GEBRUIKERSHANDLEIDING KNOOPPUNTDIENSTEN PGB BERICHTEN WMO/JEUGDWET
Versie Datum Auteur
2.0 September 2015 Communicatie Inlichtingenbureau
Inleiding ......................................................................................................... 3 Toekenningsbeschikking bericht..................................................................... 3 Bestand aanmaken in het softwarepakket ........................................................................ 3 Bestandsformaat .............................................................................................................. 3 Berichtenstandaard .......................................................................................................... 3 Bestandsnaam .................................................................................................................. 4 Vereisten aan de bestanden .............................................................................................. 5
Bestand aanleveren via het portaal ................................................................ 5 URL portaal Knooppuntdiensten ....................................................................................... 5 Tabblad ‘Aanleveren’ ........................................................................................................ 5 Procesvoortgang ............................................................................................................... 6 Aanleverdatums ............................................................................................................... 7 Verwerkingsverslag........................................................................................................... 7
Bestand aanleveren via webservice................................................................ 9 Aansluiten op Digikoppeling?......................................................................................................... 9 Berichtenstandaard ........................................................................................................................ 9
CPA aanvragen via portaal ................................................................................................ 9 Wat is CPA? ..................................................................................................................................... 9 CPA Beheer...................................................................................................................................... 9 Invullen gegevens op pagina CPA Beheer .................................................................................... 10 Downloaden CPA .......................................................................................................................... 12 Ping Pong test ............................................................................................................................... 12
Tabblad ‘Routeren’ ......................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Foutomschrijvingen bij aanleveren van het bestand .....................................13 Terugkoppeling foutberichten op portaal Mijn PGB voor gemeenten ............16 Gebruik rol ´SVB manager´ .............................................................................................. 16 Vragen over Mijn PGB voor gemeenten? ......................................................................... 16
BIJLAGE 1: FOUTCODES BIJ VERWERKING TKB BERICHTEN DOOR SVB ...........17 BIJLAGE 2: ZORGFUNCTIE PER WET ...............................................................25
2
Inleiding Deze handleiding gaat over de PGB berichten WMO/Jeugdwet die via het portaal Knooppuntdiensten naar de SVB kunnen worden verzonden. Het betreft de volgende berichten:
Toekenningsbeschikking. Budgetafsluiting (nog niet beschikbaar). Signaal (nog niet beschikbaar).
Toekenningsbeschikking bericht Het toekenningsbeschikkingsbericht is het startbericht in de gegevensuitwisseling ten behoeve van trekkingsrechten tussen gemeenten en SVB. De leverancier van dit bericht is de organisatie (de gemeente) die het persoonsgebonden budget (PGB) heeft toegekend aan de cliënt (budgethouder) en hiervoor een toekenningsbeschikking afgeeft.
Bestand aanmaken in het softwarepakket Met de softwareleverancier van het systeem waarin u cliëntgegevens hebt geregistreerd, zijn afspraken gemaakt over de mogelijkheid om de informatie uit uw registratiesysteem te onttrekken. Via uw leverancier krijgt u meer informatie over de wijze waarop u dit kunt doen.
Bestandsformaat Het archiefbestand dat wordt aangeboden via het portaal aan het Inlichtingenbureau kent het zipformaat. (Voor het aanmaken van uw archiefbestanden wordt aangeraden gebruik te maken van de programma’s WinZip of 7Zip.) In het zip-bestand mogen geen mappen zijn opgenomen. De standaard-zip die Apple levert werkt niet, omdat Apple automatisch een map plaatst in de zip. Het archiefbestand kan één of meerdere berichten bevatten, deze berichten hebben de extensie “.XML”. Sommige softwarepakketten leveren zowel een XML als een EI variant. (Vaak een .dat bestand). Alleen de XML berichten moeten aangeleverd worden. Het bestand dat via het portaal wordt geupload mag maximaal 1GB groot zijn. Wanneer het bestand groter is dan 1GB zal zich een foutmelding voordoen. Zie de paragraaf Foutomschrijvingen voor meer uitleg.
Berichtenstandaard Voor de uitwisseling met gemeenten via het portaal en via webservice wordt de standaard StUF gehanteerd. 3
Let op! Berichten die via het portaal worden aangeboden, hoeven geen StUF-envelop te bevatten. Berichten via webservice moeten wel met een StUF-envelop worden aangeboden. Meer informatie over de standaarden is te vinden via: https://modellen.istandaarden.nl/bep/svb/index.php/Berichten/TKB XSD-formaat Zowel de StUF-enveloppe als de xml moeten voldoen aan het juiste XSD-schema. Het systeem doet eerst een check op de XSD voor de enveloppe. Vervolgens vindt er een check plaats op de XSD van de XML. De StUF-envelop moet voldoen aan de hier gepubliceerde XSD: https://www.visd.nl/sites/visd/files/Specificaties-StUF-envelop-Gemeentelijk-Gegevensknooppuntoktober-2014.pdf en dan specifiek de ggs0301-Di01. In hoofdstuk 3.1 van bovenstaand document wordt een tabel weergegeven met gegevens die moeten worden opgenomen in de StUF enveloppe. Voor uitwisselen van PGB berichten met StUFenveloppe moeten onderstaande velden worden ingevuld: - stuurgegevens.ontvanger.organisatie = 'SVB' - stuurgegevens.functie = ‘TKB001-0100’of ‘TKB002-0100’
TKB001-0100 = Toekenningsbericht in het kader van de WMO TKB002-0100 = Toekenningsbericht in het kader van de Jeugd wet
Grootte van het bericht De grootte van het bericht kent een maximum van 10 Mb. Gemeentecode In de envelop zit een element gemeentecode. Deze code moet overeenkomen met de gemeentecode waarmee de gebruiker is ingelogd. De gemeentecode in de envelop is noodzakelijk voor de juiste routering. Dit wordt over het algemeen geautomatiseerd gedaan door de softwareleverancier van de gemeente.
