Handleiding @dvice Gebruik van de stand alone toepassing (zonder EMD)
1. Inschrijven en account activeren Gaat op onze site www.advice.be
Druk op de knop “registreren” en vul het formulier in. Om uw inschrijving te eindigen moet u de Algemenen gebruikersvoorwaarden valideren.
Op het mailadres dat u bij uw registratie heeft opgegeven krijgt u uw toegangscodes (gebruikersnaam en wachtwoord) toegestuurd. U kunt de gebruikersnaam niet wijzigen. Uw wachtwoord daarentegen, moet u wijzigen wanneer u zich voor het eerst aanmeldt. Link die toegang geeft tot de toepassing via de site www.advice.be: De eerste keer dat u zich aanmeldt, zal u worden gevraagd uw wachtwoord te wijzigen en uw keuze te bevestigen. U kunt vragen u de bevestiging van de wachtwoordwijziging te mailen door het vakje “Nieuw wachtwoord ontvangen via mail” aan te vinken. Klik op “Opslaan” om uw wijziging te valideren en toegang te krijgen tot de toepassing. Opgelet: uw nieuwe wachtwoord moet verplicht acht tekens tellen, waarvan minimum twee cijfers en twee letters!
BEWAAR ZORGVULDIG DEZE MAIL! Omwille van de vertrouwelijkheid van de gegevens wordt uw wachtwoord door ons niet bijgehouden. Indien u uw wachtwoord verliest, moet u een procedure tot toekenning van een nieuw wachtwoord starten. (U moet contact opnemen met @dvice support om uw account te resetten)
2. De verschillende @dvice menu’s 2.1.
Startscherm
Nadat u uw gebruikersnaam en uw gewijzigd wachtwoord heeft ingevoerd en heeft gecontroleerd dat u wel degelijk bent aangemeld als “doctor” (default), krijgt u toegang tot de toepassing op de startpagina
Op dat scherm kan u rechtstreeks de diensten activeren die voor een bepaalde pathologie en/of product worden aangeboden. U krijgt verschillende koffertjes te zien die van kleur en functie kunnen verschillen naargelang het type dienstverlening dat wordt geboden en de bestemming van de diensten. Zo zijn er bijvoorbeeld: - gele koffertjes: diensten voor patiënten aangeboden door onze farmaceutische partners - donkerrode koffertjes: diensten voor patiënten ter beschikking gesteld door advice - groene koffertjes: informatiediensten voor artsen Onder elk koffertje wordt kort de dienst omschreven. Door de omschrijving aan te klikken kan u de dienst selecteren. Om toegang te krijgen tot de uitleg over de dienst klikt u op het icoontje
.
Voorbeeld: Om de dienst te selecteren, klik op de korte omschrijving. Om een gedetailleerde zoekactie naar bepaalde diensten te starten of om toegang te krijgen tot de patiëntenbijsluiters van alle producten, volstaat het op andere diensten te klikken, het menu « zoeken op bijsluiter » te selecteren en de naam van het geneesmiddel in te tikken waarvan u de bijsluiter zoekt. De bijsluiters zijn beschikbaar in het Nederlands, het Frans en het Duits.
U kan ook de beschikbare diensten op therapeutische klasse of op partner zoeken.
Op therapeutische klasse:
Klik de boomstructuur open (klikken op « + » ) en vink de subklasse aan waarvoor u de beschikbare diensten wil zien. Op partner:
Ontvouw de details van de partner en selecteer het of de product(en) waarvoor u de beschikbare diensten wil zien. Indien u een patiënt heeft geselecteerd, zal zijn taal automatisch als zoekcriterium gelden. Ook uw specialisatie zal automatisch worden aangevinkt. Indien u echter de diensten wil zien die voor een andere specialiteit worden aangeboden, kan u die in het menu met specialiteiten aanvinken (klik op het pijltje en vink de gewenste specialiteit aan)
Het is ook mogelijk om de categorie met gewenste diensten te identificeren: bijvoorbeeld informatie voor de arts – informatie voor de patiënt, … Opgelet: het is mogelijk dat voor bepaalde categorieën geen diensten beschikbaar zijn. Nadat u een package geselecteerd heeft of zoekcriteria heeft ingevoerd (en vervolgens op zoeken heeft geklikt) komt u op de pagina met zoekresultaten.
