Gebruikershandleiding KTSD

Gebruikershandleiding KTSD (Korte Termijnsysteem Sociaal Domein) Conclusion ICT Projects

Conclusion ICT Projects

Conclusion ICT Projects KTSD Gemeente Utrecht pag. 2 van 32

1

INHOUDSOPGAVE GEBRUIKERSHANDLEIDING KTSD ....................................................................................................... 1 1

INHOUDSOPGAVE .......................................................................................................................... 3

2

INLEIDING ........................................................................................................................................ 4

2.1 Doel van dit document ...................................................................................................................... 4 2.2 Versiebeheer ..................................................................................................................................... 4 3

TOEGANG EN STARTVENSTER: CASUS ZOEKEN ...................................................................... 5

3.1 In Windows, op het bureaublad een snelkoppeling naar een website plaatsen ................................ 5 4

CASUS ZOEKEN .............................................................................................................................. 7

5

HOMEPAGE ..................................................................................................................................... 8

5.1 Laatst bekeken dossiers ................................................................................................................... 8 5.2 Takenlijst ........................................................................................................................................... 9 5.3 Snel zoeken ...................................................................................................................................... 9 6

MIJN CASUSSEN ........................................................................................................................... 10

7

DOSSIER ........................................................................................................................................ 11

7.1 Een nieuwe casus aanmaken ................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 7.2 Een casus openen .......................................................................................................................... 11 7.2.1 Een casus openen vanuit Home .......................................................................................... 12 7.2.2 Een casus openen vanuit zoeken ........................................................................................ 12 7.2.3 Een casus openen vanuit de caseload ................................................................................ 12 7.2.4 Casus vullen of bewerken .................................................................................................... 13 7.2.5 Blok coördinator ................................................................................................................... 13 7.2.6 Blok leefeenheid .................................................................................................................. 14 7.2.7 Blok aanmelding .................................................................................................................. 15 7.2.8 Blok contactjournaal............................................................................................................. 15 7.2.9 Blok betrokken instellingen en personen ............................................................................. 16 7.2.10 Blok plan van aanpak........................................................................................................... 16 7.2.11 Blok Acties ........................................................................................................................... 17 7.2.12 Blok documenten en bijlagen ............................................................................................... 17 7.2.13 Blok afsluiting....................................................................................................................... 18 7.2.14 Tools en systeemlinks.......................................................................................................... 18 7.3 SBV-Z check en Verwijzingenmodule ............................................................................................. 21 7.3.1 Verifieren van BSN en clientgegevens met SBV-Z .............................................................. 21 7.3.2 Het toewijzen van een product voor aanvullende zorg ........................................................ 23 7.3.3 Een verwijsbrief maken ........................................................................................................ 26 8

MANAGEMENT INFORMATIE ....................................................................................................... 30

9

BUURTTEAM CHECK .................................................................................................................... 31

10

VERVOLGCASUS .......................................................................................................................... 32



2

INLEIDING

2.1

Doel van dit document Dit document beschrijft de werking van het Dashboard voor buurtteam medewerkers binnen de gemeente Utrecht.

2.2

Versiebeheer

Versie

Datum

Auteur

Wijzigingen

0.1

04-09-2014

J. Wagensveld

Initiële versie

0.2

17-09-2014

J. Wagensveld

Wijzigingen doorgevoerd

0.3

25-09-2014

J. Wagensveld


0.4

01-10-2014

J. Wagensveld


0.5

10-10-2014

J. Wagensveld


0.6

16-10-2014

J. van Willigen

Extra toevoegingen

0.7

20-10-2014

J. Wagensveld


0.8

31-10-2014

J. Wagensveld


1.0

04-10-2014

J. van Willigen


1.0

14-11-2014

1.3

05-10-2015 Tabel 1 - Versiebeheer


J. van Willigen


N. de Kok

Extra toevoegingen


3

TOEGANG EN STARTVENSTER: CASUS ZOEKEN Binnen KTSD wordt voor de toegang gebruik gemaakt van Single Sign-on, dit houdt in dat er alleen ingelogd hoeft te worden op de omgeving van de gemeente Utrecht. Daarna zal je zonder in te hoeven loggen het KTSD dashboard kunnen openen. In het startmenu komen 2 omgevingen voor KTSD beschikbaar. Deze 2 omgevingen zijn KTSD productie en KTSD opleiding. KTSD productie zal gebruikt worden voor de dagelijkse werkzaamheden en KTSD opleiding zal gebruikt worden tijdens trainingen en om eventueel dingen uit te proberen. Na het inloggen zal direct het casus zoeken scherm worden getoond.

3.1

In Windows, op het bureaublad een snelkoppeling naar een website plaatsen

U kunt ook een snelkoppeling op uw bureaublad maken: 1) 2)

Open de website of webpagina, waar u een snelkoppeling wilt naar maken.

In mijn voorbeeld hierna heb ik voor de webpagina http://gmail.google.com gekozen, maar het kan dus evengoed een andere webpagina zijn, welke u opent, waarvoor u een snelkoppeling op uw bureaublad wilt maken.

