Gödöllő Város Önkormányzata

Gödöllő Város Önkormányzata

ÁROP-1.A.2/3.A.1. A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése pályázatban vállalt és megvalósított intézkedések felülvizsgálata

Készítette: CONTROLL Holding Tanácsadó Zrt. Közigazgatási Igazgatósága

2014. január - március

1

Tartalom 1.

Köszönetnyilvánítás az együttműködésért ................................................................................... 3

2.

ÁROP-3.A.1./A-2008-0034 projekthez kapcsolódó dokumentumok elemzése ............................ 4

3.

Lakossági kutatás ........................................................................................................................ 27

4.

Dolgozói kutatás eredménye ...................................................................................................... 34

5.

Benchmark adatbázis az előző, 2008-2010. árop felülvizsgálatához .......................................... 44 5.1.

Előzmények........................................................................................................ 44

5.2.

A CONTROLL Zrt. benchmarking adatbázisa, mint menedzsment módszer...... 47

5.3.

Adatgyűjtés, mérés, összehasonlítás ................................................................. 49 5.3.1. 5.3.2. 5.3.3. 5.3.4.

Adatbázis-kiindulási adatok ...........................................................................................................49 Külső partner (szállító) bevonása a projektbe ................................................................................49 Szakmai tartalmak és módszertan áttekintése ..............................................................................51 Lezárás ..........................................................................................................................................61

6. A CONTROLL Zrt. és a GÖDÖLLŐI szakértői team véleménye a lezárt projektről és annak fenntartási időszakáról .......................................................................................................................... 62

2

1. KÖSZÖNETNYILVÁNÍTÁS AZ EGYÜTTMŰKÖDÉSÉRT A CONTROLL Zrt. Közigazgatási Igazgatóságának tanácsadói és szakértői köszönetüket fejezik ki a Dr. Nánási Éva Jegyző Asszony által kijelölt szakmai team-nek a tanulmány összeállításában nyújtott segítségükért. Dr. Kálmán Magdolna, szakmai team-vezető Szilárdi Lászlóné, pénzügyi vezető Dr. Tamás Márta, szakmai közreműködő Varga Gábor, szakmai közreműködő Lőrincz Marianna, szakmai közreműködő Kovács Gergő, projektmenedzser

Köszönjük együttműködésüket!

3

2. ÁROP-3.A.1./A-2008-0034 PROJEKTHEZ KAPCSOLÓDÓ DOKUMENTUMOK ELEMZÉSE Gödöllő Város a 2008-ban megjelent Államreform Operatív Program pályázatban benyújtott dokumentumaiban egy közel 12 hónapos szakmai fejlesztést vázolt fel és határozott meg. A szakmai koncepció az alábbi feladatok végrehajtását határozta meg. 

A döntési mechanizmus korszerűsítése témakör o Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében (1/a) o Polgármesteri

Hivatal

szervezetének

átalakítása

az

ügyintézési

idő

csökkentése, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása (1/b) o Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (1/c) o Rendeletalkotási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása (1/d) o A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása (1/e) o A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése (1/f) o Az

önkormányzat

által

felügyelet

intézményekkel

való

rendszeres

információáramlás folyamatának korszerűsítése (1/h) 

Költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása témakör o Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása (2/a) o Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása (2/b) o Tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés között (2/c) o A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata (2/d) o Új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása (2/e) o Környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése (2/g)



A partnerség erősítése témakör o Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítása érdekében (3/a) o A civil és a vállalkozói szférával kialakítandó kapcsolatok fejlesztése (3/b) o Partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba (3/c) o Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok fejlesztésére (3/d)

4

A fentiekben felsorolt fejlesztési területek megvalósítására az önkormányzat a közbeszerzési eljárás lefolytatásával tanácsadó céget választott ki. A GKIeNET Internetkutató és Tanácsadó Kft. szakmai megvalósító kezdte meg a program végrehajtását 2009. 07.08-i dátummal, a szerződésben rögzített ütemezési dátummal és szakmai tartalommal. A Controll Zrt. jelen pályázat megvalósítása során a GKIeNET Internetkutató és Tanácsadó Kft. – Gödöllő Önkormányzata közös szakmai munkájának eredményeit, eredménytermékeit felülvizsgálta, a tanulmányokban meghatározott fejlesztési irányok és projekttörténések figyelembe vételével. A záró projekt-előrehaladási jelentéssel bezárólag az összegyűjtött dokumentumok, az előállított eredménytermékek, melyeket tanácsadóink felülvizsgáltak, a következőek: Elkészített anyagok: 1. Folyamat adatbázis 2. IT szervezet és hálózati megoldások tanulmány 3. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása 4. Intézményi információáramlás tanulmány 5. Koordináció fejlesztése, kommunikációs kultúra beépítése a belső folyamatokba 6. Gödöllő Város Polgármesteri Hivatalának közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjét meghatározó szabályzata 7. Szervezeti, folyamat és működésfejlesztési javaslatok 8. Stratégiai menedzsment és önkormányzati döntéshozatal tanulmány 9. Stratégiai tervezés tanulmány Jelen

tanulmányunkban

tanácsadói

álláspontot

fogalmazunk

meg

a

lezárt

dokumentumokban rögzített fejlesztési területek és a megvalósított intézkedések felülvizsgálatán keresztül.

5

1. Folyamat adatbázis A

tanulmány

nem

fogalmazott

meg

olyan

fejlesztési

területeket,

melynek

bevezetettségével, illetve a megvalósított intézkedéseivel kapcsolatosan felülvizsgálatot folytathattunk volna. 2. IT szervezet és hálózati megoldások tanulmány A kijelölt fejlesztési területek bemutatása és a hozzárendelhető megvalósulások mértékének ismertetése: 

Gödöllő város szintű informatikai fejlesztéseinek formalizált keretek közötti működésének kialakítása az elérhető költségmegtakarítások érdekében A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A projekt zárását követően vezetői döntéseket hoztak, melyben az informatikai terület szakmai állásfoglalását figyelembe vették. A vezetői kör álláspontja, hogy a libre office nyílt forráskódú programok irányába kell elindítani a fejlesztést, azzal volt indokolható, hogy hosszabb távon jelentős költség-megtakarítást lehet végrehajtani. 2014. elején, vizsgálatunk időpontjában a nyílt forráskódú programok bevezetésének és kialakításának folyamatosságát tapasztaltuk, a program jellegéből adódóan nem lehet befejezett stádiumban, hiszen az újabb és újabb hivatal-átszervezési folyamatok szinte állandó feladatot jelentenek az informatikai munkatársak számára.



E-közigazgatási

szolgáltatásokhoz

szoftverek

beszerzése,

melyek

platform

függetlenek, moduláris felépítésűek, a meglévő szakhatósági és közigazgatási szoftverekkel

kompatibilisek/kapcsolhatóak,

kipróbált,

hazai

referenciákkal

rendelkező technológiára épülnek. A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A felülvizsgált időszakban megállapítottuk, hogy a 2010-ben megfogalmazott szakmai célok teljesítése irányába fordult az önkormányzat informatikai fejlesztése, s mint ahogy az előző fejlesztésnél leírtuk, az egységesítést a libre office nyílt forráskódú programok irányába történő tudatos elfordulással az önkormányzat végrehajtotta.

6



A két dimenziós vonalkóddal támogatott elektronikus ügyintézési forma bevezetése. A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Tanácsadói felülvizsgálatunk során végrehajtott folyamatelemzés és vezetői interjúk alapján megállapítottuk, hogy a kijelölt szakmai cél bevezetése nem történt meg, mivel az elmúlt időszak közigazgatás-fejlesztés programelemei nagymértékben megváltoztatták a hivatal szakmai tevékenységét. A fejlesztési ez alapján okafogyottá vált.



Az

e-önkormányzati

jövőkép

kialakítása

az

önkormányzati

hivatali

hatékonyságnövelésével, a szolgáltató önkormányzat, az ügyfélbarát hivatal kialakításával, az informatikai kultúra színvonalának fokozatos emelésével, a turisztika és településmarketing informatikai támogatásával, az elektronikus kapcsolat kiépítésével külső intézményekkel. A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A város által működtetett honlap a lakosság által megfogalmazott igényekhez illeszkedően folyamatos fejlesztés alatt áll. A képviselő-testület és a polgármesteri hivatal is fontosnak tartja a honlapon keresztül történő kommunikációt. Megállapítottuk, hogy a stabil és folyamatos működés a lakosság számára biztosítja a legfrissebb információkhoz való hozzáférést, a szakmai cél, mely kijelölésre került, teljes mértékben teljesült. Ezt a honlap által elért díjak is igazolják.

3. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása tanulmány A kijelölt fejlesztési területek bemutatása és a hozzárendelhető megvalósulások mértékének ismertetése: 

Gödöllő Város Önkormányzata költségvetés készítésének folyamata a konzultáció eredményeként javasolt tervezési hierarchia betartásával A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: 2008-2010-es években az ÁROP projekt önálló fejlesztési pontjai a pénzügyi terület, s azon belül a gazdálkodás és költségvetés folyamatainak részletes és alapos áttanulmányozását igényelte. A team munka eredményeként a költségvetés-készítés 7

folyamata a tanulmányban leírt tervezési folyamatlépések betartásával történik, ez alapján megállapítottuk, hogy a jelenlegi tervezési folyamat az integrált irányítási rendszerben

leírtakat,

valamint

az

általunk

felülvizsgált

tanulmányban

megfogalmazottakat teljes körűen kielégíti. 

Gödöllő Város átfogó városfejlesztési stratégiájának kidolgozása a tanulmányban elfogadott lépések betartásával A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A költségvetés-készítés folyamatára jellemző alapos munka volt megfigyelhető a tanulmány

következő,

a

városfejlesztés

stratégiájára

vonatkozó

szakmai

lépéssorozatásnak kialakításában is. Megállapítottuk, hogy a tanulmányban rögzített szakmai folyamatok a szervezeti és személyi felelősségek betartásával, a kijelölt szakmai cél teljesült, mivel a leírtak a gyakorlatba teljes mértékben integrálódtak. 

A pénzügyi-gazdálkodási felelősségvállalás átalakítása

o a kötelezettségvállalás szigorú szabályozásával A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A pénzügyi és gazdálkodási folyamatok teljes körű újragondolásával az önkormányzat szabályozta a kötelezettségvállalás módját, személyi felelőseit és folyamatát.

Dokumentumok

áttekintésével,

valamint

az

interjúk

során

meggyőződtünk a szabályozás betartásáról. A tanulmányban rögzített szakmai cél teljes körűen bevezetett és alkalmazott.

o a folyamatos és naprakész likviditáskövetés kialakításával A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Helyes felismerése volt a 2010. évben záródó ÁROP projektnek, hogy az önkormányzat likviditáskövetelésével kapcsolatosan új megközelítéseket és felülvizsgált szabályokat alkosson. Megállapítottuk, hogy a felülvizsgálati időszakban is a likviditáskövetés folyamatos volt, a pénzügyi és gazdasági területek a politikai döntéshozókat és a hivatal vezetését napi adatközlési szinten tájékoztatták és tájékoztatják. 8

o egységes és integrált pénzügyi program bevezetésével A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Az integrált pénzügyi program szándékának tanulmányban történő rögzítését a program bevezetése követte. Megállapítottuk, hogy a jelenlegi program egységesen és integrált módon kezeli az önkormányzat és intézményeinek pénzügyi folyamatait.

o beruházások és felújítások központi bonyolításával és elszámolásával A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A város gazdálkodási folyamataira az ÁROP projekttől függetlenül is jellemző volt a gondosság és a megalapozott döntések meghozatala. A fenntartási időszakban teljes körűvé vált a beruházások és felújítások központi bonyolítása és elszámoltatása, mely egyrészt vezetői szándék volt, másrészt a hazai és Európai Uniós támogatások által előírt kötelezettség.

o energiagazdálkodással kapcsolatos feladatok központi bonyolításával A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Városi szinten az energiaköltség mértéke az egyik legfontosabb költségelem, ezért a központi gazdálkodás megvalósítása a takarékossági folyamatok egyik kiindulási pontja. Az elmúlt három év energiagazdálkodását a központosított beszerzéssel és az egységes beszerzési tevékenységgel olyan szintre tudták hozni, hogy az a költségvetés által kezelhető és tervezhető legyen. A kitűzött szakmai cél teljes körűen megvalósult.

o átmenetileg szabad pénzeszközök optimális hasznosításával A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A pénzügyi és gazdasági terület vezetői a politikai és hivatali döntéshozókkal együtt tervezett befektetés-politikát hajtanak végre, a város jelentős pénzeszközi lekötésekkel segíti és támogatja saját pénzügyi folyamatait az átmenetileg szabad források optimális és garanciákat adó befektetésével.

