GAZDÁLKODÁSI SZABÁLYZAT

ZRÍNYI MIKLÓS NEMZETVÉDELMI EGYETEM Nyt. szám:

. számú példány

GAZDÁLKODÁSI SZABÁLYZAT

2007.

TARTALOMJEGYZÉK 1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK ............................................................................... 4 2. AZ EGYETEM GAZDÁLKODÁSA .............................................................................. 4 3. GAZDÁLKODÁSI MECHANIZMUS ........................................................................... 6 4. AZ EGYETEM KÖLTSÉGVETÉSE ............................................................................. 7 A költségvetés tervezésének folyamata............................................................................... 8 Hosszú távú (10 éves) terv .......................................................................................................................... 9 Középtávú (3 éves) terv .............................................................................................................................. 9 Éves Közbeszerzési Terv ............................................................................................................................ 9 Elemi Költségvetés Tervjavaslat................................................................................................................. 9 Jóváhagyott Elemi Költségvetés ............................................................................................................... 10

A gazdálkodási keretek felosztása..................................................................................... 10 A gazdálkodási keret felhasználása ................................................................................... 10 Előirányzatok módosítása.................................................................................................. 11 5. BEVÉTELEK FELHASZNÁLÁSÁNAK SZABÁLYAI............................................. 12 Egyetem saját bevételei ..................................................................................................... 12 Költségtérítéses képzés ............................................................................................................................. 13 Rendvédelmi képzés bevétele ................................................................................................................... 15 Egyéb tanfolyamok bevételei .................................................................................................................... 15 Nyelvképzés bevétele................................................................................................................................ 15 Nyelvvizsgáztatás bevétele ....................................................................................................................... 16 Doktori képzésből származó bevételek ..................................................................................................... 16 Pályázatok ................................................................................................................................................. 16 Működési bevételek .................................................................................................................................. 16 Áfa bevételek ............................................................................................................................................ 16 Bevétel terhére foglalkoztatottak általános szabályai................................................................................ 17

Központi költségvetést megillető bevételek ...................................................................... 17 Kollégiumi díj ........................................................................................................................................... 17

6. PÉNZÜGYI ELLÁTÁS.................................................................................................. 18 A személyi juttatásokkal való gazdálkodás ....................................................................... 18 Illetmény, munkabér és az illetményen kívüli szociális juttatások folyósítása ................. 18 Az ösztöndíjas hallgatók juttatásai .................................................................................... 18 Munkába járási és élelmezési költségtérítések rendje ....................................................... 19 Egyes nem rendszeres személyi juttatások és munkaviszonyon kívüli tevékenységek díjazásai ............................................................................................................................. 20 Belföldi kiküldetési költségtérítések ................................................................................. 20 Helyi utazás ....................................................................................................................... 21 Rendkívüli munkavégzés, túlszolgálat díjazása ................................................................ 21 Ruházati illetmény és költségtérítés .................................................................................. 22 Az élelmiszer-utalványok kezelése, elszámolása .............................................................. 23 A 24 órás objektum ügyeleti szolgálat élelmezési ellátása................................................ 24 Utazási igazolvány............................................................................................................. 24 Káreljárás........................................................................................................................... 24 Az egyetem elhagyásának rendje ...................................................................................... 25 7. PÉNZFORGALOM ........................................................................................................ 25 Előirányzat-felhasználási keretszámla feletti rendelkezési jog ......................................... 25

Gazdálkodási Szabályzat

2

Fizetési módozatok ............................................................................................................ 25 Szállítói számlák kezelése ................................................................................................. 26 Vevő számlák kibocsátása ................................................................................................. 26 Készpénzfizetés ................................................................................................................. 27 Készpénzellátmány............................................................................................................ 27 Készpénzelőleg.................................................................................................................. 27 Késedelmi kamat ............................................................................................................... 28 Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés....................................... 28 8. ANYAGGAZDÁLKODÁS............................................................................................. 28 Beszerzés és anyaggazdálkodás......................................................................................... 28 A közbeszerzési törvény alkalmazása ............................................................................... 29 Anyag-bevételezés............................................................................................................. 29 Szolgáltatások biztosítása, anyagellátás és belső anyagmozgás szabályai........................ 29 Szállítás, üzembenntartás................................................................................................... 30 Tárolás, raktározás............................................................................................................. 30 Felhasználás, selejtezés ..................................................................................................... 31 Reprezentáció .................................................................................................................... 31 Anyagnyilvántartás............................................................................................................ 32 Gazdálkodás a vagyonnal .................................................................................................. 33 Ingatlanok bérbeadása ....................................................................................................... 33 Ingatlan fenntartás ............................................................................................................. 33 9. PÁLYÁZATOK ÉS ÁLLAMI MEGBÍZÁSOK .......................................................... 33 10. PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI NYILVÁNTARTÁS ............................................... 35 A könyvvezetési kötelezettség........................................................................................... 35 11. HALLGATÓK PÉNZÜGYI NYILVÁNTARTÁS .................................................... 36 12. A KÖLTSÉGVETÉSI BESZÁMOLÁS...................................................................... 36 Előirányzat-maradvány megállapítás ................................................................................ 36 Belső beszámoló ................................................................................................................ 37 13. INFORMÁCIÓSZOLGÁLTATÁS............................................................................. 37 Külső információs szolgáltatás.......................................................................................... 37 Belső információs szolgáltatás .......................................................................................... 37 14. ELLENŐRZÉS ............................................................................................................. 37 15. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK ........................................................................................ 38 16. MELLÉKLET ............................................................................................................... 38 17. BIZONYLATI ALBUM MINTAOKMÁNYAI ......................................................... 38


3

A Zrínyi Miklós Nemzetvédelmi Egyetem (a továbbiakban: Egyetem) gazdálkodási rendjét a mindenkor hatályos felsőoktatásról (a továbbiakban: Ftv.), az államháztartásról szóló (a továbbiakban: Áht.) törvények és a vonatkozó jogszabályok és HM utasítások alapján a jelen szabályzatban foglaltak szerint határozom meg. A Gazdálkodási Szabályzat (a továbbiakban: GSZ) tartalmazza az egyetem karai, bázisai és intézetei költségvetésére és anyaggazdálkodására vonatkozó általános szabályokat. A Szabályzatban nem érintett kérdésekben, a hatályos jogszabályokban foglaltakat kell alkalmazni. 1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK (1)

A gazdálkodás magába foglalja: o az alapfeladatok előírt színvonalú ellátásához szükséges anyagi javak megteremtését, és a forrásoldal biztosításához szükséges tevékenységet; o a feladatok ellátásához biztosított állami támogatás és az intézmény saját bevételei ésszerű, hatékony, takarékos felhasználásának megtervezését, megszervezését, lebonyolítását; o a jóváhagyott intézményfejlesztési stratégia anyagi, tárgyi feltételeinek kialakítását a források függvényében; o a ráfordítások szükségességének, az erőforrások hatékony felhasználásának ellenőrzését, minősítését, a ráfordítások költségelemzését; o a kincstári és az Egyetemi – mindenekelőtt az oktatási, kutatást szolgáló – vagyon megőrzését, gyarapítását.

(2)

A Gazdálkodási Szabályzat hatálya kiterjed az Egyetem valamennyi szervezeti

egységére, szervezetére. (3)

Az egyetem szervezeti egységeinek felsorolását a Munkaköri jegyzék tartalmazza.

(4)

Az egyetem azonosító adatait az 1. számú melléklet tartalmazza. 2. AZ EGYETEM GAZDÁLKODÁSA

(1)

Az egyetem a Honvédelmi Minisztérium (a továbbiakban: felügyeleti szerv) köz-

vetlen felügyelete alatt álló központi költségvetési szerv, olyan jogi személy, amely az előirányzatok feletti jogosultság szempontjából teljes jogkörrel rendelkezik, a gazdálkodás megszervezésének módja szerint önállóan gazdálkodik.


4

(2)

Az egyetem gazdálkodási feladatait a HM fejezet központi és intézményi gazdál-

kodásának rendjéről szóló 9/1998. (HK 4.) utasítás és a Magyar Honvédség szakutasításaiban foglaltak szerint a jelen intézkedésben foglalt eltérésekkel végzi. (3)

Az egyetem alaptevékenységi feladatkörét az Alapító Okirat és az Ftv. alapján ké-

szített Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: SZMSZ) határozza meg. (4)

Alaptevékenység a feladatvégzési és ellátási kötelezettséggel – nem haszonszerzés

céljából – végzett tevékenység, melyek felsorolását az Alapító Okirat tartalmazza. A kiegészítő, kisegítő jellegű tevékenység, melyet az alaptevékenysége feltételeként rendelkezésre álló s e célra csak részben lekötött személyi és anyagi kapacitások fokozott kihasználásával, nem nyereségszerzés céljából végez az Egyetem. (5)

A vállalkozási tevékenység az alaptevékenység veszélyeztetése nélkül nyereség,

(haszon), illetőleg vagyonszerzés céljából ellenérték fejében üzletszerűen végzett, az Alapító Okiratban, valamint az SZMSZ-ben rögzített kutatási, fejlesztési, termelési, szolgáltatási, értékesítési tevékenység. A vállalkozási tevékenység részletes szabályozását a Szenátus által jóváhagyott Vállalkozási szabályzat tartalmazza. (SZMSZ 6. melléklet) (6)

Az Egyetem kincstári költségvetéssel működő kincstári ügyfél. Költségvetése vég-

rehajtásának pénzügyi lebonyolítását a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) látja el. (7)

Az Egyetem a rendelkezésére bocsátott pénzeszközökkel, valamint a saját bevéte-

lével, az ingatlan bérleti díj kivételével – az ésszerű és takarékos gazdálkodás követelményeivel összhangban – önállóan gazdálkodik, az nem vonható el. (8)

A gazdálkodás megszervezése során – a jogszabályok maradéktalan betartása mel-

lett – biztosítani kell o a szolgáltatások, az ügyintézés olyan módon történő megszervezését, hogy a gazdálkodással, a működéssel, az adminisztrációval kapcsolatos teendők, az oktatók, a kutatók, más alkalmazottak, a hallgatók lehető legkisebb idejét, energiáját vegyék igénybe, o az Egyetem partnereivel (államigazgatás, hazai és nemzetközi alapok, alapítványok, szponzorok, vállalkozások és egyéb piaci szereplők) a zavartalan kapcsolat, illetve kapcsolatépítés feltételeit.


5

3. GAZDÁLKODÁSI MECHANIZMUS (1)

Az egyetem gazdálkodási feladatait - átruházott jogkörrel és hatáskörrel- a Gazda-

sági Igazgatóság végzi. Az egyetem gazdasági vezetője a gazdasági igazgató, aki jogosult az egyetem egészére vonatkozó, a gazdálkodást érintő intézkedések kiadására. (2)

A Gazdasági Igazgatóság összevontan az egyetem egészére kiterjedő jog- és ha-

táskörrel végzi és irányítja (pénzügyi-gazdasági feladatok csoportosítása): o a tervezéssel; o az előirányzat felhasználásával; o előirányzat módosítással; o a működtetéssel; o beszerzéssel; o a beruházással; o a vagyon használatával (kivéve az ingatlanokat) o a pénzellátással, a készpénzkezeléssel; o a kötelezettségvállalással; o az utalványozással; o az ellenjegyzéssel; o a könyvvezetéssel; o az analitikus nyilvántartással; o a beszámolási kötelezettséggel; o a szolgáltatással kapcsolatos feladatokat. (3)

Az egyetem részjogkörű költségvetési egységei: o Bolyai János Katonai Műszaki Kar (BJKMK); o Kossuth Lajos Hadtudományi Kar (KLHTK);

(4)

Az egyetem részjogkörű költségvetési egységei a részükre meghatározott költség-

vetési előirányzatokkal kapcsolatosan felhasználási jogosultsággal rendelkeznek. (5)

A gazdálkodás szakmai feladatait - mint gazdálkodók - az alábbi szervek végzik: o Műszaki Ellátási Osztály; o Informatikai Szolgáltató Központ; o Egyetemi Központi Könyvtár; o Pénzügyi és Számviteli Osztály.