Bestandsnaam ZIP bestand De bestandsnaam van het ZIP bestand is door u vrij te bepalen.
Bestandsnaam XML bericht Het Inlichtingenbureau en de SVB stellen eisen aan de bestandsnaam van de xml berichten die u gaat aanleveren. 4
De bestandsnaam moet voldoen aan onderstaande structuur: TOEKBSCH_xxxx_yyyyyyyyyyyyyyyyyyyy TOEKBSCH = vaste tekst gemeentecode: 4 cijferige code referentie: vrij te bepalen waarde, om betreffende bestand uniek te identificeren De bestandsnaam van het ZIP bestand is door u vrij te bepalen.
Vereisten aan de bestanden Ter volledigheid. Ook de volgende vereisten worden gesteld aan de bestanden: - Het bestand moet de extensie .xml hebben - Indien gebruik gemaakt wordt van de StUF-envelop moet de 1e regel zijn: - “Root” element ‘levering’ is verplicht - Element zorgfunctie moet bestaan uit twee cijfers.
Bestand aanleveren via het portaal Als u geen gebruik maakt van webservice dan kunt u het bestand aanleveren via het portaal. U levert dan het bestand met daarin de PGB berichten aan op het Aanlevertabblad bij het product “PGB JW” of “PGB WMO”.
URL portaal Knooppuntdiensten Ga naar: https://services.inlichtingenbureau.nl/Pages/doorverwijspanel.aspx En kies voor de optie ‘Ga verder’, in het oranje blokje Inloggen Knooppuntdiensten om in te loggen op het portaal met eHerkenning.
Tabblad ‘Aanleveren’ Op dit tabblad (zie figuur 1) biedt u archiefbestanden met berichten aan ter verwerking. Dit gaat als volgt: 1. Klik op ‘selecteer bestand’ om een bestand van uw lokale omgeving te kiezen. 2. Klik op de knop ‘Verstuur bestand’ om de verwerking te starten. Figuur 1 Tabblad Aanleveren
5
Procesvoortgang U kunt de voortgang van de verwerking volgen met de balk ‘Procesvoortgang’. Deze geeft de verschillende stappen weer van de aanlevering. Als de aanlevering is voltooid, maakt het systeem automatisch een verwerkingsverslag aan. Zie figuur 2. Figuur 2 Overzicht aanleveringen en procesvoortgang
6
Wanneer het verifiëren is gestart komt er bovenin beeld een bericht dat het aanleveren goed is gegaan. Dit betekent dat het overzetten van het bestand naar de omgeving van het Inlichtingenbureau goed is gegaan, dit betekent niet dat er een juist bestand is aangeleverd met juiste berichten. Het betreft dus een melding over de technische verwerking van het bericht. De voortgang van de procesbalk verdwijnt zodra van het scherm wordt weg genavigeerd.
Aanleverdatums U kunt zelf bepalen hoe vaak en wanneer u een bestand bij het Inlichtingenbureau aanbiedt.
Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag is een rapportage waarin wordt getoond in welke mate de door een gemeente aangeleverde berichten, succesvol zijn verwerkt. De rapportage vermeldt de eventueel niet verwerkte berichten met daarbij de reden. Het verwerkingsverslag wordt direct getoond of is maximaal 24 uur na het aanleveren en verwerken van het bestand op te halen door op het aanlevertabblad in de kolom ‘Status’ het verwerkingsresultaat aan te klikken. Zie figuur 3.