9

o megüresedett intézményi álláshelyek betöltésének szigorú ellenőrzése A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A gazdálkodási folyamatok racionalizálásához hozzátartozik az intézményi munkaerőgazdálkodás. Az önkormányzat a felülvizsgált folyamatokban az intézményi álláshelyek és a hivatal létszámának alakításában is tudatosan és tervszerűen járt el a meglévő költségvetési keretek szigorú betartásával. Megállapítottuk, hogy a felvállalt és kitűzött szakmai célt teljesítették.

o költségvetés-gazdálkodási

folyamatok

és

a

meglévő

előirányzatok

indokoltságának időszakos és rendszeres felülvizsgálatával A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A költségvetés tervezési folyamat során előállt információk és adatok a későbbi, a költségvetés keretösszegeit figyelembe vevő működés során is az ellenőrzésnek és a gazdálkodásnak kiinduló adataivá váltak. Megállapítottuk, hogy a folyamatos és adatbázis által igazolható költségvetési keretszámok felülvizsgálatát tudatosan és tervszerűen végrehajtják és ahol jelentős eltérés mutatkozik, ott nem csak a módosítást hajtják végre, hanem a kiinduló adatbázisban is rögzítik ezeket a tényeket. Mindezen információk a következő év költségvetés-tervezési folyamatiba beépülnek, ezáltal is segítve és támogatva az adatok elemzését és beépítését az új gazdálkodási struktúrába.

4. Intézményi információáramlás tanulmány A kijelölt fejlesztési területek bemutatása és a hozzárendelhető megvalósulások mértékének ismertetése: 

Intézményi kapcsolattartás fejlesztése az egységes beszerzési tevékenység megteremtésén keresztül A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A tanulmányban rögzített szakmai cél teljes körűen bevezetésre került, tanácsadóink az egységes és központosított beszerzési tevékenységet a gyakorlatban ellenőrizték.

10



Az intézményi kapcsolattartás fejlesztése egységes IT üzemeltetési rendszer kialakításával A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Az egységes rendszer az önkormányzati feladatok elmúlt évekre jellemző folyamatos átalakítása miatt nem valósult meg, de továbbra is kiemelt célként tartják nyilván.



Rendszeres intézményi jelentéskészítési kötelezettség bevezetése A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Az önkormányzat tevékenységének elmúlt években végrehajtott változtatásai a fejlesztési folyamatot megakasztották, csak néhány perifériális területen tudtak előrelépni, ilyen pl. a közműóra állások jelentéskészítési kötelezettségének bevezetés. Ez megtörtént és jól működik a gyakorlatban.



Távközlési költségek csökkentési lehetőségeinek kidolgozása A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Folyamatos próbálkozások és részeredmények jellemzik a tevékenységet, az elmúlt hónapokban egyre komolyabb előrelépést tudtak végrehajtani, mert a távközlésben dolgozó szolgáltató cégek nyitottsága és a változtatásra való hajlandósága jelentősen nőtt. Jelenleg is van olyan szerződésmódosítási javaslat, melyen a hivatal elemzéseket hajt végre és gondolkozik.

5. Koordináció fejlesztése, kommunikációs kultúra beépítése a belső folyamatokba tanulmány A kijelölt fejlesztési területek bemutatása és a hozzárendelhető megvalósulások mértékének ismertetése: 

Településfejlesztési terv és a kötelező 4 éves gazdasági programhoz illeszkedő, a stratégiai szemlélet fejlesztését szolgáló képzési terv összeállítása, lebonyolítása A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A kitűzött szakmai célt teljesítették, rendelkeznek felülvizsgált fejlesztési tervvel, amelyet folyamatosan az önkormányzat fejlesztéseihez illeszkedően karbantartanak.

11

Képzési tervet nem készítették el, mert az elmúlt időszak átalakításai miatt okafogyottá vált. 

Településmarketing folyamatok fejlesztése az adatgazdák megtalálásától a megvalósított kampányokig bezárólag A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Az önkormányzat és a hivatal folyamatosan használja és alkalmazza a marketing lehetőségeit az információk átadásában, fejlesztések előkészítésénél, kutatások lebonyolításában. A polgármesteri kabinet és a hivatal vezetése példaértékű együttműködést folytat, hogy a gödöllői lakosok minden fontosabb információ birtokában legyenek, melyek a város élhetőségével, működésével kapcsolatba hozhatóak.



Az EU-s ajánlatok 3. szintjének megfelelő e-ügyintézési szolgáltatások kialakítása és bevezetése A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A tanulmányban leírtak szerinti folyamatok nem valósultak meg az elmúlt években végrehajtott önkormányzati feladatok átalakítása miatt, illetve az ezekhez rendelt infrastrukturális beruházások pályázati szűkössége miatt.



A kistérség településeivel közös fejlesztési programok elindítása a tanulmányban rögzített témakörökben A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A város vezetése fontosnak érzi a vonzáskörzettel való kapcsolattartás minőségének fejlesztését. A tanulmányban rögzített témakörök jelentős részére találtunk olyan megvalósított programot, melyet 2010-ben, a projekt zárásakor meghatároztak. A Gödöllő önkormányzat vezetésével a Gödöllői Többcélú Kistérségi Társulás elkészítette és elfogadta a kistérség fejlesztési stratégiáját és számos ágazati térségi programot.

12



A polgármesteri hivatal tevékenységeinek új informatikai alapokra történő helyezése, a szervezeti működés javítása és a minőségmenedzsment fejlesztése érdekében A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A nyílt forráskódú programok bevezetésével, valamint az önkormányzat szervezeti és működési

rendszerének

átalakításával

számos

olyan

hatékonyság

és

minőségfejlesztési irányába tett fontos lépést tapasztaltunk, melyek segíteni fogják a lakossági igények egyre magasabb szintű kielégítését. Figyelembe kell azonban venni, hogy az informatikai fejlesztést nem csak az önkormányzat és intézményeinél dolgozó munkatársak használják, hanem a lakosok is, tehát egyre több pénzügyi forrást kell átcsoportosítani a korszerű informatikai alkalmazások bevezetése miatt. 

Az informatikai rendszer eszközparkjának és számítógépes hálózatának fejlesztése, korszerűsítése A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Az elmúlt években a nyílt forráskódú programfejlesztés támogatásával megvalósuló teljes IT park csere került levezénylésre, ami a gyakorlatban azt jelenti, hogy 3-4 évente a teljes hivatali eszközpark újracserélődik.

6. Gödöllő Város Polgármesteri Hivatalának közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjét meghatározó szabályzata A kijelölt fejlesztési területek bemutatása és a hozzárendelhető megvalósulások mértékének ismertetése: 

Korszerű honlap készítése a közzétételi szabályzatban megfogalmazott feladatok teljesítésével A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A projekt zárását követően vállalásuknak megfelelően a közzétételi szabályzatban megfogalmazták a honlap frissítésével kapcsolatos szervezeti és tartalmi szabályokat. Megállapítottuk, hogy a szabályzat jelenleg nem aktualizált, mivel nem került átvezetésre az elmúlt időszak szervezeti változtatása. Az elkövetkező hónapokban be kell ütemezni a közzétételi szabályzat áttekintését e témakör miatt is. 13



Tartalom-menedzsment

folyamatok

kialakítása

a

tanulmányban

rögzített

felelősségek figyelembe vételével A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A tartalom összeállításával kapcsolatos és a tanulmányban rögzített felelősségek tekintetében az elmúlt évek gyakorlata a leírtaknak megfelelő volt. Felülvizsgálata azonban indokolt, mivel jelentős mértékben megváltoztak a polgármesteri hivatal szervezeti keretei és személyi állománya a folyamatban leírtakhoz képest. 

Tartalomfrissítési szabályok kialakítása, bevezetése A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A szabályok kialakítása a közzétételi szabályzatban megtörtént, felülvizsgálatunk tapasztalatait az ott leírtak alapján kell értelmezni

7. Szervezeti, folyamat és működésfejlesztési javaslatok A kijelölt fejlesztési területek bemutatása és a hozzárendelhető megvalósulások mértékének ismertetése: 

A hivatal szervezetének átalakítása az alábbiak szerint o Pénzügyi Iroda létrehozása, melyen belül kialakításra kerül az Adócsoport és a Költségvetési Csoport A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A projekt zárását követően a hivatal a tanácsadó cég által meghatározott és kijelölt

feladatokat

nem

vezette

be,

mert

indokoltságát

és

szervezetfejlesztéssel kapcsolatos pozitív hatásait nem látta indokoltnak.

o Jegyzői Iroda alá tartozó Informatikai csoport, valamint Gondnoksági csoport áthelyezése a Városüzemeltető és Vagyonkezelő Iroda alá A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A projekt zárását követően a hivatal a tanácsadó cég által meghatározott és kijelölt

feladatokat

nem

vezette

be,

mert

indokoltságát

és

szervezetfejlesztéssel kapcsolatos pozitív hatásait nem látta indokoltnak.

14

o Városüzemeltető és Vagyonkezelő Irodába integrálni kell a Főépítészeti Irodát, mint Főépítészeti csoportot A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A projekt zárását követően a hivatal a tanácsadó cég által meghatározott és kijelölt

feladatokat

nem

vezette

be,

mert

indokoltságát

és

szervezetfejlesztéssel kapcsolatos pozitív hatásait nem látta indokoltnak.

o Népjóléti Iroda és Gyámhivatal létrehozása a következő csoportokkal: Városi Gyámhivatal, Népjóléti Csoport, Családi Csoport A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A projekt zárását követően a hivatal a tanácsadó cég által meghatározott és kijelölt

feladatokat

nem

vezette

be,

mert

indokoltságát

és

szervezetfejlesztéssel kapcsolatos pozitív hatásait nem látta indokoltnak. 

Pályázati és beruházási projekt-team-ek létrehozása a projektszervezetek támogatása érdekében A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A projekt zárását követően a hivatal szervezeti átalakítása során ezeket a tevékenységeket a Fejlesztési csoport létrahozásával oldották meg, akik azóta is hatékonyan és eredményesen működnek. Szükséges azonban az SZMSZ aktualizálása, mert a csoport tevékenysége jelenleg nem található meg a dokumentumban.



A szervezeti működés költségcsökkentése a kiszervezhető tevékenységek figyelembe vételével (önkormányzati szintű pályázatírás, az intézményi és hivatali infrastruktúra karbantartás, illetve takarítás, közterület felügyelet, Ipari Park fejlesztése és üzemeltetése) A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A felülvizsgált időszak alatt ezt a kitűzött pályázati célt az önkormányzat a hivatal átalakítása miatt nem vállalta fel, a feladat fontos, de a megvalósítás határidejét kitolták.

15



Városi szintű beszerzés rendszerének kialakítása a költségek csökkentése miatt (informatikai eszközök, bizonyos tanszerek, eszközök, bútorok, étkeztetési alapanyagok, irodaszerek) A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Mint ahogy azt az előző pontoknál jeleztük, a kezdeti lépéseket az önkormányzat megtette, jelenleg is folyamatban van az egyes beszerzések központosítása.



Gyakornoki program beindítása egyetemekkel, főiskolákkal karöltve A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Nem a záró dokumentumnak megfelelő szakmai tartalom valósult meg, de a gyakorlati cél teljes körűen teljesül, hiszen a „befogadó önkormányzat” program - bár nem hirdetett módon, - de egyre több egyetemistát, főiskolást enged be a szervezetbe a gyakorlat és a tapasztalatok megszerzése miatt.