(6)

A gazdálkodók szervezeti egység, szervezet, vezetők és szakági anyagnem felelő-

si, illetve előirányzat-kezelői megfeleltetését külön intézkedés tartalmazza.


6

(7)

Az Egyetem egyéb szervezeti egységei, illetve azok speciális feladatokat végző

szervezetei költségvetési keretekkel rendelkeznek. A keretgazdálkodási jogkörrel rendelkező szervezetek részletes felsorolását külön intézkedés szabályozza. (8)

A kiadott keret mértékéig előirányzat felhasználási joga van a részjogkörű gazdál-

kodási költségvetési és a keretgazdálkodási jogkörrel rendelkező szervezeteknek az alábbi költségvetési előirányzatok vonatkozásában: o Személyi juttatásokon belül o a többletóradíjakra, o a tiszteletdíjakra, o a megbízási díjakra, o valamint a továbbtanulók támogatására o A dologi kiadásokon belül o a szakképzési, szaktanfolyami díjakra, o a norma szerinti illetve az egyéb reprezentációs költségekre, o egyéb más jellegű szolgáltatásokra (oktatáshoz, szerzői díjhoz kapcsolódó közvetlen szolgáltatások). 4. AZ EGYETEM KÖLTSÉGVETÉSE (1)

Az Egyetem működéséhez szükséges fedezetet a HM, mint fenntartó által biztosí-

tott és az államháztartás alrendszereiből származó támogatás, átvett pénzeszköz és államháztartáson kívüli forrásból származó bevételei biztosítják. A költségekhez hozzájárulhatnak a szakképzési hozzájárulásról és a képzés fejlesztésének támogatásáról szóló 2003. évi LXXXVI. törvény alapján a szakképzési hozzájárulásra kötelezett vállalkozások is. Pályázati úton, valamint egyéb megállapodás alapján is kapható támogatás. (2)

Az elemi költségvetés magába foglalja o az azonosító adatokat és feladatokat, valamint a költségvetési évre vonatkozó költségvetési alapokmányt, o a kiadásokat és a bevételeket kiemelt előirányzatonként és ezen belül részletes előirányzatonként, o a személyi juttatásokat és a létszámösszetételt,

(3)

A kiemelt előirányzatok (a költségvetési törvény szerinti részletezésben) o kiadási előirányzatok (előirányzati főösszeg) o működési kiadások -

személyi juttatások,


7

-

munkaadókat terhelő járulékok,

-

dologi kiadások (ezen belül az egyéb folyó kiadások),

-

ellátottak pénzbeli juttatásai, egyéb működési célú támogatások, kiadások,

o felhalmozási kiadások -

intézményi beruházási kiadások,

-

felújítási kiadások (ingatlan felújítás kivételével)

-

egyéb intézményi felhalmozási kiadások,

-

támogatás értékű kiadások

-

központi beruházások,

-

pénzügyi befektetések módosításai,

-

hitelek, kölcsönök nyújtása és törlesztése.

o bevételi előirányzatok (előirányzati főösszeg) o költségvetési támogatás, o működési bevételek, o felhalmozási bevételek, o támogatás értékű bevételek o átvett pénzeszközök államháztartáson keresztül -

működésre,

-

felhalmozásra,

o kamat bevételek, o hitelek, értékpapírok, támogatási kölcsönök visszatérülése és igénybevétele. A költségvetés tervezésének folyamata (4)

Az Egyetem költségvetésének tervezésének teljes folyamatát, a Pénzügyi és

Számviteli Osztály koordinálja. (5)

Az Egyetem a tervszerű gazdálkodás végrehajtása érdekben hosszú távú, középtá-

vú és a tényleges költségvetési tervekkel kell, hogy rendelkezzen. (6)

A tervek alapja a szervezeti egységek által készített költségvetési tervjavaslat, me-

lyet minden év június 30-ig kell elkészíteni. (7)

A tervjavaslatokban a támogatási, valamint az egyéb saját bevételi forrásokat is be

kell tervezni. (8)

Külön költségvetést kell készíteni a következő szervezeteknek: 

Hallgatói Önkormányzat;


8

(9)



Közalkalmazotti Tanács;



Tudományos Diákköri Tanács.

A gazdálkodó szervezetek a beérkezett igényeket augusztus 15-ig összesítik, és

azok alapján, valamint a saját feladatok ismeretében összeállítják a ZMNE következő évi Éves Beszerzési Tervének (a továbbiakban ÉBT) alapjait. Hosszú távú (10 éves) terv (10) A HM tárca 10 éves költségvetésének elkészítésének részeként az Egyetem a rendelkezésre álló keretszámai illetve a hosszú távú feladatainak ismeretében állítja össze évben a 3+7 éves költségvetését (Évenkénti aktualizálás mellett). (11) A hosszú távú tervjavaslatnak alapja (8) pontban összeállított ÉBT. Középtávú (3 éves) terv (12) A 1+2 éves középtávú tervjavaslat keretszámai a 10 éves tervben szereplő főöszszegek alapján kerülnek az Egyetem részére meghatározásra. Az Egyetem következő évi költségvetésének kiemelt előirányzati bontása ebben a fázisban kerül pontosításra. (13) Az ÉBT része és alapja a középtávú tervjavaslat összeállításának. Éves Közbeszerzési Terv (14) A közbeszerzési törvény szerinti Éves Közbeszerzési Tervet (a továbbiakban ÉKBT) a tárgyévet megelőző év szeptember 15-ig kell elkészíteni. Az ÉKBT-t az ÉBT alapján és a kiadott utolsó keretszámok ismeretében kell összeállítani. Elemi Költségvetés Tervjavaslat (15) A tárgyévre szóló elemi költségvetést a tárgyév elején külön HM utasítás alapján, a véglegesített kiadott keretszám, valamint a Szenátus által meghatározott prioritások ismeretében kell összeállítani. A tervjavaslathoz mellékelni kell az ÉBT-t, valamint az Egyetem alábbi speciális terveit: o Jegyzetkészítési terv o Tudományos művek tervét o Nyelvképzési tervet o Nyelvvizsgáztatási tervet o Nemzetközi Gyakorlatok tervét o Doktori képzési terv o Stratégiai Kutatások Terve


9

o Szakképzési terv o Továbbtanulók terve o Reprezentációs terv o Megbízási díjak terve o Óra- és vizsgáztatási terv (16) A költségvetési javaslatokról szóló Szenátusi döntést követően az elemi költségvetési tervet az előírt határidőre, jóváhagyásra a HM Közgazdasági és Pénzügyi Ügynökség (továbbiakban: HM KPÜ) vezérigazgatója útján a honvédelmi miniszterhez kell felterjeszteni. (17) A költségvetés felterjesztésével egyidejűleg a gazdálkodó, illetve a keretgazdálkodási jogkörrel rendelkező szervezetek részére ki kell adni az adott évi kereteket. Jóváhagyott Elemi Költségvetés (18) Az elemi költségvetés jóváhagyása után az esetleges eltérésekkel pontosítani kell a kiadott kereteket, valamint az Éves Beszerzési Tervet. A gazdálkodási keretek felosztása (19) A Gazdasági Igazgatóság a Pénzügyi és Számviteli Osztály útján a felügyeleti szerv által jóváhagyott tárgyévi előirányzatok alapján és a Szenátus által jóváhagyott elvek szerint: o a szakági anyagnem-felelősök részére kiadja a ténylegesen jóváhagyott előirányzatokat, o a keretgazdálkodási jogkörrel rendelkező szervezetek részére kiadja az előirányzat felhasználási kereteket (20) A szakági anyagnem-felelősök és a szervezeti egységek kötelesek a kiadott előirányzatokat és felhasználási kereteket terhelő kiadásokról nyilvántartást vezetni és a számlákat, kifizetési engedélyeket aláírás ellenében a Pénzügyi és Számviteli Osztály részére átadni. (21) A kiadott előirányzatokkal történő gazdálkodást a Pénzügyi és Számviteli Osztály felügyeli és pénzügyi és számviteli szakellenőrzések keretében ellenőrizteti. (22) A jóváhagyott előirányzatok könyvelését a Pénzügyi és Számviteli Osztály hajtja végre. A gazdálkodási keret felhasználása (23) A költségvetési előirányzattal rendelkező szervezetek a költségvetésben tervezett, illetve évközben módosított kereteiket időarányosan, a költségvetési gazdálkodás szabályai szerint használhatják fel.


10

(24) Az előirányzataik időarányos felhasználását meghaladó kérelmeket - indokolt esetben - a Pénzügyi és Számviteli Osztályvezető útján a Gazdasági Igazgató engedélyezi. (25) A gazdálkodó szervezetek a jóváhagyott, illetve évközben módosított kiadási kereteiket nem léphetik túl, olyan feladatokat (új feladat, feladatbővítés, beruházások, stb.), amelyeket az eredeti költségvetésük nem tartalmaz, csak akkor kezdhetnek el megvalósítani, ha annak előirányzata és a finanszírozás biztosítva van. A HM KPÜ által engedélyezett és a Pénzügyi és Számviteli Osztály által kiadott (előirányzatosításra felterjesztett) felhasználási engedély a várható előirányzat biztosítását jelenti. (26) Az egyetem részére biztosított költségvetési előirányzatok felhasználásának nyilvántartása – a ZMNE Egységes Okmánykezelő Program (ZMNE EOP) alkalmazásával és szoros együttműködésben a Pénzügyi és Számviteli Osztállyal - a költségvetési előirányzattal, illetve előirányzat felhasználási jogosultsággal rendelkező szervezetek feladata. (27) Az egyetem előző évi költségvetési előirányzat maradványai - kivéve a pályázati úton nyert állami megbízásokból származó előirányzat maradványt -, a tárgyévet követő évben az elöljáró jóváhagyását követően a pénzügyi és számviteli osztályvezető intézkedése alapján használható. (28) A gazdálkodók részére jóváhagyott előirányzatok bruttó összegben értendők. Az általános forgalmi adó elszámolását is a gazdálkodók hajtják végre. Előirányzatok módosítása (29) Az Egyetem bevételei és kiadásai évközben a felügyeleti, intézmény-felügyeleti, illetve saját hatáskörben módosítható. o Felügyeleti hatáskörbe az Egyetem által nem kezdeményezett előirányzat módosításokat kell beszámítani. o Intézmény-felügyeleti hatáskörű átcsoportosítások közé az Egyetem által indítványozott, kérelmezett módosítások tartoznak. o Saját hatáskörben az Egyetem a dologi és intézményi beruházások vonatkozásában a meglévő kiemelt előirányzatain belül, és annak terhére átcsoportosításokat hajthat végre. (30) A különböző átcsoportosításokhoz kapcsolódó okmányok a következők: (az adott gazdálkodó szervezet és a Pénzügyi és Számviteli Osztály között). o Eredeti előirányzat kiadása (Bizonylati Album (a továbbiakban BA) I/1.) o Saját hatáskörű módosítás igénylés (BA I/2.) o Saját hatáskörű módosítás jóváhagyás (BA I/3.) o Pótelőirányzat igénylés (BA I/4.) Gazdálkodási Szabályzat

11

o Felügyeleti előirányzat módosítás (BA I/5.) o Intézmény-felügyeleti előirányzat módosítás (BA I/6.) (31) Az előirányzatokhoz kapcsolódó okmányokat az ügyviteli szabályoknak megfelelő gyűjtőből kell ellátni nyilvántartási számmal. (32) A saját hatáskörű módosításokról negyedévente rektori határozat kerül kiadásra. (33) Az előirányzatok részletes egyeztetését negyedévente a Pénzügyi és Számviteli Osztály az előirányzattal rendelkezőkkel együttműködve végzi. (34) Az előirányzat átcsoportosítások - a jóváhagyást követően – könyvelését a Pénzügyi és Számviteli Osztály hajtja végre. (35) A befolyó bevételek terhére előirányzat-módosítást, illetve felhasználási engedélyt adhat ki a pénzügyi és számviteli osztályvezető. 5. BEVÉTELEK FELHASZNÁLÁSÁNAK SZABÁLYAI (1)

Az intézményi bevételekkel kapcsolatos feladatokról szóló 19/2007. (HK 3.) HM

utasítás alapján az Egyetem bevételei jogosultság szempontjából lehetnek: o Intézményi saját bevételek o Központi költségvetést megillető bevételek Egyetem saját bevételei (2)

Az Egyetem saját bevételei típusuk szerint az alábbiak: o Költségtérítéses képzés bevételei, o Rendvédelmi képzésekből származó bevételek, o Egyéb tanfolyamok bevételei, o Szakképzési támogatások, o Nyelvképzés bevétele, o Nyelvvizsgáztatási bevételek, o Doktori képzésből származó bevételek, o Pályázatok, o Működési bevételek, o Áfa bevételek.