3)

Selecteer en kopieer bovenaan in de adresbalk van uw browser, de URL van de geopende webpagina. Dat kan u doen als volgt: Klik met de rechtermuisknop éénmaal op de URL, zodat deze in blauwe achtergrond staat en kies met de linkermuisknop in het menuvenstertje voor Kopieren

4)

Klik vervolgens met de rechtermuisknop in een leeg gedeelte van het bureaublad

5)

En kies in het menuvenstertje dat opent voor Nieuw en klik op “Snelkoppeling“

6)

Het venster “Snelkoppeling maken” opent. (zie afbeelding in Win 7 hierna)

7)

Plak de URL van de door u gekozen webpagina in het lege veld onder “Geef de locatie van het item op“ Dit kan je doen als volgt: Klik met de rechtermuisknop (Rechtsklik) in het lege veld onder “Geef de locatie van het item op” en klik in het menuvenstertje dat opent op Plakken



8)

Klik vervolgens op de knop “Volgende“

9)

Vul in het lege veld onder “Geef deze snelkoppeling een naam“, de naam van de website in, welke je onder de pictogram op het bureaublad wilt laten verschijnen en klik op de knop Voltooien

10) De snelkoppeling staat nu op het bureaublad en opent zodra u op de pictogram klikt



4

CASUS ZOEKEN Na inloggen verschijnt het scherm ‘Casus zoeken’. Er is bewust voor gekozen met een leeg zoekvenster op te starten (en bijvoorbeeld niet met een overzicht van openstaande casussen) omdat hiermee wordt voorkomen dat een cliënt ziet welke andere personen/gezinnen in behandeling bij het buurtteam zijn:

Binnen het zoekscherm kan gezocht worden met 3 zoekdefinities. Zo kan er gezocht worden op basis van client gegevens. Dit houdt in dat casussen getoond worden op basis van de clienten die aan deze casus zitten. e

Als 2 kan er gezocht worden op basis van coordinator gegevens. Dit houdt in dat alle casussen waar de gezochte persoon coordinator van is getoond worden. Als laatste kan er gezocht worden op basis van meldergegevens. Dit houdt in dat de casussen getoond worden op basis van de gegevens van de melder. Met behulp van de buttons bovenin het zoekscherm kan gekozen worden voor 1 van de 3 zoekdefinities. De zoekresultaten die getoond worden kunnen gesorteerd worden door middel van het klikken op de header van een kolom in de zoekresultaten. Als je bijvoorbeeld wil sorteren op basis van casusnaam, dan kan er op de kop casusnaam geklikt worden om hierop te sorteren.



5

HOMEPAGE Hieronder is de homepage afgebeeld. Deze pagina heeft een aantal functionaliteiten die hieronder toegelicht worden.

5.1

Laatst bekeken dossiers Het eerste blok dat op de homepage zichtbaar is, is het blok laatst bekeken dossiers. Dit blok toont de 5 dossiers die als laatst door de ingelogde gebruiker zijn bekeken. Deze lijst update zichzelf elke keer dat deze pagina wordt geopend. De gegevens die dit blok toont zijn het casus nummer, de naam van de casus met het adres en de datum waarop de ingelogde gebruiker dit dossier voor het laatst heeft geopend. Er kan naar de dossiers genavigeerd worden door op de regel van het desbetreffende dossier te klikken. Daarnaast is het mogelijk om dit blok in en uit te klappen door op de pijltjes naast de naam van het blok te klikken.



5.2

Takenlijst op de homepage van het dashboard staat de takenlijst van de gebruiker weergegeven. Deze taken dienen door de gebruiker uitgevoerd of gemonitord te worden. Daarnaast worden deze taken ook gebruikt als herinneringen voor bepaalde taken en acties. Deze taken worden beheerd door de beheerder van het dashboard. Taken kunnen afgevinkt worden door op het oranje icoontje voor de taak te klikken. De taak zal dan uit de takenlijst verdwijnen en worden opgeslagen als afgehandeld. Ook is het mogelijk om vanuit een taak naar een dossier te gaan waarover deze taak gaat. Dit kan door middel van het klikken op de regel van de taak. Het dossier zal dan geopend worden. Daarnaast is het ook weer mogelijk om dit blok in en uit te klappen door op de pijltjes naast de naam van het blok te klikken. De taken kunnen gesorteerd worden door middel van het klikken op de koppen van de kolommen.

5.3

Snel zoeken Het laatste blok op de homepage is de snel zoek functie. Met dit zoek scherm kan snel gezocht worden naar casus dossiers. Het doel van deze functie is om snel naar een bekend dossier te kunnen navigeren. Dit omdat niet alle casussen altijd op de homepage weergegeven staan. Indien gecontroleerd moet worden of een cliënt of casus aanwezig is, dient altijd de zoekpagina gebruikt te worden. De resultaten kunnen gesorteerd worden door middel van het klikken op de koppen van de kolommen.



6

MIJN CASUSSEN Op de pagina mijn casussen wordt de caseload van de ingelogde gebruiker getoond. Dit houdt in dat alle casussen waarvan de ingelogde gebruiker coördinator is, getoond worden op deze pagina. Vanuit deze pagina kan door middel van het klikken op de regel doorgelinkt worden naar de casus. Ook kunnen de resultaten kunnen gesorteerd worden door middel van het klikken op de koppen van de kolommen.