Belső képzési rendszer kialakítása a belső tudásbázis megosztása miatt A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Ezt a pályázati célt az önkormányzat nem valósította meg.



Tervezési menedzsment-rendszer kialakítása és bevezetése (lakossági elégedettség, vállalkozói szféra elégedettsége, belső elégedettség, munkatársak elégedettsége, ellenőrző szervek ellenőrzései, belső ellenőrzések) A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Gödöllő polgármesteri hivatala 2001 óta eredményesen működteti ISO 9001 rendszerét (2009 óta ISO 14001 rendszerét is), mellyel lakossági elégedettségmérését folyamatosan alkalmazza. Ezt egészíti ki a felülvizsgálati időszakban is igazolt módon a megtartott lakossági fórumok és a képviselői fogadó órák rendszere.



Ügyfél és lakossági kutatás rendszerének kiszélesítése (telefonos lekérdezés, elégedettségi kérdőív kitöltése ügyintézésekkor, véleményláda felállítása a bejáratnál, lakossági meghallgatások negyedéves rendszerességű megtartása) A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont:

16

Az előző pontban leírtak alapján ezt a pályázati célt is teljesítette az önkormányzat a kutatási folyamatok rendszeres betartásán keresztül. A lakossági fórumok, képviselői fogadóórák, intézményi kutatások integrált irányítási rendszer működtetésén keresztül, dokumentált formában történnek. 

Szervezési menedzsment-rendszer kialakítása és bevezetése az alábbiak szerint: o csak úgy lehet szabadságot kérni, ha a kérő gondoskodik kompetens helyettesről, o 3 napnál hosszabb távollét esetén át kell adnia a feladatait, o a Hivatal publikálja a szervezet feladat allokációs sémáját, o a

működési

folyamatok

kerüljenek

rendszeresen

felülvizsgálásra

és

fogalmazódjanak meg javító intézkedések, o kerüljön kialakításra belső kompetencia központ, o a munkakörök modulárisan épüljenek fel, o elektronikus rendszeren történjen a belső információellátás A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A fentiek teljesülését a felülvizsgált több mint három éves működés alapján csak részben tartjuk bevezetettnek, a szabályzatokban pl. a szabadsággal, a három napnál hosszabb távolléttel kapcsolatban bevezetett és betartott szabályokat találtunk, míg a belső kompetencia központ kérdésében nem léptek előrébb a projekt zárását követően. 

Az

ügyintézési

feladatokhoz

mérési

paraméterek,

indikátorok

kerüljenek

bevezetésre: o Indított ügyek száma A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Az irányítási rendszerben rögzített folyamatok alapvetően meghatározzák az ügyintézési feladatok személyi felelősségét, dokumentációs hátterét és a folyamat szakmai lépéseit. Ezek alapján évek óta a belső auditok és a független tanúsítói folyamatok is vizsgálták az ügyintézés indikátorait. A vizsgált időszakban az általunk vizsgált indikátor nyilvántartott és elemzett.

17

o Határidőn kívül megoldott ügyek száma A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Az irányítási rendszerben rögzített folyamatok alapvetően meghatározzák az ügyintézési feladatok személyi felelősségét, dokumentációs hátterét és a folyamat szakmai lépéseit. Ezek alapján évek óta a belső auditok és a független tanúsítói folyamatok is vizsgálták az ügyintézés indikátorait. A vizsgált időszakban az általunk vizsgált indikátor nyilvántartott és elemzett.

o Átfutási idő A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Az irányítási rendszerben rögzített folyamatok alapvetően meghatározzák az ügyintézési feladatok személyi felelősségét, dokumentációs hátterét és a folyamat szakmai lépéseit. Ezek alapján évek óta a belső auditok és a független tanúsítói folyamatok is vizsgálták az ügyintézés indikátorait. A vizsgált időszakban az általunk vizsgált indikátor nyilvántartott és elemzett.

o Érdekelt személyes belátogatásainak száma A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Az irányítási rendszerben rögzített folyamatok alapvetően meghatározzák az ügyintézési feladatok személyi felelősségét, dokumentációs hátterét és a folyamat szakmai lépéseit. Ezek alapján évek óta a belső auditok és a független tanúsítói folyamatok is vizsgálták az ügyintézés indikátorait. A vizsgált időszakban az általunk vizsgált indikátor nyilvántartott és elemzett.

o Érdekelt elégedettsége A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Az irányítási rendszerben rögzített folyamatok alapvetően meghatározzák az ügyintézési feladatok személyi felelősségét, dokumentációs hátterét és a folyamat szakmai lépéseit. Ezek alapján évek óta a belső auditok és a független tanúsítói folyamatok is vizsgálták az ügyintézés indikátorait. A vizsgált időszakban az általunk vizsgált indikátor nyilvántartott és elemzett.

18

o Előterjesztések száma A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Az irányítási rendszerben rögzített folyamatok alapvetően meghatározzák az ügyintézési feladatok személyi felelősségét, dokumentációs hátterét és a folyamat szakmai lépéseit. Ezek alapján évek óta a belső auditok és a független tanúsítói folyamatok is vizsgálták az ügyintézés indikátorait. A vizsgált időszakban az általunk vizsgált indikátor nyilvántartott és elemzett.

o Elnyert pályázati források A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Az irányítási rendszerben rögzített folyamatok alapvetően meghatározzák az ügyintézési feladatok személyi felelősségét, dokumentációs hátterét és a folyamat szakmai lépéseit. Ezek alapján évek óta a belső auditok és a független tanúsítói folyamatok is vizsgálták az ügyintézés indikátorait. A vizsgált időszakban az általunk vizsgált indikátor nyilvántartott és elemzett.

o Határozatok száma A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Az irányítási rendszerben rögzített folyamatok alapvetően meghatározzák az ügyintézési feladatok személyi felelősségét, dokumentációs hátterét és a folyamat szakmai lépéseit. Ezek alapján évek óta a belső auditok és a független tanúsítói folyamatok is vizsgálták az ügyintézés indikátorait. A vizsgált időszakban az általunk vizsgált indikátor nyilvántartott és elemzett.

o Elutasítások, módosítások, jogorvoslatok száma A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Az irányítási rendszerben rögzített folyamatok alapvetően meghatározzák az ügyintézési feladatok személyi felelősségét, dokumentációs hátterét és a folyamat szakmai lépéseit. Ezek alapján évek óta a belső auditok és a független tanúsítói folyamatok is vizsgálták az ügyintézés indikátorait. A vizsgált időszakban az általunk vizsgált indikátor nyilvántartott és elemzett.

19

o Hozott döntések száma A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Az irányítási rendszerben rögzített folyamatok alapvetően meghatározzák az ügyintézési feladatok személyi felelősségét, dokumentációs hátterét és a folyamat szakmai lépéseit. Ezek alapján évek óta a belső auditok és a független tanúsítói folyamatok is vizsgálták az ügyintézés indikátorait. A vizsgált időszakban az általunk vizsgált indikátor nyilvántartott és elemzett. 

Ügyintézők személyes teljesítménymérési és értékelési rendszerének kialakítása A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A polgármesteri hivatal HR tevékenysége az ügyintézők személyes teljesítménye és értékelési rendszerét tartalmazza, ezáltal a vizsgált időszakban is a kitűzött cél teljesülését teljes körűnek ítéljük meg.



Irányítási menedzsment-rendszer kialakítása és bevezetése o A szervezeten belüli követelmények megfogalmazása, mérési környezet rögzítése, értékelési folyamat bevezetése és vezetői szintű beavatkozások koordinálása A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A hivatal működési kereteit szabályzatok, Integrált Irányítási Kézikönyv és eljárások, munkautasítások teljes körűen lefedik. A hivatal vezetése a pályázatban kitűzött szakmai követelményeket teljesített, bevezette és alkalmazza.

o Az ügyintézési feladatokhoz rendelt paraméterkörnyezet bevezetése és rendszeres értékelése: 

Indított ügyek száma



Határidőn kívül megoldott ügyek száma



Átfutási idő



Érdekelt személyes belátogatásainak száma



Érdekelt elégedettsége



Előterjesztések száma 20



Elnyert pályázati források



Határozatok száma



Elutasítások, módosítások, jogorvoslatok száma



Hozott döntések száma

A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: Az ügyirat-kezelési szabályzat, valamint az integrált irányítási rendszer kézikönyve és szakmai folyamatai a pályázati célokban meghatározott paraméterkörnyezetet folyamatosan figyeli és rögzíti. 

Vezetési és menedzsment szemlélet megerősítése a képzett közép és felsővezetői kör menedzsment ismeretekkel történő ellátásán keresztül A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A hivatal a vezetési és irányítási rendszerét az ISO 9001 és ISO 14001 szabványok alapján az Integrált Irányítási Kézikönyvben és eljárásokban foglalta össze. Ehhez kapcsolódóan szervezi meg a közép- és felsővezetői kör szemléletformáló oktatását, a működés folyamatelemeit a felülvizsgálatra vonatkozóan megtaláltuk, és úgy ítéltük, hogy a politika szerint hajtja végre a folyamatokat a hivatal vezetése.



Iktatási folyamat átalakítása és fejlesztése a tanulmányban rögzített folyamat betartásán keresztül A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A folyamat az ügyirat-kezelési szabályzatban és az integrált irányítási rendszer előírásaiban rögzítettek szerint került bevezetésre.



Iktatórendszer lekerdezés fejlesztése az ügymenetek vezetői kontrolljának erősítésével A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A folyamat a pályázati célokban meghatározottak szerint került megvalósításra, a működés teljes mértékben igazolható.

21



A hivatal működési gyakorlatában a workflow alkalmazások kiszélesítése A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A tanácsadó által megfogalmazott szakmai javaslat nem került bevezetésre a szervezetet érintő folyamatos átalakítások miatt.



Az e-irodai munka fejlesztése a word-ben létrehozott dokumentumok elekronikus továbbításával és véleményezésével, egészen annak jóváhagyásáig A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A KIR rendszer bevezetésével a megfogalmazott pályázati cél teljesítése megtörtént.



Kiadmányozási rend fejlesztése oly módon, hogy a vezetők munkaidejének egyre nagyobb része fordítódjon stratégiai kérdések megoldására o Delegálható kiadmányozási jogkörök feltárása o Javasoljuk az alábbi feladatok alacsonyabb szintre delegálását 

Pályázatmenedzsment



Végzések kiadmányozása



Társhivatalok felé menő levelek kiadmányozása



Kiadmányozásra alkalmassá tehető munkatársak kijelölése



A kijelölt munkatársak kiadmányozásra való alkalmassá tétele:



Kompetencia



Motiváció



Kijelöltek felhatalmazása, a munkaköri leírások bővítése

A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A záró tanulmányban megfogalmazott szakmai javaslatokat a fentiek betartásával az önkormányzat nem tartotta indokoltnak, a kiadmányozási rend jelenlegi működése ezeket a paramétereket nem veszi figyelembe. 

A hivatal szakmai tudásbázisának decentralizálása, a helyettesítési rendszer újragondolásával, új ügyintézői feladatkörök kijelölésével A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A kijelölt célból a helyettesítési rendszer újragondolásra került, a többi elemmel a szervezeti keretek megváltoztatása miatt a hivatal érdemi változtatást nem eszközölt. 22



e-csoportmunka támogatás kialakítása és fejlesztése a belső levelezés, a közös naptárkezelés és feladatnyilvántartás, levelezőkliens funkciók fejlesztésén keresztül A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A megfogalmazott szakmai célt a hivatal nem alkalmazza, nem vezette be.



A polgármesteri hivatal ügyfélszolgálatának fejlesztése a frontoffice és backoffice tevékenységek szétválasztásával A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A megfogalmazott szakmai célt a hivatal nem alkalmazza, nem vezette be.



A polgármesteri hivatal szervezeti kultúrájának fejlesztése a rövidtávú célkitűzések meghatározásán és delegálásán keresztül A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A felülvizsgált időszakra vonatkozóan a hivatal működése tervezhetőségének javulását rögzítettük, mert megvalósult az egyes programok és feladatok végrehajtásában a széles körű feladatdelegálás és a hatáskörök megosztása.



