Gebruikershandleiding. Novell VibeTM OnPrem juni

Gebruikershandleiding

Novell

®

Vibe OnPrem TM

3.1 27 juni 2011

www.novell.com

Juridische kennisgevingen Novell, Inc. biedt geen garanties betreffende de inhoud of het gebruik van deze documentatie, en wijst met name alle expliciete of impliciete garanties van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel van de hand. Voorts behoudt Novell, Inc. zich het recht voor deze uitgave te allen tijde te herzien of te verbeteren zonder de verplichting tot kennisgeving van deze herzieningen of verbeteringen aan enig persoon of entiteit. Novell, Inc. geeft bovendien geen garanties ten aanzien van de software en aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor alle expliciete of impliciete garanties met betrekking tot de verkoopbaarheid of de geschiktheid voor een bepaald doel. Voorts behoudt Novell, Inc. zich het recht voor om de Novell-software te allen tijde geheel of gedeeltelijk te herzien zonder de verplichting tot kennisgeving van deze herzieningen of verbeteringen aan enig persoon of entiteit. Op producten of technische informatie die onder deze overeenkomst vallen kunnen exportbeperkingen van de Verenigde Staten en de handelswetten van andere landen van toepassing zijn. U stemt ermee in te voldoen aan alle regelingen ten aanzien van exportbeperking en alle vereiste licenties of classificaties te verkrijgen ten behoeve van het exporteren, opnieuw exporteren of importeren van af te leveren goederen. U stemt ermee in niet te exporteren of opnieuw te exporteren naar entiteiten op de huidige lijst voor uitsluiting van export van de Verenigde Staten of naar landen die in de exportwetgeving van de Verenigde Staten als onder embargo of als terroristisch worden aangemerkt. U stemt ermee in af te leveren goederen niet te gebruiken voor verboden eindgebruik in nucleaire, raket- of chemisch-biologische wapensystemen. Op de webpagina Novell International Trade Services (http:// www.novell.com/info/exports/) vindt u meer informatie over het exporteren van Novell-software. Novell aanvaardt geen aansprakelijkheid voor gevallen waarin u er niet in slaagt de benodigde exportvergunningen te verkrijgen. Copyright © 2008-2011 Novell, Inc. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, gefotokopieerd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of verzonden zonder de uitdrukkelijke schriftelijke goedkeuring van de uitgever. Novell, Inc. 404 Wyman Street, Suite 500 Waltham, MA 02451 U.S.A. www.novell.com Online documentatie: Raadpleeg de webpagina voor Novell-documentatie (http://www.novell.com/documentation) voor de meest recente online documentatie voor dit product en andere Novell-producten. Handelsmerken van Novell: Raadpleeg de lijst met handelsmerken en servicemerken van Novell (http:// www.novell.com/company/legal/trademarks/tmlist.html) voor meer informatie over handelsmerken van Novell. Materialen van derden: Alle handelsmerken van derden zijn het eigendom van hun respectieve eigenaren.

Inhoud Informatie over deze handleiding 1 Aan de slag 1.1 1.2

1.3

1.4 1.5

2.2

Zoeken naar informatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.1 Standaardzoekbewerkingen gebruiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.2 Zoeken naar specifieke personen, plaatsen of labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.3 Geavanceerd zoeken gebruiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.4 Zoeken naar verwijderde items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.5 Opslaan en hergebruiken van zoekopdrachten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.6 Een expert zoeken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.7 Een relevante workspace of map zoeken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Inschrijven op een map of een vermelding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.1 Inschrijven op een map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.2 Inschrijven op een vermelding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.3 Notificatietypes en ontvangstbestemmingen selecteren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.4 Ontvangstbestemmingen toevoegen of wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.5 Meldinginstellingen op hoger niveau negeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3 Workspaces beheren en gebruiken 3.1

9

Novell Vibe starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Kennismaken met de interface en functies van Novell Vibe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 1.2.1 De werkbalk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 1.2.2 Het navigatievenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 1.2.3 Informatie over de werkbalk Actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 1.2.4 De relevantietabs in de introductiepagina van uw persoonlijke werkruimte. . . . . . . . 11 1.2.5 Het inhoudsgebied. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Uw persoonlijke workspace aanpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 1.3.1 Uw profiel aanpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 1.3.2 Workspacebranding gebruiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Een teamworkspace maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Novell Vibe-mappen gebruiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 1.5.1 Discussie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 1.5.2 Blog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 1.5.3 Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 1.5.4 Gastenboek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 1.5.5 Bestanden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 1.5.6 Mijlpaal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 1.5.7 MiniBlog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 1.5.8 Gespiegeld bestand. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 1.5.9 Fotoalbum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 1.5.10 Enquêtes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 1.5.11 Taken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 1.5.12 Wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2 Op de hoogte blijven 2.1

7

17 17 17 20 21 22 23 24 24 24 25 25 25 26 26

27

Algemeen workspacebeheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 3.1.1 Een nieuwe workspace maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 3.1.2 Een workspace aanpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Inhoud

3

3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 3.1.8 3.1.9 3.1.10 3.1.11 3.1.12 3.1.13 3.1.14

Een workspace verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Workspace herstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een workspace kopiëren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een workspace verplaatsen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een subworkspace toevoegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aanvullende mappen toevoegen aan een workspace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activiteitenrapporten genereren voor een workspace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een gebruikersvriendelijke URL definiëren voor een workspace of een map . . . . . . Een gegevensquotum instellen voor een werkruimte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De weergave van de werkruimte aanpassen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Branding instellen voor een workspace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . YouTube-video's weergeven in een workspace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4 Mappen beheren en gebruiken 4.1 4.2 4.3

4.4 4.5

Een nieuwe map maken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een map aanpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kolommen in mappen configureren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.1 Kolommen weergeven en verbergen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.2 Namen van kolommen aanpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.3 De volgorde van kolommen aanpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.4 De kolombreedte aanpassen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.5 Standaardinstellingen van kolommen herstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een gegevensquotum instellen voor een map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filters gebruiken voor mappen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.5.1 Een filter maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.5.2 Een bestaand filter toepassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.5.3 Een filter wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.5.4 Een filter verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5 Werken met mapvermeldingen 5.1 5.2

5.3 5.4

5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10

5.11 5.12 5.13

4

Een mapvermelding maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1.1 Het vermeldingsformulier invullen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Koppelen met een map of een mapvermelding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.1 Koppelen met een vermelding in de huidige map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.2 Koppelen met een andere map of een vermelding in een andere map . . . . . . . . . . . 5.2.3 Koppelen met een externe webpagina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opmerking toevoegen over mapvermelding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een mapvermelding wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.1 Alle gedeelten van een vermelding wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.2 Het gedeelte Beschrijving van een vermelding wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een mapvermelding vergrendelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een mapvermelding verplaatsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een mapvermelding kopiëren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een mapvermelding verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een mapvermelding herstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anderen op de hoogte stellen van een mapvermelding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.10.1 Een vermelding delen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.10.2 Een e-mail verzenden over een vermelding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Inschrijven op een mapvermelding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een mapvermelding labelen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Werken met bestanden in een mapvermelding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.13.1 Een bestandsvermelding maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.13.2 Bestanden toevoegen aan een mapvermelding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.13.3 Bestanden bekijken en bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Gebruikershandleiding voor Novell Vibe OnPrem 3.1

28 28 29 29 29 30 30 31 31 32 32 32

33 33 33 33 34 34 35 35 35 35 36 36 36 36 37

39 39 40 41 41 42 42 42 43 43 43 43 44 44 44 45 45 45 46 46 47 47 47 48 48

5.14

5.15 5.16 5.17 5.18

5.13.4 Bestanden downloaden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.13.5 De WebDAV-URL voor een bestand ophalen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.13.6 Een opmerking over een bestand of een bestandsversie toevoegen . . . . . . . . . . . . 5.13.7 De bestandstatus instellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.13.8 Versiebeheer gebruiken voor bestanden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De historie van een vermelding weergeven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.14.1 Eerdere versies van een vermelding weergeven. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.14.2 Versies van een vermelding vergelijken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.14.3 Een vermelding terugzetten naar een eerdere versie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . YouTube-video's weergeven in een mapvermelding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een mapvermelding beoordelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De weergavestijl van vermeldingen configureren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een mapvermelding afdrukken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

A Problemen oplossen A.1 A.2 A.3

A.4

A.5 A.6

Vibe-interface wordt niet correct weergegeven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gespiegelde bestanden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kan bestanden die aan vermeldingen zijn gekoppeld, niet bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.3.1 De instellingen voor de standaardeditor wijzigen voor één bestandstype . . . . . . . . . A.3.2 De standaardtoepassing aanpassen voor alle bestandstypes . . . . . . . . . . . . . . . . . A.3.3 De instellingen voor de standaardeditor wijzigen wanneer de editor niet op de standaardlocatie is geïnstalleerd . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kan bestand niet uploaden vanwege de omvang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.4.1 De standaardhoeveelheid geheugen verhogen onder Windows . . . . . . . . . . . . . . . . A.4.2 De standaardhoeveelheid geheugen verhogen onder Linux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Problemen met uploadapplet in SLED 10 SP1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Applet Edit-In-Place werkt niet op Mac . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.6.1 De applet Edit-in-Place werkt niet met OpenOffice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.6.2 De applet Edit-in-Place werkt niet met Microsoft Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

50 50 51 51 51 54 54 54 55 55 56 56 56

57 57 57 58 58 59 59 59 59 60 60 61 61 61

Inhoud

5

6


Informatie over deze handleiding In de Gebruikershandleiding voor Novell Vibe OnPrem 3.1 wordt uitgelegd hoe Novell Vibe OnPrem kan worden gebruikt. De handleiding bevat de volgende onderwerpen: Hoofdstuk 1, "Aan de slag" op pagina 9 Hoofdstuk 2, "Op de hoogte blijven" op pagina 17 Hoofdstuk 3, "Workspaces beheren en gebruiken" op pagina 27 Hoofdstuk 4, "Mappen beheren en gebruiken" op pagina 33 Hoofdstuk 5, "Werken met mapvermeldingen" op pagina 39 Bijlage A, "Problemen oplossen" op pagina 57

Doelgroep Deze handleiding is bedoeld voor alle nieuwe gebruikers van Novell Vibe. Feedback We vernemen graag uw suggesties en opmerkingen over deze handleiding en de andere documentatie bij dit product Gebruik de functie voor gebruikerscommentaar onder aan de pagina's van de online documentatie, of ga naar www.novell.com/documentation/feedback.html en voer daar uw opmerkingen in. Updates van de documentatie De laatste versie van deze handleiding vindt u op de website met documentatie voor Novell Vibe OnPrem 3.1 (http://www.novell.com/documentation/vibe_onprem31). Extra documentatie en resources Meer informatie vindt u in de Novell Vibe-documentatie, die u aantreft op de website met documentatie voor Novell Vibe OnPrem 3.1 (http://www.novell.com/documentation/ vibe_onprem31). Als u de Gebruikershandleiding voor Novell Vibe OnPrem wilt openen vanuit Novell Vibe, klikt u op het Help-pictogram (het vraagteken). Raadpleeg de Novell Vibe-resourcebibliotheek (http://www.novell.com/products/vibe-onprem/ resource-library/) voor meer informatie en resources, waaronder aangepaste formulieren en werkstromen die u kunt downloaden, relevante artikelen en meer.

Informatie over deze handleiding

7

8


1

Aan de slag

1

Wanneer u voor het eerst gaat werken met Novell Vibe OnPrem is het raadzaam om te beginnen met het configureren van uw persoonlijke workspace en het maken van een workspace voor het team. Sectie 1.1, "Novell Vibe starten" op pagina 9 Sectie 1.2, "Kennismaken met de interface en functies van Novell Vibe" op pagina 9 Sectie 1.3, "Uw persoonlijke workspace aanpassen" op pagina 12 Sectie 1.4, "Een teamworkspace maken" op pagina 13 Sectie 1.5, "Novell Vibe-mappen gebruiken" op pagina 14

1.1 Novell Vibe starten 1 Open een webbrowser zoals Mozilla Firefox of Internet Explorer. 2 Geef de URL op van de Novell Vibe-site van uw bedrijf.

3 Geef in het veld Gebruikers-id uw gebruikersnaam voor Vibe op. 4 Geef in het veld Wachtwoord uw wachtwoord voor Vibe op. Als u uw gebruikersnaam en wachtwoord voor Vibe niet weet, neemt u contact op met uw Vibe-beheerder. 5 Klik op OK.

1.2 Kennismaken met de interface en functies van Novell Vibe Wanneer u Novell Vibe de eerste keer start, ziet u een overzicht met nieuwe functies.

Aan de slag

9

U navigeert naar uw persoonlijke workspace door te klikken op Mijn workspace. Deze bevat de volgende werkbalken en functies:

1.2.1 De werkbalk De werkbalk bevat de volgende functies: Koppeling persoonlijke workspace: U krijgt snel toegang tot uw persoonlijke workspace door te klikken op de koppeling met uw naam. Persoonlijke voorkeuren: Geeft uw persoonlijke voorkeuren weer, zoals de manier waarop u wilt dat vermeldingen worden weergegeven en hoeveel vermeldingen moeten worden weergegeven op een bepaalde pagina. Vibe-feed: Geeft live feeds weer met de laatste vermeldingen in uw teams, plaatsen die u volgt of van de hele site. Afmelden:

Hiermee meldt u zich af bij de Vibe-site.

Vibe-resourcebibliotheek: Geeft de Vibe-resourcebibliotheek weer voor meer informatie en resources, waaronder aangepaste formulieren en werkstromen die u kunt downloaden, relevante artikelen en meer. Help-documentatie:

10

Hiermee geeft u de Help-documentatie bij Vibe weer.


1.2.2 Het navigatievenster Het navigatievenster bevat een navigatieboomstructuur waarin de huidige workspace en alle subworkspaces en submappen worden weergegeven.

1.2.3 Informatie over de werkbalk Actie De werkbalk Actie beschikt over de volgende functies: Pictogram Navigatievenster uitvouwen/samenvouwen: weergeven of verbergen. Mastheadpictogram uitbreiden/samenvouwen: verbergen.

Hiermee kunt u het navigatievenster

Hiermee kunt u de werkbalk weergeven of

Pictogram werkbalk van de workspace: Hiermee geeft u de werkbalk van de workspace weer, zodat u snel kunt navigeren naar elke locatie waarvoor u over de juiste rechten beschikt. Mijn workspace: Hiermee geeft u uw persoonlijke workspace weer. Nieuw: Hiermee geeft u de pagina met nieuwe functies weer waarop u snel kunt zien wat er nieuw is in uw teams, favoriete plaatsen enzovoort. Mijn favorieten: Hiermee kunt u een plaats aan uw favorieten toevoegen of snel uw favoriete plaatsen op de Vibe-website bezoeken. Mijn teams: Hiermee geeft u koppelingen weer naar alle teamworkspaces waarvan u lid bent. Recente plaatsen: Hier ziet u de laatste plaatsen die u heeft bezocht. Werkruimte: (Deze optie wordt alleen weergegeven wanneer u een workspace bekijkt.) Hiermee geeft u verschillende functies weer waarmee u de workspace kunt beheren, zoals het toevoegen van nieuwe mappen, het beheren van de toegangscontrole, het configureren van de workspace, enzovoort. Map: (Deze optie wordt alleen weergegeven wanneer u een map bekijkt.) Hiermee geeft u verschillende functies weer waarmee u de map kunt beheren, zoals het toevoegen van nieuwe mappen, het beheren van de toegangscontrole, het configureren van de map, enzovoort. Weergeven: Hiermee kunt u verschillende taken uitvoeren, zoals nieuwe en ongelezen items weergeven in de workspace of de map, weergeven wie toegang heeft, het Vibe-klembord weergeven en de Vibe-prullenbak openen. Zoeken: Hiermee kunt op de hele website zoeken naar vermeldingen, plaatsen en personen. U kunt zoeken naar deskundigen of bekijken welke informatie beschikbaar is over een bepaald onderwerp. Klik op het pictogram Zoekopties als u wilt zoeken naar een bepaalde persoon, plaats of label. U kunt ook een opgeslagen zoekopdracht gebruiken of een geavanceerde zoekopdracht uitvoeren.

1.2.4 De relevantietabs in de introductiepagina van uw persoonlijke werkruimte De introductiepagina van uw persoonlijke workspace bevat verscheidene tabs waarmee u uw werk eenvoudiger kunt maken. Gebruik deze tabs als een centrale locatie van waaruit u snel informatie kunt verzamelen over nieuwe vermeldingen, verwachte taken, uw dagelijkse vergaderingen en meer.