Hier kan u de gewenste diensten activeren. Snelle activering zonder het instellen van parameters: Klik in het aanvinkvakje (kolon selecteren) een of meer gewenste diensten aan. De uitvoeringsdatum zal automatisch verschijnen. Indien u geen patiënt heeft geselecteerd, kan u hem/haar via de knop « volgende » alsnog selecteren. Indien u wel al een patiënt heeft geselecteerd, krijgt u de knop « activeren » te zien. Klik en u komt op het scherm “geactiveerde diensten” voor deze patiënt. U krijgt dus een overzicht van alle geactiveerde diensten (voltooide en nog lopende) voor deze patiënt. Activering met wijziging van parameters: De verschillende parameters van een dienst kunnen worden gewijzigd. 1. Wijzigen van de startdatum van de dienst : Klik op het kalender-icoontje
2. Edit/Wijzig de tekst van de mail of sms:
en vul de gewenste datum in
Klik op het edit-icoontje n visualiseer of wijzig het bericht. Opgelet: voor sms-jes is het bericht beperkt tot 130 tekens!
3. De verstuurde documenten bekijken (pdf – video enz…) Klik op het visualisatie-icoontje
en bekijk het document.
Wanneer u een dienst selecteert, zal u worden gevraagd de patiënt te selecteren voor wie u een dienst wilt activeren. Indien de patiënt nog niet bestaat, zal u hem/haar eerst moeten aanmaken en daarna terugkeren naar « dienst activeren ». De daaropvolgende keren zal de patiënt zich in de patiëntenlijst bevinden.
2.2.
Menu Patiënt
Dit menu bevat drie elementen: - Zoeken: laat toe een patiënt op te zoeken - Patiëntenfiche: laat toe een patiënt aan te maken - Geactiveerde diensten: laat toe voor een patiënt of voor alle patiënten de diensten op te zoeken die werden geactiveerd maar nog (deels) moeten worden uitgevoerd. 2.2.1. Zoeken
U kunt verschillende criteria hanteren bij het zoeken: - Naam - Voornaam - Geboortedatum
- Opt’in status (aanvinken) of alle patiënten ongeacht hun status (niet aangevinkt) Voer één teken in (bijvoorbeeld “B”), druk op “enter” of klik op de knop “zoeken” en u krijgt alle patiënten van wie de naam met een B begint. U kunt de resultaten in elke kolom rangschikken. Daartoe volstaat het op de titel van de kolom te klikken. (Bijvoorbeeld: rangschikken op voornaam => klik op de titel “Voornaam”). Via dit scherm kunt u eveneens een nieuwe patiënt aanmaken, de gegevens van een patiënt wijzigen, een patiënt verwijderen of een actie annuleren en teruggaan naar het scherm “Diensten > Zoeken en activeren”.
2.2.2. Patiëntenfiche
Bij het invoeren van de gegevens van een patiënt zijn er verplichte en niet-verplichte velden. De velden in het vak links bovenaan zijn verplicht. Het adres is tot op heden facultatief . Opgelet, er is een dienst van de laboratoria MSD die het mogelijk maakt om de « Nuvatime » (voor product Nuvaring) naar de patiënten per post te versturen. Hiervoor is het adres nodig ! Om de rechten van de patiënt te respecteren, moet u hem informeren over de diensten die u hem wilt aanbieden en moet u zijn toestemming verkrijgen (opt’in). U kunt de patiënt mondeling informeren, eventueel op basis van het document met patiënteninformatie dat u kan bekijken en afdrukken indien u dat wenst. U kunt de informatie ook mailen naar uw patiënt (e-mail verzenden). Toestemming verkrijgen (opt’in) :
-
Wijzig na het mondeling verstrekken van de informatie manueel de status “Verzoek opt’in” in “opt’in”. De datum wordt automatisch opgeslagen.
-
Indien de patiënt zijn gsm bij zich heeft en u wat tijd heeft, kunt u – zonder iets te wijzigen aan de status – klikken op “sms versturen”. De patiënt ontvangt dan normaal binnen de minuut volgend bericht: “Dokter (uw naam) heeft u ingeschreven voor de gratis @dvice dienst. Antwoord OK om uw gsm-nummer en uw inschrijving te valideren”. De patiënt antwoordt “OK”. Zodra onze servers dit “OK” ontvangen, wordt de status van de patiënt automatisch gewijzigd en verschijnt de datum.
