Gebruikershandleiding

Gebruikershandleiding V1.0 © Hecotel 2008

Inhoudsopgave 1. VOORWOORD....................................................................................................................................4 2. MINIMALE SYSTEEMEISEN..........................................................................................................4 3. INSTALLATIE VAN DE SOFTWARE............................................................................................5 4. INLOGGEN..........................................................................................................................................9 5. GEBRUIK VAN DE BACK-UP SOFTWARE...............................................................................12 6. BACK-UP TAAK INSTELLINGEN...............................................................................................14 6.1. BACK-UP TAAK TYPE .........................................................................................................................15 6.2. BACK-UP BRON.................................................................................................................................16 6.3. BACK-UP SCHEMA.............................................................................................................................17 6.4. BACK-UP FILTER...............................................................................................................................19 6.5. OPDRACHTREGEL PROGRAMMA: PRE/POST-BACKUP...............................................................................23 6.6. INSTELLING......................................................................................................................................25 6.7. CODERING.......................................................................................................................................26 6.8. BEWAARBELEID ................................................................................................................................28 6.9. DE BACK-UP VAN EEN NETWERKSCHIJF.................................................................................................29 6.10. LOKALE KOPIE................................................................................................................................31 6.11. MEERDERE COMPUTERS MET ÉÉN BACK-UP ACCOUNT............................................................................34 6.12. GROOTTE BLOK OVERDRACHT...........................................................................................................36 7. BACK-UP TAAK UITVOEREN......................................................................................................37 7.1. HOE WORDT ER EEN BACK-UP GEMAAKT VAN BESTANDEN EN/OF MAPPEN?.................................................37 7.2. DIRECT EEN BACK-UP MAKEN NAAR DE SERVER.....................................................................................38 7.3. BACK-UP MAKEN NAAR EEN LOKALE VASTE SCHIJF.................................................................................42 7.4. BESTANDEN HERSTELLEN....................................................................................................................44 7.5. BESTANDEN EN/OF MAPPEN DIRECT VAN EEN LOKALE SCHIJF HERSTELLEN..................................................45 8. IN-FILE DELTA TECHNIEK.........................................................................................................50 8.1. OVERZICHT......................................................................................................................................50 8.2. DE BLOKGROOTTE.............................................................................................................................52 8.3. MINIMALE GROOTTE VAN BESTANDEN..................................................................................................53 8.4. MAXIMAAL AANTAL DELTA BESTANDEN...............................................................................................53 8.5. DELTA RATIO..................................................................................................................................53 9. INSTELLEN MS SQL SERVER BACK-UP TAAK......................................................................54 INSTELLEN MS EXCHANGE MAIL BACK-UP TAAK...............................................................56 10. INSTELLEN MYSQL BACK-UP TAAK.....................................................................................58 11. FAQ – VEELGESTELDE VRAGEN.............................................................................................60 11.1. INSTALLATIE..................................................................................................................................60 11.2. ALGEMEEN....................................................................................................................................60 11.3. ABONNEMENT................................................................................................................................61 11.4. BACK-UP FUNCTIE...........................................................................................................................61 11.5. CODERING EN BEVEILIGING...............................................................................................................63 Handleiding Online Back-up Pro v1.0

© Hecotel 2008

Op al onze producten en diensten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Prijswijzigingen en drukfouten voorbehouden. Hecotel is aangesloten bij de brancheorganisatie NLCW.

Pagina: 2 /72

11.6. COMPRESSIE EN OVERDRACHT...........................................................................................................64 11.7. OPSLAG EN BESCHIKBAARHEID ..........................................................................................................65 11.8. HERSTELLEN..................................................................................................................................65 12. FOUTMELDINGEN.......................................................................................................................68

Handleiding Online Back-up Pro v1.0

© Hecotel 2008


Pagina: 3 /72

1. Voorwoord. De professionele back-up software is ontwikkeld om de gebruiker de mogelijkheid te bieden op een eenvoudige en veilige manier bestanden op te slaan op de externe back-up servers. Om optimale veiligheid te kunnen garanderen zijn de servers gehuisvest in een beveiligd datacentrum in Nederland. Door gebruik te maken van de back-up software weet u zeker dat een kopie van uw bestanden veilig bewaard wordt en u op ieder gewenst moment een back-up terug kunt zetten. In deze gebruikershandleiding hebben wij voor u de werking van de professionele back-up software uitgewerkt. Wij vertrouwen erop dat u hiermee voldoende informatie heeft om de software te kunnen installeren en gebruiken. Mocht u aanvullende vragen hebben kunt u deze stellen via email: [email protected]

2. Minimale systeemeisen. Software:

Hardware: Netwerk Protocol:

Windows 95 / 98 / ME / NT / 2000 (SP2) / XP (SP2) / 2003 / Vista Linux Kernel 2.2* Netware 5.1* Mac OS X 10.2 * Geheugen 256Mb / 110Mb vrije schijfruimte (aanbevolen) TCP/IP (HTTP/HTTPS)

*

Alle latere versies van de software ondersteunen ook Online Back-up Pro


© Hecotel 2008


Pagina: 4 /72

3. Installatie van de software Voordat er kan worden begonnen met de back-up software dient het back-up pakket eerst geïnstalleerd te worden. Volg de onderstaande stappen om dit tot een succesvol einde te brengen: 1. Dubbelklik op het bestand install.exe in de map van uw back-up software. 2. Installatie wizard openen.

Kies de taal naar wens en klik op “OK”. 3. Introductievenster van de back-up software, klik op “Volgende” om verder te gaan.


© Hecotel 2008


Pagina: 5 /72

4. Acceptatie van de licentieovereenkomst.

Lees de licentieovereenkomst aandachtig door. Na het doorlezen van de overeenkomst klikt u op “Ik accepteer de licentieovereenkomst” en vervolgens op “Volgende” om verder te gaan met de installatie. 5. Kies de doelmap.

In dit venster kunt u aangeven waar de back-up software opgeslagen moet worden. De standaard map kunt u wijzigen door op “Bladeren” te klikken. Klik na het maken van de keuze op “Volgende”. Handleiding Online Back-up Pro v1.0

© Hecotel 2008


Pagina: 6 /72

6. Selecteer extra taken / gebruikers.

U kunt aangeven of alleen u van de software gebruik kunt maken of andere gebruikers. Om er zeker van te zijn dat alle bestanden meegenomen worden, dient u beheerders / Administrator gebruikersrechten te hebben. 7. Een overzicht van de installatie.

In dit venster wordt getoond waar de applicatie geïnstalleerd gaat worden, klik op “Installeren” om de installatie te beginnen. Handleiding Online Back-up Pro v1.0

© Hecotel 2008


Pagina: 7 /72

8. Vooruitgang installatie van de back-up software.

De installatie is op dit moment bezig alle benodigde bestanden te installeren op het systeem, wacht tot de balk volledig groen is en het venster uit de volgende stap automatisch verschijnt. 9. De installatie is voltooid.


© Hecotel 2008


Pagina: 8 /72

De installatie is voltooid, klik op “Voltooien”om de installatie compleet te maken. Wanneer het vinkje voor “Start Hecotel Online Back-up Pro” aan staat zal de applicatie direct na het voltooien van de installatie geopend worden. Wanneer dit niet de bedoeling is dient er op het vinkje geklikt te worden en zal deze uit gaan.

4. Inloggen Het is gelukt de back-up software succesvol te installeren! Nadat u de back-up software opstart verschijnt onderstaande afbeelding op uw beeldscherm. Om in te loggen dient u gebruik te maken van de aan u verstrekte persoonlijke inloggegevens. Na het invoeren van de gebruikersnaam en het wachtwoord klikt u op de OK” knop om naar de applicatie te gaan.

Indien u gebruik maakt van een Proxy server, klikt u op de knop “Opties>>” zodat u de Proxy of Socks gegevens kunt invoeren en onderstaand scherm ziet verschijnen.


© Hecotel 2008


Pagina: 9 /72

Wanneer u naar de onderste afbeelding van de vorige pagina kijkt ziet u dat er boven de invulvelden een keuze gegeven wordt tussen “Proxy”, “Socks” en “Geen”. Hier moet u aangeven om welke gegevens het gaat die u gaat invoeren. Indien u voor de eerste keer inlogt in de back-up software zal onderstaand venster verschijnen. Hier moet u aangeven op welke manier u wilt dat de codeersleutel wordt ingesteld voor al uw back-up taken. U kunt ervoor kiezen om uw login gegevens van uw back-up software te gebruiken of zelf een codeersleutel te definiëren door op “Aangepast” te klikken.


© Hecotel 2008


Pagina: 10 /72

Wanneer u er de voorkeur aan geeft om zelf een codeersleutel te definiëren zult u dat in het onderstaande venster moeten doen. Dit venster verschijnt wanneer u op de optie “Aangepast” klikt en stelt u in staat dit te bewerkstellingen. De codeersleutel heeft betrekking tot een back-up taak en het gebruikerswachtwoord heeft betrekking tot de back-up account.

De codering wordt in het back-up systeem gecodeerd weergegeven en is nergens anders bekend. Dit heeft het gevolg dat wanneer u uw code vergeet, u uw back-up NIET meer kunt herstellen! Wij adviseren u dan ook uw code zorgvuldig en veilig te bewaren.