Aan de slag

11

Nieuw: Hiermee ziet u snel nieuwe vermeldingen in uw teams, in gevolgde plaatsen of in de hele site. Recent: Hiermee kunt u vermeldingen weergeven die u de laatste tijd hebt gepost of bezocht. U kunt zien wie recentelijk uw workspace heeft bezocht en u kunt uw persoonlijke markeringen weergeven. Taken en agenda's: Hiermee kunt u taken weergeven die aan u zijn toegewezen en gebeurtenissen van vandaag weergeven vanuit de agenda's die u volgt. MiniBlogs en gedeelde items: Hiermee kunt u de MiniBlog-vermeldingen zien van de personen die u volgt, en items die anderen met u hebben gedeeld. Accessoires: Bevat een accessoirepaneel met items uit uw mappen Gastenboek, Blog en Fotoalbum.

1.2.5 Het inhoudsgebied In het inhoudsgebied in Vibe wordt de meeste informatie weergegeven, zoals workspaces, mappen en vermeldingen.

1.3 Uw persoonlijke workspace aanpassen Voordat u begint met het gebruiken van Novell Vibe, raden we u aan uw persoonlijke workspace aan te passen.

1.3.1 Uw profiel aanpassen Mogelijk moet u uw profiel handmatig aanpassen zodat belangrijke contactinformatie zichtbaar wordt, zoals uw e-mailadres, uw telefoonnummer, de tijdzone en uw afbeelding. Een andere reden om uw profiel te wijzigen is het bekend maken van uw vaardigheden en eerdere ervaringen aan andere Vibe-gebruikers. Een voordeel van Vibe is dat u experts kunt vinden voor ieder specifiek onderwerp binnen uw organisatie. U, als gebruiker van Vibe, bent mogelijk zelf een specialistisch expert. OPMERKING: Als u uw persoonlijke gegevens, zoals uw Vibe-wachtwoord, niet kunt wijzigen zoals in deze sectie wordt beschreven, is dat hoogstwaarschijnlijk omdat uw persoonlijke gegevens worden gesynchroniseerd via een externe directoryserver. Als u wijzigingen wilt doorvoeren, dient u contact op te nemen met uw Vibe-beheerder. 1 Klik op de introductiepagina van uw persoonlijke workspace op de koppeling Profiel naast uw naam en avatar. of Klik op het pictogram Beschikbaarheid gewijzigd en klik vervolgens op Profiel.

naast een vermelding die u hebt gemaakt of

Uw profiel wordt weergegeven. Als u een nieuwe gebruiker bent, bevat uw profiel waarschijnlijk nog niet veel informatie. 2 Klik op Bewerken rechtsboven in het profiel. De pagina Gebruiker wordt geopend.

12


3 U kunt hier onder meer uw wachtwoord, e-mailadres, telefoonnummer, tijdzone of interfacetaal wijzigen, of een afbeelding uploaden. 4 Wanneer u klaar bent met het aanpassen van uw profiel, klikt u op OK.

1.3.2 Workspacebranding gebruiken Door een persoonlijke brand toe te voegen aan uw workspace kunt u de weergave van uw workspace verbeteren en hieraan een persoonlijk tintje geven. 1 Ga naar uw persoonlijke workspace. 2 Klik op Workspace > Branding toepassen op workspace. Het dialoogvenster Workspace-/mapbranding wordt weergegeven. 3 Geef de volgende informatie op om de gewenste branding te creëren: Brandingafbeelding gebruiken: Selecteer deze optie als u in de vervolgkeuzelijst een bestaande afbeelding wilt selecteren, of klik op het pictogram Bladeren om te bladeren naar een afbeelding in het bestandssysteem van de computer. Geavanceerde branding gebruiken: Selecteer deze optie en klik vervolgens op Geavanceerd als u branding wilt toepassen met geavanceerde voorzieningen zoals een YouTube-video. U kunt een YouTube-video toevoegen aan het brandinggedeelte door te klikken op het pictogram Video . Achtergrondafbeelding: Klik op het pictogram Bladeren om te bladeren naar een afbeelding op het bestandssysteem van uw computer. De vervolgkeuzelijst bevat alleen afbeeldingen als u branding uitvoert op een teamworkspace en u afbeeldingen hebt gekoppeld aan de workspace. De achtergrondafbeelding wordt achter de gewone branding weergegeven. Afbeelding uitrekken: Hiermee rekt u de achtergrondafbeelding op zodat deze het hele brandinggebied beslaat. Als u de achtergrondafbeelding uitrekt, overschrijft de afbeelding de door u ingestelde achtergrondkleur. Achtergrondkleur: Hiermee voegt u een achtergrondkleur toe die het hele brandinggebied beslaat. Als u de achtergrondkleur wilt wijzigen, klikt u op de naam van de kleur rechts van dit veld, selecteert u de nieuwe kleur en klikt u op OK. Als u een achtergrondafbeelding hebt toegevoegd en deze hebt uitgerekt, wordt de achtergrondkleur niet weergegeven. Tekstkleur: Hiermee wijzigt u de tekstkleur van de workspacenaam rechtsboven in het brandinggebied. Als u de tekstkleur wilt wijzigen, klikt u op de kleurnaam rechts van dit veld, selecteert u de nieuwe kleur en klikt u op OK. Branding wissen: Klik op deze optie om alle bestaande selecties voor branding te wissen. 4 Klik op OK. In de workspace ziet u nu de brand die u hebt gemaakt.

1.4 Een teamworkspace maken Standaard heeft iedereen in Novell Vibe het recht om een teamworkspace te maken.

Aan de slag

13

Teamwerkruimtes zijn de meest voorkomende soort werkruimtes. Teamleden kunnen hiermee snel bestanden en ideeën delen en efficiënter en effectiever samenwerken, zodat het eenvoudiger wordt teamdoelen te bereiken. Als u een teamwerkruimte wilt maken, gaat u als volgt te werk: 1 Klik op het pictogram Bladeren workspacestructuur uit.

op de werkbalk Actie, en breid Introductieworkspace in de

De map Introductiewerkruimte is de bovenste map in de werkruimtestructuur en kan een naam hebben die uniek is voor uw organisatie. 2 Klik op Teamwerkruimtes. 3 Klik op Een teamworkspace toevoegen. De pagina Een teamworkspace toevoegen wordt weergegeven. Als u de optie Een teamworkspace toevoegen niet ziet, heeft uw sitebeheerder u geen toestemming gegeven om een nieuwe workspace te maken op dit niveau. Blijf de workspaceboomstructuur uitbreiden. Volg hierbij het pad van uw organisatie-eenheid en klik op de naam van de map waar u de nieuwe teamworkspace wilt maken. Klik vervolgens op Workspace > Nieuwe workspace. Selecteer Teamwerkruimte in het gedeelte Workspace. 4 Geef de volgende gegevens op: Titel: Geef een titel op voor de workspace. Teamleden: Geef de leden van het team op. U kunt individuele gebruikers opgeven, of hele groepen. U kunt ook namen toevoegen vanuit uw klembord. Workspacemappen: Selecteer de mappen die de workspace moet bevatten. Als u later besluit dat u extra mappen wilt toevoegen, kunt u dat alsnog doen. Aankondiging: (Optioneel) Schakel het selectievakje in en typ vervolgens een bericht in het veld Tekst aankondiging. Dit bericht informeert teamleden over het bestaan van de werkruimte en kan ook de waarde van de werkruimte uitleggen. 5 Klik op OK om de nieuwe werkruimte te maken.

1.5 Novell Vibe-mappen gebruiken Novell Vibe bevat meerdere typen mappen waarmee u de verschillende soorten informatie in uw workspace kunt organiseren.

1.5.1 Discussie Met discussies kunt u opmerkingen en feedback verzamelen met betrekking tot mogelijke vragen en overwegingen. U kunt algemene discussielijnen beginnen in de map Discussie in uw persoonlijke werkruimte. Voor discussielijnen die meer van toepassing zijn op een specifiek project en/of team, begint u de discussiethread in de map Discussie van een toepasselijke teamwerkruimte.

14


1.5.2 Blog Blogs zijn een goede manier om uw gedachten uit te drukken over onderwerpen die belangrijk voor u zijn. Als u bijvoorbeeld werkt aan een project en verantwoordelijk bent voor een bepaald aspect van dat project, kunt u uw team op de hoogte houden van uw individuele voortgang door een blog te posten in de map Blog in de teamworkspace.

1.5.3 Agenda Met Vibe kunt u een map Agenda maken in elke workspace waar u dat wilt. U kunt een persoonlijke agenda bijhouden in uw persoonlijke workspace en vervolgens aparte agenda´s toevoegen aan uw teamworkspace om op de hoogte te blijven van gebeurtenissen die op dat specifieke team van toepassing zijn.

1.5.4 Gastenboek De map Gastenboek in Vibe is een plaats waar u alle gastenboekvermeldingen kunt bijhouden. Gebruikers kunnen standaard uw gastenboek ondertekenen door te klikken op de tab Overzicht op de startpagina van uw persoonlijke workspace. Hiermee kunnen uw vrienden en collega´s snel met u communiceren.

1.5.5 Bestanden Met bestandsmappen in Vibe is het eenvoudig om uw bestanden op te slaan en bij te houden. U kunt persoonlijke bestanden opslaan in de map Bestanden in uw persoonlijke workspace, en teamgerelateerde bestanden in uw individuele teammappen. Zo is het eenvoudig om bestanden te delen met uw teamgenoten en met anderen die mogelijk de bestanden willen inzien.

1.5.6 Mijlpaal Met mijlpaalmappen houdt u de voortgang van verschillende taakmappen bij. Mijlpaalmappen worden doorgaans in zulke workspaces gebruikt, maar deze kunnen ook voor andere workspaces worden gebruikt.

1.5.7 MiniBlog De map MiniBlog in Vibe is een plaats waar u al uw MiniBlog-vermeldingen kunt opslaan. Gebruik de functie MiniBlog om snel persoonlijke notities op te slaan of om anderen te informeren over waar u op het moment mee bezig bent. Zo zorgt u voor meer transparantie zodat de mensen met wie u werkt weten waarmee u bezig bent en hoe ze u kunnen helpen uw taken uit te voeren. U kunt navigeren naar de map MiniBlog van een collega om te zien waarmee deze bezig is, en deze indien mogelijk te helpen door uw kennis en ervaring te delen.

1.5.8 Gespiegeld bestand Gespiegelde bestandsmappen gebruiken een verwijzing naar een bestandssysteem op een externe server in plaats van het Vibe-bestandssysteem waarin andere Vibe-informatie is opgeslagen. Gespiegelde bestandsmappen kunnen verwijzen naar alle WebDAV-paden of lokale bestandspaden.

Aan de slag

15

1.5.9 Fotoalbum Met fotoalbums kunt u afbeeldingen opslaan en weergeven. U kunt uw persoonlijke foto's opslaan in het fotoalbum in uw persoonlijke werkruimte en teamgerelateerde foto's in het fotoalbum van de teamwerkruimte.

1.5.10 Enquêtes Enquêtemappen worden gebruikt om enquêtes op te slaan die u en andere gebruikers van Vibe hebben gemaakt. Met enquêtes kunt u navraag doen bij teamleden of andere Vibe-gebruikers, over kwesties die belangrijk zijn voor u, uw team, of uw bedrijf.

1.5.11 Taken Met taakmappen houdt u de voortgang van toegewezen taken bij. Met Vibe kunt u een map Taken maken in elke workspace waar u dat wilt. U kunt een persoonlijke taakmap bijhouden in uw persoonlijke workspace, en vervolgens aparte taakmappen toevoegen in uw teamworkspaces om taken bij te houden die specifiek van toepassing zijn op een team.

1.5.12 Wiki Wikimappen bevatten wikivermeldingen. Een wiki is een verzameling verwante vermeldingen die gezamenlijk zijn geschreven door deelnemers aan de map. Het beste voorbeeld van een wiki op internet is Wikipedia. Andere voorbeelden van mogelijke wiki-inhoud zijn woordenlijsten, beleidsregels en procedures.

16


2

Op de hoogte blijven

2

Sectie 2.1, "Zoeken naar informatie" op pagina 17 Sectie 2.2, "Inschrijven op een map of een vermelding" op pagina 24

2.1 Zoeken naar informatie Met de zoekfunctionaliteit in Novell Vibe kunt u de volgende taken uitvoeren: Ontdekken welke informatie beschikbaar is over een bepaald onderwerp. Snel navigeren naar een workspace (persoonlijk, team, enzovoort), map of gemarkeerde

vermelding waarvan u weet dat deze op de Vibe-website bestaat. Een expert zoeken. Een relevante workspace of map zoeken.

De volgende onderwerpen beschrijven de zoekfunctionaliteit: Sectie 2.1.1, "Standaardzoekbewerkingen gebruiken" op pagina 17 Sectie 2.1.2, "Zoeken naar specifieke personen, plaatsen of labels" op pagina 20 Sectie 2.1.3, "Geavanceerd zoeken gebruiken" op pagina 21 Sectie 2.1.4, "Zoeken naar verwijderde items" op pagina 22 Sectie 2.1.5, "Opslaan en hergebruiken van zoekopdrachten" op pagina 23 Sectie 2.1.6, "Een expert zoeken" op pagina 24 Sectie 2.1.7, "Een relevante workspace of map zoeken" op pagina 24

2.1.1 Standaardzoekbewerkingen gebruiken Een standaardzoekbewerking uitvoeren: 1 Typ de woorden of tussen aanhalingstekens geplaatste woordgroepen in het veld Zoeken en druk op Enter op uw toetsenbord of klik op het pictogram Zoeken . Met Vibe kunt u de standaardzoekbewerking op de volgende manieren aanpassen:


17

Zoekmogelijkheid

Functie

Voorbeeld

AND, OR en NOT tussen twee termen.

Zoekt naar Vibe-vermeldingen waarbij twee termen of woordgroepen:

verkoop NOT cijfers zoekt naar Vibe-vermeldingen die de term 'verkoop' bevatten, maar niet de term 'cijfers'.

Beide bestaan (AND) Een van beide bestaan (OR) De ene bestaat, maar de andere niet (NOT) Standaard gebruikt Vibe AND wanneer u geen operator opgeeft tussen twee termen. Dubbele aanhalingsteken geven een woordgroep aan.

Woorden worden gegroepeerd om een zinsdeel te vormen.

“notities marketingvergadering”

Veldnaam gevolgd door een Zoekt naar een specifiek veld dat birthDate:{20070503* TOT dubbele punt en door haakjes die de gegevens bevat binnen een 20100608*} zoekt naar alle vermeldingen waarvan het veld een datumbereik aangeven. specifiek datumbereik. birthDate waarden bevat die vallen n 5/3/2007 en voor 6/8/ 2010. Gebruik accolades als u de begin- en einddatums van de zoekopdracht wilt uitsluiten, zoals in het bovenstaande voorbeeld. Of gebruik vierkante haken als u de opgegeven begin- en einddatums wilt opnemen. Met bijvoorbeeld

birthDate:[20070503* TOT 20100608*] zoekt u alle vermeldingen waarvan het veld birthDate waarden bevat die 5/3/ 2007 of later zijn en 6/8/2010 of eerder. De zoekveldnaam (birthDate) komt overeen met de naam van het interne gegevenselement dat u kunt ophalen uit Formulieren en weergaven ontwerpen voor het definiëren van vermeldingen. (Meer informatie vindt u in "Een aangepast formulier voor mapvermelding maken" in de Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide.) Asterisk (*) na woordfragmenten. Zoekt naar woorden die beginnen work* (werk) zoekt naar woorden als “workspace” en met het opgegeven U kunt een asterisk niet voor “workshop”. woordfragment. woordfragmenten plaatsen. *space (ruimte) zoekt naar woorden die eindigen op “space” zoals “workspace”.

18


Zoekmogelijkheid

Functie

Voorbeeld

Vraagteken (?) dient ter vervangen voor één teken.

Hiermee vervangt u één teken in uw zoekopdracht. U kunt meerdere vraagtekens gebruiken om meerdere tekens te vervangen.

t??p geeft resultaten met woorden als “trap”, “terp” enzovoort. U kunt een vraagteken niet gebruiken als het eerste teken in een zoekopdracht.

Tilde (~) na een term.

Hiermee zoekt u naar niet exacte raam~ vindt overeenkomsten als overeenkomsten voor één woord. “faam” en “kraam”.