Het verwerkingsverslag van de aanlevering blijft altijd beschikbaar in de tabel. Het verwerkingsverslag opent alleen automatisch als er niet van de pagina wordt weg genavigeerd. Wanneer dat wel gebeurt, stopt de werking van de procesvoortgang. Het verslag wordt niet meer 7
automatisch geopend, maar verschijnt in de tabel onder de procesvoortgang. Om het verslag te openen moet de gebruiker op de status van het verwerkingsverslag klikken. Figuur 3 toont het verwerkingsverslag van een correct aangeleverd archiefbestand met daarin een incorrect bericht. Een foutomschrijving voor het incorrecte bericht wordt in de detailblokken weergegeven. Figuur 3 Voorbeeld van een verwerkingsverslag
8
Bestand aanleveren via webservice Om berichten uit te wisselen via webservice heeft u een Digikoppeling aansluiting nodig en een Digikoppeling adapter. Daarnaast moeten de uit te wisselen berichten voldoen aan de standaarden en moet de leverancier van de domeinapplicatie een release installeren die webservices ondersteund. Aansluiten op Digikoppeling? Uw softwareleverancier kan u helpen met het inrichten van Digikoppeling. Meer informatie over Digikoppeling vindt u op de website van Logius: www.logius.nl Voor het inrichten van de Digikoppeling-infrastructuur dient connectiviteit te worden gerealiseerd met de Compliancy-voorziening en moet de Digikoppeling-software geïnstalleerd en geconfigureerd worden binnen de ICT-infrastructuur van de eigen organisatie. Digikoppeling kan zowel over Internet als over Diginetwerk plaatsvinden. Berichtenstandaard StUF-envelop: Het xml bericht volgens het SVB TKB formaat moet gestuft aangeleverd worden. Meer informatie over de standaarden is te vinden via: https://modellen.istandaarden.nl/bep/svb/index.php/Berichten/TKB
CPA aanvragen via portaal Om berichten uit te kunnen wisselen via Digikoppeling dient er aan de kant van de gemeente een CPA geïmporteerd te worden. Deze moet de productbeheerder van het portaal van het Inlichtingenbureau eerst aanvragen via het portaal. Wat is CPA? CPA (Collaboration Protocol Agreement) is een soort contract in een XML-bestand om een Digikoppeling adapter te configureren voor berichtenverkeer met een specifieke partner, in dit geval met stichting RINIS. In een CPA staan de gegevens van de partijen die met elkaar een verbindingscontract aangaan en beveiligd berichten gaan uitwisselen (in dit geval een gemeente enerzijds en RINIS anderzijds). De CPA bevat informatie over de partijen zoals de te hanteren afleveradressen (end-points), OIN nummers, publieke gedeelten van PKI-certificaten, actions, etc. Deze CPA dient door beide partijen op hun Digikoppeling ebMS-adapter (versie 2.0) geïmporteerd te worden, zodat de adapter weet met welke partij(en) er uitgewisseld kan worden en wat er uitgewisseld mag worden. CPA Beheer Om een CPA aan te vragen moet u ingelogd zijn als productbeheerder. Selecteer in het rechtermenu de pagina ‘CPA Beheer’ (zie figuur 5). Alle gegevens moeten worden ingevuld om een CPA aan te vragen.
9
Figuur 4 CPA Beheer Webservice
Invullen gegevens op pagina CPA Beheer Om een CPA te laten genereren dient u de volgende gegevens op te voeren op het tabblad Instellingen (zie figuur 4):
Profielnaam: Geef een herkenbare naam aan het CPA profiel (bijvoorbeeld: Gemeentenaam en productnaam- JuineniJw.
Ingangsdatum: Activatiedatum van het certificaat.
Einddatum: Einde geldigheid certificaat.
Connectietype: Diginetwerk of Internet (Diginetwerk heeft de voorkeur). 10
URL van de service die het bericht kan ontvangen (Endpoint): Adres van het endpoint waar de berichten op afgeleverd moeten worden.
Source IP: Geef alle IP-adressen die behoren bij het Endpoint. LET OP: Alleen connecties vanaf deze IP-adressen worden toegestaan. IP-adressen kunnen komma gescheiden worden ingevoerd of met behulp van de CIDR-notatie.
Server certificaat: Public key van het servercertificaat (Base 64 gecodeerd). Het betreft de Base64 encoded inhoud van het certificaat. Kopieer van het certificaat van "-----BEGIN CERTIFICATE-----" tot "-----END CERTIFICATE-----" in het scherm. Let op dat er geen laatste lege regel wordt mee gekopieerd!
Client certificaat: Public key van het client certificaat. Het betreft de Base64 encoded inhoud van het certificaat. Kopieer van het certificaat van "-----BEGIN CERTIFICATE-----" tot "-----END CERTIFICATE-----" in het scherm. Let op dat er geen laatste lege regel wordt mee gekopieerd!
Uw Digikoppeling leverancier kan u helpen bij het achterhalen van de exacte gegevens. Als bovenstaande gegevens zijn ingevuld op het scherm klik dan op ‘Opslaan’. De opgeslagen gegevens worden vervolgens doorgestuurd aan RINIS. Wanneer RINIS de CPA heeft gegenereerd en aan het Inlichtingenbureau heeft verstuurd wordt deze zichtbaar in het portaal onderaan de pagina CPA Beheer in de tabel ‘Download CPA’. De productbeheerder ontvangt automatisch een mail wanneer de CPA klaarstaat in het portaal.
11
Downloaden CPA Klik in de tabel ‘Download CPA’ in de kolom CPA op de juiste download (zie figuur 5). De gedownloade CPA moet vervolgens geïnstalleerd worden in de Digikoppeling adapter. Als de installatie is voltooid moet er een “ping pong” test worden uitgevoerd. Figuur 5 Download CPA
Ping Pong test Om de verbinding tussen RINIS en de gemeenten te testen moet er een Ping Pong test worden uitgevoerd. De gemeente moet hiervoor een bericht (Ping) aan RINIS versturen. Dit bericht is onderdeel van de Digikoppeling standaard. Als de verbinding goed staat ingesteld zal de gemeente van RINIS een Pong terug krijgen. Het Inlichtingenbureau activeert na een geslaagde Ping Pong test de CPA in het portaal. De CPA is daarna zichtbaar op de routeerpagina in het portaal bij het product waarvoor de CPA is aangevraagd.
