Gebruikershandleiding Hawaii305
Inhoudsopgave 3
Voorwoord
4
Inloggen
5
Introductie
6
Campagne aanmaken en verzenden
11
Abonnees beheren
14
Rapporten bekijken
16
Begrippenlijst
17
Slot
Gebruikershandleiding Hawaii305 Voorwoord Hawaii305 is een uitgebreide online applicatie waarmee u zelf nieuwsbrieven kunt versturen. 'Customize' en optimaliseer uw campagne, maak diverse segmenten in de lijst van abonnees aan, koppel nieuwe abonnees via de website automatisch aan uw lijst en gebruik de realtime rapportages. Om toegang te krijgen tot de applicatie dient u te beschikken over een gebruikersnaam en wachtwoord. De gegevens zijn uniek en alleen voor uzelf bestemd.
De gebruikershandleiding Deze gebruikershandleiding geeft gedetailleerde basisinformatie over hoe een e-mailcampagne opgesteld kan worden met Hawaii305. De handleiding is bedoeld als naslagwerk bij de dagelijkse werkzaamheden rondom uw e-mailcampagne. In deze handleiding staat omschreven: ‣ Campagne aanmaken en verzenden ‣ Bestaande campagne aanpassen ‣ Abonnees beheren ‣ Rapporten bekijken
1. Inloggen Wilt u inloggen op de applicatie? Vul dan uw e-mailadres en wachtwoord in, en kies voor ‘Log in’; NOTE: Bewaar uw e-mailadres en wachtwoord goed, en op een veilige locatie. Deze gegevens worden niet aan derden verstrekt.
U logt in op: http://email.hawaii305.nl
1.1. Wachtwoord onthouden Vink ‘Keep me logged in’ aan, om op dezelfde computer ingelogd te blijven.
1.2. Wachtwoord vergeten Bent u uw wachtwoord vergeten? Kies dan voor ‘Can’t acces your account?’. Vul vervolgens uw e-mailadres in, en u ontvangt automatisch een nieuw wachtwoord in uw mailbox.
2. Introductie Bent u eenmaal ingelogd, dan wordt de landingspagina getoond. Zoals u kunt zien is het scherm in vier verschillende tabs verdeeld. Hieronder vindt u een overzicht van de functionaliteiten die zich onder de tabs bevinden;
‣ 2.1 Overview ‣ Recent Drafts: Overzicht recent aangemaakte conceptcampagnes (lees: nog niet verzonden) campagnes. ‣ Recently Sent Campaign Reports: Overzicht recent verzonden campagnes. ‣ Button Create a new campaign: Nieuwe campagne aanmaken. ‣ 2.2 Create & Send ‣ Saved drafts: Overzicht bewaarde campagnes. ‣ Create new campaign: Creëer een nieuwe campagne. ‣ Edit and resend: Een verzonden campagne kopiëren, bewerken en verzenden. ‣ Design and spam testing: Een bewaarde campagne testen in verschillende e-mailclients (Microsoft Outlook, Google Gmail, Apple Mail). ‣ 2.3 List & Subscribers ‣ Overzicht lijsten met geabonneerden. ‣ Abonnee zoeken en beheren. ‣ Abonneelijst creëren (Create a new list). ‣ 2.4 Reports ‣ Overzicht van verzonden campagnes waarvan u het rapport kunt bekijken.
3. Campagne aanmaken & verzenden ‣ Login met uw gebruikersnaam en wachtwoord. ‣ Ga naar het tabblad overview ‣ Klik op ‘Create a new campaign’. Iedere stap die u vanaf nu onderneemt, wordt automatisch opgeslagen. Sluit u het programma dus tussentijds af, dan zult u uw laatste aanpassingen altijd terugvinden.
Omschrijf de campagne en de verzender Vul onderstaande velden in die op het scherm verschijnen; ‣ Campaign Name De campagnenaam wordt getoond in het overzicht van campagnes. ‣ Subject Dit is de onderwerpregel die bij de ontvanger in zijn/haar e-mailcliënt getoond wordt. ‣ It’s from Dit zijn de naam en het e-mailadres die bij de ontvanger getoond worden. Alle campagnes die door de abonnees beantwoord worden, gaan naar dit e-mailadres.