© Hecotel 2008


Pagina: 11 /72

5. Gebruik van de back-up software 5.1 Startbalk Windows Na het succesvol installeren van de back-up software, wordt het back-up icoon automatisch toegevoegd aan de Windows startbalk.

Door middel van dit icoon kan toegang worden verkregen tot de back-up applicatie. Wanneer u met de rechtermuisknop op het icoon klikt, zal er een menu verschijnen welke de volgende functies bevat: Menu Item Openen Back-up maken Back-up maken en afmelden Back-up maken en opnieuw opstarten Back-up maken en afsluiten Help Back-up stoppen Afsluiten


Wat doet het? Start back-up software. Direct een back-up maken. Direct een back-up maken en afmelden in Windows. Direct een back-up maken en Windows opnieuw opstarten. Direct een back-up maken en de computer afsluiten. Een informatievenster oproepen. Een lopende back-up onderbreken. De applicatie sluiten.

© Hecotel 2008


Pagina: 12 /72

5.2 Gebruikersprofiel. Na het succesvol inloggen in de back-up software zal het hoofdscherm verschijnen. Hier kunt u allereerst uw gebruikersprofiel bekijken. In dit gebruikersprofiel vindt u uw gebruikersnaam, weergave naam, de gebruikte tijdzone, uw contactpersoon, naam en uw e-mail adres terug. In deze gegevens kan niets veranderd worden en dat maakt deze pagina dan ook tot een puur informatieve pagina.


© Hecotel 2008


Pagina: 13 /72

5.3 Logboek U kunt op twee manieren het logboek in uw back-up software benaderen, te weten: 1. Beeld>Logboek 2. Onderaan het venster op de tab “Logboek” klikken.

Zoals de naam doet vermoeden worden in het logboek alle back-up acties bijgehouden. Rechtsboven in het venster kunt u zien uit hoeveel pagina’s het logboek bestaat en kunt u tevens door de verschillende pagina’s heen scrollen. Onder het logboek kunt u d.m.v. het scroll-menu aangeven welk soort meldingen u wilt zien. De geboden opties zijn: een informatieve melding, een waarschuwing en een foutmelding. U kunt er tevens voor kiezen om alle meldingen weer te geven. Ten slotte kunt u aangeven hoeveel logs u wilt zien per pagina (standaard op 500 logs).

6. Back-up taak instellingen Een back-up taak bevat alle back-up instellingen voor een complete back-up. Dit deel van de handleiding zal alle eigenschappen van een back-up taak toelichten en zal uitleggen hoe je deze eigenschappen effectief kunt toepassen in de backup software. Een back-up account kan meerdere back-up taken bevatten; iedere back-up taak staat los van de andere back-up taken en is een onafhankelijk profiel. Voorbeeld: wanneer van een bepaalde map overdag een back-up gemaakt moet worden en van een andere map ’s-Nachts, dan kunt u dus twee verschillende back-up taken maken met beide verschillende back-up schema’s en verschillende bronnen om een back-up van te maken.


© Hecotel 2008


Pagina: 14 /72

6.1.Back-up taak type Een back-up taak bestaat uit de volgende types: Back-up type File Microsoft SQL Server Oracle Database Server Lotus Domino / Notes Microsoft Exchange Server MySQL

Bron “Normale” bestanden en/of mappen. Microsoft SQL Server 7.0 / 2000. Oracle 8i/0i database. Lotus Domino / Notes. Microsoft Exchange Server 2000 / 2003. MySQL Server.

Het type van de back-up wordt bepaald tijdens het creëren van de back-up taak en kan na het aanmaken van de back-up taak niet meer gewijzigd worden. Wanneer u het type van de back-up taak wilt veranderen zult u een nieuwe backup taak moeten aanmaken.


© Hecotel 2008


Pagina: 15 /72

6.2.Back-up bron De bron van een back-up bepaalt welke bestanden en/of mappen tot de back-up set zullen behoren.

De checkboxen uit de afbeelding op de vorige pagina zijn er in verschillende keuze mogelijkheden: Fase Vinkje Vinkje vaag

Leeg

Beschrijving Alle bestanden en/of mappen worden meegenomen in de back-up. Alle bestanden en/of mappen, behalve de opzettelijk geschrapte bestanden en/of mappen, worden in de back-up meegenomen. Wanneer u in de toekomst bestanden en/of mappen toevoegt aan deze directory, worden ze wel meegenomen in de back-up. Alleen de bestanden en/of mappen met een check worden meegenomen in de back-up. Wanneer u in de toekomst bestanden en/of mappen toevoegt aan deze directory, worden ze niet meegenomen in de back-up. Niets in deze directory wordt meegenomen in de back-up.


© Hecotel 2008


Pagina: 16 /72

6.3.Back-up schema In het venster van het back-up schema kunt u de back-up taak inplannen. De frequentie kan verschillen in dagelijks, wekelijks, maandelijks en zelfs jaarlijks. Na het instellen van het back-up schema zal de back-up automatisch op het door u aangegeven moment starten.

Voor ieder type geldt dat de back-up op de gegeven datum gemaakt wordt, maar wel voor een bepaalde duur die door u is aangegeven. Wanneer u aangeeft dat de back-up niet langer dan bijvoorbeeld 8 uur mag duren, dan zal de back-up na 8 uur stoppen. Het back-up schema kan zoals gezegd in één van de volgende types worden ingedeeld: Type Dagelijks Wekelijks Maandelijks Aangepast

Beschrijving Back-up wordt één keer per dag gemaakt. Back-up wordt op een specifieke dag één keer per week gemaakt. Back-up wordt op een specifieke dag of op een dag met een gegeven criterium (eerste weekend, laatste dag van de week) één keer per maand gemaakt. Back-up kan op ieder afzonderlijke datum gemaakt worden.


© Hecotel 2008


Pagina: 17 /72

De codering wordt in het back-up systeem gecodeerd weergegeven en is nergens anders bekend. Dit heeft het gevolg dat wanneer u uw code vergeet, u uw back-up NIET meer kunt herstellen! Wij adviseren u dan ook uw code zorgvuldig en veilig te bewaren.


© Hecotel 2008


Pagina: 18 /72

6.4.Back-up filter Een back-up filter stelt u als gebruiker in de gelegenheid om gemakkelijk bestanden en/of mappen in/uit de back-up te plaatsen door aan te geven aan welke criteria de bestanden en/of mappen moeten voldoen. Er zijn drie regels voor de back-up filters: 1 De filters worden doorlopen in volgorde van aanmaken. Op het moment dat het invoegen/verwijderen in/uit de back-up geïdentificeerd is, worden de andere filters niet meer doorlopen. 2 Het invoegen en verwijderen dat bepaald wordt door de back-up filter staat wat betreft de prioriteit boven de handmatige selectie in de bron. 3 Wanneer de filters niet van toepassing zijn op de bestandslocatie, zal deze goedgekeurd worden voor de back-up.


© Hecotel 2008


Pagina: 19 /72

Key Naam Bovenste map

Beschrijving De naam van het filter. De bovenste map waar het filter op wordt toegepast. De filter zal door deze gehele map gaan om de aangegeven criteria te controleren. Toepassen op Hier geeft u aan of u het filter wilt toepassen op bestanden, mappen of op beide. Overeenkomst In dit gedeelte bepaalt u de criteria waarop het filter moet gaan patroon zoeken. De volgende criteria kunnen worden opgesteld: Begint met: Verwijder of voeg alle bestanden en/of mappen toe waarvan de naam met een bepaald patroon begint. Voorbeeld: U kunt B* gebruiken om alle bestanden en/of mappen te selecteren waarvan de naam het karakter “B” begint. Bevat: Verwijder of voeg alle bestanden en/of mappen toe waarvan de naam een bepaalt patroon bevat. Voorbeeld: U kunt *B* gebruiken om alle bestanden en/of mappen te selecteren waarvan de naam het karakter “B” bevat. Eindigt met: Verwijder of voeg alle bestanden en/of mappen toe waarvan de naam met een bepaalt patroon eindigt. Voorbeeld: U kunt *.doc gebruiken om alle bestanden te selecteren waarvan de naam met “.doc” eindigt. (Word document) Gewone uitdrukking: Verwijder of voeg alle bestanden en/of mappen waarvan de naam overeenkomt met een “gewone uitdrukking” Filtermodus

ZZ Voorbeeld: Bekijk voorbeeld 4 en 5 op pagina 19 U kunt in dit deel van het venster aangeven of u de overeenkomende bestanden en/of mappen wilt verwijderen uit de back-up taak of juist wilt toevoegen in de back-up taak. Tevens kunt u er voor kiezen om alle bestanden en/of mappen die niet overeenkomen te verwijderen (als u voor “Opnemen overeenkomende” kiest) of toe te voegen (als u voor “Uitsluiten overeenkomende” kiest).