Elektronikus belső kommunikáció erősítése A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A hálózaton keresztüli belső kommunikáció az elmúlt időszakban tovább erősödött, ezáltal igazolható a kijelölt szakmai célok teljessége.

8. Stratégiai menedzsment és önkormányzati döntéshozatal tanulmány A kijelölt fejlesztési területek bemutatása és a hozzárendelhető megvalósulások mértékének ismertetése: 

Előterjesztés és rendeletalkotás folyamatának fejlesztése a civil szervezetek bevonásával A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A civil szervezetekkel együtt lebonyolított rendezvények, előkészítő és programmeghatározó találkozók, mind-mind segítik a párbeszéd javulását, ezért dinamikussá

23

vált a civil szervezetek bevonhatósága egy-egy fontosabb városi kérdés megvitatásában, de a végrehajtásában is. 

A rendeletalkotás folyamatának fejlesztése az előkészítésbe bevonható lakossági, civil, vállalkozói információk honlapon keresztül történő meghirdetésével A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A kijelölt szakmai cél teljesítése nem igazolható, mivel magának a szakmai feladatnak a leírása is a jelenlegi gyakorlathoz és együttműködési keretekhez nehezen illeszthető.

9. Stratégiai tervezés tanulmány A kijelölt fejlesztési területek bemutatása és a hozzárendelhető megvalósulások mértékének ismertetése: 

Az

Önkormányzati

Közoktatási

Intézményrendszer

Működésének

Minőségirányítási Programjának fejlesztése (a dokumentumban be kell mutatnia az intézményeket, óvodákat, csoportokat, óvodások számát, általános iskolákat, osztályokat, iskolások számát, középiskolákat, osztályokat, szakirányok számát) A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A jogszabályban meghatározott szervezeti és dokumentációs kereteinek figyelembe vételével az ÖMIP és IMIP programok beépültek a város irányítási folyamataiba.



Az önkormányzat ellenőrzési, mérési, értékelési rendszerének fejlesztése az alábbiak szerint o Közoktatási intézmények pénzügyi ellenőrzése és értékelése o Közoktatási intézmények törvényességi ellenőrzése o a belső szabályzatok elfogadására előírt eljárási rendelkezések megtartása, o a szabályzatokban foglaltak jogszerűsége, o a döntéshozatal és a működés jogszerűsége, o az intézmény működésére vonatkozó jogszabályok betartása,

24

o a feladatellátás szabályszerűsége, o a tanítási, tanulási folyamattal közvetlen kapcsolatban álló előírások betartása, o az intézményi dokumentumok jogszabályi megfelelősége, o a nyilvántartási rendszer szabályszerűsége, o a gazdálkodás törvényessége, o bizonylatolás rendjének törvényessége, o a továbbképzési rendszer működtetésének törvényessége, o a tanulóknak adott juttatások, kedvezmények szabályossága, o a balesetvédelem, munkavédelem szabályainak betartása, o a tanuló- és gyermekbalesetek megelőzésére tett intézkedések, o a nevelő- és oktató munka egészséges és biztonságos feltételeinek megteremtésével összefüggő tevékenységek, o az alkalmazás szakképesítési követelményeknek való megfelelése. o Közoktatási intézmények szakmai ellenőrzése és értékelése o a település stratégiai céljainak való megfelelés, o az intézményi minőségirányítási programok gyakorlati eredményessége, o a megtervezett fejlesztések elérése, o a nevelési, pedagógiai programok teljesülése, o a vezetői programok megvalósulása, o az intézmény működésének hatékonysága, o a szakmai munka eredményessége, hatékonysága, o az értékelési rendszer hatékonysága, o képességfejlesztés, esélyegyenlőség biztosítása, o a partneri igényeknek való megfelelés, o a partneri elégedettség. A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont:

25

A fentiekben felsorolt ellenőrzési és mérési, értékelési rendszerek a működés gyakorlatában megjelennek, mivel kötelező jogszabályi követelményeket elégítenek ki. 

Szociális szolgáltatási koncepció továbbfejlesztése A kijelölt fejlesztési cél megvalósításával kapcsolatos szakmai álláspont: A tanulmányban leírt szakmai célt az önkormányzat nem teljesítette a megváltozott feladat-ellátási rendszer miatt.

Tanácsadóink együttműködve a projektirányításba bevont hivatali munkatársakkal a fentiekben leírt szakmai véleményt fogalmazták meg az előző, 2008-2010. ÁROP projekt teljesítésével kapcsolatban. Figyelembe véve a 2010-2014. évek közigazgatás-átalakító folyamatait, megállapíthatjuk, hogy a jegyző által irányított hivatal és az ott dolgozó vezető munkatársak a pályázati dokumentumokban megfogalmazott célokat és szervezeti előírásokat, valamint értékelési követelményeket jelentős mértékben és százalékban bevezette és végrehajtotta. A gyorsabb áttekintés miatt az alábbi statisztikai adat rögzíthető az előző, 2008-2010. ÁROP projekt céljainak bevezetettségét tekintve:

Célok bevezetettsége teljes körűen bevezették

részben bevezették

nem vezették be

27% 51% 22%

Az előző ÁROP pályázat szakmai célkijelölését és a fenntartási időszak végrehajtási folyamatát jónak ítéljük meg, a nagy számban végrehajtott és teljesített vállalt feladatok teljesítésével. 26

3. LAKOSSÁGI KUTATÁS Az önkormányzat által összeállított pályázati dokumentáció 9-es fejlesztési célterülete széleskörű lakossági kutatásra vonatkozó szakmai feladat-kijelölést rögzít. A kérdőív összeállításakor figyelembe vettük a 2010-ben zárt ÁROP pályázat, előző pontban felsorolt fejlesztési irányait, természetesen csak azokat, melyekről egyáltalán a lakosoknak valamilyen csatornán keresztül véleménye és/vagy álláspontja fogalmazható meg. Célunk az volt, hogy felmérjük és elemezzük a 2010-es előző ÁROP projekt fejlesztési eredményeinek beépülését a város működésébe és „számon kérjük” annak lakossági gyakorlatát. A kutatási programunk eredményeként összesen 2173 db papír alapú és 175 db online kérdőív került feldolgozásra tanácsadóink által. Az alábbiakban bemutatjuk, milyen véleményeket tudtunk rögzíteni a 2008-ban megfogalmazott előző ÁROP program tartalmi elemeit tekintve a 2010-es befejezést követően. 1. Megfogalmazott eredeti 2010. ÁROP fejlesztési cél: 

Az

e-önkormányzati

jövőkép

kialakítása

az

önkormányzati

hivatali

hatékonyságnövelésével, a szolgáltató önkormányzat, az ügyfélbarát hivatal kialakításával, az informatikai kultúra színvonalának fokozatos emelésével, a turisztika és településmarketing informatikai támogatásával, az elektronikus kapcsolat kiépítésével külső intézményekkel. 

Korszerű honlap készítése a közzétételi szabályzatban megfogalmazott feladatok teljesítésével

Lakossági visszajelzés: Az önkormányzat és intézményeinek közérdekű adatai között (honlap és egyéb médiafelületen) minden információt megtalál, amire szüksége van? 

Igen, teljes körűen mindent megtalálok a honlapokon, hirdetőtáblán, stb.



Igen, megtalálom a legtöbb esetben, de hosszasan kell keresnem, kutatnom.



Nem találok meg minden adatot, a legtöbb esetben csak hosszas kutatással érek el eredményt.

27



Nem találok meg minden információt, sokszor telefonon, az ügyfélszolgálaton keresztül kapom meg az általam igényelt információkat.



Többszöri próbálkozás után sem kaptam meg az általam igényelt közérdekű adatokat, úgy gondolom, gyenge minőségű a város ezen szolgáltatása.

Összesített válaszok igen, teljes körűen

igen, megtalálom

nem találok meg…

többszöri

5%

11%

nem találok meg…

6% 44%

34%

Az összesített adatokból látható, hogy ennek a több ezres panelnek a véleménye pozitív, mert nagy részük teljes körűen, kis részük viszonylag könnyen megtalálja azokat az adatokat és információkat, valamint az ügyintézéshez szükséges dokumentumokat is, melyeket az adott problémájuk megoldása miatt keresnek. Elenyésző azon válaszadók száma, akik úgy gondolják, hogy a honlap és egyéb médiafelületen elhelyezett információkat csak nehezen vagy többszöri próbálkozás után találják meg. Ezek alapján megállapítható, hogy az előző ÁROP program fejlesztési javaslatai között a tájékoztatással, lakossági információkkal, ügyintézés támogatással kapcsolatos honlap és egyéb médiafelületi fejlesztést a megkérdezett lakosok elfogadják és visszaigazolják.

28

Az Ön által leggyakrabban igénybe vett információs csatorna:

Összesített válaszok honlap

hirdetőtábla

telefonos ügyfélszolgálat

38%

38%

16%

Gödöllői Szolgálat

8%

A válaszadók az előző pontban jelzettet megerősítve a honlapot és a Gödöllői Szolgálat felületeit és híreit részesítik előnyben, mert azt aktuálisnak és hitelesnek tartják. Látható módon visszaszorulnak a hirdetőfelületek használata és jól mutatja a telefonos ügyfélszolgálatokkal kapcsolatos igények állandósulását, hogy a gödöllői lakosok is igénylik a telefonos felvilágosítást és segítségkérést. Ez a kutatási eredmény is ráerősít a fejlesztési cél helyes kijelölésére, amit a honlap és egyéb e-közigazgatási felületek fejlesztésével kapcsolatban a 2008-as pályázatban megfogalmaztak. 2. Megfogalmazott eredeti 2010. ÁROP fejlesztési cél: Gödöllő Város átfogó városfejlesztési stratégiájának kidolgozása a tanulmányban elfogadott lépések betartásával. Lakossági visszajelzés: A kérdőívben pontosan fogalmaztuk meg annak a kérdésnek a körülírtságát, mellyel célunk volt, hogy a mögöttünk hagyott évek fejlesztéseit, annak elfogadottságát kutassuk a lakosok körében. A kérdés így került megfogalmazásra:

29

Milyennek ítéli meg az elmúlt évek infrastruktúra fejlesztéseit figyelembe véve a helyi, városi utak és parkok állapotát, kialakítottságát, karbantartottságát? 

Érzékelem és elfogadom, hogy a város a pénzügyi lehetőségeihez mérten ahol tud, fejleszt, és amire forrás vagy pénz van, ott megfelelő karbantartást biztosít és minőségi színvonalat tart fent.



A helyi sajtóból és médiából értesülve tudom, hogy a hazai és Európai Uniós források felhasználásával folyamatos fejlesztéseket hajt végre a város, de minden problémát egyszerre megoldani nem tudnak.



A felújításokban, karbantartásokban, állagmegóvásokban nem látok tervszerűséget, mintha csak azzal foglalkoznánk, amivel feltétlenül szükséges.

Összesített válaszok Érzékelem és elfogadom..

A helyi sajtóból…

A felújításokban…

13% 49% 38%

A város lakosai pozitívan értékelik a város vezetőjének azokat a célkijelöléseit, melyek illeszkednek a város költségvetéséhez és támogatásokon elnyert egyéb bevételeihez. Azokat az évekkel ezelőtt meghatározott fejlesztéseket pozitívan minősítik, melyekre volt eszköz és anyagi forrás, tehát a tervszerűség, a probléma végiggondolása igazolható. Az előző ÁROP projekt céljai közül azokat, melyek előzetes költségbecsléssel vagy szervezeti létszám-átcsoportosítással jártak, a megkérdezett lakosok jónak tartják, mert ezek a változtatások a működés színvonalát növelik.