12
Testen CPA met test berichtuitwisseling Voordat de aangevraagde CPA wordt gekoppeld aan een berichtuitwisseling kan de CPA gekoppeld worden aan een test berichtuitwisseling. Om zo dicht mogelijk bij de werkelijkheid te blijven wordt er getest met de aangevraagde CPA die ook voor de reguliere berichtuitwisseling wordt gebruikt. Koppel op het tabblad Routeren de CPA aan de TEST-uitwisseling (zie figuur 5). Daarnaast moet ook in de kolom ‘Uitwisseling via’ de optie Digikoppeling worden geselecteerd. Klik vervolgens op opslaan. Let op! De CPA die getest gaat worden kan niet aan een al in gebruik zijnde berichtuitwisseling zijn gekoppeld. Status actief Zodra de instellingen zijn verwerkt, krijgt de routering de status Actief. Dit duurt maximaal 1 uur. Raadpleeg regelmatig het tabblad routeren om te kijken of de status is gewijzigd. Wanneer de status is gewijzigd in Actief, kan de berichtuitwisseling plaatsvinden. Versturen en ontvangen testberichten Om te testen stuurt u een valide WMO 301 bericht via webservice. Onderstaande tabel toont met welke berichtcode het retourbericht in de eigen applicatie wordt getoond. Verstuurd bericht door gemeente TKB
Retourbericht TEST-TKB
Test geslaagd Wanneer een retourbericht is ontvangen in de eigen applicatie met berichtcode TEST TKB is de test geslaagd. De CPA kan nu worden ingesteld via het tabblad routeren. CPA test profiel uitzetten Op het tabblad routeren moet in de kolom CPA profiel bij de testuitwisseling via het drop down menu de keuze GEEN worden aangezet. Klik vervolgens op opslaan.
13
Figuur 5 Testuitwisseling met CPA
14
Tabblad ‘Routeren’ De productbeheerder gaat naar het Routeren tabblad van het product om het CPA profiel te koppelen aan de juiste berichtuitwisseling. (zie figuur 5). Daarnaast moet ook in de kolom ‘Uitwisseling via’ de optie Digikoppeling worden geselecteerd. Klik vervolgens op opslaan. De wijzigingen worden opgeslagen in het portaal. De uitwisseling kan plaatsvinden. Status actief Zodra de instellingen zijn verwerkt, krijgt de routering de status Actief. Dit duurt maximaal 1 uur. Raadpleeg regelmatig het tabblad routeren om te kijken of de status is gewijzigd. Wanneer de status is gewijzigd in Actief, kan de berichtuitwisseling plaatsvinden.
Zodra gekozen is voor de optie Digikoppeling worden er geen berichten meer klaargezet in het ophaaltabblad van het portaal. Foutomschrijvingen bij aanleveren van het bestand Na het aanleveren van het bestand via het portaal aan het Inlichtingenbureau kunnen de onderstaande foutmeldingen voorkomen. De foutmeldingen zijn opgedeeld in twee categorieën. Deze foutomschrijvingen worden daar waar van toepassing, getoond in het verwerkingsverslag op het portaal Knooppuntdiensten. 1. Het bestand kan in zijn geheel niet worden ingelezen, omdat er een fout is opgetreden in het bestandsformaat. Er wordt geen verwerkingsverslag getoond; 2. Het bestand wordt ingelezen maar de individuele berichten bevatten fouten of er is iets misgegaan tijdens het uitpakken van het bestand. In het verwerkingsverslag worden de fouten vermeld of het bestand wordt in zijn geheel geweigerd: Als onderstaande foutmeldingen zich voordoen moet de fout aan het bestand worden hersteld. Vervolgens moet het gehele bestand opnieuw aangeleverd worden aan het Inlichtingenbureau. 1. Het bestand kan in zijn geheel niet worden ingelezen, omdat er een fout is opgetreden in het bestandsformaat. Er wordt geen verwerkingsverslag getoond: Bestand heeft niet de extensie “.zip” (paragraaf bestandsformaat); Bestand groter dan 1GB (paragraaf bestandsformaat). Het bestand is geen geldig zip-bestand (paragraaf bestandsformaat). Als onderstaande foutmeldingen zich voordoen moeten de fouten hersteld worden in het eigen pakket eventueel met behulp van uw softwareleverancier. U hoeft alleen de berichten die in eerste instantie niet verwerkt konden worden opnieuw aan te bieden aan het Inlichtingenbureau. Het is echter geen probleem om dubbele berichten aan te leveren. Dus als u het bestand in zijn geheel opnieuw aanlevert, dan levert dat geen problemen op. 2.Het bestand wordt ingelezen maar de individuele berichten bevatten fouten of er is iets misgegaan tijdens het uitpakken van het bestand. In het verwerkingsverslag worden de fouten vermeld of het bestand wordt in zijn geheel geweigerd:
Gemeentecode in het bericht correspondeert niet met de ingelogde gemeentecode. We doen een controle of de gemeente wel gemachtigd is voor de betreffende code.(paragraaf bestandsformaat); 15
Een bericht voldoet niet aan afspraken in XSD (paragraaf berichtenstandaard); Het berichttype wordt niet ondersteund. Er zitten berichtcodes in het bericht (Di/Du) die moeten overeenkomen met de berichttypen (JW301/4-321/322); Bericht is te groot. >10Mb
Neem contact op met de Servicedesk van het Inlichtingenbureau (zie paragraaf Contact) op het moment dat er onbekende fouten optreden, of als volgens u de foutmelding niet klopt.