Tilde (~) na een groep woorden, gevolgd door een getal.

Hiermee zoekt u naar de opgegeven woorden binnen een bepaalde afstand.

Inlasteken (^) na een term.

Wanneer u meer dan één woord zoekt, kunt u een inlasteken (^) plaatsen achter een woord om dat woord grotere relevantie toe te kennen. Als u een getal toevoegt na het inlasteken, wordt het woord nog relevanter. Standaard is de relevantiefactor 1. Bijvoorbeeld verkoop is hetzelfde als verkoop^1.

“marketing notities”~5 zoekt naar gevallen waar de woorden “marketing” en “notities” binnen 5 woorden van elkaar verschijnen.

verkoop^ cijfer vindt overeenkomsten voor “verkoop” en “cijfer”, waarbij de term “verkoop” relevanter is. Een nog hogere relevantie geeft verkoop^2 dat hoger is dan verkoop^ en verkoop^3 dat hoger is dan verkoop^2 enzovoort. U kunt ook woordgroepen een hogere relevantie geven. Bijvoorbeeld

“verkoopcijfer”^2 “marketingcijfer” Minteken (-) voor een woord

Hiermee sluit u het woord uit van de zoekopdracht.

-tree sluit alle items uit die "tree", "Tree", "TREE", enzovoort bevatten.


19

Zoekmogelijkheid

Functie

Voorbeeld

Veldnaam gevolgd door een dubbele punt, gevolgd door hetgeen u zoekt.

Hiermee zoekt u in een specifiek veld. Wanneer u in een specifiek veld zoekt, moet u zoeken op de gegevensnaam van het veld. Gegevensnamen lijken op de echte namen in de interface.

title:vergadering vindt het woord “vergadering” in het veld Titel van de vermelding.

U kunt zoeken op de volgende velden:

description:vergadering vindt het woord “vergadering” in het veld Beschrijving van de vermelding.

emailAddress:jchavez* _creationDate _creatorName _modificationDate _modificationName _ownerName _ownerTitle _workflowState _fileName _fileStatus _fileExt _rating _loginName _groupName firstName middleName lastName emailAddress txtEmailAddress mobileEmailAddress title description

vindt adressen met “jchavez” in het veld E-mailadres.

Wanneer u in een specifiek veld zoekt, wordt voor de veldnaam altijd onderscheid gemaakt tussen hoofd- en kleine letters, zelfs als de zoekopdracht dat niet doet.

Klik op het pictogram Zoekopties om uw zoekopdracht aan te passen en alleen mensen, plaatsen of labels op te nemen zoals wordt beschreven in Sectie 2.1.2, "Zoeken naar specifieke personen, plaatsen of labels" op pagina 20. U kunt ook een van de opgeslagen zoekopdrachten selecteren.

2.1.2 Zoeken naar specifieke personen, plaatsen of labels Als u uw zoekopdracht wilt aanpassen om alleen personen, plaatsen of labels te omvatten: 1 Klik op het pictogram Zoekopties

20

.


2 Selecteer een van de volgende opties: Personen: Biedt de mogelijkheid snel naar een gebruikers persoonlijke werkruimte te

navigeren. Plaatsen: Biedt u de mogelijkheid snel naar alle mappen en workspaces te navigeren binnen Vibe. Als u bijvoorbeeld de blogmap van een collega wilt vinden, vult u Blog in en

geeft u daarna de naam van uw collega op. De locatie wordt weergegeven in de vervolgkeuzelijst. Labels: Biedt u de mogelijkheid snel naar workspaces, mappen en vermeldingen te

navigeren die voorzien zijn van een label. Specificeer de naam van het label dat u zoekt en klik op de naam uit de vervolgkeuzelijst. Vibe geeft alle workspaces, mappen en vermeldingen weer die voorzien zijn met dat specifieke label. Vibe laat alle persoonlijke en community labels zien waarvoor u rechten bezit. 3 Typ in het daarvoor bestemde veld, de naam van de persoon, de plaats of het label waarnaar u zoekt. Vibe maakt gebruik van de functie 'typen-en-vinden'. Als u typt, laat Vibe u items zien die overeenkomen met wat u tot nu toe hebt ingevoerd (bijvoorbeeld alle items die overeenkomen met 'd', en daarna 'di'). Als er meerdere panelen met keuzes zijn, kunt u via de pijltjes naar links en rechts bladeren tussen de keuzes. 4 Klik op de naam van de persoon, de plaats of het label in de vervolgkeuzelijst. De persoon, de plaats of het label wordt weergegeven.

2.1.3 Geavanceerd zoeken gebruiken Met Geavanceerd zoeken kunt u uw zoekopdracht beperken op basis van diverse criteria. 1 Klik op het pictogram Zoekopties

.

2 Klik op Geavanceerd zoeken. U kunt ook een geavanceerde zoekopdracht uitvoeren vanaf de pagina Zoekresultaten. 1 Klik op Geavanceerd. 2 Als u meer criteria wilt opgeven dan de criteria die al aanwezig zijn, klikt u op Zoekopdracht wijzigen op de pagina Zoekresultaten. Als uw zoekopdracht meer dan één criterium vereist, klikt u op Toevoegen om een extra veld toe te voegen. Klik op het pictogram X om een criterium te verwijderen uit de zoekopdracht. Tekst: Typ de specifieke tekst waarnaar u zoekt. Meer informatie over de diverse manieren waarop u een op tekst gebaseerde zoekopdracht kunt aanpassen, vindt u in Sectie 2.1.1, "Standaardzoekbewerkingen gebruiken" op pagina 17. Plaatsen: Hier kunt u uw zoekopdracht beperken tot een specifieke plaats. Klap de structuur uit door op het plusteken (+) te klikken naast de hoofdwerkruimte en navigeer naar de werkruimte of map waarbinnen u wilt zoeken.


21

Als u wilt dat Vibe alle plaatsen onder uw selectie in de workspacestructuur doorzoekt, selecteert u Alle subplaatsen doorzoeken. Verwijderde items zoeken: Zoeken naar items die zijn verwijderd. Bij zoekopdrachten worden alleen de items weergegeven die verwijderd zijn. Items per pagina: Geef op hoeveel resultaten u wilt weergeven op elke pagina Zoekresultaten. Woorden per item: Selecteer het aantal woorden dat u wilt weergeven voor elk zoekresultaat. Sorteren op: Selecteer hoe u uw zoekresultaten wilt sorteren. U kunt zoekresultaten sorteren op basis van de volgende categorieën: Relevantie: Wanneer u Relevantie selecteert, worden de meest relevante resultaten boven aan

de lijst weergegeven. Datum: Wanneer u Datum selecteert, worden de laatst toegevoegde of gewijzigde resultaten

die overeenkomen met de zoekcriteria, boven aan de lijst weergegeven. Score: Als u Beoordeling selecteert, worden vermeldingen met de hoogste beoordeling boven

aan de lijst geplaatst. Zie Sectie 5.16, "Een mapvermelding beoordelen" op pagina 56 voor meer informatie over het beoordelen van vermeldingen. Aantal antwoorden: Als u Aantal antwoorden selecteert, worden vermeldingen met het

meeste antwoorden boven aan de lijst geplaatst. Sorteren op (secundair): Hiermee kunt u uw zoekresultaten sorteren op secundaire categorie. Als u op slechts één categorie wilt sorteren, selecteert u dezelfde categorie als die u hebt geselecteerd in de vervolgkeuzelijst Sorteren op. Auteurs: Zoeken naar items gebaseerd op auteur. Labels: Zoeken naar items met labels, hetzij community of persoonlijke labels. Workflow: Zoeken naar items waarop een specifieke workflow is toegepast. Vermeldingsattributen: Selecteer het type vermelding waar u naar zoekt, zoals een blogvermelding, agendavermelding of opmerking. Laatste activiteit in dagen: Selecteer om te zoeken naar items die actief zijn geweest in de laatste 1, 3, 7, 30 of 90 dagen. Aanmaakdatum: Zoeken naar items gebaseerd op aanmaakdatum. Specificeer de starten einddatums van de gewenste interval in de velden Wijzigingsdatum: Zoeken naar items gebaseerd op de laatste wijziging. Specificeer de starten einddatums van de gewenste interval in de velden. Rubriek: Selecteer het gewenste itemtype waar u naar zoekt.

2.1.4 Zoeken naar verwijderde items Met Vibe kunt u zoeken naar items die zijn verwijderd van de Vibe-website. Nadat u het verwijderde item hebt gevonden dat u zoekt, kunt het weergeven door erop te klikken. Meer informatie over het herstellen van een verwijderd item, vindt u in Sectie 5.9, "Een mapvermelding herstellen" op

22


pagina 45. U kunt het verwijderde item alleen herstellen als u over de juiste rechten beschikt. Als u het verwijderen ongedaan wilt maken maar niet over de juiste rechten beschikt, vraagt u de gebruiker die het item heeft gemaakt om het te herstellen. Meer informatie over het herstellen van items in Vibe vindt u in "Verwijderde items herstellen" in de Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide. Zoeken naar een verwijderd item: 1 Klik op het pictogram Zoekopties

.

Het dialoogvenster Zoekopties wordt geopend. 2 Klik op Geavanceerd zoeken. 3 Selecteer Verwijderde items zoeken. 4 (Optioneel) Beperk uw zoekopdracht met een van de methoden die worden beschreven in Sectie 2.1.3, "Geavanceerd zoeken gebruiken" op pagina 21. Als u uw zoekopdracht niet beperkt, worden alle uit Vibe verwijderde items weergegeven. Permanent verwijderde items kunnen niet worden weergegeven. 5 Klik op Zoeken.

2.1.5 Opslaan en hergebruiken van zoekopdrachten Vibe biedt u de mogelijkheid zoekopdrachten op te slaan, zodat u ze later opnieuw kunt gebruiken. "Uw zoekopdracht opslaan" op pagina 23 "Opgeslagen zoekopdrachten gebruiken" op pagina 23

Uw zoekopdracht opslaan Om een zoekopdracht voor toekomstig gebruik op te slaan: 1 Nadat u een zoekopdracht hebt uitgevoerd die u wilt bewaren, klikt u op Weergeven > Opgeslagen zoekopdrachten op de werkbalk Actie. Het dialoogvenster Opgeslagen zoekopdrachten wordt weergegeven. 2 Geef in het gedeelte Opgeslagen zoekopdrachten beheren de naam op van de zoekopdracht die u wilt opslaan en klik op Opslaan > Sluiten. Opgeslagen zoekopdrachten gebruiken 1 Klik op het pictogram Zoekopties

.

Het dialoogvenster Zoekopties wordt geopend. 2 Klik in de vervolgkeuzelijst Opgeslagen zoekopdrachten op de opgeslagen zoekopdracht die u wilt openen.


23

2.1.6 Een expert zoeken In Vibe kunt u zoeken naar experts op een bepaald gebied door een lijst met gebruikers weer te geven die het meeste hebben gepubliceerd over een bepaalde onderwerp. U bent bijvoorbeeld op zoek naar iemand in uw organisatie die veel weet over Java-code. 1 Voer een eenvoudige of een geavanceerde zoekopdracht uit zoals wordt beschreven in Sectie 2.1.1, "Standaardzoekbewerkingen gebruiken" op pagina 17 en Sectie 2.1.3, "Geavanceerd zoeken gebruiken" op pagina 21. De pagina Zoekresultaten verschijnt met een lijst met vermeldingen die voldoen aan uw zoekcriteria. 2 Klik op Weergeven > Boven aan de ranglijst op de werkbalk Actie. Er verschijnt een lijst met de hoogst geplaatste plaatsen en personen. De gebruikers boven aan het gedeelte Ranglijst personen hebben de meeste posts op de Vibe-website geplaatst over het door u gezochte onderwerp. Klik op een gebruikersnaam om naar de persoonlijke workspace van de gebruiker te gaan.

2.1.7 Een relevante workspace of map zoeken In Vibe kunt u workspaces en mappen zoeken die informatie bevatten over een bepaald onderwerp. U kunt bijvoorbeeld een discussieforum op de Vibe-site zoeken dat betrekking heeft op Java-code. 1 Voer een eenvoudige of een geavanceerde zoekopdracht uit zoals wordt beschreven in Sectie 2.1.1, "Standaardzoekbewerkingen gebruiken" op pagina 17 en Sectie 2.1.3, "Geavanceerd zoeken gebruiken" op pagina 21. De pagina Zoekresultaten verschijnt met een lijst met vermeldingen die voldoen aan uw zoekcriteria. 2 Klik op Weergeven > Boven aan de ranglijst op de werkbalk Actie. Er verschijnt een lijst met de hoogst geplaatste plaatsen en personen. De plaatsen boven aan het gedeelte Ranglijst locaties bevatten de meeste informatie over het door u gezochte onderwerp. Klik op de naam van de workspace of de map om snel daar naartoe te navigeren.

2.2 Inschrijven op een map of een vermelding U kunt Novell Vibe instellen om e-mailnotificaties te ontvangen voor mappen en submappen of voor individuele vermeldingen. Dit wordt 'inschrijven' op een vermelding of map genoemd. Daarnaast kunnen eigenaren Vibe instellen om e-mailnotificaties aan u te versturen. Omdat de individuele instellingen van een gebruiker de instellingen van de mapeigenaar overschrijven, kunt u bovenliggende configuraties overschrijven. Als u met name in een bepaalde map of vermelding geïnteresseerd bent, kunt u zich inschrijven op die map of vermelding. Wanneer u zich inschrijft op een map of vermelding, stuurt Vibe u notificaties over de activiteiten die plaatsvinden in de map of vermelding. Sectie 2.2.1, "Inschrijven op een map" op pagina 25 Sectie 2.2.2, "Inschrijven op een vermelding" op pagina 25 Sectie 2.2.3, "Notificatietypes en ontvangstbestemmingen selecteren" op pagina 25 Sectie 2.2.4, "Ontvangstbestemmingen toevoegen of wijzigen" op pagina 26 Sectie 2.2.5, "Meldinginstellingen op hoger niveau negeren" op pagina 26

24


2.2.1 Inschrijven op een map 1 Ga naar de map waarvoor u zich wilt inschrijven. 2 Klik op Map > Melding per e-mail op de werkbalk Actie. Het dialoogvenster Selecteer het type e-mailnotificatie wordt weergegeven. 3 Ga verder met Sectie 2.2.3, "Notificatietypes en ontvangstbestemmingen selecteren" op pagina 25.

2.2.2 Inschrijven op een vermelding 1 Ga naar de vermelding waarvoor u zich wilt inschrijven en open deze. 2 Klik op de werkbalk Footer van de vermelding op Inschrijven op deze vermelding. Het formulier Selecteer het type e-mailnotificatie wordt weergegeven. 3 Ga verder met Sectie 2.2.3, "Notificatietypes en ontvangstbestemmingen selecteren" op pagina 25.

2.2.3 Notificatietypes en ontvangstbestemmingen selecteren Dit formulier stelt u in staat het type notificatie dat u wilt ontvangen te selecteren en daarnaast het emailadres of het telefoonnummer waarnaar u de notificaties wilt laten verzenden. 1 Selecteer een e-mailadres of telefoonnummer waarnaar de meldingen moeten worden verzonden. U kunt verschillende e-mailen telefoonnummerbestemmingen kiezen voor elk notificatietype door simpelweg op Ctrl te drukken en de e-mailadressen of telefoonnummers te kiezen. U kunt deze ontvangstbestemmingen selecteren voor elk van de opgegeven gedeelten die de volgende notificatietypes aangeven: Samenvatting: (Alleen beschikbaar voor mappen) Vibe verstuurt één bericht waarin alle activiteiten in de map en de submappen worden samengevat. Vibe verstuurt samenvattingsnotificaties op een tijdstip dat ingesteld is door de sitebeheerder. Individuele berichten: (Met bijlagen) Vibe verstuurt één bericht voor elke nieuwe of aangepaste vermelding en het bericht bevat bijgevoegde bestanden. Individuele berichten zonder bijlagen: Vibe verstuurt één bericht voor elke nieuwe of aangepaste vermelding. Het e-mailbericht bevat geen bijlagen die mogelijk zijn toegevoegd aan de nieuwe of gewijzigde vermelding. Vibe verstuurt alle notificatietypes elke 5 minuten. Bericht geschikt voor SMS: Vibe verstuurt een bericht geschikt voor SMS berichten. De inhoud van het bericht bevat alleen de gekoppelde titel van de nieuwe of aangepaste vermelding. Vibe verstuurt SMS-notificaties tot elke 5 minuten. 2 (Optioneel) Selecteer Vooringestelde meldingen negeren met deze selecties als u wilt dat uw selecties voorrang hebben op de selecties van de beheerder of de mapeigenaar. Zie Sectie 2.2.5, "Meldinginstellingen op hoger niveau negeren" op pagina 26 voor meer informatie. 3 Klik op OK.