7

DOSSIER Binnen het dashboard wordt gewerkt met casussen. in deze casus wordt alle informatie rondom de betrokken personen vastgelegd en gemonitord.

7.1

Een nieuwe casus aanmaken Binnen het dashboard kunnen nieuwe casussen aangemaakt worden. Dit gebeurt via de knop Casus aanmaken. Deze knop staat bovenaan de pagina. Na het klikken op de knop casus aanmaken zal er een venster getoond worden die vraagt of je het zeker weet dat je een nieuwe casus wil aanmaken. Indien er op ja geklikt wordt, dan zal er een leeg dossier getoond worden in het dashboard. Het is hierin verplicht om direct de adresgegevens in de leefeenheid en de melding in te voeren. Indien er op nee geklikt wordt, zal de gebruiker blijven waar hij/zij was. LET OP! Het is niet mogelijk om een dossier op te slaan waarin nog niks is ingevuld. Er zijn gebruikers die in meerdere buurtteams werken. De coördinator wordt normaal gesproken automatisch gevuld wanneer een nieuwe casus gestart wordt, maar dat gebeurt niet wanneer de gebruiker in meerdere buurtteams werkt.

De gebruiker moet zichzelf in dat geval opvoeren als coordinator: Klik op het icoon

(Wijzigen) voor ‘Type buurtteam’

Selecteer het juiste ‘Type buurtteam’, de ‘Instelling’ en zoek jezelf op bij ‘Medewerker’. Opslaan Het is noodzakelijk om dit te doen, omdat de casus anders wordt opgeslagen zonder coördinator en kan de gebruiker de casus niet meer terugvinden.



7.2

Een casus openen Lopende casussen kunnen vanuit meerdere plekken in het dashboard geopend worden. hieronder staan de mogelijkheden weergegeven.

7.2.1

Een casus openen vanuit Home Een casus kan geopend worden door op de homepage, in het blok laatst bekeken dossiers, op de regel van de casus te klikken. Ook kan een casus geopend worden door op de regel van een taak op de homepage te klikken. Als laatste is het op de homepage mogelijk om casussen te zoeken. Als op de regel van het resultaat van de zoekopdracht wordt geklik, dan wordt de betreffende casus geopend.

7.2.2

Een casus openen vanuit zoeken bovenin de knoppenbalk is een knop “Casus zoeken” aanwezig. Als op deze knop geklikt wordt dan wordt het zoekscherm getoond. Hierin kan gezocht worden naar casussen met verschillende zoek criteria. Door te klikken op een regel in de zoekresultaten zal het desbetreffende dossier gevonden worden.

7.2.3

Een casus openen vanuit de caseload bovenin de knoppenbalk is een knop “mijn casussen” aanwezig. Als op deze knop geklikt wordt dan worden de dossier getoond waarvan de ingelogde gebruiker coördinator is. Door middel van het klikken op een regel kan naar het dossier genavigeerd worden.



7.2.4

Casus vullen of bewerken Een casus binnen het dashboard is opgebouwd uit een aantal blokken. In dit hoofdstuk zullen de verschillende blokken en bijbehorende functies uitgelegd worden. Aan de rechterkant is een afbeelding weergegeven van een casus binnen het dashboard. Blokken kunnen geopend worden met behulp van de pijltjes rechts bovenin het blok. Er zal dan een vergrote versie getoond worden van het blok.

7.2.5

Blok coördinator Binnen dit blok worden de coördinatoren van de betreffende casus geregistreerd. Dit zijn de buurtteam medewerkers die zich bezig houden met deze casus. Bij het aanmaken van een casus wordt de ingelogde gebruiker automatisch toegevoegd als eerste coördinator. Toevoegen van een coördinator

De tweede coördinator kan door de eerste coördinator toegevoegd worden. om dit te doen dienen 3 drop down velden ingevuld te worden deze zijn: type buurtteam, buurtteam+ regio en medewerker. Dit kan door middel van het klikken op: Het telefoonnummer en e-mail adres van de medewerker zal dan automatisch ingevuld worden. Na het opslaan zal ook automatisch een actie aangemaakt worden in de casus en heeft de nieuw toegevoegde coördinator schrijfrechten op de casus Toegang tot een casus

Het toevoegen van een coördinator op een casus houdt in dat deze persoon schrijf rechten krijgt op het hele dossier. Dit houdt in dat de gebruiker dan gegevens kan wijzigen binnen het dossier. Alle medewerkers van een buurtteam kunnen elkaars casussen inzien, maar geen wijzigingen doorvoeren. Het overdragen van een casus

Het overdragen van een casus kan op 2 manieren gedaan worden. deze manieren staan hieronder beschreven. 1.

De huidige coördinator kan zijn naam vervangen door de naam van een collega. De nieuwe collega is dan de coördinator van de casus.

2.

De teamleider van een buurtteam heeft rechten om coördinatoren te wissen binnen een casus.