Terugkoppeling foutberichten op portaal Mijn PGB voor gemeenten Tijdens de administratieve verwerking van de TKB berichten bij de SVB kunnen er fouten/uitvallen ontstaan. Deze fouten/uitval worden teruggekoppeld via het portaal van de SVB. Het betreft inhoudelijke en/of functionele fouten van het TKB bericht. In BIJLAGE 1 vindt u een uitleg van de foutcodes die kunnen voorkomen.
Gebruik rol ´SVB manager´ Om van deze toepassing gebruik te maken op het SVB portaal dient u de rol 'SVB manager' te hebben in het portaal van de SVB. Hebt u deze rol niet, dan kunt u die aanvragen bij uw applicatiebeheerder. Kijk regelmatig De SVB vraagt gemeenten om meerdere keren per week Mijn PGB voor Gemeenten te bezoeken. Dit om bijvoorbeeld zorgovereenkomsten te accorderen of te controleren of u nieuwe bestanden moet downloaden. Aangeboden bestanden blijven vanwege actualiteit beperkte tijd beschikbaar om te downloaden. Tip: controleer voor u in eerder gedownloade lijsten gaat werken eerst of er nieuwe bestanden voor u klaar staan.
Vragen over Mijn PGB voor gemeenten? Neem contact op met de afdeling relatiebeheer van de SVB via: Telefoon: (030) 264 88 88 of per e-mail:
[email protected]
16
BIJLAGE 1: FOUTCODES BIJ VERWERKING TKB BERICHTEN DOOR SVB Woord legenda: Afkorting: TKB, Tb bericht, TB TB periode Budget periode
Intramaand Gebroken jaar
VBB/VVB
Omschrijving Toekenningsbericht. Dit is het xml-document dat u aanlevert aan de SVB met daarin enkele gegevens uit de toekenningsbeschikking en budgetgegevens per budgethouder. Toekenningsberichtperiode is de periode waarin u het budget voor de budgethouder bepaald. Deze periode begint minimaal vanaf 01-01-2015 en kan meerdere jaren beslaan. De budgetperiode is een periode die binnen een TB periode ligt. Deze moet u voor elk jaar apart aan ons doorgeven. In de budgetperiode kunnen voor verschillende zorgfuncties aparte bedragen bestaan. Het totaalbedrag is een optelling van alle zorgfunctiebedragen. Intramaand is een benaming die gebruikt wordt voor twee of meer TB periodes die elkaar opvolgen binnen één en dezelfde kalendermaand. (Bijv. budgetperiode A loopt van 01-01 t/m 24-3 en budgetperiode B loopt van 25-3 t/m 31-12) Gebroken jaar is een benaming die gebruikt wordt voor twee of meer opvolgende TB periodes in 2 aansluitende kalendermaanden. Bijv. periode A loopt van 01-01 t/m 31-3 en periode B loopt van 1-4 t/m 31-12). De scheiding ligt dan op de maandovergang en niet in de maand. Vrij besteedbaar bedrag/verantwoordingsvrij bedrag
Hoofdregels bij aanlevering TKB
Zorg er voor dat een bericht altijd de gewenste eindsituatie voor de budgethouder laat zien. Toevoegingen op eerdere berichten worden geïnterpreteerd als de gewenste eindsituatie. Ze zijn dus een vervanging. We tellen de doorgegeven bedragen in het laatste bericht niet op bij eerder doorgegeven bedragen. Als er een wijziging voor een zorgfunctie binnen een budget is, dan dient u de volledige nieuwe situatie op te sturen. Ook de zorgfuncties waarop geen wijzigingen van toepassing zijn. Einde van een vorig budget en het begin van een nieuw budget kunnen nooit op dezelfde dag liggen (i.e. budget A t/m 01-03-2015, budget B vanaf 01-03-2015 kan niet. Correct is: budget A t/m 28-02-2015, budget B vanaf 01-03-2015). Ziet u voor een budgethouder een foutcode? Probeer eerst of u de benodigde handeling kunt uitvoeren die u in de bijgevoegde lijst achter de foutcode ziet staan. Lukt dat niet, of levert het niet het gewenste resultaat? Dan is een andere oplossing nodig. Komt u er niet uit? Neem dan contact met ons op. Combinatie van foutcodes kan een complex probleem met zich meebrengen. Er zijn dan meerdere handelingen nodig. 17
Fout code
Foutomschrijving
Oorzaak ligt bij SVB (intern) / gemeente of zorgkantoor (extern)
Benodigde handeling
FC1
In een TKB bericht is een budgetperiode gedefinieerd die meer dan een jaar bestrijkt. Een budgetperiode mag niet langer zijn dan één kalenderjaar (bijv. 01-01-2015 t/m 30-06-2016 mag niet)
Extern
Nieuw budget aanleveren waarin de budgetperiodes per kalenderjaar zijn gespecificeerd.