30

Szintén jelentős azok száma, akik a helyi sajtóból, médiából értesülnek a fejlesztések elindításáról és a kivitelezésről. Felelősségteljesen nyilatkoznak, mert a megkérdezettek is tisztában vannak azzal, hogy egyszerre csak annyi folyamatot és problémát lehet megoldani, amennyire az eszközök és források lehetőséget biztosítanak. Mindezekhez képest nem jelentős azoknak a száma, akik az eddig elvégzett feladatokban nem ismerték fel a tervszerűséget. Mivel a legkisebb hibával is kell foglalkoznunk és jelen ÁROP projekt szakmai keretei között megtalálhatóak a kommunikáció fejlesztésének feladatai

is,

javasoljuk,

hogy

a

városüzemeltetéssel

kapcsolatos

kérdéseket,

beruházásokat, problémákat, tehát a lakossági kommunikációt fejleszteni és javítani szükséges. Az előző évek ÁROP projektjének fenntartási időszakában (2010. után 2014-ig) számos helyen és területen hajtott végre Gödöllő városa saját és uniós források felhasználásával kiemelkedő

fontosságú

fejlesztéseket.

A

lakosságtól

megkérdeztük,

hogy

a

legjelentősebb fejlesztéseket tekintve, miként értékelik a végrehajtott beruházások minőségét, hasznosságát, korszerűségét. 1-től 6-ig lehetett osztályozni az egyes fejlesztéseket, melynek összesített eredményeit grafikonon foglaltuk össze. A kérdés az alábbi volt: Milyennek ítéli meg az elmúlt évek városfejlesztéseit? Értékelje befejezett projektjeinket! (1- nagyon elégedetlen, 6 – nagyon elégedett)

Összesített válaszok Petőfi Iskola tornaterem Műfüves pálya építése Játszóterek fejlesztése Gödöllői Kastély felújítása Damjanich Iskola felújítása Zöld Óvoda építése Járdaépítési program Kerékpárút-hálózat fejlesztése Királyi Váró Alsó és Erzsébet Park rendbe tétele Művészetek Háza felújítása A főtér felújítása

4,92 4,55 4,35 5,06 5,21 5,12 3,63 3,79 5,23 4,76 5,14 5,3

31

Utaltunk már az előzőekben is arra, hogy a 2008-2010. évi és a 2013-2014. évi ÁROP pályázatok mennyire fontos helyet és szerepet töltenek be a városfejlesztésben. Látható a válaszokban, hogy az önkormányzat és a polgármesteri hivatal közös pályázatírói és megvalósítói tevékenysége hasznos a város számára, hiszen ezt a megkérdezet lakosok is visszaigazolják. 3. Megfogalmazott eredeti 2010. ÁROP fejlesztési cél: 

Tervezési menedzsment-rendszer kialakítása és bevezetése (lakossági elégedettség, vállalkozói szféra elégedettsége, belső elégedettség, munkatársak elégedettsége, ellenőrző szervek ellenőrzései, belső ellenőrzések)



Ügyfél és lakossági kutatás rendszerének kiszélesítése (telefonos lekérdezés, elégedettségi kérdőív kitöltése ügyintézésekkor, véleményláda felállítása a bejáratnál, lakossági meghallgatások negyedéves rendszerességű megtartása)

Lakossági visszajelzés: A 2014. januárjában lefolytatott kérdőíves és on-line lakossági kutatás több ÁROP célhoz rendelve járta körbe azt a kérdést, hogy a lakosság milyen módon képes Gödöllőn az önkormányzatnál, intézményeinél véleményét, álláspontját hangoztatni és érvényesíteni. A kérdést az alábbiak szerint fogalmaztuk meg: Milyennek ítéli meg a lakosság érdekérvényesítő képességének mértékét? 

Jónak tartom, mert a megszervezett lakossági fórumokon, rendezvényeken lehetőségem van véleményemet, javaslataimat elmondani.



Megfelelőnek tartom, mert a városban működő érdekképviseleteken, települési önkormányzati képviselőmön és civil szervezeteken keresztül ellenőrizni tudom, hogy az általam megfogalmazott kérések teljesítésre kerülnek.



Nem tartom megfelelőnek, mert bármilyen, számomra rendelkezésre bocsátott véleménynyilvánítási lehetőséget kihasználva, az általam felvetett probléma nem oldódott meg, nem változott meg.

32

Összesített válaszok Jónak tartom…

Megfelelőnek tartom…

17%

Nem tartom megfelelőnek…

35%

48%

Megismerve Polgármester Úr által irányított képviselő-testület munkáját, valamint Jegyző Asszony által vezetett polgármesteri hivatal szigorú belső szabályozásait, megállapítottuk, hogy több mint 2/3-a a megkérdezetteknek a lakossággal való kapcsolattartás fórumait, lehetőségeit megfelelőnek tartja, mivel ott véleményét, álláspontját és kérését megfogalmazhatja és átadhatja azoknak az illetékes szervezeteknek, akik az adott kérdésben eljárhatnak. Pozitívnak minősíthető, hogy az összes megkérdezettek csupán 17%-a az, akik ezeket a vélemény-nyilvánítási lehetőségeket további fejlesztéssel javítani kívánja.

33

4. DOLGOZÓI KUTATÁS EREDMÉNYE Az előző fejezetben bemutatott lakossági kutatás szakmai irányait a projekt team úgy határozta meg, hogy kutatni szükséges az eddigi fejlesztések beépülését a „városi folyamatokba”, legyen az kommunikáció vagy konkrét fejlesztés, egészen az önkormányzati vagy képviselői tájékoztatásig. A kérdőív, melyet a 9-es fejlesztési cél teljesítése miatt állítottunk össze, erre a kérdésre ad teljes körű választ, melyből néhány kérdést, mely visszacsatolást biztosít a 2008-2010. évi ÁROP projektünkhöz, az előző fejezetben bemutattuk. Minden fejlesztés „több szakmai lábon áll”, melyből a lakossági kutatás és jelen tanulmányrészben bemutatandó dolgozói kutatás egymást kiegészíti a Magyary Zoltán Közigazgatás-fejlesztési Program céljainak megfelelően, az ÁROP-1.2.18/A szakmai segédletében rögzítettek szerint. A két kutatás létrehozza az integrált irányítási rendszer ISO 9001 és ISO 14001 szabványai alapján,

több

éve

gyakorolt

ügyfél-elégedettség

méréssel

közösen

Gödöllő

tudásmenedzsment rendszerét. Ez a benchmark adatbázis, mely a következő évektől rendelkezésére áll az önkormányzatnak, rendszeres, évente ismétlődő kutatások esetén képes segíteni a polgármesteri hivatal szellemi értékeinek és javainak még jobb kiaknázását az

egyes

tudásmenedzsment

eszközök

alkalmazásba

vételén

keresztül

történő

szervezetfejlesztő hatással közösen. Az ÁROP 1.2.18 szervezetfejlesztési program öt beavatkozási területre nyújtott segítséget az önkormányzatnak. Ezek a területek komplexen értelmezik az ISO 9001 és 14001 szabványokra épülő minőségfejlesztési tevékenységet, különösen annak módszertanát és hatásköreit. A közös szakmai munka során értelmeztük az öt beavatkozási területet és az alábbi fejlesztési javaslatokat fogalmaztuk meg és rögzítettük: 

A CONTROLL Zrt. teljesítmény-menedzsment támogatása. Közös munkacsoportunk feladata olyan szervezeti szintű célmeghatározások kijelölése, elméleti megalapozása és tanácsadóink által bemutatott gyakorlati módszertanok ismertetése, melyekhez minden

célhoz

az

adott

feladat

értékeléséhez

leginkább

alkalmas 34

teljesítményindikátor kerül kidolgozásra. Pl. lakossági reklamációk x%-ról y%-ra történő csökkenése. 

A CONTROLL Zrt. folyamatoptimalizálási tevékenysége. A közös szakértői team az elemzések során feltárt hiányosságokat, problémákat - legyen az lakosság irányából érkező vagy dolgozói észrevétel - felülvizsgálja az érintett folyamatot és meghatározza az újragondolt, jobb és hatékonyabb működés keretein belül azokat a változásokat, melyek a folyamatot fejlesztik, hatékonyságát javítják.



A CONTROLL Zrt. tudásmegosztó tevékenysége. A 2008-2010. és a 2013-2014. évi ÁROP projektek közel 90 önkormányzati szakmai fejlesztési eredményeit megosztjuk partnereinkkel, bemutatjuk fejlesztéseinket, szervezeti és egyéni tudás fejlesztése érdekében.



A CONTROLL Zrt. ISO 9001 – CAF minőségirányítási rendszere. Az ISO 9001 és CAF együttes követelményeit figyelembe vevő közel 900 önkormányzatnál auditált minőségirányítási rendszerkiépítésünk általános tapasztalatainak megosztása az ügyfél-elégedettség vizsgálattól a minőségpolitikán át a CAF kutatásokig bezárólag.



A CONTROLL Zrt. változáskezelési tevékenysége. Felhasználva az ÁROP 1.2.18 projekt eredményeit, melyeket beépítünk a 25 éves tanácsadói gyakorlatunk alapján megszerzett szervezeti változáskezelés módszertani javaslatai és támogató folyamatai közé. Minden önkormányzati partnerünk az elméleti és gyakorlati tudnivalók megszerzésén keresztül tanácsadóinktól konkrét segítséget és támogatást kapnak. Miként kell az állandóan változó közigazgatáson belül a folyamatokat, az együttműködő szervezeteket és a szervezetek alkotó munkatársakat egységes követelmény teljesítésén keresztül, a minőségpolitikákban rögzített közszolgáltatási minőség teljesítésére felkészíteni.

Az általunk kialakított módszertan és az ÁROP 1.2.18. ajánlások figyelembe vételével határoztuk meg a lakossági és dolgozói kutatások eredményeinek beépülését a pályázatban megfogalmazott célok teljesítésébe. Számos olyan, a polgármesteri hivatal szervezetének értékelésére vonatkozó módszertant bemutattunk a velünk együttműködő szakértői teamnek, mely épít a jelenlegi minőségi és folyamatszintekre, alkalmazza a polgármesteri hivatal tudásmegosztási technikáit és figyelembe veszi a dolgozói teljesítményértékelést.

35

Az elvárt érettségi szintekhez jegyzői és vezetői jóváhagyásokat kértünk, ezzel is segítve a követelmények megértését és a vezetői munkába való integrálódását. A team munka megkezdésekor elsőként definiálnunk kellett, milyen közigazgatás-fejlesztési tudást kell átvinnünk a teljes hivatali szervezeten és a velünk együttműködő intézményi körön. Meghatároztuk, hogy a legfontosabbnak azt a személyes tudást értékeljük, amelyet szakmai végzettségen, a hozzárendelhető szakmai gyakorlaton keresztül munkatársaink elsajátítottak és a teljesítményértékelési folyamatokon keresztül az önkormányzat HR tevékenysége leellenőriz. Az évenként aktualizált képzési programok, valamint az ez évtől elindított és a Nemzeti Közszolgálati Egyetem által biztosított kreditpontos oktatások támogatják a tudatos önkormányzati és polgármesteri hivatali HR tevékenységet. Ez a személyes tudás az egyének szintjén beépül a hivatal szervezeti tudásbázisába. A minőségirányítási rendszer keretein belül a folyamatok, melyek a közigazgatás szolgáltatási tevékenység teljes egészére vonatkoznak, közösen hozza létre azt a tudásmenedzsmentet, amely leginkább megjelent együttműködésünkben a velünk együtt dolgozó, szakmai projektet támogató team-ben. Annak érdekében, hogy teljes körű képet kapjunk az előző ÁROP pályázatban megvalósított szakmai elemekről, szervezetfejlesztésekről, tudásmenedzsmentről, kutattuk a munkatársak véleményét az alábbi kérdések segítségével: 1. Ön hasznosnak látja az önkormányzat pályázati tevékenységét?  igen

 nem

2. Tudomása van róla, hogy 2008-ban a Hivatal sikeresen pályázott szervezetfejlesztési tevékenység végrehajtására?  igen

 nem

3. Ismeri Ön a 2008-as pályázatban kitűzött célokat?  igen

 nem

4. Véleménye szerint az önkormányzat költségvetési gazdálkodásának eredményességét javították az átalakított folyamatok, átdolgozott szabályzatok?  igen

 nem

5. A civil és vállalkozói szférával kialakított kapcsolatok véleménye szerint javultak az utóbbi időben (elmúlt 3 év)? 36

 igen

 nem

6. Hasznosnak ítéli a projekt zárásakor rögzített fejlesztési területeket?  igen

 nem

7. A fejlesztések megvalósítása, bevezetése véleménye szerint növelte a hivatal munkájának hatékonyságát?  igen

 nem

8. Véleménye szerint a fejlesztések megvalósítása növelte az ügyfél-elégedettséget?  igen

 nem

9. Tudomása van arról, hogy 2013-ban az önkormányzat pályázatot nyert a Magyary Program beavatkozási területeihez illeszkedő szervezetfejlesztés tárgyában?  igen

 nem

A kérdőívet mindösszesen 96 munkatárs töltötte ki, akiket a szervezeti egységekből, a velünk együttműködő projekt team javaslata alapján, reprezentatív mintavétellel, gondosan válogattunk össze. Az eredményeket kérdésenként is feldolgoztuk és rövid elemzéssel mutatjuk be, az alábbiak szerint: 0% 1.