Welke methode u ook gebruikt, het akkoord van de patiënt wordt opgeslagen samen met de datum en kan op elk moment op vraag van de patiënt worden gewijzigd. Voorbeeld van de informatie mail dat het patiënt ontvangt:
Opgelet: het is onmogelijk diensten te activeren voor een patiënt die ingeschreven is zonder dat zijn status werd gewijzigd (startstatus: Verzoek opt’in). In het scherm “Diensten > Zoeken & activeren” zal u hem niet terugvinden. (Enkel patiënten met opt’in).
Wanneer de registratie voltooid is, klikt u op de knop “Aanmaken” om de inschrijving van de patiënt te valideren.
2.2.3. Geactiveerde diensten Dit scherm laat u toe voor elke patiënt apart (selecteer de patiënt in het zoek-ruiterje) of voor alle patiënten, de diensten te bekijken waarvoor u hen heeft ingeschreven en waarvoor u nog acties moet ondernemen.
Acties die nog niet werden uitgevoerd, kan u wissen.
2.3.
Menu Diensten
Het scherm bevat drie mappen die de logica van het proces van zoeken en activeren van een patiëntendienst weergeven.
2.3.1
Zoeken van een dienst
Op therapeutische klasse:
Klik de boomstructuur open (klikken op « + » ) en vink de subklasse aan waarvoor u de beschikbare diensten wil zien.
Op partner:
Ontvouw de details van de partner en selecteer het of de product(en) waarvoor u de beschikbare diensten wil zien. Op bijsluiter: « zoeken op bijsluiter » te selecteren en de naam van het geneesmiddel in te tikken waarvan u de bijsluiter zoekt. De bijsluiters zijn beschikbaar in het Nederlands, het Frans en het Duits.
Indien u een patiënt heeft geselecteerd, zal zijn taal automatisch als zoekcriterium gelden. Ook uw specialisatie zal automatisch worden aangevinkt. Indien u echter de diensten wil zien die voor een andere specialiteit worden aangeboden, kan u die in het menu met specialiteiten aanvinken (klik op het pijltje en vink de gewenste specialiteit aan)
Het is ook mogelijk om de categorie met gewenste diensten te identificeren: bijvoorbeeld informatie voor de arts – informatie voor de patiënt, … Opgelet: het is mogelijk dat voor bepaalde categorieën geen diensten beschikbaar zijn.
2.3.2
Zoekresultaten
Hier kan u de gewenste diensten activeren. Snelle activering zonder het instellen van parameters: Klik in het aanvinkvakje (kolon selecteren) een of meer gewenste diensten aan. De uitvoeringsdatum zal automatisch verschijnen. Indien u geen patiënt heeft geselecteerd, kan u hem/haar via de knop « volgende » alsnog selecteren. Indien u wel al een patiënt heeft geselecteerd, krijgt u de knop « activeren » te zien. Klik en u komt op het scherm “geactiveerde diensten” voor deze patiënt. U krijgt dus een overzicht van alle geactiveerde diensten (voltooide en nog lopende) voor deze patiënt. Activering met wijziging van parameters: De verschillende parameters van een dienst kunnen worden gewijzigd. 1. Wijzigen van de startdatum van de dienst :
Klik op het kalender-icoontje
en vul de gewenste datum in
2. Edit/Wijzig de tekst van de mail of sms: Klik op het edit-icoontje n visualiseer of wijzig het bericht. Opgelet: voor sms-jes is het bericht beperkt tot 130 tekens!
3. De verstuurde documenten bekijken (pdf – video enz…) Klik op het visualisatie-icoontje
en bekijk het document.
Voorbeeld van mail dat de patiënt ontvangt:
Wanneer u een dienst selecteert, zal u worden gevraagd de patiënt te selecteren voor wie u een dienst wilt activeren. Indien de patiënt nog niet bestaat, zal u hem/haar eerst moeten aanmaken en daarna terugkeren naar « dienst activeren ». De daaropvolgende keren zal de patiënt zich in de patiëntenlijst bevinden.
2.3.3
Patiënt zoeken
Om een dienst te activeren, moet u een patiënt selecteren. Herinnering: enkel patiënten met de status “opt’in” kunnen worden geselecteerd (een patiënt die niet de opt’in status heeft, zal niet zichtbaar zijn op het scherm!) Om te selecteren: Kies de zoekcriteria (naam – voornaam – geboortedatum – rijksregisternummer). Voer minimum één letter in, klik op “selecteren” of druk op “enter”.