© Hecotel 2008


Pagina: 20 /72

Voorbeeld 1: Als u alleen Microsoft Word, Excel en PowerPoint (locatie C:/Mijn Documenten) bestanden in de back-up wilt opnemen, moet u uw filter als volgt instellen: Bovenste map Toepassen op Overeenkomst type Overeenkomst patroon Filter modus Alle andere uitsluiten

= C:/Mijn Documenten = Bestand = Eindigt met = *.doc, *.xls, *.ppt = Opnemen overeenkomende = Aanvinken

Voorbeeld 2: Als u alle bestanden die eindigen op “.exe, .dll en .tmp (locatie: C:/Applications) wilt verwijderen uit de back-up taak, moet u uw filter als volgt instellen: Bovenste map Toepassen op Overeenkomst type Overeenkomst patroon Filter modus Alle andere opnemen

= C:/Applications = Bestand = Eindigt met = *.exe, *.dll, *.tmp = Opnemen overeenkomende = Aanvinken

Voorbeeld 3: U heeft een selectie gemaakt van diverse bestanden op de C:/ schijf, maar nu wilt u van deze bestanden alle afbeeldingen met het formaat “.jpg” en “.gif” verwijderen uit de back-up taak. In dit geval moet u uw filter als volgt instellen: Bovenste map Toepassen op Overeenkomst type Overeenkomst patroon Filter modus Alle andere opnemen

= C:/ = Bestand = Eindigt met = *.jpg, *.gif = Uitsluiten overeenkomende = Niet Aanvinken

Het vinkje bij “alle andere opnemen” staat niet aangevinkt, omdat u alleen bepaalde bestanden uit de selectie wilt verwijderen en niet de overige bestanden die niet tot de selectie behoren alsnog toe wilt voegen.


© Hecotel 2008


Pagina: 21 /72

Voorbeeld 4 (geavanceerd): Wanneer u alles in de back-up wilt meenemen, behalve de “logboek” map, op de locatie C://Applications moet u uw filter als volgt instellen: Bovenste map Toepassen op Overeenkomst type Overeenkomst patroon Filter modus Alle andere opnemen

= C:/Applications = Map = Reguliere expressie = ^logboek$ = Uitsluiten overeenkomende = Aanvinken

Voorbeeld 5 (geavanceerd): Wanneer u alle mappen met de naam “logboek” wilt toevoegen aan de back-up, waar de bestandsnaam moet beginnen met het karakter “B” en moet eindigen met “*.doc” op de locatie C://Mijn documenten, kunt u gebruik maken van een gewone uitdrukking van “^B.*\.doc$” in de selectie. De filter instellingen moeten als volgt worden ingesteld: Bovenste map Toepassen op Overeenkomst type Overeenkomst patroon Filter modus Alle andere uitsluiten


= C:/Mijn Documenten = Bestand = Reguliere expressie = ^B.*\.doc$ = Opnemen overeenkomende = Aanvinken

© Hecotel 2008


Pagina: 22 /72

6.5.Opdrachtregel programma: Pre/Post-Backup Het opdrachtregel programma bevat twee hooft componenten: het preback-up en postback-up commando. Deze commando’s kunnen gebruikt worden voor of na iedere back-up op ieder besturingssysteem.


© Hecotel 2008


Pagina: 23 /72

Zowel het preback-up als postback-up commando bestaat uit de volgende parameters: Key Naam Opdracht Werkmap

Beschrijving Naam van dit commando. Locatie waarvan het commando moet draaien. Voorbeeld: C:/Mijn Documenten/Applicatie.exe Map waarin de opdracht staat.

Het type van de back-up taak bepaalt op welk tijdstip de preback-up of de postback-up opdracht wordt uitgevoerd. De volgende tabel geeft aan wanneer de preback-up of de postback-up opdracht gaat draaien bij verschillende types back-up taken. Type back-up taak Bestand Back-up taak zonder bestand (Bijvoorbeeld een Microsoft SQL Server)

Wanneer een Preback-up Voor het uploaden van de back-up bestanden. Voor het verzenden van de back-up data naar de tijdelijke map.

Wanneer een Postback-up? Na het uploaden van de backup bestanden. Na het verzenden van de backup data naar de tijdelijke map. (Dus voordat het eerste bestand is geupload)

We raden het u sterk af om een applicatie te back-uppen terwijl de applicatie nog draaiende is. Dit kan het gevolg hebben dat er inconsistentie en niet te gebruiken bestanden in de back-up worden meegenomen. Om dit te voorkomen raden we u aan om het preback-up commando te gebruiken om de betreffende applicatie af te sluiten en de postback-up te gebruiken om de applicatie na de back-up weer op te laten starten.


© Hecotel 2008


Pagina: 24 /72

6.6.Instelling Hier kunt u drie aspecten instellen: de locatie van de opslag van uw back-up, de grootte van het blok van de overdracht en of u Volume Shadow Copy wel of niet aan wilt zetten. In de volgende tabel worden de drie aspecten toegelicht: Sleutel Tijdelijke map voor de opslag van back-up bestanden Grootte blok overdracht Volume Shadow Copy


Beschrijving Hier geeft u een locatie aan waar tijdelijk de bestanden van de back-up kunnen worden opgeslagen. Zie hoofdstuk 6.12. Hier kunt u kiezen of u een Shadow Copy wilt maken van uw back-up. Het voordeel van een Shadow Copy is dat u tijdens de back-up verder kunt werken aan bestanden die in de back-up worden meegenomen.

© Hecotel 2008


Pagina: 25 /72

6.7.Codering

Opmerking: De instellingen van de codering worden op het moment van het instellen van de back-up taak gecreëerd en kunnen niet meer aangepast worden. Wanneer u de instelling van de codering wilt aanpassen, zult u een nieuwe back-up taak moeten opstellen!


© Hecotel 2008


Pagina: 26 /72

Voordat de back-up plaatsvindt, worden alle bestanden en/of mappen gecomprimeerd en gecodeerd met uw keuzes voor algoritme, modus en sleutel codering. De onderstaande tabel zal u uitleggen wat de verschillende parameters inhouden. Parameter Algoritme

Beschrijving Dit bepaalt het algoritme dat uw bestanden codeert. Er zijn verschillende algoritmes beschikbaar: AES: Advanced Encryption Standard algorithm DESede: Triple DES algorithm Twofish: Twofish algorithm

Modus

We raden het gebruik van AES als algoritme aan, omdat dit de standaard is in de commerciële wereld. Dit bepaalt de modus die gebruikt wordt om uw back-up bestanden te coderen. Er zijn twee coderingsmodus beschikbaar: ECB: Electronic Cook Book Mode CBC: Cipher Block Chaining Mode

We raden het gebruik van de CBC modus aan, omdat het meer veiligheid biedt. Sleutelcodering Hier geeft u aan of u het filter wilt toepassen op bestanden, mappen of op beide. De codering wordt in het back-up systeem gecodeerd weergegeven en is nergens anders bekend. Dit heeft tot gevolg dat wanneer u uw code vergeet, u uw volledige back-up kwijt bent. Wij adviseren u uw code ergens verborgen te noteren.


© Hecotel 2008


Pagina: 27 /72

6.8.Bewaarbeleid. Tijdens het maken van een back-up zal de back-up software merken wanneer een bestand verwijderd is van uw computer. Het bestand dat in de back-up staat zal bewaard blijven op een speciaal stukje server waar verwijderde bestanden worden opgeslagen. In het bewaarbeleid kunt u aangeven hoelang u wilt dat verwijderde bestanden bewaard moeten worden, voordat de bestanden definitief en tevens automatisch verwijderd worden van de server. Alle overige bestanden staan in een ander deel van de server en zullen geen hinder ondervinden van deze instellingen. Om het bewaarbeleid naar uw wens te maken, kiest u aan de linkerkant in de navigatiebalk de optie “Bewaarbeleid”. Hier kunt u de huidige instellingen wijzigen, vervolgens klikt u op “Opslaan” in de linker bovenhoek van het venster en uw instellingen zullen worden bewaard.


© Hecotel 2008


Pagina: 28 /72

6.9.De back-up van een netwerkschijf. Wanneer u een back-up wilt maken van een netwerkschijf in Windows (alleen in Windows NT / 2000 / XP / 2003), geeft u uw Windows domeinnaam, gebruikersnaam en wachtwoord in het “Netwerkbronverificatie voor Windows” scherm op. Hieronder is dit proces weergegeven. Deze gegevens zijn verplicht omdat geplande back-ups altijd draaien in de context van het LocalSystem account van Windows, waarvan het systeem in eerste instantie geen toegang heeft tot de netwerkbron. Het systeem moet zichzelf toegang verschaffen tot de Windows domein controle, om op die manier toegang te krijgen tot de netwerk bestanden die meegenomen moeten worden in de back-up. Wanneer u een netwerkmap wilt meenemen in een geplande back-up moet u het volgende doen: 1

Selecteer de back-up taak aan de linkerkant van het venster en klik vervolgens in het hoofdscherm op de knop “Eigenschappen”.


© Hecotel 2008


Pagina: 29 /72

2

Voer uw Windows gegevens in, in het venster zoals hieronder en klik op “OK”.

3

Klik op de knop “Opslaan” linksboven in het venster.


© Hecotel 2008


Pagina: 30 /72

6.10.Lokale kopie U hebt ook de mogelijkheid om een extra kopie op uw lokale schijf op te slaan, als toevoeging op de kopie die gemaakt wordt tijdens de back-up op de back-up server. Dit als extra veiligheid en om de bestandhersteltijd te minimaliseren kunt u het volgende doen:

1 2 3 4

Selecteer: “Lokale kopie” onder uw back-up taak aan de linkerkant van het venster. Vink de optie “Kopiëren naar lokale vaste schijf” aan. Geef de locatie in waar u wilt dat de gekopieerde bestanden en/of mappen worden opgeslagen. Wij raden u aan om de bestanden te laten comprimeren, zodat u meer ruimte overhoudt voor andere bestanden en/of mappen.