‣ Klik vervolgens op ‘Next’ ‣ Kies het ontwerp template. NB: Kiest u voor ‘plain text only’, dan zal de campagne alleen tekst bevatten en geen opmaak. ‣ Klik op ‘Next’
Campagne vullen met content Nu de e-mail campagne is aangemaakt, zal deze gevuld moeten worden met tekst, afbeeldingen, links enzovoort. U kunt dan ook in het volgende scherm de content vullen. In het vlak aan de linkerzijde kunt u de campagne van content voorzien. In het vlak aan de rechterzijde kunt u zien hoe de campagne vormgegeven is.
U kunt kiezen uit een aantal mogelijkheden van opmaak: ‣ Een tekstveld ‣ Tekstveld met een afbeelding over de gehele breedte ‣ Tekst met een afbeelding rechts uitgelijnd ‣ Tekst met een afbeelding links uitgelijnd ‣ Tekst in 2 kolommen naast elkaar ‣ Afbeelding in 3 kolommen naast elkaar Wilt u de campagne vullen met tekst en afbeeldingen, kies dan aan de rechterkant voor ‘add new’, en maak een keuze uit de 6 mogelijkheden. Aan de linkerkant verschijnt vervolgens de mogelijkheid om het veld te vullen met tekst en eventueel afbeeldingen (afhankelijk van welke keuze u maakt).
‣ Title. Hier vult u de titel in. U kunt deze titel ook klikbaar maken en personaliseren. ‣ Image. Hier kunt u een afbeelding toevoegen. U kunt de afbeelding eventueel ook klikbaar maken. ‣ Description. Hier voert u de tekst van het bericht in. U heeft verschillende opmaakmogelijkheden.
Hieronder een voorbeeld van een invulling van een campagne;
Bent u klaar met het vullen van de e-mailcampagne? Klik dan rechtsboven op ‘Preview’. Controleer de campagne aandachtig op spelling en of de links kloppen. Is de campagne in orde, kies dan voor “Define recipients” (lees: voeg abonnees toe). U heeft hier twee keuzes: ‣ My recipients are from an existing subscriber list. Indien u voor deze optie kiest kunt u de campagne aan één of meerdere lijsten koppelen die u in het verleden heeft aangemaakt. ‣ I'll add my own subscribers. Indien u voor deze optie kiest kunt u de campagne koppelen aan een lijst die u op dit punt kunt creëren. ‣ Voor dit deel in de instructie kiezen we voor ‘My recipients are from an existing subscriber list’ (keuze 1). In hoofdstuk 4 vindt u een instructie hoe u abonnees kunt beheren. ‣ Heeft u één of meerdere lijsten gekozen waarnaar u de campagne wilt verzenden, klik dan op ‘Next’. ‣ Vervolgens wordt er een samenvatting getoond van de campagne. Hierin kunt u controleren; ‣ De campagnenaam en verzender ‣ De content bekijken en beheren ‣ Abonnees beheren ‣ ‣ ‣ ‣
‣ Heeft u alles gecontroleerd, en is de campagne klaar om te verzenden, klik dan op ‘Test and define delivery’. ‣ In het volgende scherm kunt de campagne naar een vrij in te vullen e-mailadres sturen om de campagne te testen. Vul bij ‘Email’ uw e-mailadres in, en klik op ‘Send the test email’. NB. Omdat de meeste e-mailclients (bijv. Microsoft Outlook, Gmail, Apple Mail) het design van de campagne anders weergeven, raden we aan om de campagne in verschillende e-mailclients te bekijken voor deze definitief te verzenden. ‣ Heeft u de campagne bekeken, klik dan op ‘Skip the test’ ‣ Er wordt vervolgens een scherm getoond waarin u de volgende twee keuzes krijgt; ‣ Deliver the campaign immediately. Hiermee wordt de campagne direct verzonden. U kunt hier ook een e-mailadres invoeren waarnaar een bevestiging verstuurd moet worden.