25

2.2.4 Ontvangstbestemmingen toevoegen of wijzigen U kunt uw e-mailen telefoonnummergegevens toevoegen of wijzigen in uw persoonlijke profiel. 1 Ga naar de introductiepagina van uw persoonlijke workspace en klik vervolgens op de koppeling Profiel naast uw avatar (foto). 2 Klik op Bewerken. 3 Geef de juiste bestemmingsinformatie op in de velden E-mailadres, Mobiel e-mailadres en SMS e-mailadres. 4 Klik op OK. Als u nu de meldingstypes en ontvangstbestemmingen selecteert volgens de beschrijving in Sectie 2.2.3, "Notificatietypes en ontvangstbestemmingen selecteren" op pagina 25, wordt de nieuwe of gewijzigde contactinformatie weergegeven.

2.2.5 Meldinginstellingen op hoger niveau negeren Als de mapeigenaar of de beheerder een map heeft geconfigureerd waarnaar uw e-mailmeldingen worden verzonden, kunt u de instellingen op het hogere niveau negeren. 1 Ga naar de map waarvoor u de meldinginstellingen op hoger niveau wilt negeren. 2 Klik op Map > Melding per e-mail. 3 Selecteer het type melding dat u wilt ontvangen. 4 Selecteer Vooringestelde meldingen negeren met deze selecties. 5 Klik op OK. Als u geen meldingen per e-mail wilt ontvangen: 1 Ga naar de map waarvoor u de meldinginstellingen op hoger niveau wilt negeren. 2 Klik op Map > Melding per e-mail. 3 Zorg dat er in geen enkel gedeelte een e-mailadres is geselecteerd. 4 Selecteer Vooringestelde meldingen negeren met deze selecties. 5 Klik op OK.

26


Workspaces beheren en gebruiken

3

3

Sectie 3.1, "Algemeen workspacebeheer" op pagina 27

3.1 Algemeen workspacebeheer Dit gedeelte bevat taakinformatie die van toepassing is op alle soorten workspaces. Sectie 3.1.1, "Een nieuwe workspace maken" op pagina 27 Sectie 3.1.2, "Een workspace aanpassen" op pagina 28 Sectie 3.1.3, "Een workspace verwijderen" op pagina 28 Sectie 3.1.4, "Workspace herstellen" op pagina 28 Sectie 3.1.5, "Een workspace kopiëren" op pagina 29 Sectie 3.1.6, "Een workspace verplaatsen" op pagina 29 Sectie 3.1.7, "Een subworkspace toevoegen" op pagina 29 Sectie 3.1.8, "Aanvullende mappen toevoegen aan een workspace" op pagina 30 Sectie 3.1.9, "Activiteitenrapporten genereren voor een workspace" op pagina 30 Sectie 3.1.10, "Een gebruikersvriendelijke URL definiëren voor een workspace of een map" op

pagina 31 Sectie 3.1.11, "Een gegevensquotum instellen voor een werkruimte" op pagina 31 Sectie 3.1.12, "De weergave van de werkruimte aanpassen" op pagina 32 Sectie 3.1.13, "Branding instellen voor een workspace" op pagina 32 Sectie 3.1.14, "YouTube-video's weergeven in een workspace" op pagina 32

3.1.1 Een nieuwe workspace maken In Novell Vibe kunt u nieuwe workspaces maken in elke willekeurige workspace waarvoor u over de juiste rechten beschikt. 1 Ga naar de workspace waarvoor u de nieuwe workspace wilt maken. 2 Klik op Workspace > Nieuwe workspace. De pagina Nieuwe workspace wordt weergegeven. 3 Geef de juiste informatie op voor de pagina. Workspacetitel: Geef een titel op voor de workspace. Als u dit veld leeglaat, krijgt de workspace de titel Workspace. Workspace: Selecteer het type workspace dat u wilt maken. Geef eventuele aanvullende informatie op in de velden die verschijnen wanneer u het type workspace selecteert. Teamleden: (Voorwaardelijk) Dit gedeelte verschijnt alleen als u een teamworkspace maakt. Gebruik dit gedeelte om de gebruikers en groepen op te geven die u als leden van de teamworkspace wilt opnemen.


27

Workspacemappen: Gebruik dit gedeelte om de mappen te selecteren voor de workspace. Aankondiging: (Optioneel) Maak een aankondiging die naar alle leden van het team wordt verzonden. Als u geen teamworkspace maakt, wordt dit bericht verzonden naar alle teamleden van de bovenliggende workspace. 4 Klik op OK.

3.1.2 Een workspace aanpassen Nadat de workspace is gemaakt, kunt u de titel en beschrijving aanpassen, het pictogram van de workspace wijzigen en bijlagen uploaden naar de workspace. 1 Ga naar de workspace die u wilt aanpassen. 2 Klik op Workspace > Workspace bewerken. 3 Pas de workspace naar wens aan en klik op OK.

3.1.3 Een workspace verwijderen 1 Ga naar de workspace die u wilt verwijderen. 2 Klik op Workspace > Workspace verwijderen. De pagina Workspace verwijderen wordt weergegeven. 3 (Optioneel) Selecteer Deze workspace onmiddellijk permanent verwijderen als u de workspace permanent wilt verwijderen zodat deze niet kan worden hersteld. BELANGRIJK: Als u deze optie selecteert, zijn alle mappen en vermeldingen in de workspace niet meer te herstellen; deze worden permanent verwijderd van de Vibe-site. Als u deze optie niet selecteert, kunt u het verwijderen van de workspace ongedaan maken zoals wordt beschreven in Sectie 3.1.4, "Workspace herstellen" op pagina 28. 4 (Voorwaardelijk) Als de workspace gespiegelde mappen bevat, kunt u selecteren dat u de bronbestanden van de mappen wilt verwijderen en ook de submappen van de gespiegelde mappen. 5 Klik op OK.

3.1.4 Workspace herstellen In Vibe kunt u een workspace die u eerder hebt verwijderd, herstellen zodat deze weer op de eerdere locatie verschijnt. 1 Ga naar de workspace waar de verwijderde workspace zich eerder bevond. Als u een teamworkspace wilt herstellen die zich bevond in de directory Teamworkspaces, gaat u naar de directory Teamworkspaces. TIP: Als u alles wilt weergeven dat is verwijderd uit de Vibe-site, gaat u naar de workspace op het hoogste niveau. (Standaard is dit de directory Introductieworkspace.) 2 Klik op de map Prullenbak in het Navigatiepaneel. of

28


Klik op Weergeven > Prullenbak op de werkbalk Actie. Op de pagina Prullenbak ziet u alle workspaces, mappen en vermeldingen die zijn verwijderd in of onder de huidige workspace. Items die permanent zijn verwijderd, worden niet weergegeven omdat ze niet kunnen worden hersteld. 3 Selecteer de workspace die u wilt herstellen. 4 Klik op Herstellen. De workspace wordt hersteld op de vorige locatie. Meer informatie over het herstellen van items vindt u in "Verwijderde items herstellen" in de Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide.

3.1.5 Een workspace kopiëren 1 Ga naar de workspace die u wilt kopiëren. 2 Klik op Workspace > Workspace kopiëren. De pagina Workspace kopiëren wordt weergegeven. 3 Gebruik een van de volgende methoden om de workspace te kopiëren: Selecteer de bestemmingsmap of de workspace: Gebruik de workspacestructuur om

naar de map of de workspace te gaan waarin u de workspace wilt kopiëren. Zoek de bestemmingsmap of de workspace: Geef in het daarvoor bestemde veld de

naam op van de map of de workspace waarin de workspace wilt kopiëren. 4 Klik op OK.

3.1.6 Een workspace verplaatsen In Vibe kunt u een workspace verplaatsen naar een map of een workspace waarvoor u beschikt over de juiste rechten. 1 Ga naar de workspace die u wilt verplaatsen. 2 Klik op Workspace > Workspace verplaatsen. De pagina Workspace verplaatsen wordt weergegeven. 3 Gebruik een van de volgende methoden om de workspace te verplaatsen: Selecteer de bestemmingsmap of de workspace: Gebruik de workspacestructuur om

naar de map of de workspace te gaan waarnaar u de workspace wilt verplaatsen. Zoek de bestemmingsmap of de workspace: Geef in het daarvoor bestemde veld de

naam op van de map of de workspace waarnaar de workspace wilt verplaatsen. 4 Klik op OK.

3.1.7 Een subworkspace toevoegen In Vibe kunt u subworkspaces maken binnen bestaande workspaces. 1 Ga naar de workspace waaraan u een subworkspace wilt toevoegen. 2 Klik op Workspace > Nieuwe workspace. De pagina Nieuwe workspace wordt weergegeven.


29

3 Geef de informatie op. Workspacetitel: Geef een titel op voor de workspace. Als u dit veld leeglaat, krijgt de workspace de titel Workspace. Teamleden: (Voorwaardelijk) Dit gedeelte verschijnt alleen als u een teamworkspace maakt. Gebruik dit gedeelte om de gebruikers en groepen op te geven die u als leden van de teamworkspace wilt opnemen. Workspace: Selecteer het type workspace dat u wilt maken. Geef eventuele aanvullende informatie op in de velden die verschijnen wanneer u het type workspace selecteert. Workspacemappen: Gebruik dit gedeelte om de mappen te selecteren voor de workspace. Aankondiging: (Optioneel) Maak een aankondiging die naar alle leden van het team wordt verzonden. Als u geen teamworkspace maakt, wordt dit bericht verzonden naar alle teamleden van de bovenliggende workspace. 4 Klik op OK.

3.1.8 Aanvullende mappen toevoegen aan een workspace In Vibe kunt u op elk gewenst moment aanvullende mappen toevoegen aan uw workspace. 1 Ga naar de workspace waaraan u nieuwe mappen wilt toevoegen. 2 Klik op Workspace > Nieuwe map. De pagina Nieuwe map wordt weergegeven. 3 Geef de volgende gegevens op: Maptitel: Geef de titel voor de map op. Als u geen titel opgeeft, krijgt de map de standaard mapnaam. Een map voor discussie krijgt bijvoorbeeld de naam Discussie. Map: Selecteer het type map dat u wilt maken. 4 Klik op OK.

3.1.9 Activiteitenrapporten genereren voor een workspace In Vibe kunt u rapporten genereren over de activiteiten die hebben plaatsgevonden in een bepaalde workspace. 1 Ga naar de workspace waarvoor u het activiteitenrapport wilt genereren. 2 Klik op Weergeven > Activiteitenrapport. De pagina Mapactiviteit wordt weergegeven. 3 Geef de volgende gegevens op: Rapport over activiteit tussen: Selecteer het datumbereik waarvoor u het activiteitenrapport wilt genereren.

30


Workspace- of mappenactiviteit rapporteren: Selecteer deze optie als u wilt weergeven hoeveel items in deze map zijn weergegeven, toegevoegd, gewijzigd en verwijderd. U kunt een rapport genereren voor de volgende categorieën gebruikers: Teamleden: Geef alleen de workspace-activiteit weer van individuele teamleden. Alle gebruikers: Geef de workspace-activiteit weer van alle Vibe-gebruikers. Met deze

optie wordt de naam weergegeven van elke gebruiker die een activiteit in de workspace heeft uitgevoerd. Samenvatting: Geef een samenvatting weer van alle activiteiten die in de workspace

hebben plaatsgevonden. Bij deze optie worden geen afzonderlijke gebruikers weergegeven. Rapporteren over workflowtoestand: Selecteer deze optie om de activiteit van een workflow weer te geven. U kunt selecteren of u de gemiddelde tijd wilt weergeven die de workflow in elke toestand is geweest of het aantal huidige vermeldingen voor elke toestand. Selecteer de mappen voor rapportage: Selecteer de mappen waarvoor u het activiteitenrapport wilt genereren. Als u de workspace selecteert, genereert Vibe een activiteitenrapport dat alle mappen in de workspace omvat. 4 Klik op OK. Vibe opent het rapport in een spreadsheet.

3.1.10 Een gebruikersvriendelijke URL definiëren voor een workspace of een map Als u een gebruikersvriendelijke URL opgeeft voor uw workspace of map, kunnen anderen gemakkelijker navigeren naar de workspace of de map. 1 Ga naar de workspace waarvoor u de URL wilt definiëren. 2 Klik op de werkbalk Actie op Workspace > Configureren. De pagina Standaardinstellingen configureren wordt weergegeven. 3 Selecteer in het gedeelte Een eenvoudige URL voor deze map of workspace instellen een van de vooraf gedefinieerde trefwoorden in de vervolgkeuzelijst Definieer URL. Tenzij u een sitebeheerder bent, moet uw URL beginnen met een van deze vooraf gedefinieerde sleutelwoorden. 4 Geef in het daarvoor bestemde veld de gewenste URL op voor de map of workspace. 5 Klik op Toevoegen > Sluiten. Om een ingestelde URL te verwijderen selecteert u de URL in het gedeelte Huidige URL's en klikt u op Verwijder de geselecteerde URL's. Als u een gebruikersvriendelijke URL definieert, kunnen gebruikers ook mapvermeldingen e-mailen naar de map.

3.1.11 Een gegevensquotum instellen voor een werkruimte De Vibe-beheerder kan u toestemming verlenen om uw eigen gegevensquota in te stellen voor uw werkruimtes en mappen. Raadpleeg "Gegevensquota instellen voor werkruimtes en mappen" in de Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide voor meer informatie.


31

3.1.12 De weergave van de werkruimte aanpassen In Vibe kunt u de indeling van de workspace aanpassen aan uw wensen. Meer informatie vindt u in "Aangepaste weergaven voor een workspace maken" in de Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide.

3.1.13 Branding instellen voor een workspace Met branding kunt u een workspace uniek en gemakkelijker herkenbaar maken. Wanneer u branding toepast op een werkplaats, wordt deze toegepast op alle subwerkplaatsen en submappen. Meer informatie over branding vindt u in "Branding toepassen voor een map of een workspace " in de Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide.

3.1.14 YouTube-video's weergeven in een workspace In dit gedeelte wordt beschreven hoe u YouTube-video's weergeeft in het gedeelte Beschrijving van de workspace. Meer informatie over het weergeven van YouTube-video's in het gedeelte Branding van een workspace vindt u in "Branding toepassen voor een map of een workspace" in de Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide. Een YouTube-video weergeven in het gedeelte Beschrijving van een workspace: 1 Ga naar de workspace waarvoor u de YouTube-video wilt weergeven. 2 Klik op Workspace > Workspace bewerken op de werkbalk Actie. 3 Klik in het gedeelte Beschrijving op het pictogram Uitvouwen editor uit te vouwen en vervolgens op het pictogram Video .

om de opties in de HTML-

4 Plak in het veld URL van een video op YouTube de URL van de YouTube-video die u wilt posten. 5 Breng in het veld Afmetingen geen wijzigingen aan als u de standaard YouTube-afmetingen wilt behouden. 6 Klik op Invoegen en vervolgens op OK om de video in de workspace weer te geven. Meer informatie over andere plaatsen waar u YouTube-video's kunt weergeven in Vibe, vindt u in Sectie 5.15, "YouTube-video's weergeven in een mapvermelding" op pagina 55.

32


Mappen beheren en gebruiken

4

4

Sectie 4.1, "Een nieuwe map maken" op pagina 33 Sectie 4.2, "Een map aanpassen" op pagina 33 Sectie 4.3, "Kolommen in mappen configureren" op pagina 33 Sectie 4.4, "Een gegevensquotum instellen voor een map" op pagina 35 Sectie 4.5, "Filters gebruiken voor mappen" op pagina 36

4.1 Een nieuwe map maken In Novell Vibe kunt u mappen en submappen maken in elke workspace of map waarvoor u over de juiste rechten beschikt. 1 Ga naar de workspace of de map waarvoor u de nieuwe map wilt maken. 2 Klik op Workspace > Nieuwe map. of Klik op Map > Nieuwe map om een submap te maken. De pagina Nieuwe map wordt weergegeven. 3 Geef de volgende gegevens op: Maptitel: Geef de titel voor de map op. Als u geen titel opgeeft, krijgt de map de standaard mapnaam. Een map voor discussie krijgt bijvoorbeeld de naam Discussie. Map: Selecteer het type map dat u wilt maken. 4 Klik op OK.