(3)

Az Egyetem összes saját bevételéből (kivéve költségtérítéses képzés, a határőr, a

szakképzési támogatások, a pályázati, a működési és az áfa bevételeket) 15%-os Egyetemi Központi Gazdálkodási Keretet kell képezni, melyből a központi működési, fejlesztési, közüzemi, fenntartási, és egyéb rezsi díjat kell finanszírozni. Az Egyetemi Központi Keret felett átruházott jogkörben a Gazdasági igazgató rendelkezik.


12

Költségtérítéses képzés (4)

A költségtérítéses képzés alatt a felsőoktatási törvényben meghatározott az Egye-

tem részére engedélyezett (tanfolyami képzés) költségtérítéses formában folytatott képzéseket kell beszámítani. (5)

A költségtérítéses képzés díjait szakonként, képzésenként és évfolyamonként ön-

költségszámítással alátámasztottan szemeszterenként rektori határozatban kell megjelentetni. (6)

Az egyetemre így befolyó összes bevétel 6 %-át kell elvonni Központi Parancsno-

ki Jutalmazási Keret címen. Ebből a keretből lehet biztosítani szemeszterenként egyszer az alábbi kiadásokat: a. rektori jutalom; b. felsővezetői jutalom. (7)

A költségtérítéses képzés teljes bevételének 4 %-át a költségtérítéses képzéssel

kapcsolatos központi működési, fejlesztési, fenntartási kiadásokra kell fordítani. Ezen kiadások felett a Gazdasági igazgató rendelkezik. (8)

A fennmaradó bevételből (90%-ból) (Kari Keret- a két kar bevétele) a költségtérí-

téses képzést szervező karnak az alábbi kiadásokat kell megfinanszíroznia (a %-ok a teljes bevételből számítandók) a. Fejlesztési Keret (FK) (10%) 

Ebből a keretből kizárólag a Kar fejlesztését elősegítendő intézményi beruházási kiadások (nagy értékű immateriális javak és tárgyi eszközök) finanszírozhatók.

b. Személyi Ösztönzési Keret (SZÖK) (7%) Ebből a keretből kell finanszírozni az alábbi kiadásokat: 

a költségtérítéses képzés szervezésében, végrehajtásában, lebonyolításában közvetlenül közreműködők részére díjazás (jutalom) fizethető szemeszterenként egyszer. A részletes szabályokat az Egyes nem rendszeres személyi juttatásokról és a munkaviszonyon kívüli tevékenységekről szóló szabályzat tartalmazza.



a nagy létszámú költségtérítéses képzés oktatásában, vizsgáztatásában, szakdolgozat témavezetésében és bírálatában közvetlenül közreműködők részére díjazás (jutalom) fizethető szemeszterenként egyszer.

c. Szabad Felhasználású Keret (SZFK) (73%)


13

Ebből a keretből kell finanszírozni az alábbi kiadásokat: 

az adott képzésekhez kapcsolódó óraadási, vizsgáztatási díjakat és azok járulékait;



a Karoknak a képzés megszervezésével kapcsolatos egyéb kötelezettségeiből adódó kiadásait;



a Karnak a Munkaköri Jegyzékben biztosított bevétel terhére foglalkoztatott személyek összes juttatását és azok járulékait (BJKMK 49 fő = Kar 39 fő + Tanulmányi Hivatal 8 fő + Gazdasági Igazgatóság 2 fő; KLHTK 8 fő = Kar 5 fő + Tanulmányi Hivatal 2 fő + Egyetemi Központi Könyvtár 1 fő)



a karok vezetői (dékánhelyettesek, intézetigazgatók, tanszékvezetők, tanszékvezető helyettesek) részére biztosított vezetői feladatok ellátására szolgáló kiadásokat.

 (9)

a Karok működési dologi kiadásait.

A költségtérítésből származó bevételek felhasználására - figyelemmel a közbe-

szerzési és a tervezési szabályok betartására - a Kar költségvetési tervjavaslatában részletes (beszerzendő termékek és szolgáltatások részletes felsorolásával) tervet kell felterjeszteni a mindenkori tervezési intézkedés szerint. Az így egész évre kalkulált beszerzéseket a gazdálkodó szervezetek beépítik az Egyetem Éves Beszerzési Tervébe. A költségvetés jóváhagyását követően a gazdálkodó szervezetek tájékoztatják a Karok vezetőit, hogy a Kincstári finanszírozás tekintetében milyen ütemezéssel fogják a beszerzett termékeket a Karok részére biztosítani. (10) A költségtérítéses képzés bevételeinek előirányzatosítását a közbeszerzési eljárások lefolytathatósága érdekében úgy kell tervezni, hogy a februári befizetésekből először az éves Egyetemi Központi Keretet és a Fejlesztési Keretet, majd az egyéb kötelezettségvállalásokat és végül a Személyi Ösztönzés Keretet kell biztosítani. (11) A tanulmányi félévek megkezdését követően (legkésőbb február 25., illetve szeptember 25.) a Karok a beiratkozási adataik figyelembevételével részletes névszerinti tervet nyújtanak be az adott félévben megkötendő óraadási megbízási és szolgáltatási szerződésekről. A vizsgaidőszakot megelőzően a vizsgáztatási szerződésekről kell készíteni ugyanilyen kimutatást. (12) A Pénzügyi és Számviteli Osztály a tervek alapján előirányzatosítja a befolyó bevételeket. Szerződéseket akkor fogadhat el, ha az a tervben nevesítetten szerepelt.


14

(13) Az egyéb kötelezettségek kiszámításához a Kar az egész félévre vonatkozóan szolgáltat adatot a Pénzügyi és Számviteli Osztály részére. (14) A Pénzügyi és Számviteli Osztály a költségtérítéses képzésben befolyt bevételekről, valamint azok felhasználásáról a tárgyhónap 10. napjáig adatszolgáltatást ad a szervezeti egységeknek, akik az adatok egyeztetését követően az eltérésekről adatszolgáltatást nyújtanak a pénzügyi szervezetnek. A szervezeti egységek vezetője a felhasználási adatok figyelembevételével dönt a maradványok felhasználásáról. (15) A beiratkozási adatok figyelembe vételével a Kar tanulmányi félévenként a Személyi Ösztönzési Keret terhére díjazásban részesítendő személyekről adatszolgáltatást tesz a Pénzügyi és Számviteli Osztály részére, mely szervezet terjeszti fel előirányzatosításra a befolyt bevételeket. Kifizetés csak az előirányzatosítást követően történhet meg. (16) A kiadások realizálásánál mindvégig meg kell különböztetni, hogy mely Kar keretében beszedett bevétel terhére történt meg a felhasználás. (17) A hallgatóknak külön kérelemre a Kari dékán határozatban engedélyezheti a költségtérítéses tandíj 2 részletben (beiratkozáskor, és az azt követő hónapban) történő fizetését. A székhelyen kívüli képzések esetén 3 részletben (beiratkozáskor, az azt követő első és második hónapban) lehetséges a költségtérítéses tandíj fizetése. (18) A hallgatók által fizetett egyéb díjakból (pótvizsgadíj, késedelmes beiratkozás stb.) származó bevételek a Hallgatói Önkormányzatot illeti. Rendvédelmi képzés bevétele (19) A Rendvédelmi szervek állományába tartozók képzésének fedezetére - megállapodás, illetve önköltségszámítás alapján - beérkező bevételekből, a kapcsolódó kötelezettségvállalások levonását követően (ECDL képzés, gépjármű vezetői képzés) fennmaradó bevétel az Egyetemi Központi Gazdálkodási Keret részét képezi. Egyéb tanfolyamok bevételei (20) A Beiskolázási tervben nem szereplő, a piaci alapon szervezett, önköltségszámításon alapuló tanfolyamok, képzések bevételeiből az általános szabályok betartásával felszámított kiadások finanszírozhatók. A képzés önköltségszámításába a 15%-os Egyetemi Központi Gazdálkodási Keretet képező összeget kell felszámítani. Nyelvképzés bevétele (21) A Nyelvi Intézet által bonyolított nyelvtanfolyamok bevételeiből a nyelvképzéshez közvetlenül kapcsolódó kiadásokat lehet az önköltség-számítás (költségvetés) elkészülte, és a


15

15%-os Egyetemi Központi Gazdálkodási Keret levonása után felhasználni. A költségtérítéses díjakat önköltségszámítással alátámasztottan szemeszterenként rektori határozatban kell megjelentetni. Nyelvvizsgáztatás bevétele (22) A nyelvvizsgáztatási tevékenység keretében beszedett nyelvvizsgadíjakat, és egyéb a nyelvvizsgáztatáshoz kapcsolódó bevételeket a nyelvvizsgáztatás kiadásaira kell viszszaforgatni, melyből le kell számítani a 15%-os Egyetemi Központi Gazdálkodási Keretet is. (23) A nyelvvizsgáztatás díjait, illetve a nyelvvizsgáztatáshoz kapcsolódó eljárási díjakat évente rektori határozatban kell megjelentetni. Doktori képzésből származó bevételek (24) A doktori képzésből származó teljes bevételből a 15%-os Egyetemi Központi Gazdálkodási Keret levonása után csak a doktori tevékenységhez kapcsolódó kifizetéseket lehet teljesíteni. A költségtérítéses díjakat önköltségszámítással alátámasztottan szemeszterenként rektori határozatban kell megjelentetni. Pályázatok (25) A különböző pályázatok benyújtása csak a Pénzügyi és Számviteli Osztály ellenjegyzése után lehetséges. (26) A pályázati költségvetés összeállításakor mindenkor ki kell kérni az érintett gazdasági szakembereinek véleményét a költségek pontos tervezéséhez, az elszámolások megvalósíthatóságához. (27) A pályázatok bevételeit csak a pályázatban előírt célra lehet felhasználni. (28) A részletes szabályokat e szabályzat 9. fejezete tartalmazza. Működési bevételek (29) A működési bevételek keretébe az infrastruktúra magáncélú igénybevételét, a jegyzetértékesítés bevételét, a könyvtári bevételek, a különböző támogatásokat, ösztöndíjakat, illetve egyéb bevételeket kell besorolni. (30) A bevételek felhasználása kötött, csak a kijelölt feladatra forgatható vissza. Áfa bevételek (31) A befolyó bevételek felhasználása csak az áfa befizetésére használható fel.