7.2.6

Blok leefeenheid Binnen het blok leefeenheid worden alle gegevens over de cliënten vastgelegd. Zo kunnen er adressen opgevoerd worden en cliënten kunnen toegevoegd worden aan de casus. Casusgegevens

Het bovenste gedeelte van het blok leefeenheid bevat de casus adressen en de casusnaam. Van de adressen dient in ieder geval altijd het domicilie adres vastgelegd te worden. de andere adressen dienen ingevuld te worden als deze afwijkt van het domicilie adres. Bij de casusnaam dient de achternaam persoon of familie in met tussenvoegsel achteraan met komma. Bijvoorbeeld: Boer, de

Clientgegevens

Het onderste gedeelte bevat de cliëntgegevens. Deze gegevens worden per cliënt in de leefeenheid ingevuld. De gegevens die ingevuld dienen te worden zijn de naamgegevens en wat aanvullende informatie over de cliënt. Vul de adresgegevens alleen in indien u bij Inwonen ‘nee’ aanklikt. Het informatieveld (i-tje): Start met het invoeren van de datum waarop u de gegevens invoert of wijzigt. Dit veld dient ter informatie aan collega's over de omgang met de cliënt, bijvoorbeeld informatie omtrent agressief gedrag, immobiliteit of woonsituatie. Indien u hier privacygevoelige informatie vastlegt, dan moet u deze later weer verwijderen. U krijgt hiertoe bij het afsluiten van de casus een melding indien u gegevens in dit veld heeft gevuld. U dient zelf te beslissen of de informatie behouden of verwijderd moet worden. Taalniveau: Bij goed, leeglaten. Bij minder goed vrije tekst, bijv. 'slecht Nederlands, goed Engels'. Bij ingeven van de geboortedatum kan door het klikken op de bovenbalk van de agendafunctionaliteit doorgeklikt worden naar jaar en van daar uit naar datum. Het zal echter sneller en makkelijker zijn direct de geboortedatum in te typen. Let er hierbij op dat u tussen de dag, maand en jaar streepjes zet en het jaartal voluit ingeeft: dd-mm-jjjj Door de eerste letter van de gewenste rol in te geven, wordt direct naar deze rol gesprongen (auto complete)



7.2.7

Blok aanmelding Binnen het blok aanmelding wordt de melding geregistreerd die aanleiding geeft om een casus te starten. Een melding kan vanuit een aantal personen en/of instanties komen. Daarnaast kan het ook door de kant zelf gedaan worden. In dit blok wordt alle informatie met betrekking tot de melding geregistreerd samen met de contactgegevens van de melder. Het blok kan geopend worden door het klikken op de pijltjes rechts bovenin het blok. Er zal dan een vergrote weergave van het blok getoond worden en het zal mogelijk zijn om gegevens toe te voegen en te wijzigen. De opties ‘Gemeente’ en ‘Aanvullende zorg / Zorgpartners’ bevatten onderliggende selectielijstjes waarmee u uw keuze verder kunt specificeren. Het is van belang hierin de juiste keuze te maken aangezien deze gegevens worden gebruikt voor het samenstellen van sturings- en verantwoordingsinformatie. Als de aanmelder niet bij een instelling hoort, kunt u kiezen voor ‘Sociaal netwerk’ en in het veld ‘Toelichting’ ingeven of het bijvoorbeeld een buurman of vriend betreft.

7.2.8

Blok contactjournaal Binnen het blok contactjournaal kunnen contactmomenten en andere overige informatie vastgelegd worden. Op deze manier kan er een overzichtelijke geschiedenis opgebouwd worden van het contact dat geweest is met de klant of andere betrokkenen. Door middel van het klikken op het plusje rechts bovenin het blok, kan er een nieuw contactjournaal aangemaakt worden. Bij het toevoegen van een regel aan het contactjournaal, kan deze worden gekoppeld aan een contactmoment (bijvoorbeeld huisbezoek) maar er kan ook informatie worden vastgelegd zonder hierin een keuze te maken (geen keuze maken) of een eigen omschrijving/trefwoord mee te geven (anders, namelijk). Daarbij kan een verdere categorisering worden aangegeven door één van de leefdomeinen aan te vinken.



7.2.9

Blok betrokken instellingen en personen Binnen het blok betrokken instellingen en personen worden de instellingen en personen geregistreerd die betrekking hebben op de casus. Het toevoegen van de instellingen dient door de gebruiker zelf gedaan te worden. deze worden niet automatisch toegevoegd. In het blok zitten standaard een aantal instellingen die gekozen kunnen worden. indien er een verdere toelichting gewenst is kan het veld toelichting ingevuld worden met bijvoorbeeld de naam van het politiebureau of woningcorporatie Door middel van het klikken op het plusje rechts bovenin het blok, kan er een nieuwe instelling toegevoegd worden. De opties ‘Gemeente’ en ‘Aanvullende zorg / Zorgpartners’ bevatten onderliggende selectielijstjes waarmee u uw keuze verder kunt specificeren. Het is van belang hierin de juiste keuze te maken aangezien deze gegevens worden gebruikt voor het samenstellen van sturings- en verantwoordingsinformatie.

7.2.10 Blok plan van aanpak Binnen het blok plan van aanpak wordt het plan voor de casus in 3 blokken beschreven. In dit plan staan de acties en eisen beschreven voor deze casus. Dit plan van aanpak wordt ook toegevoegd aan de documenten en bijlagen om een momentopname te creëren van het plan van aanpak. Het genereren van een plan van aanpak gaat via het blok documenten en bijlagen. In dit blok kan via het + een nieuw plan van aanpak gegenereerd worden. Let op! Dat iedere keer als een nieuw PvA gegenereerd wordt, de oude ook aanwezig blijft binnen het

blok documenten. Deze oude versies van het PvA mogen niet verwijderd worden.