4.2 Een map aanpassen Nadat de map is gemaakt, kunt u de titel en beschrijving aanpassen en het pictogram van de map wijzigen. 1 Ga naar de map die u wilt aanpassen. 2 Klik op Map > Map bewerken... 3 Pas de map naar wens aan en klik op OK.

4.3 Kolommen in mappen configureren Met Vibe kunt u kolommen van tabellen in mappen configureren. Mappen die standaard kolommen bevatten zijn de mappen Bestanden, Gemirrorde bestanden en Discussie. Sectie 4.3.1, "Kolommen weergeven en verbergen" op pagina 34 Sectie 4.3.2, "Namen van kolommen aanpassen" op pagina 34 Sectie 4.3.3, "De volgorde van kolommen aanpassen" op pagina 35


33

Sectie 4.3.4, "De kolombreedte aanpassen" op pagina 35 Sectie 4.3.5, "Standaardinstellingen van kolommen herstellen" op pagina 35

4.3.1 Kolommen weergeven en verbergen Standaard zijn de volgende kolommen beschikbaar: Titel: Geeft de titel van de vermelding weer. Opmerkingen: Geeft weer hoeveel opmerkingen zijn gemaakt over de vermelding. Grootte: Geeft de bestandsgrootte van de vermelding weer. Downloaden: Hiermee kunt u het bestand downloaden naar uw lokale werkstation. HTML: Hiermee kunt u het bestand in HTML-indeling weergeven. Status: Geeft de werkstroomstatus van het bestand weer. Auteur: Geeft de auteur van de vermelding weer. Datum: Geeft weer wanneer de vermelding voor de laatste keer is gewijzigd of

becommentarieerd. Vermeldingsnummer: Geeft het nummer van de vermelding weer ('1' betekent dat de

vermelding als eerste is gemaakt) Beoordeling: Geeft de beoordeling weer die gebruikers aan de vermelding geven.

U kunt als volgt kolommen van tabellen in de map Bestanden weergeven of verbergen: 1 Ga naar de map waarin u de kolommen van tabellen wilt weergeven of verbergen. 2 Klik op Map > Map configureren op de werkbalk Actie. Het dialoogvenster Map configureren wordt geopend. 3 Selecteer in het gedeelte Opties configureren de optie Kolommen configureren en klik vervolgens op OK. 4 Selecteer de kolommen die u wilt weergeven, en hef de selectie op van kolommen die u juist wilt verbergen. 5 (Optioneel) Selecteer Standaard kolommen voor iedereen instellen als u wilt dat alle gebruikers alleen de kolommen kunnen zien die u hebt geselecteerd. 6 Klik op OK.

4.3.2 Namen van kolommen aanpassen 1 Ga naar de map waarin u de namen van kolommen van tabellen wilt wijzigen. 2 Klik op Map > Map configureren op de werkbalk Actie. Het dialoogvenster Map configureren wordt geopend. 3 Selecteer in het gedeelte Opties configureren de optie Kolommen configureren en klik vervolgens op OK. 4 Geef naast de kolom waarvan u de naam wilt wijzigen de nieuwe kolomnaam op in het daarvoor bestemde veld.

34


5 (Optioneel) Selecteer Standaard kolommen voor iedereen instellen als u wilt dat alle gebruikers alleen de kolommen kunnen zien die u hebt geselecteerd. 6 Klik op OK.

4.3.3 De volgorde van kolommen aanpassen 1 Ga naar de map waarin u de volgorde van de kolommen van tabellen wilt wijzigen. 2 Klik op Map > Map configureren op de werkbalk Actie. Het dialoogvenster Map configureren wordt geopend. 3 Selecteer in het gedeelte Opties configureren de optie Kolommen configureren en klik vervolgens op OK. 4 Klik op de pijl omhoog of omlaag in de kolom Sorteervolgorde om de kolom omhoog of omlaag te verplaatsen. 5 (Optioneel) Selecteer Standaard kolommen voor iedereen instellen als u wilt dat alle gebruikers alleen de kolommen kunnen zien die u hebt geselecteerd. 6 Klik op OK.

4.3.4 De kolombreedte aanpassen In Vibe kunt u de kolombreedte van de tabel aanpassen. 1 Klik op de pijlen aan de bovenzijde van de kolom en sleep deze opzij. 2 Zodra de kolom de gewenste breedte heeft, laat u de muisknop weer los.

4.3.5 Standaardinstellingen van kolommen herstellen Als u wijzigingen hebt aangebracht in de kolommen en u deze wijzigingen ongedaan wilt maken, kunt u de standaardinstellingen van kolommen herstellen. 1 Ga naar de map waarin u de standaardinstellingen van de kolommen wilt herstellen. 2 Klik op Map > Map configureren op de werkbalk Actie. Het dialoogvenster Map configureren wordt geopend. 3 Selecteer in het gedeelte Opties configureren de optie Kolommen configureren en klik vervolgens op OK. 4 Klik op Standaardinstellingen herstellen.

4.4 Een gegevensquotum instellen voor een map De Vibe-beheerder kan u toestemming verlenen om uw eigen gegevensquota in te stellen voor uw werkruimtes en mappen. Raadpleeg "Gegevensquota instellen voor werkruimtes en mappen" in de Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide voor meer informatie.


35

4.5 Filters gebruiken voor mappen Veel soorten mappen in Novell bevatten een filter waarmee u snel de informatie in de map kunt bekijken. Sectie 4.5.1, "Een filter maken" op pagina 36 Sectie 4.5.2, "Een bestaand filter toepassen" op pagina 36 Sectie 4.5.3, "Een filter wijzigen" op pagina 36 Sectie 4.5.4, "Een filter verwijderen" op pagina 37

4.5.1 Een filter maken In het gedeelte Filter kunt u meerdere filters voor de map maken. U kunt deze mappen eenvoudig toepassen zodat u snel door de vermeldingen kunt gaan. 1 Ga naar de map waarvoor u het filter wilt maken. 2 Klik in het gedeelte Filter op Filters. 3 Klik op Een nieuw filter toevoegen. Dit formulier is bijna hetzelfde als gebruikt wordt voor geavanceerde zoekopdrachten (zie Sectie 2.1.3, "Geavanceerd zoeken gebruiken" op pagina 21 voor informatie over de verschillende velden van dit formulier). Naast de elementen die worden beschreven in Sectie 2.1.3, "Geavanceerd zoeken gebruiken" op pagina 21, moet u rekening houden met de volgende elementen wanneer u een filter maakt: Filternaam: Geef een naam op voor het filter. Maak dit filter beschikbaar voor iedereen: Selecteer deze optie als u wilt dat het filter beschikbaar is voor alle gebruikers die de map openen. Als deze optie niet is geselecteerd, is het filter alleen beschikbaar voor de gebruiker die het filter heeft gemaakt. 4 Klik op OK.

4.5.2 Een bestaand filter toepassen 1 Ga naar de map waarvoor u het filter hebt gemaakt dat u wilt toepassen. 2 Klik in het gedeelte Filter op de naam van het filter. Het filter wordt toegepast op de map. Nadat u een filter hebt toegepast, worden items die niet overeenkomen met de filtercriteria in die map, niet weergegeven in de mapvermelding. Klik op Geen in het gedeelte Filter als u het filter wilt wissen.

4.5.3 Een filter wijzigen 1 Ga naar de map waarvoor een filter wilt wijzigen. 2 Klik in het gedeelte Filter op Filters. 3 Klik in het gedeelte Persoonlijke filters op de vervolgkeuzelijst en selecteer het filter dat u wilt wijzigen.

36


4 Klik op Wijzigen. 5 Breng de gewenste wijzigingen aan en klik op OK.

4.5.4 Een filter verwijderen 1 Ga naar de map waarvoor een filter wilt verwijderen. 2 Klik in het gedeelte Filter op Filters. 3 Klik in het gedeelte Persoonlijke filters op de vervolgkeuzelijst en selecteer het filter dat u wilt verwijderen. 4 Klik op Verwijderen en vervolgens op OK om te bevestigen dat u het filter wilt verwijderen.


37

38


Werken met mapvermeldingen

5

5

Mapvermeldingen in Novell Vibe OnPrem zijn afzonderlijke secties of gedeelten die worden gebruikt om mappen te vullen met informatie. Sectie 5.1, "Een mapvermelding maken" op pagina 39 Sectie 5.2, "Koppelen met een map of een mapvermelding" op pagina 41 Sectie 5.3, "Opmerking toevoegen over mapvermelding" op pagina 42 Sectie 5.4, "Een mapvermelding wijzigen" op pagina 43 Sectie 5.5, "Een mapvermelding vergrendelen" op pagina 43 Sectie 5.6, "Een mapvermelding verplaatsen" op pagina 44 Sectie 5.7, "Een mapvermelding kopiëren" op pagina 44 Sectie 5.8, "Een mapvermelding verwijderen" op pagina 44 Sectie 5.9, "Een mapvermelding herstellen" op pagina 45 Sectie 5.10, "Anderen op de hoogte stellen van een mapvermelding" op pagina 45 Sectie 5.11, "Inschrijven op een mapvermelding" op pagina 46 Sectie 5.12, "Een mapvermelding labelen" op pagina 47 Sectie 5.13, "Werken met bestanden in een mapvermelding" op pagina 47 Sectie 5.14, "De historie van een vermelding weergeven" op pagina 54 Sectie 5.15, "YouTube-video's weergeven in een mapvermelding" op pagina 55 Sectie 5.16, "Een mapvermelding beoordelen" op pagina 56 Sectie 5.17, "De weergavestijl van vermeldingen configureren" op pagina 56 Sectie 5.18, "Een mapvermelding afdrukken" op pagina 56

5.1 Een mapvermelding maken In Novell Vibe kunt u mapvermeldingen maken voor elke map waarvoor u beschikt over de juiste rechten. Als u niet over de juiste rechten beschikt voor een map, kunt u geen vermelding maken op de wijze die in dit gedeelte wordt beschreven. 1 Ga naar de map waarvoor u de vermelding wilt maken. 2 Klik op de werkbalk Mapvermelding op het desbetreffende item om de vermelding toe te voegen. Als u bijvoorbeeld een blogvermelding wilt toevoegen in de map Blog, klikt u op Nieuwe blogvermelding. De pagina Blogvermelding wordt weergegeven. 3 Geef de juiste informatie op voor de vermeldingspagina. Meer informatie over de velden vindt u in Sectie 5.1.1, "Het vermeldingsformulier invullen" op pagina 40. 4 Klik op OK. De vermelding wordt toegevoegd aan de map.


39

5.1.1 Het vermeldingsformulier invullen Hoewel het proces voor het maken van een mapvermelding lijkt op dat voor andere vermeldingen (bestand, agenda, discussie), kan het formulier afwijken. Aangezien Vibe op allerlei manieren kan worden aangepast, kunnen veldnamen worden gedefinieerd en gewijzigd door Vibe-beheerders en andere Vibe-gebruikers die formulieren maken. In dit gedeelte vindt u een lijst met de benoemde velden voor de diverse soorten vermeldingen. Voor meer informatie over hoe u aangepaste formulieren kunt maken, raadpleegt u "Aangepaste formulieren voor mapvermeldingen maken" in de Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide. Titel: Geef een titel op voor de vermelding. Locatie: Geef een locatie op voor de vermelding. Beschrijving: Geef een beschrijving op voor de vermelding. Dit is de hoofdtekst voor de vermelding waar u de meeste inhoud toevoegt. Gebeurtenis: Geef de begin- en de eindtijd op, of u de vermelding wilt aanpassen aan de tijdzone van de deelnemers, hoe u wilt dat uw status wordt weergegeven tijdens deze gebeurtenis (Vrij, Bezet, Voorlopig of Buiten kantoor), en of u wilt dat de vermelding wordt herhaald (Wordt niet herhaald, Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks of Jaarlijks). Tijdsperiode: Geef de starttijd, eindtijd en duur van de taak op. Het is mogelijk om alleen een starttijd, een starttijd plus een eindtijd, een starttijd plus een duur, of alleen een duur op te geven. Prioriteit: Geef de prioriteit op voor de vermelding. Deelnemer: Geef de individuele deelnemers op die u wilt uitnodigen voor de agendavermelding. Klembord met gebruikersnamen: Gebruik de namen op het klembord om gebruikers voor de gebeurtenis uit te nodigen. Groepen: Geef groepen op die u aan de vermelding wilt koppelen. Wanneer u een groep opgeeft, wordt elk lid van de groep aan de vermelding gekoppeld. Als u bijvoorbeeld een vergadering plant en een groep opgeeft om aan de vergadering deel te nemen, wordt elk lid van de groep als een deelnemer beschouwd. Teams: Geef teams op die u aan de vermelding wilt koppelen. Wanneer u een team opgeeft, wordt elk lid van de groep aan de vermelding gekoppeld. Als u bijvoorbeeld een taak toewijst aan een team, is elk lid van het team verantwoordelijk voor het voltooien van de taak. Een e-mailmelding verzenden naar gevolmachtigden/deelnemers: Selecteer deze optie als u wilt dat Vibe per e-mail een melding en iCal-taak/afspraak verzendt aan alle gebruikers, groepen of teams die u aan de vermelding hebt gekoppeld. Status: Selecteer de huidige status van de taak, zoals In uitvoering, Voltooid enzovoort. Voltooid: Selecteer het percentage van de taak dat is voltooid. Bijlagen: Hiermee kunt u door het bestandssysteem bladeren en een bestand aan de vermelding toevoegen. Klik op Meer bestanden toevoegen om aanvullende bijlagen toe te voegen. Foto: Hiermee kunt u bladeren naar een foto en deze uploaden. Vervaldatum: De laatste dag waarop de vermelding actief is.

40


Enquête: Hiermee kunt u parameters instellen voor uw enquête, zoals of meerdere antwoorden, enkele antwoorden of geschreven antwoorden zijn toegestaan, wie de stemresultaten kan zien voordat de enquête afloopt of nadat de enquête is afgelopen en wie de namen van deelnemers kan zien. Ook is er een optie waarmee u stemmers toestemming kunt geven om hun stemmen te wijzigen of te verwijderen. Inschrijven op deze vermelding: U kunt Vibe zo configureren dat u een melding ontvangt wanneer een activiteit plaatsvindt voor deze vermelding. Zie Sectie 2.2, "Inschrijven op een map of een vermelding" op pagina 24 voor meer informatie. Mail verzenden nadat de vermelding is ingediend: Als u zeker wilt weten of bepaalde medewerkers op de hoogte zijn van uw vermelding, kunt u hen rechtstreeks vanuit Vibe een e-mail sturen met de mededeling dat een vermelding is gemaakt.

5.2 Koppelen met een map of een mapvermelding Bij het maken van een vermelding, het toepassen van geavanceerde branding of op andere plaatsen in de Novell Vibe-interface kunt u een koppeling opnemen naar een andere map of vermelding in de Vibe-site of naar een andere locatie in internet. Sectie 5.2.1, "Koppelen met een vermelding in de huidige map" op pagina 41 Sectie 5.2.2, "Koppelen met een andere map of een vermelding in een andere map" op

pagina 42 Sectie 5.2.3, "Koppelen met een externe webpagina" op pagina 42

5.2.1 Koppelen met een vermelding in de huidige map 1 Klik in het gedeelte Beschrijving van het vermeldingsformulier op het pictogram Uitbreiden in de HTML-editor, en klik vervolgens op het pictogram Koppeling toepassen , aan het einde van de rij met knoppen. Vibe geeft een venster weer waarin u de vermelding kunt opgeven waarmee u wilt koppelen. 2 Voer in het veld Paginanaam om naartoe te koppelen een van de volgende handelingen uit: Typ de exacte vermeldingstitel. Klik op Zoeken naast het veld, begin met het typen van de naam van de vermelding en

selecteer de juiste titel in de vervolgkeuzelijst. 3 Klik op Invoegen. Als u de exacte naam weet van de vermelding waar u naartoe wilt koppelen, typt u [[vermeldingstitel]] in het gedeelte Beschrijving van de vermelding om een koppeling met die vermelding tot stand te brengen. Zie "HTML-opmaak gebruiken in Vibe OnPrem" in de Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide voor meer informatie over de typen opmaak die u kunt toevoegen in het gedeelte Beschrijving van vermeldingen, mappen en workspaces.