20%

Ön hasznosnak látja az önkormányzat pályázati tevékenységét?

40%

60%

80%

igen; 93%

100%

nem; 7%

A kérdésekre adott válaszokból megállapítható, hogy az önkormányzati pályázati munka hasznosságát több mint 90%-ban pozitívnak ítélik a munkatársak, tehát értékelik azt a vezetői hozzáállást, amely számos – az önkormányzat által fontosnak ítélt – fejlesztéshez külső – legtöbb esetben pályázati – forrást is rendel, ezáltal biztosítva a költségtakarékos, hatékony önkormányzati gazdálkodást. 0%

2.

Tudomása van róla, hogy 2008-ban a Hivatal sikeresen pályázott szervezetfejlesztési …

20%

40%

igen; 60%

60%

80%

100%

nem; 40%

37

38

A megkérdezett 96 fő közül 39 fő válaszolt „nem”-mel erre a kérdésre, azonban a továbbiakban is válaszoltak a projekttel kapcsolatban feltett kérdésekre. Ezért a 3 – 8. kérdések tekintetében – a tényleges projekt hasznosság megítélése érdekében – tisztított mutatószámokkal dolgoztunk és az alábbi eredményeket rögzítjük: 0%

3.

20%

Ismeri Ön a 2008-as pályázatban kitűzött célokat?

40%

igen; 72%

60%

80%

100%

nem; 28%

A pályázati célok ismerete tekintetében nagyobb megoszlás látható a válaszok között, ami azonban nem meglepő, hiszen a projektbe bevonásra kerülő hivatali munkatársak sokszor csak részfeladatok, egy-egy fejlesztési elem megvalósításában vettek részt és nem ismerték a teljes pályázati projekt tartalmat. 0%

4. Véleménye szerint az önkormányzat költségvetési gazdálkodásának eredményességét javították az átalakított folyamatok, átdolgozott szabályzatok?

20%

40%

igen; 79%

60%

80% 100%

nem; 21%

Az előző ÁROP egyik központi fejlesztési programpontja volt a költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása. Ezzel összefüggésben a válaszadók véleménye csaknem 80%ban pozitív, ők tehát úgy gondolják, hogy egyértelműen javították az eredményességet a folyamatszabályozások, szabályzat aktualizálások, míg a megkérdezettek alig több mint 20%a ezzel ellentétesen vélekedik. 0%

5. A civil és vállalkozói szférával kialakított kapcsolatok véleménye szerint javultak az utóbbi időben (elmúlt 3 év)?

20%

40%

igen; 83%

60%

80% 100%

nem; 17%

39

Az információáramlás javítása, a partnerség erősítése érdekében tett erőfeszítések hatékonyságához kapcsolódik a következő kérdés, amelyből – a kutatás eredményei alapján – azt a következtetést vonhatjuk le, hogy javultak az önkormányzat külső kapcsolatai. Mindösszesen 17% adott negatív választ erre a kérdésre. 0%

6.

20%

Hasznosnak ítéli a projekt zárásakor rögzített fejlesztési területeket?

40%

60%

80%

igen; 88%

100%

nem; 12%

A következő kérdés, a kialakított fejlesztési területek hasznosságának megítélése szintén nem osztotta meg a válaszadókat. 88%-uk pozitív visszacsatolást ad ebben a kérdésben, a fennmaradó 12% véleménye szerint nem voltak elég hasznosak az előző ÁROP projektben kijelölt fejlesztések. 0%

7. A fejlesztések megvalósítása, bevezetése véleménye szerint növelte a hivatal munkájának hatékonyságát?

20%

40%

igen; 78%

60%

80% 100%

nem; 22%

A következő kérdésre a hivatali munkára vetítetten is feltettük a hasznosság kérdését a fejlesztések gyakorlatba történő átültetése kapcsán. 78%-ban pozitív, 22%-ban nemleges választ adtak a megkérdezettek, tehát ebből azt a következtetést vonhatjuk le, hogy hivatali szinten is hasznosnak mondható az előző ÁROP szervezetfejlesztési projekt. 0%

8. Véleménye szerint a fejlesztések megvalósítása növelte az ügyfélelégedettséget?

20%

40%

igen; 74%

60%

80%

100%

nem; 26%

40

Mivel az előző ÁROP projekt központi témája volt az ügyfélelégedettség-növelés, a lakosság igényeinek megismerésén keresztül a hivatali munka javítása, a következő pont azt tükrözi, hogy a projekt hasznos volt az ügyfelek számára, azaz 74% nyilatkozta azt a köztisztviselők közül, hogy pozitív visszajelzések érkeztek az ügyfelek irányából és az ügyfélelégedettségnövelés érdekében kidolgozott intézkedések, kijelölt fejlesztési területek betöltötték funkciójukat: azaz az ügyfél-elégedettséget szolgálták. 0%

9. Tudomása van arról, hogy 2013-ban az önkormányzat pályázatot nyert a Magyary Program beavatkozási területeihez illeszkedő…

20%

40%

60%

igen; 71%

80%

100%

nem; 29%

Az utolsó kérdés a jelenlegi ÁROP szervezetfejlesztési projekthez kapcsolódik. A megkérdezettek mintegy 30%-ának (29 fő) tudomása van a megkezdett projektről. A hivatali dolgozók közül többen tevőlegesen is bevonásra kerültek ebbe a projektbe és részt vesznek a döntés-előkészítési, véleményezési, kutatási és egyéb folyamatokban. (Itt már nem a tisztított mutatószámokkal, hanem az eredeti, 96 fős adatbázissal dolgoztunk ismét.) Az alábbi összegző táblákon mutatjuk be együttesen a grafikonokat: 0% 1. 2.

Ön hasznosnak látja az önkormányzat pályázati tevékenységét?

Tudomása van róla, hogy 2008-ban a Hivatal sikeresen pályázott szervezetfejlesztési …

20%

40%

60%

igen; 93% igen; 60%

80%

100%

nem; 7% nem; 40%

41

0%

3.

Ismeri Ön a 2008-as pályázatban kitűzött célokat?

40%

igen; 72%

4. Véleménye szerint az önkormányzat költségvetési gazdálkodásának eredményességét …

igen; 83%

Hasznosnak ítéli a projekt zárásakor rögzített fejlesztési területeket?

igen; 88%

7. A fejlesztések megvalósítása, bevezetése véleménye szerint növelte a hivatal munkájának…

igen; 78%

8. Véleménye szerint a fejlesztések megvalósítása növelte az ügyfélelégedettséget?

igen; 74%

0%

9. Tudomása van arról, hogy 2013-ban az önkormányzat pályázatot nyert a Magyary…

60%

80%

nem; 21%

nem; 17%

nem; 12%

nem; 22%

nem; 26%

50%

igen; 71%

100%

nem; 28%

igen; 79%

5. A civil és vállalkozói szférával kialakított kapcsolatok véleménye szerint javultak az utóbbi… 6.

20%

100%

nem; 29%

Összefoglalva megállapíthatjuk a dolgozói kutatásból, hogy a megkérdezettek jelentős része (60%) tudomással bírt az előző szervezetfejlesztési projekt témaköreiről, választ tudtak adni annak főbb céljaira, fejlesztési elemeire vonatkozó kérdésekre. A válaszok általában 80 – 20%-os megoszlást mutatnak, ami azt jelzi, hogy a munkatársak érzékelik a szervezetfejlesztés jótékony hatását saját munkájára és szoros munkakörnyezetükre vetítetten. A válaszokból összességében azt a következtetést vonhatjuk le, hogy a projekt hasznossága dolgozói oldalról nem kérdéses, az eredmények megjelentek a napi munkavégzésben a legtöbb területen. A 2008 – 2010. ÁROP pályázatban a Controll Zrt. szakértői közel 90 projekt szakmai teljesítését hajtották végre, ezért jelentős rálátásunk van az akkori szakmai célok elfogadásáról, illetve a projekt megvalósításaként kitűzött célok bevezethetőségéről.

42

Az általános dolgozói kutatási elégedettség, mely ennél a vizsgálatnál is 60 – 40%-ban osztja meg a tudomással, információkkal rendelkezők körét az arról nem tudókhoz képest, rámutat arra az előkészítési problémára, amely a 2008-ban meghirdetett szakmai fejlesztési célokra ezzel a kutatással is rávilágít. Nem volt széles körű szakmai és társadalmi egyeztetése a pályázati céloknak, így az a három fejlesztési terület, amely a hivatalfejlesztést, a költségvetési gazdálkodás-fejlesztést, valamint a civil és vállalkozói kapcsolatfejlesztést tűzte ki célul, olyan részelemeket tartalmazott, amelyek távol vannak a közigazgatás hivatalban dolgozó munkatársaitól, számukra jelentéktelen és érdektelen területeket is feldolgoztak. Ezt látjuk visszatükröződni ennél a kutatásnál is, hogy a dolgozók csak azokat a szakmai pontokat tekintették számukra is elfogadhatónak és ezáltal értékelhetőnek, amelyek hatását „az íróasztalnál ülve is” érzékelik, és ami ettől a szakmai körtől távolabb fogalmazott meg végrehajtandó cselekvéseket és hasznos folyamat-fejlesztéseket, azokat már nem, vagy alig ismerték. Ez tanulságos a jelen pályázat tanulmányain keresztül megfogalmazódó új fejlesztési iránykijelöléseknél, ezért a Controll Zrt. tanácsadói koncentrálnak a vezetői interjúk és team munkák során arra, hogy a közigazgatás szintjére „lehozott”, „földön járó”, ezáltal megvalósítható fejlesztési javaslatokat fogalmazzanak meg. A dolgozói kutatás fentiekben bemutatott eredményei teljes szinkronban vannak a lakossági kutatás eredményeivel, mert a lakosok is, ügyfelek is csak azokat az eredményeket képesek pozitív előjellel visszacsatolni, amelyeket ügyintézési folyamataikon keresztül vagy bármely városműködtetési funkcióban viszont látnak és a gyakorlatban érzékelnek.

43

5. BENCHMARK

ADATBÁZIS

AZ

ELŐZŐ,

2008-2010.

ÁROP

FELÜLVIZSGÁLATÁHOZ 5.1.

Előzmények

Az Államreform Operatív Program 1.A.2 (konvergencia régiók) és 3.A.1. (középmagyarországi régió) pályázata 2008-ban az önkormányzatok számára lehetőséget biztosított polgármesteri hivatalaik ügyfél- és polgárbarát funkcióinak fejlesztésére, ügyfélszolgálati elégedettség növelésére. Az önkormányzatok olyan projekteket valósíthattak meg, melyek eredményeként 

javult a képviselő-testületi döntési folyamatok megalapozottsága,



javult a képviselő-testületi információáramlás folyamata,



növekedett a hivatalok szakmai munkájának minősége,



erősödött a társadalmi és gazdasági kapcsolatok kiépítettsége a vállalkozói és civil szférával.

A fejlesztési területek az alábbi három fő programpontban kerültek megfogalmazásra: (1.) A hivatal döntési mechanizmusának korszerűsítése A programpont célja volt megteremteni azokat az önkormányzati, képviselő-testületi és hivatalvezetési közös döntési pontokat – kompetenciákat, melyek eredménye egy tervszerűbb, folyamataiban jobban beazonosítható működési modell kialakítása. Az Európai Unió azért is biztosított ehhez a programponthoz pénzügyi támogatást, mert látható módon jelentős hátrányt szenvedett a hazai közigazgatás a folyamatok hivatalon belüli, illetve hivatali és képviselő-testületi kapcsolódási pontjainak nem kellően végiggondolt működtetésében.