16

Bevétel terhére foglalkoztatottak általános szabályai (32) Az Egyetem munkaköri jegyzékében meghatározott bevételből finanszírozott közalkalmazottak esetében a határozott idejű kinevezéseket a tanév kezdetekor szeptember 01-től január 31-ig, illetve a félévkor február 01-től augusztus 31-ig lehet megkötni a bevételek fedezetének keletkezése miatt. (33) Az előirányzatosítás ütemezése a leadott terveknek megfelelően a költségvetési sajátosságok miatt a következő o júniusban a szeptembertől a novemberig terjedő időszak; o októberben a decembertől januárig terjedő időszak (következő évi költségvetés) o januárban a februártól augusztusig terjedő időszak Központi költségvetést megillető bevételek (34) Az intézményi bevételekkel kapcsolatos feladatokról szóló 19/2007. (HK 3.) HM utasítás alapján az Egyetem bevételeinek egy része a központi költségvetést illetik meg. Kollégiumi díj (35) Az Egyetem a vele államilag támogatott képzési formában hallgatói jogviszonyban álló személyek (továbbiakban: hallgató) részére kollégiumi ellátást biztosít a mindenkori hallgatói normatíva 5%-ának megfelelő összegért a férőhely mértékéig. (36) A kollégiumi díjak összegét rektori határozat állapítja meg. A díjak befizetése csekken, illetve internetes átutalással történhet. A befizetési bizonylaton fel kell tüntetni a hallgató nevét, illetve a befizetési időszakot. A befizetési bizonylatnak (csekk feladóvevény, átutalási igazolás) egy másolatát a kollégiumi gondnok részére tárgyhó 20-ig kel eljuttatni. (37) Az a hallgató, aki – szeptember és február hó kivételével – a tárgyhó 20-áig nem fizeti be a kollégiumi díjat, illetve arról nem ad bizonylatot és mulasztását nem pótolja a következő esedékes befizetésig, a tárgyhót követő hónaptól nem lakhat a kollégiumban. Indokolt esetben a hallgató kérelmére, a hallgatói önkormányzat egyetértésével a gazdasági igazgató engedélyezheti a későbbi befizetést. (38) A lakhatási költségtérítésben részesülő hallgató az általa befizetett kollégiumi díjat a dékáni határozat aláírását követően kapja vissza.


17

6. PÉNZÜGYI ELLÁTÁS A személyi juttatásokkal való gazdálkodás (1)

Az egyetem hivatásos állományú és közalkalmazotti jogviszonyú oktatóját, alkal-

mazottját jogszabályban meghatározott illetmény jellegű kifizetések és pótlékok illetik meg. (2)

Eltérő rendelkezés hiányában a felügyeleti szerv rendeleteiben, utasításaiban meg-

határozott előírásokat kell alkalmazni a személyi kifizetések, juttatások, támogatások, költségtérítések kifizetése esetén. (3)

Az egyetem személyi állománya illetmény- és illetményjellegű járandóságai folyó-

sítását a HM KPÜ végzi. Illetmény, munkabér és az illetményen kívüli szociális juttatások folyósítása (4)

Az illetmény és munkabér fizetése utólag, a tárgyhónapot követő hó ötödik napjáig

a HM KPÜ által folyószámlára történő átutalással, illetve lakcímre történő postázással történik. (5)

Az illetményen kívüli pénzbeli szociális juttatásokat az alábbi nyomtatványok ki-

töltésével lehet igényelni, kérelmezni: o Illetményelőlegek: o Parancsnoki illetményelőleg (BA I/7.) o Központi illetményelőleg (BA I/8.) o Segélyek: o Parancsnoki segély (BA I/9.) o Központi segély (BA I/10.) o Temetési segély (BA I/11.) o Támogatások: o Családalapítási támogatás (BA I/12.) o Iskolakezdési támogatás (BA I/13.) o Nevelési segély (BA I/14.) (6)

Folyósításuk a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően történik. Az ösztöndíjas hallgatók juttatásai

(7)

Az ösztöndíjas hallgatói állomány juttatásait az alábbi jogszabályokban meghatá-

rozottak szerint kell biztosítani: o a katonai és rendvédelmi felsőoktatási intézmények vezetőinek, oktatóinak és hallgatóinak jogállásáról szóló 1996. évi XLV. törvény;


18

o a katonák illetményéről és illetményjellegű juttatásairól, valamint a közalkalmazottak jutalmazásáról szóló 3/2002. (I. 25.) HM rendelet; o a hivatásos, szerződéses és hadköteles katonák, valamint a honvédségi közalkalmazottak egyes költségtérítéseiről szóló 21/2002. (IV. 10.) HM rendelet; o a Magyar Honvédség élelmezési ellátásáról szóló 22/2006. (VIII. 8.) HM rendelet; o a hivatásos szerződéses és hadköteles katonák, a honvédségi közalkalmazottak egyes illetményen kívüli pénzbeli szociális juttatásairól szóló 14/2002. (III. 29.) HM rendelet; o a kegyeleti gondoskodással kapcsolatos egyes feladatokról szóló 11/2002. (III. 5.) HM rendelet. Munkába járási és élelmezési költségtérítések rendje (8)

Az egyetem állandó állományába tartozó, valamint az Egyetemre – 3 hónapot

meghaladóan – vezényelt hivatásos, szerződéses és közalkalmazotti – nem budapesti lakos – állomány, a vonatkozó jogszabályokban (21/2002 (IV.10) HM rendelet) meghatározott mértékű helyközi munkába járási költségtérítésre jogosult. (9)

Az Egyetem állandó állományába tartozó szolgálati érdekből áthelyezett, valamint

az egyetemre – 30 napot meghaladóan – vezényelt családjuktól különélni kényszerülő hivatásos katonák, a térítésmentes és kedvezményes természetbeni ellátásáról szóló rendelkezések (22/2006 (VII.8) HM rendelet) szerint természetbeni élelmezési ellátására jogosultak. (10) A munkába járás gyakoriságáról, az elszámolás módjáról, valamint a számfejtéshez szükséges egyéb adatokról a vezényelteknek, áthelyezetteknek, áttelepítetteknek a BA I/15. nyomtatványon, a hivatásos és közalkalmazotti állománynak a BA I/16. nyomtatványon kell nyilatkozni. A bérlet, jegy leadása nélküli elszámolást választók esetében, a lakhely és a szolgálati

hely

közötti

távolságot

az

útvonaltervező

program

(elérhetősége:

www.utvonalterv.hu) segítségével kell maghatározni. (11) A költségtérítések elszámolása és kifizetése havonta utólag, a jegyek, bérletek, illetve – a jegy, bérlet leadása nélkül utazók esetében – a kimutatások (napi munkába járás esetén a BA I/17.; hétvégi hazautazás esetén a BA I/18.), Pénzügyi és Számviteli Osztályra történő leadását követően, a tárgyhónapot követő 5 (a vezényelt állomány esetében 10) munkanapon belül folyószámlára utalással történik. Az utólagos elszámolás alól kivételt képeznek a bérletüket leadó, napi munkába járók. Részükre a költségtérítést előre kell folyósítani.


19

(12) Ha a különélő személy lakást kap, ezt köteles azonnal bejelenteni a Pénzügyi és Számviteli Osztálynak. Ennek elmulasztása esetén a jogtalanul felvett különélési és munkába járási költségtérítést a felvevő köteles visszatéríteni. Egyes nem rendszeres személyi juttatások és munkaviszonyon kívüli tevékenységek díjazásai (13) Az egyetem állománya és a megbízott külső előadók részére kifizethető óra-, tisztelet-, vizsga-, tolmácsolási-, megbízási-, szerzői- és fordítói díjakat az Egyes nem rendszeres személyi juttatásokról és munkaviszonyon kívüli tevékenységekről szóló szabályzat tartalmazza. Belföldi kiküldetési költségtérítések (14) A szolgálati útra történő személyi kirendelés időtartamát, a szállítóeszköz nemét és az elszállásolást a kirendelő köteles intézkedés-javaslatban, Útbaindításban (BA I/19.) rögzíteni. A Biztonsági Osztály e javaslat alapján készíti el és adja ki a menetlevelet. (15) Az elszámolás helyességéért a kirendelő személy a felelős. (16) A szolgálati útra kirendelt személyt napidíj, utazási, szállás- és egyéb költség (pl.: komphasználat, autópályadíj) illeti meg a mindenkor hatályos rendelkezések alapján. (17) Utazási költség akkor illetményes, ha a kirendelt személy vonaton, hajón, VOLÁN távolsági buszon, vagy – külön engedély alapján – saját gépjárművön utazik. VOLÁN távolsági busz igénybevétele csak akkor engedélyezett, ha a kirendelés helye vasúton nem érhető el. Az utazási költségtérítés mértékére a vonatkozó HM rendelet előírásai az irányadók. A menetjegyeket és a számlát az elszámoláshoz csatolni kell. (18) Saját gépjármű igénybevételét – amelynek feltétele a saját gépjármű Casco biztosítása – az egyetem rektora, rektorhelyettesei, a főtitkár, a gazdasági igazgató, valamint a dékánok engedélyezhetik. Az igénybevételről a kiküldött minden évben, a tárgy évi első igénybevételt megelőzően köteles nyilatkozni. A Nyilatkozatot (BA I/20.) a Casco kötvény másolatával együtt, a Pénzügyi és Számviteli Osztály helyi szervéhez kell leadni. (19) Saját gépjármű igénybevétele esetén az indulási és érkezési helyet pontos helymegjelöléssel (utca, házszám) kell megadni az útbaindításon, illetve a menetlevélen. Az indulási és az érkezési hely közötti távolságot az útvonaltervező program (elérhető: www.utvonalterv.hu) segítségével kell maghatározni. A program által megadottnál nagyobb távolságot csak indokolt esetben, az útbaindító írásos engedélye alapján lehet elszámolni. Az


20

útbaindító által engedélyezett egyéb költségek (pl.: autópálya díj, komphasználat) csak az egyetem nevére kiállított számla alapján számolható el. (20) A szolgálati út időtartamát és szükségességét a rektor, a rektorhelyettesek, a főtitkár, a gazdasági igazgató, a dékánok, a tanszék- és osztályvezetők igazolhatják. (A hallgatók esetében a kollégium vezetője.) (21) Ha a személyi állomány tagja a többnapos szolgálati kiküldetése idején állomáshelyére visszatérni azért nem tud, mert szolgálati feladatainak napközbeni befejezése nem áll módjában, vagy a szolgálati érdek – ideértve a költségtakarékosságot is – egyébként indokolja, jogosult szálláshelyen, illetőleg szállodában történő elhelyezésre. Az igénybe vehető szálláshely, szálloda minőségi feltételeit az útbaindító határozza meg. (22) A szolgálati kiküldetés során elsősorban honvédelmi szervezet által üzemeltetett (támogatott) szálláshelyet kell igénybe venni. (23) A szolgálati kiküldetést teljesítő szállodai vagy egyéb kereskedelmi szálláshely jogszerű igénybevételének – az Egyetem nevére kiállított – számlával vagy egyszerűsített számlával igazolt költségeit az egyetem megtéríti. Helyi utazás (24) A helyi utazással kapcsolatos intézkedések, évente kerülnek meghatározásra. Rendkívüli munkavégzés, túlszolgálat díjazása (25) A rendkívüli munkavégzés és túlszolgálat elrendelésére, valamint kifizetésére a hatályos jogszabályok (a Magyar Honvédség hivatásos és szerződéses állományú katonáinak jogállásáról szóló 2001. évi XCV. törvény; a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény; a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény; a katonák illetményéről és illetményjellegű juttatásairól, valamint a közalkalmazottak jutalmazásáról szóló 3/2002. (I. 25.) HM rendelet; a honvédségnél foglalkoztatottak közalkalmazotti jogviszonyával összefüggő egyes kérdések rendezéséről szóló 25/1992. (XI. 25.) HM rendelet), a Kollektív Szerződés és a tárgyban kiadott intézkedések előírásai vonatkoznak. (26) A túlóra- és túlszolgálati díj nyomtatványai az alábbiak: o Hivatásos állomány: 

Jelenléti ív (BA I/21.)