Extern
Stuurt u ons een nieuw TKB zonder gescheiden zorgfuncties. Bundel de bedragen altijd onder een zorgfunctie. Het kan zijn dat de software de scheiding van bedragen automatisch genereert. Overleg dan met de softwareleverancier.
Extern
TB aanleveren onder wet met de juiste zorgfunctie: WMO BG ZF 01 t/m 18 WMO HH alleen ZF 01 Jeugdwet ZF 31 t/m 38 WLZ heeft geen zorgfuncties Geen verdere actie van gemeente / zorgkantoor nodig Gemeente en zorgkantoor moeten onderling afstemmen uit welke wet de bestedingen moeten worden betaald
FC2
FC3
FC4 FC5
De TKB periode mag wel langer zijn dan een kalenderjaar zolang de budgetperiodes binnen een jaar blijven. (Bijv. budgetperiode 01-01-2015 t/m 31-12-2015 € xx,xx,- en 0101-2016 t/m 20-03-2016 € xx,xx,- ) (TB periode 01-01-2015 t/m 20-03-2016) Elke zorgwet heeft zijn eigen reeks zorgfunctiecodes (zie bijlage). Sommige aanleveringen hebben meerdere bedragen voor één zorgfunctie. Hierdoor is het totaalbedrag voor dit budget lastig te bepalen. (Bijv. WMO BG ZF 02 begeleiding is één zorgfunctie, maar wordt vaak gescheiden aangeleverd onder Begeleiding individueel, Begeleiding groep.) Huidig beleid is om de bedragen bij elkaar op te tellen. Soms worden zorgfunctiecodes van een andere wet gebruikt. (Bijv. WMO BG in combinatie met zorgfunctiecodes 31 t/m 38, in plaats van 1 t/m 18.) Invoer is hierdoor niet mogelijk. (zie bijlage)
Intern probleem, xml-bestand niet gevonden. Naast een WLZ-budget is er ook een WMO BG/Jeugdwet-budget aangeleverd/verwerkt. Op basis van initiële aanlevering is bepaald dat budgethouder onder WLZ-wet valt. Alle andere wetten naast WLZ worden op €0 gezet, WLZ is leidend in deze situatie.
Intern Extern
18
Fout code
Foutomschrijving
Oorzaak ligt bij SVB (intern) / gemeente of zorgkantoor (extern)
Benodigde handeling
FC6
Naast een WLZ-budget is er ook vanuit de gemeente budget aangeleverd/verwerkt. Het is onbekend of budgethouder onder WLZ valt of een andere wet. Beide budgetten blijven gehandhaafd totdat duidelijk is onder welke wet budgethouder bekend is. Een noodbudget is van kracht en leidt tot te hoge bestedingen. Deze bestedingen zijn hoger dan het door de gemeente/zorgkantoor aangeleverde budget dat het noodbudget vervangt. Wij voeren het aangeleverde budget in. Omdat we het noodbudget niet volledig kunnen verwijderen laten we het restbedrag (de gedane bestedingen hoger dan het aangeleverde budget) staan onder het noodbudget. Het volledige budget is nu gelijk aan de som van alle bestedingen. Er kunnen geen bestedingen meer worden gedaan. Er zijn meerdere TKB’s voor verschillende wetten aangeleverd/verwerkt.
Extern
Gemeente en zorgkantoor moeten onderling afstemmen uit welke wet de bestedingen moeten worden betaald De gemeente of het zorgkantoor moet bepalen of ze nog actie onderneemt. Bijvoorbeeld door een hoger budget toe te kennen.
Intern of Extern
Deze dubbele aanlevering laten wij in ons systeem staan totdat u aangeeft dat één of meerdere budgetten niet van toepassing zijn voor de budgethouder. Hierna beëindigen we de onjuiste budgetten.
FC9
In een TB bericht is het verantwoordingsvrij bedrag hoger dan het totaalbedrag van het budget.
Extern
FC10
Budgethouder woont of is verhuisd naar het buitenland.
Intern
Lever een TB bericht aan waarin het reguliere budget hoger is dan het verantwoordingsvrij bedrag. Let erop: dit dient het geval te zijn in alle jaren met een budget. Een in het buitenland wonende budgethouder kunnen we niet registreren. Controleer of deze budgethouder in uw gemeente woont.
FC7
FC8
Intern of Extern
19
Fout code
Foutomschrijving
Oorzaak ligt bij SVB (intern) / gemeente of zorgkantoor (extern)
Benodigde handeling
FC11
Budgethouder is overleden. Budget blijft gehandhaafd tot u d.m.v. een nieuwe TKB een wijziging stuurt.
Intern
FC12 FC13
Intern probleem, aanlevering niet gevonden. Geen wijziging gevonden, budget in het systeem komt overeen met laatste aanlevering.
Intern Geen fout
FC14
Een wijziging van budgetperiode heeft tot gevolg dat er bestedingen zijn die niet binnen de nieuwe TKB aanlevering passen (bijvoorbeeld: ingevoerde budgetperiode = 01-01-2015 t/m 31-12-2015, latere wijziging is 01-05-2015 t/m 31-12-2015. Er zijn bestedingen gedaan tussen 01-01-2015 en 01-05-2015).
