen. Indien u het vinkje niet zet zullen de ingeleverde uren direct naar openstaande factuur worden doorgezet; Einddatum - hier kunt u een einddatum voor een project opgegeven;
Door op het Configureren icoon te klikken kunnen vervolgens activiteiten, subactiviteiten en gebruikers aan het project gekoppeld worden. Een project bestaat uit activiteiten. Bij een activiteit kan worden aangegeven of de uren gefactureerd moeten worden. Een activiteit kan uit subactiviteiten bestaan. Om op activiteiten te mogen schrijven als gebruiker, moet de gebruiker de bevoegdheid "Timesheet" hebben en moet de gebruiker gekoppeld worden aan een activiteit. Door op de “Toevoegen” te klikken bij het onderdeel “gebruikers op activiteit ...” wordt een popup geactiveerd. Hier worden een tarief, start periode en alle gebruikers met de bevoegdheid "Timesheet" getoond. Hiermee kunnen eenvoudig tarieven aan gebruikers worden gekoppeld.
5.4.2
Project overzicht
Hier wordt een overzicht getoond van de uren die gemaakt zijn op een bepaald project door de gebruikers. Indien bij het project het vinkje “Manager accorderen” geselecteerd is, moet de gebruiker die manager is van het project maandelijks de uren goedkeuren. Deze projecten worden standaard getoond. De uren van de overige projecten worden zichtbaar door het vinkje “Toon alle projecten” te selecteren. Indien de ingeleverde uren van een gebruiker worden afgewezen, kan de gebruiker daarna zijn uren weer aanpassen. Daarnaast kunnen hier verschillende overzichten, waaronder bijvoorbeeld een totaal overzicht of een overzicht per gebruiker, worden opgevraagd. Deze overzichten worden naar Excel geëxporteerd. Let op! Zodra een project goedgekeurd is, kunnen er geen uren meer geschreven worden op dat project voor die periode.
5.5 HR timesheet Met de bevoegdheid “HR timesheet” is in te zien welke uren per gebruiker zijn opgevoerd en ingeleverd. Tevens kan er bij “Jaar Overzicht” aangegeven worden of de gebruiker een maximaal aantal verlof uren per jaar heeft en hoeveel dit er zijn. Zodra het aantal verlof uren is gespecificeerd, kan de gebruiker niet meer dan het maximaal aantal verlof uren per jaar opvoeren.
11
- Gebruikershandleiding 5.6 Facturatie Met de bevoegdheid “Facturatie” kunnen de openstaande uren, gegenereerd uit de ingevoerde projectgegevens, gefactureerd worden. De openstaande uren, zijn uren van projecten die automatisch, of specifiek door de manager van het project, goedgekeurd zijn. Tevens is er de mogelijkheid om de omschrijving, het tarief en het aantal uren van de factuurregels aan te passen. Marble Only In Marble Only kunnen de facturen naar Excel worden geëxporteerd. Marble Connect In Marble Connect worden de facturen aangemaakt in Exact Online voor verdere afhandeling.
5.7 Rapportage Met de bevoegdheid “Rapportage” kan een overzicht worden gemaakt per periode van de gebruikers en projecten. Dit overzicht wordt dan naar Excel geëxporteerd. Tevens kan alle data naar CSV formaat worden geëxporteerd voor rapportage doeleinden in andere applicaties.
5.8 Systeembeheer Om Marble in te richten is de bevoegdheid “Systeembeheer” nodig. Met deze bevoegdheid kan het systeem voor gebruik voor de andere gebruikers ingericht worden. In de paragrafen Systeem configuratie Marble Only en Systeem configuratie Marble Connect zijn de basis configuraties beschreven. De gegevens die daarna nodig zijn in de applicatie worden beschreven in hoofdstuk 4 Beheer. Binnen de applicatie moet er altijd minimaal 1 gebruiker zijn met deze bevoegdheid.
12
- Gebruikershandleiding 6
Verklarende woordenlijst
In dit document worden een aantal begrippen regelmatig gebruikt. Hieronder staan een aantal van deze begrippen, op alfabetische volgorde, voorzien van een korte uitleg of omschrijving. Omschrijving
Clockworks
De gratis iPhone toepassing van De Voorkant B.V. voor het registreren van uren.
Exact Online
Het online administratie pakket van Exact.
HR Timesheet
Human Resource Timesheet, een timesheet waarop alle uren van alle medewerkers op een overzichtelijke wijze worden getoond
iPhone
De Smartphone van Apple
Reminder
Herinnering, in dit geval meestal een mailtje naar een gebruiker met het verzoek om een bepaalde actie uit te voeren
Smartphone
Een telefoon met geavanceerde technologie, vaak met PC-achtige functionaliteit
Timesheet
Overzicht van uren
Tabel 6-1. Verklarende woordenlijst
13