Túlszolgálat elrendelése és igazolása (BA I/22.)



Túlszolgálat összesítő nyilvántartás (BA I/23.)

o Közalkalmazotti állomány:


21



Jelenléti ív (BA I/24.)



Túlszolgálat elrendelése és igazolása (BA I/25.) Ruházati illetmény és költségtérítés

(27) A hivatásos és szerződéses állományúak a vonatkozó jogszabályok szerint jogosultak ruházati illetményre. A ruházati utánpótlási illetményből történő pénzbeni kifizetés részletes szabályait évente külön intézkedés szabályozza. (28) A közalkalmazottak a vonatkozó jogszabályok szerint jogosultak ruházati költségtérítésre. A költségtérítés folyósításának és elszámolásának részletes szabályait, a határidőket évente külön intézkedés szabályozza. (29) Az elszámolás általános szabályai: o A költségtérítéssel az Egyetem nevére és címére kiállított, tárgyévi keltezésű készpénzfizetési számlával kell elszámolni (a közalkalmazott nevére szóló számlát nem lehet elszámolni). o Csak olyan számlák fogadhatók el, amelyek a kultúrált munkahelyi megjelenéshez szükséges felsőruházati cikkek (pl. kosztüm, szoknya, kabát, öltöny, stb.) és lábbeli megvásárlását igazolják, tehát nem fogadható el olyan számla, amelyen a következő tételek valamelyike szerepel: o nők esetében pl. férfizakó, illetve férfiak esetében pl. szoknya; o gyermekruha; o ruházat kiegészítő (pl. táska, öv); o fehérnemű. o A számlákat – a munkahely bázisától függetlenül – mindenkinek a Műszaki Ellátási Osztályra (a továbbiakban: MEO), a Hungária körútra kell eljuttatni. Minden számlára – a MEO-hoz történő leadás előtt – rá kell írni a következőket: „A számlán szereplő anyagokat végleges használatra átvettem. (aláírás, dátum”) o A költségtérítéssel nem, vagy csak részlegesen elszámolókról a MEO névsort készít a Pénzügyi és Számviteli Osztály részére, ahol intézkednek a kifizetett összeg adóztatásáról, azaz levonásra kerül a fel nem használt összeget terhelő személyi jövedelemadó.


22

Az élelmiszer-utalványok kezelése, elszámolása (30) A vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően az egyetem hivatásos, szerződéses, és közalkalmazotti állománya személyi jövedelemadó mentességet élvező élelmiszer utalványt kap. (31) Az utalvány igénylésének rendje: o a névjegyzéket (BA I/26.) a Pénzügyi és Számviteli Osztály készíti el, melyet a kijelölt fizetők minden hónap 10-ig átvesznek és a szervezeti egység vezetőjével igazoltatnak, majd az Emberi Erőforrás Osztályhoz eljuttatnak. o Az Emberi Erőforrás Osztály pontosítja a jegyzékben szereplő személyek jogosultságát és minden hónap 18-ig a pénzügyi szervnek átadja a listákat. o a pénzügyi szerv elkészíti az összesítést és megrendeli a szükséges utalvány mennyiséget. A beérkezett utalványokat előkészíti átadásra. o a kijelölt fizetők minden hónap 05-én (hétvége esetén a következő munkanapon) a pénztárban jegyzék alapján átveszik az utalványokat (menynyiségben és értékben) és aláírás ellenében a jogosult részére átadják. Az aláírt okmányt záradékkal ellátva a pénztárnak minden hónap 10-ig leadják. o az utalvány pénzt helyettesítő okmány, tehát a fizetők teljes anyagi felelősséggel tartoznak azok elszámolásáért, őrzéséért. (32) Nem jogosult utalványra, aki a teljes hónapban: o fizetés nélküli szabadságon tartózkodik; o mentesítve van a munkavégzés alól; o külföldön teljesít szolgálatot, vagy külföldön tanulmányokat folytat; o beosztásából fel van függesztve. (33) Ugyancsak nem jogosult élelmiszer-utalványra a személyi állománynak az a tagja, aki a térítésmentes és kedvezményes természetbeni élelmezési ellátásról szóló rendelkezések alapján a honvédelmi miniszter által jóváhagyott II. és III. számú élelmezési norma szerint térítésmentes természetbeni ellátást, vagy e helyett a norma pénzértékének megfelelő összegben élelmiszer-utalványt kap, továbbá a szerződéses állomány azon tagja, aki a részére napi egyszeri természetben, térítésmentesen járó ebéd lehetőségét igénybe vette.


23

A 24 órás objektum ügyeleti szolgálat élelmezési ellátása (34) A 24 órás objektum ügyeleti szolgálatot ellátó hivatásos és szerződéses katonák, a szolgálatteljesítés napján, a térítésmentes és kedvezményes természetbeni ellátásáról szóló rendelkezések szerint, a mindenkori I. számú élelmezési normával megegyező természetbeni ellátásra jogosultak. (35) Ahol a természetbeni ellátás nem biztosított, az ellátást élelmiszer utalvány formájában kell biztosítani, készpénzben nem váltható meg. Az élelmezési utalványokat a Biztonsági Osztály kiemelt főtisztje igényelje, intézkedjen azok kezelésére, a jogosultak felé történő kiadásra. Amennyiben a megállapított norma teljes összege utalványban nem adható ki, a Biztonsági Osztály vezessen nyilvántartást az elmaradt töredék összegekről, és azt később adja ki a jogosultak részére. Utazási igazolvány (36) Az egyetem hivatásos, szerződéses, és közalkalmazotti állománya, az országos közforgalmú vasutak vonalain 50 %-os kedvezményt biztosító 12 alkalomra szóló utazási igazolványra jogosult. (37) Az igazolványok évenkénti kiadását az Emberi Erőforrás Osztály hajtja végre. Az év közben az egyetem állományába kerülő dolgozók, az igazolványok igénylését egyénileg hajtsák végre. Káreljárás (38) Károkozás esetén a kárfelvételi eljárást, annak a szervezetnek a vezetője folytatja le, amelynek állományába a károkozó tartozik. (39) Hivatásos, vagy szerződéses állományú katona esetén a vezető szolgálati úton javaslatot terjeszt fel a káreljárás elrendelésére a rektorhoz. Ebben megjelöli, kit javasol vizsgálónak kijelölni. A felterjesztéssel együtt megküldi az elrendelő rektori határozat tervezetét is. (40) Közalkalmazott károkozása esetén a kar állományába tartozó közalkalmazott esetében – egyetemi tanár és docens kivételével – a dékán jelöli ki a vizsgálóbiztost és az ügyet elbíráló kártérítési tanácsot. Egyetemi tanár, egyetemi docens és a kar állományába nem tartozó közalkalmazott esetén a vizsgálóbiztos kijelölésére vonatkozó javaslatot szolgálati úton a rektorhoz kell felterjeszteni. (41) A hallgatókra a Hallgatók Fegyelmi, Kártérítési és Jogorvoslati Szabályzata előírásait kell alkalmazni.


24

(42) Az Egyetem állományába nem tartozó, vagy ismeretlen személy károkozása esetén a kárfelvételi eljárás megindítására a káresettel érintett szerv vezetője a vezető jogtanácsos útján tesz javaslatot a rektornak. (43) Azokban az esetekben amikor az egyetemmel szemben érvényesítenek kárigényt, azt az illetékes vezető – az ügyre vonatkozó összes irattal együtt – a vezető jogtanácsos útján terjeszti a rektor elé. Az egyetem elhagyásának rendje (44) Az egyetem állományába tartozó illetve az egyetemre vezényelt személy az egyetemet véglegesen csak abban az esetben hagyhatja el, ha az Egyetem-elhagyási lap (BA I/27) valamennyi rovatát az illetékesekkel aláíratva igazolja tartozásmentességét és az elhagyási lap egy példányát, leadja a Pénzügyi és Számviteli Osztálynak. 7. PÉNZFORGALOM (1)

Az Egyetem, mint másodlagos kincstári ügyfél részére a Kincstár előirányzat-

felhasználási keretszámlát vezet. (2)

A pénzforgalommal kapcsolatos szabályokat a Pénzkezelési Szabályzat, a pénz-

gazdálkodási hatáskörökre vonatkozó névszerinti megbízásokat pedig a Kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési és érvényesítési Szabályzat alapján külön rektori intézkedés tartalmazza. Előirányzat-felhasználási keretszámla feletti rendelkezési jog (3)

Az előirányzat-felhasználási keretszámla feletti rendelkezésen a keretszámláról

való fizetési jogot kell érteni. (4)

Az Egyetem számlájára aláírás-bejelentőt kell készíteni.

(5)

Az előirányzat-felhasználási keretszámla feletti rendelkezési jogot a kijelölt sze-

mélyek gyakorolhatják (6)

Az aláírás-bejelentő érvényességéért a pénzügyi és számviteli osztályvezető fele-

lős. Fizetési módozatok (7)

A pénzügyi kötelezettségek teljesítése átutalással és készpénzfizetéssel valósul

(8)

Átutalási megbízás és készpénzfelvétel a keretszámlán lévő összegig nyújtható be.

meg.


25

(9)

Az átutalásra, illetve a készpénzfelvételre szóló megbízásokat az aláírási joggal

megbízott személyek írhatják alá. Az átutalás csak szabályosan kiállított számla alapján végezhető el. (10) Az Egyetem, mint kincstári ügyfél nem köthet olyan szerződést, amelyben a szállítót feljogosítja arra, hogy az egyetem számlájára beszedési megbízást (inkasszót) nyújtson be. (Kivételt képez a pályázati úton elnyert pénzeszközöket biztosító szervezet, amely a szerződés nem teljesítése esetén a szerződés összegéig jogosult az inkasszó benyújtására.) Szállítói számlák kezelése (11) A szállítói számlákat érkeztetni kell és elsődlegesen közvetlenül a költségvetési előirányzattal rendelkező szervezethez (gazdálkodókhoz) kell, hogy beérkezzenek. A vevő megnevezésében az egyetem nevét és címét, valamint a megrendelő szervezet megnevezését kell beíratni. Fizetési határidőként 8-20 banki napot lehet a szállítótól elfogadni. A számlák utalványozása a gazdálkodóknál, érvényesítése, ellenjegyzése a Pénzügyi és Számviteli Osztálynál történik. (12) A számlát legkésőbb a számla érkeztetése után 72 órával a gazdálkodó adja le a Pénzügyi és Számviteli Osztálynak annak érdekében, hogy a kifizetés időben megtörténhessen. Vevő számlák kibocsátása (13) Az egyetem által teljesített szolgáltatások, előállított termékek értékesítésének bevételei számla alapján hajthatók be. Számla kiállítására csak az ezen fejezet (15) bekezdésben felhatalmazott szervezetek jogosultak szerződés, megállapodás és a munka elvégzését igazoló bizonylat alapján. A számla kiállítója egy példányt a vevőnek megküld (átad) és ezzel egyidejűleg két példányt a Pénzügyi és Számviteli Osztályra továbbít. (14) A szolgáltatás vagy termékértékesítés ellenértékének befizetése készpénzben, vagy készpénz-átutalási megbízással történhet. A számlát helyettesítő okmányoknak is tartalmaznia kell a termék vagy szolgáltatás vámtarifajegyzék számát. (15) Számla, egyszerűsített számla kiadására – az Egyetem nevében - jogosultak: o Gazdasági Igazgatóság; o Pénzügyi és Számviteli Osztály; o Műszaki Ellátási Osztály; o Egyetemi Központi Könyvtár o Jegyzetellátó bolt (16) Számla kizárólag csak a fizetési kötelezettséget teljesítő számára állítható ki.