41

5.2.2 Koppelen met een andere map of een vermelding in een andere map 1 Klik in het gedeelte Beschrijving van het vermeldingsformulier op het pictogram Uitbreiden in de HTML-editor, en klik vervolgens op het pictogram Koppeling toepassen aan het einde van de rij met knoppen in de HTML-editor. Vibe geeft een venster weer waarin u de map of de vermelding kunt opgeven waarmee u wilt koppelen. 2 Klik op de koppeling Wijzigen. 3 Begin in het daarvoor bestemde veld met het typen van de naam van de map waarmee u wilt koppelen of van de naam van de map die de vermelding bevat waarmee u wilt koppelen. 4 Als de opgegeven map verschijnt in de vervolgkeuzelijst, klikt u er op. 5 (Optioneel) Als u wilt koppelen naar een vermelding, geeft u in het veld Paginanaam om naartoe te koppelen de volledige naam op van de vermelding waarnaar u wilt koppelen of klikt u op Zoeken om de functie 'typen-en-vinden' te gebruiken. 6 Nadat u klaar bent met het typen van de naam of als u op de naam hebt geklikt in de vervolgkeuzelijst, klikt u op Invoegen. De titel met de link wordt ingevoegd in het veld Omschrijving

5.2.3 Koppelen met een externe webpagina 1 In het gedeelte Omschrijving van het formulier Vermelding toevoegen selecteert u de tekst die u wilt converteren naar een koppeling. 2 Klik op het pictogram Uitbreiden Koppeling invoegen/bewerken .

in de HTML-editor, en klik vervolgens op het pictogram

Vibe geeft een venster weer waarin u de vermelding kunt opgeven waarmee u wilt koppelen. 3 Vul de volgende velden in: Link URL: Geef de URL op van de pagina waarmee u wilt koppelen. Doel: Geef aan of u de koppeling in hetzelfde venster of in een nieuw venster wilt openen. Titel: Geef de titel voor de koppeling op. Klasse: Geef op hoe groot de koppeling moet worden weergegeven. Als u dit veld leeg laat wordt automatisch 12px geselecteerd. Dit is de standaardinstelling. 4 Klik op Invoegen.

5.3 Opmerking toevoegen over mapvermelding Mensen posten vaak een mapvermelding om ideeën te genereren en feedback te krijgen. In Novell Vibe kunt u commentaar leveren op elk type vermelding, zodat u uw ideeën kunt delen en input kunt leveren. 1 Ga naar de vermelding die u wilt becommentariëren en open deze. 2 Klik in de werkbalk Vermelding op Opmerking. Voor vermeldingen in discussiemappen klikt u op Antwoord. 3 Typ uw opmerking in het veld Beschrijving.

42


4 (Optioneel) Klik op Bladeren om een bestand toe te voegen aan uw opmerking. 5 Klik op OK. Uw opmerking wordt weergegeven op het tabblad Opmerkingen als de laatste opmerking in de lijst met opmerkingen.

5.4 Een mapvermelding wijzigen Als u beschikt over de juiste rechten, kunt u met Novell Vibe een mapvermelding wijzigen nadat deze is gemaakt. U kunt alle gedeelten van een vermelding wijzigen of alleen het gedeelte Beschrijving. Sectie 5.4.1, "Alle gedeelten van een vermelding wijzigen" op pagina 43 Sectie 5.4.2, "Het gedeelte Beschrijving van een vermelding wijzigen" op pagina 43

5.4.1 Alle gedeelten van een vermelding wijzigen 1 Ga naar de vermelding die u wilt aanpassen en open deze. 2 Klik in de werkbalk Vermelding op Wijzigen. 3 Wijzig desgewenst de vermelding. U kunt de titel of de beschrijving van de vermelding wijzigen. U kunt zich ook inschrijven op de vermelding of een e-mail verzenden wanneer de vermelding is ingediend. 4 Wanneer u klaar bent het wijzigen van de vermelding, klikt u op OK.

5.4.2 Het gedeelte Beschrijving van een vermelding wijzigen 1 Ga naar de vermelding die u wilt aanpassen en open deze. 2 Klik rechtsonder in het gedeelte Beschrijving op Bewerken. 3 Gebruik de beschikbare HTML-editor om het gedeelte Beschrijving te wijzigen. 4 Klik op OK.

5.5 Een mapvermelding vergrendelen Wanneer u een mapvermelding vergrendelt in Novell Vibe, kunnen andere gebruikers de vermelding niet wijzigen, verplaatsen, kopiëren of verwijderen zolang de vermelding is vergrendeld. Dit is niet van toepassing op gebruikers die de vermelding openen via WebDAV. 1 Ga naar de vermelding die u wilt vergrendelen en open deze. 2 Klik op Acties > Vergrendelen op de werkbalk Vermelding. De vermelding wordt nu vergrendeld voor andere activiteiten. Niemand anders kan de vermelding wijzigen, verplaatsen, kopiëren of verwijderen. Wanneer u klaar bent met het wijzigen van de vermelding, klikt u op Acties > Vergrendelen op de werkbalk Vermelding zodat andere gebruikers de vermelding kunnen wijzigen.


43

5.6 Een mapvermelding verplaatsen In Novell Vibe kunt u mapvermeldingen verplaatsen naar elke map waarvoor u beschikt over de juiste rechten. Als u niet over de juiste rechten beschikt, is deze optie niet beschikbaar voor u. 1 Ga naar de vermelding die u wilt verplaatsen en open deze. 2 Klik op Acties > Verplaatsen op de werkbalk Vermelding. 3 Gebruik in het gedeelte Selecteer de bestemming de workspacestructuur om te navigeren naar de map waarheen u de vermelding wilt verplaatsen. 4 Klik op de gekoppelde titel van de map waarheen u de vermelding wilt verplaatsen. In het gedeelte Huidige locatie voor opslaan ziet u het pad waar de vermelding zich momenteel bevindt. 5 Klik op OK om de vermelding te verplaatsen naar de opgegeven locatie.

5.7 Een mapvermelding kopiëren In Novell Vibe kunt u een mapvermelding uit een map kopiëren en deze in een andere map plakken waarvoor u beschikt over de juiste rechten. Als u niet over de juiste rechten beschikt, is deze optie niet beschikbaar voor u. 1 Ga naar de vermelding die u wilt kopiëren en open deze. 2 Klik op Acties > Kopiëren op de werkbalk Vermelding. 3 Gebruik in het gedeelte Selecteer de bestemming de workspacestructuur om te navigeren naar de map waarheen u de vermelding wilt kopiëren. 4 Klik op de gekoppelde titel van de map waar u de vermelding naar wilt kopiëren. In het gedeelte Huidige locatie voor opslaan ziet u het pad waar de vermelding zich momenteel bevindt. 5 Klik op OK om de vermelding te kopiëren naar de opgegeven locatie.

5.8 Een mapvermelding verwijderen U kunt een mapvermelding verwijderen als u beschikt over de juiste rechten. Als u niet over de juiste rechten beschikt, is deze optie niet beschikbaar voor u. 1 Ga naar de vermelding die u wilt verwijderen en open deze. 2 Klik in de werkbalk Vermelding op Verwijderen. Novell Vibe vraagt of u de vermelding echt wilt verwijderen. 3 (Optioneel) Selecteer Dit item onmiddellijk permanent verwijderen als u de vermelding permanent wilt verwijderen zodat deze niet kan worden hersteld. BELANGRIJK: Als u deze optie selecteert, kan de vermelding niet worden hersteld en wordt deze permanent verwijderd uit de Vibe-site. Als u deze optie niet selecteert, kunt u het verwijderen van de vermelding ongedaan maken zoals wordt beschreven in Sectie 5.9, "Een mapvermelding herstellen" op pagina 45. 4 Klik op OK.

44


5.9 Een mapvermelding herstellen In Novell Vibe kunt u een mapvermelding die u eerder hebt verwijderd, herstellen zodat deze weer op de eerdere locatie verschijnt. 1 Ga naar de map waar de verwijderde vermelding zich eerder bevond. Als u bijvoorbeeld een vermelding wilt herstellen die zich bevond in uw Blog-map in uw persoonlijke workspace, gaat u naar de Blog-map in uw persoonlijke workspace. TIP: Als u alles wilt weergeven dat is verwijderd uit de Vibe-site, gaat u naar de workspace op het hoogste niveau. (Standaard is dit de directory Introductieworkspace.) 2 Klik op het pictogram Prullenbak

in het navigatiepaneel.

Op de pagina Prullenbak ziet u alle workspaces, mappen en vermeldingen die zijn verwijderd in of onder de huidige map. 3 Selecteer de vermelding die u wilt herstellen. 4 Klik op Herstellen. De vermelding wordt hersteld op de vorige locatie. Als de map of de workspace met de vermelding ook is verwijderd, wordt deze hersteld wanneer u de vermelding herstelt. Meer informatie over het herstellen van items vindt u in "Verwijderde items herstellen" in de Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide.

5.10 Anderen op de hoogte stellen van een mapvermelding Wanneer u een mapvermelding weergeeft, bedenkt u misschien dat een collega deze informatie ook nodig heeft. In Novell Vibe beschikt u over verschillende manieren om uw vrienden en collega's op de hoogte te stellen van vermeldingen waarin zij mogelijk zijn geïnteresseerd. Deze opties werken alleen als u een e-mailaccount hebt toegewezen in Vibe. Zie Sectie 2.2.4, "Ontvangstbestemmingen toevoegen of wijzigen" op pagina 26 voor meer informatie over het toewijzen van uw e-mailaccount aan uw Vibe-profiel. Sectie 5.10.1, "Een vermelding delen" op pagina 45 Sectie 5.10.2, "Een e-mail verzenden over een vermelding" op pagina 46

OPMERKING: Als u een andere Vibe-gebruiker op de hoogte stelt van een vermelding, krijgt deze gebruiker niet automatisch toegang tot de vermelding. Als de gebruiker nog geen toegangsrechten heeft om de vermelding te zien, kunt u de instelling voor toegangscontrole van de vermelding wijzigen, zoals wordt beschreven in "Toegangscontrole voor vermeldingen" in de Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide.

5.10.1 Een vermelding delen Wanneer u een mapvermelding met iemand deelt, kan die persoon de vermelding weergeven op het tabblad MiniBlogs en gedeelde items in zijn of haar persoonlijke workspace. 1 Klik in de vermelding die u wilt delen, op Acties > Dit item delen op de werkbalk Vermelding.


45

2 Selecteer op de daarvoor bestemde pagina de gebruikers, groepen of teams met wie u de vermelding wilt delen. 3 Geef in het gedeelte Opmerkingen de opmerkingen op die u wilt opnemen. 4 Klik op OK. De vermelding wordt nu gedeeld met de opgegeven gebruikers.

5.10.2 Een e-mail verzenden over een vermelding U kunt een e-mail verzenden over een mapvermelding wanneer u de vermelding maakt of nadat de vermelding is gemaakt. "Een e-mail verzenden bij het maken van de vermelding" op pagina 46 "Een e-mail verzenden nadat de vermelding is gemaakt" op pagina 46

Een e-mail verzenden bij het maken van de vermelding 1 Klik in het formulier voor het maken van de vermelding op Mail verzenden nadat de vermelding is ingediend. 2 Vul de desbetreffende velden in. 3 Klik op OK om de vermelding te maken en de e-mail te verzenden. Een e-mail verzenden nadat de vermelding is gemaakt U hoeft niet de auteur van een vermelding te zijn om dit type e-mail te verzenden. 1 Ga naar een vermelding en open deze als u andere gebruikers daarvan via e-mail op de hoogte wilt stellen. 2 Klik op Medewerkers e-mailen op de werkbalk Footer van de vermelding. De pagina E-mail verzenden wordt weergegeven. Er wordt automatisch een koppeling met de vermelding gemaakt die zichtbaar is in de tekst van het ontvangen bericht. 3 Vul de desbetreffende velden in. 4 Klik op OK om de melding te verzenden.

5.11 Inschrijven op een mapvermelding Als u specifiek bent geïnteresseerd in een bepaalde mapvermelding, kunt u inschrijven op die vermelding. Wanneer u zich inschrijft voor een vermelding, ontvangt u van Novell Vibe een bericht wanneer activiteiten plaatsvinden in de vermelding. 1 Ga naar de vermelding waarvoor u zich wilt inschrijven en open deze. 2 Klik op de werkbalk Footer van de vermelding op Inschrijven op deze vermelding. 3 Selecteer het type e-mailbericht dat u wilt ontvangen en klik op OK. Meer informatie over het inschrijven op vermeldingen vindt u in Sectie 2.2, "Inschrijven op een map of een vermelding" op pagina 24.

46


5.12 Een mapvermelding labelen Labels zijn sleutelwoorden die workspaces, mappen of mapvermeldingen categoriseren. De labelfunctie in Novell Vibe stelt u in staat virtuele containers voor plaatsen en vermeldingen te maken. Net zoals mappen in uw e-mail kunt u informatie categoriseren en deze later terugvinden. 1 Klik bij de vermelding die u wilt markeren op de tab Labels. 2 Klik op Codes toevoegen. 3 Selecteer Persoonlijke code of Algemene code. Hiermee bepaalt u of het label alleen voor u zichtbaar is of voor de volledige gemeenschap. 4 Begin de naam te typen van het label dat u wilt toepassen op de vermelding. Dit veld maakt gebruik van de functie 'typen-en-vinden', zodat een label dat al bestaat met de opgegeven naam wordt weergegeven in de vervolgkeuzelijst. Als de naam niet wordt weergegeven, maakt u een nieuw label. Als u een lijst met bestaande labels wilt weergeven, klikt u in het opgegeven veld en drukt u op de spatiebalk. 5 Vul de naam van het label volledig in of selecteer het uit de vervolgkeuzelijst en klik op het pictogram Toevoegen . De vermelding heeft nu het label dat u hebt opgegeven. 6 Klik op Sluiten.

5.13 Werken met bestanden in een mapvermelding Sectie 5.13.1, "Een bestandsvermelding maken" op pagina 47 Sectie 5.13.2, "Bestanden toevoegen aan een mapvermelding" op pagina 48 Sectie 5.13.3, "Bestanden bekijken en bewerken" op pagina 48 Sectie 5.13.4, "Bestanden downloaden" op pagina 50 Sectie 5.13.5, "De WebDAV-URL voor een bestand ophalen" op pagina 50 Sectie 5.13.6, "Een opmerking over een bestand of een bestandsversie toevoegen" op pagina 51 Sectie 5.13.7, "De bestandstatus instellen" op pagina 51 Sectie 5.13.8, "Versiebeheer gebruiken voor bestanden" op pagina 51

5.13.1 Een bestandsvermelding maken In Novell Vibe kunt u bestandsvermeldingen maken in opgegeven bestandsmappen. Het maken van een bestandsvermelding is niet hetzelfde als het toevoegen van een bestand aan een ander type mapvermelding. Bestandsvermeldingen in bestandsmappen van Vibe bevatten een primair bestand. Andere bestanden kunnen als bijlagen worden gekoppeld, maar er is slechts één primair bestand. U maakt bestandsvermeldingen in bestandsmappen op dezelfde manier als u een ander type mapvermeldingen maakt in Vibe (zie Sectie 5.1, "Een mapvermelding maken" op pagina 39). Alleen bestandsmappen kunnen bestanden bevatten die geen bijlagen zijn.


47

5.13.2 Bestanden toevoegen aan een mapvermelding In Vibe beschikt u over verschillende alternatieven om bijlagen toe te voegen aan een vermelding. Slepen en neerzetten van bestanden U kunt een bestand toevoegen aan een vermelding door dit vanuit een andere locatie te slepen naar de vermelding. 1 Ga naar de vermelding waaraan u het bestand wilt toevoegen en open deze. 2 Klik op het tabblad Bijlagen. 3 Klik op Bestanden slepen en neerzetten. Het dialoogvenster Bestanden slepen en neerzetten wordt geopend. 4 Sleep het bestand dat u wilt uploaden naar het mappictogram in het dialoogvenster Bestanden slepen en neerzetten. Vibe laat een pictogram dat open en dichtgaat zien om aan te geven dat de bestanden worden toegevoegd als bijlage. U kunt ook bestanden kopiëren en deze op het mappictogram plakken. Eén bestand uploaden 1 Ga naar de vermelding waaraan u het bestand wilt toevoegen en open deze. 2 Klik op het tabblad Bijlagen. 3 Klik op Een enkel bestand uploaden. Het dialoogvenster Een enkel bestand uploaden wordt geopend. 4 Klik op Bladeren om het bestand dat u wilt toevoegen, te zoeken en te selecteren. 5 Klik op OK.