Intern of extern
FC15
Een TKB bericht is aangeleverd waarin voor een budgethouder de TB periode korter is dan de periode van het budget. Hierdoor valt de budgetperiode buiten de toekenningsbericht periode. Een TKB bericht is aangeleverd met daarin de TB periode met een ingangsdatum van vóór 2015. TKB berichten kunnen slechts beginnen vanaf 2015.
Extern
Is het bekend dat de budgethouder is overleden, lever dan een gecorrigeerd TKB aan. Wij verwerken de TKB met de einddatum uit de nieuwe aanlevering, mits er geen bestedingen zijn gedaan na de budgetperiode in de nieuwe aanlevering. Geen verdere actie van gemeente / zorgkantoor nodig Geen verdere actie van gemeente / zorgkantoor nodig. Het is niet nodig een nieuwe TKB te sturen als er geen wijzigingen zijn. Wanneer er geen benodigde budgetdekking is voor een periode, dient u een nieuwe TB aan te leveren die de hele periode dekt, zodat alle bestedingen die reeds gedaan zijn ook binnen de budgetperiode vallen. De gemeente of het zorgkantoor bepaalt of de budgethouder recht heeft op een PGB in de ongedekte periode. Lever een nieuwe TB aan waarin de looptijd van de TB periode minstens even lang is als de budgetperiode.
FC16
Extern
Lever een nieuwe TB aan met de ingangsdatum in 2015 én met daarin een specificatie van het budget per kalenderjaar (zie FC1).
20
Fout code
Foutomschrijving
Oorzaak ligt bij SVB (intern) / gemeente of zorgkantoor (extern)
Benodigde handeling
FC17
Een TKB bericht is aangeleverd waarin het verantwoordingsvrijbedrag gelijk is aan het totaalbedrag van het budget.
Extern
FC18
Een eerder aangeleverd TKB bericht is verwerkt in het systeem, een correctie op het budget volgt. Echter zijn de bestedingen die reeds zijn gedaan hoger dan het budget van de nieuwe aanlevering. De budgethouder komt daardoor budget te kort.
Intern of extern
FC19
Een WLZ Intramaand wordt aangeleverd of is al verwerkt in het systeem. Het TKB bericht is aangeleverd waarin voor een budgethouder twee TB periodes zijn gedefinieerd. De scheiding van deze periodes vallen binnen een en dezelfde maand (bijvoorbeeld: budgetperiode A loopt van 01-01 t/m 24-3 en budgetperiode B loopt van 25-3 t/m 31-12). Is het verschil tussen de twee periodes kleiner dan 8 dagen kan het als één periode worden ingevoerd, mits niet beide periodes al apart zijn geregistreerd. Een WLZ Intramaand wordt aangeleverd of is al verwerkt in het systeem. Echter is het verschil tussen de twee periode groter dan 8 dagen. Budget wordt niet ingevoerd omdat het een intramaand betreft.
Intern of extern
Waarschijnlijk is het budget overgenomen en ook als verantwoordingsvrij bedrag ingevoerd. Mocht dit niet correct zijn, levert u dan een nieuwe TB aan met het juiste VVB. Wij kunnen het oude budget niet vervangen door het nieuwe, zolang het nieuwe aangeleverde budget lager is dan de reeds gedane bestedingen. De gemeente of het zorgkantoor bepaalt of de budgethouder recht heeft op meer budget. Wij hebben samen afgesproken de periodes door SVB te laten samenvoegen tot één periode. Wanneer het niet mogelijk is doordat er al meerdere budgetten in stonden, kan er per individuele situatie een oplossing worden gezocht.
FC20
Intern of extern
Er is in onderling overleg besloten deze gevallen niet op te tellen. Wanneer er al meerdere budgetten via de aanlevering bij ons in het systeem terecht zijn gekomen, dan moet er naar een andere oplossing worden gezocht.
21
Fout code
Foutomschrijving
Oorzaak ligt bij SVB (intern) / gemeente of zorgkantoor (extern)
Benodigde handeling
FC21
Een (gemeentewet: Jeugdwet/ WMO BG / WMO HH) Intramaand wordt aangeleverd of is al reeds verwerkt in het systeem. Een TKB bericht is aangeleverd waarbinnen voor een budgethouder twee TB periodes zijn gedefinieerd. De scheiding van deze periodes vallen binnen een en dezelfde maand. (Bijv. periode A loopt van 01-01 t/m 24-3 en periode B loopt van 25-3 t/m 31-12)
Intern of extern
FC22
Een TKB bericht is aangeleverd waarin voor een budgethouder twee TB periodes zijn gedefinieerd. Deze periode vallen precies op de scheiding van een kalendermaand (bijvoorbeeld periode A loopt van 01-01 t/m 31-03 en periode B loopt van 01-04 t/m 3112). Dit noemen wij een gebroken jaar.
Intern
FC23
Een reeds ingevoerd gebroken jaar periode zorgt er voor dat de nieuwe TKB aanlevering niet verwerkt kan worden in het systeem. Alleen gebroken jaren kunnen nog voor deze budgethouder worden verwerkt. De budgethouder verhuist naar een andere gemeente of zorgkantoorregio. Onjuiste verwerking vrijwillige storing leidt tot een intern systeemprobleem. Verwerking van ziektegeld leidt tot een intern systeemprobleem. Negatief saldo als budgetboeking leidt tot een intern systeemprobleem. Onjuist gebruik afsluiten budget leidt tot een intern systeemprobleem.