26

(17) Az egyetem szervezeti egységei az egymás számára végzett szolgáltatásokért - tekintettel arra, hogy nem önálló adóalanyok - számlát nem állíthatnak ki. (18) A vevő számlák aláírása a kibocsátó hatáskörébe tartozik. Készpénzfizetés (19) Készpénzfizetés az egyetem házipénztárain keresztül bonyolódik. A házipénztári pénzkezelésre a Pénzkezelési Szabályzatban foglaltakat kell alkalmazni. Készpénzellátmány (20) Egyes szervezeti egységek kisebb kiadásaik fedezetére a házipénztárból rendszeresen készpénzt vehetnek fel (készpénzellátmány). Ennek kezelésére a szervezeti egységnél felelős személyt kell kijelölni, akinek adatait (név, beosztás, szervezeti egység) a Pénzügyi és Számviteli Osztályra kell leadni. Amennyiben ezen, személy ellátmány-kezelési megbízását visszavonják, úgy az ellátmányról végelszámolást kell készíteni. A készpénzellátmány kezelésével megbízott személyek a felvett összegért teljes anyagi felelősséggel tartoznak (tehát nem munkavállalói kártérítési felelősséggel). (21) Készpénz felvételt csak a Pénzügyi és Számviteli Osztályvezető engedélyével rendelkező személy hajthat végre. (22) A készpénzellátmány összegét a Pénzkezelési Szabályzat határozza meg. (23) Az ellátmányból nem fizethető illetmény, megbízási díj, továbbá a személyi jövedelemadó szempontjából összevonás alá kerülő jövedelem (pl. külföldi kiküldetési költség). (24) Az ellátmánnyal a kiadást követő 30 napon belül és a gazdasági év zárása előtt el kell számolni. Ettől - indokolt esetben - csak a Pénzügyi és Számviteli Osztályvezető engedélyével lehet eltérni. Készpénzelőleg (25) Meghatározott célra a házipénztárból egyszeri készpénzelőleg fizethető. Ennek legmagasabb összegét a Pénzkezelési Szabályzat határozza meg. Az összeghatár feletti előleg felvételét indokolt esetben a Pénzügyi és Számviteli Osztályvezető engedélyezheti. (26) A készpénzelőleg utalványozására az ezzel felhatalmazott munkatárs jogosult. Az utalványozás során meg kell jelölni az előlegfelvétel célját és az elszámolási határidőt. Az előleget az utalványozó által megbízott személy veheti fel, a Pénzügyi és Számviteli Osztály Illetmény és Bérszámfejtési Alosztály alosztályvezetőjének engedélyével. (27) Az előleg a felhasználást megelőzően legfeljebb 1 munkanappal vehető fel.


27

(28) Az egyszeri készpénzelőleggel a felhasználást (belföldi kiküldetés esetében a visszaérkezést) követően azonnal – de legkésőbb 5 munkanapon belül – az előleget felvevőnek (vagy meghatalmazottjának) el kell számolnia. (29) Újabb készpénzelőleg ugyanazon személynek, ugyanazon jogcímen csak az előző előleg elszámolása után igényelhető, illetve fizethető. Késedelmi kamat (30) Jogosan igényelt késedelmi kamat esetén káreljárást kell lefolytatni. (31) A gazdasági igazgató a késedelem okait köteles kivizsgálni és ennek eredménye alapján a vétkes dolgozóval szemben megfelelő felelősségre vonást (fegyelmi, vagy kártérítési eljárást) kell kezdeményezni. Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés (32) A kötelezettségvállalás, az utalványozás, az ellenjegyzés, az érvényesítés részletes szabályait a Kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési és érvényesítési Szabályzat tartalmazza. 8. ANYAGGAZDÁLKODÁS Beszerzés és anyaggazdálkodás (1)

Az Egyetem az ÉBT-ben szereplő eszközöket, anyagokat önállóan, saját költség-

vetéséből, a hatályos jogszabályok figyelembevételével szerzi be. (2)

A gazdálkodó szervek az oktatás, kiképzés mindenoldalú biztosítását szolgáló

költségvetési előirányzatok felhasználását, a beérkezett igények alapján szakáganként összegyűjtve, az ÉBT-ben rögzítik, melyet jóváhagyásra felterjesztenek a Szenátus részére. A tervtől eltérő és a soron kívüli feladatok ellátását szolgáló beszerzéseket, szolgáltatásokat, a konkrét feladat költség kihatásával - a Pénzügyi és Számviteli Osztállyal történő egyeztetés után terjesztik fel - a gazdasági igazgató részére. A gazdasági igazgató a Szenátus részére az éves beszámolójában összegzi a tervtől történő eltéréseket. A beszerzések, és a különböző szolgáltatások végrehajtását csak a tervjóváhagyás után lehet megkezdeni. (3)

A gazdálkodó szervek a vonatkozó jogszabályok alapján végzik a jóváhagyott

ÉBT-ben szereplő, közbeszerzés körébe tartozó beszerzéseket, illetve a fenntartással, a működtetéssel és az üzemeltetéssel kapcsolatos szolgáltatások előzetes ügyintézését. (4)

A termékek megvásárlására, szolgáltatás megrendelésére a szervezeti egységek

vezetői – a rendelkezésre álló elvi leosztott előirányzat terhére Szolgálati jegyen (BA I/28.) kérhetik azok beszerzését, megrendelését. A beszerzett anyagok a tanszékek, szervek részére történő kiadására a szakanyagnem felelős a jóváhagyott keretek alapján intézkedik. A költ-


28

ségvetési kerettel rendelkező szervek előirányzat felhasználásáról, valamint a tárgyévi költségvetési tételek maradványairól a Gazdasági Igazgatóság szerveinek naprakész információval kell rendelkezniük. (5)

A tanszékek, szervek elvi előirányzataikat - a szervezeti egység vezető jóváhagyá-

sával - meghaladó anyag- és szolgáltatási igényeiket rendkívüli anyagigénylés nyomtatvány Szolgálati jegy kitöltésével kérhetik a gazdálkodó szervek vezetőitől. A közbeszerzési törvény alkalmazása (6)

A közbeszerzéssel kapcsolatos feladatok végrehajtását a közbeszerzésekről szóló

2003. évi CXXIX. törvény és a Magyar Honvédség, valamint a honvédelmi miniszter közvetlen irányítása és felügyelete alá tartozó szervezetek beszerzéseinek eljárási rendjéről szóló 102/2005. (HK. 22.) HM utasítás, valamint az Egyetem Közbeszerzési Szabályzata alapján kell végrehajtani. Anyag-bevételezés (7)

A beszerzett anyagok és eszközök „bevételezése” a HM ESZKÖZ program által

előállított Eszköz utalvány kiállításával történik. A beérkezett számla az érkeztetés és az anyagok, eszközök nyilvántartásba vétele után 72 órán belül átadásra kerül a Pénzügyi és Számviteli Osztály részére. (8)

A számla, szállítólevél és a vásárolt anyag, eszköz a szakági, illetve (központi)

raktárba érkezik, melyet a raktáros vesz át. Az anyagokat az anyagvételezés szabályai szerint kell átvenni és utalványon az anyagfelelősök részére kiadni. Szolgáltatások biztosítása, anyagellátás és belső anyagmozgás szabályai (9)

Az egyetem személyi állományának és hallgatóinak ellátása saját ellátó szerveze-

tekkel, illetve a 111/2005. (HK 15.) KÁT-HVKF együttes intézkedése alapján valósul meg. (10) Az alegységek a jóváhagyott éves keret terhére az anyagnemfelelős szervek útján Szolgálati jegy kitöltésével kérik az anyagok raktári kiadását. Az engedélyezést követően, a kiadás Eszköz utalvány alapján történik. Az alegységek közötti belső anyagmozgások csak Eszköz utalvány kiadásával hajthatók végre. (11) A szolgáltatások elvégzését az alegységek az anyagnemfelelős szervek vezetőitől Szolgálati jegy és Hibabejelentő lap (BA I/29.) okmányok kitöltésével kérhetik. (12) A kiképzési eszközök és ingatlanok karbantartása az Ellátó Alosztály alosztályvezető, a híradó és informatikai eszközök karbantartása az Üzemeltetési Alosztály alosztályvezető hatáskörébe tartozik.


29

Szállítás, üzembenntartás (13) Az Egyetem szállítási igényeit alapvetően saját szállítóeszközeivel kell végrehajtani. A szállítókapacitást meghaladó igényeket saját költségvetési keret terhére szolgáltatásként kell biztosítani. (14) A technikai eszközök igénybevételének szabályozására, a gépjárművezetők kijelölésére, az üzemeltetési keretek éves elosztására a GI évente rektori intézkedést készít elő. (15) A gépjárművek szolgálati igénybevételének engedélyezési jogkörét az Egyetemen a rektor, a gazdasági igazgató, a műszaki ellátási osztályvezető gyakorolja a mindenkor érvényes Üzemeltetési Szabályzat szerint. (16) Az egyetem személygépjárműveinek vezetésére jogosult az, akinek a rektor az erre jogosító engedélyt kiadta. A gépjármű vezetője köteles a gépjármű igénybevételére vonatkozó - az MH szakszolgálata által szabályozott - előírásokat betartani a mindenkori érvényes rektori intézkedés szerint. (17) A gépjárművek igénybevétele során heti menetlevelet is lehet kiállítani és vezetni. (18) A technikai eszközök technikai kiszolgálási feladatainak végrehajtására az Ellátó Alosztály tervet készít. (19) A gépjárművek technikai kiszolgálási és javítási feladatait belső, illetve külső szakműhely végzi. (20) A személygépkocsik használata során a gyári üzemeltetési, kiszolgálási, javítási előírásokat kell alkalmazni. (21) A gazdaságosság figyelembevételével a képzési szünetekben és a munkaidőn kívüli feladatok végrehajtása során taxit lehet igénybe venni. Az igénybevételt a gazdasági igazgató, a Főtitkár és kari dékánok engedélyezi. (22) A gépjárművek magáncélú igénybevételének engedélyezési jogkörét a rektor és a gazdasági igazgató gyakorolja. (23) A “T” menetlevél pénzügyi elszámolását a Műszaki Ellátási Osztály adatszolgáltatása alapján a Pénzügyi és Számviteli Osztály végzi. A menetlevelek tárolási ideje 8 év. A menetlevél és tömb kezelésére a „Kézikönyv a páncélos-és gépjármű-technikai szakfeladatok végzéséhez” c. kézikönyv előírásait kell alkalmazni. Tárolás, raktározás (24) Az egyetem anyagait a Hungária körúti telephelyen központi raktárban, az Üllői úti telephelyen szakanyagnemenként kialakított raktárakban kell tárolni. Az anyagok és eszközök nyilvántartását az Anyagkezelő Alosztály nyilvántartó részlege végzi.