7.2.11 Blok Acties Binnen het blok acties worden alle uit te voeren acties vastgelegd. Op deze manier wordt een overzicht opgebouwd met de uitgevoerde acties voor die casus en wie dit uitgevoerd heeft. Ook worden er binnen het blok acties een aantal standaard acties vastgelegd. Deze worden toegevoegd als er bijvoorbeeld een nieuwe coördinator toegevoegd wordt. U kunt bij een actie ook een geplande datum ingeven. Het overschrijden van een geplande datum leidt automatisch tot een rappel: Er wordt dan automatisch een taak in uw takenoverzicht geplaatst (een dag voordat de geplande datum wordt overschreden). Als u altijd een geplande datum ingeeft, zou dit tot zeer veel taken kunnen leiden. Er wordt dan ook geadviseerd alleen een geplande datum in te vullen indien een rappel gewenst is.

7.2.12 Blok documenten en bijlagen Binnen het blok documenten en bijlagen worden alle documenten van de casus vastgelegd. Deze documenten kunnen geüpload worden of er kunnen brieven gedownload worden. Het toevoegen van een bijlage kan door te klikken op de upload knop. Deze staat rechts weergegeven. Na het klikken op deze knop kan de gebruiker een bestand van zijn eigen computer selecteren en een omschrijving toevoegen. Daarnaast kan er gekozen worden of de bijlage zichtbaar is voor de client of niet. Het toevoegen van een brief kan door middel van het klikken op het plusje. Er wordt daarna een wizard geopend waarin alle keuzes gemaakt kunnen worden voor de specifieke brief. Na het doorlopen van de wizard kan de brief verstuurd worden per e-mail of geexporteerd worden voor printen. Ook kan hier een voorbeeld van de brief getoond worden en kan er ook naar de vorige pagina van de wizard genavigeerd worden.

Let op: Bij ‘Toon voorbeeld’ keert u terug naar het hoofdvenster, zonder dat het Plan van Aanpak is

aangemaakt en toegevoegd aan de ‘Documenten en bijlagen’. U dient dan opniew het Plan van Aanpak aan te maken en te klikken op ‘Exporteer’: Hiermee wordt het plan wel toegevoegd aan de ‘Documenten en bijlagen’.



7.2.13 Blok afsluiting Als een casus afgesloten wordt, dan dient het blok acties ingevuld te worden. Dit kan door middel van het klikken op de knop afsluiten. Er zal dan een scherm getoond worden waarin de afsluitredenen ingevuld kunnen worden. De uitstroom redenen kunnen ook vastgelegd worden zonder de casus af te sluiten. Er dient dan geen datum ingevuld te worden. het dossier zal dan actief zijn, maar wel een reden uitstroom tonen.

7.2.14 Tools en systeemlinks Binnen een casus staan onder het blok afsluiting een aantal knoppen. Deze knoppen bevatten een aantal tools en een aantal systeemlinks. ZRM

De knop ZRM opent een pop-up waarin de ZRM voor de cliënten ingevuld kan worden. Bij het openen van de ZRM tool zal er eerst gevraagd worden om een persoon uit de leefeenheid te kiezen waarvan de ZRM gegevens getoond/ingevoerd moeten worden. dit kan middels een drop-down. Na het kiezen van een persoon zullen de scores getoond worden. zoals hier rechts te zien is. In dit scherm kunnen de bestaande ZRM scores gewijzigd en ingezien worden. Daarnaast kan met de knop ZRM meting toevoegen een nieuwe meting aangemaakt worden. Ook kunnen de grafieken ingezien worden per leefgebied. Dit kan middels het klikken op de leefgebieden in de blauwe kolom. Participatieladder

De Participatieladder is een meetinstrument waarmee je kunt vaststellen in hoeverre iemand, bijvoorbeeld een Wwb'er meedoet in de samenleving. De ladder is onderverdeeld in zes treden: van sociaal geïsoleerd tot werkend zonder ondersteuning. Door dit twee keer te meten, wordt zichtbaar of de mate van participatie is verhoogd. Daarmee worden de resultaten van het participatiebeleid transparant. Het invullen van de participatieladder kan door middel van het klikken op de knop participatieladder en daarna regel toevoegen. Het scherm zoals hiernaast te zien is zal dan getoond worden. Na het volgen van de stappen zal er een uitkomst getoond worden in het overzicht.



Casus opschonen

Met behulp van deze knop kunnen gebruikers hun casus snel opschonen als dit gewenst is. Deze knop zal beschikbaar komen voor een kleine set gebruikers. Aanvullende gegevens

Binnen het blok aanvullende gegevens kunnen voor alle cliënten uit de leefeenheid een aantal afsluitredenen ingevuld worden. Deze afsluitredenen kunnen ingevuld worden als een casus nog actief is. dit is dan niet verplicht. Als de casus afgesloten wordt, dan is het verplicht om de afsluitredenen voor elke cliënt in te vullen. Deze zullen na het afsluiten ook getoond worden. VIR

De VIR knop is een link naar de verwijsindex risicojongeren. Op deze externe link kan ingelogd worden om te kijken of cliënten hier geregistreerd staan als risicojongeren.