5.13.3 Bestanden bekijken en bewerken In Vibe kunt u bestanden die aan vermeldingen zijn gekoppeld, eenvoudig weergeven en bewerken. Bestanden kunnen op twee manieren aan vermeldingen worden gekoppeld: Bestanden kunnen worden gekoppeld aan een vermelding Bestanden kunnen een primair bestand voor de vermelding zijn

Primaire bestanden kunnen alleen bestaan in vermeldingen in bestandsmappen In de volgende gedeelten wordt beschreven hoe u bijlagebestanden kunt weergeven en bewerken: "Bestanden weergeven" op pagina 48 "Bestanden bewerken" op pagina 49

Bestanden weergeven U kunt bestanden weergeven in een tekstverwerker of in HTML-opmaak. "Bestand weergeven in een tekstverwerker" op pagina 49 "Het bestand weergeven in HTML-opmaak" op pagina 49

48


Bestand weergeven in een tekstverwerker Wanneer u een bestand weergeeft in een tekstverwerker, opent u het bestand in de modus Alleenlezen. 1 Ga naar de vermelding die het bestand bevat dat u wilt weergeven, en open de vermelding. 2 (Voorwaardelijk) Als het bestand dat u wilt weergeven een bijlage is, klikt u op het tabblad Bijlagen. Alleen bestandsmappen kunnen bestanden bevatten die geen bijlagen zijn. 3 Klik naast het bestand dat u wilt weergeven op Bestandsacties > Dit bestand weergeven. of Klik op de naam van het bestand. Het bestand weergeven in HTML-opmaak Als u een bestand snel wilt weergeven, opent u het in HTML-opmaak. Sommige bestandstypen kunnen niet worden weergeven als HTML, bijvoorbeeld PNG, JPG, GIF en PDF.

1 Ga naar de vermelding die het bestand bevat dat u wilt weergeven, en open de vermelding. 2 (Voorwaardelijk) Als het bestand dat u wilt weergeven een bijlage is, klikt u op het tabblad Bijlagen. Alleen bestandsmappen kunnen bestanden bevatten die geen bijlagen zijn. 3 Klik naast het bestand dat u wilt weergeven op Bestandsacties > Dit bestand weergeven als HTML. Bestanden bewerken In Vibe kunt u documenten ter plaatse bewerken. Met deze functie kunt u documenten rechtstreeks bewerken op de Vibe-server. U kunt de bestanden alleen bewerken als de bewerkingstoepassing voor het specifieke bestandstype op uw persoonlijke werkstation is geïnstalleerd. Als u bijvoorbeeld een .doc-bestand wilt bewerken, moet Microsoft Word zijn geïnstalleerd op uw werkstation. 1 Ga naar de vermelding die het bestand bevat dat u wilt bewerken, en open de vermelding. 2 (Voorwaardelijk) Als het bestand dat u wilt bewerken een bijlage is, klikt u op het tabblad Bijlagen. Alleen bestandsmappen kunnen bestanden bevatten die geen bijlagen zijn. 3 Klik naast het bestand dat u wilt bewerken op Bestandsacties > Dit bestand bewerken. Het bestand wordt geopend in de opgegeven tekstverwerker. Meer informatie over het wijzigen van de editor die Vibe gebruikt om bestanden te bewerken, vindt u in Sectie A.3, "Kan bestanden die aan vermeldingen zijn gekoppeld, niet bewerken" op pagina 58. 4 (Voorwaardelijk) Als Vibe u vraagt uw identificatiegegevens in te voeren, geeft u de gebruikersnaam en het wachtwoord op dat u gebruikt om u aan te melden bij Vibe, en klikt u vervolgens op OK. U kunt het bestand nu bewerken.


49

5 Nadat u het bestand hebt bewerkt, slaat u de wijzigingen op en sluit u de toepassing. Vibe maakt een versie van het bestand zoals het was voordat u het wijzigde. Als u de vermelding sluit en weer opent, kunt u de oudere versie van het bestand bekijken (zie "Een eerder opgeslagen versie van een bestand openen" op pagina 53). BELANGRIJK: Wanneer u een bijlagedocument bewerkt met OpenOffice, maakt Vibe telkens wanneer u op Opslaan klikt een nieuwe versie van het document. Aangezien elke versie van een document meetelt voor uw gegevensquota (meer informatie over gegevensquota vindt u in "Uw gegevensquota beheren" in de Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide), kunt u het bestand in OpenOffice het beste alleen opslaan wanneer u het sluit. Meer informatie over het verwijderen van bestandsversies vindt u in "Bestaande versies van een bestand verwijderen" op pagina 54. Wanneer u Microsoft Office gebruikt, maakt Vibe slechts één nieuwe versie als u het document bewerkt. Als u meerdere keren op Opslaan klikt, maakt u niet meerdere versies.

5.13.4 Bestanden downloaden U kunt bestanden downloaden die aan een vermelding zijn gekoppeld. U kunt één bestand downloaden of alle bestanden die aan de vermelding zijn gekoppeld. Bestanden worden gedownload in een .zip-bestand. "Eén bestand downloaden" op pagina 50 "Alle bestanden downloaden" op pagina 50

Eén bestand downloaden 1 Ga naar de vermelding die het bestand bevat dat u wilt downloaden, en open de vermelding. 2 Klik naast het bestand op Bestandsacties > Dit bestand downloaden in een ZIP-bestand. Alle bestanden downloaden 1 Ga naar de vermelding die de bestanden bevat die wilt downloaden, en open de vermelding. 2 Klik naast een van de bestanden in de vermelding op Bestandsacties > Alle bestanden downloaden. of Klik op het tabblad Bijlagen en vervolgens op Alle bestanden downloaden.

5.13.5 De WebDAV-URL voor een bestand ophalen Wanneer u de WebDAV-URL van een bestand weet, kunt u het bestand rechtstreeks openen in een bewerkingstoepassing als Microsoft Office of op de opdrachtregel. De WebDAV-URL voor een bestand ophalen: 1 Ga naar de vermelding met het bestand waarvoor u de WebDAV-URL wilt ophalen en open de vermelding. 2 (Voorwaardelijk) Als het bestand waarvoor u de WebDAV-URL wilt ophalen, een bijlage is, klikt u op het tabblad Bijlagen. Alleen bestandsmappen kunnen bestanden bevatten die geen bijlagen zijn.

50


3 Klik naast het bestand op Bestandsacties > WebDAV URL. De WebDAV-URL wordt weergegeven zodat u deze kunt kopiëren. Nadat u de WebDAV-URL voor het bestand hebt verkregen, kunt u de URL opgeven in een bewerkingsprogramma als Microsoft Office om het bestand te openen. Raadpleeg de documentatie bij het bewerkingsprogramma voor aanvullende instructies.

5.13.6 Een opmerking over een bestand of een bestandsversie toevoegen U kunt een opmerking over een bepaald bestand of een bestandsversie toevoegen. Bestandsopmerkingen worden onder de bestandsnaam weergegeven op de tabbladen Bijlagen en Bestandsversies. Met bestandsopmerkingen kunnen gebruikers zien wat de inhoud van het bestand is, zonder dit te openen. Het kan ook een handige manier zijn om onderscheid te maken tussen de verschillende bestandsversies. 1 Ga naar de vermelding met de bestandsbijlage of de bestandsversie waarvoor u een opmerking wilt toevoegen, en open de vermelding. 2 (Voorwaardelijk) Als het bestand waarvoor u de opmerking wilt toevoegen, een bijlage is, klikt u op het tabblad Bijlagen. Alleen bestandsmappen kunnen bestanden bevatten die geen bijlagen zijn. 3 Klik naast het bestand waaraan u een opmerking wilt toevoegen op Bestandsacties > Opmerking bij bestand bewerken. De pagina Opmerking bij bestand instellen wordt weergegeven. 4 Geef de opmerking op die u wilt toevoegen, en klik op OK.

5.13.7 De bestandstatus instellen Als u meerdere versies van een bestand hebt, kunt u een status voor elke versie instellen zodat u kunt bijhouden wat de officiële versie is, welke versies concepten zijn, enzovoort. Bestanden kunnen de status Officieel, Ontwerp of Verouderd hebben. 1 Ga naar de vermelding met de bestandsbijlage of de bestandsversie waarvoor u de status wilt instellen, en open de vermelding. 2 (Voorwaardelijk) Als het bestand waarvoor u de status wilt instellen, een bijlage is, klikt u op het tabblad Bijlagen. Alleen bestandsmappen kunnen bestanden bevatten die geen bijlagen zijn. 3 Klik naast het bestand waarvoor u de status wilt instellen in de kolom Status op de huidige status en klik vervolgens op de status die u voor het bestand wilt instellen.

5.13.8 Versiebeheer gebruiken voor bestanden Wanneer u een bestand bewerkt in Vibe, wordt de eerdere versie van het bestand opgeslagen en ter referentie beschikbaar gesteld. Het kan hierbij gaan om bestanden die zijn opgeslagen in bestandsmappen van Vibe of andere bestanden die als bijlage zijn opgeslagen in een bestandsvermelding. "Een nieuwe versie van een bestand maken" op pagina 52


51

"Het hoofdversienummer van een bestand verhogen" op pagina 53 "Een eerder opgeslagen versie van een bestand openen" op pagina 53 "Een eerdere bestandsversie bevorderen tot huidige versie" op pagina 53 "Bestaande versies van een bestand verwijderen" op pagina 54

Een nieuwe versie van een bestand maken Wanneer u een bestand bewerkt en opslaat, maakt Vibe een nieuwe versie van het bestand en wordt de oude versie opgeslagen. Meer informatie over het bewerken van een bestand vindt u in "Bestanden bewerken" op pagina 49. U kunt ook de functie slepen-en-neerzetten gebruiken om een nieuwe versie van een bestandsbijlage of een nieuwe versie van een bestandsvermelding in een bestandsmap te maken, zoals wordt beschreven in de volgende gedeelten: "Een bestand slepen en neerzetten om een bijlage in een bestandsvermelding bij te werken" op

pagina 52 "Een bestand slepen en neerzetten om het primaire bestand in een bestandsvermelding bij te

werken" op pagina 52 Een bestand slepen en neerzetten om een bijlage in een bestandsvermelding bij te werken Als u een nieuwe versie wilt maken van een bestaande bestandsbijlage, moet het bestand dat u sleept en neerzet, dezelfde naam hebben als de bestaande bijlage waarvoor u een nieuwe versie wilt maken. 1 Ga naar de vermelding met de bestandsbijlage waarvoor u een nieuwe versie wilt maken en open de vermelding. 2 Klik op het tabblad Bijlagen en klik op Bestanden slepen en neerzetten. 3 Sleep een bestand van de ene locatie, bijvoorbeeld het bureaublad, en zet het neer op het mappictogram in het dialoogvenster Bestanden slepen en neerzetten. Het document wordt als een nieuwe versie van de bestaande bijlage toegevoegd. Oudere versies worden weergegeven op het tabblad Bestandsversies in de vermelding. Een bestand slepen en neerzetten om het primaire bestand in een bestandsvermelding bij te werken Het is alleen in bestandsmappen mogelijk om bijgewerkte versies van mapvermeldingen te maken zoals in dit gedeelte wordt beschreven. Als u een nieuwe versie van een bestaand bestand wilt maken in de bestandsmap, moet het bestand dat u sleept en neerzet, dezelfde naam hebben als de bestaande bestand waarvoor u een nieuwe versie wilt maken. 1 Ga naar de map waarin u de nieuwe versie van het bestand wilt importeren. Er moet al een bestand met dezelfde naam als een bestandsvermelding bestaan in de map. 2 Klik op Bestanden toevoegen op de werkbalk Mapvermelding. Het venster voor slepen en neerzetten wordt geopend.

52


3 Sleep een bestand van de ene locatie, bijvoorbeeld het bureaublad, en zet het neer op het mappictogram in het dialoogvenster Bestanden slepen en neerzetten. Het document wordt als een nieuwe versie aan de bestaande bestandsvermelding toegevoegd. Oudere versies worden weergegeven op het tabblad Bestandsversies in de vermelding. Het hoofdversienummer van een bestand verhogen Wanneer u nieuwe versies van een bestand maakt, houdt Vibe dat standaard bij met secundaire versienummers. Bijvoorbeeld 1.0, 1.1, 1.2 enzovoort. U kunt ook het hoofdversienummer van de laatste bestandsversie verhogen. Versie 1.2 wordt dan versie 2.0. 1 Ga naar de vermelding met het bestand waarvoor u het hoofdversienummer wilt verhogen en open de vermelding. 2 (Voorwaardelijk) Als het bestand waarvoor u het hoofdversienummer wilt verhogen, een bijlage is, klikt u op het tabblad Bijlagen. Alleen bestandsmappen kunnen bestanden bevatten die geen bijlagen zijn. 3 Klik naast het bestand waarvoor u het hoofdversienummer wilt verhogen op Bestandsacties > Volgend hoofdversienummer. De pagina Volgend hoofdversienummer wordt geopend. 4 Klik op OK. Een eerder opgeslagen versie van een bestand openen 1 Ga naar de vermelding met het bestand waarvoor u een eerdere versie wilt openen en open de vermelding. 2 Klik op het tabblad Bestandsversies. Alle eerder opgeslagen versies van elk bestand in de vermelding worden in chronologische volgorde vermeld. Vibe geef informatie weer zoals de datum, de bestandsgrootte en de persoon die het bestand heeft bewerkt. Een eerdere bestandsversie bevorderen tot huidige versie U kunt een eerdere versie van een bestand bevorderen tot de huidige versie. De huidige versie is het hoofdbestand in de bestandsvermelding. Extra versies staan onder de hoofdversie in het tabblad Bestandsversies. 1 Ga naar de vermelding met de bestandsversie die u wilt bevorderen tot de huidige versie, en open de vermelding. 2 Klik op het tabblad Bestandsversies. 3 Klik naast de bestandsversie die u wilt bevorderen als huidige versie op Bestandsacties > Deze versie als huidige versie bevorderen, en klik op OK. U kunt de hele vermelding terugzetten naar een eerdere versie (met de titel en de beschrijving van de vermelding) conform de instructies in Sectie 5.14.3, "Een vermelding terugzetten naar een eerdere versie" op pagina 55.


53

Bestaande versies van een bestand verwijderen BELANGRIJK: Bestanden en bestandsversies die van de Vibe-website zijn verwijderd, kunnen niet worden hersteld. 1 Ga naar de vermelding met het bestand waarvoor u een eerdere versie wilt openen en open de vermelding. 2 Klik op het tabblad Bestandsversies. Alle eerder opgeslagen versies van elk bestand in de vermelding worden in chronologische volgorde vermeld. Vibe geef informatie weer zoals de datum, de bestandsgrootte en de persoon die het bestand heeft bewerkt. 3 Selecteer de bestandsversies die u wilt verwijderen en klik op Geselecteerde versies verwijderen. 4 Klik op OK om de verwijdering te bevestigen.

5.14 De historie van een vermelding weergeven In Novell Vibe kunt u de historie van een vermelding weergeven. U kunt verschillende versie van een vermelding weergeven, twee versies met elkaar vergelijken en de vermelding terugzetten naar een eerdere versie. Sectie 5.14.1, "Eerdere versies van een vermelding weergeven" op pagina 54 Sectie 5.14.2, "Versies van een vermelding vergelijken" op pagina 54 Sectie 5.14.3, "Een vermelding terugzetten naar een eerdere versie" op pagina 55

5.14.1 Eerdere versies van een vermelding weergeven U kunt versiegegevens over de vermelding weergeven, zoals wanneer deze is gemaakt of bewerkt en wie de vermelding heeft bewerkt. 1 Ga naar de vermelding waarvan u de eerste versies wilt weergeven en open deze. 2 Klik op het tabblad Itemhistorie. Voor elke versie in de vermelding kunt u het versienummer weergeven, de datum waarop de vermelding is gewijzigd, de gebruiker die de vermelding heeft gewijzigd, en de manier waarop de vermelding is gewijzigd. Klik op de datum van de vermelding om te zien hoe de vermelding er op die datum uitzag.

5.14.2 Versies van een vermelding vergelijken Als u twee versies van een vermelding vergelijkt, ziet u welke wijzigingen zijn aangebracht aan de Titel en Beschrijving van een vermelding. U kunt niet de inhoud vergelijken van de bestanden die aan de vermelding zijn gekoppeld. 1 Ga naar de vermelding waarvan u de twee versies wilt vergelijken en open deze. 2 Klik op het tabblad Itemhistorie. 3 Selecteer de twee versies die u wilt vergelijken en klik op Vergelijken. De toevoegingen worden groen aangeduid en verwijderingen zijn doorgehaald.