30

(25) A mozgásbizonylatok kiállítását a szakanyagnemfelelős, az anyagmozgás engedélyezését az alosztályvezető végzi. (26) A szervek vezetői az anyagok kezelésével kapcsolatos feladatok végzésére anyagfelelőst jelölnek ki. Az anyagfelelősök névsorának pontosítására évente rektori intézkedés készül. Felhasználás, selejtezés (27) A HM utasításokban szabályozott norma szerinti ellátás (élelmezés, ruházat) biztosítását a jóváhagyott keretek és a raktári készletek függvényében az élelmezési, illetve a ruházati szakanyagok felett rendelkező anyagnemfelelős szerv vezetője felügyeli és érvényesíti. A normához kötött anyagokat úgy kell kiadni, hogy a járandóság az előírt mértékben kerüljön biztosításra. (28) A rendeltetésszerű használatra már nem alkalmas és nem javítható anyagok selejtezését rektori intézkedésben kijelölt Selejtezési Bizottság végzi. A kijelölt bizottság(ok) jogosultak az egyetem készletében lévő, saját hatáskörben selejtezhető anyagok kiselejtezésére az érvényben lévő HM utasítások alapján. A központi hatáskörben selejtezésre jogosultak körét az anyagi-technikai tárgyi eszközök és készletek selejtezéséről és selejtezési jogkörök szabályozásáról szóló 140/1993. (HK 23.) MH ATFCSF intézkedése és a szakanyagnem felelős szolgálatfőnökök szakintézkedései, valamint a HM Fejezet Egységes Számviteli Politika Selejtezési Szabályzata szabályozza. (29) A Selejtezési Bizottságok jogosultak a ZMNE Leltározási és Selejtezési Szabályzata alapján minden anyagnemfelelős osztály készletében lévő, saját beszerzésű anyag selejtezésére. Reprezentáció (30) Reprezentációs kiadásnak minősül a hivatalos tárgyalásokon, konferenciákon, kongresszusokon, ankétokon, szimpóziumokon ellenérték nélkül felszolgált étel és ital, valamint a vásárolt, vagy a saját előállítású tárgy (termék) ellenérték nélküli átadása (ajándékozás). (31) Az egyetem reprezentációs célra a felügyeleti szerv hatályos utasításában meghatározott és a költségvetés külön mellékletében szereplő (a HM KPÜ által jóváhagyott) rendezvények összegét használhatja fel. (32) A személyes reprezentációs keret elszámolására a rektor és a kari vezetők jogosultak. (33) A reprezentációs keretek terhére göngyöleg nem számolható el.


31

(34) A hivatalos ünnepségekhez és rendezvényekhez kapcsolódó felszámítási adatokat az Emberi Erőforrás Osztály átadja a Főtitkária részére. (35) A szervezeti egységek részére biztosított előirányzatok felhasználására csak a költségvetésben szereplő összeg mértékéig tehetnek javaslatot. (36) Írásban kell kérni a szervezeti egységeknek a gazdasági igazgatótól a reprezentációs keretet terhelő felhasználásra vonatkozó igényüket. Az engedélyezést követően a számlát is utalványoztatni kell a gazdasági igazgatóval. A szervezeti egység részére biztosított keret megterhelése után a Pénzügyi és Számviteli Osztály részére kell a felhasználási engedélyt és a számlákat eljuttatni. (37) Nem engedélyezhető reprezentációs keretet terhelő felhasználás a költségvetésben nem szereplő, illetve előirányzattal nem biztosított rendezvényekre. Anyagnyilvántartás (38) Az egyetem anyagainak analitikus nyilvántartását a Pénzügyi és Számviteli Osztály végzi. Szakági nyilvántartást kell vezetni valamennyi anyag vonatkozásában, amely az Anyagkezelő Alosztály feladata. Az egyetem más szervei által kötelező jelleggel vezetett egyéb analitikus nyilvántartások (ügyviteli okmány-, térkép-, és könyvtári dokumentumnyilvántartások) esetében az e nyilvántartásokba bekerülő anyagokat a szakági analitikus nyilvántartásokból ki kell vezetni. Ugyanaz az anyag két analitikai nyilvántartásban nem szerepelhet. A belső anyagmozgások és az analitikai nyilvántartás részletes folyamatát a Bizonylati Szabályzat és Album szabályozza. (39) Alegység nyilvántartást kell vezetni az egyetem szervezeti egységei részére használatra kiadott és átvett anyagokról. Anyagkiadás az anyagfelelősök részére csak mozgásbizonylat alapján történhet. (40) Az anyagfelelős személyének változása esetén az alegység teljes készletét a Pénzügyi és Számviteli Osztály nyilvántartása alapján ellenőrizni (leltározni) kell. Az átadásátvételről jegyzőkönyvet kell felvenni, melynek egy példányát a Pénzügyi és Számviteli Osztályhoz, és egy példányát az Anyagkezelő Alosztályhoz kell eljuttatni. A jegyzőkönyv elkészítéséért, az eltérések rendezéséért az adott alegység vezetője a felelős. (41) Minden belső anyagmozgásról gépi Eszköz utalványt kell kiállítani. Rendszerhiba miatt, vagy egyéb akadályoztatás esetén szakági okmánynapló számmal ellátott Kézi Eszköz utalvány (BA I/30) is kiállítható. Eszköz utalványt (Kézi Eszköz utalványt) kizárólag a szakági nyilvántartó állíthat ki. A könyvtári dokumentumok mozgása az automatizált integrált könyvtári rendszerben történik. Rendszerhiba esetén a könyvtári regisztrált személyi kartonon rögzíti a kölcsönzési tranzakciókat. Gazdálkodási Szabályzat

32

(42) Az alegységek az anyagok és eszközök névhez kötését és nyilvántartását nyilvántartási számmal ellátott Részletes felszerelési könyvben (RFK), vagy Személyi nyilvántartó lapon (BA I/31) és Helyiségleltáron (BA I/32) vezetik. Az anyagfelelősök az általuk kezelt anyagokat negyedévente egyeztetett, számviteli tablók alapján tartják nyilván. A számviteli tablók kiadása a negyedév utolsó hónapjának zárása után kerül kiadásra. A számviteli tablókat és a mozgásbizonylatokat évenkénti gyűjtőkben kötelesek 8 évig tárolni és megőrizni. Gazdálkodás a vagyonnal (43) Az egyetem vagyona (a feladatai ellátásához szükséges ingatlanok, berendezések, felszerelések, járművek, művészeti alkotások, egyéb anyagi és immateriális javak és követelések) a kincstári vagyon része, amely felett az egyetem használói jogot gyakorol. (44) Az egyetem saját hatáskörében átvehető ingó vagyon elfogadásáról - a működtetés fedezetének feltételeire és forrásaira is tekintettel - az Szenátus javaslata alapján a rektor dönt. A döntés alapján kiadandó elfogadó nyilatkozatot a rektor vagy a gazdasági igazgató írja alá. (45) Az egyetem kezelésében és használatában lévő kincstári vagyont más szervnek ingyenesen átadni, vagy jogos követelésekről lemondást kezdeményezni csak a felügyeleti szerv egyetértésével lehet. Ingatlanok bérbeadása (46) Az ingatlanok bérbeadásával kapcsolatos feladatokat a vonatkozó HM utasítás szabályozza. Ingatlan fenntartás (47) Az egyetem használatában lévő ingatlanok üzemeltetésének ellenőrzése a Műszaki Ellátási Osztály feladata. (48) Az Egyetem bázisain a kiképzési feladatok elvégzéséhez szükséges elhelyezési – az MH által nem biztosított - anyagok és szolgáltatások beszerzése a saját előirányzataik terhére történik. (49) Az egyetem rendelkezésére bocsátott - hazai és külföldi - hallgatói, tanári, lektori lakások bérlőkijelölési, a lakásokkal, a lakhatással, üdültetéssel, szociálpolitikai és kegyeleti feladatokkal kapcsolatos teendőket a Keretgazda Lakás és Szociálpolitikai Bizottság végzi. 9. PÁLYÁZATOK ÉS ÁLLAMI MEGBÍZÁSOK (1)

Állami megbízásnak minősül a meghatározott oktatási, oktatásfejlesztési és kuta-

tási feladatra az illetékes minisztérium, országos hatáskörű szerv, vagy felhatalmazása alapján más, kutatást irányító, illetve koordináló szervezet, továbbá elkülönített állami pénzalap, alapprogram (a továbbiakban: megbízó) által adott megbízás.


33

(2)

Az egyetem a kutatás végzésébe - vállalt kötelezettségéből adódó felelőssége

fenntartásával, további megbízás alapján - más kutatóhelyet is bevonhat (alvállalkozó). E megbízás is - költségvetési kutatóhely esetén - állami megbízásnak minősül. (3)

Állami megbízásra pályázatot benyújtani: o több nagyobb szervezeti egységet érintő pályázatok esetében-az oktatási és/vagy a tudományos rektorhelyettesek engedélyével lehet; o kari szervezeti egység esetén a dékán engedélyével lehet; o nem kari szervezeti egység esetén a gazdálkodó egység vezetőjének előzetes engedélyével lehet.

(4)

Előzetes engedélyezési eljárás során a felsorolt vezetőkhöz elbírálás végett be kell

nyújtani: o a pályázati tervet, valamint o az előkalkulációs lapot. o a jogtanácsos ellenjegyzését. o a Pénzügyi és Számviteli Osztályvezető véleményezését, o a gazdasági igazgató hozzájáruló engedélyét (5)

A költségterv tartalmát általában a megbízó határozza meg, vagy - ennek hiányá-

ban - a témafelelősnek kell elkészíteni, de minden olyan esetben, amelyben a költségek között személyi juttatást is terveznek, a munkaadói járulékokat is meg kell tervezni. (6)

A szerződést az egyetem nevében a rektor köti meg, akihez a szerződés minden

esetben csak a záradékban felsoroltak aláírása után terjeszthető fel. (7)

Az aláírt szerződést és a jóváhagyott költségterv egy példányát át kell adni a

Pénzügyi és Számviteli Osztálynak. A pályázatok nyilvántartása a Tudományszervező Központ feladata. Aláírt szerződés, és költségterv hiányában nyilvántartási szám nem adható ki, fizetési kötelezettség nem teljesíthető. (8)

Az egyetem nevében megkötött pályázatok, megbízások megvalósításához nyúj-

tott pénzeszközöket az egyetem bankszámláin kell kezelni, így a kifizetések, csak a mindenkor hatályos pénzügyi rendelkezések szerint, és a Pénzügyi és Számviteli Osztály által történhetnek. Ez vonatkozik a személyre szólóan elnyert pályázatokra is, amennyiben a szerződésen az egyetem vezetőjének aláírását is igényli a megbízó. (9)

Pályázati pénzből történő beszerzésekre az anyagnyilvántartás szabályai vonat-

koznak, nyilvántartásuk elkülönítve speciális jelzés alkalmazásával történik. (10) Az eredményesen pályázó felelős az elnyert pályázat kidolgozásáért, határidőre történő benyújtásáért és a rendelkezésére bocsátott támogatás elszámolásáért. Gazdálkodási Szabályzat

34

(11) A pályázati keret terhére megbízási vagy felhasználási szerződés alapján - megbízási díj formájában kell a munkában résztvevők személyi díjazását kifizetni, kivéve, ha a munkavállalót a kutatás végzése céljából foglalkoztatják, és ezért a részére illetményt fizetnek, illetve határozott időre szóló kereset-kiegészítésben részesül. (12) A pályázatokon elnyert pénzek felhasználására - a pályázati költségvetés alapján a projektvezető tesz javaslatot. (13) A pályázatot nyert szervezetek, személyek a részükre jóváhagyott pályázati támogatásokat csak a Pénzügyi és Számviteli Osztályon, mint pénzügyi bonyolító szerven keresztül használhatják föl, kivéve azokban az esetekben, amelyekben a pályázati kiírás (szerződés) nem köti ki pénzügyi bonyolító szervezet közreműködését. (14) A beszerzések, bevételezések, nyilvántartásba vételek, kiadások a pályázaton nyert pénzeszközök esetében is kizárólag a gazdálkodó egységeken keresztül történhetnek meg. (15) A pályázati pénzek elszámolásáért a projektvezető felelős. 10. PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI NYILVÁNTARTÁS A könyvvezetési kötelezettség (1) A számviteli nyilvántartás feladata, hogy: o a gazdasági eseményeket mennyiségben és értékben nyilvántartsa; o a vagyoni állapotra és annak változására vonatkozó adatokat folyamatosan feljegyezze, rendszerezze, feldolgozza és értékelje, s kimutassa a vagyoni állapotot; o az egyetem vezetésének tájékoztatást, adatokat adjon át a gazdasági döntések meghozatalának segítésére, o lehetővé tegye a gazdálkodás ellenőrizhetőségét és összefoglaló gazdasági számítások készítését. (2)