© Hecotel 2008


Pagina: 31 /72

5

Op het moment dat u een back-up taak uitvoert zal er een kopie op de aangegeven locatie worden gezet.

Een kopie op uw harde schijf uitpakken. Bestanden die door een lokale kopie zijn opgeslagen op uw lokale schijf, zijn hoogstwaarschijnlijk opgeslagen in een .zip bestand. Als u deze wilt openen is er een optie in het systeem welke voor u het .zip bestand uitpakt. Volg de volgende punten om succesvol een .zip bestand uit te pakken: 1

Kies in de werkbalk van het venster: Extra > Lokale kopie uitpakken.


© Hecotel 2008


Pagina: 32 /72

2

Selecteer de juiste back-up taak uit het bovenste drop down menu.

3

Vul de bronmap, de map waar het .zip bestand staat, in en vul de doelmap, de map waar u de gekopieerde bestanden wilt hebben, in en klik op start.

4

Het uitpakken van de gekopieerde bestanden is voltooid.


© Hecotel 2008


Pagina: 33 /72

6.11.Meerdere computers met één back-up account Wanneer u een back-up op meerdere computers wilt uitvoeren, moet u voor iedere computer een back-up taak creëren. Iedere kopie moet zo ingesteld worden dat de geplande back-up taken op de juiste computer worden uitgevoerd. Wanneer deze instellingen niet correct worden doorgevoerd zal dat resulteren in diverse errors en bestanden die onjuist worden weggeschreven. Om meerdere computers toegang te verlenen op één back-up account, dienen de volgende stappen te worden doorlopen: 1 2 3

Log in op één van de computers onder de inloggegevens van één en dezelfde back-up account. Selecteer een back-up taak die niet bedoeld is om op de bewuste computer uit te voeren. Haal het vinkje we bij de checkbox “Geplande back-up op deze computer uitvoeren”.


© Hecotel 2008


Pagina: 34 /72

4 5

Herhaal de vorige stap voor alle back-up taken die niet van toepassing zijn op de betreffende computer. Herhaal stap 2 t/m 5 voor de overige computers. Wanneer u op een later tijdstip nog een computer wilt toevoegen, dan maakt u een nieuwe back-up taak voor deze computer. Let dan goed op dat u deze back-up taak op de andere computers uitvinkt, want anders zal deze back-up ook op de overige computers worden uitgevoerd.


© Hecotel 2008


Pagina: 35 /72

6.12.Grootte blok overdracht De grootte van het datablok dat gebruikt wordt bij de overdracht van de bestanden naar de back-up server bepalen de snelheid en de prestatie van de overdracht. Sommige firewalls of proxy servers blokkeren uitgaand netwerk verkeer (HTTP / HTTPS POST methode) met een grote blokwaarde om veiligheidsredenen. Om de grootte van het blok aan te passen voor iedere back-up taak, verwijs ik u graag naar de optie “Instelling” aan de linkerkant van het venster onder de backup taak. U kunt vervolgens de grootte van het blok aanpassen onder “Grootte blok overdracht”, door het drop down menu aan te klikken en een andere waarde te selecteren. Standaard staat deze waarde ingesteld op de meest gunstige waarde, wij raden u aan deze waarde aan te houden.


© Hecotel 2008


Pagina: 36 /72

7. Back-up taak uitvoeren In dit hoofdstuk zal er dieper worden ingegaan op het daadwerkelijk maken van een back-up.

7.1.Hoe wordt er een back-up gemaakt van bestanden en/of mappen? Automatisch een back-up uitvoeren op de geplande tijden. Wanneer u eenmaal een back-up taak heeft ingepland, zal deze automatisch worden uitgevoerd conform uw wensen. U kunt zoveel geplande back-up taken laten uitvoeren als u wilt, op de tijden die u wilt en dat zonder aanvullende opdrachten te verstrekken.

Selectieve back-up Onveranderde bestanden zijn al geback-upped en hoeven niet nog een keer worden meegenomen in de back-up. Het back-up systeem zorgt er dan ook voor dat de onveranderde bestanden ongemoeid blijven en dat alleen de aangepaste bestanden mee worden genomen in de back-up. Dit verkort de back-up tijd aanmerkelijk aangezien de meeste gebruikers per dag gemiddeld minder dan 5% van hun totale data updaten.

Automatisch comprimeren en coderen van de data De data in de back-up wordt voor de upload door de software gecomprimeerd en gecodeerd. Hierdoor vermindert niet alleen de grote van uw bestanden die u in de back-up meestuurt, het garandeert tevens de privacy van uw data.

Het behoudsbeleid van uw data Het behoudsbeleid geeft u de mogelijkheid om verschillende versies van eenzelfde bestand of een verwijderd bestand terug te zien uit uw back-up. Deze back-up bestanden worden opgeslagen op een “behoudsgebied” op de server voordat het bestand gewijzigd of definitief verwijderd wordt. Wanneer u terug wilt naar een verwijderd bestand (of u wilt terug naar een eerdere versie van een geüpdate bestand), binnen de “behoudsperiode”, zijn de bestanden altijd beschikbaar in dit “behoudsgebied”. Deze optie is erg handig Handleiding Online Back-up Pro v1.0

© Hecotel 2008


Pagina: 37 /72

wanneer u per ongeluk een bestand verwijderd of een incorrect bestand upload. De “behoudsperiode” is de periode waarin u de bestanden nog kunt terugvinden op de server, de lengte van deze periode is zelf in te stellen in de back-up software.

7.2.Direct een back-up maken naar de server U kunt direct een back-up maken van uw data. Volg de instructies: 1

Creëer een back-up taak: - Kies in de menubalk: Backuptaak > Nieuw > Backuptaak bestanden. - Vul een naam in voor de back-up taak


© Hecotel 2008


Pagina: 38 /72

-

Selecteer de bestanden en/of de mappen die u wilt meenemen in de back-up.

-

-

Stel het back-up schema in (U kunt meerdere schema’s per back-up taak hebben).


© Hecotel 2008


Pagina: 39 /72

-

2

Kies het algoritme, de modus en de gecodeerde sleutel voor de back-up taak. (Hint: kies voor de standaard instelling. Uw codering is dan hetzelfde als uw back-up account inloggegevens.)

De back-up taak is aangemaakt, nu kunt u de back-up gaan uitvoeren. Volg de instructies: -

Selecteer aan de linkerkant van het venster de betreffende back-up taak. Klik op de “Back-up starten” button boven de back-up taken. Kies de optie “Off-site Backup Server” in onderstaand venster.


© Hecotel 2008


Pagina: 40 /72


© Hecotel 2008


Pagina: 41 /72

7.3.Back-up maken naar een lokale vaste schijf Door deze optie wordt u in de gelegenheid gesteld een back-up te maken op een lokale schijf. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer u in het bezit bent van een externe harde schijf. Zoals bij een reguliere back-up kunnen de bestanden en/of mappen ook hier alleen maar worden hersteld door de back-up software d.m.v. de opgegeven codeersleutel. Om een dergelijke back-up uit te voeren, moet u de volgende instructies volgen: 1 2 3

4

Stel een back-up taak in. (zie hoofdstuk twee) Selecteer de back-up taak aan de linkerkant van het venster en klik op de knop “Start back-up” boven de back-up taken. Selecteer de optie “Lokale vaste schijf” en klik op “OK”.

Vul een locatie in waar het systeem de lokale schijf kan vinden en klik op de knop “Starten”.


© Hecotel 2008


Pagina: 42 /72

5. Na het maken van een succesvolle back-up krijgt u, zoals in onderstaande afbeelding te zien is een melding onder de andere meldingen dat de back-up voltooid is.


© Hecotel 2008


Pagina: 43 /72

7.4.Bestanden herstellen In dit hoofdstuk wordt toegelicht hoe bestanden en/of mappen hersteld kunnen worden op uw eigen systeem.

Bestanden en/of mappen direct van de back-up server herstellen Volg de instructies: 1 Selecteer de “Herstellen” tab onderaan het venster.

2 3

Kies aan de linkerkant van het venster uit welke back-up taak u bestanden en/of mappen wilt herstellen. Geef na het kiezen van de back-up taak aan welke bestanden u wilt zien. U doet dit door achter de optie “Bestanden na taak weergeven” te kiezen uit welke periode de bestanden en/of mappen moeten komen.


© Hecotel 2008


Pagina: 44 /72

4

Selecteer de bestanden en/of mappen die u wilt herstellen en klik op de knop “Bestanden herstellen” in de werkbalk.

5

Gebruik de knop “Bladeren om de locatie aan te geven waar de bestanden heen moeten. Kies anders voor de makkelijkere optie “Oorspronkelijke locatie” en dan zullen de bestanden op de oorspronkelijke locatie worden hersteld. Na het selecteren van de gewenste locatie klikt u op de knop “Starten” om het herstellen automatisch te beginnen. Wanneer exact hetzelfde bestand al in de doelmap bestaat zal deze niet overschreven worden. Wanneer er onder de log een melding “Einde” verschijnt, is de herstelactie succesvol afgerond. U vindt de betreffende bestanden en mappen terug op de locatie die u vooraf heeft aangegeven.