‣ Deliver at the following time. Hiermee kunt u een datum en tijd instellen wanneer de campagne verstuurd moet worden. Ook kunt u hier een e-mailadres invoeren waarnaar een bevestiging verstuurd moet worden. ‣ Heeft u de campagne in zijn geheel gecontroleerd, en bent u er zeker van dat de campagne de deur uit kan, klik dan op ‘Send campaign immediately’. ‣ Aan de hand van uw abonnement wordt de betalingsprocedure ingezet en de campagne verzonden. De campagne wordt nu verzonden en u krijgt direct wereldwijd inzicht in statistieken. U kunt een uitgebreid overzicht van statistieken altijd terugvinden in de tab ‘Reports’.
4. Abonnees beheren U kunt geen e-mailcampagnes verzenden zonder dat u abonnees heeft. In dit hoofdstuk wordt onder andere beschreven hoe u lijsten met abonnees kunt aanmaken, beheren en hoe u bijvoorbeeld inschrijfformulieren kunt aanmaken.
4.1 Een lijst met abonnees aanmaken en abonnees toevoegen
Een lijst met abonnees is een samengestelde lijst waarin o.a. de naam en het e-mailadres staan van abonnees op uw e-mailcampagnes.
Wilt u een lijst aanmaken, volg dan onderstaande stappen: ‣ Klik op de tab ‘Lists & Subscribers’. Hier vindt u een overzicht van de lijsten die aangemaakt zijn. ‣ Klik op de knop ‘Create a new list’ rechts in het scherm.
‣ Er volgt een nieuwe pagina waarin u een naam kunt ingeven voor de lijst. ‣ Vervolgens kunt u een keuze maken uit; ‣ Single opt-in Single opt-in betekent dat abonnees direct worden toegevoegd aan de lijst als zij zich hiervoor inschrijven op uw website. ‣ Confirmed opt-in Confirmed opt-in betekent dat er eerst een bevestigingsmail gestuurd zal worden naar abonnees die zich inschrijven via het inschrijfformulier op uw website. Zij moeten deze bevestigingsmail accepteren voordat zij daadwerkelijk worden toegevoegd. Deze optie is alleen verplicht als u nieuwe abonnees aan de lijst toevoegt (abonnees die nog niet in uw bestand voorkomen). ‣ Heeft u uw keuze gemaakt, klik dan vervolgens op ‘Create list’ ‣ Vervolgens wordt de landingspagina van de nieuwe lijst getoond. U vindt hier een aantal opties die later in dit document worden uitgelegd: ‣ Add subscribers (Abonnees toevoegen) ‣ Grow your audience (inschrijfformulieren aanmaken) ‣ Autoresponders (bevestigingse-mails) ‣ Custom fields (specifieke velden)
‣ Segments (segmenten) ‣ Customize landing pages (landingspagina’s)
4.1.1 Abonnees toevoegen
U kunt hier handmatig abonnees toevoegen, of met behulp van het uploaden van een CSV of XLS bestand (dit zijn spreadsheet bestanden). NB. U kunt tot maximaal 1200 e-mailadressen in één keer toevoegen. Dit om spam te voorkomen. ‣ Klik op ‘Add subscribers’
‣ Vervolgens kunt handmatig, of met behulp van een CSV of XLS bestand, abonnees toevoegen.
‣ Heeft u de abonnees toegevoegd klik dan op ‘Import these subscribers’, dan worden de abonnees in de lijst geïmporteerd. ‣ Tot slot zal de detailpagina van de lijst getoond worden.
4.1.2 Inschrijfformulier aanmaken Hiermee kunt u een inschrijfformulier aanmaken die u kunt plaatsen op uw website, iPad en op Facebook. Dit inschrijfformulier zal gekoppeld zijn aan de lijst waar u zich op dat moment in bevindt.
4.1.3 Bevestigingse-mails Hier kunt u bevestigingse-mails opmaken die verzonden worden naar nieuwe abonnees die zich aanmelden, bij verjaardagen of een exacte datum. Het opmaken van deze bevestigingse-mail werkt hetzelfde als het aanmaken van een campagne.
4.1.4 Specifieke velden Hier kunt u specifieke velden toevoegen aan een abonneelijst. Denk hierbij aan land, geslacht, geboortedatum enz. Hierdoor kunt u gericht campagnes sturen naar specifieke abonnees (ook met behulp van segmenten).