Extern
Lever een nieuwe TKB aan voor het hele jaar (01-012015 t/m 31-12-2015), of één hele periode van het jaar (bijvoorbeeld: 01-01-2015 t/m 31-08-2015) wanneer er tot op heden één budgetperiode in staat. Als er al meerdere budgetperiodes in staan dient er een oplossing te worden gezocht met de toepassing van een gebroken jaar. Optellen is dan niet meer mogelijk. Deze fout zorgt in de regel niet voor problemen, alleen als er wijzigingen komen die anders zijn dan de gebroken jaarperiode die al reeds is ingevoerd. Wij kunnen niet twee periodes in ons systeem vervangen door één periode. Geen verdere actie vereist. De eenmaal gekozen verdeling van periodes moet gehandhaafd blijven. Lever een TKB bericht aan met eenzelfde periodeverdeling als de voorgaande. Geen verdere actie van gemeente / zorgkantoor nodig Geen verdere actie van gemeente / zorgkantoor nodig Geen verdere actie van gemeente / zorgkantoor nodig Geen verdere actie van gemeente / zorgkantoor nodig Geen verdere actie van gemeente / zorgkantoor nodig
FC24 FC25 FC26 FC27 FC28
Intern Intern Intern Intern Intern
22
Fout code
Foutomschrijving
Oorzaak ligt bij SVB (intern) / gemeente of zorgkantoor (extern)
Benodigde handeling
FC29
Een aantal achtereenvolgende aanleveringen voor een zelfde budgethouder bevatten afwisselend bedragen groter en gelijk aan 0.
Extern
FC30 FC31
Intern probleem over jaren na 2016, handmatige verwerking niet mogelijk Overige situaties die niet onder een foutcode zijn te plaatsen.
Intern Intern of extern
FC32
Er is een combinatie van wetten waarvan 1 wet een noodbudget. Het noodbudget blijft bestaan naast het reguliere budget.
Intern
Gelieve niet bij elke aanlevering voor alle budgethouders het bedrag stop te zetten en vervolgens weer op te voeren. Hetzelfde geldt voor het constant wijzigen van zorgfuncties. Indien dit toch gebeurt, gaan we ervan uit dat het laatst ingestuurde bericht de gewenste eindsituatie is. Geen verdere actie vereist. Geen verdere actie van gemeente / zorgkantoor nodig De overige situaties zijn allen maatwerk en dienen per stuk bekeken te worden. Dit beleid is bepaald door VWS. Geen verdere actie vereist.
FC33
Het totaalbedrag van het budget komt niet overeen met de optelsom van alle losse bedragen per zorgfunctie.
Extern
FC34
Een TKB is aangeleverd waarin voor een budgethouder meerdere bedragen voor het VVB zijn afgegeven. Het VVB wordt niet ingevoerd.
Extern
Lever een TB aan waarbij het totaalbedrag exact gelijk is aan de som van de verschillende bedragen. Als de optelling automatisch is gebeurd kan dit duiden op een fout in de software. Lever een TB aan met daarin maar één verantwoordingsvrij bedrag over de gehele periode. Komt deze foutcode veel voor? Overleg dan ook met de software fabrikant, het kan een structurele fout zijn. 23
Fout code
Foutomschrijving
Oorzaak ligt bij SVB (intern) / gemeente of zorgkantoor (extern)
Benodigde handeling
FC35
Een TKB bericht is aangeleverd waarbinnen voor een budgethouder het VVB bedrag wordt verlaagd. Echter is het reeds uitbetaalde bedrag van het VVB hoger dan de correctie hierop. VVB wordt niet ingevoerd, correctie op het budget wel.
Extern
De gemeente of het zorgkantoor dient te bepalen wat er verder mee gebeurt.
24
BIJLAGE 2: ZORGFUNCTIE PER WET WMO BG Zorgfuncties Code
Betekenis
01
Hulp bij het huishouden
02
Begeleiding
03
Persoonlijke verzorging
04
Kortdurend verblijf
05
Woondiensten
06
Overige ondersteuning zelfstandig leven
07
Dagbesteding
08
Vervoerdiensten
09
Overige ondersteuning maatschappelijke deelname
10
Overige maatwerk arrangementen
11
Rolstoelen
12
Vervoervoorzieningen
13
Woonvoorzieningen
14
Overige hulpmiddelen
15
Beschermd wonen
16
Opvang
17
Spoedopvang
18
Overige opvang en beschermd wonen
WMO HH Zorgfuncties Code
Betekenis
01
Hulp bij het huishouden
Jeugdwet Zorgfuncties Code
Betekenis
31
Zonder verblijf: uitgevoerd door wijk- of buurtteam
32
zonder verblijf: ambulante jeugdhulp op locatie van de aanbieder
33
zonder verblijf: daghulp op locatie van de aanbieder
34
zonder verblijf: jeugdhulp in het netwerk van de jeugdige
35
met verblijf: pleegzorg
36
met verblijf: gezinsgericht
37
met verblijf: gesloten plaatsing
38
met verblijf: overig residentieel
26