6 7

7.5.Bestanden en/of mappen direct van een lokale schijf herstellen Met de back-up software krijgt u niet alleen de mogelijkheid om data naar de back-up server te verzenden, maar kunt u tevens alle data gecodeerd op een CD of een DVD zetten. Alle data op de lokale back-up zal gecodeerd zij en u kunt de back-up software gebruiken om deze bestanden weer te decoderen. Doorloop de volgende stappen op data van een lokale back-up te decoderen: Handleiding Online Back-up Pro v1.0

© Hecotel 2008


Pagina: 45 /72

1

Selecteer uit de werkbalk: Extra > Wizard bestanden decoderen.

2

Gebruik de knop “Bladeren” om de gewenste data te vinden op de lokale schijf die gedecodeerd moet worden. In de juiste werkmap aangekomen, selecteert u de map “files” en klikt u op “OK”. Klik op “Volgende” om verder te gaan.


© Hecotel 2008


Pagina: 46 /72

3

Wanneer u meerdere back-up taken in de gecodeerde map hebt staan, moet u de back-up taak selecteren die van toepassing is op uw actie. Klik daarna op “Volgende”.


© Hecotel 2008


Pagina: 47 /72

4

Wanneer een bestandsnaam grijs is aangegeven, wil dit zeggen dat deze zich in het “behoudsgebied” van de server bevindt. Deze bestanden zijn ook meegestuurd op de lokale schijf en als u de optie “Alle bestanden weergeven” aanklikt worden deze zichtbaar. Deze bestanden kunnen vervolgens ook gedecodeerd worden.

5

Geef de bestemming van de data op, u kunt een nieuwe map aangeven of kiezen voor de oorspronkelijke locatie. Vul vervolgens uw sleutel voor het coderen in, deze is door u ingesteld bij het aanmaken van de back-up taak.


© Hecotel 2008


Pagina: 48 /72

6

Klik op “Starten” om met het herstellen van de bestanden te beginnen.


© Hecotel 2008


Pagina: 49 /72

8. In-File Delta techniek In dit hoofdstuk wordt beschreven wat de In-File Delta techniek inhoudt en hoe deze techniek kan worden toegepast op een back-up. Door deze techniek toe te passen (bij bijvoorbeeld een 10Gb outlook.pst bestand), wordt er voorkomen dat de hele database bij ieder back-up in zijn geheel naar de back-up server verstuurd moet worden.

8.1.Overzicht De In-File Delta techniek is een geavanceerde data blok techniek, welke over de intelligentie beschikt om verschillen tussen twee bestanden te bepalen. Wanneer er een back-up gemaakt wordt zullen door gebruik van deze techniek alleen de bestanden worden geupload die gewijzigd of nieuw zijn. Om de techniek te illustreren wordt het volgende voorbeeld gegeven: 1 2

3

4 5

Een groot 10Gb bestand (bijvoorbeeld outlook.pst) staat als back-up op de back-up server. Deze back-up is in zijn geheel via uw back-up software geplaatst. Wanneer de back-up op een later tijdstip nogmaals wordt uitgevoerd zal het back-up systeem een controlelijst downloaden van alle betreffende data van de volledige back-up. Deze lijst zal gebruikt gaan worden om alle wijzigingen te detecteren in het huidige outlook.pst. De verschillen die worden gevonden worden opgeslagen in een Delta bestand, die direct wordt geupload naar de back-up server. Dit Delta bestand wordt verondersteld een klein bestand te zijn omdat de verschillen in een .pst bestand nooit heel erg groot kunnen zijn. Op deze manier is de back-up veel sneller voltooid. De back-up zal punt twee en drie steeds overdoen totdat het gehele bestand geupload is naar de back-up server. Dit gebeurt omdat er telkens maar een relatief klein bestand wordt verstuurd, zoals in het vorige punt is uitgelegd. Met de In-File Delta techniek wordt het mogelijk gemaakt om grote bestanden dagelijks in de back-up mee te nemen zonder dagelijks het gehele bestand te uploaden. Dit beperkt de tijdsduur van het uploaden aanzienlijk doordat er effectief minder data wordt verstuurd.

De Delta bestanden zijn zo opgemaakt dat ze aangepast kunnen worden. Na iedere back-up wordt het Delta bestand geüpdate en worden de eigenschappen van ieder bestand opgeslagen. Bij de volgende update zal ieder willekeurig bestand aan de hand van dit Delta bestand worden gecontroleerd op wijzigingen. Op dit moment zullen alleen de wijzigingen worden meegenomen in de back-up. Handleiding Online Back-up Pro v1.0

© Hecotel 2008


Pagina: 50 /72

De volledige back-up, de controlelijst en het laatst geuploade Delta bestand worden altijd opgeslagen in het data center. De data zal altijd op de back-up server blijven staan, zodat ze altijd geüpdate kunnen worden. In-File Delta geeft de voorkeur aan een differentiële back-up in plaats van een incrementele back-up. Deze vorm van back-up is zo ontworpen dat wanneer een back-up een corrupt bestand bevat, alleen dit deel van de back-up onherstelbaar beschadigd is. Alle andere bestanden die in de back-up voorkomen zullen nog intact zijn en kunnen weer gewoon gebruikt worden.


© Hecotel 2008


Pagina: 51 /72

8.2.De blokgrootte De blokgrootte is de grootte van het datablok dat gebruikt wordt om veranderingen te detecteren tussen het bestand op de back-up server én het bestand op uw lokale computer. Over het algemeen zorgt een klein datablok ervoor dat u kleine Delta bestanden zult krijgen, maar zal er meer van de processor gevraagd worden, dan wanneer er gebruik gemaakt wordt van grote datablokken. Bij de keuze voor een groter datablok is de verwerking van uw back-up taak sneller, maar kost de verwerking om alle data op de back-up server te zetten u meer tijd. Hier zal de juiste balans gevonden moeten worden tussen uw data en de grootte van het Datablock. In de meeste gevallen kunt u het beste voor de optie “Auto” kiezen. Op deze manier zal het back-up systeem de optimale blokgrootte voor u uitkiezen.


© Hecotel 2008


Pagina: 52 /72

8.3.Minimale grootte van bestanden De optie om de minimale grootte van een bestand aan te geven zorgt ervoor dat een bestand pas wordt uitgevoerd door de In-File Delta technologie als het groter is dan deze ingestelde waarde. Wanneer de grootte van een bestand kleiner is dan de ingestelde waarde, zal dit bestand niet worden verwerkt met In-File Delta technologie. In plaats van een Delta bestand zal nu het volledige bestand worden meegenomen in de back-up. Voor kleine bestanden wordt de In-File Delta technologie dus niet uitgevoerd, omdat de back-up van een klein bestand minder tijd kost. Door kleine bestanden volledig in de back-up mee te nemen wordt de tijd om de back-up bestanden te herstellen ook verkleind.

8.4.Maximaal aantal Delta bestanden Bij deze optie kunt u aangeven wat voor u het maximaal aantal Delta bestanden is dat geproduceerd mag worden. Als u bijvoorbeeld al 100 Delta bestanden heeft geproduceerd en de instellingen staan op maximaal 100 Delta bestanden, zal de volgende back-up een volledige back-up zijn. Deze optie is er om er zeker van te zijn dat er na een bepaald aantal Delta bestanden altijd een volledige back-up wordt uitgevoerd.

8.5.Delta Ratio De optie Delta Ratio wordt vergeleken met de grootte van het volledige back-up bestand (het percentage van de verschillen die gedetecteerd zijn tussen de bestanden in de back-up en de bestanden op uw lokale computer). Op het moment dat het aantal bestanden dat aangepast is meer dan de ingegeven waarde is (in percentage), zal een volledige back-up volgen.


© Hecotel 2008


Pagina: 53 /72

9. Instellen MS SQL Server back-up taak Volg de volgende stappen voor het instellen van een Microsoft SQL Server backup taak: 1

Kies in de werkbalk “Backuptaak” >> “Nieuw” >> “Backuptaak MS SQL Server”. Onderstaand venster verschijnt:

Geef de back-up taak een naam. Selecteer vervolgens de betreffende MS SQL Server en voer de correcte inloggegevens in voor die SQL Server, klik als laatste op “Volgende” om verder te gaan. 2

Kies de back-up bron. Selecteer de database(s) op de MS SQL Server die meegenomen moeten worden in de back-up. Onderaan het venster ziet u een pad waar de Shadow Copy zal worden opgeslagen. Zorg er altijd voor dat er op deze locatie genoeg ruimte is, bij een eventueel tekort aan ruimte kunt u dit pad altijd wijzigen.

3

Stel uw back-up schema in. De back-up taak staat standaard ingesteld op twee tijdstippen. Deze kunt u wijzigen door op “Eigenschappen” te klikken. Tevens kunt u een schema toevoegen door op “Toevoegen” te klikken, zodat u bijvoorbeeld meerdere back-ups per dag kunt plannen.


© Hecotel 2008


Pagina: 54 /72

De database back-up wordt standaard iedere vrijdag uitgevoerd en zal de gehele database in de back-up meenemen. De logboek back-up zal iedere dag alleen de mutaties in de back-up meenemen, zodat u niet iedere dag de gehele database over het internet hoeft te sturen. 4

De versleutelde codering instellen. Wanneer u voor de optie “Standaard” kiest zal het wachtwoord van uw backup software gebruikt worden als codering. Indien u een andere coderingssleutel wenst te gebruiken kan dit bij de optie “Aangepast” worden ingevoerd. Als u de encryptie eenmaal heeft ingesteld is deze niet meer te wijzigen, wanneer u de codering wilt aanpassen zult u een geheel nieuwe back-up taak moeten aanmaken. De codering wordt in het back-up systeem gecodeerd weergegeven en is nergens anders bekend. Dit heeft het gevolg dat wanneer u uw code vergeet, u uw volledige back-up kwijt bent. Wij adviseren u uw code ergens verborgen te noteren.