4.1.5 Segmenten Hier kunt u gericht campagnes versturen naar specifieke velden die u heeft aangemaakt. Bijvoorbeeld naar land, geslacht, geboortedatum enz. Segmenten maken het makkelijker om gericht campagnes te sturen naar specifieke abonnees.
4.1.6 Landingspagina’s Hier kunt u landingspagina’s instellen voor abonnees die zich inschrijven voor uw campagne. U kunt hier kiezen voor het doorsturen naar een bestaande webpagina of het sturen van een e-mail.
4.2 Abonnees beheren Wilt u de gegevens van een abonnee aanpassen of wilt u de abonnee verwijderen, volg dan de volgende stappen; ‣ Ga naar de tab ‘List & Subscribers’. ‣ Vul in het zoekveld aan de rechterkant het betreffende e-mailadres in. En klik op ‘Search’.
‣ Als het e-mailadres van de abonnee voorkomt in één van uw lijsten zal de detailpagina getoond worden van de betreffende abonnee. ‣ Klik vervolgens op de button ‘Edit this subscriber’ (bevindt zich linksonderin het scherm). ‣ U kunt vervolgens de gegevens van de abonnee aanpassen of de abonnee verwijderen.
5. Rapporten bekijken Na het verzenden van een campagne kunt u hiervan ook de resultaten bekijken. U kunt hieronder andere zien welke abonnee waar op geklikt heeft, op welke links in de campagne het meest geklikt is enz.
Aan de rechterkant van het scherm vindt u een aantal mogelijkheden: Recipient Activity: Welke abonnee heeft de campagne geopend, en hoe vaak heeft hij geklikt. Link Activity & Overlay: Op welke links is het meest geklikt, en door wie. Social Sharing & Forwards: Wie heeft de campagne gedeeld met vrienden door social media. Worldview: Een real-time Google maps kaart met daarop resultaten. Opens & Clicks Over Time: Op welk tijdstip werd de mailing geopend en wanneer werd waar op geklikt. ‣ Email Client Usage: Welke e-mail applicaties (Gmail, Outlook, Hotmail enz) werden gebruikt om de campagne te bekijken. ‣ Bounce Summary: Welke abonnees hebben de campagne niet ontvangen, en waarom niet. ‣ ‣ ‣ ‣ ‣
5.1 Campagnes met elkaar vergelijken U kunt ook de resultaten van verschillende eerder verzonden campagnes met elkaar vergelijken; ‣ ‣ ‣ ‣ ‣
Klik op het tabblad ‘Reports’. Er wordt een overzicht getoond van alle verzonden campagnes. Vink aan de rechterkant de campagnes aan die met elkaar vergeleken moeten worden. Heeft u de campagnes geselecteerd, klik vervolgens op ‘Compare’. Er worden vervolgens resultaten van de vergelijking getoond.
7. Begrippenlijst Campagne Een e-mailing.
Rapporten Resultaten van verzonden campagnes.
Draft Een conceptversie van uw campagne.
Abonnee Een persoon die is geabonneerd op uw campagne. De gegevens die een abonnee bevat zijn minimaal: Naam & e-mailadres.
Abonneelijst Een lijst met abonnees.
E-mailcliënt Een computerapplicatie waarmee u e-mail kunt bekijken. Bekende voorbeelden hiervan zijn: Microsoft Outlook, Google Gmail, Apple Mail.
Template Een vooraf gedefinieerd ontwerp van een e-mailcampagne.
Content Inhoud die geplaatst kan worden in een e-mailcampagne. Hier worden vaak tekst en afbeeldingen mee bedoeld.
CSV Een kommagescheiden tabelbestand. Het CSV-formaat is het eenvoudigste en oudste databaseformaat dat er bestaat. Het bestaat enkel uit tekstgegevens.
XLS Een spreadsheet bestand van Microsoft Excel.
8. Slot Mocht u na het lezen van de gebruikershandleiding van Hawaii305 nog vragen hebben of zijn er nog onduidelijkheden? Neem dan contact met ons op via: ‣ telefonisch: 013 - 545 03 23 (tussen 09.00 en 17.30 uur) ‣ e-mail:
[email protected] ‣ of online: http://www.bureauzuid.nl/supportaanvraag/