54


5.14.3 Een vermelding terugzetten naar een eerdere versie Wanneer een vermelding wordt gewijzigd door u of een andere gebruiker (zie Sectie 5.4, "Een mapvermelding wijzigen" op pagina 43), wordt de laatste versie van de vermelding weergegeven in Vibe. Als u niet tevreden bent over de laatste versie, kunt u teruggaan naar een eerdere versie. 1 Ga naar de vermelding die u wilt terugzetten naar een eerdere versie en open de vermelding. 2 Klik op het tabblad Itemhistorie. 3 Zoek de versie die u wilt terugzetten en klik op Instellen als huidig. De pagina Instellen als huidig wordt geopend. U kunt weergeven hoe de vermelding er in deze versie uitziet. 4 Klik op OK om deze versie van de vermelding tot de huidige versie te maken. Om de historie correct te houden blijft de teruggezette versie ook staan op de positie in de lijst Itemhistorie.

5.15 YouTube-video's weergeven in een mapvermelding In Novell Vibe kunt u YouTube-video's opnemen in een mapvermelding en op de volgende locaties op de Vibe-website: In een workspace- of mapbranding, zoals wordt beschreven in "Branding toepassen in een map

of workspace" in de Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide. In een workspacebeschrijving (zie Sectie 3.1.14, "YouTube-video's weergeven in een

workspace" op pagina 32). In een mapbeschrijving. Op een introductiepagina, zoals wordt beschreven in "YouTube-video's weergeven op een

introductiepagina" in de Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide. Een YouTube-video in een mapvermelding opnemen: 1 Ga naar de map waarin u de YouTube-video wilt opnemen. 2 Maak een nieuwe mapvermelding door te klikken op het juiste item op de werkbalk Mapvermelding. Als u bijvoorbeeld een blogvermelding wilt toevoegen in de map Blog, klikt u op Nieuwe blogvermelding. of Open een bestaande mapvermelding die u wilt wijzigen en klik op Wijzigen op de werkbalk Vermelding. De pagina Vermelding wordt weergegeven. 3 Klik in het gedeelte Beschrijving op het pictogram Uitvouwen vervolgens op het pictogram Video .

in de HTML-editor en klik

4 Plak in het daarvoor bestemde venster in het veld URL van een video op YouTube de URL van de YouTube-video die u wilt opnemen.


55

5 Breng in het veld Afmetingen geen wijzigingen aan als u de standaard YouTube-afmetingen wilt behouden. 6 Klik op Invoegen en op OK om de vermelding te plaatsen.

5.16 Een mapvermelding beoordelen In Novell Vibe kunt u mapvermeldingen beoordelen met een vijfsterrensysteem (één ster voor de minst interessante en vijf voor de interessantste vermelding). Zo beschikt u over een extra hulpmiddel om de kwaliteit van de informatie te beoordelen. 1 Ga naar de vermelding die u wilt beoordelen en open deze. 2 Klik op de ster voor uw beoordeling. Als u een vermelding bijvoorbeeld een score van drie sterren wilt geven, klikt u op de derde ster van links. Rechts van de sterren geeft Vibe de gemiddelde beoordeling weer voor de vermelding en hoeveel gebruikers een beoordeling hebben gegeven. U kunt een vermelding zo vaak beoordelen als u wilt maar Vibe registreert alleen de laatste beoordeling.

5.17 De weergavestijl van vermeldingen configureren U kunt bepalen hoe Novell Vibe-vermeldingen worden weergegeven. 1 Klik op het pictogram Persoonlijke voorkeuren

rechtsboven in de Vibe-interface.

Het dialoogvenster Persoonlijke voorkeuren wordt geopend. 2 Selecteer in de vervolgkeuzelijst Itemweergave een van de volgende opties: Items weergeven in het inhoudsgebied: (Standaard) Wanneer u op een vermelding klikt,

geeft Vibe de vermelding weer in het inhoudsgebied. Dit is de standaardinstelling. Items weergeven in een dialoogvenster: Wanneer u op een vermelding klikt, wordt deze

weergegeven in een dialoogvenster op de Vibe-pagina. 3 Klik op OK.

5.18 Een mapvermelding afdrukken In Novell Vibe kunt u de inhoud van een mapvermelding afdrukken. 1 Ga naar de vermelding die u wilt afdrukken. 2 Klik op de werkbalk Vermelding op het pictogram Afdrukken 3 Configureer de printerinstellingen en klik op Afdrukken.

56


.

A

Problemen oplossen

A

In de volgende gedeelten vindt u informatie over problemen die u kunt tegenkomen bij het gebruiken van Novell Vibe OnPrem: Sectie A.1, "Vibe-interface wordt niet correct weergegeven" op pagina 57 Sectie A.2, "Gespiegelde bestanden" op pagina 57 Sectie A.3, "Kan bestanden die aan vermeldingen zijn gekoppeld, niet bewerken" op pagina 58 Sectie A.4, "Kan bestand niet uploaden vanwege de omvang" op pagina 59 Sectie A.5, "Problemen met uploadapplet in SLED 10 SP1" op pagina 60 Sectie A.6, "Applet Edit-In-Place werkt niet op Mac" op pagina 61

A.1 Vibe-interface wordt niet correct weergegeven Probleem: Wanneer u Novell Vibe 3 opent na een upgrade van een eerdere versie, wordt de Vibeinterface niet correct weergegeven. Wis de browsercache na het upgraden naar Vibe 3 uit een eerdere versie. Als u bijvoorbeeld werkt met Mozilla Firefox, klikt u op Extra > Cache wissen op de werkbalk van de browser. Raadpleeg de informatie bij uw specifieke browser, als u wilt weten hoe u de cache van uw browser wist.

A.2 Gespiegelde bestanden Probleem: U weet niet zeker of u gespiegelde bestanden wilt gebruiken, omdat u niet helemaal begrijpt hoe deze werken. Een 'gespiegeld' of 'gemirrord' bestand is een bibliotheekmap in Novell Vibe die is gesynchroniseerd met een map op een systeemstation buiten Vibe. Als u basishandelingen uitvoert (zoals submappen en bestanden toevoegen, of mappen en bestanden verwijderen) met de Vibe-interface of door het bestand te openen op het station, wordt de wijziging ook doorgevoerd in de andere interface. Het voordeel van gespiegelde bestanden is dat u de Vibe-hulpprogramma's kunt toepassen op een station, waaronder tekst zoeken, werkstromen en discussies (in de vorm van opmerkingen die worden toegepast op de vermelding in de bibliotheekmap). Vibe ondersteunt twee typen externe mappen: Een directory op een bestandssysteem Een map die toegankelijk is via WebDAV

De volgende tips kunnen handig zijn bij het gebruik van gespiegelde bestanden: Wanneer u het pad naar de systeemmap opgeeft, moet u het volledige pad naar de map

opgegeven.

Problemen oplossen

57

Nadat u het gespiegelde bestand hebt gemaakt, kunt u de padnaam niet meer aanpassen en kunt

u de Vibe-bibliotheekmap niet meer configureren als een niet-gespiegelde map. Als u de nieuwe gespiegelde map wilt initialiseren, klikt u op Beheren > Deze map aanpassen

en gebruik het synchronisatiehulpprogramma. Zie "Een gespiegelde map synchroniseren" in de Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide voor meer informatie over het synchroniseren van gespiegelde bestanden. Koppel geen extra bestanden aan vermeldingen in een gespiegelde map. Het gedrag met

betrekking tot extra bijlagen is namelijk onvoorspelbaar. Synchronisatie vindt alleen plaats door deze handmatig uit te voeren via de Vibe-menu-items; het is niet mogelijk synchronisatie in te plannen. Wanneer u een bestand van de server verwijdert, wordt de hele vermelding uit de

bibliotheekmap verwijderd (niet alleen het gekoppelde bestand). Als u submappen toevoegt of verwijdert, worden deze ook in het andere systeem toegevoegd of

verwijderd. Wanneer u een submap verwijdert, wordt de inhoud ervan op beide plaatsen verwijderd. Zie "Gespiegelde bestanden gebruiken" in de Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide voor meer informatie over mappen met gespiegelde bestanden.

A.3 Kan bestanden die aan vermeldingen zijn gekoppeld, niet bewerken Probleem: U kunt bestanden die aan vermeldingen zijn gekoppeld, niet bewerken. Als u het bestand niet kunt bewerken, ondersteunt Novell Vibe misschien niet de toepassing voor bewerken die op uw computer is geïnstalleerd. Als Vibe bijvoorbeeld is ingesteld om Microsoft Word te gebruiken voor alle tekstbestanden, maar u hebt OpenOffice in plaats van Microsoft Word geïnstalleerd op uw computer, zal Vibe een foutmelding weergeven en kunt u het document niet bewerken. Om dit probleem te verhelpen stelt Vibe u in staat de standaard toepassing aan te passen. Sectie A.3.1, "De instellingen voor de standaardeditor wijzigen voor één bestandstype" op

pagina 58 Sectie A.3.2, "De standaardtoepassing aanpassen voor alle bestandstypes" op pagina 59 Sectie A.3.3, "De instellingen voor de standaardeditor wijzigen wanneer de editor niet op de

standaardlocatie is geïnstalleerd" op pagina 59

A.3.1 De instellingen voor de standaardeditor wijzigen voor één bestandstype 1 Klik op het pictogram Persoonlijke voorkeuren voorkeuren te openen.

om het dialoogvenster Persoonlijke

2 Klik op Editoringrepen definiëren. 3 Klik op Toevoegen. 4 Selecteer in de vervolgkeuzelijst het bestandstype waarvoor u de standaardeditor wilt aanpassen.

58


5 Kies in het veld Toepassing de naam van de toepassing die u wilt gebruiken voor het bewerken van het bestandstype dat u hebt geselecteerd Stap 4. 6 Selecteer het selectievakje en klik op OK.

A.3.2 De standaardtoepassing aanpassen voor alle bestandstypes U kunt Vibe instellen voor het gebruik van dezelfde toepassing voor alle bestandstypes. 1 Klik op het pictogram Persoonlijke voorkeuren voorkeuren te openen.


2 Klik op Editoringrepen definiëren. 3 Klik op de vervolgkeuzelijst Gebruik en selecteer de toepassing die u Vibe wilt laten gebruiken voor alle bestandstypes. 4 Selecteer het selectievakje links van Extensie en klik op OK.

A.3.3 De instellingen voor de standaardeditor wijzigen wanneer de editor niet op de standaardlocatie is geïnstalleerd 1 Klik op het pictogram Persoonlijke voorkeuren voorkeuren te openen.


2 Klik op Editoringrepen definiëren. 3 Controleer of in de kolom Extensie de juiste bestandsextensie is geselecteerd in de vervolgkeuzelijst. 4 Geef in het veld in de kolom Toepassing het pad op naar de toepassing die u hebt geselecteerd in Stap 3. Als uw OpenOffice-toepassing bijvoorbeeld in een andere locatie is geïnstalleerd dan de standaardlocatie, en u wilt dat Vibe de unieke locatie herkent, geeft u het pad op naar de OpenOffice-toepassing. 5 Klik op OK.

A.4 Kan bestand niet uploaden vanwege de omvang Probleem: U kunt een bestand niet uploaden omdat het te groot is. U kunt dit probleem verhelpen door de standaardhoeveelheid geheugen te verhogen die door Javaapplets wordt gebruikt. Sectie A.4.1, "De standaardhoeveelheid geheugen verhogen onder Windows" op pagina 59 Sectie A.4.2, "De standaardhoeveelheid geheugen verhogen onder Linux" op pagina 60

A.4.1 De standaardhoeveelheid geheugen verhogen onder Windows 1 Ga naar het Configuratiescherm (klik Start > Instellingen > Configuratiescherm).

Problemen oplossen

59

2 Dubbelklik op Java. Het Java-configuratiescherm wordt geopend. 3 Selecteer het tabblad Java. 4 Klik in het gedeelte Java Applet Runtime Settings op View. 5 Voeg voor elke Java-runtimeversie -Xmx256m toe als Java-runtimeparameter. 6 Klik op OK. Nadat u het standaardgeheugen voor Java-applets hebt verhoogd, moet u alle browsers afsluiten en opnieuw starten voor de aanpassingen effect hebben. Deze instelling zorgt dat de applet die wordt gebruikt voor het uploaden van bestanden naar Novell Vibe-mappen, wordt gestart met 256 MB geheugen. Als de applet nog steeds aangeeft dat er onvoldoende geheugen beschikbaar is, dient u deze instelling misschien te verlagen.

A.4.2 De standaardhoeveelheid geheugen verhogen onder Linux 1 Lokaliseer de JRE of JDK die gebruikt wordt door de browserplugin. De locatie van de JRE of JDK verschilt afhankelijk van uw systeem. 2 In de bin map van de JRE of JDK start u het bestand ControlPanel. Het configuratiescherm wordt geopend. 3 Selecteer het tabblad Java. 4 Klik in het gedeelte Java Applet Runtime Settings op View. 5 Voeg voor elke Java-runtimeversie -Xmx256m toe als Java-runtimeparameter. 6 Klik op OK. Nadat u het standaardgeheugen voor Java-applets hebt verhoogd, moet u alle browsers afsluiten en opnieuw starten voor de aanpassingen effect hebben. Deze instelling zorgt er voor dat de applet die gebruikt wordt voor het uploaden van bestanden naar Vibe mappen wordt gestart met 256 MB geheugen. Als de applet nog steeds aangeeft dat er onvoldoende geheugen beschikbaar is, dient u deze instelling misschien te verlagen.

A.5 Problemen met uploadapplet in SLED 10 SP1 Probleem: Wanneer u Novell Vibe gebruikt in een browser die werkt met SUSE Linux Enterprise Desktop (SLED) 10 SP1, worden fotobestanden die u naar de uploadapplet sleept, weergegeven in de browser in plaats van dat ze aan de Vibe-vermelding worden toegevoegd als bijlagen. Dit probleem is gerapporteerd door een gebruiker die de browser Firefox versie 2.0.0.12 gebruikt, maar het probleem kan zich ook voordoen met andere browsers. In toekomstige versies van SLED doet dit probleem zich mogelijk niet meer voor als de Java JREsoftware wordt bijgewerkt. Tot dan kunt u de HTML-methode voor het uploaden van bestanden gebruiken (pictogram naast het uploadapplet-pictogram). U kunt ook de volgende procedure als oplossing toepassen: 1 Gebruik uw windowingsoftware om de fotobestanden te selecteren en te kopiëren naar het klembord.

60


2 Klik op Bestanden toevoegen. 3 Klik met de rechtermuisknop op het pictogram Uploadapplet (een blauwe map) in het uploadappletvenster. 4 Selecteer Plakken. De foto's worden vervolgens aan de vermelding gekoppeld.

A.6 Applet Edit-In-Place werkt niet op Mac Sectie A.6.1, "De applet Edit-in-Place werkt niet met OpenOffice" op pagina 61 Sectie A.6.2, "De applet Edit-in-Place werkt niet met Microsoft Office" op pagina 61

A.6.1 De applet Edit-in-Place werkt niet met OpenOffice De applet Edit-in-Place werkt mogelijk niet als u OpenOffice op een andere dan de standaardlocatie hebt geïnstalleerd. U kunt dit probleem als volgt verhelpen: 1 Controleer of OpenOffice is geïnstalleerd in /Applications/OpenOffice.org.app. Als OpenOffice niet is geïnstalleerd, moet u dit eerst installeren. Als u OpenOffice op een andere locatie hebt geïnstalleerd dan de standaardlocatie, geeft u dit op in het gedeelte Editoringrepen definiëren in Vibe (zie Sectie A.3.3, "De instellingen voor de standaardeditor wijzigen wanneer de editor niet op de standaardlocatie is geïnstalleerd" op pagina 59). Als het probleem blijft bestaan, neemt u contact op met de Vibe-beheerder.

A.6.2 De applet Edit-in-Place werkt niet met Microsoft Office De functie Bewerken op locatie wordt niet ondersteund op Mac wanneer u Microsoft Office als tekstverwerker gebruikt. Gebruik OpenOffice als tekstverwerker als u de functie Bewerken op locatie wilt gebruiken op een Mac.

Problemen oplossen

61

62


Gebruikershandleiding. Novell VibeTM OnPrem juni

Recommend Documents