5

Het instellen van de back-up taak is voltooid.

U heeft de back-up taak volledig ingesteld, klik op “Voltooien” om terug te gaan naar het hoofdscherm.


© Hecotel 2008


Pagina: 55 /72

Instellen MS Exchange mail back-up taak Het is met uw back-up software mogelijk om een gehele MS Exchange Server in de back-up mee te nemen, maar het is ook mogelijk om individuele mailboxen te back-uppen. Doorloop de volgende stappen voor het instellen van een back-up taak van een MS Exchange Server op Mail niveau: Voor de back-up van individuele MS Exchange mail accounts dient u een MS Exchange add-on aan te vragen. Voor meer informatie neemt u contact op met Hecotel. 1

Kies in de werkbalk “Backuptaak Nieuw” >> “Backuptaak MS Exchange Mail Level”. Onderstaand venster verschijnt:

2

Geef de back-up taak een naam en klik op “Volgende”.


© Hecotel 2008


Pagina: 56 /72

3

Kies de back-up bron. Selecteer de mailboxen op de MS Exchange Server die meegenomen moeten worden in de back-up en klik op “Volgende”.

4

Stel uw back-up schema in. De back-up taak staat ingesteld op een standaard tijd, maar als u het hier niet mee eens bent kunt u deze wijzigen door op “Eigenschappen” te klikken. Tevens kunt u een schema toevoegen door op “Toevoegen” te klikken, zodat u bijvoorbeeld meerdere back-ups gepland heeft staan per dag.

5

De versleutelde codering instellen. Wanneer u voor de optie “Standaard” kiest zal het wachtwoord van uw backup software gebruikt worden als codering. Op het moment dat u het hier niet mee eens bent kiest u de optie “Aangepast” en kunt u de codering naar eigen smaak aanpassen. Als u de encryptie eenmaal heeft ingesteld valt deze niet meer aan te passen, wanneer u persé de codering wilt aanpassen zult u een geheel nieuwe back-up taak moeten aanmaken. De codering wordt in het back-up systeem gecodeerd weergegeven en is nergens anders bekend. Dit heeft het gevolg dat wanneer u uw code vergeet, u uw volledige back-up kwijt bent. Wij adviseren u uw code ergens verborgen te noteren.

6

Het instellen van de back-up taak is voltooid. U heeft de back-up taak volledig ingesteld, klik op “Voltooien” om terug te gaan naar het hoofdscherm.


© Hecotel 2008


Pagina: 57 /72

10.Instellen MySQL back-up taak Volg de volgende stappen voor het instellen van een MySQL back-up taak: 1

Kies in de werkbalk “Backuptaak” >> “Nieuw” >> “MySQL Backuptaak”. Onderstaand venster verschijnt:

2

Geef de back-up taak een naam. Voer de daaronder de inloggegevens van uw MySQL Server in en wijzig bij het weergeven van een foutieve poort het poortnummer. Als laatste wordt u verzocht om naar het “mysqldump.exe” bestand te gaan, deze is te vinden op de volgende locatie: C:\MySQL\bin.

3

Kies de back-up bron. Selecteer de database(s) die meegenomen moeten worden in de back-up. Onderaan het venster ziet u een pad waar de Shadow Copy zal worden opgeslagen. Zorg er altijd voor dat er op deze locatie genoeg ruimte is, bij een eventueel tekort aan ruimte kunt u dit pad altijd wijzigen.


© Hecotel 2008


Pagina: 58 /72

4

Stel uw back-up schema in. De back-up taak staat ingesteld op een standaard tijd, maar als u het hier niet mee eens bent kunt u deze wijzigen door op “Eigenschappen” te klikken. Tevens kunt u een schema toevoegen door op “Toevoegen” te klikken, zodat u bijvoorbeeld meerdere back-ups gepland heeft staan die dag.

5

De versleutelde codering instellen. Wanneer u voor de optie “Standaard” kiest zal het wachtwoord van uw backup software gebruikt worden als codering. Op het moment dat u het hier niet mee eens bent kiest u de optie “Aangepast” en kunt u de codering naar eigen smaak aanpassen. Als u de encryptie eenmaal heeft ingesteld valt deze niet meer aan te passen, wanneer u persé de codering wilt aanpassen zult u een geheel nieuwe back-up taak moeten aanmaken. De codering wordt in het back-up systeem gecodeerd weergegeven en is nergens anders bekend. Dit heeft het gevolg dat wanneer u uw code vergeet, u uw volledige back-up kwijt bent. Wij adviseren u uw code ergens verborgen te noteren.

6

Het instellen van de back-up taak is voltooid. U heeft de back-up taak volledig ingesteld, klik op “Voltooien” om terug te gaan naar het hoofdscherm.


© Hecotel 2008


Pagina: 59 /72

11.FAQ – Veelgestelde vragen 11.1.Installatie De Windows installatie van mijn back-up software blijft hangen, waarom? Er zijn een aantal dingen die een fout kunnen veroorzaken, tijdens of na de installatie, te weten: 1. Zorg dat u over voldoende schijfruimte beschikt. 2. Zorg dat u geen antivirus software heeft draaien, omdat dit voor problemen kan zorgen tijdens een installatie. 3. Wanneer u gebruik maakt van de applicaties InstallAnywhere of Dell’s Open Manager kunnen fouten optreden. Wanneer OpenManager geïnstalleerd is op het systeem waar uw back-up software op wordt geïnstalleerd, moet u ervoor zorgen dat applicatie uit staat. 4. Uw computer kan moeite hebben met Java, u kunt Java zelf testen op uw computer. Bij de installatie van Java runtime 1.4X zitten wat Swina demo’s. Probeer deze op uw systeem te draaien en kijk of Windows er problemen mee heeft. U kunt deze applicatie gratis downloaden op: http://www.java.com Samen met deze oplossing kunt u ook DirectX updaten naar tenminste DirectX 8.1, omdat op de meeste computers die een probleem met Java hadden DirectX 7.0 geïnstalleerd stond.

Ik krijg geen proxy authenticiteit om te kunnen werken met mijn back-up software, hoe komt dit? Wanneer u poort 80 gebruikt, moet u controleren of uw proxy server “http CONNECT” accepteert. Als het niet lukt met poort 80 kunt u ook poort 443 proberen om te kijken of die poort het wel accepteert.

11.2.Algemeen Bestaat de mogelijkheid om op meerdere computers via één Online Backup Server account te werken? Het is met uw back-up software geen enkel probleem om op meerdere computers onder één account te werken. In de handleiding wordt toegelicht hoe dit in zijn werk gaat. U kunt meerdere computers uit één pand gebruiken, maar ook computers uit diverse vestigingen.


© Hecotel 2008


Pagina: 60 /72

11.3.Abonnement Is het duurder wanneer ik meerdere back-ups per dag maak in plaats van bijvoorbeeld één back-up per week? De hoeveelheid back-ups en de hoeveelheid dataverkeer hebben geen invloed op uw abonnementskosten. Bij Hecotel Online Back-up pro gaat het alleen om de hoeveelheid opslagcapaciteit die u reserveert.

11.4.Back-up functie Vergt het maken van een back-up veel voorkennis? Het maken van een back-up gebeurt door één klik op de knop “Back-up”. Het instellen van een back-up vergt niet veel voorkennis op het gebied van back-up software. Op het moment dat u er achter komt dat het toch lastig voor u is om alle instellingen correct in te stellen kunt u altijd de uitgebreide gebruikershandleiding raadplegen.

Vergt het maken van een back-up veel tijd? Het is niet te zeggen hoelang het maken van een back-up duurt, omdat dit geheel aan de hoeveelheid data ligt die in de back-up moet worden meegenomen. Logischerwijs duurt een grote back-up langer dan een kleine back-up. Tevens is de snelheid van een back-up afhankelijk van de snelheid van uw internet verbinding (upload).

Welke bandbreedte raadt u aan voor het maken van een back-up? De soort en grootte van de bandbreedte kan alleen bepaald worden aan de soort data die u in een back-up wilt meenemen.

Is het mogelijk om een gehele netwerkschijf in de back-up mee te nemen? Uw back-up software biedt u de mogelijkheid om een gehele netwerkschijf in de back-up mee te nemen. Wanneer u uw Windows domeinnaam, gebruikersnaam en wachtwoord geeft kan de back-up software zichzelf van toegang voorzien in de betreffende netwerkmap om zo een back-up te maken. Voor meer informatie verwijzen wij u graag naar hoofdstuk 6.9 uit de gebruikershandleiding van uw back-up software


© Hecotel 2008


Pagina: 61 /72

Is het mogelijk om tijdens een back-up met andere applicaties te werken? Het werken met andere applicaties is geen probleem tijdens het uitvoeren van een back-up. Uw back-up software werkt op de achtergrond en zal niet tot vertragingen leiden op de rest van uw systeem.

Is het mogelijk om tijdens een back-up gebruik te maken van internet? Het is tijdens een back-up mogelijk om van internet gebruik te maken. De bandbreedte zal worden ingedeeld tussen het overige gebruik van internet en de back-up software.