Mail de functioneel beheerder

Met behulp van deze functie wordt een mailscherm geopend waarmee direct de beheerder van KTSD gemaild kan worden voor eventuele vragen op problemen. KRIS-VH

Deze knop is een link naar de applicatie KRIS2. Deze wordt geopend in een nieuwe pagina zodat gebruiker van BT sociaal informatie kunnen opzoeken. Vervolgcasussen

Onder deze knop worden de vervolgcasussen getoond die aangemaakt zijn. Hierin zijn zowel de voorliggende casussen te zien als de vervolgcasussen. Het aanmaken van een vervolgcasus kan met de knop vervolgcasus aanmaken. Daarnaast zijn de casussen ook in te zien door middel van de pijl voor de casus.



Ecogram/sociogram

Een ecogram laat in één oogopslag de omvang en de kwaliteit van het sociale netwerk van de bewoner zien. Het verschil tussen een genogram en een ecogram is dat een genogram het familienetwerk in kaart brengt en het bij een ecogram niet alleen om familie gaat, maar ook om andere personen waarmee de bewoner een belangrijke persoonlijke verbinding heeft zoals vrienden, medebewoners, kennissen, collega’s en geestelijk raadslieden. In een ecogram zijn ook praktische contacten opgenomen zoals artsen, de fysiotherapeut, huishoudelijke of verzorgende medewerkers of activiteitenbegeleiders. De ecogram is binnen het Dashboard als volgt opgebouwd. Na het klikken op de knop Ecogram zal onderstaande scherm getoond worden. in dit scherm kunnen personen toegevoegd worden uit de leefeenheid en instanties uit de betrokken instellingen en personen. Deze kunnen een relatie krijgen, er kan bepaald worden op welke ring de persoon moet komen en er kan een kleur toegekend worden. als laatste kan met het vinkje bepaald worden of deze persoon getoond dient te worden in het ecogram. N.B. Het is handig te starten met de kern, waarbij u de relaties (status tot en van relatie) niet hoeft in te vullen. Daarna kunt u regels voor de overige personen/instellingen toevoegen waarbij u de relatie tot en van de kern kunt kiezen. Let op: klik bij het toevoegen van een regel telkens op ‘Opslaan en genereren’.

Als alle personen toegevoegd zijn, dan kan er met behulp van de knop opslaan en generen een ecogram gemaakt worden. Deze ziet er als volgt uit.



7.3

SBV-Z check en Verwijzingenmodule Het KTSD ondersteunt de buurtteams bij het maken van verwijzingen voor cliënten bij aanvullende zorg in het kader van de WMO en Jeugdwet. Dit kan met behulp van het blok “producten- en diensten toewijzen” (Verwijzingenmodule). In de verwijzingenmodule zijn alle zorgaanbieders opgenomen waarmee de gemeente afspraken heeft voor het leveren van aanvullende zorgproducten. Voor het maken van een toewijzing(-sbeschikking) voor aanvullende zorg moeten een aantal stappen worden gevolgd: 1.

Verifiëren van de gegevens van de cliënt waarvoor de verwijzing wordt gedaan aan de hand van de SVB-Z. Dit is een betrouwbare service voor het leveren van de juiste BSN gegevens in de

zorg. 2.

Het maken van de toewijzing zelf in het blok “Producten en diensten toewijzen”. Met het maken

3.

Het maken van de verwijsbrief die meegegeven kan worden aan de cliënt en die een verdere

van een toewijzing wordt op de achtergrond een bericht naar de zorgaanbieder gestuurd. beschrijving bevat van de gevraagde zorg.

7.3.1

Verifiëren van BSN en cliëntgegevens met SBV-Z Voordat een toewijzing voor aanvullende zorg voor een cliënt kan worden gedaan moeten de gegevens van deze cliënt zijn geverifieerd door middel van de SBV-Z check. Bij een toewijzing voor een jeugdproduct (Jeugdwet) dienen ook de gegevens van de ouder of voogd die bij de verwijzing wordt vermeld te worden geverifieerd. Open het blok Leefeenheid

Het blok Leefeenheid opent zich. Druk nu op de knop “SBV-Z”

U kunt nu kiezen voor welke cliënt de SBVZ check moet worden uiitgevoerd (dit zal de cliënt zijn



waarvoor de verwijzing voor aanvullende zorg wordt gedaan). Bij een verwijzing in het kader van de Jeugdwet dienen deze stappen ook voor 1 van de ouders of de voogd te worden uitgevoerd.

Druk op volgende.

Kies BSN verifiëren en druk op “volgende” Er wordt nu een vergelijking getoond van de gegevens zoals deze in de casus bij de leefeenheid zijn geregistreerd en de gegevens zoals deze bij de SBV-Z bekend zijn.

Door middel van kleurcodes wordt weergegeven dat er afwijkingen zijn: •

Geen arcering: de gegevensvelden komen overeen

•

Gele arcering: de gegevens in het KTSD verschillen met SBVZ, maar worden niet overgenomen

•

Rode arcering: de gegevens in het KTSD verschillen met SBVZ en kunnen worden overgenomen.