A számviteli nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján

szabad adatokat bejegyezni. (3)

Az egyetem könyvviteli nyilvántartása biztosítja, hogy a pénzforgalmi bevételek

és kiadások: o körülhatárolható feladatonként; o telephelyenként; o bevételi fajtánként, azaz forrásonként; o egyes feladatokon belül előirányzatonként,


35

o a számviteli rendben meghatározott főkönyvi számlánként (jogcímenként), valamint o szakfeladatonként megfigyelhetők legyenek. (4)

A számviteli nyilvántartásra vonatkozó előírásokat a HM fejezet számviteli politi-

kája és számlarendje tartalmazza. 11. HALLGATÓK PÉNZÜGYI NYILVÁNTARTÁS (1) Az Egyetem költségtérítéses főiskolai, egyetemi illetve doktori hallgatókról, illetve az egyéb felnőttképzési tanfolyamokon résztvevő hallgatókkal felnőttképzési szerződést kell kötni (BA I/33). A szerződés megkötése a képzés szervezőjének a kötelezettsége. (2) A pénzügyi szervezetnek a hallgatókról nyilvántartást kell vezetni, mely az alábbiakat kell hogy tartalmazza: o a hallgató személyi adatit; o az esetleges munkáltatói átvállalással összefüggő adatokat; o a befizetési adatokat; o a tandíjigazoláshoz összefüggő adatokat. (3)

A hallgatóknak minden év szeptemberében nyilatkozniuk kell az adataikban be-

következett változásokról (Hallgatói adatlap BA I/34). (4)

A hallgatói díjak munkáltatói átvállalásáról a munkáltatóknak nyilatkoznia kell

(Kötelezettségvállalási és számlakérő lap BA I/35). (5)

Tárgyévet követő év január 30-ig ki kell adni a hallgatók részére a tandíj befizeté-

si igazolást. 12. A KÖLTSÉGVETÉSI BESZÁMOLÁS (1)

Az egyetem költségvetési gazdálkodásáról negyedévente mérlegjelentést, féléves

számszaki beszámolót, valamint éves számszaki és szöveges beszámolót kell készíteni a felügyeleti szerv részére. (2)

A számszaki beszámolót a Pénzügyi és Számviteli Osztály állítja össze. A szakmai

feladatok teljesítését tartalmazó szöveges indoklás összeállítása a gazdálkodó egységek által készített írásos értékelés alapján a Pénzügyi és Számviteli Osztály feladata. Előirányzat-maradvány megállapítás (3)

A gazdálkodó egységek által elkészített éves beszámoló alapján a Pénzügyi és

Számviteli Osztály megállapítja az előirányzat maradványt egyetem szinten és jogcímenként.


36

(4)

A felügyeleti szerv felülvizsgálja az előirányzat maradványt, majd a Pénzügymi-

nisztérium jóváhagyását követően - a fel nem használható részt megvonva - az egyetem részére jóváhagyja az előző évi maradvány összegét. Belső beszámoló (5)

A Gazdasági Igazgatóság az egyetem gazdálkodásáról éves számszaki és szöveges

belső beszámolót köteles készíteni. (6)

A belső beszámolónak tartalmaznia kell az egyetem gazdálkodási adatait gazdál-

kodó egységenként, azon belül kiemelt előirányzatonkénti kiadásokra bontva. (7)

A Gazdasági Igazgatóság beszámolóját jóváhagyás céljából a Szenátus elé kell ter-

jeszteni. 13. INFORMÁCIÓSZOLGÁLTATÁS Külső információs szolgáltatás (1)

Az egyetem egészére vonatkozó gazdasági információszolgáltatás elsősorban a

Pénzügyi és Számviteli Osztály, a felújításokról és a központi beruházásokról a Műszaki Ellátási Osztály, a hallgatói statisztika vonatkozásában a Tanulmányi Hivatal feladata. Az információszolgáltatás végrehajtása érdekében a megnevezett szervezetek jogosultak adatokat kérni a gazdálkodó egységektől. (2)

Az információszolgáltatás során közölt adatok valódiságáért és a statisztikai rend-

szerrel való tartalmi egyezőségéért a rektor, a gazdasági igazgató és az adatszolgáltató együttesen felelős. Belső információs szolgáltatás (3)

A Pénzügyi és Számviteli Osztály írásban tájékoztatja a szervezeti egységeket a

rendelkezésükre bocsátott költségvetési előirányzataikról, illetve azok esetleges módosulásáról, míg az előirányzatokat terhelő felhasználásokról a Műszaki Ellátási Osztály, illetve az Egyetemi Informatikai Szolgáltató Központ ad tájékoztatást. (4)

A gazdálkodó egységek kötelesek negyedévente az előirányzat nyilvántartást

egyeztetni a Pénzügyi és Számviteli Osztállyal és az eltéréseket rendezni. 14. ELLENŐRZÉS (1)

Az egyetem belső ellenőrzési rendjét, a különböző szintű vezetők ellenőrzési kö-

telmeit, beszámoltatásuk rendjét a Zrínyi Miklós Nemzetvédelmi Egyetem államháztartási


37

belső ellenőrzési kézikönyve (1164/48. nyilvántartási számú), továbbá a FEUVE (SZMSZ 28. számú melléklete) határozza meg. (2)

A függetlenített belső ellenőrzés a rektor közvetlen felügyelete alatt áll. A rektor a

belső ellenőrzés feladatait intézkedésben határozza meg. (3)

Az anyagi, technikai ellátottság helyzetét, gazdálkodási szervezetek, karok és tan-

székek ellátási feladatainak végrehajtását, a hallgatói állomány logisztikai kiszolgálását a Műszaki Ellátási Osztály munkaterve alapján az Ellátó Alosztály, a személyi állomány eszköz és anyagellátását, a technikai eszközök gazdaságos üzemeltetését, az oktatástechnikai eszközök szükség szerinti meglétét, a raktárgazdálkodással, anyagmozgatással összefüggő feladatok végzését az Anyagkezelő Alosztály végzi.

15. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK (1)

Ezt a szabályzatot a Szenátus 2007. október 25. ülésén megtárgyalta és elfogadta.

(2)

A szabályzat folyamatos aktualizálásáért - jogszabályoknak megfelelő - karbantar-

tásáért a gazdasági igazgató a felelős, aki a módosításokat az Szenátus elé terjeszti. Nem minősül a szabályzat módosításának a különböző törvényekben és a végrehajtására kiadott jogszabályokban történt módosítások átvezetése. (3)

Ez a szabályzat az Egyetem gazdálkodási tevékenységéhez kapcsolódó szabályza-

tok egyike. (4)

A Szabályzatban előírt nyomtatványok a Bizonylati Album részei, azok elektroni-

kusan a T/Egyetem/Pénzügyi és Számviteli Osztály/Bizonylati Album könyvtárban érhetők el. (5)

A szabályzat a 2007. november 1-én lép hatályba és egyidejűleg az összes ebben a

témában kiadott intézkedés és szabályzat a hatályát veszti.

16. MELLÉKLET 1. számú melléklet: A ZMNE azonosító adatai (1 lap) 2. számú melléklet: A ZMNE Vállalkozási Szabályzata 3. számú melléklet: Önköltség-számítási Szabályzat

17. BIZONYLATI ALBUM MINTAOKMÁNYAI BA I/1. számú mintaokmány: Eredeti előirányzat kiadása (1 lap)


38

BA I/2. számú mintaokmány: Saját hatáskörű módosítás igénylés (1 lap) BA I/3. számú mintaokmány: Saját hatáskörű módosítás jóváhagyás (1 lap) BA I/4. számú mintaokmány: Pótelőirányzat igénylés (1 lap) BA I/5. számú mintaokmány: Felügyeleti előirányzat módosítás (1 lap) BA I/6. számú mintaokmány: Intézmény-felügyeleti előirányzat módosítás (1 lap) BA I/7. számú mintaokmány: Parancsnoki illetményelőleg (1 lap) BA I/8. számú mintaokmány: Központi illetményelőleg (1 lap) BA I/9. számú mintaokmány: Parancsnoki segély (1 lap) BA I/10. számú mintaokmány: Központi segély (1 lap) BA I/11. számú mintaokmány: Temetési segély (1 lap) BA I/12. számú mintaokmány: Családalapítási támogatás (3 lap) BA I/13. számú mintaokmány: Iskolakezdési támogatás (1 lap) BA I/14. számú mintaokmány: Nevelési segély (1 lap) BA I/15. számú mintaokmány: Nyilatkozat a vezényeltek, áthelyezettek, áttelepítettek munkábajárási költségtérítés elszámolásához (2 lap) BA I/16. számú mintaokmány: Nyilatkozat a hivatásos és közalkalmazotti állomány munkábajárási költségtérítés elszámolásához (1 lap) BA I/17. számú mintaokmány: Kimutatás napi hazautazásról (1 lap) BA I/18. számú mintaokmány: Kimutatás hétvégi hazautazásról (1 lap) BA I/19. számú mintaokmány: Útbaindítás (1 lap) BA I/20. számú mintaokmány: Nyilatkozat a saját gépjármű 200. évi igénybevételéhez (1 lap) BA I/21. számú mintaokmány: Hivatásos állomány jelenléti ív (1 lap) BA I/22. számú mintaokmány: Hivatásos állomány túlszolgálat elrendelése és igazolása (2 lap) BA I/23. számú mintaokmány: Hivatásos állomány túlszolgálat nyilvántartás (1 lap) BA I/24. számú mintaokmány: Közalkalmazotti állomány jelenléti ív (1 lap) BA I/25. számú mintaokmány: Közalkalmazotti állomány túlszolgálat elrendelése és igazolása (2 lap) BA I/26. számú mintaokmány: Élelmiszer utalvány névjegyzéklista (1 lap) BA I/27. számú mintaokmány: Egyetem elhagyási lap (1 lap) BA I/28. számú mintaokmány: Szolgálati jegy (1 lap) BA I/29. számú mintaokmány: Hibabejelentő lap (1 lap) BA I/30. számú mintaokmány: Kézi Eszköz utalvány (1 lap) BA I/31. számú mintaokmány: Személyi nyilvántartó lap (1 lap) BA I/32. számú mintaokmány: Helyiségleltár (1 lap) Gazdálkodási Szabályzat

39

BA I/33. számú mintaokmány: Felnőttképzési szerződés (1 lap) BA I/34. számú mintaokmány: Hallgatói adatlap (1 lap) BA I/35. számú mintaokmány: Kötelezettségvállalási és számlakérő lap (1 lap)

Budapest, 2007. október

-

n.

(Prof. Dr. Szabó János) rektor

Készült: 2 példányban Egy példány: 39 lap Itsz: 0503 Ügyintéző: Illés Zoltán őrgy. (29-430) Kapják: 1. számú példány: Levéltár 2. számú példány: Irattár Sokszorosítva: 10 példányban Egy példány: lap Kapják: A ZMNE 1. számú típuselosztója szerint írásban, valamint a ZMNE 2. számú típuselosztója szerint elektronikusan (Nyt. szám: 1164/87).


40

GAZDÁLKODÁSI SZABÁLYZAT

Recommend Documents