E

programrész

keretében

az

eredmények

az

ügyintézési

idő

csökkentésében, az ügyfélszolgálati tevékenységek fejlesztésében, a rendeletalkotási szabályok kidolgozásában, valamint az önkormányzati intézmények felügyeletének, ellenőrzésének tevékenységében jelentek meg. (2.) Az önkormányzat költségvetési gazdálkodási folyamatainak javítása A pénzügyi – gazdálkodási folyamatok szabályozásával, a költségvetés átalakításával a jogszabályoknak és belső szabályzatoknak teljes mértékben megfelelő rendszer kiépítésére, 44

bevezetésére került sor. A „zöld” közbeszerzési gyakorlat újszerűségének biztosítása, az ellenőrzési folyamatok javítása ennek a programpontnak a központi eleme volt. (3.) Partnerségi kapcsolatok erősítése Az Európai Unió kiemelten kezeli az önkormányzatiság közérthetőségének fejlesztését. Ezért elvárásként fogalmazódott meg a civil és vállalkozói szférával való kapcsolattartás ugyanúgy, mint a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatása. A vissza nem térítendő pénzügyi támogatás felhasználásának harmadik csoportjába azok a fejlesztési projektek kapcsolódtak be, melyek célul tűzték ki, hogy az önkormányzat a választókkal, a lakossággal, a vállalkozókkal, a civil szervezetekkel tudatos és ezáltal tervszerű kapcsolatot tartson és információt cseréljen. A pályázat a fenti célok megvalósításához vissza nem térítendő támogatást biztosított az alábbi támogatási arányok figyelembe vételével: -

90%-os támogatás (megyei jogú városok és budapesti kerületek részére)

-

92%-os támogatás (városi, körjegyzőségi, kistérségi önkormányzatok részére)

-

95%-os támogatás (leghátrányosabb helyzetű kistérségben lévő székhellyel rendelkező települések esetén).

A pályázók lehetséges köre jogi forma alapján: 1.A.2: „A” komponens: 

5.000 vagy annál nagyobb lakos számmal rendelkező települési önkormányzatok a megyei jogú városok kivételével;



5.000 lakos alatti városi, vagy körjegyzőség székhely, vagy körjegyzőségi hivatalnak helyet adó, vagy kistérségi székhely települési önkormányzatok;

45

„B” komponens: 

megyei jogú városok.

3.A.1: „A” komponens: 

5.000 vagy annál nagyobb lakos számmal rendelkező települési önkormányzatok a megyei jogú városok kivételével;



5.000 lakos alatti városi, vagy körjegyzőség székhely, vagy körjegyzőségi hivatalnak helyet adó, vagy kistérségi székhely települési önkormányzatok;

„B” komponens: 

megyei jogú városok



fővárosi kerületek és a főváros.

A pályázatok benyújtására két ütemben került sor, a második – a nagy érdeklődésre való tekintettel – 2008. augusztus 15-től szeptember 30-ig tartott. Ezt követően az értékelések alapján az Irányító Hatóság az alábbi megoszlás szerint ítélte támogatásra érdemesnek a benyújtott pályamunkákat:

ÁROP-3.A.1/B

ÁROP-3.A.1/A I.kör II.kör ÁROP-1.A.2/B

ÁROP-1.A.2/A 0

50

100

150

200

250

1. ábra – Nyertes ÁROP-1.A.2 és 3.A.1 pályázatok, 2008

46

5.2. A CONTROLL Zrt. benchmarking adatbázisa, mint menedzsment módszer A Benchmarking olyan menedzsment módszer, amely a „jó gyakorlatot” keresi és összemérést, összehasonlítást jelent. A teljesítményt, azon belül is lehetőség szerint a legjobb elért teljesítményt vizsgálja és hozzá méri az adott szervezet teljesítményét, elért eredményeit. Mivel az előző, 2008-2010. évi ÁROP pályázat megvalósítását tekintve a CONTROLL Zrt. tanácsadói közel 90 pályázat szakmai válaszadási folyamatába kerültek bevonásra, saját adatbázisunk számos olyan fejlesztési területre ad hasznos és kezelhető monitoring adatokat, melyekkel segíthetjük és támogathatjuk a 2013-ban elindított ÁROP pályázat 2. ütemében a fejlesztéseket és szervezeti átalakításokat. Jelen esetben adatbázisunk „teljesítmény benchmarking” adatai állnak a középpontban, a teljesítmények,

eredmények

összemérésének

és

értékelésének

a

célját

kívánjuk

megválaszolni. Az előző ÁROP projekttel összefüggésben az alábbi módszertani lépéseken keresztül hajtjuk végre összehasonlító elemzésünket:

Lezárás

1. Tervezés

3. Adatelemzés, mérés, összehasonlítás

2. Adatgyűjtés

2. ábra – A CONTROLL Zrt. Benchmarking módszertani lépései

47

Tervezés Meghatározzuk a Benchmarking: 

tárgyát: ÁROP 2009-2011 szervezetfejlesztés tárgyú pályázati projekt)



kiterjedési területét: közép-magyarországi és konvergencia régió, tehát országos szintű



célját: adatbázis képzése



partnereket: előző pályázati konstrukcióban részt vett önkormányzatok – a teljesség igénye nélkül, de a szükséges reprezentatív mintanagyság szerint



alkalmazott formát: teljesítmény



információforrásokat: tanácsadói adatbázis, Internet, egyéb.

Adatgyűjtés Ebben a fázisban szükséges áttekinteni egyrészről a kijelölt adatsorok elemeit, hasznosságát, összehasonlíthatóságát, másrészről az összehasonlítás másik oldalán álló vizsgált szervezet releváns input adatait. Jelen esetben az adatgyűjtés írásos, táblázati formában történik és grafikonokkal szemléltetett. Kérdőívek, adatgyűjtő lapok, egyéb gyűjtési módszerek alkalmazása nem releváns, a manuális és célirányos adatmásolás és –kigyűjtés alkalmazandó. Belső és külső adatforrások felhasználásával, megfelelő strukturálásával nyerjük ki azt az adatbázist, amelyből dolgozhatunk. Az adatgyűjtési folyamatot egyszerűsíti, hogy a közel 90 önkormányzat ÁROP projektdokumentációja kutatási adatokat tartalmazó szerverünkön az összes tanácsadó számára rendelkezésre áll, akik ebből a szükséges adatgyűjtéseket végrehajthatják. Adatelemzés, mérés, összehasonlítás A benchmark adatbázis és a szervezet teljesítményének, gyakorlatának összemérése során az eltéréseket és azonosságokat egyaránt gyűjtjük. Az előző ÁROP projekt lezárása minden vizsgált fejlesztési elem tekintetében legkésőbb 2011. február 28-ig megtörtént, azonban az eredmények fenntartása a lezárást követően is erőforrást, valamint fejlesztéseket és ezzel összefüggésben teljesítéseket generált. Elemzésünk a következőkben erre vonatkozóan is fogalmaz meg mérési eredményeket. 48

Lezárás A Benchmarking lezárásaként összegzést, a tapasztalatok gyűjtését fogalmazzuk meg.

5.3. Adatgyűjtés, mérés, összehasonlítás 5.3.1. Adatbázis-kiindulási adatok Az alábbiakban a rendelkezésünkre álló saját információs adatbázis (87 db), valamint az interneten – a kötelező nyilvánosság biztosítása miatt – elérhető adatokból (további 39 db) dolgoztuk fel és értékeljük az első ÁROP – szervezetfejlesztési program elemeit. saját forrás

elérhető külső forrás

48,65%

29,73% 47,46% 8,11% 11,86% ÁROP-1.A.2/A

28,81%

13,51% 11,86%

ÁROP-1.A.2/B

ÁROP-3.A.1/A

ÁROP-3.A.1/B

3. ábra – A Benchmark-adatbázis alapját képező adatok forrása Gödöllő Polgármesteri Hivatali szervezetfejlesztési projektje a „saját forrás” / „elérhető külső forrás”, ÁROP-3.A.1 adatsoron található meg. 5.3.2. Külső partner (szállító) bevonása a projektbe A szervezetfejlesztés megvalósítása érdekében a vizsgált Polgármesteri Hivatalok kivétel nélkül bevontak szakmai megvalósítót a feladatok teljesítésébe, akik szakértői embernapok rendelkezésre bocsátásával támogatták és elősegítették a pályázati célok megvalósítását, a tevékenységek végrehajtását a hivatali köztisztviselők részvételével. Nemcsak a szakmai fejlesztési célok, de a pályázat megvalósulását támogató egyéb tevékenységek (kötelező nyilvánossági elemek teljesítése, projektmenedzsment szakértés – projektadminisztráció,

közbeszerzés

lebonyolítása,

immateriális

javak

szállítása, 49

rendezvényszervezés, horizontális vállalások teljesítése) tekintetében is megosztották a feladatokat külső partner és belső – saját – erőforrás között. A bevonás mértékére vonatkozóan a rendelkezésre álló információk alapján a következő grafikonon szemléltetjük a hozzáadott értékek megoszlását:

Immateriális javak szállítása Horizontális vállalások teljesítése Közbeszerzés bonyolítása Rendezvényszervezés Nyilvánosság biztosítása Projektmenedzsment Képzés Adatbázisok, tanulmányok készítése Mérnöki, szakértői tevékenységek 0 saját erőforrás

20

40

60

80

100

külső partner

4. ábra – Bevont erőforrások megoszlása (%-ban) Gödöllő Polgármesteri Hivatala a projekt külső tanácsadói tevékenységének ellátása, valamint a kommunikációs feladatok elvégzése tevékenységek teljesítése érdekében folytatott le beszerzési eljárásokat. A bevonás mértéke a különböző tevékenységeknél az alábbi megoszlást mutatja: A Kedvezményezett a Mérnöki szakértői díjak, adatbázisok készítése feladatra a GKIeNET Kftvel kötött szerződés 20102.05.-én bruttó 19 475 000 Ft értékben. A Kedvezményezett a kommunikációs feladatok ellátásra a Bartlet Communication Bt.-vel kötött szerződés 2009.09.30-án nettó 170 ezer Ft. értékben.

50

5.3.3. Szakmai tartalmak és módszertan áttekintése A

három

programpont

köré

csoportosított

feladatok

megoldására

különböző

szervezetfejlesztési módszertanok adtak választ, eredménytermékük tekintetében viszont a pályázat indikátor környezetét igyekeztek teljes mértékben lefedni. I.

Szervezetfejlesztési módszertanok áttekintése „A döntési mechanizmus korszerűsítése” programponttal foglalkozó módszertanok felsorolása (a teljesség igénye nélkül): 

folyamatszabályozás, folyamatmenedzsment



dokumentáció-felülvizsgálat



döntés-hatáskör mátrix készítése



diagnosztika



adatstrukturálás



munkanap-fényképezés



ügyiratstatisztika-vizsgálat



elégedettség-mérési kérdőív megalkotása, első mérés lebonyolítása



RIA – hatásvizsgálat



munkaköri leírások felülvizsgálata, aktualizálása



vezetési irányítási rendszer kialakítása, bevezetése és / vagy felülvizsgálata



mutatószám rendszer kialakítása, nyilvántartásának szabályozása



Közös Értékelési Keretrendszer bevezetése



jogi audit lefolytatása



LEAN-menedzsment



stratégiai workshop szervezése



Balanced ScoreCard bevezetése



képzés.

„A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása” programponthoz kapcsolódó módszertanok: 

dokumentáció-felülvizsgálat (szabályzatok, pénzügyi – gazdálkodási dok., stb.)



sablonok, nyomtatványok, minta dokumentumok elkészítése



adatstrukturálás 51



folyamatszabályozás, folyamatmenedzsment



költség-haszon elemzés



ellenőrzés, felülvizsgálat



könyvvizsgálati audit lefolytatása



informatikai fejlesztés



workshop szervezése



coaching



képzés.