Kies voor



Hiermee zorg je dat je binnen KTSD met de geverifieerde gegevens van de cliënt werkt. U wordt nog een keer om een extra bevestiging gevraagd en keert vervolgens terug in het tussenscherm van SBV-Z

Kies nu voor “Persoon vergewissen” en druk op Volgende. Bij persoon vergewissen stel je de identiteit vast van de cliënt die hier wordt geregistreerd. Dit is een wettelijk verplichte stap waaraan binnen KTSD geen verdere actie gekoppeld is. In z’n algemeenheid zal er geen twijfel bestaan over de identiteit van de cliënt. U krijgt de melding dat de identiteit van de cliënt is vastgesteld.. Druk op OK en sluit het venster af. U heeft nu de SBV-Z check voor de cliënt uitgevoerd. Let op: Als u een verwijzing in het kader van de Jeugdwet wil doen moet je bovenstaande stappen ook

uitvoeren voor de ouder of voogd die in de verwijzing wordt opgenomen.

7.3.2

Het toewijzen van een product voor aanvullende zorg Nadat de SVB-Z check is uitgevoerd kan een toewijzing worden gemaakt . Met het maken van een toewijzing wordt er voor de gekozen cliënt een product voor aanvullende zorg gekozen en een aanbieder die deze zorg kan leveren. Op basis hiervan wordt binnen KTSD een toewijzing geregistreerd en wordt er automatisch een bericht gestuurd naar de zorgaanbieder die de zorg gaat leveren. Druk in het blok “Producten en diensten toewijzen” op + voor het maken van een nieuwe toewijzing

U komt in het volgende scherm:

Kies voor de naam van de cliënt waarvoor de toewijzing wordt gemaakt en kies vervolgens voor het



product waarvoor aanvullende zorg wordt gevraagd:

Klik op Verder

Er wordt een overzicht getoond van de naam van de cliënt, het geselecteerde product, de leverdatum (staat op de datum van vandaag en is de datum vanaf wanneer de zorg kan ingaan) en het aantal (staat standaard op 1). In de meeste gevallen kunnen deze gegevens ongewijzigd worden gelaten. Kies voor “Controleer beschikbaarheid”:

Hier worden de aanbieders getoond die het aangegeven zorgproduct leveren. De velden “Voorraad” en “Stuksprijs” hebben op dit moment nog geen betekenis en zijn voor toekomstig gebruik. Kies één van de aanbieders door op het liggende pijltje te drukken

Druk op Close



U keert terug op het hoofdscherm en in het blok “Producten en diensten toewijzen” is een toewijzing met status “Voorstel” aangemaakt. Deze regel is rood gearceerd. Dit betekent dat de toewijzing nog niet is afgerond! In deze fase kan het voorstel bijvoorbeeld besproken worden met de cliënt of binnen het

buurtteam. Om de toewijzing definitief te maken doet u de volgende acties. Klik op de bewerkingsknop bij het voorstel:

Het volgende venster verschijnt:

Omdat in dit geval is gekozen voor een product in het kader van de Jeugdwet, is het noodzakelijk om een ouder of voogd toe te voegen bij de verwijzing. Er dient een ouder of voogd uit de leefeenheid te worden gekozen waarvoor ook de SVB-Z check is uitgevoerd. Bij WMO zorgproducten worden natuurlijk geen oudergegevens gevraagd. Verder kan op dit scherm worden aangegeven of vervoer nodig is. Als de gegevens kloppen kan de status van de toewijzing op “Toegewezen” worden gezet.

Daarna kunt u op “Opslaan” drukken en verschijnt het volgende scherm:



Hiermee is de toewijzing daadwerkelijk uitgevoerd en is een bericht naar de zorgaanbieder gegaan. De vervolgstap is om nu een verwijsbrief voor de cliënt (ook tbv van de aanbieder) te maken. Let op! Na het definitief maken van de toewijzing kan deze niet meer gewijzigd worden.

In het blok “Producten en diensten toewijzen” is de toewijzing nu Groen gekleurd en heeft de status “Toegewezen” gekregen.

7.3.3

Een verwijsbrief maken Nadat er een definitieve toewijzing is gemaakt kan een verwijsbrief worden gegenereerd. Ga naar het blok “Documenten en bijlagen” en druk op de + om een nieuw document toe te voegen:

Het briefkeuzescherm opent:

Kies voor verwijsbrief. Het venster “Briefblokken selectie” verschijnt:



Druk op “Volgende”. Het venster “Relatie selectie” verschijnt:

Kies hier voor de cliënt waarvoor de toewijzing eerder is gemaakt en waarvoor nu dus de brief wordt gemaakt. Druk daarna op “Volgende”. Het scherm “Herhalende gegevens opties” verschijnt:

Als u voor de laatst aangemaakte toewijzing een verwijsbrief wil maken dan kun je op “Volgende” drukken. Als er binnen de casus al meerdere toewijzingen zijn aangemaakt en je wil voor een specifieke toewijzing een brief maken, dan kun je kiezen voor “Selectie regels”

U krijgt dan in een vervolgscherm de mogelijkheid om een specifieke toewijzing (bijvoorbeeld een eerder aangemaakte toewijzing) te kiezen. We kiezen nu voor “Laatste regel” en drukken op “Volgende”. Het venster “Brief genereren” verschijnt:

Door op “Exporteer” te drukken wordt de brief gegenereerd en opgeslagen in het dossier van de casus



.De brief kan nu worden geopend om bewerkt te worden.