Selecteer vervolgens de gewenste patiënt door een dubbelklik op de regel. (U kunt de patiënt ook selecteren en op “selecteren” klikken). Nadat u diensten heeft geactiveerd, komt u op de pagina « geactiveerde diensten » voor deze patiënt terecht. Dit scherm laat u toe voor elke patiënt apart (selecteer de patiënt in het zoek-ruiterje) of voor alle patiënten, de diensten te bekijken waarvoor u hen heeft ingeschreven en waarvoor u nog acties moet ondernemen.
Acties die nog niet werden uitgevoerd, kan u wissen. Op deze pagina vindt u eveneens de informatie over de datum en het uur waarop de actie wordt uitgevoerd (sms of mail).
Klik op “Sluiten” om de pagina te verlaten en terug te keren naar “Diensten selecteren en activeren”.
2.4.
advice menu
Dit menu bestaat uit vier submenu’s: Mijn profiel – Mijn sms – Info pro – Over…
2.4.1. Mijn profiel Dit scherm geeft de gegevens van de gebruiker weer. U kunt alle gegevens behalve uw Rizivnummer zelf wijzigen. Wenst U uw rizivnummer te wijzigen dan hoeft u het aan te vragen aan de administratie @dvive (
[email protected] )
2.4.2. Mijn sms
Via dit scherm kan u uw eigen model-smsjes aanmaken. Voorbeeld: herinneren aan een afspraak; herinneren aan een bijkomend onderzoek, … Deze dienst wordt gratis aangeboden dankzij de steun van onze sponsors die aanwezig zijn via een afbeelding van hun merken. De sponsors betalen de GSM communicaties. Zij krijgen van @dvice maandelijks een status van het aantal gebruikte communicaties. Net zoals bij “Diensten > Zoeken en activeren”, verloopt de navigatie via opeenvolgende mappen: Eerst selecteert u de map “Patiënt” (opgelet: de opt’in status is noodzakelijk om een patiënt terug te vinden) en vervolgens “edit” of selecteert u het gewenste bericht.
Map “Patiënt zoeken” Om een patiënt te zoeken gaat u op dezelfde manier tewerk als voor het zoeken van een patiënt op het scherm Diensten (cfr. punt 2.3.1.) Map “Bericht sturen” Er zijn verschillende velden: - Datum van verzending: mogelijkheid om de datum al dan niet in te stellen en een exacte datum te kiezen via de kalender. Voorbeeld: herinnering aan een afspraak versturen drie dagen voor de datum waarop de afspraak gepland is. - Uur van verzending: het huidige uur laten of een precies tijdstip ingeven. - Soort bericht: sms of mail (default sms) - Modelbericht: het is mogelijk een bericht als modelbericht op te slaan (voorbeeld: herinnering afspraak) en het vervolgens te selecteren. Zo kunt u het bericht meermaals verzenden zonder de tekst opnieuw te moeten intikken. Het volstaat dan de verzenddatum (en eventueel het uur) te valideren. - Bericht: edit-zone van de tekst. Indien u een opgeslagen bericht kiest, wordt de tekst ervan automatisch hernomen, met evenwel de mogelijkheid wijzigingen aan te brengen. - Opslaan als modelbericht: laat u toe een tekst als standaard in te stellen. U moet deze aanvinkbare standaard achteraf wel een naam geven indien u hem wilt opslaan.
- Naam: naam van het standaard bericht. Opgelet: geef geen te lange naam want die zal in het selectiemenu “Modelbericht” slechts gedeeltelijk zichtbaar zijn. Als alles is ingevuld en geselecteerd, klik dan op “Opslaan en Verzenden”. Een validatie van uw “bestelling” wordt u gegeven.
Net als bij het activeren van diensten, komt u op de pagina geactiveerde diensten terecht. Sluiten om verder te gaan.
2.4.3. Info pro In deze bibliotheek voor “Artsen” zal u later informatie ter beschikking worden gesteld. Voorbeeld: richtlijnen, studies,…
Deze informatie zal worden opgeslagen per specialiteit.
2.4.4. Over… Hier vindt u de contactgegevens van @dvice evenals het nummer van de versie van de toepassing.