„A partnerség erősítése” programponthoz kapcsolódó módszertanok:

II.



elégedettség-mérés kidolgozása, első mérés lebonyolítása



szabályzat készítése / áttekintése



folyamatszabályozás, folyamatmenedzsment



stratégia készítése / aktualizálása



workshop szervezése



képzés.

Számszerűsíthető eredmények – indikátorok a projektben

A pályázat és a szervezetfejlesztési projekt mérhető „kimenetei” voltak azok az adatok (darabszám, fő, százalékos arány, napok száma, stb.), amelyek visszaigazolhatóvá tették a végrehajtott módszertanokat és számszerűsítették az eredményeket.

Kötelező indikátorok: 

felülvizsgált szervezeten belüli eljárások száma



átalakított szervezeten belüli eljárások száma



képzettek száma



a hivatali szervezetfejlesztési intézkedések által érintett főállású munkavállalók aránya



a bevont partnerek száma

„Extra” indikátorok: 

ügyfélelégedettség-növelés aránya 52



sztenderdizált folyamatok száma



szervezetfejlesztést segítő, multiplikálható tanulmányok száma



informatikai tudásbázis növelésének aránya a hivatali dolgozók körében



készségfejlesztő képzések száma



különböző területekhez, folyamatokhoz kapcsolódó ügyintézési idő csökkentése napokban

Az ún. ’kötelező’ mutatószámok tekintetében tudtunk összehasonlítást tenni a rendelkezésünkre álló adatokból, az eredményeket az alábbiak szerint mutatjuk be:

1-10 db 11-25 db 25 db felett

5. ábra – ’Felülvizsgált szervezeten belüli eljárások száma’ indikátor vállalási darabszáma Gödöllő Önkormányzata 7 darab eljárás felülvizsgálatot vállalt és teljesített a projektben.

53

1-5 db 6-10 db 11-25 db 25 db felett

6. ábra – Átalakított szervezeten belüli eljárások száma’ indikátor vállalási darabszáma Gödöllő Önkormányzata 3 darab átalakított szervezeten belüli eljárási darabszámot vállalt és teljesített a projektben.

1-10 fő 11-25 fő 26-50 fő 50 fő felett

7. ábra – Képzettek száma’ indikátor vállalási darabszáma Gödöllő Önkormányzata 10 fő képzését vállalta és teljesítette a projektben.

54

A ’képzettek számával összefüggésben a tréningek alakulását az alábbiakban gyűjtöttük össze:

0

200

400

Készségfejlesztő tréningek

0

Szakmai képzések

100 1 napos

200

300

több napos

8. ábra – Képzések, tréningek a szervezetfejlesztés során Készségfejlesztő tréningek (a teljesség igénye nélkül): 

kommunikáció, kommunikációs technikák



prezentáció – szerepléstechnika



projektszemlélet erősítése



csapatépítés, csapatmunka



időgazdálkodás

Szakmai képzések (a teljesség igénye nélkül): 

közbeszerzési referens



projektmenedzser



PQM, sztenderdizálás



szervezeti folyamatoptimalizálási gyakorlatok



ügyfélkapcsolati menedzsment



informatikai oktatás (konkrét szoftverhez kapcsolódó és / vagy általános)



CAF önértékelési rendszer gyakorlati alkalmazása



teljesítménymenedzsment, -növelés



közigazgatási auditor



költségvetés-tervezés

Gödöllő Önkormányzata projektmenedzsment képzését vállalta és teljesítette a projektben.

55

300 250 200 150 100 50

9.

0

ábra

–

szervezetfejlesztés 1-10% között

11-25% között

munkavállalók

26-50% között

50% felett

vállalási arányszáma

’A

hivatali

által

érintett

aránya’

indikátor

A rendelkezésünkre álló adatokból megállapítottuk, hogy – a köztisztviselők számát kiindulási alapként kezelve – az 50% feletti bevonás mértéke volt a jellemző és ez az arány is inkább a 100%-hoz közelített. Gödöllő Önkormányzata pályázatában 100%-os bevonást vállalt és teljesített.

1-5 db

6-10 db

11-25 db

25 db felett

10. ábra – ’A bevont partnerek száma’ indikátor vállalási darabszámai Gödöllő Önkormányzata 2 db partner bevonását vállalta és teljesítette a projektben. 56

III. A szervezetfejlesztés eredményei, fejlesztési irányok kijelölése A nevesített kötelező és választható eredmények – indikátorok teljesítésén túl a szervezetfejlesztés mindhárom részterülethez kapcsolódóan fogalmazott meg fejlesztési célokat, a projektfenntartási időszakban rendszeres időközönként ismételni szánt vizsgálatokat, elemzéseket, kutatásokat, stb. Ezek – a teljesség igénye nélkül – az alábbiakat foglalták magukban: „A döntési mechanizmus korszerűsítése”: 

ügyfélelégedettség-mérés, folyamatszabályozás, –aktualizálás és -sztenderdizálás, belső auditok, képviselő-testületi elégedettség-mérés, stb. – ISO 9001 szabvány szerinti minőségirányítási rendszer kialakítás, bevezetés, működtetés



szmsz, szabályzatok felülvizsgálata, aktualizálása



stratégiai dokumentumok, koncepcionális tervek aktualizálása



HR dokumentumok, munkaköri leírások aktualizálása, rendszeres, célirányos munkanap-fényképezés



BSC mutatószám rendszer bevezetése, mutatószámok képzése, rendszeres mérése



rugalmas munkarend bevezetése



belső információáramlás javítása



CAF – Közös Értékelési Keretrendszer kutatás, bevezetés



EFQM modell alkalmazása



képzések lebonyolítása.

A vizsgálat tárgyát képező adatbázisból kigyűjtöttük a minőségirányítási rendszerre – vagy minőségirányítási rendszerrel egyenértékű folyamatszabályozási, egyéb vezetési irányítási rendszerre – vonatkozó alábbi adatokat:

57

1. Az előző ÁROP lezárását követően rendelkezett minőségirányítási rendszerrel? 2. Rendszere auditált? 3. A fenntartási időszakban rendszerét működtette tovább? 4. Végez ügyfélelégedettség-mérést? 5. Végez képviselő-testületi elégedettségmérést? 6. Végez belső auditokat? 7. Minőségirányítási rendszere jelenleg is auditált? 0

20

igen

nem

40

60

80

100

120

11. ábra – Minőségirányítási rendszer működtetés kérdései Gödöllő Önkormányzata a Polgármesteri Hivatalra vonatkozóan 2001 óta működteti auditált ISO 9001 szabvány szerinti minőségirányítási rendszerét, valamint 2009 óta az ISO 14001 (KIR) rendszerét működteti. Az előző ÁROP projektben nevesített részelemek, úgy mint új folyamatszabályozások, mérések, ISO 9001 folyamatszabályozásába, valamint a rendszerbe integrálásra kerültek és a fenntartási időszak alatt – az aktualitásoknak megfelelően – felülvizsgálatra és módosításra kerültek annak érdekében, hogy naprakészen szolgálják a rendszer működtetését.

58

100,00% 90,00% 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00%

SZMSZ módosít ás volt?

Stratégi ák, koncepc iók felülvizs gálatára sor került?

Tényleg es szerveze ti átalakít ás történt?

Vezette k be mutatós zám rendsze rt (pl. BSC)?

"A" komponens

46,18%

79,92%

60,24%

32,93%

Történt Részét a képezte projektb a en projektn munkan ek CAF aprendsze fénykép r ezés bevezet vagy és? hasonló mérés? 32,13% 49,40%

"B" komponens

47,50%

70,00%

27,50%

17,50%

60,00%

40,00%

12. ábra – Fejlesztések a döntési mechanizmus korszerűsítéshez kapcsolódóan Fenti ábráról leolvashatjuk, hogy mind az „A”, mind a „B” komponens vizsgált hivatalai közel 50%-ánál történt SZMSZ módosítás a projekt során, illetve stratégiák, koncepciók felülvizsgálata is 70-80%-ban részét képezte a szervezetfejlesztésnek. A tényleges szervezeti átalakítást vizsgálva már nagyobb eltérés tapasztalható a két komponens között. Nagyobb részben az „A” komponens teljesített átalakításokat. Ugyanez a tendencia figyelhető meg a mutatószám rendszer esetében, míg a munkanap-fényképezés arányait tekintve inkább a „B” komponens javára mutat pozitívabb eredményt. A Közös Értékelési Keretrendszer bevezetése is a vizsgált hivatali szervezetfejlesztések mintegy 40 – 50%-ában történt csupán. Gödöllő Polgármesteri Hivatala az „A” komponens részeként a fenti táblázatban megadott szempontok alapján az első két esetben igen, míg a további komponensek esetében nem vagy csak részben történtek változások a tanulmány elején részletezettek szerint.

59

100,00% 90,00% 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% "B" komponens

1-5 db 40,00%

6-10 db 52,50%

11-25 db 7,50%

"A" komponens

43,37%

48,59%

8,03%

13. ábra – Ténylegesen felülvizsgált szabályzatok alakulása Fenti ábrából leolvashatjuk, hogy mind az „A”, mind a „B” komponens vizsgált hivatalai közel azonos arányban vizsgáltattak felül szabályzatokat mindhárom megadott mennyiségi intervallumban. Gödöllő Polgármesteri Hivatala az első tartományba tartozik a felülvizsgált dokumentumok tekintetében. „A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása”: 

pénzügyi – gazdálkodási szabályzatok, rendeletek aktualizálása



új költségvetés-készítési és ellenőrzési rend bevezetése



támogató infrastruktúra fejlesztése



képzések lebonyolítása.

„A partnerség erősítése”: 

partneri (elsősorban civil szervezetek, térségben működő vállalkozások, társadalmi szervezetek, stb.) kapcsolattartás szabályozása, elégedettség-mérés



szervezeti eljárásrend aktualizálása



képzések lebonyolítása.

60

IV. A projekt fenntartási időszak eseményei Az előző ÁROP projekt fenntartási időszakáról kevesebb információval rendelkezünk, azonban már most előre bocsáthatjuk, hogy a projektek jelentős hányadánál megfigyelhető, hogy még ha volt is olyan szervezetfejlesztési elem, amelyet 2009-2011-ben az ÁROP projekthez nevesítetten dolgoztak ki (vagy át), az elmúlt 3 évben ennek a változtatását már nem hozták összefüggésbe az akkori pályázat céljaival, az eredmények fenntartásával. 5.3.4. Lezárás A jó gyakorlatok áttekintését és összehasonlítását követően megállapíthatjuk, hogy a Polgármesteri Hivatal sikeresen lezárt előző ÁROP projektje olyan fejlesztéseket hívott életre, amelyek hozzájárulhattak az ügyfélszolgálati tevékenység jobbításához, az általános elégedettség-mérés

javításához,

valamint

a

Hivatalban

dolgozó

köztisztviselők

szemléletformálásához egyaránt.

61

6. A CONTROLL ZRT. ÉS A GÖDÖLLŐI SZAKÉRTŐI TEAM VÉLEMÉNYE A LEZÁRT PROJEKTRŐL ÉS ANNAK FENNTARTÁSI IDŐSZAKÁRÓL Aljegyzői vélemény „A Controll Holding Zrt elkészítette a fenti felülvizsgálati anyagot. A tanulmány mindenben tükrözi az előkészítésben részt vett team előzetesen megfogalmazott véleményét. A megállapítások a valóságnak megfelelnek, bemutatják az elért eredményeket. A pályázatban megvalósított intézkedésekkel kapcsolatban elmondható, hogy időről-időre áttekintésre, felülvizsgálatra szorulnak majd a jövőben is. A szervezetfejlesztési célkitűzések egy része mára már jogszabályi változások miatt okafogyottá vált. A megvalósított intézkedéseket tekintve, a hatékonyság további javítása céljából érdemes a módszereket illetve az érintettek körét legalább évente áttekinteni és az intézkedéseket tartalmilag aktualizálni. Ehhez jó alapot biztosít a projekt végeredménye és a felülvizsgálatáról elkészült tanulmány.” dr. Kálmán Magdolna, aljegyző

Köszönjük a Team Tagoknak és az adatközlő munkatársaknak az együttműködést!

62