Wat is een offline back-up? Deze back-up variant is geschikt voor gebruikers die veel offline van internet zijn. De back-up zal gemaakt worden op het moment dat de back-up software verbinding met het internet detecteert.

Is het een vereiste om een tijdelijke map aan te maken voor een In-File Delta back-up? Ja, het is een vereiste om een tijdelijke map aan te maken. In deze map wordt het delta bestand geplaatst voordat deze naar de server gestuurd wordt. Bijvoorbeeld: U heeft een bestand van 10Gb dat reeds geback-upped is en u wilt nu 10Mb van dit bestand updaten in de back-up server. U zult er dan voor moeten zorgen dat er 10Mb vrije ruimte op de schijf van de tijdelijke map staat. U heeft dus geen 10Gb aan vrije ruimte nodig in dit geval. Wanneer u in hetzelfde geval 5 x 10Gb wilt updaten, heeft u ook maar 10Mb vrije ruimte nodig en niet 5 x 10Mb vrije ruimte. Dit komt omdat het delta bestand na iedere back-up direct verwijderd wordt uit de tijdelijke map.

Wat is het verschil tussen een MS Exchange back-up en een MS Exchange Mail Level back-up? Op het moment dat u een MS Exchange back-up maakt zal de back-up de gehele MS Exchange server bevatten. Wanneer u er voor kiest om een MS Exchange Mail Level back-up te maken kunt u individuele e-mails, contactpersonen, taken, notities en agenda’s in de back-up mee nemen. Voor een back-up op Mail Level dient u een Add-on te vragen bij uw back-up provider.


© Hecotel 2008


Pagina: 62 /72

Ik mis mijn MS SQL Server databases in de back-up bron lijst, wat te doen? Als u een Firewall geïnstalleerd heeft staan op uw systeem, moet u er voor zorgen dat de UDP poort 1434 is toegestaan op de SQL Server.

Wat is de In-File Delta technologie? De In-File Delta technologie zorgt ervoor dat veel tijd bespaard wordt bij het maken van een back-up. De allereerste back-up die gemaakt wordt zal over het algemeen relatief meer tijd in beslag nemen. De daaropvolgende back-ups zullen aanzienlijk korter zijn dan de eerste. Dit komt door de toepassing In-File Delta technologie die er voor zorgt dat na de eerste back-up alleen de gewijzigde en de nieuwe bestanden en/of mappen worden meegenomen in de back-up.

11.5.Codering en beveiliging Wie kent de coderingssleutel allemaal? U bent de enige die de codeersleutel kent. Hecotel is niet in het bezit van uw codeersleutel, dus bewaar deze goed. Let OP! Wanneer u uw coderingssleutel bent vergeten is het onmogelijk om uw back-up gegevens van deze taak te herstellen! Wij raden u aan om deze gegevens ergens op te schrijven en goed op te bergen!

Is het wachtwoord bij anderen bekend? Uw wachtwoord krijgt u zelf bij de aanvraag. Het wachtwoord is dus alleen bij u bekend.

Wat voor soort beveiliging wordt er toegepast? De toegang tot uw gegevens wordt bepaald door uw coderingssleutel en de gebruikersnaam en wachtwoord combinatie. U heeft de mogelijkheid om per backup taak het coderingstype en de coderings sleutel kiezen. Let er wel op dat u deze gegevens ergens opschrijft en goed opbergd!


© Hecotel 2008


Pagina: 63 /72

Kan de gecodeerde sleutel worden aangepast? Wanneer u eenmaal de back-up taak heeft aangemaakt en opgeslagen kunt u de gecodeerde sleutel niet meer aanpassen! Om een optimale beveiliging te waarborgen bent u de enige die de codeersleutel kent.

Ik kan mijn back-up data niet herstellen met mijn nieuwe wachtwoord, hoe kan dit? Sommige gebruikers hebben last van dit probleem. Dit zijn bijna altijd de gebruikers die hun coderingssleutel als volgt instellen: Standaard (Gebruik wachtwoord voor aanmelding als coderingssleutel). Door het aanvinken van deze optie zorgt u ervoor dat uw inlog wachtwoord gebruikt wordt als coderingssleutel. Dit betekend dat ook wanneer u uw inloggegevens wijzigt de coderingssleutel hetzelfde blijft als het oude wachtwoord. Indien u uw wachtwoord wilt wijzigen, adviseren wij u een eigen coderingssleutel te kiezen. U kunt een nieuwe account aanvragen met opzegging van de oude account. Neem voor de procedure en prijzen direct contact op met Hecotel.

Ik ondervind problemen met mijn geplande back-up taken van een netwerkschijf, wat kan er zijn? Wanneer u een back-up wilt maken van een netwerkschijf, heeft uw back-up software de Windows inloggegevens nodig om toegang te krijgen tot de desbetreffende netwerkschijf. Toegang is vereist om een geplande back-up taak uit te kunnen voeren.

Als ik mijn gebruikersnaam en wachtwoord vergeet, ben ik dan alle data kwijt? Op het moment dat u uw gebruikersnaam en wachtwoord kwijt raakt, kunt u met Hecotel contact opnemen. Wanneer u echter uw coderingssleutel kwijt raakt, bent u alle data kwijt. Deze gegevens zijn alleen bij u bekend en verder bij geen enkele andere partij, ook niet bij Hecotel.

11.6.Compressie en overdracht Worden de te beveiligen bestanden in volledige omvang naar het datacenter verzonden? Hecotel geeft u de mogelijkheid om uw gegevens snel en op intelligente wijze in een back-up mee te nemen. Wanneer u voor het eerst werkt met de back-up software worden alle bestanden volledig naar het datacentrum verstuurd. De Handleiding Online Back-up Pro v1.0

© Hecotel 2008


Pagina: 64 /72

daarop volgende keren kunt u uw back-up dusdanig instellen dat alleen de wijzigingen in de desbetreffende bestanden in de back-up worden meegenomen. Voor de juiste instellingen verwijzen wij u graag door naar hoofdstuk 9 van deze gebruikershandleiding.

Waarom is de blokgrootte standaard op “Auto”ingesteld? De back-up data wordt verzonden in blokken, in plaats van bestand voor bestand. Deze grootte is niet de TCP/IP blokgrootte, maar deze instelling zorgt ervoor dat de meest optimale instelling wordt gehandhaafd.

Tijdens het herstellen blijft de software hangen bij de melding “Alle bestanden in deze back-up taak verzamelen”, wat te doen? De desbetreffende back-up taak verwijderen en een nieuwe back-up taak aanmaken. Na het opnieuw opstarten van deze back-up taak zult u zien dat de back-up voltooid kan worden.

11.7.Opslag en beschikbaarheid. Wanneer kan ik bij de opgeslagen gegevens? U kunt 24 uur per dag, zeven dagen in de week bij uw data.

Hoe worden de gegevens opgeslagen in het datacenter? Uw gegevens worden gecodeerd en gecomprimeerd opgeslagen in het Datacentrum, de gebruikersgegevens worden tevens gescheiden van uw data. Bij de verwijzing van de gegevensblokken naar de respectievelijke eigenaren vindt daarbij tevens het benodigde versiebeheer plaats. Door deze methode is het onmogelijk voor onbevoegden toegang te krijgen.

11.8.Herstellen Hoe en wanneer kan ik verwijderde bestanden herstellen? U kunt op ieder gewenst moment uw bestanden herstellen. Wanneer u bent ingelogd in de back-up software klikt u onderin op het tabblad “Herstellen” en kunt u aan de linkerkant de gewenste back-up taak selecteren. Wanneer u na het selecteren aan de rechterkant de melding “Geen ingangen gevonden” krijgt, betekend dit dat u geen data uit die back-up taak kunt herstellen. Meer vindt u in hoofdstuk 8 van deze gebruikershandleiding.


© Hecotel 2008


Pagina: 65 /72

Waar kan ik verwijderde bestanden vinden? In de back-up software kunt u op het tabblad “Herstellen” klikken en krijgt u daar de mogelijkheid om uw verwijderde bestanden te herstellen.

Hoe maak ik ruimte vrij op de back-up server? Het is mogelijk om zelf ruimte te maken op de back-up server, alleen vereist dit wel enige oplettendheid van de gebruiker. Volg de instructies hieronder. 1

Deselecteer in de back-up bron van de back-up taak het bestand of map dat u wilt verwijderen van de back-up server.

2

Stel in het bewaarbeleid in dat u verwijderde bestanden één dag wilt bewaren. Op deze manier zal na het maken van de back-up het verwijderde bestand nog één dag bewaard worden, en zal vervolgens verwijderd worden van de back-up server.

3

Klik op “Opslaan” en vervolgens op “Backup starten”.

Wat gebeurt er wanneer ik een bestand uit een back-up haal? Op het moment dat u een bestand uit een back-up taak verwijdert, zal deze automatisch worden meegenomen in het bewaarbeleid van de back-up software. Aan de hand van uw instellingen onder de functie “Bewaarbeleid” wordt het bestand een door u aangegeven aantal dagen bewaard. Na het verstrijken van dit aantal dagen zal het bestand definitief van de back-up server verwijderd worden. Echter wanneer een bestand per ongeluk van uw computer is verwijderd zal het bestand in de bron rood gekleurd zijn. Dit bestand kan terug worden gehaald van de back-up server. Op het moment dat u in dezelfde situatie een nieuwe back-up maakt, zal het bestand voor het door u aangegeven aantal dagen in het bewaarbeleid bewaard blijven.