Druk op “Openen”:

Het is de bedoeling dat de brief op de aangegeven rood aangegeven tekstonderdelen nog wordt aangevuld. Deze onderdelen bevatten onder andere een verdere specificering van de problematiek (bijvoorbeeld uit het plan van aanpak van de casus) en een omschrijving van waar de aanvullende zorg op gericht dient te worden. De aangevulde verwijsbrief dient eerst in de eigen documenten map te worden opgeslagen door in Word te kiezen voor “Opslaan als”. Het is handig om daarbij de naam van de cliënt en de datum in de bestandsnaam op te nemen. Het aangevulde en opgeslagen document dient daarna opnieuw te worden geüpload bij de documenten en bijlagen van deze casus. Volg daarvoor de algemene werkwijze voor het toevoegen

van een document aan de casus.

Bij “Documenten en bijlagen” zijn nu twee versies van het document opgeslagen. Een versie die door het systeem automatisch is opgeslagen voordat deze in Word is bewerkt en de versie die is aangevuld en daarna opnieuw geüpload. Om onduidelijkheid te voorkomen kun je de onvolledige versie verwijderen.



Klik daarvoor het blok “Documenten en bijlagen” open en verwijder het betreffende document.



8

MANAGEMENT INFORMATIE Binnen de management informatie kunnen overzichten gegenereerd worden om inzage te krijgen in de gegevens binnen KTSD. Om een rapport te genereren dient bovenin op de knop management informatie geklikt te worden. er zal daarna een overzicht van rapportages getoond worden. zoals hieronder te zien is. Let op! Alleen de rapportages waar jij rechten op hebt zullen hier getoond worden.

Om een rapportage daadwerkelijk te genereren dient op de oranje knop gedrukt te worden voor de rapportage. Er zal dan een pop-up getoond worden zoals hieronder te zien is.

In deze pop-up kan gekozen worden in welk formaat het rapport gedownload dient te worden, of dat het rapport binnen de applicatie getoond wordt. De beschikbare formaten zijn: Excel, Word en CSV Na het kiezen zal het rapport of ter download aangeboden worden of het resultaat zal direct op het scherm getoond worden. Als er gekozen wordt om het rapport op het scherm uit te voeren, dan is het mogelijk om te klikken op de kolom koppen. De informatie die in het rapport getoond wordt kan hiermee gesorteerd worden op een bepaalde kolom. Voor verdere bewerking wordt geadviseerd om het rapport te exporteren naar Excel. Het rapport is hierin verder te bewerken.



9

BUURTTEAM CHECK Binnen het blok leefeenheid kan gecontroleerd worden of een cliënt nog binnen een andere casus actief is. Dit wordt de buurtteamcheck genoemd. Met behulp van deze functie kunnen buurtteam medewerkers altijd opvragen in welke casus hun cliënt actief is en kunnen ze contact opnemen met de betreffende coördinator. Het aanroepen van de buurtteamcheck kan middels de BTC knop in het blok leefeenheid(vergrote weergave). Na het klikken op de knop zal het volgende scherm getoond worden.

Bij het toevoegen van een cliënt die al aanwezig is binnen KTSD zal dit scherm ook getoond worden. Hierin kan dan gekozen worden met de oranje knop aan het begin van de regel om de cliënt te koppelen aan het dossier. Indien er geen cliënt gevonden kan worden met de BTC, dan zullen de contactgegevens van de Buurtteam medewerker getoond worden die actief is binnen het postcodegebied van de cliënt. Op deze manier kan er contact opgenomen worden met de coördinator die toegewezen is aan de cliënt.



10 VERVOLGCASUS Naast de mogelijk een geheel nieuwe zelfstandige casus aan te maken, is het mogelijk vanuit een leefeenheid een onderliggende casus, ofwel een vervolgcasus, aan te maken voor een specifieke cliënt. Op deze manier kan er een nieuwe casus gestart worden voor een specifieke cliënt. Dit is bijvoorbeeld van toepassing wanneer één gezinslid een geheel eigen traject voor psychiatrische behandeling in gaat. Het aanmaken van een vervolgcasus gebeurd in het blok leefeenheid. Dit kan door per cliënt op de knop vervolgcasus aanmaken te klikken. Bij het aanmaken van de nieuwe casus zal automatisch de cliënt toegevoegd worden waarvoor de casus is aangemaakt en zal de aanmelding gevuld worden. De casus krijgt als laatste de naam van de cliënt. Na het aanmaken van de vervolgcasus zijn bij de originele casus de knoppen gewijzigd. Deze zien er nu als volgt uit. Met de knop die nu op de plek staat van de vervolgcasus kan de koppeling naar de vervolgcasus verwijderd worden. met de pijl kan naar de vervolgcasus genavigeerd worden. Vanuit de nieuwe casus kan weer een vervolgcasus aangemaakt worden.



Gebruikershandleiding KTSD

Recommend Documents