Kan de back-up software gebruikt worden voor externe opslag? Nee, het is niet mogelijk om de back-up software voor externe opslag te gebruiken. De back-up software is uitsluitend ontwikkeld voor de back-up van bestanden en/of mappen. Wanneer u uw bestanden wilt archiveren of opslaan zonder dat dit een actuele back-up betreft is de back-up software hiervoor niet het juiste middel. Wanneer u Handleiding Online Back-up Pro v1.0

© Hecotel 2008


Pagina: 66 /72

immers bestanden op de back-up server zet en vervolgens de bestanden uit de back-up tak verwijderd, wordt na verloop van het ingestelde bewaarbeleid de data verwijderd.


© Hecotel 2008


Pagina: 67 /72

12. Foutmeldingen. “Quota overschreden” U heeft geen ruimte meer over om nog meer bestanden op de server op te slaan. Oplossing: - Door de instellingen bij bewaarbeleid op veel dagen/taken te zetten bewaard u veel onnodige data, zorg dat deze data verwijdert wordt en pas uw bewaar beleid aan. - Een upgrade van uw abonnement aanvragen, zodat u meer data kwijt kunt op de server. - Bestanden handmatig uit de database verwijderen.

“Error=Het proces heeft geen toegang tot het bestand omdat het bestand door een ander proces wordt gebruikt. “ Tijdens het maken van de back-up stond het bestand dat in de back-up meegenomen moest worden nog “gelocked” door een andere applicatie. Het bestand is nu niet meegenomen in de back-up, dus zorg er in het vervolg voor dat u alle programma’s sluit waar bestanden in voorkomen die ook in de backup zitten.

“Checksum incorrect / Bestandsgrootte upload incorrect” U draait hoogstwaarschijnlijk een oudere versie van de back-up software, de nieuwe versies worden automatisch door de server bijgewerkt, maar dit is bij u nog niet het geval. Dit heeft als gevolg dat sommige controles gewijzigd zijn en dus niet overeen komen met die van u. Wanneer er meerdere back-ups uitgevoerd worden onder één account kan het ook zijn dat u deze melding krijgt. Wees er dan ook zeker van dat er niet twee back-up taken met dezelfde bestanden tegelijkertijd uitgevoerd worden.

“Back-up nog niet voltooid” Deze melding komt veelal voor bij de eerste back-up, omdat deze de grootste is. De hoeveelheid data is te veel om in één keer te verwerken omdat uw internet verbinding een time-out geeft. U kunt de volgende geplande back-up afwachten of de back-up handmatig uitvoeren.


© Hecotel 2008


Pagina: 68 /72

“Geplande back-up gemist” Deze foutmelding kan drie oorzaken hebben: 1. Op het moment dat de back-up uitgevoerd zou moeten worden, stond uw computer uit. Plan uw schema op de momenten dat u gebruik maakt van uw computer. 2. Op het moment dat de back-up uitgevoerd zou moeten worden, waren er problemen met de internet verbinding. Controleer uw internetverbinding en probeer nogmaals een back-up te maken. 3. Het back-up schema is vastgelopen, start de back-up software opnieuw op en maak nogmaals een back-up.

“Code: 80040e09 Code meaning: |Dispatch error #3081 Source: Provider Description: Permission denied” De Level Exchange Back-up heeft de volledige rechten op het Exchange systeem, alleen de gebruiker bezit deze rechten niet. Volg de instructies hieronder:

Een specifieke mailbox. Volg de volgende procedure om toegang te verkrijgen tot een Exchange 2000 of een Exchange 2003 mailbox: 1. Start Active Directory and Computers. 2. Zorg er voor dat de “Advanced Features checkbox in het “View” menu geselecteerd staat. 3. Rechtermuis klik op de gebruiker van wie u de mailbox rechten wilt geven en kies “Properties”. 4. In de “Advanced” tab klikt u “Mailbox Rights” aan. 5. Klik op “Add” en klik op de gebruiker of gebruikersgroep die u rechten wilt verlenen en klik op “OK”. 6. Wees er zeker van dat de gebruiker of gebruikersgroep geselecteerd staan in de “Name”box. 7. Klik in de “Permissions” lijst op “Allow” naast “Full Mailbox Access” en klik vervolgens op “OK”. 8. Klik op “OK” totdat u weer terug bent in het hoofdscherm. 9. Herstart de MS Exchange Information Store.

Mailboxen op een specifieke mailbox store. 1. Start Exchange System Manager. 2. Ga naar het server object dat binnen de aangewezen administratieve groep valt. Rechtermuis klik hierop en kies “Properties”. 3. In het “Properties” venster klikt u op de “Security” tab.


© Hecotel 2008


Pagina: 69 /72

4. Klik op “Add” en klik op de gebruiker of gebruikersgroep welke u toegang wilt geven tot de mailboxen en klik vervolgens op “OK”. 5. Wees er zeker van dat de gebruiker of gebruikersgroep geselecteerd staan in de “Name” box. 6. Klik in de “Permissions” lijst op “Allow” naast “Full Control” en klik vervolgens op “OK”. 7. Klik op “Apply” en vervolgens op “OK”. 8. Herstart de MS Exchange Information Store.

Mailboxen op een specifieke server. 1. Start Exchange System Manager. 2. Ga naar het server object dat binnen de aangewezen administratieve groep valt. Rechtermuis klik hierop en kies “Properties”. 3. In het “Properties” venster klikt u op de “Security” tab. 4. Klik op “Add”en klik op de gebruiker of gebruikersgroep welke u toegang wilt geven tot de mailboxen en klik vervolgens op “OK”. 5. Wees er zeker van dat de gebruiker of gebruikersgroep geselecteerd staan in de “Name” box. 6. Klik in de “Permissions” lijst op “Allow” naast “Full Control” en klik vervolgens op “OK”. 7. Klik op “OK” totdat u weer terug bent in het hoofdscherm. 8. Herstart de MS Exchange Information Store.

“E-mail account quota overschreden! Niet mogelijk om “MSExMailLevelBackuptaak” toe te voegen” In de bron van de back-up taak heeft u aangegeven dat individuele e-mail account meegenomen moeten worden. Standaard is het mogelijk om gehele Exchange Servers mee te nemen in de back-up, wanneer u individuele e-mail accounts wilt meenemen in de back-up zult u uw huidige back-up pakket moeten upgraden. Neem contact op met Hecotel.


© Hecotel 2008


Pagina: 70 /72

“[Fout] Lees het uitgebreide rapport” Tijdens het maken van de back-up waren er bestanden geopend en konden ze niet opgenomen worden in de back-up. Dit kan gebeuren zonder dat het gevolgen heeft voor de back-up, maar het kunnen ook bestanden zijn die onderdeel zijn van Windows of bepaalde database bestanden. In de rapportage vindt u informatie die u helpt bij het verhelpen van de error. [error][NewFile] File=”C:\DocumentsandSettings\Demo\LocalSettings\Temp\ DemoError.exe” Error=”Het proces heeft geen toegang tot het bestand omdat het bestand door een ander proces wordt gebruikt. Zorg er voor dat het bestand in een soortgelijke melding zoals hierboven gesloten wordt tijdens de volgende back-up of sluit dit bestand uit in uw back-up.

“ESE event ID 215 the backup has been stopped because it was halted by the client” Dit is een bekend probleem van Microsoft, zie voor de oplossing op: http://support.microsoft.com/?kbid=810333

“”[path en bestandsnaam]” has been removed already” Voordat een back-up wordt uitgevoerd maakt de applicatie een lijst waar alle nieuwe, gewijzigde, verplaatste en verwijderde bestanden op staan. Op het moment dat deze lijst werd samengesteld was het bestand nog wel aanwezig, alleen ten tijde van het veiligstellen niet meer. Wij raden u aan om de back-up van dynamisch aanwezige bestanden handmatig uit te voeren of uit te sluiten van de back-up.

“CexBackup::backupfile:WriteFile: Error Number 0x70: There is not enough space on the disk” Voor het starten van een back-up wordt er een filelist gemaakt welke alle vernieuwde, gewijzigde, verwijderde en verplaatste bestanden bevat. Na het maken van deze lijst worden de bestanden lokaal opgeslagen en vervolgens gecodeerd verzonden naar het datacentrum. Het probleem is dat op uw systeem op de locatie van de lokale kopie te weinig schijfruimte is voor een dergelijke kopie. Zorg er dus voor dat u meer schijfruimte vrij heeft op de betreffende locatie of verander van locatie. Handleiding Online Back-up Pro v1.0

© Hecotel 2008


Pagina: 71 /72

“CexBackup::backupService:HrESEBackupSetup: Error Number 0xc8000230: The database missed a previous full backup before the incremental backup” Er wordt door de back-up software geprobeerd een logboek back-up te maken, maar er is nog geen eerste volledige back-up gemaakt van MS Exchange. Zorg dus dat van de database een volledige back-up gemaakt wordt voordat u een dergelijke back-up gaat uitvoeren.

“Onderbroken door planner of Onderbroken door gebruiker” De back-up is tijdens de uitvoering onderbroken door uzelf of de ingegeven tijdslimiet is verstreken.


© Hecotel 2008


Pagina: 72 /72

Gebruikershandleiding

Recommend Documents